12/10/2012 1 ANALYSER ET REPRESENTER L’ORGANISATION D’UN SYSTEME D’INFORMATION A5. 3 – Gestion de l’information Processus 10 L’échange d’informations dans la PME Quand échange-t-on de l’information ? Tous les acteurs internes et externes, à l’occasion des tâches à accomplir, sont amenés à échanger des informations. Ils génèrent ainsi de nombreux flux d’informations. Exemple : Le conseil d’administration d’une PME a décidé la réunion de l’assemblée générale ordinaire (AGO) des actionnaires de la société. L’assistante de gestion est chargée de mettre en œuvre le processus qui assurera le déroulement normal de cette assemblée.
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ANALYSER ET REPRESENTER L’ORGANISATION D’UN SYSTEME D ...
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ANALYSER ET REPRESENTER
L’ORGANISATION D’UN
SYSTEME D’INFORMATION
A5. 3 – Gestion de l’information
Processus 10
L’échange d’informations
dans la PME
Quand échange-t-on de l’information ?
Tous les acteurs internes et externes, à l’occasion
des tâches à accomplir, sont amenés à échanger
des informations. Ils génèrent ainsi de nombreux
flux d’informations.
Exemple : Le conseil d’administration d’une PME a décidé la
réunion de l’assemblée générale ordinaire (AGO) des
actionnaires de la société. L’assistante de gestion est
chargée de mettre en œuvre le processus qui assurera le
déroulement normal de cette assemblée.
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Démarche d’Analyse (1)
Elle comporte généralement 7 étapes :
Le schéma directeur : l’objectif de cette étape est
d’établir un lien entre la stratégie de l’entreprise et ses
besoins dans l’informatisation d’un SI.
L’étude préalable : Elle permet d’élaborer différentes
solutions et d’en évaluer les conséquences. Cette étape
consiste à préciser, pour chaque solution proposée :
Le processus concerné, le degré et le type d’automatisation,
le coût des moyens à mettre en œuvre, les étapes et les
délais, les avantages et les contraintes de la solution et la
situation par rapport au schéma directeur.
A la fin de cette étape, une solution est retenue…
Démarche d’Analyse (2)
L’étude détaillée : Les différents modèles de l’étude préalable sont validés et complétés. On établit une description détaillée de chaque tâche à automatiser, en terme de supports (formulaires, états, …), d’algorithmes (règles de gestion, de calcul, de contrôle…), d’actions sur les données (création, modification, …)
L’étude technique : création de la structure informatique de la base de données, accès aux données et architecture des programmes.
Le développement
L’installation
La maintenance
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La méthode Merise (Méthode d’Etude et de
Réalisation Informatique pour les Systèmes d’Entreprises)
Méthode de Conception, de développement et de
réalisation de projet informatique, la + utilisée
aujourd’hui en France.
Elle s’appuie sur 2 principes majeurs : la séparation
des données et des traitements, et l’approche par
niveaux d’abstraction.
Chaque modèle respecte un formalisme et des
concepts adaptés
Méthode Merise (2)
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Méthode Merise (3)
Modèle de contexte / Diagramme de
Flux
Le modèle de contexte, il permet d’analyser le SI de façon plus général (niveau 0). Il permet une approche globale des processus. Il met en évidence les échanges d’informations entre le domaine étudié et le reste du monde (acteurs externes et domaines connexes )
L’affinage du modèle de contexte à un niveau + détaillé, en décomposant en différentes activités donne un diagramme de Flux de niveau N.
Le diagramme de Flux sert aussi bien à expliquer le fonctionnement d’une activité qu’à l’améliorer.
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Formalisme (commun)
Libellé Définition et exemple Symbole
Flux Flux d’information entre
les acteurs
Flux Flux d’information entre
les acteurs externes
Domaine ou domaine
connexe
Périmètre du processus
Acteur externe / interne Un client, un fournisseur,
une assistante…
Les activités ne sont pas représentées dans un modèle de contexte ainsi que les flux internes du domaine.
Pratique : A partir de l’énoncé de la diapo n°2, remplir
le tableau suivant
Définitions Exemples
Processus
Ensemble organisé
d’activités orienté vers la
production d’un résultat
clairement identifié
Évènement
déclencheur du
processus
Action qui lance la mise en
œuvre du processus
Activités
Ensemble de tâches
présentant une certaine
unité au sein d’un processus
tâches Travail déterminé qui doit
être exécuté
Résultat attendu L’objectif visé se traduit par
un résultat
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Formalisme : modèle de contexte
Exemple : Le conseil d’administration d’une PME a décidé la réunion de
l’assemblée générale ordinaire (AGO) des actionnaires de la société.
L’assistante de gestion est chargée de mettre en œuvre le processus qui
assurera le déroulement normal de cette assemblée.
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Construction du modèle de contexte
Élaboration du modèle de contexte
1 :
2 :
3 :
4 :
5 :
6 :
7 :
8 :
9 :
10 :
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Les caractéristiques des flux
d’informations
Un flux d’information peut être :
Réflexif : cas où la cible répond directement à la
source
Successif : échelonné selon un ordre chronologique
établi, ou , au contraire, simultané.
Périodique
Conditionnel : dépend de la réalisation d’une condition
propre à l’activité ou au processus sous-adjacent.
Diagramme de Flux
Il s’établit à partir du modèle de contexte. Il est
complété par la décomposition du domaine en
activités et par la représentation des flux internes
entre les activités.
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Exemple
Le Diagramme de Flux
Le diagramme de Flux est un outil de représentation pour effectuer un diagnostic fonctionnel des activités.
Exemple : Pour fournir des devis à ses prospects, une PME du bâtiment a adopté l’organisation suivante :
1- après contact avec le prospect, le commercial rédige le brouillon du devis et le chiffre au niveau de la main d’œuvre
2- Puis il transmet ce brouillon à l’assistante, qui chiffre le devis au niveau de la fourniture des matériaux
3- L’assistante procède à la saisir informatique du document, et transmet un exemplaire papier au responsable
4- le responsable prend connaissance du document, demande éventuellement des précisions ou modifications, puis valide le devis qui retourne à l’assistante.
5- Le devis validé, l’assistante édite la version définitive qu’elle transmet au commercial
6- Le commercial présente la proposition au prospect pour signature
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Le diagramme de Flux
Exercice
Effectuer le diagramme de flux de l’exemple précédent
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Correction
Utilité du diagramme de Flux :
Proposer des améliorations
Le repérage de dysfonctionnements
L’assistante remarque que la validation du responsable est susceptible de retarder la réalisation du devis, notamment dans le cas où il est indisponible.
Proposer des améliorations
L’assistant propose à son responsable une délégation de validation à son profit, lui permettant de valider en son absence tout devis <= 5000€ HT. Cas de 70% des devis émis par la PME.
Proposer un diagramme de flux modifié :
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Le diagramme événement-résultat
Définition et concepts
Alors que le diagramme de flux est centré sur
l’échange d’informations entre les acteurs, le
diagramme évènement-résultat constitue une
approche mieux adaptée à la représentation des
processus.
Définitions
Activité
(Opération)
Ensemble ou séquence de tâches élèmentaires présentant une
finalité commune
Processus Enchainement d’activités allant vers l’obtention d’un résultat
Domaine
Un processus se déroule dans un domaine de référence
les acteurs externes peuvent appartenir à des domaines
connexes
Événement
déclencheur Déclenche le processus
Événement externe Flux d’informations entrant à destination du domaine
Événement interne Flux d’informations généré par le processus. Il peut être sortant.
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Exemple
Formalisme
Règle de synchronisation : lorsqu’une opération est initié par plusieurs évènements, ils peuvent se combiner logiquement grâce aux opérateurs booléens classiques « et », « ou ».
ET
Règle d ’émission : Elles précisent les différents cas qui peuvent se présenter.
Lorsque le résultat d’une opération est toujours le même, la règle d’émission est « toujours »