ANALISIS SISTEM INFORMASI PADA PERUSAHAAN · PDF filemakalah dengan judul “Analisis Sistem Informasi pada Perusahaan De’Soare”. ... komponen, serta menganalisis ... Peran Utama

Tugas Mata Kuliah: Sistem Informasi Manajemen

Dosen: Dr. Ir. Arif Imam Suroso, Msc (CS)

ANALISIS SISTEM INFORMASI

PADA PERUSAHAAN DE’SOARE

DISUSUN OLEH:

INDANA SARAMITA RACHMAN

P056132072.46E

PROGRAM STUDI MANAJEMEN DAN BISNIS

SEKOLAH PASCA SARJANA

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

2013

i

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala rahmat,

berkat dan kasihkarunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan

makalah dengan judul “Analisis Sistem Informasi pada Perusahaan De’Soare”.

Makalah ini bertujuan untuk mendeskripsikan, mengidentifikasi matriks

komponen, serta menganalisis sistem informasi yang digunakan pada perusahaan

De’Soare.

Penulis menyadari bahwa makalah ini masih banyak kekurangan, oleh

sebab itu dimohon kritik dan saran dari pembaca untuk menyempurnakan makalah

ini. Semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi pembaca.

Jakarta, Desember 2013

Penulis

ii

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR....................................................................................... i

DAFTAR ISI..................................................................................................... ii

DAFTAR GAMBAR........................................................................................ iii

DAFTAR TABEL............................................................................................. iii

I.PENDAHULUAN.......................................................................................... 1

1.1 Latar Belakang..................................................................................... 1

1.2 Tujuan.................................................................................................. 2

II.TINJAUAN PUSTAKA................................................................................ 3

2.1 Profil Perusahaan De’Soare................................................................. 3

2.2 Pengertian Sistem Informasi................................................................ 5

2.3 Sistem Informasi Manajemen dalam Dunia Bisnis......................... 7

III.PEMBAHASAN.......................................................................................... 11

3.1 Sistem Informasi pada Perusahaan De’Soare..................................... 11

3.2 Identifikasi Matriks Komponen Sistem Informasi Perusahaan

De’Soare..............................................................................................

15

3.3 Analisis Sistem Informasi Perusahaan De’Soare................................ 18

IV.PENUTUP.................................................................................................... 23

4.1 Kesimpulan.......................................................................................... 23

4.2 Saran..................................................................................................... 23

DAFTAR PUSTAKA....................................................................................... 24

iii

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 1. Partisipasi De’ Soare Pada Acara Pameran di Bangkok... 3

Gambar 2.

Gambar 3.

Partisipasi De’ Soare Pada Acara Pameran di Swiss.........

Macam Produk De’Soare......................................................

4

4

Gambar 4. Alur Informasi....................................................................... 6

Gambar 5. Jenis Sistem Informasi.......................................................... 6

Gambar 6. Matriks Komponen Sistem Informasi................................. 7

Gambar 7. Peran Utama Sistem Informasi dalam Bisnis.................... 9

Gambar 8. Kerangka Kerja Sistem Informasi........................................ 10

Gambar 9. Tampilan Depan Website...................................................... 12

Gambar 10. Tampilan Log in Pelanggan Baru........................................ 12

Gambar 11. Tampilan Produk yang dipilh oleh Pelanggan.................... 13

Gambar 12. Tahapan Proses Pemesanan, Pengiriman dan Pembayaran... 13

Gambar 13. Ilustrasi Use Case Sistem Informasi De’Soare...................... 14

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 1. Matriks Komponen Sistem Informasi Perusahaan De’Soare... 15

Tabel 2. Strategi De’Soare dengan Analisis SWOT.............................. 18

1

I. PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Perkembangan dunia usaha yang pesat menjelang abad 21 tidak hanya

membutuhkan informasi yang cepat, akurat dan terpercaya, tetapi juga informasi

yang dapat mendukung strategi organisasi. Hal inilah yang mendorong maraknya

perkembangan perencanaan strategis sistem informasi. Perencanaan strategis

sistem informasi ini dimanfaatkan untuk menjembatani gap antara perencanaan

strategis organisasi dengan pengembangan sistem informasi, yang seringkali tidak

mampu menunjang strategis bisnis organisasi.

Menjelang era perdagangan bebas, organisasi tidak hanya dituntut untuk

bersaing secara lokal dalam lingkup nasional, tetapi juga dalam lingkup

internasional. Untuk mempersiapkan diri dalam menghadapi era globalisasi

tersebut, setiap organisasi harus memiliki keuntungan kompetitif (competitive

advantage) yang dapat dimanfaatkan sebagai senjata untuk menopang eksistensi

dan keunggulan organisasi tersebut dibandingkan dengan organisasi sejenis

lainnya.

Perkembangan teknologi informasi yang cepat dengan segala

kecanggihannya sering menjanjikan harapan bagi dunia usaha. Teknologi

informasi telah diyakini oleh hampir semua pihak sebagai salah satu competitive

advantage yang paling potensial. Walaupun demikian, bukan hal yang mudah

untuk memadukan teknologi informasi dengan strategi organisasi.

Pengaruh dan peranan teknologi informasi terhadap kehidupan manusia

sangat penting. Perkembangan teknologi informasi kini berkembang seiring

berjalanya perkembangan manusia. Teknologi informasi banyak dimanfaatkan

sebagian besar manusia yang melihat peluang bisnis dari perkembangan teknologi

tersebut, seperti bisnis online. Di Indonesia bisnis online sudah bukan hal yang

tidak biasa. Hal ini sudah menjadi hal yang biasa dan sudah berkembang cukup

baik. Dengan memanfaatkan bisnis online orang menjadi lebih mudah

mendapatkan barang yang diinginkan atau jasa yang dicari olehnya.

Perkembangan bisnis online di Indonesia semakin pesat yang dipengaruhi oleh

salah satu faktor yaitu semakin banyak dan murahnya koneksi internet di

2

Indonesia. Tentu hal ini menguntungkan untuk kemajuan bisnis online,

dibandingakan dengan bisnis offline.

De’Soare merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang

industri kreatif yang melakukan bisnis dengan sistem online sehingga

membutuhkan perencanaan strategis dalam sistem informasi untuk

mengembangkan dan memasarkan produknya. Hal ini menjadi sangat penting dan

relevan untuk dilakukan dalam mempertahankan bahkan meningkatkan posisinya

sebagai penghasil produk industri kreatif. De’Soare dituntut untuk dapat

memanfaatkan teknologi informasi yang tepat dalam mendukung produksinya

untuk menciptakan ide-ide dan design kreatif yang baru.

1.2 TUJUAN

Tujuan penulisan makalah ini adalah untuk :

1. Mendeskripsikan sistem informasi yang digunakan pada De’Soare,

2. Mengidentifikasi matriks komponen sistem informasi pada De’Soare,

3. Menganalisis sistem informasi yang digunakan pada De’Soare.

3

II. TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Profil Perusahaan De’Soare

De’Soare, dalam bahasa Rumania adalah matahari. Perusahaan ini

memilih kata ini untuk merek karena diharapkan perusahaan ini dapat

memberikan cahaya dan energi kepada orang lain dengan produknya. Perusahaan

ini dimulai dari hobi pemilik perusahaan dalam bidang kerajinan. Perusahaan ini

hanya meluncurkan bisnis di bidang industri kreatif, seperti kerajinan tangan

tradisional Indonesia. De’Soare memiliki pengrajin sendiri di beberapa daerah di

Pulau Jawa yang membantu perusahaan dalam menciptakan ide dan desain.

Produk De’Soare sebagian besar berupa tas tangan dengan design

tradisional dan etnis. Bahan yang biasa digunakan untuk membuat produk ini

antara lain: rotan, eceng gondok, pandan, mendong, agel, dan lain sebagainya.

Produk De’Soare terbuat hanya terbuat dari bahan yang berkualitas tinggi. Target

pasar untuk produk ini adalah kelas menengah ke atas dan untuk diekspor. Selain

tas, perusahaan ini juga memiliki kerajinan tangan lainnya, seperti: bunga buatan,

lukisan, patung, dan fashion. De’soare juga telah bergabung dengan beberapa

jenis pameran di Jakarta, Bangkok, Swiss, Paris, Amsterdam dan selanjutnya di

Jepang, Turki, Brazil, USA dan lainnya.

Gambar 1. Partisipasi De’ Soare pada Acara Pameran di Bangkok

4

Gambar 2. Partisipasi De’ Soare pada Acara Pameran di Swiss

De’Soare ditunjuk sebagai delegasi dari Departemen Perdagangan untuk

memperbaiki Indonesia dengan mewakili Indonesia dalam pameran kerajinan di

seluruh dunia. Selain produk berupa tas tangan yang dapat dilihat pada gambar 3,

De’Soare juga memilki galeri dengan berbagai macam produk kerajinan.

Gambar 3. Macam Produk De’Soare

5

2.2 Pengertian Sistem Informasi

Sejak permulaan peradaban, orang bergantung pada sistem informasi

untuk berkomunikasi antara satu dengan yang lain dengan menggunakan berbagai

jenis instrumen/ alat fisik (hardware), perintah dan prosedur pemrosesan

informasi (software), saluran komunikasi (jaringan), dan data yang disimpan

(sumber daya data).

Sistem informasi merupakan suatu kombinasi teratur dari orang-orang,

hardware, software, jaringan komunikasi dan sumber daya data yang

mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi.

Sistem informasi adalah satu kesatuan data olahan yang terintegrasi dan saling

melengkapi yang menghasilkan output baik dalam bentuk gambar, suara maupun

tulisan. Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang

mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang

bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu.

Perkembangan sistem informasi melalui alat pengolah data dari sejak

jaman purba sampai saat ini bisa kita golongkan ke dalam empat golongan besar,

yaitu:

1. Peralatan manual, yaitu peralatan pengolahan data yang sangat sederhana,

dan faktor terpenting dalam pemakaian alat adalah menggunakan tangan

manusia.

2. Peralatan mekanik, yaitu peralatan yang sudah berbentuk mekanik yang

digerakkan dengan tangan secara manual.

3. Peralatan mekanik elektronik, yaitu peralatan mekanik yang digerakkan

secara otomatis oleh motor elektronik.

4. Peralatan elektronik, yaitu peralatan yang bekerjanya secara elektronik.

Adanya keanekaragaman kebutuhan akan suatu informasi oleh pengguna

informasi, untuk itu sistem kerja informasi diperlukan suatu klasifikasi alur

informasi seperti yang ditunjukkan pada gambar 4.

6

Gambar 4. Alur Informasi

Menurut O’Brien (2005), secara konsep aplikasi sistem informasi yang

diimplementasikan dalam dunia bisnis saat ini dapat diklasifikasikan dalam

beberapa cara. Contohnya, beberapa jenis sistem informasi yang dapat

diklasifikasikan sebagai sistem informasi operasi atau manajemen seperti

ditunjukkan pada Gambar 5.

Gambar 5. Jenis Sistem Informasi

7

Gambar di bawah adalah contoh dari mariks komponen Sistem Informasi.

Gambar 6. Matriks Komponen Sistem Informasi

Gambar 6 merupakan matriks komponen sistem informasi yang dapat

digunakan untuk mengidentifikasi komponen sistem informasi apa saja yang

digunakan oleh suatu organisasi ataupun perusahaan.

2.3 Sistem Informasi Manajemen dalam Dunia Bisnis

Sistem informasi manajemen adalah suatu sistem yang menyediakan

informasi untuk manajemen dalam mengambil keputusan dan juga untuk

menjalankan operasional perusahaan, dimana sistem tersebut merupakan

kombinasi dari orang-orang, teknologi informasi dan prosedur-prosedur yang

tergorganisasi. Dalam era persaingan global dan kompetisi yang semakin ketat

saat ini, setiap perusahaan harus mampu melakukan terobosan-terobosan dan

inovasi baru serta menggunakan seluruh sarana dan teknologi yang tersedia untuk

dapat tetap hidup dan mempertahankan pelanggan yang dimiliki. Sistem informasi

merupakan sarana dan tools yang sering dipilih oleh banyak perusahaan di dunia

untuk membantu dalam mempertahankan pelanggan yang dimiliki dan sebagai

alat untuk bersaing.

8

Sistem informasi dapat membantu perusahaan dalam mengembangkan

strategi bisnis, proses bisnis, serta mendukung proses pengambilam keputusan

yang efektif sehingga dapat membantu perusahaan dalam mencapai tujuan. Bila

informasi yang dibutuhkan kurang memadai, dalam kurun waktu tertentu

organisasi/ perusahaan tersebut akan mengalami ketidakmampuan mengontrol

sumber daya yang dimiliki, sehingga dalam hal pengambilan keputusan-keputusan

yang strategis akan sangat terganggu, yang pada akhirnya akan kalah dalam

persaingan dengan perusahaan lain dalam bisnis yang sama.

Sistem informasi memainkan peranan yang sangat penting dalam bisnis.

Teknologi informasi dapat membantu segala jenis bisnis meningkatkan efisiensi

dan efektivitas proses bisnis, pengambilan keputusan manajerial dan kerja sama

kelompok kerja hingga dapat memperkuat posisi kompetitif bisnis dalam pasar

yang cepat berubah. Hal ini berlaku ketika teknologi informasi digunakan untuk

mendukung tim pengembangan produk, proses dukungan untuk pelanggan,

transaksi e-commerce, atau dalam aktivitas bisnis lainnya. Teknologi dan sistem

informasi berbasis internet dalam waktu singkat menjadi bahan yang dibutuhkan

untuk keberhasilan bisnis di lingkungan global yang dinamis saat ini.

Sistem informasi berbasis komputer dalam teknologi informasi

mensyaratkan instrumen sebagai berikut:

a. Teknologi Hardware Komputer

b. Teknologi Software Komputer

c. Teknologi Jaringan Telekomunikasi

d. Teknologi Manajemen Sumber Daya Data

Bidang sistem informasi melintasi banyak teknologi kompleks, konsep

keperilakuan yang abstrak, dan aplikasi khusus dalam bidang-bidang bisnis serta

non-bisnis. Ada tiga peran utama/ dasar dari sistem informasi dalam bisnis yang

dapat dilihat pada gambar 7.

.

9

Gambar 7. Peran Utama Sistem Informasi dalam Bisnis

Ada dua jenis sistem informasi pendukung dalam dunia bisnis, yaitu:

1. Sistem Pendukung Operasi

- Sistem Pemrosesan Transaksi

- Sistem Pengendalian Operasi

- Sistem Kerjasama Perusahaan

2. Sistem Pendukung Manajemen

- Sistem Informasi Manajemen

- Sistem Pendukung Keputusan (DSS)

- Executive Information System

Selain itu, terdapat kategori lain dari sistem informasi bisnis, yaitu:

- Sistem Pakar

- Sistem Manajemen Pengetahuan

- Sistem Informasi Strategis

- Sistem Bisnis Fungsional

Dalam sistem informasi bisnis, kerangka kerja sistem informasi dapat

dijelaskan pada gambar 8. Kerangka kerja sistem informasi ini sangat berguna,

antara lain:

1. Meningkatkan Efisiensi Operasional

Investasi di dalam teknologi sistem informasi dapat menolong operasi

perusahaan menjadi lebih efisien. Efisiensi operasional membuat organisasi

dapat menjalankan strategi keunggulan biaya low-cost leadership.

10

Dengan menanamkan investasi pada teknologi sistem informasi, perusahaan

juga dapat menanamkan rintangan untuk memasuki industri tersebut (barriers

to entry) dengan jalan meningkatkan besarnya investasi atau kerumitan

teknologi yang diperlukan untuk memasuki persaingan pasar. Selain itu, cara

lain yang dapat ditempuh adalah mengikat (lock in) konsumen dan pemasok

dengan cara membangun hubungan baru yang lebih bernilai dengan mereka.

2. Memperkenalkan Inovasi Dalam Bisnis

Penggunaan ATM, automated teller machine dalam perbankan merupakan

contoh yang baik dari inovasi teknologi sistem informasi. Dengan adanya

ATM, bank-bank besar dapat memperoleh keuntungan strategis melebihi

pesaing mereka yang berlangsung beberapa tahun.

3. Membangun Sumber-Sumber Informasi Strategis

Teknologi sistem informasi memampukan perusahaan untuk membangun

sumber informasi strategis sehingga mendapat kesempatan dalam keuntungan

strategis. Hal ini berarti memperoleh perangkat keras dan perangkat lunak,

mengembangkan jaringan telekomunikasi, menyewa spesialis sistem informasi,

dan melatih end users.

Gambar 8. Kerangka Kerja Sistem Informasi

11

III. PEMBAHASAN

3.1 Sistem Informasi pada Perusahaan De’Soare

Teknologi tidak lagi merupakan pemikiran terakhir dalam membentuk

strategi, tetapi merupakan penyebab dan penggerak yang sebenarnya. Sistem

informasi tidak hanya sebagai serangkaian teknologi yang mendukung operasi

bisnis, kelompok kerja, dan kerjasama perusahaan yang efisien atau untuk

mendukung pengambilan keputusan yang efektif, tetapi dapat merubah cara

berbagai bisnis dalam bersaing.

Dalam menghadapi persaingan bisnis yang dinamis, pelaku bisnis

diharapkan dapat mengembangkan strategi kompetitif untuk mengatasi berbagai

tindakan akibat tekanan kompetitif yang dihadapi. Perusahaan ini sudah melek

akan pentingnya teknologi informasi dalam dunia bisnis. De’Soare memiliki

website yang dapat memberikan informasi kepada para pengguna media online

dan teknologi informasi mengenai perusahaannya secara singkat, jenis-jenis

produk yang dijual serta sistem bisnis online itu sendiri. Website yang dimiliki

oleh perusahaan ini terbagi 2, yaitu:

1. Website general (http://www.desoare.com), yang digunakan sebagai pusat

informasi, kegiatan, kontak perusahaan, sistem bisnis yang ditawarkan dan

produk apa saja yang dijual oleh perusahaan.

2. Website online shop (https://shop.desoare.com), yang digunkan khusus untuk

menjual dan menawarkan produk-produk secara eceran maupun non-eceran

beserta sistem pemesanan, pembayaran, dan pengiriman barang.

Makalah ini menjelaskan lebih detail mengenai sistem informasi yang

digunakan De’Soare pada website online shop dimana produk yang ditawarkan

adalah tas. Tampilan depan website online shop De’Soare dapat dilihat pada

gambar 9. Untuk melakukan pembelian atau proses pemesanan produk yang akan

dibeli, pelanggan diharuskan membuat accont id sendiri. Hal ini diperlukan untuk

keamanan dan memperoleh informasi secara detail dari pelanggan yang akan

memesan produk sehingga proses komunikasi antara pelanggan dan operator/

admin dapat lebih mudah. Informasi yang dibutuhkan antara lain: Personal

Information (email address, title, first name, last name, password, date of birth),

12

Company Information (Company, SIRET, APE, Website), dan agreement id

seperti yang ditampilkan pada gambar 10.

Gambar 9. Tampilan Depan Website

Gambar 10. Tampilan Log in Pelanggan Baru

Setelah selesai membuat id barulah pelanggan dapat mengakses produk-

produk yang ditawarkan. Sistem yang digunakan sama seperti online shop pada

umumnya, yaitu pelanggan dapat memilih produk yang diinginkan kemudian

memasukkan pilihan produk ke dalam kolom chart dan mengisi kolom kuantitas

sesuai dengan jumlah produk yang ingin dibeli untuk disimpan seperti yang

terlihat pada gambar 11.

Kemudian tahapan selanjutnya dapat dilakukan dengan memasukkan data

alamat pengiriman barang dan memilih sistem pengiriman lalu melakukan

13

pembayaran. Proses penyampaian informasi dari pelanggan kepada admin/

operator dapat dilihat pada gambar 12 berikut.

Gambar 11. Tampilan Produk yang dipilh oleh Pelanggan

Gambar 12. Tahapan Proses Pemesanan, Pengiriman dan Pembayaran

14

Perusahaan De’Soare memiliki contact hotline yang dapat berfungsi

sebagai opertaor bagi pelanggan yang membutuhkan informasi lebih jelas secara

langsung. Namun kontak tersebut sulit untuk dihubungi. Selain itu perusahaan ini

juga memilki account pada situs jejaring sosial yaitu facebook. Namun De’Soare

tidak memiliki fasilitas pelayanan online berupa chat langsung seperti yahoo

messenger dan sejenisnya pada website online shop. Selain itu sistem pembayaran

yang ada pada website juga hanya terbatas dengan menggunakan pembayaran

online via paypal. Padahal pada jaman sekarang ini, dimana masyarakat Indonesia

khususnya baru mulai melek teknologi informasi, khususnya bisnis online mereka

belum begitu mengenal sistem pembayaran dengan menggunakan sistem paypal.

Akan lebih mudah jika sistem pembayaran dibuat dengan menggunakan sistem

pembayaran transfer via online (e-banking) ataupun via atm dengan

memberlakukan batas waktu pembayaran agar produk dapat diproses untuk

dilakukan pengiriman kepada pelanggan yang memesan produk tersebut.

Gambar 13. Ilustrasi Use Case Sistem Informasi De’Soare

Gambar 13 menunjukan bagaimana interaksi aktor yang meliputi

pemasok, manajer, pekerja, dan pelangan dengan sistem, diagram use case ini

digunakan untuk melihat aktor mana yang menggunakan suatu use case dan

bagaimana suatu use case mempengaruhi use case yang lain, diagram use case

mirip dengan diagram konteks pada pendekatan terstruktur (Fowler, 2005),

sehingga tidak secara eksplisit menunjukan data apa saja yang mengalir, direkam,

dan disimpan oleh sistem.

15

3.2 Identifikasi Matriks Komponen Sistem Informasi Perusahaan De’Soare

Analisis sistem informasi pada perusahaan De’Soare dapat diuraikan dengan menggunakan tabel berikut:

Tabel 1. Matriks Komponen Sistem Informasi Perusahaan De’Soare

Aktivitas SI

Sumberdaya Hardware dan

Netware Sumberdaya Software Sumberdaya manusia

Data Produk

informasi Mesin Media Program Prosedur Spesialis Pengguna

Input monitor,

keyboard,

mouse, CPU,

email, wireless

dan LAN

Jaringan LAN Windows Server

Program order

Pemasukan data - Pegawai

pemesanan,

Pelanggan

Produk, data

pelanggan, lokasi

pengiriman, data

pemesanan

Data entry

display

Pemrosesan Digital Alpha

Server

Jaringan LAN Windows Server

Program order

Program

Dispatch

Transaksi

pemesanan dan

dispatch

- Pegawai

pemesanan

Produk, lokasi

pengiriman, data

pemesanan

Status display,

masa berlaku,

Workstation PC

Prosesor

komunikasi

Output Workstation PC

Printer

Invoice

Kertas laporan

Program

reservasi

Program

dispatch

Penggunaan dan

distribusi output

- Pegawai

pemesanan,

dispatcher,

pelanggan,

pengiriman.

Produk, lokasi

pengiriman, data

pemesanan,

penjualan

Data output

penjualan

Windows Server

Penyimpanan Hard disk DVR (Digital

Video

Recorder)

Windows Server Prosedur backup Supervisor,

operator

pegawai Produk, lokasi

pengiriman, data

pemesanan, data

service.

Lokasi

penyimpanan,

office

16

Kendali Server Kertas

dokumen

Laporan

pengendalian

Program

monitoring

informasi,

program

monitoring

keamanan

Prosedur koreksi Supervisor,

operator

Pegawai,

Pelanggan,

Manajer

Produk, lokasi

pengiriman, data

pemesanan

Bill, konfirmasi

pemesanan, data

back up

Workstation PC

17

Berdasarkan tabel 1 dapat dilihat komponen sistem informasi perusahaan

De’Soare dengan penjelasan sebagai berikut:

1. Hardware dan Netware

Untuk hardware mesin digunakan monitor, keyboard, mouse, dan CPU. Netware

yang digunakan adalah jaringan wireless, LAN, kertas bill, dan dokumen. Input,

pemrosesan, output, penyimpanan dan kendali dilakukan oleh operator, supervisor

(specialist), pegawai dan manajer.

2. Software

Software yang digunakan adalah program windows Server operating system,

program order, program dispatch, program monitoring informasi dan keamanan.

Prosedurnya pertama adalah pemasukan data, transaksi pemesanan (fare/ bill,

confirmation data dan informasi di layar), dispatch, penggunaan dan distribusi

output, prosedur backup, dan prosedur koreksi.

3. Sumber Daya Manusia

Pada De’Soare, sumberdaya manusia adalah yang menggunakan dan menjalankan

sistem informasi terdiri atas users dan spesialis. Users adalah semua orang yang

menggunakan sistem informasi tersebut yaitu pegawai pemesanan, pelanggan,

pegawai dan manajer sedangkan spesialis yaitu supervisor dan operator adalah

orang-orang yang mempunyai keahlian dalam menggunakan sistem tersebut.

Untuk input, pemrosesan dan output dilakukan oleh pegawai pemesanan,

pelanggan, dispatcher, dan manajer tanpa melibatkan spesialis. Pada aktivitas

penyimpanan dan kendali maka spesialis terlibat.

4. Sumberdaya data

Data yang digunakan adalah data produk, data pelanggan, lokasi pengiriman, data

pemesanan, data service, serta data penjualan.

5. Produk Informasi

Produk informasi yang dihasilkan berupa data entry display, status display, bill/

tagihan, data output penjualan, lokasi penyimpanan, office, konfirmasi

pemesanan, dan data back up.

18

3.3 Analisis Sistem Informasi Perusahaan De’Soare

Sistem informasi yang strategis merupakan jaringan kompetitif yang

penting, sebagai jalan untuk pembaruan organisasi, dan sebagai investasi yang

paling penting dalam tekonologi yang dapat membantu perusahaan mengadopsi

proses strategis dan bisnis yang memungkinkannya untuk merekayasa ulang atau

mengubah diri agar dapat bertahan hidup serta berhasil dalam lingkungan bisnis

yang dinamis.

Dalam menganalisis sistem informasi yang ada pada suatu perusahaan

yang dalam hal ini perusahaan De’Soare dapat dilakukan metode perencanaan

strategis dengan analisis SWOT. Metode ini dapat digunkan untuk mengevaluasi

kekuatan (strengths), kelemahan (weaknesses), peluang (opportunities), dan

ancaman (threats) dalam suatu spekulasi bisnis. Analisis sistem infromasi

perusahaan De’Soare dapat dilihat pada tabel 2.

Tabel 2. Strategi De’Soare dengan Analisis SWOT

Faktor Internal Strengths

(Kekuatan)

Weakness

(Kelemahan)

Opportunities

(Peluang)

Strategi SO:

Mengembangkan suatu

stretegi dalam

memanfaatkan kekuatan

(S) untuk mengambil

manfaat dari peluang (O)

yang ada.

Strategi WO:

Mengembangkan suatu

strategi dalam memanfaatkan

peluang (O) untuk mengatasi

kelemahan (W) yang ada.

Threats

(Ancaman)

Strategi ST:

Mengembangkan suatu

strategi dalam

memanfaatkan kekuatan

(S) untuk menghindari

ancaman (T).

Strategi SO:

Mengembangkan suatu

strategi dalam mengurangi

kelemahan (W) dan

menghindari ancaman (T).

Sistem informasi yang dirancang harus dapat mendukung aktivitas

pembelian meliputi pembuatan pesanan pembelian, pencatatan transaksi

Faktor Eksternal

19

pembelian, pencatatan transaksi retur pembelian, dan menghitung nilai pembelian.

Pada aktivitas penjualan, sistem memberikan dukungan berupa pembuatan katalog

barang, penanganan proses order penjualan, menghitung nilai transaksi penjualan,

dan memberikan informasi mengenai piutang dagang, dan untuk manajemen

persediaan sistem dapat menghasilkan informasi mengenai status persediaan,

menghitung nilai persediaan, menghitung waktu pemesanan kembali, menghitung

perputaran persediaan, menghitung stok pengaman, mencatat setiap kehilangan

dan kerusakan persediaan, dan mengklasifikasi barang.

Namun dalam kenyataannya sistem informasi yang digunakan oleh

perusahaan De’soare dapat digolongkan tidak ramah terhadap penggunanya.

Adapun hal-hal yang perlu diperbaiki oleh perusahaan ini sebagai berikut:

1. Operator bisnis yang selalu offline

2. Sistem order produk yang harus menjadi member terlebih dahulu

3. Contact hotline tidak bisa dihubungi

4. Biaya shipping tidak dijelaskan secara detil

5. Sistem pembayaran online belum begitu memadai

6. Produk yang ditampilkan tidak uptodate

Hal-hal tersebut diatas merupakan beberapa faktor yang dapat

menyebabkan kegagalan pada suatu perusahaan jika tidak diperbaiki oleh

perusahaan De’Soare. Kelemahan-kelemahan tersebut akan dapat menurunkan

pengguna ataupun pelanggan untuk membeli produk. Sistem informasi yang

digunakan harus ramah terhadap penggunanya. Dalam kata lain, sistem informasi

yang digunakan harus memudahkan pengguna/ pelanggan dengan memberikan

informasi yang lengkap dan jelas pada tampilan layar online.

Masalah-masalah yang menyebabkan sistem informasi gagal disebabkan

oleh banyak faktor. Tidak hanya disebabkan oleh faktor teknikal dari sistem

informasi tetapi juga sebab yang bersifat non teknikal yang kebanyakan berasal

dari faktor-faktor organisasi. Faktor-faktor tersebut adalah:

1. Desain

Sistem informasi dikatakan gagal jika desainnya tidak cocok dengan struktur,

budaya, dan tujuan organisasi secara keseluruhan. Para teorisi manajemen dan

organisasi memandang bahwa teknologi sistem informasi sangat berhubungan

20

erat dengan komponen organisasi seperti tugas-tugas, struktur, orang-orang,

dan budaya. Ketika seluruh komponen ini saling tergantung, perubahan yang

terjadi pada satu elemen akan mempengaruhi elemen lain. Dengan demikian

maka tugas-tugas organisasi, partisipan, struktur, dan budaya digabungkan dan

terpengaruh ketika sistem informasi berubah, dengan demikian, berarti

mendesain sebuah sistem berarti mendesain kembali organisasi.

2. Data

Data dalam sistem informasi mempunyai tingkat ketidakakurasian dan

konsistensi yang tinggi. Informasi dalam bidang tertentu bahkan

membingungkan, atau tidak ditujukan secara tepat untuk tujuan-tujuan bisnis.

Informasi yang dipersyaratkan dalam fungsi bisnis yang spesifik mungkin tidak

dapat diakses karena datanya tidak cocok.

3. Biaya

Beberapa sistem arahannya bagus, tetapi dalam implementasi dan

pengoperasiannya memerlukan biaya diatas anggaran. Sementara itu, dalam

sistem yang lain memerlukan biaya yang mahal untuk berfungsinya sistem

tersebut. Dalam kasus semacam ini, pengeluaran yang demikian besar tidak

dapat dipertimbangkan semata-mata dari nilai bisnis yang ditampilkan oleh

sistem informasi tersebut tetapi juga harus diperhatikan manfaat secara

keseluruhan.

4. Operasi

Sistem tidak akan berjalan dengan baik jika informasi tidak disediakan secara

tepat waktu dan efisien karena operasi komputer yang mengendalikan

pemrosesan informasi tidak berjalan semestinya. Pekerjaan-pekerjaan yang

gagal sering mengakibatkan pengulangan-pengulangan atau penundaan dan

tidak dapat memenuhi jadwal penyampaian informasi. Sebuah sistem yang on-

line secara operasional dikatakan tidak cukup jika waktu responnya demikian

lama.

Peran utama aplikasi sistem informasi dalam bisnis adalah untuk

memberikan dukungan yang efektif atas strategi perusahaan agar dapat

memperoleh keunggulan kompetitif. Peran strategis sistem informasi ini

melibatkan penggunaan teknologi informasi untuk mengembangkan berbagai

21

produk, layanan, dan kemampuan yang memberikan perusahaan keunggulan besar

atas tekanan kompetitif dalam pasar global. Hal ini menciptakan sistem informasi

strategis yaitu sistem informasi yang mendukung atau membentuk posisi

kompetitif dan strategi dari perusahaan bisnis. Sistem informasi strategis dapat

berupa sistem informasi apapun yang menggunakan teknologi informasi untuk

membantu organisasi memperoleh keunggulan kompetitif, mengurangi kelemahan

kompetitif, atau untuk memenuhi tujuan strategis perusahaan lainnya. Perusahaan

dapat bertahan hidup dan berhasil dalam jangka panjang hanya jika perusahaan

tersebut berhasil mengembangkan strategi untuk menghadapi lima tekanan

kompetitif yang membentuk struktur persaingan dalam industrinya. Dalam model

klasik Michael Porter mengenai strategi kompetitif, bisnis apapun yang ingin

bertahan hidup dan berhasil harus mengembangkan dan mengimplementasikan

berbagai strategi untuk secara efektif mengatasi hal sebagai berikut:

1. Persaingan dari para pesaing dalam industrinya

2. Ancaman pemain baru dalam industri dan pasarnya

3. Ancaman yang dihadapi karena adanya produk pengganti yang

dapatmengambil pangsa pasar

4. Daya tawar pelanggan

5. Daya tawar pemasok

Dalam hal tersebut sistem informasi berperan sangat penting, Dilihat dari

sisi perspektif managerial fungsi dari sistem informasi adalah :

a. Minimize Risks, terutama yang berkaitan dengan faktor-faktor keuangan.

Umumnya resiko berasal dari adanya ketidakpastian dalam berbagai hal dan

aspek-aspek eksternal lain yang berada di luar control perusahaan. Contohnya

adalah kurs mata uang yang berfluktuasi, perilaku konsumen yang dinamis,

jumlah permintaan produk yang tak menentu dan lain sebagainya. Kehadiran

teknologi informasi selain harus mampu membantu perusahaan untuk

mengurangi resiko bisnis yang ada, perlu pula menjadi sarana untuk

membantu manajemen dalam mengelola resiko (managing risk) yang dihadapi

sehari hari.

b. Reduce Cost , tawaran lain yang ditawarkan oleh teknologi informasi adalah

perbaikan, efisiensi dan optimalisasi proses-proses bisnis di perusahaan.

22

Peranan teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai usaha

mengurangi biaya-biaya operasional perusahaan pada akhirnya akan

berpengaruh pada profitabilitas perusahaan. Ada empat cara yang ditawarkan

oleh teknologi informasi untuk mengurangi biaya-biaya yang kerap

dikeluarkan untuk kegiatan operasional sehari-hari yaitu: Eliminasi Proses,

Simplifikasi Proses, Integrasi Proses dan Otomatisasi Proses.

c. Add Value, Tujuan akhir dari dari penciptaan value bukan sekedar untuk

memuaskan pelanggan saja (customer satisfaction), tetapi lebih jauh untuk

menciptakan loyalitas (customer loyalty) sehingga pelanggan tersebut bersedia

untuk selalu menjadi konsumen perusahaan untuk jangka waktu yang panjang

(customer bonding)

d. Create New Realities, Perkembangan teknologi informasi yang terakhir

ditandai dengan pesatnya teknologi internet, telah mampu menciptakan suatu

arena bersaing baru bagi perusahaan, yaitu di dunia maya. Berbagai konsep e-

business semacam e-commerce, e-procurement, e-customers, e-loyalty, dan

lain-lain pada dasarnya merupakan suatu cara memandang baru di dalam

menanggapi mekanisme bisnis di era globalisasi informasi.

Perusahaan De’Soare harus memiliki kemampuan dalam managerial

fungsi dari sistem informasi yang ada dengan memperhatikan keempat poin yang

telah dijelaskan di atas. Karena setelah dilakukan analisis, perusahaan ini masih

memiliki kelemahan dalam sistem informasi manajemennya, khususnya dalam

melakukan menciptakan add value dalam pengelolaan website online shop yang

dimiliki.

23

IV. PENUTUP

4.1 Kesimpulan

Sistem informasi dalam bisnis berfungsi memberikan dukungan yang

efektif atas strategi perusahaan agar dapat memperoleh keunggulan kompetitif

yang melibatkan penggunaan teknologi informasi untuk mengembangkan

berbagai produk, layanan, dan kemampuan yang memberikan perusahaan

keunggulan besar atas tekanan kompetitif dalam pasar global.

Dari beberapa penjabaran yang telah dilakukan di atas dapat disimpulkan

bahwa Perusahaan De’Soare memanfaatkan sistem informasi dalam bisnis online

untuk menjual produk berupa tas kreatif. Namun perusahaan ini belum dapat

memanfaatkan website online-nya dengan baik karena masih terdapat kelemahan-

kelemahan dalam sistem informasinya, antara lain: Operator bisnis yang selalu

offline, sistem order produk yang harus menjadi member terlebih dahulu, contact

hotline tidak bisa dihubungi, biaya shipping tidak dijelaskan secara detil, sistem

pembayaran online belum begitu memadai, dan produk yang ditampilkan tidak

uptodate.

4.2 Saran

Berdasarkan hasil pada makalah ini, maka kami memberikan saran

kepada Perusahaan De’Soare untuk dapat mereview ulang sistem informasi yang

digunakan pada website online shop https://shop.desoare.com. Saran yang dapat

digunakan dalam pengembangan maupun perbaikan bagi perusahaan De’Soare,

antara lain:

Tetap melakukan security system agar tidak terjadi gangguan terhadap

penggunaan software dan jalannya bisnis.

Melakukan update terhadap produk yang dijual secara berkala.

Melakukan perawatan berkala khususnya terhadap backup system

sehingga perlindungan tetap ada bila terjadi kegagalan sistem.

Menambah SDM yang handal untuk meningkatkan sistem kerja operator

online shop.

24

DAFTAR PUSTAKA

[Anonim]. 2012. Konsultan minimarket jaringan. Strategi Bisnis Ritel.

http://konsultanminimarketjaringan.wordpress.com/2012/02/25/strategi-bisnis-

ritel/. Diakses pada 26 November 2013.

[Anonim]. 2013. Manfaat Internet dalam Dunia Usaha dan Bisnis .

Http://forum.rajawebhost.com/Thread-Manfaat-Internet-dalam-Dunia-Usaha-

dan-Bisnis. Diakses pada 26 November 2013.

Annisa. 2010. Analisis SWOT PT Sakti Adyaksa.

http://nisadin.blogspot.com/2010_04_01_archive.html. Diakses pada 26

November 2013.

Chief Blogs. 2010. Implementasi Sistem Informasi Untuk Menunjang Kegiatan

Strategis Perusahaan.

http://chiez.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/12/27/implementasi-sistem-

informasi-untuk-menunjang-kegiatan-strategis-perusahaan/. Diakses pada 6

Desember 2013.

Christopher Lambert. 2004. Supply Chain Management: Processes, Partnerships,

Performance. Hartley Press.

Fowler, M. 2005. “UML Distilled, Edisi 3, Panduan Singkat Bahasa Permodelan

Objek Standar (Book style)”, Penerbit Andi.

Hanum, AN. 2012. Pengantar Sistem Informasi Manajemen.

http://www.slideshare.net/aliyahnuraini/pengantar-sim. Diakses pada 26

November 2013.

Hutabarat, SL. 2012. Sistem Informasi Manajemen.

http://www.slideshare.net/triadiputra/sistem-informasi-manajemen-15382094.

Diakses pada 26 November 2013.

Indrajit, RE. Manajemen Sistem Informasi dan Teknologi Informasi. Kumpulan

Artikel. STMIK Perbanas Renaissance Center. Diakses pada 26 November

2013.

O’Brien, J. 2005. Pengantar Sistem Informasi: Perspektif Bisnis dan Manajerial.

Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

Rofidah fahrunnisa. 2012. Konsep dasar sistem informasi pertemuan 1 & 2.

http://rofidahmaterisi.blogspot.com/2012/09/konsep-dasar-sistem-informasi-

pertemuan.html. Diakses pada 26 November 2013.

Yanuar A. 2012. Konsep Sistem Informasi.

http://andreasyanuar.wordpress.com/2012/11/07/resume-pertemuan-7-dan-8-

konsep-sistem-informasi/. Diakses pada 26 November 2013.