ANALISIS SISTEM EKSPOR PADA PT. UNZA VITALIS SALATIGA Oleh : AMRIZAL POSLEDRENI PUTRA NIM : 232008216 KERTAS KERJA Diajukan kepada Fakultas Ekonomika dan Bisnis Guna Memenuhi Sebagian dari Persyaratan-Persyaratan untuk Mencapai Gelar Sarjana Ekonomi FAKULTAS : EKONOMIKA DAN BISNIS PROGRAM STUDI : AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA SALATIGA 2013
56
Embed
Analisis Sistem Ekspor pada PT. Unza Vitalis Salatigarepository.uksw.edu/bitstream/123456789/7115/2/T1_232008216_Full... · Tanggal di uji : 19 Juli 2013 ... menggunakan satu rangkap
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
i
ANALISIS SISTEM EKSPOR PADA PT. UNZA VITALISSALATIGA
Oleh :
AMRIZAL POSLEDRENI PUTRA
NIM : 232008216
KERTAS KERJA
Diajukan kepada Fakultas Ekonomika dan Bisnis
Guna Memenuhi Sebagian dari
Persyaratan-Persyaratan untuk Mencapai
Gelar Sarjana Ekonomi
FAKULTAS : EKONOMIKA DAN BISNIS
PROGRAM STUDI : AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNISUNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA
SALATIGA
2013
ii
FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS
UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA
Jalan Diponegoro 52 -60
:(0298) 321212, 311881
Telex 322364 ukswsa ia
Salatiga 50711 - Indonesia
Fax. (0298) -3 21433
PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS KERTAS KERJA
Yang bertanda tangan dibawah ini :
Nama : AMRIZAL POSLEDRENI PUTRA
NIM : 232008216
Program Studi : AKUNTANSIFakultas Ekonomika dan BisnisUniversitas Kristen Satya Wacana Salatiga
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa kertas kerja,
Judul : ANALISIS SISTEM EKSPOR PADA PT. UNZA VITALISSALATIGA
Pembimbing : PASKAH IKA NUGROHO, SE, MSi, CMA
Tanggal di uji : 19 Juli 2013
adalah benar-benar hasil karya saya. Di dalam kertas kerja ini tidak terdapat keseluruhan atau sebagiantulisan atau gagasan orang lain yang saya ambil dengan cara menyalin atau meniru dalam bentukrangkaian kalimat yang saya akui seolah-olah sebagai tulisan saya sendiri tanpa memberikanpengakuan pada penulis aslinya.
Apabila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisanorang lain seolah-olah hasil pemikiran saya sendiri, saya bersedia menerima sanksi sesuai peraturanyang berlaku di Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga, termasukpencabutan gelar sarjana yang telah saya peroleh.
Salatiga, 19 Juli 2013
Yang memberi pernyataan
AMRIZAL POSLEDRENI PUTRA
iii
ANALISIS SISTEM EKSPOR PADA PT. UNZA VITALIS
SALATIGA
Oleh :
AMRIZAL POSLEDRENI PUTRA
NIM: 232008216
KERTAS KERJA
Diajukan kepada Fakultas Ekonomika dan BisnisGuna Memenuhi Sebagian dari
Persyaratan – persyaratan untuk MencapaiGelar Sarjana Ekonomi
FAKULTAS : EKONOMIKA DAN BISNIS
PROGRAM STUDI : AKUNTANSI
Disetujui Oleh :
Paskah Ika Nugroho, SE, MSi, CMA
Pembimbing
FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS
UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA
SALATIGA
2013
iv
MOTTO
“Pengetahuan adalah sumber kekuatan”
“Kegagalan hanya terjadi bila kita menyerah diawal”
“Pengalaman adalah guru terbaik”
“Segala yang indah belum tentu baik, tetapi segala yang baik
sudah tentu indah”
“Tidak ada masalah yang tidak bisa diselesaikan selama kita
tetap berusaha dan berdoa”
v
ABSTRACT
The purpose of this study is to determine whether the export system on PT.UNZA Vitalis is good or not. The research is conducted by analyzing the exportssystems which range from the purchase orders to be sent to the importer of the goods.The subjects of this study is PT. UNZA Vitalis SALATIGA. The methods thatresearcher used are observation and interview. Monitoring the observation is doneby watched the related objects closely and carefully (parts of the export informationsystems), parts sales of the PT. Unza Vitalis Interviews are conducted by questionsand answer with an employee who works in export sales system in PT. Unza Vitalis.From the results of this study, the researcher thinks that the company should renewthe company's old system so that export process is done better and on time. From thisstudy, the reseacher can see that by using a duplicate document in this company, itmakes the export takes a long process. It is because the documents should be sent tothe importer directly and return it back to the company for making a copy of thedocuments used for the payment request.
Keywords: accounting information systems and export system.
vi
SARIPATI
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui apakah sistemekspor pada PT. UNZA VITALIS sudah baik atau belum. Penelitian ini dilakukandengan menganalisis sistem ekspor mulai dari purchase order sampai barang dikirimke importir. Subyek dari penelitian ini adalah PT. UNZA VITALIS SALATIGA.Metode yang dilakukan peneliti adalah Observasi dan Wawancara. Melakukanobservasi pengamatan secara cermat dengan mengawasi dengan teliti obyek-obyekyang berkaitan (bagian sistem informasi ekspor), bagian penjualan PT Unza Vitalis.Wawancara dilakukan dengan tanya jawab dengan pegawai bagian sistem penjualanekspor PT Unza Vitalis. Dari hasil penelitian ini seharusnya perusahaanmemperbaharui sistem yang lama agar proses ekspornya berjalan dengan baik dantepat waktu. Dalam Penelitian ini dapat dilihat bahwa PT. UNZA VITALIS denganmenggunakan satu rangkap dokumen, membuat proses ekspor menjadi lama. Karenadokumen yang seharusnya langsung dikirim ke importir kembali lagi ke perusahaanuntuk pembuatan dokumen copy yang digunakan untuk payment request.
Kata kunci : Sistem informasi akuntansi dan sistem ekspor,
vii
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT atas kemudahan, kelancaran
serta perlindungan-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan kertas kerja yang
berjudul “Analisis Sistem Ekspor Pada PT. UNZA VITALIS SALATIGA” dengan
lancar dan tepat waktu.
Salah satu tujuan dari penelitian ini adalah untuk memenuhi persyaratan
dalam mencapai gelar Sarjana Ekonomi di Universitas Kristen Satya Wacana. Penulis
berharap penelitian ini dapat memberi manfaat bagi perkembangan akuntansi, dunia
akademis, maupun praktisi dalam bidang sistem akuntansi.
Penulis menyadari bahwa kertas kerja ini masih memiliki banyak kelemahan
dan keterbatasan, tetapi penulis berharap penelitian ini tetap bermanfaat bagi
pembaca dan bagi peneliti selanjutnya. Penulis juga berharap penelitian selanjutnya
akan lebih baik daripada penelitian ini.
Salatiga, 3 Juli 2013
Penulis
viii
UCAPAN TERIMAKASIH
Dalam perjalanan menulis kertas kerja ini, penulis banyak menemukan
hambatan. Namun berkat perlindungan dan kemudahan dari Allah SWT serta
dukungan dari teman-teman di sekitar penulis maka penulis dapat menyelesaikan
kertas kerja ini dengan baik.
Oleh sebab itu, dalam kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan
terimakasih kepada :
1. Paskah Ika Nugroho, SE, MSi, CMA selaku pembimbing yang bersedia
meluangkan waktu dan dengan sabar memberikan arahan, support, koreksi
serta saran dalam penulisan kertas kerja ini.
2. Bapak Mulyaman Saleh dan Ibu Budi Rahayu kedua orang tua penulis yang
selalu memberikan dukungan, doa, dan nasehat-nasehat selama ini, termasuk
dalam pembuatan kertas kerja ini.
3. Kakakku yang tersayang, mas Andi dan mas Tinton atas canda tawa, doa, dan
dukungannya yang selalu diberikan kepada penulis selama ini.
4. Handini Setiyawati yang selalu memberikan dukungan, kasih sayang, doa,
semangat, canda maupun tawa selama pembuatan kertas kerja ini.
5. Teman-teman yang selalu memberikan semangat dan motivasi dalam
pembuatan kertas kerja ini
ix
6. Seluruh staf pengajar dan tata usaha Fakultas Ekonomika dan Bisnis
Universitas Kristen Satya Wacana yang telah memberikan ilmu pengetahuan
dan bantuan kepada penulis.
Penulis menyadari dalam penyusunan kertas kerja ini masih jauh dari
sempurna. Oleh karena itu, kritik dan saran yang membangun sangat penulis
harapkan sebagai masukan yang berharga. Semoga kertas kerja ini dapat bermanfaat
bagi pembaca dan semua pihak yang berkepentingan.
Salatiga, 3 Juli 2013
Penulis
x
DAFTAR ISI
Halaman Judul ...................................................................................................... i
Surat Pernyataan Keaslian Skripsi ........................................................................ ii
Halaman Persetujuan / Pengesahan ....................................................................... iii
Halaman Motto ..................................................................................................... iv
Abstract ................................................................................................................. v
Saripati .................................................................................................................. vi
Kata Pengantar ...................................................................................................... vii
Ucapan Terima Kasih ............................................................................................ viii
Daftar Isi ................................................................................................................ x
Daftar Tabel .......................................................................................................... xi
Daftar Gambar …………………………………………………………………... xii
Daftar Lampiran .................................................................................................... xiii
Barat, dengan no NPWP : 02.005.548.9.059.000, sedangkan untuk unit produksi
berlokasi di Jl, Soekarno Hatta Km.5.5 DK Brajan Salatiga Jawa Tengah.
Kegiatan export PT. Unza Vitalis pada saat ini di isi dengan komoditi
personal body care, atau dengan kata lain adalah produk-produk perawatan tubuh
yang dimana diekspor ke beberapa negara tujuan dengan pembeli yang berbeda.
Dengan adanya perbedaan maka dibutuhkan sebuah sistem invoicing yang tepat dan
akurat agar barang jenis barang yang di ekspor tersebut tidak tertukar dengan negara
lain. Berikut ini adalah daftar nama pembeli beserta negara tujuan export :
1. Wipro Manufacturing Services Sdn. Bhd – Negara Malaysia
2. Wipro Unza Thailand LTD – Negara Thailand
3. Wipro Unza Vietnam CO., LTD. – Negara Vietnam
4. Safari Trading Est – Negara Qatar
16
5. New Medical Centre Health Care LLC – Negara Uni Arab Emirates
6. Wipro Unza Singapore PTE, LTD – Negara Singapore
7. Ste Radiance Cosmetique SPRL – Negara Republik Democratic of Congo.
8. Far East Limited - Nigeria
9. Kandeel Industry and Trade - Negara Mesir
10. Al Aujan Trade – Negara Bahrain
Struktur Organisasi Departemen Ekspor
Manajemen merupakan suatu organisasi terpadu didalam pengelolaan
Deskripsi Pekerjaan :
Departemen Pembelian : bertanggung jawab atas pengadaan bahan baku untuk
segala aktifitas produksi dan non produksi.
Aktifitas Produksi : Segala kebutuhan akan bahan baku yang berkaitan dengan proses
produksi yang berkaitan dengan aktifitas bisnis PT. Unza Vitalis
MANAGER
PEMBELIAN & PERENCANAAN & EXIM
DEPARTEMEN PEMBELIAN DEPARTEMEN PERENCANAAN DEPARTEMEN EXIM
17
Aktifitas Non Produksi : Segala kebutuhan yang tidak berkaitan dengan produksi
sepertihalnya pengadaan alat tulis kantor, perlengkapan kebersihan, perlengkapan
penerangan kantor dan sebagainya.
Departemen Perencanaan : bertanggung jawab atas segala bentuk
perencanaan dalam proses produksi PT. Unza Vitalis. Kegiatan perencaan tersebut
dalam bentuk menentukan jadwal proses produksi, menghitung kebutuhan material
bahan baku untuk proses produksi, berkoordinasi dengan departemen pembelian
kapan bahan baku material dapat masuk ke gudang bahan baku.
Departmen Exim dibagi menjadi 2 kegiatan aktifitas
1. Kegiatan Ekspor :
Ruang lingkup kerja departemen eksport meliputi :
Perencanaan
a. Melakukan perencanaan aktivitas dibagian export.
b. Membuat perencanaan pemesanan kontainer dan trucking.
c. Membuat perencanaan jadwal muat sesuai dengan prioritas jadwal closing
kapal dan kesiapan barang jadi.
d. Merencanakan pengembangan karyawan khususnya exim staff.
e. Membuat perencanaan tentang seleksi forwarding company terhadap vendor
yang sedang berjalan maupun yang akan berjalan
f. Membuat jadwal perencanaan shipment sesuai dengan konfirmasi approval dari
pembeli (customer)
18
Pelaksanaan
a. Bertanggung jawab atas segala aktifitas shipment baik yang sudah berjalan
maupun yang akan berjalan.
b. Bertanggung jawab atas kualitas kontainer untuk proses shipment.
c. Bertanggung jawab atas keakuratan shipment.
Pengawasan
a. Memonitor pelaksanaan kegiatan di bagian export sesuai prosedur yang
telah ditetapkan.
b. Memonitor pekerjaan staff exim dalam rangka kegiatan export maupun
import.
c. Melakukan review terhadap aktifitas export dan import dengan exim staff
d. Mengontrol pengiriman paket melalui online tracking untuk memastikan
bahwa barang atau dokumen sampai ditangan penerima.
e. Melakukan random sampling di area produksi dan logistik agar barang jadi
sesuai dengan spesifikasi barang export.
f. Melakukan pengawasan terhadap arus dokumen pengapalan
Tindakan
a. Melakukan tindakan pencegahan dan perbaikan terhadap potensi masalah
dengan melakukan continuous improvement di area exim.
b. Melakukan teguran terhadap forwarder yang dinilai tidak memenuhi kualifikasi
berdasarkan hasil yang telah dilakukan.
19
c. Melakukan review dan perbaikan semua aktivitas exim untuk memastikan
implementasi CPKB/ISO9001:2008 dilakukan dengan baik
Bertanggung jawab untuk menjaga etos kerja yang tinggi, kemampuan,
pengembangan dan pelatihan serta melakukan evaluasi tahunan atas semua
karyawan yang dibawahinya
Wewenang atau Kekuasaan
a. Mengkoordinir dan memonitor semua aktivitas pekerjaan di exim
b. Berkoodinasi dengan Dept lain dalam mencapai target yang ditentukan
oleh perusahan
c. Melakukan negosiasi harga berkaitan dengan pemilihan forwarder, agar
mendapatkan harga yang kompetitif dan juga yang dapat memberikan
pelayanan yang baik bagi perusahaan.
2. Kegiatan Impor bertanggung jawab atas aktifitas impor, hal ini berarti memasukan
barang (bahan baku material) dari pelabuhan ke gudang bahan baku material.
Dari kegiatan bisnis ekspor PT. Unza Vitalis, pembeli dari negara Malaysia yang
mempunyai order paling banyak dibanding dengan pembeli dari negara lain.
Berikut ini persyaratan di bahan jadi untuk negara tujuan ekspor, sehingga perlu
dibedakan per customer dan perjenis produk barang jadi :
1. Customer Malaysia (Wipro Manufacturing Services Sdn. Bhd) : Untuk Inject di
kemasan hanya batch no dan tanggal pembuatan
20
2. Customer Middle East (NMC, Safari, Al Aujan) : Di kemasan produk jadi terdapat
stiker arabic, inject di kemasan berupa batch no, tanggal pembuatan dan tanggal
kadar luarsa.
3. Customer Export (Thailand, Vietnam, Negara Afrika) : Untuk persyaratan produk
jadi sama dengan domestik diantaranya hanya mencantumkan batch no, tanggal
pembuatan dan tanggal kadar luarsa.
Dengan adanya beberapa perbedaan persyaratan atas produk barang jadi yang akan di
ekspor, maka dibutuhkan lah sistem invoicing yang akurat agar tidak terukar pada
saat proses muat barang ke container yang kemudian di ekspor ke customer. Selain
itu atas perbedaan kriteria di produk barang jadi berakibat pada perbedaan harga
untuk tiap masing-masing customer.
Dokumen-dokumen ekspor yang digunakan oleh PT. UNZA VITALIS dapat dilihat
dibawah ini berserta Tabel I :
1. COO (certificate of origin) : dokumen yang digunakan untuk menerangkan tentang
asal barang yang dikirim yang dikeluarkan oleh departemen perdagangan
setempat.(Lampiran 1)
2. Insurance : sebagai asuransi barang yang akan di ekspor. (Lampiran 2)
3. Faktur perdagagan (Invoice) : merupakan nota – perhitungan yang dibuat oleh
eksportir untuk importir. (Lampiran 3 & 4)
21
4. Shipping Instruction : dokumen yang dibuat pihak eksportir kepada perusahaan
pelayaran yang berisi booking ruang pengkapalan. (Lampiran 5)
5. PEB merupakan dokumen pabean yang berupa formulir yang harus diisi oleh
pemberitahu secara lengkap dan benar data-data atas barang ekspor yang
dipersyaratkan bagi pengapalan barang ekspor. (Lampiran 6)
6. Packinglist : dokumen tentang jenis barang dalam bungkusan serta berat bersih dan
berat kotor maupun volumenya. (Lampiran 7)
22
Tabel 1
Dokumen EksporPT UNZA VITALIS
Ada Tidak
Kontrak Penjualan √Dokumen Perdagangan dan Pengapalan :* Bill of Landing √* Insurance Policy √* Pro- forma invoice √* Comercial invoce √* weight note √* Packing list √* Manufacturer's √* Certificate of original √* Third Party certificate of inspection √* Test Certificate √* Chemical – Analysis (COA) – Certificate of Analysis √* Inspection Certificate √ √Asuransi ( Letter of Insurance )Metode Pembayaran :