ANALISIS PENGENDALIAN INTERNAL ATAS PERSEDIAAN BAHAN …

ANALISIS PENGENDALIAN INTERNAL ATAS PERSEDIAAN

BAHAN BAKU MATERIAL MESIN CUCI PADA

PT. HARTONO ISTANA TEKNOLOGI

SAYUNG

SKRIPSI

Diajukan sebagai salah satu syarat

untuk menyelesaikan Program Sarjana (S1)

Fakultas Ekonomi Universitas Semarang

Disusun oleh :

Budi Erwanto

NIM : B.231.15.0071

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SEMARANG

2019

vii

MOTTO DAN PERSEMBAHAN

“Pendidikan merupakan perlengkapan paling baik untuk hari tua

(Aristotele)”

“Visi tanpa tindakan adalah lamunan tindakan

Tindakan tanpa visi adalah mimpi buruk”

“Kesuksesan bukan dilihat dari hasilnya, tapi dilihat dari prosesnya.

Karena hasil direkayasa dan dibeli sedangkan proses selalu jujur menggambarkan

siapa diri kita sebenarnya ”

(Penulis)

Kupersembahkan untuk :

❖ Kedua Orang TuaBapak Sunoto dan Ibu

Muntamah Terima Kasih

❖ Adik ku tercinta Mohamad Rizal

❖ Bapak Pembimbing BapakDrs. Eddy Sutjipto

M.Com

❖ Sahabat-sahabat dan teman-teman yang selalu

support

viii

ABSTRAK

Penelitian ini dilakukan di PT. Hartono Istana Teknologi Sayung. Tujuan

dari penelitian ini adalah menganalisis pengendalian internal atas persediaan

bahan baku material mesin cuci pada PT. Hartono Istana Teknologi Sayung.

Penelitian ini menggunakan metode kualitatif, dengan menggunakan

triangulasi teknik, berarti peneliti menggunakan teknik pengumpulan data dari

sumber yang sama. Peneliti menggunakan observasi partisipatif, wawancara

mendalam, dan dokumentasi untuk sumber data yang sama secara serempak. Dan

triangulasi sumber berarti peneliti untuk mendapatkan data dari sumber yang

berbeda-beda dengan teknik yang sama. Penelitian informan didasarkan pada

prinsip kesesuaian (appropriateness) dan kecukupan (adequacy). Dasar dari

prinsip informan didalam penelitian ini ada 2 orang.

Dari hasil penelitian ini menunjukkan bahwa masih terdapat beberapa

masalah dalam pengendalian internal atas persediaan bahan baku material

sehingga menyebabkan ketidaktersediaan dan ketidaksesuaian jumlah fisik

persediaan bahan baku Komponen material.

Kata kunci : PT. Hartono Istana Teknologi, Pengendalian Internal, Persediaan

ix

ABSTRACK

This research was conducted at PT. Hartono Istana Technologi Sayung.

The purpose of this study is to analyze internal control over the supplay of raw

materials of washing machines at PT. Hartono Istana Teknologi Sayung..

This study uses qualitative methods, using triangulation techniques,

meaning researchers use data collection techniques from the same source. The

documentation for the same data source simultaneously. And source triangulation

means researchers to get data from different sources with the same technique. The

informant's research was based on the principle of appropriateness and

adequacy. The basis of the informant principle in this study were 2 peoples.

From the results of this study indicate that there are still several problems

in the internal control of the supply of raw materials, causing the unavailability

and incompatibility of the physical quantities of raw material supplies of material

component.

Keywords: PT. Hartono Istana Teknologi, Internal Control, Inventory

x

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa

atas segala rahmat dan karunia-Nya, sehingga penulisan skripsi dengan judul

“ANALISIS PENGENDALIAN INTERNAL ATAS PERSEDIAAN BAHAN

BAKU MATERIAL MESIN CUCI PADA PT. HARTONO ISTANA

TEKNOLOGI SAYUNG” dapat diselesaikan. Skripsi ini disusun sebagai salah

satu syarat dalam rangka menyelesaikan Program Strata Satu (S1) pada Fakultas

Ekonomi Universitas Semarang.

Dalam penulisan ini, penulis mendapat bimbingan, dorongan dan

pengarahan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, dengan segala hormat dan

ketulusan hati penulis hendak menyampaikan ucapan terimakasih kepada:

1. Bapak Andy Kridasusila, SE, MM., selaku Rektor Universitas Semarang;

2. Bapak Yohannes Suhadrjo, SE, Msi, Ak, CA selaku Dekan Fakultas Ekonomi

Universitas Semarang;

3. Ibu Dr. Hj. Ardiani Ika S, SE, MM, Ak, CA, CPA selaku Ketua Program

Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Semarang;

4. Bapak Drs. Eddy Sutjipto M.Com selaku Dosen Pembimbing yang telah

berkenan memberikan bimbingan dan pengarahan dalam penulisan skripsi;

5. Bapak Abdul Karim, S.E, M.Si selaku Dosen Wali;

6. Segenap staf pengajar dan karyawan Fakultas Ekonomi Universitas Semarang

yang telah memberikan dukungan dan membantu penulis menyelesaikan

skripsi ini;

7. Segenap staf dan karyawan PT. Hartono Istana Teknologi Sayung yang

berkenan memberikan ijin dalam objek penelitian ini;

8. Keluarga saya tercinta, Bapak Sunoto, Ibu Muntamah, Adik Mohamad Rizal

yang telah memberikan doa dan dukungan selama perkuliahan ini;

9. Bapak Isa Anshori selaku Leader dikerjaan saya dan Para Partner kerja saya

khusunya Bagian Packing = Agus Khasanudin, Edi Haryono, M. Insaf, Nor

Wachid, Dina Yuliana dan Bagian Sambung Body = Fatkhu Rohman,

xi

Heru Harjanto, Rifki Danu P, Deny Setyoko dan Andi Yuli Setiawan yang

memberikan dukungan penuh kepada saya dalam menyelesaikan skripsi ini;

10. Teman-teman Akuntansi angkatan 2015, terima kasih atas dukungan,

semangat dan kebersamaan kita selama ini;

11. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, yang telah

memberikan bantuan dalam penyusunan skripsi ini.

Semoga skripsi ini dapat memberikan manfaat bagi para pembaca dan

berbagai pihak lain yang memerlukan skripsi ini.

Semarang, 02 Februari 2019

Penulis

(Budi Erwanto)

xii

DAFTAR ISI

Halaman Judul ............................................................................................. i

Halaman Persetujuan Laporan Skripsi ....................................................... ii

Halaman Pengesahan Laporan Skripsi ....................................................... iii

Halaman Pengesahan Kelulusan Ujian ...................................................... iv

Pernyataan Orisinalitas Skripsi ................................................................... v

Motto Dan Persembahan ............................................................................ vi

Abstrak ....................................................................................................... vii

Abstrack....................................................................................................... viii

Kata Pengantar ........................................................................................... ix

Daftar Isi ..................................................................................................... xi

Daftar Tabel ............................................................................................... xiii

Daftar Gambar ............................................................................................ xiv

Daftar Lampiran ......................................................................................... xv

BAB I PENDAHULUAN ......................................................................... 1

1.1. Latar Belakang Masalah ............................................................ 1

1.2. Rumusan Masalah ..................................................................... 8

1.3. Tujuan dan Kegunaan Penelitian ................................................ 9

BAB II TINJAUAN PUSTAKA .............................................................. 11

2.1. Telaah Literatur .......................................................................... 11

2.2. Alur Penelitian ........................................................................... 25

BAB III METODE PENELITIAN ......................................................... 27

3.1. Rancangan Penelitian ................................................................. 27

3.2. Tempat dan Waktu Penelitian .................................................... 28

3.3. Obyek Penelitian ....................................................................... 28

3.4. Jenis Data Penelitian .................................................................. 29

3.5. Prosedur dan Sumber Pengambilan Data .................................. 29

3.6. Teknik Analisis Data ................................................................. 38

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ................................................. 41

4.1. Deskripsi Obyek Penelitian ........................................................ 41

xiii

4.2. Profil dan Informan Responden Kunci ...................................... 48

4.3. Pembahasan ................................................................................ 49

BAB V PENUTUP .................................................................................... 69

5.1. Kesimpulan .............................................................................. 69

5.2. Rekomendasi ............................................................................ 71

5.3. Keterbatasan Penelitian ........................................................... 71

5.4. Agenda Penelitian Yang Akan Datang .................................... 72

DAFTAR PUSTAKA

................................................................................ 73

LAMPIRAN .............................................................................................. 77

xiv

DAFTAR TABEL

Tabel 1.1 Jumlah Selisih Barang stok SAP dengan stok fisik ................... 5

Tabel 4.1 Responden kunci ........................................................................ 48

Tabel 4.2 Hasil Perbandingan Teori dengan Temuan di Perusahaan ……. 57

Tabel 4.3 Tabel Hasil Wawancara ............................................................ 63

xv

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Alur Penelitian ........................................................................ 26

Gambar 3.1 Macam-Macam Teknik Pengumpulan Data .......................... 30

Gambar 3.2 Triangulasi “Teknik” Pengumpulan Data ............................... 37

Gambar 3.3 Triangulasi “Sumber” Pengumpulan Data ............................. 38

Gambar 4.1 Struktur Organisasi PT. Hartono Istana Teknologi ................ 42

Gambar 4.2 Flowchart Persediaan Material .............................................. 68

xvi

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Kartu Konsultasi

Lampiran 2 Surat Pengajuan Ijin Riset

Lampiran 3 Surat Balasan Riset

Lampiran 4 Percakapan Wawancara Lengkap

Lampiran 5 Bukti Pencatatan Pengedropan Material

Lampiran 6 Dokumen Serah Terima Barang

Lampiran 7 Dokumentasi Wawancara

Lampiran 8 Daftar Riwayat Hidup

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Memasuki perkembangan dunia ekonomi yang semakin luas saat ini,

setiap perusahaan yang tumbuh dan berkembang memerlukan suatu pengendalian

internal persediaan yang baik dalam mendukung dan menperlancar kegiatan

proses produksinya. Untuk mewujudkannya dibutuhkan berbagai macam faktor

pendukung baik langsung maupun tidak langsung dalam suatu proses kegiatan

perusahaan. Pengendalian internal merupakan segenap rencana struktur organisasi

dan semua metode serta kebijaksanaan yang terkoordinasi didalam suatu

perusahaan yang bertujuan untuk mengamankan harta perusahaan, serta menguji

ketepatan metode kebijakan pimpinan yang sudah ditetapkan (Mulyadi, 2010).

Sistem pengendalian intern dikembangkan untuk mengantisipasi terjadinya hal-hal

baru karena tidak mampu diatasi oleh sistem prosedur, sehingga tujuan efisiensi

dan penyelamatan harta perusahaan tetap terjamin karena tujuan utama

perusahaan adalah memperoleh laba yang optimal sesuai dengan pertumbuhan

perusahaan dalam jangka panjang, sehingga dapat menjamin kelangsungan hidup

perusahaan.

Pengendalian internal yang baik adalah tidak memberikan peluang

kepada setiap orang dalam kedudukannya untuk melakukan kesalahan dan

tindakan-tindakan yang tidak diinginkan tanpa dapat diketahui, apalagi untuk

waktu yang lama. Sistem yang baik harus dilengkapi dengan prosedur, sehingga

2

kesalahan dan penyelewengan baik disengaja atau tidak dapat diantisipasi dengan

baik. Selain itu, sistem pengendalian internal baik disengaja atau tidak dapat

diantisipasi dengan baik. Disisi lain sistem pengendalian internal yang baik harus

didukung dengan adanya sistem dan prosedur yang memadai, tenaga pelaksana

yang penuh integritas dan memenuhi kualifikasi profesi, serta adanya pemisahan

tugas yang jelas pada masing-masing bagian dalam pejabat yang menanganinya.

Salah satu perusahaan yang membutuhkan sistem pengendalian internal pada

persediaan bahan baku yang efektif dalam menghasilkan informasi bagi

perusahaan adalah PT. Hartono Istana Teknologi. Perusahaan manufaktur seperti

PT. Hartono Istana Teknologi sangat bersaing dalam memberikan kualitas produk

barang ke konsumen baik dalam harga maupun mutu barang yang telah

diproduksi. Agar kegiatan produksi dapat memperoleh hasil yang sesuai dengan

yang diinginkan dalam jumlah hal yang diproduksi oleh perusahaan dalam satu

periode, maka diperlukan adanya pelaksanaan produksi yang disertai dengan

pengendalian produksi. Hal yang paling mendasar yang harus dilakukan sebelum

produksi berjalan adalah pelaksanaan perencanaan dan persediaan material.

Dengan perencanaan kebutuhan material yang tepat, maka perusahaan dapat

mengoptimalkan biaya persediaan serta memperkecil kerugian karena kerusakan

material.

Menurut Skousen dan Stice (2007), persediaan merupakan aset yang

disimpan untuk kemudian dijual pada aktivitas peerusahaan, dan juga aset yang

tersedia untuk digunakan sebagai bahan yang digunakan pada proses produksi.

Dalam perusahaan manufaktur, persediaan terdiri dari: persediaan produk jadi,

3

persediaan produk dalam proses, persediaan bahan baku, persediaan bahan

penolong, persediaan perlengkapan pabrik, dan persediaan suku cadang. Dalam

perusahaan dagang, persediaan hanya terdiri dari satu jenis, yaitu persediaan

barang dagang, yang merupakan bahan yang dibeli untuk dijual kembali

(Mulyadi,2017). Dalam persediaan bahan baku dibutuhkan suatu sistem yang

baik. Apabila hal itu dipilahkan maka akan memberikan suatu jaringan prosedur

yang terpadu dalam melaksanakan suatu kegiatan perusahaan dengan lancar,

sistem akuntansi sangat diperlukan oleh perusahaan industri, dalam hal ini bahan

baku mempunyai kedudukan yang sangat vital pada proses produksi, untuk

memperlancar proses produksi maka diperlukan persediaan bahan baku yang

memadahi. Persediaan bahan baku terdiri dari bahan baku langsung (direct

material) dan bahan baku tidak langsung (indirect material). Bahan baku

langsung merupakan biaya pengeluaran yang dilakukan untuk pemakaian bahan

baku produksi utama yang terkait langsung dengan produk yang akan dihasilkan.

Bahan baku tersebut adalah komponen material untuk pembuatan mesin cuci.

PT. Hartono Istana Teknologi Sayung merupakan perusahaan

multinasional yang selalu berusaha memenuhi kebutuhan setiap orang melalui

inovasi terbarunya.Salah satu produk yang dihasilkan adalah Home Appliances,

Home Appliances merupakan alat alat rumah tangga yang berhubungan dengan

listrik seperti AC, lemari pendingin , mesin cuci dan lain sebagainya. Kesulitan

yang biasanya ditemukan pada perusahaan adalah bagaimana cara menangani

sistem persediaan bahan baku atau yang lebih sering kita kenal dengan istilah

stok barang, karena barang-barang yang masuk keperusahaan sangat bervariasi,

4

dan waktu yang dimiliki sangat terbatas, sehingga kegiatan opersional sering

terganggu, misalnya pengiriman barang yang terlambat atau tidak adanya stok

barang yang akan dibutuhkan karena barang tersebut hilang atau lupa dalam

menyimpannya, dan juga informasi yang tidak valid atas persediaan barang bahan

baku yang dimiliki.

PT. Hartono Istana Teknologi sebagai perusahaan manufaktur sangat

memerlukan informasi atas persediaan barang bahan baku tersedia yang cepat,

valid, dan relevan, karena sistem informasi persediaan ini nantinya akan

berpengaruh besar pada perusahaan, pemasok, dan juga pada konsumen. Karena

apabila terjadi informasi yang tidak valid maka akan berakibat pada produksi yang

bisa mengakibatkan proses produksi terhambat dan target produksi tidak tercapai.

Padahal saat dicek pada sistem masih tersedia sedangkan pada stok fisiknya

kosong. Hal-hal tersebut tentu saja akan menghambat hasil barang jadi tidak

sesuai target yang berakibat pada kebutuhan pasar tidak bisa terpenuhi dan

mengakibatkan peluang pendapatan yang seharusnya didapat oleh perusahaan

tidak ada karena faktor-faktor tersebut. Jika masalah ini tidak dapat terselesaikan,

maka PT. Hartono Istana Teknologi akan semakin tidak mampu bersaing dengan

kompetitor-kompetitor mengingat persaingan usaha yang semakin ketat seiring

dengan berkembangnya teknologi. Untuk mengatasi masalah tersebut PT. Hartono

Istana Teknologi (Polytron) terus memperbaiki sistem persediaannya dengan

sistem IT ter-up date. Polytron menerapkan sistem informasi akuntansi atas

persediaan di PT. Hartono Istana Teknologi (Polytron) yang dikenal dengan

sistem komputerisasi berbasis software SAP (System Andalan Polytron).

5

Berdasarkan survei pendahuluan yang telah dilakukan di PT. Hartono

Istana Teknologi dalam melakukan pengendalian internal atas persediaan masih

mengalami kesalahan karena masih terjadi perbedaan stok barang dengan sistem

yang dapat mempengaruhi laba perusahaan.

Tabel 1.1

Jumlah selisih barang antara Stok SAP ( System Andalan Polytron) dengan

Stok fisik pada Stock Opname komponen Mesin Cuci (Tahun 2017)

Sumber : PT. Hartono Istana Teknologi

Berdasarkan Tabel diatas, bahwa persediaan PT. Hartono Istana Teknologi

pada tahun 2017. persediaan bahan baku komponen mesin cuci perusahaan

tersebut menunjukkan bahwa dari bulan Januari sampai dengan bulan Desember

terlihat jelas bahwa stock barang pada sistem SAP dengan Stock barang fisik

No Bulan Stok SAP StokFisik Selisih %

1 Januari 20.930,000 14.999,000 - 5.931,000 -28,34

2 Februari 17.456,000 13.789,000 - 3.667,000 -21,01

3 Maret 21.989,000 18.987,000 - 3.002,000 -13,65

4 April 22.768,000 15.896,000 - 6.872,000 -30,18

5 Mei 26.289,000 17.543,000 - 8.746,000 -33,27

6 Juni 15.878,000 15.878,000 - 0,00

7 Juli 19.024,000 19.024,000 - 0,00

8 Agustus 17.975,000 12.765,000 - 5.210,000 -28,98

9 September 25.678,000 15.786,000 - 9.892,000 -38,52

10 Oktober 23.987,000 9.087,000 -14.900,000 -62,12

11 November 21.876,000 8.453,000 -13.423,000 -61,36

12 Desember 17.318,000 6.498,000 -10.820,000 -62,48

TOTAL 251.168,000 168.705,000 -82.463,000

6

selama satu periode 2017 persediaan mengalami selisih yang signifikan. Hal ini

tentu berdampak pada proses produksi yang nantinya bisa terhambat karena stock

persediaan terdapat kekeliruan.

Sebagaimana halnya dengan perusahaan manufaktur lainnya, PT. Hartono

Istana Teknologi tidak dapat terlepas dari masalah persediaan. Tidak dipungkiri di

dalam sebuah bisnis pasti terjadi kehilangan atas persediaan baik itu dari kelalaian

kerusakan, penyusutan dan juga dari kehilangan atau pencurian yang berakibat

ketidak sesuaian data dengan stok sebenarnya. Untuk membetulkan data

persediaan yang tidak sesuai maka akan dilakukan pemantauan dan penghitungan

rutin setiap enam bulan dengan melakukan stock opname. Untuk terus mengejar

kesuksesannya, PT. Hartono Istana Teknologi (Polytron) juga berusaha

melakukan perbaikan terhadap pengendalian internal perusahaan atas persediaan

barang bahan baku. Persediaan sangatlah rentan terhadap kerusakan maupun

pencurian, pemasukan informasi yang tidak benar, lalai untuk mencatat transaksi

penjualan, barang yang dikeluarkan tidak sesuai kebutuhan, dan semua

kemungkinan lainnya yang dapat menyebabkan catatan persediaan barang berbeda

dengan persediaan yang sebenarnya ada di gudang. Untuk itu diperlukan adanya

pengendalian internal persediaan berupa kebijakan dan prosedur yang dibuat oleh

PT. Hartono Istana Teknologi (Polytron) untuk melindungi persediaan,

meminimalisir resiko kehilangan persediaan barang bahan baku dan juga agar

informasi mengenai persediaan lebih dapat dipercaya. Bentuk pengendalian atas

persediaan yang diterapkan di PT. Hartono Istana Teknologi (Polytron) yaitu

Pembagian Tugas, Otorisasi transaksi, Catatan transaksi, Pengendalian akses,

Menggunakan sistem perpectual, Pengecekan independen dan Stok opname. Di

7

PT. Hartono Istana Teknologi (Polytron) untuk pembagian tugasnya dilakukan

dengan jelas sesuai dengan jabatannya, hal ini sangat diperlukan untuk menunjang

kelancaran aktivitas perusahaan agar karyawan lebih fokus dan bertanggung

terhadap pekerjaannya, karena apabila tidak ada pembagian tugas yang jelas maka

akan mengakibatkan karyawan semena-mena dalam melakukan pekerjaan,

tentunya hal ini secara langsung berakibat pada persediaan barang bahan baku.

PT. Hartono Istana Teknologi (Polytron) terbagi menjadi beberapa jabatan yang

meliputi manager, kepala bagian, supervisior, leader atau mandor.

Pengendalian internal di PT. Hartono Istana Teknologi juga diperlukan

sebagai pengawasan, sebagai contoh di PT. Hartono Istana Teknologi ini dalam

melakukan pengawasan permintaan barang yaitu adanya Otorisasi transaksi dari

Supervisior atau Leader gudang berupa tanda tangan dokumen serah terima

barang ataupun kartu persediaan yang lain, dan tanpa adanya otorisasi ini barang

tidak dapat dikirim, dengan demikian otorisasi ini berfungsi untuk melakukan

kontrol terhadap keluar masuknya persediaan. Karena tanpa adanya pengawasan

ini akan membuat karyawan bekerja tanpa persetujuan atasan dan tentunya akan

berakibat kesalahan permintaan maupun pengeluaran material komponen.

Berdasarkan uraian tersebut maka peneliti ingin mengetahui sejauh mana

penerapan sistem informasi akuntansi dalam mengolah data persediaan dan

pengendalian internal persediaan yang telah diterapkan oleh perusahaan. Untuk itu

penulis mengambil judul : “Analisis Pengendalian Internal Atas Persediaan

Bahan Baku material Mesin Cuci Pada PT. Hartono Istana Teknologi

Sayung”.

8

1.2. Rumusan Masalah

Prosedur pengendalian internal atas persediaan bahan baku material mesin

cuci di PT. Hartono Istana Teknologi belum bisa dikatakan baik apabila terdapat

kesalahan dalam melakukan pengendalian internal dan persediaan perusahaan

yang berdampak pada persediaan dan dampak tersebut adalah terjadi perbedan

stok persediaan pada gudang dengan stok pada sistem komputer. Dampak dari

kesalahan tersebut juga dirasakan atas laba yang seharusnya didapatkan oleh

perusahaan.

Rumusan masalah diatas dapat diturunkan dalam beberapa pertanyaan penelitian

sebagai berikut:

1. Apakah prosedur pengendalian persediaan bahan baku material yang ada di

PT. Hartono Istana Teknologi khususnya pada bagian mesin cuci ?

2. Apakah kendala yang dihadapi PT. Hartono Istana Teknologi selama ini atas

sistem persediaan material mesin cuci ?

3. Apakah upaya yang dilakukan PT. Hartono Istana Teknologi meminimalisir

kesalahan persediaan ?

1.3. Tujuan dan Kegunaan Penelitian

1.3.1. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan yang ingin dicapai adalah untuk mendiskripsikan Analisis

Pengendalian Internal Atas Persediaan Bahan Baku Material Mesin Cuci Pada

PT. Hartono Istana Teknologi yang meliputi:

9

1. Tujuan Umum

Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis pengendalian internal atas

persediaan bahan baku material mesin cuci di PT. Hartono Istana Teknologi.

2. Tujuan Khusus

a. Mengetahui prosedur pengendalian Internal atas persediaan bahan baku

material yang ada di PT. Hartono Istana Teknologi khususnya bagian

mesin cuci.

b. Mengetahui kendala yang dihadapi PT. Hartono Istana Teknologi selama

ini atas persediaan bahan baku material mesin cuci.

c. Mengetahui upaya yang dilakukan PT. Hartono Istana Teknologi dalam

meminimalisir kesalahan persediaan material.

1.3.2. Kegunaan Penelitian

Manfaat yang diharapkan dari hasil penelitian yang dilakukan adalah

sebagai berikut:

1. Bagi peneliti

a. Dapat menjadi referensi untuk melakukan penelitian selanjutnya

khususnya penelitian yang berkaitan dengan Analisis pengendalian

internal atas persediaan bahan baku material mesin cuci pada

PT. Hartono Istana Teknologi.

b. mendapatkan pengetahuan dan praktik dalam proses penelitian tentang

kelengkapan dokumen pengendalian internal atas persediaan bahan baku

material mesin cuci.

10

c. mendapatkan pemahaman dan pengetahuan tentang prosedur dalam

melakukan pengendalian internal atas persediaan bahan baku material

mesin cuci.

2. Bagi instansi terkait penelitian

Dapat menjadi bahan masukan dan evaluasi dalam penerapan langsung di

lapangan dan dapat digunakan dalam proses pelaksanaan sistem pengendalian

internal atas persediaan bahan baku material mesin cuci di PT. Hartono Istana

Teknologi.

3. Bagi institusi pendidikan

Dapat menambah literatur dan pengembangan ilmu terkait Analisis

pengendalian internal atas persediaan bahan baku material mesin cuci pada

PT. Hartono Istana Teknologi.

BAB II

TELAAH PUSTAKA

2.1. Telaah Literatur

2.1.1. Pengertian Pengendalian Internal

Pengendalian intern menurut Adikoesomo (2000), “Terdiri atas rencana

organisasi, dan semua metode serta tindakan yang dikoordiansi yang diterapkan

dalam suatu perusahaan untuk mengamankan aktivanya, mengecek ketelitian dan

kredibilitasnya serta accountingnya guna meningkatkan efisiensi operasional dan

untuk mendorong ditaatinya segala kebijakan yang telah ditetapkan oleh pimpinan

perusahaan”

Menurut Krismiaji (2002), pengendalian intern yaitu organisasi dan metoda

yang digunakan untuk melindungi aset, menghasilkan informasi yang bisa dipercaya,

serta untuk mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Sedangkan, menurut

Mulyadi (2017) menyatakan bahwa: Pengendalian intern adalah bagian dari sistem

yang meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan

untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data

akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem pengendalian intern

adalah suatu sistem yang dirancang untuk memudahkan manajemen dalam

mengawasi perusahaan, dengan menempatkan karyawan yang sesuai dengan bidang

12

dan kemampuannya agar tercipta keandalan data akuntansi yang dapat

dipertanggungjawabkan.

2.1.2. Tujuan Pengendalian Internal

Tujuan pengendalian internal menurut (Mulyadi, 2017) adalah sebagai

berikut:

1. Menjaga aset organisasi

2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi

3. Mendorong efisiensi

4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

2.1.3. Unsur-Unsur Pengendalian Internal

Menurut (Mulyadi, 2017) Unsur pokok sistem pengendalian internal

adalah:

1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara

tegas.

Struktur organisasi merupakan rerangka (framework) pembagian

tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk

melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Dalam perusahaan

manufaktur misalnya, kegiatan pokoknya adalah memproduksi dan menjual

produk. Untuk melaksanakan kegiatan pokok tersebut dibentuk departemen

produksi, departemen pemasaran, dan departemen keuangan dan umum.

Departemen-departemen ini kemudian dibagi-bagi lebih lanjut menjadi unit-

unit organisasi yang lebih kecil untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan

13

perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini

didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini:

a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi

akuntansi.Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk

melaksanankan suatu kegiatan (misalnya persediaan). Setiap kegiatan

dalam perusahaan memerlukan otorisasi dari manajer fungsi yang

memiliki wewenang untuk melaksanakan kegiatan tersebut. Fungsi

penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk menyimpan

aset perusahaan.Fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang

untuk mencatat peristiwa keuangan perusahaan.

b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk

melaksanakan semua tahap suatu transaksi.

2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan

yang cukup terhadap aset, utang, pendapatan, dan beban.

Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi

dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi

tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur

pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi.

Formulir merupakan media yang digunakan untuk merekam penggunaan

wewenang untuk memberikan otorisasi terlaksananya transaksi dalam

organisasi.oleh karena itu, penggunaan formulir harus diawasi sedemikian

rupa mengawasi pelaksanaan otorisasi.di lain pihak, formulir merupakan

14

dokumen yng dipakai sebagai dasar untuk pencatatan transaksi dalam catatan

akuntansi. prosedur pencatatan ynng baik akan menjamin data yang direkam

dalm formulir dicatat dalam catatan akuntansi dengan tingkat ketelitian

keandalannya (rehability) yang tinggi. Dengan demikian sistem otorisasi akan

menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya,

sehingga akan menjadi masukan yang dapat dipercaya bagi proses akuntansi.

Selanjutnya, prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan informasi

yang teliti dan dapat dipercaya mengenai aset, utang, pendapatan, dan beban

suatu organisasi,

3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit

organisasi.

Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan

prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik

jika tidak diciptakan cara- cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam

pelaksanaannya. Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan

dalam menciptakan praktik yang sehat adalah;

a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus

dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang. Formulir merupakan

alat untuk memberikan otorisasi terlaksananya transaksi sehinnga

pengendalian pemakaiannya menggunakan nomor urut tercetak, akan

dapat menetapkan pertanggungjawaban terlaksananya transaksi.

15

b. Pemeriksaan mendadak (suprisetaudit). Pemeriksaan mendadak

dilaksanakan tanpa pemberitahuan lebih dahulu kepada pihak yang akan

diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur. Jika dalam suatu organisasi

dilaksanakan pemeriksaan mendadak terhadap kegiatan – kegiatan

pokoknya, hal ini akan mendorong karyawan melaksanakan tugasnya

sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan.

c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh

satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang

atau unit organisasi lain. Karena setiap transaksi dilaksanakan dengan

campur tangan pihak lain, sehinnga terjadi internalcheck terhadap

pelaksanaan tugas setiap unit organisasi akan melaksanakan praktik yang

sehat dalam pelaksanaan tugasnya

d. Perputaran jabatan (jobrotation). perputaran jabatan yang diadakan secara

rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan

tugasnya, sehinnga persekongkolan diantara mereka dapat dihindari.

4. Karyawan yang mutunya sesuai tanggung jawabnya.

Bagaimanapun baiknya struktur organisasi, sistem otorisasi dan

prosedur pencatatan, serta berbagai cara yang di ciptakan untuk mendorong

praktik yang sehat, semuanya sangat tergantung pada manusia yang

melaksanakannya, diantara unsur pokok pengendalian internal tersebut diata,

unsur mutu karyawan merupakan unsur sistem pengendalian internal yang

paling penting. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur,

16

unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas yang minimum,

dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan

yang dapat diandalkan. Karyawan yang jujur dan ahli dalam bidang yang

menjadi tanggung jawabnya akan dapat akan dapat melaksanakan

pekerjaannya dengan efisien dan efektif, meskipun hanya sedikit unsur sistem

pengendalian internal yang mendukungnya. Di lain pihak, meskipun tiga

unsur sistem pengendalian yang lain cukup kuat, namun jika dilaksanakan

oleh karyawan yang tidak kompeten dan tidak jujur, empat tujuan sistem

pengendalian internal seperti yang telah diuraikan di atas tidak akan tercapai.

Namun, karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya tidak cukup

menjadi satu – satunya unsur sistem pengendalian internal untuk menjamin

tercapainya tujuan sistem pengendalian internal. Manusia mempunyai

kelemahan yang bersifat manusiawi, seperti misalnya bosan, tidak puas,

memiliki masalah pribadi yang mengganggu pelaksanaan tugasnya, atau

tujuan pribadinya berubah sehingga bertentangan dengan tujuan perusahaan.

Dalam pengembangan sistem, analis sistem memandang manusia yang jujur

tidak akan selamanya jujur. Banyak godaan yang selalu datang kepada setiap

orang. Untuk mengatasi kelemahan yang bersifat manusiawi inilah tiga unsur

sistem pengendalian internal yang lain diperlukan dalam suatu organisasi,

agar setiap karyawan yang melaksanakan sistem terhidar dari godaan,

sehingga tujuan sistem pengendalian internal dapat terwujud.

17

2.1.4. Pengertian Sistem

Berikut ini diuraikan definisi sistem dan prosedur, menurut Mulyadi

(2017):

“Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang

terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Prosedur adalah

suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam

satu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan serta

seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang”.

Dari data diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem merupakan suatu

prosedur yang saling berkaitan dan secara bersama-sama membentuk fungsi yang

bertujuan untuk mencapai suatu tujuan perusahaan.

2.1.5. Pengertian Persediaan

Menurut Skousen dan Stice (2007), persediaan merupakan aset yang

disimpan untuk kemudian dijual pada aktivitas peerusahaan, dan juga aset yang

tersedia untuk digunakan sebagai bahan yang digunakan pada proses produksi.

Menurut Mulyadi (2017) Dalam perusahaan manufaktur, persediaan terdiri

dari: persediaan produk jadi, persediaan produk dalam proses, persediaan bahan

baku, persediaan bahan penolong, persediaan perlengkapan pabrik, dan persediaan

suku cadang. Dalam perusahaan dagang, persediaan hanya terdiri dari satu jenis,

yaitu persediaan barang dagang, yang merupakan bahan yang dibeli untuk dijual

kembali.

2.1.6. Prosedur Sistem Akuntansi Persediaan

Sedangkan untuk Sistem dan prosedur yang bersangkutan dengan sistem

akuntansi persediaan adalah:

18

1. Prosedur pencatatan produk jadi.

Dalam prosedur ini Harga Pokok Produk Jadi di debitkan, sedangkan Persediaan

Produk Jadi di kreditkan ke dalam rekening barang dalam proses. Dokumen

sumber yang di gunakan dalam prosedur pencatatan ini adalah laporan produk

selesai dan bukti memorial.Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang

dijual. Prosedur ini merupakan salah satu prosedur dalam sistem penjualan

disamping prosedur lainnya seperti : Prosedur order penjualan, prosedur

persetujuan kredit, prosedur pengiriman barang, prosedur penagihan, prosedur

pencatatan piutang.

2. Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang diterima kembali dari

pembeli.

Jika produk jadi yang telah dijual dikembalikan oleh pembeli, maka transakasi

retur penjualan ini akan mempengaruhi persediaan produk jadi, yaitu menambah

kuantitas produk pada kartu gudang yang diselenggarakan oleh bagian gudang

dan menambah kuantitas dan harga pokok produk jadi yang dicatat oleh bagian

kartu persediaan produk jadi. Prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang

membentuk sistem retur penjualan.

3. Prosedur pencatatan tambahan dan penyesuaian kembali harga pokok

persediaan.

Prosedur pencatatan tambahan dan penyesuaian kembali harga pokok persediaan

produk dalam proses. Pencatatan produk dalam proses umumnya dilakukan

19

perusahaan pada akhir periode, pada saat dibuat laporan keuangan bulanan dan

laporan keuangan tahunan.

a. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli.

Prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang membentuk sistem

pembelian. Dalam prosedur ini dicatat harga pokok persediaan yang dibeli.

b. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada

pemasok.

Jika persediaan yang telah dibeli dikembalkan kepada pemasok, maka

transaksi retur pembelian ini akan mempengaruhi persediaan yang

bersangkutan, yaitu mengurangi kuantitas persediaan dalam kartu gudang

yang diselenggarakan oleh bagian gudang dan mengurangi kuantitas serta

harga pokok persediaan yang dicatat oleh bagian kartu persediaan dalam

kartu persediaan yang bersangkutan. Sedangkan dokumen yang digunakan

dalam prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan

kepada pemasok adalah: laporan pengiriman barang dan memo debit.

c. Prosedur permintaan dan pengeluaran gudang.

Prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang membentuk sistem

akuntansi biaya produksi. Dalam prosedur ini dicatat harga pokok

persediaan bahan baku, bahan penolong, bahan habis pakai pabrik, dan suku

cadang yang dipakai dalam kegiatan produksi dan kegiatan non produksi.

20

d. Prosedur pencatatan tambahan harga pokok persediaan karena

pengembalian barang gudang.

Transaksi pengembalian barang gudang mengurangi biaya dan menambah

persediaan barang di gudang. Sedangkan dokumen yang digunakan dalam

proses prosedur pengembalian barang gudang adalah bukti pengembalian

barang gudang.

e. Sistem perhitungan fisik persediaan.

Sistem perhitungan fisik persediaan umunya digunakan oleh perusahaan

untuk menghitung secara fisik persediaan yang disimpan digudang, yang

hasilnya digunakan untuk meminta pertanggungjawaban bagian gudang

mengenai pelaksanaan fungsi penyimpanan.

2.1.7. Metode Pencatatan Persediaan

Menurut Zaki baridwan dalam bukunya “Intermediate Accounting” bahwa

ada 2 metode yang dapat digunakan dalam hubungannya dengan pencatatan

persediaan yaitu:

1. Metode Fisik

Penggunaan metode fisik mengharuskan adanya perhitungan barang

yang masih ada pada tanggal penyusunan laporan keuangan. Perhitungan

persediaan (Stock Opname) ini diperlukan untuk mengetahui berapa jumlah

barang yang masih ada dan kemudian diperhitungkan harga pokoknya. Dalam

metode ini mutasi persediaan barang tidak diikuti dalam buku-buku,setiap

pembelian barang dicatat dalam rekening pembelian. Karena tidak ada catatan

21

mutasi persediaan barang maka harga pokok penjualan juga tidak dapat

diketahui sewaktu-waktu. Harga pokok penjualan baru dapat dihitung apabila

persediaan akhir sudah dihitung.

2. Metode Buku (Perpectual)

Dalam metode buku setiap jenis persediaan dibuatkan rekening

sendiri-sendiri yang merupakan buku pembantu persediaan. Rincian dalam

buku pembantu bisa diawasi dari rekening kontrol persediaan barang dalam

buku besar. Rekening yang digunakan untuk mencatat persediaan ini terdiri

dari beberapa kolom yang dapat dipakai untuk mencatat pembelian,

penjualan, dan saldo persediaan.setiap perubahan dalam persediaan diikuti

dengan pencatatan dalam rekening persediaan sehingga jumlah persediaan

sewaktu-waktu dapat diketahui dengan melihat kolom saldo dalam rekening

persediaan. Masing-masing kolom dirinci lagi untuk kuantitas dan harga

perolehannya. Penggunaan metode buku akan memudahkan penyusunan

neraca dan laporan laba rugi jangka pendek, karena tidak perlu lagi

mengadakan perhitungan fisik untuk mengetahui jumlah persediaan akhir.

Walaupun neraca dan laporan laba rugi dapat segera disusun tanpa

mengadakan perhitungan fisik atas barang, setidak-tidaknya setahun sekali

perlu diadakan pengecekan apakah jumlah barang dalam gudang sesuai

dengan jumlah dalam rekening persediaan. Pengecekan ini dilakukan dengan

cara membandingkan hasil perhitungan fisik dengan jumlah dalam rekening

persediaan. Bila terdapat selisih jumlah persediaan antara hasil perhitungan

22

fisik dengan saldo rekening persediaan, dapat diadakan penelitian terhadap

sebab-sebab terjadinya perbedaan itu. Apakah selisih itu normal dalam arti

susut atau rusak, ataukah tidak normal, yaitu diselewengkan. Selisih yang

terjadi akan dicatat dalam rekening selisih persediaan dan rekening lawannya

adalah rekening persediaan barang. Bila jumlah dalam gudang lebih kecil

dibanding dengan jumlah saldo rekening persediaan maka rekening

persediaan dikurangi, dan sebaliknya. Dengan demikian rekening harga pokok

penjualan hanya menunjukkan harga pokok barang-barang yang dijual.

Selisih persediaan tidak termasuk dalam harga pokok penjualan tetapi dicatat

sendiri. Sedangkan dalam metode fisik karena harga pokok dihitung dengan

metode selisih persediaan maka kekurangan/kelebihan persediaan akan

tercampur dalam harga pokok penjualan.

Dibandingkan dengan meode fisik maka metode buku merupakan cara

yang lebih baik untuk mencatat persediaan yaitu dapat membantu

memudahkan penyusunan neraca dan laporan laba rugi , juga dapat digunakan

untuk mengawasi barang-barang dalam gudang.

2.1.8. Fungsi-Fungsi Terkait Sistem Akuntansi Persediaan

Fungsi yang dibentuk untuk melaksanakan penghitungan fisik persediaan

umumnya bersifat sementara, yang biasanya berbentuk panitia atau komite, yang

anggotanya dipilihkan dari karyawan yang tidak menyelenggarakan catatan

akuntansi persediaan dan tidak melaksanakan fungsi gudang.

23

Dengan demikian berbagai fungsi yang terkait dalam sistem persediaan

adalah:

1. Panitia perhitungan fisik persediaan.

Panitia ini berfungsi untuk melaksanakan penghitungan fisik persediaan dan

menyerah kan hasil penghitungan tersebut kepada bagian kartu persediaan untuk

digunakan sebagai dasar adjustment terhadap catatan persediaan dalam kartu

persediaan

2. Fungsi akuntansi.

Dalam sistem penghitungan fisik persediaan, fingsi ini bertanggung jawab

untuk:

a. Mencantumkan harga pokok satuan persediaan yang dihitung ke dalam

daftar hasil penghitung fisik

b. Mengalikan kuantitas dan harga pokok per satuan yang tercantum dalam

daftar hasil penghitungan fisik

c. Mencantumkan harga pokok total dalam daftar hasil penghitungan fisik

d. Melakukan adjustment data persediaan dalam jurnal umum berdasarkan

hasil penghitungan fisik persediaan.

3. Fungsi Gudang.

Dalam sistem penghitungan fisik persediaan, fungsi gudang bertanggung jawab

untuk melakukan adjustment data kuantitas persediaan yang dicatat dalam kartu

gudang berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan.

24

2.1.9. Dokumen Yang Digunakan

Menurut Mulyadi (2017) dalam buku Sistem Akuntansi, dokumen-dokumen

yang digunakan dalam sistem akuntansi persediaan adalah sebagai berikut:

1. Dokumen sumber yang digunakan dalam prosedur pencatatan produk jadi adalah

laporan produk selesai dan bukti memorial.

Laporan produk selesai digunakan oleh bagian gudang untuk mencatat tambahan

kuantitas produk jadi dalam kartu gudang. Buki memorial digunakan untuk

mencatat tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan produk jadi dalam

kartu persediaan dan digunakan sebagai dokumen sumber dalam mencatat

transaksi selesainya produk jadi dalam jurnal umum.

2. Dokumen sumber yang digunakan dalam prosedur pencatatan harga pokok

produk jadi yang dijual adalah surat order pengiriman dan faktur penjualan.

Surat order pengiriman diterima oleh bagian gudang dan bagian order penjualan.

Setelah bagian gudang mengisi surat order pengiriman tersebut dengan kuantitas

produk jadi yang diserahkan kepada bagian pengiriman, atas dasar surat order

pengiriman tersebut bagian gudang mencatat kuantitas yang diserahkan kebagian

pengiriman dalam kartu gudang. Harga pokok produk jadi yang dijual dicatat

oleh bagian kartu persediaan dalam kartu persediaan atas dasar tembusan faktur

yang diterima oleh bagian tersebut dari bagian penagihan.

3. Dokumen sumber yang digunakan dalam prosedur permintaan dan pengeluaran

barang gudang adalah bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang.

25

4. Dokumen yang digunakan untuk merekam, meringkas, dan membukukan hasil

perhitungan fisik persediaan adalah kartu perhitungan fisik (inventory tag) yang

digunakan untuk merekam hasil perhitungan fisik persediaan.

Daftar hasil perhitungan fisik (inventory summary) yang digunakan untuk

meringkas data yang telah direkam dalam hasil kartu perhitungan fisik persediaan,

dan bukti memorial digunakan untuk membukukan adjustment rekening persediaan

sebagai akibat dari hasil penghitungan fisik kedalam jurnal umum.

2.2. Alur Penelitian

Dari penelitian tentang analisis pengendalian internal atas persediaan bahan

baku komponen mesin cuci pada PT. Hartono Istana Teknologi Sayung. Yang

mempelajari masalah-masalah, prosedur dan situasi-situasi yang berlaku dalam

persediaan gudang, termasuk tentang hubungan, kegiatan-kegiatan, sikap-sikap,

Pandangan-pandangan, serta proses-proses yang sedang berlangsung dan pengaruh-

pengaruhnya, maka terdapat alur penelitian sebagai berikut:

26

Gambar 2.1

Alur Penelitian

Prosedur pengendalian persediaan bahan

baku komponen mesin cuci pada PT.

Hartono Istana Teknologi

Kendala yang dihadapi PT. Hartono Istana

Teknologi pada sistem persediaan komponen

mesin cuci

Upaya dalam mengatasi kesalahan dalam

melakukan pengendalian internal atas

Persediaan komponen material mesin cuci

Solusi untuk mengatasi kesalahan dalam

melakukan pengendalian internal atas

Persediaan bahan baku komponen mesin cuci

Evaluasi

27

BAB III

METODE PENELITIAN

Dalam penelitian kualitatif, yang menjadi instrumen atau alat penelitian

peneliti itu sendiri. Oleh karena itu penelitui sebagai instrumen juga harus

“divalidasi” seberapa jauh peneliti kualitatif siap melakukan penelitian yang

selanjutnya terjun kelapangan. Validasi terhadap peneliti sebagai instrumen meliputi

validasi terhadap pemahaman metode penelitian kualitatif, penguasaan wawasan

terhadap bidang yang diteliti, kesiapan peneliti untuk memasuki obyek penelitian,

baik secara akademik maupun logistiknya. Yang melakukan validasi adalah peneliti

sendiri, melalui evaluasi diri seberapa jauh pemahaman terhadap metode kualitatif,

penguasaan teori dan wawasan terhadap bidang yang diteliti, serta kesiapan dan

bekal memasuki lapangan.

Peneliti kualitatif sebagai human instrument, berfungsi menetapkan fokus

penelitian, memilih informan sebagai sumber data, melakukan pengumpulan data,

menilai kualitas data, analisis data, menafsirkan data dan membuat kesimpulan atas

semuanya. Dalam penelitian kualitatif segala sesuatu yang akan dicari dari obyek

penelitian belum jelas dan pasti masalahnya, sumber datanya, hasil yang diharapkan

semuanya belum jelas. Rancangan penelitian masih bersifat sementara dan akan

berkembang setelah peneliti memasuki obyek penelitian.

3.1. Rancangan Penelitian

28

Selain itu dalam memandang realitas, penelitian kualitatif berasumsi bahwa

realitas itu bersifat holistik (menyeluruh), dinamis, tidak dapat dipisah-pisahkan

kedalam variabel-variabel penelitian. Kalaupun dapat dipisah-pisahkan, variabelnya

akan banyak sekali. Dengan demikan dalam penelitian kualitatif ini belum jelas

sama sekali. Oleh karena itu dalam penelitian kualitatif “the researcher is the key

instrument”. jadi peneliti adalah merupakan instrument kunci dalam penelitian

kualitatif.

3.2. Tempat dan Waktu Penelitian

3.2.1. Tempat Penelitian

Penelitian tentang Analisis sistem informasi akuntansi persediaan dan

pengendalian internal atas persediaan bahan baku dilaksanakan di PT. Hartono Istana

Teknologi, Jalan Raya Semarang KM.9, Sayung, Kabupaten Demak, Jawa Tengah

3.2.2. Waktu Penelitian

Penelitian dilakukan pada 23 November 2018 sampai dengan tanggal 25

Januari 2019.

3.3. Obyek Penelitian

Obyek penelitian ini adalah Pengendalian internal atas persediaan bahan baku

material mesin cuci pada PT. Hartono Istana Teknologi Sayung.

3.4. Jenis Data Penelitian

Jenis data yang digunakan dalam penelitian adalah data kualitatif yang

meliputi gambaran umum perusahaan, visi misi, dan keterangan lain yang

29

berhubungan dengan penelitian dari pihak pimpinan atau manajemen PT. Hartono

Istana Teknologi, sistem persediaan dan flowchart.

3.5. Prosedur Dan Sumber Pengambilan Data

3.5.1. Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data merupakan langkah yang paling strategis dalam

penelitian, karena tujuan utama dari penelitian adalah mendapatkan data. Tanpa

mengetahui teknik pengumpulan data, maka peneliti tidak akan mendapatkan data

yang memenuhi standar data yang ditetapkan.

Pengumpulan data dapat dilakukan dalam berbagai setting, berbagai sumber,

dan berbagai cara. Bila dilihat dari setting-nya, data dikumpulkan pada setting

alamiah (natural setting), pada laboratorium dengan metode eksperimen, dirumah

dengan berbagai responden, pada suatu seminar, diskusi, dijalan dan lain-lain. Bila

dilihat dari sumber datanya, maka pengumpulan data dapat menggunakan sumber

primer, dan sumber sekunder. Sumber primer adalah sumber data yang langsung

memberikan data kepada pengumpul data, dan sumber sekunder merupakan sumber

yang tidak langsung memberikan data kepada pengumpul data, misalnya lewat orang

lain atau lewat dokumen. Selanjutnya bila dilihat dari segi cara atau teknik

pengumpulan data, maka teknik pengumpulan data dapat dilakukan dengan observasi

(pengamatan), interview (wawancara), kuesioner (angket), dokumentasi dan

gabungan keempatnya.

30

Bermacam-macam teknik pengumpulan data ditunjukkan pada gambar 5.1

berikut. Berdasarkan gambar tersebut terlihat bahwa secara umum terdapat empat

macam teknik pengumpulan data, yaitu observasi, wawancara, dokumentasi, dan

gabungan/triangulasi.

Dalam penelitian kualitatif, pengumpulan data dilakukan pada natural setting

(kondisi alamiah), sumber data primer, dan teknik pengumpulan data lebih banyak

pada observasi berperan serta (participan observation), wawancara mendalam (in

depth interview) dan dokumentasi.

Gambar 3.1.

Macam-Macam Teknik Pengumpulan Data

Macam teknik

pengumpulan

data

Observasi

Wawancara

Dokumentasi

Triangulasi/

gabungan

31

1. Pengumpulan data dengan Observasi

Nasution (1998) menyatakan bahwa, observasi adalah dasar semua

ilmu pengetahuan Para ilmuan hanya dapat bekerja berdasarkan data, yaitu

fakta mengenai kenyataan dunia kenyataan yang diperoleh melalui observasi.

Data itu dikumpulkan dan sering dengan bantuan berbagai alat yang sangat

canggih sehingga benda-benda (proton dan elektron) maupun yang sangat

jauh (benda ruang angkasa) dapat diobservasi dengan jelas.

Macam-macam observasi sebagai berikut :

a. Observasi partisipatif

Dalam observasi ini, peneliti terlibat berbagai dengan kegiatan sehari-

hari orang yang sedang diamati atau yang digunakan sebagai sumber data

penelitian. Sambil melakukan pengamataan, peneliti ikut mnelakukan apa

yang dikerjakan oleh sumber data, dan ikut merasakan suka dukanya.

Dengan observasi partisipan ini, maka data yang diperoleh akan lebih

lengkap, tajam dan sampai mengetahui pada tingkat makna dari setiap

perilaku yang nampak.

b. Observasi terus terang atau tersamar

Dalam hal ini, peneliti dalam melakukan pengumpulan data

menyatakan terus terang kepada sumber data, bahwa ia sedang melakukan

penelitian . jadi mereka yang diteliti mengetahui sejak awal sampai akhir

tentang aktivitas peneliti. Tetapi dalam suatu saat peneliti juga tidak terus

32

terang atau tersamar dalam observasi, hal ini untuk menghindari kalau suatu

data yang dicari merupakan data yang masih dirahasiakan. Kemungkinan

kalau dilakukan dengan terus terang, maka peneliti tidak akan diijinkan

untuk melakukan observasi.

c. Observasi tak berstrukstur

Dalam observasi penelitian kualitatif dilakukan dengan tidak

berstruktur, karena fokus penelitian belum jelas. Fokus observasi akan

berkembang selama kegiatan observasi berlangsung. Kalau masalah

penelitian sudah jelas seperti dalam penelitian kualitatif, maka observasi

dapat dilakukan secara berstruktur dengan menggunakan pedoman

observasi.

Observasi tidak struktur adalah observasi yang tidak dipersiapkan

secara sistematis tentang apa yang akan diobservasi. Hal ini dilakukan

karena peneliti tidak tahu secara pasti tentang apa yang akan diamati. Dalam

melakukan pengamatan peneliti tidak menggunakan instrumen yang telah

baku, tetapi hanya berupa rambu-rambu pengamatan.

2. Pengumpulan data dengan Wawancara

Wawancara digunakan sebagai teknik pengumpulan data apabila

peneliti ingin melakukan studi pendahuluan untuk menemukan permasalahan

yang harus diteliti, tetapi juga apabila peneliti ingin mengetahui hal-hal dari

responden yang lebih mendalam. Teknik pengumpulan data ini mendasarkan

33

diri pada laporan tentang diri sendiri atau self-report, atau setidak-tidaknya

pada pengetahuan dan atau keyakinan pribadi.

Esterberg (2002) mengemukakan beberapa macam wawancara, yaitu

wawancara terstruktur, semi terstruktur, dan tidak terstruktur.

Macam-macam interview atau wawancara sebagai berikut :

a. Wawancara terstruktur (structured interview)

Wawancara terstruktur digunakan sebagai teknik pengumpulan data,

bila peneliti atau pengumpul data lebih mengetahui dengan pasti tentang

informasi apa yang akan diperoleh. Oleh karena itu dalam melakukan

wawancara, pengumpul data lebih menyiapkan instrumen penelitian berupa

pertanyaan-pertanyaan tertulis yang alternatif jawabannya pun telah

disiapkan. Dengan wawancara terstruktur ini setiap responden diberi

pertanyaan yang sama, dan pengumpul data mencatatnya. Dengan

wawancara terstruktur ini pula, pengumpulan data dapat menggunakan

beberapa pewawancara sebagai pengumpul data. Supaya setiap

pewawancara mempunyai ketrampilan yang sama, maka diperlukan training

kepada calon pewawancara.

Dalam melakukan wawancara, selain harus membawa instrumen

sebagai pedoman untuk wawancara, maka pengumpul data juga dapat

menggunakan alat bantu seperti tape recorder, gambar, brosur dan material

lain yang dapat membantu pelaksanaan wawancara menjadi lancar.

34

b. Wawancara semiterstruktur (Semistructure Interview)

Jenis wawancara ini sudah termasuk dalam kategori in-dept interview,

diamana dalam pelaksanaannya lebih bebas bila dibandingkan dengan

wawancara terstruktur. Tujuan dari wawancara jenis ini adalah untuk

menemukan permasalahan secara lebih terbuka, dimana pihak yang diajak

wawancara diminta pendapat, dan ide-idenya. Dalam melakukan

wawancara, peneliti perlu mendengarkan secara teliti dan mencatat apa yang

dikemukakan oleh informan.

c. Wawancara tak berstruktur (unsrtuctured interview)

Wawancara tidak terstruktur adalah wawancara yang bebas dimana

peneliti tidak menggunakan pedoman wawancara yang telah tersusun secara

sistematis dan lengkap untuk pengumpulan datanya. Peedoman wawancara

yang digunakan hanya berupa garis-garis besar permasalahan yang akan

ditanyakan.

Langkah-langkah dalam melakukan wawancara sebagai berikut :

Lincoln and Guba dalam Sanapiah Faisal, mengemukakan ada tujuh langkah

dalam penggunaan wawancara untuk mengumpulkan data dalam penelitian

kualitatif:

1) Menetapkan kepada siapa wawancara itu akan dilakukan

2) Menyiapkan pokok-pokok masalah yang akan menjadi bahan

pembicaraan

3) Mengawali atau membuka alur wawancara

35

4) Melangsungkan alur wawancara

5) Mengkonfirmasikan ikhtisar hasil wawancara kedalam catatan lapangan

6) Mengidentifikasi tindak lanjut hasil wawancara yang telah diperoleh.

Supaya hasil wawancara dapat terekam dengan baik, dan peneliti

memiliki bukti telah melakukan wawancara kepada informan atau sumber

data, maka diperlukan bantuan alat-alat sebagai berikut:

1) Buku catatan: berfungsi untuk mencatat semua percakapan dengan

sumber data.

2) Tipe recorder: berfungsi untuk merekam semua percakapan atau

pembicaraan. Penggunaan tape recorder dalam wawancara perlu

memberitahu kepada informan apakah dibolehkan atau tidak.

3) Camera: untuk memotret kalau peneliti sedang melakukan pembicaraan

dengan informan/sumber data. Dengan adanya foto ini maka dapat

meningkatkan keabsahan penelitian akan lebih terjamin, karena peneliti

betul-betul melakukan pengumpulan data.

Hasil wawancara segera harus dicatat setelah selesai melakukan

wawancara agar tidak lupa bahkan hilang. Karena wawancara dilakukan

secara terbuka dan tidak berstruktur, maka peneliti perlu membuat

rangkuman yang lebih sistematis terhadap hasil wawancara. Dari berbagai

sumber data, perlu dicatat mana yang dianggap penting, yang tidak penting,

dan yang sama dikelompokkan, sehingga menghasilkan pola dan makna

tertentu. Data yang amsih diragukan perlu ditanyakan kembali kepada

36

sumber data lama atau yang baru agar memperoleh ketuntasan dan

kepastian. Mencatat hasil yang dilakukan dalam proses wawancara sebagai

berikut :

1) Teknik Pengumpulan data dengan Dokumen

Dokumen merupakan catatan peristiwa yang sudah berlalu.

Dokumen berbentuk tulisan, gambar, atau karya-karya monumental dari

seseorang. Dokumen yang berbentuk tulisan misalnya catatan harian,

sejarah kehidupan (life histories), ceritera, biografi, peraturan,

kebijakan. Dokumen yang berbentuk gambar, misalnya foto, gambar

hidup, sketsa dan lain-lain. Dokumen yang berbentuk karya misalnya

karya seni, yang dapat berupa gambar, patung, film, dan lain-lain. Studi

dokumen merupakan pelengkap dari penggunaan metode observasi dan

wawancara dalam penelitian kualitatif.

2) Triangulasi

Dalam teknik pengumpulan data, Triangulasi diartikan sebagai

teknik pengumpulan data yang bersifat menggabungkan dari berbagai

teknik pengumpulan data dari sumber data yang telah ada, bila peneliti

melakukan pengumpulan data dengan triangulasi, maka sebenarnya

peneliti mengumpulkan data yang sekaligus meguji kredibilitas data,

yaitu mengecek kredibilitas data dengan berbagai teknik pengumpulan

data dan berbagai sumber data.

37

Triangulasi teknik, berarti peneliti menggunakan teknik

pengumpulan data yang berbeda-beda untuk mendapatkan data dari

sumber yang sama. Peneliti menggunakan observasi partisipatif,

wawancara mendalam, dan dokumentasi untuk sumber data yang sama

secara serempak. Triangulasi sumber berarti, untuk mendapatkan data

dari sumber yang berbeda-beda dengan teknik yang sama. Hal ini dapat

digambarkan seperti gambar 3.2. dan 3.3. berikut:

Gambar 3.2.

Triangulasi “Teknik” Pengumpulan Data (Bermacam-Macam

cara pada Sumber yang Sama)

Observasi

Partisipatif

Wawancara

mendalam

Dokumentasi

Sumber

data sama

38

Gambar 3.3.

Triangulasi “sumber” pengumpulan data. (satu teknik

pengumpulan data pada bermacam-macam sumber data A,B,C)

Tujuan penelitian kualitatif bukan semata-mata mencari

kebenaran, tetapi lebih pada pemahaman subyek terhadap dunia

sekitarnya. Dalam memahami dunia sekitarnya, mungkin apa yang

dikemukakan informan salah, karena tidak sesuai dengan teori, tidak

sesuai dengan hukum.

3.6. Teknik Analisis Data

Dalam penelitian kualitatif, teknik analisis diatas yang digunakan sudah jelas,

yaitu diarahkan untuk menjawab rumusan masalah atau menguji hipotesis yang telah

dirumuskan dalam proposal.

Dalam penelitian kualitatif, data diperoleh dari berbagai sumber, dengan

menggunakan teknik pengumpulan data yang bermacam-macam (Triangulasi), dan

Wawancara

Mendalam

A

B

C

39

dilakukan secara terus menerus sampai datanya jenuh. Dengan pengamatan yang

terus menerus tersebut mengakibatkan variasi data tinggi sekali. Data yang diperoleh

pada umumnya adalah data kualitatif (walaupun tidak menolak data kuantitaif),

sehingga teknik analisis data yang digunakan belum ada polanya yang jelas. Oleh

karena itu sering mengalami kesulitan analisis.

Miles and Huberman (1984), mengemukakan bahwa aktivitas dalam analisis

data kualitatif dilakukan secara interaktif dan berlangsung secara terus menerus

sampai tuntas, sehingga datanya sudah jenuh. Aktivitas dalam analisis data, yaitu

data reduction, data display, conclusion drawing/verification.

1. Data Reduction (Reduksi Data)

Data yang diperoleh dari lapangan jumlahnya cukup banyak, untuk itu

maka perlu dicatat secara teliti dan rinci. Seperti telah dikemukakan, semakin

lama peneliti kelapangan, maka jumlah data akan semakin banyak, kompleks

dan rumit. Untuk itu perlu segera dilakukan analisis darta melalui reduksi data.

Mereduksi data berarti merangkum, memilih hal-hal yang pokok, memfokuskan

pada hal-hal yang penting, dicari tema dan polanya. Dengan demikian data yang

telah direduksi akan memberikan gambaran yang lebih jelas, dan mempermudah

peneliti untuk melakukan pengumpulan data selanjutnya, dan mencarinya bila

diperlukan. Reduksi data dapat dibantu dengan peralatan elektronik seperti

komputer mini, dengan memberikan kode pada aspek-aspek tertentu.

40

2. Data Display (Penyajian Data)

Setelah data direduksi, maka langkah selanjutnya adalah mendisplay kan

data. Dalam penelitian kulitatif penyajian data bisa dilakukan dalam bentuk

uraian singkat, bagan, hubungan antar kategori, flowchart dan sejenisnya.

Dengan mendisplay kan data, maka akan memudahkan untuk memahami apa

yang terjadi, merencanakan kerja selanjutnya berdasarkan apa yang telah

difahami tersebut.

41

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1. Deskripsi Objek Penelitian

4.1.1. Gambaran Umum PT. Hartono Istana Teknologi

Polytron merupakan sebuah perusahaan elektronik asal Indonesia. Didirikan

16 Mei 1975 di Kudus, Jawa Tengah dengan nama PT. Indonesian Electronic &

Engineering, kemudian 18 September 1976 berubah nama menjadi PT. Hartono

Istana Electronic, lalu merger dan menjadi PT. Hartono Istana Teknologi. Perusahaan

ini menghasilkan berbagai macam perlengkapan elektronik. Barang yang dihasilkan

oleh Polytron ialah televisi, radio, telepon genggam, dan masih banyak lagi.

Polytron memiliki 2 pabrik masing-masing di Kudus seluas 70.000 m2 dan di

Sayung, Semarang 130.000 m2 (merupakan pabrik lemari es terbesar di Jawa

Tengah) dengan karyawan lebih dari 6.000 orang, 11 kantor perwakilan, 5 authorized

dealer, 50 service centre yang meliputi seluruh Indonesia.

4.1.2. Visi Misi dan Tujuan perusahaan

1. Visi dari polytron adalah “Memimpin pergerakan konvergensi digital.

2. Misi dari polytron adalah Menjadi “d igital -e Company” yang terbaik.

3. Tujuan perusahaan Yakni menjadi pemimpin pasar dalam bisnis elektronik

dengan volume penjualan nomor satu, Mengembangkan teknologi yang inovatif

dan proses efisien yang menciptakan pasar baru.

42

MANAGER GUDANG BARANG

JADI

MANAGER INJECTION

MANAGER WM

GENERAL MANAGER

KEPALA BAGIAN

DIREKTUR

SUPERVISIOR PWM

MANAGER FA

SUPERVISIOR PAW

LEADER PLANER MATREAL KONTROL

4.1.3. Struktur Organisasi

Dalam suatu perusahaan, pembentukan suatu organisasi sangat penting

karena dalam usaha diperlukan untuk menjaga kelancaran dan mencapai tujuan

jangka panjang maupun jangka pendek dalam suatu perusahaan. Struktur

organisasi dibentuk dengan maksud agar setiap organisasi dapat bekerja secara

fokus, efisien dan efektif.

Adapun struktur organisasi PT. Hartono Istana Teknologi adalah sebagai

berikut :

Gambar 4.1.

Struktur Organisasi PT. Hartono Istana Teknologi (POLYTRON)

43

Sedangkan untuk tugas masing masing bagian dari struktur organisasi

tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut :

1. Direktur

Tugas direktur perusahaan dapat dijelaskan sebagai

berikut :

a. Menentukan kebijakan tertinggi perusahaan.

b. Bertanggung jawab terhadap keuntungan dan kerugian perusahaan.

c. Mengangkat dan memberhentikan karyawan perusahaan.

d. Memelihara dan mengawasi kekayaan peseroaan terbatas.

e. Bertanggung jawab dalam memimpin dan membina perusahaan secara

efektif dan efesien.

f. Mewakili perusahaan, mengadakan perjanjian-perjanjian, merencanakan

dan mengawasi pelaksanaan tugas personalia yang bekerja pada

perusahaan.

g. Menyusun dan melaksanakan kebijakan umum pabrik sesuai dengan

kebijakan RUPS (Rapat Umum Pemegang Saham).

h. Menetapkan besarnya deviden perusahaan

2. General Manager

Tugas pada bagian General Manager dapat dijelaskan sebagai

berikut :

a. Meningkatkan efektivitas manajemen dengan merekrut, memilih,

orientasi, pelatihan, coaching, konseling, dan mendisiplinkan manager,

mengkomunikasikan nilai-nilai, strategi dan tujuan, menugaskan

44

akuntabilitas, perencanaan, pemantauan, dan penilaian pekerjaan hasil,

mengembangkan insentif,mengembangkan iklim untuk menawarkan

informasi dan opini, memberikan kesempatan pendidikan.

b. Mengatur kegiatan yang berhubungan dengan karyawan dan menciptakan

suasana kerja yangnyaman dan berdisiplin.

c. Menampung dan mencari keluhan karyawan.

d. Mengatur dan merencanakan training untuk peningkatan ketrampilan

karyawan.

e. Bertanggungjawab terhadap disiplin kerja karyawan.

3. Manager Produksi (Mesin Cuci)

Tugas pada bagian manager WM dapat dijelaskan sebagai

berikut :

a. Melakukan perencaanaan dan pengorganisasian jadwal produksi

b. Menilai proyek dan sumberdaya persyaratan

c. Memperkirakan, Negosiasi, dan menyetujui anggaran dan rentang waktu

dengan klien dan manajer

d. Menentukan standar kontrol kualitas

e. Mengawasi proses produksi

4. Supervisior

Tugas pada bagian Supervisior dapat dijelaskan sebagai

berikut :

a. Mengatur staf bawahan

b. Mampu menerangkan job description dengan baik

45

c. Melakukan briefing atau pengarahan ke staf bawahan

d. Mengontrol dan memberikan evaluasi

e. Memberikan motivasi

5. Leader

Tugas pada bagian Team Leader dapat dijelaskan sebagai

berikut :

a. Membuat schedule kegiatan atau jadwal kegiatan pekerjaan

b. Memonitor atau memantau progress pekerjaan yang dilakukan tenaga

ahli.

c. Bertanggung jawab dalam melaksanakan supervisi langsung dan tidak

langsung kepada semua karyawan yang berada dibawah tanggung

jawabnya, antara lain memberikan pelatihan kepada karyawan agar dapat

mencapai tingkat batas minimum kemampuan yang diperlukan bagi

teamnya dan dapat menerapkan sikap disiplin kepada karyawan sesuai

dengan peraturan yang berlaku diperusahaan.

d. Bertanggung jawab dalam melaksanakan koordinasi dalam membina

kerja sama teamnya yang solid

e. Bertanggung jawab dalam mencapai sesuatu target pekerjaan yang telah

ditetapkan dan sesuai dengan aturan

f. Mengkoordinir seluruh aktifitas tim dalam mengelola seluruh kegiatan

baik dilapangan maupun dikantor

g. Bertanggung jawab terhadap pemberi pekerjaan yang berkaitan terhadap

kegiatan tim pelaksana pekerjaan.

46

h. Membimbing dan mengarahkan anggota team dalam mempersiapkan

semua laporan yang diperlukan

i. Melakukan pengecekan hasil pekerjaan yang telah dilaksanakan.

j. Melaksanakan presentasi dengan direksi pekerjaan dan instansi terkait.

6. Bagian Planer

Tugas pada bagian Planer dapat dijelaskan sebagai berikut :

a. Membuat rencana kegiatan tahunan dan penganggaran untuk basis

departemen PPIC pada rencana bisnis perusahaan.

b. Membuat laporan kegiatan, laporan ini disampaikan kepada Top

management Review bulanan.

7. Bagian Control Material

Tugas pada bagian Material kontrol dapat dijelaskan sebagai

berikut:

a. Memeriksa apakah ada cukup material yang diperlukan dalam suatu

proses produksi yang akan dijalankan.

b. Memeriksa apakah material yang ada itu sesuai dengan yang akan

dipakai dalam proses produksi, besaran (ukuran), ketebalan, jenis yang

sesuai, jumlah yang sesuai dengan jumlah unit yang akan diproduksi.

c. Memeriksa apakah material yang diterima dibagian penerimaan barang

itu sesuai dengan yang dipesan.

d. Dalam suatu proses produksi bisa terdapat beberapa job yang saling

berlanjut, maka perlu dilihat apakah untuk setiap job itu tersedia material

47

yang cukup agar tidak terjadi hambatan disalah satu job yang akan

mempengaruhi keseluruhan unit produksi.

e. Melaporkan keadaan material yang ada, yang masih kurang, yang cacat,

dan melaporkan hal itu ke divisi atau departement produksi berdasarkan

jobs-jobs yang akan dilaksanakan, bisa dalam harian, beberapa hari

dalam minggu, bisa dalam sebulan atau jangka waktu tertentu.

4.1.4. Kegiatan Perusahaan PT. Hartono Istana Teknologi

PT.Hartono Istana Teknologi adalah perusahaan di bidang elektronik yaitu

perusahaan dengan sistem manufaktur atau sistem produksi massal terhadap

produk elektronik. Proses produksinys adalah sebagai berikut :

1. Assy Motor adalah proses peletakan dan pemasangan mesin motor pada

produk Mesin cuci.

2. Sambung Body adalah proses perakitan atau penyambungan body mesin

cuci dengan menyecrew body montor dengan body badan mesin cuci

3. Pemasangan spintup adalah proses pemasangan spintupe pada body mesin

cuci serta memasang v-belt pada mesin cuci.

4. Frame adalah proses pemasangan frame pada body mesin cuci yang sudah

di screw.

5. Door dan Panel adalah proses pembuatan dan pemasangan tutup frame serta

panel control pada mesin cuci.

6. Wiring adalah proses perakitan serta penyambungan kabel pada mesin cuci

7. Optes adalah proses pengecekan arus pada mesin cuci

8. Packing adalah proses finish pada produksi

48

4.1.5. Deskripsi Hasil Penelitian

Data dari hasil penelitian pada penelitian didapatkan melalui wawancara

yang dilakukan pada bulan 23 November 2018. Dimana seluruh informan

merupakan pihak-pihak yang berkaitan dengan PT. Hartono Istana Teknologi

dan mengerti masalah persediaan komponen material mesin cuci.

4.2. Profil dan Informan Responden Kunci

Berikut penyajian data informan penelitian yang dijadikan narasumber

dalam kajian Analisis Pengendalian Internal Atas Persediaan Bahan Baku

Material Mesin Cuci Pada PT. Hartono Istana Teknologi Sayung:

Tabel 4.1

Responden Kunci

No. Nama Jabatan Lama

Bekerja Tugas dan Tanggung Jawab

1. Bapak AL Control Material 8 Tahun Bertugas untuk mengontrol

dan mensingkronisasikan

antara stock material in house

maupun suplier dengan

planing yang sudah diminta.

2. Bapak IA Leader Produksi 7 Tahun Mengatur segala sesuatu yang

berhubungan dengan

kelancaran output barang jadi

dari line produksi.

Peneliti akan melakukan wawancara kepada 2 ( dua ) informan:

1. Informan 1 (Sebagai Control Material)

Informan 1 merupakan bagian Control Material yang tugas utamanya adalah

untuk mengsinkronisasikan antara plaining dan kesediaan mateial baik yang

dari in house maupun yang dari suplier, jadi dia itu untuk mengklopkan

49

gimana caranya agar line produksi dapat berjalan sesuai plaining yang sudah

ditentukan oleh bagian planner.

2. Informan 2 (Sebagai Leader Produksi)

Informan 2 merupakan Leader pada kegiatan produksi. Tugas utama informan

2 yaitu penanggung jawab atas semua yang terjadi di line produksi. Selain itu

Leader produksi juga melakukan brefing kecil setiap awal dan akhir kerja,

menginput data hasil produksi harian, merekap kendala yang terjadi pada

proses produksi dan melakukan traner pendampingan pada operator-operator

di line produksi. Membukukan chek list beserta chek report untuk di laporkan

pada Atasan bagian produksi terkait.

Leader produksi di tuntut untuk menjaga kelancaran produksi agar target

harian tercaapai dengan maksimum, sehingga dapat memenuhi permintaan

konsumen pada pasaran lokal maupun global (skala eksport).

4.3. Pembahasan

4.3.1. Pengendalian Internal PT. Hartono Istana Teknologi

Menurut (Mulyadi, 2017) menyatakan bahwa: Pengendalian intern adalah

bagian dari sistem yang meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran

yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian

dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya

kebijakan manajemen.

Berdasarkan hasil wawancara dengan Informan 1 yaitu: Bapak AL sebagai

Control material, mengemukakan mengenai pengendalian intern di PT. Hartono

Istana Teknologi yaitu berikut kronologinya, Bapak AL mengatakan:

50

“untuk pengendalian material yang di internal itu ada job-jobnya yang

sudah dibagi yaitu ada joker sendiri yang berfungsi untuk menerima dan

mengeluarkan material jadi dia yang nanti yang bertugas untuk

mengendalikan sirkulasi material yang ada dimesin cuci ini.” (Wawancara

29 Januari 2019)

Dari hasil wawancara diatas, Narasumber mengatakan sudah terdapat jobs

description masing-masing bagian sehingga secara prosedur sudah ada.

Berdasarkan hasil wawancara dengan Informan 2 yaitu: Bapak IA sebagai

Leader Produksi, mengemukakan mengenai pengendalian intern di PT. Hartono

Istana Teknologi yaitu berikut kronologinya, Bapak IA mengatakan:

“Kalau pengendalian internal di mesin cuci sendiri sih kita lebih fokus ke

sistem SAP mas, Sistem Andalan Polytron itu yang mencakup untuk

perekapan disemua komponen, Misal katakanlah ditempat in house sayung

itu kita misal menggunakan item A untuk unit A sejumlah sekian, maka

secara otomatis kita akan melakukan request ke in house sayung guna

memenuhi kebutuhan tersebut.” (Wawancara 29 Jnauari 2019)

Dari Hasil wawancara diatas informan mengatakan untuk sistem

pengendalian internal di PT. Hartono Istana Teknologi menggunakan sistem SAP.

Sistem tersebut digunakan sebagai patokan dalam proses produksi.

Menurut (Mulyadi, 2017) Untuk menciptakan sistem pengendalian

internal yang baik dalam perusahaan maka ada empat unsur pokok yang harus

dipenuhi antara lain :

1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara

tegas.

Struktur organisasi merupakan rerangka (framework) pembagian

tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk

melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Dalam perusahaan

manufaktur misalnya, kegiatan pokoknya adalah memproduksi dan menjual

51

produk. Untuk melaksanakan kegiatan pokok tersebut dibentuk departemen

produksi, departemen pemasaran, dan departemen keuangan dan umum.

Departemen-departemen ini kemudian dibagi-bagi lebih lanjut menjadi unit-

unit organisasi yang lebih kecil untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan

perusahaan.

Berdasarkan Hasil wawancara dengan Informan 1 yaitu: Bapak AL

sebagai Control material tentang Unsur- unsur pengendalian Internal

mengenai struktur organisasi pada PT. Hartono Istana Teknologi bisa

diketahui, Bagaimana kronologinya dan Bapak AL mengatakan bahwa :

“Ya menurut saya strukturnya sudah ada, terus menurut jobnya

sendiri mungkin juga sudah lumayan agak bagus cuman harus ada

beberapa yang diperbaiki untuk per job masing-masing tersebut

agar lebih efisien dan efektif lagi” (Wawancara 29 Januari 2019)

Dari hasil wawancara diatas Informan mengatakan PT. Hartono Istana

Teknologi sudah terdapat pembagian jobdesk berdasarkan keahlian SDM

masing-masing sehingga penilaian terhadap hasil kinerjanya cukup dikatakan

sesuai, akan tetapi dari pihak manajemen sendiri sepakat untuk memperbaiki

jobdesk agar hasil kinerjanya lebih efisien dan efektif.

Berdasarkan Hasil wawancara dengan Informan 2 yaitu Bapak IA

sebagai Leader produksi tentang Unsur- unsur pengendalian Internal PT.

Hartono Istana Teknologi bisa diketahui, Bagaimana kronologinya dan Bapak

IA mengatakan bahwa :

“Kalau struktur organisasi sudah terbentuk mas, setahu saya sudah

jalan sebagaimana mestinya, misal katakanlah kita ambil dari

tengah-tengah itu dibagian kepala bagian yang kita ambil pada

kepala bagian mesin cuci itu sudah ada, kemudian turun ke

supervisior sudah ada, kemudian turun ke planer yang bertugas

52

membuat plaining misal hari ini kita membuat 2000 mesin cuci

tipe A 500, tipe B 500, tipe C 500, dan tipe D 500, nanti akan

diolah oleh planer kemudian turun ke material kontrol, material

kontrol nanti akan turun ke leader joker dan leader produksi

tugasnya adalah tujuan dari tersebut adalah agar leader joker

mempersiapkan material yang digunakan, dan leader produksi

mempersiapkan area produksi agar siap digunakan untuk

memproduksi tipe-tipe mesin cuci tersebut yang dari A,B,C,D

tersebut.”

Dari hasil Wawancara diatas bahwa pengendalian internal di PT.

Hartono Istana Teknologi cukup dikatakan telah tersusun dengan baik

dikarenakan, pada PT. Hartono Istana Teknologi telah adanya pembagian

struktur kerja berdasarkan keahlian dari SDM. Pendapat pada informan

pertama telah sesuai dengan pertanyaan dengan informan kedua. Jadi dapat

disimpulkan PT. Hartono Istana Teknologi telah melakukan pembagian

kinerja yang baik.

2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan

yang cukup terhadap aset, utang, pendapatan, dan beban.

Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi

dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi

tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur

pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi.

Formulir merupakan media yang digunakan untuk merekam penggunaan

wewenang untuk memberikan otorisasi terlaksananya transaksi dalam

organisasi.oleh karena itu, penggunaan formulir harus diawasi sedemikian

rupa mengawasi pelaksanaan otorisasi di lain pihak, formulir merupakan

53

dokumen yng dipakai sebagai dasar untuk pencatatan transaksi dalam catatan

akuntansi .

Hasil wawancara dengan Informan 1 yaitu: Bapak AL sebagai Control

material tentang Unsur- unsur pengendalian Internal mengenai sistem,

wewenang dan prosedur PT. Hartono Istana Teknologi bisa diketahui,

Bagaimana kronologinya dan Bapak AL mengatakan bahwa:

“Untuk kendalanya itu pada Log in nya mas, hanya beberapa

orang yang Memilik Log in dan kita harus bergantian untuk

mengecek persediaan Matreal nya, tapi juga kita tidak kalah

berfikir untuk melakukan Pengendalian persediaan tersebut dengan

manual pencatatan dibuku Sendiri ada untuk pencatatan matreal-

matreal nya tersebut.”

Dari hasil Wawancara diatas terjadi kendala dalam persediaan yang

disebabkan karena hanya beberapa SDM yang mengetahui secara mendetail

pada sistem pengendalian PT. Hartono Istana Teknologi, sehingga hal

tersebut menyebabkan terjadi selisih pencatatan barang antara sistem dan

aktual barang.

Hasil wawancara dengan Informan 2 yaitu: Bapak IA sebagai Leader

produksi tentang Unsur- unsur pengendalian Internal mengenai sistem,

wewenang dan prosedur PT. Hartono Istana Teknologi bisa diketahui,

Bagaimana kronologinya dan Bapak IA mengatakan bahwa:

“Kalau sistem wewenang itu setahu saya ada di leader joker

sebagai leader yang bertanggung jawab untuk all komponen, kalau

untuk sistem pencatatan itu di operator kitting terlebih dahulu,

karena interaksi antara pengedropan, pe request an komponen itu

dilakukan oleh operator joker kitting dibawah leader komponen,

jadi untuk proses wewenangnya ada di leader komponen selaku

pemegang komponen, kemudian untuk sistem pencatatannya ada

dioperator joker kitting, dengan panduan buku catatan stok dan

buku pengedropan dari pihak-pihak yang terkait.”

54

Dari hasil wawancara diatas informan kedua berpendapat bahwa

sistem wewenang pada PT. Hartono Istana Teknologi telah memiliki leader

dari masing masing sub bagian. Leader disini berwewenang untuk memegang

segala proses komponen dari sub bagian tersebut, akan tetapi untuk

pencatatanya leader memiliki joker yang membantu dalam sistem pencatatan.

Dari kedua informan, adanya kesaling terkaitan tugas didalam PT. Hartono

Istana Teknologi dengan sistem pencatatan pengendalian persedian yang

diatur oleh seorang leader dengan dibantu seorang joker.

3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit

organisasi.

Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan

prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik

jika tidak diciptakan cara- cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam

pelaksanaannya.

Hasil wawancara dengan Informan 1 yaitu: Bapak AL sebagai Control

material tentang Unsur- unsur pengendalian Internal mengenai Praktek yang

sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi PT.

Hartono Istana Teknologi bisa diketahui , Bagaimana kronologinya dari

Bapak AL mengatakan:

“Untuk prakteknya sendiri mereka juga sudah melakukan menurut

saya pribadi yang itu sudah sesuai dengan apa yang sudah

diinstruksikan oleh atasan masing-masing,

Misalkan joker sudah sesuai diinstuksi oleh leadernya joker dan

untuk leadernya joker juga sudah sesuai diinstruksi dengan

supervisior yang bersangkutan juga.”

55

Dari wawancara dengan informan diatas, dapat dikatakan bahwa pada

bagian persediaan (gudang) telah melakukan instruksi pencatatan yang sesuai

dengan SOP perusahaan.

Hasil wawancara dengan Informan 2 yaitu: Bapak IA sebagai Leader

Produksi tentang Unsur- unsur pengendalian Internal mengenai Praktek yang

sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi PT.

Hartono Istana Teknologi bisa diketahui , Bagaimana kronologinya dari

Bapak IA mengatakan:

“Kalau pelaksanaan dilapangan kita sudah bagus, kita sudah ada

leader komponen sendiri, kemudian leader maintenance sendiri itu

tugasnya sama yaitu masing-masing leader membawai yang

namanya tunas atau bisa dikatakan organisasi, dan tunas-tunas

tersebut nantinya akan berkembang dikelola dengan leader-leader

tersebut agar bisa melakukan tugasnya masing-masing. Misal

katakanlah komponen fokus dikomponen, mencakup stok opname

stok barang, plus minus, pengendalian material agar tidak over,

kemudian diTunas produksi nanti pengendaliannya bagaimana

mencakup, mencapai output mesin cuci yang sudah diplaning kan

untuk bisa mencapai hasil yang baik, baik dari kuantitas dan

kualitasnya. Kemudian dari Tunas maintanance atau perbaikan

mesin fokuas pada mesin-mesin tersebut siap digunakan untuk

proses produksi dan tidak mengalami problem eror saat proses

produksi, sehingga mengakibatkan proses produksi harus berhenti,

jadi saya rasa sudah bagus, kesinambungan antara Tunas-Tunas

atau organisasi-organisasi yang sudah terbentuk tersebut.”

Dari hasil wawancara diatas kedua berpendapat bahwa masing masing

leader pada bagian harus memahami jobdesknya masing masing. Seorang

leader diharapkan agar berfokus pada jobdesknya seperti mengatur stok

opname barang plus minus, pengendalian material agar tidak over untuk

mencapai hasil produksi yang baik, baik dari kuantitas barang dan

kualitasnya.

56

4. Karyawan yang mutunya sesuai tanggung jawabnya.

Bagaimanapun baiknya struktur organisasi, sistem otorisasi dan

prosedur pencatatan, serta berbagai cara yang di ciptakan untuk mendorong

praktik yang sehat, semuanya sangat tergantung pada manusia yang

melaksanakannya, diantara unsur pokok pengendalian internal tersebut diata,

unsur mutu karyawan merupakan unsur sistem pengendalian internal yang

paling penting.

Hasil wawancara dengan Informan 1 yaitu: Bapak AL sebagai Control

material tentang Unsur- unsur pengendalian Internal mengenai Karyawan

yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya PT. Hartono Istana

Teknologi bisa diketahui, Bagaimana kronologinya dari Bapak AL

mengatakan:

“Untuk tanggungjawab sendiri pada per individu itu kalau saya

lihat itu ya….kadang kala sesuai dan kadang kala itu tidak sesuai,

makanya tadi kan perlu ada peningkatan, dari awal sudah saya

utarakan ada peningkatan, peningkatan dan peningkatan terus,

agar lebih baik.

Ya kadang kala sesuai dengan prosedur yang sudah kita tentukan

seperti penerimaan material harus di cek, di cek untuk standar koli

nya, untuk pelaksanaannya itu akar tiga ples satu atau bagaimana

sistem yang dianut dan tapi kadang kala ada yang mungkin kurang

sesuai, mungkin tidak di cek secara keseluruhan atau gimana saya

juga kurang paham disitu.”

Hasil wawancara diatas bahwa ternyata terkadang SDM memiliki

nurani untuk menjalankan jobdesknya dengan baik akan tetapi terkadang

memiliki nurani untuk melakukan penyelewengan kerja.

Berdasarkan wawancara dengan Informan 2 yaitu: Bapak IA sebagai

Leader Produksi tentang Unsur- unsur pengendalian Internal mengenai

57

Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya PT. Hartono

Istana Teknologi bisa diketahui, Bagaimana kronologinya dari Bapak IA

mengatakan:

“Kalau tanggungjawab karyawan kita sesuai WI atau biasa yang

disebut dalam manufaktur itu Work Intruction, jadi misal

katakanlah operator A atau karyawan A melakukan job 8x screw

unit maka dia hanya melakukan 8 screw unit itu, tugas dan

tanggung jawabnya hanya melakukan 8 screw unit beserta

tanggungjawab komponen-komponen yang berkait untuk operator

A tersebut, nanti operator B beda lagi misal katakanlah proses

packaging maka dia hanya melakukan proses packaging dan tidak

melakukan proses-proses yang lain, jadi untuk tugasnya kita nanti

patokan kepada Work Intruction, sedangkan untuk pelatihan-

pelatihan nya nanti kita akan gunakan TWI atau Tecnical Work

Instruction yang kita sering dengan sebut dimanufaktur itu

Training. Jadi sebelum operator tersebut kita lepas di line produksi

atau dibagian komponen atau di mantainance itu kita akan lakukan

Training Work Instruction agar operator tersebut bisa paham dan

mengerti apa dan apa yang harus dipersiapkan dia pada job nya

tersebut.”

Dari hasil wawancara diatas bahwa pada PT. Hartono Istana

Teknologi menggunakan acuan work intruction dalam operasional usahanya

sehingga perlu adanya training yang baik bagi SDM pemula agar hasil output

kinerjanya sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.

Tabel 4.2.

Hasil Perbandingan Teori dengan Temuan di Perusahaan

Kolom Teori Hasil di Perusahaan Hasil Analisis

Struktur organisasi yang

memisahkan tanggung

jawab fungsional secara

tegas.

Dari hasil Wawancara

diatas bahwa

pengendalian internal di

PT. Hartono Istana

Teknologi cukup

dikatakan telah tersusun

dengan baik

dikarenakan, pada PT.

Hartono Istana

Teknologi telah adanya

Jadi dapat disimpulkan

PT. Hartono Istana

Teknologi telah

melakukan pembagian

kinerja yang baik.

58

Kolom Teori Hasil di Perusahaan Hasil Analisis

pembagian struktur kerja

berdasarkan keahlian

dari SDM.

Sistem wewenang dan

prosedur pencatatan

yang memberikan

perlindungan yang cukup

terhadap aset, utang,

pendapatan, dan beban.

Dari hasil wawancara

diatas informan bahwa

sistem wewenang pada

PT. Hartono Istana

Teknologi telah

memiliki leader dari

masing masing sub

bagian. Leader disini

berwewenang untuk

memegang segala proses

komponen dari sub

bagian tersebut, akan

tetapi untuk

pencatatanya leader

memiliki joker yang

membantu dalam sistem

pencatatan. Adanya

kesaling terkaitan tugas

didalam PT. Hartono

Istana Teknologi dengan

sistem pencatatan

pengendalian persedian

yang diatur oleh seorang

leader dengan dibantu

seorang joker.

Jadi dapat disimpulkan,

kendalanya itu pada Log

in, hanya beberapa orang

yang Memilik Log in dan

kita harus bergantian

untuk mengecek

persediaan Matreal nya,

tapi juga kita tidak kalah

berfikir untuk melakukan.

Pengendalian persediaan

tersebut dengan manual

pencatatan dibuku Sendiri

ada untuk pencatatan

matreal-matreal nya

tersebut.

Praktik yang sehat dalam

melaksanakan tugas dan

fungsi setiap unit

organisasi

Dari hasil wawancara

diatas bahwa masing

masing leader pada

bagian harus memahami

jobdesknya masing

masing. Seorang leader

diharapkan agar berfokus

pada jobdesknya seperti

mengatur stok opname

barang plus minus,

pengendalian material

agar tidak over untuk

mencapai hasil produksi

yang baik, baik dari

kuantitas barang dan

kualitasnya.

Jadi dapat disimpulkan,

sudah sesuai dengan

apa yang sudah

diinstruksikan oleh

atasan masing-masing,

Misalkan joker sudah

sesuai diinstuksi oleh

leadernya joker dan

untuk leadernya joker

juga sudah sesuai

diinstruksi dengan

supervisior yang

bersangkutan juga.

59

Kolom Teori Hasil di Perusahaan Hasil Analisis

Karyawan yang mutunya

sesuai tanggung

jawabnya.

Dari hasil wawancara

diatas bahwa pada PT.

Hartono Istana

Teknologi menggunakan

acuan work intruction

dalam operasional

usahanya sehingga perlu

adanya training yang

baik bagi SDM pemula

agar hasil output

kinerjanya sesuai dengan

standar yang telah

ditetapkan.

Jadi dapat disimpulkan,

Untuk tanggungjawab

sendiri pada per

individu kadang kala

sesuai dan kadang kala

itu tidak sesuai,

makanya tadi kan perlu

ada peningkatan, dari

awal sudah saya

utarakan ada

peningkatan,

peningkatan dan

peningkatan terus, agar

lebih baik.

Ya kadang kala sesuai

dengan prosedur yang

sudah kita tentukan

seperti penerimaan

material harus di cek, di

cek untuk standar koli

nya, untuk

pelaksanaannya itu akar

tiga ples satu atau

bagaimana sistem yang

dianut dan tapi kadang

kala ada yang mungkin

kurang sesuai, mungkin

tidak di cek secara

keseluruhan atau

gimana saya juga

kurang paham disitu.”

4.3.2. Prosedur persediaan bahan baku material mesin cuci PT. Hartono

Istana Teknologi

Fungsi yang terkait dalam prosedur ini adalah bagian produksi, bagian

gudang dan bagian administrasi. Dokumen yang digunakan adalah Tranfer

posting, kartu reservasi, buku catatan penerimaan barang.

60

Gambar 4.2.

Flowchart Persediaan Material

Hasil wawancara dengan Informan 1 yaitu: Bapak AL sebagai Control

material tentang Prosedur pengendalian persediaan bahan baku material Mesin

Cuci di PT. Hartono Istana Teknologi bisa diketahui, Bagaimana kronologinya

dari Bapak AL mengatakan:

“Untuk prosedur pengendaliannya kalau di internal mesin cuci itu nanti

joker, setahu saya joker sebelum melakukan reservasi atau perequest itu

biasanya dia harus melihat stok, baik stok secara aktual maupun stok

secara SAP baru nanti beliau melakukan reservasi kuantiti sesuai dengan

kekurangan nya saja, lha itu untuk mengendalikan persediaan nya saja

jangan terlalu over mungkin lebih efisien seperti itu, yang dibutuhkan di

line.”

Supplier PPIC

QA Sampling

Receiving

GAC

Planner

Kiting

Produksi

QA Sand Back

Reservasi

Transfer

Posting

PIC

PKR/PKM

61

Dari hasil wawancara diatas bahwa sebelum melakukan reservasi atau

perequest perusahaan memiliki work instruction dengan melihat reservasi

kuantiti sesuai dengan kekurangan barang yang di produksi.

Hasil wawancara dengan Informan 2 yaitu: Bapak IA sebagai Leader

Produksi mengenai Prosedur pengendalian persediaan bahan baku material

mesin cuci pada PT. Hartono Istana Teknologi bisa diketahui, Bagaimana

kronologinya dari Bapak IA mengatakan:

“Kalau prosedurnya sendiri kita lebih...itu ya, fokus di PIC nya karena

PIC itu kan yang memegang kendali keseluruhan dari planing yang ada

di PT HIT Polytron, misal beliau menginginkan 100 ribu tipe mesin

cuci sekian, Nah..! beliau akan melakukan proses yang namanya

Request ke suplier ke gudang in house sayung maupun ke bagian-

bagian yang terkait dengan mesin cuci Tipe A tersebut. Nah...! Untuk

prosedurnya sendiri nanti itu akan ada yang namanya komponen

masuk, komponen di request dari PT. HIT Sayung ke suplier, kemudian

suplier nanti akan melakukan proses pengedropan yang nanti akan

diterima oleh QA Receiving, nanti pihak QA Receiving itu tersebut

bertugas untuk membongkar, menghitung dan mengecek all komponen,

setelah itu nanti akan di sample oleh QA, QA sampling yaitu

memastikan agar barang yang didrop dari suplier atau dari manufaktur

luar untuk PT. HIT itu bener-bener berkualitas bagus dan layak pakai

untuk mesin cuci atau bagian yang lain pada produksi PT. HIT

tersebut. Nah setelah QA sampling mengecek dan hasilnya oke maka

QA akan melakukan proses yang namanya itu, aaaa...Acc untuk segera

dilakukan ke in house yang disayung, dalam arti yang disini itu gudang

mesin cuci atau yang lebih dikenal Gudang AC karena tempat

gudangnya itu adalah menjadi satu dengan komponen-komponen AC

maka disebut Gudang AC untuk Gedung tersebut. Nah..! untuk Gudang

AC akan melakukan input stok misal katakanlah kedatangan tipe sekian

untuk mesin cuci sekian dan jumlah sekian. Nah ! dari proses tersebut

nanti akan masuk ke sistem yang namanya sistem SAP atau Sistem

Andalan Polytron, baru nanti PIC akan tahu Oh..barang ini sudah ada,

barang ini sudah ada maka untuk 100 ribu mesin cuci yang akan

diproduksi komponen tersebut sudah ada. Lah..! baru dari proses

produksi melakukan proses yang namanya aa...request secara berkala

atau request timing, misal katakanlah dia butuh 5000 untuk 1 jam maka

dia hanya minta 5000 dalam 1 jam, agar tidak terjadi over produksi

didalam line produksi. Jadi pengedropan nya itu dilakukan secara

berkala agar prosedur tetep jalan dan proses produksi tidak terhambat.

62

Nah kalau proses sebelum masuk ke proses line produksi seperti tadi

mas, PIC selaku planer utama PT. HIT aaa..memplaningkan untuk

sekian mesin cuci atau produksi yang lain, dan melakukan request ke

suplier. Suplier ngirim diterima di Gudang receiving selaku pihak

pembongkaran, penegecekan all komponen, kemudian di cek oleh QA

sampling. QA sampling kalau hasilnya oke nanti akan masuk ke

Gudang komponen atau gudang in house Sayung kalau riject nanti

akan masuk ke QA send back untuk proses PKM di klaim kan ke

suplier, lah..baru nanti kalau sudah masuk ke gudang komponen nanti

akan dipecah untuk proses masuk ke proses gudang kitting. Gudang

kitting itu diarea produksi sudah. Lah.. kalau sudah masuk di gudang

kitting nanti akan didrop ke line produksi. Jadi alurnya dari kayak

suplier dan lain-lain itu ditampung dulu digudang semua baru nanti

kalau kita plan produksi dibutuhkan, maka kita akan melakukan proses

permintaan proses barang tersebut untuk dikirim secara berkala agar

tujuan nya tidak menjadikan over komponen di line produksi.

Jadi line produksi bisa untuk kerapiannya tetap terjaga untuk

meningkatkan kuantitas dan kualitas barang-barang yang diproduksi di

PT HIT Polytron ini.”

Dari hasil wawancara diatas bahwa prosedur kerja dimulai dari

departemen PIC untuk menaungi segala kerja pada bagian produksi

PT. Hartono Istana Teknologi seperti persediaan stok barang yang di produksi.

Selanjutnya bagian QI yang bertugas mengecek kuantiti barang yang

diproduksi kemudian melalui departemen Planner yang bertugas merencanakan

atau memplanning banyaknya jumlah produksi sesuai dengan stok yang sudah

ada agar tidak terjadinya over stok. Selanjutnya material pokok barang yang

akan diproduksi untuk sementara waktu masuk kedalam gudang In House.

Selanjutnya material tersebut di catat dalam laporan persediaan agar

memudahkan dalam melihat stok material.

Adapun flowcart persediaan bahan baku material mesin cuci pada PT.

Hartono Istana Teknologi adalah sebagai berikut:

63

Tabel 4.3

Tabel Hasil Wawancara

Pertanyaan Informan 1

(Bapak AL)

Informan 2

(Bapak IA)

Bagaimana pengendalian

internal komponen

material mesin cuci yang

ada di PT. Hartono Istana

Teknologi ?

untuk pengendalian material

yang diinternal itu ada job-

jobnya yang sudah dibagi

yaitu Ada joker sendiri yang

berfungsi untuk menerima

dan mengeluarkan material

jadi dia yang nanti yang

bertugas untuk

mengendalikan sirkulasi

material yang ada dimesin

cuci ini.

untuk kontrol material

diinternal itu tadi kan sudah

saya jelaskan itu nanti

dijoker, itu ada team sendiri

ada jokernya dan leadernya

disitu dia mengontrol

material baik yang masuk

maupun yang keluar diarea

mereka sendiri, jadi nanti

materialnya tidak over dan

sesuai dengan apa yang

dibutuhkan di line produksi

itu beliau semua yang

ngontrol sesuai dengan

plaining yang sudah

dicantumkan.

pengendalian internal di

mesin cuci sendiri lebih

fokus ke sistem SAP,

Sistem Andalan Polytron itu

yang mencakup untuk

perekapan disemua

komponen.

Kalau selain sistem kita

menggunakan cara manual,

pengendalian nya kita

dengan cara stok opname

disetiap akhir sift nya atau

kita menggunakan yang

namanya penghitungan

kitting manual oleh operator

joker yang bertugas untuk

merekap komponen yang

sudah di drop dari in house

sayung ke line produksi.

stock opname sendiri itu

setiap akhir sift operator

joker itu pasti merekap

stock yang ada di tempat

line produksi guna untuk

mengendalikan komponen

tersebut agar tidak over dan

mengendalikan agar

komponen tersebut tidak

minus ketika akan

digunakan, tapi untuk secara

keseluruhan komponen

tidak mungkin dilakukan

pada tiap harinya, jadi untuk

per tiap harinya itu kita

cuman sample beberapa

item, namun untuk

keseluruhannya kita

biasanya satu bulan sekali

untuk melakukan stock

opname penghitungan all

komponen tersebut.

64

Pertanyaan Informan 1

(Bapak AL)

Informan 2

(Bapak IA)

Struktur organisasi yang

memisahkan tanggung

jawab fungsional secara

tegas pada PT. Hartono

Istana Teknologi?

strukturnya sudah ada, terus

menurut jobnya sendiri

mungkin juga sudah lumayan

agak bagus cuman harus ada

beberapa yang diperbaiki

untuk per job masing-masing

tersebut agar lebih efisien

dan efektif lagi

struktur organisasi sudah

terbentuk, sudah jalan

sebagaimana mestinya,

misal katakanlah kita ambil

dari tengah-tengah itu

dibagian kepala bagian yang

kita ambil pada kepala

bagian mesin cuci itu sudah

ada, kemudian turun ke

supervisior sudah ada,

kemudian turun ke planer

yang bertugas membuat

plaining misal hari ini kita

membuat 2000 mesin cuci

tipe A 500, tipe B 500, tipe

C 500, dan tipe D 500, nanti

akan diolah oleh planer

kemudian turun ke material

kontrol, material kontrol

nanti akan turun ke leader

joker dan leader produksi.

tujuan dari tersebut adalah

agar leader joker

mempersiapkan material

yang digunakan, dan leader

produksi mempersiapkan

area produksi agar siap

digunakan untuk

memproduksi tipe-tipe

mesin cuci tersebut.

Sistem wewenang dan

prosedur pencatatan yang

memberikan perlindungan

yang cukup terhadap

kekayaaan, utang,

pendapatan, dan biaya

pada PT. Hartono Istana

Teknologi?

Untuk semua material yang

masuk kebagian mesin cuci

itu nanti yang bertanggung

jawab itu pertama yaitu

leader joker, dia itu yang

bertanggung jawab

memantau kinerja dari joker

sendiri nanti disitu joker yang

akan ketika ada pengiriman

material maka dia yang akan

mengecek dan dia yang akan

serah terima disitu dan ada

tanda tangan beliau juga

Untuk prosedurnya Gudang

Kalau sistem wewenang

ada di leader joker sebagai

leader yang bertanggung

jawab untuk all komponen,

kalau untuk sistem

pencatatan itu di operator

kitting terlebih dahulu,

karena interaksi antara

pengedropan, pe request an

komponen itu dilakukan

oleh operator joker kitting

dibawah leader komponen,

jadi untuk proses

wewenangnya ada di leader

65

Pertanyaan Informan 1

(Bapak AL)

Informan 2

(Bapak IA)

mengirim barang sekalian

ada Transfer posting

kemudian dicek oleh joker,

ketika sudah oke nanti joker

tanda tangan masuk

administrasi, administrasi

tanda tangan baru di plac in

dan masuk ke stok produksi.

komponen selaku pemegang

komponen, kemudian untuk

sistem pencatatannya ada

dioperator joker kitting,

dengan panduan buku

catatan stok dan buku

pengedropan dari pihak-

pihak yang terkait.

Praktek yang sehat dalam

melaksanakan tugas dan

fungsi setiap unit

organisasi pada PT.

Hartono Istana Teknologi?

Untuk prakteknya sendiri

mereka juga sudah

melakukan menurut saya

pribadi yang itu sudah sesuai

dengan apa yang sudah

diinstruksikan oleh atasan

masing-masing,

Misalkan joker sudah sesuai

diinstuksi oleh leadernya

joker dan untuk leadernya

joker juga sudah sesuai

diinstruksi dengan

supervisior yang

bersangkutan juga.

Kalau pelaksanaan

dilapangan kita sudah bagus,

kita sudah ada leader

komponen sendiri,

kemudian leader

maintenance sendiri itu

tugasnya sama yaitu

masing-masing leader

membawai yang namanya

tunas atau bisa dikatakan

organisasi, dan tunas-tunas

tersebut nantinya akan

berkembang dikelola dengan

leader-leader tersebut agar

bisa melakukan tugasnya

masing-masing. kemudian

diTunas produksi nanti

pengendaliannya bagaimana

mencakup, mencapai output

mesin cuci yang sudah

diplaning kan untuk bisa

mencapai hasil yang baik,

baik dari kuantitas dan

kualitasnya. Kemudian dari

Tunas maintanance atau

perbaikan mesin fokuas

pada mesin-mesin tersebut

siap digunakan untuk proses

produksi dan tidak

mengalami problem eror

saat proses produksi,

sehingga mengakibatkan

proses produksi harus

berhenti, jadi saya rasa

sudah bagus,

kesinambungan antara

66

Pertanyaan Informan 1

(Bapak AL)

Informan 2

(Bapak IA)

Tunas-Tunas atau

organisasi-organisasi yang

sudah terbentuk tersebut.

Karyawan yang mutunya

sesuai dengan tanggung

jawabnya pada PT.

Hartono Istana Teknologi?

Untuk tanggung jawab

sendiri pada per individu itu

kadang kala sesuai dan

kadang kala tidak sesuai,

makanya tadi kan perlu ada

peningkatan, dari awal sudah

saya utarakan ada

peningkatan, peningkatan

dan peningkatan terus, agar

lebih baik.

Ya kadang kala sesuai

dengan prosedur yang sudah

kita tentukan seperti

penerimaan material harus di

cek, di cek untuk standar koli

nya, untuk pelaksanaannya

itu akar tiga ples satu atau

bagaimana sistem yang

dianut dan tapi kadang kala

ada yang mungkin kurang

sesuai, mungkin tidak di cek

secara keseluruhan atau

gimana saya juga kurang

paham disitu.

Kalau tanggungjawab

karyawan kita sesuai WI

atau biasa yang disebut

dalam manufaktur itu Work

Intruction, untuk pelatihan-

pelatihan nya nanti kita akan

gunakan TWI atau Tecnical

Work Instruction yang kita

sering dengan sebut

dimanufaktur itu Training.

Jadi sebelum operator

tersebut kita lepas di line

produksi atau dibagian

komponen atau di

mantainance itu kita akan

lakukan Training Work

Instruction agar operator

tersebut bisa paham dan

mengerti apa dan apa yang

harus dipersiapkan dia pada

job nya tersebut.

Bagaimana prosedur

pengendalian persediaan

bahan baku (komponen

material) mesin cuci yang

ada di PT. Hartono Istana

Teknologi?

Untuk prosedur

pengendaliannya kalau di

internal mesin cuci itu nanti

joker, setahu saya joker

sebelum melakukan reservasi

atau perequest itu biasanya

dia harus melihat stok, baik

stok secara aktual maupun

stok secara SAP baru nanti

beliau melakukan reservasi

kuantiti sesuai dengan

kekurangan nya saja, lha itu

untuk mengendalikan

persediaan nya saja jangan

terlalu over mungkin lebih

efisien seperti itu, yang

dibutuhkan di line.

Kalau prosedurnya sendiri

kita lebih fokus di PIC nya

karena PIC itu kan yang

memegang kendali

keseluruhan dari planing

yang ada di PT HIT

Polytron, misal beliau

menginginkan 100 ribu tipe

mesin cuci sekian, Nah..!

beliau akan melakukan

proses yang namanya

Request ke suplier ke

gudang in house sayung

maupun ke bagian-bagian

yang terkait dengan mesin

cuci Tipe A tersebut. Nah...!

Untuk prosedurnya sendiri

67

Pertanyaan Informan 1

(Bapak AL)

Informan 2

(Bapak IA)

nanti itu akan ada yang

namanya komponen masuk,

komponen di request dari

PT. HIT Sayung ke suplier,

kemudian suplier nanti akan

melakukan proses

pengedropan yang nanti

akan diterima oleh QA

Receiving, nanti pihak QA

Receiving itu tersebut

bertugas untuk

membongkar, menghitung

dan mengecek all

komponen, setelah itu nanti

akan di sample oleh QA,

Nah setelah QA sampling

mengecek dan hasilnya oke

maka QA akan melakukan

Acc untuk segera dilakukan

ke in house yang disayung,

dalam arti yang disini itu

gudang mesin cuci atau

yang lebih dikenal Gudang

AC karena tempat

gudangnya itu adalah

menjadi satu dengan

komponen-komponen AC

maka disebut Gudang AC

untuk Gedung tersebut.

Nah untuk Gudang AC akan

melakukan input stok ke

sistem yang namanya sistem

SAP atau Sistem Andalan

Polytron, baru dari proses

produksi melakukan proses

yang namanya request

secara berkala atau request

timing, Jadi pengedropan

nya itu dilakukan secara

berkala agar prosedur tetep

jalan dan proses produksi

tidak terhambat.

68

4.3.3. Identifikasi masalah Pengendalian Internal Atas Persediaan Bahan

Baku Material Mesin Cuci Pada PT. Hartono Istana Teknologi

Identifikasi masalah merupakan proses analisis masalah yang dilakukan

untuk dapat menggambarkan masalah yang menghambat tercapainya tujuan dalam

suatu sistem. Permasalahan yang di identifikasi terbatas pada masalah yang terjadi

dalam hubungannya sistem persediaan dengan pengendalian internal atas

persediaan bahan baku material mesin cuci pada PT. Hartono Istana Teknologi.

Permasalahan yang terjadi di dalam pengendalian internal atas persediaan bahan

baku material pada bagian mesin cuci yaitu:

1. Terjadi mis komunikasi saat Transaksi barang.

Tidak disertainya dokumen pada saat melakukan proses penerimaan dan

pengeluaran barang oleh pihak gudang. Dokumen-dokumen tersebut meliputi

transfer posting, kartu reservasi, plas in. Sehingga antara gudang induk dan

gudang produksi terjadi kesalahan dalam pencatatan dan terjadilah selisih

barang tersebut.

2. Kesalahan manusia atau human eror

Part-part komponen material pada berserakan diarea produksi yang itu bisa

mengakibatkan barang atau komponen tersebut terbuang.

4.3.4. Mengidentifikasi Penyebab Masalah Pengendalian Internal Atas

Persediaan Bahan Baku Mesin Cuci Pada PT. Hartono Istana

Teknologi

Mengidentifikasi penyebab masalah dapat dilakukan dengan mengkaji

terlebih dahulu subjek-subjek permasalahan yang sudah ada kemudian dicari

69

kemungkinan penyebab terjadinya permasalahan tersebut. Dari permasalahan

yang telah diidentifikasi diatas, kemudian dapat dilakukan identifikasi penyebab

masalah-masalah tersebut adalah:

1. Permasalahan pada poin pertama yaitu Terjadinya mis komunikasi pada saat

melakukan Transaksi barang.

Pengedropan komponen seharusnya disertai dengan transfer posting untuk

pemindahan stok. Akan tetapi kebiasaan yang dilakukan setiap permintaan

komponen yang dibutuhkan tidak disertai dengan dokumen tranfer posting

yang ada. Sehingga dalam pencatatan stok persediaan kompen tersebut terjadi

ketidaksesuaian. Kondisi tersebut menyebabkan celah kesalahan dalam

pencatatan. Sehingga terjadilah selisih pada barang tersebut.

2. Permasalahan kedua adalah kesalahan manusia atau human eror

Permasalahan kedua adalah kesalahan pada manusianya, diantaranya yaitu

part-part komponen material yang berserakan yang ada diarea line produksi

yang itu bisa mengakibatkan barang tersebut terbuang karena tidak adanya

rasa tanggung jawab oleh pihak operator ketika ada komponen jatuh atau

riject di area line produksi. seharusnya apabila terjadi hal seperti itu ada

kesadaran diri pada pihak operator melakukan tindakan mengambil barang

tersebut untuk ditaruh kedalam tempat yang sudah disediakan. Kemudian

apabila ada komponen riject yang disebabkan karena komponen tersebut

rusak karena produksi. dan apabila ada komponen riject karena proses

pengedropan tidak tepat dari suplier.

70

4.3.5. Rancangan Alternatif Pengendalian Internal Atas Persediaan Bahan

baku pada PT. Hartono Istana Teknologi.

Adapun rancangan untuk manajemen perusahaan PT. Hartono Istana

Teknologi Sayung:

1. Lingkungan pengendalian

Agar lingkungan pengendalian PT. Hartono Istana Teknologi dinilai kurang

baik karena manajemen kurang memperhatikan bentuk komunikasi pada

karyawan untuk mencapai tujuan perusahaan. Seharusnya manajemen lebih

sering dalam mengkomunikasikan tujuan perusahaan kepada semua karyawan

dengan bentuk tertulis agar mendapat kesamaan pola pikir dalam bekerja

untuk mencapai tujuan perusahaan.

2. Aktivitas pengendalian

Dilihat dari aktivitas pengendalian, PT. Hartono Istana Teknologi cukup baik

dalam penerapannya. Perusahaan juga seharusnya secara rutin menelaah

mekanisme-mekanisme untuk diperbarui dan dapat dikomunikasikan kepada

setiap karyawan.

3. Pengawasan (Monitoring)

Perusahaan telah melakukan audit internal perusahaan setiap bulan, namun

masih menemukan kesalahan dalam persediaan komponen material nya.

Maka diharapkan dapat dilakukan audit internal setiap tiga bulanan untuk

mengantisipasi dan mengetahui masalah pada persediaan bahan baku agar

tidak terlalu besar.

71

BAB V

PENUTUP

5.1. Kesimpulan

Semua perusahaan pasti akan memiliki tujuan bagaimana perusahaan dapat

menghasilkan keuntungan yang sebesar-besarnya. Untuk mencapai tujuan

tersebut, perusahaan pasti akan menemui dari hambatan-hambatan atau

permasalahan yang dihadapi, apabila tidak segera diselesaikan akan berakibat

tujuan perusahaan tidak tercapai dan kualitas perusahaan akan dinilai tidak sehat.

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menggambarkan pengendalian internal

atas persediaan bahan baku komponen material. Objek penelitian yang digunakan

adalah PT. Hartono Istana Teknologi Sayung dengan responden yaitu Bagian

Control Material, Leader Komponen, dan Leader Produksi.

Perusahaan PT. Hartono Istana Teknologi merupakan perusahaan yang

belum bisa dikatakan besar dalam lingkup bisnisnya sehingga peneliti sulit untuk

mengukur pengendalian internal yang ada di perusahaan ini. Penelitian ini

merupakan penelitian deskriptif kualitatif yang berupa studi kasus pada

perusahaan manufaktur PT. Hartono Istana Teknologi Sayung.

Kesimpulan dari hasil penelitian tentang “Analisis pengendalian internal

atas persediaan bahan baku (Komponen material) mesin cuci pada PT. Hartono

Istana Teknologi Sayung”. adalah sebagai berikut:

1. Lingkungan pengendalian PT. Hartono Istana Teknologi sudah menerapkan

beberapa pengendalian internal pada bagian persediaan, misalnya perusahaan

72

telah menunjukkan struktur organisasi perusahaan yang bertujuan untuk

pembagian tugas dan wewenang karyawan di dalam pekerjaan yang

dilakukan, perusahaan juga menerapkan otorisasi atau tandatangan transaksi

yaitu pada bukti surat permintaan dan surat pengeluaran barang yang

ditujukan ke bagian atasan dan diteruskan ke bagian produksi, perusahaan

melakukan catatan transaksi yaitu pencatatan atas setiap barang yang sudah

diterima bagian persediaan, perusahaan menerapkan sistem pengedropan

berkala agar tidak over tempat dan memastikan jumlah komponen dengan

tepat.

2. Pengendalian akses juga dilakukan perusahaan yaitu tidak semua karyawan

memiliki password untuk bisa mengakses sistem akuntansi komputerisasi

yang bernama SAP agar tidak terjadi penyalahgunakan akses untuk

kepentingan yang dapat merugikan perusahaan. PT. Hartono Istana Teknologi

Sayung sudah menggunakan sistem perpektual untuk persediaan bahan baku

(Komponen material) sehingga setiap barang yang keluar atau terpakai akan

mengurangi jumlah pada kartu stok pada sistem SAP dan yang terakhir

perusahaan melakukan stock opname setiap enam bulanan yang bertujuan

untuk mengatisipasi dan mengetahui lebih dini jika terjadi selisih antara kartu

stok sistem SAP dan jumlah fisik barang pada gudang penyimpanan

persediaan bahan baku komponen material.

73

5.2. Rekomendasi

Berdasarkan hasil pembahasan kesimpulan yang diperoleh, maka perlu

adanya rekomendasi yang berguna untuk perusahaan PT. Hartono Istana

Teknologi.

Adapun rekomendasi untuk manajemen perusahaan PT. Hartono Istana

Teknologi Sayung sebagai berikut :

1. Perusahaan sebaiknya menugaskan bagian atau personel yang khusus

menangani pembongkaran material yang ada diarea produksi untuk

meminimalisir stok barang yang pada berserakan .

2. Fasilitas pergudangan yang ada sebaiknya diperhatikan, agar persediaan

bahan baku yang disimpan sesuai dengan klasifikasi tempatnya. Dan juga

penanganan untuk persediaan bahan baku lebih ditingkatkan lagi.

5.3. Keterbatasan Penelitian

Berdasarkan hasil penelitian kemungkinan hasilnya kurang memuaskan

yang disebabkan karena adanya keterbatasan akses informasi serta waktu

pengamatan. Adapun keterbatasan dalam penelitian ini adalah:

1. Penelitian terhambat oleh kode etik peneliti pada instansi perusahaan tempat

penelitian sehingga data yang di dapat tidak mencakup keseluruhan data milik

perusahaan.

2. Adanya data perusahaan yang memang tidak boleh di akses dan di exspose

oleh pihak luar dalam hal ini adalah peneliti guna menjaga kerahasiaan data

internal perusahaan.

74

3. Peneliti tidak dapat bertemu langsung dengan pemilik perusahaan karena

keterbatasan waktu dan kesibukan pemilik perusahaan.

4. Kotak saran pada perusahaan hanya terdapat di bagian-bagian tertentu,

sehingga peneliti tidak dapat mengambil dan memberi saran langsung ketika

ada di bagian yang memang tidak di beri akses kotak saran.

5. Perusaahaan sudah tergolong sebuah perusaahaan besar sehingga

pengendalian data yang di perbolehkan untuk di akses karyawan sangat

terbatas termasuk yang di berikan pada peneliti.

5.4. Agenda Penelitian Yang Akan Datang

Dengan adanya keterbatasan penelitian dan hasil yang kurang memuaskan,

maka peneliti akan memberikan saran untuk pengoptimalan penelitian dan

perusahaan.

Adapun saran dalam penelitian adalah:

1. Penelitian di masa mendatang sebaiknya peneliti dapat mencari informasi dari

perusahaan yang akan diteliti sebelum melakukan penelitian;

2. Penelitian di masa mendatang sebaiknya memperhatikan mengenai waktu

wawancara dengan bagian yang berkaitan, karena keterbatasan waktu dalam

wawancara dapat mempengaruhi keakuratan hasil penelitian.

DAFTAR PUSTAKA

(n.d.). Retrieved from www.polytron,co,id.

Dr. Sugiyono. (2015). Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitataif, dan R&D.

Bandung: Alfabeta.

Erhans dan Jusuf J. 2008. Akuntansi Manajemen. Penerbit Rineka Cipta. Jakarta

Febriyanti, D. R., Dwiatmanto, & Azizah, D. F. (2017). Analisis Sistem

Akuntansi Persediaan Bahan Baku dalam Meningkatkan Pengendalian

Intern (Studi kasus pada CV. Cool Clean Malang) . Jurnal Administrasi

Bisnis (JAB) / Vol. 44 No.1, 40-46.

Fitrianingsih, M., Artina, N., & Siagian, O. (n.d.). Analisis Sistem Informasi

Akuntansi Atas Pengendalian Intern Persediaan.

Hartadi, Bambang, 1986. Sistem Pengendalian Intern dalam hubungannya

dengan manajemen dan audit. Yogyakarta: BPFE.

Hermawan, S. 2008. Akuntansi Perusahaan Manufaktur Surabaya: Penerbit Graha

Ilmu. Surabaya

Krismiaji, 2002, Sistem Informasi Akuntansi, Yogyakarta: UPP AMP YKPN.

Krismiaji, 2015, Sistem Informasi Akuntansi Edisi keempat, UUP STIM YKPN,

Yogyakarta.

Mulyadi. (2010). Sistem Akuntansi Edisi 3. Jakarta: Salemba Empat.

Mulyadi. (2017). Sistem Akuntansi Edisi 4. Jakarta: Salemba Empat.

Empat. Jakarta

Akbar, F. Y., & Saifi, M. (2018). Analisis Sistem Akuntansi Persediaan Bahan Baku Dalam Upaya Mendukung Pengendalian Intern (Studi Kasus Pada PT. Semen Bosowa Banyuwangi). Jurnal Administrasi Bisnis (JAB), 63.

Amri, 2008. Peranan Pengendalian Internal Persediaan Bahan Baku Dalam Menunjang Efektivitas Pengelolaan Persediaan Bahan Baku Pada PT. Samudera Puranabile Abadi Bitung.

Baridwan, Zaki. (2004). Intermediate Level-Accounting. Yogyakarta:BPFE

Mulyadi, 2002, Auditing, Edisi Enam, Buku Satu, Jakarta: Penerbit Salemba

76

Naibaho, A. T. (2013). Analisis Pengendalian Intern Persediaan Bahan Baku

Terhadap Efektiffitas Pengolahan Persediaan Bahan Baku. Jurnal EMBA,

1.

Narko, 2002, Sistem Akuntansi, Cetakan Ketiga. Yogyakarta: Yayasan Putaka

Nusatama.

Ristono, Agus 2009, Manajemen Persediaan Edisi 1, Graha Ilmu, Yogyakarta

Romney, Marshall B, dan Paul John Steinbert dan Barry E, Chusing. 2003.

Accounting Information System. Edisi 9th. New Jersey: Prantice Hall.

Susanto, A dan Midjan, L. 2002. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Delapan,

Penerbit Lingga Jaya. Bandung

Tunggal, A.M. 2005. Akuntansi Manajemen. Penerbit Harvarindo. Jakarta

Warindrani, A.K. 2006. Akuntansi Manajemen Yogyakarta: Penerbit Graha Ilmu.

Jakarta.

U N,IVE HS I TAS,S E.M, R N.GFAKULTAS E.K l

sskreladat : Jl. sookarno rlatta ttogosart samarang s01 96 Tetp. (v241 6vo2Tsr Fax (024I BTozz-n, Web slte : www.usm,ac,td EIma[ : unrv-snii0irdo;*t.l "us,ll

No : 3f75rusM.Hs. FvtvzorSLamp :-

Hal : Permohonan Ijin Riset

Kepada:

Pimpinan

PT. Hartono istana Teknologi ( Polytron )

Jalan Raya Semarang I(M.9, Sayung, Kabupaten Demak

Jawa Tengah

Dengan hormat,

Bersama ini kami beritahukan bahwa sehubungan dengan penulisan Tugas Akhir / Slcripsi bagi

mahasiswa Sl Fakultas Ekonomi Universitas Semarang, rnata tami mohon sekiranya berkenan

memberikan ijin riset / penelitian pada instansi yang Bapak / hu pimpin, pada mahasiswa

tersebut di bawah ini:

N ama

NIM.Program Studi

Alamat

No. Telp/HP

Guna menyusun skipsi yang berjudul

"Analisis Pengendalian Internal atas Persediaan Bahan Baku (Komponen Material)

Mesin Cuci Patla PT. Ilartono Istana Teknologi Sayung"

Demikian atas perhatian dan kerjasamanya ciiucapkan terimakasih.

Semarang, 23 November 2018

a/n Dekan

Dekan Bidang Akademih

dan Keuangan

SE, Msi, Ak, CA

Budi Erwanto

8,231,15.0071

Akuntansi

Krajanbogo, R-t 02lRr,v 05, Bonang, Demak

081,231',72327s

"-6W

Nrs. 065570606071 60

T.HARTONO ISTANA TEKNOLOGIFAFIORY ; IRAYASEMARAhG - TEMAK l{llt.g SAYLhG-SS0,lWhEStA

Phone ;(+62 24) 6592229 Fax :{+52 2416s9zz2s e-Mait: hit@potytron,sayung.com

No.Hal

: SUl8092201: Balasan Permohonan Ijin Riset

SURAT KETERANGAN

Yang bertandatangan di bawah ini :

Nama : Ika Septa FebrianiIabatan : Personnel Off,rcer

Dengan ini menerangkan bahwa, yang tersebut di bawah ini :

NamaNIMAlamat

: Budi Erwanto:B.231.i5.0071: Ds. Krajanbogo kec. Bonang kab. Demak

Adalah benar telah DITERIMA untuk melaksanakan penelitian dibagian Persediaan pada pTHartono Istana Teknologi (POLYTRON), terhitung sejak bulan 23 November 2018 sa*pai denganselesai dan yang bersangkutan telah melaksanakan tugasnya dengan baik dan penuh tanggung jawab.

Demikian surat keterangan ini dibuat dengan benar, untuk dapat dipergunakan sebagaimanamestinya.

Sa1r.ng, 23 November 2019

PT. HIai

Fersonnel Sffi*er

Lampiran 4

LAMPIRAN HASIL WAWANCARA

Interviewer : Budi ErwantoNama : Bapak AL (Nama Inisial)Jenis kelamin : Laki-lakiUsia : 28 TahunJabatan : Sebagai Kontrol MaterialTempat Wawancara : PT. Hartono Istana Teknologi SayungBudi Erwanto : Selamat sore pak, maaf pak boleh minta waktunya

sebentar?Bapak AL : Silahkan mas.Budi Erwanto : Makasih ya pak atas waktu yang diberikan.Pak ini kan

saya Budi Erwanto mahasiswa UniversitasSemarangFakultas Ekonomi jurusan Akuntansi.Disinisaya ingin minta waktunya sebentar buat bapak, sayainginwawancara dengan bapak guna untuk memenuhiteknik analisis data yang saya gunakan yaitu salahsatunya dengan wawancara dalam penyusunan tugasakhir skripsi saya pak.Emmm....Sebelumnya denganbapak siapa?

Bapak AL : Bapak ALBudi Erwanto : Kerja disini sudah berapa lama pak?Bapak AL : Sekitar kurang lebih 7 tahun.Budi Erwanto : Disini sebagai apa pak?Bapak AL : Untuk disini Job deskripsi saya sebagai kontrol matreal

mas.Budi Erwantio : Emm..itu bisa dijelaskan ndak pak mengenai tugas dan

tanggungjawabnya dipekerjaannya tersebut?Bapak AL : Untuk kontrol material sendiri berfungsi untuk

mengsinkronisasikan antara plaining dan kesediaanmateial baik yang dari in house maupun yang darisuplier, jadi dia itu untuk mengklopkan gimana caranyaagar line produksi dapat berjalan sesuai plaining yangsudah ditentukan oleh bagian planner.

Budi Erwanto : Oh gitu ya pak, Pak bisa dijelaskan untuk pengendalianinternal pada Bagian mesin cuci ini, itu bagaimanapak?

Bapak AL : Untuk pengendalian material yang dimaksud?Budi Erwanto : Iya pak pengendalian persediaan material.Bapak AL : Untuk pengendalian material yang diinternal itu ada

job-jobnya yangsudah dibagi yaitu Ada joker sendiriyang berfungsi untuk menerima dan mengeluarkanmaterial jadi dia yang nanti yang bertugas untuk

mengendalikan sirkulasi material yang ada dimesin cuciini.

Budi Erwanto : Lha itu tujuan adanya pengendalian internal tersebutagar bagaimana to pak?

Bapak AL : Agar komponen tidak over mas, komponen tidak overdan komponen itu sesuai dengan apa yang dibutuhkandi line produksi.

Budi Erwanto : Berarti untuk mengefektifkan kayak barang atau apagitu ya pak?

Bapak AL : Iya seperti itu jugaBudi Erwanto : Kalau misal dilihat pada job bapak (sebagai kontrol

material) tadi itu pengendalian internal nya bagaimanapak?

Bapak AL : Untuk kontrol material diinternal itu tadi kan sudahsaya jelaskan itu nanti dijoker, itu ada team sendiri adajokernya dan leadernya disitu dia mengontrol materialbaik yang masuk maupun yang keluar diarea merekasendiri, jadi nanti materialnya tidak over dan sesuaidengan apa yang dibutuhkan di line produksi itu beliausemua yang ngontrol sesuai dengan plaining yangsudah dicantumkan

Budi Erwanto : Baik pak, dari pengendalian internal itu kan ada kayakbeberapa unsurnya ya pak, untuk yang pertama kan adastruktur organisasi, lha dari masing-masing job itubagaimana pak?

Bapak AL : Ya menurut saya strukturnya sudah ada, terus menurutjobnya sendiri mungkin juga sudah lumayan agakbagus cuman harus ada beberapa yang diperbaiki untukper job masing-masing tersebut agar lebih efisien danefektif lagi

Budi Erwanto : Yang ke-2 untuk sistem, wewenang dan prosedurpencatatannya itu bagaimana pak?

Bapak AL : Untuk semua material yang masuk kebagian mesin cuciitu nanti yang bertanggung jawab itu pertama yaituleader joker, dia itu yang bertanggung jawab memantaukinerja dari joker sendiri nanti disitu joker yang akanketika ada pengiriman material maka dia yang akanmengecek dan dia yang akan serah terima disitu danada tanda tangan beliau juga

Budi Erwanto : Dan sistem dan prosedurnya bagaimana bapak?Bapak AL : Untuk prosedurnya yang saya ketahui itu ya Gudang

ngirim barang sekalian ada Transfer posting kemudiandicek oleh joker, ketika sudah oke nanti joker tandatanganmasuk administrasi, administrasi tanda tanganbaru di plac in dan masuk ke stok produksi. Itu yangsaya tahu seperti itu

Budi Erwanto : Oh gitu ya...pak untuk yang selanjutnya mengenaipraktek pelaksaan tugas dan fungsi setiap unitorganisasi, bagaiman pak prakteknya itu?

Bapak AL : Untuk prakteknya sendiri mereka juga sudahmelakukan menurut saya pribadi yang itu sudah sesuaidengan apa yang sudah diinstruksikan oleh atasanmasing-masing, misalkan joker sudah sesuai diinstuksioleh leadernya joker dan untuk leadernya joker jugasudah sesuai diinstruksi dengan supervisior yangbersangkutan juga.

Budi Erwanto : Untuk karyawan yang sesuai tanggung jawabnya pak,bagaimana pak? Maksudnya apakah karyawannyasudah sesuai tanggungjawabnya disini, itu seperti apapak?

Bapak AL : Untuk tanggungjawab sendiri pada per individu itukalau saya lihat itu ya.. kadang kala sesuai dan kadangkala itu tidak sesuai, makanya tadi kan perlu adapeningkatan, dari awal sudah saya utarakan adapeningkatan, peningkatan dan peningkatan terus, agarlebih baik.

Budi Erwanto : Kadang kala sesuai kadang kala tidak sesuai lha itumaksudnyabagaimana pak?

Bapak AL : Ya kadang kala sesuai dengan prosedur yang sudah kitatentukan seperti penerimaan material harus di cek, dicek untuk standar koli nya, untuk pelaksanaannya ituakar tiga ples satu atau bagaimana sistem yang dianutdan tapi kadang kala ada yang mungkin kurang sesuai,mungkin tidak di cek secara keseluruhan atau gimanasaya juga kurang paham disitu.

Budi Erwanto : Oh iya, iya... dan pertanyaan selanjutnya pakBagaimana prosedur pengendalian persediaan bahanbaku komponen mesin cuci yang ada di PT. HIT inipak? Prosedurnya itu bagaimana?

Bapak AL : Untuk prosedur pengendaliannya kalau di internalmesin cuci itu nanti joker, setahu saya joker sebelummelakukan reservasi atau perequest itu biasanya diaharus melihat stok, baik stok secara aktual maupunstok secara SAP baru nanti beliau melakukan reservasikuantiti sesuai dengan kekurangan nya saja, lha ituuntuk mengendalikan persediaan nya saja jangan terlaluover mungkin lebih efisien seperti itu, yang dibutuhkandi line

Budi Erwanto : Oh iya pak. Untuk yang selanjutnya Bagaimanakendala yang dihadapi PT HIT untuk bagian mesincuci ini selama ini atas sistem persediaan komponennya pak?

Bapak AL : Jadi untuk kendala dalam material diatas itu salahsatunya adalah kurangnya log in dan kurangnyakomputer untuk melihat stok tersebut.

Budi Erwanto : Baik pak untuk upaya yang dilakukan PT. HITmeminimalisir kesalahan persediaannya?

Bapak AL : Sudah ada beberapa perbaikan yaitu adalah dengan kitaada manual untuk pencatatan manual di area jokersendiri, terus kita juga sudah bentuk team kontrolmaterial dan juga bisa mengontrol semua matreal yangmasuk maupun yang keluar, dan juga ada yangmengontrol matreal-matreal DI atau matreal- matrealyang discontinue itu sudah tidak dipakai, kadang kalakita plus minus disitu masM00 kita stoknya banyaksecara fisikly, secara SAP nya kita tidak ada itu kadangkala kita terjadi disitu, makanya dibentuk sebuahkontrol matreal biar dia berfokus untuk seluruh matrealyang akan diproduksi maupunSetelah produksi.

Budi Erwanto : Baik pak, saya rasa sudah cukup, terimakasih untukwaktu yang diberikan.

Bapak AL : Iya mas sama-sama

Interviewer : Budi ErwantoNarasumber : Bapak ISA (Nama Inisial)Jenis Kelamin : Laki-lakiUsia : 25 tahunJabatan : Leader ProduksiTempat Wawancara : PT. Hartono Istana TeknologiBudi Erwanto : Selamat pagi pak?Bapak IA : Iya pagi mas.Budi Erwanto : Maaf pak, Boleh minta waktunya sebentar?Bapak IA : Iya silahkan mas,Budi Erwanto : Pak saya Budi Erwanto, Mahasiswa dari Universitas

Semarang Fakultas Ekonomi jurusan Akuntansi, Disinisaya ingin waktunya sebentar, saya ingin wawancaradengan bapak guna untuk memenuhi teknik analisisdata yang saya gunakan yaitu salah satunya denganwawancara, dalam penyusunan tugas akhir Skripsisaya.Sebelumnya dengan bapak siapa ya?

Bapak IA : Bapak IA mas . (Nama Inisaial)Budi Erwanto : Kerja disini sudah berapa lama pak?Bapak IA : Kurang lebih dari 2011, ya...hampir 8 tahunan masBudi Erwanto : Oww... lama ya pak?Bapak IA : Ya begitulah masBudi Erwanto : Lha disini sebagai apa pak?Bapak IA : Kalau saya disini kebetulan sebagai leader produksi

mas.Budi Erwanto : Itu bisa dijelaskan mengenai tugas dan

tanggungjawabnya dipekerjaan nya tersebut itubagaimana pak?

Bapak IA : Kalau tugas dan tanggungjawabnya sih relatif samadengan perusahaan yang lain ya mas, dari input unitmesin cuci, kemudian output unit mesin cuci, rekap allkomponen yang harus digunakan nantinya untukproduksi dan memenuhi sejumlah plaining yang haruskita buat dalam setiap harinya.

Budi Erwanto : Ow... pak saya mau bertanya, mungkin bisa dijelaskanpengendalian internal pada bagian mesin cuci ini itubagaimana pak?

Bapak IA : Kalau pengendalian internal di mesin cuci sendiri sihkita lebih fokus ke sistem SAP mas, Sistem AndalanPolytron itu yang mencakup untuk perekapan disemuakomponen, Misal katakanlah ditempat in house sayungitu kita misal menggunakan item A untuk unit Asejumlah sekian, maka secara otomatis kita akanmelakukan request ke in house sayung gunanmemenuhi kebutuhan tersebut

Budi Erwanto : Apakah hanya sistem saja pak, selain itu ada apa lagimungkin?

Bapak IA : Kalau selain kita menggunakan cara manual mas,pengendalian nya kita dengan cara stok opnamedisetiap akhir sift nya atau kita menggunakan yangnamanya penghitungan kitting manual oleh operatorjoker yang bertugas untuk merekap komponen yangsudah di drop dari in house sayung ke line produksi,seperti itu

Budi Erwanto : Untuk Stok tadi kan ada stock opname ya pak? Lha itubiasanya dilakukan kapan, maksudnya dilakukanbeberapa bulan atau tahun sekali pak, atau gimana?

Bapak IA : Kalau stock opname sendiri itu setiap akhir sift operatorjoker itu pasti merekap stock yang ada di tempat lineproduksi guna untuk mengendalikan komponentersebut agar tidak over dan mengendalikan agarkomponen tersebut tidak minus ketika akan digunakan,tapi untuk secara all keseluruhan all komponen itu kantidak mungkin dilakukan pada tiap harinya mas, jadiuntuk per tiap harinya itu kita cuman sample beberapaitem, namun untuk keseluruhannya kita biasanya satubulan sekali untuk melakukan stock opnamepenghitungan all komponen tersebut.

Budi Erwanto : Berarti satu bulan sekali ya pak?Bapak IA : Iya satu bulan sekali mas.Budi Erwanto : Pak itu kan penjelasan mengenai pengendalian internal

ya pak, lha itu tujuan dilakukan adanya pengendaliantersebut ituagar bagaimana ya pak?

Bapak IA : Tujuan pengendalian komponen itu setahu saya sepertiini mas Misal katakanlah line produksi membutuhkan1000 item untuk 1000 unit. Nah...dilakukanpengendalian tersebut agar line produksi itu tidakpenuh oleh komponen-komponen yang tidakdigunakan, Misal kita hanya butuh 1000 untuk 1000unit maka kita akan melakukan request 1000 danpengendalian itu adalah gudang in house sayung atausuplier itu hanya mengedrop sejumlah 1000, jadi kitatidak over material dan kita tidak minus material padabagian-bagian tersebut misal in house sayung dansuplier maka kita perlu pengendalian

Budi Erwanto : Oh berarti hanya beberapa kayak barang yangdibutuhkan misal jumlahnya segini gitu, baru didropkan disitu, diarea tempat komponen produski tersebut.

Bapak IA : Iya masBudi Erwanto : Lha kalau misal pada kayak bagian job, untuk jobnya

bapak tersebut itu kan diproduksi ya pak, itupengendalian internalnya bagaimana pak?

Bapak IA : Pengendalian internalnya ya seperti tadi mas, Misal kitalewat Request dari joker kemudian dikirimkan ke

bagian tertentu, misal katakanlah gudang sayung tadi ,gudang sayung nanti mengedrop barang membawaTransfer posting dan transfer posting itu nanti kita olahdari joker ke administrasi dan melakukan plac inpemotongan stock dari tempat gudang menuju ke lineproduksi.

Budi Erwanto : Pak kan gini ya...untuk pengendalian internal kan adakayak beberapa unsur yang berkaitan ya pak, itu adaStruktur organisasi dari masing-masing job ibubagaimana pak?

Bapak IA : Kalau struktur organisasi sudah terbentuk mas, setahusaya sudah jalan sebagaimana mestinya, misalkatakanlah kita ambil dari tengah-tengah itu dibagiankepala bagian yang kita ambil pada kepala bagianmesin cuci itu sudah ada, kemudian turun kesupervisior sudah ada, kemudian turun ke planer yangbertugas membuat plaining misal hari ini kita membuat2000 mesin cuci tipe A 500, tipe B 500, tipe C 500,dan tipe D 500, nanti akan diolah oleh planer kemudianturun ke material kontrol, material kontrol nanti akanturun ke leader joker dan leader produksitugasnyaadalah tujuan dari tersebut adalah agar leader jokermempersiapkan material yang digunakan, dan leaderproduksi mempersiapkan area produksi agar siapdigunakan untuk memproduksi tipe-tipe mesin cucitersebut yang dari A,B,C,D tersebut.

Budi Erwanto : Oh, berarti dari masing-masingitu saling sudah adatanggungjawabnya masing-masing ya pak?

Bapak IA : Sudah ada mas, bahkan untuk leader joker itu nantiakan punya anak buah lagi yang namanya kittingfungsinya untuk penghitungan manual untuk stok yangada diarea produksi yang sudah di drop maupun yangakan digunakan untuk proses produksi.

Budi Erwanto : Lha untuk masing-masing yang bertanggungjawab padapersediaan komponen itu bagian apasaja ya pak?

Bapak IA : Kalau yang bertanggungjawab untuk komponentersebut bisa dikatakan semuanya mas, karenakomponen itu kan bukan hanya tanggungjawab darimaterial kontrol dan juga joker kitting, tapi semuaoperator yang baik ada di line maupun digudang,karena komponen itu ketika kita emmm...misalkatakanlah kita terjadi selisih di line produksi, makaproduksi pun juga harus bertanggungjawab untukmencari dan memproses bagaimana komponen tersebutbisa tidak ada atau bisa dikatakan minus, oleh karenaitu untuk tanggung jawabnya, kita keseluruhan ada

tanggungjawab untuk setiap komponen yang digunakanuntuk tiap-tiap orangnya.

Budi Erwanto : Dan yang selanjutnya dari Unsur tadi kan ada Sstem,wewenang dan prosedur pencatatan ya pak, itubagaimana pak?

Bapak IA : Kalau sistem wewenang itu setahu saya ada di leaderjoker sebagai leader yang bertanggung jawab untuk allkomponen, kalau untuk sistem pencatatan itu dioperator kitting terlebih dahulu, karena interaksi antarapengedropan, pe request an komponen itu dilakukanoleh operator joker kitting dibawah leader komponen,jadi untuk proses wewenangnya ada di leaderkomponen selaku pemegang komponen, kemudianuntuk sistem pencatatannya ada dioperator jokerkitting, dengan panduan buku catatan stok dan bukupengedropan dari pihak-pihak yang terkait.

Budi Erwanto : Oh iya pak, dan yang selanjutnya itu ada praktekpelaksanaan, tugas dan fungsi di setiap unit organisasi.Lha itu bagaimana pak?

Bapak IA : Kalau pelaksanaan dilapangan kita sudah bagus, kitasudah ada leader komponen sendiri, kemudian leadermaintenance sendiri itu tugasnya sama yaitu masing-masing leader membawai yang namanya tunas atau bisadikatakan organisasi, dan tunas-tunas tersebut nantinyaakan berkembang dikelola dengan leader-leadertersebut agar bisa melakukan tugasnya masing-masing.Misal katakanlah komponen fokus dikomponen,mencakup stok opname stok barang, plus minus,pengendalian material agar tidak over, kemudiandiTunas produksi nanti pengendaliannya bagaimanamencakup, mencapai output mesin cuci yang sudahdiplaning kan untuk bisa mencapai hasil yang baik,baik dari kuantitas dan kualitasnya. Kemudian dariTunas maintanance atau perbaikan mesin fokuas padamesin-mesin tersebut siap digunakan untuk prosesproduksi dan tidak mengalami problem eror saat prosesproduksi, sehingga mengakibatkan proses produksiharus berhenti, jadi saya rasa sudah bagus,kesinambungan antara Tunas-Tunas atau organisasi-organisasi yang sudah terbentuk tersebut.

Budi Erwanto : Dan yang selanjutnya pak, Karyawan sesuai dengantanggungjawabnya itu bagaimana pak?

Bapak IA : Kalau tanggungjawab karyawan kita sesuai WI ataubiasa yang disebut dalam manufaktur itu WorkIntruction, jadi misal katakanlah operator A ataukaryawan A melakukan job 8x screw unit maka diahanya melakukan 8 screw unit itu, tugas dan tanggung

jawabnya hanya melakukan 8 screw unit besertatanggungjawab komponen-komponen yang berkaituntuk operator A tersebut, nanti operator B beda lagimisal katakanlah proses packaging maka dia hanyamelakukan proses packaging dan tidak melakukanproses-proses yang lain, jadi untuk tugasnya kita nantipatokan kepada Work Intruction, sedangkan untukpelatihan-pelatihan nya nanti kita akan gunakan TWIatau Tecnical Work Instruction yang kita sering dengansebut dimanufaktur itu Training. Jadi sebelum operatortersebut kita lepas di line produksi atau dibagiankomponen atau di mantainance itu kita akan lakukanTraining Work Instruction agar operator tersebut bisapaham dan mengerti apa dan apa yang harusdipersiapkan dia pada job nya tersebut.

Budi Erwanto : Baik pak, untuk pertanyaan yang selanjutnya ituBagaimana prosedur pengendalian persediaan bahanbaku komponen mesin cuci yang ada di PT. HIT ini?

Bapak IA : Kalau prosedurnya sendiri kita lebih...itu ya, fokus diPIC nya karena PIC itu kan yang memegang kendalikeseluruhan dari planing yang ada di PT HIT Polytron,misal beliau menginginkan 100 ribu tipe mesin cucisekian, Nah..! beliau akan melakukan proses yangnamanya Request ke suplier ke gudang in house sayungmaupun ke bagian-bagian yang terkait dengan mesincuci Tipe A tersebut. Nah...! Untuk prosedurnya sendirinanti itu akan ada yang namanya komponen masuk,komponen di request dari PT. HIT Sayung ke suplier,kemudian suplier nanti akan melakukan prosespengedropan yang nanti akan diterima oleh QAReceiving, nanti pihak QA Receiving itu tersebutbertugas untuk membongkar, menghitung danmengecek all komponen, setelah itu nanti akan disample oleh QA, QA sampling yaitu memastikan agarbarang yang didrop dari suplier atau dari manufakturluar untuk PT. HIT itu bener-bener berkualitas bagusdan layak pakai untuk mesin cuci atau bagian yang lainpada produksi PT. HIT tersebut. Nah setelah QAsampling mengecek dan hasilnya oke maka QA akanmelakukan proses yang namanya itu, aaaa...Acc untuksegera dilakukan ke in house yang disayung, dalam artiyang disini itu gudang mesin cuci atau yang lebihdikenal Gudang AC karena tempat gudangnya ituadalah menjadi satu dengan komponen-komponen ACmaka disebut Gudang AC untuk Gedung tersebut.Nah..! untuk Gudang AC akan melakukan input stokmisal katakanlah kedatangan tipe sekian untuk mesin

cuci sekian dan jumlah sekian. Nah ! dari prosestersebut nanti akan masuk ke sistem yang namanyasistem SAP atau Sistem Andalan Polytron, baru nantiPIC akan tahu Oh..barang ini sudah ada, barang inisudah ada maka untuk 100 ribu mesin cuci yang akandiproduksi komponen tersebut sudah ada. Lah..! barudari proses produksi melakukan proses yang namanyaaa...request secara berkala atau request timing, misalkatakanlah dia butuh 5000 untuk 1 jam maka dia hanyaminta 5000 dalam 1 jam, agar tidak terjadi overproduksi didalam line produksi. Jadi pengedropan nyaitu dilakukan secara berkala agar prosedur tetep jalandan proses produksi tidak terhambat.

Budi Erwanto : Pak dari prosedur tadi kan sudah dijelaskan, kalaumisal bisa dijelakan lebih singkatnya untuk alur dibagian mesin cuci ini pada komponen itu bagaimanapak?

Bapak IA : Oh berarti komponen yang belum sampai ke proses lineproduksi itu yang dimaksud?

Budi Erwanto : Iya pak.Bapak IA : Nah kalau proses sebelum masuk ke proses line

produksi seperti tadi mas, PIC selaku planer utama PT.HIT aaa..memplaningkan untuk sekian mesin cuci atauproduksi yang lain, dan melakukan request ke suplier.Suplier ngirim diterima di Gudang receiving selakupihak pembongkaran, penegecekan all komponen,kemudian di cek oleh QA sampling. QA samplingkalau hasilnya oke nanti akan masuk ke Gudangkomponen atau gudang in house Sayung kalau rijectnanti akan masuk ke QA send back untuk proses PKMdi klaim kan ke suplier, lah..baru nanti kalau sudahmasuk ke gudang komponen nanti akan dipecah untukproses masuk ke proses gudang kitting. Gudang kittingitu diarea produksi sudah. Lah.. kalau sudah masuk digudang kitting nanti akan didrop ke line produksi. Jadialurnya dari kayak suplier dan lain-lain itu ditampungdulu digudang semua baru nanti kalau kita planproduksi dibutuhkan, maka kita akan melakukan prosespermintaan proses barang tersebut untuk dikirim secaraberkala agar tujuan nya tidak menjadikan overkomponen di line produksi.Jadi line produksi bisa untuk kerapiannya tetap terjagauntuk meningkatkan kuantitas dan kualitas barang-barang yang diproduksi di PT HIT Polytron ini .

Budi Erwanto : Untuk pertanyaan yang selanjutnya ya pak, Bagaimanakendala yang dihadapi PT HIT pada bagian mesin cuciselama ini atas sistem persediaan komponen?

Bapak IA : Nah..!! kalau kendala, hambatan, itu kita lebih sering diHuman eror mas. Jadi yang saya maksud itu misalkatakanlahkita membutuhkan 1000komponen Tipe Auntuk mesin cuci Tipe sekian. Nah! Sebelum barangtersebut di drop 1000 kita sudah input dulu untuk 1000nya itu, jadi misal katakanlah gudang baru ngedrop 700tapi kita sudah TP seribu jadi kita line produksi akanminus 300, Nah..yang seharusnya itu kan pengedropandisertai TP. Namun kendalanya kita adalahkeseringannya kita itu barang di drop dulu baru TP nyanyusul karena line produksi sendiri tidak mungkinkomponen hanya sekedar menunggu TP yaitu kita lebihseringnya human erornya masukkan stok yang salahdan yang ke dua kemungkinan human eror yang keduaitu barang riject yang ditemukan di line produksi itutidak masuk proses PKR dan PKM.PKR sendiri itu rusak karena riject produksi, sedangaknPKM itu rusak karena proses pengedropan nya yangtidak tepat dari suplier . seperti itu mas...

Budi Erwanto : Lha itu untuk proses PKR dan PKM itu tadi ndak adakayak dokumennya, misal untuk perlakuannya?

Bapak IA : Seharusnya ada mas, itu ada form PKR dan PKM untukdokumennya sendiri itu ada di administrasi yang bagianpengelolaan komponen barang riject itu adaadministrasi lapangan kita menyebutnya ya... Namunoperator line produksi maupun operator kitting ituketika ada barang yang harusnya masuk ke area PKRdan PKM lebih sering disepelekan, Nah..! humanerornya kita bagaimana menumbuhkan kesadarannyakita masih sulit. Yang mana kedua ketika barangtersebut sudah tidak bisa digunakan dan bisa dimodif,katakanlah barang itu riject tapi bisa dimodifikasitertentu, maka kita akan modif...padahal seharusnya itumasuk dalam barang PKM agar masuk stok PKM, Nahitu yang membuat kita sering ada semacam selisih stoknya tersebut.

Budi Erwanto : Tadi kan bapak bilang untuk kendalanya terjadi dihuman eror ya pak, berarti kesalahan dimanusianya,Lah berarti kan masuk karyawan, pada pertanyaan tadidipengendalian intrn itu bahwa karyawan sesuaitanggungjawabnya, lah kalau terjadi seperti itu berartibagaimana pak?

Bapak IA : Nah kalau itu sendiri, bagaimana ya mas, kalau kita kankerjanya dua sift. Nah kalau kita sift malem kanseringnya operator ngantuk ya, karena kita kan malamyang seharusnya jambuat istirahat jadi kita ndak bisasecara murni menitikberatkan kesalahan kepada

operator ya, karena kita sendiri punya yang namanyasistem SAP tadi yang harusnya sudah motong secaraotomatis namun ternyata ketika ada update per 24 jamsekali itu akan ada yang namanya restart otomatis, Nahitu ketika restart otomatis itu sistem yang belum disaveitu akan secara otomatis masuk ke administrasi, masihsecara global. Jadi katakanlah barang tersebut yangseperti tadi saya bilang itu harus didrop 1000 tapi hanya700, tapi TP nya sudah 1000. Nah berarti itu otomatisakan masuk SAP 1000 motong stok sejumlah 1000seperti itu.

Budi Erwanto : Baik pak, Selanjutnya pak Bagaimana Upaya yangdilakukan PT. HIT dalam meminimalisir kesalahanpersediaan komponen pak?

Bapak IA : Kalau upaya yang dilakukan kita lebih sering di stockopname, karena tidak ada pilihan lain kalau kita tidakstock opname kita tidak tahu stock terakhir komponen-komponen tersebut yang nantinya akan minus, akanplus atau akan over. Jadi pengendaliannya kita, upayakita, menekan agar tidak terjadi over komponen minuskomponen atau plus komponen itu ya kita harus stockopname, kita auto all komponen kita hitung semuauntuk memastikan jumlahnya dan untuk mencocokkandengan dengan stok yang kita punya di komputer agarketika kita produksi barang tersebut sudah benar-benarsiap , benar-benar ready dan tidak terjadi problemkomponen kurang pada saat proses produksi.

Budi Erwanto : Pak saya mau tahu kalau untuk dokumen yang ada padapersediaan komponen tadi ada apa saja ya pak?

Bapak IA : Kalau seperti PKR , PKM itu ada yang namanya partitem , part item itu nama komponen nya mas, misalkatakanlah Bottom W19, Bottow W16, Bottom W08,Top Cabinet W19, Top Cabinet W08 7kg seperti itu,kemudian nanti ada yang namanya nomor gudang,nomor gudang itu adalah nomor untuk identitas tiap-tiap item tersebut, misal ya seperti tadi Bottom itunomor gudangnya apa? nanti Bottom W19 nomorgudangnya apa? Nomor gudang Body atau Top CabinetW08 itu beda semua, fungsinya untuk melacak stoknyadan letaknya dimana?Kemudian setelah nomor gudang itu ada yang namanyaQty, Qty itu kuantiti, fungsinya untuk menghitungsecara keseluruhan agar lebih mudah untuk per box .karena kalau kita hitung satu-satu itu pasti sulit, jadikita global untuk drop nya, dropnya itu nanti akan lihatsalah satu packaging nya itu berapa 50. Katakanlahberarti kits tinggal itung global kali sekian kali sekian,

Nah kemudian tanggal penerimaan nanti juga ada diform nya tersebut, di form dokumen semacam PKRatau PKM atau yang lainnya itu tanggal penerimaan,tanggal penerimaan itu fungsinya untuk melacak darimesin berapa? Dari tanggal berapa? Dari suplier apa?Yang ngirim ditanggal tersebut yang ditemukan banyakriject nya itu

Budi Erwanto : Pak itu disini tadi pakainya Sistem SAP, lah darijalannya atau kerjanya sistem sendiri tersebut itubagaimana pak?

Bapak IA : Kalau SAP secara sistem itu bisa diakses ketika sudahmasuk kegudang in house Sayung ya, jadi kalau barangtersebut dinyatakan oleh QA sampling tadi itu Rijectatau kualitasnya tidak memenuhi standar SNI dia akanditolak dan tidak masuk ke SAP, tapi kalau statusnyasudah oke maka barang tersebut yang sudah diterima diPT. HIT otomatis akan masuk ke stok gudang, dan stokgudang akan diupdate kesistem SAP jadi untukproduksi sendiri, maupun gudang, maupun PIC yanglain itu bisa mengakses barang tersebut ada sekian dancukup untuk membuat mesin cuci tipe sekian, sepertiitu..agar ketika ditengah jalan tidak minus komponen Aatau komponen B saat proses produksi mesin cuci tipesekian.

Budi Erwanto : Lha itu yang bisa mengaksesSistem SAP tadisemuanya, setiap karyawan disini itu bagaimana pak?

Bapak IA : Kalau yang bisa mengakses itu hanya orang-orangtertentu mas, misal katakanlah kalau kita lihat daribawah hanya leader joker, leader komponen, materialkontro, PIC, supervisor, Kabag, dan keatas itu bisasemua, karena itu menggunakan log in dan passwordtertentu. Jadi tidak asal karyawan bisa buka untuksistem SAP tersebut.

Budi Erwanto : Baik pak mungkin sudah cukup, dan Terimakasih.Bapak IA : Iya sama-sama mas.

Lampiran5

BUKTI PENCATATAN PENGEDROPAN BARANG

Lampiran6

DOKUMEN SERAH TERIMA BARANG

Lampiran 7

DOKUMEN WAWANCARA