Analisis Pengelolaan dan Pengendalian Persediaan Usaha Kecil Menengah – Studi Kasus Toko Sinamar Ratu Tika Bravani, Thomas H. Secokusumo Program Studi Akuntansi, Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia Email: [email protected]Abstrak Skripsi ini menganalisis pengendalian internal serta pengelolaan persediaan toko Sinamar yang masih manual. Tujuan penulisan ini adalah untuk mengetahui kondisi pengendalian internal persediaan serta menganalisis pengelolaannya agar lebih efisien. Skripsi ini merupakan penelitian yang bersifat deskriptif. Hasil analisis yang mayoritas diperoleh melalui wawancara menyimpulkan bahwa Sinamar memerlukan sejumlah perbaikan untuk pengendalian internal. Kebijakan mengenai jumlah penyimpanan persediaan juga perlu diperbaiki. Dengan model EOQ, diketahui bahwa Sinamar dapat menghemat biaya penyimpanan persediaan. Model tersebut dapat diterapkan hanya jika Sinamar dapat memperoleh informasi akurat mengenai persediaan, salah satunya melalui komputerisasi atas sistem manualnya. Hasil analisis keuntungan biaya secara kuantitatif dan kualitatif menunjukkan bahwa komputerisasi tersebut perlu diwujudkan. Analysis of Management and Control Over Inventory of Small Medium Enterprise – Study Case: Sinamar Store Abstract This study analyzes the internal control and inventory management over Sinamar store which is still in manual system. The purpose of this study is to understand the internal control condition of inventory and how to manage it due to efficiency improvement. This thesis is qualitative descriptive. The results, by which majority of the data collected from deep interview, shows that Sinamar needs to improve its internal control due to several lack. Procedure in determining amount of inventory carried should be resolved as well. According to EOQ model, Sinamar might be able to reduce the carrying cost of inventory. The model could be applied only if Sinamar could maintain the accurate information about inventory, which is done by computerizing its manual system. Results from benefit cost analysis through quantitative and qualitative shows that system computerization should be done. Keywords: Benefit and cost anaysis; Computerized accounting information system; Internal Control Analisis Pengelolaan..., Ratu Tika Bravani, FE UI, 2013
17
Embed
Analisis Pengelolaan dan Pengendalian Persediaan Usaha ...
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
Analisis Pengelolaan dan Pengendalian Persediaan Usaha Kecil Menengah – Studi Kasus Toko Sinamar
Ratu Tika Bravani, Thomas H. Secokusumo
Program Studi Akuntansi, Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia
Skripsi ini menganalisis pengendalian internal serta pengelolaan persediaan toko Sinamar yang masih manual. Tujuan penulisan ini adalah untuk mengetahui kondisi pengendalian internal persediaan serta menganalisis pengelolaannya agar lebih efisien. Skripsi ini merupakan penelitian yang bersifat deskriptif. Hasil analisis yang mayoritas diperoleh melalui wawancara menyimpulkan bahwa Sinamar memerlukan sejumlah perbaikan untuk pengendalian internal. Kebijakan mengenai jumlah penyimpanan persediaan juga perlu diperbaiki. Dengan model EOQ, diketahui bahwa Sinamar dapat menghemat biaya penyimpanan persediaan. Model tersebut dapat diterapkan hanya jika Sinamar dapat memperoleh informasi akurat mengenai persediaan, salah satunya melalui komputerisasi atas sistem manualnya. Hasil analisis keuntungan biaya secara kuantitatif dan kualitatif menunjukkan bahwa komputerisasi tersebut perlu diwujudkan.
Analysis of Management and Control Over Inventory of Small Medium Enterprise – Study
Case: Sinamar Store
Abstract
This study analyzes the internal control and inventory management over Sinamar store which is still in manual system. The purpose of this study is to understand the internal control condition of inventory and how to manage it due to efficiency improvement. This thesis is qualitative descriptive. The results, by which majority of the data collected from deep interview, shows that Sinamar needs to improve its internal control due to several lack. Procedure in determining amount of inventory carried should be resolved as well. According to EOQ model, Sinamar might be able to reduce the carrying cost of inventory. The model could be applied only if Sinamar could maintain the accurate information about inventory, which is done by computerizing its manual system. Results from benefit cost analysis through quantitative and qualitative shows that system computerization should be done. Keywords: Benefit and cost anaysis; Computerized accounting information system; Internal Control
Analisis Pengelolaan..., Ratu Tika Bravani, FE UI, 2013
Pendahuluan
Industri besar seringkali dianggap sebagai penggerak pembangunan perekonomian. Namun,
industri besar bukan merupakan satu-satunya cara yang efektif untuk membangun perekonomian
negara berkembang. Sektor informal seperti usaha kecil menengah (UKM) atau usaha individu
dapat menjadi solusi lainnya. Usahanya yang lebih mengutamakan padat karya dapat membantu
mengatasi permasalahan negara dalam hal pengangguran.
Semakin banyaknya unit UKM yang beroperasi secara tidak langsung dapat mendukung
pertumbuhan ekonomi nasional. Menurut Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah,
jumlah unit usaha kecil menengah di Indonesia mendominasi unit usaha keseluruhan dengan
pangsa UKM sebanyak 99.99% dan mampu menampung sebanyak 97,24% tenaga kerja.
Sementara itu, usaha besar hanya memiliki pangsa 0.01% dari usaha yang terdapat di Indonesia
pada tahun 2011. Perkembangan jumlah unit usaha dari tahun 2006 sampai 2010 pun sektor
UKM sedikit lebih pesat jika dibandingkan dengan usaha besar yaitu 9.8% sedangkan usaha
besar hanya 5.69% (Perkembangan Data Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah Tahun 2006-2010,
2012). Meskipun demikian jumlah perusahaan besar yang sangat minor itu mampu menyumbang
PDB sebesar 43,47% sementara kontribusi dari UKM mencapai 57% pada tahun 2012. Perbedaan
jumlah kontribusi PDB tidak terlalu signifikan jika berdasarkan angka tersebut. Unit UKM
berpotensi untuk menyumbang PDB lebih besar mengingat jumlah unitnya yang jauh lebih
banyak jika dibandingkan dengan perusahaan besar. UKM mendominasi perekonomian Indonesia
sehingga pengembangan unit tersebut akan meningkatkan kinerja perekonomian secara
keseluruhan. Semakin besar kontribusi usaha kecil dan menengah semakin kuat ekonomi negara
tersebut (Astuti, 2007).
Perlu perhatian lebih baik dari pemerintah maupun masyarakat dalam memajukan UKM terutama
dalam menghadapi tantangan globalisasi. Semakin ketatnya persaingan antara UKM dengan
perusahaan besar menuntut pelaku UKM harus mencari keunggulan kompetitif yang dapat
membantu mereka dalam meminimalkan biaya dan memaksimalkan keuntungan. Pengembangan
kegiatan operasional perlu dilakukan agar UKM tidak kalah bersaing sehingga usaha dapat
berjalan dengan lebih efektif dan efisien. Beberapa hal perlu diperhatikan, salah satunya adalah
perhatian terhadap persediaan barang dagang karena secara tidak langsung hal tersebut dapat
Analisis Pengelolaan..., Ratu Tika Bravani, FE UI, 2013
memengaruhi laba secara keseluruhan. Dengan pengelolaan persediaan yang baik, efisiensi
kegiatan operasional dapat ditingkatkan sehingga UKM mampu bersaing dengan perusahaan
besar. Terlebih jika manajemen persediaan didukung oleh sistem terkomputerisasi yang
memadai. Dengan didukung teknologi modern, penyimpanan persediaan dapat dilakukan secara
online dan real-time, serta dapat diambil dan dilakukan analisis data untuk setiap unitnya
(William, 1986). Namun untuk komputerisasi sistem informasi akuntansi, UKM memerlukan
biaya investasi yang berpengaruh terhadap tingkat pengembalian di masa yang akan datang.
Beberapa faktor utama seperti tingginya biaya serta kurangnya pengetahuan terkait penggunaan
sistem yang semestinya membuat kontrol persediaan dilakukan secara manual berdasarkan
intuisi. Faktor penghambat dalam mengelola persediaan tersebut harus dicari jalan keluar. Usaha
kecil menengah tetap membutuhkan sistem komputer dan kontrol persediaan (William,1986).
Selain mempertimbangkan manfaat dan biaya ketika merencanakan komputerisasi sistem
informasi akuntansi, usaha juga perlu mengevaluasi penerapan pengendalian internalnya selama
ini. Evaluasi pengendalian internal atas iklim usaha perlu turut dipertimbangkan agar perusahaan
dapat mengantisipasi kekurangan kontrol sehingga keamanan aset dapat lebih terjamin. Sistem
informasi akuntansi terkomputerisasi tidak mungkin optimal jika tidak didukung oleh
pengendalian internal yang baik. Pengendalian internal mendukung efektivitas penggunaan
sistem komputer.
Penelitian ini akan membahas tentang toko Sinamar sebagai salah satu UKM yang seluruh
kegiatannya berpusat di Pusat Grosir Metro Tanah Abang. Selama ini tidak terdapat pengkajian
atas pengendalian internal persediaan dan pengelola mengawasi sendiri jalannya usaha sehingga
seringkali terjadi kelalaian dalam pengamanan aset. Sinamar menggunakan metode pencatatan
manual untuk mengelola seluruh aktivitas persediaan. Sistem pengelolaan persediaan yang tidak
terkomputerisasi meningkatkan eror sehingga Sinamar diperkirakan membutuhkan suatu sistem
yang dapat membantu meningkatkan keakuratan pengelolaan persediaan.
Dengan demikian, penulis berniat untuk menjabarkan bagaimana pengelolaan dan pengendalian
persediaan barang dagangan toko Sinamar yang kegiatan operasionalnya bersifat manual.
Kemudian, keputusan mengenai pengelolaan persediaan dianalisis dengan mempertimbangkan
biaya serta keuntungannya (cost versus benefit).
Analisis Pengelolaan..., Ratu Tika Bravani, FE UI, 2013
Tinjauan Literatur
Pengendalian internal merupakan sebuah proses yang diimplementasikan oleh manajemen dan
disusun agar dapat memberikan keyakinan untuk informasi terkait keuangan dan kegiatan
operasional secara handal, kepatuhan dengan peraturan, prosedur, rencana, hukum, dan ketetapan
lainnya, melindungi aset, efisiensi kegiatan operasional, pencapaian misi dan tujuan yang telah
dibangun perusahaan, serta integritas dan nilai etika (Moeller, 2009).
Pengendalian internal memiliki beberapa kerangka kontrol. Kerangka yang berlaku internasional
merupakan COSO. Konsep pengendalian internal berdasarkan COSO dijelaskan dari berbagai
dimensi yang didefinisikan sebagai berikut:
Internal control is a process, affected by an entity’s board of directors, management, and
other personnel, designed to provide reasonable assurance regarding the achievement of
objectives in the following categories
Berdasarkan definisi umum tersebut COSO menggunakan model tiga dimensi untuk
mendeskripsikan sistem pengendalian internal suatu usaha. Model tersebut terdiri dari tiga
komponen utama pengendalian internal, segmen pengendalian internal, dan tingkat kerangka
pengendalian internal yang harus selalu berhubungan satu sama lain. Termasuk dalam tingkat
kerangka pengendalian internal dimulai dari yang teratas sampai terbawah adalah sebagai berikut
(Moeller,2009):
1. Lingkungan Pengendalian: Merupakan hal mendasar dari pengendalian internal, terdiri dari
integritas dan etika, kompetensi, dewan direksi dan komite audit, filosofi dan gaya
kepemimpinan, struktur organisasi, otoritas dan tanggung jawab, serta kebijakan sumber daya
manusia.
2. Penilaian Risiko: COSO mengemukakan bahwa risiko harus dipertimbangkan dari tiga
perspektif yaitu risiko usaha karena faktor eksternal, risiko usaha karena faktor internal, serta
risiko karena aktivitas spesifik.
3. Aktivitas Pengandalian: merupakan kebijakan dan prosedur yang membantu memastikan
bahwa tindakan yang diidentifikasi untuk menanggulangi suatu risiko telah dilaksanakan
seperti pemisahan tanggung jawab serta pelaporan dan dokumentasi yang memadai.
4. Komunikasi dan Informasi: prosedur komunikasi yang efektif dibutuhkan untuk
mempermudah komunikasi dengan pihak internal maupun eksternal.
Analisis Pengelolaan..., Ratu Tika Bravani, FE UI, 2013
5. Proses pengawasan: berfungsi untuk menilai efektivitas komponen pengendalian internal
yang telah diterapkan sehingga dapat mengambil tindakan koreksi yang sesuai.
Sementara itu, pengelolaan persediaan penting untuk diperhatikan perusahaan yang memiliki
saldo persediaan besar seperti pada perusahaan retail atau manufaktur. Penerapan manajemen
persediaan membutuhkan identifikasi serta pengaturan biaya yang dikeluarkan perusahaan.
Biaya-biaya yang berhubungan dengan persediaan dibagi ke dalam enam bagian besar (Horngren
2009) yaitu:
1. Biaya Pembelian (Purchasing Cost)
Biaya ini merupakan biaya yang diperoleh dari pemasok termasuk biaya pengiriman. Biaya
pembelian merupakan komponen pembentuk harga pokok penjulan paling besar.
2. Biaya Pemesanan (Ordering Cost)
Termasuk di dalam biaya pemesanan adalah biaya untuk menyiapkan dan menerbitkan
permintaan pembelian (purchase orders), biaya yang dikeluarkan untuk menerima dan
memeriksa barang yang dipesan, membandingkan tagihan yang diterima dengan permintaan
pembelian dan bukti pengiriman ketika melakukan pembayaran.
3. Biaya Penyimpanan (Carrying Cost)
Biaya penyimpanan adalah biaya yang muncul akibat menahan persediaan. biaya
penyimpanan dapat berupa biaya kesempatan (opportunity cost) atas modal yang ditanamkan
pada suatu investasi dan biaya yang berhubungan dengan penyimpanan persediaan seperti
sewa gudang, asuransi, barang yang usang, atau barang rusak.
Biaya kesempatan didapat dari hasil perkalian biaya pembelian persediaan per unit dengan
biaya modal (cost of capital). Biaya modal merupakan tingkat pengembalian minimum yang
diharapkan atas modal yang ditanam pada suatu aset atau proyek (Ross, 2010). Biaya modal
terdiri dari biaya ekuitas (cost of equity) dan biaya utang (cost of debt) yang komposisinya
tergantung dari struktur pembiayaan yang dimiliki entitas. Biaya ekuitas dan biaya utang
dapat dihitung menggunakan rumus SML (Security Market Line)
E(Ri) = Rf + βi [ E(RM) – Rf ) (2.1)
Analisis Pengelolaan..., Ratu Tika Bravani, FE UI, 2013
Hasil tersebut merupakan capital asset pricing model (CAPM) yang menunjukkan bahwa
pengembalian yang diharapkan untuk sebuah aset bergantung pada tiga hal yaitu (Ross,
2010):
• The pure time value of money: diukur dengan risk-free rate, Rf, merupakan pengembalian
ketika menunggu uang yang diinvestasikan, tanpa mengambil risiko.
• The reward for bearing systematic risk: diukur dengan market risk premium, E(RM) – Rf,
merupakan pengembalian yang ditawarkan pasar karena telah menanggung risiko
sistematis sekaligus menunggu.
• The amount of systematic risk: diukur oleh beta (βi), merupakan besarnya systematic risk
yang terdapat dalam aset tertentu, dibandingkan dengan rata-rata aset.
• Cost of capital yang didapat dari perhitungan tersebut merupakan tingkat diskon
minimum yang diharapkan dari sebuah investasi agar dapat menarik. Setelah tingkat
diskon ditemukan, angka tersebut dikalikan dengan biaya pembelian persediaan per unit
sehingga menghasilkan biaya peluang.
4. Biaya Kehabisan Persediaan (stockout cost)
Biaya ini muncul saat perusahaan kehabisan persediaan yang diminta pelanggan sehingga
perusahaan harus bereaksi cepat untuk memenuhinya sebelum mengalami kerugian.
5. Biaya Kualitas (quality cost)
Biaya kualitas merupakan biaya yang muncul ketika karakteristik barang atau jasa tidak
memenuhi spesifikasi yang diharapkan pelanggan.
6. Biaya Penyusutan (shrinkage cost)
Biaya ini adalah biaya yang mungkin timbul karena adanya pencurian barang oleh orang luar,
penggelapan barang oleh karyawan, kesalahan klasifikasi barang dan kesalahan pencatatan.
Analisis dengan menggunakan EOQ mengabaikan biaya pembelian, biaya kualitas, biaya
kehabisan persediaan, dan biaya penyusutan. Tujuan dari penerapan model persediaan adalah
untuk meminimalkan biaya pemesanan (ordering cost) dan penyimpanan (carrying cost) yang
relevan karena
Relevant Total Cost (RTC)=Relevant Ordering Cost+Relevant Carrying Cost (2.2)
Sehingga jumlah total biaya relevan untuk kuantitas yang dipesan dalam satu tahun adalah
Analisis Pengelolaan..., Ratu Tika Bravani, FE UI, 2013