ANALISIS EFEKTIFTITAS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN KARYAWAN (Studi Kasus di Perusahaan Daerah Air Minum Kabupaten Malang) Disusun Oleh: ADITYA PRIMATIKA 0410233007 SKRIPSI Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Meraih Derajat Sarjana Ekonomi JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2009
82
Embed
Analisis Efektiftitas Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Karyawan Studi Kasus Di Perusahaan Daerah Air Minum Kabupaten Malang
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
ANALISIS EFEKTIFTITAS SISTEM INFORMASI
AKUNTANSI PENGGAJIAN KARYAWAN
(Studi Kasus di Perusahaan Daerah Air Minum Kabupaten Malang)
Disusun Oleh:
ADITYA PRIMATIKA
0410233007
SKRIPSI
Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Meraih
Derajat Sarjana Ekonomi
JURUSAN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG
2009
i
DAFTAR ISI Halaman LEMBAR PENGESAHAN KATA PENGANTAR............................................................................................ i DAFTAR ISI……………………………………………………………………... ii ABSTRAK...........................……………………………………………………... iv ABSTRAC.......................………………………………………………………… v DAFTAR ISI……………………………………………………………………… vi DAFTAR GAMBAR............................................................................................... vii DAFTAR`LAMPIRAN........................................................................................... viii BAB I : PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah Penelitian…………….......……………… 1 1.2 Rumusan Masalah Penelitian….......……………………………….. 3 1.3 Batasan Masalah……………………......…………………………… 4 1.4 Tujuan Penelitian……………………………………………….....… 4 1.5 Manfaat Penelitian…...……………………………………………… 4 1.6 Sistematika Penelitian…………………………………………….. 5
BAB II : TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Sistem Informasi Akuntansi............................................................... 7 2.1.1 Definisi Sistem............................................................................. 7 2.1.2 Definisi Informas......................................................................... 8 2.1.3 Definisi Sistem Informasi........................................................... 9 2.1.4 Peranan Sistem Informasi.......................................................... 10 2.1.5 Definisi Sistem Informasi Akuntansi........................................ 11 2.1.6 Tujuan Umum Pengembangan Sistem Akuntansi................... 11 2.1.7 Prinsip-prinsip Sistem Akuntansi............................................. 12 2.1.8 Tahap-tahap Implementasi Dan Perbaikan Sistem Akuntansi.................................................................................... 14
2.2 Sistem Informasi Akuntansi Penggajian........................................... 16 2.2.1 Pengertian Sistem Informasi Penggajian................................. 16 2.2.2 Fungsi-Fungsi Yang Terkait Dalam Sistem Informasi Akuntansi Penggajian................................................................. 17
2.3 Prosedur Dalam Sistem Informasi Akuntansi.................................. 19 2.3.1 Prosedur Dalam Sistem Informasi Akuntansi Penggajian................................................................................... 19 2.3.2 Tujuan Penyusunan Prosedur Penggajian.............................. 20
2.4 Sistem Informasi Berbasis Komputer............................................... 21 2.4.1 Pendekatan Sistem Informasi Akuntansi Dengan Tehnologi Informasi................................................................... 21 2.4.2 Pencapaian Sistem Informasi Akuntansi Yang Memadai........................................................................... 23
2.5 Sistem Pengendalian Intern................................................................ 24 2.5.1 Tujuan Sistem Pengendalian Intern..................................... 25
3.1 Jenis Penelitian.................................................................................... 30 3.2 Obyek Penelitian......………………………………………………... 30 3.3 Horison Waktu………………………………………………………. 30 3.4 Jenis Data..…………………………………………………………... 30 3.5 Sumber Data………………………………………………………… 31 3.6 Teknik Pengumpulan Data……………………………………........ 31 3.7 Metode Analisis Data……………………………………………….. 32
BAB IV : HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Gambaran Umum Perusahaan Daerah Air Minum Kabupaten Malang……..…………………………………………… 34
4.2 Visi, Misi, Dan Nilai-Nilai Perusahaan…..………………………... 34 4.3 Struktur Organisasi Dan Pembagian Tugas..................................... 36 4.4 Analisa Pelaksanaan Sistem Informasi Akuntansi
Penggajian PDAM Kabupaten Malang............................................. 43 4.4.1 Jenis Pegawai Dan Unsur-Unsur Gaji PDAM Kabupaten Malang..................................................................... 43 4.4.2 Fungsi-Fungsi Yang Terkait Dalam Sistem Informasi
Akuntansi Penggajian Pada PDAM Kabupaten Malang........ 45 4.4.3 Proses Komputerisasi Perhitungan Gaji Pada PDAM
Kabupaten Malang.................................................................... 46 4.5 Flowchart Sistem Informasi Penggajian Di Lingkungan
PDAM Kabupaten Malang................................................................ 51 4.6 Analisa Sistem Informasi Akuntansi Penggajian PDAM
(Studi Kasus di Perusahaan Daerah Air Minum Kabupaten Malang)
ABSTRAKSI Oleh : Aditya Primatika
Dalam penelitian ini peneliti menjelaskan bagaimana sistem informasi akuntansi
penggajian karyawan berjalan di salah satu perusahaan milik pemerintah yang bergerak
di bidang pelayanan jasa air bersih. Dalam penelitian ini peneliti ingin mengetahui
apakah sistem yang berjalan efektif atau tidak. dan peneliti tidak mengukur seberapa
besar tingkat keefektifan sistem ini. Dari hasil penelitian yang telah dilakukan adalah
sistem informasi akuntansi penggajian yang telah dijalankan sudah efektif. Hal itu dapat
dilihat dari fungsi-fungsi, struktur organisasi, dan dokumentasi sudah sesuai dengan
teori yang telah didapat pada masa perkuliahan.
Kata kunci : Sistem, Informasi, Akuntansi, Penggajian, dan Efektifitas
iv
EFFECTIVENNES ANALYSIS OF PAYROLL
ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM
(Study Case In Perusahaan Daerah Air Minum Kabupaten Malang)
ABSTRACT Oleh : Aditya Primatika
This research explained how payroll accounting information system run in one
of water providing company. In this research the researcher wants to know whether the
research effective or not, and doesn’t measure the effectiveness rate of payroll
accounting information system. Inspite the result of this researchis a system that has
been run by the company is effective. This thing can be seen from the functions,
organization structure, and documentation. is according with the theory that has been
given in the class.
Keyword’s : System, Information, Accounting, Payroll, and Effectiveness
v
LAMPIRAN
SLIP GAJI
DAFTAR GAJI
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pada era globalisasi ini perusahaan dituntut untuk lebih efisien, efektif, dan
ekonomis dalam menentukan besarnya biaya operasional perusahaan, karena faktor ini
adalah salah satu yang terpenting untuk menghadapi persaingan yang semakin ketat
dengan perusahaan lain. Banyaknya perusahaan-perusahaan sejenis semakin
menimbulkan tingkat persaingan yang lebih kompetitif. Contoh saat ini yang ada adalah
banyaknya perusahaan jasa dalam bidang air yang menjadi pesaing dari Perusahaan
Daerah Air Minum. Hal ini dikarenakan kualitas dari jasa tersebut yang lebih baik. Oleh
karena itu suatu kualitas jasa yang baik harus diimbangi dengan operasional perusahaan
yang baik juga.
Dalam melaksanakan kegiatan operasi perusahaan diperlukan adanya manajemen
perusahaan yang baik dengan ditunjang oleh personil yang berkualitas agar dapat
berkarya secara efisien. Hal penting yang harus diperhatikan oleh perusahaan adalah
faktor manusia. Sumber daya manusia dalam suatu perusahaan merupakan faktor
dominan dalam pencapaian tujuan perusahaan. Sebagai imbalan kepada sumber daya
tersebut, maka perusahaan memberikan serangkaian penghargaan di mana salah satu
komponennya adalah gaji.
Gaji mempunyai arti sebagai suatu penghargaan dari usaha karyawan atau tenaga
kerja yang sudah pasti jumlahnya pada setiap waktu yang telah ditentukan, misalnya
bulanan. Gaji merupakan biaya tenaga kerja yang merupakan unsur terbesar yang
2
memerlukan ketelitian dalam penempatan, penggolongan, pencatatan serta
pembayarannya.
Untuk mengatasi kekeliruan akibat tidak teliti dan tidak tepatnya penetapan,
penggolongan, pencatatan serta pembayaran atas gaji, maka perlu diatur tingkatan kerja
yang sesuai dengan peraturan yang berlaku. Demikian juga mengenai ketentuan-
ketentuan untuk kesejahteraan sosial para karyawannya harus ditetapkan kebijakan-
kebijakan maupun sistem dan prosedur yang didukung dengan formulir-formulir atau
catatan-catatan yang sesuai dengan peraturan yang berlaku pada perusahaan tersebut.
Menurut Amir dan Musriani (2003) dengan judul penelitian Peranan Sistem
Informasi Akuntansi Dalam Menunjang Efektifitas Pengendalian Internal Penggajian
yang melakukan penelitian di PT. INTI Bandung, menunjukkan bahwa PT. INTI
Bandung telah menerapkan sistem informasi akuntansi penggajian dengan memadai,
dan dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi penggajian adalah sistem yang
efektif. Hal ini dapat dilihat dari kriteria-kriteria yang telah diterapkan, yaitu terdiri dari
unsure-unsur sistem informasi akuntansi penggajian seperti adanya tujuan, masukan,
keluaran, penyimpanan data, pengolahan, instruksi dan prosedur, pengguna,
pengendalian, dan pengukuran keamanan, sehingga dapat menunjang keefektifan
pengendalian internal penggajian.
Sedangkan penelitian yang telah dilakukan oleh Fifi Maria (2006) dengan judul
Analisis Sistem Informasi Penggajian di PT. Bank Buana Indonesia, Tbk .Penelitian ini
dilakukan dengan latar belakang masalah adanya pemisahan fungsi yang tidak memadai
dalam pemrosesan penggajian pada PT. Bank Buana Indonesia, Tbk. di mana seksi
sumber daya manusia (SDM) yang memiliki otorisasi atas file induk penggajian juga
3
terlibat langsung dalam proses pembayaran gaji. Selain itu, pada objek penelitian tidak
ditemui adanya seksi tersendiri khusus untuk mengawasi pencatatan waktu hadir dari
setiap karyawan. Hal ini menunjukkan pengendalian intern yang kurang baik yang dapat
mempermudah tejadinya penyelewengan.
Secara teori, fungsi yang memiliki otorisasi atas file induk penggajian tidak boleh
terlibat langsung dalam pembayaran gaji. Demikian pula untuk menghasilkan
pengendalian intern yang kuat, harus dibentuk suatu fingsi untuk mengawasi pencatatan
waktu hadir dari setiap karyawan. Dengan demikian, para karyawan akan tertutup
kemungkinan untuk melakukan penipuan kehadiran. Objek penelitian menggunakan
sistem akuntansi yang terkomputerisasi sehingga memberikan banyak keefisienan dan
keefektifan dalam pemrosesan penggajiannya. Secara keseluruhan, penulis menilai
sistem informasi akuntansi yang dikembangkan perusahaan telah cukup memadai
kecuali perlunya pemisahan fungsi yang lebih terperinci agar tidak terjadi timpa
menimpa tugas pada satu departemen. Dengan demikian, sistem informasi akan dapat
memberikan pengendalian intern yang lebih baik lagi
Dalam suatu perusahaan apabila sistem informasi akuntansi tidak baik akan
menimbulkan suatu gejala yang merugikan, misalnya terjadi pembayaran yang fiktif
atau pengalokasian biaya tidak sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan. Dalam
suatu perusahaan yang besar, pimpinan perusahaan tidak mungkin mengendalikan
secara menyeluruh terhadap biaya tenaga kerja. Oleh karena itu, diperlukan suatu
pengendalian internal yang memadai terhadap gaji.
Untuk menciptakan pengendalian internal yang memadai diperlukan suatu sistem
informasi akuntansi yang baik. Sistem Informasi Akuntansi ini merupakan keseluruhan
4
prosedur dan teknik yang diperlukan untuk mengumpulkan data dan mengolahnya
sehingga menjadi informasi yang diperlukan sebagai alat bantu pimpinan perusahaan
dalam melakukan pengawasan kerja.
Berdasarkan uraian diatas maka peneliti ingin menulis judul “Analisis Efektifitas
Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Karyawan Perusahaan Daerah Air
Minum Kabupaten Malang”
1.2 Rumusan Masalah Penelitian
Dalam suatu penelitian biasanya dijumpai beberapa masalah yang perlu mendapat
perhatian khusus, begitu pula pada analisis kegiatan yang dilakukan oleh peneliti
dengan judul diatas, dimana masalah tersebut dianalisa sehingga dapat digunakan
sebagai penunjang penyelesaian masalah.
Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan diatas maka permasalahan
yang ingin dikemukakan dalam penelitian ini adalah apakah Sistem Informasi
Akuntansi yang difokuskankan pada prosedur, fungsi, dan laporan yang ditetapkan
sudah efektif?
1.3 Batasan Masalah
Pada dasarnya agar permasalahan yang telah dirumuskan diatas tidak menyimpang
terlalu jauh, maka untuk menilai efektifitas Sistem Informasi Akuntansi, maka
permasalahan difokuskan pada lingkup fungsi, prosedur dan laporan yang dihasilkan
oleh sistem informasi akuntansi penggajian karyawan perusahaan.
5
1.4 Tujuan Penelitian
Berdasarkan rumusan masalah yang telah dikemukakan di atas tujuan penelitian ini
untuk mengetahui efektifitas kinerja Sistem Informasi Akuntansi penggajian karyawan
di Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kabupaten Malang.
1.5 Manfaat Penelitian
1. Bagi Perusahaan
Memberikan gambaran pada perusahaan mengenai pentingnya perhatian
terhadap efektivitas kinerja Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Karyawan
yang diharapkan mampu diaplikasikan
2. Bagi Penulis
Dapat terlibat secara langsung dalam kegiatan dan dapat mengetahui sejauh
mana pengendalian yang ditentukan perusahaan dapat dilaksanakan serta
seberapa besar teori-teori yang bersangkutan dapat diterapkan untuk mengatasi
masalah yang dihadapi perusahaan.
3. Bagi Pihak Lain
Dapat dijadikan sebagai acuan, referensi, informasi dan wawasan teoritis dalam
penelitian selanjutnya guna melakukan analisa yang lebih baik, khususnya pada
topik dan permasalahan ini.
6
1.6 Sistematika Penulisan
BAB I : Pendahuluan
Bab ini menguraikan tentang latar belakang mengapa peneliti
melakukan penelitian dan dengan alasan apa penulis tertarik untuk
melakukan pemilihan judul, perumusan masalah, batasan-batasan
terhadap masalah yang diungkapkan, tujuan dan manfaat penelitian,
serta sistematika penulisan.
BAB II : Tinjauan Pustaka
Bab ini menguraikan tentang teori-teori yang digunakan sebagai dasar
penelitian ini dan berkaitan dengan masalah yang akan dibahas.
BAB III : Metodologi Penelitian
Bab ini memuat rancangan penelitian yang berdasarkan jenis penelitian
yang digunakan, obyek penelitian, sumber data yang diambil, teknik
pengumpulan data.
BAB IV : Hasil Penelitian dan Pembahasan
Bab ini menjelaskan mengenai gambaran umum perusahaan dan analisa
terhadap masalah yang akan diteliti di dalam perusahaan termasuk
rekomendasi atas effect yang dihasilkan.
BAB V : Penutup
Bab ini mengemukakan kesimpulan yang diperoleh dalam penelitian
dan saran-saran yang diberikan dalam rangka memperbaiki kekurangan
dan harapan pada periode berikutnya, serta keterbatasan dalam
penelitian ini.
1
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Sistem InFormasi Akuntansi
2.1.1 Definisi Sistem
Pengertian sistem dan prosedur menurut Yogianto (1995:1) yang mengutip dari
Jerry Fritz Gerald dan Warren D. Stalling (1990), definisi dalam pendekatan sistem ini
lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut “ Suatu sistem
adalah suatu jaringan yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk
melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”.
Sedangkan prosedur menurut Yogianto (1995:1) mengutip dari Richard F. Neuschel
(1992) , adalah : “Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan
instruksi yang menerangkan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang
mengerjakan, kapan (when) dikerjakan, dan bagaimana mengerjakannya.
Jawaban sistem menurut Mulyadi (2001) sebagai berikut: a. Setiap sistem terdiri
atas unsur-unsur. b. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang
bersangkutan. c. Unsur-unsur tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem. d.
Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar. Sedangkan menurut
Bodnar dan Hopwood (1995) sistem adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia dan
peralatan, yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu.
Dari definisi-definisi diatas dapat dirinci lebih lanjut mengenai pengertian sistem
secara umum yaitu:
2
1. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur yang terdiri dari subsistem yang lebih kecil
dan terdiri pula dari kelompok unsur yang membentuk subsistem tersebut.
2. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu dari sistem yang bersangkutan,
berhubungan erat satu dengan yang lain dan sifat serta kerjasama antar unsur sistem
tersebut mempunyai bentuk tertentu.
3. Setiap sistem mempunyai tujuan tertentu, sedangkan unsur-unsur sistem bekerja
berasama untuk mencapai tujuan sistem. Unsur sistem bekerja bersama satu dengan
yang lain dengan proses tertentu untuk mencapai tujuan tertentu.
4. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.
Dari uraian mengenai pengertian sistem secara umum di atas dapat disimpulkan
bahwa sistem dibuat untuk menangani sesuatu yang berulangkali atau yang secara rutin
terjadi.
2.1.2 Definisi Informasi
McLeod (1996) mendefinisikan informasi sebagai data yang telah diproses atau
data yang memiliki arti, yang juga merupakan salah satu tipe sumber daya yang tersedia
bagi manajer. Selain itu McLeod (1996) juga mengungkapkan informasi sebagai data
yang telah diolah dan dapat digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan.
Wilkinson (1995) menyebutkan bahwa informasi terdiri dari data yang telah
ditransformasi dan dibuat lebih bernilai melalui pemrosesan. Informasi adalah
pengetahuan yang berarti dan berguna untuk mencapai sasaran.
2.1.3 Definisi Sistem Informasi
Secara teknis, sistem informasi merupakan sistem yang menggunakan teknologi
informasi untuk mengungkap, mentransmisikan, menyimpan, mengambil,
3
memanipulasi dan menampilkan informasi yang digunakan dalam satu proses atau
bisnis. Sistem informasi terfokus pada pengelolaan dan pengendalian trnsformasi dari
tansaksi data primer sampai dengan pengguanan informasi untuk memenuhi kebutuhan
pembuatan keputusan bagi manajemen (Robinson, 1986). Sistem informasi memiliki
komponen utama yang membentuk struktur bangunan sistem informasi. Menurut
Mulyadi (2001) komponen bangunan sistem informasi terdiri dari enam blok yang
bisasa disebut Information System Building Block, yaitu:
1. Blok masukan (Input Block)
2. Blok model (Model Block)
3. Blok keluaran (Output Block)
4. Blok teknologi (Tekhnology Block)
5. Blok basis data
6. Blok pengendalian (Control Block)
Selain itu Wilkinson dan Cerullo (1997) dalam Muawanah (2000) membagi sistem
informasi menjadi beberapa bagian subsistem yaitu:
1. Transaction Processing System
2. Management Information System
3. Decission Supporting System
4. Office Information System
Pengertian Sistem Informasi menurut Lucas (1994) :
“Sistem Informasi adalah kegiatan dari suatu prosedur-prosedur yang diorganisasikan bilamana dieksekusi akan menyediakan informasi untuk mendukukung pengambilan keputusan dan pengendalian di dalam organisasi” Pengertian Sistem Informasi menurut Nash dan Robert (1994):
4
“Sistem Informasi adalah suatu kombinasi dari orang-orang, fasilitas teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar untuk pengambilan keputusannya yang cerdik”
2.1.4 Peranan Sistem Informasi
Peranan sistem informasi semakin meningkat mengikuti perkembangan teknologi
informasi. Sistem informasi mampu mengubah bentuk organisasi, cara perusahaan
untuk beroperasi dan mampu mengubah cara perusahaan untuk bersaing
(Muawanah,2000).
Peranan lain dari sistem informasi akuntansi adalah bertanggung jawab untuk
pengelolaan data menjadi informasi, mengidentifikasikan informasi simpanan menjadi
yang relevan dan menyediakan beberapa alternatif keputusan sehingga dapat menjadi
alat bantu manajemen dalam alat bantu organisasi (Prabowo,2001).
2.1.5 Definisi Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi akuntansi (SIA) merupakan suatu rerangka pengkordinasian
sumber daya (data, meterials, equipment, suppliers, personal, and funds) untuk
mengkonversi input berupa data ekonomik menjadi keluaran berupa informasi keuangan
yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan suatu entitas dan menyediakan informasi
akuntansi bagi pihak-pihak yang berkepentingan (Wilkinson, 1991).
Boddnar dan Hopwood (1995) menyebutkan bahwa sistem informasi akuntansi
adalah kumpulan sumber daya yang diatur mengubah data menjadi informasi, yang
mana informasi ini dikomunikasikan kepada beragam pengambil keputusan. Istilah
5
sistem informasi selalu berhubungan dengan siklus yang berkaitan dengan siklus-siklus
pemrosesan transaksi perusahaan.
Mulyadi (2001) menyebutkan bahwa tugas awal dati sistem informasi akuntansi
adalah mengenali transaksi-transaksi yang akan diproses oleh sistem. Seluruh penukaran
keuangan dengan entitas lain harus direfleksikan dalam laporan keungan perusahaan.
Sistem akuntansi secara rutin memproses transaksi-transaksi moneter ini seperti intern.
2.1.6 Tujuan Umum Pengembangan Sistem Akuntansi
Pada dasarnya setiap tindakan yang akan dilakukan perusahaan tentunya memiliki
tujuan. Dalam hal ini penulis akan lebih fokus pada tujuan perusahaan yang
berkesinambungan dengan sistem akuntansi itu sendiri Menurut Mulyadi (2001) sistem
akuntansi secara umum mempunyai tujuan:
1. Untuk menyediakan informasi bagi manajemen perusahaan.
2. Memperbaiki informasi yang telah dihasilkan oleh sistem yang telah diterapkan.
3. Memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern.
4. Mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaran catatan akuntansi.
Sedangkan menurut Bodnar dan Hoopwod (1995) tujuan umum dilakukannya
analisis sistem adalah untuk memperbaiki kualiatas informasi, pengendalian intern,
meminimalkan biaya yang berkaitan. Tujuan-tujuan ini saling berhubungan namun
kadang-kadang menimbulkan kontroversi, misalnya masalah biaya yang dikeluarkan
merupakan konflik antara masalah ekonomi dan manfaat. Metode evaluasi yang dapat
digunakan untuk menilai untung ruginya adalah subyektif.
6
2.1.7 Prinsip-Prinsip Sisten Akuntansi
Menurut Warren (1999) prinsip-prinsip umum akuntansi umum yang berlaku bagi
semua sistem dan perlu dipertimbangkan dalam penyusunan sistem informasi akuntansi
Tujuan sistem informasi dan kebutuhan informasi yang didefinisikan secara jelas
adalah salah satu kunci untuk suksesnya sistem informasi. Kesuksesan suatu sistem
membutuhkan tujuan-tujuan yang terdefinisikan. Suatu sistem dengan tujuan tertentu
akan menyelesaikan lebih banyak untuk suatu organisasi, daripada sistem tanpa tujuan,
sedikit tujuan, atau tujuan yang ambisius (Calliueot and Lapayre, 1992). Calliueot and
Lapayre (1992) menyatakan bahwapenciptaan suatu informasi efektif membutuhkan
suatu pengorganisasian untuk mengembangkan sejumlah sistem-sistem pendukung.
Penarikan staf yang kompeten dan layak adalah suatu tindakan yang sangat penting.
Investasi yang besar dalam perangkat keras, perangkat lunak dan pendukung sistem
yang lain adalah sesuatu yang penting, namun tanpa manusia bersumber daya yang
kompeten untuk mengkoordinasikan sistem akan menghasilkan informasi yang tidak
layak, tidak tepat waktu atau tidak akurat.
17
2.5 Sistem Pengendalian Intern
Menurut Mulyadi (2001:163) sistem pengendalian intern meliputi struktur
organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasi untuk menjaga kekayaan
organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan
mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Menurut Bodnar (2000,180),Pengertian
Struktur Pengendalian Intern adalah ”Struktur Pengendalian Intern Perusahaan terdiri
dari kebijakan dan prosedur-prosedur untuk menyediakan jaminan yang memadai
bahwa tujuan-tujuan perusahaan dapat dicapai.”
Sedangkan Wilkinson (2000,218) mendefinisikan sebagai : ”Kerangka kerja yang
terdiri atas beragam tindakan-tindakan pengendalian dan pengamanan, yang meliputi
semua transaksi serta praktek-praktek organisasi, operasi, dan bahkan manajemen
perusahaan.”
Definisi sistem pengendalian intern tersebut menekankan tujuan yang hendak
dicapai dan bukan pada unsur yang membentuk sistem tersebut. Dengan demikian
pengertian pengendalian intern tersebut di atas berlaku baik dalam perusahaan yang
mengolah informasinya secara manual dengan mesin pembukuan maupun komputer.
2.5.1 Tujuan Sistem Pengendalian Intern
Pengertian pengendalian internal secara umum adalah pengendalian yang dilakukan
oleh internal perusahaan supaya sistem dari perusahaan dapat berjalan dengan baik.
Mulyadi (2001:163) memaparkan tujuan sistem pengendalian intern adalah sebagai
berikut :
18
1. Menjaga catatan dan kekayaan organisasi Kekayaan fisik suatu perusahaan dapat
dicuri, disalahkan atau hancur karena kecelakaan kecuali jika kekayaan tersebut
dilindungi dengan pengendalian yang memadai.
2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi
3. Manajemen memerlukan informasi keuangan yang teliti dan andal untuk
menjalankan kegiatan usahanya. Banyak informasi yang digunakan oleh manajemen
untuk dasar pengambilan keputusan penting. Pengendalian intern dirancang untuk
memberikan jaminan proses pengolahan data akuntansi akan menghasilkan
informasi keuangan yang teliti dan andal.
4. Mendorong efisiensi.
5. Pengendalian intern ditujukan untuk mencegah duplikasi usaha yang tidak perlu atau
pemborosan dalam segala kegiatan bisnis perusahaan dan untuk mencegah
penggunaan sumber daya perusahaan yang tidak efisien.
6. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Untuk mencapai tujuan perusahaan,
manajemen menetapkan kebijakan dan prosedur. Struktur pengendalian intern
ditujukan untuk memberikan jaminan yang memadai agar kebijakan manajemen
dipatuhi oleh karyawan perusahaan.
2.5.2 Unsur-Unsur Pengendalian Intern
Mulyadi (2001:164) juga menjelaskan bahwa unsur–unsur pokok pengendalian
intern adalah sebagai berikut:
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
Pembagian ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini:
19
a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi.
Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan
suatu kegiatan (misalnya pembelian). Fungsi penyimpanan adalah fungsi yagn
memiliki wewenang utuk menyimpan aktiva perusahaan. Fungsi akuntansi
adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa keuangan
perusahaan.
b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan
semua tahap suatu transaksi..
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan memberikan perlindungan yang cukup
terhadap kekayaan, hutang, pendapatan dan biaya. Dalam organisasi, transaksi
hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk
menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, harus dibuat sistem yang
mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi terlaksananya setiap transaksi.
3. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi. Pembagian tanggung
jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah
ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk
menjamin praktek yang sehat dalam pelaksanaannya.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Bagaimanapun baiknya
struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan serta berbagai cara
yang diciptakan untuk mendorong praktek yang sehat semuanya sangat tergantung
pada manusia yang melaksanakannya.
20
2.6 Pengertian Efektifitas
Pada dasarnya pengertian efektifitas yang umum menunjukkan pada taraf
tercapainya hasil, sering atau senantiasa dikaitkan dengan pengertian efisien, meskipun
sebenarnya ada perbedaan diantara keduanya. Efektifitas menekankan pada hasil yang
dicapai, sedangkan efisiensi lebih melihat pada bagaimana cara mencapai hasil yang
dicapai itu dengan membandingkan antara input dan outputnya.
Istilah efektif (effective) dan efisien (efficient) merupakan dua istilah yang saling
berkaitan dan patut dihayati dalam upaya untuk mencapai tujuan suatu organisasi.
Tentang arti dari efektif maupun efisien terdapat beberapa pendapat. Menurut Chester I.
Barnard dalam Kebijakan Kinerja Karyawan (Prawirosentono, 1999 : h.27),
menjelaskan bahwa arti efektif dan efisien adalah sebagai berikut :
“When a specific desired end is attained we shall say that the action is effective. When the unsought consequences of the action are more important than the attainment of the desired end and are dissatisfactory, effective action, we shall say, it is inefficient. When the unsought consequences are unimportant or trivial, the action is efficient. Accordingly, we shall say that an action is effective if it specific objective aim. It is efficient if it satisfies the motives of the aim,whatever it is effective or not”. Jadi dapat dikatakan bahwa sebuah kegiatan tersebut adalah efektif apabila tujuan
kegiatan itu akhirnya dapat dicapai. Tetapi bila akibat-akibat yang tidak dicari dari
kegiatan mempunyai nilai yang lebih penting dibandingkan dengan hasil yang dicapai
sehingga mengakibatkan ketidakpuasan, meskipun efektif kegiatan tersebut dapat
dikatakan tidak efisien. Sebaliknya bila akibat yang tidak dicari-cari dari kegiatan itu
mempunyai nilai tidak penting atau remeh, maka kegiatan tersebut efisien. Sehubungan
dengan itu, kita dapat mengatakan sesuatu efektif bila mencapai tujuan tertentu.
Menurut Syahrul dan Nizar (2000) dalam Fitrik (2004) effektifitas mempunyai
pengertian tingkat dimana kinerja yang sesungguhnya (aktual) sebanding dengan
21
kinerja yang ditargetkan yang biasnya diwujudkan dalam tujuan perusahaan. Jadi dapat
disimpulkan bahwa suatu sistem informasi akuntansi yang effektif yaitu sistem yang
dalam penerapannya dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi.
Efektifitas merupakan salah satu kriteria yang digunakan untuk menilai prestasi
kerja dari suatu pusat pertanggungjawaban tertentu. Istilah efektifitas selalu dipakai
dalam bentuk perbandingan dan tidak pernah digunakan untuk penilaian yang
mempunyai pengertian absolut.
Menurut Amirurullah dan Rindyah Hanafi (2002) efektifitas menunjukkan
kemampuan suatu perusahaan dalam mencapai sasaran yang telah ditetapkan secara
tepat. Pencapaian sasaran yang telah ditetapkan dan ukuran maupun standar yang
berlaku mencerminkan suatu perusahaan tersebut telah memperhatikan efektifitas
operasionalnya. Sedangkan menurut Kreitne Robert (1995) efektifitas di artikan
sebagai: “a central element in the process at management that entails achieving a
stated organizationaal objective”
Dalam hal ini maka penulis akan melihat dari kriteria-kriteria penilaian efektif
apabila laporan yang akan dihasilkan, struktur organisasi, dan fungsi-fungsi yang terkait
sudah dilakukan ataukah belum oleh perusahaan, hal ini sesuai dengan tujuan dari
sistem informasi akuntansi penggajian itu sendiri.
28
BAB III
METODELOGI PENELITIAN
3.1 Jenis Penelitian
Berdasarkan permasalahan yang ada, maka penulis menggunakan penelitian studi
kasus. Penelitian ini diklasifikasikan sebagai penelitian deskriptif. Penelitian deskriptif
merupakan penelitian terhadap masalah-masalah berupa fakta-fakta saat ini dari suatu
populasi (Indriantoro dan Supomo, 1999:26). Penelitian ini dilakukan dengan
menggunakan pendekatan studi kasus (case study). Menurut Indriantoro dan Supomo
(1999:26) studi kasus bertujuan untuk melakukan penyelidikan secara mendalam
mengenai subyek tertentu untuk memberikan gambaran yang lengkap mengenai subyek
tertentu. Penelitian ini hanya mengungkap dan mendiskripsikan fakta-fakta yang
ditemui dilapangan tanpa melakukan pengujian hipotesis.
3.2 Obyek Penelitian
Penelitian ini akan difokuskan pada efektifitas sistem informasi akuntansi
penggajian karyawan dilakukan di Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kabupaten
Malang yang terletak di Jalan Raya Kebonagung Km 120, Desa Kebonagung,
Kecamatan Pakisaji, Malang.
3.3 Horison Waktu
Data-data yang terdapat dalam penelitian ini dikumpulkan sejak 28 Agustus 2008
sampai dengan 28 Desember 2008.
29
3.4 Jenis Data
Jenis data yang dibutuhkan dalam penelitian deskriptif ini adalah:
1. Struktur organisasi dan job description.
2. Gambaran umum Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM).
3. Prosedur pembayaran gaji karyawan.
3.5 Sumber Data
Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder.
1. Data primer merupakan data penelitian yang diperoleh secara langsung dari sumber
asli (tidak melalui perantara). Data primer dapat berupa opini subyek (orang) secara
individual atau kelompok, hasil observasi terhadap subyek benda (fisik), kejadian dan
hasil pengujian.
2. Data sekunder merupakan data penelitian yang diperoleh dari pihak lain yang telah
diolah menjadi bentuk jadi dan relevan dengan penelitian ini.
3.6 Teknik Pengumpulan Data
Adapun teknik pengumpulan data yang digunakan adalah :
1. Studi Pustaka (Literature Study)
Data diperoleh dengan cara mempelajari dan mengkaitkan literatur yang
berhubungan dengan permasalahan yang dihadapi. Langkah ini dipakai sebagai
landasan teoritis serta pedoman dalam menganalisa masalah.
30
2. Studi Lapangan (Field Study)
Teknik ini dilakukan dengan mengumpulkan data secara langsung dari obyek yang
akan diteliti guna memperoleh data-data yang dibutuhkan dan gambaran
permasalahan yang sesungguhnya terjadi di dalam perusahaan. Terdapat empat
teknik pengumpulan data dalam penelitian ini yang terdiri dari :
a. Wawancara
Merupakan teknik pengumpulan data dengan proses tanya jawab yang akan
dilakukan terhadap pihak-pihak yang terkait dengan obyek penelitian agar data
yang diperoleh dapat relevan dengan permasalahan yang ada dalam perusahaan.
Pada penelitian ini wawancara dilakukan dengan karyawan umum, Kepala Bagian
Personalia, Direktur Administrasi dan Keuangan.
b. Observasi
Merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan mengadakan
pengamatan secara langsung terhadap obyek penelitian. Observasi dilakukan
untuk mengamati dan mengetahui kegiatan pembayaran gaji karyawan,
pembuatan faktur.
c. Dokumentasi
Dokumentasi merupakan metode pengumpulan data dengan cara melihat dan
menggunakan laporan-laporan dan catatan yang ada di perusahaan. Data yang
dikumpulkan meliputi data tentang struktur organisasi perusahaan, deskripsi
jabatan, laporan keuangan, produk dari Perusahaan Daerah Air Minum
(PDAM) Kabupaten Malang.
31
3.7 Metoda Analisis Data
Analisis data adalah proses mengorganisasikan dan mengurutkan data ke dalam
pola, kategori dan satu uraian dasar sehingga dapat ditemukan tema seperti yang
disarankan oleh data (Moleong,2002). Penelitian ini merupakan penelitian yang
deskriptif yaitu mencoba menerapkan teori ke dalam situasi yang nyata, atau dengan
cara mengumpulkan data dengan dasar teori sebelumnya. Kenyataan yang didapatkan
dari kondisi nyata tersebut kemudian dapat disimpulkan apakah teori dapat diterima
atau tidak.
Analisa data dimulai dengan mengumpulkan data yang tersedia dari berbagai
sumber yang diperoleh peneliti dari lingkungan perusahaan Perusahaan Daerah Minum
Kabupaten Malang. Selanjutnya, penelitiakan mendeskripsikan beberapa konsep praktis
berdasarkan pemahaman yang diperoleh secara langsung. Konsep praktis tersebut
kemudian dideskripsikan dengan cara membandingkan temuan atau pemahaman atas
kenyataan yang terdapat dalam sistem akuntansi penggajian Perusahaan Daerah Air
Minum Kabupaten Malang dengan konsep atau teori yang berhubungan dengan sistem
tersebut.
Pada tahap selanjutnya, peneliti mengevaluasi konsep praktis organisasi dengan
melihat fakta yang ada. Evaluasi akan mengupas berbagai akibat yang mungkin muncul
dari pengimplementasian sistem dalam kegiatan operasional perusahaan dan mencari
alternatif pilihan yang digunakan sebagai solusi atas masalah yang dihadapi. Hasil
evaluasi itulah yang kemudian ditarik sebagai kesimpulan untuk menjawab
permasalahan yang muncul dalam efektifitas penerapan sistem akuntansi penggajian
pada Perusahaan Daerah Air Minum Kabupaten Malang.
32
BAB IV
PEMBAHASAN
4.1 Gambaran Umum Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kabupaten
Malang
Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kabupaten Malang merupakan perusahaan
milik pemerintah Daerah Propinsi Jawa Timur yang menyediakan fasilitas dan
kemampuan pelayanan air bersih untuk keperluan mandi, makan, minum dan memasak
yang ditujukan untuk masyarakat kota dan pedesaan. Kantor PDAM terletak di Jalan
Raya Kebonagung No.115 Pakisaji-Malang (65162).
Sebagai perusahaan yang memiliki jasa penyediaan air bersih pada masyarakat
seusai dengan Peraturan Daerah Nomor 6 tahun 1981 yang disyahkan oleh Gubernur
Kepala Daerah Tingkat I tanggal 27 Januari 1981, dengan Surat Keputusan Nomor 6
tanggal 15 Agustus 1981, yang dijadikan acuan PDAM Kabupaten Malang dalam
rangka menjalankan tugas dan fungsinya. Dan menyatakan bahwa daerah pelayanan
dari PDAM Kabupaten Malang adalah seluruh wilayah Kabuapaten Malang dan Kota
Administratif Batu, namun sekarang Batu telah berdiri sendiri.
4.2 Visi, Misi, Dan Nilai Perusahaan
Sebagai perusahaan yang telah mempunyai sertifikasi ISO 9001:2000 maka PDAM
Kabupaten Malang mempunyai visi : “Menyediakan air bersih bagi masyarakat
Kabupaten Malang yang memenuhi syarat kesehatan baik kualitas dan kontinuitas
pelayanan”.
33
Untuk mencapai visi diatas, maka PDAM Kabupaten Malang menetapkan misi :
1 Pelestarian sumber air, meningkatkan produktivitas sumber daya manusia, sumber
daya alam, untuk memenuhi kebutuhan air bersih bagi masyarakat Kabupaten Malang
yang berkualitas, kuantitas, dan kontinuitas.
2 Mengedepankan dan mengembangkan kebijaksanaan misi sosial serta
mengembangkan profit oriented.
Akan tetapi visi dan misi diatas tidak kan dapat tercapai tanpa adanya dukungan
dari Kebijakan Mutu yang disosialisaikan. Kebijakan Mutu tersebut adalah untuk
membatasi celah-celah yang ada ketika sistem tersebut tidak berjalan sesuai visi dan
misi yang diusung oleh PDAM atau dengan kata lain adalah langkah-lagkah jangka
pendek. PDAM mempunyai komitmen kuat untuk mendapat kepercayaan tertinggi dari
pelanggan dalam penyediaan air minum yang memenuhi syarat kualitas dan kuantitas
dan senantiasa melakukan perbaikan berkelanjutan untuk mencapai kepuasan
pelanggan. Untuk mencapai komitmen tersebut maka, PDAM akan selalu:
1 Menyediakan air minum kepada pelanggan secara kontinu.
2 Memberikan respon yang cepat dan tepat terhadap setiap keluhan pelanggan.
3 Terus-menerus melakukan pemeliharaan dan perbaikan sarana dan prasarana di setiap
area sehingga tingkat kepuasan pelanggan semakin meningkat.
4 Secara berkelanjutan melaksanakan pelatihan bagi pegawai agar memiliki kesadaran
tinggi dalam memberikan jasa bermutu.
5 Meningkatkan kepuasan karyawan untuk mewujudkan etos kerja tim serta lingkungan
kerja yang kondusif.
34
4.3 Struktur Organisasi Dan Pembagian Tugas
Struktur organisasi akan memberi gambaran kepada setiap pimpinan yang
bertanggung jawab dalam mengkoordinasikan seluruh kegiatan perusahaan, dan dalam
hal ini termask fungsi manajemen. Struktur organisasi ini sangat penting karena
berfungsi untuk menjelaskan tugas masing-masing divisi dan memberi batasan-batasan
suatu divisi untuk menyelesaikan tugasnya dengan baik.
Organisasi dalam PDAM Kabupaten Malang yang ada saat ini adalah beracuan
pada Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 2 tahun 2007 yang berisi tentang Organ Dan
Kepegawaian Perusahaan Daerah Air Minum.
Di dalam sebuah perusahaan diwajibkan memiliki pembagian tugas dalam struktur
organisasi, karena tanpa hal itu akan terjadi tumpang tindihnya pekerjaan. Dan hal ini
mengakibatkan perusahaan dalam kondisi rugi, sebagai contoh adalah ketika perusahaan
sudah mempunyai bagian keuangan yang mengatur seluruh arus keuangan, namun
perusahaan tersebut membuat satu divisi lagi yaitu bendahara yang berfungsi sebagai
pemegang arus keuangan. Hal seperti ini tidak menjadi efektif karena nantinya akan
terjadi ketidak efektifan pegawai.
Berikut susunan organisasi perusahaan dan pembagian tugas pokok PDAM
Kabupaten Malang:
28
GAMBAR 4.1 : Struktur Organiasasi Perusahaan Daerah Air Minum Kabupaten Malang.
DIREKTUR UTAMA
DIREKTUR UMUM DIREKTUR TEKNIK KEPALA SPI
KEPALA BAG. UMUM
KEPALA BAG. SDM
KEPALA BAG. KEUANGAN
KEPALA BAG. HUB LANGGAN
KEPALA BAG. PERALATAN
KEPALA BAG. PERENCANAAN
KEPALA BAG. PRODUKSI
KEPALA BAG. TRANS/DISTRI
KASUBBAG UMUM
KASUBBAG MUTASI
KASUBBAG PENG KARIR
KASUBAG UMUM
KASUBBAG PEBKL
KASUBBAG RUMAH TANGGA
KASUBBAG KAS
KASUBBAG ANGGR
KASUBBAG PEMBUKUAN
KASUBBAG PEMASARAN
KASUBBAG REKENING
KASUBBAG GUDANG
KASUBBAG WHORK SHOP
KASUBBAG PERENC
KASUBBAG PENELITIAN
KASUBBAG LABORAT
KASUBBAG PRODUKSI
KASUBBAG DISTRIBUSI
WAKA SPI
KASUBBAG WASTEK
KASUBBAG KEUANGAN
KASUBBAG WAS PERSONIL
28
3.3 Horison Waktu
Data-data yang terdapat dalam penelitian ini dikumpulkan sejak 28 Agustus 2008
sampai dengan 28 Desember 2008.
3.4 Jenis Data
Jenis data yang dibutuhkan dalam penelitian deskriptif ini adalah:
1. Struktur organisasi dan job description.
2. Gambaran umum Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM).
3. Prosedur pembayaran gaji karyawan.
3.5 Sumber Data
Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder.
1. Data primer merupakan data penelitian yang diperoleh secara langsung dari sumber
asli (tidak melalui perantara). Data primer dapat berupa opini subyek (orang) secara
individual atau kelompok, hasil observasi terhadap subyek benda (fisik), kejadian dan
hasil pengujian.
2. Data sekunder merupakan data penelitian yang diperoleh dari pihak lain yang telah
diolah menjadi bentuk jadi dan relevan dengan penelitian ini.
29
3.6 Teknik Pengumpulan Data
Adapun teknik pengumpulan data yang digunakan adalah :
1. Studi Pustaka (Literature Study)
Data diperoleh dengan cara mempelajari dan mengkaitkan literatur yang
berhubungan dengan permasalahan yang dihadapi. Langkah ini dipakai sebagai
landasan teoritis serta pedoman dalam menganalisa masalah.
2. Studi Lapangan (Field Study)
Teknik ini dilakukan dengan mengumpulkan data secara langsung dari obyek yang
akan diteliti guna memperoleh data-data yang dibutuhkan dan gambaran
permasalahan yang sesungguhnya terjadi di dalam perusahaan. Terdapat empat
teknik pengumpulan data dalam penelitian ini yang terdiri dari :
a. Wawancara
Merupakan teknik pengumpulan data dengan proses tanya jawab yang akan
dilakukan terhadap pihak-pihak yang terkait dengan obyek penelitian agar data
yang diperoleh dapat relevan dengan permasalahan yang ada dalam perusahaan.
Pada penelitian ini wawancara dilakukan dengan karyawan umum, Kepala Bagian
Personalia, Direktur Administrasi dan Keuangan.
b. Observasi
Merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan mengadakan
pengamatan secara langsung terhadap obyek penelitian. Observasi dilakukan
30
untuk mengamati dan mengetahui kegiatan pembayaran gaji karyawan,
pembuatan faktur.
c. Dokumentasi
Dokumentasi merupakan metode pengumpulan data dengan cara melihat dan
menggunakan laporan-laporan dan catatan yang ada di perusahaan. Data yang
dikumpulkan meliputi data tentang struktur organisasi perusahaan, deskripsi
jabatan, laporan keuangan, produk dari Perusahaan Daerah Air Minum
(PDAM) Kabupaten Malang.
3.7 Metoda Analisis Data
Analisis data adalah proses mengorganisasikan dan mengurutkan data ke dalam
pola, kategori dan satu uraian dasar sehingga dapat ditemukan tema seperti yang
disarankan oleh data (Moleong,2002). Penelitian ini merupakan penelitian yang
deskriptif yaitu mencoba menerapkan teori ke dalam situasi yang nyata, atau dengan
cara mengumpulkan data dengan dasar teori sebelumnya. Kenyataan yang didapatkan
dari kondisi nyata tersebut kemudian dapat disimpulkan apakah teori dapat diterima
atau tidak.
Analisa data dimulai dengan mengumpulkan data yang tersedia dari berbagai
sumber yang diperoleh peneliti dari lingkungan perusahaan Perusahaan Daerah Minum
Kabupaten Malang. Selanjutnya, penelitiakan mendeskripsikan beberapa konsep praktis
berdasarkan pemahaman yang diperoleh secara langsung. Konsep praktis tersebut
kemudian dideskripsikan dengan cara membandingkan temuan atau pemahaman atas
kenyataan yang terdapat dalam sistem akuntansi penggajian Perusahaan Daerah Air
31
Minum Kabupaten Malang dengan konsep atau teori yang berhubungan dengan sistem
tersebut.
Pada tahap selanjutnya, peneliti mengevaluasi konsep praktis organisasi dengan
melihat fakta yang ada. Evaluasi akan mengupas berbagai akibat yang mungkin muncul
dari pengimplementasian sistem dalam kegiatan operasional perusahaan dan mencari
alternatif pilihan yang digunakan sebagai solusi atas masalah yang dihadapi. Hasil
evaluasi itulah yang kemudian ditarik sebagai kesimpulan untuk menjawab
permasalahan yang muncul dalam efektifitas penerapan sistem akuntansi penggajian
pada Perusahaan Daerah Air Minum Kabupaten Malang.
36
1 Unsur Pimpinan yaitu Direksi
Direksi adalah unsur pimpinan yang diangkat dan diberhenrikan oleh Kepala Daerah
dan bertanggung jawab langsung terhadap Kepala Daerah. Masa jabatan Direksi
adalah 4 tahun dan dapat diangkat kembali setelah masa jabatan tersebut berakhir dan
berusia maksimal 60 tahun kecuali bila pada pengangkatan masa jabatan kedua sudah
mendekati usia 60 tahun maka masa jabatan kedua dapat diteruskan sampai denagan
4 tahun meskipun batas usia sudah melampaui usia 60 tahun. Direksi terdiri dari :
1.1 Direktur Utama
Tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya adalah:
1. Koordinasi dalam arti mengatur dan membina kerjasama, mengintegrasikan
dan mengsinkronisasikan penyusunan peraturan perundang-undangan yang
berlaku di Perusahaan Daerah.
2. Pelayan dalam arti memberikan pelayanan teknis dan administrasi bagi
seluruh Satuan Organisasi Pemerintah Daerah, Masyarakat dan Perangkat
Perusahaan Daerah.
3. Perencanaan dalam arti mempersiapkan, merencanakan, menyusun,
Anggaran Pendapatan dan Belanja Perusahaan Daerah berdasarkan peraturan
perundang-undangan daerah yang berlaku.
4. Pembinaan administrasi dalam arti membina urusan Tata Usaha, mengelola
dan membina kepegawaian, mengelola keuangan danpembukuan, pembinaan
teknis lainnya, serta mengadakan hubungan dengan lembaga resmi dan
masyarakat.
37
5. Pembinaan Organisasi dan Tata Laksana dalam arti melakasanakan
penelitian dan pengembangan dalam rangka membina dan memelihara
selurauh kelembagaan dan ketatalaksanaan Perusahaan Daerah.
6. Pengawasan dalam arti mengadakan pengawasan kedalam terhadap seluruh
kegiatanyang dilakukan oleh aparat Perusahaan Daerah sehingga hasil guna
dan daya guna kerja tercapai maksimal.
7. Keamanan dan ketertiban dalam arti membina keamanan dan ketertiban ke
dalam.
1.2 Direktur Bidang Umum
Tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya adalah:
1. Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan di bidang administrasi,
keuangan, kepegawaian dan kesekretariatan.
2. Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan pengadaan dan
pengelolaan perlengkapan.
3. Merencanakan dan mengendalikan sumber-sumber pendapatan dan
pembelanjaan serta kekayaan perusahaan.
4. Mengendalikan uang pendapatan, hasil penagihan rekening penggunaan air
dari pelanggan.
5. Membina organisasi dan tata laksana kerja Perusahaan Daerah.
Direktur Bidang Umum membawahi :
1. Bagian Umum
2. Bagian Keuangan
3. Bagian Personalia / SDM
38
4. Bagian Langganan
1.3 Direktur Bidang Teknik
Tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya adalah:
1. Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan-kegiatan di bidang
perencanaan teknik, produksi, distribusi dan peralatan teknik.
2. Mengkoordinasikan dan mengendalikan pemeliharaan instalasi produksi dan
sumber air.
3. Mengkoordinaiskan kegiatan pengukian peralaan teknik dan bahan kimia.
Direktur Bidang Teknik membawahi :
1. Bagian Perencanaan Teknik
2. Bagian Produksi
3. Bagian Distribusi
4. Bagian Peralatan Teknik
2 Unsur-Unsur Bagian
Unsur-unsur bagian adalh unsur pelaksana, disini penulis hanya akan membahas
unsur-unsur yang terkait saja.
2.1 Bagian Keuangan
Tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya adalah:
1. Mengendalikan kegiatan-kegiatn di bidang keuangan.
2. Merencanakan Program Pendapatan dan Pengeluran Keuangan.
3. Merencanakan dan mengendalikan sumber-sumber pendapatan serta
pembelanjaan dan kekayaan perusahaan.
39
4. Menyusun Rencana Anggaran Pendapatan Dan Belanja serta Program
Perusahaan Daerah.
5. Membuat Laporan Tribulan dan Laporan Pelaksanaan Anggaran tahun yang
berlaku serta laporan lainnya yang berkaitan dengan keuangan.
2.2 Bagian Personalia / SDM
Tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya adalah:
1. Mempersiapkan Peraturan Kepegawaian..
2. Melaksanakan administrasi Kepegawaian
3. Merencanakan dan Melaksanakan kegiatan utnutk meningkatkan
kesejahteraan pegawai.
4. Melakukan kegiatan pembinaan karier pegawai.
5. Melakukan segala sesuatu yang menyangkut kedudukan hukum pegawai.
6. Membuat dan mengatur daftar gaji dan perjalanan dinas pegawai.
7. Menyelenggarakan Tata Usaha Bagian.
3 Unsur Pengawas
Maksudnya adalah suatu badan yang di bentuk untuk mengawasi kinerja dari PDAM
Kabuapten Malang yang dinamakan Satuan Pengawas Intern. Tugas, wewenang dan
tanggung jawabnya adalah:
1. Melakukan pengawasan audit intern atau administrasi keuangan dan pengelolaan
penggunaan seluruh kekayaan perusahaan.
2. Mengadakan pengawasan atas Anggaran Pendapatan dan Belanja Perusahaan
Daerah.
40
3. Mengadakan pengawasan terhadap penyeleenggaraan tata kerja dan prosedur
kerja dari unit-unit organisasi di Kantor Pusat, Cabang/Unit Pelaksana menurut
ketentuan-keentuan yang berlaku.
4. Mengadakan pengawasan keamanan dan ketertiban Perusahaan Daerah.
5. Mengawasi dan mengikuti kegiatan-kegiatan operasionala perusahaan
memberikan penilaian dan pembahasan seacara periodik/berkala.
6. Memberikan saran-saran atau pertimbangan-pertimbangan kepada Direktur
Utama tentang langkah-langkah atau tindakan-tindakan yang perlu diambil
dibidang tugasnya.
4.4 Analisa Pelaksanaan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian PDAM
Kabupaten Malang
4.4.1 Jenis Pegawai Dan Unsur-Unsur Gaji Pada PDAM Kabupaten Malang
Pada dasarnya dada dua kelompok pegawai pada PDAM Kabupaten Malang, yaitu
pegawai yang masih aktif bekerja dan pensiunan. Pegawai yang masih aktif bekerja
terbagi menjadi tiga yaitu :
1. Pegawai tetap, yaitu pegawai yang telah diangkat sebagai pegawai tetap berdasarkan
Surat Keputusan Direksi yang berhak memperoleh gaji dan tunjangan.
2. Calon Pegawai, yaitu pegawai yang masih berstatus Calon namun tetap menerima
gaji tetap namun ketika pensiun tidak diberilan tunjangan pensiun.
3. Pegawai harian atau kontrak, yaitu pegawai dengan sistem kontrak yang telah
ditentukan oleh PDAM Kabupaten Malang dan jika dianggap bagus maka akan
diangkat sebagai calon pegawai.
41
Unsur-unsur dan perhitungan daftar pembayaran gaji untuk pegawai tetap dapat
dijelaskan sebagai berikut:
Perhitungan :
Gaji Kotor
A. Potongan Asuransi
1. Pensiun
2. Astek
3. Kesehatan
4. Pajak Penghasilan
B. Potongan Lain-lain
1. Iuran KORPRI
2. Iuran Olah Raga
3. Iuran Dharma Wanita
4. Kesejahteraan Pegawai
5. Kopersai Tirta Sumakar
C. Gaji Bersih
Pada dasarnya dalam skripsi ini penulis hanya membahas sistem informasi
akuntansi pegawai tetap saja sehingga tidak membahas pembayaran untuk kontrak, dan
calon pegawai.
4.4.2 Fungsi-Fungsi Yang Terkait dalam Sistem Informasi Akuntansi Penggajian
Pada PDAM Kabupaten Malang.
Pada Bab II telah diuraikan sebelumnya bahwa fungsi-fungsi yang terkait dalam
sistem akuntansi penggajian adalah fungsi administrasi, fungsi akuntansi, dan fungsi
42
keuangan. Berikut ini penulis akan menguraikan fungsi-fungsi yang terhubunga dalam
sistem informasi akuntansi penggajian, sesuai dengan yang penulis temuidi PDAM
Kabupaten Malang
1. Fungsi Kepegawaian
Fungsi kepegawaian di PDAM Kabupaten Malang berada pada Bagaian Personalia
/SDM. Di dalam hal ini, tanggung jawab mengenai penyeleksian, pengangkatan,
penempatan, dan mutasi jabatan pegawai dilakukan. Untuk pengagangkatan
pegawai baru yaitu dengan melalui proses seleksi yang antara lain didasrkan pada
penilaian latar belakang pendidikan, hasil ujian seleksi, dan minat calon pegawai.
Bagai pegawai yang dinyatakan lolos akan dibuatkan Surat Keputusan oleh Bagian
Personalia/ SDM yang disetujui oleh Kepala Bagian Personalia / SDM.
2. Fungsi Pencatat Waktu
Pada PDAM Kabupaten Malang, fungsi pencatat waktu berada pada Sub Bagian
Umum. Karena dalam hal ini PDAM Kabupaten Malang masih menggunkan fungsi
yang manual dengan cara setiap pegawai yang datang akan langsung tanda tangan,
begitu juga pegawai yang pulang..
3. Fungsi Administrasi
Fungsi yang bertanggung bjawab untuk melakukan penghitungan daftar gaaji dan
upah ini di pegang oleh Sub Bagian Umum.
4. Fungsi Akuntansi
Fungsi yang dijalankan oleh Bagian Keuang melalui Sub Bagian Pembukuan ini
bertugas untuk mencatat adanya kewajiban yang timbul dengan pembayaran gaji
karyawan. Misalkan adanya utang karyawan, potongan-potongan karyawan.
43
5. Fungsi Keuangan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan dan mengeluarkan kas perusahaan
dan dalam rangka proses pembayaran pada pihak ketiga. Tanggung jawab ini
tersebut terletak pada fungsi pendapatan dan pengeluaran kas ini dipegang oleh
Bagian Keuangan yang dikerjakan pada Sub Bagian Kas. Fungsi ini bertugas untuk
mengendalikan keuangan perusahaan, mengelola arus pendapatan dan pengeluran
keuangan, melaksanakan proses verifikasi terhadap berkas penerimaan dan
pembayaran.
4.4.3 Proses Komputerisasi Perhitungan Gaji Pada PDAM Kabupaten Malang.
Dalam proses komputerisasinya, perusahaan ini menggunakan program / software
yang dikembangkan oleh programmer dari luar internal PDAM Kabupaten Malang,
atau istilahnya adalah pihak ke dua. Program ini berada dibawah tanggung jawab Sub
Bagian Umum. Bagaian ini bertugas menagani segala sesuatu yang berhubungan
dengan tehnis, dengan cara memanggil atau tanpa memanggil tahnisi atau programmer.
Software yang menunjang sistem operasi pada PDAM Kabupaten Malang adalah
Progam MYOB. Program ini adalah program yang khusus digunakan di Bagian
Keuangan saja. Jadi semua kegiatan operasi perusahaan terpussat pada masing-masing
Bagian.
Sedangkan untuk pencatatan data seperti induk gaji, rekap absen karyawan masih
mengunakan proses komputer secara manual. Untuk penghitungan debit air yang masuk
dan keluar pun PDAM Kabupaten Malang masih menggunakan proses perhitungan
manual dan masih menggunakan Microssoft Excell.
44
Dari semua program yang tersedia, akan dihubungkan langsung dengan komputer
milik Direksi dan juga masing-masing Kepala Bagian. Sebagai gambaran bahwa, mulai
awal Januari tahun 2008, PDAM Kabupaten Malang telah memulai penelitan dan
melakukan kerjasama dengan pihak luar dan baru dapat digunakan pada awal tahun
2010.
Hasil dokumentasi dari MYOB adalah berupa flowchart, sehingga memudahkan
untuk melakuakan pemahaman terhadap suatu program atau sistem informasi
penggajian. Selain itu adalah dalam hal proses pembacaan arus kas masuk dan keluar
juga mudah.
Proses komputerisasi penggajian yang dilakukan oleh PDAM Kabupaten Malang,
salah satunya adalah proses pembukuan data induk gaji. Proses ini bertujuan untuk
membuat suatu master file data pegawai yang bekerja pada PDAM Kabupaten Malang,
yang dikenal dengan nama data induk gaji. Pembetukan data induk gaji merupakan
kegiatan yang pertama kali harus dilakukan. Kegiatan ini sangatlah penting karena
untuk melaksanakan sistem penggajian dengan komputer diperlukan data induk gaji,
yang berperan sebagai master file. Data induk gaji harus benar dan up to date (terbaru).
Beberapa proses pembentukan data induk gaji meliputi beberapa kegaiatan penting,
yaitu :
1. Pengumpulan data
Kegiatan ini meliputi pengumpulan data yang dibutuhkan untuk membentuk data
induk gaji. Dat induk gaji berisi seluruh dat pentin pegawai. Dat yang dikumpulkan
akan menghasilkan data induk gaji pegawai, nama dan alamat pegawai, golongan,
gaji, tunjangan, status keluarga, tanggal lahir, tanggal kerja, jenis kelamin, agama,
45
potongan, dan mutasi yaitu data yang melaporkan perubahan, sehingga harus
dilakukan proses peremajaan dan perubahan data induk gaji. Data input diperoleh
dari Sub Bagian Mutassi Dan Sub Bagian Pengangkatan Karir.
2. Penginputan data
Penginputan data dilakukan melalui terminal oleh bagian administrasi. Data tersebut
ditranskrip ke dalam formulir data induk gaji.
3. Perekaman data
Sebelum data tersebut direkam dalam media perekam yang dibaca oleh komputer
(tape disk), maka harus dilakukan pemeriksaan yang disebut editing. Dalam proses
editing dilakukan pengecekan kebenaran terhadap masing-masing data sesuai
ketentuan berlaku. Setelah itu dilaksanakan pula validasi dan pengecekan nomor
induk kembar. Akhirnya data yang telah bersih direkam ke dalam media perekam.
Dengan demikian data induk gaji telah terbentuk.
Kegiatan-kegiatan penting yang harus dilakukan sehubungan dengan pembentukan
data gaji adalah :
1. Proses mutasi dan peremajaan data induk gaji
Proses ini akan dilakukan apabila terjadi perubahan data seorag pegawai pada
perusahaan, seperti perubahn status, golongan, tunjangan, potongan, dan lain-lain.
Data induk harus selalu dijaga agar selalu benar dan terbaru (up to date), oleh
karena itu perubahan tehadap data induk gaji harus dilakukan atau yang dikenal
dengan istilah peremajaan (up-dating). Data yang akan diubah kemudian
dipindahkan ke dalam suatu formulir, yaitu formulir data koreksi pegawai.
46
Berdasarkan formulir inilah maka akan dilaksanakan peremajaan terhadap data
induk gaji. Kegiatannya meliputi:
1) Melakukan pemindahan data ke dalam formulir data yang akan diubah.
2) Melakukan proses editing terhadap data yang akan diubah.
3) Setelah data benar dan akurat, lalu dimasukkan peremajaan (up-datting)
terhadap gaji, sehingga diperoleh data induk gaji yang terbaru dan benar untuk
proses selanjutnya. Semua perubahan yang dilakukan ini harus berdasarkan
dokumen yang telah mendapat otorisasi dari Kepala Bagian Personalia dan
Direktur Umum, sehingga dapat terhindar dari kemungkinan terjadinya kerugian
sebagai akibat perubahan data perhitungan gaji yang tidak benar akibat kelalaian
atau kecurangan pihak-pihak tertentu.
2. Proses koreksi nomor pegawai
Pada dasarnya nomor induk pegawai sekali diberikan, tidak akan berubah, benar,
dan valid sesuai dengan aturan pemberian nonor induk. Tetapi dalam kenyataannya
kadang-kadang terjadi kesalahan atau kekeliruan nomor induk pegawai yang
direkam dalam data induk gaji. Kesalahan yang mungkinterjadi karena kesalahan
administras pada waktu memberikan nomor induk pertama kali atau pad waktu
memasukkannya dalam komputer. Bentuk kesalahan nomor induk antara lain :
nomor induk memang salah atau keliru, nomor induk tertukar sesama pegawai, dan
nomor induk kembar. Dalam sistem penggajian , nomor induk pegawai merupkan
hal yang penting karena digunakan sebagai kunci (key) untuk membedakan antara
pegawai yang satu dengan yang lain. Noleh karena itu bila dilakukan koreksi, maka
koreksi itu harus dilakukan seteliti mungkin.
47
3. Proses penginputan data absensi pegawai
Pada PDAM Kabupaten Malang, absensi mempunyai pengaruh yang berbeda antara
pegawai tetap, calon pegawai tetap, dan pegawai kontrak. Apabila seorang pegawai
tetap dan calon pegawai tetap tidak masuk maka akan dikenakan potongan pada
besarnya tunjangan. Namun jika hal itu terjadi pada pegawai kontrak maka akan
dikurangi besarnya uang saku sesuai dengan ketentuan yang belaku. Penginputan
data dilakukan melalui terminal dan akan menghasilkan file absensi pegawai. File
absensi pegawai akan disimpan dalam tape media dan nantinya akan dipergunakan
untuk proses perhitungan gaji serta tunjangan dasar pegawai. Suatu hal yang penting
diperhatikan bahwa dalam proses penginputan data, baik data induk gaji maupun
data absnsi pegawai adalah bahwa dokumen-dokumen yang merupakan dasar
penginputan harus mendapat otorisasi dari pihak yang berwenang.
4. Proses penghapusan data pegawai
Apabila dalam perusahaan terjadi perpindahan (mutasi) atau pemberhentian pegawai
atau terjadi pensiun dini, maka proses penghapusan data harus dilakukan. Proses
penghapusan data pegawai akan menghapus semua data yang berkaitan dengan
pegawai yang dipindahkan, pegawai yang berhenti, dan pegawai yang diberhentikan
oleh perusahaan.
5. Proses perhitungan gaji pegawai
Dalam hal ini perusahaan tidak mempunyai program khusus yang masih mungkin
untuk dicuri. Karena dalam program ini pegawai masih harus mengambil atau
menginput data secara manual namun setelah dimasukkan tentu akan terjadi
48
perhitungan yang otomatis. Hasil yang diperoleh berupa daftar gaji, daftar
tunjangan, daftar golongan, slip gaji, dan lain-lain.
4.5 Flowchart Sistem Informasi Penggajian Di Lingkungan PDAM Kabupaten
Malang
Berikut ini adalah flowchart sistem informasi akuntansi penggajian dalam
lingkungan PDAM Kabupaten Malang.
49
Bagian SDM
Sub Bag Mutasi Sub Bag Pengg KarirSub Bag Umum
Mulai
Daftar Absensi
Mulai
Menyiapkan surat
keputusan pegawai
Surat Keputusan Pegawai
1 2
1 2
Menyiapkan Daftar Absensi
pegawai
Proses Verivikasi surat keputusan dan daftar absensi
Proses Penghitungan gajj
menggunakan Excell
Keputusan Gaji yang diperoleh
Daftar Gaji
Proses otorisasi oleh Kabag SDM
Daftar Gaji Telah diotorisasi
1
T T
50
Bagian Keuangan
Kepala Bagian KeuanganSub Bagian Anggaran
1
Daftar Gaji Yang Telah diotorisasi
Kabag SDM
Verivikasai daftar gajji
6
Proses Otorisasi
Benar Salah
3 4
3 4
Pembetulan Data
Verivikasai daftar gajji
5
5
6
2
Daftar Gaji Yang Telah diotorisasi
Kabag SDM
Daftar Gaji Yang Telah diotorisasi
Kabag SDM
Daftar Gaji Yang Telah diotorisasi Kabag SDM Dan Kabag Keuangan
51
Direktur Utama
Direktur Utama
2
Proses Otorisasi
3
4
Proses Otorisasi
6
KwitansiKwitansi
Kwitansi Yang Tlah DiotorisasiKwitansi Yang
Tlah Diotorisasi
Daftar Gaji Yang Telah diotorisasi Kabag SDM Dan Kabag Keuangan
Daftar Gaji Yang Telah diotorisasi Kabag SDM Dan Kabag Keuangan
Daftar Gajia yang telah diotorisasi
Kabag SDM, Kabag Keuangan dan
DIRUM
Daftar Gajia yang telah diotorisasi
Kabag SDM, Kabag Keuangan dan
DIRUM
52
Bagian Keuangan
Sub Bagian Anggaran
3
Proses Pembuatan Slip
Gaji Dan Kwitansi
Slip Gaji Kwitansi
45
6
Proses Pengambilan Uang di bank
Kwitansi Yang Tlah DiotorisasiKwitansi Yang
Tlah Diotorisasi
Uang
T
7
Daftar Gajia yang telah diotorisasi
Kabag SDM, Kabag Keuangan dan
DIRUM
Daftar Gajia yang telah diotorisasi
Kabag SDM, Kabag Keuangan dan
DIRUM
8
53
Bagian Keuangan
Sub Bagian Kas
85 7
Proses Verifikasi
dengan masing-masing kepala bagian dan unit
9
Slip Gaji Uang
Daftar Gajia yang telah diotorisasi
Kabag SDM, Kabag Keuangan dan
DIRUM
Daftar Gajia yang telah diotorisasi
Kabag SDM, Kabag Keuangan dan
DIRUM
54
Kepala Bagian / Kepala Unit
Kepala Bagian dan Kepala Unit
9
Daftar Gajia yang telah diotorisasi
Kabag SDM, Kabag Keuangan dan
DIRUM
UangSlip GajiDaftar Gajia yang telah diotorisasi
Kabag SDM, Kabag Keuangan dan
DIRUM
Proses penandatangan oleh karyawan
Daftar Gajia yang telah diotorisasi
Kabag SDM, Kabag Keuangan dan
DIRUM
Daftar Gajia yang telah diotorisasi
Kabag SDM, Kabag Keuangan dan DIRUM
dan Karyawan
10
7 8
7 8
UangSlip Gaji
Proses Pengambilan uang oleh kaaryawan
Selesai
55
Bagian Keuangan
Sub Bagian PembukuanSub Bagian Anggaran
Daftar Gajia yang telah diotorisasi
Kabag SDM, Kabag Keuangan dan DIRUM
dan Karyawan
10
Daftar Gajia yang telah diotorisasi
Kabag SDM, Kabag Keuangan dan DIRUM
dan Karyawan
9T
9
Daftar Gajia yang telah diotorisasi
Kabag SDM, Kabag Keuangan dan DIRUM
dan Karyawan
Melakukan Pembukuan
Melakukan koreksi
Melakukan Tutup buku
Review atas jurnal
Dokumentasi jurnal
Selesai
56
Prosedur penggajian yang digambarkan dalam flowchart penggajian di atas, dapat
dijelaskan sebagai berikut :
1. Sub Bagian Umum SDM
Proses dimulai dari Sub Bagian Umum SDM, dimana sub bagian ini menangani
absensi karywan yang telah di validasi dan menurut catatan fisik yang telah ada dan
diserahkan kepada Sub Bagian Pengajuan Karir.
2. Sub Bagian Mutasi
Pada saat yang bersamaan dengan Sub Bagian Umum SDM, maka Sub Bagian
Mutasi menyiapkan daftar Surat Kepytysan Pegawai yang telah diverivikasi terlebih
dahulu, kemudian akan diserahkan ke Sub Bagian Pengajuan Karir.
3. Sub Bagian Pengajuan Karir
Setelah menerima daftar absensi dan surat keputusan pegawai maka pada Sub
Bagian ini melakukan verivikasi untuk menentukan besarnya gaji yang akan
diterima karyawan. Dengan membuat daftar gaji maka diperlukan otorisasi yang di
lakukan oleh Kepala Bagian SDM. Yang kemudian diteruskan kepada Sub Bagian
Anggaran.
4. Sub Bagian Anggaran
Setelah menerima daftar gaji maka akan diverivikasi lebih lanjut agar tidak terjadi
kesalahan dan meminimalisir tingkat kecurangan. Setelah dirasa benar maka akan
dimintakan otorisasi kepada Kepala Bagian Keuangan dan Direktur Utama. Setelah
disetujui maka akan membuat daftar penerima gaji, slip gaji, dan melakukan
pengambilan uang di bank. Dan semuanya akan diserahkan kepada Sub Bagian Kas,
karena yang berhak mengawasi dalam hal pembayaran adalah Sub Bagian Kas.
57
5. Sub Bagian Kas
Setelah menerima daftar penerima gaji, uang dan slip gaji. Sub bagian Kas akan
memanggil masing-masing Kepala Bagian dan Kepala Unit yang nantinya semua
proses penyerahan uang dan slip akan dilakukan oleh Kepala Unit dan Kepala
Bagian kepada masing-masing staffnya. Setelah selesai maka daftar penerima gaji
yang telah ditanda tangani akan dikembalikan kepada Sub Bagian Kas. Setelah
diterima oleh Sub Bagian Kas maka akan diteruskan kepada Sub Bagian
Pembukuan.
6. Sub Bagian Pembukuan
Setelah semua proses diatas berakhir maka Sub Bagian Pembukuan akan melakukan
pembukuan dari bukti yang ada, kemudian akan dilakukan koreksi lagi dari
pembukuan jika ada yang salah. Jika dirasa tidak ada yang salah maka akan
dilakukan tutup buku sesuai pedoman akuntansi yang berlaku. Untuk meminimalisir
kesalahan maka akan dilakukan review setelah tutup buku, dan akan dilakukan
dokumentasi berupa jurnal di dalam magnetic tape sehingga data-data akan dapat
tersimpan dengan aman dan rapi.
4.6 Analisa Sistem Informasi Akuntansi Penggajian PDAM Kabupaten Malang
Pada, tahap ini analisa sistem dilakukan terhadap Sistem Informasi Akuntansi
Penggajian PDAM Kabupaten Malang yang masih digunakan hingga saat ini. Tujuan
dari analisa adalah untuk memperoleh pemahaman atas sistem yang berjalan sesuai
dengan karaketeristik perusahaan.
58
Setelah analisa awal untuk mengetahui cara kerja sistem selesai dilakukan,
selanjutnya akan dilakukan analisa untuk mencari permasalahan atau kelemahan-
kelemahan yang ada pada Sistem Informasi Akuntansi Penggajian yang ditetapkan.
Kemudian berdasarkan kelemahan-kelemahan yang ditemukan, maka akan dicarikan
solusi untuk memecahkan permasalahan.
4.6.1 Analisa Struktur Organisasi
Tujuan dari analisa terhadap struktur organisasi adaah untuk memperoleh
pemahaman atas pembagian wewenang dan tanggung jawab tiap-tiap karyawan, dan
untuk mengetahui apakah masing-masing karyawan yang bersangkutan mengetahui
wilayah kerja yang menjadi tanggung jawabnya. Pembagian tanggung jawab dan
wewenang ini tercermin pada bagan struktur organisasi yang dimiliki perusahaan.
Kemudian analisa dilanjutkan dengan penelaahan atas struktur organisasi perusahaan itu
sendiri guna mengetahui kemungkinan adanya kelemahan pada struktur organisasi
perusahaan.
Struktur organisasi PDAM Kabupaten Malang telah disusun sesuai dengan
kebutuhan dan karakteristik perusahaan, dalam hal ini perusahaan sudah benar-benar
mampu memilah pembagian atas tanggung jawab dan wewenang dalam penyelesaian
tugas.
4.6.2 Analisa Data
Input dari sistem penggajian yang berupa absensi pada dasarnya merupakan wujud
fisik dari catatan hadir tiap karyawan. Sedangkan di PDAM Kabupaten Malang absensi
yang digunakan masih manual yaitu berupa tanda tangan dikartu absensi yang telah
59
disiapkan oleh Bagian Personalia / SDM. Menurut hasil pengamatan dari peneliti masih
ada hal-hal yang akan dievaluasi lebih lanjut, yaitu :
1. Seringkalinya keterlambatan dalam hal penyiapan absensi karyawan.
Hal ini tentu sangat merugikan karyawan dan perusahaan, karena seharusnya setiap
pagi sebelum karyawan lain datang harue sudah ada daftar absensi dan karyawan
bagian SDM yang menyiapkan dan memeriksa daftar absensi satu persatu. Biasanya
yang dilakukan oleh bagian SDM baru membuat daftar absensi pada waktu pagi
hari.
2. Pemalsuan tanda tangan daftar hadir karyawan.
Pemalsuan tanda tangan ini terjadi karena tidak adanya pengawasan dari atasan dan
lunaknya bagian SDM yang bertugas dikarenakan karyawan masih merasa
mempunyai pangkat dan jabatan yang sama. Dan ada pula yang dikarenakan
senioritas, maksudnya adalah pegawai yang masa tugasnya masih baru merasa takut
dengan karyawan yang sudah lama bekeja disana.
3. Seringkalinya terjadi kesalahan tanda tangan secara tidak disengaja.
Karena bentuk dari kartu daftar hadir berupa kolom-kolom maka sering kali
pegawai melakukan kesalahan dalam melakukan tanda tangan, sehingga yang
ditanda tangani adalah daftar hadir karyawan yang lain. Yang mngakibatkan bag
SDM terkadang ragu untuk menilai apakah karyawan tersebut masuk atau tidak.
4. Tidak adanya pengawasan dari masing-masing kepala bagian dalam hal
absensi.
Dalam absensi karyawan yang mengabsensi hanyalah bagian SDM sehingga tidak
adanya pengawasan ini sering membuat karyawan lain dan bagian SDM kurang
60
begitu memperhatikan daftar absensi. Bahkan peneliti sering melihat bahwa setiap
daftar absensi yang ada sudah ditanda tangani semua maka mereka merasa tugas
mereka sudah penuh.
5. Seringkali terjadinya kesalahan input data yang dimasukkan ke dalam
komputer baik itu tentang penggolongan gaji karyawan maupun daftar gaji
dan daftar hadir karyawan.
Terjadinya kesalahan seperti ini sering kali disebabkan karena human error ataupun
karena kesalahn dalam hal adminstrasi. Bentuk kesalahan administrasi adalah SK
kenaikan gaji dan pangkat yang baru belum ada dalam bentuk fisik namun sudah di
sahkan menurut undang-undang, ada pula SK yang lama belum diganti dengan SK
yang baru. Dan tentu saja hal ini sungguh merugikan karyawan.
4.6.3 Analisa Aktivitas Perhitngan Gaji
Dalam sistem penggajian di PDAM Kabupaten Malang, perhitungan mengenai gaji
besrta potongan-potongannya akan dikerjakan oleh Bagian Personalia / SDM yang
dimana terdapat tiga Sub Bagian yaitu ; Sub Bagian Umum, Sub Bagian Mutasi, dan
Sub Bagian Pengajuan Karir. Proses perhitungan tersebut akan dimulai pada tanggal ke
25 setiap bulan. Jeda selama 5 hari sampai dengan akhir bulan tersebut digunakan untuk
melakukan proses perhitungan, otorisasi, sampai dengan review di bagian Keuangan
yang dilakukan oleh Sub Bagian Anggaran. Setelah selesai melakukan pembayaran
maka Sub Bagian Kas akan melakukan pembayaran.
Pada sistem ini telah terlihat dengan jelas bagaimana sebuah organisasi pembagian
tugas yang jelas telah dilakukan. Dan besarnya resiko kecurangan telah diminimalisir
61
melalui pembagian tugas yang jelas melalui dua bagian yang bekerja sama dengan
pembagian tugas yang jelas.
4.6.4 Analisa Aktivitas Pembayaran
Aktivitas pembayaran yang dilakukan oleh PDAM Kabupaten Malang sudah baik,
karena proses pembayaran gaji seluruhnya dilakukan oleh Bagian Keuangan yang
diserahkan kepada masing-masing Kepala Unit atau Kepala Bagian. Sebelum dilakukan
pembayaran, hal yang paling penting adalah terletak pada proses otorisasi yang
dilakukkan dengan mulai meminta persetujuan kepada Kepala Bagian Keuangan dan
dilanjutkan kepada Direktur Utama. Baru setelah proses persetujuan didapatkan maka
proses pembayaran sudah bisa dilakukan. Proses otorisasi yang dilakukan merupakan
proses pemisahan tugas yang efektif yang menjadi syarat terciptanya prosedur
pengendalian intern yang baik.
4.6.5 Analisa Aktivitas Akuntansi
Kegiatan akuntansi dimulai setelah menerima hasil bukti perhitungan gaji dari Sub
Bagian Anggaran. Sub Bagian Pembukuan akan melakukan koreksi dan review atas
pembebanan dan pembayaran gaji yang telah dilakukan oleh Sub Bagian Anggaran dan
Sub Bagian Kas.
Sub Bagian Pembukuan akan melakukan penjurnalan terhadap aktivitas akuntansi
yang terjadi:
Biaya gaji xxx
Kas xxx
62
Kemudian ketika ada kesalahan yang terjadi maka Sub Bagian Pembukuan akan
melakukan penjurnalamn dengan maksud bahwa keadaan antara debit dan kredit akan
menjadi seperti semula
Kas xxx
Biaya gaji xxx
Review yang sudah dilakukan akan dilaporkan bersama laporan-laporan lainnya
dari tiap fungsi di perusahaan yang nantinya akan membentuk laporan keuangan yang
berupa laporan laba rugi, laporan arus kas, neraca, laporan perubahan modal, dan
tentunya ada catatan atas laporan keuangannya. Sehingga analisa terhadap aktivitas
akuntansi sudah tidak mengalami masalah atau sudah berjalan dengan baik.
4.6.6 Analisa Output Sistem Penggajian
Setelah keseluruhan diproses lebih lanjut maka akan menghasilkan berbagai output
laporan yang berguna bagi manajemen perusahaan. PDAM Kabupaten Malaang telah
menerapkan Sistem Informasi Penggajian yang berbasis semi komputer, dimana hal ini
tentunya akan lebih baik daripada menggunakan yang masih manual. Hal ini tentunya
akan mempunyai keungulan dalam hal pemrosesan data, waktu yang lebih efektif, dan
dari segi pembuatan laporan-laporan (berupa laporan absen, perhitungan gaji, laporan
keuangan, dsb). Data output yang dihasilkan pun jauh lebih baik dan lebih rinci
daripada proses manual, seperti rincian slip gaji, absen,
Perihal output yang dikarenakan adanya potongan tunjangan dikarenakan adanya
keterlambatan karyawan dalam memulai aktivitas kerjanya itu disbabkan oleh
kepentingan pribadi karyawan itu sendiri. Hal ini tentunya dapat mengakibatkan kurang
disiplinnya karyawan sehingga dapat merugikan perusahaan.
63
4.7 Alternatif Pemecahan Permasalahan
Sesuai dengan adanya permasalahan diatas maka peneliti mempunyai usulan
pembenahan. Kesalahan diatas bisa saja merupakan akumulasi dari kesalahan yang
pertama kedua dan ketiga maupun seterusnya. Berikut adalah usulan pembenahan, yaitu
dengan hanya adanya penambahan beberapa kebijakan :
1. Karyawan bagian SDM menyiapkan daftar absensi adalah maksimal 1 hari
sebelum masuk kerja.
Maksudnya adalah ketika daftar absensi itu sehari sebelumya sudah disiapkan maka
dipastikan sudah tidak ada keterlambatan lagi dalam hal ini.
2. Adanya pengawasan dari masing-masing kepala bagian
Dengan adanya pengawasan dari tiap masing-masing kepala bagian setiap
melakukan absensi maka karyawan merasa takut untuk melakukan pemalsuan tanda
tangan dan dipastikan terdapat sedikit rasa disiplin pada setiap karyawan yang
nantinya akan meningkatkan kinerja dari karyawan.
3. Membuat daftar kartu absensi yang lebih baik
Dengan membuat kolom yang nantinya disesuaikan dengan nama dari masing-
masing divisi dan jabatan sehingga nantinya tidak akan terdapat kesalahan lagi.
Kemudian jika masih terdapat kesalahan maka yang berhak mencoret kesalahan
hanyalah bagian SDM dengan diketahui oleh masing-masing kepala bagian.
4. Memeriksa dua sampai tiga kali dan melakukan konfirmasi atas penginputan
data terhadap karyawan.
64
Maksud dari usulan diatas adalah ketika sudah melakukan penginputan data maka
bagian SDM harus segera mengkonfirmasi kepada seluruh kepala bagian sehingga
terdapat sedikit kesalahan yang dilakukan oleh SDM.
4.8 Penilaian Efektifitas
Sesuai dengan uraian satu persatu analisis maka menurut penulis Sistem Informasi
Akuntansi Penggajian yang berjalan di PDAM Kabupaten Malang sudah efektif. Karena
menurut penulis adanya kesesuaian teori anatara efektitas dengan sistem informasi
akuntansi penggajian. Hal itu dapat dibuktikan dari strukur organisasi yang memadai,
laporan yang dihasilkan dan fungsi-fungsi yang terkait.
Sesuai teori yang telah dikemukan oleh Warren (1999) baha suatu sistem yang