Análisis de recursos bibliográficos - Principal · Se le debe dar prioridad a compras y publicaciones seriadas. ... fuentes de consulta para la asignación de descriptores o encabezamientos

Direccin de Planeacin y Evaluacin | 1

Anlisis de recursos bibliogrficos PRO-23-1-03-01

FECHA PUBLICACIN 02/06/2017

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

Recursos Acadmicos Recursos Bibliogrficos Preparacin y Mantenimiento de

Servicios Bibliogrficos

Tabla de Contenido

1. OBJETIVO ............................................................................................ 2

2. ALCANCE ............................................................................................ 2

3. NORMATIVIDAD .................................................................................... 2

3.1. Directrices ........................................................................................ 2

3.2. Lineamientos ..................................................................................... 2

4. RESPONSABILIDADES............................................................................... 5

4.1. Responsable del Proceso ........................................................................ 5

4.2. Responsabilidades ............................................................................... 5

5. DEFINICIONES ....................................................................................... 6

6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES ........................................ 8

6.1. Diagrama de flujo ................................................................................ 8

6.2. Descripcin de actividades ...................................................................... 8

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................. 14

8. INDICADORES ..................................................................................... 14

9. RIESGOS ........................................................................................... 15

10. CONTROL DE CAMBIOS ........................................................................ 16

11. APROBACIN ................................................................................... 16







1. OBJETIVO

Realizar el procesamiento tcnico y anlisis de los recursos bibliogrficos, ingresndolos al sistema

de informacin del Sistema de Bibliotecas bajo estndares y normas internacionales que permitan

la consulta y recuperacin del material y contribuyan a la prestacin de un buen servicio por parte

del Sistema de Bibliotecas de la Universidad.

2. ALCANCE

El proceso inicia una vez se han recibido los nuevos recursos bibliogrficos y finaliza cuando se

entregan a las diferentes Salas y Bibliotecas de la Universidad y/o se habilita su consulta en lnea.

3. NORMATIVIDAD

3.1. Directrices

PDI 2016-2020: Desarrollo e Implementacin de servicios y/o estrategias de apoyo y

promocin a la investigacin, a travs del ingreso y control de fuentes, generacin de

informes, formacin y asesora a usuarios, con el fin de fortalecer la investigacin, establecer

estrategias que promuevan la internacionalizacin y mejoren las dinmicas de publicacin y

visibilidad de la Universidad.

3.2. Lineamientos

El material bibliogrfico recibido por compra debe procesarse en una semana.

Se le debe dar prioridad a compras y publicaciones seriadas.

Para los materiales bibliogrficos (diferentes a publicaciones seriadas) recibidos en compra,

canje o donacin, la entrega se har de forma diaria con corte a las 04:00 p.m. con el fin de

tener el tiempo suficiente para hacer las verificaciones de entrega y recepcin

correspondientes por parte de las dos reas.

Teniendo en cuenta que en algunos casos la periodicidad para las Publicaciones Seriadas

genera un alto nmero de actualizaciones (en lo que respecta a la publicacin), se define que

la entrega de este material de Gestin de Colecciones a Anlisis de Informacin se har de

forma diaria con corte a las 11:30 a.m.

Las donaciones de material bibliogrfico se procesarn en orden de llegada.

En el material bibliogrfico recibido por donacin, se le dar prioridad a las Publicaciones

Andes.

La catalogacin y anlisis documental de los materiales son aspectos fundamentales para la

recuperacin de la informacin, es por esto que es ineludible definir aspectos que se deben

tener en cuenta en estos procedimientos como son:

o Buscar siempre la facilidad de la recuperacin de informacin para el usuario.







o Manejo, actualizacin e implementacin de las normas nacionales e

internacionales para la descripcin, anlisis, clasificacin e ingreso de informacin.

o Cooperacin con otras entidades a nivel local, nacional e internacional para el

intercambio de registros bibliogrficos.

La fuente principal y obligatoria de consulta para la asignacin de descriptores o

encabezamientos de materia es el Sistema de Autoridades del Sistema de Bibliotecas. Otras

fuentes de consulta para la asignacin de descriptores o encabezamientos de materia, en su

orden son: 1. Lista de Encabezamientos de Materia para Bibliotecas (LEMB) en su ltima

edicin, 2. Library of Congress Subject Headings (LCSH) versin en lnea y 3. Tesauros.

Lineamientos de asignacin al grupo:

o Compras: Edna Acero, Pablo Reyes, Carlos Riveros y Catalina Guzmn.

o Donaciones: Miguel ngel Guerrero, Guber Rozo, Edna Acero, Pablo Reyes, Carlos

Riveros y Catalina Guzmn.

o Material Urgente: Edna Acero, Pablo Reyes y Catalina Guzmn.

o Audiovisuales (DVD, Blu-ray. vhs, etc.) y material especial (USB, lminas,

imgenes, afiches, pendones, mapas, CD-ROM, discos compactos, acetatos, etc.):

Catalina Guzmn.

o Partituras: Edna.

o Revistas: Pablo.

Esta distribucin est sujeta a cambios segn flujo de trabajo e indicaciones por parte de la

Coordinacin del rea y de la Jefatura de Servicios.

De acuerdo al cronograma de cargue masivo de tesis, se le dar prioridad a estos registros en

los tiempos estipulados.

Lineamientos para envi de material a mantenimiento:

o Los casos de donacin de materiales que traigan sellos, cdigos de barras, rtulos

y fichas de prstamo de otras instituciones y hayan sido autorizados para ingreso

al sistema y a la coleccin sern remitidos desde el rea de Anlisis de

Informacin, previa valoracin y seleccin.

o Desde Anlisis de Informacin, el material seleccionado que necesite

mantenimiento (ver manual de manual de mantenimiento de recursos

bibliogrficos) se entregar antes de su procesamiento al auxiliar de anlisis quien

a travs de correo electrnico remitir el material al auxiliar de mantenimiento.

Cuando se reciba nuevamente el material una vez se haya efectuado el arreglo le

ser devuelto al analista para que pueda ingresarlo al sistema.

Lineamientos cargue de tesis:

o De acuerdo con lo establecido en el Manual de Uso para estudiantes que est

publicado en la herramienta web de Gestin de Documento de Grado, en el







numeral 3.6.2 Documento de Grado, se indica que el estudiante debe cargar el

archivo nicamente en formato PDF. Este archivo no debe superar los 100MB de

tamao, de otra forma la herramienta no le permitir hacer el cargue del

documento.

o Si el archivo PDF de la tesis excede el tamao mximo permitido de 100MB, el

estudiante debe hacer entrega del documento PDF en un CD/DVD en el Punto de

Informacin del Sistema de Bibliotecas, marcado con su nombre completo, cdigo

de estudiante, documento de identidad, ttulo de su tesis, programa para el cual

est optando a grado y login de correo institucional. Este medio ser recibido en

el Punto de Informacin, registrado en la planilla definida para este proceso y

entregado al rea Administrativa con una periodicidad definida, para que se

gestione con la DSIT la copia de este archivo en el sitio de Documentos de Grado

y est disponible para consulta por parte de los Analistas de Informacin, cuando

la tesis sea gestionada en cargue masivo a Symphony de acuerdo con los

cronogramas anuales definidos.

o En el caso que la tesis o documento de grado que el Estudiante est entregando

tenga archivos anexos, es decir que no pueden ser incorporados al documento

PDF como por ejemplo archivos de imgenes o formato de audio o video (mp3,

mp4, planos etc.) sern denominados como material acompaante y debern ser

igualmente entregados en un CD/DVD en el Punto de Informacin del Sistema de

Bibliotecas, marcado con su nombre completo, cdigo de estudiante, documento

de identidad, ttulo de su tesis, programa para el cual est optando a grado, login

de correo institucional y deber indicar que corresponde a Archivos

complementarios. Estos documentos acompaantes sern recibidos en el Punto

de Informacin, registrados en la planilla definida para este proceso y entregados

al rea de Anlisis de Informacin con una periodicidad definida, para que

posteriormente se gestione la inclusin de estos archivos como material

acompaante de la tesis y ubicados en la coleccin, segn los lineamientos

vigentes del Sistema de Bibliotecas.

o Desde el Punto de Informacin se har la relacin del material acompaante de

tesis y/o de los CD/DVD que contengan las tesis que tengan un tamao mayor a

100MB en el Formato de Control material acompaante y tesis.

o Anualmente se definen tres cargues masivos de tesis en el ao y se elabora el

cronograma con las fechas estimadas para dichos cargues. Estas fechas estn

sujetas a modificacin, de acuerdo con los cortes que se hagan y definan para la

entrega de documentos para grado, las fechas de las ceremonias de grados y otros

aspectos a considerar por parte de la DSIT y las Unidades Acadmicas. Este

cronograma se define y divulga entre los interesados mediante correo electrnico







y se van ajustando las fechas, en la medida en que los procesos definidos sean

completados por las reas responsables.

o Para el cargue de tesis, en los tiempos estimados y de acuerdo al volumen

promedio de ttulos de tesis que se procesan en cada cargue, se estima un tiempo

de anlisis de tres meses aproximadamente para cada corte que se hace.

4. RESPONSABILIDADES

4.1. Responsable del Proceso

COORDINADOR ANLISIS INFORMACIN - TAINF - 10002002

4.2. Responsabilidades

Analista de Informacin:

Analizar, organizar y ejecutar el procesamiento tcnico del material bibliogrfico conforme

con las normas y polticas definidas por el Sistema de Bibliotecas para garantizar un

catlogo actualizado, el acceso y conocimiento de las colecciones y material bibliogrfico.

Manejar correctamente los formatos, las reglas, las fuentes de consulta y desarrollar una

metodologa para la realizacin de sus labores.

Auxiliar de Anlisis de Informacin:

Preparar los recursos, buscando uniformidad y esttica, haciendo accesibles las

colecciones tanto al personal como a los usuarios. Poner a disposicin del usuario el

material existente en el Sistema de Bibliotecas, para optimizar su uso y vida til.

Recibir y distribuir el material bibliogrfico de Gestin de Colecciones de acuerdo a los

criterios establecidos en los Lineamientos de Anlisis de Recursos Bibliogrficos.

En el caso de las publicaciones seriadas debe recibirlas desde Gestin de Colecciones e

ingresarlas al sistema.

En caso de cualquier duda, novedad o inconsistencia con el material recibido para la

preparacin fsica, debe reportarse inmediatamente al rea de Gestin de Colecciones y

as aclarar lo que corresponda.

En caso de reportar algn tipo de inconsistencia o devolucin del material, debe incluirse

esta informacin el campo de OBSERVACIONES que tiene la plantilla que se diligencia

desde Gestin de Colecciones. As como notificar esta informacin por correo a las

Coordinaciones de ambas reas; Anlisis de Informacin y Gestin de Colecciones.

El Auxiliar de Anlisis recibe el material bibliogrfico en los formatos establecidos para

compra, donacin, y Publicaciones Seriadas segn corresponda el caso, los cuales se

encuentran disponibles en SharePoint. En cada una de estas plantillas deber diligenciar

la informacin pertinente de cada material as como realizar la asignacin en el grupo de







Anlisis. Cada analista diligenciar los datos respectivos al material all relacionado y

asignado a su nombre.

Direccin de servicios de Informacin y Tecnologa - DSIT:

Esta unidad est a cargo del proceso de ejecucin del cargue masivo. La DSIT de acuerdo

a las fechas definidas y acordadas para el cargue anual, realiza el procesamiento y

adecuacin de los registros MARC y su respectivo cargue masivo a Symphony, aplicando

los lineamientos y requerimientos definidos en este documento.

Anlisis de informacin:

Es el rea encargada de catalogar y analizar todos los recursos bibliogrficos adquiridos

por el Sistema de Bibliotecas, con el fin de permitir una organizacin temtica y fsica de

las colecciones y su recuperacin a travs de los Sistemas de Recuperacin de Informacin.

Esta labor se realiza de forma centralizada.

5. DEFINICIONES

Ambiente de produccin: Entorno oficial donde los usuarios trabajan elaborando los

procedimientos para generar un producto final. Entorno en el que se ejecutan las aplicaciones que

utilizan los usuarios finales.

Ambiente de pruebas: Versin del sistema instalada en otro servidor, disponible para quienes

administran la plataforma ms no para los usuarios, donde se ejecutan las pruebas y

modificaciones con el fin de verificar su correcto funcionamiento y posteriormente replicarlo en

el ambiente de produccin acorde a los lineamientos y polticas establecidos por la institucin.

Anlisis Documental: Es la operacin intelectual mediante la cual se extrae del tem la esencia de

su contenido mediante el uso de lenguajes normalizados. El contenido temtico de la obra

analizada determina la cantidad de descriptores o encabezamientos de materia a asignar. En

general se aplican los principios bsicos de los encabezamientos de materia: en su orden son:

-Principio de encabezamiento especfico

-Principio idiomtico

-Principio de encabezamiento nico (una sola forma o denominacin)

La fuente principal y obligatoria de consulta para la asignacin de descriptores o encabezamientos

de materia es el Sistema de Autoridades del Sistema de Bibliotecas. Otras fuentes de consulta para

la asignacin de descriptores o encabezamientos de materia, en su orden son:

1. Lista de Encabezamientos de Materia para Bibliotecas (LEMB) en su ltima edicin.







2. Library of Congress Subject Headings (LCSH) versin en lnea.

3. Tesauros.

La seleccin de una fuente depende de: la profundidad del anlisis efectuado, el nivel del

tratamiento del tema en la obra, los destinatarios de la informacin y el uso del trmino en la

comunidad cientfica.

Cambiocat: Acciones que se realizan para identificar, modificar, mejorar y solucionar cualquier

tipo de inconsistencia en el registro bibliogrfico de un material, el cual puede ser sugerido

principalmente por los Gestores de Servicios de Informacin.

Catalogacin: Es el proceso de descripcin de las caractersticas fsicas del tem, teniendo en

cuenta normas y estndares internacionales de descripcin bibliogrfica. La herramienta bsica

para esta actividad son las RDA en su ltima edicin.

Clasificacin (SCDD): Sistema de clasificacin decimal de estructura jerrquica, est integrado por

categoras y subcategoras que se organizan en forma de rbol, formndose divisiones y

subdivisiones que se relacionan.

Encabezamientos de materia: (subject headings) son las palabras o conceptos que se usan para

identificar el contenido del recurso que se est catalogando. Constituyen un punto de acceso

importante para recuperar materiales que respondan a las necesidades e intereses de los usuarios.

Library of Congress Subject Headings (LCSH): Comprenden un tesauro (en el sentido de ciencias

de la informacin, un vocabulario controlado) de encabezamientos de materia, mantenido por la

Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos, para su uso en los registros bibliogrficos. LC

Subject Headings son una parte integral del control bibliogrfico, que es la funcin por la cual las

bibliotecas recopilan, organizan y difunden documentos. LCSHS se aplican a todos los elementos

dentro de la coleccin de la biblioteca, y facilitan el acceso de un usuario a los elementos del

catlogo que se refieren a un tema similar.

MARC 21: Es un protocolo de identificacin para el intercambio de informacin que permite

estructurar e identificar los datos de tal forma que puedan ser reconocidos y manipulados por

computadora. Este formato fue creado por un equipo de bibliotecarios de la Biblioteca del

Congreso (EE UU) liderados por Henriette Avram.

Preparacin fsica: Proceso fsico mediante el cual agrupa los trabajos rutinarios que implican

preparar los materiales para el servicio, buscando uniformidad y esttica, haciendo accesibles las

colecciones tanto al personal como a los usuarios. El propsito es poner a disposicin del usuario

el material existente en el Sistema de Bibliotecas, para optimizar su uso y vida til.

RDA: RDA (siglas en ingls de Resource Description and Access) es el nuevo cdigo de catalogacin

que ha sustituido a AACR2. Durante el trabajo de revisin que inicialmente iba a dar como fruto

AACR3 se decidi cambiar totalmente de enfoque y, tras diez aos de discusiones, se public en







2010 RDA. El cambio de punto de vista viene motivado por los cambios en el entorno tecnolgico,

y por la percepcin de una necesidad de convergencia con otras comunidades e instituciones de

memoria como archivos y museos. RDA se anuncia como un nuevo estndar para describir y dar

acceso a recursos, diseado para el mundo digital. La norma comprende un conjunto de

instrucciones que cubren todos los tipos de contenido y de medios. Aunque construido sobre los

fundamentos de AACR2 y pensado para las bibliotecas, su objetivo es facilitar la interoperabilidad

con otras comunidades afines (archivos y museos), y presentar un modelo flexible y extensible

para la representacin y captura de metadatos, en un entorno tecnolgico cambiante.

RDA toolkit: RDA est diseado para ser usado en lnea a travs del portal RDA Toolkit,5 accesible

por suscripcin desde 2010. RDA Toolkit puede consultarse navegando por la tabla de contenido

o realizando una consulta en su motor de bsqueda. RDA Toolkit tambin gestiona flujos de

trabajo y perfiles de aplicacin que permiten a una institucin o una comunidad de catalogadores

seleccionar su manera de catalogar. Tambin produce estadsticas de consulta peridica. La tabla

de materias de RDA, as como un conjunto de ejemplos de registros catalogados de acuerdo con

la RDA son de libre acceso en RDA Toolkit.

Recursos bibliogrficos: Expresin o manifestacin de una obra o de un tem que constituye la

base de una descripcin bibliogrfica. Un recurso bibliogrfico puede ser tangible o intangible.

Recursos electrnicos: Conjunto de bases de datos suscritas, buscadores, descubridor,

aplicaciones enlaces, cuya consulta puede hacerse dentro o fuera del campus de la Universidad.

Registro bibliogrfico: Los catlogos de bibliotecas estn compuestos de registros bibliogrficos,

que son los elementos principales para localizar y poder acceder a las obras deseadas que hemos

buscado previamente. Los registros bibliogrficos contienen una serie de elementos que

identifican, de forma nica, cada una de las partes en que se divide un tem bibliogrfico o

cualquier documento, libro, publicacin u otro registro de la comunicacin humana; cualquier

grupo de documentos o partes de un documento tratados como una entidad

Symphony: Sistema Integrado de Gestin de Bibliotecas, recurso con el cual se administran los

recursos adquiridos por el Sistema de Bibliotecas en formatos impresos y /o electrnico.

6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

6.1. Diagrama de flujo Anlisis de recursos bibliogrficos

6.2. Descripcin de actividades Anlisis de recursos bibliogrficos

ENTRADA Plantillas con los registros de nuevos recursos recibidos por compra, canje y donacin /

Material bibliogrfico.
m.pena366Archivo adjuntoPRO-23-1-03-01 Anlisis de recursos bibliogrficos.jpg







PROVEEDOR Gestin de Colecciones

SALIDA Recursos bibliogrficos disponibles para Salas y Bibliotecas.

CLIENTE Usuarios internos y externos

ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS

1 Verificar plantilla

vs. material

Al recibir el material bibliogrfico por parte de Gestin

de Colecciones para su respectivo anlisis e ingreso a

las colecciones se debe tener en cuenta lo siguiente:

Material Recibido por COMPRA:

-Validar en la plantilla el material entregado desde

Gestin de Colecciones; principalmente autor, ttulos,

ISBN, cantidades, quien solicita la compra, as como

las observaciones que se ingresan al sistema respecto

a cada adquisicin

-Revisar el estado del material; no debe estar roto,

daado, con hojas sueltas o manchado. En los casos

del material audiovisual, CDs de datos o memorias

USB, se debe verificar su autenticidad as como su

correcto funcionamiento antes de su procesamiento.

-Revisar que el material No traiga sellos, cdigos de

barras, rtulos y fichas de prstamo de otras

instituciones nacionales o internacionales, en este

caso se debe informar al rea de Gestin de

Colecciones para confirmar el origen e ingreso del

libro.

Material Recibido por DONACIN:

-Verificar en la plantilla el material entregado desde

Gestin de Colecciones; principalmente autor, ttulos,

ISBN, cantidades, donante, as como las

observaciones que se ingresan al sistema respecto a

cada adquisicin.

- Verificar el estado del material; no debe estar roto,

daado, con hojas sueltas o manchado. En los casos

del material audiovisual, o CDs de datos o memorias

USB, se debe verificar su autenticidad as como su

correcto funcionamiento antes de su procesamiento.

AUXILIAR DE

ANLISIS DE

INFORMACIN -

SISTEMA

BIBLIOTECAS

FOR-23-1-02-14 PE de

Material Bibliogrfico en

Compra

FOR-23-1-02-15 PE de

Material Bibliogrfico en

donacin y canje

FOR-23-1-02-16 PE de

Publicaciones Seriadas

Impresas

FOR-23-1-02-17

Formato de adquisicin

de libros electrnicos







-Revisar que el material No traiga sellos, cdigos de

barras, rtulos y fichas de prstamo de otras

instituciones nacionales o internacionales, en este

caso se debe informar al rea de Gestin de

Colecciones para confirmar el origen e ingreso del

libro.

2

Devolver o

notificar a

Gestin de

Colecciones

En caso de que la informacin del listado no sea

congruente con el material, se devuelve a Gestin de

Colecciones. La devolucin puede ser por errores

originados por parte del proveedor en el envo del

material u originado por Gestin de Colecciones en la

generacin de la lista de recursos.

Esta actividad tambin la puede realizar el auxiliar de

Anlisis de Informacin.

ANALISTA

INFORMACIN -

TAINF

3

Verificar

existencia en el

sistema

Se verifica si el material recibido est registrado en el

sistema de la Biblioteca. En caso de que el libro llegue

por reposicin o pago de multa se verifica la

informacin en Cambiocat sobre la solicitud. Este

material se entrega directamente por parte del

personal del Punto de Informacin y/o Bibliotecas

Satlites.

Para el material recibido por donacin se deben

confirmar las existencias y seguir las pautas de ingreso

de ejemplares establecidas en las polticas de Anlisis

y Descarte del material, tanto para publicaciones en

general como para las publicaciones de la Universidad

de los Andes.

ANALISTA

INFORMACIN -

TAINF

Cambiocat

Symphony

4 Evaluar si se

enva a descarte

El Gestor de Servicios de Informacin recibir las

revistas de Anlisis de Informacin y realizar

revisiones peridicas (Enero-Julio), si llegan acorde

con la periodicidad de la revista, respondiendo a

criterios de impacto, ranking de la universidad,

pertinencia y calidad las enviara para luego ser

ingresadas con el concepto respectivo, para ello se

diligencia una plantilla ingresando el ttulo, los datos

de publicacin, etc., del material en espera, este

listado debe ser actualizado cada vez que llega, se

descarta o se ingresa un ttulo o ejemplar nuevo.

Tiempo que se dejan las revistas en espera:

PERIODICIDAD TIEMPO

Menor a 6 meses 1 ao

GESTOR

SERVICIOS DE

INFORMACIN -

SERSB

FOR-23-1-02-16 PE de

Publicaciones Seriadas

Impresas







6 meses o ms 2 aos

Para el ingreso y/o descarte de un ttulo de revistas en

espera hay que tener en cuenta factores como:

periodicidad, pertinencia de los temas, factor de

impacto, acceso en lnea y si se encuentra en ndices.

Cuando la revista sea seleccionada para ingresar a las

colecciones del Sistema de Bibliotecas el Gestor debe

remitirlas a Gestin de Colecciones, en el formato

establecido FOR-23-1-02-16 Planilla Entrega de

Publicaciones Seriadas Impresas para remitir a

Anlisis y hacer su ingreso al sistema.

Esta actividad la realizan los Gestores de Servicios de

Informacin de Hemeroteca y de las Bibliotecas

Satlites.

5

Consultar con

Gestin de

Colecciones

Para las donaciones que no vayan a ser ingresadas al

sistema y para las cuales no se haya indicado en la

planilla correspondiente que el Sistema de Bibliotecas

tiene la potestad de decidir qu hacer con dicho

material, se debe consultar con el rea de Gestin de

Colecciones para que contacten al donante y definir lo

que se debe hacer con el material (devolverlo al

donante o enviarlo a Descarte).

ANALISTA

INFORMACIN -

TAINF

6 Ingresar a

Symphony

En caso de que el recurso ya este registrado en el

sistema, se aade una existencia. En caso de que el

recurso no est registrado se deben llevar acabo las

siguientes acciones, dependiendo del caso:

Crear nuevo registro

Duplicar registro (para cambios de

ediciones)

Importar registro (aadir volumen)

Cuando son revistas existentes, quien hace el registro

es el Auxiliar de Anlisis; si el registro es de un ttulo

nuevo lo hace el Analista encargado de este tipo de

publicaciones.

ANALISTA

INFORMACIN -

TAINF

Symphony

7

Hacer anlisis y

entregar

material a

Auxiliar de

Anlisis

El anlisis de recursos consiste en clasificarlos segn el

rea de conocimiento y en asignarles los

encabezamientos. Se entrega el material procesado al

Auxiliar de Anlisis de Informacin.

ANALISTA

INFORMACIN -

TAINF







8 Verificar estado

del recurso

Se verifica que el estado fsico de los recursos est en

ptimas condiciones.

AUXILIAR DE

ANLISIS DE

INFORMACIN -

SISTEMA

BIBLIOTECAS

9

Hacer

preparacin

fsica y verificar

requisitos (si

requiere)

Con base en las plantillas de los recursos adquiridos, se

lleva a cabo la preparacin fsica de los recursos que

incluye revisin de la portada, forrar portadas, sellos

de la Universidad, bandas de seguridad, hacer rtulos,

entre otros. Adicionalmente, se valida que los recursos

hayan sido clasificados adecuadamente. En caso de

que esto no suceda, se debe hacer el Anlisis

nuevamente.

La verificacin de requisitos NO se hace para revistas

(existencias)

Este es el ltimo filtro de los materiales antes de que

ingresen a la coleccin, por lo tanto es muy importante

realizar una revisin ms cuidadosa.

AUXILIAR DE

ANLISIS DE

INFORMACIN -

SISTEMA

BIBLIOTECAS

FOR-23-1-03-05

Formato inconsistencias

detectadas en anlisis

10

Generar listas

por

salas/biblioteca y

remitir material

Se generan las listas de recursos que sern asignados

a cada sala/biblioteca de la Universidad y se enva por

correo electrnico. Adicionalmente, se le entrega el

material a cada sala y/o biblioteca de la Universidad.

AUXILIAR DE

ANLISIS DE

INFORMACIN -

SISTEMA

BIBLIOTECAS

Lista de recursos

bibliogrficos por

sala/biblioteca

11

Realizar cargue

masivo de tesis

en Symphony y

enviar reporte

De acuerdo al cronograma establecido, se descargan

los archivos de la plataforma de documento de grado,

se realiza el cargue masivo de los registros a

Symphony y se genera un archivo en Excel con los

registros de los documentos cargados a Symphony

Como resultado de este cargue masivo, la DSIT enva

notificacin a la Jefatura Administrativa del Sistema

de Bibliotecas sobre la realizacin del cargue masivo

adjuntando el archivo de Excel.

DIRECCIN DE

SERVICIOS DE

INFORMACIN

Y TECNOLOGA

Symphony

12 Validar registros

y remitir reporte

Se realiza una validacin aleatoria de los registros para

verificar los siguientes aspectos:

-Que la codificacin de tildes sea la correcta y se

visualicen adecuadamente en la recuperacin de los

ttulos que hacen parte de la muestra seleccionada.

-Que los ttulos validados en la muestra sean

recuperables en Symphony.

JEFE

ADMINISTRATIV

O - SBADM -

10001992

FOR-23-1-03-03

Formato cargue masivo

de tesis e

inconsistencias







-Que la construccin de la URL para acceder al

documento PDF de las tesis cargadas se pueda hacer

bajo parmetros establecidos.

-Que los documentos PDF de la muestra seleccionada,

permitan el acceso al texto completo a partir de la URL

que se construy y que la visualizacin no presente

inconsistencias como por ejemplo documento no

existente, fallos de acceso, fallos en la visualizacin

etc.

-Se puedan acceder a partir del cual los Analistas de

Informacin permita consultar el texto completo, es

decir que

-Harn la catalogacin del ttulo est y enva

notificacin al rea de Anlisis de Informacin para

que inicien la validacin del cargue masivo e informen

si es necesario hacer ajustes para aplicarlos de forma

masiva.

Si la muestra revisada no presenta inconsistencias,

enva la notificacin a Anlisis de Informacin

adjuntando el listado en el archivo Excel con las URL

construidas. Si se detectan inconsistencias se solicita

a la DSIT ajustar el cargue masivo y corregir las

inconsistencias presentadas para poder seguir con el

proceso de anlisis de informacin.

13 Hacer anlisis

Se recibe el reporte, se actualiza el compilado y se

distribuye el cargue para hacer el anlisis. El anlisis de

recursos consiste en clasificarlos segn el rea de

conocimiento, asignarles los encabezamientos,

completar los datos del registro bibliogrfico y dejar

visible el registro para que sea recuperable en el

catlogo pblico y el servicio de descubrimiento.

ANALISTA

INFORMACIN -

TAINF

Symphony

FOR-23-1-03-03

Formato cargue masivo

de tesis e

inconsistencias

14

Gestionar

consolidacin de

errores

Se consolida el archivo con los ttulos de tesis cuyo

documento PDF present inconsistencias y por lo cual

no fue posible culminar su catalogacin. Estos errores

se consolidan en el archivo Excel de cargue masivo, en

el que se han dejado unas columnas previamente

establecidas para poder reportar dichas

inconsistencias de acuerdo a unos errores ya

identificados.

Este archivo se adiciona al archivo de inconsistencias

acumulados de cargues masivos previos para poder

reportarlo a la DSIT y hacer el seguimiento

correspondiente sobre si es posible o no generar una

solucin para corregir el PDF y poder completar as el

ANALISTA

INFORMACIN -

TAINF







anlisis del documento de grado que qued pendiente

en el cargue.

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad acadmica, administrativa, entidad)

PRO-23-1-03-02 Incorporacin de recursos

bibliogrficos a la coleccin

PRO-23-1-03-11 Cargue masivo de recursos

electrnicos

PRO-23-1-03-14 Descarte de recursos

bibliogrficos

FOR-23-1-02-14 PE de Material Bibliogrfico

en Compra

FOR-23-1-02-15 PE de Material Bibliogrfico

en donacin y canje

FOR-23-1-02-16 PE de Publicaciones

Seriadas Impresas

FOR-23-1-02-17 Formato de adquisicin de

libros electrnicos-1

FOR-23-1-03-01 Control material

acompaante tesis

FOR-23-1-03-03 Formato cargue masivo de

tesis

FOR-23-1-03-05 Formato inconsistencias

detectadas en anlisis

INF-23-1-03-01 Informe de actividades

Anlisis de Informacin

MAN-23-1-03-03 Manual Cambiocat

Formato MARC (MARC 21)

Ley derechos de autor (Ley 23 de 1982)

Library of Congress Subject Headings (LCSH)

Listas de encabezamientos de materia

(LEMB)

RDA Tool kits

8. INDICADORES

FIC

HA

DEL

IND

ICA

DO

R

TTULOS INGRESADOS POR COMPRA A SYMPHONY

Cdigo del indicador IND-23-1-03-011
http://www.loc.gov/marc/http://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-3717_documento.pdfhttp://authorities.loc.gov/http://ingreso.lembdigital.com/lemb/http://ingreso.lembdigital.com/lemb/http://access.rdatoolkit.org/







Responsable del

indicador Coordinador Anlisis de Informacin

Objetivo Determinar el nmero de ttulos entregados a anlisis por compra ingresados a

Symphony al ao.

Mtodo de Medicin Se identifica el nmero de ttulos entregados a anlisis por compra ingresados a

Symphony. Una vez se tenga esa informacin, se cuenta el nmero total de ttulos

ingresados y se calcula su proporcin con respecto al total de ttulos entregados.

Unidad de Medida Porcentaje

Frmula

# Ttulos ingresados a Symphony

%TTE= --------------------------------------------------------- *100%

# Ttulos entregados por compra a anlisis

Variables Ttulos entregados: Nmero de recursos adquiridos por compra.

Ttulos ingresados: Nmero total de ttulos ingresados a Symphony.

Limitaciones No aplica.

Fuente de datos El dato se genera de una fuente: (1) Informacin que provee el rea de Gestin de

Colecciones.

Granularidad No aplica

Periodicidad Anual

Meta 90%

Observaciones

9. RIESGOS

OPERATIVO

Errores en la catalogacin, clasificacin y preparacin fsica.

Ingresar material en mal estado, desactualizado, obsoleto o incompleto.

Inconsistencia de la informacin consignada por Gestin de Colecciones en la plantilla con el material en fsico.

Demoras en el tiempo de pre entrega del material bibliogrfico por parte de Gestin de Colecciones a Anlisis.

CALIDAD DE SERVICIO

Demora en el ingreso del material al sistema. No recuperacin del material.

SEGURIDAD







Prdida o dao del material no procesamiento fsico material.

ADMINISTRATIVO

Fallas en la disponibilidad de Symphony.

LEGAL

Derechos de autor:

Tesis: Activar un enlace omitiendo la No Autorizacin de Uso o el Acuerdo de confidencialidad.

Material Audiovisual: Omitir las notas de adquisicin del material en caso de versiones no autorizadas.

Fotocopias: Ingresar fotocopias no autorizadas, u omitir las notas para las respectivas excepciones.

10. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIN ACTUALIZACIN FECHA

0 Elaboracin 05/05/2015

Publicacin 12/01/2016

1 Elaboracin 23/05/2017

Publicacin 02/06/2017

11. APROBACIN

NOMBRE CARGO FECHA

ELABOR

Manuela Pea INGENIERO PROCESOS (T) -

PROY - 10006394 23/05/2017

Catalina Guzmn ANALISTA INFORMACIN -

TAINF 31/05/2017







REVIS Ricardo Flrez JEFE SERVICIOS - SBSER -

10001993 31/05/2017

APROB Angela Mara Meja DIRECTOR SISTEMA

BIBLIOTECAS - SBI - 10001991 31/05/2017

Análisis de recursos bibliográficos - Principal · Se le debe dar prioridad a compras y publicaciones seriadas. ... fuentes de consulta para la asignación de descriptores o encabezamientos

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