1 1. PENDAHULUAN Pada masa sekarang ini seiring dengan berjalannya waktu, teknologi dan arus informasi berkembang dengan pesat dan berpengaruh terhadap kemajuan perusahaan dalam menjalankan usahanya. Hal ini membuat banyak perusahaan menggunakan teknologi informasi untuk membantu kegiatan usahanya. Salah satu perkembangan teknologi informasi ini adalah sistem informasi akuntansi. Bagi organisasi yang berorientasi pada profit pembuatan sistem informasi akuntansi ini terbilang tidak terlalu sulit karena kegiatan utama dari organisasi tersebut adalah mencari keuntungan. Sistem informasi akuntansi dapat berupa siklus penerimaan kas dan pengeluaran kas. Menurut Romney (2006) tentang siklus penerimaan kas, “Siklus penerimaan kas adalah rangkaian kegiatan dan opereasional pemrosesan data yang terkait yang berhubungan dengan penerimaan bagi perusahaan”. Sedangkan pengeluaran kas, “Siklus pengeluaran kas adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.” Sistem informasi akuntansi yang ada saat ini masih berupa pencatatan manual. Menurut Handojo et.al (2004) hal tersebut sering kali menyebabkan terjadinya kesalahan pada ‘account balance’, yang membuat kinerja menjadi kurang efisien, karena setiap kali harus menelusuri lagi, mencari di mana letak kesalahan yang dibuat. Dengan dibangunnya sistem informasi akuntansi ini diharapkan dapat membantu perusahaan untuk dapat menjurnal dan memposting secara otomatis transaksi yang terjadi.
72
Embed
Analisis dan Perancangan Sistem Penerimaan dan Pengeluaran ...repository.uksw.edu/bitstream/123456789/5815/3/T1_232009091_Full... · melihat posisi kas dan mencari data mutasi kas
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
1
1. PENDAHULUAN
Pada masa sekarang ini seiring dengan berjalannya waktu, teknologi dan
arus informasi berkembang dengan pesat dan berpengaruh terhadap kemajuan
perusahaan dalam menjalankan usahanya. Hal ini membuat banyak perusahaan
menggunakan teknologi informasi untuk membantu kegiatan usahanya. Salah satu
perkembangan teknologi informasi ini adalah sistem informasi akuntansi. Bagi
organisasi yang berorientasi pada profit pembuatan sistem informasi akuntansi ini
terbilang tidak terlalu sulit karena kegiatan utama dari organisasi tersebut adalah
mencari keuntungan.
Sistem informasi akuntansi dapat berupa siklus penerimaan kas dan
pengeluaran kas. Menurut Romney (2006) tentang siklus penerimaan kas, “Siklus
penerimaan kas adalah rangkaian kegiatan dan opereasional pemrosesan data yang
terkait yang berhubungan dengan penerimaan bagi perusahaan”. Sedangkan
pengeluaran kas, “Siklus pengeluaran kas adalah rangkaian kegiatan bisnis dan
operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta
pembayaran barang dan jasa.”
Sistem informasi akuntansi yang ada saat ini masih berupa pencatatan
manual. Menurut Handojo et.al (2004) hal tersebut sering kali menyebabkan
terjadinya kesalahan pada ‘account balance’, yang membuat kinerja menjadi
kurang efisien, karena setiap kali harus menelusuri lagi, mencari di mana letak
kesalahan yang dibuat. Dengan dibangunnya sistem informasi akuntansi ini
diharapkan dapat membantu perusahaan untuk dapat menjurnal dan memposting
secara otomatis transaksi yang terjadi.
2
Gen-B merupakan salah satu perusahaan dagang yang berada di
Ambarawa. Gen-B ini adalah perusahaan dagang yang sedang berkembang. Jenis
produk yang dijual berupa pakaian dan asesoris untuk pria maupun wanita.
Pencatatan transaksi penerimaan kas dan pengeluaran kas dalam usahanya masih
menggunakan cara manual yaitu masih menggunakan buku dan alat tulis. Pada
toko Gen-B ini mempunyai satu karyawan dan pemilik terlibat langsung di dalam
usahanya. Jadi setiap ada transaksi, hanya pemilik yang mencatat dan menerima
uang. Pemilik sendiri belum memahami pencatatan transaksi dengan baik.
Terkadang pemilik tidak mencatat transaksi penerimaan kas. Begitu pula pada saat
transaksi pengeluaran kas. Pemilik sering tidak mencatat saat terjadi pengeluaran
kas. Hanya nota saja yang menjadi bukti pengeluaran kasnya. Dengan kondisi
seperti itu akan terjadi selisih antara catatan kas dengan uang yang ada.
Pemilik Gen-B tertarik untuk memperbaiki sistem penerimaan dan
pengeluaran kasnya dengan menggunakan kemajuan teknologi informasi. Sistem
penerimaan dan pengeluaran kas yang terkomputerisasi dapat menjadi solusi
untuk mengatasi persoalan dan keinginan pemilik Gen-B. Dengan sistem
penerimaan dan pengeluaran kas yang terkomputerisasi, pemilik dapat lebih cepat
melihat posisi kas dan mencari data mutasi kas yang diperlukan. Perbaikan sistem
penerimaan dan pengeluaran kas dengan komputerisasi sederhana diharapkan oleh
pemilik lebih mengurangi waktu pencatatan. Karena selama ini, pencatatan
seringkali tidak dilakukan, karena waktu pencatatan dalam buku membutuhkan
waktu dan tidak teroganisir dengan baik. Selain itu, pemilik kesulitan untuk
mengetahui berapa kas yang dimiliki oleh usahanya pada waktu tertentu, karena
membutuhkan waktu untuk menghitung.
3
Berdasarkan uraian di atas, persoalan yang menjadi fokus dalam penelitian ini
adalah :
1. Bagaimana pemodelan proses dan data yang dapat dilakukan untuk membuat
rancangan database penerimaan dan pengeluaran kas?
2. Bagaimana aplikasi penerimaan dan pengeluaran kas untuk Gen-B?
Hasil penelitian ini diharapkan akan menghasilkan rancangan database dan
aplikasi penerimaan dan pengeluaran kas untuk Gen-B. Dengan aplikasi tersebut,
diharapkan pemilik Gen-B dapat memanfaatkan untuk membantu pengelolaan
usahanya. Selain itu hasil penelitian ini dapat memberikan manfaat bagi peneliti
untuk menerapkan pengetahuan mengenai perancangan sistem akuntansi dan
menambah pengetahuan bagi pembaca.
2. LANDASAN TEORI
Perancangan Sistem
Definisi perancangan sistem menurut George M. Scott (2001) mengenai
perancangan sistem sebagai berikut : “Desain sistem menentukan bagaimana suatu
sistem akan menyelesaikan apa yang mesti diselesaikan, tahap ini menyangkut
mengkonfigurasikan dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat
keras dari suatu sistem sehingga setelah instalasi dari sistem akan benar-benar
memuaskan rancang bangun yang telah ditetapkan pada akhir analisis sistem.
Menurut Verzello dan John Reuter III (1982) perancangan sistem
merupakan tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem : Pendefinisian
dari kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancang bangun
implementasi : “menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk “. Sedangkan
menurut John Burch & Gary Grudnitski (1986) desain sistem dapat didefinisikan
4
sebagai penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari
beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.
Tujuan dari desain sistem secara umum adalah untuk memberikan
gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru. Analisis sistem dan
desain sistem secara umum bergantung satu sama lain. Studi menunjukkan bahwa
apa yang dikumpulkan, dianalisis dan dimodelkan selama fase analisis
menyediakan dasar bagi desain sistem secara umum untuk dibuat. Fase analisis
sistem merupakan investigasi dan berorientasi ke temuan.
Menurut Whitten (2004), pengembangan sistem informasi akuntansi
mempunyai tahap-tahapan sebagai berikut:
1. Permulaan sistem (system initiation)
2. Analisis sistem (system analysis)
3. Desain sistem (system design)
4. Implementasi sistem (system implementation)
Sistem Penerimaan dan Pengeluaran Kas
Menurut Romney (2006) siklus penerimaan kas adalah Siklus penerimaan
kas adalah rangkaian kegiatan dan opereasional pemrosesan data yang terkait
yang berhubungan dengan penerimaan bagi perusahaan Penerimaan kas berasal
dari pendapatan tunai, penagihan piutang, dan berbagai sumber pendapatan
lainnya.
Menurut Mulyadi (2001) dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi
bahwa berdasarkan sistem pengendalian intern yang baik, sistem penerimaan kas
dari penjualan tunai mengharuskan :
5
1. Penerimaan kas dalam bentuk tunai harus segera disetor ke bank
dalam jumlah penuh dengan cara melibatkan pihak lain selain kasir
untuk melakukan internal check.
2. Penerimaan kas dari penjualan tunai dilakukan melalui transaksi kartu
kredit, yang melibatkan bank penerbit kartu kredit dalam pencatatan
transaksi penerimaan kas.
Sedangkan siklus pengeluaran kas menurut Romney (2006) adalah
rangkaian aktivitas bisnis berulang dan pemrosesan kata terkait yang berhubungan
dengan pembelian dan pembayaran untuk barang atau pelayanan. Sedangkan
menurut Soemarso S.R (2004) mengemukakan bahwa “Pengeluaran kas adalah
suatu transaksi yang menimbulkan berkurangnya saldo kas dan bank milik
perusahaan yang diakibatkan adanya pembelian tunai, pembayaran utang
maupun hasil transaksi yang menyebabkan berkurangnya kas.” Dana-dana
yang dikeluarkan oleh perusahaan misalnya digunakan untuk pembelian
persediaan, biaya pemeliharaan, biaya gaji atau upah karyawan dan pengeluaran
lainnya.
Dari pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa pengeluaran kas adalah
transaksi-transaksi yang mengakibatkan berkurangnya saldo-saldo kas tunai, atau
rekening bank milik perusahaan baik yang berasal dari pembelian tunai,
pembayaran utang, pengeluaran transfer maupun pengeluaran-pengeluaran
lainnya. Pengeluaran kas dapat berupa uang logam, cek atau wesel pos, uang yang
dikeluarkan melalui bank atau langsung dari piutang.
3. METODE PENELITIAN
6
Dalam penelitian ini objek penelitian adalah Toko Gen-B yang terletak di
jalan Kartini Tambakboyo Ambarawa. Gen-B ini merupakan perusahaan yang
bergerak di bidang perusahaan dagang. Gen-B ini merupakan perusahaan yang
sedang berkembang di era kemajuan teknologi saat ini. Satuan analisis dalam
penelitian ini adalah perusahaan Gen-B sedangkan satuan pengamatan dalam
penelitian ini adalah penerimaan kas dan pengeluaran kas.
Dalam penelitian ini terdapat dua jenis data yang digunakan seperti yang
dipaparkan dalam tabel 1 di bawah ini :
Tabel 1. Jenis dan Sumber Data
Jenis Data/Informasi Sumber
Primer
- Kebutuhan informasi penerimaan dan pengeluaran kas (output dan laporan yang diharapkan)
- Tampilan aplikasi
- Pemilik
- Pemilik
Sekunder
- Format laporan penerimaan dan pengeluaran kas
- Nota – nota penjualan dan dukumen pengeluaran kas yang ada
- Dokumen penerimaan dan pengeluaran kas lainnya yang saat ini digunakan.
- Pemilik
- Pemilik
- Pemilik
Fokus dari penelitian ini adalah analisis dan perancangan sistem
penerimaan dan pengeluaran kas pada Gen-B. Aktivitas yang terkait di dalam
penerimaan kas adalah penjualan barang kepada pelanggan yang dilakukan Toko
Gen-B. Sedangkan aktivitas yang terkait di dalam pengeluaran kas adalah
pembelian barang dari pemasok. Input data yang digunakan dalam penelitian ini
adalah kebutuhan informasi yang terkait dengan penerimaan kas dan kebutuhan
informasi yang terkait dengan pengeluaran kas. Selanjutnya peneliti akan
7
memproses data input dengan menganalisis kebutuhan informasi, sehingga
menghasilkan output berupa kebutuhan informasi yang terkait penerimaan dan
pengeluaran kas.
Setelah mengetahui kebutuhan informasi yang terkait penerimaan dan
pengeluaran kas, maka tahap selanjutnya membuat rancangan proses. Kebutuhan
informasi yang terkait penerimaan dan pengeluaran kas menjadi input dan
kemudian dilakukan proses modeling yang akan menghasilkan Data Flow
Diagram (DFD). Selanjutnya membuat rancangan database dengan input Data
Flow Diagram (DFD) yang digunakan untuk melakukan proses data modeling dan
akan menghasilkan Entity Relationship Diagram (ERD).
Kemudian membuat rancangan aplikasi dengan data input Data Flow
Diagram (DFD) dan Entity Relationship Diagram (ERD) yang akan digunakan
untuk melakukan proses perancangan menggunakan Microsoft Access 2007 dan
akan menghasilkan output yaitu aplikasi penerimaan dan pengeluaran kas pada
Gen-B.
Teknik analisis yang digunakan dalam penelitian ini, adalah descriptive
qualitative, dengan langkah-langkah analisis sebagai berikut:
1. Menganalisis kebutuhan informasi yang di inginkan oleh perusahaan
tersebut.
2. Membuat rancangan proses dengan data input kebutuhan informasi
yang terkait penerimaan dan pengeluaran kas yang digunakan untuk
proses modeling dan menghasilkan output yaitu Data Flow Diagram
(DFD).
8
3. Membuat rancangan database dengan data input Data Flow Diagram
(DFD) yang digunakan untuk proses data modeling dan menghasilkan
output yaitu Entity Relationship Diagram (ERD).
4. Membuat rancangan aplikasi dengan input DFD dan ERD yang
digunakan untuk melakukan proses perancangan menggunakan
Microsoft Access 2007 sehingga akan menghasilkan output yaitu
aplikasi penerimaan dan pengeluaran kas.
Untuk mempermudah peneliti menjawab persoalan penelitian dalam
penelitian ini, maka tahapan proses penelitian peneliti gambarkan dalam kerangka
penelitian berikut ini :
9
Kerangka Penelitian
KEBUTUHAN INFORMASI
Kebutuhan informasi
yang terkait penerimaan
kas
Analisis Kebutuhan Informasi
Kebutuhan informasi yang
terkait penerimaan dan pengeluaran
kas
RANCANGAN PROSES
Proses Modeling
DFD
RANCANGAN DATABASE
RANCANGAN APLIKASI
DFD
Data Modeling
ERD
ERD
Perancangan menggunakan
Microsoft Access 2007
Aplikasi penerimaan dan pengeluaran kas
Kebutuhan informasi
yang terkait pengeluaran
kas
Kebutuhan informasi yang
terkait penerimaan dan pengeluaran kas
DFD
10
4. ANALISIS DAN PEMBAHASAN
Gen-B merupakan salah satu perusahaan dagang yang sedang berkembang.
Didalam perkembangan usahanya, Gen-B mempuyai masalah-masalah sebagai
berikut, pencatatan transaksi masih manual menggunakan buku dan alat tulis,
pemilik tidak memahami pencatatan transaksi dengan baik, pemilik terkadang tidak
melakukan pencatatan transaksi penerimaan kas maupun pengeluaran kas, dan sulit
melihat laporan periode yang lalu.
Berdasarkan masalah di atas, maka analisis kebutuhan sistem informasi pada
Gen-B dapat dilihat dalam tabel 2 di bawah ini.
Tabel 2. Analisis Kebutuhan Sistem Informasi pada Gen-B
Faktor Masalah Kebutuhan
Teknologi Pencatatan transaksi masih manual menggunakan buku dan alat tulis
Sarana pencatatan transaksi secara terkomputerisasi.
Manusia Pemilik tidak memahami tentang pencatatan transaksi dengan baik.
Sarana pencatatan yang mudah dimengerti.
Manajemen Pemilik tidak disiplin untuk langsung mencatat pada saat transaksi atau aktivitas tersebut terjadi.
Mewajibkan pemilik untuk langsung mencatat pada saat transaksi dan aktivitas terjadi.
Metode Sulit melihat laporan periode lalu
Mewajibkan pemilik untuk membuat laporan per periode
Sistem informasi secara terkomputerisasi akan membantu menyelesaikan
masalah yang terjadi pada Gen-B. Sistem informasi secara terkomputerisasi berbasis
database, akan membantu Gen-B untuk mewujudkan kebutuhan-kebutuhan seperti
yang tertera di atas.
11
Pemodelan Data dan Proses
Pada penelitian ini, kebutuhan sistem informasi yang ada pada Gen-B
dijadikan dasar dalam pemodelan data dan proses. Pemodelan data dan proses
dilakukan dengan menggunakan DFD (Data Flow Diagram).
DFD (Data Flow Diagram) Level Konteks
Pada DFD (Data Flow Diagram) level konteks, menunjukkan sistem
penerimaan dan pengeluaran kas yang dirancang untuk Gen-B. Terdapat tiga external
agent pada sistem informasi penerimaan dan pengeluaran kas Gen-B, yaitu
pelanggan, pemasok, dan pemilik. Ketiga external agent tersebut menjadi sumber dan
tujuan data sistem informasi pada Gen-B.
Gambar 1. DFD (Data Flow Diagram) level konteks
12
FDD (Functional Decomposition Diagram)
Gambar 2. FDD (Functional Decomposition Diagram)
Berdasarkan gambar di atas maka dapat diurutkan dari yang pertama yaitu
dari pemrosesan penerimaan kas, pemrosesan pengeluaran kas, pemrosesan
pemindahan kas, dan yang terakhir pemrosesan pelaporan yang dibagi menjadi 3
yaitu pemrosesan laporan kas, pemrosesan laporan penerimaan kas, dan pemrosesan
laporan pengeluaran kas.
DFD (Data Flow Diagram) Level 0
Dalam pemodelan DFD (Data Flow Diagram) level 0, bertujuan untuk
merancang aliran data secara terperinci dari proses satu menuju proses lain di dalam
sistem informasi penerimaan dan pengeluaran kas Gen-B. Pada pemodelan ini
dilakukan dengan mengolah data input yang bersumber dari external agent kemudian
diolah oleh sistem sampai dengan menghasilkan output yang kemudian diserahkan
kembali kepada external agent.
13
Gambar 3. DFD (Data Flow Diagram) level 0
DFD (Data Flow Diagram) Level 1
Dalam pemodelan data dan proses untuk merancang sistem informasi
penerimaan dan pengeluaran kas Gen-B tidak hanya sampai pemodelan DFD level 0
saja. Untuk itu dibutuhkan lagi pemodelan proses dan aliran data yang lebih
terperinci yang terjadi pada pemrosesan pelaporan. Dengan DFD (Data Flow
Diagram) Level 1 ini akan dirancang pemodelan proses dan data secara lebih
terperinci. Pemodelan secara lebih terperinci ini bertujuan agar sistem informasi yang
dirancang benar-benar sesuai dengan kebutuhan dan aktivitas bisnis pada Gen-B
terkait penerimaan dan pengeluaran kas.
14
Gambar 4. DFD (Data Flow Diagram) level 1 Pemrosesan Pelaporan
Perancangan Sistem Informasi
Sistem informasi yang berbasis database membutuhkan sebuah langkah
perancangan agar sistem informasi yang dibuat dapat digunakan sesuai kebutuhan.
Salah satu cara untuk merancang sistem informasi dapat diwujudkan dalam sebuah
ERD (Entity Relationship Diagram). Dalam database, data di dalamnya akan
berhubungan antara data satu dengan data lainnya sehingga akan menghasilkan
informasi yang dibutuhkan.
Begitu pula dengan perancangan sistem penerimaan dan pengeluaran kas Gen-B
yang membutuhkan ERD sebagai desain sistemnya. Adapun ERD yang digunakan
dalam perancangan sistem ini adalah sebagai berikut.
15
ERD Sistem Informasi Gen-B
Gambar 5. Entity-Relationship Diagram (ERD) Sistem Informasi Penerimaan dan
Pengeluaran Kas Gen-B
16
Perancangan Database
1. Tabel
Tabel adalah kumpulan data mengenai suatu objek tertentu dalam
kolom (field) dan baris (record). Berikut adalah tabel yang dibutuhkan Gen-B:
• Tabel Barang
Pada tabel barang terdapat 6 field yaitu kode barang (primary key),
nama barang, jumlah, satuan, harga beli, dan harga jual. Jenis data pada
kode barang adalah Text, field size : 5 ; jenis data pada nama barang
adalah Text, field size 30 ; jenis data pada jumlah adalah number, field size
long interger ; jenis data pada satuan adalah Text, field size 10 ; jenis data
pada harga beli adalah number, field size long interger ; jenis data pada
harga jual adalah number, field size long interger.
Berikut ini adalah gambar desain tabel barang :
Gambar 6. Gambar Desain Tabel Barang
17
Berikut ini adalah tabel barang setelah data di masukkan ke dalam
tabel.
Gambar 7. Gambar Isi Tabel Barang
• Tabel Kas
Pada tabel kas terdapat 2 field, yaitu kode akun kas (Primary Key),
nama akun kas. Jenis data pada kode akun kas adalah text dengan field size
10; jenis data pada nama akun kas adalah text dengan field size 30.
18
Berikut ini adalah gambar desain tabel kas :
Gambar 8. Gambar Desain Tabel Kas
Berikut ini adalah gambar isi tabel kas :
Gambar 9. Gambar Isi Tabel Kas
• Tabel Kas Detail
Pada tabel kas detail terdapat 3 field yaitu kode akun kas, jumlah
saldo, dan tanggal setoran. Jenis data pada kode akun kas adalah Text,
field size : 10 ; jenis data pada jumlah saldo adalah number, field size long
interger ; jenis data pada tanggal setoran adalah date/time dengan format
medium date.
Berikut ini adalah gambar desain tabel kas detail :
Gambar 10. Gambar Desain Tabel Kas Detail
19
Berikut ini adalah gambar tabel kas detail yang sudah berisi data.
Gambar 11. Gambar Isi Tabel Kas Detail
• Tabel Pemindahan Kas
Pada tabel pemindahan kas terdapat 6 field yaitu dari, nama akun,
jumlah, ke, nama, dan tanggal. Jenis data pada dari adalah Text, field size :
10 ; jenis data pada nama akun adalah Text, field size : 50 ; jenis data pada
jumlah adalah number, field size long interger ; jenis data pada ke adalah
Text, field size : 10 ; jenis data pada nama adalah Text, field size : 50 ;
jenis data pada tanggal adalah date/time dengan format medium date.
Berikut ini adalah gambar desain tabel pemindahan kas :
Gambar 12. Gambar Desain Tabel Pemindahan Kas
20
Berikut ini adalah gambar tabel pemindahan kas yang sudah berisi data:
Gambar 13. Gambar Isi Tabel Pemindahan Kas
• Tabel Pembelian
Pada tabel pembelian terdapat 3 field, yaitu nomor nota pembelian,
kode barang, dan kuantitas pembelian. Jenis data pada nomor nota
pembelian adalah Autonumber, field size : long interger ; jenis data pada
kode barang adalah Text, field size : 5 ; jenis data pada kode kuantitas
pembelian adalah number, field size long interger.
Berikut ini adalah gambar desain tabel pembelian :
Gambar 14. Gambar Desain Tabel Pembelian
21
Berikut ini adalah tabel pembelian yang sudah berisi data :
Gambar 15. Gambar Isi Tabel Pembelian
• Tabel Penjualan
Pada tabel penjualan terdapat 3 field, yaitu nomor nota penjualan, kode
barang, dan kuantitas penjualan. Jenis data pada nomor nota penjualan
adalah Autonumber, field size : long interger ; jenis data pada kode
barang adalah Text, field size : 5 ; jenis data pada kode kuantitas
pembelian adalah number, field size long interger.
Berikut ini adalah gambar desain tabel penjualan :
Gambar 16. Gambar Desain Tabel Penjualan
22
Berikut ini adalah gambar tabel penjualan yang sudah berisi data :
Gambar 17. Gambar Isi Tabel Penjualan
• Tabel pengeluaran kas
Pada tabel pengeluaran kas terdapat 11 field, yaitu nomor nota
pembelian (primary key), tanggal pembelian, kode pemasok, nama
pemasok, kode kasir, nama kasir, kode barang, nama barang, kuantitas,
harga, dan kode akun kas. Jenis data pada nomor nota pembelian adalah
Autonumber, field size : long interger ; jenis data pada tanggal pembelian
adalah date/time dengan format medium date ; jenis data pada kode
pemasok adalah Text, field size : 5 ; jenis data pada nama pemasok adalah
Text, field size : 30 ; jenis data pada kode kasir adalah Text, field size : 5 ;
jenis data pada nama kasir adalah Text, field size : 30 ; jenis data pada
kode barang adalah Text, field size : 5 ; jenis data pada nama barang
adalah Text, field size : 30 ; jenis data pada kode kuantitas adalah number,
23
field size long interger ; jenis data pada harga adalah number, field size
long interger ; jenis data pada kode akun kas adalah Text, field size : 10.
Berikut ini adalah gambar desain tabel pengeluaran kas :
Gambar 18. Gambar Desain Tabel Pengeluaran Kas
Berikut ini adalah gambar tabel pengeluaran kas yang sudah berisi data :
Gambar 19. Gambar Isi Tabel Pengeluaran Kas
• Tabel Penerimaan Kas
Pada tabel penerimaan kas terdapat 9 field, yaitu nomor nota penjualan
(primary key), tanggal penjualan, kode kasir, nama kasir, kode barang,
nama barang, harga, jumlah, dan kode akun kas. Jenis data pada nomor
24
nota penjualan adalah Autonumber, field size : long interger ; jenis data
pada tanggal penjualan adalah date/time dengan format medium date ;
jenis data pada kode kasir adalah Text, field size : 5 ; jenis data pada nama
kasir adalah Text, field size : 30 ; jenis data pada kode barang adalah Text,
field size : 5 ; jenis data pada nama barang adalah Text, field size : 30 ;
jenis data pada kode harga adalah number, field size long interger ; jenis
data pada jumlah adalah number, field size long interger ; jenis data pada
kode akun kas adalah Text, field size : 10.
Berikut ini adalah gambar desain tabel penerimaan kas :
Gambar 20. Gambar Desain Tabel Penerimaan Kas
25
Berikut ini adalah gambar tabel penerimaan kas yang sudah berisi data :
Gambar 21. Gambar Isi Tabel Penerimaan Kas
• Tabel Pemasok
Pada tabel pemasok terdapat 4 field, yaitu kode pemasok (primary
key), nama pemasok, alamat, dan telepon. Jenis data pada kode pemasok
adalah Text, field size 5 ; jenis data pada nama pemasok adalah Text, field
size 30 ; jenis data pada alamat adalah Text, field size 50 ; jenis data pada
telepon adalah Text, field size 13.
Berikut ini adalah gambar desain tabel pemasok :
Gambar 22. Gambar Desain Tabel Pemasok
26
Berikut ini adalah gambar tabel pemasok yang sudah berisi data :
Gambar 23. Gambar Isi Tabel Pemasok
• Tabel Kasir
Pada tabel kasir terdapat 4 field, yaitu kode kasir (primary key), nama
kasir, alamat, dan telepon. Jenis data pada kode kasir adalah Text, field
size 5 ; jenis data pada nama kasir adalah Text, field size 30 ; jenis data
pada alamat adalah Text, field size 50 ; jenis data pada telepon adalah
Text, field size 13.
Berikut ini adalah gambar desain tabel kasir :
Gambar 24. Gambar Desain Tabel Kasir
Berikut ini adalah gambar tabel kasir yang sudah berisi data :
Gambar 25. Gambar Isi Tabel Kasir
27
2. Query
Query adalah sebuah pernyataan yang digunakan untuk mengambil
informasi berdasarkan data-data yang disimpan dalam tabel yang kemudian
dipilih menjadi sebuah data baru. Dalam penelitian ini database penyimpanan
yang dipakai adalah query karena dapat digunakan untuk mengambil data dari
beberapa tabel sehingga dapat memberikan sebuah data baru yang terstruktur
dan lengkap. Crosstab merupakan sebuah data baru yang digunakan untuk
mengelompokkan data dengan difokuskan dari 1 field utama. Berikut ini
adalah 11 query dan 5 crosstab yang dirancangkan.
• Query Kas
Query kas dibuat untuk mengetahui jumlah saldo yang ada pada Gen-
B, yang jumlahnya akan berubah berdasarkan kode akun kas (tabel kas),
nama akun (tabel kas), total penerimaan kas (query penerimaan kas), total
pengeluaran kas (query pengeluaran kas), penambahan/pengurangan
(query pemindahan kas detail), dan saldo kas.
Berikut ini penghitungan untuk saldo kas :
Saldo kas : [Total Penerimaan Kas]-[Total of Total
Pembelian]+[Penambahan/Pengurangan]
Berikut ini adalah query kas :
Gambar 26. Query Kas
28
• Query Kasir
Query kasir dibuat untuk mengetahui nama kasir yang melakukan
transaksi pada Gen-B, yang jumlahnya akan berubah berdasarkan kode
kasir (tabel kasir), nama kasir (tabel kasir), alamat (tabel kasir), dan
telepon (tabel kasir).
Berikut ini adalah query kasir :
Gambar 27. Query kasir
• Query Pemasok
Query pemasok dibuat untuk mengetahui nama pemasok beserta
alamat pemasok, yang jumlahnya akan berubah berdasarkan kode
pemasok (tabel pemasok), nama pemasok (tabel pemasok), alamat (tabel
pemasok), dan telepon (tabel pemasok).
Berikut ini adalah query pemasok :
Gambar 28. Query pemasok
29
• Query Pembelian
Query pembelian dibuat untuk mengetahui jumlah pembelian barang
dan pengeluaran kas pada Gen-B, yang jumlahnya akan berubah
berdasarkan nomor nota pembelian (tabel pengeluaran kas), tanggal
pembelian (tabel pengeluaran kas), kode pemasok (tabel pengeluaran kas),
kode kasir (tabel pengeluaran kas), kode barang (tabel pembelian),
kuantitas pembelian (tabel pembelian), nama barang (tabel barang), harga
beli (tabel barang), total pembelian, kode akun kas (tabel pengeluaran
kas), dan nama akun kas (tabel kas).
Berikut ini perhitungan untuk total pembelian :
Total pembelian : [Kuantitas Pembelian]*[Harga Beli]
30
Berikut ini adalah query pembelian :
Gambar 29. Query Pembelian
• Query Penjualan
Query penjualan dibuat untuk mengetahui jumlah barang yang yang
terjual dan penerimaan kas pada Gen-B, yang jumlahnya akan berubah
berdasarkan nomor nota penjualan (tabel penerimaan kas), tanggal
penjualan (tabel penerimaan kas), kode kasir (tabel penerimaan kas), kode
barang (tabel penjualan), kuantitas penjualan (tabel penjualan), nama
barang (tabel barang), harga jual (tabel barang), total penjualan, kode akun
kas (tabel penerimaan kas), dan nama akun kas (tabel kas).
Berikut ini perhitungan untuk total penjualan :
Total penjualan : [Kuantitas Penjualan]*[Harga Jual]
31
Berikut ini adalah query penjualan :
Gambar 30. Query Penjualan
• Query Penerimaan Kas
Query penerimaan kas dibuat untuk mengetahui jumlah penerimaan
kas yang diterima Gen-B, yang jumlahnya akan berubah berdasarkan
kode akun kas (tabel kas), nama akun kas (tabel kas), total of jumlah
saldo (setoran kas), total of total penjualan (penerimaan kas), dan total
penerimaan kas.
Berikut ini perhitungan untuk total penerimaan kas :
Total penerimaan kas : [Total of Jumlah Saldo]+[Total of Total
Penjualan]
32
Berikut ini adalah query penerimaan kas :
Gambar 31. Query Penerimaan Kas
• Query Pengeluaran Kas
Query pengeluaran kas dibuat untuk mengetahui jumlah pengeluaran
kas pada Gen-B, yang jumlahnya akan berubah berdasarkan kode akun
kas (tabel kas), nama akun kas (tabel kas), dan total of total pembelian
(pengeluaran kas).
Berikut ini adalah query pengeluaran kas :
Gambar 32. Query Pengeluaran Kas
• Query Pemindahan Kas
Query pemindahan kas dibuat untuk mengetahui jumlah kas yang
dipindahkan pada Gen-B, yang jumlahnya akan berubah berdasarkan dari
(tabel pemindahan kas), ke (tabel pemindahan kas), tanggal (tabel
pemindahan kas), dan jumlah (tabel pemindahan kas).
33
Berikut ini adalah query pemindahan kas :
Gambar 33. Query Pemindahan Kas
• Query Pemindahan Kas Detail
Query pemindahan kas detail dibuat untuk mengetahui jumlah
pemindahan kas secara detail pada Gen-B, yang jumlahnya akan berubah
berdasarkan kode akun kas (tabel kas), nama akun kas (tabel kas),
pemindahan kas (ke)_crosstab_total of jumlah:total of jumlah
(pemindahan kas (ke)), pemindahan kas (dari)_crosstab_total of jumlah:
total of jumlah (pemindahan kas (dari)), dan penambahan/pengurangan.
Berikut ini perhitungan untuk penambahan/pengurangan :
Penambahan/pengurangan : [Pemindahan Kas (Ke)_ Crosstab _
TotalOf Jumlah]-[Pemindahan Kas
(Dari)_Crosstab_Total Of Jumlah]
Berikut ini adalah query pemindahan kas detail :
Gambar 34. Query Pemindahan Kas Detail
34
• Penerimaan Kas
Penerimaan kas di sini merupakan suatu langkah crosstab yang
digunakan untuk mengelompokkan total penerimaan kas berdasarkan kode
akunnya. Sehingga dari informasi ini nanti bisa digunakan sebagai dasar
untuk pembuatan laporan kas pada Gen-B.
Berikut ini adalah crosstab penerimaan kas :
Gambar 35. Crosstab Penerimaan Kas
• Pengeluaran Kas
Pengeluaran kas di sini merupakan suatu langkah crosstab yang
digunakan untuk mengelompokkan total pengeluaran kas berdasarkan
kode akunnya. Sehingga dari informasi ini nanti bisa digunakan sebagai
dasar untuk pembuatan laporan kas pada Gen-B.
Berikut ini adalah crosstab pengeluaran kas :
Gambar 36. Crosstab Pengeluaran Kas
35
• Setoran Kas
Setoran kas di sini merupakan suatu langkah crosstab yang digunakan
untuk mengelompokkan total setoran kas berdasarkan kode akunnya.
Sehingga dari informasi ini nanti bisa digunakan sebagai dasar untuk
pembuatan laporan kas pada Gen-B.
Berikut ini adalah crosstab setoran kas :
Gambar 37. Crosstab Setoran Kas
• Pemindahan Kas (dari)
Pemindahan kas (dari) di sini merupakan suatu langkah crosstab yang
digunakan untuk mengelompokkan total pemindahan kas (dari)
berdasarkan kode akunnya. Sehingga dari informasi ini nanti bisa
digunakan sebagai dasar untuk pembuatan laporan kas pada Gen-B.
Berikut ini adalah crosstab pemindahan kas (dari) :
Gambar 38. Crosstab Pemindahan Kas (dari)
36
• Pemindahan Kas (ke)
Pemindahan kas (ke) di sini merupakan suatu langkah crosstab yang
digunakan untuk mengelompokkan total pemindahan kas (ke) berdasarkan
kode akunnya. Sehingga dari informasi ini nanti bisa digunakan sebagai
dasar untuk pembuatan laporan kas pada Gen-B.
Berikut ini adalah crosstab pemindahan kas (ke) :
Gambar 39. Crosstab Pemindahan Kas (ke)
3. Form
Fungsi form (formulir) yaitu untuk memudahkan pemilik dalam
menginput data ke dalam database. Dalam penelitian ini terdapat 7 form yaitu
form formulir barang, form formulir kasir , form formulir pemasok, form
formulir pembelian-pengeluaran kas, form formulir penjualan-penerimaan
kas, form pemindahan kas, dan form setoran kas. Selain itu juga terdapat
detail pembelian subform yang digunakan untuk melihat jumlah dan barang
yang dibeli secara detail, dan detail penjualan subform yang digunakan untuk
melihat jumlah dan barang yang terjual secara detail.
• Formulir Barang
Formulir barang berfungsi untuk mencatat barang-barang baru
yang dimiliki Toko Gen-B. Isi dari formulir ini adalah kode barang,
nama barang, harga beli, harga jual, dan jumlah. Selain itu, di dalam
37
formulir ini juga terdapat beberapa tombol perintah yaitu tombol
tambah, tombol simpan, tombol hapus, tombol database barang, dan
tombol keluar. Tombol tambah berguna untuk mempermudah
pengguna saat mau menambah data barang dengan menampilkan
formulir baru yang masih kosong. Tombol simpan berguna untuk
menyimpan data yang telah dibuat pengguna. Tombol hapus berguna
untuk menghapus salah satu data yang tidak diinginkan pengguna saat
pengisian data. Tombol database barang berguna untuk melihat data-
data barang yang telah tersimpan di dalam database, dan yang terakhir
yaitu tombol keluar yang berguna untuk mempermudah pengguna
keluar dari formulir barang tersebut.
38
Berikut ini adalah formulir barang :
Gambar 40. Formulir Barang
• Formulir Kasir
Formulir kasir berfungsi untuk menginput data kasir yang
berada di Toko Gen-B. Isi dari formulir ini yaitu kode kasir, nama
kasir, alamat, dan telepon. Selain itu, di dalam formulir ini juga
terdapat beberapa tombol perintah yang dapat mempermudah
pengguna untuk menggunakan formulir ini. Tombol tersebut yaitu