ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI …repository.amikom.ac.id/files/Publikasi_08.11.2466.pdf · Sistem Informasi administrasi keuangan ini sangat membantu pihak administrasi

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEUANGAN DI SMA NEGERI 1

BANJARHAJO MENGGUNAKAN JAVA

Naskah Publikasi

diajukan oleh

Buaetin Nadir

08.11.2466

kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA

2012

ANALYSIS AND DESIGN OF FINANCIAL ADMINISTRATION INFORMATION SYSTEM IN SMA NEGERI 1

BANJARHARJO USING JAVA

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEUANGAN DI SMA NEGERI 1

BANJARHAJO MENGGUNAKAN JAVA

Buaetin Nadir

Jurusan Teknik Informatika

STIMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

SMA Negeri 1 Banjarharjo is a school located in the District Banjarharjo Brebes.

Recording and processing the data of financial administration still done manually.

Recording the data in school files, such as of student data, income and outcome or

making expenditures of financial reports are written by hand. It made the data search

process takes longer when the data is needed again. In addition, it is possible that the

occurrence of errors due to human error, eg in the calculation of financial data.

School financial administration information system design aims to improve the

existing system in SMA Negeri 1 Banjarharjo. The system expected to overcome the

constraints that exist on the system manually. Moreover, it also makes exercising

financial administration for the Treasurer in terms of data processing and presentation of

the required information quickly, precisely and accurately.

Financial administration information system is created using the Java programming

language with the help of software Netbeans IDE 7.1 and MySQL Server 5.1 as the

database. The system was designed according to the needs required by the financial

administration of SMA Negri 1 Banjarhajo.

Keywords : Information System, Financial Administration, Java, Mysql, Netbeans

1. Pendahuluan

Ilmu pengetahuan dan teknologi berkembang sangat pesat saat ini yang senantiasa

terus berubah ke arah yang lebih baik. Salah satu perkembangan yang ada adalah dalam

hal teknologi di bidang sistem informasi, dan wujud dari teknologi sistem informasi adalah

komputer. Penggunaan komputer dalam berbagai macam pekerjaan dewasa ini sudah

sangat dibutuhkan, karena manusia menyadari bahwa banyak manfaat yang dapat

diperoleh dari penggunaan komputer.

Saat ini pengolahan data administrasi keuangan di SMA Negeri 1 Banjarharjo masih

dilakukan secara manual, data-data keuangan masih dituliskan di dalam buku tanpa

bantuan sebuah komputer. Kelemahan sistem manual yang dijalankan di sekolah

tersebut adalah dibutuhkannya waktu yang lama dalam hal pengolahan data juga

memungkinkan terjadinya kesalahan sewaktu penghitungan (human error).

Dengan adanya sistem informasi ini diharapkan dapat membantu meminimalisir

kesalahan dan membuat pekerjaan lebih cepat dan akurat, sehingga penangan

administrasi keuangan dapat di lakukan dengan efektif. Untuk itulah diperlukannya

sebuah sistem informasi untuk menjembatani antara pekerja dan komputer. Hal ini

diperlukan untuk mempermudah pelaksana adminstrasi bagi bendaharawan dalam

pengolahan data.

2. LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar Sistem

“Sistem adalah tatanan yang terdiri atas sejumlah komponen fungsional (dengan

tugas/fungsi khusus) yang saling berhubungan dan secara bersama-sama bertujuan

untuk memenuhi suatu proses/pekerjaan tertentu.”1

2.2 Konsep dasar Informasi Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti

bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau

mendatang.2

2.3 Konsep dasar sistem informasi Sistem informasi di definisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis

sebagai berikut :

                                                            1 Kusrini M. Kom. 2007, “Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data”, Yogyakarta: Andi Offset, Hal 11 2 Hanif Al Fatta. 2007, Analisis dan perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern, Yogyakarta: Andi Offset, Hal 9

“Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,

bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan

pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.”3

2.3.1 Komponen Sistem Informasi John Burch dan Gary Grudnitski berpendapat sistem informasi terdiri dari

komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building

block), yaitu blok masukan (input block), blok model (model block), blok keluaran

(output block), blok teknologi (technology block), dan blok kendali (control block).

Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut saling berinteraksi satu dengan

yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya.

1. Blok masukan. Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi.

Input di sini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data

yang akan dimasukan yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

2. Blok model. Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model

matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di

basis data dengan cara tertentu untuk menghasilkan keluaran yang

diinginkan.

3. Blok keluaran. Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang

merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang benrguna

untuk semua tingkat menajemen serta semua pemakai sistem.

4. Blok teknologi. Teknologi merupakan kotak alat (tool-box)dalam sistem

informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model,

menyimpan dan mengakses data, menghasilkan sekaligus mengirimkan

keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

5. Blok database. Database merupakan kumpulan dari data yang saling

berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras

komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.

6. Blok kendali. Pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk

meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah

ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat

diatasi.

                                                            3 Jogiyanto HM, 1999, “Analisis dan Desain Sistem Informasi :Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis”, Yogyakarta: Andi Offset, hal 8

2.4 Sistem informasi administrasi keuangan Administrasi adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan informasi secara

sistematis dengan tujuan untuk menyediakan keterangan serta memudahkan

memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam satu hubungan satu sama

lain. Administrasi dalam arti sempit ini sebenarnya lebih tepat disebut dengan tata

usaha.4

Jadi sistem informasi administrasi keuangan bisa didefinisikan sebagai sistem

informasi yang menangani masalah administrasi keuangan baik itu pemasukan

maupun pengeluaran.

3. Analisis Dan Perancangan Sistem 3.1 Analisis PIECES

Tahapan analisis yang dilakukan dengan metode PIECES, antara lain:

1. Performance (Kinerja)

Analisis kinerja adalah kemampuan atau peningkatan terhadap kinerja (hasil

kerja) sistem yang baru sehingga menjadi efektif. Kinerja diukur dengan jumlah

produksi (throughput) dan waktu tanggap (response time) dari suatu sistem.

2. Information (informasi)

Informasi merupakan suatu hasil dari data yang telah diolah sedemikian rupa

sehingga mempunyai manfaat bagi yang menerimanya.

3. Economy (ekonomi)

Diperlukan untuk mengetahui apakah sistem baru yang akan dibuat cukup

efisien dalam hal biaya. 4. Control (kendali)

Kontrol merupakan pengendalian sistem dalam hal ini didasarkan pada segi

ketepatan waktu, kemudahan akses data dan ketelitian data yang diproses.

5. Efficiency (efisiensi)

Efisien berhubungan dengan bagaimana sumber daya yang ada digunakan

seefisien mungkin dengan pemborosan yang paling minimal. 6. Service (pelayanan)

Peningkatan pelayanan memperlihatkan kualitas dari suatu sistem informasi.

3.2 Perancangan Sistem 3.2.1 Flowchart

Flowchart merupakan penggambaran secara grafik dari langkah-langkah

dan urutan-urutan prosedur dari suatu program. Flowchart menolong analis dan

 4 Hendi Haryadi. 2009, “Administrasi Perkantoran untuk Manager dan Staf”, Jakarta:

Transmedia Pustaka. Hal 1

programmer untuk memecahkan masalah kedalam segmen-segmen yang lebih

kecil dan menolong dalam menganalisis alternatif-alternatif lain dalam

pengoperasian.

3.2.2 Data Flow Diagram (DFD) Data flow diagram (DFD) merupakan diagram yang menggambarkan alur

data yang terjadi di dalam sebuah sistem yaitu menggambarkan sebuah data

megalir dari mana berasal, kemana tujuan data keluar, proses apa yang berjalan

dan dimana data akan disimpan. Berikut simbol yang digunakan dalam DFD.

3.3 Pera3.3.1

hu

te

ya

ancangan BRelasi Anta

Relasi a

ubungan ma

ersebut akan

ang dijadikan

asis Data ar Tabel antar tabel

asing-masing

mempermu

n primary key

bertujuan

g tabel trhad

dah pembac

y dan foreign

untuk mem

dap tabel la

caan tabel ka

n keynya.

mberikan ga

innya. Deng

arena akan

ambaran te

gan adanya

terlihat field

entang

relasi

mana

4. Implementasi Sistem

Tahap implementasi merupakan tahap untuk menguji dan menggunakan sistem agar

siap untuk diopersiakan. Tahap ini dilakukan sebelum benar-benar digunakan dengan

baik oleh pengguna, untuk menjamin tidak ada kendala fatal yang muncul pada saat

menggunakan sistem tersebut.

4.1 Implementasi Interface 4.1.1 Implementasi Interface

Form login digunakan sebagai halaman masuk Admin ke menu utama. Tombol

login digunakan untuk admin login dan tombol cancel untuk keluar.

4.1.2 Form Data Kelas

a

Form data kelas digunakan untuk mengolah data kelas yang nantinya digunakan

pada saat insert siswa.

4.1.3 Form Data Sisw

Form data siswa digunakan untuk admin menambah, merubah dan menghapus

data siswa.

4.1.4 Form Administrator

From administrator ini digunakan untuk menambahkan admin atau petugas,

yang bisa mengakses aplikasi administrasi keuangan ini.

4.1.5 Form Data Pembayaran Siswa

Form ini digunakan untuk menambah atau menghapus data transaksi

pembayaran siswa.

4.1.6 Form Pengeluaran

Form pengeluaran digunakan untuk menambah atau menghapus data transaksi

pengeluaran.

4.1.7 Form Tahun Ajaran

Form tahun ajaran digunakan untuk mengolah data tahun ajaran.

4.1.8 Form Pembayaran

Form pembayaran ini digunakan untuk mengolah jenis pembayaran yang

ditangguhkan kepada siswa.

4.1.9 Form Profil Sekolah

Form profil sekolah digunakan untuk merubah data profil sekolah yang nantinya

digunakan untuk pembuatan laporan.

4.1.10 Form Kelas Siswa

Form kelas siswa digunakan untuk memudahkan admin dalam mengatur kelas

siswa.

4.1.11 Form Bukti Pembayaran

Form bukti pembayaran untuk mencetak bukti pembayaran. Form ini muncul

ketika admin menambahkan data transaksi pembayaran siswa.

4.1.12 Laporan Tunggakan Siswa

Laporan tunggakan siswa ini digunakan untuk admin melihat atau mencetak

data tunggakan pembayaran siswa.

4.1.13 Laporan Keuangan

Laporan keuangan ini merupakan laporan untuk melihat atau mencetak laporan

keuangan yang telah dikalkulasikan dalam periode bulan dan tahun tertentu.

5. Penutup 5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil analisa yang telah dilakukan, dapat disimpukan bahwa sistem

informasi administrasi keuangan sangat menguntungkan dibanding dengan sistem

yang sebelumnya. Kesimpulan ini didapat dengan melihat rumusan masalah dan

hasil analisis yang telah dilakukan. Adapun kesimpulannya adalah sebagai berikut :

1. Sistem informasi administrasi keuangan ini dapat mengatasi kendala-kendala

atau kelemahan-kelemahan pada sistem manual.

2. Sistem Informasi administrasi keuangan ini sangat membantu pihak administrasi

untuk pengolahan data keuangan mulai dari input, proses, ataupun output

dengan cepat, tepat dan akurat.

5.2 Saran Penulis menyadari bahwa proyek dalam tugas akhir atau skripsi ini masih jauh

dari sempurna. Oleh karena itu penulis memberikan beberapa saran supaya sistem

ini dapat dikembangkan jauh lebih baik lagi. Saran tersebut antara lain :

1. Sistem informasi yang telah dibangun ini agar dijadikan bahan untuk

pengembangan sistem lebih lanjut.

2. Sistem ini dapat dikembangkan dengan mengintegrasikan sistem lain misalnya

Sistem Informasi Akademik, Sistem Presentasi dan lain-lain.

3. Sistem informasi ini juga bisa dikembangkan dengan konsep client/server.

Sehingga sistem ini dapat digunakan oleh beberapa komputer.

Daftar Pustaka

Jogiyanto HM. 1999. Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori

dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset.

Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Andi

Offset.

Fatta, Hanif Al. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan

Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset.

Haryadi, Hendy.2009. Administrasi Perkantoran untuk Manager dan Staf. Jakarta:

Transmedia Pustaka.