analisis dan perancangan sistem informasi penjualan

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA TOKO BAHAN BANGUNAN FAJAR JAILOLO

MALUKU UTARA

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh

Djumrah Taslim

08.12.3486

kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA

2013

ANALYSIS AND DESIGN OF INFORMATION SYSTEMS IN SALE OF BUILDING MATERIALS STORES FAJAR JAILOLO

NORTH MALUKU

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA TOKO BAHAN BANGUNAN FAJAR JAILOLO

MALUKU UTARA

Djumrah Taslim Bambang Sudaryatno

Jurusan Sistem Informasi STIMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Dawn shop is a business enitity engaged in the sale of construction matrials. Dawn store is located in the northen Molucaas Jailolo. Now efforts are sufficiently advanced store dawn and famous, abd has many other customers from outside the area who come to buy building materials, This store sells a wide variety of materials such as cement, paint, zinc,iron, nail etc. This store also sells two a warehouse possess the place to store cement an iron. Until now, the writer saw sales information system that is used by the store at dawn Jailolo still done by manual is not computerized. All data and reports used building materials store is still in the record books and the use of a calculator such as: making a memorandum, report sales an purchases are still made in the ledger. Because all the data is in the form of writing has ever making statements, for example; calculate the price noting the name of the goods, the sale and the buyer also lead the crowd in the shop sellers often encounter, error dawn to manage sales data quckly accurately and efficiently. From the results of this research will try to arrange tasks final thesis with the title Analysis And Design Of Information System in sales Building Materials Stores Fajar Jailolo North Maluku is to help solve the problem of data processing sales are still done manually. Application programs in a data processing system for Windows-Based software that uses Microsoft Visual Basic 6.0 and Microsoft SQL server 2000 that will be made to process sales data, process of goods, making report accounts payable, and search data can be identified quickly and accurately. Keywords: Analysis, system sales, Building materials

PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi informasi yang begitu pesat membawa pengaruh besar dalam berbagai bidang khususnya di dunia usaha. Komputerisasi sebagai bagian dari media arus informasi hingga saat ini tetap memegang peranan penting dalam dunia usaha. Teknologi informasi telah memberikan banyak kemudahan pada manusia untuk membantu pekerjaannya serta meningkatkan kegiatan usaha dan pelayanannya dalam membangun sistem informasi yang baik. Syarat untuk membangun sistem informasi yang baik itu yaitu adanya kecepatan dan keakuratan untuk memperoleh sistem informasi yang dibutuhkan. BAB I PENDAHULUAN Pada bab ini berisi tentang, latar belakang, rumusan masalah, batasan masalah,tujuan dan manfaat penelitian, metode pengumpulan data,dan sistematika penulisan. BAB II DASAR TEORI Pada bab ini menjelaskan tentang pengertian analisis sistem, sistem informasi serta teori-teori yang digunakan sebagai bahan dasar dalam penyusunan skripsi sesuai judul yang di ambil BAB III ANALISIS DAN PERANCANAGAN SISTEM Pada bab ini menjelaskan gambaran umum tentang sejarah singkat toko Fajar,analisis PIECES, analisis kebutuhan sistem, perancangan sistem, perancangan struktur basis data dan perancangan User interface. BAB IV IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN Dalam bab ini membahas tentang implementasi sistem yang di rancang bagi pengguna, kegiatan implementasi sistem dan pembahasan. BAB V PENUTUP Pada bab ini merupakan penutup yang berisi kesimpulan dan saran dari sistem yang dibangun. LANDASAN TEORI 2.1.1 Pengertian Sistem

Definisi sistem berkembang sesuai dengan konteks di mana pengertian sistem itu di gunakan. Dengan demikian, secara sederhana sistem dapat di artikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling bergantung sama lain. Menurut definsi lain: Murdick dan Rose (1993) mendefinisikan sistem sebagai seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan yang lainnya untuk suatu tujuan bersama. Komponen Sistem Informasi

Stair (1992) menjelaskan bahwa sistem informasi berbasis komputer (CBIS) dalam suatu organisasi terdiri dari komponen-komponen berikut:

a. Perangkat keras, yaitu perangkat keras komponen untuk melengkapi kegiatan memasukkan data, memproses data, dan keluaran data.

b. Perangkat lunak, yaitu program dan instruksi yang diberikan ke komputer.

2.4 Sistem informasi Penjualan 2.4.1 Definisi Penjualan

Penjualan adalah proses dimana sang penjual memuaskan segala kebutuhan dan keinginan pembeli agar dicapai manfaat baik sang penjual maupun sang pembeli yang berkelanjutan dan yang menguntungkan kedua pelah pihak. (William G. nickels (1998:10) Sistem informasi penjualan adalah suatu kumpulan informasi yang mendukung proses pemenuhan kebutuhan suatu organisasi yang bertanggung jawab untuk menyediakan informasi penjualan dan transaksi data dalam satu kesatuan proses yang saling terkait dalam antara pembeli dan bersama-sama bertujuan untuk mendapatkan keuntungan

2.7 Konsep Pemodelan Sistem Pemodelan sistem adalah cara formal untuk menggambarkan bagaimana bisnis

beroperasi. Mengilustrasikan aktivitas-aktivitas yang dilakukan dan bagaimana data berpindah diantara aktivitas-aktivitas itu. Ada banyak cara untuk mempresentasikan proses model:

2.7.1 Flowchart(bagian alir) Bagian Aliran Sistem (System Flowchart) merupakan alat yang tepat guna untuk menggambarkan Physical System. Simbol bagan alur ini menunjukkan secara tepat arti fisik dari sebuah sistem, Seperti symbol terminal, hardisk, laporan-laporan, dan lain

sebagainya :1

2.7.2 Data Flow Diagram (DFD) DFD adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan darimana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang dihasilkan data tersebut antara data yang

tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut.2

2.7.3 Entitas Relationship Diagram (ERD) Entitas Relationship Diagram adalah alat pemodelan data utama dan akan membantu mengorganisasi data dalam suatu proyek kedalam entitas-entitas dan menentukan hubungan antar entitas. Proses memungkinkan analis menghasilkan struktur basisdata yang baik sehingga data dapat disimpan dan diambil secara efisien. 2.9 PERANGKAT LUNAK YANG DIGUNAKAN 2.9.1 Pengenalan Visual basic 6.0 Visual basic adalah program untuk membuat aplikasi berbasic Microsoft Windows secara cepat dan mudah. Visual basic menyediakan tool untuk membuat aplikasi sederhana sampai aplikasi kompleks atau rumit baik untuk keperluan pribadi maupun untuk keperluan perusahaan/instansi dengan system yang lebih besar. 2.10 Microsoft SQL server 2000

SQL server 2000 merupakan salah satu produk DBMS yang dibuat oleh Microsoft. Selain Microsoft SQL server 2000, produk DBMS Microsoft yang adalah Microsoft yang lain adalah Acces yang di include-kan dalam paket Microsoft office sehingga versi dari DBMS Ms.Acces menyesuaikan versi Ms. Office yang ada. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 3.2.1 Analisis kelemahan sistem Untuk mengidentifikasikan masalah maka harus melakukan metode analisis PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Servise). Dengan menggunakan metode PIECES untuk mengukur sejauh mana tingkat kelemahan sistem penjualan yang ada pada toko fajar: 3.2.1.1 Analisis kinerja(performance) Kemampuan suatu sistem dalam menyelesaikan tugas bisnis dengan cepat dan mencapai suatu tujuan. Alat kinerja diukur dengan jumlah produksi(throughput) dan waktu tanggap(respontime). Throughput(jumlah produksi), pada toko fajar masih menggunakan sistem lama sehingga dalam sehari rata-rata pelanggan bertransaksi adalah 20 orang setiap bertransaksi dibutuhkan waktu kurang lebih 10 menit.

1 M.A. Ineke pakereng, Teguh Wahyu. Sistem basisdata, Graha Ilmu, 2004. Hal 16

2Andri Kristanto, Rekayasa Perangkat Lunak(Konsep Dasar), Graha MEDIA,2004 hal 66.

3.2.1.2 Analisis Informasi(Information) Tepat waktu yaitu informasi tidak boleh terlambat sampai di tangan pengguna. Pada sistem lama yaitu pembuatan laporan dan transaksi yang banyak memakan waktu jika ada kesalahan maka harus diulang kembali.

3.2.1.3 Analisis Ekonomi (Economy) Analisis ekonomi berkaitan dengan masalah biaya dan keuntungan. Secara ekonomis. Pada sistem lama untuk membuat nota barang, maka harus membutuhkan biaya untuk membeli kertas, buku nota dan kalkulator. Pada sistem baru lebih ekonomis dan dapat menyimpan data dengan baik dibandingkan sistem lama harus membutuhkan peralatan yang yang akan digunakan.

3.2.1.4 Analisis Pengendalian (control) Dari segi keamanan :untuk penyimpanan data dan laporan dirasakan cukup aman, karena data yang diperoleh itu di simpan pemilik toko itu sendiri. Dari segi ketelitian perlu dicek dan diteliti kembali kemungkinan nota tercampur ke nota-nota yang lain.

3.1.2.5 Analisis Effiesnsi (Eficiency) Pertama jika stok barang sudah habis maka harus di cek ke gudang untuk menghitung kembali stok yang ada digudang tersebut.

3.2.1.6 Analisis Pelayanan(Service) Pada sistem lama apabila pemilik toko tidak masuk kerja maka proses transaksi akan terhambat karena informasi yang diterima dari karyawan kurang menguasai harga-harga barang yang dijual di toko fajar.

3.2.4 Analisis kelayakan sistem Analisis Kelayakan sistem merupakan tolak ukur yang terjadi pada sistem penjualan, apakah sistem tersebut layak dikembangkan atau tidak. Hal ini dimaksudkan agar sistem benar-benar dapat bermanfaat.

3.2.4.1 Analisis Kelayakan Teknologi Secara teknologi yang digunakan untuk pengembangan sistem mudah didapatkan perangkat keras dan perangkat lunak untuk membangun aplikasi ini sudah banyak tersedia di pasaran dan banyak pihak yang sudah menggunakannya

3.2.4.2 Analisis kelayakan Ekonomi Bila suatu sistem informasi dikembangkan maka layaknya diperhitungkan kelayakan ekonominya, secara ekonomi dibutuhkan biaya dan manfaat yang digunakan untuk menentukan kelayakan pembuatan aplikasi penjualan ini layak dikembangkan atau tidak.

3.2.4.3 Analisis kelayakan Hukum Dengan adanya hukum yang berlaku dan undang–undang teknologi informasi yang ditetapkan oleh pemerintah ini, maka layaknya sistem informasi dikembangkan karena dalam pembuatan aplikasi ini tidak melanggar unsur penipuan, pembajakan atau tindakan kejahatan.

3.2.4.4 Analisis kelayakan Operasional Untuk mengetahui apakah Sistem operasional layak digunakan atau tidak karena sistem yang ada pada toko fajar ini, karyawan cukup pengalaman untuk mengoperasikan sistem yang ada. Untuk itu sistem ini kembangkan dan digunakan agar sistem layak dipoerasikan. 3.2.2.1 Kebutuhan Fungsional

Kebutuhan fungsional adalah jenis kebutuhan yang akan dilakukan oleh sistem untuk menampilkan aplikasi program yang akan di buat adalah:

Admin: 1. Melakukan data login 2. Dapat mengolah data barang 3. Dapat mengolah data karyawan 4. Dapat mengolah data pelangggan 5. Dapat mengolah data pemasok

User : 1. Melakukan data login 2. Dapat mengolah data barang 3. Dapat mengolah data karyawan

3.2.2.2 Kebutuhan Non Fungsional Kebutuhan yang berkaitan dengan alat-alat yang dibutuhkan antara lain: a. Perangkat keras (hadware) yang digunakan dalam pembuatan aplikasi

penjualan.

Tabel 3.1 perangkat keras(hadware)

No Nama Hadware Spesifikasi Harga

1 Processor Intel Dual core (E220 2.20 Ghz, IMB)

315.000

2 Maindboard MBI G41M-P28 LGA 775,OB VGA 256MB

567.000

3 Memory DDR3 2GB PC 10666 525.000

4 Hardisk SATA 250GB 110.000

5 optical drive DVD RW SATA 22X 150.000

6 Casing SPC 450 Watt 435.000

7 Keyboard + Mouse Mouse USB standar 15.000

Monitor Acer LED 16'' 625.000

Printer Canon IP 2770 425.000

TOTAL Rp 3.167.000

Sumber http://ascomputer.co.id/ & http://quadrajakal.com di akses 8 desember 2012

b. Perangkat lunak(software), ini digunakan untuk membuat Sistem penjualan kedalam program.

Tabel 3.2 perangkat lunak

No Nama Software Dolar Harga

1 Microsoft Windows XP professional $285 * 9775 2.842.875

2 Microsoft SQL Server 2000 $ 126 *9775 1.256.850

TOTAL Rp 4.099.725

Sumber http://www.amazon.com di akses 5 January 2013

Tabel 3.3 Analisis Biaya dan Manfaat

Keterangan Tahun 0

Tahun 1 Tahun 2

(Rp.) (Rp.) (Rp.)

A. Biaya Pengadaan

a. Biaya pembelian Hardware 3.167.000 0 0

b. Biaya pembelian Software 4.099.725 0 0

c. Biaya Instalasi Perangkat 50.000 0 0

Total Biaya Pengembangan Sistem 7316.725

B. Biaya proyek

a. Biaya dokumentasi 100.000 0 0

b. Biaya Programmer 1.000.000 0 0

Total Biaya Proyek 1.100.000 0 0

C. Biaya Operasi dan Perawatan

a. Biaya Overhead (listrik) 0 700.000 900.000

c. Biaya Perawatan Sistem 0 300.000 450.000

d. Biaya Pelatihan Personel 100.000 200.000 350.000

Total Biaya Operasi dan Perawatan 100.000 1.200.000 1.700.000

TOTAL BIAYA 8.516.725 1.200.000 1.700.000

3.3 Perancangan sistem Setelah tahapan analisis, dari siklus pengembangan sistem pendefinisian dari kebutuhan fungsional tersebut dan persiapan-persiapan untuk rancangan sistem dan menggambarkan bagaiamana suatu sistem di bentuk. Flowchart(bagian alir) Flowchart adalah suatu bagan yang menggambarkan arus logika dari data yang

akan diproses dalam suatu program dari awal sampai akhir secara sistematis.3

3 HM Jogiyanto 1999 Pengenalan Komputer, Hal : 662

D. Manfaat

1. Keuntungan Berwujud

a. Pengurangan Biaya Operasi 0 900.000 1.000.000

b. Pengurangan Kesalahan Proses 0 600.000 700.000

Total Manfaat Berwujud 0 1.500.000 1.700.000

2. Keuntungan Tak Berwujud

a. Peningkatan Kinerja 0 2.300.000 2.600.000

b. Efisiensi Kinerja Karyawan 0 1.950.000 2.300.000

Total Manfaat Tak Berwujud 0 4.250.000 4.900.000

TOTAL MANFAAT 0 5.750.000 6.600.000

(TM-TB) 8.516.725 4.550.000 4.900.000

Data

barang

barang

Pengolahan

data barang

Pembuatan

laporan

data

barang

barang

Laporan data

barang

Data

karyawan

karyawan

Pengolahan

data

karyawan

Karyawan

Data

penjualan

penjualan

Pengolahan

data

penjualan

Pembuatan

laporan data

penjualan

penjualan

Laporan

data

penjualan

Data return

penjualan

Return

penjualan

Pengolahan

data return

penjualan

Pembuatan

laporan data

return

penjualan

Return

penjualan

Laporan data

return

penjualan

Data

pemasok

Pemasok

Pengolahan

data pemasok

Pembuatan

laporan data

pemasok

Pemasok

laporan data

pemasok

Data

pembelian

pembelian

Pengolahan

data

pembelian

Pembuatan

laporan data

pembelian

Pembelian

Laporan

data

pembelian

Data return

pembelian

Return

pembelian

Pengolahan

data return

pembelian

Pembuatan

laporan data

return

pembelian

Return

pembelian

Laporan data

return

pembelian

Detail

penjualan

Detail

Return

penjualan

Detail

pembelian

Detail

Return

pembelian

Data

pelanggan

pelanggan

Pengolahan

data

pelanggan

pelanggan

Pembuatan

laporan data

pelanggan

Laporan data

pelanggan

Gambar3.1 Flowcart

Admin1

login

User

2

olah barang

3

olah karyawan

4

Olah pelanggan

5

Olah penjualan

7

Olah data ret

penjualan

8

Olah data pemasok

10

Olah data pembelian

Dt login

barang

Dt barang

Dt login

Dt barang

Dt barang

Dt barang

karyawanDt karyawan

Dt karyawan

Dt karyawanDt karyawan

pelangganDt pelanggan

Dt pelanggan

Dt pelangganDt pelanggan

penjualanDt penjualan

Dt penjualan

Dt penjualan

Det

penjualan

ret penjualan

Dt ret penjualan

Dt ret penjualan

Dt ret penjualan

Dt ret penjualan

pemasok

Dt pemasok

Dt pemasok

Dt pemasok

Dt pemasok

Det ret

penjualam

pembelianDt pembelian

Dt pembelian

Dt pembelian

Dt pembelian

Detail

pembelian

ret

pembelian

Dt ret Penjualan

Dt ret penjualan

Dt ret Penjualan

Dt ret penjualan

login

Dt login

barangDt barang

Dt barang

Data penjualanDt penjualan

pelangganDt pelanggan

Dt pelanggan

Data penjualan

karyawanDt karyawan

Dt karyawan

12

Olah data ret

pembelian

Dt D ret

pembelian

Dt penjualan

Data return

penjualan

Data retur penjualan

Ret penjualan

Dt login

Dt penjualan

Dt penjualan

Ret penjualan

Return penjualan

Dt loginDt login

Gambar 3.3 DVD Level 1

3.3.4 Relasi Antar Tabel

Gambar 3.5 Relasi antar tabel

IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN 4.1 Pengertian Implementasi Sistem

Implementasi sistem adalah suatu proses meletakkan sistem agar dipersiapkan untuk beroperasi. Implementasi sistem merupakan tahap merealisasikan sistem yang baru dikembangkan supaya sistem siap dipergunakan/dioperasikan sesuai dengan yang diharapkan. Tujuan dari implementasi ini adalah menyiapkan semua kegiatan penerapan sistem sesuai dengan rancangan yang telah ditentukan.

4.2.5 Pengetesan Program Sebelum program diterapkan, program harus bebas dari kesalahan, oleh karena itu program harus dites untuk menemukan kesalahan yang mungkin terjadi. Kesalahan dari script yang mungkin terjadi dapat di kategorikan dalam 3 bentuk kesalahan yaitu sebagai berikut :

1. Kesalahan kode program (syntax error) Kesalahan kode program biasanya yaitu pada kesalahan bahasa atau disebut juga dengan kesalahan penulisan adalah kesalahan didalam penulisan source program yang tidak sesuai dengan yang disyaratkan. Perbaikan kesalahan mudah dilakukan karena kompiler akan menunjukkan kesalahannya.

Gambar 4.25 contoh tampilan Kesalahan program

1. Kesalahan proses (run time error) Kesalahan ini terjadi pada saat program executable dijalankan. Kesalahan ini

menyebabkan program berhenti sebelum waktunya selesai karena kompiler menemukan kondisi yang belum terpenuhi dan tidak layak untuk dikerjakan. Kesalahan ini juga relatif mudah ditemukan, karena juga ditunjukkan letak serta sebab kesalahan.

Gambar 4.26 contoh tampilan Kesalahan proses

3. Kesalahan Logika (logical error) Kesalahan logika adalah kesalahan logika yang dibuat. Kesalahan ini sulit ditemukan karena tidak ada pemberitahuan mengenai kesalahannya Pengujian program dilakukan bertujuan untuk mengetahui kekurangan dan kelebihan program yang dibuat. agar dapat direvisi atau perbaharui kembali. Sistem penjualan pada toko fajar ini menggunakan beberapa form.

gambar 4.27 kesalahan logika

4.2.11 Manual Program Menu utama

Menu utama berfungsi untuk menampilkan pilihan sub menu yang ada dalam program yang terdiri dari master data, transaksi, dan laporan.

Gambar 4.49 Tampilan Form menu utama

13. Form olah karyawan Form olah karyawan digunakan untuk mendata data atau memasukkan data karyawan yang ada ditoko fajar.

Gambar 4.50 Tampilan Form olah data karyawan

14. Laporan barang Laporan barang adalah laporan yang menampilkan output data barang yang telah di cetak dalam form data pelanggan.

Gambar 4.58 Tampilan Form Laporan barang

14. Laporan data pemasok Laporan pemasok adalah laporan yang menampilkan output data pemasok yang telah dicetak dalam form data pemasok.

Gambar 4.62 Tampilan Form Laporan pemasok

PENUTUP 5.1 Kesimpulan Dari hasil penelitian sampai pembuatan software sistem informasi penjualan pada toko bahan bangunan, maka penulis megambil kseimpulan bahwa :

Pada sistem baru dapat menyajikan informasi secara tepat dan relevan contoh proses transaksi penjualan dan pembelian dapat mempersingkat waktu. Sedangkan pada sistem lama proses transaksi dilakukan secara manual.

5.2 Saran Berdasarkan hasil penelitian dan kesimpulan yang ada, maka penulis memberikan

saran mengenai sistem yang dibuatt antara lain : Untuk mendapatkan hasil yang maksimal dalam kegiatan pengolahan data, perlu

ditingkatkan ketelitian personil untuk menghindari kesalahan atau kerusakan sistem Baik itu hadware maupun software agar tidak tejadi kemuingkinan-kemungkinan yang tidak dinginkan seperti virus-virus yang merusak program.

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Un Keunggulan Bersaing Perusahaaan dan Organissi Modern Yogyakarta: Andi Offset.

Arief, M.rudiyanto, Pemograman Basis data Menggunakan Transact dengan Microsft SQL Server 2000. Yogyakarta: Andi offset. H.M Jogiyanto.1989. Analisis dan Desain Sistem informasi Pendekatan terstruktur Teori dan Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Offset. Pakereng, Ineke dan M.A.Wahyu Teguh 2004. Sistem basisdata, Graha Ilmu,

Kristanto, Andri 2000. Rekayasa Perangkat Lunak(Konsep Dasar). Graha Media.

Kristanto, Ir. Harionto. Konsep perancangan Database. Yogyakarta : Andi. Lanusgana, 2011. “Toko terlengkap termurah”,http://quadrajakal.com diakses 8 desember 2012 Rendel, Royal. 2011. “Microsoft-Visual-Basic-Learning’”, http://www.amazon.com/ di akses 5 januari 2013