ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI …repository.amikom.ac.id/files/Publikasi_06.21.0353.pdf · penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIANPADA FAKULTAS SENI RUPA

ISI YOGYAKARTA BERBASIS WEB

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh

Dhian Shinta Pramudita

06.21.0353

kepadaSEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOMYOGYAKARTA

2012

NASKAH PUBLIKASI

Analisis dan Perancangan Sistem InformasiKepegawaian Pada Fakultas Seni Rupa

ISI YogyakartaBerbasis Web

disusun oleh

Dhian Shinta Pramudita06.21.0353

Dosen Pembimbing

Krisnawati, S.Si, MT.NIK. 1 90302038

Tanggal 3 Desember 2012

KETUA JURUSANTEKNIK INFORMATIKA

Sudarmawan, S.T., M.T.NIK. 190302035

ANALYSIS AND DESIGN OF WEB-BASED PERSONNEL INFORMATION SYSTEMSAT THE FACULTY OF FINE ARTS ISI YOGYAKARTA

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIANPADA FAKULTAS SENI RUPA ISI YOGYAKARTA BERBASIS WEB

Dhian Shinta Pramudita

Jurusan Teknik Informatika

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Information system plays an important role in an organization (a company) inproviding the accurate information needed by the organization in terms of humanresources data and governmental information. An organization or company usestechnology to support the existing system to run smoothly.

So Far, The Faculty of Visual Art of Indonesia Institute of the art in processing itsdata of human resources still applies the manual system and it is not integrated with otherfaculties. The system used is very risky because it can be accesed by all people. There isno protection set by the information provider.

Web-based Human Resources Information System designed will give the usersmany benefits. The new system provides accurate information and sets access limitationfor the users. Only those who given the right will be permitted to access the data. Thesystem uses MySQL (PhpMyAdmin) as the database and Macromedia Dreamweaver,Appserv as the programs in use interface designing. This Web-Based system eases theusers in obtaining information quickly so that time efficiency is achieved and also reducesthe papers used (paperless).

Keyword : Information System, Human Resources (Personnel) Information System.

1. Pendahuluan

Sistem Informasi Kepegawaian adalah suatu sistem terpadu yang terdiri atas

perangkat pengolah meliputi pengumpul, prosedur, tenaga pengolah dan perangkat

lunak. Perangkat penyimpan meliputi pusat data dan bank data serta perangkat

komunikasi yang saling berkaitan dan saling menentukan dalam rangka penyediaan

informasi di bidang kepegawaian. Begitu banyaknya data yang harus diolah

mengharuskan penggunaan sistem informasi yang tertata rapi, disimpan dengan baik dan

diakses dengan benar, disini yang dimaksudkan adalah data ini harus diakses oleh

orang berhak.

Fakultas Seni Rupa ISI Yogyakarta sudah menggunakan komputer sebagai alat

bantu pengolah data. Penggunaannya masih minimal sekali, apabila dibandingkan

dengan kemampuan komputer yang sebenarnya bisa digunakan secara maksimal.

Fakultas ini terdiri dari beberapa sub bagian yang memiliki jarak yang tidak berdekatan,

didukung lagi dengan gedung yang bertingkat. Jarak membuat informasi sulit untuk

diakses dalam waktu cepat.

Berdasarkan permasalahan diatas maka penulis merancang Sistem Informasi

Kepegawaian pada Fakultas Seni Rupa ISI Yogyakarta berbasis web.. Suatu sistem

kepegawaian membutuhkan pengolahan dan penyimpanan data yang bagus dan juga

dapat diakses oleh pengguna informasi sehingga kebutuhan akan informasi dapat

terpenuhi. Sistem kepegawaian berbasis web akan memudahkan penyaji informasi

melakukan update data secara cepat dan dapat diakses pengguna dimanapun mereka

berada, asalkan terdapat jaringan internet serta mengurangi penggunaan kertas yang

berlebihan. Melihat keadaan sistem yang masih manual sehingga dalam rangka

penelitian skripsi, judul yang diambil adalah “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi

Kepegawaian Fakultas Seni Rupa ISI Yogyakarta berbasis Web”.

2. Landasan Teori

Definisi Sistem

Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya

mendefinisikan sistem sebagai berikut ini :

“Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu

tujuan tertentu.”

Konsep Dasar Sistem Informasi

Informasi dapat didefinisikan sebagai berikut :

“ Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti

bagi yang menerimanya.” Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk

jamak dari bentuk tunggal datum atau data-item.

Siklus Informasi

Siklus in Siklus ini disebut juga dengan siklus pengolahan data

Gambar 1.1. Siklus Informasi

Keterangan :

Siklus informasi : data dimasukkan ke dalam model yang pada umumnya memiliki proses

tertentu dan pasti, setelah diproses akan diperoleh keluaran yang berupa informasi yang

bermanfaat bagi penerima untuk membuat keputusan dan melakukan tindakan yang

akan membuat sejumlah data kembali.

Kualitas Informasi

Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu akurat (accurate), tepat

pada waktunya (timeliness) dan relevan (relevance).

Konsep Dasar Sistem Informasi

Definisi Sistem Informasi

Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis

sebagai berikut

PROSES(MODEL)

DASARDATA

OUTPUT(INFORMATION)

PENERIMA

KEPUTUSANTINDAKAN

HASILTINDAKAN

DATA

INPUT

“Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan

kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan

kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan

laporan-laporan yang diperlukan.“

Komponen Sistem Informasi

John Burch dan Gary Grudnitski mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari

komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block), yaitu

blok masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data, dan blok

kendali. Sebagai sebuah sistem, keenam blok ini akan saling berinteraksi membentuk

satu kesatuan untuk mencapai sasarannya.

a. Blok Masukan (Input Block)

Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi, termasuk metode-

metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan.

b. Blok Model (Model Block)

Blok yang terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan

memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara

tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

c. Blok Keluaran (Output Block)

Produk dari sistem informasi yang berupa informasi yang berkualitas dan

dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua

pemakai sistem.

d. Blok Teknologi (Technology Block)

Merupakan tool box dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima

input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan

mengirikan keluaran dan membantu pengendalian sistem secara keseluruhan.

Teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu teknisi (humanware ), perangkat lunak

(software) dan perangkat keras (hardware).

e. Blok Basis Data (Database Block)

Merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang

lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak

untuk memanipulasinya. Data disimpan dalam basis data untuk keperluan

penyediaan informasi lebih lanjut. Basis data diakses dan dimanipulasi dengan

menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management

Systems).

f. Blok Kendali (Controls Block)

Banyak hal yang dapat merusak sistem, seperti kesalahan, ketidakefisienan,

kegagalan sistem dan lain-lain, sehingga perlu dirancang dan diterapkan beberapa

pengendalian untuk mencegah hal-hal yang merusak sistem ataupun bila sudah

terlanjur terjadi kesalahan bisa segera diatasi.

Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen (management information systems atau MIS) merupakan

penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi

yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. Definisi SIM :

“SIM merupakan suatu sistem yang melakukan fungsi-fungsi untuk

menyediakan semua operasi organisasi. SIM merupakan kumpulan dari

sistem-sistem informasi.”

Sistem-sistem informasi memberikan informasi kepada semua tingkatan manajemen,

yaitu manajemen tingkat bawah (lower level management), manajemen tingkat

menengah (middle level management) dan manajemen tingkat atas (top level

management).

Sistem Manajemen Basis Data

Penerapan database dalam sistem informasi disebut dengan sistem basis data

(database system). Sistem basis data adalah suatu sistem informasi informasi yang

mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya dan

membuatnya tersedia untuk beberapa aplikasi yang bermacam-macam di dalam suatu

organisasi. Sistem manajemen basis data (DBMS) adalah perangkat lunak yang

dirancang untuk melakukan utilisasi dan mengelola koleksi data dalam jumlah besar.

DBMS merupakan antar muka antara pengguna database dengan data yang tersimpan.

Keuntungan penggunaan DBMS :

a. Mengurangi pengulangan data

b. Mencapai Independensi data

c. Mengintegrasikan data dari beberapa file

d. Mengambil data dan informasi dengan cepat

e. Meningkatkan keamanan

Kerugian penggunaan DBMS :

a. Perangkat lunak yang mahal

b. Konfigurasi perangkat keras yang besar

c. Memerlukan staf pengelola basisdata khusus

Data dalam DBMS dapat digambarkan dalam tiga level abstraksi, yaitu konseptual, fisik

dan eksternal. Data definition language (DDL) digunakan untuk mendefinisikan skema

konseptual, SQL untuk menggambarkan aspek dari skema fisik. Skema didefinisikan

menggunakan data definition language (DDL) dan data dimodifkasi menggunakan data

management language (DML).

Perangkat Lunak yang Digunakan

Perangkat lunak adalah perintah-perintah atau data komputer, yang disimpan secara

elektronik. Perangkat lunak dibagi menjadi dua kategori, yaitu :

1. Perangkat lunak sistem (software system) yang meliputi sistem operasi dan

semua utilitas yang menjalankan komputer.

2. Perangkat lunak aplikasi (application system) yang meliputi program yang

digunakan oleh pengguna untuk melakukan pekerjaan tertentu, seperti

pengolahan kata (word processor), spreadsheets, dan sistem manajemen basis

data.

Dalam penyusunan skripsi ini, sistem operasi yang digunakan adalah Windows 7

Ultimate, didukung oleh aplikasi MySQL 5.0.21, PhpMyAdmin, Apache 2.2.2 dan

Macromedia Dreamweaver.

MySQL

MySQL (My Structure Query Language) merupakan sebuah program pembuat

database yang bersifat open source, berarti semua orang dapat menggunakannya dan

dapat dijalankan pada semua platfowm baik Windows maupun Linux. MySQL termasuk

jenis RDBMS (Relational Database Management System) yaitu satu jenis DBMS yang

mendukung adanya relationship atau hubungan antar tabel.

PhpMyAdmin

PhpMyAdmin merupakan perangkat lunak open source yang ditulis dalam

bahasa pemrograman PHP yang digunakan untuk menangani administrasi MYSQL

melalui www ( World Wide Web). Phpmyadmin mendukung berbagai aplikasi mysql,

diantaranya (mengelola basis data, tabel – tabel , bidang, relasi, indeks dan lain-lain).

Kelebihan PhpMyAdmin yaitu sifat aplikasi yang open source, kemudahan administrasi

dan akses objek-objek database.

Apache 2.2.2

Apache adalah sebuah nama web server yang bertanggung jawab pada request-

response HTTP dan logging informasi secara detail. Selain itu, Apache juga diartikan

sebagai suatu web server yang cocok, modular, mengikuti standar protokol HTTP, dan

tentu saja sangat digemari. Apache memiliki fitur-fitur canggih seperti pesan kesalahan

yang dapat dikonfiguri, autentikasi berbasis data dan lain-lain. Apache juga didukung oleh

sejumlah antarmuka pengguna berbasis grafik (GUI) yang memungkinkan penanganan

server menjadi mudah. Apache merupakan perangkat lunak open source yang

dikembangkan oleh komunitas terbuka yang terdiri dari pengembang-pengembang

dibawah naungan Apache Software Foundation.

Macromedia Dreamweaver

Macromedia Dreamweaver adalah sebuah HTML editor professional yang

berfungsi untuk mendesain secara visual dan mengelola situs web maupun halaman

web. Dreamweaver 8 digunakan untuk web desain. Dreamweaver 8 mengikutsertakan

banyak tools untuk kode-kode dalam halaman web beserta fasilitas-fasilitasnya, antara

lain referensi HTML, CSS dan Javascript, Javascript debugger dan editor kode yang

mengijinkan pengeditan kode Javascript, XML dan dokumen teks lain secara langsung.

3. Analisis

Identifikasi Masalah

Mengindentifikasi masalah yang ada pada Sub bagian Kepegawaian Fakultas Seni Rupa

ISI Yogyakarta. Identifikasi masalahnya adalah sebagai berikut :

- Lambatnya proses pemasukan data pegawai

- Penyajian informasi kepegawaian yang kurang efektif

- Penyimpanan data pegawai yang kurang bagus.

- Penyampaian informasi kepegawaian yang kurang cepat tersampaikan kepada

pegawai yang bersangkutan.

- Data pegawai yang tidak up to date.

- Pemborosan kertas.

Analisis Kelemahan Sistem

Analisis lain yang digunakan untuk menganalisis sistem kepegawaian pada Fakultas Seni

Rupa ISI Yogyakarta adalah dengan menggunakan analisis PIECES (Performance,

Information, Economy, Control, Efficiency, Services).

a. Analisis Kinerja (Performance)

Kelemahan sistem lama :

Pengolahan data pegawai yang menggunakan sistem manual, dan belum

digunakannya database untuk penyimpanan data pegawai.

Harapan pada sistem yang baru :

Dengan sistem kepegawaian yang berbasis web maka pengolahan data sudah

menggunakan database dan dapat diakses oleh pemakai yang berhak.

b. Analisis Informasi (Information)


Informasi data kepegawaian yang kurang up to date dan sudah kadaluarsa, karena

masih menggunakan sistem cetak dalam penyampaian informasi dan ditempel pada

papan pengumuman kepegawaian, sehingga saat ada perubahan data pegawai

belum tentu akan dicetak dan ditempel di papan pengumuman kepegawaian.


Informasi yang telah di up date oleh admin kepegawaian akan dapat tersampaikan

kepada pemakai (user) secara cepat dan tepat waktu.

c. Analisis Ekonomi (Economy)


Dalam jangka panjang sub bagian kepegawaian akan mengeluarkan biaya yang tidak

sedikit untuk mencetak semua informasi baru yang telah mengalami perubahan,

karena semua informasi diberikan dalam bentuk cetak.


Pengurangan biaya untuk mencetak informasi yang dibutuhkan karena informasi

akan disajikan dalam bentuk web dan dapat diakses dari komputer mana saja

asalkan komputer terhubung dengan internet.

d. Analisis Kendali (Control)


Masih terlihat adanya pengendalian yang kurang yaitu kurangnya pengendalian hak

akses untuk mendapatkan informasi, semua pegawai dapat melihat data pegawai

yang lain saat mereka berada di sub bagian kepegawaian, sehingga kerahasiaan

informasi tidak bisa dijaga dan bisa disalahgunakan.

Harapan sistem yang baru :

Pemberian hak akses akan membatasi pemakai yang tidak berhak mengakses

informasi penting tentang data pegawai.

e. Analisis Efisiensi (Efficiency)


Pengolahan data pegawai yang masih mengunakan software standar belum

memberikan hasil yang maksimal dalam pendokumentasian data.


Sistem yang baru akan membuat sumber daya manusia pada sub bagian

kepegawaian mengenal sistem yang lebih baik untuk melakukan pendokumentasian

data, agar informasi dapat disampaikan secara cepat dan terdokumentasi dengan

baik

f. Analisis Pelayanan (Service)


Pelayanan yang diberikan pada sub bagian kepegawaian masih kurang maksimal,

karena pada saat informasi dibutuhkan dan admin kepegawaian tidak berada di

tempat maka pelayanan akan terhambat dan mengganggu dalam pengambilan

keputusan.


Pelayanan akan informasi kepegawaian akan bisa dimaksimalkan karena sistem

akan berjalan berbasis web dan disajikan tanpa tergantung pada keberadaan admin

yang harus selalu ditempat.

Perancangan Sistem

Flowchart Sistem

DFD (Data Flow Diagram)

Diagram Konteks

Relasi Tabel

4. Hasil Penelitian dan Pembahasan

Hasil uji coba sistem untuk memastikan bahwa komponen-komponen dari sistem

telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Uji coba perlu dilakukan untuk mencari

kesalahan-kesalahan yang mungkin masih terjadi. Uji coba sistem termasuk juga

pengetesan program secara menyeluruh. Kumpulan dari semua program yang telah

diintegrasikan perlu di tes kembali untuk melihat apakah suatu program dapat menerima

input data dengan baik, dapat memprosesnya dengan baik dan dapat memberikan output

kepada program yang lainnya.

Menu Login

Saat admin melakukan login maka akan masuk ke menu dengan 2 pilihan, yaitu

menu utama admin dan menu utama user.

Gambar 4.1 Menu Login

Menu Utama Admin

Menu admin untuk melakukan pengolahan data kepegawaian dan menu user

untuk melihat tampilan data yang telah diolah yang akan bermanfaat bagi para

pengguna sistem. Menu utama admin terdiri dari beberapa menu untuk mengelola

data kepegawaian, yang meliputi pengolahan data pegawai, golongan, jabatan,

pendidikan, pelatihan, kenaikan pangkat/pendidikan/jabatan, pensiun, regitrasi user,

upload file & foto kegiatan, berita terbaru kepegawaian, dan laporan kepegawaian.

Sedangkan menu utama user terdiri dari Beranda, Profil Fakultas Seni Rupa ISI

Yogyakarta, Berita (Arsip Kepegawaian), Kontak, Galeri Foto Kegiatan dan Download

Arsip Kepegawaian.

Gambar 4.2 Menu Utama Admin

Menu Utama User

Gambar 4.3 Menu Utama User

5. Kesimpulan

Setelah melalui pembuatan perancangan sistem dan implementasi program, maka dapat

diambil kesimpulan sebagai berikut :

Dengan membuat sebuah aplikasi sistem informasi kepegawaian yang

terkomputerisasi dan berbasiskan web mampu mengolah data dan menyediakan

informasi kepegawaian secara akurat dan cepat.

Aplikasi dibuat dengan desain GUI (Graphical User Interface) yaitu pemrograman

yang menggunakan tampilan grafis sebagai alat komunikasi dengan pengguna

aplikasi untuk dapat memenuhi syarat kemudahan operasional software.

Aplikasi telah diuji dan mampu menyelesaikan masalah yang dihadapi pada sub

bagian kepegawaian Fakultas Seni Rupa ISI Yogyakarta.

Masih diperlukan pengembangan aplikasi untuk benar-benar memenuhi kebutuhan

aplikasi sesuai dengan kebutuhan informasi.

DAFTAR PUSTAKA

Budi Sutedjo Dharma Oetomo, Eddy Hartono, Esther Wibowo, Samuel Prakoso Konsepdan Aplikasi Pemrograman Client Server dan Sistem Terdistribusi. 2006.Edisi I,Yogyakarta : Penerbit ANDI.

Kadir, Abdul. 2010. Mahir Mempelajari Database MySQL, Edisi I. Yogyakarta : PenerbitANDI

Kenneth, E. Kendall dan Julie, E. Kendall. 2003. Analisis dan Perancangan Sistem, EdisiKelima, Jilid II. Jakarta : PT Indeks Kelompok Gramedia.

Lanawati, Mei. 2007. Mahir Dalam 7 Hari Macromedia Dreamweaver 8 dengan PHP,Edisi I. Yogyakarta : Penerbit ANDI.

MADCOMS. 2007. Macromedia Dreamweaver 8. Edisi I. Yogyakarta : Penerbit ANDI.

Nugroho, Bunafit. 2004. PHP & MySQL dengan Editor Dreamweaver MX, Edisi I.Yogyakarta : Penerbit ANDI.

Simarmata, Janner dan Paryudi, Iman. 2006. Basis Data, Edisi I. Yogyakarta : PenerbitANDI.

Syafrizal, Melwin. 2005. Pengantar Jaringan Komputer, Edisi Pertama. Yogyakarta :Penebit ANDI.

.

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI …repository.amikom.ac.id/files/Publikasi_06.21.0353.pdf · penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi

Documents