ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI …repository.amikom.ac.id/files/PUBLIKASI_09.12.4197.pdf · dan sebuah server yang dihubungkan melalui sebuah jaringan. ... Dari hasil analisis

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PEMBAYARAN PADA SMP DIPONEGORO SLEMAN YOGYAKARTA

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh

Wulan Setrya Andari 09.12.4197

Kepada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM

YOGYAKARTA 2012

INFORMATION SYSTEMS ANALYSIS AND DESIGN OF ADMINISTRATION PAYMENT SMP DIPONEGORO SLEMAN YOGYAKARTA

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PEMBAYARAN PADA SMP DIPONEGORO SLEMAN YOGYAKARTA

Wulan Setya Andari

Jurusan Sistem Informasi

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

The development of science and technology especially in the field of information technology is very fast. The computer is located is one of the important supporting factor for the smooth running of the activities of an institution.

SMP DIPONEGORO Sleman Yogyakarta is a secondary school which developed and developing countries. While the processing of payment transactions are still using a manual that could potentially cause unwanted problems. With the manual payment system payment transactions monthly spp in junior DIPONEGORO usually performed in the office of Administration. Students can make payments monthly spp, arrears, payment re-registration.

In the manufacture of an information system, the company requires a simple application program that includes or may include information relating to the administration system from the data monthly payments delinquent students, re-registration and payment of a report on the payments each month spp.

Key words: information systems, administration

1. Pendahuluan

Seiring dengan berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi sekarang ini

ikut membantu manusia untuk menyelesaikan pekerjaan. Keberadaan komputer saat

ini merupakan faktor penunjang yang sangat penting bagi kelancaran aktivitas suatu

lembaga, sebagai salah satu sarana untuk menghasilkan informasi yang akurat dan

tepat waktu terutama dalam pengolahan data.

Sebuah komputer dapat bekerja dengan sebagaimana mestinya melibatkan tiga

hal yaitu perangkat keras, perangkat lunak dan sumber daya manusia. Dalam

pengoperasian komputer tersebut faktor paling penting adalah manusia, karena

mempunyai peranan untuk mengoperasikan komputer. Dengan sistem yang

terkomputerisasi manusia dapat menangani data yang banyak dan rumit dengan

tepat, sehingga dapat melancarkan pekerjaan, selain itu komputer dapat menyimpan

banyak memori dalam bentuk file- file tertentu dengan aman.

Memang tidak semua komputerisasi dapat diterapkan seefektif mungkin, masih

banyak instansi atau lembaga yang belum melakukan pengolahan data yang

komputerisasi. Sistem pembayaran administrasi pada SMP DIPONEGORO masih

dilakukan secara manual seperti pembayaran spp bulanan, pembayaran daftar ulang,

pembayaran sumbangan serta laporan pembayarannya. Sistem manual ini dirasa

petugas sulit untuk memberikan laporan yang cepat dan akurat. Petugas mencatat

transaksi pembayaran, siswa datang ke loket pembayaran bukan hanya membayar

spp bulanan tetapi juga membayar sumbangan dan daftar ulang, kemudian dicatat

petugas satu persatu. Beasiswa didapat oleh siswa berprestasi dan kurang mampu.

Petugas harus membuat semua laporan dari transaksi yang dibutuhkan.

Dengan keadaan tersebut penyusun mencoba untuk merancang sistem informasi

administrasi. Sistem informasi ini dapat membantu petugas untuk mengolah,

menyimpan dan mencari data siswa tentang pembayaran.

2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem 2.1.1 Definisi Sistem

Menurut Mc. Leod (1995; Al Fatta, 2007, h.4) mendefinisikan sistem

sebagai sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud

yang sama untuk mencapai suatu tujuan.

2.1.2 Definisi Informasi

Menurut Jogiyanto, Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang

lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

2.1.3 Definisi Sistem Informasi Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis

sebagai berikut :

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung

operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan

menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

2.1.4 Definisi Sitem Informasi Manajemen SIM (sistem informasi manajemen) didefiniskan oleh George M. Scott

sebagai berikut:

Suatu SIM adalah kumpulan dari interaksi-interaksi sistem-sistem informasi

yang menyediakan informasi baik untuk kebutuhan manajerial maupun

kebutuhan operasi.

2.2 Konsep Sistem Informasi Pembayaran Sistem informasi pembayaran adalah perangkat lunak yang berbasis

desktop yang bermanfaat untuk membantu proses pembayaran

administrasi, digunakan dengan memaksimalkan penggunaan fasilitas

komputer pada sekolah, baik untuk proses pembayaran, membuat kwitansi

dan membuat laporan.

2.3 Konsep Arsitektur Sistem 2.3.1 Desain Arsitektur 2.3.1.1 Stand Alone

Pada arsitektur ini semua pemrosesan dilakukan pada mainframe.

2.3.1.2 Client/Server Client/server adalah tipikal sebuah aplikasi two-tier dengan banyak client

dan sebuah server yang dihubungkan melalui sebuah jaringan.

2.4 Konsep Dasar Analisis Sistem 2.4.1 Definisi Analisis Sistem

Analisis sistem adalah sebuah istilah yang secara kolektif mendeskripsikan

fase-fase awal pengembangan sistem.

2.4.2 Analisis PIECES Untuk mengidentifikasi masalah, harus dilakukan analisis terhadap kinerja,

informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi, dan pelayanan. Panduan

ini dikenal dengan analisis PIECES (Performance, Information, Economy,

Control, Eficiency dan Services).

2.5 Konsep Pemodelan Sistem 2.5.1 Flowchart

Flowchart adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) di dalam

program atau prosedur sistem secara logika.

2.5.2 DFD (Data Flow Diagram) Data Flow Diagram (DFD) adalah representasi grafik dari sebuah sistem.

2.6 Konsep Dasar Basis Data 2.6.1 Definisi Basis Data

Basis data adalah kumpulan data yang saling berelasi.

2.6.2 Normalisasi Normalisasi merupakan cara pendekatan dalam membangun desain logika

basis data relasional yang tidak secara langsung berkaitan dengan model

data, tetapi dengan menerapkan sejumlah aturan dan kriteria standar

untuk menghasilkan struktur tabel yang normal.

2.7 Perangkat Lunak Yang Digunakan 2.7.1 Microsoft SQL Server 2000

SQL adalah bahasa yang bersifat request oriented dan bersifat non

procedural sehingga lebih mudah ntuk dipelajari karena sintaksis yang

digunakan hampir menyerupai bahasa yang digunakan oleh manusia untuk

berkomunikasi. Oleh karena itu SQL lebih fleksibel dalam penggunaannya.

2.7.2 Microsoft Vissual Basic 6.0 Visual basic adalah program untuk membuat aplikasi berbasis Microsoft

Windows secara cepat dan mudah. Visual basic menyediakan tool untuk

membuat aplikasi yang sederhana sampai aplikasi kompleks atau rumit

baik untuk keperluan pribadi maupun untuk keperluan perusahaan/instansi

dengan sistem yang lebih besar.

3. Analisis Dan Perancangan Sistem 3.1 Tinjauan Umum 3.1.1 Visi SMP Diponegoro

Terdepan dalam Imtaq (iman dan taqwa) dalam IPTEK (ilmu pengetahuan

dan teknologi).

3.1.2 Misi SMP Diponegoro

Melaksanakan pembelajaran dan bimbingan secara efektif sehingga

siswa berkembang

Menumbuhkan semangat keunggulan secara intensif dan

berkesinambungan kepada seluruh warga belajar

Mengoptimalkan kegiatan ekstrakurikuler

Menumbuhkan penghayatan dan pengamalan agama islam

Menerapkan manajemen partisipatif dengan melibatkan seluruh stake

holders sekolah

3.2 Analisis Sistem 3.2.1 Identifikasi Masalah

Identifikasi masalah merupakan langkah awal yang dilakukan dalam tahap

analisis sistem. Daripenelitian yang telah dilakukan mengenai sistem

pembayaran administrasi pada SMP Diponegoro penulis menemukan

beberapa masalah :

1. Kurangnya keefektifan dalam penanganan antrian karena transaksi

pembayaran masih manual pada mengisi kartu pembayaran.

2. Kurangnya keefektifan penanganan pekerjaan petugas yang terjadi

adalah pekerjaan ganda yang memakan waktu.

3. Penanganan pembayaran tidak dilakukan melalui sistem

3.2.2 Analisis PIECES 1) Analisis Kinerja (Performance)

Sistem lama memerlukan waktu kurang lebih 10 menit untuk melayani

siswa. Misalnya dalam melakukan pencarian data mengenai

administrasi pembayaran spp yang masih mempunyai tunggakan dan

daftar ulang. Petugas memerlukan waktu kurang lebih 10 menit untuk

mencari arsip pembayaran. Diharapkan dengan adanya sistem

komputerisasi tentang administrasi pembayaran akan memudahkan

dalam pencarian. Dengan demikian jumlah pekerjaan yang bisa

diselesaikan menjadi lebih banyak dan waktu tanggap untuk

mengakses data lebih cepat.

2) Analisis Informasi (Information) Dari hasil analisis terhaadap sistem yang ada pada pembayaran

administrasi yang dihasilkan masih terjadi kesalahan kurang tepat

waktu dan informasi yang dihasilkan tidak sesuai dengan kebutuhan,

sehingga mengakibatkan hasil informasi menjadi tidak berkualitas.

3) Analisis Ekonomi (Economy)

Sistem informasi administrasi yang manual dapat diminimalisasi. Kertas

mengenai data administrasi pembayaran jumlahnya membutuhkan

tempat yang besar. Dengan sistem pembayaran administrasi

komputerisasi diharapkan masalah dapat diminimalkan :

1. Meminimalkan biaya pembelian penggunaan kertas,

2. Meminimalkan tempat penyimpanan arsip,

3. Meminimalkan kinerja petugas.

4) Analisis Pengendalian (Control) Adanya kesalahan input data yang akan mengakibatkan informasi yang

didapat kurang tepat karena data dimasukkan secara manual maka

kesalahan dalam pemrosesan data tidak dapat dideteksi sehingga

berpengaruh pada penjumlahan data dan informasi yang salah.

Dengan sistem baru kesalahan dalam memproses seperti

menjumlahakan angka akan terkendali dari kesalahan karena

penjumlahan sudah diprogram secara otomatis dari komputer.

5) Analisis Efisiensi (Eficiency) Efisiensi pada sistem lama masih kurang dimana bagian Tata Usaha

berulang untuk pencacatan pembayaran spp dan daftar ulang,

perhitungan pembuatan laporan yang lama karena harus mencatat

daftar yang ada dan jumlah yang ada dari buku laporan.

6) Analisis Pelayanan (Service) Peningkatan pelayanan memperlihatkan kualitas dari suatu sistem

informasi. Pada sistem lama pelayanan kurang memuaskan dan

terkesan lambat karena data tidak tersimpan rapi sehingga pelayanan

kurang maksimal. Dalam sistem lama pelayanan administrasi

pembayaran masih kurang memuaskan karena petugas masih

memerlukan waktu lama dan ketelitian yang lebih untuk membuat

laporan.

3.2.3 Analisis Kebutuhan Sistem 3.2.3.1.1 Kebutuhan Fungsional

1) Sistem memiliki data siswa berupa NIS (Nomor Induk Siswa), nama,

alamat, nama orang tua, tanggal lahir, jenis kelamin, tahun ajaran.

2) Sistem memiliki data petugas yang menggunakan sistem berupa id

petugas, jabatan dan nomor telepon.

3) Sistem memeriksa biaya tunggakan.

4) Sistem dapat melalkukan pencarian data siswa berdasarkan NIS,

nama dan kelas.

5) Sistem memliki informasi pencarian data siswa yang mendapat

beasiswa, data siswa yang sudah membayar ataupun ada

tunggakan.

6) Sistem dapat memeriksa data transaksi pembayaran.

3.2.3.1.2 Kebutuhan Nonfungsional 1. Operasional

Perangkat keras yang digunakan dalam pembuatan sistem :

- Processor Intel Core 2 Duo

- RAM 1 GB

- HDD 500 GB

- Monitor

- Keyboard

- Mouse

- Casing

Perangkat keras yang digunakan dalam implementasi sistem :

- Processor Intel Pentium IV ke atas

- RAM minimal 256 MB

- HDD 80 GB

- Monitor

- Keyboard

- Mouse

- Casing

- Printer Canon Inkjet Pixma iP2700

Perangkat lunak yang digunakan untuk pembuatan sistem :

- Microsoft Windows XP SP2 sebagai sistem operasi

- Microsoft Visual Basic 6.0 sebagai tools

- Microsoft SQL Server 2000 sebagai DBMS

Perangkat lunak yang digunakan untuk implementasi sistem :

- Microsoft Windows Xpsebagai sistem Operasi

- Microsoft SQL Server 2000 sebagai DBMS

2. Keamanan

Dilengkapi password untuk sistem aplikasi maupun database dan

hanya bisa diakses oleh petugas saja, pengguna biasa tidak bisa.

3. Informasi

Memberi informasi tentang kesalahan memasukkan password

Menginformasikan tentang memasukkan data siswa

Menampilkan laporan transaksi pembayaran yang tercetak

dalam bentuk kwitansi.

4. Kinerja

Waktu pemrosesan pencetakan transaksi dibutuhkan kurang

lebih dua menit

Waktu pencarian data siswa dibutuhkan kurang lebih satu menit

3.2.4 Analisis Kelayakan Sistem 3.2.4.1 Kelayakan Teknologi

Berdasarkan penawaran yang dilakukan, teknologi yang diberikan sudah

memenuhi syarat dimana hal ini dibuktikan dengan digunakannya

perangkat keras dengan spesifikasi yang semestinya dan perangkat

lunak dengan teknologi pendukung yang memiliki keunggulan sebanding.

3.2.4.2 Kelayakan Hukum Perangkat lunak yang mendukung pembuatan aplikasi adalah perangkat

lunak yang legal sehingga jika suatu saat terjadi pemeriksan lisensi

perangkat lunak, maka tidak akan menimbulkan masalah karena tidak

melanggar hukum.

3.2.4.3 Kelayakan Operasional Dengan pendaya gunaan waktu secara efisien, serta mampu melakukan

pengendalian dari kesalahan. SMP Diponegoro memiliki sumber daya

manusia yang tidak gagap dalam bidang teknologi informasi, untuk itu

tidak ada kendala dalam pengoperasian komputer.

3.2.4.4 Kelayakan Ekonomi Dengan menggunakan sistem baru akan memberikan keuntungan yang

layak bagi pihak SMP Diponegoro. Karena diharapkan dengan

menggunakan sistem baru akan meningkatkan pelayanan kepada siswa

dan manfaat yang diperoleh lebih banyak, sehingga dapat dikatakan layak

secara ekonomi.

4. Implementasi dan Pembahasan 4.1 Pembuatan Program 4.1.1 Pembuatan Database 4.1.2 Pembuatan Form dan Coding Program

4.2 Pengujian Program 1) Kesalahan bahasa yang disebut juga dengan kesalahan penulisan (Syntax

Error)

2) Kesalahan sewaktu proses (Runtime Error)

3) Kesalahan logika (Logic Error)

4.3 Pengujian Sistem 1) Black Box Testing

2) White Box Testing

3) Uji Komponen Input, Edit, Hapus Data

4.4 Manual Instalasi 1) Instalasi Visual Basic 6.0

2) Instalasi SQL Server 2000

3) Instalasi Sistem Informasi Administrasi Pembayaran

4.5 Pemilihan dan Pelatihan Personil 1) Pelatihan prosedur (procedural training)

2) Pelatihan tutorial (tutorial training)

3) Pelatihan langsung dengan pekerjaan (on-the-job-training)

4.6 Konversi Sistem 4.7 Pemeliharaan Sistem

1) Pemeliharaan Software

2) Pemeliharaan Hardware

4.8 Manual Program a) Form Login

b) Form Menu Utama

c) Form Siswa

d) Form Kelas

e) Form Jenis Kewajiban

f) Form Kewajiban

g) Form Beasiswa

h) Form Petugas

i) Form Pembayaran

j) Form Laporan

k) Laporan Data Siswa

l) Laporan Beasiswa

m) Laporan Daftar Ulang

n) Laporan SPP

o) Laporan Tunggakan

5. Penutup 5.1 Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diambil setelah beberapa tahapan dalam menyelesaikan

aplikasi pembayaran administrasi, antara lain :

a. Untuk mengidentifikasi permasalahan yang ada maka harus dilakukan

penelitian terlebih dahulu terhadap kelemahan sistem lama sehingga dari

kelemahan tersebut dicarikan solusi sistem baru yang lebih baik.

b. Setelah dapat mengidentifikasi permasalahn yang ada maka membuat

kebutuhan yang berupa konsep dan dituangkan menjadi rancangan sistem

yang berupa kertas kerja yang berisi rancangan proses sistem, rancangan

basis data dan rancangan interface.

c. Implementasi hasil rancangan ke dalam bahasa pemrograman dilakukan

dengan pembuatan interface berdasarkan hasil rancangan input output dan

diberi kode program kemudian setelah perangkat lunak siap digunakan

selanjutnya tahap konversi dapt dilakukan.

d. Agar program yang diracang berkualitas maka dilakukan uji coba program

dengan blckbox testing dan whitebox testing.

5.2 Saran a. Melakukan pertimbangan terhadap sistem yang diusulkan, dan diharapkan

untuk digunakan dalam proses pembayaran.

b. Rancangan sistem yang diusulkan layak untuk digunakan dan diharapkan

sistem ini mampu mengatasi permasalahan yang muncul pada sistem

sebelumnya, walaupun penulis menyadari bahwa sistem ini masih belum

benar-benar sempurna dan pada dasarnya tidak ada sistem yang sempurna.

c. Penerapan sistem yang baru akan berjalan dengan baik dan lancar apabila

semua pihak yang terkait mendukung penerapan sistem ini.

d. Sesuai dengan perkembangan teknologi informasi maka sistem infomasi

yang digunakan harus selalu dianalisis apakah sitem masih layak untuk

digunakan, sehingga dapat diketahui perlu tidaknya dilakukan

pengembangan atau pergantian sistem yang ada demi memenuhi kebutuhan

informasi SMP Diponegoro Yogyakarta.

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan

Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta : Andi Offset.

Jogiyanto, H.M. 2005. Analisis & Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori

dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta: Andi Offset.

Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta : Andi

Offset.

Sidik, Betha. 2005. MySQL. Bandung : Informatika.