ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI …repository.amikom.ac.id/files/Publikasi_08.12.3065.pdf · Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEHADIRAN

PADA PT TIME EXCELINDO

Naskah Publikasi

diajukan oleh

Anozi Mada

08.12.3065

kepada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM

YOGYAKARTA

2011

NASKAH PUBLIKASI

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEHADIRAN PADA PT TIME EXCELINDO

disusun oleh

Anozi Mada

08.12.3065

Dosen Pembimbing

Dr. Ema Utami, S.Si., M.Kom. NIK. 190302037

Tanggal 23 Juni 2011

Ketua Jurusan Sistem Informasi

Drs. Bambang Sudaryatno, MM NIK. 190302029

ANALYSIS AND DESIGN OF ATTENDANCE INFORMATION SYSTEM IN PT TIME EXCELINDO

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEHADIRAN

PADA PT TIME EXCELINDO

Anozi Mada Jurusan Sistem Informasi

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

PT Time Excelindo manages employee attendance data manually because the computer is only used to record data into a spreadsheet application. Similarly, the presence process which still uses the signatures, the quality of information generated is low because the processing takes a long time and less accurate.

It needs attendance information system to overcome this problems. There are a few questions related to it: How to analyze the attendance information system? How to design the attendance information system? How to computerize the data processing in organization, employee, attendance, working day and work shift?

In this thesis, the researcher trying to analyze the subjects and the results are intended to provide advice to the PT Time Excelindo to manage employee attendance.

Keywords: attendance information system

1. Pendahuluan

PT Time Excelindo merupakan perusahaan yang bergerak dibidang usaha

penyedia jasa layanan internet (ISP), online system, telecommunication, data

communication, software development, serta pembangunan dan pemeliharaan jaringan

komputer LAN maupun MAN. Perusahaan sebesar PT Time Excelindo sudah semestinya

melakukan manajemen pada sumber daya manusia. Hal ini telah ditunjukkan dengan

adanya departemen Sumber Daya Manusia (SDM) atau Human Resource Development

(HRD). Departemen HRD pada PT Time Excelindo mengelola berbagai hal meliputi

perencanaan tenaga kerja, rekruitmen, pengelolaan tenaga kerja, kompensasi dan

benefit.

Berdasarkan pengamatan langsung di lapangan menunjukkan bahwa proses

pengolahan data SDM yang ada di perusahaan tersebut masih bersifat manual karena

komputer yang tersedia hanya digunakan untuk mencatat data kedalam aplikasi

spreadsheet saja. Begitu pula dengan presensi yang masih menggunakan tanda tangan,

kualitas informasi yang dihasilkan rendah karena pemrosesannya membutuhkan waktu

yang lama dan kurang akurat. Atas dasar itu penyusun mengusulkan untuk dibuatnya

Sistem Informasi Kehadiran. Sistem ini akan mengolah data organisasi, karyawan dan

kehadiran, secara terpadu. Selain itu presensi akan menggunakan sidik jari agar

mendapatkan data yang valid dan mudah untuk diproses.

2. Landasan Teori

2.1. Definisi Sistem

Menurut FitzGerald dan Stallings suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari

prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk

melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.

2.2. Definisi Informasi

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih

berarti bagi yang menerimanya.

2.3. Definisi Sistem Informasi

Leitch dan Davis medefinisikan sistem informasi sebagai suatu sistem di dalam

suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian,

mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan

menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

2.4. Definisi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Sistem informasi sumber daya manusia (SIMSDM) atau human resource

information system (HRIS) merupakan sistem informasi untuk mendukung kegiatan-

kegiatan manajer di fungsi sumber daya manusia. Fungsi ini dulunya bernama fungsi

atau departemen personalia. Sekarang dirubah namanya menjadi fungsi sumber daya

manusia untuk menunjukkan bahwa manusia di dalam organisasi adalah sumber daya

ekonomis yang penting.

2.5. Sistem Informasi Kehadiran

Sistem informasi kehadiran merupakan salah satu modul yang terdapat dalam

sistem informasi sumber daya manusia yang khusus dalam menangani administrasi yang

berhubungan dengan manipulasi data kehadiran. Sistem informasi ini menangani

pengisian daftar hadir dan pembuatan laporan atau rekap kehadiran.

3. Analisis

3.1. Analisis Kelemahan Sistem

3.1.1. Analisis Kinerja

Waktu tanggap untuk memasukkan data, mengolah data dan pembuatan laporan

dinilai masih lambat karena sistem masih banyak melibatkan pengguna dalam

pemrosesannya.

3.1.2. Analisis Informasi

Pencatatan data masih manual sehingga menyebabkan waktu yang dibutuhkan

untuk menghasilkan informasi menjadi lebih banyak. Selain itu pencarian data yang

dibutuhkan memerlukan waktu yang cukup lama walaupun telah dikelompokkan.

3.1.3. Analisis Ekonomi

Biaya yang dikeluarkan dalam jangka panjang cukup besar.

3.1.4. Analisis Pengendalian

Tidak ada proteksi terhadap data sehingga kehilangan dan manipulasi data dapat

dimungkinkan terjadi. Selain itu staff HRD sulit untuk mengontrol dan mengoreksi

informasi karena terlalu banyak data.

3.1.5. Analisis Efisiensi

Presensi menggunakan tanda tangan. Selain itu pengarsipan cukup memakan

banyak tempat.

3.1.6. Analisis Pelayanan

Untuk melakukan presensi seorang karyawan harus mengisi jam kedatangan dan

kepulangannya secara manual disertai dengan paraf.

3.2. Analisis Kebutuhan Sistem

3.2.1. Kebutuhan Fungsional

Kebutuhan fungsional pada sistem informasi kehadiran pada PT Time

Excelindo antara lain:

1. Umum

a. Login.

b. Mengganti password.

c. Logout.

2. Manajemen data perusahaan

a. Melihat dan mengubah data perusahaan.

b. Melihat, menambah, mengubah dan menghapus data divisi.

c. Melihat, menambah, mengubah dan menghapus data staff.

d. Melihat, mencari, menambah, mengubah dan menghapus data karyawan.

e. Memasukkan karyawan ke dalam divisi tertentu.

f. Memberi jabatan tertentu pada karyawan.

g. Membuat laporan karyawan.

3. Pengolahan Data Hari Kerja dan Shift

a. Melihat, menambah, mengubah dan menghapus data hari kerja.

b. Melihat, menambah, mengubah dan menghapus data hari libur.

c. Melihat, menambah, mengubah dan menghapus data shift.

d. Memasukkan karyawan ke dalam shift tertentu.

4. Pengolahan Data Kehadiran

a. Melihat, menambah, mengubah dan menghapus data kehadiran.

b. Mengimport data kehadiran dari alat pemindai sidik jari.

c. Membuat laporan kehadiran.

5. Manajemen User

a. Melihat, menambah, mengubah dan menghapus data user.

b. Memberi hak akses kepada user.

3.2.2. Kebutuhan Perangkat Keras

Perangkat Keras

Server

Motherboard Disesuaikan dengan prosesor

Processor 3 GHz Quad Core Processor

RAM DDR3 4 GB

Harddisk 320 GB

VGA DDR3 64 Bit

Monitor 15”

Mouse PS/2 / USB

Keyboard PS/2 / USB

UPS 700 VA

Client

Motherboard Disesuaikan dengan prosesor

Processor 2 GHz Dual Core Processor

RAM DDR2 512 MB

Harddisk 80 GB

VGA DDR3 64 Bit

Monitor 15”

Mouse PS/2 / USB

Keyboard PS/2 / USB

UPS 700 VA

Printer Ink Jet

Lain-lain

Fingerprint Scanner Komunikasi ke PC dengan TCP/IP

3.2.3. Kebutuhan Perangkat Lunak

Perangkat Lunak

Server

Sistem Operasi Windows XP SP2

Server Glassfish 3.x

Basis Data MySQL 5.x

JVM JRE 6

Client

Sistem Operasi Windows XP SP2

Browser Mozilla Firefox 3.x

3.2.4. Kebutuhan Pengguna

Sistem informasi kehadiran untuk PT Time Excelindo merupakan sistem dengan

akses terbatas. Dalam pengoperasiannya sistem ini membutuhkan dua jenis user yaitu:

1. Admin

User ini hanya memiliki hak untuk mengatur user yang dapat mengakses

program ini.

2. Operator

Staff HRD dalam hal ini akan menjadi operator. User ini mempunyai hak untuk

menangani pengolahan data dan transaksi.

3.3. Analisis Kelayakan Sistem

3.3.1. Kelayakan Hukum

Pengembangan sistem dikatakan layak secara hukum jika tidak melanggar

peraturan dan hukum yang berlaku. Penerapan sistem yang baru harus tidak boleh

menimbulkan masalah di kemudian hari akibat melanggar hukum yang berlaku, terutama

dalam pengguanaan software berlisensi terkait penggunaan aplikasi pendukung sistem.

Dalam hal ini perangkat lunak yang digunakan merupakan software resmi dan berijin

sehingga tidak akan menimbulkan masalah di kemudian hari.

3.3.2. Kelayakan Operasional

Sistem ini tidak memerlukan operator dengan keahlian khusus untuk dapat

mengoperasikannya. Sistem dirancang untuk mudah dioperasikan dan proses

pengembangannya dilakukan dengan teknik penyerapan kebutuhan informasi melalui

penelitian yang seksama dan hati-hati. Selain itu juga dilakukan pelatihan terlebih dahulu

sebelum sistem dioperasikan sehingga akan memudahkan operator untuk

menjalankannya. Sistem baru ini dapat dikatakan layak untuk dioperasikan.

3.3.3. Kelayakan Ekonomi

No. Metode Biaya dan Manfaat Nilai Syarat Keputusan

1. Payback Period 1 tahun 1 bulan < 3 tahun Layak

2. Return of Investment 152,595% > 0 Layak

3. Net Present Value Rp. 39.11.973 >0 Layak

3.4. Perancangan Proses

3.4.1. Flowchart Sistem

3.4.2. DFD Level 0

3.4.3. DFD Level 1

3.5. Perancangan Basis Data

4. Hasil Penelitian dan Pembahasan

4.1. Uji Coba Sistem dan Program

Pengujian program yang telah dilakukan terhadap aplikasi yang telah dibuat yaitu

pada saat pembuatan aplikasi sistem informasi kehadiran pada PT Time Excelindo. Jika

terjadi kesalahan sintaks pada saat penulisan kode program maka IDE otomatis akan

menampilkan pesan kesalahan dan bagian mana dari baris program yang menyebabkan

kesalahan sintaks sehingga tidak perlu melakukan kompilasi untuk menguji kesalahan

sintaks. Setelah baris program telah selesai dan dikompilasi, aplikasi kemudian

dijalankan dan setiap fitur pada modul-modul yang telah dibuat dieksekusi dan

dibandingkan dengan outputnya untuk menguji apakah ada kesalahan sewaktu proses

dan kesalahan logika.

Pengujian sistem yang dilakukan meliputi pengujian modul dan pengujian

integrasi. Pengujian modul secara tidak langsung telah dilaksanakan pada saat menguji

kesalahan proses dan kesalahan logika karena pada saat itu semua fitur dari modul diuji

apakah telah bebas dari kesalahan atau belum. Pengujian integrasi juga dilakukan

dengan memastikan bahwa modul-modul yang telah dibuat bisa berkolaborasi dan

berinteraksi dengan baik.

4.2. Pembahasan Program

Aplikasi sistem informasi kehadiran di PT Time Excelindo dibuat dengan

arsitektur MVC (Model View Controller) yang memisahkan antara tampilan dan model

program dengan dihubungkan oleh controller. Pada level View menggunakan HTML,

CSS dan Javascript sebagai template yang kemudian dikolaborasikan dengan JSP agar

bisa membuat halaman yang dinamik. Pada level Model menggunakan JPA yang

berjalan di kontainer EJB untuk melakukan koneksi dengan database. Framework Spring

digunakan di level Controller sebagai perantara antara model dan tampilan. Berikut ini

adalah contoh tampilan pada aplikasi yang telah jadi:

1. Halaman Login

2. Halaman Manajemen Kehadiran

3. Halaman Form Input Kehadiran

4. Laporan Kehadiran

5. Laporan Kehadiran Per Karyawan

6. Laporan Kehadiran Bulanan

4.3. Pembahasan Basis Data

Gambar diatas menunjukkan semua tabel beserta relasinya yang digunakan oleh

sistem untuk mengakomodasi proses-proses bisnis pada sistem. Tabel ini dirancang

sedemikian rupa sehingga pada pengembangan sistem selanjutnya dapat menggunakan

tabel-tabel yang telah ada. Modul-modul yang dapat ditambahkan untuk

mengembangkan sistem ini diantaranya adalah modul cuti, modul lembur dan modul

penggajian.

5. Kesimpulan

Berdasarkan hasil dari penelitian yang dilakukan penulis terhadap sistem

informasi kehadiran pada PT Time Excelindo dapat diambil sejumlah kesimpulan antara

lain:

a. Analisis pada sistem informasi kehadiran pada PT Time Excelindo dapat

menggunakan beberapa pendekatan yaitu analisis kelemahan pada sistem lama,

analisis kebutuhan sistem yang akan dirancang dan analisis kelayakan. Analisis

kelemahan sistem menggunakan metode PIECES untuk melihat sistem lama dari

aspek kinerja, informasi, ekonomi pengendalian, efisiensi dan pelayanan.

Analisis kebutuhan sistem meliputi kebutuhan fungsional, kebutuhan perangkat

keras, kebutuhan perangkat lunak dan kebutuhan pengguna yang diperlukan

untuk sistem baru yang akan dibangun. Analisis kelayakan meliputi kelayakan

hukum, kelayakan operasional dan kelayakan ekonomi dari sistem baru.

b. Perancangan pada sistem informasi kehadiran pada PT Time Excelindo meliputi

perancangan proses yang menggunakan flowchart sistem dan DFD,

perancangan basis data yang menggunakan normalisasi dan bagan relasi tabel,

serta perancangan tatap muka untuk merancang tampilan program.

c. Komputerisasi pada proses-proses di dalam manajemen SDM dilakukan dengan

menentukan terlebih dahulu kebutuhan fungsional sistem yang berdasar pada

proses bisnis sebenarnya, kemudian merancang proses tersebut menggunakan

flowchart sistem dan DFD, lalu diimplementasikan menjadi baris-baris program

untuk membentuk kesatuan sistem informasi yang utuh.

DAFTAR PUSTAKA

Jogiyanto, HM. 1990. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur

Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi. Jogiyanto, HM. 2003. Sistem Teknologi Informasi – Pendekatan Terintegrasi: Konsep

Dasar, Teknologi, Aplikasi, Pengembangan dan Pengelolaan. Yogyakarta: Andi. Kusrini dan Koniyo. 2007. Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi

dengan Visual Basic dan Microsoft Sql Server. Yogyakarta: Andi http://bi.go.id, diakses tanggal 5 Juli 2011 http://rakitan.com, diakses tanggal 5 Juli 2011