Analisis Biaya dan Manfaat Investasi Teknologi Informasi1.
PENDAHULUAN
Penerapan teknologi informasi merupakan sebuah investasi yang
bukan bernilai kecil, ada harga yang harus dibayar untuk
mendapatkan manfaat dimasa datang. Investasi teknologi informasi
yang telah mengeluarkan biaya cukup besar tersebut, terkadang
ibarat fenomena gunung es, yaitu memiliki manfaat yang tidak nyata
(intangible benefit) lebih banyak dari pada manfaat yang nyata
(tangible benefit, sehingga kita masih perlu menggali lagi.
Bagaimana kita bisa menilai sebuah investasi teknologi informasi
membawa manfaat dan keuntungan bagi sebuah lembaga atau perusahaan.
Apakah penerapan teknologi informasi tersebut efektif dan efisien
penggunaannya dalam manajemen maupun operasionalnya. Apakah
penerapan teknologi informasi tersebut betul-betul membantu proses
bisnis inti perusahaan sehingga dapat membantu perusahaan
menjalankan kegiatan bisnisnya dengan efektif dan efisien tanpa
resiko yang dapat menhabiskan sumber daya perusahaan yang cukup
besar.
BAB I
PENDAHULUAN
Latar Belakang
PT. PLN (Persero) merupakan salah satu anak perusahaan dari PT.
PLN (Persero) yang memiliki karyawan cukup banyak sehingga
data-data karyawan tersebut harus terorganisirdengan baik.
Dalam instansi pemerintah maupun swasta, absensi karyawan
memegang peranan penting sebagai penunjang untuk dapat mendukung
dan memotivasi setiap aktivitas pekerjaan. Di samping itu absensi
karyawan dapat juga menjadi suatu informasi tentang bagaimana
kinerja dan kedisiplinan karyawan yang bersangkutan, sehingga hasil
pekerjaan dapat lebih efektif dan efisien. Setiap instansi atau
perusahaan memiliki sistem absensi yang berbeda-beda, tergantung
pada kebijakan pimpinan dari masing-masing instansi tersebut. Dalam
hal ini sistem absensi karyawan harus dapat mendukung dalam
pengolahan dan penyajian informasi yang relevan, efektif, akurat
dan efisien, serta dapat membantu mempercepat dan memudahkan
manajemen dalam pengambilan keputusan.
Dari latar belakang tersebut maka diperoleh sebuah judul yaitu
Model Aplikasi Monitoring Sistem Absensi SidikJari Sebagai
Pendukung Keputusan Untuk Penilaian Kinerja Pegawai PT. PLN
(Persero)
Rumusan Masalah
Berdasarkan analisa yang dilakukan dalam latar belakang di atas
penelitian ini secara jelas berkaitan dengan model aplikasi
monitoring absensi sidik jari sebagai pendukung untuk penilaian
kinerja pegawai. Dimana dari segi IT masih sangat lemah. mulai dari
terdapatnya sistem yang masih semi komputer menyebabkan ketidak
akuratan data dalam pengmbilan keputusan untuk penilaian kinerja
pegawai pada setiap semesternya yang berakibat menurunnya motifasi
kerja pada diri pegawai.
Pada saat ini PT. PLN (Persero) memiliki suatu metode monitoring
absensi yang mutakhir. PT. Haleyora telah membuat terobosan baru
dalam metode monitoring absensi yaitu dengan menggunakan mesin
fingerprint yang sangat bermanfaat bagi karyawan, bagian
administrasi dan umum serta manajemen/atasan.
Berdasarkan uraian diatas dan penelitian yang telah dilakukan
masih terdapat permasalahan-permasalahan yang dihadapi yaitu:
Bagaimana Sistem Pengolahan Data Absensi Sidik Jari yang
berjalan saat ini ?
Apakah Sistem Pengolahan Data Absensi Sidik Jari yang berjalan
saat ini sudah efektif dan efisien ?
Apakah Sistem Penanganan Absensi Pegawai yang berjalan saat ini
sudah mampu menunjang Proses Keputusan Penilain Pegawai ?
Absensi Dan Sistem Biometrika Sidik Jari
1. Definisi Absensi
Berdasarkan kamus Bahasa Indonesia, absen adalah tidak
bekerjanya seorang pegawai pada saat hari kerja,karena
sakit,izin,alpa, atau cuti. Absensi adalah daftar administrasi
ketidakhadiran pegawai.
2. Sistem Biometrika Sidik Jari
Biometrik merupakan teknik authentikasi yang mengambil
karakteristik fisik seseorang. Ada beberapa teknikyang sering
digunakan dalam authentikasi biometrik, beberapa diantaranya adalah
pengenalan sidik jari.
Teknologi biometrik yang mampu mengenali manusia lewat sidik
jari, mata atau karakter khas bagian tubuh lain kini semakin
memasyarakat. Dapat diterapkan pada banyak sektor. Teknologi ini
akan menggusur kata sandi (password) sebagai pintu masuk yang punya
kelemahan.
Parameter manusia yang dikenal dengan biometric itu punya
keunggulan sifat tidak bias dihilangkan,dilupakan atau dipindahkan
dari satu orang ke orang lain. Juga sulit ditiru atau
dipalsukan.
Aplikasi teknologi biometrika bisa di contohkan seperti ketika
kita memberikan tanda masuk ke kantor atau akses ke komputer
menggunakan pemindai sidik jari.
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa sidik jari merupakan
suatu parameter yang dikenal dengan nama biometrika yang dimiliki
manusia sebagai tanda pengenal diri yang bisa digunakan sebagai
alat kunci (password). Pengertian ini diambil / dikutip dari Putra,
Darma, S.Kom, MT. 2009. Sistem Biometrika. Yogyakarta:Andi
Offset.[20]
Sistem keamanan menggunakan sidik jari telah terbukti cukup
akurat, aman,mudah dan nyaman untuk dipakai sebagai identifikasi.
Hal ini dapat dilihat pada sifat yang dimiliki oleh sidik jari,
antara lain :
a. Perennial nature, yaitu guratan-guratan pada sidik jari yang
melekat pada kulit manusia seumur hidup.
b. Immutability, yaitu sidik jari seseorang tidak pernah
berubah, kecuali mendapat kecelakaan yang serius.
c. Individuality, pola sidik jari adalah unik dan berbeda untuk
setiap orang.
Dari ketiga sifat ini, sidik jari dapat digunakan sebagai sistem
identifikasi yang dapat digunakandalam aplikasi teknologi
informasi.
Feature sidik jari yang digunakan pada Laporan Skripsi ini
adalah guratan sidik jari yang dapat diidentifikasi dengan cara
menganalisa fine details dari guratan-guratan sidik jari yang
dinamakan dengan minutiae. Beberapa feature guratan sidik jari
dapat dilihat pada gambar dibawah ini :
FeatureGuratanSidikJari_zpsb3014fa5.png
Gambar 2.4 Feature Guratan Sidik Jari
Sidik jari (fingerprint) dapat dibagi dalam 3 tipe pola utama
yaitu :
a. Arches
b. Loops
c. whorls
Menurut Galtom, sekitar sekitar 60% sidik jari bertipe loops,
30% bertipe whorls dan 10% bertipe arches. Gambar 2.5 berikut ini
mengambarkan 3 buah tipe pola utama sidik jari yaitu :
PolaUtamaSidikJari_zpsa791c138.png
Gambar 2.5 Pola Utama Sidik Jari
Penilaian Kinerja Pegawai
1. Definisi Penilaian Kinerja Pegawai
Menurut Schuler & Jackson, (1996:3), Suatu sistem formal dan
terstruktur yang mengukur, menilai, dan mempengaruhi sifat-sifat
yang berkaitan dengan pekerjaan, perilaku, dan hasil, termasuk
tingkat ketidakhadiran. Fokusnya adalah untuk mengetahui seberapa
produktif seorang karyawan dan apakah ia bisa berkinerja sama atau
lebih efektif pada masa yang akan datang, sehingga karyawan,
organisasi, dan masyarakat semuanya memperoleh manfaat.
Menurut Robbins (1996) yang dikutip oleh Rivai dan Basri dalam
bukunya yang berjudul performance apprasial, pada halaman 15
menyatakan bahwa ada tiga kriteria dalam melakukan penilaian
kinerja individu yaitu:
(a) tugas individu.
(b) perilaku individu.
(c) dan ciri individu.
Menurut DIR SDM, (2011:2). SK Direksi No 1504.K/DIR/2011.
Jakarta:PT.PLN (Persero)[21].
Dari beberapa pengertian kinerja di atas maka dapat disimpulkan
bahwa kinerja adalah suatu prestasi yang dicapai oleh seseorang
dalam melaksanakan tugas atau pekerjaannya, sesuai dengan standar
kriteria yang ditetapkan dalab pekerjaan itu. Prestasi yang dicapai
ini akan menghasilkan suatu kepuasan kerja yang nantinya akan
berpengaruh pada tingkat imbalan. Suatu kinerja individu dapat
ditingkatkan apabila ada kesesuaian antara pekerjaan dan kemampuan.
Kinerja individu sendiri dipengaruhi oleh kepuasan kerja. Kepuasan
kerja itu sendiri adalah perasaan individu terhadap pekerjaannya.
Perasaan ini berupa suatu hasil penilaian mengenai seberapa jauh
pekerjaannya secara keseluruhan mampu memuaskan kebutuhannya. Dalam
hal ini dibutuhkan suatu evaluasi, yang kemudian dikenal dengan
penilaian kinerja. Penilaian kinerja merupakan metode mengevaluasi
dan menghargai kinerja yang paling umum digunakan. Dalam penilaian
kinerja melibatkan komunikasi dua arah yaitu antara pengirim pesan
dengan penerima pesan sehingga komunikasi dapat berjalan dengan
baik. Penilaian kinerja dilakukan untuk memberi tahu karyawan apa
yang diharapkan pengawas untuk membangun pemahaman yang lebih baik
satu sama lain. Penilaian kinerja menitikberatkan pada penilaian
sebagai suatu proses pengukuran sejauh mana kerja dari orang atau
sekelompok orang dapat bermanfaat untuk mencapai tujuan yang
ada.
2. Maksud Dan Tujuan Sistem Penilaian Kinerja Pegawai
Maksud ditetapkannya Sistem Manajemen Kinerja Pegawai adalah
untuk menciptakan budaya kinerja Pegawai melalui penyelarasan dan
pemahaman bersama antara Perseroan dan Pegawai mengenai tujuan yang
harus dicapai, cara serta optimalisasi sumber daya untuk mencapai
tujuan tersebut.
Tujuan ditetapkannya Sistem Manajemen Kinerja Pegawai
adalah:
a. Terwujudnya pengukuran kinerja yang berkeadilan guna membina
budaya pembelajar dan berprestasi serta memotivasi Pegawai untuk
meningkatkan kompetensi dan kontribusi Pegawai bagi Perseroan;
dikutip dari DIR SDM, (2011:3). SK DIR No. No 1504.K/DIR/2011.
Jakarta:PT.PLN (Persero).[22]
b. Sebagai pedoman untuk mengevaluasi kinerja Pegawai secara
lebih transparan, terukur, dan obyektif sehingga Perseroan dapat
memberikan kompensasi dan atau penghargaan yang berkeadilan dan
sepadan dengan kinerja Pegawai selama bekerja dalam kurun waktu 1
(satu) semester. dikutip dari DIR SDM, (2011:3). SK DIR No. No
1504.K/DIR/2011. Jakarta:PT.PLN (Persero).[23]
Mengenal Visual Basic 6.0
Bahasa Basic pada dasarnya adalah bahasa yang mudah dimengerti
sehingga pemrograman di dalam bahasa Basic dapat dengan mudah
dilakukan meskipun oleh orang yang baru belajar membuat program.
Hal ini lebih mudah lagi setelah hadirnya Microsoft Visual Basic,
yang dibangun dari ide untuk membuat bahasa yang sederhana dan
mudah dalam pembuatan scriptnya (simple scripting language) untuk
graphic user interface yang dikembangkan dalam sistem operasi
Microsoft Windows.
Visual Basic merupakan bahasa pemrograman yang sangat mudah
dipelajari, dengan teknik pemrograman visual yang memungkinkan
penggunanya untuk berkreasi lebih baik dalam menghasilkan suatu
program aplikasi. Ini terlihat dari dasar pembuatan dalam visual
basic adalah FORM, dimana pengguna dapat mengatur tampilan form
kemudian dijalankan dalam script yang sangat mudah.
Ledakan pemakaian Visual Basic ditandai dengan kemampuan Visual
Basic untuk dapat berinteraksi dengan aplikasi lain di dalam sistem
operasi Windows dengan komponen ActiveX Control. Dengan komponen
ini memungkinkan penguna untuk memanggil dan menggunakan semua
model data yang ada di dalam sistem operasi windows. Hal ini juga
ditunjang dengan teknik pemrograman di dalam Visual Basic yang
mengadopsi dua macam jenis pemrograman yaitu Pemrograman Visual dan
Object Oriented Programming (OOP).
Visual Basic 6.0 sebetulnya perkembangan dari versi sebelumnya
dengan beberapa penambahan komponen yang sedang tren saat ini,
seperti kemampuan pemrograman internet dengan DHTML (Dynamic
HyperText Mark Language), dan beberapa penambahan fitur database
dan multimedia yang semakin baik. Sampai saat buku ini ditulis bisa
dikatakan bahwa Visual Basic 6.0 masih merupakan pilih pertama di
dalam membuat program aplikasi yang ada di pasar perangkat lunak
nasional. Hal ini disebabkan oleh kemudahan dalam melakukan proses
development dari aplikasi yang dibuat. (Dikutip dari Arif. Modul
Dasar Pemrograman 2 Dengan Visual Basic Diambil
dari:http://arifjt.staf.ump.ac.id/BAHAN_KULIAH/VB6/Bab_1.pdf.
(27-06-2014)[24].
ANALISA SISTEM YANG BERJALAN
Gambaran Umum Perusahaan
Sekilas Tentang Perusahaan
PT.Indonesia Comnets+ merupakan salah satu anakperusahaan dari
PT.PLN(Persero).Terletak di Gedung Wisma Mulia Lt 50-51 Jl.Jendral
Gatot Subroto No 42 Jakarta12710 berdasarkan akta No. 3 dari Raden
Roro Hariyanti Poerbiantari S.H., CN, pengganti Ny. Poerbaningsih
Adi WarsitoS.H., notaris di Jakarta tanggal 3 Oktober 2000
lokasiPTICON_zps2b66bc1e.jpg
Sumber : Google Map (11-23-2014,09:51 pm)
Gambar 3.1 Lokasi PT Indonesia Comnets Plus
Sesuai dengan pasal 3 anggaran dasar Perusahaan, ruang lingkup
kegiatan Perusahaan bergerak dalam penyediaan jasa
dibidangtelekomunikasi, meliputi :
Penyediaan Jaringan Telekomunikasi
Penyediaan Peralatan dan/atau Jasa Telekomunikasi
Penyediaan Content Telekomunikasi
Penyediaan piranti lunak dan/atau piranti keras dan/atau jasa
teknologi informasi
Penyediaan manajemen dan pengoperasian sistem komputer dan/atau
fasilitas pengolahan data serta kegiatan profesional layanan dan
kegiatan terkait teknologi informasi yang berhubungan dengan bidang
sumber daya manusia, bidang keuangan dan akuntansi dan bidang
pelayanan pelanggan.
Penyediaan layanan lainnya yang berkaitan dengan telekomunikasi
dan teknologi informasi untuk menunjang kegiatan usaha bidang
ketenagalistrikan
Pada tanggal 1 Januari 1961, Jawatan Listrik dan Gas diubah
menjadi BPU-PLN (Badan Pimpinan Umum Perusahaan Listrik Negara)
yang bergerak di bidang listrik, gas dan kokas yang dibubarkan pada
tanggal 1 Januari 1965. Pada saat yang sama, 2 (dua) perusahaan
negara yaitu Perusahaan Listrik Negara (PLN) sebagai pengelola
tenaga listrik milik negara dan Perusahaan Gas Negara (PGN) sebagai
pengelola gas diresmikan.
Pada tahun 1972, sesuai dengan Peraturan Pemerintah No.17,
status Perusahaan Listrik Negara (PLN) ditetapkan sebagai
Perusahaan Umum Listrik Negara dan sebagai Pemegang Kuasa Usaha
Ketenagalistrikan (PKUK) dengan tugas menyediakan tenaga listrik
bagi kepentingan umum.
Seiring dengan kebijakan Pemerintah yang memberikan kesempatan
kepada sektor swasta untuk bergerak dalam bisnis penyediaan
listrik, maka sejak tahun 1994 status PLN beralih dari Perusahaan
Umum menjadi Perusahaan Perseroan (Persero) dan juga sebagai PKUK
dalam menyediakan listrik bagi kepentingan umum hingga
sekarang.
Visi Dan Misi
Visi
Diakui sebagai Perusahaan Kelas Dunia yang Bertumbuh kembang,
Unggul dan Terpercaya dengan bertumpu pada Potensi Insani.
Misi
Menjalankan bisnis kelistrikan dan bidang lain yang terkait,
berorientasi pada kepuasan pelanggan, anggota perusahaan dan
pemegang saham.
Menjadikan tenaga listrik sebagai media untuk meningkatkan
kualitas kehidupan masyarakat.
Mengupayakan agar tenaga listrik menjadi pendorong kegiatan
ekonomi.
Menjalankan kegiatan usaha yang berwawasan lingkungan.
Motto
Listrik untuk Kehidupan yang Lebih Baik
Struktur Organisasi PT.ICON+ Kantor Pusat
Berkas:Struktur Organisasi PT ICON+
Gambar 3.2 Struktur Organisasi Perusahaan
Tata Laksana Sistem Yang Berjalan
Prosedur Sistem Berjalan
Prosedur Sistem Absensi Yang Berjalan
Proses absensi adalah prosedur dimana pegawai PT. Indonesia
Comnets Plus (ICON+) melakukan rutinitas absensi dengan menggunakan
alat berupa pemindai sidik jari. Proses absensi di PT. Indonesia
Comnets Plus (ICON+) sebenarnya sudah berjalan secara
terkomputerisasi, tetapi belum memiliki fitur yang dapat
mengevaluasi absensi dari pegawai. Proses absensi digambarkan
dengan Activity Diagram pada gambar 3.3. Proses-proses yang
dilakukan pada prosedur absensi adalah sebagai berikut :
Non Shift
Senin - Kamis
Jam 07:30 Jam 12:00 Waktu Kerja
Jam 12:00 Jam 12:30 Waktu Istirahat
Jam 12:30 Jam 16:00 Waktu Kerja
Jum'at
Jam 07:30 Jam 11:30 Waktu Kerja
Jam 11:30 Jam 13:00 Waktu Istirahat
Jam 13:00 Jam 16:30 Waktu Kerja
Shift
Shift I 07:00 s/d 20:00
Shift II 19:00 s/d 08:00
Jam 06:00 pegawai sudah dapat melakukan absen masuk kerja
Jam 07:30 batas pegawai melakukan absen masuk kerja. Absen
melewati jam ini akan dicatat sebagai terlambat.
Jam 13:00 Terakhir pegawai dapat mrlakukan absen masuk. Melewati
jam ini akan dicatat sebagai bolos dan jam kerja pegawai yang
bersangkutan secara otomatis langsung berkurang 8 (delapan) jam
Jam 13:01 pegawai sudah dapat melakukan absen pulang kerja
dengan pengurangan
Dalam melakukan absen baik masuk maupun pulang, dengan cara
pegawai meletakan sidik jari pada mesin fingerprint
Selanjutnya sistem akan mevalidasikan hasil sidik jari pegawai
sesuai atau tidak
Apabila hasil pemindaian sidik jari tidak sesuai dengan database
maka sistem akan memberikan pemberitahuan bahwa sidik jari tidak
sesuai dengan database. Pegawai akan mengulangi proses
pemindaian
Apabila hasil pemindaian sesuai dengan database maka data
absensi akan disimpan ke database.
Prosedur Penilaian Kinerja Pegawai Yang Berjalan
Proses Sistem Informasi Manajemen Kinerja Pegawai adalah
prosedur dimana pegawai PT. Indonesia Comnets Plus (ICON+)
melakukan rutinitas entry data sasaran kinerja pada masa siklus
manjemen kinerja dengan menggunakan aplikasi SIMKPNAS. Proses
sistem manajemen kinerja pegawai di PT. Indonesia Comnets Plus
(ICON+) sebenarnya sudah berjalan secara terkomputerisasi, tetapi
belum berjalan dengan efektif dan efisien. Proses-proses yang
dilakukan pada prosedur sistem manajemen kinerja adalah sebagai
berikut :
Tahap Perencanaan Kinerja Pegawai
Pada tahap ini dilakukan penyusunan kontrak sasaran kinerja
pegawai yang merupakan kesepakatan antara atasan langsung dengan
pegawai yang bersangkutan melalui diskusi formal yang dilakukan 1
(satu) kali pada awal tahun untuk semester 1 dan semester 2, dengan
proses sebagai berikut :
Poses cascading KPI dan penyelarasan KPI organisasi menjadi KPI
individu dengan melakukan penetapan kontrak manajemen, penetapan
kontrak sasaran kinerja pegawai pada jenjang tertinggi di
organisasi, yang merupakan turunan langsung dari kontrak manajemen,
proses penurunan KPI dari organisasi yang lebih tinggi ke
organisasi yang lebih rendah, proses penurunan KPI dari jenjang
jabatan yang lebih tinggi ke jenjang jabatan yang lebih rendah dan
kesepakatan KPI, Target, Sumberdaya antara atasan dan bawahan.
Penyusunan kontrak sasaran kinerja pegawai dengan cara melakukan
penetapan sasaran kinerja pegawai yang dituangkan dalam formulir
sasaran kinerja memuat inisiatif,indikator kinerja, target waktu
penyelesaian sebagaimana tercantum dalam lampiran c, dan diakhir
tahap perencanaan ini atasan berkewajiban untuk melakukan
persetujuan atas perencanaan sasaran kinerja pegawai
Tahap Pemantauan Kinerja Pegawai
Diskusi Monitoring Kinerja
Diskusi monitoring kinerja merupakan tahap diskusi formal antara
atasan langsung dan pegawai unuk memperoleh informasi monitoring
kemajuan pencapaian kontrak sasaran kinerja pegawai yang
bersangkutan yang dilakukan selama siklus manajemen kinerja
pegawai, dengan uraian seluruh pegawai di bawah struktur atasan
langsung bertemu untuk melakukan diskusi formal bersama atasan
langsung, dengan membawa seluruh data pendukung terkait pencapaian
kinerjanya pada semester berjalan, selanjutnya pegawai melakukan
sharing terkait kemajuan pencapaian sasaran kinerja dalam semester
berjalan, permasalahan yang dihadapi serta cara penanggulangan dan
atau perbaikan kinerja yang telah dan akan dilakukan kemudian
atasan langsung memberikan komentar dan masukan pada setiap pegawai
terkait progres pencapaian yang akan menjadi dasar pengukuran
sasaran kinerja oleh atasan langsung. Diskusi monitoring kinerja
dilakukan sepanjang siklus Manajemen kinerja pegawai dengan
intensitas pertemuan ditentukan secara bersama oleh atasan langsung
dan pegawai bersangkutan. Diskusi monitoring kinerja yang merupakan
suatu pendekatan dialogis yang dilakukan oleh atasan langsung
terhadap bawahannya sepanjang semester berjalan dengan tujuan
memberi arahan, motivasi, pemantauan progres / pencapaian kinerja
serta praktek pelaksanaan Coaching / Mentoring / councelling
(CMC)yang dilakukan sebelum periode pengukuran sasaran kinerja
pegawai.
Revisi Kontrak Sasaran Kinerja Pegawai
Pada tahap ini digunakan oleh atasan langsung untuk melakukan
revisi terhadap kontrak sasaran kinerja pegawai apabila diperlukan.
Revisi terhadap kontak sasaran kinerja pegawai hanya dilakukan 1
(satu) kali dalam 1 (satu) siklus manajemen kinerja pegawai. Dalam
hal terjadi revisi terhadap kontrak sasaran kinerja pegawai, maka
revisi tersebut menjadi kontrak sasaran kinerja pegawai yang baru.
Kontrak sasaran kinerja pegawai yang telah di revisi, digunakan
sebagai acuan pengukuran kinerja pegawai dalam kurun waktu satu 1
(satu) siklus semester berjalan.
Tahap Pengukuran Kinerja Pegawai
Pengukuran Pencapaian Kontrak Sasaran Kinerja Pegawai
Pengukuran pencapaian kontrak sasaran kinerja pegawai merupakan
hasil kompilasi atas hasil pengukuran pencapaian sasaran kinerja
pegawai dan program pengembangan diri pegawai (program PDP) yang
dilakukan dengan pengisian pencapaian sasaan kinerja pegawai dapat
dilakukan pegawai sepanjang semester berjalan untuk memudahkan
proses vrifikasi dan pemantauan atasan langsung. Pengukuran
pencapaian sasaran kinerja pegawai dapat diilaksanakan pada akhir
semester berjalan dengan melakukan pengukuran atas pencapaian
kontrak sasaran kinerja pegawai dan penyelesaian program PDP.
Kriteria pengukuran pencapaian sasaran kinerja pegawai tercantum
pada lampiran c. Pengukuran atas efektivitas pelaksanaan CMC
Pegawai hanya dilakukan terhadap Pegawai Jenjang Jabatan
Struktural, dengan implementasi awal pada Manajemen Atas, Manajemen
Menengah, Manajemen Dasar. Hasil Pengukuran Pencapaian Kontrak
Sasaran Kinerja Pegawai diberikan dalam uraian sebagai berikut:
Tabel 3.1 Hasil Pengukuran Sasaran Kinerja Pegawai
d89252a4-54fa-4ed0-a965-7209347b328c_zpsteenm5q1.png
Sumber SK Dir No 1504.K/DIR/2011 Tanggal 30 Desember 2011
Pengukuran Kompetensi Individui
Pengukuran Kompetensi lndividu dapat dilakukan secara multi
sumber dan atau oleh Atasan Langsung sesuai tingkat budaya dan
evaluasi implementasi, dimana hasil pengukuran tersebut akan
menggambarkan prosentase pemenuhan Kompetensi lndividu (Kl)
terhadap Kebutuhan Kompetensi Jabatan(KKJ), dengan cara Pengukuran
Kompetensi lndividu dilakukan melalui penggunaan skala evaluasiyang
dituangkan dalam SIMKP, Dalam hal pengukuran Kompetensi lndividu
dilakukan secara multi surnber, maka unsur-unsur yang memiliki
kewenangan untuk melakukan pengukuran antara lain: Diri Sendiri,
Atasan Langsung, Rekan Kerja/Sejawat dan atau Bawahan 3600.
Pengukuran Kompetensi lndividu menggunakan kuisioner yang
dikembangkan sesuai Jenis dan item Kompetensi sesuai Buku Direktori
Kompetensi terbaru. Hasil Pengukuran dan Evaluasi Kompetensi
lndividu diberikan dalam table 3.2 sebagai berikut ::
Hasil%20pengukuran%20Dan%20Evaluasi%20Kompetensi%20Individu%20_zps5fmfz4t8.jpg
Sumber SK Dir No 1504.K/DIR/2011 Tanggal 30 Desember 2011
Rancangan Prosedur Sistem Berjalan
Analisa sistem yang berjalan pada Usecase Diagram
Untuk menganalisis sistem yang berjalan, pada penelitianini
digunakan program unified modeling language (UML) untuk
menggambarkanprosedur dan proses yang berjalan saat ini, pada
penggambaran Usecase Diagram sebagai berikut :
UseCaseDiagramAbsensiSidikJariBerjalan_zps0eed37e6.jpg
Gambar 3.3 Use Case Diagram Sistem Abesnsi Sidik Jari
Berjalan
Analisa sistem yang berjalan pada Activity Diagram
Activity Diagram Proses Absensi
34cfaf1f-e6ab-4fcd-af4b-765a3931cf75_zpsqnffelxl.jpg
Gambar 3.4 Use Case Diagram Proses Absensi Yang Berjalan Pada PT
ICON+
Activity diagram pada proses Absensi masuk yang sedang berjalan
saatini, yaitu sebagai berikut:
1 (satu) initial node sebagai objek yang di awali.
7 (tujuh) activity sebagai state dari sistem yang mencerminkan
eksekusi dari suatu aksi diantaranya, yaitu: Pegawai menempelkan
sidik jari di mesin finger print, lalu sistem akan memvalidasi
hasil apakah sidik jari sesuai dengan database,bila tidak sesuai
sistem akan meminta pegawai untuk mengulanginya kembali,pegawai
akan menerima pemberitahuan bahwa sidik jari tidak sesuai (pesan
suara silahkan coba lagi) dan bila sesuai sistem akan menyimpan
data absensi ke database, lalu sistem akan memberikan pemberitahuan
bahwa absensi sudah di simpan di database (pesan suara terima
kasih)
1 (satu) initial final node yang merupakan aktifitas akhir
kegiatan.
Proses Evaluasi Absensi.
Proses evaluasi absensi dilakukan oleh petugas dari bagian
kepegawaian untuk melihat informasi absensi yang dihasilkan oleh
sistem dari proses absensi yang dilakukan pegawai sebelumnya dan
juga untuk mengevaluasinya. Dengan kata lain petugas bagian
kepegawaian memproses evaluasi sudah di luar sistem yang ada tetapi
dengan menggunakanMicrosoft excel. Proses absensi digambarkan
dengan Activity Diagram pada gambar 3.4. Proses-proses yang
dilakukan pada prosedur lihat absensi adalah sebagai berikut :
Petugas melakukan permintaan lihat absensi pada sistem.
Sistem memproses permintaan petugas kemudian menampilkan
informasi data absensi dari database.
Petugas kemudian akan memindahkan informasi tersebut ke dalam
format Microsoft excel untuk mengevaluasi absensi dari pegawai yang
telah melakukan absen.
Petugas kemudian akan memindahkan informasi tersebut ke dalam
format Microsoft excel untuk mengevaluasi absensi dari pegawai yang
telah melakukan absen.
Petugas menerima informasi data absensi dalam bentuk format
*.xls.
Petugas mengevaluasi informasi data absensi tersebut..
8f48ca53-557a-4a60-b249-752d2b476a22_zpsxlh3vitr.jpg
Gambar 3.5 Use Case Diagram Lihat ABsensi Yang Berjalan Pada PT
ICON+
Analisa sistem yang berjalan pada Sequence Diagram
SEQUENCEDIAGRAM_zps116c5b10.jpg
Gambar 3.6 Sequence Diagram Absensi Berjalan Pada PT ICON+
Diagram diatas menggambarkan sequence diagram untuk proses
absensi yang sedang berjalan saat ini, yaitu sebagai berikut:
2 (dua) actor yang melakukan kegiatan, yaitu admin Divisi
Pengembangan Sistem SDM dan Pegawai.
2 (dua) lifeline yang merupakan objek entity antar muka yang
saling berkaitan.
7 (tujuh) message yang memuat informasi-informasi tentang
aktifitas yang terjadi, yaitu: Pegawai memilih halaman utama
aplikasi, lalu memilih menu absensi kemudian akan tampil form
absensi, kemudian pegawai mengimput Id pegawai untuk melaksanakan
absen masuk dan absen pulang, kemudian admin divisi pengembangan
sistem SDM akan mengupdate absensi pegawai, kemudian admin akan
mengelola laporan absensi pegawai.
Analisa Sistem Yang Berjalan
Analisa SWOT
Analisa SWOT dilakukan dengan mengidentifikasi kekuatan dan
faktor-faktor positif yang berasal dari internal organisasi,
kelemahan dan faktor-faktor negatif dari internal, peluang atau
kesempatan dan keuntungandari faktor eksternal dan ancaman atau
resiko yang dipengaruhi oleh faktor eksternal organisasi.
Analisis untuk mencari strategi dengan menggunakan kekuatan yang
ada untuk memanfaatkan peluang yang tersedia (strategi S-O) serta
menggunakan kekuatan yang dimiliki untuk mengatasi ancaman yang ada
(strategi S-T). Selain itu dianalisis pula strategi untuk
mengurangi kelemahan yang dimiliki dalam meraih peluang yang ada
(strategi W-O) maupun mengatasi ancaman yang ada (strategi W-T).
Pemetaan strategi S-O, W-O, S-T dan W-T dapat dilihat pada tabel 3
di bawah ini :
Tabel 3.4 Internal Strategic Factors Analysis
Table203.420Internal20Strategic20Factors20Analysis_zpsddjhatmo.jpg
Tabel 3.5 Eksternal Strategic Factors Analysis
Table203.520Eksternal20Strategic20Factors20Analysis_zpsqz6kwdof.jpg
Kemudian akan dilanjutkan dengan analisa SWOT, Faktor internal
yang mencakup sumber daya manusia, fasilitas yang tersedia, serta
proses absensi yang sedang berjalan saat ini. Sedangkan faktor
eksternal yang mencakup aspek masyarakat, persaingan terhadap
perusahaan lainnya, dan promosi kepada pelanggan. Analisa SWOT
dapat dijelaskan sebagai berikut, yaitu:.
Tabel 3.6 Strategi S-O
Table203.620Strategi20S-O_zpsfam8ogfb.jpg
Tabel 3.7 Strategi S-T
Table203.720Strategi20S-T_zpsvbuk6v2y.jpg
Tabel 3.8 Strategi W-O
Table203.820Strategi20W-O_zpsrutczeb8.jpg
Tabel 3.9 Strategi W-T
62783f7f-3fd4-4f65-a73f-6d447898a850_zpszo7bwfdj.png
Metode Analisa Berdasarkan Prosedur Sistem Yang Berjalan
Analisa Masukan
Analisa masukan adalah analisa atau penguraian masalah yang
dilakukan terhadap semua data atau informasi yang berfungsi sebagai
data input sehingga menghasilkan proses dan kemudian akan ada hasil
dari sebuah proses itu sendiri. Data Absensi didapat ketika pegawai
menempelkan sidik jari pada mesin fingerprint
Nama Masukan : Absen Masuk
Fungsi : Digunakan karyawan untuk absensi masuk
Sumber : Mesin Fingerprint
Media : Sidik jari
Distribusi : Karyawan
Frekuensi : Setiap karyawan untuk masuk kerja
Format : Lihat lampiran
Keterangan : Nama_karyawan, No_induk_karyawan
Nama Masukan : Absen Pulang
Fungsi : Digunakan karyawan untuk absen pulang
Sumber : Mesin Fingerprint
Media : Sidik jari
Distribusi : Karyawan
Frekuensi : Setiap karyawan untuk absen pulang kerja
Format : Lihat lampiran
Keterangan : Nama_karyawan, No_induk_karyawan
Nama Masukan : Cuti
Fungsi : Digunakan karyawan untuk meminta cuti
Sumber : Karyawan
Media : Kertas
Distribusi : Manajemen
Frekuensi : Setiap Ada Permintaan Cuti
Format : Lihat lampiran
Keterangan : Nama_karyawan, No_induk_karyawan, Bagian,
Alasan,Mulai_tanggal_cuti,Akhir_tanggal_cuti
Nama Masukan : Lembur
Fungsi : Pernyataan kesediaan karyawan untuk melaksanakan
lembur
Sumber : Karyawan
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap Pegawai Melaksanakan Kerja Lembur
Format : Lihat lampiran
Keterangan : Nama_karyawan, No_induk_karyawan, Bagian,
Tugas_yang_dikerjakan, Hari_tanggal_lembur
Nama Masukan : Izin
Fungsi : Digunakan karyawan untuk meminta izin
Sumber : Karyawan
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap Ada Permintaan Izin
Format : Lihat lampiran
Keterangan : Nama_karyawan, No_induk_karyawan, Alasan,
Jam_Izin
Analisa Proses
Nama Proses : Hadir
Masukan : Sidik jari, data_pegawai
Keluaran : Rekap_Absen, dan data Absensi
Ringkasan Proses : Karyawan datang dan absen menggunakan
fingerprint
Nama Proses : Izin
Masukan : Data_Absensi
Keluaran : Rekap_Absen, dan data Absensi
Ringkasan Proses : Karyawan datang ke admin untuk menyerahkan
surat permohonan izin yang telah disetujui oleh atasan, lalu admin
akan meupdate absensi pegawai tersebut.
Nama Proses : Lembur
Masukan : Surat_Lembur, Data_Absensi
Keluaran : Rekap_Absen, dan data Absensi
Ringkasan Proses : Proses ini menghasilkan rekap lembur kerja
setiap karyawan yang melaksanakan lembur
Nama Proses : Cuti
Masukan : Surat_Cuti, Data_Pegawai
Keluaran : Rekap_Absen, dan data Absensi
Ringkasan Proses : Setiap permohonan cuti diproses berdasarkan
data absensi
Nama Proses : Rekap_Absensi_Bulanan
Masukan : Data_Absensi, Data_Izin, Data_Lembur, Surat_Cuti,
Data_Pegawai
Keluaran : Rekap_Absensi
Ringkasan Proses : Proses ini menghasilkan Daftar rekapan
absensi karyawan selama satu bulan untuk diserahkan kepada HRD
Nama Proses : Laporan_Absnsi_Bulanan
Masukan : Data_absensi, Data_pegawai, Data_izin, Data_cuti,
Data_lembur
Keluaran : Laporan_Absensi
Ringkasan Proses : Proses ini menghasilkan laporan izin selama
satu bulan untuk diserahkan kepada pimpinan
Analisa Keluaran
Keluaran pada system adalah data yang dihasilkan oleh suatu
proses dari masukan yang diterima oleh proses. Keluaran pada sistem
yang sedang berjalan sebagi berikut :
Nama Keluaran : Lembur_Acc
Fungsi : Digunakan untuk acc lembur karyawan
Media : Kertas
Distribusi : Karyawan
Frekuensi : Setiap karyawan yang melaksanakan kerja lembur
Format : Lihat lampiran
Keterangan : Data_absensi, Data lembur
Nama Keluaran : Izin_Acc
Fungsi : Digunakan untuk acc permohonan izin karyawan
Media : Kertas
Distribusi : Karyawan
Frekuensi : Setiap karyawan yang mengajukan permohonan izin
kerja
Format : Lihat lampiran
Keterangan : Data_absensi, Data_Izin
Nama Keluaran : Cuti_Acc
Fungsi : Digunakan untuk acc permohonan Cuti karyawan
Media : Kertas
Distribusi : Karyawan
Frekuensi : Setiap karyawan yang mengajukan permohonan cuti
kerja
Format : Lihat lampiran
Keterangan : Data_absensi, Data_Cuti
Nama Keluaran : Rekap Absensi Bulanan
Fungsi : Sebagai rekapan absensi karyawan selama satu bulan
Media : Kertas
Distribusi : Pimpinan dan Personalia
Rangkap : 1
Frekuensi : Bulanan
Format : Lihat lampiran
Deskripsi : Suatu daftar yang memuat data absensi karyawan
selama satu bulan
Nama Keluaran : Laporan Absensi Bulanan
Fungsi : Untuk Mememuat Laporan Sebagai rekapan absensi karyawan
selama satu bulan
Media : Kertas
Distribusi : Pimpinan dan Personalia
Rangkap : 1
Frekuensi : Bulanan
Format : Lihat lampiran
Deskripsi : Laporan untuk pimpinan mengenai data kehadiran
karyawan
Konfigurasi Sistem Berjalan
Spesifikasi Hardware
Mesin Absensi : Merk Solution
Type : X401C
Access Control : 1 Relay Output 2A 12V
Kapasitas User : 50.000 Sidik Jari, 50.000 Kartu
Kapasitas Transaksi : 500.000 Transaksi
Jenis Komunikasi : TCP/IP (RJ45), RS232/485, USB Cable, USB
Disk
Spesifikasi Software
Windows 7 32bit
Microsoft Office 2007
Aplikasi SIMKPNAS
Hak Akses
Ada 1 actor yang dapat mengakses sistem absensi sidik jari dan
SIMKPNAS, yaitu Staf Divisi Manajemen dan SDM
Permasalahan yang dihadapi dan Alternatif Pemecahan Masalah
Analisa Permasalahan
Dari hasil analisa, maka permasalahan yang dihadapi oleh penulis
adalah :
Performance
Proses pengolahan data absensi masih dilakukan dengan semi
komputerisasi sehingga dalam pembuatan informasi berupa informasi
absen sering telambat.
Informasi
Sistem Informasi yang masih semi komputerisasi menyebabkan
sering terjadi ketidak akuratan pada data informasiyang dihasilkan.
Akibatnya penyampaian informasi tidak berkerja secara maksimal,
selain itu juga dapat menghambat pembuatan laporan maupun
penguploadtan time ke aplikasi SAP
Economic
Penggunaan kertas dan toner sebagai file simpanan dan autput
membuat biaya operasional kian membesar.
Control
Tingkat keamanan dan control yang terlalu kecil yang disebabkan
karena imput data yang dilakukan tidak secara penuh dan terpelihara
dengan baik dan benar. Oleh sebab itu besar kemungkinan terjadinya
ketidak akuratan data serta pengevaluasian data pun mengalami
kesulitan karena kurangnya kelengkapan data yang dibutuhkan.
Alternatif Pemecahan Permasalahan
Untuk menyelesaikan sebagian permasalahan tersebut diatas
dibutuhkan suatu sistem pengolahan data absensi sidik jari yang
terkomputerisasi sehingga dapat memecahkan permasalahan sebagai
berikut :
Performance
Proses pengolahan data absensi yang dihasilkan oleh sistem yang
terkomputerisasi dapat membuat informasi berupa informasi absen
yang cepat
Informasi
Sistem Informasi yang terkomputerisasi dapat menghasilkan
keakuratan pada data informasi yang dihasilkan. Akibatnya
penyampaian informasi berkerja secara maksimal, selain itu juga
dapat mempercepat pembuatan laporan maupun mendukung keptusan
pemberian penilaiankinerja, perhitungan gaji dan bonus kepada
pegawai di aplikasi SAP.
Economic
Tidak memerlukan kertas atau toner sebagai media penyimpanan
data sehingga biaya operasional dapat ditekan se efisisien
mungkin.