An Labis (Zilvermuseum) & Bert Lemmens (PACKED vzw)

1 -*

VVBAD Werkgroep automatiseringCase Zilvermuseum

30 april 2015

An Labis Museum voor Edelsmeedkunst, Juwelen en Diamant

Bert Lemmens PACKED – Expertisecentrum Digitaal Erfgoed

2 -*

Case Zilvermuseum

•beginsituatie

•digitale strategie

•aanbesteding

• lastenboek

•stand van zaken

• lessons learned

3 -*

Beginsituatie

1994 - 2014

4 -*

Zilvermuseum + Diamantmuseum

=

Museum voor Edelsmeedkunst,

Juwelen en Diamant

opening 2017/2018

5 -*

6 -*

Pluspunten• ontwikkeld in samenwerking met

het museum• sinds 1994 systematisch gebruikt: reservoir van goede data• datastructuur doordacht

Minpunten• verouderd / pre-web: lokale C/S-toepassing met

windowsinterface, geen webfront voor online publicatie • online via andere toepassing met webfront, periodieke export en

upload van data• duplicatie van beelden, op de aparte server bij leverancier• gesloten systeem: moeilijk uit te breiden en te ontwikkelen• stopzetting ondersteuning door leverancier

7 -*

datamodel Musae

8 -*

Digitale Strategie

Waarom?

• zichtbaarheid • publiek voorbereiden • ambitie

Hoe?

• software vernieuwen & delen• web- & browserbased architectuur• CBS = hoeksteen online & onsite

ontsluiting

9 -*

Wat willen we? (korte termijn)

• open systeem• modulair systeem• web- & browser-based • standaarden• doorzoekbaar systeem• geen kennisverlies!

10 -*

Wat willen we? (lange termijn)

• ‘virtueel museum’• automatisering van het

collectiebeheer• ‘open data’ beleid• ‘digital humanities’ onderzoek

faciliteren

11 -*

Aanbesteding

Aanpak

• onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking

• lastenboek: tabula rasa• IT: externe expertise (PACKED)• datastructuur: Musae • functionaliteit: standaarden

12 -*

Timing

• april-juni 2013: analyse + lastenboek• juli-sept. 2013: offertes• okt. 2013: evaluatie + gunning• nov.-aug. 2014: uitvoering

13 -*

• context• collectiedatabank• toegang collectiebeheer• dienstverlening• projectmanagement

Lastenboek

14 -*

databank & webtoegang

toegang

collectie-

beheer

collectie

databank

15 -*

+ bibliotheek & archief

toegang

collectie-

beheer

collectie

databank

bibliothee

k

beheer-

systeem

archief

beheer-

systeem

16 -*

+ DAM & e-depot

beeld

beheer-

systeem

toegang

collectie-

beheer

collectie

databank

bibliothee

k

beheer-

systeem

archief

beheer-

systeem

e-depot

17 -*

beeld

beheer-

systeem

toegang

collectie-

beheer

collectie

databank

bibliothee

k

beheer-

systeem

document

beheer-

systeem

e-depot

18 -*

+ apps & websites

toegang

collectie-

beheer

collectie

databank

bibliothee

k

beheer-

systeem

document

beheer-

systeem

e-depot

beeld

beheer-

systeem

expo

website

tourist

tours

blogs,

etc...

‘virtueel

museum’

19 -*

+ aggregatoren

toegang

collectie-

beheer

collectie

databank

bibliothee

k

beheer-

systeem

document

beheer-

systeem

e-depot

beeld

beheer-

systeem

expo

website

tourist

tours

blogs,

etc...

‘virtueel

museum’

linked

open data

repository

europeanawikidata

20 -*

spaghetti?

beeld

beheer-

systeem

toegang

collectie-

beheer

collectie

databank

bibliothee

k

beheer-

systeem

document

beheer-

systeem

e-depot

linked

open data

repository

europeana‘virtueel

museum’

expo

website

tourist

tours

blogs,

etc...wikidata

21 -*

standaarden!

• datastructuur: SPECTRUM• uitwisselprotocol: RESTful API• uitwisselformaat: DC + LIDO• terminologieen: VIAF, Geonames, AAT• museumprocessen: 9 core SPECTRUM

procedures + 4 additional• webtoegang: W3C, HTML5 + CSS3• databanksysteem: open source > mysql of

text/graph-based

22 -*

• hosting: intern/extern• beschikbaarheid: 99,9%-99,5%• back-up: frequentie/locaties/

bewaartermijn• documentatie: gebruiker/admin• servicedesk: ticketsysteem• storingsbeheer: reactiesnelheid• servicebeheer: zelfevaluatie• conflictbehandeling: overlegstructuur &

exitstrategie

dienstverlening (4j)

23 -*

Stand van zaken

Reacties leveranciers?

• 9 aangeschreven

• 5 regelmatige offertes

• 3 naar onderhandelingsfase

• gunning: Keepthinking - Qi

24 -*

Qi (Keepthinking)

25 -*

Toekomstplannen

• ‘hoeksteen’ = gerealiseerd

• volgende acties:• nieuwe website/virtueel museum• open data beleid: hergebruik &

mixen met data van andere instellingen

• koppeling met semantisch web

26 -*

• gedetailleerd lastenboek

• workload!

• technische expertise

• draagvlak binnen organisatie

Lessons learned

Vragen?

CEST gevalstudie: http://www.projectcest.be/index.php/Zilvermuseum:_Aanb

esteding_van_een_nieuwe_collectiebeheersysteem

Informatie aan Zee 2015