Ametikohtumised - E-portfoolio · Web viewsöök ja jook arvestades külaliste päritolu; seltskonna- ja meelelahutusürituste kava; ootamatuste vältimine. Need on üldised punktid,

Ametikohtumised............................................................................................................................................ 3

Kohtumiste liigid...................................................................................................................................... 4

Liigitus osavõtjate hulga järgi...................................................................................................................4

Liigitus iseloomu järgi...............................................................................................................................4

Vestlus......................................................................................................................................................... 4

Vestlused jagunevad:...............................................................................................................................4

Vestluse alustamine.................................................................................................................................4

Vestluse strateegiateks võivad olla:.........................................................................................................5

Vestluse etapid........................................................................................................................................ 5

Läbirääkimised............................................................................................................................................. 5

Konverentsid ja kongressid..........................................................................................................................5

Konverentsi ja kongressi ettevalmistamise..............................................................................................5

Koosolek.......................................................................................................................................................5

Koosoleku eelised ja pidamise põhjused..................................................................................................6

Koosolekute liigid.....................................................................................................................................6

Ideaalne koosolek.................................................................................................................................... 7

Nõupidamiste...............................................................................................................................................7

Nõupidamiste ja koosolekute ettevalmistamine..............................................................................................7

Osavõtjad ja nende arv................................................................................................................................ 7

Toimumise aeg ja koht.................................................................................................................................8

Koosoleku päevakord ja pikkus....................................................................................................................8

Päevakord.................................................................................................................................................... 9

Nõupidamiste ettevalmistamine......................................................................................................................9

Nõupidamiste sisuline ettevalmistus...........................................................................................................9

Nõupidamiste korralduslik ettevalmistus.....................................................................................................9

Sekretäril on oluline välja selgitada........................................................................................................... 10

Koha valik................................................................................................................................................... 11

Kust leiab abi?............................................................................................................................................ 11

Nõupidamisruumi kujundus.......................................................................................................................12

Ruumide kujundusstiilid.............................................................................................................................12

Atribuutika ja abivahendid.........................................................................................................................14

Toitlustus................................................................................................................................................... 15

1

Koosoleku läbiviimine....................................................................................................................................15

Koosoleku juhataja ülesanded...................................................................................................................16

Protokollimine........................................................................................................................................... 16

Kokkuvõtted ja aruanded...........................................................................................................................17

Tehnilise korraldamise tähtsus.................................................................................................................. 17

Tegevused koosolekute ja nõupidamiste ettevalmistamisel......................................................................18

Järeltööd........................................................................................................................................................ 18

Rahvusvaheline koosolek...............................................................................................................................18

Kavandamise komponendid.......................................................................................................................19

Vastuvõtja etikett...........................................................................................................................................19

Külalise etikett............................................................................................................................................... 20

Hilinemine.................................................................................................................................................. 20

Sülearvutite kasutamine............................................................................................................................ 20

Organisatsiooni ühisüritused.........................................................................................................................20

Ürituse eelarvestamine..............................................................................................................................20

Töölähetuste korraldamine............................................................................................................................21

Reisi ettevalmistamine...............................................................................................................................21

Reisiks vajalikud dokumendid ja materjalid...............................................................................................21

Tähtsad telefoninumbrid........................................................................................................................... 21

Reisipagas.................................................................................................................................................. 21

Äraolekuga seotud korraldused kontoris...................................................................................................22

Peale reisi................................................................................................................................................... 22

Soovitatav kirjandus.......................................................................................................................................22

2

Ametikohtumised

http://materjalid.tmk.edu.ee/anne_ilp/Ametikohtumised/index.html

Ametikohtumistel, koosolekute on väga suur ja oluline roll, mis võib muuta ettevõtte mainet, inimeste ja struktuuride vahelisi suhteid. Nende korraldamine võib tunduda väga lihtne, kuid kui koosoleku või nõupidamise aeg on käes, hakkavad ilmnema mitmed puudujäägid, millele ei ole mõeldud ja millega ei ole arvestatud kuigi oleks pidanud.

Nõupidamiste hea korraldus mõjutab selle olemust ja tulemust. Ametikohtumiste korraldamine on suur loominguline töö ja seda annab muuta praktilisemaks, uudsemaks ja mõjuvõimsamakas osalejate suhtes.

Kuna koosolekud on väga tähtsad ja need peavad olema kasulikud ning läbi mõeldud, on sekretärile antud väga suur roll - sekretär peab tagama, et kõik sujuks ja koosolek ei oleks peetud asjata.

Nõupidamise heale algusele annab tooni see, kui sekretär võtab külalised vastu tervitades ja heatujuliselt - näidates inimestele oma energiat, lööb nii mõnigi norgus inimene selja sirgu ja läheb kindlama meelega koosolekule. Väga teretulnud on see, kui sekretär teab erinevate maade kombeid ja tervitab vastava maa inimesi nende kommete järgi. See jätab ettevõttest hea mulje ja tõstab selle mainet.

Koosolek on kokkusaamine, kokkutulek, kui toimingu või protsessi ühinemine mingi ühise eesmärgi nimel.

Veel võimalikke koosoleku definitsioone:

Koosolek selle üldisemas tähenduses on inimeste koosviimine piiratud aja jooksul kindla eesmärgiga. (Kotchubei, 2006)

Koosolek on vajalike osalejate kindla eesmärgiga koosviibimine, kus igaühel on oma seisukoht koosoleku teema kohaselt, teema puudutab iga osaleja huvisid ja kõik on häälestunud leidma lahendusi. (Martin)

Koosolek on mingi aktuaalse küsimuse, probleemi avatud kollektiivne arutelu parema lahenduse leidmiseks.

Vestlus on ametikohtumiste lihtsaim liik, mille käigus vahetatakse teavet, esitatakse oma seisukohti, täpsustatakse edaspidist tegevust, kuid ei sõlmita kirjalikke kokkuleppeid.

Konverentsid ja kongressid on ametikohtumised, kuhu kutsutakse suur hulk asjatundjaid ning nende programmid sisaldavad ametlikke ja mitteametlikke üritusi.

Läbirääkimised on kohtumised, mis toimuvad alates vähemalt kahest inimesest – suuremate läbirääkijate poolte delegatsioonideni välja.

Foorumid - (lad. keeles forum-turuplats, avatud koht) on koosolek, kus arutatakse üldist huvi pakkuvaid teemasid, suur arv osavõtjaid.

Sümpoosion (kr k. symposion – õhtusöök filosoofiliste vestustega) on koosolek, mis sarnaneb foorumiga, kuid osalejaid on vähem ja temaatika suurelt osalt erialane.

Ametikohtumiste eesmärgiks on tööalaste kontaktide ja äripartnerluse mitmekülgne arendamine, kokkulepete sõlmimised, koostöö kavandamine, lepingute allkirjastamised.

3

Kohtumiste liigid on:

Vestlused Läbirääkimised Nõupidamised Koosolekud Konverentsid Kongressid

Liigitus osavõtjate hulga järgi

Lähtuvalt osavõtjate arvust liigituvad kohtumised kolmeks:

Vestlused, intervjuud, läbirääkimised - väike arv osavõtjaid Koosolekud, nõupidamised - keskmine arv osavõtjaid Foorumid, sümpoosionid - suur arv osavõtjaid

Liigitus iseloomu järgi

Kohtumiste iseloomu järgi liigituvad kohtumised:

Rangelt töised: o vestlused,o läbirääkimised;o nõupidamised.

Õhkkonnalt vabamad: o ärilõunad;o õhtusöögid.

Segavariant - töine nõupidamine, millele järgneb pidulik õhtusöök.

Vestlus on ametikohtumiste lihtsaim liik, mille käigus vahetatakse teavet, esitatakse oma seisukohti, täpsustatakse edaspidist tegevust, kuid ei sõlmita kirjalikke kokkuleppeid.

Vestlused jagunevad:

Kergeteks Keskmisteks Süvavestlusteks

Kergeid vestlusi tavaliselt ei ole vaja ette valmistada, sest räägitakse igapäevastest asjadest: ilmast, ümbrusest, sündmustest jne. Kerged vestlused aitavad leida kontakti, häälestada vestlejaid ühele lainele ja juhatada sisse põhiteemat.

Keskmised ja süvavestlused võivad olla kavandatud või mitte. Kavandamata vestlused on juhuslikud kohtumised. Kavandatud vestlused on erialased mõttevahetused, läbirääkimised, intervjuud jne, eriliikideks on personalivaliku intervjuu ja tulemusvestlused.

Vestluse alustamine

Vestluse algul tuleb paika panna eesmärk: milleks see üldse korraldatakse ja milliseid tulemusi loodetakse saavutada. Kogutakse vajalikku teavet.

4

Vestluse strateegiateks võivad olla:

teabe vahetamine; olukorra, oskuste või omaduste hindamine; enesekehtestamine.

Vestluse etapid on:

Sissejuhatus Tutvumine Küsimused-vastused Vastastikused hinnangud Lõppjärk Kokkuvõtted

Küsimusi tuleb sõnastada ja esitada väga hoolikalt. Vältima peaks suletud küsimusi, millele saab vastata jah või ei. Ette tuleks valmistada ka muud materjalid (dokumendid, näidised jm), tehnilised vahendid (arvuti, diktofon, videomagnetofon jne).

Räägitu talletamiseks kasutatakse järgmisi võimalusi:

vestlus taastatakse mälu järgi; tehakse märkmeid; lindistamine (vaja on küsida vestluskaaslase luba).

Läbirääkimised toimuvad alates vähemalt kahest inimesest – suuremate läbirääkijate poolte delegatsioonideni välja.

Läbirääkimiste käigus püüavad eri pooled – üksikisikud või delegatsioonid leida probleemidele lahendusi ja sõlmida suulisi või kirjalikke kokkuleppeid ehk lepinguid.

Konverentsid ja kongressid on ametikohtumised, kuhu kutsutakse suur hulk asjatundjaid ning nende programmid sisaldavad ametlikke ja mitteametlikke üritusi: töörühmi, plenaaristungeid, näitusi, meelelahutusprogramme jms. Konverentsidel arutletakse tööküsimusi, sõlmitakse uusi suhteid või uuendatakse vanu tutvusi. Üldjuhul moodustatakse konverentsi ettevalmistamiseks ja läbiviimiseks omaette töörühm. Suurte rahvusvaheliste või ka üleriigiliste kongresside ja konverentside puhul kasutatakse asjatundlikke korraldajate teenust.

Konverentsi ja kongressi ettevalmistamise võib jagada kolme etappi:

lähteülesande koostamine; teoreetiline ettevalmistamine; praktiline ettevalmistamine.

Koosolek on kokkusaamine, kokkutulek, kui toimingu või protsessi ühinemine mingi ühise eesmärgi nimel. Igal koosolekul on oma konkreetne algus ja lõpp.

Ilma läbimõeldud tegevuskavata võib koosolekust kujuneda aega raiskav ja negatiivset stressi põhjustav üritus. Halvasti planeeritud koosolek annab segaseid sõnumeid, vasturääkivaid juhtnööre ja seab ebaselgeid eesmärke.

Iga koosolek, ettekanne, pressikonverents, intervjuu, kõne on infovahetus.

5

Koosolekud on kõige tulemuslikumad siis, kui omavahel sobivad kokku nii valitud teema, soovitud lõpptulemus kui ka koosoleku tüüp. Valitud koosoleku tüüp võib mõnikord juba ise dikteerida kas päevakorra, kestvuse, osavõtjate arvu, ruumi sisustuse, sidevahendite vajalikkuse või mõne muu sisulise või tehnilise külje.

Koosoleku eelised ja pidamise põhjused

Koosolekud on peaaegu alati töö- ja ühiskondliku elu lahutamatu osa. Kuna koosolekute põhiliseks funktsiooniks on informatsiooni edastamine ja vahendamine, siis võib loetleda mõningaid nende korraldamise põhjuseid ja eeliseid teiste ametikohtumiste ees:

Saab kiiresti ja lihtsalt sõnastada otsuseid. Informatsiooni kiire levitamine, ideid aktuaalsel teemal saab korraga paljudelt inimestelt. Suurt hulka inimesi, kollektiivi, meeskonda jt saab informeerida korraga. Kohe on võimalik saada tagasisidet ja näha, mida inimesed ettepanekutest arvavad ja kohe saab

neid vajadusel veenda. Saab kujundada meeskonnatööd, panema kollektiivi tegema tihedamat koostööd. On võimalik luua sellist õhkkonda, kus kõik oleksid samal lainel. Saab edukalt vahetada kogemusi ja esitatud ideid edasi arendada.

Koosolekute liigid

Olenevalt koosoleku eesmärgist, tüübist jne võib koosolekuid liigitada järgmiselt:

Informatiivne/nõustavo Nii informatsiooni andmine kui saamineo Tegevuse koordineerimineo Soovivate eesmärkide saavutamiseks tehtud edusammude fikseerimine

Konsultatiivneo Vastuväidete kummutamineo Inimeste kaasahaaramine muutustesse või uutesse tegevussuundadesseo Inimeste tundmaõppimine, kolleegidevahelise üksteisemõistmise suurendamine

Probleeme lahendavo Ideede genereerimineo Alternatiivsete tegevuskavade kindlaksmääramineo Planeeritud tegevuse algatamine

Otsuseid langetavo Kaasalöömise ergutamineo Vastutuse jagamineo Tegevuse algatamine

Läbirääkivo Lepingu või kokkuleppe saavutamine

Meeskonda loovado

Tagasiside-koosolekud

6

Ideaalne koosolek on selline, kus kõik osavõtjad tulevad kohale õigeaegselt ega hiline ka vaheaegadelt naasmisega. Koosoleku ajal peetakse kinni kõigist juba alguses kokku lepitud „mängureeglitest“. Osavõtjad on avatud, eelarvamusteta suhtumisega ning tolerantsed kõigi teiste ja nende ideede suhtes. Kui ilmneb mingeid häirivaid või segavaid asjaolusid, aitavad neid kiiresti kõrvaldada. Osavõtjad keskenduvad ainult arutluse alla olevatele teemadele ja mõtlevad aktiivselt kaasa. Igaüks püüab ausalt anda lõpptulemusele endast parima, kuid ei hakka paaniliselt vaid oma ideid kaitsma, kui selgub, et on veel teisigi otstarvekaid läbemisviise. Vaidluste või eriarvamuste puhul teevad nad kõik endast sõltuva, et jõuda mõistliku konsensuseni.

Nõupidamiste käigus vahetatakse või jagatakse teavet, püütakse leida probleemidele lahendusi, antakse hinnang tehtud tööle, tehakse kokkuvõtteid ja võetakse vastu otsuseid. Erinevalt vestlustest ja läbirääkimistest pole nõupidamistel võrdseid pooli, kes esitaksid ja kaitseksid oma seisukohti ning lepiksid milleski kokku. Nõupidamise või koosoleku korraldamiseks valitakse juhataja, kinnitatakse päeva- ja kodukord ning otsused võetakse vastu hääletades. Koosolekud ja nõupidamised võtavad üsna palju aega ning nende ettevalmistamine on väga oluline, et kokkusaamine ei kujuneks aja raiskamiseks ja tulutuks.

Nõupidamistest ja koosolekutest võtab enamasti osa rohkem inimesi ning need võivad olla nii asustusesisesed kui ka sellised, kuhu saabub mitme asutuse esindajaid. On kasutusel ka mõisted foorum, sümpoosion.

Nõupidamiste ja koosolekute ettevalmistamine

Koosoleku ettevalmistamine ei ole lihtsate tööde killast, vaid vajab täit pühendumist, et vajalikud tegevused saaksid tehtud ja midagi poleks kahe silma vahele jäetud. Koosoleku ettevalmistamisel tuleks määrata:

osavõtjad ja nende arv; toimumise aeg ja koht; päevakord ja koosoleku pikkus; ettekandjad ja sõnavõtjad; kodukord ja protokollimine; töödokumendid ja otsuse projekt; vajalikud tehnilised vahendid ja lisaseadmed.

Osavõtjad ja nende arv

Tulemuslikumad on koosolekud, kus osaleb kuni 10 inimest. Infokoosolekud võivad olla märksa suurema osalejate arvuga. Kuid igaüks peab teadma, miks ta koosolekule kutsuti. Vaid infokoosolekule on mõtet kutsuda eri pädevusega osavõtjaid.

Igale osalejale peaks olema selge, miks just teda koosolekule kutsuti. Ei ole vaja kutsuda koosolekule kedagi vaid tema positsiooni või lihtsalt traditsiooni pärast, samuti tuleks vältida vabakuulajaid. Kui osavõtjate arv ületab 15 inimest, peaks tõsiselt mõtlema kõikide osalejate vajalikkusele ja otstarbele. Teoreetikud on väitnud, et osavõtjate arvu suurenedes väheneb koosoleku efektiivsus ja produktiivsus.

7

Toimumise aeg ja koht

Koosoleku toimumise aeg ja koht otsustatakse silmas pidades osavõtjate arvu ja organisatsiooni võimalusi. Koosoleku ruumis peaks olema:

Laud Istekohad (igale osalejale vähemat 80 cm ruumi laua taga) Vajalikud tehnilised vahendid Piisav valgustus Hea ventilatsioon Kirjutusvahendi, märkmepaber Koopiate tegemise võimalus Karastusjoogid Vajadusel tehniliste töötajate kutsumine

Kui on tegemist koosolekuga väljaspool asutust või asutustevahelise koosolekuga, siis lisanduvad siia veel järgmised korralduslikud küsimused:

Asukoha ligipääsetavus Parkimisvõimalused Suunaviidad Infotahvlid Garderoob Esmaabivahendid Tualettruumid Osavõtjate nimesildid Lipud, vimplid jm sümboolika Kohvipausid, Toitlustamine

Koosolekud ei ole otstarbekas plaanida tööpäeva algusesse ja lõppu.

Koosoleku juhatajal on keskne koht, kust ta näeb kõiki osalejaid.

Koosoleku päevakord ja pikkus

Koosoleku päevakord tuleks osavõtjatele saata tutvumiseks paar päeva varem. Päevakorra kavandamisel tuleb arvestada, et ühele päevakorrapunktile kuluks ca 20-30 minutit (15 minutit ettekandele ja 15 minutit arutelule).

Koosoleku sobivaks pikkuseks on 1-1,5 tundi, mille jooksul jõuab käsitleda umbes 2-3 päevakorrapunkti. Arutelu lõpus sõnastab juhataja otsuse projekti. Kui projekt on valmistatud ette varem, tehakse selles vajadusel täiendusi ja parandusi. Vajadusel pannakse otsus hääletamisele. Koosoleku lõpus teeb juhataja lühikese kokkuvõtte ning vajadusel annab asjakohast teavet järgneva tegevuse kohta.

Koosoleku algusesse võiks planeerida teemad, mis nõuavad põhjalikumat analüüsi, ning jätta lühikesed, informatiivsed punktid lõppu. Päevakorra esimesteks punkideks on soovitatav valida positiivsed ja kiirelt

8

ammenduvad teemad. Kõige lõppu jäetakse negatiivsed teemad ja informatsioon. Keskele küsimused, mis nõuavad pikemat käsitlemist. Koosolek peaks lõppema positiivses meeleolus ja kõik saaksid üheselt aru, kuidas edasi tegutseda.

Päevakord

Päevakorda märgitakse:

Koosoleku teema Aeg ja koht Kestus Kokkukutsuja nimi ja kontaktandmed Osalejate nimekiri Käsitletavad teemad Ettekandjale ja ettekanneteks kavandatud aeg Päevakorrale lisatud materjalid (otsuste projektid, põhiettekande tekst jne)

Nõupidamiste ettevalmistamine

Mistahes liiki kohtumine eeldab:

sisulist ettevalmistust; korralduslikku ettevalmistust.

Nõupidamiste sisuline ettevalmistus

Nõupidamisi ja koosolekuid ei õnnestu ilmselt kunagi täiuslikkuseni ette valmistada, kuid kindlasti tuleks läbi mõelda väga detailne plaan, kuidas valmistada ette selline kohtumine, et see kujuneks positiivseks, tulemuslikuks, täidaks oma eesmärgi ja saavutaks oodatava tulemuse.

Selleks valmistatakse ette järgmised tegevused:

kohtumise eesmärgi määratlemine, ülesannete jaotamine, arutlusteemade ettevalmistamine, arutusele tulevate küsimuste määratlemine, kohtumise taktika, meetodite kooskõlastamine, võimalikke järelandmiste ja sobivate lahenduste ette nägemine, põhiliste ettepanekute, seisukohtade kokkuleppimine, kohtumise päevakorra projektide väljatöötamine, vajalike dokumentide algmaterjalide ettevalmistamine, otsuse või lepingu projektide ettevalmistamine.

Nõupidamiste korralduslik ettevalmistus

Koosoleku või nõupidamise õnnestumiseks on selle ettevalmistamiseks vaja:

kohtumise aja ja koha kooskõlastamine, osavõtjate määratlemine, osavõtjate formeerimine kohtumise toimumise ajast ja kohast,

9

kutsete, päeva-, töökorra- ja otsuste kavandite ning vajalikke dokumentide saatmine osavõtjatele, kohtumise ruumi ettevalmistamine, osavõtjate istuma paigutamise kavandamine, nimesiltide ettevalmistamine, vajalikke tehniliste vahendite muretsemine, osavõtjate registreerimise korraldamine ja turvaküsimuste lahendamine, osavõtjate majutuse, transpordi ja toitlustamine korraldamine.

Sekretäril on oluline välja selgitada

Koosoleku õnnestumiseks ja ladusaks kulgemiseks peaks organiseerijad silmas pidama paljusid aspekte.

Asukoha ligipääsetavus Parkimiskohad Autode ja inimeste turvalisus Suunavad viidad ja infotahvlid Garderoob, tualettruumid ja pesemisvõimalus Ruumi helikindlus Tagavara- ja/või evakuatsiooniväljapääsud Ooteruum inimestele, kes ei osale tervel koosolekul või seminaril Piisav arv laudu ja toole Osavõtjate nimesildid Optimaalne temperatuur Valgustus ja selle reguleerimise võimalus (videote, diapositiivide või muu näitamise puhul) Ventilatsioon ja selle reguleerimise võimalus (eriti pikemate koosolekute puhul) Kohvipausid ja/või toitlustus Suitsetamise kohad Prügikastid Vesi ja karastusjoogid ning klaasid Märkmepaberid, mapid jaotusmaterjaliga ja kirjutusvahendid Tahvel (või pabertahvel), erivärvilised kirjutusvahendid, tagavara paberite komplekt Stendide ülesriputamise võimalus Helivõimendus ja mikrofon Helilindistuse võimalus Dataprojektor koos sülearvutiga või grafoprojektor Audiovisuaalne varustus (vajadusel) Lisaelektripistikud (pikendusjuhtmed) Internetiühendus Abistavate tehniliste inimeste kättesaadavus (audio-, video-, või arvutispetsialistid) Koosoleku või konverentsiruumi administraatori kättesaadavus Kaunistused Esmaabivahendid Vastutajad kohapeal olemasoleva varustuse ja hoolduse eest

See loetelu on kõigist võimalikest aspektidest, mida tuleks arvestada koosolekuks valmistumisel.

10

Asjatundja ütleb: „Koosoleku toimumise koht, ruumi sisustus ja tehnilised vahendid on asjad, mis võivad muuta oluliselt kogu koosoleku käiku ja tulemust.” (Okk 1999, lk 23)

Koha valik

Koha valikul tuleb arvestada ürituse eesmärgiga. Seatud eesmärkidele tuginedes tuleb saata välja päringud erinevatesse kohtadesse. Saades pakkumised, tuleb analüüsida saadud informatsiooni ja praakida välja need, mis kindlasti ei sobi.

Tuleb võrrelda ürituskoha pakutavaid. Kindlasti tuleks käia ka kohapeal ise üle vaatamas ja samuti on oluline võtta kaasa veel üks inimene, kes aitaks otsustada. Väga oluliseks teguriks praegusel ajal on kindlasti eelarve, millest olenevalt tehakse oma otsused ja paljudel juhtudel tuleb mõnest eesmärgist või tingimusest loobuda või need ümber arvestada.

Ürituskohas tuleks uurida järgmist:

millised vahendid ja ruumid on kasutamiseks ja millised mitte kes on kontaktisik ja millal ta olemas on milliseid keeli valdab personal kas on veel samal ajal toimuvaid üritus majas kui paindlikud on maksetingimused millised reeglid kehtivad õhtustel aegadel millised on nädalalõpu tariifid milliseid sanktsioone rakendatakse äraütlemise korral kui paindlik on tubade vabastamise graafik kas saadaval on taksod tipptunnil millised on tubade sisse- ja väljakirjutamise ajad kui palju mahutab parkla

Kust leiab abi?

Mõningad kohad, kust sekretär saab abi, otsides sobivad kohta koosoleku või seminari korraldamiseks.

konverentsikohtade teatmikud konverentsipaiku tutvustavad kataloogid, CD-d konverentsipaikade otsimisega tegelevad agentuurid konverentse korraldavad agentuurid kohapealsed korraldusfirmad reisikorraldajad internet hotellikohtade broneerimiskeskused infopunktid turismibürood telefoniraamatud saabuv reklaampost

11

kohapealse organisatsiooni esindused hotelliteatmikud isiklik andmebaas oma ettevõtte teised osakonnad otsiteenused

Siin saab organiseerija näidata üles oma leidlikkust ja laia silmaringi.

Nõupidamisruumi kujundus

Koosoleku ruumis peab olema piisavalt valgust. Samuti peab olema ruumi hämaramaks muutmise võimalus, kuna väga tihti kasutatakse projektorit abistatava vahendina.

Kõige parem, kui on ruumis suured aknad ja päevavalgus. Koosoleku ruum ei tohi olla liiga kuum ega liiga külm.

Ruumi paigutus peab aitama kaasa hea kontakti saavutamisele osalejate vahel. Kõik osavõtjad peavad üksteist selgesti nägema ja kuulma. Ruum peab olema piisavalt suur, et koosolekut mugavalt läbi viia, aga piisavalt väike, et tagada õige meeleolu. Kindlasti tuleb pöörata tähelepanu sellele, et koosoleku ajal ei tekiks olukorda, kus osalejad tunnevad ennast eraldatuna. Kohtumisruumi valik sõltub kohtumise liigist ja osavõtjate arvust. Vestluseks ja ärikõneluseks, milles osaleb 2-4 inimest, on lihtne ruumi valida. Nendele ruumidele, kus toimuvad suurte delegatsioonide läbirääkimised ja nõupidamised, esitatakse rangemaid nõudeid.

Ruum peaks olema avar, õhuküllane, soovitava temperatuuriga 18-20°C (eeldatakse kliimaseadme olemasolu), loomuliku valguse ning korraliku mööbliga.

Kohtumisel osalejad paigutatakse istuma, arvestades nn suhtlusvööndeid (intiimne vöönd, kuhu võõraid ei tohi tungida, on vähem kui 0,5 m, isiklik vöönd on 0,5-1,2 m, sotsiaalne vöönd 1,2 – 3,6 m ja ühiskondlik vöönd üle 3,6 meetri).

Vestlustel ja läbirääkimistel arvestatakse igale osavõtjale vähemalt 80 cm lauapinda, soovitatavalt siiski kuni 1 meeter. Eksperdid, abid ja tõlgid, kes ei kuulu delegatsiooni koosseisu, võib paigutada osalejate selja teha teise ritta või lähedusse mõnele teisele kohale.

Ruumide kujundusstiilid

Ruumide kujundamise erinevad stiilid:

Teatristiil. Esimene rida ei tohi olla kaugemal kui 4 meetrit ja lähemal kui 2 meetrit. Toolid tuleks asetada kaarekujuliselt näoga poodiumi poole. Arvestada tuleks iga inimese kohta 0,75 m² põrandapinda.

Kui kasutatakse ekraani millegi näitamiseks, siis esimene rida ei tohiks olla ekraanile lähemal kui kahekordne ekraani kõrgus ning viimane rida ei tohiks olla kaugemal kui kaheksa ekraanikõrgust.

12

Teatri tüüpi paigutus sobib igasuguse osavõtjate arvu puhul.

Klassiruumistiil. Paigutus on sama mis teatristiili puhul, kuid inimese kohta tuleks arvestada vähemalt 1,5 m², et ära mahutada ka lauad. Klassi tüüpi paigutus sobib igasuguse osavõtjate arvu puhul.

Muud stiilid. Ürituste puhul, mis näevad ette osalejate aktiivset sekkumist, võiks valida U-kujulise, ristküliku- (konverentsi), või T-kujulise stiili vahel.

Konverentsilaud sobib uni 20 inimese puhul. Selline paigutus soodustab arutelu.

13

U-kujuline laud sobib kuni 30 inimese puhul. Selline paigutus soodustab samuti arutelu.

Atribuutika ja abivahendid

Vestluste ja läbirääkimiste ruumi keskne ese on laud, mille kuju ja suurus sõltuvad kohumise liigist. Ruudu- ja ristkülikukujuline laud on ametlikum kui väike ümmargune laud. Ümarad ja ovaalsed lauad loovad vabama õhustiku ning rõhutavad koostöövalmidust.

Laudlina pole vajalik, kui siis, tagasihoidlik. Lillede ja teiste kaunistuste valik sõltub kohtumise ametlikkusest ning läbirääkimislaua suurusest. Lilled ja muud kaunistused ei tohiks jääda laual domineerima ega hakata läbirääkimisi segama. Sobimatud on suured ja tugevalt lõhnavad lilled ja lilleseaded. Rahvusvahelistel läbirääkimistel asetatakse lauale ka osalevate riikide (firmade) lipud, mis paigutatakse esindajate ette nii, et need ei varjaks läbirääkijaid.

Laual peavad olema kirjutusvahendid, märkmepaber ja muud kohtumiseks vajalikud lisamaterjalid ning karastusjoogid.

Mitteametliku vestluse puhul pakutakse külalistele kohvi või teed. Ametikohtumistel pakutakse kohvi või teed vaheajal eraldi ruumis.

Karastusjookidest sobivad mineraal- ja lauaveed, kuid ka teised alkoholivabad karastusjoogid või mahlad. Klaasid ja joogid koos väikeste servjettidega asetatakse sobivale alusele, kuhu pannakse ka avaja ning alustass pudelikorkide jaoks. Jooke ei pakuta plekkpurgis ega plastpudelis. Valitakse sirged ja paksupõhjalised klaasid. Suurtele läbirääkimislaudadele on sobiv paigutada mitu joogikandikut nii, et need oleksid läbirääkijate haardeulatuses.

Dokumendid on soovitatav asetada kaante vahele. Paljudes asutustes ja ettevõtetes on kirjalike materjalide tarbeks nimelised kaustad.

Teise võimalusena võib sättida joogid, klaasid ning alusel avaja igale osalejale eraldi. Sel juhul asetatakse joogid dokumentide taha paremale, et neid oleks hõlbus võtta.

Esitlus- ja tõlkeseadmed, arvuti, heli- ja paljundustehnika jne valitakse ainult niisugused seadmed, mida kindlasti (tõenäoliselt) kasutatakse.

14

Toitlustus

Koosolekutel on kindlasti ette nähtud kohvipausid. Reeglina on need iga tunni tagant, kuid võivad olla ka veidi pikema aja tagant, kuid kindlasti mitte pikema kui kahe tunni järel. Kohvipausiks peavad olema kuum tee ja kohvi kohvilaual, kust saavad osalejad endale seda vabalt omale sobivas koguses valada.

Kohvipauside ajal koosolekutel või nõupidamistel ei lasta osalejatel kunagi baariletist kohvi tellida - kõik tassid ja joogid peavad olema suurel laual nö rootsi laual.

Kohvipausidele peaksid kindlasti olema organiseeritud juurde küpsised ja puuviljad. Samuti peaks olema võimalus uue ametliku osa ajaks lauale võtta karastusjooke.

Pikkadel koosolekutel või seminaridepäevadel on vajalikud ka lõunasöögid ja kui seminar on mitme päevaline, siis ka õhtusöök. Lõuna- ja õhtusöökide jaoks tuleb reserveerida laud ja kui osalejaid on kümme või rohkem, tuleb enne seminari kokku leppida ka menüüs, kuna nii paljude inimestega eraldi tellimine võtaks väga palju aega. Üldiselt ei kesta lõunapausid üle ühe tunni.

Lõunane menüü peaks olema mõõdukas ja suhteliselt kerge, kuid energiarikas. Peale lõunapausi ei ole hea, kui toit on olnud liiga rasvane või liiga raske, kuna see segaks edasist mõtlemist ja koosolekul/seminaril viibimist.

Toidu juurde võib lõunapausil pakkuda klaasi veini ja sellega tuleks piirduda. Õhtusöögil on lubatud veidi rohkem kui üks klaas ja ka kangemat alkoholi.

Koosoleku läbiviimine

Koosoleku algul valitakse koosoleku juhataja ja protokollija, järgnevalt kinnitatakse päeva- ja kodukord. Selleks, et koosolek kujuneks tulemuslikuks, määratakse rollid juba enne koosolekut. Protokollija märgib ilma kommentaarideta üles kõik teemad, mida arutatakse, ega osale aruteludes.

Koosoleku läbiviimise üheks märksõnaks on kindlasti ajast kinnipidamine. Seda ei ole alati lihtne saavutada, sest mõnedel inimestel on kalduvus hilineda ja teistele jälle meeldib pikalt rääkida ja pidevalt sekkuda koosoleku käiku ning see kindlasti segab koosoleku tööd.

Koosoleku käiku võiks kirjeldada järgnevalt:

Koosoleku avamine (3-5 min)- toimumise põhjuste, reglemendi ja oodatud tulemuste selgitamine. Sissejuhatus (kuni 3 min) – hetkeseisu selgitamine, taustinformatsiooni andmine, vajadusel

osavõtjate lühike tutvustamine. Päevakorra selgitamine (kuni 10 min) – päevakorra punktide ja koosoleku põhireeglite

tutvustatamine. Küsimused päevakorra täiendamise osas või muude ootuste kohta koosoleku suhtes. Eelmise koosoleku ülevaade (vajadusel) - regulaarselt toimuvate koosolekute korral. Esimese päevakorra punkti ettekandmine (20-35 min). Teema ei peaks olema osavõtjatele väga raske, keeruline, kuid võiks kõiki puudutada aga lõpeks

mingi otsuse vastuvõtmisega.

Koosoleku alustamine on väga tähtis ja juba esimesed minutid määravad selle tulemuslikkuse ja üldise meelestatuse ning õhkkonna.

15

Koosoleku juhataja ülesanded

Koosoleku juhatajal lasub suur vastutus koosoleku sisulise juhtimise, selle hea käekäigu ja tulemuslikkuse ees. Mõnikord valitakse ka abijuhataja. Koosoleku juhataja:

Alustab koosolekut õigeaegselt Selgitab kodukorda Kindlustab päevakorrast kinnipidamise Jälgib, et püsitakse etteantud teemal Teavitab ettekandjaid, kui palju neil on aega, ja tuletab seda vajadusel meelde Võib peatada ettekande või küsimuse arutelu Teeb kokkuvõtteid ja sõnastab otsuseid Juhataja alustab sissejuhatusega, kus selgitab kohtumise põhjust, tutvustab osavõtjaid, annab

vajalikku taustinformatsiooni, selgitab kodukorda, annab ülevaate päevakorrast ning vajadusel ka eelmisest koosolekust ja selle tulemustest. Selleks kulub aega umbes 15 min

Protokollimine

Sekretäri kõige tähtsam ülesanne koosoleku ajal on kindlasti protokollimine.

Protokollija paneb kirja kõik arutluse all olevad ideed ilma neid täiendamata ja ümber sõnastamata. Kontrollib regulaarselt helisalvestusseadmeid ja kindlustab helisalvestuse (kui seda kasutatakse). Vajalik on ka abistada juhti ja abijuhatajat vajaliku infoga. Aruteludes protokollija ise ei osale (kui vähegi võimalik). Sekretär peab olema see, kes kontrollib koosoleku käiku ka sellega, et ei lase seda pidevalt segada - pidevad sisse-välja käimised, taustamüra või muud helid, näiteks kohvimasin vms. Sekretär peab olema ettenägelik ja peab pidevalt mõttetööd tegema.

Kuna koosolekud lõpevad üldjuhul mingi kokkuleppega, siis tuleb ka vormistada protokoll korrektselt erinevate tõlgenduste vältimiseks. Protokolli vormistamiseks tuleks kasutada stenogrammi või koosoleku lindistust, et arutluse käik oleks kajastatud täpselt.

Vestlusi ja läbirääkimisi üldjuhul ei ole vaja protokollida. Tavaliselt vormistatakse kirjalik lühikokkuvõte, milles kajastuvad arutatud küsimused ja saavutatud kokkulepped. Keerukatel läbirääkimistel koostatakse põhjalikud protokollid. Vestluste ja läbirääkimiste käigus tehakse märkmeid. Poolte vastastikusel kokkuleppel võib vestlusi ja läbirääkimisi lindistada.

Protokollijast sõltub koosolekul väga palju. Protokollija peab täielikult pühenduma oma tegevusele ja ei tohiks ise osaleda aruteludes ega vaidlustes. Ta võib isegi koosoleku aeg-ajalt katkestada, et olla kindel, kas üleskirjutatu on tõepoolest see, mida püüti väljendada või mis sai otsustatud. Protokollija peab olema täielikult usaldatav ja oma töös kompetentne. Protokollija peaülesanne on panna kõik ideed kirja ilma neid täiendamata ja ümber sõnastamata. Kiiruse huvides peaks ta stenografeerima,kasutama hulgaliselt lühendeid ja võtmesõnu.

16

Ideaalne oleks kui protokollija saaks kasutada sülearvutit ja dataprojektorit, et kõikidel koosolekul osalejatel oleks koosoleku käik pidevalt silme ees.

Kokkuvõtvasse protokolli märgitakse:

Arutluste teemad Koosoleku toimumise aeg (algus, lõpp), kuupäev, kuu ja aasta Osalejate arv Osalejate nimed ja (vajadusel) ametid Vastuvõetud otsused.

Kui protokollis on kirja pandud konfidentsiaalset teave, mille avalikuks tulemine kahjustaks osapooli, määratakse protokollile juurdepääsupiirang.

Kokkuvõtted ja aruanded

Kohtumise lõppedes tehakse kokkuvõte. Tulemused vormistatakse otsuse, lepingu, kokkuleppena, koostööprojektina või märgitakse poolte seisukohad (eriarvamused) protokolli. Olenemata sellest, kas kohtumine lõppes vormistatud tulemusega või mitte, palutakse kohtumisest osavõtjatel sageli kirjutada aruanne, mis võimaldab kohtumist analüüsida ja kavandada edaspidist tegevust.

Tehnilise korraldamise tähtsus

„Mida ametlikum, mida kõrgemal tasemel ja tähtsam on koosolek, seda tähtsamaks võivad muutuda mingid puhttehnilised, praktilised ning võibolla isegi formaalsed detailid. Kõigi sellelaadsete ebameeldivuste ärahoidmiseks on soovitav mõelda ette natuke rohkem, kui esialgu paistab olevat vajalik.” (Okk 1999, lk 25).

Väga meeldiv on, kui ettevõttel on võimalust ja tahtmist lasta sekretäril mõelda laiemalt ja leida võimalus, kuidas koosolekut teha elavamaks ja mitte nii rutiinseks. Võimalusi koosolekute korraldamiseks on väga palju. Koosolekut saab korraldada laevas, tühjas teatrisaalis, staadionil, üürida mingisuguse põnev saal. Sellega saab anda inimestele vaheldust ja inspireerida neid. Selline võimalus võib näidata mitmeidki töötajaid täiesti uues valguses.

Eduka koosoleku korraldamiseks tuleb enamus tööd teha enne ja pärast koosolekut.

Okki järgi (Okk, 1999) võiksid jaguneda töö mahud ligikaudu järgnevalt:

ettevalmistus - 40% koosolek ise - 30% järeltööd - 30%

Tegevused koosolekute ja nõupidamiste ettevalmistamisel

Sekretäri jaoks võivad tööülesanded olla määratletud mitmeti:

17

Sekretär on seotud algusest lõpuni kohtumiste ettevalmistamise- korraldamise- ja teenindamisega. Sekretär on seotud ühe töölõiguga ärikohtumise programmist: nimekirja koostamine, kutsete

väljasaatmine, külaliste vastuvõtmine, majutuse korraldamine jne.

Tööülesannete jaotus sõltub sellest, kui suur on ärikohtumiste ulatus ja kas ärikohtumiste ettevalmistamiseks on loodud eraldi töörühm või korraldab ja teenindab kohtumist algusest lõpuni sekretär.

Reklaamide ja kutsete välja saatmine. Osalejatega side hoidmine. Ametikohtumiste jaoks ruumide broneerimine. Tehniliste vahendite organiseerimine. Tõlkide tegevuse korraldamine. Hotellikohtade broneerimine. Transpordi tellimine. Ametikohtumiste materjalide paljundamine, toimetamine, trükkimine. Tehniliste töötajate tagamine. Lisaprogrammide kooskõlastamine. Sponsorite otsimine.

Järeltööd

Järeltööd pärast koosolekut:

Koosolekupaiga korrastamine Protokollist väljavõtete laialisaatmine Individuaalne järeltöö tähtsamate võtmeisikutega Oma tööle hinnangu andmine ning analüüs, mida tuleks järgmine kord teistmoodi teha Otsustatu elluviimise ja kontrolli kindlustamine

Rahvusvaheline koosolek

Rahvusvaheliste koosolekute tähtsus ja vajadus kasvab kiiresti. Rahvusvahelistel koosolekutel eksimused puudutavad eelkõige planeerimist, kommunikatsiooni ja koosoleku praktilist korralduslikku külge, kuid need võivad põhjustada ka hullemaid tagajärgi, millest võib sõltuda koosoleku kokkusaamise tulemus.

„Enne kui korraldada rahvusvahelist koosolekut, peab korraldaja endale veelgi detailsemalt kui enne tavakoosolekut selgeks tegema, miks seda korraldatakse ja milline on soovitav tulemus. Peamine on aga aru saada, et ümber ühise laua ei kogune mitte ainult oma kodus erinevat keelt rääkijad, vaid erinevad koosolekukultuurid, ärieetikad, firmakultuurid, mõttemaailmad ja väärtushinnangud.”

„Sageli võivad mingid ununenud pisiasjad muutuda veerevast lumepallist lumelaviiniks, takistades kogu koosoleku käiku või lõhkudes selle positiivse atmosfääri.” (Okk 1999, lk 46).

18

Kavandamise komponendid

Et osataks mõelda kõigele, mida oleks vaja ja mida oleks vaja silmas pidada, oleks vaja kõigepealt mõelda kavandamise komponentidele:

programmi visandamine; toimumiskoha väljavalimine ja ühenduse pidamine; rahade liikumise prognoos; turundusplaan; trükiste valmimise tähtajad; majutusskeemid; reisikavad; juriidilised küsimused; finantsarvestused; esinejate ja osavõtjate nimekiri; söök ja jook arvestades külaliste päritolu; seltskonna- ja meelelahutusürituste kava; ootamatuste vältimine.

Need on üldised punktid, mida hakatakse järjest lahti arutama, et saada täiuslik tulemus.

Vastuvõtja etikett

Ametikohtumise korraldaja peab varakult teatama vastuvõtuametnikule (juhile, sekretärile, abile) külalise saabumisest, teatades kellaaja ja külalise nime ning andma vajalikke juhiseid tema vastuvõtmiseks. Suuremates asutustes külaline registreeritakse ning varustataks nimesildi, külaliskaardi ja/või magnetkaardiga, mis võimaldab avada büroohoones turvauksi. Võimalusel tuleks tervitada oma külalist isiklikult, kui see pole võimalik, teeb seda keegi teine (sekretär), kes juhatab ka külalise sisse.

Külalist vastuvõttev isik käitub lugupidavalt ja tähelepanelikult:

Külalise sisenedes tõustakse püsti, tervitatakse ja naeratakse. Võiks kasutada ka tervitamisel perekonnanime;

Saabujale vaadatakse silma ning selgitatakse külastus eesmärk; Külaline juhatatakse kohtumiseks ettevalmistatud ruumi või palutakse oodata, kuni saabub vajalik

isik. Pakutakse istet; Külalist ei ole viisakas jätta üksi kohtumisruumi, tema eest kantakse hoolt, pakutakse võimalust

tutvuda ettevõtet tutvustavate materjalidega, lugeda ajalehti vm. Võib pakkuda karastusjooke, kohvi või teed;

Kui vastuvõtja räägib külalise saabudes telefoniga, siis katkestatakse hetkeks kõne, tervitatakse külalist, vabandatakse, pakutakse istet ning lõpetatakse kõne võimalikult kiiresti.

Külalise etikett

Kohtumisele saabutakse 2-5 min enne kokkulepitud algust. Vältida hilinemist. Arusaamatuste vältimiseks on soovitav küsida selgitusi, kuidas asutusse sisse pääseb, turvakood, milline on sissekäik, sisenemiseks vajalik dokument.

19

Enne kohtumisele minekut tuleb kontrollida, kas kõik vajalikud dokumendid, visiitkaardid jne on kaasas. Mobiiltelefon lülitatakse välja, suunatakse ümber või seatakse hääletuks.

Kui vastu võtab sekretär või keegi muu isik, tuleb ennast esitleda, nimetades kokkulepitud kohtumise aeg ja isik, kellega kohtute.

Hilinemine

Hilinemine tekitab paljudes firmades suurt pahameelt, sest aeg on kordumatu väärtusega. Nõuanne koosoleku juhaja rollis olijatele: alustage koosolekut alati täpselt, ka siis, kui mõni kutsutud osaleja veel kohal pole. See on parim meetod kellaajast kinnipidamise ja täpsuse õpetamiseks.

Sülearvutite kasutamine

Sülearvuti kasutamine on õigustatud protokollija puhul ning ettekande pidaja puhul. Ei ole sobiv kasutada sülearvutit koosolekul, kui selleks puudub otstarve.

Organisatsiooni ühisüritused

Ühisüritused ja sündmused toovad kogu organisatsiooni või osakonnad kokku ja aitavad töötajatel tunda end ühise meeskonnana. Organisatsioonide ühisüritused on mõeldud üldise tööatmosfääri paranadamiseks, ettevõtte töötajate töö efektiivsuse tõstmiseks, mis avaldab positiivset mõju kogu organisatsiooni tulususele, kannavad organisatsiooni ühismälu ning liidab kõiki töötajaid.

Ühisüritusteks võivad olla nt organisatsiooni aastapäevad, aastavahetuse peod, spordipäevad, suvepäevad, sünnipäevad, sekretäride päev, vastlapäev, naistepäev ja teised rahvakalendi päevad.

Ühisüritused võivad olla nii töised kui ka lihtsalt lõõgastavad või mõlemat ühendavad. Ühisürituse oluliseks rolliks on organisatsioonikultuuri kujundamine. Lisaks annavad need võimaluse töötajatel omavahel suhelda, mis meeskonnatunde tekitamisel ja motiveerimisel on eriti tähtsad. Juhid saavad seda kõike soodustada nind neid väärtusi toetades tegutseda koos alluvatega.

Ürituse eelarvestamine

Eelarve koostamine ning selle jälgimine on oluline tegur ürituse õnnestumiseks. Korraldajatel on vaja üle vaadata mitmeid aspekte: kui palju osalejaid on oodata, kui palju rahalisi ja mitterahalisi vahendeid on ürituse korraldamiseks eraldatud, kas korraldada ise või palgata korraldajad väljastpoolt, mis sageli toob kaasa suuremad väljaminekud.

Konkreetse ürituse eelarve kokkupanemiseks tuleb uurida erinevate pakkujate hindu. Kõige lihtsam on võtta hinnapakkumised ja lisada sellele vähemalt 10% reservfondi, sest alati võib tekkida ennenägematuid kulutusi.

Töölähetuste korraldamine

Millele tuleb töölähetuse korraldamisel mõelda?

Reisi ettevalmistamine

vajadusel taotleda viisa ja kontrollida reisipassi kehtivust tellida reisi- jameditsiiiniabikindlustus sihtriigis, pagasikindlustus vajadusel korraldada kaitsesüstid juhiluba – kas see kehtib ka sihtkohas ning kas selleks on vajadus

20

jätta koopiad kõikidest olulistest dokumentidest (passid jne) ka reisibüroosse kontrollida mobiilsidet – kas see võimaldab kõnesid ka välisriikides kontrollida, kas töölähetuse avaldusel on juhtkonnapoolne nõusolek selgitada, kas on vajadus hankida sihtkohta esitlustehnikat

Reisi broneerimine sisaldab reeglina lennupiletite, hotellimajutuse ja vajadusel ka rendiauto broneerimist

Reisiks vajalikud dokumendid ja materjalid

reisiplaan (ajakava) koos ülevaatega majutus- ja transpordikorraldusest hotellibroneeringu kinnitus rendiauto broneeringu kinnitus lennupiletid krediitkaart hädaabinumbrid esmane ülevaatlik materjal sihtriigi kohta soovitused õhtuseks programmiks klientidega restoranid, baarid

Tähtsad telefoninumbrid

telefoninumbero krediikaardi kaotuse puhul jao mobiiltelefoni kaotuse puhuks

Eesti saatkonna või esinduse kontakt reisibüroo number olemasolevate broneeringute muutmiseks

Reisipagas

adapter elektriliste seadmete kasutamiseks sõnaraamat reisijuht linnakaart sülearvuti ravimid ja esmaabitarvikud

Äraolekuga seotud korraldused kontoris

asendusisiku määramine volituste andmine e-kirjade suunamine sisestada out-of-office teade lülitada sisse telefon automaatvastaja jätta büroosse reisiplaan määrata kokkulepped, millistel juhtumitel tuleb reisilolijaga kindlasti ühendust võtta

Peale reisi

koostada reisikulude aruanne saata klientidele/partneritele lubatud dokumendid ja materjalid

21

paigutada reisil saadud visiitkaardid vastavasse hoidikusse tühistada ajutised volikirjad maha võtta telefonikõnede suunamine maha võtta out-of-office teade maha võtta e-kirjade ümbersuunamine lülitada välja automaatvastaja

Töölähetuse korraldamisel kehtib kuldreegel: „Usalda, aga kontrolli!“. Tasub alati kõik korraldatud broneeringud paluda saata kirjalikult. Kontrollida, kas broneeringus kuupäevad ja lennud vastavad teie tellimusele. Kui peaks ikkagi olema juhtunud eksitus, tuleb kiiresti reageerida.

Soovitatav kirjandus

Tšatšua, T., Lukas, M., Etikett tööl ja kodus. Tallinn: Ajakirjade kirjastus, 2008

Lukas, M., Tšatšua, T. Protokoll ja etikett. Tallinn: Ambassador, 1996

Carey, T., Kaos või konverents. Tallinn: Tea, 1999.

Kotchubei, A. Koosolekute juhtimise kunst. Tallinn: Äripäeva Kirjastus, 2006.

Okk, G., Koosolekute kokaraamat. Tartu: Fontes, 1999.

Sabath, A. M., Head äritavad. Tallinn: Ersen, 2005.

Sharman, D., Täiuslik koosolek. Tallinn: Travon, 1998.

Owen, H., Avatud Ruumi meetod. Tallinn: Eesti Ekspressi Kirjastuse AS, 2005.

Nõu, K., Koosolek tuleks ette valmistada. Äripäev, 21. aprill 2003 a.

http://www.effectivemeetings.com

http://www.ajajuhtimine.ee/koosolekute-juhtimine.html

22