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AMBIENTE GED

Gerenciamento Eletrônico de Documentos

Preparação de documentos

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Preparação de Documentos

� Quais documentos digitalizar?◦ Eliminação: remoção e destruição de duplicatas,

materiais sem importância e materiais com mias antigos que o seu tempo de retenção;

◦ Essa tarefa deve ser realizado com muita atenção por pessoas capacitadas para que se evite a destruição de documentos que, mais tarde, venham a ser importantes e valiosos;

◦ Documentos maiores do que a largura do scanner devem ser digitalizado separadamente;

� Limpeza dos documentos◦ remoção de clipes, grampos, prendedores

Preparação de Documentos

� Cores

◦ alguns documentos contém informações que não podem ser comunicadas em preto e branco.

� Exemplo: números de contabilidade que demonstram os valores negativos em vermelho;

� Organização dos discos ópticos (CD, DVD)

◦ Definir uma estratégia;

� Colocar os registros vitais ou permanentes ou permanentes em um disco;

� Colocar documentos com período de guarda de 25 anos;

� Documentos com período de guarda inferior a 7 anos;

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Digitalização

Digitalização

� Ordem de digitação◦ ordem de chegada;

◦ agrupar logicamente os documentos

◦ lotes por tamanho e cor, minimizando os ajustes no scanner;

� Qualidade da imagem◦ é medida em pontos por polegada (dpi–dots per inch)

◦ quantos mais dpi mais a qualidade (legibilidade) da imagem resultante da digitalização

◦ quanto menor a qualidade, menor o tempo de digitalização;

◦ quanto maior a qualidade, maior o arquivo resultante

◦ a digitalização em cores resulta um arquivo muito maior que a digitalização em preto e branco

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Digitalização

� Formato

◦ GIF - Graphic Interchange Format

◦ JPEG - Joint Photographic Experts Group

◦ TIFF - Tagged Image File Format

◦ PNG - Portable Networks Graphic

� Algumas dicas

◦ Para publicar na Web: JPEG, PNG, or GIF

◦ Para impressão: TIFF

Digitalização

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Digitalização

� Formulários pré-impressos

◦ Geralmente apenas as informações manuscritas, datilografadas ou impressas (não o formulário em si) são importantes;

◦ Dependendo das cores, da densidade e da localização da parte colorida é possível digitalizar o documento de forma a capturar apenas os dados variáveis (campos) do formulário.

Inspeção

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Inspeção

� A inspeção das imagens pode ser realizada imediatamente após a digitalização;

� Imagens inclinadas, com dobras ou ilegíveis podem ser digitalizadas novamente em seguida.

� Podem também ser digitalizados em lotes para inspeção e indexação posteriores;

Melhoria de imagens

� Existem alguns softwares para melhorar a aparência das imagens:

◦ supressão de pontos pretos isolados e aleatórios;

◦ reforço da imagem, que enfatiza as bordas e os pequenos detalhes da imagem;

◦ etc

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indexação

Indexação

� Para permitir a recuperação de um determinado documento, este precisa ter sido indexado de maneira precisa;

� A indexação é a chave para a localização dos documentos;

� Um índice pode apontar para uma pasta que contém um conjunto de documentos sobre um determinado assunto ou sobre um funcionário, por exemplo.

� Alguns tipos de documentos (atas, artigos, palestras) exigem indexação por assunto, tópico e palavras-chave;

� Alguns documentos exigem indexação mais complexa, utilizando quase todas as palavras do texto do documento. Por exemplo: depoimento e transcrições legais

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Indexação

� Dependendo da natureza dos documentos e seus objetivos, os elementos de informação (metadados) pode ser:◦ título do documento

◦ tipo do documento (carta, memorando, ofício)

◦ instituição de origem (autora)

◦ instituição de destino (alvo)

◦ número do documento

◦ data de geração do documento

◦ data de recebimento do documento

◦ palavras-chave

Indexação

� O ato de indexar◦ Realizada a partir da imagem na tela do computador;

◦ Identificação do documento com um número;

◦ Associar ao documento as informações capazes de permitir a sua recuperação;

� Indexação Automática◦ Elimina em parte ou totalmente o processo de

indexação manual;

◦ Alguma (ou todas) as informações que farão parte do índice já estão disponíveis em outro sistema e são importados para o sistema GED.

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Indexação

� Precisão do índice◦ Quanto mais informação inserida no índice de um

documento, mais facilmente este documento será recuperado;

◦ Se nas ordens de compra (OC) você inserir apenas dois elementos , número e data da OC, um erro no número e você perde para sempre o documento;

◦ Se dez ou doze elementos são utilizados em uma apólice de seguros, por exemplo, mesmo com um erro no número da apólice ainda será possível localizar o documento pelo nome e/ou endereço do segurado.

Indexação

� Em que momento fazer a indexação?

◦ Antes da digitalização

� A leitura e a indexação do documento é feita em papel;

� Digitalização posterior

◦ Depois da digitalização

� A qualidade da indexação pode ser verificada através da imagem na tela

� Armazenamento dos índices

◦ Na própria mídia (CD, DVD)

◦ Em banco de dados

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Sistemas (ambiente) GED

Sistemas GED: componentes

� Em um Sistema de GED um documento é digitalizado, transformado em arquivo eletrônico e enviado ao computador para armazenamento;

� Uma imagem que acaba de ser digitalizada pode ser exibida em um monitor para verificação da legibilidade, inclinação e dobras;

� Se não for satisfatória, a imagem digitalizada será apagada e o original digitalizado novamente, talvez com resolução mais alta;

� Se for satisfatória, a imagem é indexada

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Sistemas GED: componentes

� Sistemas semi-automáticos

◦ Scanner, computador de controle, monitor, unidade de disco e software, tudo em uma única estação

Sistemas GED: componentes

• O scanner digitaliza os documento

• A imagem do documento é enviada ao computador de controle

• O monitor permite que uma imagem seja visualizada para inspeção ou recuperação

• A unidade de disco óptico é utilizada para ler e gravar documentos em CD ou DVD

• A impressora produz uma cópia em papel da imagem do documento

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Sistemas GED: componentes

� Sistemas distribuídos

◦ Inclui uma jukebox, uma rede local e muitas estações de trabalho

Sistemas GED: componentes

• Juke box: armazena diversos discos ópticos e acrescenta uma capacidade automática de recuperação de discos. É também controlado pelo computador de controle;

• A rede local (LAN) une todos os computadores e permite que as estações de trabalho de visualização sejam posicionados em qualquer ponto de um prédio ou campus. Vários scanner e impressoras podem ser conectados através da LAN;

• Diversas estações de trabalho operando on-line;

• O Host permite que as estações de trabalho recuperem dados do mainframe, processem textos, enviem correio eletrônico e recuperem imagens em um mesmo monitor;