Amadeus Agency Manager - manual Agency Manager - ma… · • Kompanija čiji je putnik uposlenik ( kompanija mora biti prethodno unesena ) Ukoliko se radi o individualnom putniku

Manual

Amadeus Agency Manager

U V O D

Amadeus Agency Manager je prvenstveno razvijen radi povećanja produktivnosti putničkih agencija,

bolje kvalitete podataka i poboljšanja usluge koje agencije pružaju klijentima.

Amadeus Agency Manager (AAM) je aplikacija koja omogućava unos i izdavanje računa za sve usluge

koje agencija pruža (prodaja putnih dokumenata, aranžmana, izleta…). Korisnicima omogućava

storniranje izdatih računa, izdavanje knjižnih obavijesti, te više vrsta izvještaja prodaje.

Aplikacija omogućava višekorisnički pristup bazi i obradi podataka istovremeno. AAM je Windows

aplikacija dvostruko orjentisana, te omogućava rad sa tastature, rad sa mišem ili kombinaciju rada sa

tastaturom i mišem, čime je omogućen brz i efikasan unos, odnosno obrada podataka.

Amadeus Agency Manager je u potpunosti uvezan sa Amadeus rezervacijskim sistemom. Nakon izdatog

putnog dokumenta iz Amadeus rezervacijskog sistema, podaci se automatski prenose u Amadeus

Agency Manager, čime je omogućeno izdavanje računa.

Primarna svrha AAM je finansijsko praćenje prometa unutar agencije za sva izdata, odnosno refundirana

putna dokumenta.

Početak rada

Nakon pokretanja aplikacije otvorit će se prozor za autorizaciju i potrebno je unijeti šifru korisnika.

Korisnička šifra se može definisati za svakog agenta posebno ili jedna šifra za agenciju.

Nakon što unesete šifru korisnika, otvorit će se novi prozor i odabirom opcije OK pristupit ćete aplikaciji

Amadeus Agency Manager-a.

Korisničko sučelje

Nakon što pristupite aplikaciji AAM-a, bit će prikazan glavni korisnički prozor sa pripadajućim menijima

(kao na slici), kojima se pozivaju različite forme za unos podataka te različite vrste izvještaja. Odabirom

željenog menija ispunjen je uslov za pozivanje korisničke forme za unos podataka.

Šifrarnici

Kod svih šifrarnika, odnosno svih formi za unos, program sam nudi redne brojeve, provjerava već

unesene i strogo zabranjuje dupliciranje, tako da je nemoguće istu šifru više puta unijeti. Isti slučaj je i sa

podacima koji su usko vezani za forme.

Na slici su prikazana dva osnovna šifrarnika:

• Aerodromi

• Avio kompanije

Pomenuti šifrarnici prikazuju listu aerodroma i avio kompanija sa njihovim kodovima. Program sam

generiše ove šifrarnike i ne postoji mogućnost izmjene istih.

Unos novih podataka u šifrarnike

Nakon instalacije AAM, potrebno je unijeti podatke o agenciji. Pomenuti podaci se pohranjuju u bazi

podataka AAM-a, te su isti vidljivi na svim terminalima na kojima je instalirana ova aplikacija unutar

agencije. Uneseni podaci (office ID) se kasnije prenose na sve korisničke forme za unos podataka.

Da bi se unijeli podaci o agenciji izaberite meni Šifrarnici i opciju Agencija. Nakon što se otvori novi

prozor, izaberite opciju Dodaj, unesite podatke i idite na opciju Sačuvaj. Prema potrebi, unesene

podatke možete promijeniti odabirom opcije Izmjeni, nakon čega mijenjate podatke koje želite.

Takođe, kako bi krajnja faktura sadržavala sve zakonski predvidjene komponente, potrebno je učiniti

slijedeće:

Odaberite meni Servis i Postavke te opciju Firma i unesite tražene podatke za vašu agenciju. Odabirom

opcije OK, podaci će se pohraniti u AAM i bit će vidljivi na svakom računu.

Šifrarnici nude mogućnost unosa podataka o svakom agentu posebno, unos podataka o putnicima,

firmama, valutama, tarifama, uslugama i troškovima agencije. Podaci koje se takođe mogu unijeti a koji

se prenose na fakturu su: Prilozi, Uvjeti plaćanja, Napomene, Banke i žiro račun.

Opcije koje se koriste za unos odnosno izmjenu podataka:

1. Dodaj - Otvara dokument za unos

2. Izmjeni - Mijenja sadržaj već unesenog dokumenta u bazi podataka

3. Obriši - Briše već upisan slog u bazi podataka

4. Sačuvaj - Pohranjuje upisane podatke u bazu podataka

Unos podataka o putnicima

Nakon odabira menija Šifrarnici te opcije Putnici, otvorit će vam se novi prozor i odabirom opcije Dodaj

možete da uneste podatke o novom putniku.

Obavezni elementi koje morate da unesete su:

• Šifra pod kojom će se voditi putnik

• Titula

• Ime i Prezime

• Kompanija čiji je putnik uposlenik ( kompanija mora

biti prethodno unesena )

Ukoliko se radi o individualnom putniku koji putuje privatno ili ispred kompanije koja nije vaš stalni

klijent, da bi vam bio omogućen unos njegovih podataka, morate prethodno unijeti kompaniju kojoj ćete

vi dati određeno ime, pod šifrom 00000. Za svaki slijedeći unos individualnog putnika ćete u kolonu

Kompanija unositi šifru 00000.

Unos novog putnika odnosno određene firme, neće biti moguće sačuvati u bazi podataka ukoliko nisu

uneseni ključni podaci.

Takođe, pod opcijom Putnici postoji još i dodatna opciju Upiši u Amadeus. Odabirom te opcije

automatski se prenose podaci o putniku (Ime i prezime, titula i kontakt telefon ) u Amadeus rezervacijski

sistem, čime je ubrzan i sam proces prilikom pravljenja rezervacije.

Unos podataka o kompanijama

Nakon odabira menija Šifrarnici te opcije Kompanija, otvorit će se novi prozor I odabirom opcije Dodaj,

možete da unesete podatke o određenoj firmi.

Pretraživanje unesenih podataka

Amadeus Agency Manager se odlikuje izuzetno jednostavnim pretraživanjem formi sa podacima. Svaka

forma ima tabelu sa podacima (data grid), te klikom na naziv kolone i upisom podatka koji tražite u polje

predvidjeno za pretragu, aplikacija će automatski pretraživati i sortirati tražene podatke u željenoj

koloni. Ovakav način predstavlja izuzetnu prednost, pogotovo u slučajevima kada se radi o velikoj količini

podataka.

Primjer:

Potrebni su podaci za putnika Selma Huskić. Klikom na kolonu Ime i upisom imena putnika u koloni Traži

po, automatski su dobiveni podaci za traženog putnika.

Pretraživanje je takođe moguće po šifri i prezimenu putnika.

Izdavanje računa

Nakon što se izda karta kroz Amadeus rezervacijski sistem, podaci o izdatoj karti se automatski

prosljeđuju u bazu Amadeus Agency Manager-a. Da bi ste izdali račun za prodatu kartu, odnosno da bi

ste vidjeli sve prodate putne dokumente kroz Amadeus rezervacijski sistem, a za koje nije izdat račun,

izaberite meni Promet te opciju Izdavanje računa za karte i MCO.

Odabirite kartu za koju želite izdati račun te izaberite opciju Preuzmi podatke.

Amadeus Agency Manager je preuzeo sve podatke iz Amadeus rezervacijskog sistema, potrebno je

dodati još osnovne podatke potrebne za fakturu.

Karta/MCo

T – oznaka za kartu

M – oznaka za MCO

Odabirom opcije Izmjeni, program će vas pozicionirati u polje predvidjeno za broj računa. Sistem će

automatski predložiti naredni broj računa koji možete prema potrebi promijeniti.

Enterom se prelazi na polje datuma; sistem automatski nudi datum izdavanja karte, koji se takođe može

promijeniti.

Navedite način plaćanja karte i nakon toga upišite iznos T.S.C-a.

Ukoliko će karta biti plaćena od strane pravnog lica, izaberite opciju Račun na poduzeće, nakon čega će

vam sistem ponuditi kompanije iz šifrarnika i na vama je da odaberete kompaniju kojoj izdajete račun. U

suprotnom, račun će biti naslovljen na putnika.

Nakon sačuvanih izmjena možete izdati račun na dva načina:

• Poreskom fakturom

• Računom na pos printer

Odabirom jedne od ponuđenih opcija bit će prikazan pregled računa prije izdavanja, idite na opciju Print

i račun će biti izdat.

Karta sa izdatim računom će kasnije biti dostupna kroz opciju Pregled izdatih računa za KARTE I MCO u

meniju Promet.

Izdavanje računa za MCO

Izaberite meni Promet -opciju Izdavanje računa za karte I MCO, te MCO za koji želite izdati račun. Kao i

u slučaju karte, AAM je preuzeo sve podatke iz Amadeus rezervacijskog sistema i potrebno je dodati još

osnovne podatke potrebne za fakturu. Izaberite opciju Izmjeni te dodajte:

• Broj računa za MCO Način plaćanja

• Datum Firmu koja plaća račun ukoliko se ne radi o fizičkom licu

Izaberite račun koji želite da izdate (poresku fakturu ili račun na pos printer), te idite na opciju Print.

Izdati račun je takođe kasnije dostupan kroz meni Promet te opciju Pregled izdatih računa za karte i

MCO.

Storniranje računa za kartu ili MCO

Ukoliko ste rezervaciju za koju ste izdali kartu i račun voidirali, Amadeus tu informaciju automatski šalje

u Amadeus Agency Manager i označava da je za taj račun potrebno izdati knjižno odobrenje. Pomenuta

karta je dostupna kroz meni Promet te opciju Storniranje računa za karte i MCO.

Odaberite MCO koji želite da stornirate i idite na opciju Preuzmi podatke, nakon čega ćete dobiti sve

podatke o izdatom računu.

Da bi se stornirao račun potrebno je da se unese novi broj za stornirani račun, te datum storniranja.

Odabirom opcije Storno račun će biti storniran.

Račun nije moguće stornirati ukoliko nije prethodno izdat kroz AAM, što je programski riješeno.

Izdavanje knjižne obavijesti za izdati račun

Kada se izvrši povrat novca za avio kartu kroz rezervacijski sistem, Amadeus direktno dostavlja tu

informaciju u AAM i označava da je za taj račun potrebno izdati knjižnu obavijest. Pomenutu kartu

možete naći kroz meni Promet i opciju Izdavanje KO za Refund karte.

Ukoliko je povrat novca izvršen uz penale, Amadeus takođe dostavlja tu informaciju AAM-u, čime se

ukupan iznos za povrat automatski umanjuje za penale.

Unesite broj i datum knjižnog odobrenja, izaberite opciju Sačuvaj, te printajte KO u jednoj od dostupnih

varijanti.

Amadeus Agency Manager evidentira izmjenu ( izvršeni povrat), čime umanjuje stanje dnevne blagajne.

Izdate knjižne obavijesti su kasnije dostupne kroz meni Promet i opciju Pregled KO za Refund karte.

Izdavanje ostalih računa

Pored prethodno navedenih opcija izdavanje računa za putna dokumenta , gdje se podaci većinom

dobiju iz Amadeus sistema, Amadeus Agency Manager omogućava i izdavanje računa za sve ostale

usluge koje se odnose na agenciju ( izleti, hotelski aranžmani, ljetovanja…). Za pomenute usluge u

meniju Šifrarnici postoje pripadajuće forme koje je prethodno potrebno unijeti kako bi se moglo

pristupiti izdavanju računa za ostale usluge koje pruža agencija.

Forma za izdavanje računa za ostale usluge podijeljena je na dva dijela dijela:

• Zaglavlje

• Stavke

Prvo se unosi zaglavlje gdje se definira broj i datum računa, sign in agenta, broj banke na koji se želi

uplata (ukoliko nije gotovinsko plaćanje), klijent i način plaćanja. Nakon što se unesu svi potrebni podaci,

izaberite opciju Sačuvaj i sistem će vam ponuditi još upis uvjeta plaćanja, priloga i napomena.

Nakon unesenih podataka u zaglavlje, prelazi se na unos pojedinačnih stavki fakture gdje se odabire

usluga, količina, upisuje cijena, odobrava popust (ukoliko je potrebno ), odabire tarifa (sa PDV- om ili bez

PDV-a). Program će sam ponuditi konačnu cijenu koja je promjenjiva. Ukoliko konačnu cijenu

promijenite, program automatski unazad preračunava iznos i procente popusta (ukoliko su uneseni ),

kako bi se postavila željena cijena, a da pri tom konačna ne bude promjenjena.

Unos broja stavki je proizvoljan.

Račun takođe ima dvije verzije printanja kao i svi ranije navedeni, u obliku fakture na papiru A4 formata

ili na POS printer.

Izvještaji iz Amadeus Agency Manager-a

Izvještaji se dijele na dvije glavne grupe:

• Izvještaje vezane za karte, MCO i Refund

• Izvještaje vezane za ostale račune

Izvještaji koji uključuju zbirni prikaz za određeni period, prikazuju sve izdate račune neovisno da li su iz

prve ili druge grupe.

Dostupni izvještaji kroz AAM:

• Promet po putnicima, kompanijama

• Pregled po agentima i aviokompanijama

• Promet po računima za karte i MCO ( po broju i za određeni period)

• Pregled odobrenog refunda ( po broju i za određeni period)

• Izvještaji o ostalim računima ( po broju i za određeni period, za određene klijente)

Jedan od značajnih izvještaja je prikaz dnevne blagajne, tj. totala dana po svim računima. Izvještaj daje

stvarno stanje blagajne koje je umanjeno za iznos provizije banaka, a koja se definiše prilikom izdavanja

računa.

Pregled po agentima i pregled ostvarenog prometa po avio kompanijama

Pregled izdatih računa za karte i MCO koji mogu biti za određeni period ili za određeni broj (od

broja do broja)