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Présentation de la formation
Microsoft Excel 2013
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Site : http://www.alphorm.comBlog : http://www.alphorm.com/blogForum : http://www.alphorm.com/forum
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Microsoft Excel 2013Tableaux croisés dynamiques
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Plan• Introduction• Présentation du concept et préparation des données• Manipulation des champs• Filtres et Segments• Groupements• Totaux et sous-totaux
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• Totaux et sous-totaux• Champs et éléments calculés• Analyses comparatives• Analyses particulières et divers• Options d'actualisation• VBA et les tableaux croisés dynamiques• Conclusion
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Présentation du formateur• Vincent ISOZ
• [email protected]
• Consultant scientifique
• Mission conseil, migration et formation
• Bsc. Physique
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• Mes références :
� Mon profil Alphorm : http://www.alphorm.com/auteur/vincent-isoz
� Mon site perso: http://www.sciences.ch
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Mes formations Scientifiques sur alphorm• Formation Les fondamentaux de Matlab 2013A
• L'objectif de cette formation sur les fondamentaux, qui s'adresse principalement à des ingénieurs juniors est d'introduire l'environnement, la philosophie et les commandes du noyau de base de MATLAB – donc sans aucune Toolbox! - pour que le praticien puisse développer par la suite des scripts spécialisés et efficients par rapport à son domaine d'activité (physique des matériaux, thermodynamique, mécanique, finance quantitative,
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matériaux, thermodynamique, mécanique, finance quantitative, statistique, biostatistique, fouille de données, simulations, etc.).
• Une fois les notions de cette formation sur les fondamentaux acquises et pratiquées, l'ingénieur pourra faire l'acquisition éventuelle de Toolbox supplémentaires et suivre les formations spécialisées y relatives, qui apparaîtront sur Alphorm.
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Mes formations Scientifiques sur alphorm• Édition Scientifique avec LaTeX
• L'objectif de cette formation, s'adressant principalement à des étudiants ou des ingénieurs R&D en emploi, est d'introduire: l'environnement, la philosophie et les commandes majeures de LaTeX pour que le praticien puisse rédiger par la suite des articles, mémoires ou thèses par rapport à son domaine d'activité (mathématique, physique, sciences sociales, finance, etc.).
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Remarques• Objectifs (pourquoi cette formation?)
• Prérequis (matériel et connaissances)
• Audience (public cible)
• Références bibliographiques + Liens Internet
• Hypothèses
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• Hypothèses
• Validation des acquis (certifications)
• Support post formation
• Avertissements
• Et après…?
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Références bibliographiques
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Liens internet• Google/YouTube
• http://www.excel-downloads.com
• http://www.mrexcel.com
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Are you ready?
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Présentation du concept et préparation des données
Définition et contexte des
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Définition et contexte des tableaux croisés dynamiques
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Plan• Utilité des TCD
• Types de TCD
• Limites des TCD
• Limites des listes et tables Excel
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• Ne pas penser toujours que TCD!
• TCD vs PowerPivot
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Ce qu’on a couvert• Quelques définitions pour la culture générale
• Biais d'utilisation des TCD
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Présentation du concept et préparation des données
Préparation d'une liste
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Préparation d'une liste ou d'une table interne
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Plan• Format de fichier
• Nettoyage et contrôle du contenu d'une liste
� Retours à la ligne
� Caractères spéciaux
Nombres en tant que textes
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� Nombres en tant que textes
� Cellules fusionnées
� Lignes vides
• Conversion d'une liste en une table et avantages y relatifs
• Nommer la table correctement
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Ce qu’on a couvertQuelques bonne pratiques quant à la préparation des données à analyser
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Présentation du concept et préparation des données
Découverte de l'assistant
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Découverte de l'assistant TCD
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Plan• Vérifier le type de fichier (*.xls, *.xlsb ou *.xlsx)
• Découvrir l'assistant TCD
• Déplacer le TCD dans un fichier autre que celui contenant la source
• Apprendre à renommer la source ou la changer à tout moment
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• Nommer correctement son TCD
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Ce qu’on a couvertL'assistant tableau croisé dynamique et quelques paramétrages fondamentaux correspondants.
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Présentation du concept et préparation des données
Récupérer l'ancien
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Récupérer l'ancien assistant TCD
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Plan• Ajout de l'ancien assistant TCD à la barre d'accès rapide
• Définir les options importantes de l'ancien assistant qui seront utiles plus tard
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Ce qu’on a couvertQu'il existe un autre assistant TCD qui est "caché" et comportant des options majeures!
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Remettre l'ancien visuel
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Remettre l'ancien visuel des TCD
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Plan• Remettre l'ancien visuel des TCD pour ceux qui préféraient la façon de
travailler d'avant MS Excel 2007.
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Ce qu’on a couvertUne option très personnelle et donc subjective quant à la méthode de travail.
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Fonctionnalités réservées
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Fonctionnalités réservées pour les cubes OLAP et
PowerPivot
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Plan• Passage en revue des fonctionnalités grisées car fonctionnelles
uniquement pour les sources OLAP ou les PowerPivot
� Monter/Descendre hiérarchie
� Options "avancées"
� Jeux
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� Jeux
� Outils OLAP
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Ce qu’on a couvertLes fonctionnalités grisées, la raison de leur désactivation et la définition théorique de leur utilité.
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Activation et désactivation
Manipulation des champs
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Activation et désactivation du panneau des champs
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Plan• Comment récupérer le panneau (volet) des champs
• Comment personnaliser le visuel
• Définition des 4 zones
• Explication de la mise à jour différée
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Ce qu’on a couvertUne compréhension simple et théorique du panneau des champs pour son usage approfondi par la suite.
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Utilisation de la zone
Manipulation des champs
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Utilisation de la zone Étiquettes de lignes
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Plan• Démonstration de l'effet de la zone d'Étiquettes de lignes
• Renommer l'intitulé de la zone de lignes
• Utilité de cette zone seule pour des listing d'unicité à un niveau
• Utilité de cette zone seule pour des listing d'unicité à plusieurs niveaux (la gestion du tri, des groupements et filtres étant traitée plus tard)
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(la gestion du tri, des groupements et filtres étant traitée plus tard)
• Choisir l'aspect visuel des lignes
• Effet du double clic à un ou plusieurs niveaux
• Homogénéiser l'aspect des groupes
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Ce qu’on a couvertL'utilité que peut avoir la zone d'Étiquettes de lignes lorsque utilisée seule.
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Utilisation de la zone
Manipulation des champs
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Utilisation de la zone Étiquettes de colonnes
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Plan• Démonstration de l'effet de la zone d'étiquettes de colonnes seule
• Renommer l'intitulé de la zone de colonnes
• Utilité de cette zone conjointement avec cette de lignes pour faire des matrice d'entrée
• Construction d'un listing (agrégation) de colonnes multiniveaux
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• Construction d'un listing (agrégation) de colonnes multiniveaux
• Choisir l'aspect visuel des colonnes
• Effet du double clic à un ou plusieurs niveaux
• Homogénéiser l'aspect des groupes
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Ce qu’on a couvertL'utilité que peut avoir la zone d'Étiquettes de colonnes conjointement avec la zone de lignes.
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Utilisation de la zone
Manipulation des champs
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Utilisation de la zone de valeurs
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Plan• Découverte de la zone de valeurs et limites calculatoires
• Renommer l'intitulé de la statistique choisie
• Ajout de statistiques multiples
• Gérer les erreurs et valeurs vides
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• Méthode recommandée de formatage des nombres
• Découverte de l'effet au double clic sur une valeur
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Ce qu’on a couvertUne première approche ("mise en bouche") de la zone de valeur des TCD
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Options de formatage
Manipulation des champs
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Options de formatage automatique des TCD
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Plan• Options de disposition
• Options de grilles des TCD
• Options d'alignement des champs
• Options de styles de couleurs automatiques
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Ce qu’on a couvertUne fois que nous avons des étiquettes de lignes, de colonnes et des valeurs il peut être pertinent d'utiliser les formatages rapides (styles).
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Utilisation de la zone Filtre
Manipulation des champs
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Utilisation de la zone Filtre du rapport
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Plan• Découverte de la zone Filtre du rapport
• Définir l'option de choix multiple
• Contrôler la disposition des Filtres du rapport
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Ce qu’on a couvertUn premier aspect des Filtres du rapport qui seront utilisés plus tard pour générer automatiquement une série de rapports de TCD.
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Simuler une requête
Manipulation des champs
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Simuler une requête de sélection
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PlanJouer avec les TCD pour obtenir un résultat similaire à une requête de sélection
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Ce qu’on a couvertUne technique souvent utilisée par les fans du RECHERCHEV et qui ne connaissent pas les PowerPivot.
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Tris élémentaires et
Tris et filtres
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Tris élémentaires et options de tris avec listes
personnalisées
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Plan• Rappel sur le tri des champs
• Ordonner manuellement les éléments
• Tris simples sur étiquettes de lignes ou colonnes de niveau supérieur
• Tris sur étiquettes de lignes ou colonnes avec listes personnalisées
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• Définir dans les options des TCD la détection automatique des listes personnalisées
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Ce qu’on a couvertLe fait que nous retrouvons dans un premier temps les techniques de tri de listes classiques
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Tris sur sous-ensembles
Tris et filtres
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Tris sur sous-ensembles
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Plan• Tris sur des champs de lignes ou colonnes de niveau inférieur
• Tris sur les champs de valeurs
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Page 54
Ce qu’on a couvertUne aspect des tris qui n'existe pas dans les tables et listes classiques de Microsoft Excel.
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Filtres par/sur étiquettes
Tris et filtres
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Filtres par/sur étiquettes
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Plan• Filtre sur les étiquettes de lignes ou colonnes de premier niveau
• Filtre sur les étiquettes de lignes ou colonnes de sous niveaux
• Particularité des filtres de données de types dates
• Effacer rapidement tous les filtres
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• Paramétrages particuliers des filtres des TCD
• Piège des filtres lors de la mise à jour des TCD
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Ce qu’on a couvertUne aspect des filtres qui existe aussi dans les listes et tables classiques de Microsoft Excel mais avec quelques options particulières propres aux TCD.
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Filtres par valeurs
Tris et filtres
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Filtres par valeurs
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Plan• Filtrer par Valeur (type de statistique)
• Effacer rapidement tous les filtres
• Rappel sur le piège des filtres multiples
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Ce qu’on a couvertS'il était possible de filtrer aussi par valeur et non que pour les champs et… le petit piège habituel…
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Filtres du rapport
Tris et filtres
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Filtres du rapport
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Plan• Rappels sur les Filtres de rapport
• Utilisation des Filtres de rapport pour générer une série de TCD
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Ce qu’on a couvertQue les Filtres du rapport ne servent pas uniquement à filtrer!
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Segments
Tris et filtres
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Segments
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Plan• Utilité des segments
• Insertion d'un segment d'un champ ordinal/nominal
• Insertion d'un segment d'un champ temporel (chronologique)
• Liaison de plusieurs TCD à un segment
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• Personnalisation visuelle des segments
• Limite des segments au niveau de la protection des feuilles
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Ce qu’on a couvertUn outil de filtrage de plus en plus utilisé et particulièrement dans les tableaux de bord SharePoint.
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Création de groupes
Groupements
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Création de groupes manuels sur catégories
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Plan• Création/Destruction de groupes créés manuellement sur les étiquettes
de ligne ou colonnes (non temporels!)
• Changer les appartenances à des groupes
• Groupes et filtres/segments?
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Ce qu’on a couvertLe groupement de données nominales/ordinales tout simplement…
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Création de groupes Groupements
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Création de groupes sur le temps
Page 71
Plan• Création/Destruction de groupes créés sur les étiquettes de ligne ou
colonnes temporelles
• Problèmes des semestres
• Ouvrir/Fermer rapidement les groupes
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Ce qu’on a couvertLe groupement de données temporelles avec découverte des limites inhérentes.
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Conflits de groupements
Groupements
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Conflits de groupements entre TCD
Page 74
Plan• Découverte du problème de groupement générant des conflits entre
TCD
• Résolution du problème de conflits de groupements
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Page 75
Ce qu’on a couvertUne message d'erreur classique très rarement traité dans la littérature spécialisée.
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Page 76
Développer/Réduire Groupements
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Développer/Réduire des groupes
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Plan• Afficher/Masquer les symboles de groupes
• Comprendre l'effet du double clic sur les groupes
• Contrôler les groupements globalement
• Rappel sur le blocage du double clic sur les valeurs
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Page 78
Ce qu’on a couvertLe contrôle rapide de l'affichage visuel des groupements
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Page 79
Gérer les grands Totaux et Sous-Totaux
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Gérer les grands totaux
Page 80
Plan• Afficher/Masquer les grands totaux
• Liaison avec les sous-totaux?
• Choix du type de grand total?
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Page 81
Ce qu’on a couvertLes options et limites relatives aux grands totaux
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Totaux et Sous-Totaux
Gérer les sous-totaux
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Gérer les sous-totaux
Page 83
Plan• Afficher/Masquer les sous-totaux
• Choisir la position des sous-totaux
• Particularité des sous-totaux des colonnes par rapport aux lignes
• Biais d'interprétation des sous-totaux
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Page 84
Ce qu’on a couvertLes options et limites relatives aux sous-totaux
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Page 85
Champs et éléments calculés
Créer des champs
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Créer des champs calculés
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Plan• Utilité/Limites des champs calculés
• Création d'un champ calculé
• Mise à jour d'un champ calculé
• Masquer un champ calculé
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• Suppression d'un champ calculé
Page 87
Ce qu’on a couvertLa création de champs calculés dans le but de ne pas avoir à modifier la source.
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Champs et éléments calculés
Créer des éléments
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Créer des éléments calculés
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Plan• Élément calculé VS champ calculé et limites
• Création/Mise à jour/Suppression d'un élément calculé
• Contrôler l'ordre de calcul des éléments calculés
• Générer un rapport des champs et éléments calculés
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Page 90
Ce qu’on a couvertLa création d'éléments calculés ne nécessitant pas de modifier la source.
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Formules avec cellules Champs et éléments calculés
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Formules avec cellules de TCD
Page 92
Plan• Découverte du comportement par défaut du tableur lorsqu'une formule
se base sur la cellule d'un TCD
• Choix du comportement par défaut
• Avantages/Désavantages de chacune des méthodes
• Dangers lors de la mise à jour du TCD
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• Dangers lors de la mise à jour du TCD
Page 93
Ce qu’on a couvertComment choisir au mieux le type de référence aux cellules d'un TCD pour des formules et danger y relatif.
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Options d'analyses comparativesExcel 95 à 2007
Analyses comparatives
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Options d'analyses comparativesExcel 95 à 2007
Page 95
PlanDécouverte des options d'analyse comparatives existantes depuis Microsoft Excel 95:
• %Column
• %Ligne
• %Total
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• %Total
• Différence
• %Différence de
• %De
• …
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Ce qu’on a couvertLes options d'analyse comparatives existantes depuis Microsoft Excel 95…
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Analyses comparativesOptions d'analyses comparatives
Excel 2010 à 2013
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Options d'analyses comparativesExcel 2010 à 2013
Page 98
PlanDécouverte des options d'analyse comparatives existantes depuis Microsoft Excel 2010:
• % Du total de la ligne parente
• % Du total de la colonne parente
• % Du total parent
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• % Du total parent
• % résultat cumulé par
• Rang…
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Ce qu’on a couvertLes options d'analyse comparatives existantes depuis Microsoft Excel 2010…
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Analyses particulières et divers
Particularités du formatage
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Particularités du formatage conditionnel sur les TCD
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Plan• Application du formatage conditionnel avant l'ajout de niveaux
multiples
• Application du formatage conditionnel après l'ajout de niveaux multiples
• … et les sparklines???
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Ce qu’on a couvertDifférentes manières d'appliquer le formatage conditionnel et constat que l'assistant correspondant détecte correctement la présence d'un TCD. Par contre pour les sparklines ce n'est pas encore cela…
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Analyses particulières et divers
Présentation des graphiques
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Présentation des graphiques croisés dynamiques
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Plan• Création d'un GCD
• Comprendre la liaison entre un GCD et son TCD
• Segments et GCD
• Options visuelles importantes des GCD (pour l'impression)
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• Problème des GCD avec les filtres et couleurs
• Un GCD seul sans TCD?
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Ce qu’on a couvertLes particularités des graphiques MS Excel lorsque liés à des TCD
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Analyses particulières et divers
Consolidation de plages de feuilles de calcul avec étiquettes
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Consolidation de plages de feuilles de calcul avec étiquettes
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Plan• Distinguer la notion de consolidation de celle de liaison multitables des
PowerPivot
• Découverte de l'option de consolidation de l'ancien assistant tableau croisé dynamique
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Ce qu’on a couvertLa consolidation de plages de feuilles de calcul avec étiquettes et sa contrainte majeure (relativement aux attentes des utilisateurs qui confondent avec ce que font les PowerPivot).
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Analyses particulières et divers
Options d'impression
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Options d'impression
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Plan• Ajouter des lignes vides automatiquement
• Ajouter des sauts de page automatiquement
• Faire en sorte que la zone de titre se retrouve sur chaque page imprimée
• Rappels sur les rapports des champs de page (filtres)
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• Rappels sur les rapports des champs de page (filtres)
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Ce qu’on a couvertQuelques options d'impression souvent demandées par ceux qui impriment au format papier ou électronique.
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Options de protectionAnalyses particulières et divers
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Options de protection
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Plan• Options de protection des TCD et questions fréquentes y relatives.
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Ce qu’on a couvertOptions de protection des TCD et questions fréquentes y relatives et un rappel sur les segments.
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Options d'actualisation
Options d'actualisation
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Options d'actualisation avec une table locale
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Plan• Actualisation manuelle d'un unique TCD avec source locale
• Actualisation manuelle de multiples TCD avec source locale
• Automatisation temporelle automatique de TCD avec source locale?
• Forcer l'actualisation à l'ouverture du fichier
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Ce qu’on a couvertLes options d'actualisation (mise à jour) des TCD/GCD lorsque les données sont localement stockées.
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Options d'actualisation
Options d'actualisation
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Options d'actualisation avec un SGBDR
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Plan• Actualisation manuelle d'un unique TCD avec source SGBDR
• Actualisation manuelle de multiples TCD avec source SGBDR
• Automatisation temporelle automatique de TCD avec source SGBDR?
• Forcer l'actualisation à l'ouverture du fichier
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Ce qu’on a couvertLes options d'actualisation (mise à jour) des TCD/GCD lorsque les données sont stockées dans une SGBDR.
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