Ali Fuad R

PEDOMAN PENYUSUNAN

STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE (SOP)

Berbasis Best Practices ISO dan Permen PANRB

TAHUN 2020

MENGAPA PERLU SOP ? Menyediakan panduan kerja yang standar untuk

konsistensi dan proses yang sistematis

Menyediakan bukti objektif kepada pelanggan bahwa

sistem telah ada dan diterapkan

Merupakan pedoman bagi Auditor dalam memverifikasi

sistem

Sebagai bahan pelatihan, khususnya untuk personel baru

Memudahkan manajemen untuk menerapkan sistem

manajemen mutu fasilitas, unit kerja atau lokasi lain

organisasi yang mempunyai kesamaan proses (misal kantor

cabang, anak perusahaan)

Sebagai alat pengendali dan monitor proses operasi

APA ITU SOP ?

SOP adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional standar yang ada dalam suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa setiap keputusan, langkah, atau tindakan, dan penggunaan fasilitas pemrosesan dilaksanakan oleh orang-orang di dalam suatu organisasi, telah berjalan secara efektif, konsisten, standar, dan sistematis

SOP MENURUT PEMERINTAH

DIATUR DALAM PERATURAN

MENTERI

Untuk siapa SOP dibuat? • SOP menjadi pedoman bagi para

pelaksana pekerjaan.

Ini bisa berarti para pekerja lapangan, karyawan kantor, operator produksi, resepsionis, office boy, supir, staf administrasi di kantor, pabrik atau gudang, supervisor dan manager

Kapan SOP disusun? SOP harus sudah ada sebelum suatu pekerjaan

dilakukan.

SOP digunakan utk menilai apakah pekerjaan tsb sudah dilakukan dgn baik atau tidak.

Uji SOP sebelum dijalankan, lakukan revisi setelah 1 bulan trial (uji coba).

Lakukan revisi jika ada perubahan langkah kerja yg bisa diakibatkan oleh adanya mesin baru, peralatan baru, tambahan pekerja, lokasi berbeda, dan semua yg mempengaruhi lingkungan kerja

Mintakan masukan dari para pelaksana untuk menjadi bahan perbaikan SOP secara teratur

Sepanjang apa SOP disusun?

• Tidak ada aturan yg membatasi panjang

pendeknya SOP, karena SOP digunakan oleh

berbagai macam orang untuk tujuan yg berbeda,

dgn tetap harus lengkap dan akurat

• Walau demikian, SOP yg ringkas akan lebih

memudahkan para pelaksana, dengan demikian

sebuah prosedur kerja yg panjang bisa dibagi

menjadi 2-3 SOP (seperti dipisah menjadi SOP

Tahap Persiapan, SOP Tahap Pelaksanaan dan

SOP Tahap Penyelesaian)

KEDUDUKAN SOP DALAM ORGANISASI

Planning & decision making

Sumber Daya Organisasi Sumber Daya Fisik/Alam Informasi Sumber Daya Manusia Modal

Co

ntr

oll

ing

Leading O

rg

an

izin

g

Fungsi-fungsi Manajemen

Tujuan Organisasi

Efektif

Efisien

Menjalankan Misi

Visi

Aktivitas

Operasi

Dituangkan dalam Prosedur yang

dibakukan melalui SOP

Faktor Penting Organisasi dalam

penyusunan SOP

Terkait dengan Keputusan, maka dalam penyusunan SOP yang efektif harus merujuk pada struktur organisasi. Kelemahannya adalah tidak fleksible, berubah organisasi, berubah SOP

Terkait dengan fleksibilitas, maka penyusunan SOP yang efektif harus disusun dengan memperhatikan fungsi organisasi atau proses bisnis yang ada dalam organisasi

Dalam penyusunan SOP harus memperhatikan dan berdasarkan pada Struktur Organisasi dan Proses Bisnis (Fungsi organisasi)

Standard

Operating

Procedures:

dalam Kerangka Sistem Mutu

Definisi Mutu Mutu sering diartikan sebagai memenuhi keinginan

pelanggan (customer need)

Produk yang kurang (“less than”) memenuhi persyaratan pelanggan di anggap mutunya jelek. Kadang menggoda untuk menyimpulkan bahwa melebihi harapan pelanggan (“more than”) dalam memberikan mutu yang dipersyaratkan dapat menimbulkan kesulitan atau ketidakmungkinan untuk memenuhinya secara terus-menerus secara konsisten.

Quality is conformance to agreed requirements” No less – no more

Manajemen Mutu Menurut standard internasional ISO 9001:

Seluruh aktivitas dari fungsi-fungsi manajemen yang

menentukan kebijakan mutu, sasaran mutu dan

tanggungjawab manajemen. Keseluruhannya

diimplementasikan menggunakan alat-alat seperti

rencana mutu, kendali mutu, pemastian mutu dan

perbaikan mutu dalam kerangka sistem mutu

Fungsi Manajemen Mutu yang terkenal adalah: PDCA Plan, Do, Check, and Act

SOP dalam Mutu SOP dalam sistem mutu adalah bagian dari

dokumentasi dari prosedur, sesuai dengan prinsip:

“Tulis apa yang dikerjakan, kerjakan apa yang ditulis”

Kriteria SOP

Spesifik (sesuai kebutuhan organisasi)

Lengkap prosedur

Jelas dan mudah dipahami (tidak multi tafsir)

Layak Terap (Applicable)

Controllable (dipahami oleh unsur organisasi)

Layak Audit

Layak Ubah (Changeable and flexible) sesuai

perkembangan organisasi

15

Format SOP • Judul

• Tujuan

• Ruang lingkup

• Referensi

• Peralatan Yang Digunakan

• Langkah / Urutan Kerja

• Flowchart (bila diperlukan)

• Bukti kerja (formulir)

Logo Prosedur

No. Dok:…..

Revisi :….

Tanggal Terbit : ……

Halaman

1. Judul 2. Tujuan 3. Ruang lingkup 4. Referensi / Rujukan 5. Penanggung Jawab Prosedur 6. Peralatan Yang Digunakan 7. Langkah / Urutan Kerja 8. Flowchart (bila diperlukan)

Contoh format SOP

Contoh format SOP sesuai PERMEN

Contoh format SOP untuk kebutuhan Standar Manajemen

WORKSHOP PENYUSUNAN SOP

1. Tentukan alur proses bisnis perusahaan

2. Tetapkan input – proses – output

3. Tetapkan penanggung jawab

4. Tetapkan metode pemantauam/pengukuran

5. Susun dan rangkaian antar bagian

6. Review dan siapkan bukti kerja pendukung

Tahapan Penyusunan SOP

Melihat Dokumen Eksisting

Tahap 1:

INITIAL ASSESME

NT

Tahap 4:

IMPLEMEN-TASI SOP

Tahap 3 :

MENYUSUN SOP

Tahap 2: WORKSHOP

PEMAHAMAN BISNIS

PROSES DAN SOP

PROSEDUR EFEKTIF DAN

EFISIEN

Tahap 5: REVISI

SOP DAN FINAL SOP

Implementation

Monitoring

Training & Awareness

System

Ruang Lingkup Penerapan • Office • Site • Branch