SWM ELBA: Der Elektronische Bauakt Juni 2016 Öffentlich
Jan 21, 2017
1. Kurze Vorstellung der Stadtwerke München2. Aufgabenstellung: Der Elektronische Bauakt3. Lösung: Fred & Alfresco4. Fazit
Agenda
Einer der größten deutschen Energieversorger
Garant der kommunalen Daseinsvorsorge
Unser Profil / Kurzporträt
Eines der größten kommunalen Unternehmen Deutschlands
Nachhaltiges Angebot: Strom, Erdgas, Fernwärme, Wasser, Bäder, Nahverkehr und Telekommunikation
Bieten attraktive Leistungen zu einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis
Juni 2016 / SWM Unternehmenspräsentation5
Begleiten seit über 125 Jahren das Leben in München
Unser Profil / Geschäftsgebiete
Unsere Kernkompetenzen
Juni 2016 / SWM Unternehmenspräsentation6
Strom: Erzeugung, Verteilung, Vertrieb
Erdgas: Produktion, Transport, Verteilung, Vertrieb
Fernwärme: Erzeugung, Verteilung, Vertrieb
Wasser: Gewinnung, Verteilung, Vertrieb
Bäder: Hallen-, Freibäder, Saunen, Eislauf
Mobilität: U-Bahn, Tram, Busse und mehr
Telekommunikation: Internet, Telefon und TV über Glasfaser
Kunden mehr als 1,2 Millionen (Energie und Wasser)
Unser Profil / Unternehmensdaten
Kennzahlen
Mitarbeiter rund 9.700
Umsatz 2014 rund 6,1 Milliarden Euro
Stromnetz rund 12.000 km
Fernwärmenetz rund 800 km
Erdgasnetz rund 6.000 km
Wassernetz rund 3.200 km
Verkehrsnetz rund 636 km
Juni 2016 / SWM Unternehmenspräsentation7
Stadtwerke München: ELBA - Der elektronische Bauakt
Die SWM (Infrastruktur GmbH) betreiben und erweitern die Versorgungsnetz-Infrastruktur und die Netzanschlüsse. Es entsteht Dokumentation zu tausenden von Vorprojekten, Baufallprojekten,
Netzanschluss-Vorgängen und Instandhaltungs-Aufträgen ELBA – der elektronische Bauakt – vervollständigt die ECM Architektur durch
einen digitalen Dokumenten-Prozess zur „Baumappe“: Aufmaß-Unterlagen, Kostenberechnungen Pläne Schriftverkehr Baustellen-Dokumentation Angebote & Vertragsunterlagen …
Aufgabenstellung
/ Alfresco Day MünchenJuni 20169
Stadtwerke München: ELBA - Der elektronische Bauakt
Dokumente werden in Papier weitergegeben und am Ende digitalisiert Verteilte digitale Aufbewahrung in Fachbereichen.
Ausgangssituation vor ELBA
Juni 2016 / Alfresco Day München10
VertriebInstand-haltung
• SAP
Planen & Bauen
• SAP• Laufwerke
Digitalisieren & Archivieren
• Individual-Lösung (Java)
Stadtwerke München: ELBA - Der elektronische Bauakt
Digitale Prozesskette
Ziel-Prozess mit ELBA
/ Alfresco Day MünchenJuni 201611
VertriebInstand-haltung
• SAP
Planen & Bauen
• SAP• Alfresco, Fred
QS & Archivieren
• Individual-Lösung (Java)
Stadtwerke München: ELBA - Der elektronische Bauakt
Prozessfortschritt und Zuständigkeiten klar erkennen Bei der Dokumentenablage so wenig Daten wie möglich per Hand erfassen Benötigte Dokumente zu einem Vorgang schnell finden Prozesse vorantreiben - ohne Kommunikation über SAP & DMS Aktionen hinaus
Erfolgskriterien aus Sicht des Anwenders
12 / Alfresco Day MünchenJuni 2016
Stadtwerke München: ELBA - Der elektronische Bauakt
Alfresco Enterprise Technische Plattform passend zur Java-Strategie, war bereits als DMS im
Einsatz Fred (Xenit) Alfresco Client für Windows-Anwender, ebenfalls bereits im Einsatz Erleichterter Umstieg vom Windows-Explorer auf Alfresco
Eingesetzte Tools
/ Alfresco Day MünchenJuni 201614
ELBA
Weitere Bereiche
webscript Archivwebscript
Stadtwerke München: ELBA - Der elektronische Bauakt
Zentrales Statusmodell als Ordner abgebildet (Alfresco) Zugriffsrechte hängen auch vom Status ab Suche über den Pfad möglich Akten sind über den Status verknüpft: ggf. über
mehrere Pfade zu finden
… Prozessfortschritt und Zuständigkeiten klar erkennen
15 / Alfresco Day MünchenJuni 2016
Stadtwerke München: ELBA - Der elektronische Bauakt
Baumappen werden aus Vorlagen erzeugt und sind technisch als folder typesmodelliert. Metadaten kommen weitgehend aus dem SAP System. Dokumente hochladen: Drag & Drop (Fred) Ansicht in der Metadaten abhängig von Typ und Anwendungsfall Lesen o.
Bearbeitung (Fred)
…so wenig Daten wie möglich per Hand erfassen
16 / Alfresco Day MünchenJuni 2016
Stadtwerke München: ELBA - Der elektronische Bauakt
Kategorie als zentrales Merkmal am Dokument Z. T. automatische, regelbasierte Kategorienzuordnung Massenbearbeitung der Metadaten möglich (Fred)
…so wenig Daten wie möglich per Hand erfassen
17 / Alfresco Day MünchenJuni 2016
Stadtwerke München: ELBA - Der elektronische Bauakt
Suchaufruf per link (Absprung aus SAP nach Fred) Facettierte Suche Gespeicherte Suchen
… Benötigte Dokumente zu einem Vorgang schnell finden
18 / Alfresco Day MünchenJuni 2016
Stadtwerke München: ELBA - Der elektronische Bauakt
Webscript-Erweiterung für besondere Anforderungen Schneller Aufruf von Webscripts über das Fred-Kontextmenü Je nach Prozess manueller oder regelbasierter Statuswechsel (Alfresco)
… Prozesse vorantreiben
19 / Alfresco Day MünchenJuni 2016
Stadtwerke München: ELBA - Der elektronische Bauakt
Email-Kommunikation durch ad hoc oder regelbasiert gestartete Workflows ablösen Workflow-Taskansicht ist in Fred integriert
… Prozesse vorantreiben
20 / Alfresco Day MünchenJuni 2016
Stadtwerke München: ELBA - Der elektronische Bauakt
Dokumente und Metadaten sind in jedem Status einheitlich zugreifbar und geschützt Mit Fred als Client wurde schnell eine hohe Nutzerakzeptanz erreicht Verteilte Dokumentenablagen auf Laufwerken / in Outlook wurden abgeschafft Alfresco ließ sich als Plattform leicht in die bestehende Systemlandschaft
integrieren Lösung wird kontinuierlich weiterentwickelt
Projektziele erreicht
/ Alfresco Day MünchenJuni 201622
Stadtwerke München: ELBA - Der elektronische Bauakt
Es ist schwierig Papier-Prozesse auf den ersten Wurf in einem strikten Workflow zu übernehmen Gewählte Lösung: Erst Statusmodell einführen Fachbereiche erarbeiten eine Prozesslösung in Excel In späterer Iteration das „ausgereifte“ Excel wieder durch Metadaten-Modell
und BPMN-Workflows ablösen. Die Erweiterungsmöglichkeiten von Alfresco ausschöpfen: Custom Model,
Behaviours & Policies, Webscripts, activiti, Rules Gute Zusammenarbeit SWM-IT und
Lessons Learned
23 / Alfresco Day MünchenJuni 2016