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Sommario
MEDIASET ............................................................................................................................................................... 1
ALBO FORNITORI MEDIASET .................................................................................................................................... 1
INTRODUZIONE ....................................................................................................................................................... 4
STRUTTURA DELL’ ALBO FORNITORI MEDIASET ........................................................................................................ 4
1
SEMAFORI INDICATIVI DI STATO ..................................................................................................................... 6
2
DEBITI (ATTIVITÀ DA COMPLETARE) ................................................................................................................ 7
OPERATIVITÀ DELL’AMMINISTRATORE .................................................................................................................... 7
1
CONFIGURAZIONE DOCUMENTAZIONE DI ABILITAZIONE ................................................................................. 8
2
CONFIGURAZIONE DOCUMENTAZIONE DI QUALIFICAZIONE ............................................................................ 9
ACCESSO ALLA PIATTAFORMA ................................................................................................................................. 9
1
ATTIVITÀ ...................................................................................................................................................... 10
1.1
MENU ATTIVITÀ DA COMPLETARE .......................................................................................................................... 10
1.2
MENU CRITERIO DI RICERCA ................................................................................................................................. 11
2
ABILITAZIONE ............................................................................................................................................... 12
2.1
ANAGRAFICA ..................................................................................................................................................... 12
2.2
QUESTIONARIO DI ABILITAZIONE ............................................................................................................................ 12
2.3
DOCUMENTAZIONE VARIA .................................................................................................................................... 12
3
DIPENDENTI .................................................................................................................................................. 13
3.1
DOCUMENTAZIONE GENERALE .............................................................................................................................. 13
3.2
SEDI ................................................................................................................................................................. 13
3.3
ELENCO DIPENDENTI A‐Z ..................................................................................................................................... 13
3.4
DOCUMENTAZIONE DIPENDENTI ............................................................................................................................ 14
4
QUALIFICAZIONE .......................................................................................................................................... 14
5
SUB‐FORNITORI ............................................................................................................................................ 15
5.1
ELENCO SUB‐FORNITORI A‐Z ................................................................................................................................ 15
5.2
CREA SUB‐FORNITORE ......................................................................................................................................... 15
6
COMUNICAZIONI .......................................................................................................................................... 15
RICHIESTA ABILITAZIONE ....................................................................................................................................... 16
1
COMPILAZIONE/INVIO DELLA RICHIESTA DI ABILITAZIONE ............................................................................ 16
2
AGGIORNAMENTO DEL QUESTIONARIO DI ABILITAZIONE ............................................................................. 21
3
INVIO DELLA DOCUMENTAZIONE VARIA ....................................................................................................... 24
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GESTIONE DIPENDENTI .......................................................................................................................................... 26
1
RICHIESTA DI ABILITAZIONE PER DIPENDENTI................................................................................................ 26
2
AGGIORNAMENTO DEI QUESTIONARI ........................................................................................................... 30
2.1
DOCUMENTAZIONE GENERALE .............................................................................................................................. 31
2.2
ANAGRAFICA DIPENDENTI .................................................................................................................................... 32
2.3
DOCUMENTAZIONE DIPENDENTI ............................................................................................................................ 34
QUALIFICAZIONE FORNITORE ................................................................................................................................. 35
1
INVIO DELLA RICHIESTA DI QUALIFICAZIONE ................................................................................................. 35
1.1
CATEGORIA MERCEOLOGICA SENZA QUESTIONARIO .................................................................................................... 36
1.2
CATEGORIA MERCEOLOGICA CON QUESTIONARIO ...................................................................................................... 37
1.2.1
Questionario vuoto ................................................................................................................................... 37
1.2.2
Questionario con domande ....................................................................................................................... 37
GESTIONE SUB‐FORNITORI ..................................................................................................................................... 38
1
INSERIRE L’ANAGRAFICA DI UN SUB‐FORNITORE ........................................................................................... 38
2
ABILITARE UN SUB‐FORNITORE ..................................................................................................................... 44
3
GESTIONE DIPENDENTI DI UN SUB‐FORNITORE ............................................................................................. 45
COMUNICAZIONI ................................................................................................................................................... 46
ELEMENTI COMUNI DEL SISTEMA ALBO FORNITORI MEDIASET ............................................................................... 47
PAGINA PRECEDENTE ............................................................................................................................................. 48
SCOLLEGARSI ......................................................................................................................................................... 48
GUIDA ALLA CORRETTA IMMISSIONE DELLA DATA DI SCADENZA DEI DOCUMENTI. ................................................ 49
GUIDA ................................................................................................................................................................... 51
CONTATTI .............................................................................................................................................................. 51
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Introduzione Lo scopo del
presente Documento è la realizzazione
di un Manuale di supporto per
l’Utente Fornitore che dovrà accedere
ed operare nell’Albo Fornitori
di Mediaset. Di seguito
vengono descritte brevemente
le operazioni che
il Fornitore potrà effettuare all’ accesso per poi entrare maggiormente nei dettagli nel corso del manuale. Per
poter accedere all’Albo, il Fornitore
dovrà essere in possesso delle
Credenziali di accesso. Queste ultime
arriveranno tramite mail direttamente
al Fornitore solo dopo che i
suoi
Dati Anagrafici saranno stati caricati all’interno del sistema. In riferimento a questa operazione bisogna distinguere tra due casi:
Se l’anagrafica del Fornitore è
già presente all’interno di SAP
(Sistema di Gestione delle Anagrafiche
e Ordine dei Fornitori), esiste
una Procedura schedulata che
gestisce,
ogni notte, il caricamento delle Anagrafiche dei Fornitori dal SAP all’Albo Fornitori;
Se
l’anagrafica del Fornitore non esiste
in SAP allora sarà
l’Amministratore che procederà ad inserire i dati per la prima volta nel sistema.
Quindi, in possesso delle
suddette credenziali, quali Username
e Password, il Fornitore
potrà accedere all’Albo Fornitori Mediaset e procedere, nel caso verifichi
incompletezza o inesattezze relativamente
ai propri dati Anagrafici, al
completamento o alla correzione degli
stessi nonché Abilitarsi al pieno
utilizzo del sistema compilando il
Questionario di abilitazione
che, precedentemente, l’Amministratore avrà
creato appositamente. Il primo
accesso al sistema è totalmente
guidato dalla Piattaforma grazie alla
successione di determinati step
operativi
(per maggiori dettagli sull’abilitazione del fornitore si rimanda al capitolo Richiesta Abilitazione). Inviato
il Questionario di Abilitazione, il
Fornitore resterà in attesa della
valutazione. Solo se la valutazione
sarà positiva il Fornitore
verrà Abilitato a tutti gli
effetti all’Albo Fornitori
potendo accedere, quindi, a tutte le funzionalità della sua utenza, ovvero potrà gestire:
le Documentazioni e l’Anagrafica dei propri Dipendenti;
le Sedi di fornitura;
le Categorie merceologiche e i relativi Questionari associati;
l’Anagrafica e le Documentazioni dei propri Sub‐fornitori;
le Comunicazioni.
Struttura dell’ Albo Fornitori Mediaset Accedendo all’Albo
il Fornitore visualizzerà
la schermata base della sua utenza
(Error! Reference source not found.), caratterizzata da un Menu Principale composto da sei sezioni di lavoro (tra le
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quali solo la prima
sarà abilitata per consentire al
fornitore
la compilazione del Questionario di Abilitazione), quali:
Attività:
il Fornitore potrà visualizzare
l’elenco delle Attività da
completare o Debiti
(per maggiore comprensione sul significato di Debiti si
rimanda al paragrafo Debiti
(Attività da completare)). Tali Debiti consentiranno al Fornitore Abilitato di accedere direttamente alle varie
funzionalità del sistema senza dover accedere appositamente alle specifiche sezioni (per maggiori dettagli si rimanda al paragrafo Attività);
Abilitazione: è possibile qui visualizzare e modificare, se necessario,
la propria anagrafica nonché accedere ai Questionari di Abilitazione da inviare al Buyer di riferimento compilati;
Dipendenti: in questa sezione il
Fornitore gestirà i suoi Dipendenti,
dall’Anagrafica
alla Documentazione specifica di ognuno;
Qualificazione: il Fornitore potrà
richiedere in tale area
la Qualificazione per una o
più Categorie Merceologiche;
Sub‐Fornitori: area nella quale verranno creati e gestiti i profili dei Sub‐Fornitori;
Comunicazioni: è un’area prettamente
informativa nella quale è possibile
visualizzare
le Comunicazioni di sistema.
Figura 1
Molte delle suddette funzionalità
del Fornitore sono strettamente
dipendenti da
precedenti impostazioni da parte dell’Amministratore del Sistema. Per meglio comprendere
l’operatività del
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Fornitore, si procede, nel
capitolo successivo (Operatività
dell’Amministratore), ad una
breve descrizione delle operazioni
effettuate dall’Amministratore dell’Albo
per poi descrivere più
nel dettaglio l’operatività del Fornitore in ciascuna delle sezioni di lavoro.
1
Semafori indicativi di stato Ogni qual
volta è presente un semaforo
colorato sull’estremità
sinistra di una Documentazione piuttosto
che dei dati di un Amministratore/Buyer, Fornitore, Dipendente o Subfornitore,
il suo significato è ben preciso.
I colori che
il semaforo può acquisire con
i rispettivi significati e Entità logiche corrispondenti vengono sintetizzate nella seguente tabella (Tabella 1):
Entità logiche Stato Colori
Debito per Buyer / Amministratore
Debito per Fornitore
Fornitore Registrato Giallo Si
Fornitore Abilitato Verde
Fornitore Disabilitato Rosso
Fornitore Inattivo Grigio
Fornitore Cessata attività Nero
Sub‐Fornitore
In Attesa di Autorizzazione Giallo
Sub‐Fornitore Abilitato Verde
Sub‐Fornitore Disabilitato Rosso
Sub‐Fornitore Inattivo Grigio
Sub‐Fornitore Cessata attività Nero
Dipendente (Fornitore e Sub‐Fornitore)
In attesa di Autorizzazione Giallo Si
Dipendente (Fornitore e Sub‐Fornitore)
Autorizzato Verde
Dipendente (Fornitore e Sub‐Fornitore)
Non autorizzato Rosso
Dipendente (Fornitore e Sub‐Fornitore)
Inattivo Grigio
Dipendente (Fornitore e Sub‐Fornitore)
Cessato rapporto Nero
Dipendente (Fornitore e Sub‐Fornitore)
Accesso: SI Verde
Dipendente (Fornitore e Sub‐Fornitore)
Accesso: NO Rosso
Documento In attesa di Invio
Nessun Semaforo Documento
In attesa di Approvazione Giallo
Si Documento Valido Verde
Documento Rifiutato Viola
Si Posizione 3 Documento
In Scadenza Arancione Scuro
Si Posizione 2 Documento Scaduto
Rosso Si Posizione 1 Documento
Rifiutato Archiviato Nero
Documento Archiviato Nero
Documento Scaduto Archiviato Nero
Domanda Aperta/Risposta
In attesa di Invio Nessun Semaforo
Domanda Aperta/Risposta
In attesa di Approvazione Giallo
Si Domanda Aperta/Risposta Valida
Verde Domanda Aperta/Risposta
Rifiutata Viola
Si Posizione 3 Domanda Aperta/Risposta
Archiviata Nero
Si Posizione 2 Domanda Aperta/Risposta
Rifiutata Archiviata Nero
Si Posizione 1 Domanda Aperta/Risposta
Aggiuntiva Valida Giallo
Domanda Aperta/Risposta In Scadenza
Arancione Scuro
Domanda Aperta/Risposta Scaduta Rosso
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Entità logiche Stato Colori
Debito per Buyer / Amministratore
Debito per Fornitore
Sede
In attesa di autorizzazione Giallo
Si Sede Autorizzato Verde
Sede Non autorizzato Rosso
Tabella 1
2
Debiti (Attività da completare) Ogni qual volta una Documentazione
inviata dal Fornitore viene
invalidata, quindi Rifiutata, dal Buyer di riferimento (o Amministratore) e ogni qual volta una Documentazione sia in Scadenza, già Scaduta o
In attesa di
invio, verrà automaticamente
inserita dal sistema all’interno della sezione Attività, visualizzata dal Fornitore come propri Debiti (menu Attività da completare). Il
Fornitore che accede al sistema
e visualizza uno o più Debiti,
sa di dover rinviare
tali Documentazioni per risottometterle alla valutazione del Buyer. Qualora tali Documentazioni non vengano rinviate nei tempi prestabiliti e, quando in Scadenza, prima della loro definitiva scadenza, possono rappresentare motivo di non abilitazione o disabilitazione del Fornitore. In aggiunta, una documentazione Scaduta non può essere più risottomessa nel sistema, ma viene automaticamente archiviata.
Operatività dell’Amministratore L’Amministratore del
sistema è l’Utente che può gestire
i Fornitori,
i Dipendenti dei Fornitori,
i Sub‐fornitori, i Buyer di
riferimento per i Fornitori nonché
creare e gestire le
Categorie Merceologiche. Visualizzerà, quindi, un Menu Principale caratterizzato da un numero maggiore di sezioni (Figura 2), quali:
Attività; Fornitori; Dipendenti; Buyer;
Categorie Merceologiche; Sedi;
Comunicazioni; Configurazioni;
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Figura 2
1
Configurazione Documentazione di Abilitazione Dopo
l’inserimento delle Anagrafiche dei
Fornitori, se non presenti in
SAP,
l’Amministratore procede alla Configurazione delle Domande e Documentazioni di Abilitazione. In riferimento all’Abilitazione dei Fornitori le operazioni che l’Amministratore esegue, sono:
Accede, tramite Login, all’Albo Fornitori e, nel Wizard di Abilitazione Fornitori definisce
la
tipologia e le caratteristiche
relative alle Domande e
Documentazioni necessarie
per l’abilitazione dei Fornitori.
In particolare la Documentazione da
creare può essere di tre tipi:
o Documentazione obbligatoria bloccante:
documentazione che il Fornitore
dovrà
inviare obbligatoriamente e la cui
valutazione sarà bloccante ai fini
della sua abilitazione;
o
Documentazione obbligatoria non bloccante: documentazione che il Fornitore dovrà inviare obbligatoriamente, ma la cui valutazione non sarà bloccante ai fini della sua abilitazione;
o
Documentazione non obbligatoria e non bloccante: documentazione che il Fornitore facoltativamente può decidere di inviare o meno.
Quindi procede all’inserimento
delle Domande e Documentazioni create
all’interno del
Questionario. Quest’ultimo sarà il
Questionario di abilitazione che il
Fornitore dovrà compilare, allegando
tutte le Documentazione richieste, ed
inviare per poter
essere abilitato;
Allo stesso modo l’Amministratore configura il Questionario di Abilitazione per i Sub‐Fornitori del Fornitore,
mentre una piccola differenza esiste
per i Dipendenti del Fornitore
per i
quali l’Amministratore procede alla configurazione di:
DocumentazionioDomande di Abilitazione che saranno:
o
Documenti Generici: validi per tutti i Dipendenti; o
Documenti Dipendenti: specifici per ciascun Dipendente;
anche tali Documentazioni possono essere delle tre tipologie sopra descritte.
Tipodicontratto: creazione documentazioni contrattuali per i Dipendenti;
Questionari che il Fornitore compilerà per i suoi Dipendenti.
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2
Configurazione Documentazione di Qualificazione Come
per l’Abilitazione, anche per
la Qualificazione il Fornitore potrà
essere sottoposto ad un Questionario
di Qualificazione anch’esso configurato
dall’Amministratore tramite la
creazione delle Domande e Documentazioni che lo andranno a caratterizzare. La Qualificazione per una Categoria Merceologica non
sempre richiederà la
compilazione di un Questionario e
la conseguente valutazione da parte
del Buyer di riferimento
(o dell’Amministratore stesso) e questo al variare della scelta effettuata dall’Amministratore
in fase di Creazione delle
Categorie Merceologiche. L’Amministratore
può, in particolare, creare
tre tipologie di Categorie Merceologiche, quali:
Categoria Merceologica con Questionario: in tal caso esiste un questionario che il Fornitore
dovrà compilare per potersi
qualificare alla specifica categoria
e quindi
condizione necessaria per qualificarsi sarà l’esito della valutazione del Buyer;
Categoria Merceologica con Questionario
Vuoto: in tal caso il Fornitore
non
dovrà realmente rispondere ad un Questionario di Qualificazione,
in quanto quest’ultimo esiste ma sarà vuoto. La differenza è nel fatto che
il Buyer di riferimento si riserba
la facoltà, in questo caso, di
accettare o meno
la Qualificazione del
fornitore, esattamente
come nel caso precedente (Valutazione questionario);
Categoria Merceologica senza
Questionario: in questo caso il
Fornitore si qualifica direttamente
per la specifica
categoria merceologica senza dover
dipendere da
alcuna accettazione da parte del Buyer.
Si osserva che ciascuna
Documentazione ha una data di
scadenza, superata la quale se
non inviata/rinviata comporta la
disabilitazione del Fornitore e
l’Archiviazione del
Documento. Differentemente accade per
una Domanda, per la quale la
scadenza imposta,
inserita dall’Amministratore o Buyer
di riferimento, limita il Fornitore
sulla tempistica di risposta. Se
il Fornitore risponde alla Domanda
fuori tempo massimo verrà
disabilitato o meno a
seconda dell’obbligatorietà o meno
della Domanda. Le domande, a
differenza delle
Documentazioni, possono essere obbligatorie o meno, ma non bloccanti e non bloccanti.
Accesso alla Piattaforma Affinché un Fornitore riceva le Credenziali di accesso e possa modificare la sua Anagrafica nonché compilare e sottomettere il Questionario di Abilitazione, è indispensabile che la sua Anagrafica sia presente nel Sistema. Con
le Credenziali di accesso, ricevute
tramite mail, il Fornitore potrà
effettuare il
Login all’Applicativo inserendo negli appositi spazi la Username e la Password richieste (Figura 3).
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Figura 3
Selezionando il tasto di Login (Figura 3) si accede quindi alla schermata base della propria utenza (Error! Reference source not found.). Quest’ultima è caratterizzata, per il Fornitore, dalle sezioni di lavoro descritte brevemente in Struttura dell’ Albo Fornitori e che di seguito vengono analizzate nel dettaglio. Osservare che, al primo accesso nel
sistema, l’applicazione richiede, per
tre volte,
l’inserimento della password per la Login.
1 Attività
1.1
Menu Attività da Completare Sezione
di accesso nella quale è
possibile visualizzare le proprie
Attività da
completare (Figura 4), ovvero i Debiti acquisiti (tipologia di Documenti, personali o dei propri Dipendenti e Sub‐Fornitori, Rifiutati in fase di valutazione, in Scadenza, già Scaduti o In attesa di invio e che
devono essere quindi inviati/rinviati
al Buyer di riferimento). La
notifica dei suddetti Debiti viene
indicata all’interno delle parentesi
tonde posizionate accanto a ciascun
link indicativo della tipologia di Documentazione descritta, (Figura 5).
Figura 4
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Figura 5
Descriviamo il contenuto di ciascuna voce del Menu Attività da Completare:
Abilitazione: il Fornitore
visualizza, in tale link, i
propri Debiti in riferimento
all’Abilitazione richiesta. Dovrà
quindi, per non essere disabilitato,
rinviare, nel tempo prestabilito
comunicatogli per mail, le
Documentazioni e le
Risposte opportune;
Documentazione varia: sono i
Debiti riferiti ad ulteriore
Documentazione non obbligatoria, ma
inviata facoltativamente dal Fornitore.
In tal caso
il debito viene visualizzato, ma non vincola
l’abilitazione.
Il Fornitore può anche decidere di non rinviare tale Documentazione;
Documentazione Generale Dipendenti: sono i Debiti del Fornitore riferiti e validi per tutti i suoi Dipendenti. In tal caso, se non ‘saldati’ nel tempo prestabilito, verranno disabilitati tutti i Dipendenti del Fornitore;
Documenti dipendenti: Debiti riferiti
ai Dipendenti del
Fornitore, ma questa
volta specifici di ognuno. Quindi se non rinviati correttamente saranno disabilitati solo
i Dipendenti per i quali i Debiti non sono ‘saldati’;
Qualificazione: il Fornitore visualizza,
in tale link, i propri Debiti
in riferimento alla Qualificazione per
Categorie Merceologica richiesta. Funziona
esattamente come per l’Abilitazione;
Documenti Sub‐fornitori: analogo ai Dipendenti;
Documenti in attesa di invio:
tale link consente di visualizzare
i Debiti riferiti a
Documenti allegati ma non inviati e quindi nello stato In attesa di invio.
1.2
Menu Criterio di Ricerca Al di sotto dell’area Attività da completare è presente, come in ciascuna sezione di lavoro del menu principale, un’area di ricerca, Criterio di Ricerca, nella quale è possibile
filtrare i dati
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visualizzati (Figura 6) inserendo
le informazioni volute. Tali
informazioni cambieranno al variare
della sezione nella quale ci si
trova, ma sostanzialmente il
funzionamento
della ricerca è lo stesso.
Figura 6
2
Abilitazione In questa sezione è possibile visualizzare e modificare
i dati riguardanti
le tre categorie elencate nella
sezione di sinistra (Figura 7)‐(per
maggiori dettagli si rimanda al
capitolo Richiesta Abilitazione).
2.1 Anagrafica Nella sezione Anagrafica,
oltre a gestire i propri dati
anagrafici, è possibile modificare
la password iniziale di accesso al portale.
2.2
Questionario di Abilitazione Dalla sezione del Questionario di Abilitazione è possibile visualizzare le Documentazioni e le Domande, facenti parte del Questionario, da inviare per richiedere l’Abilitazione.
2.3 Documentazione Varia Nella sezione
Documentazione Varia è possibile
gestire un archivio di
documentazione generica non obbligatoria da mettere a disposizione del Buyer per la consultazione. Questo tipo di Documentazione non è bloccante ai fini dell’Abilitazione del Fornitore.
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Figura 7
3
Dipendenti Il menù Dipendenti consente di poter gestire tutta la Documentazione e le impostazioni necessarie per la configurazione dei propri Dipendenti (Figura 8)‐(per maggiori dettagli si rimanda al capitolo Gestione Dipendenti).
3.1
Documentazione Generale Nella sezione Documentazione Generale è possibile gestire la documentazione e le domande generali per tutti i Dipendenti.
3.2 Sedi Nella
sezione Sedi è possibile visualizzare
le sedi di fornitura per
le quali si è stati abilitati dall’Amministratore del sistema. Si osserva che le sedi scelte dal Fornitore saranno univoche anche per i suoi Dipendenti e non associabili diversamente per ciascuno di essi.
3.3 Elenco Dipendenti A‐Z Nella
sezione Elenco Dipendenti A‐Z viene
gestita l’Anagrafica di tutti i
Dipendenti dell’azienda fornitrice, sia
tramite inserimento diretto, sia
tramite
caricamento massivo; oltre a gestire i propri dati Anagrafici, è possibile modificare la password iniziale di accesso al portale.
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Figura 8
3.4
Documentazione Dipendenti Nella sezione Documentazioni Dipendenti è possibile gestire
le documentazioni e domande specifiche dei singoli Dipendenti del fornitore.
Anche in tale
sezione è possibile filtrare le
informazioni visualizzate tramite
il motore di
ricerca messo a disposizione in basso a sinistra.
4
Qualificazione In questa sezione è possibile gestire i Questionari relativi alle Categorie Merceologiche di interesse (Figura 9)‐(per maggiori dettagli si rimanda al capitolo Qualificazione Fornitore).
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Figura 9
5 Sub‐Fornitori In questa sezione è
possibile gestire le informazioni
relative ai Sub‐fornitori (Figura
10)‐(per maggiori dettagli si rimanda al capitolo Gestione Sub‐fornitori).
5.1 Elenco Sub‐fornitori A‐Z Elenco
Sub‐fornitori A‐Z visualizza l'elenco
dei sub fornitori creati con la
possibilità
di modificarne le informazioni.
5.2 Crea Sub‐fornitore Crea sub‐fornitore
consente la creazione di un
nuovo sub‐fornitore accedendo
alla schermata di compilazione dei dati anagrafici.
Figura 10
6
Comunicazioni In questa sezione è possibile visualizzare le comunicazioni di sistema(Figura 11). Tramite
i quattro link posizionati
nel menu Comunicazioni, a sinistra
della pagina, è
possibile visualizzare le comunicazioni inserite dall’Amministratore/Buyer di riferimento.
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Figura 11
Richiesta Abilitazione
1
Compilazione/Invio della Richiesta di Abilitazione Un
Fornitore, Registrato nell’Albo, e
quindi in possesso di Username
e Password, accederà, effettuando
il Login (come descritto
in Accesso alla Piattaforma), ad una Procedura Guidata per
la compilazione del Questionario di Abilitazione caratterizzata da cinque step:
1. Benvenuto: viene visualizzato dal
Fornitore un messaggio di benvenuto
alla
Gestione dell’Albo Fornitori di Mediaset
(Figura 12).
In basso a destra dello step e presente
il
link Successiva per accedere allo step successivo;
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Figura 12
2.
Anagrafica: viene data la possibilità al Fornitore di confermare o modificare, se necessario,
i propri dati anagrafici (Figura 13). In basso a destra dello step e presente il link Successiva per accedere allo step successivo, mentre in basso a sinistra il link Precedente per accedere alla pagina precedente quando necessario;
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Figura 13
3. Questionario di Abilitazione:
questo è lo step di
compilazione del Questionario di
Abilitazione. Il Fornitore compilerà
ogni campo richiesto e allegherà
le Documentazioni necessarie, per poi
accedere allo step successivo,
inoltre è possibile per il
fornitore dichiarare se ha l’esigenza
di utilizzare personale per
l’erogazione dei servizi o
meno (Figura 14). In basso a destra dello step e presente il link Successiva per accedere allo step seguente, mentre in basso a sinistra il link Precedente per accedere alla pagina precedente quando necessario.
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Figura 14
4. Documentazione Varia: tale step
da la possibilità al Fornitore
di rispondere ad una
domanda o allegare una Documentazione ritenuta comunque utile all’abilitazione, ma che, non essendo obbligatoria, è non vincolante ai fini dell’Abilitazione del Fornitore (Figura 15). In basso a destra dello step e presente il link Successiva per accedere allo step successivo, mentre
in basso a sinistra il
link Precedente per accedere alla pagina precedente quando necessario.
Figura 15
5.
Conclusione: quest’ultimo step conferma il successo dell’operazione eseguita con l’aggiunta
di alcune informazioni per il
Fornitore (Figura 16). A questo
punto il fornitore
deve attendere la valutazione della sua Richiesta di Abilitazione. L’esito di quest’ultima gli verrà comunicata
per mail e solo se positiva
potrà accedere all’Albo da Fornitore
Abilitato; viceversa dovrà ricompilare opportunamente il Questionario.
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Figura 16
2
Aggiornamento del Questionario di Abilitazione Il
Questionario di Abilitazione può
essere successivamente aggiornato, da
parte
dell’utenza Amministratore o Buyer di riferimento, con l’aggiunta di una Documentazione o di una Domanda a cui
un Fornitore Abilitato dovrà comunque
rispondere in tempistiche predefinite.
Nel caso di Documentazione
obbligatoria bloccante o Domanda
obbligatoria, qualora il Fornitore
non rispondesse nei tempi prestabiliti verrà automaticamente disabilitato dal sistema. Tali
aggiornamenti verranno comunicati al
Fornitore per mail e comunque
visualizzati nell’area Attività da completare come suoi Debiti da ‘saldare’ (per dettagli sul significato di Debiti si rimanda al paragrafo Debiti (Attività da completare)); in tal caso:
Effettuare la login all’Albo Fornitori;
Selezionare l’area Abilitazione;
Cliccare, nel menu di sinistra Abilitazione, la voce Questionario di Abilitazione (Figura 17).
Figura 17
Si accede quindi alla
schermata (Figura 18) nella quale
vengono visualizzate tutte
le Documentazioni inviate in fase di compilazione del Questionario (step 3 sopra descritto) nonché le nuove Documentazioni inserite successivamente dall’Amministratore. La schermata suddetta (Figura 18) è così caratterizzata:
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‐
Semafori indicativi di stato: per ogni Documentazione/Domanda verrà riportato, all’interno di tale colonna, il semaforo del colore corrispondente allo stato specifico (come descritto in Semafori indicativi di stato);
‐ Colonna Testo Domanda: contiene
il nome della Documentazione richiesta o
il testo della Domanda Aperta.
L’Asterisco, quando presente, è
simbolo dell’obbligatorietà
della Risposta (Domanda/Documentazione obbligatoria bloccante);
‐
Colonna Risposte: contiene tutte le informazioni sulla Documentazione/Domanda richiesta. E’a sua volta suddivisa in sottocolonne, una per ogni informazione:
Documento: si visualizza il link del Documento allegato ed inviato;
Data di scadenza del Documento;
Stato: contiene lo stato del documento (Valido, Rifiutato, in Attesa di invio,In
attesa di approvazione, in Scadenza o Scaduto);
Modello: riporta la tipologia del file allegato (icona);
Azione: contiene i link delle
azioni possibili per quella
Documentazione/Domanda. ‐ Colonna Note:
vengono riportate le note riferite
al Documento/Domanda scritte
dall’Amministrazione in fase di
configurazione del questionario (è un
campo non obbligatorio).
Figura 18
Per effettuare l’operazione voluta:
Selezionare il link Modifica nella
sottocolonna Azione della colonna
Risposte
(come ingrandito in Figura 19) delle Documentazioni da
inviare (ovvero il cui stato è In scadenza oppure Rifiutato stato assente);
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Figura 19
Si accede alla schermata
Attività da completare (Figura 20)
caratterizzata dai campi vuoti
da compilare a seconda della tipologia di risposta da dare:
‐
Campo di allegato con tasto Sfoglia: nel caso di Documentazione (come riportato in Figura 20);
‐ Campo vuoto di testo, risposta
SI/NO, e così via in base
a come è stata formulata
la Domanda dall’Amministratore: nel caso di Domanda;
‐ Data di scadenza: il Fornitore
inserisce la data di scadenza della documentazione allegata, qualora ci dovesse essere.
Figura 20
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Cliccare Conferma per confermare o
Cancella per terminare l’operazione
senza risposta (Figura 20);
Ripetere l’operazione sopra descritta
per tutte le Domande/Documentazioni
del Questionario di Abilitazione.
A questo punto le risposte date saranno nello stato iniziale di In Attesa di Invio fin quando non si termina l’invio del Questionario di Abilitazione. Quindi completato tutto il Questionario:
Selezionare Invio, evidenziato in verde in Figura 18; La
Documentazione inviata passerà, dallo
stato In attesa di invio senza
semaforo, a quello In Attesa di
Approvazione con semaforo giallo.
Inviate le suddette
Documentazioni/Risposte, al Fornitore non
resta che attendere la valutazione
da parte del Buyer di
riferimento
(o Amministratore). Se la valutazione è positiva, il Fornitore verrà Abilitato e potrà procedere ad operare pienamente all’interno dell’Albo.
In tal caso
le Documentazioni passeranno nello
stato Valido con
semaforo verde. Viceversa, qualora
la valutazione fosse negativa, anche
solo per una
sola Risposta/Documentazione obbligatoria bloccante rifiutata, al Fornitore verrà notificato per mail la sua
non abilitazione con motivazione
opportuna. A questo punto le
Documentazioni/Risposte inviate non accettate passeranno allo stato di Rifiutate con semaforo blu e il Fornitore, per potersi abilitare, deve riaccadere al Questionario di Abilitazione e rinviare le sole Risposte Rifiutate.
3
Invio della Documentazione Varia Il Fornitore può facoltativamente inviare la Documentazione Varia (non Obbligatoria Bloccante) e lo può fare o compilando i campi dello step 4 della Procedura Guidata descritta precedentemente (Compilazione/Invio della Richiesta di Abilitazione), oppure seguendo i passi giù descritti:
Effettuare la login all’Albo Fornitori;
Selezionare l’area Abilitazione;
Cliccare, nel menu di sinistra, la voce Documentazione Varia (Figura 21);
Selezionare la tipologia di documento
tra quelle impostate dall’Amministratore
in fase di
configurazione documentazione;
Allegare le Documentazioni richieste cliccando su Sfoglia;
Inserire la scadenza della documentazione;
Cliccare su Salva (Figura 22);
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Figura 21
Figura 22
Salvate
le Documentazioni Varie (quindi quelle facoltative e
la cui valutazione non è bloccante ai fini dell’abilitazione) verranno visualizzate nell’elenco sottostante (area gialla Figura 22) con stato In attesa di
Invio senza
semaforo. Quindi analogamente a
come già visto per
il Questionario di Abilitazione:
Selezionare Invio per inviare la documentazione (Figura 22); La Documentazione passerà quindi allo stato
In attesa di approvazione (Figura 23) con semaforo giallo.
Figura 23
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Gestione Dipendenti
Un
Fornitore Abilitato può accedere a
tutte le funzionalità dell’Albo tra
cui, ovviamente, quella della Gestione dei propri Dipendenti di cui la prima fase è appunto quella della loro abilitazione. Così come per la propria, anche per l’Abilitazione dei Dipendenti il Fornitore verrà guidato da una Procedura
nella quale analogamente, attraverso
determinati step, invierà il
Questionario di Abilitazione configurato
opportunamente dall’Amministratore, o
eventualmente dal Buyer
di riferimento.
1
Richiesta di Abilitazione per Dipendenti Le Documentazioni per i Dipendenti dei Fornitori sono di due tipi:
Documentazione Generale: è uguale per tutti e quindi vincolante per l’abilitazione di tutti i
Dipendenti contemporaneamente. Va inviata una sola volta valida per tutti i Dipendenti;
Documentazione dipendenti: può essere differente a seconda del Dipendente per il quale la
si sta
inviando, è quindi vincolante per
l’abilitazione del Dipendente
specifico. Va
inviata per ogni Dipendente.
Per richiedere l’abilitazione dei propri Dipendenti, gli step da seguire sono cinque:
1.
Documentazione Generale: all’interno di tale step il Fornitore allegherà le Documentazioni Generali, valide quindi per tutti i suoi dipendenti;
2. Sedi: in tale step il
Fornitore selezionerà le sedi di
fornitura alle quali i
suoi dipendenti dovranno far riferimento;
3.
Elenco Dipendenti:è possibile ora inserire i dati dei Dipendenti da volere abilitare all’interno dell’Albo, inserendo per ciascuno di essi le informazioni richieste;
4. Documenti dipendenti: si procede,
in tale step, ad allegare ed
inviare
le Documentazioni per i singoli dipendenti che possono variare in base alle richieste dell’Amministratore per la tipologia di contratto di ciascuno di essi;
5. Congratulazioni: in quest’ultimo step
viene data la notifica dell’avvenuto
invio
della richiesta di abilitazione.
Quindi, per inviare la Richiesta di abilitazione per i Dipendenti:
Effettuare la Login al sistema;
Selezionare l’area Dipendenti;
Si accede al primo step della suddetta Procedura Guidata (Figura 24):
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Caricare le Documentazioni richieste
o rispondere alle Domande, se
presenti, per
poi selezionare il link Successiva in basso a destra (Figura 24);
Figura 24
Si accede al secondo step (Figura 25), quindi:
Figura 25
Selezionare per ciascuna sede voluta il flag (in rosso in Figura 25) nella colonna Selezione,
per poi cliccare su Successiva
per procedere al successivo step
oppure su Indietro
per tornare a quello precedente;
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Si accede al terzo step (Figura 26), quindi:
Figura 26
Compilare i campi
richiesti per ogni Dipendente da voler abilitare
(in giallo in Figura 26).
Verrà a crearsi man mano un elenco nell’area sottostante;
Cliccare su Successiva per procedere
al successivo step oppure su
Indietro per tornare a
quello precedente (Figura 26); Cliccando su Successiva si accede al quarto step (Figura 27), quindi:
Figura 27
Allegare (Sfoglia
in Figura 27)
la/le Documentazione/i richiesta/e per ciascun Dipendente
inserito precedentemente, dopodiché inviare i dati cliccando su Invia Dati (Figura 27); Inviati i dati, si visualizza la pagina delle Congratulazioni (Figura 28).
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Figura 28
Qualora il Fornitore inserisca un nuovo Dipendente successivamente alla suddetta procedura, per procedere ad abilitarlo deve:
Effettuare la Login al sistema;
Selezionare l’area Dipendenti;
Accedere al menu di sinistra Documentazione dipendenti (Figura 31), e selezionare l’ultimo
link, Documentazioni dipendenti; Si accede all’elenco dei propri Dipendenti
tra cui, quello/i aggiunto/i avranno, a differenza degli altri già autorizzati, la voce Modifica nella colonna Azioni; quindi:
Selezionare il link Modifica nella
colonna Azioni (Figura 29) per
ciascun dipendente aggiunto;
Caricare la Documentazione richiesta
(visualizzabile all’interno della colonna
Tipologia documento di Figura 29) cliccando su Sfoglia della pagina Modifica (Figura 30);
Inserire la Data di scadenza opportuna della Documentazione inserita per poi cliccare il link Conferma per confermare oppure Annulla per annullare l’operazione (Figura 30);
Figura 29
A questo punto
la Documentazione allegata andrà nello
stato di In attesa di invio
fin quando
il Fornitore non invierà definitivamente la Documentazione.
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Figura 30
Quindi, per inviare definitivamente la Documentazione dopo averla inserita per tutti i Dipendenti aggiunti:
Selezionare il link Invia Dati
(in blu in Figura 29) per
inviare definitivamente
la Documentazione;
Così facendo le Documentazioni
passeranno dallo stato di in
attesa di invio a In attesa
di approvazione. A questo punto sarà l’Amministratore o il Buyer di riferimento ad approvare o meno la Documentazione inviata.
2 Aggiornamento dei Questionari Anche
i questionari di Abilitazione per
i Dipendenti, così come quello per
il Fornitore, possono subire delle
modifiche con l’aggiunta di ulteriori
Documentazioni o Domande da
parte dell’Amministratore o Buyer di riferimento. Il comportamento del Fornitore resta
lo stesso di quello già descritto. Ovvero ci saranno sempre due possibili strade per inviare le nuove Documentazioni tra cui, quella della risoluzione dei Debiti (sezione Attività), per
la quale la procedura è la
stessa con la differenza della
selezione dei link
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opportuni, quali Doc. Gen. Dipendenti
e Documentazioni Dipendenti,
e quella passante,
invece, dalla sezione specifica dei Dipendenti. Per quest’ultimo caso si procede alla descrizione dei passi da realizzare.
2.1 Documentazione Generale Per inviare
le Documentazioni Generali per
Dipendenti aggiunte
dall’Amministratore all’interno del Questionario:
Cliccare, nel menu di sinistra, la voce Documentazione Generale (Figura 31);
Cliccare su Modifica, nella colonna Azione (Figura 32);
Caricare la Documentazione cliccando su Sfoglia, inserire la data di scadenza, e poi
su Conferma per confermare l’operazione o su Annulla per annullarla (Figura 33);
Figura 31
Figura 32
Quindi la Documentazione caricata è nello stato di In attesa di Invio che passa a In attesa di approvazione quando si invia la documentazione.
Per inviare la Documentazione Generale per i Dipendenti:
Selezionare Invia Dati (Figura 34);
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Figura 33
Figura 34
2.2
Anagrafica Dipendenti Per inserire l’anagrafica dei propri Dipendenti:
Cliccare, nel menu di sinistra, la voce Elenco dipendenti A‐Z (Figura 35);
Si accede alla schermata di compilazione Dati Dipendenti da compilare per tutti i dipendenti da inserire nel sistema (Figura 36).
Compilare tutti i campi vuoti richiesti;
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I campi richiesti, da compilare per ogni fornitore, sono (Figura 36):
‐ Nome; ‐ Cognome; ‐ Telefono; ‐
Cellulare ‐ Categoria Contrattuale; ‐
Flag Extracomunitario; ‐ Stato;
Cliccare su Conferma, per
confermare l’inserimento, oppure su
Cancella per
annullare l’operazione (Figura 36), posizionati nella colonna Azioni;
Figura 35
Figura 36
Tutti i dipendenti inseriti nell’Albo verranno poi visualizzati nell’elenco sottostante all’area di inserimento Dati, (come mostrato in Figura 37). Ciascuno sarà caratterizzato da un semaforo del colore corrispondente al loro stato.
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Figura 37
Per ogni singolo Dipendente
inserito, il Fornitore provvede
all’inserimento della
relativa Documentazione di Tipo Contrattuale.
2.3
Documentazione dipendenti Analogamente, nel caso di modifica del Questionario per dipendenti:
Effettuare la Login al sistema;
Selezionare l’area Dipendenti; Accedere
al menu di
sinistra Documentazione dipendenti
(Figura 38),e selezionare
l’ultimo link, Documentazioni dipendenti;
Selezionare il link Modifica nella colonna Azioni (Figura 39);
Caricare la Documentazione richiesta
cliccando su Sfoglia della pagina
Modifica
(come in Figura 30); Inserire
la Data di scadenza opportuna
della Documentazione inserita per
poi
cliccare il
link Conferma per confermare oppure Annulla per annullare
l’operazione (come in Figura 30);
Selezionare il link Invia Dati (come in blu in Figura 29) per inviare definitivamente la Documentazione;
L’operazione va ripetuta per
tutti i Dipendenti per poi
procedere all’Invio definitivo
e all’attesa della valutazione dal
Buyer di riferimento (o
Amministratore). Inoltre se
un Documento Dipendenti obbligatorio
bloccante, specifico invece per
ciascun
dipendente, viene rifiutato, la valutazione negativa comporta la non abilitazione dei soli Dipendenti per i quali è stata rifiutata
la documentazione. All’interno dell’elenco saranno gli unici ad essere contrassegnati dal semaforo rosso, tutti gli altri dipendenti verranno invece abilitati.
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Figura 38
Figura 39
Qualificazione Fornitore Il Fornitore Abilitato può richiedere la qualifica per una o più Categorie Merceologiche. Come già visto
per l’Abilitazione, anche in questo
caso il Fornitore potrà sottoporre,
se necessario,
un Questionario di Qualificazione al proprio Buyer di riferimento (per maggiori dettagli sulla creazione delle Categorie Merceologiche si rimanda a Configurazione Documentazione di Qualificazion).
1
Invio della Richiesta di Qualificazione Per richiedere la Qualificazione per una o più Categoria/e Merceologica/che:
Effettuare la Login al sistema;
Selezionare l’area Qualificazione;
Cliccare, nel menu di sinistra, la voce Cat. Merceologiche e questionari (Figura 40);
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Figura 40
Si accede all’elenco delle Categorie Merceologiche, create precedentemente dall’Amministratore, e
per ciascuna delle quali è
possibile richiedere la Qualificazione
(Figura 41). In particolare
è possibile richiedere
la Qualifica tramite i
link presenti nella colonna Azioni che possono essere di due tipi:
Gestione della qualifica: presente per le Categorie Merceologiche senza questionario e per
le quali il Fornitore si qualifica direttamente;
Richiede Qualificazione: presente per le Categorie Merceologiche con questionario, sia esso
vuoto o con documentazioni e domande da compilare ed inviare; quindi è bene distinguere tra i due tipi di questionari.
1.1
Categoria merceologica senza questionario
Selezionare il link Gestione della qualifica nella colonna Azioni (Figura 41);
Figura 41
Si accede all’area di qualifica riportata in Figura 42 nella quale per qualificarsi:
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Inserire il flag evidenziato in giallo e cliccare Salva per terminare l’operazione (Figura
42);
Figura 42
1.2 Categoria merceologica con questionario
Selezionare il link Richiedi Qualificazione nella colonna Azioni (Figura 41);
l’operazione suddetta riporta, a seconda della tipologia di Questionario, a:
1.2.1
Questionario vuoto In questo caso (Figura 43) non c’è alcuna domanda o documentazione associata a tale categoria merceologica, quindi:
Figura 43
Selezionare Invia per inviare
la richiesta di qualifica,
viceversa Annulla per
annullare l’operazione;
Inviata la richiesta, la categoria
verrà contrassegnata da semaforo
giallo fin
quando l’Amministratore del sistema o Buyer di riferimento non accetti la richiesta.
1.2.2 Questionario con domande In
questo caso (Figura 44) ci
saranno domande e/o documentazioni
componenti
il Questionario da inviare, quindi:
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Figura 44
Selezionare Sfoglia per allegare
le documentazioni, Inserimento per
rispondere alle domande, per poi
cliccare Invia per inviare la
richiesta
di qualifica, Salva per salvarla o Annulla per annullare l’operazione;
Gestione Sub‐fornitori Nel caso un
‘Fornitore ufficiale Mediaset’ si debba avvalere delle prestazione di un’altra Azienda (Sub‐fornitore)
per erogare Servizi all’interno di
Mediaset, deve dapprima
procedere all’inserimento dell’Anagrafica del Sub‐Fornitore.
1
Inserire l’Anagrafica di un Sub‐fornitore Per inserire l’Anagrafica di un Sub‐fornitore:
Effettuare la login al sistema;
Selezionare l’area Sub‐fornitori;
Cliccare, nel menu di sinistra, la voce Crea Sub‐fornitore (Figura 45);
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Figura 45
Si accede quindi alla schermata
(Crea Sub‐fornitore) di
inserimento dati del sub‐fornitore (Figura 46) nella quale inserire i dati richiesti. In particolare, osservando che un qualsiasi Fornitore ufficiale già presente nel sistema può fungere da Sub‐fornitore di un altro Fornitore, possiamo distinguere tra le seguenti modalità di inserimento anagrafica:
Se il l’anagrafica del Sub‐fornitore
(Fornitore ufficiale) esiste già nel
sistema in quanto
inserito come Fornitore ufficiale:
Inserire la Partita IVA o il
Codice Fiscale del Fornitore
nell’area di
campo vuota (Figura 46);
Cliccare Cerca (Figura 46);
Il sistema cercherà tra
le anagrafiche presenti quella
richiesta e la
inserirà come proprio Sub‐fornitore. NOTA: In questo caso, la richiesta di Abilitazione per tale Sub‐fornitore dovrà essere caratterizzata dall’invio della sola Documentazione di Sub‐fornitura e non anche di quella dei Dipendenti perché
significherebbe inviare di nuovo la
stessa documentazione inviata, dal Sub‐fornitore stesso (come utenza Fornitore), per la richiesta di abilitazione dei suoi dipendenti.
Figura 46
Se si vuole inserire, invece, un Sub‐fornitore nuovo, non presente già nelle anagrafiche del
sistema:
Cliccare direttamente su Cerca (Figura 46);
La voce Crea cambia in Crea nuovo (Figura 47), quindi:
Cliccare su Crea nuovo;
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Figura 47
Da qui, si accede alla schermata Creazione di un’Azienda Fornitrice (Figura 48) contenente tutti
i campi di inserimento dati
dell’Anagrafica del Sub‐fornitore da
inserire, per procedere con
la creazione è necessario:
Compilare tutti i campi, almeno quelli obbligatori (asteriscati) richiesti;
Generare un PDF riepilogativo con
i valori inseriti cliccando su
“Crea PDF” (Figura 48), se non saranno visualizzati errori verrà
generato
il documento in formato PDF;
Firmare offline il file PDF generato e caricare sull’applicazione tramite il tasto “Sfoglia …” (Figura 48).
Dopo aver caricato sull’applicazione
il PDF firmato comparirà il
tasto “Invia richiesta” (Figura 49°)
che inoltra il documento al
buyer
mediaset responsabile dell'approvazione del documento.
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Figura 48
Le informazioni richieste sull’Azienda sono in particolare suddivise in quattro tipologie:
o Informazioni sull’azienda
Ragione sociale;
Numero di contratto – elenco di
tutti i contratti cui il
fornitore ha accesso e sono
ancora in corso di validità;
Partita iva; Codice fiscale;
Forma giuridica; Stato;
Data inizio subfornitura;
Data fine subfornitura;
Società committente;
Riferimento commerciale;
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o Indirizzo sede operativa
Via e numero civico; Località;
Frazione; Codice provincia; Cap;
Codice paese;
o Indirizzo sede legale
Stesse informazioni della sede operativa, ma dati non obbligatori;
o Contatti Primo numero telefono;
Secondo numero telefono; Cellulare;
Numero di Telefax.
NOTA: In questo caso,
invece, essendo un’utenza Sub‐fornitore
ex‐novo si dovrà inviare,
per l’abilitazione anche
la Documentazione per i Dipendenti
e non solo la Documentazione di
sub‐fornitura.
Figura 49 Completato
l’inserimento dell’anagrafica dei Sub‐fornitori, se
l’operazione va a buon fine saremo ridiretti nella pagina “Elenco Sub‐fornitori A‐Z” e vedremo
il sub‐fornitore appena inserito con
lo stato “In Attesa di autorizzazione” (Figura 50). Accedendo all’elenco dei propri Sub‐fornitori. La sola Azione che è possibile fare in questo caso è la modifica dell’anagrafica (Error! Reference source not found.).
Figura 50
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Abilitare un Sub‐fornitore Per inviare la richiesta di abilitazione dei propri Sub‐fornitori:
Effettuare la login al sistema;
Selezionare l’area Sub‐fornitori; Cliccare
il nome del Sub‐fornitore (da
voler abilitare) posizionato nella
colonna Ragione
Sociale, (Figura 49);
Figura 49
Si accede alla schermata
visualizzata in (Figura 50) il
cui menu di sinistra è
caratterizzato da quattro voci:
Figura 50
Anagrafica: è possibile modificare o visualizzare l’anagrafica del Sub‐fornitore specifico;
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Documentazione Sub‐appalto: è il link che consente la compilazione e l’invio della richiesta di abilitazione per i propri Sub‐fornitori;
Elenco dipendenti A‐Z: è possibile in tale schermata inserire i Dipendenti dei Sub‐fornitori e visualizzarne l’elenco;
Documenti dipendenti: tale link consente di accedere alla compilazione del questionario di abilitazione dei Dipendenti dei Sub‐fornitori;
quindi:
Accedere al menu di sinistra
selezionando il link Documentazione
Sub‐appalto (Figura 51);
Compilare il Questionario allo stesso modo di come descritto finora.
Figura 51
2
Gestione Dipendenti di un Sub‐fornitore La
gestione dei Dipendenti di un
Sub‐fornitore funziona esattamente allo
stesso modo
della gestione dei propri Dipendenti (come visto in Gestione Dipendenti) con la differenza che, inserite le loro anagrafiche, bisognerà inviare la sola Documentazione per i singoli dipendenti, non esiste una Documentazione Generale. Per inserire le anagrafiche dei Dipendenti dei Sub‐fornitori:
Effettuare la Login al sistema;
Selezionare l’area Sub‐fornitori;
Cliccare sul nome del Sub‐fornitore specifico;
Accedere nel menu di sinistra al link Documenti dipendenti (Figura 50);
Procedere come per i propri Dipendenti;
Per inviare la richiesta di abilitazione dei Dipendenti dei Sub‐Fornitori:
Accedere nel menu di sinistra al link Elenco dipendenti A‐Z (Figura 50);
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Procedere come per i propri Dipendenti;
Comunicazioni E’ una sezione di visualizzazione delle Comunicazioni
inserite dall’Amministratore o dal Buyer di riferimento. Le comunicazioni sono divise in quattro categorie (Figura 11):
Novità: comprende le comunicazioni riguardanti le novità del sistema;
Documentazioni: comprende le comunicazioni riguardanti le Documentazioni;
Normative: comprende le comunicazioni
riguardanti le normative, cambiamenti
e
aggiornamenti vari;
Avvisi: sono comunicazioni generiche di avvertenze.
Una Comunicazione, indifferentemente
della categoria di appartenenza,
viene così
visualizzata (Figura 52):
Titolo e contenuto abbreviato della Comunicazione (in giallo in Figura 52);
Allegato scaricabile, se caricato in
fase di configurazione
dall’Amministratore/Buyer (in
verde in Figura 52);
Link Segue, da selezionare se si vuole visualizzare eleggere la comunicazione per intero (in
blu in Figura 52).
Figura 52
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Elementi Comuni del Sistema Albo Fornitori Mediaset
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Pagina Precedente All’interno della
Piattaforma è possibile tornare alla
Pagina Precedente cliccando
sull’apposito comando posizionato sotto il Menu Istruzioni: “Torna indietro” (Figura 53).
Figura 53
Scollegarsi Una volta effettuato l’Accesso,
in qualunque momento, attraverso questa funzionalità è possibile uscire dalla Piattaforma. Per effettuare l’operazione cliccare su Esci, presente a destra sopra il Menu Principale (Figura 54).
Figura 54
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Guida alla corretta immissione della data di scadenza dei documenti. E’ possibile far riferimento alla seguente tabella per impostare correttamente la data di scadenza dei documenti richiesti secondo la loro tipologia:
AREA Descrizione Documento
Data da Impostare
ABILITAZIONE
certificato di regolarità contributiva (DURC)
120 gg o scadenza indicata
Tax certification 1 anno
Casellario giudiziale 6 mesi
Copia atto costitutivo e statuto societario
10 anni
Certificato di attribuzione Partita IVA
10 anni
Last revenues certification
1 anno
DOC. GENERALE DIPENDENTI
nominativi personale con accesso a NS Sedi
validità di 1 anno dalla data di inserimento a sistema
autocertificazione della valutazione del rischio
validità di 1 anno dalla data di inserimento a sistema
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DOCUMENTAZIONE DIPENDENTI
carta identità
data scadenza documento
contratto (determinato)
data scadenza contratto
contratto (indeterminato)
validità 1 anno
permesso di soggiorno
data scadenza permesso
QUALIFICAZIONE
certificazione per merecelologia specifica
validità 10 anni
referenze validità 10 anni
polizze assicurative
data scadenza polizza
storico infortuni sul lavoro
validità 10 anni
listini validità 10 anni
moduli validità 10 anni
DUVRI data scadenza documento
autocertificazioni validità 10 anni
SUB‐APPALTO richiesta sub‐appalto
valido fino alla data di fine contratto (MAX 1 anno)
contratto sub‐appalto
valido fino alla data di fine contratto
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Guida Una volta effettuato l’Accesso,
in qualunque momento, attraverso questa funzionalità è possibile accedere
alla Guida in Linea. In questa
sezione vengono riportate le
istruzioni per
l’utilizzo del Software. Per effettuare l’operazione cliccare su Guida, a destra sopra il Menu Principale (Figura 55).
Figura 55
Contatti In qualunque momento
attraverso questa funzionalità si
accede alla schermata dei
contatti riportante il numero Verde da chiamare per informazioni o per assistenza. Per effettuare l’operazione cliccare su Contatti, a destra sopra il Menu Principale (Figura 56).
Figura 56
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Si accede così alla pagina informativa (Figura 57):
Figura 57