Aktivitetsbaserade arbetsplatser sätter högre krav på självledarskap

Lena Lid FalkmanHandelshögskolan

Presenterar

Arbetslivsdagarna

EKON DR LENA LID FALKMAN

[email protected]

@LENALIDFALKMAN

070-668 31 61

AKTIVITETSBASERAD

ARBETSPLATSER SÄTTER HÖGRE

KRAV PÅ SJÄLVLEDARSKAP

VI KAN JOBBA NÄR OCH VAR SOM HELST.

DÄRFÖR MÅSTE ALLA FUNDERA PÅ…

• När jobbar du som bäst?

• Hur vet du vad du ska prioritera?

• Brukar du belöna dig själv när du gjort något färdigt?

• Hur får du dig själv att ta tag i surdegar?

• Formulerar du målsättningar?

• Har du samtal med din chef kring de här målen?

• Använder du att göra listor, post it, appar för att hålla ordning på allt?

• Har du regler kring hur ofta du kollar mejl, FaceBook, hemsidor mm?

DET FINNS MYCKET UPPFATTNINGAR,

ÅSIKTER OCH ERFARENHETER OM ABW• Det är som kommunism. Att dela på allt är bara en bra idé i praktiken.

• Jag tar till mig ny teknik när de skjuver ned den i halsen på mig.

• Jag är en sen poppare. Men det blev ju fint kontoret.

• Jag har mina papper i en skolåda. När andra har papper de inte vet vad de ska göra av, så ger dom dem till mig.

• De som skulle intervjua oss om förändringen och hur vi ville ha det, hade ju redan bestämt sig. De var ju hjärntvättade.

• Det här är det bästa kontor jag har haft!

• När jag vill ha energi, då åker jag till kontoret.

LEDARSKAP OCH SJÄLVLEDARSKAP

• Hur jobbar chefer i ett ABW kontor?

• Vad behövs för att vara en bra chef i ett ABW kontor?

• Hur fungerar självledarskap i en ABW miljö?

VAD GÖR LEDARE? 50 ÅR AV FORSKNING

Nature of managerial work:

-Varierat-Fragmenterat-Hektiskt-Majoriteten av tid – kommunikation-Face-to-face är viktigt-Konsekvent över tid – förutom…

ATT MÄTA EN VARDAG - LOGGBOK

• Vilka aktiviteter består din arbetsdag av?• Vad? Möte

• Varför? Projektet gått över tid, behöver klargörande varför

• Var? Mötesrum X

• När? 12:00-12:40

• Hur? Verktyg: laptop, mobil, whiteboard, papper & penna

• (med) Vem? Projektledare för projekt XYZ

• Känsla? :D :) :| :( >:[

AKTIVITETER – MYCKET MÖTEN – 60%

FLERA AKTIVITETER, FLERA FUNKTIONER

MAN MÅR BÄTTRE IHOP MED ANDRA

Total Duration of: Total Duration (Hours) % of total time recorded

all activities 965:01 100%

all meetings 579:10 60%

all Physical meetings 467:50 48%

all Virtual meetings 144:35 15%

time with no meetings 385:51 40%

single-function activities 628:29 65%

single-Tool activities 542:36 56%

single-Purpose activities 294:33 31%

MÖTE MED VEM? EGNA TEAMET OCH

KOLLEGORNAWho Number of meetings Avarage duration of meetings % of total

Coworker(s) 267 1:14 57%

Own work-team 158 1:09 31%

Client 29 1:35 8%

Boss 57 0:59 10%

Member(s) of the board 15 1:45 5%

Suppliers 23 1:08 5%

Customer/Client 29 1:35 8%

Informal contact 6 4:54 5%

Supplier 23 1:08 5%

Alone 17 1:16 4%

Total 624 1:16

8:44 TIMMAR PER DAG I SNITT

PLATS – KONTORET FRÄMST

Location Time spent per day % of total

Office 5:19 62%

Other office 0:32 6%

Home 1:38 19%

Restaurant/Cafe 0:21 4%

Car/Train/Bus/Plane 0:38 7%

Other 0:13 2%

Total 8:44 100%

FLOW SOM SPILLER UT ÖVER

KONTORSTID

0

12

24

36

48

60

72

84

96

108

120

0:00

0:14

0:28

0:43

0:57

1:12

1:26

1:40

1:55

2:09

6.00 7.00 8.00 9.00 10.00 11.00 12.00 13.00 14.00 15.00 16.00 17.00 18.00 19.00 20.00 21.00 22.00

Sum

of

Du

rati

on

(C

olu

mn

s, #

of

ho

urs

)

Ave

rage

act

ivit

y d

ura

tio

n (

Lin

es, h

:mm

)

Time of day

Home - Sum of Duration Office - Sum of Duration Home - Average of Duration Office - Average of Duration

19% jobb hemma – framförallt på kvällen och då med många korta arbetsuppgifter, som att gå igenom mejl (105 av 158 aktiviteter). Hemifrån användes också mycket software – 37% av tiden hemma.

• Korta pass på morgonen, längre på kvällen. Stor aktivitet runt 21.

• Helgdagar – mellan 10 min och en timme på icke arbets-dagar – 3% av all arbetstid.

• 7% jobbades på restid – lite jämfört med tidigare.

SYFTE – BEROENDE PÅ JOBBET – LITE SMALL TALK OCH PRIVAT –

MYCKET ORG/PLANERING

Economy/Finance 1:08 9%

Auditing 0:00 0%

Project 1:25 11%

Product development 0:15 2%

Sales 2:52 22%

Marketing/PR 2:22 18%

Organization/Planning 3:25 26%

Meal/Fika 0:36 5%

Pause/Rest 0:03 0%

Private 0:05 1%

Small-talk 0:20 3%

Other 0:27 3%

Total 13:05 100%

MÅL: FÅ, ARBETA PÅ OCH SPRIDA INFO

Purpose Time Spent per day % of total

Got info 3:54 19%

Worked on info 3:55 19%

Decision-making 2:46 13%

Assigned task 1:46 8%

Informing, advising 3:01 14%

Implemented decisions/Did own work 1:17 6%

Control/Feedback 1:11 6%

Relations 1:45 8%

Crisis Management 0:22 2%

Personal development 0:53 4%

Total 20:54 100%

REFLEKTIONER

• Fler sätt att använda ABW. Gå från A-B-C eller röra sig runt och passa på att göra sig tillgänglig för informella möten.

• ”Technologically fluent” – inte ens medvetna om att de använder så mycket teknik, som skype på möten.

• Möten, möten och möten!

• Rytm i dagarna – när man gör längre och kortare arbetsuppgifter.

• ABW – man kan jobba var som helst – de väljer kontoret/hemma.

• Flexibelt eller gränslöst?

ALLTSÅ:• Utgångspunkt: Sune Carlson (1951) and Stefan Tengblad (2002),

• Slutsats: “We can confirm previous knowledge on managerial work as being hectic, fragmented, collective and emotional.”

• Skillnad – mindre uppdelat i plats – tekniken gör att man reser mindre ochär på färre ställen.

• Något av en paradox – med tekniken kan man ju jobba var som helst.

• Multi-tasking är uppenbart – också på grund av tekniken.

Resultat: Artikeln “Managers@work”

VAD FÖR LEDARSKAP BEHÖVS?

• Koetsveld & Kampermann (2011), hävdar att man ska släppa“let go of line-of-sight management” och uppmuntra relationelltledarskap och “empower” medarbetare att få saker gjorde ochstimulera entreprenörskap.

• Ledarskap är en moderator för ABW kontor. Då ledare inte kankontrollera, är förtroende och autonomi viktigt. Fungerar detkommer det att leda till välmående, tillfredsställelse, motivation och prestation. (Wohlers & Hertel 2016)

• DePaoli et al. (2013) hävdar att ett “participative” ledarskapbehövs – uppmuntra medarbetare att delta i beslutsfattande, problemlösning och ledarskapsaktiviteter. Tillåta informellkommunikation.

VAD TYCKER DÅ MEDARBETARE OCH CHEFER I

ABW?

”Hur ska då chefen veta vad man gör?”

”Följa-John” taktik

Möjlighet att kommunicera med närmsta chef –för de som sitter i ABW

Positivt: 45,7%

Varken positivt eller negativt: 41,9%

Negativt: 12,4%

INTERVJUER MED MEDARBETARE KRING LEDARSKAP

Bra ledare har/borde ha/saknar:

• Visa förtroende: ”Hon vet att jag kommer att leverera och att jag kommer att leverera bra grejer. Hon litar på mig. Och det är verkligen motiverande.”

• Hålla sig regelbundet informerad – ”Chefen vet inte vad jag gör.”

• Ha informella möten – ”hur mår du”

• Individanpassa ledarskapet

ALLTSÅ: ATT LEDA I ABW

• Tydlighet – veta vad medarbetare gör; behöver; och har för uppdrag

• Förtroende

• Formell kommunikation

• Informell kommunikation

• ”On-demand” ledarskap – men man måste öppna upp frågan om behovet.

Strategier för självledarskap

Effekter på prestation

Engagemang

Självständighet

Kreativitet/innovation

Psykologisk empowerment

Ökad team-potential

Individuell effektivitet

Jobbnöjdhet

Förbättrad individ, team

och organisations-

prestation

SJÄLVLEDARSKAP OCH ABW

• Inledande hypotes att det aktivitetsbaserade kontoret

ställer större krav på individens förmåga att

självständigt strukturera och planera sin arbetsdag.

• Resultat från enkäten visar att individens förmåga till

självledarskap får ett ökat genomslag för självskattad

effektivitet i ABW än icke ABW.

SJÄLVLEDARSKAP – I ABW – FORSK

RESULTAT

• Få har tydliga, formulerade mål.

• Organiserandet tydligare förut när en hög på skrivbordet blev för hög – nu syns inte det.

• Mer ”ställtid” för att plocka fram och plocka bort.

• Mobilen – viktigt verktyg för organisering. Ta bort push-funktion, gömma mejl-appen långt bak mm.

• Mejlboxen – alla har lite olika förhållanden och strategier till den.

SJÄLVLEDARSKAP - MEDVETENHET OCH

STRATEGIER

Självobservation för att kunna öka medvetenheten – skapa strategier

Fungerande strategier:

- Formulerade tydliga och utmanande mål

- Yttre påminnelser

- Belöningar vid uppnådda mål

(fritt efter Neck & Houghton 2006)

EKON DR LENA LID FALKMAN

[email protected]

@LENALIDFALKMAN

070-668 31 61

EFTERLYSNING:

-VD:ar som vill logga sin tid

-Chefer och medarbetare som jobbar aktivt med att

strukturera/prioritera/sätta mål/belöna sig.

-Organisationer som arbetar på att öka innovation genom hur de

samarbetar/organiserar sig/sätter mål/styr upp eller släpper fritt.

-Företag som arbetar ABW trots stora krav på säkerhet/sekretess

- Hybridkontor.

Arbetslivsdagarna

Fika30 Min