AKTIVITAS PUBLIC RELATIONS PADA UNIT KESEKRETARIATAN DI PT. TELKOM KANDATEL YOGYAKARTA Disusun Oleh : FAKHRUDIN ROFIQI SULKHAN D1 606081 TUGAS AKHIR Diajukan untuk melengkapi tugas – tugas dan memenuhi syarat – syarat guna memperoleh sebutan Ahli Madya bidang Komunikasi Terapan PROGRAM DIPLOMA III KOMUNIKASI TERAPAN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2009
58
Embed
AKTIVITAS PUBLIC RELATIONS PADA UNIT KESEKRETARIATAN …/Akti...PADA UNIT KESEKRETARIATAN DI PT. TELKOM KANDATEL YOGYAKARTA Disusun Oleh : FAKHRUDIN ROFIQI SULKHAN D1 606081 ... dukungan
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
AKTIVITAS PUBLIC RELATIONS
PADA UNIT KESEKRETARIATAN DI PT. TELKOM KANDATEL
YOGYAKARTA
Disusun Oleh :
FAKHRUDIN ROFIQI SULKHAN
D1 606081
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk melengkapi tugas – tugas dan memenuhi syarat – syarat
guna memperoleh sebutan Ahli Madya
bidang Komunikasi Terapan
PROGRAM DIPLOMA III KOMUNIKASI TERAPAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2009
PERSETUJUAN
Tugas Akhir Berjudul :
AKTIVITAS PUBLIC RELATIONS PADA UNIT KESEKRETARIATAN
DI PT. TELKOM KANDATEL YOGYAKARTA
Karya :
Nama : FAKHRUDIN ROFIQI SULKHAN
NIM : D1 606081
Konsentrasi :
PUBLIC RELATIONS
Disetujui untuk dipertahankan dihadapan Panitia Penguji Tugas Akhir Program
D III Komunikasi Terapan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret
Surakarta
Surakarta, ………………………….
Menyetujui
Dosen Pembimbing,
Drs. A Eko Setyanto ,M.Si
NIP. 131. 658 537
PENGESAHAN
Tugas Akhir ini telah diujikan dan disahkan oleh Panitia Ujian Tugas Akhir
Program D III Komunikasi Terapan
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret
Surakarta
Hari : …………………….
Tanggal : ………………............
Panitia Ujian Tugas Akhir :
1. Ketua
Drs. Subagyo, SU ( )
NIP. 130 814 592
2. Anggota
Drs. A Eko Setyanto, M.Si ( )
NIP. 131 658 537
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret
Surakarta
Dekan,
Drs. H. Supriyadi, SN, SU
NIP. 130 936 616
MOTTO
· Apabila kita tidak pernah mencoba maka kita tidak akan pernah tahu
bagaimana kemampuan kita.
· Jadilah dirimu sendiri dan jangan bohongi dirimu dengan gemerlapan
orang lain, belum tentu sesuatu yang gemerlap itu baik bagimu.
· Kesuksesan hanya diperuntukkan bagi orang yang bekerja keras dan
bersungguh-sungguh.
· Bekerjalah dengan keras disertai dengan doa kemudian kembalikan
semuanya kepada Allah SWT, niscaya kamu akan mendapati yang terbaik
bagimu.
PERSEMBAHAN
Dengan segala cinta dan ketulusan dari hati Tugas Akhir ini kupersembahkan
untuk :
1. Mama tercinta yang selalu sabar membimbing keluarga, serta tanpa
hentinya memberi motivasi untuk tetap tegar dan kuat dalam menghadapi
masalah. Terima kasih yang terdalam kami sampaikan.
2. Kakakku (uffun), adik-adikku (ariiq dan icha) yang selalu memberi
dukungan dan selalu menjadi semangat bagi penulis untuk segera
menyelesaikan Tugas Akhir.
3. Emma, orang yang selalu menjadi sumber inspirasi dan semangat hidupku.
4. Teman-temanku tersayang, semuanya yang banyak membantu dan
memberi dukungan.
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum Wr. Wb
Alhamdulillah puji syukur kehadirat Allah SWT atas segala limpahan karunia,
kasih sayang dan kesehatan yang diberikan sehingga penulis dapat berhasil
menyelesaikan Tugas Akhir ini.
Penulis menyadari sepenuhnya bahwa dalam penyusunan tugas Akhir ini
masih jauh dari sempurna, walaupun penulis telah berusaha sebaik mungkin.
Penulis juga menyadari bahwa tanpa bantuan bimbingan serta kerjasama yang
baik dari berbagai pihak tidak bisa mewujudkan Tugas Akhir ini. Maka pada
kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih kepada :
1. Drs. H. Supriyadi, SN, SU selaku Dekan Fakultas yang telah berkenan
meluangkan waktu dan dengan sabar memberikan bimbingan dan
pengarahan kepada penulis dalam penyusunan laporan praktek KKM.
2. Bapak Drs. A. Eko Setyanto, M.Si, selaku ketua Program Diploma III
Komunikasi Terapan FISIP UNS sekaligus sebagai pembimbing yang
berkenan meluangkan dan dengan sabar memberi bimbingan dan
pengarahan kepada penulis dalam penyusunan laporan praktek KKM.
3. Bapak Drs. Hamid Arifin M.Si, selaku dosen Pembimbing Akademik
yang telah membimbing selama penulis ini.
4. Seluruh dosen dan staf program D III Komunikasi Terapan atas semua
pengetahuan selama di perkuliahan.
5. Ibu Eny Triastuti dan Ibu Tyas selaku Asisten Manager Purel dan
Sekretariatan.
6. Pak Hendro, Ibu Silvie, Mas Furnalez dan Mbak Tika karyawan PT.
Telkom yang telah membantu penulis dalam mengerjakan tugas di PT.
TELKOM Kandatel Yogyakarta.
7. Seluruh staf dan karyawan, Mbak Dini dan teman-teman magang PT.
TELKOM Kandatel Yoyakarta.
8. Fuad, Haidir, Dony, Ipul, teman-teman di Jogja yang selalu membantu dan
memberi semangat kepada penulis.
9. Dek Emma, yang banyak membantu meluangkan waktu kepada penulis
dalam membantu menyelesaikan Laporan KKM.
10. Semua pihak yang selalu membantu penulis, yang tidak dapat penulis
sebutkan satu persatu.
Semoga amal budi saudara-saudara tersebut mendapat balasan Allah SWT.
Akhir kata penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi
kita semua.
Wassalamualaikum Wr. Wb.
Surakarta, …………..2009
Penulis
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL…………………………………………………… i
HALAMAN PERSETUJUAN…………………………………………. ii
HALAMAN PENGESAHAN………………………………………….. iii
HALAMAN MOTTO…………………………………………………... iv
HALAMAN PERSEMBAHAN………………………………………... v
KATA PENGANTAR…………………………………………………... vi
DAFTAR ISI…………………………………………………………….. viii
DAFTAR GAMBAR……………………………………………………. x
DAFTAR LAMPIRAN…………………………………………………... xi
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah……………………………………. 1
B. Waktu dan Tempat Kuliah Kerja Media……………………. 3
C. Tujuan………………………………………………………. 3
D. Manfaat……………………………………………………… 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Public Relations………………………………….. 6
B. Peran dan Fungsi Humas…………………………………….. 10
C. Sekretariat
1. Pengertian Sekretariat………………………………………. 14
2. Lingkup Kegiatan Sekretariat……………………………… 16
D. Hubungan Aktivitas Public Relations Dengan
Aktivitas Kesekretariatan………………………………….. 18
BAB III DESKRIPSI INSTANSI ATAU LEMBAGA
A. Sejarah Telkom Kandatel Yogyakarta……………………… 20
B. Visi dan Misi Perusahaan…………………………………… 22
C. Struktur Organisasi………………………………………….. 24
D. Logo Telkom………………………………………………… 34
BAB IV PELAKSANAAN MAGANG
A. Minggu Pertama……………………………………………….. 37
B. Minggu Kedua…………………………………………………. 39
C. Minggu Ketiga dan Keempat………………………………….. 40
D. Kendala Yang Di Hadapi Penulis Dalam Pelaksanaan KKM…. 41
E. Kemajuan-Kemajuan Yang Telah Di Capai……………………. 42
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan……………………………………………………… 43
B. Saran…………………………………………………………….. 47
DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR GAMBAR
1. GAMBAR 3.1 Struktur Organisasi Kandatel ………………………… 24
2. GAMBAR 3.2 Logo TELKOM …………………………………........ 35
DAFTAR LAMPIRAN
1. Surat Tugas
2. Laporan Periodik
3. Surat Keterangan Kesediaan Magang
4. Hasil Penilaian KKM Instansi Mitra
5. Kliping
6. Foto Release
7. Press Release
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Era globalisasi telah memacu banyak bidang untuk berkembang.
Terutama di bidang komunikasi. Hal ini bisa menjadi konsekuensi
manusia untuk memacu dirinya meningkatkan kualitas. Terutama bagi
mereka yang masih mengenyam bangku kuliah, dibutuhkan suatu kegiatan
untuk mengaplikasikan ilmunya sebagai pelatihan dalam menghadapi
dunia kerja. Salah satu dari kegiatan tersebut adalah dengan melakukan
magang.
Magang adalah suatu kegiatan dimana mahasiswa belajar untuk
mengenali secara langsung dunia kerja yang berhubungan dengan jurusan
atau keahlian yang mereka tekuni di bangku kuliah. Kegiatan ini dapat
memberikan bekal pengalaman otentik kepada mahasiswa sebagai calon
profesional agar dapat menjembatani kesenjangan antara profesi yang
diperoleh dari bangku kuliah dengan praktis profesi dunia kerja.
Program Diploma III Komunikasi Terapan FISIP UNS merupakan
salah satu institusi akademis yang turut serta mempersiapkan pekerja
profesional khususnya di bidang kehumasan (Public Relations) juga terus
berupaya mengembangkan kurikulum akademiknya. Yaitu dengan
menjadikan kegiatan magang sebagai salah satu pemenuhan syarat
penyelesaian study yang wajib dilaksanakan oleh seluruh mahasiswa di
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Program Diploma III UNS dalam
bentuk kegiatan Kuliah Kerja Media (KKM). Kuliah Kerja Media (KKM)
merupakan kuliah kerja praktek pada lembaga, perusahaan atau instansi
tertentu yang berdasarkan atas ikatan kerjasama khusus antarpihak yaitu
dari Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik DIII UNS dengan lembaga atau
tempat KKM dilaksanakan terutama di bidang Public Relations.
PT. TELKOM merupakan salah satu perusahaan BUMN yang
bergerak di bidang jasa telekomunikasi, yang harus bersaing dengan
perusahaan-perusahaan telekomunikasi swasta seperti Satelindo,
Exelcomindo, Bakrie Telecom, dan lain-lain. Hal ini menunjukkan bahwa
bahwa PT. TELKOM bukan lagi perusahaan tunggal di bidang
telekomunikasi, yang notabene telah menjadi brand image PT. TELKOM
selama ini. Tentunya sebagai pemain lama dalam dunia
pertelekomunikasian, PT. TELKOM mempunyai manajemen perusahan
yang kuat agar tidak tenggelam dalam persaingan tersebut.
Oleh karena itu PT. TELKOM menggunakan fungsi public
relations dalam manajemen guna meningkatkan pelayanan dan
menciptakan citra yang baik di masyarakat sekaligus menjalin iklim
komunikasi organisasi yang harmonis dengan pihak eksternal maupun
pihak internal dari PT. TELKOM itu sendiri. Public Relations juga
berperan sebagai devisi yang berkepentingan untuk mempromosikan atau
memberikan informasi atas jenis-jenis produk ataupun layanan-layanan
dari perusahaan. Hal itulah yang umumnya mendasari penulis untuk
melakukan kegiatan magang di PT. TELKOM Kandatel Yogyakarta, yaitu
mengenal dan mengetahui secara nyata aktivitas dan program kerja yang
dilakukan divisi Purel (Public Relations) di PT. TELKOM Kandatel
Yogyakarta.
Selama melakukan kegiatan KKM di PT. TELKOM Kandatel
Yogyakarta, penulis ditempatkan pada devisi Public Relations yang berada
dalam unit Kesekretariatan. Tugas-tugas yang dilakukan selama
melakukan kegiatan KKM di PT. TELKOM Kandatel Yogyakarta
mencakup tugas-tugas kesekretariatan, administrasi, dokumentasi dan
kehumasan, seperti halnya menerima tamu, release berita, dokumentasi
(saling menghargai), dan tolerance (toleransi) dari komunikasinya dalam
melaksanakan tugas-tugas kesekretariatan.
BAB III
DESKRIPSI INSTANSI ATAU LEMBAGA
A. Sejarah Telkom Kandatel Yogyakarta
Kantor pusat PT TELKOM berkedudukan di Jl. Japati No.9
Bandung, Jawa Barat. Kantor pusat membawahi 12 wilayah Telkom (witel)
dan 1 wilayah Telkom pusat (witelsat). Pada perkembangan selanjutnya
organisasi witel tersebut dlikuidasi menjadi 7 divisi yakni:
1. Sumatra,
2. Jakarta,
3. Jawa Barat,
4. Jawa Tengan dan Daerah Istimewa Yogyakarta,
5. Jawa Timur,
6. Kalimantan, dan
7. Kepulauan yang meliputi Sulawesi, Nusa Tenggara, Tim-Tim,
Maluku, Irian Jaya
Salah satu dari tujuh divisi tersebut divisi empat meliputi propinsi
Jawa Tengah dan Daerah Istimewa Yogyakarta. Kantor divisi IV
berkedudukan di Jl. Pahlawan No. 10 Semarang, Divisi ini membawahi 10
Kantor Distrik Telekomunikasi (Kandistel) yang terdiri dari Kandistel
Yogyakarta, Solo, Magelang, Purwokerto, Pekalongan, Kudus, Tegal,
Cilacap, Cepu dan Semarang. Pada saat TELKOM masih bernama PT.
TELKOM dan merupakan perusahaan negara (PN), TELKOM bergabung
dengan kantor Pos dan Giro Besar di Jl. Senopati No.2 Yogyakarta, dengan
menempati lantai atas. Sampai dengan tahun 1974 kantor telegraf tetap
bergabung dengan kantor Pos dan Giro, sedang kantor telepon dipindahkan
ke Jl. Yos Sudarso No.9 Yogyakarta, dan mulai beroperasi tahun 1971
hingga saat ini. Tahun 1974 kantor telegraf dibangun disebelah selatan
kantor Pos yaitu Jl. Trikora yang hanya khusus melayani telegraf.
Pada tahun 1990 kantor telegraf, telepon, transmisi, dan stasiun
bumi bergabung dalam satu kantor distrik pelayanan telekomunikasi yang
disingkat Kadistel Yogyakarta, sekarang disingkat menjadi Kandatel (Kantor
Daerah Telkom). Tahun 1992 kantor pelayanan telegraf yang berada di Jl.
Trikora juga berfungsi sebagai point yang memberikan pelayanan
pemasangan, penyambungan, pengaduan telepon serta jasa lain yang
berkaitan dengan memberikan pelayanan telepon baru.
Dalam bidang operasi dan pelayanan, Divre IV telah berhasil
mengendalikan network dengan penyederhanaan konfigurasi network existing
sentral-sentral di seluruh Jawa Tengah dan DIY menjadi 10 host sentral.
Penyederhanaan network ini memudahkan pengendalian traffic dan
pengaturan routing network, sehingga dapat meningkatkan keberhasilan
panggilan dan meningkatkan kehandalan (availability).
B. Visi dan Misi Perusahaan
Komitmen perusahaan dapat diketahui dari visi dan misi yang
dirumuskan. Menurut Peter M Senge, visi merupakan “the what” gambaran
masa depan yang ingin kita ciptakan, sedangkan misi adalah “the why” alasan
eksistensi suatu perusahaan dalam merefleksikan visi dan nilai-nilai bersama,
guna menciptakan kesatuan dan komitmen yang kuat. Dengan berpegang pada
visi dan misi akan mengarahkan perusahaan pada berbagai kemungkinan dan
potensi baru yang dapat dilakukan dengan pikiran yang jauh lebih terbuka
sehingga meningkatkan kemampuan untuk beradaptasi. 1
Rumusan visi dan misi Telkom sebelum tahun 2000 adalah sebagai
berikut :
Visi : TELKOM akan terus meningkatkan kualitas pelayanannya kepada
seluruh masyarakat Indonesia melalui upaya perluasan jaringan yang
berkelanjutan, serta terus berupaya mencari peluang-peluang baru di masa
depan melalui pengembangan teknologi dan inovasi untuk mencapai tingkat
pertumbuhan yang akan menempatkan TELKOM sebagai pemimpin di bidang
industri telekomunikasi.
Misi : TELKOM menyediakan layanan telekomunikasi dan penyaluran
informasi yang berkualitas, lengkap, terpadu, dan selalu berorientasi untuk
memberikan hasil yang terbaik bagi pelanggan, pemilik, pegawai, dan
lingkungan perusahaan (stakeholders).
Namun, karena tuntutan di sektor telekomunikasi yang semakin tinggi,
setelah tahun 2000, visi dan misi tersebut diubah sebagai strategi 1 AM Lilik Agung. 2007, dalam artikel Visi dan Misi yang Kuat dalam Djokosantoso Moeljono & Steve Sudjatmiko (ed.). Corporate Culture : Challenge to Excellent. Jakarta : PT Elex Media Komputindo. Hal: 94-95
menyesuaikan diri terhadap lingkungan bisnis. Perbedaannya terlihat dari dua
hal, yaitu scope of business dan coverage of business.2 Saat ini, Telkom tidak
hanya bergelut di bidang POTS (Plain Ordinary Telephone Service), namun
juga memperluas bidang usahanya untuk melayani di sektor TIME
(Technology, Information, Media & Education). Dari segi coverage area
bisnis, kini Telkom tidak hanya bermain di pasar dalam negeri namun
bertekad untuk menjadi perusahaan InfoCom paling berpengaruh di kawasan
regional. Adapun visi dan misi Telkom setelah tahun 2000 adalah :
Visi : “To become a leading InfoCom player in the region” TELKOM
berupaya untuk menempatkan diri sebagai perusahaan InfoCom berpengaruh
di kawasan Asia Tenggara, Asia dan akan berlanjut ke Asia-Pasifik.
Misi : Pertama, TELKOM menjamin bahwa pelanggan akan mendapatkan
layanan terbaik, berupa kemudahan, kualitas produk, kualitas jaringan, dengan
harga kompetitif. Kedua, TELKOM akan mengelola bisnis melalui praktek-
praktek terbaik dengan mengoptimalisasikan SDM yang unggul, penggunaan
teknologi yang kompetitif, serta membangun kemitraan yang menguntungkan
secara timbal-balik dan saling mendukung secara sinergis.
C. Struktur Organisasi
2 Kertajaya, h: 103-104
Berdasarkan Keputusan Direksi Perusahaan Perseroan (Persero) PT
Telekomunikasi Indonesia, Tbk Nomor KD. 13//PS150/CTG-10/2006 Tanggal
16 Januari 2006 mengenai struktur organisasi kantor pelayanan
telekomunikasi, maka struktur organisasi pada Kantor Daerah Telekomunikasi
Yogyakarta adalah sebagai berikut:
Gambar 3.1
Struktur Organisasi Kandatel
Adapun Job Description masing-masing bagian dari Kandatel Yogyakarta antara
lain :
GM DATEL DEPUTI
Mgr Bussiness
Performance - Asman Performance - Asman Fraud Mgt - Asman Quality Mgt - Asman Partnership
Mgr Sales Data &
VAS
- Asman Sales & Promotion Data & Internet - Asman Sales, Promotion, Content & VAS
Mgr Acces NW
Maintenance - Asman Copper AM - Asman Fiber & Radio AM - Asman Access Program & Performance - Asman Acces Data Mgt - Asman OM Access Sup
Mgr Acces NW
Operation - Asman CC Access Op -Asman PC Access Op - Asman CPE & TELUM - Asman Tech.Access Sup
Mgr Customer
Care - Asman Prime Cust.Care - Asman Personal Cust.Care - Asman Direct Channel Mgt - Asman Indirect
Mgr Sales Fixed Phone
- Asman Sales & Promotion Wireline - Asman Sales & Promotion Wireless - Asman Cust.Data Mgt
Mgr General Support
- Asman Log - Asman Asset Mgt - Asman Comm. Dev’t - Asman Sec & Safety
JM KANCATEL
- OM Access - Adm Support - Pelayanan
Rep HRC Rep Fin Ctr
Unit Billing & Sekretariat
1. GM. KANDATEL
GM Kandatel bertanggung jawab atas tercapainya tujuan bisnis yang
diselenggarakan melalui operasi KANDATEL di wilayah geografisnya yaitu
mencakup:
a. Tercapainya target revenue
b. Tertagihnya piutang usaha dari revenue yang dihasilkan
c. Efisiensi biaya penyelenggaraan fungsi delivery channel dan layanan
customer segmen consumer/retail, dengan tetap menjaga efektifitas dalam