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IPN / UPIICSA
Apuntes de la materia
ADMINISTRACION INFORMATICA I
Unidad 9. ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN
Antonio Quiones Gonzlez
Enero 2014
(Elaborados por Antonio Quiones en base a una traduccin del
libro: Information Systems Management in Practice. Editorial:
Prentice Hall. Autores: Barbara C. McNurlin y Ralph H. Sprague,
Jr.)
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ADMINISTRACION INFORMATICA IPrograma General de Estudio1.IMPACTO
DE LA TECNOLOGA INFORMTICA EN LAS ORGANIZACIONES
2.MISIN Y ORGANIZACIN DE LA UNIDAD DE INFORMTICA
3.EL ROL DE LIDERAZGO DEL DIRECTIVO INFORMTICO
4.EL PAPEL ESTRATGICO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN
5.PLANEACIN EN INFORMTICA
6.ADMINISTRACIN DE OPERACIONES DEL CENTRO DE CMPUTO
7.ADMINISTRACIN DEL DESARROLLO DE APLICACIONES
8.ADMINISTRACIN DEL SISTEMA DE TELECOMUNICACIONES
9.ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN
10.ADMINISTRACIN DEL OUTSOURCING
11.TECNOLOGAS EMERGENTES
12.PROMOCIN DE LA CULTURA INFORMTICA EN LA ORGANIZACIN
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ADMINISTRACION INFORMATICA IUnidad 9. ADMINISTRACIN DE LA
INFORMACIN
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UNIDAD 9. ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN
9.1Introduccin a la Administracin de Datos y Bases de
Datos9.1.1Introduccin9.1.2Inconsistencia en las definiciones de los
Datos.9.1.3El concepto de la Base de Datos de tres Niveles.9.2El
Rol de la Administracin de Datos9.3Administracin de la
Informacin
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UNIDAD 9. ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN
9.1Introduccin a la Administracin de Datos y Bases de Datos
9.1.1Introduccin
9.1.2Inconsistencia en las definiciones de los Datos.9.1.3El
concepto de la Base de Datos de tres Niveles.9.2El Rol de la
Administracin de Datos9.3Administracin de la Informacin
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UNIDAD 9. ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN9.1.1IntroduccinLa
informacin interna y externa disponible para las organizaciones,
est creciendo a pasos agigantados.La disminucin en los costos de
los medios de almacenamiento, el incremento en las velocidades de
procesamiento, y la mayor capacidad en los canales de
comunicaciones, estn haciendo que los datos internos estn
disponibles en grandes cantidades como nunca antes.
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UNIDAD 9. ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN9.1.1IntroduccinEl
manejo digital de la voz, el video, y los datos de imgenes, estn
incrementando tanto la variedad de formatos como de contenidos de
informacin.Al mismo tiempo, hay una creciente disponibilidad de los
datos externos debido a la Red de Internet y a proveedores de Bases
de Datos Pblicas y servicios de escaneo del entorno.
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UNIDAD 9. ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN9.1.1IntroduccinEn medio
de esta creciente riqueza de informacin, muchas empresas estn
luchando para tener control de los datos numricos internos.La
Tecnologa de Bases de Datos ha trado muchos beneficios y ventajas,
incluyendo la separacin de los datos de los programas que los usan,
la reduccin en la redundancia de datos y un acceso ms fcil a los
datos para solucionar problemas y tomar decisiones.
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UNIDAD 9. ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN9.1.1IntroduccinSin
embargo, todava es necesario lograr un mayor progreso en la
organizacin y administracin de la informacin o administracin del
Recurso Datos.En esta Unidad, se exploran las estrategias y tcticas
gerenciales para la administracin de la informacin como un Recurso
Corporativo.
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UNIDAD 9. ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN
9.1Introduccin a la Administracin de Datos y Bases de
Datos9.1.1Introduccin
9.1.2Inconsistencia en las definiciones de los Datos.
9.1.3El concepto de la Base de Datos de tres Niveles.9.2El Rol
de la Administracin de Datos9.3Administracin de la Informacin
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UNIDAD 9. ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN9.1.2Inconsistencia en
las definiciones de los datosLas definiciones de los datos han sido
incompatibles de Aplicacin a Aplicacin, de Departamento a
Departamento, de Localidad a Localidad y de Divisin a Divisin.
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UNIDAD 9. ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN9.1.2Inconsistencia en
las definiciones de los datosCmo es que ha sucedido esto????Con el
fin de lograr que las aplicaciones funcionen lo ms rpido posible,
los diseadores de sistemas tratan de obtener los datos necesarios
para esos sistemas, ya sea de la fuente ms barata y rpida posible o
de archivos existentes.Y en caso necesario, los datos que se
requieran y no estn en los archivos existentes, son creados o
adicionados a los registros existentes.
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UNIDAD 9. ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN9.1.2Inconsistencia en
las definiciones de los datosEl resultado de esto ha sido que los
datos aparecen en diferentes archivos con diferentes nombres para
el mismo dato, el mismo nombre para diferentes datos, y el mismo
dato en diferentes archivos con diferentes ciclos de
actualizacin.Cmo es que ha sucedido esto????La Gerencia no puede
tener una visin consistente sobre la operacin de la empresa bajo
tales condiciones. Adems, es complicado hacer cambios a los datos y
a los programas; un cambio puede afectar no slo al archivo en
particular para el cual surge la necesidad del cambio sino tambin a
otros archivos que usan ese dato.
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UNIDAD 9. ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN9.1.2Inconsistencia en
las definiciones de los datosLa Administracin de Datos
requiere:Identificar todos los tipos de datos que requiere la
organizacin.2.Identificar la fuente de cada tipo de datos y el rea
de negocios que crea esos datos.3.Construir un sistema
transaccional para recolectar y almacenar los datos, despus de lo
cual, todas las aplicaciones y usuarios autorizados tengan acceso a
dichos datos.
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UNIDAD 9. ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN
9.1Introduccin a la Administracin de Datos y Bases de
Datos9.1.1Introduccin9.1.2Inconsistencia en las definiciones de los
Datos.
9.1.3El concepto de la Base de Datos de tres Niveles.
9.2El Rol de la Administracin de Datos9.3Administracin de la
Informacin
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UNIDAD 9. ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN9.1.3El Concepto de la
Base de Datos de Tres Niveles
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UNIDAD 9. ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN9.1.3El Concepto de la
Base de Datos de Tres Niveles
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UNIDAD 9. ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN9.1.3El Concepto de la
Base de Datos de Tres NivelesNivel 1 Esquema Externo.
- Este Nivel es llamado el Nivel Externo o de Usuario.
- Este Nivel contiene las diferentes Vistas del Usuario sobre el
dato corporativo que usan los programas de aplicacin cada uno de
ellos con su propia Vista.
- En este Nivel, no interesa cmo est almacenado fsicamente el
dato ni qu datos son usados por otras aplicaciones.
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UNIDAD 9. ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN9.1.3El Concepto de la
Base de Datos de Tres NivelesNivel 2 Esquema Conceptual.
- Este Nivel es llamado el Nivel Conceptual o Lgico.
- Comprende todos los datos relevantes de la organizacin, bajo
control del Administrador de Datos.
- En este Nivel, los Datos y las relaciones entre ellos estn
representados por uno o ms DBMSs (Manejadores de Bases de
Datos).
- Este Nivel contiene los mismos Datos que los del Nivel 3, pero
sin los datos de implementacin.
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UNIDAD 9. ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN9.1.3El Concepto de la
Base de Datos de Tres NivelesNivel 3 Esquema Interno.
- Este Nivel es llamado el Nivel Interno o Fsico.
- Especifica la manera en que el dato es almacenado
fsicamente.
- Un registro de datos consiste de sus campos de datos ms
algunos datos de implementacin, como pointers (apuntadores) y flags
(banderas).
- Por supuesto, el usuario final no requiere entender estos
Pointers y Flags. Estos elementos slo los utiliza el DBMS.
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UNIDAD 9. ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN9.1.3El Concepto de la
Base de Datos de Tres NivelesLas ventajas de este modelo de 3
niveles son importantes para el diseo del DBMS:
- Permiten la separacin del dato lgico del mtodo de
almacenamiento fsico, de tal manera que se pueden usar diferentes
dispositivos fsicos sin cambiar los programas de la aplicacin.
- Permiten variar las relaciones del dato lgico para diferentes
programas que usan el dato sin necesidad de usar redundancias del
dato.
- Las Aplicaciones pueden usar un subconjunto de la Base de
Datos y organizarla de la mejor manera para la Aplicacin, y una vez
ms, sin redundancia.
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UNIDAD 9. ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN
9.1Introduccin a la Administracin de Datos y Bases de
Datos9.1.1Introduccin9.1.2Inconsistencia en las definiciones de los
Datos.9.1.3El concepto de la Base de Datos de tres Niveles.9.1.4Los
tres principales modelos de DBMSs.
9.2El Rol de la Administracin de Datos
9.3Administracin de la Informacin
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UNIDAD 9. ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN9.2El Rol de la
Administracin de Datos- La tecnologa de Base de Datos y el uso de
DBMSs mejor el problema que representa la inconsistencia y la
redundancia de datos en muchas organizaciones.
- Sin embargo, un DBMS no es suficiente para administrar la
informacin como un Recurso Corporativo.
- La funcin de Administracin de Datos es mucho ms amplia que la
de Administracin de Bases de Datos, la cual se concentra slo en
administrar las Bases de Datos y el software que las maneja.
- Uno de los principales propsitos de la Administracin de Datos
es Determinar qu dato est siendo usado fuera de la unidad
organizacional que lo crea.
- Siempre que el dato cruza las fronteras organizacionales, su
definicin y formato deben ser estandarizados bajo la funcin de
Administracin de Datos.
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UNIDAD 9. ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN9.2El Rol de la
Administracin de Datos- Otro elemento importante en la
Administracin de Datos es el Diccionario de Datos.
- El Diccionario de Datos es un repositorio centralizado de
informacin sobre los datos tales como: su significado, origen, uso,
formato, y las relaciones con otros datos.
- El Diccionario de Datos es la principal herramienta por la
cual la Administracin de Datos controla las definiciones estndar de
los datos.
- Todas las definiciones se introducen al Diccionario de Datos,
y la Administracin de Datos monitorea todas las nuevas definiciones
y todas las solicitudes de cambio en las definiciones para asegurar
que se sigue la poltica corporativa.
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UNIDAD 9. ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN9.2El Rol de la
Administracin de Datos- Los Diccionarios de Datos son sistemas y
procedimientos manuales o automatizados para el almacenamiento y
manejo de las definiciones de los datos de una organizacin. Su
propsito es eliminar las confusiones, ambigedades y dificultades en
la interpretacin de los datos.La Administracin de Datos tiene 4
funciones:
1.Aclarar y limpiar las definiciones de los Datos
2.Controlar los Datos compartidos
3.Manejar los Datos Distribuidos
4.Mantener la calidad de los datos
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UNIDAD 7. ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN7.2El Rol de la
Administracin de DatosTarea: a).Describir con la ayuda de un
grfico, lo que es un Diccionario de Datos
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UNIDAD 9. ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN
9.1Introduccin a la Administracin de Datos y Bases de
Datos9.1.1Introduccin9.1.2Inconsistencia en las definiciones de los
Datos.9.1.3El concepto de la Base de Datos de tres Niveles.9.1.4Los
tres principales modelos de DBMSs.9.2El Rol de la Administracin de
Datos
9.3Administracin de la Informacin
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UNIDAD 9. ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN9.3Administracin de la
Informacin- La Administracin de Datos ha ampliado la perspectiva
del manejo de los datos como un Recurso Corporativo.
- Las nuevas tecnologas y la creciente disponibilidad de datos
externos, estn enfocando la atencin a manejar los recursos de
informacin en un contexto todava ms amplio.
- Este contexto implica el manejo de TODA la informacin como un
valioso activo de la empresa - incluyendo documentos, texto no
estructurado, mensajes de voz, diagramas, fotografas, y tablas
estadsticas -.
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UNIDAD 9. ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN9.3Administracin de la
InformacinCuatro Tipos de Informacin.Hay 2 tipos de informacin
generada y manejada internamente en la organizacin:
1. La informacin basada en registros de datos tales como se
encuentran en los archivos de datos que se procesan en los equipos
de cmputo.
2. La informacin basada en documentos tales como: reportes,
memoranda, opiniones, mensajes y estimados
Los mismos 2 tipos de informacin tambin son generados
externamente a la organizacin. Hay informacin externa basada en
registros tales como datos gubernamentales sobre condiciones
econmicas y financieras, cotizaciones de precio de las acciones,
horarios de aerolneas, etc.
Tambin hay informacin externa basada en documentos tales como:
opiniones sobre proyecciones econmicas o rumores, etc.
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UNIDAD 9. ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN9.3Administracin de la
InformacinCuatro Tipos de Informacin.
InternaExternaInformacin basada en RegistrosDatos tradicionales
que se procesan en el Centro de CmputoBases de Datos
PblicasInformacin basada en DocumentosReportes, Mensajes /
Administracin de RegistrosBiblioteca Corporativa
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UNIDAD 9. ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN9.3Administracin de la
InformacinAlcance de la Administracin de la Informacin.
Est claro que los Directivos Informticos necesitan tener un
punto de vista mucho ms amplio sobre la Administracin de la
Informacin si la consideran un Recurso Corporativo.
A continuacin, la siguiente tabla lista las 4 categoras de
informacin y muestra la tpica autoridad corporativa responsable de
cada categora de informacin, las actuales fuentes de la informacin
y algunos ejemplos de la tecnologa que ha sido y ser til en el
manejo de cada una de estas categoras de informacin.
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UNIDAD 9. ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN9.3Administracin de la
Informacin
Tpica Autoridad CorporativaFuentes de la InformacinTecnologas
UsadasInformacin Interna basada en RegistrosUnidad de
InformticaProceso transaccionalUnidades organizacionalesDBMS,
Diccionarios de Datos, Tcnicas de Anlisis de datos
CorporativosInformacin Interna basada en DocumentosVP de
Administracin,Gerencia de RegistrosCartas, memos, Reportes,
Documentos corporativos, formas, etc. Procesamiento de Textos,
Recuperacin de Textos, Fotocopiado,Microfichas, etc. Informacin
Externa basada en RegistrosUsuarios finales, Planeacin
Corporativa,Anlisis Financiero,MarketingBases de Datos PblicasRedes
Pblicas,Paquetes de Anlisis,Servicios de Outsourcing,
etc.Informacin Externa basada en DocumentosBibliotecario
CorporativoLiteratura pblica, servicios de noticias, catlogos e
ndices,subscripciones, reportes comprados, etc.Servicios
bibliogrficos, Redes Pblicas, Servicios de escaneo ambiental
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UNIDAD 9. ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN9.3Administracin de la
Informacin- El manejo de todos estos tipos de informacin muy
probablemente ser responsabilidad de la Unidad de Informtica.
- En algunos casos puede ser apropiado digitalizar los
documentos en cuanto llegan a la empresa y hacer la distribucin de
los mismos en forma electrnica a las reas que lo requieran.
- La integracin de los distintos tipos de datos conlleva
problemas de almacenamiento y manejo de imgenes, datos grficos as
como texto y nmeros, lo cual estimular el rpido crecimiento de los
sistemas multimedia a travs de toda la organizacin.
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UNIDAD 9. ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN
9.1Introduccin a la Administracin de Datos y Bases de
Datos9.1.1Introduccin9.1.2Inconsistencia en las definiciones de los
Datos.9.1.3El concepto de la Base de Datos de tres Niveles.9.2El
Rol de la Administracin de Datos9.3Administracin de la
InformacinFin de la Unidad
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