AFFELNET – Post 3 ème session 2013 Ouverture du serveur le jeudi 30 mai à partir de 9h Fermeture définitive le 20 juin à 12h AFFELNET POST 3 ème GUIDE DES MODALITÉS PRATIQUES Établissements publics et privés sous contrat de l’Académie d’Aix-Marseille
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AFFELNET – Post 3ème session 2013
Ouverture du serveur le jeudi 30 mai à partir de 9h
Fermeture définitive le 20 juin à 12h
AFFELNET POST 3ème GUIDE DES MODALITÉS PRATIQUES
Établissements publics et privés sous contrat
de l’Académie d’Aix-Marseille
Académie d’Aix-Marseille SAIO
Guide des modalités pratiques – saisie Affelnet Post 3ème – session 2013 Page 1
Fiche N°8 - Validation de fin de saisie ................................................................................... p.18
8.1 – Si la validation a échoué .................................................................................. p.18
8.2 – Si la validation a réussi ..................................................................................... p.18
Fiche N°9 - Résultats de l’affectation et notification ............................................................. p.19
Fiche N°10 - Après l’affectation ............................................................................................. p.19
Fiche N°11 - Critères et bonus en vigueur dans l’académie .................................................. p.20
Annexe 1 – Fiche préparatoire à la saisie
Annexe 2 - Coefficients (Voie Pro / 2GT)
Annexe 3 - Codes Vœux
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Calendrier des procédures de saisie 2013 Affelnet Post 3ème
Saisie des VOEUX et des « scores » compétences du jeudi 30 mai au mercredi 12 juin 2013 à 9h
Saisie des notes dans NOTANET (élèves passant
le DNB)
jusqu’au mercredi 10 juin 2013 – 17h
Saisie des notes dans AFFELNET(élèves ne
passant pas le DNB)
jusqu’au mercredi 12 Juin 2013 à 9h
Modifications de vœux et corrections
à partir du mercredi 12 Juin 2013 à 14h
(fermeture temporaire le mercredi 12 juin 2013 de 9h à
12h : intégration NOTANET)
Vérification des notes transférées de NOTANET du mercredi 12 juin 14h au vendredi 14 juin 2013 à 12h
Saisie des DÉCISIONS D’ORIENTATION dans
AFFELNET (obligatoire pour élèves de 3ème et
3DP6)
jusqu’au mercredi 19 juin à 12h (*)
VALIDATION des saisies par le chef
d’établissement d’origine
avant le jeudi 20 juin 2013 – 12h
Saisie des modifications suite aux commissions
d’appel :
- fin de 3ème : par les collèges
- fin de 2nde GT : par les DSDEN
du mercredi 19 juin après-midi au jeudi 20 juin 2013 –
12h. Délai de rigueur
(*) La fermeture définitive pour les saisies en établissements sera effective le 20 juin 2013 à 12h,
mais il est fortement conseillé de terminer ce travail pour le 19 juin, afin de laisser le temps des
différents contrôles.
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FICHE N°1 - GÉNÉRALITÉS
L’affectation Post 3ème est gérée par le logiciel d’aide à l’affectation « AFFELNET » qui
permet, grâce à un calcul de barème, en fonction de critères prédéfinis au niveau
académique, de classer tous les candidats aux formations professionnelles, technologiques
et générales.
Le classement des élèves par le logiciel est réalisé en deux étapes :
Dans un premier temps, le candidat est classé, en tenant compte des capacités
d’accueil, sur chacun de ses vœux - soit en liste principale, soit en liste
supplémentaire, soit en situation de non admission. Chaque vœu est traité comme
un premier vœu.
Puis dans un second temps, un reclassement est opéré de façon à ce que l’élève soit
retenu sur son rang de vœu supérieur. Exemple : si l’élève a été retenu en liste
supplémentaire sur son premier vœu, et retenu en liste principale sur le deuxième
et/ou le troisième, il sera admis sur le second de ses vœux, libérant ainsi la place sur
son troisième vœu, mais il est maintenu en liste supplémentaire sur le premier vœu.
Il pourra alors bénéficier d’un éventuel désistement.
Remarque : le classement en liste supplémentaire est retenu pour l’ensemble des
spécialités professionnelles et pour certains couples d’enseignements d’exploration
(essentiellement technologiques).
Collecte des candidatures :
Les établissements d’origine saisissent les candidatures de leurs élèves, via l’application
AFFELNET Post 3ème.
Chaque saisie, chaque modification est directement prise en compte. Les vérifications et les
comptages sont directement accessibles.
Il est possible de visualiser, imprimer en format pdf ou exporter en format tableur, les
différents états proposés.
FICHE N°2 - ACCÈS
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Le portail établissement ARENA vous permet d’accéder directement à AFFELNET
« Affectation Post 3ème », avec votre identifiant et votre mot de passe.
Rappel : le chef d’établissement doit déléguer les droits aux personnes de son
établissement qui saisissent les vœux.
Sur chaque écran figurent les boutons suivants :
Aide = aide contextuelle, elle diffère en fonction de l'écran. N'hésitez pas à l'utiliser.
Contact = nom et téléphone des personnels de l’académie à contacter en cas de
problème.
Calendrier des académies = Consultation du planning de l’affectation de toutes les
académies (dates prévisionnelles d’ouverture et de fermeture des services internet
Affelnet), et accès aux services Affelnet des autres académies.
Quitter = Permet à tout moment de sortir proprement de l’application. (Eviter de
sortir directement par la croix en haut à droite).
Penser à valider chaque page en cours avant de passer à la suivante.
Pour imprimer :
FICHE N°3 - SAISIE DES VOEUX
Saisie des vœux en
établissent
Pour sortir
proprement de
l’application
A différents endroits dans l’application, vous
aurez la possibilité d’imprimer les listes
proposées à l’écran (filtrées ou non par vos
soins).
Après avoir cliqué sur « imprimer », une boite de
dialogue s’ouvre : soit vous pouvez ouvrir
directement le fichier soit l’enregistrer.
Nous vous conseillons d’ENREGISTRER d’abord
le fichier afin d’éviter une surcharge de
connexions (lenteurs, interruptions de
l’application).
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Cliquez sur « saisie des vœux en établissement » - l’écran suivant apparaît :
Cliquez sur « saisie des vœux », la liste de vos élèves (extraits au préalable de la BEA, base
élèves) apparaît.
3.1 - Saisie à partir de la liste des élèves : quelques explications
Pour effectuer une recherche sur cette liste
Possibilité de filtrer la liste des élèves par l’INE, le nom, le prénom, la classe, la
formation, l’état de la saisie (à compléter/terminé) et selon l’état de saisie des vœux
(élèves avec ou sans vœux, ou tous les élèves).
Puis cliquer sur « chercher » en bout de ligne pour obtenir la liste filtrée.
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Pour ajouter un élève : cliquer sur le bouton « ajouter » en bas de la liste. La saisie de
l’INE est obligatoire. L’INE doit être valide.
Pour sélectionner un élève, cliquer sur son numéro d’identification (INE)
En cas d’erreur de saisie
En cas d’erreur de saisie ou d’oubli de saisie de champ obligatoire, un bandeau rouge
vous signale votre erreur - exemple :
Pour chaque élève, vous allez devoir vérifier, modifier ou compléter les 3 onglets
suivants :
Lorsque l’onglet est jaune, la page est active, le losange rouge indique que la page
doit être complétée.
Tant que les vœux ne sont pas saisis, les élèves ont dans la colonne « État » une case vide Lorsque le dossier est complet, l’état de saisie indique « Terminé ».
Lorsqu’il est à compléter (absences de notes ou des avis), l’état de saisie indique « à compléter »
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3.2 - Onglet « identification »
Toutes les informations ont été récupérées de Siècle.
Vous pouvez les compléter ou les modifier.
3.2.1 - les coordonnées du ou des responsables sont à vérifier et compléter si besoin.
En effet, pour une bonne gestion des listes principales et supplémentaires, il est
indispensable qu’un numéro de téléphone soit saisi, afin de pouvoir joindre, si besoin, les
familles après l’affectation.
3.2.2 - scolarité actuelle – la formation d’origine a été extraite de la BEA.
Attention - certains élèves ont une formation d’origine notée « 3EME » dans la BEA. En
fonction de leur situation réelle, vous devez modifier la formation d’origine dans la case
« Scolarité actuelle », afin que les bonus accordés soient pris en compte :
Elèves de 3ème DP6 : modifier en « 3DP6 »
Elèves de 3ème Prépa Pro : modifier en « 3PPRO »
Elèves en PPPRS : modifier en « 3ACC ».
Elèves de 3ème DRA : modifier en« DIMA 99999 ».
La formation d’origine doit être modifiée avant la saisie des voeux
3.2.3 - scolarité actuelle - les LV1 et LV2 (extraites de la BEA) doivent être vérifiées et
complétées si besoin.
Important
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3.2.4 - la zone géographique de l’élève est à saisir conformément à la sectorisation
définie dans chaque département (cf. circulaires départementales).
On peut cliquer sur le menu déroulant « ? »
Le contrôle est effectué automatiquement par Affelnet. Cette information déclenche
l’attribution du bonus secteur respecté dans le cas de vœux de 2nde sectorisée. Ce champ est obligatoire, même pour les élèves qui ne formulent aucun vœu de 2nde GT
3.2.5. Lorsque l’établissement d’origine est labellisé ÉCLAIR, cliquer sur « Oui ».
3.2.6. Lorsque l’élève a un dossier médical, cliquer sur « oui ». Le dossier doit alors être
envoyé pour examen à la commission départementale des cas médicaux (cf. BA
n°271 du 4 mars 2013). Attention, respecter le calendrier départemental des
procédures d’orientation.
3.2.7. La décision d’orientation est obligatoire (cf fiche n°7 de ce guide)
pour tous les élèves de 3ème en collège publics quels que soient leurs vœux.
pour tous les élèves de 3ème DP6 en LP publics quels que soient leurs vœux.
pour tous les élèves de 3ème de collège privé sous contrat qui demandent une
affectation en établissements publics.
Deux modes de saisie possibles : soit dans cet écran « identification », soit après les
conseils de classe par le menu « décisions d’orientation » (colonne de gauche).
Nouveauté 2013 : Si DO n’est pas saisie,
Un signe « i » apparaîtra sur l’onglet « identification »
L’état de l’élève sera à compléter
Dans le module « liste d’élèves dont la saisie est incomplète, il ya aura une
croix rouge dans la colonne « DO »
Il est conseillé de saisir les DO via le module « saisie
des décisions ». La fiche 7 de ce guide vous présente
également la fonction « contrôle » des DO.
Saisie possible ici
pour chaque
élève en
remplissant cette
rubrique mais il
est conseillé
d’utiliser le
module « saisie
des décisions »
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Il faut que la saisie soit effectuée et contrôlée avant la validation du chef d’établissement
(qui doit être effective le 20 juin à midi) : la non-saisie de la décision d’orientation bloquant
le système, la validation de fin de saisie restera en erreur tant que les DO ne seront pas
saisies et conformes aux vœux.
Après validation de l’onglet « identification », l’onglet « saisie des vœux apparaît »
3.3 - Onglet « saisie des vœux » : vœux et avis
ATTENTION : TOUS les élèves de COLLÈGE PUBLIC et les élèves de 3DP6 de LP PUBLIC
doivent avoir au moins un vœu : soit un vœu d’affectation, soit un vœu de recensement.
Pour les autres élèves, ne saisir que ceux qui demandent au moins un vœu d’affectation.
3.3.1 - saisie des codes vœux – quelques remarques :
Trois vœux maximum.
Le 1er vœu est bonifié. Afin ne pas perdre cette bonification, il vaut mieux que les
vœux d’affectation figurent avant les éventuels vœux de recensement. Par contre les
vœux pour les établissements privés participant à Affelnet doivent être saisis selon
l’ordre de priorité décidé par la famille.
Les vœux pour les sections à recrutement particulier sont à saisir en vœu n°1.
Si vous saisissez le code vœu via le « ? », son intitulé apparaît immédiatement. Si vous
saisissez directement le code vœu, son intitulé n’apparaitra que lorsque vous validerez
cet écran.
Quel que soit le vœu, la case « vœu de dérogation » est pré-remplie à « non » avant
saisie. Un seul cas où elle doit être modifié et mise à « oui » : pour les vœux de 2GT
sectorisée (codes commençant par « 1 ») si l’élève demande un autre lycée que son
lycée de secteur.
Exemple d’écran de saisie des vœux
Lorsque l’écran est validé, selon le type de vœu formulé, différents écrans se présentent
permettant la saisie d’un « avis » ou d’informations complémentaires – voir ci-dessous.
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3.3.2 - Avec un vœu de voie Professionnelle (codes commençant par 3 ou 4) un « avis de
gestion IA » est demandé. Laisser à « NON-ACT DB » sauf dans les cas ci-dessous :
3.3.3 - Avec un vœu de 2GT désectorisée (codes commençant par 2), aucune dérogation,
ni avis à saisir : laisser à « non » la case « vœu de dérogation » dans ce cas.
3.3.4 - Avec un vœu de 2GT sectorisée, vœu dit « vœu générique » (codes commençant
par 1), plusieurs saisies sont demandées : le 2ème EdE, l’avis du chef
d’établissement, les motifs de dérogation.
Le 2ème EdE : après la validation de la saisie du vœu, l’écran suivant
demande quel est le « 2ème EdE souhaité » à titre d’information. Vous devez saisir
l’EdE de préférence indiqué sur le dossier d’orientation, afin que le lycée d’accueil
puisse en tenir compte dans la mesure du possible au moment de l’inscription des
élèves en juillet.
L’avis du chef d’établissement : « Euro » ou « Non Euro » : il correspond au
souhait de l’élève, indiqué dans le dossier d’orientation, et qui sera pris en
considération au moment de son inscription en juillet dans l’établissement
d’accueil.
Ne jamais choisir « SES » dans cette liste.
« PFEG » ne peut être choisi que pour les lycées qui offrent cet EdE « en
2ème
EdE »
- Seuls les élèves qui sont actuellement
redoublants de leur classe de 3ème
peuvent
prétendre au critère « ACT DBT 3e
»
- Les choix «segpa » (TF, FAV ou RES) sont
exclusivement réservés aux élèves de SEGPA
ayant bénéficié de l’Orientation active-SEGPA.
- Le choix « Préaff13 » est réservé aux élèves
originaires des Bouches du Rhône pour lesquels
la commission PréAffelnet du 13 a donné cette
indication.
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Le motif de dérogation – cette case apparaît si on a coché à l’écran précédent
qu’il s’agit d’un vœu de dérogation. La saisie de ces motifs déclenchera l’attribution
éventuelle du bonus. Il est possible de cocher « oui » pour plusieurs critères, ils
peuvent se cumuler en fonction de la situation de l’élève.
Nouveauté 2013 : changement de l’ordre des motifs : « parcours scolaire
particulier » apparaît juste avant le critère « convenances personnelles »
MOTIFS DE DÉROGATION
Se reporter à l’annexe 1 de ce guide
Les critères de dérogation "Élèves souffrant d'un handicap" et "Élèves bénéficiant
d'une prise en charge médicale proche de l'établissement » seront complétés, à l'issue
des commissions départementales des cas médicaux, par le DASEN.
Il est demandé ici aux établissements d’origine de choisir parmi les autres motifs ceux
qui correspondraient à la situation légitime de l'élève seule prise en compte si la
commission ne donnait pas une réponse positive.
Cas particuliers des élèves demandant une seconde EURO en dehors de leur
établissement de secteur :
- s’ils sont originaires 3ème BILANGUES ou de 3ème EURO, choisir «OUI» pour le
motif « Parcours scolaire particulier ».
- s’ils ont une autre origine, saisir « OUI » pour le motif « Convenances
personnelles »
3.3.5 - Vœux pour les établissements privés de l’académie :
- aucun avis à saisir pour les vœux de voie pro,
- saisir avis « NON EURO » pour les vœux de 2GT.
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Sectorisation respectée (en lien avec la « zone géographique » saisie par l’établissement)
8500 Automatique
Demande de dérogation – les critères peuvent se cumuler
De 0 à 5250
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Pour les vœux de voie professionnelle (Bac Pro 3 ans, CAP)
Bonus Origine collège « ECLAIR »
100 Saisie en établissement
Bonus redoublement demandé (même spécialité, même lycée)
A l’issue du groupe technique « pré-affelnet »
9000 Saisie en IA
Vers CAP en EREA, selon origine
Origine 3Segpa 3500 automatique
Origine 3ème DRA 3000 automatique
Vers Bac Pro3, CAP, selon origine
Origine 3DP6 100 automatique
Vers Bac Pro3, CAP, bonus actuel doublant de 3ème
Origine « actuel doublant de 3ème »
251 Case cochée en établissement
Vers Bac Pro3, CAP, évaluation d’éléments non scolaires (toute origine)
« note de vie scolaire » Note de 0 à 20
Automatique Notanet, ou saisie. application d’un coefficient de 2
« Compétences transversales observées »
Note de 0 à 16 Saisie en établissement Application d’un coefficient de 2
Bonus PRE-AFFELNET Suite à l’examen des dossiers : commission en IA
600 ou 0 Saisie en IA
NB : Les élèves dont l’origine est « actuel doublant de 2nde » n’ont pas de bonus.
Pour les vœux de recensement
Pour chaque élève de 3ème (collège public ou LP public de l’académie), un vœu au moins doit être saisi. Utiliser les codes vœux correspondant aux différentes situations, même s’il n’y a pas de vœu d’affectation.
RD311111 redoublement de la 3ème
PRV11111
vœu vers les établissements privés qui ne participent pas à AFFELNET Les établissements privés qui participent à AFFELNET ont des codes vœux spécifiques (cf liste des vœux)
APP11111 apprentissage
HAC11111 vœu hors académie
SSE11111 sortie du système éducatif
MIL11111 Vers le lycée Militaire
ITE11111 Vers le Lycée ITER
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Sectorisation et dérogations de secteur
Pour tout vœu de seconde « sectorisée » - codes vœux commençant par « 1 » - une rubrique
est à remplir en établissement, en mettant à « oui » chaque critère de demande de dérogation
correspondant à la situation de l’élève.
Critères de dérogation à l’entrée en 2GT pouvant donner lieu à une bonification
Élèves souffrant d’un handicap (*) 9999 pts
Élèves nécessitant une prise en charge médicale importante à proximité du lycée demandé (*)
6500 pts
Boursiers au mérite ou boursiers sur critères sociaux 3500 pts
Les élèves dont un frère ou une sœur est scolarisé dans l’établissement souhaité 1000 pts
Les élèves dont le domicile est situé en limite de secteur et proche du lycée demandé 750 pts
Parcours scolaire particulier 500 pts
Convenances personnelles 0 pt
(*) voir Fiche 3 (paragraphe 3.3.4)
2nde DESECTORISEES : Libellé des Enseignements d’Exploration
2DEGT2 EAEDD Enseignements proposés en LYCÉE AGRICOLE
2DEGT1 EPSEE EPS (EdE unique)
2DEGT1 CCDES CRÉATION CULTURE DESIGN (EdE unique)
2DEGT3 BIOTE + SANTS (2nde avec trois enseignements d’exploration)
2DEGT3 BIOTE + SLABO (2nde avec trois enseignements d’exploration)
2DEGT3 SC-IG + CITEC (2nde avec trois enseignements d’exploration)
2-HOT 2nde Techno Hôtellerie
2-INS 2nde Musique Option Instrument
Codes des secondes désectorisées avec langues « rares »
2R-AC1 2nde avec RUSSE LV3 2R-AC7 2nde avec HEBREU LV3
2R-AC2 2nde avec ARABE LV3 2R-AC8 2nde avec JAPONAIS LV3
2R-AC6 2nde avec ALLEMAND LV3 2R-AC9 2nde avec PORTUGAIS LV3
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Codes des secondes désectorisées Internationales ou Bi-nationales
2R -ABI 2nde ABIBAC
2R - BAC 2nde BACHIBAC
2R – ESA 2nde ESABAC
2 - INT 2nde INTERNATIONALE
Pour les vœux de 2GT sectorisées des lycées publics de l’académie (codes vœux commençant par 1),
le 2ème EdE souhaité peut être indiqué à titre d’information.