CAPITULO IADMINISTRACIN1.1. DEFINICINLa palabra administracin
viene del latn ad (hacia, direccin, tendencia) y minister
(subordinacin u obediencia), y significa aquel que realiza una
funcin bajo el mando de otro, es decir, aquel que presta un
servicio a otro [1]. Sin embargo, en la actualidad, la palabra
administracin tiene un significado distinto y mucho ms complejo
porque incluye (dependiendo de la definicin) trminos como
"proceso", "recursos", "logro de objetivos", "eficiencia",
"eficacia", entre otros, que han cambiado radicalmente su
significado original. Adems, entender ste trmino se ha vuelto ms
dificultoso por las diversas definiciones existentes hoy en da, las
cuales, varan segn la escuela administrativa y el autor.
Teniendo todo esto en cuenta, en el presente artculo se
proporciona una definicin general de administracin que est basada
en las propuestas de algunos prestigiosos autores, con la finalidad
de brindar al lector una idea general del significado del trmino
administracin en nuestros das. Luego, se proporciona una breve
explicacin de sta definicin y un axioma para ser considerado.
1.2. ETIMOLOGIA La palabraadministracinproviene del latnadhacia,
direccin, tendencia, yministersubordinacin, obediencia, al servicio
de; y significa aquel que realiza una funcin bajo el mando de otro;
es decir, aquel que presta un servicio a otro, estar al servicio de
otro de la sociedad, hacindola ms productiva (eficiencia), para el
cumplimiento de sus objetivos (eficacia).2Considerando la definicin
anterior, puede decirse entonces que:
Planificar: Es el proceso que comienza con la visin que tiene la
persona que dirige a una organizacin; la misin de la organizacin;
fijar objetivos, lasestrategiasy polticas organizacionales, usando
como herramienta elmapa estratgico; todo esto teniendo en cuenta
las fortalezas/debilidades de la organizacin y las
oportunidades/amenazas del contexto (Anlisis DAFO). La planificacin
abarca el largo plazo (de 5 a 10 o ms aos), el mediano plazo (entre
1 y 5 aos) y el corto plazo, donde se desarrolla elpresupuestoanual
ms detalladamente. En la actualidad los cambios continuos generados
por factores sociales, polticos, climticos, econmicos, tecnolgicos,
generan un entorno turbulento donde la planificacin se dificulta y
se acortan los plazos de la misma, y obligan a las organizaciones a
revisar y redefinir sus planes en forma sistemtica y
permanente.
Organizar: Responde a las preguntas Quin va a realizar la
tarea?, implica disear elorganigramade la organizacin definiendo
responsabilidades y obligaciones; cmo se va a realizar la tarea?;
cundo se va a realizar?; mediante eldiseodeproceso de negocio,3que
establecen la forma en que se deben realizar las tareas y en qu
secuencia temporal; en definitiva organizar es coordinar y
sincronizar.
Dirigir: Es la influencia o capacidad de persuasin ejercida por
medio delLiderazgosobre los individuos para la consecucin de los
objetivos fijados; basado esto en la toma de decisiones usando
modelos lgicos y tambinintuitivosdetoma de decisiones.
Controlar: Es la medicin del desempeo de lo ejecutado,
comparndolo con los objetivos y metas fijados; se detectan los
desvos y se toman las medidas necesarias para corregirlos. El
control se realiza a nivel estratgico, nivel tctico y a nivel
operativo; la organizacin entera es evaluada, mediante un sistema
deControl de gestin; por otro lado tambin se contratan auditoras
externas, donde se analizan y controlan las diferentes reas
funcionales.
Elobjeto de estudiode la Administracin son lasorganizaciones;
por lo tanto, es aplicable aempresasprivadas y
pblicas;institucionespblicas yorganismos estatales, y a las
distintas instituciones privadas. Por ejemplo: iglesias;
universidades; gobiernos y organismos municipales, provinciales,
nacionales;hospitalesy otrasinstituciones de salud, fundaciones,
etc. y a todos los tipos de empresas privadas; e incluso las
familias y hogares.
1.3. Segn autores Segn Idalberto Chiavenato, La administracin es
"el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el uso de
los recursos para lograr los objetivos organizacionales"
Para Robbins y Coulter, La administracin es la "coordinacin de
las actividades de trabajo de modo que se realicen de manera
eficiente y eficaz con otras personas y a travs de ellas".
Hitt, Black y Porter, definen la administracin como "el proceso
de estructurar y utilizar conjuntos de recursos orientados hacia el
logro de metas, para llevar a cabo las tareas en un entorno
organizacional"
Segn Dez de Castro, Garca del Junco, Martn Jimenez y Periez
Cristbal, la administracin es "el conjunto de las funciones o
procesos bsicos (planificar, organizar, dirigir, coordinar y
controlar) que, realizados convenientemente, repercuten de forma
positiva en la eficacia y eficiencia de la actividad realizada en
la organizacin".
Para Koontz y Weihrich, la administracin es "el proceso de
disear y mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los
individuos cumplan eficientemente objetivos especficos".
Reinaldo O. Da Silva, define la administracin como "un conjunto
de actividades dirigido a aprovechar los recursos de manera
eficiente y eficaz con el propsito de alcanzar uno o varios
objetivos o metas de la organizacin"
1.4. ORIGEN Y EVOLUCION
ORIGEN DE LA ADMINISTRACIONLos orgenes de la administracin son
tan antiguos como el hombre, desde el ao 5000 A.C los sumerios
adoptaron el contexto de registrar (escritura) y a travs del tiempo
ha tenido un proceso evolutivo hasta llegar a la organizacin; todo
gracias a las diferentes culturas entre las que se destacaron los
egipcios quienes tuvieron gran participacin en este concepto, lo
que ha permitido a diferentes autores profundizar en el tema como
Adam Smith y Frederick W Taylor entre otros.
La administracin se empieza a conocer gracias a la forma en que
se organizaban antiguamente las tribus: donde exista un jefe
(cacique) que conservaba el bienestar y familiarizacin de la tribu
y todos sus integrantes le obedecan. Tambin cabe resaltar en la
antigua roma con el ejercito ya que utilizaron un sistema de
organizacin que les permiti conservarse como lderes en la guerra.
Son parmetros a travs del tiempo que nos han enseado la
administracin como organizacin control y gobierno entre otros
contextos.
Tambin ha sido de gran influencia la participacin de grandes
filsofos lo que a permitido conocer detalladamente el significado
de la administracin tales como: Platn en la necesidad del hombre
por asociarse, Scrates que separa el conocimiento tcnico de la
experiencia, Aristteles con la organizacin del estado. son estos
personajes los que han revolucionado y evolucionado la
administracin a travs del tiempo.Cabe resaltar un gran filosofo
matemtico como fue Ren Descartes y su libro el discurso del mtodo
aremos nfasis (profundizacin) en este filosofo ya que se
especializa en la certeza del problema frente la solucin. Ren
Descartes nos habla de la duda metdica no considerar nada verdadero
mientras no se sepa con certeza, y como consecuencia consiste en
dividir la dificultad, la composicin y verificacin, siendo as una
solucin para un mundo que se encuentra lleno de problemas.
Tomando en cuenta a Platn (libro de la republica) Scrates (con
la divisin del trabajo) y Aristteles ( con el organismo del estado
en sus poderes ejecutivo, judicial y legislativo) nos vamos desde
el ao 470 a.c. al ao 33 d.c. donde se empieza a hablar de la
iglesia catlica.
EVOLUCIN HISTRICA DE LA ADMINISTRACIN.La administracin tiene su
origen en la necesidad del hombre de satisfacer sus propias
exigencias y las del grupo con el cual convive. Representa un medio
para favorecer la produccin de bienes y para la accin econmica y
social. La administracin es una actividad inherente a la vida
humana
Constantemente. Estamos aplicando la administracin en las
diferentes actividades diarias. Administramos el tiempo, los
recursos y el trabajo. De acuerdo al tipo de administracin que se
aplique se obtendr el xito o el fracaso, no solo en la actividad
empresarial e institucional, sino tambin en la vida personal y
profesional de los seres humanos. Estas dependen de las
organizaciones y las organizaciones dependen del trabajo de las
personas.
En este sentido Chiavenato, (1996), plantea que las personas
nacen, crecen, se educan, viven, trabajan, se divierten, se curan y
mueren dentro de las organizaciones de caractersticas y estructuras
diferentes. Todas las actividades dedicadas a la produccin de
bienes o la prestacin de servicios son dirigidas y controladas
dentro de las organizaciones. Estas organizaciones necesitan ser
administradas y para esto se requiere un conjunto de personas en
diversos niveles jerrquicos que se ocupen de diferentes
asuntos.
La practica administrativa comienza desde que el hombre se hace
sedentario y se agrupa en tribus. Surge all la necesidad de
administrar las funciones del gobierno y la economa del estado. En
las primeras civilizaciones como las Aztecas, Mayas, Incas, egipcia
(en la que la construccin de las pirmides evidencia la existencia
de una compleja organizacin), Mesopotmicas, Grecas, Romanas,
Chinas(Aproximadamente en el ao 800 a. C. se publico la constitucin
de Chow. En ella se hace una descripcin de cargos y
responsabilidades de toda la poblacin al servicio del emperador),
Persas, entre otras, se evidencia el conocimiento y uso de la
administracin en su desarrollo cultural, econmico, poltico y
social. La filosofa tuvo gran influencia en las primeras
manifestaciones de la administracin: en Grecia el filsofo Socrates
en sus teoras del estado expone la importancia de la administracin
del gobierno. Por otra parte Platn en su libro "La Repblica",
expone principios sobre la forma democrtica del gobierno y la
administracin de los negocios pblicos. Tambin Aristteles en su
libro "La Poltica" plantea tres formas de administracin pblica: La
Monarqua, La Aristocracia, La Democracia.
1.4.1. TEORIA DE LA ADMINISTRACION CIENTIFICAEl enfoque de la
administracin cientfica es el nfasis en las tareas. Esta consista
en como dice su nombre incluir mtodos cientficos como la observacin
y medicin, para as lograr una buena eficiencia industrial.A esta
corriente se le llama Administracin Cientfica por la Racionalizacin
que hace de los dos mtodos de ingeniera aplicados a la
administracin debido a que desarrollan investigaciones
experimentales orientadas hacia el rendimiento del obrero.
EPOCA: Esta teora se desarrollo durante los conflictos sociales
originados durante el proceso de la revolucin industrial como lo
eran una variedad inmensa de empresas, con tamaos altamente
diferenciados, problemas de bajo rendimiento de la maquinaria
utilizada, desperdicio, insatisfaccin generalizada entre los
operarios, competencia intensa pero con tendencias poco definidas,
elevado volumen de prdidas cuando las decisiones eran mal tomadas
por eso Frederick Winslow Taylor quien es clonsiderado e padre de
la administracin cientfica, fue consciente de estos conflictos y
tuvo la idea de que muchos de los factores que los originaban
podran remediarse con la racionalizacin del trabajo. Parti de la
hiptesis de que al mejorar la eficiencia industrial se mejoraran
las relaciones obrero-patronales, adems de lograrse muchos otros
beneficios.Taylor comprendi que las caractersticas de la produccin
industrial de ese entonces eran todo lo contrario de lo que podan
llamarse produccin eficiente.
CARACTERISTICAS
Salarios altos y bajos costos unitarios de produccin. Aplicar
mtodos cientficos al problema global, con el fin de formular
principios y establecer procesos estandarizados. Los empleados
deben ser dispuestos cientficamente en servicios o puestos de
trabajo donde los materiales y las condiciones laborales sean
seleccionados con criterios cientficos, para que as las normas sean
cumplidas. Los empleados deben ser entrenados cientficamente para
perfeccionar sus aptitudes. Debe cultivarse una atmsfera cordial de
cooperacin entre la gerencia y los trabajadores. La racionalizacin
del trabajo productivo debera estar acompaada por una estructura
general de la empresa que hiciese coherente la aplicacin de sus
principios
1.4.2. TEORIAS CLASICA DE LA ORGANIZACINSe asienta en los
trabajos de dos precursores: F.W. Taylor (1911) y sus Principios de
Administracin Cientfica. Henry Fayol (1916) y su Administracin
industrial y general.
Aunque la visin de ambos difiere en sus planteamientos y
objetivos, puede decirse que sus puntos de vista son
complementarios.
La direccin cientfica de Taylor pretenda la racionalizacin del
trabajo
Por su parte, Fayol se centra en la concepcin de empresas y
organizaciones es un proceso que agrupa las tareas de planificar,
organizar, mandar, coordinar
1.4.3 EL MOVIMIENTO DE LAS RELACIONES HUMANAS
La teora de las relaciones humanas (tambin denominada escuela
humanstica de la administracin), desarrollada por Elton Mayo y sus
colaboradores, surgi en los Estados Unidos como consecuencia
inmediata de los resultados obtenidos mediante los experimentos de
Hawthorne. Fue bsicamente un movimiento de oposicin a la teora
clsica de la administracin.6
La escuela de las relaciones humanas surgi, en parte, debido a
que el enfoque clsico no lograba suficiente eficiencia productiva
ni armona en el centro de trabajo. Esto hizo que aumentara el
inters por ayudar a los gerentes a manejar con ms eficacia los
Recursos humanos de sus organizaciones. Varios tericos trataron de
reforzar la teora clsica de la organizacin con elementos de la
sociologa y la psicologa.
La lnea de investigacin en esta escuela es la de Elton Mayo y
algunos otros colegas de Harvard, entre ellos Fritz J.
Roethlisberger y William J. Dickson que realizaron una serie de
estudios en Western Electric Company entre 1924 y 1933, los cuales
con el tiempo se conocieron como los estudios de Hawthorne, porque
muchos de ellos fueron realizados en la fbrica Hawthorne de Western
Electric, cerca de Chicago. En estos estudios se investig la
relacin entre la cantidad de iluminacin en el centro de trabajo y
la productividad de los obreros. Los investigadores llegaron a la
conclusin de que los empleados trabajaran con ms tesn si la
gerencia se preocupaba por su bienestar y si los supervisores les
prestaban atencin especial. Este fenmeno se conoci, ms adelante,
como el efecto de Hawthorne.
Los investigadores tambin llegaron a la conclusin de que los
grupos informales de trabajo (el entorno social de los empleados)
tienen una influencia positiva en la productividad. Muchos de los
empleados de Western Electric opinaban que su trabajo era aburrido
y absurdo, pero que sus relaciones y amistades con sus compaeros,
en ocasiones sujetos a la influencia de un antagonismo compartido
contra los jefes, le daban cierto significado a su vida laboral y
les ofrecan cierta proteccin contra la gerencia. Por tal motivo, la
presin del grupo, con frecuencia, representaba una mayor influencia
para aumentar la productividad de los trabajadores que las demandas
de la gerencia.
As pues, Mayo era de la opinin que el concepto del hombre social
(movido por necesidades sociales, deseoso de relaciones
gratificantes en el trabajo y ms sensible a las presiones del grupo
de trabajo que al control administrativo) era complemento necesario
del viejo concepto del hombre racional, movido por sus necesidades
econmicas personales.
Al poner de relieve las necesidades sociales, el movimiento de
relaciones humanas mejor la perspectiva clsica que consideraba la
productividad casi exclusivamente como un problema de ingeniera. En
cierto modo, Mayo redescubri el antiguo principio de Robert Owen
segn el cual, un genuino inters por los trabajadores, las mquinas
vitales como Owen sola llamarlos, pagara dividendos.
1.4.4. ESCUELA DE LA CIENCIA DE LA ADMINISTRACIONA principios de
la Segunda Guerra Mundial, Gran Bretaa tenia la necesidad imperiosa
de resolver una serie de problemas, nuevos y complejos, en al
contienda. Los britnicos, con su supervivencia en juego, formaron
los primeros equipos de investigacin de operaciones (I de O). Los
ingleses reunieron la experiencia de matemticos, fsicos y otros
cientficos en los equipos de I y O y dieron grandes pasos en lo
tecnolgico y lo tctico. Cuando los estadounidenses entraron a la
guerra, constituyeron los llamados equipos de investigacin de
operaciones basndose en el exitoso modelo britnico para resolver
problemas similares. Los equipos usaron las primeras computadoras
para realizar los miles de clculos que requiere los modelos
matemticos.
Terminada la guerra, la aplicacin de la Investigacin de
operaciones a los problemas de la industria resultaba cada vez ms
evidente. Se estaban empezando a usar nuevas tecnologas
industriales y los transportes y las comunicaciones eran cada vez
mas complejos. Estos avances trajeron consigo un sin fin de
problemas que no se podan resolver fcilmente con medios
convencionales. Cada vez mas que no se podan resolver fcilmente con
medios convencionales. Cada vez se recurra ms a los especialistas
en I de O para ayudar a los gerentes a encontrar respuestas para
estos nuevos problemas. Con los aos, los procedimientos de la I de
O se formalizaron y, ahora, se conocen con el nombre genrico de la
escuela de la ciencia de la Administracin
La escuela de la ciencia de la administracin obtuvo popularidad
debido a dos fenmenos de la posguerra. En primer lugar, el
desarrollo de las computadoras de gran velocidad y la comunicacin
entre computadoras ofreci un medio para atacar problemas de la
organizacin, de gran escala y complejos. En segundo, Robert
McNamara aplic una forma de la ciencia de la administracin en Ford
Motor Company en las dcadas de 1950 y 1960. (Ms adelante, aplic la
misma tcnica cuando fue secretario de la Defensa durante el
gobierno de Johnson.) Cuando los protegidos de McNamara, conocidos
como los "muchachos maravilla" empezaron a ocupar puestos
gerenciales en Ford y en la industria de Estados Unidos, floreci la
escuela de la ciencia de la administracin. Si usted est trabajando
en una organizacin donde las decisiones administrativas se toman y
justifican "desmenuzando cifras", puede agradecerselo a McNamara y
a su generacin.
1.4.5. TEORIA DE SISTEMALa teora de los sistemas o teora general
de los sistemas (TGS) se desarroll durante la Guerra Fra y es un
esfuerzo de estudio interdisciplinario que trata de encontrar las
propiedades comunes a entidades, los sistemas, que se presentan en
todos los niveles de la realidad, pero que son objeto
tradicionalmente de disciplinas acadmicas diferentes. Su puesta en
marcha se atribuye al bilogo austriaco Ludwig von Bertalanffy,
quien acu la denominacin a mediados del siglo XX.
Las organizaciones como sistemas: Una organizacin es un sistema
sociotcnico incluido en otro ms amplio, que es la sociedad, con el
que interacta en una influencia mutua. Tambin puede ser definida
como un sistema social, integrado por individuos y grupos de
trabajo que responden a una determinada estructura y dentro de un
contexto al que controla parcialmente, desarrollan actividades
aplicando recursos en pos de ciertos valores comunes.
1.4.6. ENFOQUE DE CONTINGENCIA
La llamada escuela situacional, tambin llamada escuela
contingencial, es un enfoque que plantea que el administrador se ve
influido por la situacin y por las circunstancias que lo rodean,
pero plantea que a su vez puede influir en estas situaciones por
medio de la decisin administrativa que toma. Se destacan autores
como Hall, Harold Koontz12 y Weihrich.
1.4.7. ESCUELA CONDUCTISTAAbraham Maslow, Douglas McGregor y
Frederick Herzberg, entre otros, escribieron sobre la superacin
personal de los individuos. Su obra engendr nuevos conceptos en
cuanto a la posibilidad de ordenar las relaciones para beneficio de
las organizaciones. Adems, determinaron que las personas pretendan
obtener algo ms que recompensas o placer al instante. Dado que las
personas tenan formas de vida complejas, entonces las relaciones en
la organizacin deberan sustentar dicha complejidad.
Segn Maslow, las necesidades que quieren satisfacer las personas
tiene forma de pirmide. Las necesidades materiales y de seguridad
estn en la base de la pirmide y las necesidades del ego (por
ejemplo, la necesidad de respeto) y las necesidades de
autorrealizacin (como la necesidad de crecimiento personal y de
significado) estn en la cspide. McGregor present otro ngulo del
concepto de la persona compleja. Distingui dos hiptesis bsicas
alternativas sobre las personas y su posicin ante el trabajo. Llam
a estas dos hiptesis teora X y teora Y.
Por su parte, Herzberg plante distintos elementos y factores que
motivan, desmotivan o no motivan al factor humano dentro de la
organizacin. Explic que todo lo que ocurra en la empresa
relacionado con el individuo y su forma de sentirse, lo motivar;
sin embargo, todo aquello que imponga reglas, polticas de la
organizacin, salarios, entre otros, no lo motivarn pero que, si no
estn presentes, podrn desmotivarlo.
1.4.8. COMPROMISO DINAMICO
Nueva corriente de la teora de la administracin que seala que
las relaciones humanas y los tiempos estn obligando a los gerentes
a reconsiderar los enfoques tradicionales debido a la velocidad y
la constancia de los cambios. Stoner utiliza el concepto del
compromiso dinmico para transmitir el nimo de los conceptos y los
debates presentes sobre la administracin y las organizaciones;
donde la palabra "dinmica" implica cambio, crecimiento y actividad
constante; el trmino "compromiso" seala un involucramiento profundo
con otros. Por tanto la frase "compromiso dinmico" expresa
debidamente el enfoque vigoroso que usan actualmente los gerentes
exitosos para dirigirse a las relaciones humanas y adaptarse, sin
tardanza, a las condiciones que cambian con el tiempo. Dentro de
este mbito, estn surgiendo seis temas que versan sobre la teora de
la administracin: Nuevos entornos organizacionales, tica y
responsabilidad social, globalizacin y administracin, cmo inventar
y reinventar organizaciones, culturas y pluriculturalismo y por
ltimo; la calidad. El enfoque del compromiso dinmico es un reto
para que veamos a las organizaciones y a la administracin como
parte integral de la sociedad global moderna. La teora de la
administracin no siempre consideraba este postulado. Sin embargo,
cuando se abra la puerta que comunica a las organizaciones y el
mundo, habr muchas influencias nuevas que repercutan en las
cuestiones vinculadas con las relaciones y la teora de la
administracin.
1.5. FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR
1.5.1 PLANEACIONEs la fase en la cual se determina
anticipadamente que es lo que se va a hacer, esto incluye el
establecimiento de objetivos, programas, polticas y
procedimientos.
OBJETIVOEs la razn de ser de la empresa, esto es, lo que se
propone alcanzar.
LOS PROGRAMASSon los planes que se deben realizar en un tiempo
determinado para lograr el objetivo propuesto.
LAS POLTICASSon las normas en las cuales deben estar encuadradas
las actividades para alcanzar el objetivo.
LOS PROCEDIMIENTOSSon las guas o formas de accin que nos dicen
de que forma se deben realizar las actividades.
1.5.2 PLANEACINLa necesidad de la planeacin en una empresa
aparece principalmente por tres razones: Para obligar a pensar en
el futuro. Se planifica para que todas las personas de la empresa
piensen hacia donde van y se puedan anticipar a los problemas,
evitando en esta forma que se deje los problemas a la suerte o a
las creencias religiosas. Para obligar a pensar en .forma
coordinada, esto permite que las personas sean concientes de qu es
lo que se espera de ellas y as puedan cumplir con las funciones
asignadas. Para evitar riesgos y. prdidas, si no se ha realizado
por anticipado una planeacin, los riesgos de prdidas se aumentan y
lo ms seguro es que la empresa fracase.Esto no significa" que la
planeacin es la frmula para que una empresa nunca fracase,
simplemente significa que una empresa que planea sus- actividades
tiene ms probabilidades de triunfar. En la empresa 'Cooperativa o
Asociativa, esta fase es de gran importancia, ya que mediante la
misma, se presentan los planes y acciones que al realizarse irn en
beneficio de los socios.Adems en la Asamblea General los afiliados
mediante su participacin solicitarn; s sus directivos programas y
ejecuciones? muy concretas que deben ser tenidas en cuenta durante
la planeacin.
1.5.3 ORGANIZACINEs la etapa en la cual se fijan las funciones y
las relaciones de autoridad y responsabilidad entre las diferentes
personas de una empresa.
RAZONES PARA ORGANIZARExisten dos razones fundamentales por las
cuales es conveniente organizar: Hay una gran cantidad de cosas que
no puede realizarlas una sola persona y por lo tanto debe unirse
con otros para ejecutarlas. Para aprovechar los beneficios que trae
la divisin del trabajo.MANUAL DE ORGANIZACINEsta herramienta nos da
a conocer qu debe hacer cada persona, cada departamento u
organismo, describiendo los deberes y responsabilidades de cada
persona y las atribuciones de cada persona con respecto al grupo de
personas que trabajan a su cargo.La organizacin en la Cooperativa
debe ser permanente ya que es la nica forma en que los socios podrn
conocer la marcha de la Empresa mediante la utilizacin de las
herramientas que hemos visto se puede presentar una imagen rpida,
fcilmente comprensible y fiel de la situacin de la sociedad.
1.5.4 DIRECCINEsta fase del proceso de administracin, hace
referencia a la forma como se imparten las rdenes o instrucciones a
las personas de la empresa y se explica qu es lo que debe
hacerse.
Aunque son de mucha importancia las cualidades personales de
quien va a ejecutar la actividad, es conveniente tener en cuenta
las caractersticas de una buena instruccin, la cual debe ser:
Razonable: lo cual quiere decir que no se debe ordenar algo
inalcanzable para la persona que recibe la orden, se debe tener en
cuenta si la persona que la recibe tiene la experiencia y habilidad
necesaria para cumplirla satisfactoriamente.
Completa: al dar ciertas instrucciones debe decirse claramente
la cantidad y calidad de la actividad a ejecutar.
Ejemplo: seleccionar una produccin o compra de papa, papa de
primera, de segunda y de tercera etc.
CLARA: la orden debe ser comprensible, o sea que la persona que
la recibe la debe entender muy bien, para lo cual el que dicta la
instruccin debe colocarse en el lugar del subordinado y considerar
lo que ste quiere que se le diga.
Sabemos muy bien que la Cooperativa est en manos del Gerente,
por delegacin que hace el Consejo de administracin.
Las instrucciones que dirige a los empleados, socios y otros
organismos, debe tener las caractersticas antes anotadas, lo cual
permitir no solo una mayor eficiencia en la administracin, sino
tambin una correcta informacin a los afiliados.
1.5.5 COORDINACINEn el proceso administrativo debe existir
coordinacin o sea quehaya una estrecha armona entre los
funcionarios de la empresa y las operaciones que ejecutan para que
el desenvolvimiento del trabajo no tenga ningn obstculo.
Coordinar es armonizar todos los actos y esfuerzos.
Esta coordinacin se puede obtener a travs de consultas de unas
personas a otras, con participacin democrtica caso de las
cooperativas con las cuales pueden conformarse grupos de trabajo
uniforme.
Para lograr este fin los funcionarios jefes deben exponer a los
empleados sus puntos de vista en cualquier caso particular
1.5.6 CONTROLEste proceso consiste en verificar si los
resultados obtenidos son iguales o parecidos a los planes
presentados, y permite bsicamente avisar en forma oportuna si algo
est fallando y adems si resulta eficaz en el uso de los
recursos
Tambin podemos decir que el control consiste en la medicin y
correccin de la ejecucin con base en las metas establecidas,
compara lo realizado con lo planeado y exige cuentas de las tareas
y actividades asumidas.
Como proceso que es el control, lo podemos dividir en:
Establecimiento de patrones de comparacin en puntos estratgicos.
Medicin de lo realizado. Comparacin de lo que se ha realizado con
lo que se ha planeado. Correccin de las fallas encontradas.
1.6. HABILIDADES PARA LA ADMINISTRACION
1.6.1 Habilidades administrativasEs el conocimiento y la pericia
para realizar actividades que incluyen mtodos, proceso y
procedimiento. Por lo tanto, representa trabajar con determinadas
herramientas y tcnicas, por ejemplo los mecnicos trabajan con
herramientas y sus supervisores deben tener la capacidad de
ensearle como usarla.
1.6.2 Habilidad HumanaEs la capacidad para trabajar con
personas: es el esfuerzo cooperativo: es el trabajo en equipo: es
la creacin de un ambiente en que las personas se sienten segura y
libres para expresar sus opiniones.
1.6.3 Habilidad ConceptualEs la capacidad de ver la imagen del
conjunto de reconocer los elementos importantes en una situacin y
comprender las relaciones entre ellos.1.6.4 Habilidad TcnicaEs el
conocimiento y la pericia para realizar actividades que incluyen:
mtodos, proceso, procedimiento. Por lo tanto, representa trabajar
con determinadas herramientas y tcnicas, por ejemplo los mecnicos
trabajan con herramientas y sus supervisores deben tener la
capacidad de ensearle como usarla.
1.7. ROLES ADMINISTRATIVASSon aquellos que suponen relaciones
entre personas. En sus roles emblemticos, de lder y de enlace los
administradores se relacionan directamente con otras personas. Rol
emblemtico. El administrador representa a la organizacin en
celebraciones de tipo ceremonial y simblico. Aunque aparentemente
los deberes emblemticos podran carece de importancia, se espera de
los administradores que los asuman, por que simbolizan el inters de
la direccin en los empleados, los clientes y la comunidad.
Rol de Lder. Implica la responsabilidad e dirigir y coordinar
las actividades de los subordinados a fin de que se cumplan las
metas organizacionales . Algunos aspectos del papel del liderazgo
tienen que ver con la integracin del personal: contratacin, ascenso
y despido. Otros suponen incetivar a los subordinados para que
satisfagan las necesidades de la organizacin. Otros ms se
relacionan con la proyeccin de una visin con la que los empleados
puedan identificarse.
Rol de enlace. Se refiere al trato de los administradores con
personas fuera de la organizacin. El administrador busca apoyo de
personas que pueden influir en el xito de la organizacin.
1.8. FACTORES QUE INFLUYEN EN EL AMBIENTE DEL ADMINISTRADOR. La
administracin de una organizacin es un sistema que interacta con su
ambiente especficos, y dems depende del mismo, pero permanece
siempre al tanto de las influencias potenciales de un ambiente
general.En la siguiente seccin hemos trabajado sobre los
componentes en ambientes tanto especifico como generales, pero solo
mencionaremos los especficos porque estn mas relacionado con la
organizacin que con la propia administracin, y mostraremos como los
ambientes pueden restringir las selecciones disponibles para los
administradores.
1.8.1 AMBIENTE ESPECFICOS
PROVEEDORESLos proveedores de una organizacin, por lo general se
piensa en empresas que proveen materias primas y equipos, pero este
termino tambin incluye los que proporciona insumos financieros y
mano de obras. Accionistas, bancos, compaa de seguros, fondos de
pensin, y otras instituciones similares que son necesarias para
asegurar un flujo continuo de capital. La administracin trata de
asegurar un flujo continuo de los insumos que se necesitan, al mas
bajo costo posible. Estos insumos representan incertidumbres,
porque su falta de disponibilidad o su retraso pueden reducir en un
gran grado importante la eficacia de la organizacin, es comn que la
administracin realice grandes esfuerzos para asegurar su flujo
continuo. El hecho de que las grandes organizaciones tengan
departamento de compra, finanzas, y personal es debido a la
importancia que la administracin la asigna a la compra de insumo de
maquinarias, equipos y capital y alquiler de trabajo.
CLIENTESLas organizaciones existen para satisfacer las
necesidades de los clientes, es el quien absorbe el producto. Los
cliente obviamente representan una incertidumbre potencial para las
organizaciones. Los gustos del consumidor pueden cambiar. Estos
pueden quedar insatisfechos con el producto o servicio de la
organizacin. En general esperaramos que los compradores representen
mayor incertidumbre para los administradores de cualquiera
nivel.
COMPETIDORESTodas las organizaciones tienen uno o mas
competidores. Ninguna administracin puede darse el lujo de ignorar
a sus competidores. Cuando lo hacen, pagan un precio muy alto. Los
competidores se pueden ver desde el punto de vista de los precios,
ofrecimiento de servicios, de adquisicin de productos nuevos y
similares. Representan una fuerza ambiental importante que la
administracin que debe verificar, prepararse y responder a todo
esto.
GOBIERNOLos gobiernos federales, estadales y locales influyen en
lo que las organizaciones pueden o no hacer. Ciertas
organizaciones, en virtud de sus actividades, son controladas por
dependencias gubernamentales especificas. Por ejemplo, si su
empresa fabrica productos farmacuticos, lo que usted puede vender
queda determinado por la administracin de alimentos ydrogas. Las
organizaciones gastan mucho tiempo y dinero para cumplir con las
regulaciones gubernamentales. Pero los efectos de estos reglamentos
van mas all del tiempo y dinero. Tambin reducen la discrecionalidad
administrativas. restringen las opciones disponibles para los
administradores.
GRUPO PBLICOS DE PRESINLos administradores no pueden dejar de
reconocer la existencia de grupos de intereses especiales que
intentan influir en las acciones de las organizaciones. Estas
influencias consiste en simplemente amenazar a algunas
organizaciones a fin de que su administracin cambie su poltica.
Conforme cambian los movimientos sociales y polticos, as tambin lo
hace elpoder de los grupos de presin. Los administradores deben
estar consciente del poder que estos grupos pueden ejercer sobre
sus decisiones.
AMBIENTE GENERAL
ECONMICOSEl ambiente econmico no solo le interesa a los negocios
cuya misin, es la produccin y la distribucin de bienes y de
servicio que la poblacin desea y por lo que puede pagar. Pero
tambin es de la mayor importancia para otros tipos de empresas
organizadas. Algunos de los factores econmicos en el ambiente
general que puede afectar las practicas administrativas en una
organizacin, son: las tasas de intereses, porcentaje de inflacin,
cambios en el ingreso disponible, ndices del mercado laboral, y el
ciclo econmico general.Capital: todas las clases de organizaciones
necesitan capital: maquinaria, edificios, inventario de bienes,
equipo de oficina, herramienta de todo tipo y efectivo. Parte de
todo esto lo puede producir la propia organizacin, sin embargo, las
empresas organizadas generalmente resuelven sus necesidades de
capital con diversos proveedores, cuyo trabajo es producir los
materiales y otros bienes de capital que requiere la organizacin
para operar. Esto significa que todas las clases de operaciones
dependen de la disponibilidad y de los precios de los bienes de
capital que se necesitan.Trabajo: otro insumo importante del medio
econmico es la disponibilidad, la calidad y el precio de la fuerza
laborar. En algunas sociedades quizs se cuente con gran numero de
trabajadores comunes carentes de capacitacin y haya escasez de mano
de obra altamente entrenada. El precio de la mano de obra tambin es
un factor econmico importante para una empresa, aunque la
automatizacin disminuye su alto costo.Niveles de precios: la parte
de insumos de una empresa recibe la clara influencia de los cambios
de los niveles de precios. Si estos suben suficientemente rpido,
los trastorno en el medio econmico, tanto de insumo como en la
produccin, pueden ser graves. La inflacin no solo desequilibra a
las empresas, sino que tambin distorsiona todo tipo de
organizaciones por sus efectos sobre los costos de la mano de obra,
los materiales y otros artculos.
TECNOLGICOSUno de los factores de mayor efecto sobre el ambiente
es la tecnologa. La ciencia proporciona los conocimiento y la
tecnologa lo usa. El termino tecnologa se refiere a la suma total
del conocimiento que se tiene de las formas de hacer las cosas.
Algunos beneficios de la tecnologa son: mayor productividad,
estndares mas altos de vida. Mas tiempo de descanso y una mayor
variedad de productos.El cambio mas rpido durante los ltimos siglos
probablemente que haya ocurrido en la tecnologa. Ahora tenemos
oficinas computarizadas, robot en la fabricacin, rayos lser,
circuito integrados, micropuntos, microprocesadores etcLas compaa
que prosperan son aquellas que obtienen el mayor partido en la
tecnologa.Un ejemplo de cmo el ambiente tecnolgico afecta a la
administracin, lo encontraremos en el diseo de oficinas. Estas se
han vuelto centro de comunicaciones. La administracin ahora puede
enlazar sus computadores, telfonos, procesadores de palabras,
fotocopiadoras, maquina de fax, almacenamiento de archivos y otras
actividades de oficinas, en un sistema integrado. Para la
administracin de todas las organizaciones esto significa capacidad
para la toma de decisiones mas rpida y mejor.A parte de los
beneficio que trae la tecnologa, esta tambin conlleva problemas,
tales como embotellamiento de transito, la contaminacin de aire y
agua, la escasez de energa y la perdida de privacidad debido a la
aplicacin de la tecnologa de computacin. Se requiere de un enfoque
equilibrado que la aproveche y al mismo tiempo disminuya algunos de
sus efectos colaterales indeseable.
SOCIALESEn cualquier clasificacin de los elementos ambientales
que influya sobre un administrador, es en extremo difcil separar
los medios sociales, poltico y ticos. El ambiente social se compone
de actitudes, deseos, expectativas, grados de inteligencia y
educacin, creencia y costumbre de las personas de un grupo o
sociedad determinada. Estos elementos ambientales son difciles de
estudio y comprensin, para pronosticarlo y que el administrador
puede anticiparse y prepararse para los cambio.Es decir que la
administracin debe adaptar sus practicas a las expectativas
cambiante de la sociedad en la que opera. Conforme cambian los
valores, costumbre y gustos, as tambin debe cambiar la
administracin. Esto se aplica tanto a sus productos y ofrecimiento
de servicios como a sus polticas internas. Un ejemplo recientes de
condiciones sociales que han tenido un impacto significativo en la
administracin de determinadas organizaciones incluyen las
expectativas cambiantes de carreras de las mujeres y el
envejecimiento de la fuerza laborar.La inflacin , el movimiento
femenino, y el incremento en la tasa de divorcio al contribuido al
aumento dramtico de las tasas de participacin laboral femenina. Hoy
en da, mas de la mitad de todas las mujeres adultas estn empleadas
con propsito lucrativo fuera del hogar. Los bancos, fabricantes de
automviles y los de ropas femeninas encuentran que su mercado estn
cambiando conforme varan las expectativas de carreras de las
mujeres, ellas quieren mayor crdito, carros que se adapten a su
nuevo estilo de vida y ropas para negocios.La administracin tambin
ha tenido que ajustar sus polticas organizacionales internas debido
al incremento en el numero de mujeres que trabajan. Aquellas
organizaciones que no ofrecen guarderas para el cuidado de nios,
por ejemplo, pueden perder en sus esfuerzos para contratar a
empleadas competentes.
POLTICOSLas condiciones polticas incluyen la estabilidad general
de los pases en que opera una organizacin y las actitudes
especificas que los funcionarios gubernamentales electos tienen
hacia el rol de los negocios en la sociedad. El ambiente poltico,
las actitudes y las acciones de los legisladores y lideres polticos
y gubernamentales cambian con el flujo y reflujo de las demandas y
creencias sociales. El gobierno afecta prcticamente a todas las
empresas y todos los aspectos de la vida. Con relacin a los
negocios, desempea dos papeles principales: los fomenta y los
limita. Por ejemplo, hace lo primero cuando estimula la expansin y
el desarrollo econmico, proporciona ayuda mediante la administracin
para pequeos negocios, subsidia determinadas industrias, ofrece
ventajas fiscales, respalda la investigacin y el desarrollo e
incluso protege algunas empresas mediante aranceles especiales. Por
ultimo, el gobierno tambin es el mayor cliente, al comprar bienes y
servicios.Todo gerente esta rodeado por una maraa de leyes,
reglamentos y jurisprudencia, no solo a nivel nacional sino tambin
estatal y municipal. Algunas se elaboran para proteger a los
trabajadores, a los consumidores y a comunidades. Muchas tienen el
fin de regular el comportamientos de los administradores y de sus
subordinados en los negocios y en otras empresas. Numerosas leyes y
normas son necesarias, aunque muchas se vuelven obsoletas. Pero
representan un ambiente complejo para todos los administradores,
porque se espera que conozcan las restricciones y requisitos
legales aplicables a sus acciones. Por lo tanto, es comprensible
que los administradores de toda clase organizaciones, en especial
en los negocios y en el gobierno, tengan cerca de ellos un experto
legal para tomar decisiones.Los administradores perceptivos no solo
debe responder a las presiones sociales sino tambin necesitan
prever y hacer frente a las polticas e incluso a las posibles
legales. Resulta evidente que no es una tarea fcil.
TICOSLa tica es la disciplina que se relaciona con lo bueno y lo
malo, con el deber y las obligaciones moral. Muchas decisiones que
toman los administradores exigen que tomen en cuenta quien puede
resultar afectado, por eso presentaremos tres punto de vista o
teoras morales sobre la tica.Punto de vista utilitarista o teora
utilitaria de la tica: sugiere que los planes y acciones se evalan
o se tome de decisiones segn sus secuencias. La idea fundamental es
que los planes o acciones deben de producir el mayor bien para el
mayor numero de personas.Punto de vista de derecho o teora basada
en los derecho de la tica: esta posicin se preocupa del respecto y
la proteccin de las libertades y privilegios individuales,
inclusive el derecho a la prevaca, libertad de conciencia, libertad
de expresin y a un juicio legal. El lado positivo de la perspectiva
de los derechos es que protege la libertad y prevaca de los
individuo. Pero tiene un lado negativo en las organizaciones: puede
representar un obstaculo para la alta productividad y eficiencia,
al crear un clima de trabajo demasiado legalista.Punto de vista de
la teora de justicia de la tica: esto exige que los administradores
imponga y hagan cumplir las reglas con justicia y equidad, as como
la imparcialidad guen a quienes toman las decisiones.
1.9. TIPOS DE ADMINISTRACION
El vocablo Administracin tiene diferentes significados, de
acuerdo al calificativo que lo acompae que denota la naturaleza del
campo en el cual se ejecuta el proceso administrativo:
Administracin de Negocios: se refiere a los principios y tcnicas
administrativas aplicables en las actividades de carcter mercantil
y en general a esa numerosa variedad de transacciones en asuntos
comerciales.
Administracin de Empresas: se refiere al conjunto de principios
y tcnicas administrativas aplicables tanto a la organizacin como a
los procesos operativos en las empresas de toda clase:
industriales, ganaderas, agrcolas de servicios, etc.
Administracin Pblica: se refiere tanto al aparato del Estado, es
decir, al ente Estado como a los dems entes departamentales,
municipales y del sector descentralizado. Tambin denota el conjunto
de procesos y operaciones administrativos del sector pblico y
frecuentemente, con esta denominacin nos referimos al conjunto de
funcionarios que trabajan en las instituciones oficiales.
La Administracin Internacional: Se centra en la operacin de
empresas internacionales en pases extranjeros. Trata temas
administrativos que se relacionan con el flujo de personas,
mercancas y dinero con el propsito final de administrar mejor en
situaciones La Administracin Comparativa: Se define como el estudio
y el anlisis de la administracin en diferentes ambientes y de las
razones por las cuales las empresas obtienen resultados diferentes
en diversos pases. La administracin es un elemento importante para
el crecimiento econmico y el mejoramiento de la productividad.
1.10. PRINCIPALES ENFOQUES
a) El enfoque emprico o de situacin prctica: Como su nombre lo
indica, este enfoque analiza la administracin desde el punto de
vista prctico y real, cotidiano de situaciones o casos que han
ocurrido en la vida real, de esta forma se lleva al estudio de los
tpicos "casos". Tmese en cuenta que las soluciones de cada caso es
una situacin en particular la que no ser necesariamente la correcta
para otro caso, por lo tanto, lo ms que se puede hacer es intentar
sacar, despus de varios anlisis de casos, conclusiones generales
que puedan ser correctas a la mayora de las situaciones que se
puedan presentar.En el enfoque operacional, los anlisis de casos
reales aportan experiencia administrativa y adems proporcionan una
suerte de historia de la administracin la que sera til para no
volver a cometer errores similares en el futuro.
b) El enfoque del comportamiento interpersonal: Lo principal de
este enfoque radica en el verdadero sentido de lo que el
administrador realiza cotidianamente, que es relacionarse con otras
personas, o con un grupo de personas que estn en busca de un
objetivo en comn. Este enfoque es el punto de vista humano de la
administracin y la sicologa juega un papel importante pues en las
relaciones humanas estn en juego muchos aspectos de personalidades,
intereses personales y dinmica de grupo. Entonces a partir de esto,
la sicologa es parte necesaria del trabajo de un administrador y
que va en el enfoque operacional como asunto importante en las
relaciones interpersonales.
c) Enfoque de comportamiento grupal: Este enfoque no debe ser
confundido con el de comportamiento interpersonal. El enfoque de
comportamiento grupal analiza el comportamiento de grupo dentro de
una organizacin y es estudiado por la sicologa social y la
sociologa. Est muy ligado con el estudio del comportamiento de la
organizacin entendiendo a la organizacin como el sistema formado
por un conjunto de relaciones de grupo dentro de la empresa.
En el enfoque operacional, las relaciones interpersonales y la
de grupo estn muy relacionadas pero no deben confundirse, as mismo,
es importante entender que dentro de la organizacin adems de
personas, existen grupos de personas que se relacionan entre s y es
de vital importancia en la administracin.
d) Enfoque de sistemas sociales cooperativos: El estudio de las
relaciones interpersonales y de grupo se apoya en sistemas
sociales, debido a la tendencia de analizar los fenmenos como
sistemas. Es de saber, que todo administrador opera en un sistema
social y en el enfoque operacional esto se incluye como un punto de
vista importante, ahora, no todos los sistemas sociales son
cooperativos como los encontrados en una organizacin de una
empresa. Este enfoque resulta ms amplio que los dos anteriores.
e) Esquema de sistemas sociotcnicos: En las organizaciones no
solo existen las relaciones entre personas y grupo. Tambin, hoy ms
que nunca, existe una componente tecnolgica muy importante dentro
de cualquier organizacin que genera un sistema sociotcnico que
tiene que ver con las relaciones de las personas con la tecnologa,
es decir, cmo los sistemas tecnolgicos afectan a los sistemas
sociales. Se sabe que el comportamiento de personas es afectado
tambin por otras personas y grupos, pero tambin influye el factor
tecnolgico en esto, y si este efecto es negativo se debe buscar la
manera de cambiar o modificar el sistema tecnolgico para producir
la armona necesaria. Es claro que en el enfoque operacional, este
enfoque de sistemas sociotcnicos debe estar incluido, pues afecta
de significante manera a la administracin y en este es causa de
estudio de la ingeniera industrial.
f) Enfoque de la teora de decisin: Podra decirse con buena razn
que el anlisis de la teora de la administracin podra enfocarse como
aspecto fundamental a la teora de la decisin, puesto que lo que
cotidianamente hace el administrador o un conjunto de personas
organizadas es decidir entre varias alternativas la que ms convenga
bajo un pensamiento racional y motivaciones de ndole econmica u
otros que sean de importancia para el caso en particular.
Recordando que en el enfoque operacional, se tienen todos los
dems enfoques, la teora de decisiones va ms all al incluir los
aspectos sociales y sicolgicos tanto dentro como fuera de la
organizacin.
g) Enfoque de centro de comunicaciones: Este enfoque se
considera a partir de la visin del administrador como un centro de
comunicaciones anlogo a un conmutador telefnico donde se recibe,
almacena, elabora y disemina la informacin. Esta idea va muy de la
mano con el enfoque de teora de la decisin ya que bsicamente el
administrador debe recibir y procesar la informacin y luego de esto
est en condiciones de tomar decisiones. Pero la verdadera
importancia de este enfoque tiene que ver con trasladar este centro
de comunicaciones a una computadora con la aplicacin para la toma
de decisiones que se vuelve sumamente conveniente.El inconveniente
de este enfoque para el enfoque operacional est en la estrechez del
mismo al no tener una visin ms amplia de relacin con los dems
enfoques, no tiene el poder de clasificar el conocimiento
administrativo a diferencia. Por ejemplo, del enfoque de sistemas
sociales o de comportamiento interpersonal.
h) Enfoque matemtico o de ciencia de la administracin: El
enfoque matemtico surge a partir de reconocer a la administracin
como un sistema de modelos, de donde se infieren variables
conocidas y desconocidas y del anlisis y resultado deducir la
decisin ms conveniente. Por esto, el enfoque matemtico est muy
ligado al enfoque de teora de la decisin.El enfoque matemtico es
tambin el punto de vista del anlisis de la investigacin de
operaciones donde la concepcin fundamental est en que el proceso de
administracin y toma de decisiones es un proceso lgico que con una
ayuda de trminos y smbolos se intenta el modelo que ms se ajuste a
la realidad y encontrar las metas seleccionadas.i) El enfoque
operacional rene a todos los dems enfoques como un sistema que
extrae informacin y conocimiento til de otras reas del
conocimiento. Sin embargo, como ncleo central se tiene el
conocimiento en la administracin propiamente al y que tiene relacin
con temas propios de ella como, staff, patrones de
departamentalizacin, reas de administracin y evaluacin
administrativa. Tambin otros elementos que se derivan de otros
campos como lo son la teora de sistemas, teora de decisiones,
motivacin, liderazgo, etc. Como puede verse, el enfoque operacional
rene reas del conocimiento que son universalmente aplicables a
otras disciplinas que definitivamente son relevantes para nuestro
caso, el de la administracin.
1.11. VALORES INSTITUCIONALES La administracin, de carcter
eminentemente social, se rige por una serie de valores que le
proporcionan no slo una validez moral ante la poblacin, sino tambin
informacin tica que debe orientar la conducta del administrador en
la sociedad.
Los valores institucionales de la administracin son:
Sociales: Estos son los ms importantes, ya que contribuyen al
bienestar de la sociedad a travs de:
El mejoramiento de la calidad y precio del producto y/o servicio
para satisfacer adecuadamente las necesidades reales del ser
humano. El mejoramiento de la situacin socioeconmica de la
poblacin. El cumplimiento de obligaciones fiscales que permiten
sostener a los gobiernos locales y federales. Evitar la competencia
desleal. La promocin del desarrollo a travs de la creacin de
fuentes de trabajo. Incrementar y preservar las riquezas naturales
y culturales de la sociedad.
Organizacionales: Aquellos que tienden a mejorar la organizacin
de los recursos con que cuenta el grupo social, y que tienden
a:
Impulsar la innovacin, investigacin y desarrollo tecnolgicos.
Optimizar la coordinacin de recursos. Maximizar la eficiencia en
mtodos, sistemas y procedimientos. Conciliar intereses entre los
diferentes miembros del grupo social.
Econmicos: Son los que se orientan a la obtencin de beneficios
econmicos y que puede ser:
Generando riqueza Maximizando la obtencin de utilidades.
Manejando adecuadamente los recursos financieros. Propiciando el
desarrollo econmico del grupo social. Promoviendo la
inversin.CAPITULO II
ORGANIZACIN2.1. DEFINICIONES:
Una organizacin, es un grupo social compuesto por personas,
tareas y administracin que forman una estructura sistemtica de
relaciones de interaccin, tendientes a producir bienes o servicios
o normativas para satisfacer las necesidades de una comunidad
dentro de un entorno, y as poder lograr el propsito distintivo que
es su misin. Es un sistema de actividades conscientemente
coordinadas formado por dos o ms personas; la cooperacin entre
ellas es esencial para la existencia de la organizacin. Una
organizacin slo existe cuando hay personas capaces de comunicarse y
que estn dispuestas a actuar conjuntamente para obtener un objetivo
comn. Es un conjunto de cargos con reglas y normas de
comportamiento que han de respetar todos sus miembros, y as generar
el medio que permite la accin de una empresa. La organizacin es el
acto de disponer y coordinar los recursos disponibles (materiales,
humanos y financieros). Funciona mediante normas y bases de datos
que han sido dispuestas para estos propsitos.
Existen varias escuelas filosficas que han estudiado la
organizacin como sistema social y como estructura de accin, tales
como el estructuralismo y el empirismo. Para desarrollar una teora
de la organizacin es preciso primero establecer sus leyes o al
menos principios tericos para as continuar elaborando una teora
sobre ellos. Un camino sera clasificar y mostrar las diferentes
formas de organizaciones que han sido ms estudiadas, tales como la
burocracia como administracin o elementos que componen la
organizacin y que igualmente han sido ya muy tratados, tales como
el liderazgo formal e informal. Como metodologa, esto se llama
investigacin operativa y en el mbito de las ciencias sociales es el
campo de estudio de la Sociologa de la Organizacin. Un nuevo uso
est emergiendo en las organizaciones: La Gestin del Conocimiento.
Tpicamente, la organizacin est en todas partes, lo que dificulta su
definicin independiente o sin involucrarse en una aplicacin
particular.
2.2. PROCESOS DE ORGANIZACIN2.2.1. DIVISION DE TRABAJO
Divisin del trabajo es la especializacin y cooperacin de las
fuerzas laborales en diferentes tareas y roles, con el objetivo de
mejorar la eficiencia. Aunque es consustancial a toda actividad
humana desde la prehistoria, se intensific con la revolucin
neoltica que origin las sociedades agrarias y aceler de modo
extraordinario su contribucin al cambio tecnolgico y social con el
desarrollo del capitalismo y la revolucin industrial.
Estas son caractersticas de la divisin del trabajo: Ahorro de
capital: cada obrero no tiene que disponer de todas las
herramientas que necesitara para las distintas funciones. Ahorro de
tiempo: el operario no tiene que cambiar constantemente de
herramienta. Los trabajos a realizar por cada operario son ms
sencillos, con lo que el error disminuye. Simplicidad de las
funciones a realizar, personal con menos experiencia puede
incorporarse al mercado laboral. Invencin de nuevas mquinas.
Cuando el trabajador se centra en una tarea pequea y sencilla
pondr ms atencin que si realiza una donde deba estar rotando de
trabajo constantemente con sus compaeros; es decir, al realizar una
tarea ms complicada perder la concentracin en el momento de la
rotacin. En el texto de Smith "Investigacin sobre la naturaleza y
causas de las riquezas de las Naciones" se habla tambin de la
importancia del aporte de las maquinarias (creadas por los
artesanos con el objeto de agilizar el trabajo). stas brindan a la
tarea un plus de sencillez y su uso se centra en crear mtodos
rpidos y simples de ejecucin.
Ejemplo: Los alfileres del libro La riqueza de las naciones de
Adam Smith, si una persona fabrica alfileres hace menos de cien al
da mientras que si dividimos el trabajo puede fabricar hasta 10.000
alfileres
2.2.2. DEPARTAMENTALIZACION
Es la divisin y el agrupamiento de las funciones y actividades
en unidades especficas, con base en su similitud.Al
departamentalizar, es conveniente observar la siguiente
secuencia:
Listar todas las funciones de la empresa. Clasificarlas.
Agruparlas segn un orden jerrquico. Asignar actividades a cada una
de las reas agrupadas. Especificar las relaciones de autoridad,
responsabilidad, y obligacin entre las funciones y los puestos.
Establecer lneas de comunicacin e interrelacin entre los
departamentos. El tamao, la existencia y el tipo de organizacin de
un departamento debern relacionarse con el tamao y las necesidades
especficas de la empresa y las funciones involucradas.
De acuerdo con la situacin especfica de cada empresa, los tipos
de departamentalizacin ms usuales son:
1. FUNCIONAL.Es comn en las empresas industriales; consiste en
agrupar las actividades anlogas segn su funcin principal.
2. POR PRODUCTO.Es caracterstica de las empresas fabricantes de
diversas lneas de productos, la departamentalizacin se hace en base
a un producto o grupo de productos relacionados entre si. Para ver
el grfico seleccione la opcin Bajar trabajo del men superior
3. GEOGRFICA O POR TERRITORIOS
4. POR CLIENTESPor lo general se aplica en empresas comerciales,
principalmente almacenes, y su funcin consiste en crear unidades
cuyo inters primordial es servir a los distintos compradores o
clientes.
5. POR PROCESO O EQUIPOEn la industria, el agrupamiento de
equipos en distintos departamentos reportar eficiencia y ahorro de
tiempo; as como tambin en una planta automotriz, la agrupacin por
proceso.
6. POR SECUENCIAEs utilizada en empresas productoras que
trabajan sin interrupcin los tres turnos, para controlar cada uno
de los turnos; o cuando se trate de labores que manejen una gran
cantidad de nmeros o letras.
2.2.3JERARQUIZACION
Es la disposicin de las funciones de una organizacin por orden
de rango, grado o importancia, agrupados de acuerdo con el grado
deautoridadyresponsabilidadque posean, independientemente de la
funcin que realicen.La jerarquizacin implica la definicin de la
estructura de laempresapor medio del establecimiento de centros de
autoridad que se relacionen entre si con precisin.
REGLAS. Su observancia es indispensable cuando se
jerarquiza.
a. Los niveles jerrquicos establecidos dentro de cualquier grupo
social, deben ser los mnimos e indispensables.
b. Se debe definir claramente el tipo de autoridad de cada nivel
(lineal, funcional y/o staff).
2.2.4COORDINACIONEs la sincronizacin de los recursos y de los
esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad,
unidad, armona y rapidez, en el desarrollo y la consecucin de los
objetivos
2.3. TIPOS DE ORGANIZACINComo se mencion anteriormente,
lasorganizacionesson extremadamente heterogneas y diversas, por
tanto, dan lugar a una amplia variedad detipos de organizaciones.
Sin embargo, y luego de revisar literatura especializada en
administracin y negocios, considero que los principales tipos de
organizaciones clasificados segn sus objetivos, estructura y
caractersticas principales
Se dividen en:
Organizaciones segn sus fines, organizaciones segn su formalidad
y organizaciones segn su grado de centralizacin.
Organizaciones Segn Sus Fines.Es decir, segnel principal motivo
que tienen para realizar sus actividades. Estas se dividen en:
Organizaciones con fines de lucro: Llamadas empresas, tienen
como uno de sus principales fines (si no es el nico)generar una
determinada ganancia o utilidadpara su(s) propietario(s) y/o
accionistas.
Organizaciones sin fines de lucro: Se caracterizan por tener
como fincumplir un determinado rol o funcin en la sociedad sin
pretender una ganancia o utilidad por ello.El ejrcito, la Iglesia,
los servicios pblicos, las entidades filantrpicas, las
organizaciones no gubernamentales (ONG), etc. Son ejemplos de este
tipo de organizaciones.
Organizaciones Segn su Formalidad.- Dicho en otras palabras,
segntengan o noestructuras y sistemas oficiales y definidos para la
toma de decisiones, la comunicacin y el control. Estas se dividen
en:
Organizaciones Formales: Este tipo de organizaciones se
caracteriza portener estructuras y sistemas oficiales y
definidospara la toma de decisiones, la comunicacin y el control.
El uso de tales mecanismos hace posible definir de manera explcita
dnde y cmo se separan personas y actividades y cmo se reunen de
nuevo.Segn Idalberto Chiavenato, laorganizacin formalcomprende
estructura organizacional, directrices, normas y reglamentos de la
organizacin, rutinas y procedimientos, en fin, todos los aspectos
que expresan cmo la organizacin pretende que sean las relaciones
entre los rganos, cargos y ocupantes, con la finalidad de que sus
objetivos sean alcanzados y su equilibrio interno sea
mantenido.Estetipo de organizaciones(formales), pueden a su vez,
tener uno o ms de los siguientes tipos de organizacin:
Organizacin Lineal: Constituye la forma estructural ms simple y
antigua, pues tiene su origen en la organizacin de los antiguos
ejrcitos y en la organizacin eclesistica de los tiempos medievales.
El nombre organizacin lineal significa que existen lneas directas y
nicas de autoridad y responsabilidad entre superior y subordinados.
De ah su formato piramidal. Cada gerente recibe y transmite todo lo
que pasa en su rea de competencia, pues las lneas de comunicacin
son estrictamente establecidas. Es una forma de organizacin tpica
de pequeas empresas o de etapas iniciales de las
organizaciones.
Organizacion Funcional: Es el tipo de estructura organizacional
que aplica el principio funcional o principio de la especializacin
de las funciones. Muchas organizaciones de la antigedad utilizaban
el principio funcional para la diferenciacin de actividades o
funciones. El principio funcional separa, distingue y especializa:
Es el germen del staff
Organizacin Lnea-Staff: El tipo de organizacin lnea-staff es el
resultado de la combinacin de los tipos de organizacin lineal y
funcional, buscando incrementar las ventajas de esos dos tipos de
organizacin y reducir sus desventajas. En la organizacin
lnea-staff, existen caractersticas del tipo lineal y del tipo
funcional, reunidas para proporcionar un tipo organizacional ms
complejo y completo. En la organizacin linea-staff coexisten rganos
de lnea (rganos de ejecucin) y de asesora (rganos de apoyo y de
consultora) manteniendo relaciones entre s. Los rganos de lnea se
caracterizan por la autoridad lineal y por el principio escalar,
mientras los rganos de staff prestan asesora y servicios
especializados.
Comits: Reciben una variedad de denominaciones: comits, juntas,
consejos, grupos de trabajo, etc. No existe uniformidad de
criterios al respecto de su naturaleza y contenido. Algunos comits
desempean funciones administrativas, otros, funciones tcnicas;
otros estudian problemas y otros slo dan recomendaciones. La
autoridad que se d a los comits es tan variada que reina bastante
confusin sobre su naturaleza.
Organizaciones Informales: Este tipo de organizaciones consiste
enmedios no oficialespero que influyen en la comunicacin, la toma
de decisiones y el control que son parte de la forma habitual de
hacer las cosas en una organizacin.
Segn Hitt, Black y Porter, aunque practicamente todas las
organizaciones tienen cierto nivel de formalizacin, tambin todas
las organizaciones, incluso las ms formales, tienen un cierto grado
de informalizacin.
Organizaciones Segn su Grado de Centralizacin.Es decir, segn
lamedida en que la autoridad se delega. Se dividen en:
Organizaciones Centralizadas: En una organizacin centralizada,la
autoridad se concentra en la parte superiory es poca la autoridad,
en la toma de decisiones, que se delega en los niveles
inferiores.Estn centralizadas muchas dependencias gubernamentales,
como los ejrcitos, el servicio postal y el misterio de
hacienda.
Organizaciones Descentralizadas: En una organizacin
descentralizada,la autoridad de toma de decisiones se delega en la
cadena de mando hasta donde sea posible. La descentralizacin es
caracterstica de organizaciones que funcionan en ambientes
complejos e impredecibles. Las empresas que enfrentan competencia
intensa suelen descentralizar para mejorar la capacidad de
respuesta y creatividad.
En este punto, y a manera de complementar lo anterior, cabe
sealar que segn Hitt, Black y Porter, con frecuencia, los
estudiantes perciben que formalizacin y centralizacin son
esencialmente lo mismo, y por tanto, creen informalizacin y
descentralizacin como sinnimos. Sin embargo, ste no es el caso. Se
puede tener una organizacin muy formal que est altamente
centralizada, aunque tambin una organizacin formal que est bastante
descentralizada. Por otro lado, tambin habra una organizacin
altamente informal que est descentralizada o altamente
centralizada
2.4.
BIBLIOGRAFIA
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