-
materiale ale organelor administrative, i actele exclusiv
religioase ndeplinite de organele administrative bisericeti.
2. Activiti specifice.
n ce privete activitatea specific a organelor
administrative-execu- tive parohiale distingem mai multe aspecte
ale acestei activiti cu raportare la cele trei aspecte de
exercitare a puterii bisericeti: puterea nvtoreasc, sfinitoare i
jurisdicional, coordonate printr-o activitate de planificare a
muncii menit s stabileasc obiectivele i sarcinile organelor
administrative.
* *
*A. Activitatea de planificare a muncii
Activitatea administrativ n ansamblul ei la nivel de parohie se
desfoar pe baza urmtoarelor acte de planificare:
- Planul de perspectiv, prin obiective;- Planul anual de
activitate; i- Planul calendaristic sau programul de lucru al
parohului.Ea se verific i aprob de organul deliberativ, pe baza
actelor:- Darea de seam sau raportul de activitate general;
} - Raportul de activitate periodic.*
Activitatea de administrare a patrimoniului parohiei se desfoar
pe baza actului:
- Planul de venituri i cheltuieli sau bugetul.Se verific i aprob
pe baza actului:
f c j v Contul de gestiune sau darea de seam contabil, sau
socoata."Evidena operativ a veniturilor i cheltuefiTor i modul
administrrii
bunurilor se face prin acte de eviden contabil i cas.Planul, ca
instrument de conducere, se impune cu necesitate n orice
unitate administrativ. Parohia nu poate face excepie. Este o
cerin esenial pentru orice munc pozitiv, ca ceva ce aparine firii
umane, pentru c prin plan se introduce ordinea i disciplina. Planul
const dintr- un sistem complex i coerent de indicatori, prin care
se fixeaz prioritile i direciile principale ale activitii unei
uniti administrative ntr-o perioad dat; el cuprinde repartiia
resurselor necesare n vederea atingerii
76
I
-
unor obiective determinate, i arat cine duce la ndeplinire
sarcinile i activitile legate de rezolvarea indicatorilor
planului.
La nivel de parohie, planul de perspectiv)Stabilete obiectivele,
lucr- rile, actele i sarcinile fundamentale ale dezvoltrii parohiei
pe termen lung; planul anual generai detaliaz indicatorii planului
de perspectiv pe ramuri de activitate, preciznd sarcinile specifice
ce revin fiecrui organ executiv-administrativ, i indic msurile
pentru realizarea lor, pe timp de un an; planul anual de venituri i
cheltuieli sau bugetul, subordonat planului anual general, detaliaz
n etalon bnesc pe articole bugetare planul anual general n scopul
urmririi i realizrii obiectivelor din acest plan; iarfflanul
calendaristic su programul de lucru analitic de activitate curent
indic concret sarcinile activitilor imediate, n cursul anului,
trimestrului, lunii, sptmnii i zilei, pe ore, i arat msura n care
ele trebuie duse la ndeplinire de organele executive
respective.
. j Acte de planificare i V#
./, ' - Planul de-.p.erspeciiv'privete ndeobte pe'preotul paroh
nou insta- lat n parohie, care trebuie s-i fixeze de la nceput un
plan de obiective ce are dendeplinit, s stabileasc sarcinjje ce
revin pe organe i persoane, dtjcrrile Ve_ urmeaz, a ii executate
& actele? ce trebuiesc facute:find ns ndreptit ca n fiecare an
i ori de cte ori este cazul s ntregeasc, s rectifice ^i s modifice
ceea ce este necesar n acest pland (dup nevoile parohieipcondkiile
concrete i mijloacele reale de realizare a planului, cu ndeplinirea
formelor i formalitilor legale de elaborare a unui astfel de
plan.
-
yt Hv --f 0 L+ A p .k *-.. OLs.f
:P 11 1
curent al obiectivului; 2. Data introducerii n plan a
obiectivului; 3. Data la care se preconizeaz realizarea
obiectivului; 4. Data replanificrii n caz de nerezolvare la timpul
planificat; 5. Obiectivul; 6. Lucrrile i actele ce urmeaz a fi
ndeplinite; 7. Persoana sau organul administrativ care are sarcina
s duc la ndeplinire lucrri i acte; 8. Data realizrii efective a
obiectivului; 9. Observaii,
y Planul astfel ntocmit i aprobat se semneaz de paroh i
membriiconsiliului parohial i devin^Cfobligatoriu)de ndeplinit
gapele de realizare a pTanului vor fi marcate cu nsemnri n Cartea
de Aur a parohiei sau cronica parohial, care trebuie s apar ca o
expunere detaliat a realizrii unui astfel de plan.__________
C ^ y ^P J n u l anuaTgeneral de activitatejke ntocmete pe
datele din planul de perspectiv avnd n vedere obiectivele, lucrrile
i actele ce se cer ndeplinite n altul respectiv, e l constituie o
detaliere pe obiective, domenii de activitate, iucrri, operaiuni i
acte, organe i persoane care vor duce l ndeplinire anumite
sarcini.
.GxCJ-i
-
sau de pregtit pentru obiectivele de viitor. Ca form planul
anual va trebui s surprind urmtoarele:
Partea I-a va cuprinde:a. Activitatea de instruire i educare a
credincioilor, prin predic i
catehez;b. Activitatea cultic sau de sfinire a vieii;c.
Activitatea pastoral sau de ndrumare a vieii credincioilor prin
acte normative jurisdicionale i acte de ducere la ndeplinire a
legilor, hotrrilor judectoreti;
d. Activitatea de chivemisire a patrimoniului prin lucrri i acte
de secretariat, lucrri i acte de administraie i lucrri i acte de
eviden bugetar-contabil.
Partea a Ii-a va cuprinde: activiti speciale, lucrri i acte
detaliate impuse de executarea obiectivelor din planul de
perspectiv prevzute pentru anul n curs, pe obiective, sarcini,
persoane etc.
Planul anual general astfel ntocmit i aprobat va constitui actul
obligatoriu de ndeplinit de ctre organele i personalul
administrativ al parohiei sub conducerea parohului. __________
CjfT- Planul calendaristic sau programul de lucru a l
parohuluva. arta pe zile i ore activitile ce urmeaz a le efectua
preotul-paroh innd seama de planul anual general de activitate i
planul de perspectiv. Se va indica obiectivul, modul de activitate
ce trebuie ntreprins, cine va ntreprinde lucrarea, n ce condiii,
rspunderile ce revin pe persoane i data executrii lucrrii. In acest
sens se va utiliza un notes calendaristic.
Darea de seam sau raportul de activitate general se va ntocmi de
preotul paroh la sfritul anului bugetar i se va prezenta n faa
adunrii parohiale spre aprobare. Darea de seam se va face pe schema
planului general de activitate anual cu artarea realizrilor
efective din prevederile planului, nerealizrile i justificarea
acestora, greutile ntmpinate, sprijinul avut, angajamente pentru
viitor, folosindu-se datele furnizate de evidena contabil-bugetar i
registrele de eviden a activitii instructiv- educative,
sacramentale, pastorale, misionare, gospodreti, i n special contyi
de gestiune sau socoata.
(lyR a p o rtu l de activitate periodic al parohului se va
ntocmi periodic dupfaceeai schem a planului general de activitate,
pe baza datelor din evidena secretariatului, a contabilitii i a
administraiei parohiale, pentru
79
-
a fi prezentat adunrii parohiale, consiliului parohial i
autoritilor superioare bisericeti, la solicitarea acestora.
Planul de venituri i cheltuieli sau bugetul de venituri i
cheltuieli se subordoneaz planului general anual de activitate al
parohiei. El detaliaz acest plan i obiectivele acestuia n etalon
bnesc pe capitole, subcapitole i articole bugetare, fapt pentru
care este numit i buget, permind a se urmri ndeaproape execuia pe
fiecare articol, i precizeaz obiectivele i orientarea permanent a
operaiunilor n vederea atingerii scopului urmrit prin planul
general anual de activitate, bugetul reprezentnd previziunea
opional asupra a ceea ce poate aduce viitorul.
Bugetul de venituri i cheltuieli este instrumentul de prevedere
a veniturilor parohiei innd seama de sursele lor, a cheltuielilor n
funcie de destinaie, precum i a ncasrilor i plilor tranzitorii. El
este i instrumentul de analiz i urmrire n execuie a activitii
financiare a parohiei, de echilibru financiar.
ntre planul de perspectiv, ca indicator de obiective, planul
general anual de activitate, ca instrument de sintez, i buget, ca
instrument de detaliere a programelor de venituri i cheltuieli,
contabilitate, ca furnizor de informaii i rezultatele obinute se
stabilete o legtur care permite o msurtoare unic, care face s se
regseasc aceleai fapte n termeni comuni, pe suporturi informaionale
i pe aceeai perioad de timp.
Planul de venituri i cheltuieli este planul de activitate
economic a parohiei n profil bnesc. El se ntocmete la nceput de an
bugetar-finan- ciar, de ctre preotul paroh n proiect, se supune
dezbaterii i perfectrii n consiliul parohial i se aprob de adunarea
parohial, se trimite spre aprobare la consiliul eparhial i devine
astfel actul oficial obligatoriu de planificare a activitii
economice a parohiei. Parohul rspunde de ndeplinirea bugetului la
timp i n condiii optime, el fiind singurul instrument pentru
urmrirea realizrii veniturilor i cheltuielilor.
Bugetul de venituri i cheltuieli ca instrument de conducere
cunoate urmtoarele etape: pregtirea i elaborarea, aprobarea,
execuia, ncheierea (contul sau socoata), i controlul bugetar.
Bugetul de venituri i cheltuieli se ntocmete anual pe formular
tipizat al cadrului general de clasificaie a veniturilor i
cheltuielilor la parohie care cuprinde dou pri, care se subdivid n
capitole, subcapitole i articole, n conformitate cu legile n
vigoare.^ ''Partea I, Venituri:^y\. Venituri efective (disponibil
din anul trecut, venituri din activitatea de cult, venituri din
activiti anexe, alte venituri,
80
-
subvenii primite) i B. ncasri tranzitorii (ncasri pentru alte
uniti din cadrul cultului, ncasri pentru alte uniti sau
persoane).X" Partea a -a, C heltu ie l^ jA . Cheltuieli efective
(cheltuieli pentru activitatea d elm lf cheltuielile activitilor
anexe, investiii, subvenii acordate unitilor din cadrul cultului) i
B. Pli tranzitorii (plata sumelor cuvenite altor uniti din cadrul
cultului, plata sumelor cuvenite altor uniti sau persoane).
n cadrul capitolului , partea a -a, Cheltuieli pentru
activitatea de cult, cheltuielile sunt defalcate pe articole i
aliniate de cheltuieli n conformitate cu Cadrul comun al
clasificaiei cheltuielilor i anume: drepturi de retribuire pentru
personalul din schem, alte drepturi pentru activiti i aciuni,
impozit asupra drepturilor de retribuire, contribuii pentru
asigurrile sociale, deplasri, detari i transformri, cheltuieli cu
caracter social, cheltuieli de ntreinere i gospodrire, obiecte de
inventar de mic valoare sau scurt durat, reparaii capitale,
reparaii curente, cri i publicaii, alte cheltuieli.
n cadrul celorlalte capitole i subcapitole de cheltuieli se
cuprind cheltuieli globale, fr a se mai defalca pe articole i
aliniate.
ncadrarea veniturilor i cheltuielilor pe capitole i subcapitole
de venituri i respectiv de cheltuieli se face n conformitate cu
prevederile din ndrumtorul de ncadrare n capitolele i subcapitalele
cadrului general al clasificaiei veniturilor i cheltuielilor la
parohii. ncadrarea cheltuielilor din cadrul capitolului UI,
Cheltuieli pentru activitatea de cult", pe articole i aliniate de
cheltuieli se face n conformitate cu ndrumtorul de ncadrare n
articolele i aliniatele cadrului comun al clasificaiei
cheltuielilor la parohii". n acest sens a se vedea: Norme
metodologice nr. 6300/1989 privind activitatea economico-financiar
la parohie, elaborate de Administraia Patriarhal, Sibiu, 1989, n
aplicarea Instruciunilor Ministerului Cultelor nr. 388/1981
referitoare la activitatea financiar- contabil n unitile de cult,
privind bugetul de venituri i cheltuieli, organizarea i cohducerea
contabilitii, disciplina financiar i de cas, verificarea
fmanciar-contabil, controlul gpspodririi mijloacelor materiale i
bneti, precum i aprarea integritii avutului obtesc n unitile de
cult.
La elaborarea bugetului de venituri i cheltuieli se are n
vedere:- execuia bugetului de venituri i cheltuieli pe anul n
curs;- disponibilul (din anul curs) de mijloace bneti n cas i n
cont la
finele anului;
-
- cuprinderea tuturor surselor de venituri i cheltuieli din
activitatea de cult, din activitile anexe i din alte surse, precum
i a tuturor ncasrilor i plilor tranzitorii;
- includerea numai a acelor cheltuieli temeinic justificate,
oportune i economicoase;
- realizarea de economii la materiale, energie i combustibil;-
sarcinile i indicaiile transmise prin protopopiat;- dispoziiile
legate n vigoare;- nscrierea n buget i ncasarea efectiv a unor sume
provenite din
legate, ajutoare i colecte aprobate;- subveniile comunicate de
unitile de cult.Stabilirea sumelor care se prevd n bugetul de
venituri i cheltuieli se
face prin calcule din care s rezulte fundamentarea acestora,
efectuate pe baz de elemente concrete care se pot verifica.
Bugetul de cheltuieli ntocmit n dou exemplare se nainteaz la
protopopiat n termenul stabilit, mpreun cu notele de calcul din
care rezult fundamentarea sumelor nscrise i cu procesul verbal al
Adunrii parohiale de aprobare a bugetului.
Dup verificarea i aprobarea de ctre Centrul eparhial, bugetul de
venituri i cheltuieli devine singurul instrument pentru urmrirea
realizrii veniturilor i efectuarea cheltuielilor.
Sumele prevzute n bugetul aprobat pot fi cheltuite numai cu
respectarea normelor i normativelor prevzute de lege.
La efectuarea cheltuielilor se au n vedere reglementrile
privitoare la;- ncadrarea cheltuielilor n limita sumelor prevzute n
bugetul apro
bat;- respectarea retribuiilor tarifare prevzute n schema de
funcii i
personal aprobat;- calcularea corect a indemnizaiei pentru
concediul de odihn, a
sporului pentru vechimea nentrerupt n aceeai unitate, a
premiilor anuale i a altor drepturi ale personalului ncadrat;
- respectarea preurilor i tarifelor;- respectarea ndrumrilor de
ncadrare pe articole i capitole;- calcularea corect a drepturilor,
a impozitelor, a contribuiei;- reinerea i virarea cotelor pentru
Asigurrile sociale;- existena documentaiilor tehnice legale;-
reinerea i virarea la bugetul de stat a impozitelor;- orice alte
dispoziii ale organelor superioare bisericeti.
82
-
Depirea nivelului cheltuielilor aprobat prin buget se face numai
cu aprobarea prealabil a Centrului eparhial, modificarea
prevederilor bugetare dup expirarea anului fiind interzis.
Termenul de naintare a bugetului de venituri i cheltuieli se
fixeaz de Centrul eparhial.
( Contul de gestiune, darea de seam contabil se face pe acelai
fohTular tip, ca i bugetul de venituri i cheltuieli cu deosebirea c
n cont se trec sume certe provenite din registrele de eviden a
executrii bugetului: registrele partizi de venituri i cheltuieli,
ntocmite pe baza datelor din registrele de eviden contabil.
Contul de gestiune se ntocmete la sfritul anului i se supune
aprobrii adunrii parohiale odat cu darea de seam general a
activitii.
B. Activitatea, lucrrile i actele impuse de exercitarea puterii
nvtoreti, instructiv-educative, la parohie
Exercitarea, puterii nvtoreti la nivel de parohie impune
efectuarea urmtoarelor activiti, lucrri, acte, evidene etc.
a) Actele i evidena privind lucrarea de informare i documentare
sunt:
- Actele de eviden a crilor din biblioteca parohialCuvntul
bibliotec (biblion = carte; theke = dulap) vine din grecete
i nseamn o colecie de cri, reviste i manuscrise, aezate pe raft,
n mod organizat pentru a fi uor folosite. Biblioteca a mai fost
numit i: depozit de pstrare a gndurilor, a credinelor, cunotinelor,
faptelor, sentimentelor i viselor omenirii; adevrata universitate;
leacul sufletului. Mai poate fi numit i mobil cu rafturi pentru
cri, ncpere, depozit de cri, publicaii i colecii editoriale;
catalog, list de cri etc.
Biblioteca s-a nscut odat cu cartea. Cele mai vechi biblioteci
s-au pstrat din antichitate: Ninive, Alexandria etc. ... Pe pmntul
rii noastre cele mai vechi biblioteci au funcionat pe lng mnstiri i
eparhii. n prezent n Biserica Ortodox Romn exist biblioteci pe lng
toate unitile bisericeti. La parohie biblioteca se organizeaz n
baza prevederilor art. 68, pet. e St.. Gestionarul este parohul.
Acesta rspunde de activitatea bibliotecii, creeaz condiii materiale
pentru buna desfurare: spaiu, mobilier, abonamente, achiziii etc.;
analizeaz, odat pe an n cadrul con
83
-
siliului parohial i face raport adunrii parohiale despre
activitatea bibliotecii; ine la zi evidena circulaiei crilor.
Biblioteca parohial are drept scop de a asigura materialul
bibliografic i informativ necesar pregtirii preotului, celorlali
slujitori i credincioilor, n problemele religios- morale i de
cultur general.
Biblioteca parohial are mai multe fonduri: fondul de carte i
documente de valoare istoric sau arhiva documentar; fondul de carte
veche bisericeasc; fondul de carte teologic; fondul de beletristic
i cultur general; fondul de reviste i periodice; fondul de donaii
etc.
Fondurile bneti necesare pentru procurarea de cri se planific
prin bugetul parohiei, dup posibiliti i necesiti. Fondul de reviste
se procur prin abonamente la editurile bisericeti i de stat. Crile
mai pot fi procurate i prin: librriile eparhiale, librriile i
anticariatele de stat, donaii, contracte cu editurile, transferul
de la alte uniti etc.
La sosirea n bibliotec crile i publicaiile sunt supuse unei
serii de operaii: mai nti se face confruntarea cu actul nsoitor
(factura), pentru a se constata dac sunt ca numr, n stare bun,
prezint lipsuri sau defecte (n acest caz se restituie pentru a
primi altele bune pe baz de proces verbal de recepie); actele
doveditoare se pstreaz la dosar (cnd vin fr act doveditor este
obligatoriu ntocmirea procesului-verbal de primire-recep- ie);
cartea se ia n eviden: se tampileaz pe pagina de titlu, pagina 17 i
o pagin la alegere; pe actul nsoitor se scrie cartea a fost
nregistrat nregistrul inventar la nr data............... i
semntura; luarea n evideneste obligatorie n 3 zile; se trece apoi
la clasificarea pe domenii, fonduri; catalogare. Unitatea de msur
este volumul. Organizarea tehnic a bibliotecii trebuie s aib la baz
un sistem precis, s foloseasc aceleai forme de eviden i organizare
(a se vedea: HCM 1542/1955).
Registrele de eviden a crilor din biblioteca parohial sunt:-
Registrul inventar al crilor din bibliotec este cel mai
important
document de eviden, el trebuie pstrat cu grij, el fiind i un act
contabil. EI trebuie legat, numerotat, nuruit, parafat anticipat.
La deschiderea lui pe ultima pagin se scrie: Acest registru
inventar are .... pag., numerotate de l a l a . Semntura parohului,
data i tampila parohiei. La completare se scrie: n acest registru
au fost nregistrate crile de la nr. ... la nr. ... Semntura
parohului, data, tampila. nregistrarea se face cu scris cite i cu
cerneal. Nu se admit tersturi. Greelile se vor tia cu cerneal roie.
Corectrile se fac cu cerneal neagr deasupra rndului ters. La
rubrica observaii se va nota ndreptat de noi, semntura i tampila.
Fie
84
-
care volum de carte se nscrie pe un singur rnd. Transcrierea
registrului inventar sau reinventarierea se face numai cu aprobri
speciale. Evidena de msur pentru periodice este volumul (numrul de
revist). Ziarele se leag pe perioade.
- Catalogul de bibliotec este un plan ntocmit n scopul nlesnirii
crii. Este un instrument de lucru. n el se descrie cartea. Se
cunosc mai multe tipuri de cataloage: pe materii, pe autori,
sistematic pe teme, pe fonduri. Sistemul de cataloage depinde de
tipul i mrimea bibliotecii. Cataloagele difer ca form. Ele pot fi
alctuite i sub forma de fie de catalog care se pstreaz n sertare
pstrnd schema catalogului. Catalogul pe materii poate fi alctuit
dup sistemul zecimal de clasificare (CZI). Aezarea crilor n rafturi
poate fi dup ordinea din catalog, sau pe numere, dup mrime, dup
autori, sistematic etc.
- Notia bibliografic are drept scop descrierea crii, etc.-
Actele de circulaie a crii din biblioteca parohial sunt: fie fia
de
circulaie a crii, care se pune n raft n lipsa crii mprumutate;
fie fia de eviden a cititorilor n care se nregistreaz crile
mprumutate; fie fia cerere de mprumut a crii, pentru sala de
lectur; fie n sistem combinat.
b) Actele i lucrrile privind activitatea de instruire i educaie
religioas sunt:
1. Actele privind activitatea omileticn scopul desfurrii
activitii omiletice preotul trebuie s dein i
s ntocmeasc urmtoarele acte i materiale:- Sfnta Scriptur cu
comentarii i adnotri, trimiteri, etc.- Indice tematic cu texte
biblice privind problemele misionare i
pastorale (cluza predicatorului, cluza biblic, concordana
biblic).
- Cri de predici, Reviste bisericeti cu material omiletic, etc.-
Indice cu predicile publicate, pe autori, duminici, srbtori,
ocazii,
teme, etc. (Vezi indicele tematic publicat de loan N. Floca).-
Indice tematic alfabetic bibliografic al lucrrilor din
biblioteca
parohial.- Dosar cu predici, schie, note, de predici ntocmite i
susinute,
aranjate pe duminici, srbtori, ocazii, cu data susinerii i
locul.- Tematica predicilor (programe) pe cicluri, pericope
(Cazania ofer
tematica); (Vezi i programarea centrelor eparhiale).- Evidena
statistic, eventual catalogul asculttorilor.
85
-
2. Actele privind adivitatea catehetic din biseric cu tofi
credincioiin scopul instruirii religioase a credincioilor avem
nevoie:- Cadrul legal stabilit de Hotrrea Sf. Sinod din 1950 i
Statut.
Preoii, diaconii i cntreii, sunt obligai a face catehizare,
conform normelor ce se vor stabili de Sfntul Sinod' (art. 134
St.).
Catehizarea se va face n biseric, cu toate categoriile de
credincioi, n perioade de smbta de la vecernie pn duminica la
vecernie, sau alt zi la vecernie, pe baza programei indicat de
Cartea de nvtur ortodox, catehisme i cateheze publicate. (Hotrrea
Sfntului Sinod din 1950 i 1983).
- Cartea catehetului (D. Clugr).- Cateheze publicate n
periodicele bisericeti.- Indice pe autori, tematic, pe cicluri, de
catehezele publicate.- Programa analitic pe cicluri i materii
(Vezi: Cartea de nvtur
ortodox, Catehisme, Cri de religie, etc.).- Dosar cu cateheze i
schie ntocmite susinute, cu data expunerii.- Evidena statistic a
celor catehizai. Catalogul pe categorii.c) Actele i lucrrile
privind activitatea de perfecionare a clericilor.
Acestea pot fi:1. Acte privind conferinele lunare de ndrumare
misionar-pastoraln vederea participrii active la aceste conferine
se cere:- Dosar cu conferinele lunare programate, planul i
bibliografia.- Caiet cu note privind lectura fcut n legtur cu
temele tratate la
conferine i discuiile din cadrul conferinelor.- Dosar cu
conferinele susinute. Discuiile. Completrile.- Indice cu problemele
doctrinare, misionare i sectare ivite n paro
hie. Material informativ. Discuii. Informaii.
2. Actele privind cursurile de ndrumare misionar n vederea
definitivrii i promovrii
Pentru a urma aceste cursuri se cere:- Caiet sau dosar cu
minimum 100 predici, pe cicluri.- Caiet sau dosar cu minimum 100
cateheze, pe cicluri, teme.- Dosar cu temele (conferinele) predate
la cursuri sau notie fcute
pe marginea acestora din lectura parcurs.- Indice tematic de
problemele actuale, i bibliografia temelor.
86
I
-
d) Actele i lucrrile privind activitatea preotului-catehet
(profesor) de instruire i educare religies-moral a tinerilor din
colile de stat (nv. primar, gimnazial, liceal, universitar).
- Pentru o ct mai bun prestaie Ia catedr, ca i formator al
caracterului reiigios-moral al tinerilor preotul trebuie s cunoasc
actele normative referitoare la procesul de nvmnt (Legea nvmntului,
Statutul cadrului didactic, Regulamentul intern al instituiei unde
funcioneaz, Programele analitice .ale disciplinei i ariei
curriculare etc.) pentru a putea elabora planificri calendaristice
ale materiei structurate pe ani de studii (semestriale, anuale),
proiecte didactice de lecii etc.
C. Activitatea, lucrrile i actele impuse de exercitarea puterii
sfinitoare, sacramentale
a) Actele ce se impun n exercitarea puterii sfinitoare sunt acte
p r ivind administrarea sfintelor taine i ierurgii, care sunt:
- Protocolul botezailor n care se nregistreaz pe baza
certificatului de natere eliberat de autoritatea civil i n urma
administrrii sfintei taine a botezului. Protocolul are urmtoarea
rubricatur: 1. nr. curent; 2. Anul, luna, ziua naterii i botezului;
3. sexul; 4. legitim sau nelegitim; 5. Numele de botez al
pruncului; 6. Numele, prenumele, religia, starea, vrsta i ocupaia
prinilor; 7. Domiciliul prinilor; 8. Numele, prenumele, domiciliul
nailor; 9. Numele, prenumele instituiei de natere; 10. Este uns cu
Sf. mir; 11. Numele i prenumele preotului boteztor; 12. Data
decesului pruncului; 13. Nr. certificatului de natere; 14. Cnd s-a
eliberat Certificat sau Extras de botez; 15. Observaii.
Certificat de botez sau Extras de botez, este actul doveditor al
svririi botezului. Se ntocmete n dublu exemplar. Un exemplar rmne
la cotor, n registrul de certificate i unul se nmneaz
solicitantului. Certificatul are urmtorul cuprins:
Arhiepiscopia..., Parohia..., Localitatea ..., Judeul ...,
Certificat de botez. Noi, parohul Parohiei ..., din localitatea
..., judeul ..., certificm prin prezenta c n ziua de ..., anul ...,
am svrit Sfnta Tain a Botezului pruncului ..., fiul (fiica)
credinciosului... i al credincioasei... din aceast parohie, dup ce
au fost ndeplinite formalitile cerute de legile civile, cum se
dovedete cu certificatul de natere nr..., din ..., anul ... , al
Comunei ..., judeul ..., avnd ca nai pe credincioii .... S-a
introdus n registrul botezailor la anul ..., poziia ....
87
-
Prezentul certificat s-a eliberat astzi Nr..., anul..., L.S.
Paroh (semntura).
- Protocolul bunei nvoiri se ncheie de paroh cu ocazia anunrii
hotrrii a doi tineri c vor s se logodeasc i cunune religios. Pa
baza acestui act se face publicitatea cununiei prin strigri n
biseric i afiare la oficiul parohial. Se practic n Ardeal. E bine s
fie generalizat. Ofer o ocazie de ispitire i pregtire canonic a
tinerilor pentru cstorie i familie. Actul are urmtorul text:
Eparhia, Protocolul bunei nvoiri, luat n Parohia ..., n anul
Domnului ..., n ziua ..., a lunii ... Prezentndu-se naintea noastr
suscriii ..., din ..., de religie ... i din ..., de religie ... i
declarndu- se c doresc a ncheia Sfnta Tain a Cununiei, au fost
ntrebai n nelesul prevederilor legale n vigoare privitor la cstorie
unul cte unul: a) Nu cumva sunt silii n vreun chip la cstorie de
ctre prinii lor sau de ctre alii, care nlocuiesc prinii lor?; b) Nu
cumva doresc s fac acest pas pentru oarecare interese particulare,
precum pot fi: averea sau deosebita frumusee a vreunei pri?; c) Dac
ndeplinesc condiiile religioase, morale, fizice i sociale cerute de
ncheierea unei cstorii?; Dac exist sau nu impedimente la cstorie
impuse de Sf. canoane i dac sunt n ce msur pot fi nlturate?. La
aceste ntrebri au declarat fiecare dintre persoanele numite, c ele
sunt nesilite de nimeni, far nici o lcomie ctre avere sau frumusee,
numai singuri, de bunvoie i din ndemnul iubirii curate, ce o simt
unul ctre altul doresc a ncheia Taina Cununiei. Constatnd c nu
exist nici un impediment i dup ce li s-au dat ndrumrile necesare
privitoare la cstorie, toate acestea, pentru mai bun statornicire,
s-au consemnat aici n protocol i s-au subscris de ctre noi. Data de
mai sus ..., Parohul locului ..., mirii ..., martorii .... Tot n
aceast zi s-au prezentat n faa noastr i prinii (tutorii) ..., celor
de mai sus-numii i, dup ntrebarea pus - au declarat c dnii
nicidecum nu fac sil copiilor de sub tutoratul lor la cstoria
aceasta, ci i dau nvoirea la cstoria acelora, ceea ce ntresc cu nsi
subscrierea lor. Data de mai sus ..., prinii (tutori) ai mirelui i
miresei ....
- Protocolul (registrul) cununailor se nscrie n baza
certificatului de cstorie i dup administrarea sfintei taine a
cununiei. Are urmtoarea rubricatur: l. Nr. curent; 2. Anul, luna,
ziua cununiei; 3-6. Numele i prenumele, religia, starea,
caracterul, vrsta, locul naterii i a locuinei: mirelui, miresei,
nunului i a nunei preotului cununtor; 7. ntia, a doua sau a treia
cstorie; 8. Cnd s-a fcut ncredinarea i cnd vestirile; 9.
88
[
-
Data i nr. actului de la ofierul strii civile; 10. Cnd s-a dat
extrasul; 11. Observaii.
- Certificat de cununie se ntocmete n dou exemplare, din care un
exemplar se nmneaz solicitantului i unul rmne la cotor, n registru.
Actul are urmtorul text: Episcopia ..., Parohia ..., din
localitatea ..., judeul ..., Certificat de cununie. Noi, parohul
bisericii din localitatea ..., judeul ..., certificm prin prezenta
c n ziua de ..., anul ..., am svrit Sfnta Tain a Cununiei
credinciosului ..., cu credincioasa ..., dup ce au dovedit c au
ncheiat cstoria civil, cu certificatul de cstorie nr. din ..., anul
..., eliberat de Primria ... judeul ..., avnd ca nai pe credincioii
.... Prezentul certificat s-a eliberat astzi..., anul..., Nr. ...,
L.S. Paroh.
- Protocolul morilor se ncheie pe baza adeverinei de nhumare
eliberat de Primrie pe baza certificatului de deces, i dup
efectuarea nmormntrii. Protocolul are urmtoarele date: Tomul ...,
pagina ...; 1. Nr. curent ...; 2. Anul, Luna, Ziua morii, ngroprii;
3. Numele, prenumele i profesia celui mort; 4. Patria, locul
naterii mortului: oraul, comuna, satul, judeul unde a locuit
mortul, str. i nr. casei; 5. Etatea (vrsta) mortului; 6. Religia;
7. Starea civil; 8. Fost-a mortul mprtit sau nu? Dac nu, de ce?; 9.
Felul sau cauza morii; 10. Locul unde s-a nmormntat; 11. Numele i
prenumele preotului; 12. Data i nr. actului de la starea civil; 13.
Cnd s-a dat extrasul; 14.- Observaii.
b) Evidene diferite:- Evidena credincioilor spovedii i mprtii;-
Evidena credincioilor trecui la alt cult;- Evidena credincioilor
venii de la alt cult.
c) Acte necesare privind acordarea dispenselor, (proceduri i
acte):- Cererea celor interesai nregistrat la parohie, motivat,
adresat
ierarhului eparhiot.- Raportul preotului paroh privind cazul cu
propuneri concrete.- Adres oficial de naintare a dosarului ctre
ierarh, prim protopo
piat.
d) Acte necesare privind desfacerea cununiei religioase
(divorul).- Cererea celor interesai, motivat, adresat ierarhului,
nregistrat la
parohie.- Certificatul de divor civil.- Raportul parohului cu
artarea cauzelor divorului, i a faptului c s-
a ncercat mpcarea i propuneri concrete.89
-
Adres oficial de trim itere a dosarului prin protopopiat.
D. Activitatea, lucrrile i actele impuse de exercitarea
puteriijurisdicionale
1. Lucrri i acte impuse de exercitarea puterii legislative:-
Dosar cu extrase de legi (regulamente, ordine, instruciuni, etc.).-
Indice tematic canonic legislativ (Canoanele).- Vocabular
canonic-legislativ.- Registrul de procese verbale al adunrii
parohiale.- Registrul de procese verbale a l consiliului parohial.-
Registrul de procese verbale al comitetului parohial.
2. Lucrri i acte impuse de exercitarea puterii judectoreti:-
Evidena cazurilor date n judecata consistoriului (R.P. vezi:
Legi
uiri).- Evidena celor sancionai care i execut pedeapsa, dat
de
consistoria.
3. Lucrri i acte impuse de exercitarea puterii
executiv-administra-tive
Preotul-paroh conductor al administraiei parohiale, ajutat de
ceilali preoi, diaconi i cntrei, de consilierii parohiali i de
personalul n subordine conduce administraia parohiei, executnd
lucrri i ntocmind acte pe msura necesitii.
Lucrrile i actele administrative la nivel de parohie pot fi
clasificaten:
- acte i lucrri de secretariat;- acte i lucrri privind evidena
banilor prin cas i prin cont;- acte i lucrri privind evidena
bugetar-contabil a patrimoniului;- acte i lucrri privind
administrarea bunurilor imobile parohiale.
*a. Acte ce s ntocmesc i se in la zi de ctre paroh, conductor
al
administraiei parohiale impuse de Statutul pentru organizarea i
funcionarea Bisericii Ortodoxe Romne (art. 48, lit. f.h.):
- Registrul inventar a l averii parohiale, mobile i imobile pe
categorii de bunuri;
90
r
-
- Registrul fam iliilor membrilor parohiei cu urmtoarea
rubricatur: Numele i Prenumele; Ocupaia, Data naterii, botezului,
cununiei, morii i data eventualei mutri n alt parohie.
*b. Acte i lucrri de secretariat.Preotul-paroh, ajutat de
secretarul consiliului parohial sau i de alte
persoane, efectueaz urmtoarele lucrri i acte de secretariat:-
lucrri i acte privind arondarea parohiei;- acte i lucrri privind
personalul angajat, privind corespondena i
lucrrile de birou curente, registratura, expediia, arhiva,
organizarea edinelor i evidena credincioilor privind administrarea
puterii bisericeti.
b| Acte privind nfiinarea i funcionarea unei parohii n condiiile
prevederilor art. 44 i 46 St.:
- Cererea credincioilor, motivat.- Lista membrilor comunitii
care solicit nfiinarea parohiei.- Referatul i propunerea
protopopului.- Aprobarea consiliului eparhial.
b2 Acte privind constituirea organelor deliberative i executive
la parohie:
- Lista membrilor adunrii parohiale ntocmit n conformitate cu
prevederile art. 3-7 ROD. Vezi Anexa nr. 1, ROD.
- Convocarea adunrii parohiale electorale n temeiul art. 8 ROD.
Vezi Anexa nr. 3 ROD.
- Procesul verbal al adunrii parohiale electorale ntocmit n baza
prevederilor Regulamentului pentru funcionarea organelor
deliberative (ROD), i Anexa nr 2 ROD; Anexa nr. 5 ROD.
- Proces verbal de constituire a consiliului parohial i delegare
a epitropilor. Vezi Anexa nr. 7 ROD.
b3 Acte privind colecta FCM , n temeiul Circularei Sf. Sinod:-
Proces verbal cu sumele colectate i trimiterea acestora la
centrul
eparhial.
b4 Acte privind numirea clerului n parohie:- Cererea de
hirotonire pe seama parohiei, i numirea pe post.- Diploma de
studii.- Certificatul de natere (candidat, soie).
91
-
- Certificat de botez (candidat, soie).- Certificat de cstorie.-
Certificat de cununie religioas.- Declaraie c n-a fost divorat,
recstorit.- Certificat de sntate.- Livret sau Adeverin militar.-
Act privind starea material. Salariu.- Declaraie-angajament c vor
locui in parohie (so, soie).- Caracterizarea i recomandarea
duhovnicului.- Act atestator al hirotonirii.- Singhelia. Decizia de
numire pe post a chiriarhului.-A utorizaia de funcionare eliberat
de Ministerul Cultelor.
b5 Acte privind instalarea parohului n parohie:- Decizia
ierarhului de instalare n parohie.- Proces verbal de
predare-primire a gestiunii.- Cuvnt-angajament cd parohului la
instalare.- Proces verbal privind procedura instalrii.- nscrierea n
Cartea de Aur a parohiei a evenimentului. Semnturi.
b6 Acte privind corespondena:n vorbirea curent prin coresponden
se nelege modalitatea sau
procedeul de comunicare reciproc a gndurilor prin mijlocirea
scrisului; sau mai precis, totalitatea comunicrilor scrise care
intervin n activitatea unei persoane, fizice sau juridice, cu
privire la relaiile i interesele acesteia.
Orice comunicare fcut n scris de o persoan, fizic sau juridic,
reprezint un act de coresponden sau un document, adic o dovad scris
prin care se atest, constat, certific, justific sau recunoate un
fapt, o situaie, un drept, o obligaie etc. Documentul folosit n mod
curent, n acest scop, este scrisoarea. Scrisoarea poate mbrca mai
multe forme: cerere, adres, certificat, adeverin, contract,
decizie, chitan, bon, etc.
Obiectul corespondenei l formeaz: transmiterea de tiri, gnduri,
simminte, schimb i informaii, pstrarea sau nceputul unor relaii,
realizarea unor nelegeri privind interese comune, clarificarea unor
situaii, poziii sau nenelegeri, etc.
Corespondena presupune ideea de schimb sau reciprocitate. Cel ce
expediaz o scrisoare urmrete i ateapt un rspuns; iar cel ce a
primit-o
92
-
se consider obligat s rspund. Corespondena n condiiile vieii
modeme constituie o necesitate i are un rol social bine
definit.
Corespondea poate fi: particular sau oficial; economic sau
neeconomic; tipizat sau netipizat; original, copie sau duplicat;
general sau specific; de informare (oferta, avizul), de dispoziie
(comanda, ordinul, dispoziia), de confirmare (confirmarea,
acceptarea), sau de re- clamaie (reclamaia, revenirea,
urgentarea).
*La alctuirea corespondenei i a lucrrilor de birou stau
urmtoa
rele principii:- economiei de timp i de cheltuieli;-
simplificrii i raionalizrii corespondenei, documentelor i lucr
rilor de birou;- simplitii i claritii form elor de coresponden i
documente;-prom ptitudinii n executarea lucrrilor de birou;-
verificrii ntocmirii actelor nainte de a f i semnate i expediate;-
clasificrii i pstrrii actelor, etc.
*Alctuirea actelor:-A c te le tipizate se ntocmesc prin simpla
completare a spaiilor libere
cu datele cerute de textul formularului tipizat; scrisorile
netipizate urmeaz a fi redactate de emitent dup anumite reguli i
procedee speciale. Pentru buna desfurare a muncii de rezolvare,
ntocmire i expediere a lor, exist i este necesar s fie cunoscute
urmtoarele reguli: corespondena primit trebuie s ajung n cel mai
scurt timp la cel care trebuie s o rezolve; rezolvarea nseamn
redactarea rspunsului ia corespondena primit i aplicarea msurilor
cerute de aceasta sau de rezoluia conducerii; dup cum este cazul;
rezolvarea trebuie s se fac n cel mai scurt timp; scrisorile se
ntocmesc numai din ordinul conducerii, care i semneaz; corespondena
se nregistreaz la primire i la expediere; cea rmas n unitate
trebuie clasat n dosare i pstrat; corespondena primit se
nregistreaz aplicndu-i-se parafa i dndu-i-se un numr de intrare;
corespondena de rspuns i confirmare se nregistreaz la ieire i poart
acelai numr cu aceea la care se refer; scrisorile de iniiativ i de
revenire se nregistreaz la ieire, ns la numrul liber urmtor al
ultimei nregistrri de intrare; nainte de expediere trebuie s se
verifice cu atenie dac scrisoarea sau actul poart semnturile celor
autorizai, dac i s-a
93
-
aplicat tampila i dac adresele sunt exacte; dac plicul a fost
completat cu datele necesare i exacte; tampilarea corespondenei i a
plicului se face numai de ctre persoana mputernicit cp pstrarea i
aplicarea sigiliului unitii.
*- Celelalte acte netipizate ce intervin n activitatea parohiei,
ca proce
sul verbal (de revizie, de casare, edin, etc.), procura i
delegaia, certificatul i adeverina, decizia i dispoziia, etc.,-au
un coninut i form netipi2at. i aceste acte se ntocmesc dup anumite
reguli, cum sunt: actele sfe ntocmesc i se semneaz numai de
persoanele autorizate sau mputernicite; ele poart antetul i tampila
unitii; li se d un numr de nregistrare i se oprete o copie la
dosar; actele de mputernicire se retrag cnd expir termenul acestora
i se pstreaz la arhiv; actele se ntocmesc conform regulilor
speciale care reglementeaz regimul lor juridic.
- Stilul scrisorii, adic modul caracteristic de exprimare a
gndirii, felul n care sunt folosite resursele limbii, difer de la
un domeniu la altul de activitate. Unul este stilul scrisorii cu
coninut bisericesc i altul al scrisorii cu caracter economic.
Pentru,ca rolul corespondenei s fie ndeplinit trebuie folosite
mijloacele lingvistice i procedeele de exprimare cele mai
potrivite. Acestea se realizeaz prin stil, care trebuie s
ndeplineasc urmtoarele caliti: claritatea, simplitatea, concizia i
corectitudinea.
Exprimarea trebuie s fie clar, precis, iar a permite interpretri
ero- nte, s se respecte sensul real, propriu, al cuvintelor
utilizate, s se foloseasc expresiile cele mai potrivite, s se evite
cuvintele cu mai multe nelesuri, regionalismele, arhaismele,
neologismele, s se utilizeze termeni cuprini n acte normative sau
documente, cataloage, prospecte; ideile s se succead logic, fr
contradicii sau omisiuni n dezvoltarea argumentrii, exprimarea s se
fac n fraze scurte, simple, care s cuprind realitatea ct mai clar i
succint a problemei respective, de exemplu:
Respectuos V rugm a ne comunica dac ne putei confeciona 100 buci
lumnri a 0,200 kg bucata, precum i termenul de livrare.
Totodat V rugm a ne informa asupra stadiului de execuie a
comenzilor noastre anterioare.
Expunerea ideilor trebuie s se fac ntr-o form simpl, evitndu-se
expresiile echivoce. Se vor elimina formulele de ncheiere fr legtur
Cu coninutul scrisorii.
94
I
-
Ideile exprimate trebuie s se formuleze succint, concis. A se
economisi timp. O scrisoare scurt, redus numai la ideile eseniale,
dar clar redactat, este, de multe ori, mai eficient dect un memoriu
pe pagini ntregi, orict ar fi de documentat. S nu lipseasc politeea
n expunere, ea contribuind la crearea i dezvoltarea unor reiaii
armonioase de nelegere i colaborare. S se pstreze limitele bunului
sim.
Textul s fie corect din punct de vedere gramatical i din punct
de vedere al respectrii cu strictee a regulilor de ortografie i
punctuaie.
*Corespondena economic a dat natere unei terminologii
uzuale,
alctuit din anumii termeni, unii cu caracter general, alii
specifici acestui gen de coresponden. Dintre acetia mai folosii
amintim:
- Act (document). nscris prin care se arat un fapt, se confer
ori se recunoate un drept, o obligaie etc.
- Adresant (destinatar). Persoan creia i este adresat o
scrisoare, colet, etc.
- Adres. Scrisoare oficial;indicaie pe scrisori, colete, etc., a
numelui i domiciliului destinatarului; data care indic sediul unei
instituii sau domiciliul unei persoane (localitatea, strada,
numrul).
- Anexe. Acte sau alte materiale suplimentare (prospecte,
cataloage, etc.) ce nsoesc o scrisoare.
- Arhiv. Totalitatea documentelor existente ntr-o instituie;
locul unde este depozitat arhiva.
- Aviz. Document prin care se face o ntiinare cu caracter
oficial; anun; punct de vedere, opinie comunicat n scris de ctre un
organ competent asupra unor probleme cu privire la care a fost
consultat sau i s-a cerut acordul.
- Biblioraft. Clasor de carton, cu un dispozitiv metalic n
interior, pentru pstrarea corespondenei, a actelor, etc.
- Borderou. List, tabel centralizator, n care se nscriu acte,
valori, etc.- Contract. nvoial ntre dou sau mai multe persoane
(fizice sau juri
dice), din care decurg anumite drepturi i obligaii.- Dosar.
Totalitatea actelor privind un litigiu, o problem, o persoan,
etc., mbrcminte de carton n care se in aceste acte.- Emitent.
Persoan (fizic sau juridic) care elaboreaz un document
(scrisoare, act normativ, etc.).- Expeditor. Persoan (fizic sau
juridic) care expediaz scrisori.- Extras. Copia unei pri dintr-un
document.
95
-
- Formular. Imprimat cu spaii albe care se completeaz n vederea
ntocmirii unui act, a unui tabel, etc.
- Isclitur (semntur). Numele unei persoane scris cu propria sa
mn sub textul unui act, ai unei scrisori, etc.
- Mandat potal. Formular tip, pentru expedierea banilor prin
pot, avnd, pe verso, spaiu rezervat pentru coresponden (n legtur cu
trimiterea sumei).
- Multiplicator. Reproducerea unui text n mai multe exemplare,
pe cale mecanic, grafic sau fotografic.
- Not. nsemnare scris referitoare la o anumit chestiune;
document prin care se cere, se dispune, se explic, se justific, se
consemneaz operaii, fapte, etc.
- Ordine de zi. Program cuprinznd totalitatea problemelor care
urmeaz a fi discutate ntr-o edin.
- Parafa. Semntur prescurtat: tampil purtnd iniialele sau
semntura unei persoane; se aplic pe anumite acte.
- Paragraf. Pasaj dintr-un text scris, desprit de restul
textului printr- un aliniat sau printr-un semn grafic special.
- Post-restant. Serviciul special care pstreaz corespondena la
oficiul potal, pentru a fi ridicat de destinatar personal.
- Post-scriptum. Text care se adaug uneori la o scrisoare dup
semntur.
- Prospect. Tipritur, de multe ori ilustrat, cuprinznd date
informative asupra unor produse, prestri de servicii sau alte
activiti. Se prezint sub forma de foaie volant, pliant (ndoit de
mai multe ori) sau brour.
- Recipis. Dovad sau adeverin prin care se confirm primirea
pentru expediere a unei telegrame, scrisori, colet, sum de bani,
etc.
- Recto. Prima pagin (faa) a unei coli de hrtie scris.-
Rezoluie. Rezolvarea pe care conductorul unei uniti sau alt per
soan mputernicit n acest sens o d unei cereri, unui act, etc;
meniunea acestuia pe actul respectiv.
- Rezoluie-rspuns. Redactarea rspunsului, sub form de rezoluie,
pe nsi corespondena respectiv i restituirea acesteia unitii sau
persoanei n cauz.
- Scrisoare. Comunicare scris, trimis cuiva prin pot sau prin
intermediul unei persoane.
96
-
- Secretariat. Serviciu* ntr- instituie care rezolv lucrri
curente ale conducerii acesteia.
- Sigilare. Aplicarea sigiliului (tampilei) pe acte; marcarea
sigiliului pe un suport de cear roie, aplicat pe un plic.
- Specimen. Prob; model.- Verso. Pagina a doua a unei coli de
hrtie scrise.
*Stilul corespondenei economice se caracterizeaz prin folosirea
unor
formule de redactare specifice. Acestea se pot grupa n trei
categorii, i anume:
- Formulele de introducere la scrierile iniiale pot fi redactate
astfel:Prin prezenta, respectuos V facem cunoscut (comunicm,
informm,
confirmm, aducem la cunotin, etc.) ....Cu fiasc supunere V rugm
a aproba (dispune, a ne comunica,
etc.).Respectuos ne permitem a V informa (a v ruga)....-
Formulele de introducere la scrierile de rspuns pot fi redactate
ast
fel:Ca urmare la scrisoarea Domniei Voastre ....Am primit
scrisoarea Domniei Voastre n r .... prin care ... Referitor
la scrisoarea Domniei Voastre n r .....- Formulri de introducere
la scrisorile de revenire i reclamaie pot
fi redactate astfel:Ca urmare la scrisoarea noastr n r
.....Revenim (revenind) asupra scrisorii noastre (cele comunicate
n
scrisoarea noastr) n r.... referitoare la ....ntruct nici pn
astzi n-am primit lumnrile comandate la
(contractul, comanda, etc.), respectuos V rugm s binevoii a
....
- Formulele d t ncheiere pot fi redactate astfel:Respectuos V
rugm s primii mulumirile noastre ...Cu mulumiri (anticipate).V
mulumim i ateptm cu interes rspunsul Domniei Voastre.
Mulumindu-V pentru ncrederea artat, V asigurm ....Cu deosebit
stim.n ateptarea (ct mai urgent) a rspunsului (confirmrii)
Domniei
Voastre, V mulumim anticipat,
97
-
Suntem convini c vei acorda scrisorii noastre ntreaga atenie a
Domniei Voastre i ateptm confirmarea ei.
n sperana c cererea noastr va fi favorabil rezolvat V mulumim
anticipat.
- Alte formule mai pot fi:Considerm de datoria noastr a V
informa (comunica, anuna).Avnd n vedere importana problemei, vom
face tot posibilul (vom
acorda toat atenia) pentru rezolvarea ei ct mai urgent.V asigurm
c vom depune toate eforturile (vom face tot posibilul,
vom ine seama de propunerile, de sugestiile Domniei
Voastre).Pentru condensarea scrisului i realizarea, prin aceasta, a
unei
substaniale economii de spaiu i timp, se utilizeaz, prin anumite
cuvinte, prescurtri sau abrevieri. Unele din ele sunt de uz
general, cum sunt cele pentru unitile de msur sau pentru unele
cuvinte frecvente (nr., str., kg, m) altele sunt specifice unui
anumit domeniu de activitate (economic, administrativ, etc.). n
corespondena economic, cele mai folosite sunt:
- a.c., - anul curent (anul n curs); adr., - adresa; al., -
aliniat; art., - articolul; B. Of.. - Buletinul Oficial; B.P., -
bun (valabil) pentru suma de ...; buc., - bucata; cca, circa;
conf., - conform; crt., - curent; Decr., - Decretul; dos., -
dosarul; dv., - dumneavoastr; etc., - et cetera ( ... i celelalte);
ex.. - exemplu; instr., - instruciuni; jud., - judeul; I.e., - luna
curent; L.S., - loc pentru sigiliu (tampil); loco - n aceeai
localitate; N.B., - nota bene (a se atrage n mod deosebit atenia);
nr., - numrul; obs., - observaie; ss., - semntur; str., - strada;
v., - vezi; vol., - volum; etc.
Abrevierile se recomand a fi folosite cu discernmnt pentru a nu
crea dificulti i confuzii. Abuzul de abrevieri poate fi socotit ca
un act de impolitee, neglijen etc.
> S:
La ntocmirea lucrrilor de coresponden trebuie avut n vedere att
structura ct i forma scrisorii.
Ca structur scrisoarea economic are urmtoarele elemente:-
Antetul este alctuit din denumirea i adresa unitii emitente. El
poate cuprinde i meniuni suplimentare ca: denumirea organului
superior, numrul de telefon, numrul contului de decontare, etc.
- Numrul i Data. Se scrie n momentul expedierii.
98
-
- Adresa destinatarului cuprinde: denumirea instituiei
(perspanci), localitatea, precedat de numrul codului potal, strada
i numrul sau, (comuna, satul), judeul.
- Obiectul scrisorii.se noteaz cu meniunea: referitor la . . .
sau: Obiectul: i indicarea n cteva cuvinte, a problemei care face
obiectul scrisorii (se utilizeaz numai la scrisori cu coninut
bogat).
- Coninutul scrisorii (textul) este alctuit din trei elemente:
introducere, tratare, ncheiere.
Introducerea se compune dintr-o formulare scurt, care face
legtura cu un fapt anterior, cunoscut de cei doi corespondeni,
justific sau enun problema care urmeaz a fi tratat.
Tratarea cuprinde expunerea problemei respective, toate datele i
argumentele necesare, pentru nelegerea i rezolvarea ei.
Tratarea cuprinde dou pri: motivarea i concluzia.Motivarea const
n prezentarea datelor i argumentelor pe care se
ntemeiaz obiectul scrisorii.Concluzia const n formularea
obiectului scrisorii. Ea constituie nu
cleul i, n multe cazuri, elementul unic al coninutului unei
scrisori.ncheierea const dintr-o formul de mulumire sau de
salut.Introducerea, motivarea i ncheierea pot lipsi. Exemplu:V
trimitem alturat darea de seam asupra activitii . . . .-
Semnturile. Scrisorile cuprind, n general, dou semnturi: a
conductorului unitii i a celui care a emis scrisoarea. Ele sunt
precedate de denumirea funciei. Pentru a se identifica semnturile
se scriu i numele i prenumele ceva sub denumirea funciei pentru a
lsa loc semnturii. Dac se semneaz de alte persoane dect titularii
respectivi, se face cu meniunea pentru, notat cu p.
- Meniuni accesorii (ocazionale, facultative) pot fi: - anexe:
la scrisorile nsoite de acte; - numele redactorului i
dactilografului scrisorii, notate prin iniialele; - numrul
exemplarelor i, eventual, destinaia lor; - notaii speciale: secret,
confidenial, etc.
- tampila. Se aplic pe semntura conductarului unitii. n
documentele tipizate se aplic pe locul marcat cu iniialele L.S.
- Inscripii exterioare (pe plic): denumirea i adresa
expeditorului (poate fi tiprit sau aplicat cu tampil); - numrul
scrisorii; - adresa destinatarului (n form identic celei de pe
scrisoare).
Pentru simplificarea operaiei i pentru a se evita erorile se
folosesc plicurile cu fereastr.
99
-
Scrisoarea format coal se pune n plic pliindu-se astfel: de la
dreapta spre stnga i de sus n jos, pentru a se deschide corect.
*n funcie de anumite cerine de redactare, juridice, etc.
scrisorile m
brac urmtoareit form e exterioare:- originalul, este primul
exemplar scris la main iarhrtie carbon.
Poate fi scris i de mn, cu meniunea: original. E prevzut cu
semnturile originale ale persoanei or autarizate ipoart tampila
unitii. Are valoare legal.
- originalul n mai multe exemplare: unicat, duplicat triplicat,
etc. Fiecare exemplar este prevzut cu semnturile i sigiliul unitii
i are valoare de original, i poart meniunea de: Unicat, duplicat,
etc.
- copia, exemplarul doi sau trei, etc., cu hrtie carbon, scris
la maina de scris, sau cu mna. Se pstreaz la dosar. Nu se
tampileaz.
- copie eliberat de pe original. n partea superioar se face
meniunea copie de pe actul nr. . . ., n partea inferioar meniune: ,
conform cu originalul, urmat de semntura i calitatea celui ce o
elibereaz, data i tampila.
- duplicatul este copia identic cu originalul, semnat de cei n
drept, tampilat i avnd meniunea duplicat. Se elibereaz n cazul c
s-a pierdut originalul, sau cnd originalul s-a ntocmit n registrele
speciale.
- Extrasul este copia unei pri dintr-un act care poart meniunea:
Extras din actul nr.... din.... Se tampileaz i certific de cel care
l-a eliberat.
- Inscripia se folosete n locul scrisorii de rspuns. Rspunsul se
face pe contrapagina actului primit. Aceasta se nregistreaz, se
semneaz, se tampileaz i se restituie. nainte de a ft expediat,
scrisoarea primit i inscripia de rspuns fcut pe contra pagin se
copiaz n ntregime i se pstreaz la dosar.
- Rezoluia se folosete n locul scrisorii de rspuns. Ea const n
formularea rspunsului pe spaiul liber al scrisorii primite, se
semneaz i se tampileaz i apoi se restituie celui n cauz. Se poate
nregistra sau nu. Rezoluia se utilizeaz cnd se cere un aviz sau o
aprobare, case se d cu formula pozitiv: ..avizm favorabil, de
acord, se aprob, sau cu formula negativ: nu suntem de acord, nu se
aprob. Aceast form de coresponden nu se ntrebuineaz cnd rezoluia
are xm caracter
100
-
confidenial, ntruct scrisoarea respectiv trebuie s rmn la dosar
n arhiva unitii destinatare.
Scrisorile trebuie s fie prezentate ntr-o form ngrijit, plcut,
att prin execuia lor grafic, ct i prin materialul de scris folosit.
Acestea se realizeaz prin:
- Dactilografierea textului care trebuie ngrijit. Panglica s nu
fie uzat, scrisul s fie clar, uor de citit, s nu prezinte corecturi
vizibile, tersturi, suprapunere de litere, etc.
- S se foloseasc .hrtie de bun calitate, curat, neifonat, tar
ndoituri sau rupturi, tiat drept, de format standardizat.
Folosirea de hrtii cu antet imprimat asigur scrisorii un plus de
elegan dar i o mai uoar identificare, de ctre destinatar, a
emitentului scrisorii.
I. Tehnica redactrii principalelor lucrri de coresponden
> Cererea, cel mai frecvent act de coresponden poate fi:
personal sau oficial.
a) Cererea personal are ca obiect probleme variate: angajare, n
serviciu, transferarea la un alt loc de munc, eliberarea de acte,
plata unor drepturi bneti, concediu, etc., sau eliberarea de
autorizaii, deschiderea de aciuni injustiie, nscrierea ntr-o coal
etc.
Cererea personal cuprinde urmtoarele elemente:- formula de
adresare iniial, alctuit din cuvintele Domniei Sale
Domnului (Prea Cucerniciei Sale, Prea Cucernicului) i denumirea
funciei respective: preedinte, director (Printe, Preot), urmat de
virgul: se plaseaz, fa de marginea de sus, la aproximativ o ptrime
din nlimea colii de hrtie;
- cuprinsul alctuit din: formula de prezentare a solicitatorului
(cuvntul introductiv Subsemnatul, numele i alte date considerate
necesare, locul de munc, domiciliul, calitatea n care face cererea,
etc.); obiectul i motivarea cererii (cu enumerarea actelor depuse n
sprijinul ei); formula de ncheiere (facultativ), constnd din cteva
cuvinte de mulumire sau de consideraie (respect) pentru cel cruia i
se adreseaz;
- semntura solicitantului (la dreapta);
101
-
- data (la stnga, mai sus de semntur); la cererile depuse
personal, ea poate lipsi, fiind imprimat, Ia prezentare, prin
tampila de nregistrare;
- formula de adresare final, realizat prin completarea formulei
iniiale cu denumirea unitii respective; se scrie la civa centimetri
de marginea inferioar a hrtiei, pe prima pagin a cererii, chiar dac
aceasta cuprinde mai multe pagini. n cererile dactilografiate,
formulele de adresare se scriu cu majuscule.
Pentru scrierea cererilor personale se folosete, de regul, hrtie
format A4 (se scrie pe ambele fee).
Pentru cerere se folosete i termenul de petiie. Cnd conine
expunere detaliat a faptelor i a motivelor respective-se numete
memoriu.
b. Cererea de ofert (Scrisoarea de intenie) i oferta sunt
scrisori folosite n procesul de cumprare-vnzare.
- Cererea de ofert este scrisoarea prin care cumprtorul
manifestndu-i intenia de a achiziiona anumite produse, cere
furnizorului informaii asupra acestora i a condiiilor de livrare.
Se poate referi i la executarea de lucrri sau servicii.
- Oferta este scrisoarea trimis de furnizor, att ca rspuns, la o
cerere de ofert, ct i din proprie iniiativ. Oferta se face att prin
scrisori, adresate celor presupui a fi interesai n achiziionarea
produselor respective, ct i prin publicitate (anunuri n pres sau
publicitate, reclame pe ecranele cinematografice, afie, etc.).
Stilul lor trebuie s fie simplu, dar convingtor. Informaiile
date trebuie s fie reale, far exagerri sau afirmaii echivoce.
n mod obinuit oferta cuprinde: denumirea exact a mrfii;
sortimente, modele, caliti, cantitatea livrativ, preul, termenul de
livrare, condiiile de plat, alte precizri (locul de livrare,
transportul).
La ofert se pot anexa spre documentare: cataloage, prospecte,
mostre (eantioane), etc. Poate fi nsoit i de un formular de
scrisoare de co mand pentru a-1 determina pe cumprtor s se decid,
el urmnd doar a completa scrisoarea.
c. Comanda este scrisoarea prin care se cere livrarea de produse
sau executarea de lucrri. Ea se face fie ca rspuns la o ofert, fie
ca urmare a unor documente specifice acestei operaii (comunicare de
repartiie, contract, etc.). Comanda se poate face i direct. Comanda
s cuprind indicarea precis a produselor i a cantitilor comandate i,
dac se consider
102
-
necesar, i alte date (preul, modul de plat, termenul de livrare,
numele delegatului desemnat pentru ridicarea mrfii, etc.).
d. Scrisoare de trimitere de acte. Actele care pot face obiectul
trimiterii sunt variate: rapoarte, dri de seam, situaii statistice,
contracte, pro- cese-verbale, certificate, adeverine, etc.
Trimiterea se face i ca rspuns la cerere (oficial sau particular),
fie ca o obligaie legal, reglementat prrrrtr-un act normativ.
e. Scrisoarea de rspuns poate fi de confirmare, de aprobare
(acceptare), de refuz (neacceptare). Confirmarea se poate referi la
situaii diferite: primirea de comenzi, de materiale, de acte etc.
Scrisorile de aprobare i refuz sunt, n general, scrisori de rspuns
la cererile fcute de uniti subordonate.
f. Scrisoarea de revenire este scrisoarea trimis ca urmare unei
scrisori anterioare. Obiectul su poate fi: revocarea (anularea,
completarea, rectificarea sau modificarea unor elemente cuprinse n
scrisoarea iniial; sau cererea de reexaminare, prin prezentarea de
noi argumente sau contraargumente, a problemei tratate n scrisoarea
iniial, cnd rspunsul primit este considerat nesatisfctor (injust,
eronat sau incomplet).
g. Scrisoarea de urgentare este scrisoarea trimis ntr-una din
urmtoarele mprejurri: - neprimirea la timp a rspunsului la o
scrisoare anterioar; - ncndeplinirea, n termenul stabilit, a unei
obligaii, de ctre corespondentul respectiv (livrarea de materiale,
executarea de lucrri, achitarea unor datorii bneti, etc.); -
cererea de devansare (anticipare) a termenului iniial, n livrarea
unor materiale sau n executarea unor lucrri, determinat de noi
necesiti, neprevizibile la data ncheierii nelegerii sau
contractului respectiv.
h. Reclamaia i rspunsul la reclamaie. Reclamaia este scrisoarea
prin care emitentul semnaleaz corespondentului respectiv anumite
deficiene sau lipsuri n ndeplinirea obligaiilor acestuia. O
scrisoare de reclamaie cuprinde: - obiectul reclamaiei (cu datele
de identificare a operaiei respective: numrul i data comenzii, ale
contractului, scrisorii de trsur, etc.); - motivele reclamaiei
(bazate pe elemente croncrete, stabilite, eventual, prin acte:
procese-verbale, etc.); - cererea de a se rezolva problema i soluia
propus. Scrisoarea de rspuns poate fi: - de acceptare a reclamaiei;
- de refuz a reclamaiei; - de amnare a soluionrii ei (n vederea
studierii problemei). n primul caz trebuie s se recunoasc gre
103
-
eala i s se dea asigurri c nu se va mai repeta; n cel de-al
doilea caz se va arta prin explicaii i argumente convingtoare
netemeinicia reclama- iei.
2. A cte cu caracter general
a. Adeverina este actul eliberat de o instituie, la cererea unei
persoane fiztce, care se atest un drept sau un fapt. Elementele
caracteristice ale adeverinei sunt: - titlul ADEVERIN; - atestarea
dreptului sau faptului respectiv, prin formula se adeverete c -
artarea scopului pentru care a fost eliberat, prin cuvintele pentru
a-i servi la Pentru atestri curente, eliberarea adeverinelor se
face la cererea verbal a celor interesai. Cereri n scris se fac
numai n cazuri speciale (cnd sunt necesare explicaii din partea
solicitantului, cnd se adreseaz prin coresponden, etc.).
b. Delegaia este actul prin care emitentul mputernicete pe o
anumit persoan (angajat sau membru al instituiei respective), de
a-1 reprezenta sau de. a aciona n numele su ntr-o anumit problem
(de exemplu: participarea la o consftuire, recepionarea unor
lucrri, etc.). Actul poart titlul de delegaie sau scrisoare. El
trebuie s cuprind obiectul precis al delegaiei i s poarte
elementele obinuite ale unei lucrri de coresponden (antet, numr,
dat, semnturi, tampil), precum i indicarea actului de identitate al
delegatului (seria i numrul buletinului de identitate, data i
unitatea emitent).
c. Ordinul, decizia, dispoziia. Denumite generic acte de
dispoziie, acestea sunt emise de organul de conducere al unei
instituii pentru exercitarea unor atribuii legale directe.
Denumirea lor difer, n raport de locul pe care-l ocup ierarhic n
administraie unitatea emitent, de natura problemelor respective i
de prevederile legale care le reglementeaz. Ca acte specifice,
ordinele se emit de ctre conducerile instituiilor centrale de stat
(minitri adjuncii ai minitrilor, secretari de stat); deciziile de
ctre comitetele executive ale primriilor, iar dispoziiile de ctre
unitile subordonate, dar aceast distincie nu are caracter absolut.
Structura lor este similar, i anume: - denumirea unitii respective;
- titlul, numrul i data actului; - preambulul (meniuni prealabile):
prevederea legal care d dreptul organului respectiv de a emite
asemenea acte i temeiul care justific emiterea actului respectiv,
introduse prin una din formulele: Avnd n vedere ..., Vznd c ..., Pe
baza ... , In temeiul etc.; - for-
104
r
-
muia de dispoziie: emite urmtorul ORDIN (decizie, dispoziie),
precedat de artarea calitii emitentului; - coninutul, grupat pe
puncte numerotate; - ncheierea (numerotat n continuare), cuprinznd
organul sau organele (direcii, servicii etc.) care urmeaz s aduc la
ndeplinire actul n cauz; - numrul i data emiterii actului; -
semntura emitentului (precedat de indicarea funciei).
d. Instruciunile sunt documente ntocmite de organele ierarhice
superioare, prin care: - se dezvolt i se dau indicaii pentru
punerea n practic i aplicarea corect a unor acte normative; - se
dau ndrumri sau se reglementeaz activitatea ntr-un anumit domeniu.
Ele au caracter normativ i sunt sistematizate - ca i celelalte acte
de acest fel - pc articole (sau paragrafe), capitole etc.
e. Circulara este actul prin care un organ superior transmite
unitilor n subordine, concomitent i cu acelai coninut, anumite
dispoziii sau ndrumri. Ea se prezint: - sub form de scrisoare,
adresat cu formula general Ctre (toate) unitile ..., sau cu adresa
completat pentru fiecare unitate n parte.
f. Procesul-verbal este actul prin care se consemneaz anumite
fapte sau se expun discuiile i hotrrile unei adunri constituite.
Procesele-ver- bale de constatare au, n general, urmtoarea
structur: - titlul i obiectul lui: PROCES-VERBAL, de ...; - numrul
de ordine (dac este cazul) i data; - numele i calitatea persoanei
sau persoanelor care au fcut constatarea, cu indicarea (dac este
cazul) actului de mputernicire respectiv (delegaie, dispoziie
etc.), precum i a dispoziiilor legale aplicabile n cauz; -
consemnarea detaliat a faptelor respective, cu enumerarea
elementelor pe care se ntemeiaz (constatri personale, documente,
declaraii etc,); - menionarea numrului de exemplare n care a fost
ntocmit i destinaia fiecrui exemplar; - semnturile persoanelor care
l-au ntocmit.
Procesul-verbal de edin cuprinde: - titlul, cu indicarea felului
edinei i datei; - meniuni prealabile (numele persoanei care a
deschis edina, componena prezidiului, data asupra participrii;
delegai ai organelor superioare, membri prezeni, abseni etc.); -
ordinea de zi; - redarea pe scurt, a discuiilor, cu indicarea
persoanelor care au luat cuvntul i a ideilor, opiniilor i
propunerilor prezentate; - hotrrile luate.
g. Minuta este, ca i procesul-verbal, un act de consemnare.
Relatat ntr-o form mai simpl, minuta se folosete de regul pentru
consemnarea
105
-
unor constatri comune sau a discuiilor dintre delegaii unor
instituii pentru rezolvarea unor probleme comune. Ea se ntocmete n
special pentru: - consemnarea unor nelegeri sumare, operative, n
probleme curente, pentru care nu este prevzut sau care nu necesit
ncheierea unui proces- verbal; - consemnarea unor situaii
nefinalizate sau n curs de desfurare.
h. Raportul este expunerea tcut n faa unei adunri sau organizaii
cuprinznd relatarea asupra unei activiti personale sau colective.
El privete, n mod obinuit, urmtoarele situaii: - modul de
ndeplinire a unei activiti; - modul de ndeplinire a unei sarcini
curente, ntr-o anumit problem. n cazul n care se refer la o
activitate cu caracter general, el poate purta i denumirea de Dare
de seam.
i. Referatul este actul prin care serviciul sau angajatul
competent expune sau face aprecieri sau propuneri de soluionare cu
privire la un fapt sau o problem concret, pentru informarea
conducerii sau a organului ierarhic superior, n vederea lurii unei
decizii n chestiunea respectiv. Un referat frecvent este i
Referatul de necesitate, care se face pentru aprobarea, anticipat,
a unei cheltuieli gospodreti (cumprarea de materiale sau executarea
de lucrri). Referatul i raportul se pot prezenta n form nedefinit
precis i sub forma de informare sau not informativ.
j. Anunul este un mijloc de publicitate prin: - pres (ziare,
reviste, almanahuri etc.):. - diapozitive i filme, prezentate
public; - radiotelevizi- une. n pres exist o rubric aparte mica
publicitate unde se grupeaz, dup obiect, diferite anunuri (oferte
de serviciu, vnzri, cumprri, etc ), fie separat. Redactarea lor
difer n funcie de modalitatea de realizare; de preferat ct mai
scurt.
k. Afiul este o form a anunului, cu acelai coninut, dar
realizare i prezentare diferit. Specific are caracterul su
atractiv. Eficiena lor const n afiarea lor n locuri vizibile i des
frecventate (pe panouri speciale).
1. Telegrama este o comunicare scurt i rapid folosit cnd
emitentul i destinatarul se afl n localiti diferite, i cnd
problemele prezint un anumit grad de urgen. Obiectul este felurit.
Trebuie s fie scurt, concis, clar i precis, iar introducere,
motivare i ncheiere.
m. Contractul este actul intervenit ntre dou sau mai multe
persoane, prin care se consemneaz i concretizeaz obligaiile i
drepturile reciproce ntre prile contractante. Ele pot fi: contracte
de munc, de antrepriz, vnzare-cumprare etc. Elementele obligatorii
ale contractului sunt:
106
I
-
- denumirea felului de contract (vnzare-cumprare, furnizare,
antrepriz etc.); - denumirea, adresa i calitatea prilor
contractante (cumprtor, vnztor, furnizor etc.); - numele, prenumele
i funcia sau mputernicirea persoanelor care reprezint unitile
contractante i care semneaz pentru ele; - obiectul contractului
(specificarea bunurilor, lucrrilor, cantitatea i valoarea lor,
calitatea); - condiiile executrii contractului i alte clauze
speciale; - condiiile de plat; - de predare a obiectelor; -
angajamentele; obligaiile; drepturile i rspunderile prilor
contractante; - semnturile i tampila; - numrul actului; - numrul de
exemplare; - destinaia lor; - data nregistrrii actului.
n. Declaraia este comunicarea scris fcut de o persoan n faa unei
autoriti i la cererea acesteia; Obiectul declaraiei l formeaz ceea
ce a vzut, auzit i cunoate declarantul, n legtur cu cazul cercetat.
Scopul ei este s contribuie la stabilirea adevrului. Declaraia
scris constituie o mrturie, foarte asemntoare cu depoziia sau
declaraia lacut de martor n faa instanei de judecat. Ea trebuie
fcut cu sim de rspundere, s fie clar, s reprezinte adevrul
(realitatea) cunoscut de cel care declar i nu prerile sale
subiective. Declarantul mincinos poate f sancionat. Declaraia
cuprinde formule specifice de introducere i ncheiere. Formula de
introducere este: La cererea ... declar urmtoarele ... iar formula
de ncheiere este: Declar pe rspunderea mea c cele artate n prezenta
sunt adevrate.
o. Angajamentul, asemntor cu declaraia, este actul, care
cuprinde obligaia pe care i-o ia un salariat. n scris, cu privire
la ndeplinirea unor sarcini sau de a plti valoarea unor lipsuri
produse n avutul unitii din vina lui. Acesta are putere de titlu
executoriu mpotriva celui care l-a dat. Are unele formule
specifice, de introducere: Subsemnatul... (urmeaz toate datele
personale) recunosc faptul ... i m angajez ... (urmeaz obiectul
angajamentului i termenul de executare). Se scrie titlul:
Angajament i se ncheie cu semntura, data i locul emiterii. O form
specific de angajament o face candidatul la preoie prin care se
oblig a locui n parohie mpreun cu familia.
p. Convocatorul este un act elaborat de conductorul unitii n
vederea ntrunirii n edin a unui organ colegial. Cuprinde denumirea
de convocator; - data emiterii; scopul; - locul i data inerii
edinei; - numele, prenumele i calitatea celor convocai; - loc de
semntur pentru luare la cunotin, ordinea de zi a edinei (problemele
ce se vor discuta).
107
-
Se semneaz de conductorul organului convocat. Se trimite prin
curier celor interesai pentru semnare i luare la cunotin. Se
pstreaz la dosar, dup ce se verific n edin.
Pentru Evidena corespondenei o bun organizare a lucrrilor de
secretariat se cere ca acestea s se execute la timpul oportun,
corect i cu respectarea tehnicii de ntocmire a actelor.
- La primirea corespondenei se impun urmtoarele: - s se verifice
dac adresa aparine unitii - dac materialul primit este complet i
conine anexele specificate; - dac numrul de pe plic corespunde cu
cel de pe adres i cu cel din condica de expediere n cazul c semneaz
de primire sau n borderoul funcionarului de pot; - corespondena
distribuit greit s se restituie cu urgen; - documentul s se
nregistreze n Registrul de intrare i ieire (esibite).
n ce privete organizarea expedierii corespondenei se impune ca
orice rspuns la o scrisoare din afar s poarte acelai numr cu
scrisoarea primit; - scrisorile de iniiativ se nregistreaz; -
scrisorile se pun n plic;- se verific dac plicul este bine
ntocmit.
Registrul de intrare-ieire a corespondenei are urmtoarea
structur:- nr. curent; - nr. de legtur; - data primirii
corespondenei; - nr. emitorului; cuprinsul pe scurt al
documentului; - data intrrii, respectiv a ieirii documentului; -
denumirea i nr. dosarului unde se pstreaz documentul; - de unde
vine documentul.
Corespondena primit ca i cea expediat se pstreaz n dosare n
ordinea nregistrrii ei. Dosarele astfel ntocmite la sfrit de an se
nuru- iesc i se depun la arhiv. Registrul intrare-ieire constituie
astfel indexul acestor acte, permind o uoar utilizare a lor n
viitor.
- Pstrarea corespondenei:Arhiva parohiei va cuprinde
corespondena i actele de valoare aezate
n rafturi, ntr-o ncpere special amenajat, n condiii de siguran,
ferit de umiditate, roztoare, soare etc.
108
-
E. Organizarea i desfurarea edinelor organelor colegiale
1. Lista membrilor adunrii parohiale
Temei jurid ic : ait. 2-i ROD.Formular tip nr. 1: Anex la ROD, n
Colecia de legiuiri pag. 295.
Lista se ntocmete de preotul-paroh n edina consiliului parohial,
anual, pn la 30 noiembrie, trecnd n fruntea ei sub litera a:
preoii, diaconii i cntreii bisericeti, i sub litera b; n ordine
alfabetic, pe brbaii majori, cretini ortodoci, neptai, care i
ndeplinesc ndatoririle lor morale i materiale fa de biseric i
aezmintele ei, i care i au domiciliul n cuprinsul parohiei, condiii
impuse de art. 2, alin. I ROD, artndu-ne conform formularului tip.
nr. 1, anex la ROD (Legiuiri pag. 295): numele, prenumele, starea
civil, etatea, ocupaia, domiciliul (locuina) (strada i nr.
casei).
Pentru filii se alctuiesc liste aparte. Lista va purta data cnd
s-a alctuit i se semneaz de preotul-paroh i va purta pecetea sau
tampila parohiei.
Lista astfel ntocmit, se citete de ctre preotul-paroh n biseric
ntr- o zi de duminic sau srbtoare, dup Sf. Liturghie, n cursul
lunii decembrie; se afieaz apoi pe ua bisericii parohiale, unde st
timp de 14 zile libere, pentru a putea fi citit i a se face
eventualele observaii, contestaii, reclamaii. La bisericile filiale
se afieaz numai o ntiinare scris, n care se vestete afiarea
listelor la biserica parohial. Dup expirarea termenului de 14 zile
preotul-paroh convoac consiliul parohial i prezint lista cu toate
observaiile i reclamaiile primite, iar consiliul parohial,
revizuind lista, adaug pe cei omii sau terge din ea pe cei care nu
ndeplinesc condiiile cerute de art. 2, al. 1 ROD.
Despre revizuirea i ntocmirea definitiv a listei, consiliul
parohial va ncheia un proces-verbal (formulai tip nr. 2), semnat de
preotul-paroh i membrii consiliului, n care se va meniona
ndeplinirea procedurii de mai sus, privitor la ntocmirea, citirea i
afiarea listei timp de 14 zile, apoi se va arta numrul total al
parohienilor nscrii n ea. Sumarul se va pstra n arhiva parohial.
Lista definitiv va li transcris de preotul paroh n dou exemplare,
pe care le va certifica i le va nainta, cu adres, n timp de
trei
109
-
ntrebuinare a averii parohiale, precum i referatul fotilor
membri ai forului dizolvat (art. 52, al. 2, 3 ROD).
F. Acte i lucrri privind activitatea de eviden bugetar-conta-
bil a bunurilor din patrimoniul parohiei
Evidena bugetar-contabil cuprinde urmtoarele forme de evidene:-
evidena tehnico-operativ care const n nscrierea fenomenelor
economice, financiare etc., n documentele primare
justificative;- evidena contabil care cuprinde n expresia bneasc
totalitatea
operaiunilor fmanciar-economice, n partid simpl;- evidena
bugetar care cuprinde modul de realizare a bugetului, ca
plan de venituri i cheltuieli;- evidena statistic care cuprinde
totalitatea lucrrilor legate de
activitatea parohiei i exercitarea puterii bisericeti, purtat n
registre sau protocoale matricole sau de alt natur.
- Evidena bugetar-contabil la nivel de parohie, ca de altfel la
orice unitate administrativ dup sistemul bugetar, constituie un
instrument de conducere, de ntrire a autocontrolului
economic-financiar; un instrument de control asupra modului de
realizare a veniturilor i de efectuare a cheltuielilor prevzute
prin buget; i un instrument de aprare a integritii avutului
parohiei, ca unitate administrativ bugetar.
*Evidena contabil-bugetar se ine pe baza documentelor
contabile
justificative i a registrelor de eviden contabil.1. Documentele
contabile justificative sunt acte scrise n care se
consemneaz orice fenomen economic sau financiar, n momentul
efecturii. Datele ce le conine documentul contabil justificativ
constituie baza nregistrrilor ce se efectueaz n contabilitate. Ele
stau la baza nregistrrilor n contabilitate. ntocmirea, circulaia i
pstrarea lor consts tuie - la nivel de parohie - o sarcin permanent
a parohului i a epitropu- lui (sau i a contabilului, unde este
cazul).
Cu ajutorul documentelor contabile justificative se reflect n
evidena contabil mijloacele materiale i bneti de care dispune
unitatea administrativ bugetar (parohia), precum i procesul de
executare a bugetului att la partea de venituri, ct i la partea de
cheltuieli.
118
-
Documentul contabil justificativ constituie i un mijloc eficace
pentru verificarea gestiunilor de valori materiale i bneti i de
stabilire a rspunderii ce revine personalului pentru operaiunile
efectuate.
Documentele contabile justificative cuprind obligatoriu
urmtoarele elemente structurale: - denumirea documentului; -
denumirea i sediul unitii care ntocmete documentul; - numirea i
data ntocmirii acestuia; - menionarea prilor care particip la
efectuarea operaiei (cnd este cazul); - coninutul operaiei
economice sau financiare, a persoanelor nsrcinate cu controlul
financiar preventiv i a persoanelor n drept s aprobe operaiile
respective; - alte elemente determinate de caracterul operaiilor
menite s asigure consemnarea complet a acestora n documente.
nscrierea datelor n documente se face cu cerneal, past, sau cu
alte mijloace, conform indicaiilor de completare sau a altor
dispoziii legale elaborate n acest sens.
In documente nu sunt admise tersturi, rzturi sau alte asemenea
procedee. Erorile se corecteaz cu tierea cu o linie a textului sau
cifrei greite, pentru a putea fi citite, iar deasupra se scrie
textul cu cifra corect.
Corectarea se efectueaz n toate exemplarele documentului i se
confirm prin semntura persoanei care a ntocmit documentul
justificativ, menionnd i data efecturii corecturii. Nu sunt admise
corecturi n documentele pe baza crora se primete, se elibereaz sau
se justific numerarul, precum i alte documente pentru care
indicaiile de completare prevd asemenea restricii. La corectarea
documentelor n care au fost consemnate operaii de predare-primire a
unor valori materiale este necesar confirmarea prin semnarea
predtorului i primitorului.
Pe baza documentelor contabile justificative se exercit
controlul financiar preventiv - pentru operaiile supuse acestei
forme de control financiar - i se stabilete rspunderea material a
personalului, respectarea disciplinei financiare, avnd - mpreun cu
documentele n care se efectueaz nregistrrile contabile - putere
probatorie injustiie.
Documentele contabile justificative se p o t clasifica dup
anumite criterii:
a) Dup scopul urmrit pot fi: - documente primare, i - documente
secundare, de informare a organelor superioare;
b) Dup modul de ntocmire, pot fi: documente singulare; i -
documente cumulative, centralizatoare;
119
-
c) Dup natura operaiilor, pot fi: - documente referitoare la
mijloace fixe i obiecte de inventar, care oglindesc existena
acestora precum i toate operaiile privind micarea lor, cum sunt:
factura, bonul de cumprare, nota de transfer, procesul-verbal de
custodie, procesul-verbal de clasare sau declasare a mijloacelor
fixe sau a obiectelor de inventar, lista de inventariere i de
eviden a mijloacelor fixe i a obiectelor de inventar pe locul de
folosin; - documente privind materialele de consum n care se
reflect intrrile i ieirile materialelor din magazie n raport cu
proveni ena i destinaia acestora, ca i evidena lor, cum sunt:
factura, bonul de cumprare, avizul de expediie, bonul de intrare n
magazie; bonul de ieire din magazie (consum, - lista zilnic de
alimente), fia de raft, registrul de materiale, fia contabil de
eviden i lista de inventariere; - documentele privind mijloacele
bneti i decontrile n care se consemneaz operaiile efectuate prin
conturile de la banc i prin casieria parohiei, cum sunt: chitana,
CEC-ul pentru numerarul ridicat de la banc, dispoziia de plat,
dispoziia de ncasare, ca instrumente de decontare pentru operaiuni
de pli i ncasri prin contul de virament pstrat la banc, ordinul de
ncasare i ordinul de plat n relaiile conducerii (paroh) i casier a
parohiei (epitrop casier), extrasul de cont emis periodic de banca
depozitar; - documente privind retribuiile i alte drepturi de
personal n care se reflect operaiile de decontare cu personalul de
cult, cum sunt: statul dp retribuii, lista de plat a indemnizaiilor
fixe, concedii de odihn, ajutor de boal etc. ordinul de deplasare
prin care se justific avansul aprobat i cheltuielile efectuate,
raportul de activitate privind deplasarea;
d) Dup locul de ntocmire i circuit, sunt: - documente interne,
cum sunt: procesul-verbal de venituri din diverse servicii (vnzarea
lumnrilor, disc, contribuii benevole etc.), statul de retribuii,
ordinul de deplasare; - documente ce provin din afara instituiei,
cum sunt: CEC-ul bancar, avizui de plat pentru diverse servicii
emis de alte instituii.
e) Dup regimul de tiprire i folosire, pot fi: documente cu regim
special, cum sunt: chitana, CEC-ul bancar, avizul de expediere,
factura, foile de parcurs. Astfel de documente se in n eviden
special la centru eparhial, protopopiat ca i la parohie n Fia de
eviden a formularelor cu regim special". Circulaia de la centru
spre parohie se face pe baz de pro- ces-verbal de predare-primire
sau pe baz de avize de expediere i pe ba?: de semntur din partea
celor care le-au primit.
120
-
Documentele cu regim special poart specimenul regim special. Ele
se leag, se nuruiesc n registre sigilate i numerotate. Pe ultima
fil a registrului se menioneaz sub form de proccs-verbal
urmtoarele:Prezentul registru conine un numr de file (chitana), de
la nr.... lanr.... data i locul i se semneaz de protopop sau de
contabilul oficiului protopopesc, aplicnd tampila
protopopiatului.
Emiterea de noi documente este admis numai dup ce se justific
utilizarea celor primite anterior.
Documentele ntocmite se pstreaz la arhiva parohiei
(copia).Formularele neutilizate, greit ntocmite, defectuos tiprite
etc., se
anuleaz prin barare n diagonal cu meniunea anulat pe toate
exemplarele.
Nejustificarea formularelor cu regim special primite constituie
contravenie i se sancioneaz cu amend cf. art. 7 HCM 1533/1973; -
documente f r regim special, cum sunt: nota de intrare-recepie,
bonul de materiale, statul de plat, ordinul de plat, - ncasare,
dispoziia de plat- ncasare, registrul operaiunilor de ncasri prin
cas i prin cont sau registrul de cas, registrul partizi
venituri-cheltuieli, registrul pangar (intrri- iciri lumnri)
etc.
0 Dup form a lor, pot fi: - documente tipizate comune cum sunt:
cele aprobate prin D. 10/1986 de aprobare a formularelor tipizate n
administraia de stat, cu aplicare i n administraia bisericeasc; -
documentele tipizate specifice administraiei bisericeti, cum sunt:
statul de plat al personalului bisericesc, planul de venituri i
cheltuieli sau bugetul etc.; - documente netipizate, a cror form,
format i coninut nu sunt prestabilite i imprimate, iar folosirea
lor este incidental, cum sunt: nota contabil, referatul, informaia,
raportul etc.
g) Dup sfera de aplicare pot fi: - documente comune tuturor
domeniilor economice, cum sunt: chitana, dispoziia (ordinul) de
ncasare- plat, factura, bonul de cumprare, bon de materiale intrare
n magazie-ie- ire (consum), lista zilnic de alimente, lista de
inventariere, procesul-verbal de recepie i constatare de diferene,
bon de predare, transfer, restituire, dispoziie de livrare, aviz de
expediere, bon de micare a mijloacelor fixe - documente specifice
administraiei bisericeti, cum sunt: procesul-verbal de consum a
lumnrilor, procesul-verbal de venituri duminicale etc.
*
121
-
Un roi important n asigurarea desfurrii raionale a muncii de
eviden l are organizarea circulaiei documentelor, din momentul
ntocmirii pn la clasarea lor n arhiv. n acest scop este necesar s
se ntocmeasc un grafic de circulaie a documentelor pe persoanele
care manevreaz documente i pe documente.
Unitile sunt obligate s nregistreze toate documentele primite,
expediate sau ntocmite pentru uz intern, folosind n acest stop un
registru de intrarc-ieire a documentelor. Dup nregistrare i
rezolvare documentele se claseaz n dosare, dup anumite criterii.
Dosarele cu documente contabile justificative ca i drile de seam
contabil se pstreaz la arhiv, conform dispoziiilor legale.
Termenele de pstrare a documentelor n arhiv se stabilesc pe baza
unui indicator ntocmit de ctre organele centrale. Evidena
documentelor n arhiv se ine cu ajutorul registrului de eviden
curent n care se trec toate inventarele documentelor primite i
micarea documentelor n decursul timpului. Periodic se face
selectarea documentelor, n vederea stabilirii celor care se pstreaz
permanent i a celor care urmeaz a fi eliminate, avnd termenul de
pstrare expirat. Consultarea, folosirea i eliberarea unor copii i
extrase de pe documente de arhiv se poate face numai n condiiile
stabilite de lege (D. 472/1971).
Operaiile economico-financiare sunt considerate valabile numai
dac sunt justificate cu documente originale, ntocmite potrivit
normelor legale. Orice pierdere, sustragere, sau distrugere de
documente trebuie fcut cunoscut conducerii n termen de 24 de ore de
la constatare. Reconstituirea documentelor se face dup o procedur
special, ntocmindu-se un dosar care s conin toate lucrrile
efectuate n legtur cu constatarea i reconstituirea actului disprut.
Documentele reconstituite trebuie s poarte n mod obligatoriu i
vizibil meniunea Reconstituit, cu artarea numrului i data
dispoziiei pe baza creia s-a fcut reconstituirea.
2. Registrele de eviden contabil la parohie
Prin registru se nelege un grup de file, sub form de caiet
(legat sau nelegat), cu o linialur special, care este folosit n
vederea stabilirii unor situaii. Ele servesc la nscrierea
operaiilor economice, financiare, de lucru etc., reflect aceste
operaii, servesc la ntocmirea diferitelor situaii, asigur pstrarea
datelor dc eviden, constituie probe (dovada) n justiie,
nregistrrile n registre se fac numai pe baz de acte contabile
justificative. La ntocmirea registrelor contabile se folosesc
formulare tipizate. nscrie
122
-
rea denumirii instituiei, denumirea registrului, anul de
gestiune i contul contabil. Filele se numeroteaz cronologic, se
parafeaz, se nuruiesc i se sigileaz. Pe ultima fil se certific sub
forma unui proces-verbal urmtoarele: destinaia registrului, numrul
filelor sau al paginilor (cu precizarea primei i ultimei), perioada
de gestiune pentru care va fi folosit, precizarea lucrrilor de
numerotare, parafare, nuruirea i sigilarea, data certificrii i
tampila unitii cu semnturile persoanelor autorizate. Toate aceste
msuri (numerotarea, nuruirea, sigilarea etc.) sunt destinate
mpiedicrii fraudelor din partea celor cu rea-credin, a
sustragerilor sau a nlocuirilor de file din registru.
In ce privete folosirea registrelor trebuie respectate
urmtoarele norme legale: actele justificative se verific, se
pstreaz i se nregistreaz n ziua primirii lor. n acest fel se asigur
exactitatea datelor evidenei contabile, realitatea acestora i
operativitatea necesar. Lucrarea de nregistrare n registru
(nregistrarea propriu-zis) este precedat de nscrierea formulei
contabile, direct pe actul justificativ. nregistrrile trebuie fcut
ordonat, sunt interzise tersturile, rzturile, rndurile libere sau
scrierile printre rnduri. Orice eroare strecurat n registru se
corecteaz cu respectarea regulilor legale. Pentru a se asigura
registrului un aspect ordonat, ultimul rnd al fiecrei pagini este
rezervat totalului, cu meniunea de reportat la pag iar primul rnd
al paginii urmtoare este rezervat prelurii acestor totaluri cu
meniunea Reportat de Ia pag. Literele se scriu cite. Cifrele se
scriu astfel ca s nu poat fi uor modificate. Sumele ntregi (far
zecimale) sunt ncadrate ntre linioare duble, aezate orizontal,
sumele cu zecimale sunt barate numai la nceputul sumei. La sfritul
fiecrei luni se stabilesc rezultatele pentru a se corobora
evidenele cu alte registre. La sfritul anului de gestiune se face
ncheierea registrelor, se stabilesc soldurile care se trec n
registrele noului an.
n privina pstrrii registrelor se impun urmtoarele: registrele se
pstreaz cu grij, se in n siguran, se nchid n sertare. Dup ncheierea
lor se predau arhivei unde primesc un numr de ordine i se pstreaz
ca acte justificative. Eliberarea lor sau a extraselor din ele se
face numai cu aprobare special. n caz de pierdere sau distrugere a
unui registru, se procedeaz la reconstituirea actelor, documentelor
i evidenelor cu coninut financiar, pierdute, sustrase sau distruse.
Timpul de pstrare a registrelor difer, cele contabile trebuie
pstrate 10 ani, cele facultative 5 ani.
Evidena contabil Ia parohie se ine prin urmtoarele registre:
123
-
- Registrul chitanier cuprinde chitanele numerotate cu
urmtoarele elemente: parohia ..., Chitan nr. data Am primit de la
adresa suma de l e i a d i c reprezentnd C a s i e r L S .
- Registrul de cas cu urmtoarea rubrieatur: Parohia Registru de
cas pe anul 1. nr. crt. ...; 2. Felul actului de cas: 3. Numrul
actului; 4. Data ...; 5. Explicaia; 6. intrri; 7. ieiri (pli); 8.
Sold; 9. Sold CEC; 10. Simbol art. bugetar. La sfritul anului se
menioneaz: Soldul la nceputul anului ...; ncasri n cursul
anului...; Total ncasri . . .; Pli n timpul anului ...; Sold la 31
dec. ...; Depuneri la Coop. Credit, n cont, nr. ...; Semnturi:
paroh ..., epitrop .... membri consiliului ...
- Registrul general de venituri .fi cheltuieli sau Registrul
operaiunilor de ncasri i pli prin cas i prin cont. Are urmtoare