Administrar reglas de formato condicional en Excel 2013Ya hemos
analizado varios ejemplos de formato condicional en Excel y el
mtodo de aplicar diferentes formatos sobre nuestros datos, ahora
revisaremos la manera en que podemos administrar todas las reglas
creadas.El Administrador de reglas de formato
condicionalesElAdministrador de reglas de formato condicionalesnos
permite crear, editar, eliminar y ordenar las reglas existentes en
una hoja de Excel. Para abrir este cuadro de dilogo debemos ir a
Inicio > Estilos > Formato condicional > Administrar
reglas.
Este cuadro de dilogo contiene los siguientes controles: Lista
de seleccin superior: Permite elegir entre mostrar las reglas de
formato condicional de todo el libro o solo las reglas de las
celdas seleccionadas actualmente. Nueva regla: Abre el cuadro de
dilogoNueva regla de formatoque nos permite seleccionar el tipo y
configuracin de la nueva regla. Editar regla:Abre el cuadro de
dilogoEditar regla de formatopara modificar la configuracin de la
regla. Eliminar regla: Borra la regla de formato seleccionada en la
lista inferior. Subir y bajar: Permite definir el orden en que se
aplicarn las reglas de formato, especialmente til cuando existen
varias reglas sobre un mismo rango.Por debajo de los controles se
encuentra la lista de las reglas de formato condicional aplicadas a
la seleccin actual de celdas o a la hoja completa y para cada una
de ellas tenemos la posibilidad de cambiar el rango de celdas a las
cuales est siendo aplicada la regla.Borrar reglas de formato
condicionalCuando eliminamos el contenido de una celda no estamos
eliminando la regla de formato condicional asociada sino que es
necesario eliminar la regla explcitamente. Una opcin es utilizar el
botnEliminar reglaque est dentro del Administrador de reglas de
formato condicionales.Otra alternativa que tenemos para borrar una
regla de formato condicional es seleccionar la opcin de men en
Inicio > Estilos > Formato condicional > Borrar reglas la
cual muestra varias alternativas:
Borrar reglas de las celdas seleccionadas: Eliminar las reglas
de las celas que estn seleccionadas en ese preciso momento en la
hoja. Borrar reglas de toda la hoja: Elimina absolutamente todas
las reglas de la hoja. Borrar reglas de esta tabla: Si tenemos una
tabla de Excel que contiene reglas de formato condicional, entonces
esta opcin eliminar las reglas asociadas. Borrar reglas de esta
tabla dinmica: Ya que tambin podemos aplicar formato condicional a
una tabla dinmica, esta opcin nos permite eliminar las reglas
asociadas a una tabla dinmica.Copiar celdas sin formato
condicionalEl formato condicional est vinculado a una celda, o
rango de celdas, de manera que si copiamos y pegamos una celda que
tiene formato condicional se crear una nueva regla. Si solo
queremos copiar los valores de las celdas, sin su formato
condicional, entonces debemos utilizar la opcin Pegado especial
> Valores.
Los informes de tabla dinmica tienen las mismas opciones de
formato que el resto de la hoja de clculo. Estas son algunas de las
acciones que puedes llevar a cabo: cambiar el tamao de la fuente,
cambiar el color de la fuente, aplicar cursiva, negrita o
subrayado, alinear texto, aadir bordes a las celdas, usar el
formato condicional para cambiar el formato de la celda a partir de
reglas personalizables.Asegrate de realizar todos los cambios de
formato despus de terminar de aadir y ordenar los campos. Los
cambios de formato, incluidos los de formato condicional, no se
aplicarn a las nuevas celdas que se aadan al informe de tabla
dinmica.No podrs modificar los encabezados de filas y columnas del
informe, ya que tendrn los datos de los cambios que hayas aadido a
las categoras "Filas" y "Columnas". Para realizar un cambio, accede
a la hoja de clculo original y ajusta el encabezado de columna. Al
hacerlo, cambiars los ttulos de los campos correspondientes del
informe de tabla
dinmica.http://www.laprofedeoffice.org/index.php/tema-5-formato-de-las-hojas-de-calculo/5-8-formato-condicional
5.8. Formato condicionalEl formato condicional permite responder
visualmente preguntas especficas sobre los datos.El formato
condicional ayuda a responder estas preguntas porque facilita el
proceso de resaltar celdas o rangos de celdas interesantes, de
destacar valores inusuales y de ver datos empleando barras de
datos, escalas de colores y conjuntos de iconos. Un formato
condicional cambia el aspecto de un rango de celdas en funcin de
condiciones (o criterios). Si la condicin es verdadera, el rango de
celdas basa el formato en dicha condicin; si la condicin es falsa,
el rango de celdas no tiene formato basado en dicha condicin.5.8.1.
Reglas de los valoresLos valores a evaluar para aplicarles un
formato condicional deben cumplir las siguientes condiciones:
Porcentaje.Los valores vlidos son del 0 (cero) al 100. No escribas
un signo de porcentaje. Percentil. Los valores de percentiles
vlidos son del 0 (cero) al 100. Frmula.La frmula se inicia con un
signo igual (=). Las frmulas no vlidas harn que no se aplique ningn
formato. Se recomienda probar la frmula para asegurarse de que no
devuelve ningn valor de error.5.8.2. Formato condicional: Resaltar
reglas de celdasPara encontrar ms fcilmente celdas especficas
dentro de un rango de celdas, puedes aplicar formato a dichas
celdas especficas basndose en un operador de comparacin.5.8.2.1.
Elegir de la galera 1 Selecciona una o ms celdas de un rango, tabla
o informe de tabla dinmica. 2 En el grupoEstilode la pestaaInicio,
haz clic en la flecha junto aFormato condicionaly, a continuacin,
haz clic enResaltar reglas de celdas. 3 Selecciona el comando que
deseas, comoEntre,Igual a texto que contieneoUna fecha. 4 Escribe
los valores que desees utilizar y, a continuacin, selecciona un
formato.5.8.2.2. Ms reglas 1 Selecciona una o varias celdas de un
rango, tabla o informe de tabla dinmica. 2 En el grupoEstilosde la
fichaInicio, haz clic en la flecha situada junto aFormato
condicionaly, a continuacinResaltar reglas de celdas, hazclic sobre
el comandoMs reglas 3 Aparece el cuadro de dilogoNueva regla de
formato. 4 EnSeleccionar un tipo de regla, haz clic enDar formato a
todas las celdas segn sus valores(opcin predeterminada). 5 EnEditar
una descripcin de regla, en el cuadro de listaDar formato nicamente
a las celdas con, Los procedimientos son los siguientes: oAplicar
formato por nmero, fecha u horaSeleccionaValor de la celda,
selecciona un operador de comparacin y, a continuacin, escribe un
nmero, fecha u hora. oAplicar formato por textoSeleccionaTexto
especfico, elige un operador de comparacin y a continuacin escribe
texto. o Tambinpuedes escribir una frmula que devuelva texto. o Si
escribes una frmula, que inicias con un signo igual (=). Las
frmulas no vlidas hacen que no se aplique ningn formato. Se
recomienda probar la frmula para asegurarse de que no devuelve
ningn valor de error. 6 Para especifica un formato, haz clic
enFormato.7 Selecciona el nmero, fuente, borde o formato de relleno
que se deseas aplicar cuando el valor de la celda cumple la
condicin y, a continuacin, haz clic enAceptar.
5.8.3. Formato condicional: Reglas superiores e inferioresSe
pueden buscar los valores ms altos y ms bajos en un rango de celdas
segn un valor de corte que se especifique.5.8.3.1. Elegir de la
galera 1 Selecciona una o ms celdas de un rango, tabla o informe de
tabla dinmica. 2 En el grupoEstilode la pestaaInicio, haz clic en
la flecha junto aFormato condicionaly a continuacin haz clic
enReglas superiores e inferiores. 3 Selecciona el comando que
desees, como10 elementos superioreso10% inferiores. 4 Escribe los
valores que desees utilizar y, a continuacin, selecciona un
formato.5.8.3.2. Ms reglas 1 Selecciona una o varias celdas de un
rango, tabla o informe de tabla dinmica. 2 En el grupoEstilosde la
fichaInicio, haz clic en la flecha situada junto aFormato
condicionaly, a continuacinReglas superiores e inferiores,clic
sobre el comandoMs reglas 3 Aparece el cuadro de dilogoNueva regla
de formato. 4 EnSeleccionar un tipo de regla, haz clic enDar
formato a todas las celdas segn sus valores(opcin predeterminada).
5 EnEditar una descripcin de regla, en el cuadro de listaAplicar
formato a los valores que estn en el rango
en,seleccionarSuperioroInferior. 6 Para especificar un formato, haz
clic enFormato. 7 Selecciona el nmero, fuente, borde o formato de
relleno que deseas aplicar cuando el valor de la celda cumple la
condicin y, a continuacin, haz clic enAceptar.5.8.4. Formato
condicional: barra de datosUna barra de datos le ayuda a ver el
valor de una celda con relacin a las dems. La longitud de la barra
de datos representa el valor de la celda. Una barra ms grande
representa un valor ms alto y una barra ms corta representa un
valor ms bajo.5.8.4.1. Elegir de la galera 1 Selecciona una o ms
celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica. 2 En el
grupoEstilode la pestaaInicio, haz clic en la flecha junto aFormato
condicional, haz clic enBarras de datosy a continuacin selecciona
un icono de la barra de datos.
5.8.4.2. Ms reglas 1 Selecciona una o varias celdas de un rango,
tabla o informe de tabla dinmica. 2 En el grupoEstilosde la
fichaInicio, haz clic en la flecha situada junto aFormato
condicionaly, a continuacinBarras de datos,hazclic sobre el
comandoMs reglas 3 Aparece el cuadro de dilogoNueva regla de
formato. 4 EnSeleccionar un tipo de regla, haz clic enDar formato a
todas las celdas segn sus valores(opcin predeterminada). 5 En la
listaEstilo de formato, seleccionaBarra de datos. 6 Selecciona
unTipoenMnimayMxima. Para elegir una escala de color deMnimayMxima,
haz clic enColor de la barra. 7 Para mostrar solo la barra de datos
y no el valor en la celda, seleccionaMostrar solo la barra. 8 Para
aplicar un borde slido a las barras de datos, selecciona Borde
slidoen el cuadro de listaBordey elige un color para el borde. 9
Para elegir entre una barra slida y una barra degradada,
eligeRelleno slidooRelleno degradadoen el cuadro de listaRelleno.
10 Para aplicar formato a las barras negativas, haz clic enValor
negativo y ejey, a continuacin, en el cuadro de dilogoValor
negativoy configuracin del eje, eligelas opciones para los colores
del relleno y el borde de la barra negativa. 11 Se puedes cambiar
la direccin de las barras. Para ello, elige una configuracin en el
cuadro de listaDireccin de barra.
5.8.5. Formato condicional: escala de coloresUna escala de
colores permite comparar un rango de celdas utilizando una gradacin
de dos colores. El tono del color representa los valores superiores
o inferiores. Por ejemplo, en una escala de colores azul y naranja,
se puede especificar que las celdas de valor superior tengan un
color ms azul y las celdas de valor inferior tengan un color ms
naranja.5.8.5.1. Elegir de la galera 1 Selecciona una o varias
celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica. 2 En el
grupoEstilosde la fichaInicio, haz clic en la flecha situada junto
aFormato condicionaly, a continuacin, enEscalas de color. 3
Selecciona una escala de dos colores.5.8.5.2. Ms reglas 1
Selecciona una o varias celdas de un rango, tabla o informe de
tabla dinmica. 2 En el grupoEstilosde la fichaInicio, haz clic en
la flecha situada junto aFormato condicionaly, a continuacinEscalas
de color,hazclic sobre el comandoMs reglas. 3 Aparece el cuadro de
dilogoNueva regla de formato. 4 EnSeleccionar un tipo de regla, haz
clic enDar formato a todas las celdas segn sus valores(opcin
predeterminada). 5 EnEditar una descripcin de regla, en la
listaEstilo de formato, seleccionaEscala de 3 colores. 6 Selecciona
un tipo en el cuadroTipoparaMnima, Punto MedioyMxima.
5.8.6. Aplicar formato a todas las celdas empleando un conjunto
de iconosLos iconos se utilizan para comentar y clasificar los
datos en tres y hasta cinco categoras separadas por un valor de
umbral. Cada icono representa un rango de valores. Por ejemplo, en
el conjunto de iconos de 3 flechas, la flecha verde hacia arriba
representa los valores ms altos, la flecha amarilla hacia los
costados representa valores medios y la flecha roja hacia abajo
representa los valores ms bajos.Tambin puedes crear una propia
combinacin de conjuntos de iconos; por ejemplo, una marca de
verificacin de smbolo verde, una luz de semforo amarilla y una
bandera roja.5.8.6.1. Elegir de la galera 1 Selecciona una o ms
celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica. 2 En el
grupoEstilode la pestaaInicio, haz clic en la flecha junto aFormato
condicional, haz clic enConjunto de iconosy, a continuacin,
selecciona un conjunto de iconos.5.8.6.2. Ms reglas 1 Selecciona
una o varias celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica.
2 En el grupoEstilosde la fichaInicio, haz clic en la flecha
situada junto aFormato condicionaly, a continuacinConjunto de
iconos,clic sobre el comandoMs reglas. 3 Aparece el cuadro de
dilogoNueva regla de formato. 4 EnSeleccionar un tipo de regla, haz
clic enDar formato a todas las celdas segn sus valores(opcin
predeterminada). 5 EnEditar una descripcin de regla,en la
listaEstilode formato, seleccionarConjunto de iconos. 6 Seleccionar
un conjunto de iconos. El valor predeterminado es3 semforos (sin
marco). El nmero de iconos, los operadores de comparacin y los
valores de umbral para cada icono pueden variar para cada conjunto
de iconos. 7 Puedesajustar los operadores de comparacin y los
valores de umbral. El rango predeterminado de valores para cada
icono es igual en tamao pero puede ajustarlos para satisfacer
requisitos nicos. 8 Para que el primer icono represente valores ms
bajos y los ltimos valores ms altos, seleccionar Invertir criterio
de ordenacin de icono. 9 Para mostrar solo el icono y no el valor
en la celda, seleccionarMostrar icono nicamente.
5.8.7 Administrador de reglas de formato condicionalesEl
administrador de reglas de formato condicional permite la
realizacin y gestin de todos los formatos condicionales expuestos
en los puntos anteriores.5.8.7.1. Para crear nueva regla 1
Selecciona una o ms celdas de un rango, tabla o informe de tabla
dinmica. 2 En el grupoEstilosde la fichaInicio, haz clic en la
flecha situada junto aFormato condicionaly, a continuacin,
enAdministrar reglas. 3 Se mostrar el cuadro de dilogoAdministrador
de reglas de formato condicionales. 4 Para agregar un formato
condicional, haz clic enNueva regla. Aparecer el cuadro de
dilogoNueva regla de formato. 5 Utilizando el ejemplocotizaciones 1
voy aplicar las siguientes nuevas reglas que darn el aspecto
siguiente: Filas con valores positivos en Dif. y Dif.%., la fuente
adoptar un color verde. Filas con valores igual a cero en Dif. y
Dif.%., la fuente adoptar un color amarillo. Filas con valores
negativos en Dif. y Dif.%., la fuente adoptar un color rojo.
5aAgregar Nueva regla(para dar color verde a las columnas Dif. y
Dif.%.),esta regla puede ser omitida aplicando el formato de
formula explicado en el punto Selecciona los datos de columnas Dif.
y Dif.%. yAplicar formato a las celdas que contengan. Dar formato
nicamente a las celdas con:eligeValor de la celdamayor que 0. Haz
clic sobre el botnFormatoy en la fichaFuenteestablece un color
verde para la fuente. Acepta.
5bAgregar Nueva regla(para dar color amarillo a las columnas
Dif. y Dif.%.),esta regla puede ser omitida aplicando el formato de
formula explicado en el punto Selecciona los datos de columnas Dif.
y Dif.%. yAplicar formato a las celdas que contengan. Dar formato
nicamente a las celdas con: elige Valor de la celdaigual que 0. Haz
clic sobre el botnFormatoy en la fichaFuenteestablece un color
amarillo para la fuente. Acepta.5cAgregar Nueva regla(para dar
color rojo a las columnas Dif. y Dif.%.),esta regla puede ser
omitida aplicando el formato de formula explicado en el punto
Selecciona los datos de columnas Dif. y Dif.%. yAplicar formato a
las celdas que contengan. Dar formato nicamente a las celdas con:
eligeValor de la celdamenor que 0. Haz clic sobre el botnFormatoy
en la fichaFuenteestablece un color rojo para la fuente.
Acepta.5dAgregar Nueva regla(para dar color verde a las filas)
Selecciona todos los datos yUtiliceuna frmula que determine las
celdas para aplicar formato. Dar formato nicamente a los valores
donde esta frmula sea verdadera:la formula introducida implica que
se valore la columna C y que se actualice por las distintas filas
pero sin salir de la columna C para ello se fija la columna C y se
libera la fila 2, la formula quedara = $C2>0 Haz clic sobre el
botnFormatoy en la fichaFuenteestablece un color verde para la
fuente. Acepta.
5eAgregar Nueva regla(para dar color amarillo a las filas)
Selecciona todos los datos yUtiliceuna frmula que determine las
celdas para aplicar formato. Dar formato nicamente a los valores
donde esta frmula sea verdadera:la formula introducida implica que
se valore la columna C y que se actualice por las distintas filas
pero sin salir de la columna C para ello se fija la columna C y se
libera la fila 2, la formula quedara = $C2=0 Haz clic sobre el
botnFormatoy en la fichaFuenteestablece un color amarillo para la
fuente. Acepta.5fAgregar Nueva regla(para dar color rojo a las
filas) Selecciona todos los datos yUtiliceuna frmula que determine
las celdas para aplicar formato. Dar formato nicamente a los
valores donde esta frmula sea verdadera: la formula introducida
implica que se valore la columna C y que se actualice por las
distintas filas pero sin salir de la columna C para ello se fija la
columna C y se libera la fila 2, la formula quedara =
$C2=$C$4;1;0)
Fjese que al utilizar referencias mixtas (fijando fila pero no
columna) la frmula que aplicar a cada columna ser la adecuada, es
decir, comparar el promedio de cada columna (zona) con el promedio
general (C4).
6. Pulsamos el botnFormato, vamos a la pestaaTramasy
seleccionamos el color verde. Aceptamos.
A partir de este momento las zonas cuyo promedio de ventas
supere el promedio general se rellenarn (el encabezado) de color
verde:
7. Seleccionamos el rangoventas09(por ejemplo haciendo
directamente clic sobre este nombre dentro delcuadro de nombres) y
vamos aFormato/Formato condicional. Establecemos las condiciones
como se muestran en la imagen y aceptamos:
El resultado ser el solicitado...
Puede conseguir los mismos resultados sin tener querealizar los
pasos 1, 2 y 3, es decir, sin la necesidad de mostrar en la hoja
(rango C2:C4) los valores mximo, mnimo y promedio respectivamente.
Para ello debe sustituir dentro del primer formato condicional la
frmula indicada en el paso 5 por la siguiente:
=SI(PROMEDIO(C$8:C$19)>=PROMEDIO(ventas09);1;0)
En el segundo formato condicional debe sustituir las condiciones
por las siguientes:
donde la primera frmula dice=SI(C8=MAX(ventas09);1;0)y en donde
la segunda frmula dice=SI(C8=MIN(ventas09);1;0)
FORMATO CONDICIONAL USANDO CONJUNTO DE CONOS
El formato condicional ofrece una visualizacin de sus datos bien
sea numricos o de texto informacin grfica adicional, resalta celdas
interesantes, enfatiza valores poco usuales y visualiza datos
usando barras de datos, escalas de color y conjuntos de conos
basados en criterios.
En el siguiente ejemplo, veremos cmo mostrar por medio de 3
conoscmo se comportan las ventas de determinados empleados.
1. Escriba en una hoja de clculo nueva, la siguiente
informacin
2. Seleccione el rango de celdas desde B2 hasta E5
3. En la cinta de opciones Inicio, haga clic en el botn Formato
condicional, seleccione "Conjunto de conos" y ubique la opcin "3
smbolos (en crculo)"
4. Automticamente, Excel le dar un formato a ese conjunto de
celdas seleccionadas de acuerdo a un criterio estndar
5. De aqu en adelante, modificaremos la condicin del formato que
cumpla las caractersticas nuestras. Para ello, con este rango de
celdas seleccionadas, haga clic nuevamente en "Formato
condicional"; y seleccione la opcin "Administrar reglas"
6. En la ventana Administrador de reglas de formato
condicional,haga clic en el botn "Editar regla"y seleccione la
primera opcin "Aplicar formato a todas las celdas segn sus
valores"
7. En la lista desplegable de la opcin "Estilo de formato"
seleccione el tem "Conjunto de conos"
8. Para nuestro ejemplo de empleados y sus ventas, le diremos
que coloque el conocuando las ventas superen los 900.000. En este
caso, digite el nmero 900000 en el campo "Valor" que se encuentra
al frente del botn respectivo. En la opcin "Tipo", seleccione
Nmero.
9. Para el caso deevaluaremos como alerta los vendedores que
debern reforzar su plan de ventas, para lo cual, tendremos las
ventas superiores a 500.000 y menores que 900.000. En este caso,
digite el nmero 500000 en el campo "Valor", y en la opcin "Tipo",
seleccione Nmero.
10. Y para el caso dese tomarn en cuenta los valores inferiores
al valor digitado en la opcin de alerta. Lo cual indica que no se
est cumpliendo el plan de ventas programado.
11. Termine haciendo clic en Aceptar y verifique si este formato
cumple con sus necesidades
Una vezcreada tu tabla dinmica, Excel te permite aplicarle un
formato de manera similar a la que ya usamos con lasTablas de
Datos.Para esto, simplemente debes seleccionar tu tabla dinmica y
dirigirte a la ficha contextual Diseo.Recuerda:que las fichas
contextuales, aparecen nicamente cuando tienes seleccionado el
objeto de inters. En este caso, tu tabla dinmica.Una vez en la
ficha diseo, dentro de la seccin Estilos de tabla dinmica, pincha
en el botn Ms.Aparecer un men en el que se listan todos los estilos
disponibles para aplicar en tu tabla dinmica. T debes elegir el que
ms se adapte al diseo de tu reporte.
Tal como vimos en la creacin de Tablas de Datos, los estilos se
clasifican en: Claro, Medio y Oscuro.Dependiendo del diseo de tu
reporte, t elegirs uno u otro. Generalmente yo utilizo los tonos
medios para las tablas dinmicas, ya que se adaptan al estilo de
reportes que hago normalmente.Selecciono mi estilo favorito y mi
tabla ya qued formateada con su nuevo color, de forma rpida y
sencilla.
Otras opciones.Ahora bien, habrs notado que dentro de la ficha
diseo hay otras dos secciones de las que an no te he hablado.
Estas secciones tambin afectan al diseo de la tabla dinmica, ya
que te permiten restringir las secciones de tu tabla a la que se le
aplicar el formato elegido.Por ejemplo, podras necesitar que los
encabezados de columna no sean considerados en el formato. O los
encabezados de fila.Tambin podras requerir que el estilo actual
muestre las filas bandas. Esto quiere decir que se mostrarn las
filas alternando entre dos colores, tal y como te muestro aqu.
El mismo efecto se puede conseguir con las columnas, tal y como
puedes ver.
En la seccin Diseo, tienes cuatro botones que te permitirn
modificar la disposicin de algunos elementos en el diseo de tu
tabla dinmica.
1. En el botn Subtotales, puedes elegir entre no mostrar
subtotales o mostrarlos en la parte superior o inferior.2. El botn
Totales, te permite activar o desactivar los totales en tu tabla
dinmica, e inclusive puedes elegir si los activas solo para las
filas o solo para las columnas.3. Con el botn Diseo de informe,
puedes realizar otros juegos con la disposicin del diseo de tu
tabla.4. El botn Filas en blancote permite elegir si se muestran
filas en blanco, despus de cada elemento.Aqu debes probar si estas
opciones se adaptan a lo que necesitas lograr con tu diseo de tabla
dinmica, aunque de momento estos dos ltimos botones no los vas a
necesitar mucho.Otra forma de hacerlo.Ahora, djame contarte que
existe otra forma de darle formato a nuestra Tabla Dinmica. Esta
consiste en seleccionar la tabla y, en la ficha Inicio, pincha
sobre el botn Dar formato como tabla.
Vers que aparece un men similar al que vimos hace un momento.A
partir de aqu, el proceso es el mismo, ya que puedes elegir entre
los diferentes estilos disponibles en el men, de acuerdo a tu
necesidad.