Administración y Logística de Eventos MBA .Carlos Larrea Naranjo 2010 Texto del Área Comunicación y Relaciones Públicas 1 Texto de auto-aprendizaje con proyectos pedagógicos, lecturas integradoras, indicadores de evaluación y actividades de acreditación y promoción Riobamba – Ecuador 2010 Administración y Logística de Eventos por Competencias
Es un mòdulo para el sexto semestre de secretariado en la unach
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Administración y Logística de Eventos MBA .Carlos Larrea Naranjo
2010
Texto del Área Comunicación y Relaciones Públicas
1
Texto de auto-aprendizaje con proyectos pedagógicos,
lecturas integradoras, indicadores de evaluación y
actividades de acreditación y promoción
Riobamba – Ecuador
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Administración y
Logística de Eventos
por
Competencias
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2 JUSTIFICACIÓN – DEDICATORIA
La Administración y Logística de Eventos es uno de los
trabajos más complicados de la organización, empresa o
institución, ya que es el momento en el cual no sólo tenemos
que asegurarnos de que todo se encuentre en orden, sino que
también, es importante que cuidemos cada uno de los detalles
que puedan llegar a fallar.
La gestión de eventos se basa principalmente en la supervisión
del desarrollo de los mismos, por eso decimos que se requiere
prestarle atención a más de un solo detalle a la vez.
El presente módulo es un aporte del tutor a ese selecto grupo
del Sexto semestre de la carrera de Secretariado y Relaciones
Públicas 2010-2011, para coadyuvar a su formación integral
en busca de la excelencia académica.
Este curso les permitirá dominar las técnicas y estrategias de
la Administración y Logística de Eventos, obviamente
contribuirá a que sea usted una mejor secretaria.
El Autor
.
AUTOR: Julio Adolfo Bravo Mancero Ciencias de la Comunicación Social (Licenciatura)
Diplomado Superior para Editores de Medios Impresos del Siglo XXI
Docente en la Universidad Nacional de Chimborazo – modalidad presencial
2.2 ¿Quiénes trabajan en la organización de un evento ¿ 40
2.3 Eventos de empresa 41
2.4 Claves para organizar la reunión de una empresa 43
2.5 Claves para una comida de empresa 45
2.6 Planificación, pautas previas 47
2.7 Organizar. Clasificación de eventos 49
2.8 ¿Cómo organizar una reunión exitosa? 51
2.9 Lineamientos para la organización de eventos académicos 54
INVESTIGACIÓN
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Conociendo la Administración
Lectura: La Meta Cap. I
PR
OY
EC
TO
1
¿Cómo organizo adecuadamente un evento?
Lectura: Manual para la organización de ferias
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PR
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EC
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3.1 Ha llegado el gran día 61
3.2 Actos públicos, clasificación organización 66
3.3 Ceremonias y actos 67
3.4 Actos públicos 68
3.5 Actos oficiales 69
3.6 Ubicación de invitados 70
3.7 Realimentación proceso de planificación 73
3.8 Protocolo y logística 74
3.9 Protocolo en la OTAN 88
3.10 Claves para eventos impactantes 94
¿Qué necesito para ejecutar un evento?
Lectura: Eventos
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ESTRATEGIA
Contextualización del proyecto
Las estudiantes, en forma individual y luego en equipos de trabajo, reflexionarán sobre la importancia de la
Administración y el rol fundamental de la secretaria en la empresa. Posteriormente en un taller expondrán sus criterios y a través de debate se sacarán conclusiones.
Metodología de agrupación:
Coordinador: responsable de articular las actividades de todo el equipo, guía la participación.
Redactor: recepta criterios, integra y ordena la información. Investigador: consulta definiciones, criterios y aclara dudas del equipo.
Expositor: expone públicamente y argumenta los criterios de su equipo de trabajo.
Diseñador: prepara el material que sustente la defensa pública del trabajo en equipo.
Causas:
Existen varias formas de bridar servicios o bienes
La secretaria es considerada como un elemento de
segunda
No se valora los aportes de la secretaria
Lo que el estudiante quiere o necesita saber:
¿Qué es administración?
¿Qué es institución, organización, empresa?
¿Qué es la cultura organizacional?
¿Qué es el liderazgo?
Competencias a desarrollar
Los ESTUDIANTES serán capaces de:
- Elaborar y sustentar un ensayo sobre las
diferencias entre empresa, organización e
institución. La administración de empresas
y el rol que desempeña la secretaria en esos
escenarios.
Problema:
Establecer el contexto de la
Administraciòn de Empresas.
Conociendo a la
Administración
DURACIÓN: N° de semanas: 4
Fecha: desde 25 de septiembre hasta: 23 de octubre
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OBJETIVOS:
Identificar las corrientes de la Administración
Distinguir el verdadero rol de la secretaria en la organización
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ACTIVIDADES
Control de Lectura
Análisis del documento expuesto
Identificación de las corrientes administrativas
Investigación de los roles de las secretarias en
las instituciones, empresas y organizaciones,
públicas y privadas.
Exposición individual
Demostración de saberes
Al término del Proyecto Pedagógico las estudiantes, en un círculo de rendición de cuentas, llenarán la tabla de evaluación, para el efecto, el coordinador, a través de preguntas constatará la apropiación de los aprendizajes mínimos, los ejercicios de
aplicación y el nivel de participación.
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1. LA ORGANIZACIÓN EN UN
CONTEXTO ADMINISTRATIVO
1.1. TENDENCIAS HISTÓRICAS:
El pensamiento administrativo como la
humanidad, ha evolucionado desde la
prehistoria y los cavernícolas hasta la historia
moderna, los viajes a la luna, las
computadoras e Internet. En administración,
como en la política o la poesía ha existido
diferentes corrientes o enfoques, es por esto
que se conoce varias concepciones acerca de
la forma más acertada en que se debe administrar una organización. La historia de
estas tendencias administrativas se remonta al imperio chino 500 AC, sería Confucio
quien sentara las bases de la administración china. Después de los chinos, vinieron los
egipcios con un sistema administrativo organizado en agricultura, pastoreo y comercio,
que Weber calificó como “Burócrata”.
Más adelante los romanos desarrollan un excelente sistema tanto en la agricultura, la
minería y el comercio además de la guerra, lo cual los lleva a la prosperidad durante
varios siglos, el espíritu de orden administrativo que tuvo el Imperio Romano hizo que
se lograra, a la par de las guerras y conquistas, la organización de las instituciones de
manera satisfactoria. Estas primeras experiencias de sistemas administrativos,
constituyen lo que podrían llamar Prehistoria del pensamiento administrativo.
En la edad media europea se desarrolló un sistema político único: el feudalismo. El
señor feudal vivía en su castillo, administraba la justicia, dirigía la policía, recaudaba
los impuestos y acuñaba la moneda. Esta es, en cierta manera, la apareciendo del
descentralismo ya que existían las monarquías que gobernaban los territorios, pero eras
los señores feudales los que constituían pequeños “estados” y mantenían las
monarquías”. También en esta época, floreció y se consolido la iglesia católica. El
estudio de su organización ha de interesar a quien se inicia en las disciplinas
administrativas, para conocer la importancia que tiene en administración el
adoctrinamiento para la consecución de un objetivo.
Después de la organización feudalista viene el período de las revoluciones, entre ellas,
la Revolución Industrial y con ella nacen también formas de administración no muy
ortodoxas. Ya entrando en lo que se llama la administración moderna (a partir del
siglo XIX) tenemos varias escuelas, iniciada por la Administración Científica que su
responsabilidad radica en los concepciones vertidas por Taylor y Fayol; así mimos, se
tiene otra corriente como es la del comportamiento, la empírica… Pero sin duda los
grandes pioneros del pensamiento administrativo moderno son atribuibles a Frederich
Taylor y Henry Fayol, padres de la Administración como ciencia.
1 Administración Organizacional
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La propuesta de Taylor tiene 6 elementos fundamentales
Estudio del trabajo (organización y programación del trabajo) “desarrollo de
una ciencia y distribución equitativa del trabajo.
Selección técnica e instrucción del trabajador. “Selección y desarrollo
científico del obrero”.
Control (por parte de los administradores) del trabajo (ejecutado por el obrero)
“Cooperación cordial entre administración y obreros”. Fayol promulgó varios
elementos claves:
Agrupación del conjunto de actividades que realiza la organización.
“Operaciones que realizan las empresas”
Definición de las funciones que debe desarrollar un administrador. “Elementos
de la administración”.
Formulación de criterios que deben orientar la actividad administrativa.
“Principios generales de la Administración”.
La principal contribución de estos pioneros fue demostrar que la Administración
Científica no es un grupo de técnicas de eficiencia o incentivos sino una filosofía en
virtud de la cual la gerencia reconoce que su objetivo es buscar científicamente los
mejores métodos de trabajo.
Específicamente Fayol expuso su teoría de la administración en su famoso libro
Administration Industrielle el Generale, publicado en París en 1916.
Siempre tuvo un enfoque de gerente general y se preocupó por la eficiencia; con
énfasis en la Dirección y la Administración de la empresa y toda su vida afirmó que su
éxito se debía no sólo a sus cualidades personales, sino también a los métodos que
empleaba. Del mismo modo que Taylor, Fayol empleó sus últimos años en la tarea de
demostrar que con una visión científica y con métodos adecuados de gerencia los
resultados satisfactorios eras inevitables.
Fayol consideraba que en la teoría de la administración debía procederse como en las
ciencias exactas, es decir, a través de un sistema de experimentación real para
convalidad la doctrina. Se trata en realidad del primer intento de formular una teoría
general de la administración.
A diferencia de Taylor, los estudios de Fayol se referían a la administración clásica, el
foco era la empresa como un todo, no sólo un segmento de ella. Consideró que la
administración estaba compuesta de funciones y basa su teoría en cuatro (4) principios
básicos:
Descomposición de las actividades administrativas en cuatro elementos.
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División de las actividades de la empresa.
Considera esencial el desarrollo de actividades técnicas del trabajador y que
éstas deberían desarrollarse por escala jerárquica.
La aparición del pensamiento moderno.
Antes de Fayol, en general, se pensaba que los “gerentes nacen, pero no se hacen”.
No obstante, Fayol insistía en que la administración era como cualquier otra habilidad,
que se podría enseñar una vez que se entendieran sus principios fundamentales, que se
explican a continuación;
a. División del trabajo: cuanto más se especialicen las personas, tanto mayor será
la eficiencia para realizar el trabajo. El epítome de este principio es la línea de
montaje moderna.
b. Autoridad: los gerentes deben girar órdenes para que se hagan las cosas.
Aunque su autoridad formal les otorgue el derecho a mandar, los gerentes no
siempre lograran la obediencia, a no ser que también tengan autoridad personal.
c. Disciplina: los miembros de una organización tienen que respetar las reglas y
los acuerdos que rigen a la organización. Según Fayol, la disciplina es el
resultado de líderes buenos en todos los estratos de la organización, acuerdos
justos y sanciones impuestas, con buen juicio, a las infracciones.
d. Unidad de mando: cada empleado debe recibir instrucciones de una sola
persona. Fayol pensaba que si un empleado dependía de más de un gerente,
habría conflictos en las instrucciones y confusión con la autoridad.
e. Unidad de dirección: las operaciones de la organización con el mismo
objetivo deben ser dirigidas por un solo gerente y con un solo plan.
f. Subordinación del interés individual al bien común: en cualquier empresa,
los intereses de los empleados no deben tener más peso que los intereses de la
organización entera.
g. Remuneración: la retribución del trabajo realizado debe ser justa para
empleados y empleadores.
h. Centralización: al reducir la participación de los subordinados en la toma de
decisiones se centraliza; al aumentar su papel en ella se descentraliza. Fayol
pensaba que los gerentes debían cargar con la responsabilidad última, pero al
mismo tiempo debían otorgar a su subalterna autoridad suficiente para realizar
su trabajo debidamente. El problema radica en encontrar el grado de
centralización adecuado a cada caso.
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i. Jerarquía: la línea de autoridad de una organización, en la actualidad
representada por casillas y líneas definidas del organigrama, sigue un orden de
rangos, de la alta gerencia al nivel más bajo de la empresa.
j. Orden: los materiales y las personas deben estar en un lugar adecuado en el
momento indicado. Las personas, sobre todo, deben realizar los trabajos
ocupando los puestos mas adecuados para ellas.
k. Equidad: los administradores deben ser amables y justos con sus
subordinados.
l. Estabilidad del personal: las tasas elevadas de rotación de empleados socavan
el buen funcionamiento de la organización.
m. Iniciativa: los subordinados deben tener libertad para concebir y realizar sus
planes, aun cuando se puedan presentar algunos errores.
n. Espíritu de grupo: cuando existe el espíritu de grupo la organización tendrá
una sensación de unión. Según Fayol, incluso los pequeños detalles podrían
alentar el espíritu.
Fayol consideraba que la organización ideal era una burocracia con actividades y
objetivos establecidos mediante un razonamiento profundo y con una división del
trabajo detallada explícitamente; demuestra una importante sensibilidad para captar,
interpretar y desarrollar las necesidades de esa época, donde fundara la Escuela de la
Administración Industrial y general.
Esta escuela está formada principalmente por ejecutivos de las empresas de la época.
Algunos de ellos: Henri Fayol (1841 -1925), James D. Mooney, Lyundall Fa. Urwich.
(N. 1891) Luter Gulick, entre otros. Esta corriente, cuya preocupación básica era
aumentar la eficiencia de la empresa, a través de la forma y disposición de los órganos
componentes de la organización, esto es los departamentos, y de sus interrelaciones
estructurales. De allí el énfasis de anatomía (estructura) y en la fisiología
(funcionamiento) de la organización. En este sentido, la corriente anatómica y
fisiológica desarrolla un enfoque inverso al de la administración científica: de arriba
hacia abajo (de la dirección hacia la ejecución) del todo hacia sus partes competentes.
La atención se fija en la estructura organizacional, en los elementos de la
administración, es decir en los principios generales de la administración, en la
Departamentalización. Ese cuidado en la síntesis y en la visión global permite una
mejor manera de subdividir la empresa, centralizando la dirección en un jefe principal.
Fue una corriente eminentemente teórica y administrativamente orientada. Su
principal característica es el énfasis en la estructura.
Así mismo, en este tipo de estructura se considera dos tipos de comunicación dentro de
la organización: las descendentes, mediante las cuales el superior da órdenes a sus
subordinados y la ascendente por medio de las cuales el subordinado eleve
información para la continuación del proceso de toma de decisiones.
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Más adelante es Max Weber quien promulga la burocracia como el método más
efectivo para administrar las organizaciones. La burocracia es un “tipo ideal” de
organización delimitada por una estructura de denominación legal que se ejerce por
medio de un cuadro administrativo aplicable a grandes organizaciones tanto del Estado
como del sector privado.
Luego aparece Elton Mayo, quien hace parte de la escuela del comportamiento
humano o behaviorismo. Sus estudios buscaban analizar los efectos que ejercían las
condiciones, físicas sobre los trabajadores y sobre la producción. El resultado más
importante de sus análisis es que los factores psicosociales, como el reconocimiento y
la conciencia de pertenecer a un grupo, son más importantes para el nivel de
producción que las condiciones de trabajo y los incentivos salariales. También, de la
escuela behaviorista. Lewin propuso los grupos de trabajo como factor clave para
mejorar la productividad. Otro exponente de esta escuela es Maslow quien observó
que la motivación es muy importante para mejorar la productividad de los individuos,
quienes se mueven siempre en busca de satisfacer necesidades que se encuentran
jerarquizadas. Otro behaviorista es Herzberg quien enunció que la manera de motivar
al empleado debe ser a través del enriquecimiento de la tarea asignando tareas que
constituyen un desafío a los empleados para que asuman una mayor responsabilidad.
Otra escuela es la japonesa, el justo a tiempo, el Kaizen, la teoría Z y el Kaanban son
algunos otros aportes al desarrollo del pensamiento administrativo contemporáneo.
Uno de los representantes más importantes de esta escuela es Ouchi quien propuso que
no hay cabida en las organizaciones para el egocentrismo ni para los individuos
demasiado sensibles (el interés general prima sobre el particular) y que la intimidad y
la confianza son las piedras angulares de la cultura organizacional dentro y fuera del
ámbito que circunda a la empresa.
Dentro de la escuela americana se tienen representantes como McGregor y Drucker.
El primero promovió la teoría Y como respuesta a la administración tradicional teoría
X, esta teoría reza que la motivación, el potencial para el desarrollo, la capacidad para
asumir responsabilidad, la disposición para encaminar la conducta hacia metas
organizativas, se hallan, todas presentes en las personas. La administración no las
coloca allí. Es de la responsabilidad de la administración el hacer posible que los
individuos reconozcan y desarrollen por si mismos estas características humanas. El
segundo, aun vigente, abogó por la administración por objetivos que es una respuesta
generalizada en el medio empresarial para resolver de una manara participativa el
problema de establecer objetivos, y un procedimiento para la correlación y
reformulación de la estrategia.
Finalmente aparece la planeación estratégica que consiste básicamente en el proceso de
desarrollar y mantener una adecuada estrategia entre metas y capacidades de una
organización y los cambios en sus oportunidades de mercado. Buscando, de esta
manera, lograr una ventaja competitiva sostenible en el largo plazo. Para establecer
una estrategia a seguir se debe conocer a fondo, no sólo la organización a su interior
(estrategia de adentro hacia fuera), sino el entorno en el que se desempeña (de afuera
hacia adentro), sus debilidades y fortalezas, sus oportunidades y amenazas. Además de
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estudiar las estrategias de los competidores en el área y los resultados que han
obtenido.
Este análisis, es apenas una aproximación a las teorías y los pensamientos
administrativos ya que hay muchas más prácticas administrativas, entre ellas se tiene:
la reingeniería de procesos, la calidad total, círculos de calidad, benchmarking,
outsourcing, la gerencia basada en valor, las cuadrillas organizacionales, etc. Y aunque
varias de ellas han sido pasajeras, han aportado para enriquecer la teoría
administrativa.
Los tiempos han cambiado, los mercados y las empresas también y como en la teoría
de la evolución de las especies de Darwin, sólo sobreviraran los más fuertes y las
empresas más fuertes serán las que desarrollen estrategias flexibles que le permitan
adecuarse a los fuertes cambios tecnológicos, económicos y de mercado, de corto y
largo plazo para crear y mantener ventajas competitivas que les permitan triunfar en el
mercado.
1.2. ADMINISTRACIÓN ANTIGUA.
A pesar de que la administración como disciplina es relativamente nueva, la historia
del pensamiento administrativo es muy antigua, ya que nace con el hombre mismo,
puesto que en todo tiempo ha habido necesidad de coordinar actividades, de tomar
decisiones y de ejecutar, de ahí que en la administración antigua se encuentran muchos
de los fundamentos administrativos de la actualidad y que pueden observarse en el
código Hammurabi, en el nuevo testamento, así como en la forma de conducir los
asuntos en la antigua Grecia, Egipto, Roma y China, en donde se encuentran vestigios
del proceso administrativo.
2600 a.C.
2000 a.C Egipcios
Descentralización de la
organización
Reconocimiento de las
órdenes escritas
1941 a.C Hebreos Concepto de organización
Principio escalar
1800 a.C Hammurabi
(Babilonia)
Control escrito y
testimonial, establece el
salario mínimo, plantea que
En este sentido, el estudio histórico de esta evolución administrativa muestra los enfoques que tuvo esta ciencia en Egipto, China, Grecia y Roma, y la influencia que tuvieron ciertos procedimientos utilizados en esos lugares sobre algunas prácticas actuales en el campo, entre ellas de la organización funcional de los poderes del Estado.
especializada de tares como hace la escuela de “relaciones humanas”. Aquí se
pretende el registro de sistemas de comunicación y de influencias recíprocas entre los
distintos órganos y con el medio. No se pretende directamente lograr una mayor
eficacia en la organización, sino comprender mejor los complejos procesos que
influyen en la toma de decisiones.
1 Cfr. March. Jo. Y Simon. H. TEORIA DE LA ORGANIZACIÓN. Ed. Ariel. Barcelona. 1991.
2 Crf. JOHNSON, Kastrozenwig, TEORÍA, INTEGRACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE SISTEMAS, Limusa.
México. 182
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1.6. ¿QUÉ ES UNA ORGANIZACIÓN:
Quizá la manera más adecuada de contestar a esta pregunta sea la de exponer algunas
de las opiniones de los investigadores sobre el tema, y partiendo de que la sociedad
humana realiza la gran mayoría de sus labores por medio de estructuras llamadas
“organizaciones”. Estas constituyen sistemas socio técnico, porque ordinariamente
deben llevar a cabo una tarea técnica que requiere de la participación de seres humanos
dentro de un esquema organizacional, el cual por ende puede ser caracterizado como
técnico y social.
Cabe hacer notar que nos referimos a organizaciones en un sentido macro, dejando de
lado las micro-organizaciones, como por ejemplo la familia, dentro de la cual se realiza
mucha actividad esencial, como la crianza y educación informal de los niños. Sin
embargo, las micro-organizaciones también están sujetas a las mismas reglas e
influencias descritas más adelante.
Una organización es una estructura dinámica; toda organización está en un estado de
flujo continuo. Debido a las tensiones internas y externas a las instituciones, tanto el
desarrollo como la sobrevivencia organizacional son procesos orgánicos.
Richard Hall, en Organizaciones: Estructura y Proceso, 1993, considera a una
“organización como una colectividad con límites relativamente identificables, con un
orden normativo, con escalas de autoridad, con sistemas de comunicación…. Esta
colectividad existe sobre una base relativamente continua en un medio y se ocupa de
actividades que, por lo general, se relacionan con una meta o con un conjunto de
fines”3
Un concepto como el de Organización, que abarca formaciones sociales tan
heterogéneas como un partido político, una prisión, un hospital, una escuela, una
empresa sea esta comercial, industrial, de servicios o una comunidad religiosa, etc.
Resulta difícil de definir a no ser que se haga en términos mínimos, es decir, por los
pocos rasgos comunes que estas formaciones sociales efectivamente tienen; en este
sentido es posible determinar una serie de notas mínimas que caracterizan a las
3 Hall, E. Organizaciones: Estructura y procesos. Prentice- Hall. Englewood Cliffs 1993.
Sin embargo, por las mismas bases que se apuntado anteriormente, es evidente que si, al modificar cualquiera de los componentes de un sistema, quedan automáticamente modificados todos los demás, en algún grado estos cambios pueden ser previstos y, por tanto, la planificación es un elemento fundamental para lograr que se cumpla bien con sus fines.
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organizaciones, diferenciándolas de otras formaciones sociales, como los grupos étnico
o las familias, y de otros conceptos sociales, como el de clase, el de personal o el de
masa amorfa (Mayntz, 1972).
Una definición clásica de organización es la ofrecida por Barnard en su conocida obra
THE FUNCTIONS OF THE EXECUTIVE. 1938). “La organización es un sistema de
actividades o fuerzas de dos o más personas conscientemente coordinadas”.
Otro autor Schein (1978) explica indicando que “La organización es la coordinación
racional de las actividades de un cierto número de personas que intentan conseguir una
finalidad y objetivo común y explícito mediante la división de funciones y del trabajo a
través de una jerarquización de la autoridad y la responsabilidad”.
De esta manera se han desarrollado muchas otras definiciones, lo que ha permitido
para que estudiosos actuales como Port, Lawler, etc. Establecer cinco características
de tipo general en lo que respecta a las organizaciones:
Las organizaciones están compuestas por individuos y grupos de individuos,
aunque éstos sólo están parcialmente implicados y pueden pertenecer, por tanto, a
varias de ellas.
Las organizaciones se constituyen en vistas a conseguir ciertos fines específicos.
Utilizan para ella la diferenciación de funciones y la división de trabajo.
Las organizaciones tienden a estar coordinadas y dirigidas racionalmente
Las organizaciones presentan cierta permanencia a través del tiempo y cierta
delimitación espacial, tecnológica e instrumental.
1.7 LA EMPRESA Y/O INSTITUCIÓN
Aunque la administración es aplicable a cualquier grupo social (educativo, militar,
comercial, industrial, etc.) su campo de acción más representativo es la empresa.
La empresa nace para atender las necesidades de la sociedad y crea satisfactores a
cambio de una retribución que compense el riesgo de los inversionistas. En la empresa
el factor humano es decisivo y la administración establece los fundamentos para lograr
En suma, estas formaciones sociales están compuestas de personas, pero en cuanto son capaces de realizar determinadas actividades pautadas en vista a la consecución de los objetivos establecidos; no se reducen a una mera suma o agregado de individuos. Hay mucho más, existe una relación determinada entre ellos y con el contexto ambiental, existe una estructura material y humana y existen también unas determinadas funciones y procesos delimitados. Por esta razón es el concepto de sistema el que ha permitido una clarificación de todos estos aspectos.
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armonizar los numerosos intereses de los accionistas, directivos, empleados,
trabajadores y consumidores.
Para Anthony Jay, la Empresa constituyen instituciones para el empleo eficaz de los
recursos mediante un gobierno (junta directiva), para mantener y aumenta la riqueza de
los accionistas y proporcionarles seguridad y prosperidad a los empleados.
En esta misma línea Isaac Guzmán Valdivia, considera como una unidad económico-
social en la que el capital, el trabajo y la dirección se coordinan para lograr una
producción que responsa a los requerimientos del medio humano en el que la propia
empresa actúa.
Por otro lado, si se considera desde el aspecto social, se puede indicar que la Empresa,
es una entidad social con capacidad jurídica para realizar fines específicos, estables y
estructurados formalmente de tal manera que permita la eficiencia del trabajo grupal en
la consecución de sus objetivos como institución, empresa y organización.
1.7.1. CARACTERÍSTICAS DE UNA EMPRESA
Persigue retribución por los bienes o servicios que presta
Es una unidad jurídica
Opera conforme a leyes vigentes (fiscales, laborales, ecológicas, de salud, etc.)
Se fija objetivos
Es una unidad económica
La negociación es la base de su vida, compra y vende
Integra y organiza recursos ya sean propios o ajenos
Se vale de la administración para operar un sistema propio
Corre riesgos
Investiga el mejoramiento de sus productos, sus procesos y sus servicios.
1.7.2 OBJETIVOS DE LA EMPRESA
Económico-Empresariales:
Retribuir el riesgo que corre el capital invertido por los accionistas
Mantener el capital a valor presente
Obtener beneficios arriba de los intereses bancarios para repartir utilidades a
los inversionistas.
Bajo estas consideraciones, en la empresa existe un elemento muy importante que debe ser incluido, este es la sinergia, que es un efecto multiplicador de beneficios, cuando se da la unión e dos o más elementos.
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De operación:
Investigar las necesidades del mercado para crear productos y servicios
competitivos
Mantener sus procesos con mejora continua
Pagar y desarrollar empresas proveedoras
Pagar a los empleados los servicios prestados
Investigar y desarrollar nuevas tecnologías
Desarrollar habilidades de trabajo en su personal
Crecimiento moral e interno de sus empleados.
Sociales:
Satisfacer las necesidades de los consumidores del mercado
Sustituir importaciones y, en algunos casos, generar divisas y tecnología
Proporcionar empleo
Pagar impuestos
Cubrir, mediante organismos públicos o privados, la seguridad social
Proteger la ecología.
1.7.3. ÁREAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA
La administración es un proceso dinámico y evolutivo, que se adapta e influye
continuamente a las condiciones sociales, políticas, tecnológicas y hace uso de ellas
para lograr en la forma más satisfactoria posible los objetivos que persigue cualquier
organización.
El hombre investiga, prevé y planifica constantemente todos los acatos de su vida,
muchas veces sin percatarse de ello; las actividades de observación e investigación nos
sirven para conocer la situación actual y basada en ella prever las consecuencias de la
acción individual y planificar la acción futura.
Las funciones de investigación, previsión y planificación siempre están sujetas a las
cambiantes condiciones ambientales, que también so dinámicas. No bien se ha
adoptado un plan, cuando ya han surgido nuevos elementos que hacen variar las
previsiones, por tanto aparecen nuevos elementos que deberán ser considerados e el
plan general.
El objetivo de la Administración como ciencia, es estudiar y analizar los elementos que
integran el proceso administrativo, más como la Administración es aplicada como arte,
busca la forma de coordinarlos y controlarlos, a fin de obtener el máximo provecho de
ellos en el logro del fin propuesto.
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1.8 SISTEMA ORGANIZACIONAL
A través del tiempo el concepto y tratamiento de la organización ha ido
complementándose especialmente como respuesta a la dinámica que
independientemente del tamaño, naturaleza, complejidad y fines a todas caracteriza.
De este modo, la visión simplista formada sobre la base de una connotación
únicamente estructural fue modificada en reconocimiento a la importancia del
comportamiento humano, como condicionalmente permanente y final del
funcionamiento de toda organización social, dando paso a una dimensión más
completa que permitió garantizar mejores y mayores logros, producción de la acción
participativa.
En la actualidad derivado de las consideraciones expuestas, el vocablo “Organización”
se ha vuelto merecedor del calificativo “Sistema” dando lugar a la dimensión de
“sistema organizacional” para significar que lo más importante en las organizaciones
no son los elementos que lo integran sino sus relaciones e interacciones, así como el
intercambio y transacciones que las organizaciones realizan con el medio ambiente
dentro del cual se desenvuelven.
Esta nueva óptica exige otra clase de orientaciones y preocupaciones, lo que a su vez
demanda otra naturaleza e capacidades que rebasan el ámbito de a eficiencia en
términos de rendimiento para inscribirse en el ámbito de la generación de respuestas
efectivas que garanticen su sobrevivencia y desarrollo dentro de una sociedad de
organizaciones cambiantes.
En este sentido, la Administración es importante porque se refiere a la búsqueda y
logro de los objetivos, todos somos administradores en nuestra propia vida y la
práctica de la administración se encuentra en cada una de las facetas de la actividad
La tarea de conducir las diversas funciones de la administración, no es cosa fácil, es propósito de quien dirige es hacer que las actividades se realicen de la manera más eficiente posible y para lograrlo, el administrador se vale del proceso administrativo, por esta razón se puede decir que: “el proceso administrativo constituye la administración en acción”, donde las principales etapas y elementos básicos son: Planificación, Organización, Dirección, Ejecución y control.
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Se aplica a todo tipo de empresa, aunque lógicamente sea más necesaria en la
de mayor envergadura.
El éxito de una empresa depende de una buena administración.
La adecuada administración eleva la productividad y así cada elemento de esa
empresa es eficiente y productiva. La sociedad misma por ella tendrá que
serlo.
La eficiencia técnica administrativa promueve y orienta hacia el desarrollo,
crea capitalización, mejora la calidad de empleados y trabajadores.
En la pequeña y mediana empresa la única posibilidad de competir con otras similares
es mejorar su administración.
En este contexto cambiante, donde las personas son el elemento más valiosos de las
empresas destaca la importancia del lugar de trabajo, la oficina, como factor de
motivación. Por eso, las compañías, tanto las grandes como las pequeñas, están
introduciendo cambios en la decoración y en su estructura organizativa.
Para los autores, cada vez en más compañías se observa una tendencia a la
simplificación y descentralización de la estructura organizativa. De este modo se
consigue una organización más dinámica y flexible. Las empresas están reduciendo
los niveles jerárquicos y hay una mayor descentralización a la hora de tomar
decisiones, potenciando así el trabajo en equipo y la autonomía de las personas en
cuanto a como, cuando y donde realizar el trabajo.
Todo esto necesita un nuevo estilo de dirección y liderazgo más participativo, donde
los objetivos y la evaluación del rendimiento, tanto a nivel individual como colectivo,
se revisen periódicamente. Para conseguir esto, el libro editado por Ofita, destaca la
importancia de habilitar en el lugar de trabajo dos tipos de zonas comunes:
Espacios de trabajo en grupo. Espacios flexibles y adaptables a las
necesidades de cada momento, que favorezcan la creación y desarrollo de
nuevas ideas.
Espacios de comunicación informal. Espacios de interacción, intercambio
informal de conocimiento, diversión en el trabajo, cuya finalidad es fomentar la
comunicación entre empleados y aumentar su calidad de vida.
No cabe duda de que la columna vertebral de estos cambios es la tecnología, y la
forma en que los directivos la han utilizado y utiliza ha sido fundamental para el éxito
o fracaso de estas empresas. Dirigir en la era de los cyber negocios es una labor de
síntesis y de carácter, de inteligencia y voluntad. El desarrollo de la sociedad del
conocimiento se caracteriza por su fugacidad. Saber orientarse con rapidez y
flexibilidad es tan difícil como indispensable.
La actual dinámica empresarial necesita dirigentes que sepa hacer frente a los
continuos cambios y aprovechen y rentabilicen las nuevas oportunidades. Los
directivos tienen que promover las transformaciones y abrirse a nuevas alternativas de
gestión fuera de la compañía.
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1.9 CULTURA ORGANIZACIONAL
En cuanto a la cultura dentro de las organizaciones, Munich (1996), refiere: "al
conjunto de valores, necesidades, expectativas, creencias, políticas y normas aceptadas
y practicadas por sus miembros" (p. 188). Por lo tanto la cultura, equivale al modo de
vida de la organización en todos sus aspectos.
Robbins (1999), define la cultura organizacional como la: "percepción común
mantenida por los miembros de la organización; sistema de significado compartido
entre sus miembros que distingue a una organización de las otras"
Posteriormente señala que la cultura organizacional se ocupa de la forma como los
empleados perciben las características de la cultura de una organización, entendiendo
la cultura como un término descriptivo, admite además que las grandes organizaciones
tienen una cultura dominante y grupos de subculturas.
El mismo autor especifica que la cultura dominante, expresa los valores centrales que
son compartidos por la mayoría de los miembros de la organización, definiéndose ésta
como la cultura organizacional; las subculturas se desarrollan en las grandes
organizaciones donde repercuten los problemas que los miembros de la organización
enfrentan.
Así mismo, pueden derivarse por designaciones departamentales y por separaciones
geográficas. Esto implica que los valores centrales se mantienen en esencia, pero se
modifican para reflejar la situación diferente de la unidad que está separada.
Es importante señalar, que la cultura organizacional es un patrón general de conducta y
valores compartidos por sus integrantes que provienen de las creencias
organizacionales. Una cultura fuerte es casi siempre el resultado de la atención
ejecutiva a una serie de valores organizacionales firmes.
Por otra parte Gibson y Donneli (1996), plantean que la cultura de una organización es
una forma de contemplar y pensar sobre el comportamiento que se da en la
organización y dentro de la misma, una perspectiva que se adopta para comprender lo
que sucede en ella, incluye toda una serie de aspectos que tratan de explicar y predecir
la forma en que la organización y los que trabajan en ella se comportan en las distintas
circunstancias.
En este sentido, la cultura organizacional se asume como el proceso que orienta y
encamina la conducta diaria y la toma de decisiones de los integrantes de una
organización en la búsqueda de las metas institucionales.
Así mismo, Stonner y otros (1996), plantean la existencia de aspectos evidentes y
menos visibles; entre los evidentes y abiertos están las metas de la organización
expresadas de manera formal, la tecnología, estructura, políticas y procedimientos,
recursos financieros, bajo esta superficie están los aspectos cubiertos u ocultos; los
informales incluyen percepciones, actitudes, sentimientos y valores compartidos sobre
la naturaleza humana.
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En la cultura organizacional, existen tres elementos básicos ellos son: artefactos,
valores adoptados y supuestos básicos, al respecto Schein (1992) dice:
Que los artefactos son procesos y estructuras visibles de la organización (difíciles de
descifrar), valores adoptados son las estrategias, metas, filosofías (justificaciones
adoptadas) y los supuestos básicos fundamentales, representadas por las creencias,
percepciones, pensamientos y sentimientos inconscientes, que se dan por sentado
A tal efecto, los artefactos incluyen productos, servicios e incluso conductas de los
miembros del grupo; en cuanto a los valores adoptados, son las razones que se
esgrimen para explicar lo que se hace generalmente en la cultura de las organizaciones.
Estos valores se adoptan de los fundadores de la cultura y los nuevos miembros
aprenden los valores adoptados y su significado. Por último los supuestos básicos, son
las ideas que toman por sentado los miembros de la organización.
En una organización la cultura dicta la manera indicada de hacer las cosas, muchas
veces por medio de supuestos implícitos. Estos tres elementos son fundamentales para
entender la cultura organizacional, la cual está compuesta por la forma acostumbrada o
tradicional de pensar y hacer las cosas, que comparten, en mayor o menor medida
todos los miembros de la organización y que los nuevos integrantes deben aprender,
cuando menos aceptar en parte, para que la prestación de sus servicios sea asumida por
la organización. En general, la cultura es el conjunto de valores, creencias y
comportamientos que caracterizan a una organización. Dicha cultura es la integración
de la historia que comparte la institución, las expectativas, las reglas tácitas y
explícitas y las costumbres sociales que se reflejan en el comportamiento de todos sus
miembros.
1.10 CULTURA CORPORATIVA.
Stoner y otros (1996), al referirse a la cultura corporativa como fundamento del
desempeño de las organizaciones concluyen que: (a) La cultura corporativa puede
tener un impacto significativo en el desempeño económico de la empresa, a largo
plazo. (b) La cultura corporativa, quizá, será un factor aún más importante que
determine el éxito o fracaso de las empresas en la próxima década. (c) No son raras las
culturas corporativas que inhiben el desempeño financiero sólido, a largo plazo; éstas
se desarrollan con gran facilidad, incluso en empresas que están llenas de personas
razonables e inteligentes. (d) Sí se puede lograr que las culturas corporativas, aunque
sean difíciles de cambiar, refuercen más el desempeño.
La cultura corporativa está estrechamente concertada con el compromiso y los valores
compartidos de la organización, teniendo que ver con el comportamiento colectivo que
potencia el trabajo en equipo, la toma de decisiones, trabajos estables, satisfacción de
clientes y usuarios, trasmitir confianza, flexibilidad de ideas y adaptación a las
circunstancias, utilización eficiente de los recursos, mejora continua de los procesos,
lealtad y compromiso, calidad de los productos y servicios entre otros.
La misión es la imagen que la organización tiene de sí misma, es un conjunto de ideas
generalizadas que direccionan el marco de referencia de lo que la institución quiere y
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espera ser en el futuro. Serna (1997), especifica que "la visión señala rumbo, da
dirección. Es la cadena o el lazo que une, en las empresas, al presente con el futuro"
La visión es la guía que permite a la alta gerencia establecer el camino para el logro
prospectivo de los objetivos de la organización, es decir, se orienta hacia lo que la
institución pretende ser en el futuro.
Por lo antes descrito, la visión se constituye en el elemento que logra la cohesión y
coherencia, garantizando la consonancia y consistencia de todos los miembros de la
organización, en el trabajo mancomunado hacia el logro de la visión compartida.
Senge, (1999), afirma que: "cuando la gente comparte una visión está conectada,
vinculada por una aspiración común. Una visión compartida despierta el compromiso
de mucha gente, porque ella, refleja la visión personal de esa gente" (p. 261). Por
consiguiente, para la gerencia del conocimiento las organizaciones deben compartir la
visión.
1.11 LIDERAZGO
La visión que tienen en general los trabajadores de su jefe es que ordenan, mandan,
deciden, dicen lo que se debe hacer, imponen criterios, distribuyen el trabajo, controlan
y supervisan las tareas.
La preocupación de los directivos y mando debería estar centrada en crear una imagen
tal, que sus subordinados lo catalogaran como un colaborador más, orientador, escucha
de su gente, generador de confianza; aceptado naturalmente por el grupo, buen
comunicador persona que apoye y ayude, que transmite seguridad.
El mando que es líder trabaja para ser aceptado por su carisma y su servicio a un
equipo que compra ayuda y orientación para cumplir con las metas prefijadas que se
han negociado previamente.
El líder es el respaldo del equipo, el que potencia a las personas para que se desarrollen
sus inquietudes, iniciativas y creatividad. Fomenta la responsabilidad, el espíritu de
equipo, el desarrollo personal, y, especialmente, es el artesano de la creación de un
espíritu de pertenencia que une a los colaboradores para decidir las medidas a tomar.
Realmente es fácil comprender las ventajas del liderazgo y cómo invirtiendo la
pirámide como dice K. Placard (1991):
"Se logra mayor rentabilidad, productividad, calidad y clima de equipo, ¿es suficiente
para un mando leer estas líneas o un libro sobre liderazgo para, automáticamente ser
un líder de equipo?."
Lamentablemente la respuesta es no. Hay un doble problema insalvable pero sí
indispensable de tomar en cuenta:
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El primero es cultural y puede solventarse con un entrenamiento adecuado, no piensen
los directivos que con un seminario de 15 o 20 horas sus mandos se convertirán en
líderes pero al igual que cualquier estudio o carrera con método, sistema,
entrenamiento y tiempo, las personas pueden aprender y poner en práctica con eficacia
los principios del liderazgo.
El segundo es actitudinal, un poco más complicado pero no de imposible solución.
Muchos seminarios deberían contemplar el cambio de aptitudes dentro de sus
objetivos, permitir a las personas conocerse, analizar el origen de su carácter,
temperamento y relaciones, para poder tomar decisiones de cambio que le ayuden a
una convivencia más armoniosa, satisfactoria para así, sana en lo personal y en las
relaciones.
Hay líderes naturales; las personas buscan líderes que lo representen, que orienten y
apoyen; también es posible aprender hacerlo. ¿Le gustaría a Ud. Ser reconocido como
un líder de su equipo?
1.11.1 IMPORTANCIA DEL LIDERAZGO
Es importante por ser la capacidad de un jefe para guiar y dirigir.
Una organización puede tener una planeación adecuada, control y
procedimiento de organización y no sobrevivir a la falta de un líder apropiado.
Es vital para la supervivencia de cualquier negocio u organización.
Por lo contrario, muchas organizaciones con una planeación deficiente y malas
técnicas de organización y control han sobrevivido debido a la presencia de un
liderazgo dinámico.
LIDER
1.12 TRABAJO EN EQUIPO
Muchas organizaciones están descubriendo que su futuro esta en el TRABAJO EN
EQUIPO, con su respectiva evaluación. Por ejemplo podemos empezar por el grupo
natural de trabajo, o por un grupo de trabajo por proyecto, mientras el equipo va
madurando y así poder evolucionar a equipos de mejora continua y seguir el camino
hasta poder desarrollar equipos autodirigidos para llegar finalmente a los equipos de
alto desempeño.
SER
HACER
VER
DECIR
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Al final de cuentas se debe buscar que los miembros de la organización entren en una
interdependencia y se apoyen unos co otros. Sólo así se podrán forman verdaderos
equipos de trabajo.
Cuando los integrantes de una organización llegan a una madurez considerable, el
establecimiento de una MISIÓN, de un PROPÓSITO, y VISIÓN compartidos, así
como la negación de las metas de los resultados esperados, los VALORES entendidos
y compartidos, serán suficientes para enfocar los esfuerzos del personal a las metas
comunes de la empresa, y o entidad sea ésta de cualquier origen.
1.12.1 FUNDAMENTOS PARA LOS EQUIPOS DE TRABAJO
Necesidades del equipo:
Metas comunes
Ejercicio del liderazgo situacional
Interacción e involucramiento de todos los miembros del equipo
Mantenimiento de a autoestima individual
Comunicaciones abiertas
Otorgar poder al equipo para que pueda tomar decisiones
Atención al proceso y al contenido
Observar y cuidar la confianza mutua
Respeto por las diferencias
Negociación y resolución constructiva de los conflictos.
BIBLIOGRAFÍA.
ARGYRIS, C (1993): Cómo vencer las barreras organizativas. Madrid: Díaz de Santos. Editor.
GAIRÍN, J. y ARMENGOL, C. (Eds.) (2003): Estrategias de formación para el cambio organizacional.
Barcelona : Ciss Praxis.
FAINSTEIN,H "La Gestión de Equipos Eficaces", Organizaciones del Siglo XXI – Ediciones Macchi
1997 – Buenos Aires - Argentina
DYER, William "Formación de equipos – Problemas y alternativas" – Addison/ Wesley Iberoamericana
1988 – Wilmington, Delaware, EEUU.
LEVY, LEVOYER, . C. GESTIÓN POR COMPETENCIAS. Ed. Gestión 2000. Barcelona.
PFIFFNER Y SHERWOOD. ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA, Herrero hermanos, México. 1997.
GUIZAR M. “DESARROLLO ORGANIZACIONAL – PRINCIPIOS Y APLICACIONES”. Editorial
McGrawHill. Colombia. 2000
HALLER, R. LA TOMA DE DECISIONES. Biblioteca esencial del ejecutivo. Editorial Grijalbo. 2002.
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LECTURA
CONTENIDO
La Meta
Best Seller, Es una novela sui generis que fantasiosamente nos lleva a conocer los procesos administrativos y de producción de una empresa. Con un leguaje coloquial y entendible nos ubica en situaciones que obligan al lector a pensar y repensar en soluciones para los problemas presentados. Es un ejercicio dinámico que a través de la lectura, nos proporciona elementos cognitivos que serán aplicados en nuestro ejercicio profesional.
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Construya un ensayo sobre la Administración y el rol de la secretaria en la empresa, organización o institución.
Construya un organizador gráfico con los conceptos aprehendidos en el Proyecto 1
Proponga un resumen e identifique los temas más relevantes que encontró en el Proyecto 1
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ESTRATEGIA
Contextualización del proyecto
Los estudiantes, en forma individual y luego en equipos de trabajo, reflexionarán sobre la importancia de la Organización de eventos y su repercusión en la imagen corporativa. La lectura seleccionada, es una propuesta,
para la comprensión de la temática planteada.
Todas las actividades estarán encaminadas a que el estudiante encuentre respuestas a las preguntas planteadas.
Metodología de agrupación:
1 Coordinador: responsable de articular las actividades de todo el equipo, guía la participación. 2 Redactor: recepta criterios, integra y ordena la información.
3 Investigador: consulta definiciones, criterios y aclara dudas del equipo. 4 Expositor: expone públicamente y argumenta los criterios de su equipo de trabajo.
5 Diseñador: prepara el material que sustente la defensa pública del trabajo en equipo.
Causas:
Los eventos se realizan sin planificar
El personal de las empresas no están formados
académicamente para planificar eventos.
Lo que el estudiante quiere o necesita saber:
¿Cómo se planifica un evento?
¿Qué tipos de evento se pueden realizar?
¿Qué condiciones se necesitan para organizar
un evento?
Competencias a desarrollar
Los ESTUDIANTES serán capaces de:
- Diseñar y planificar un evento empresarial,
académico o social.
Problema:
Establecer el contexto de la
organización de eventos.
¿Cómo organizo
adecuadamente un evento?
DURACIÓN: N° de semanas: 6
Fecha: desde 30 de octubre hasta: 4 de diciembre
2
OBJETIVOS:
Identificar la metodología de la organización de eventos
Proponer una planificación de organización de eventos
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ACTIVIDADES
Control de Lectura
Análisis del documento expuesto
Identificación de la metodología de
organización de eventos
Investigación sobre eventos realizados en
empresas, instituciones u organizaciones de
Riobamba. (Ensayo)
Exposición individual
Demostración de saberes
Al término del Proyecto Pedagógico los estudiantes, en un círculo de rendición de cuentas, llenarán la tabla de evaluación, para el efecto, el coordinador, a través de preguntas constatará la apropiación de los aprendizajes mínimos, los ejercicios de
aplicación y el nivel de participación.
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2.- GESTION DE EVENTOS
2.1 Lo típico
Es habitual que las entidades públicas o
privadas requieran de apoyo técnico para la
organización de actos o eventos
relacionados con El ámbito de su acción,
como conferencias formativas o
celebraciones enmarcadas en el contexto
empresarial. No siempre el personal de
dichas instituciones es suficiente para
asumir por completo el conjunto de tareas
necesarias y requiere de especialistas en
diferentes materias, así como de personal
auxiliar para las tareas de apoyo. A veces,
es también necesario poner a disposición
del cliente los medios técnicos necesarios
(ordenadores, proyectores multimedia y de
transparencias), etc.) y asumir la ejecución del material de apoyo necesario (impresos,
CD-Rom o DVD interactivos, etc.). ¿A quién le compete asumir estas
responsabilidades? la respuesta es simple: LA SECRETARIA
Esta profesional del secretariado debe estar en condiciones de ofrecer un servicio
integral en este sentido, tanto al nivel de la organización de dichos eventos, como en la
ejecución del conjunto de tareas necesarias. Para ello, es necesario incorporar su
experiencia y sus medios técnicos en las actividades requeridas.
La gestión de eventos es uno de los trabajos más complicados de la organización ya
que es el momento en el cual no solo tenemos que asegurarnos de que todo se
encuentre en orden, sino que también es importante que cuidemos cada uno de los
detalles que pueda llegar a fallar para evitar que perjudique el evento, por eso diremos
que la gestión de eventos se basa principalmente en la supervisión del desarrollo de los
mismos, por eso decimos que se requiere prestarle atención a más de un solo detalle a
la vez.
Generalmente quienes llevan a cabo este trabajo son los mismos organizadores
teniendo en cuenta que después de todos son ellos quienes están detrás de la
planificación desde un principio. Por esta razón es importante que nosotros como
anfitriones demos completa libertad a los organizadores para que puedan realizar su
trabajo sin ningún tipo de problema.
La coordinación o gestión de eventos: "Atención, servicio y protocolo" son sus tres
principales propósitos:
a) Primero que tipo de evento es: social, académico... etc.)
2 ¿Cómo organizo adecuadamente
un evento
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b) Segundo debes organizar, recursos materiales, financieros y humanos, tomando
como base los siguientes factores:
1. Lugar, decidir el lugar donde se llevará a cabo el evento.
2. Ambientación.
3. Organización de mobiliario y equipo,
4. Tipo de montajes (según el tipo de evento), existen diversos:
Si es social.- gourmet, ruso, coctel, etc.
Si es académico.- "herradura", en "E", en "U", de "Auditorio", etc.
Banquetes, (este varía considerablemente dependiendo del tipo de evento) ya que
algunos llevaran algùn menú, otros un simple ambigú, talvès un coffe breack, o
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2.6.2 Pautas - Los tiempos:
En ésta etapa nos referimos a determinar con la debida anticipación toda la
organización es decir:
Pre-evento: tiempo necesario antes,
Lugar: primer plano, gestión de permisos, personal de seguridad.
Estacionamientos, seguros, limpieza.
Organización de transporte, hospedajes y de prensa.
Gastronomía, concurso de proveedores.
Elementos promocionales, presentes.-
Vestimenta, por sector y función.
Papelería e impresos.
Capacitación de personal, asignación de tareas.
Lista de potenciales invitados.
contratación de audio e imagen
Reconfirmación de potenciales invitados.
Reconfirmación de gastronomía.
Ajuste de información de transporte y hospedaje si fuera necesario.
Cierre de permisos.
Definición de fecha y hora.
Capacitación definitiva del personal interviniente.
Revisión general del evento
Últimos ajustes.
Definición y confirmación de invitados.
Actividades durante y posteriores a la reunión:
2.6.3 Durante la reunión:
Esta etapa se basa en el manejo de tiempos y espacios que ya fueron predeterminados
y deben ser respetados, salvo caso de fuerza mayor.
2.6.3.2 La operatoria de este proceso es:
48-24 horas antes: armado de estructura fijas (mesas, tarimas etc.)
pruebas de sonido e imagen.
Revisión de planos.
Chequeo de servicios
Recepción de mercadería.
Lista definitiva de invitados.
12 horas antes.
Chequeo general de actividades en tiempo y forma.
Comienzo del evento y análisis de primeros movimientos.
Activación y solución de posibles inconvenientes.
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2.6.4- Inicio y cierre del evento:
En ésta etapa la reunión ya está en pleno funcionamiento sólo se chequeará lo
programado y que cada función se este cumpliendo como lo previsto.
Se recorrerá cada mesa, fila o stand.
Se chequeará iluminación, audio y su nivel de llegada.
Mercadería en estado y tiempo.
Indumentaria, imagen y uso.
Seguridad, limpieza, asistencia y movimiento de presentes.
Cierre del evento, despedida de participantes.
Entrega de presentes o recuerdos.
Desarmado de distintos ámbitos.
Sumario de actividades y resultados.
2.6.5 Post-evento
Es importante tener una base de datos con los siguientes puntos:
Evaluación: comercial.
Aceptación operativa, criticas, quejas y sugerencias.
Análisis y correcciones del evento.
Seguimiento del evento, base de datos de participantes.
Programa anual de contactos., análisis y contactos con potenciales mercados.
2.7 ORGANIZAR – CLASIFICACIÓN DE EVENTOS.
2.7.1 Organizar: Llamamos a organizar cuando de eventos se trata, al procedimiento
intelectual, cuyo objetivo es contestar las siguientes preguntas:
¿Qué hay que hacer? ¿Cuál es la tarea?
¿Qué medios necesito para realizar ésa tarea?
¿En qué lugar debe realizar esa tarea?
Considerando particularmente:
Plan completo del lugar
Plan para organización del trabajo
Lista completa de materiales
Desarrollo del evento ( tiempos)
2.7.2 Clasificación de eventos:
Para aplicar el punto anterior es necesario tener en cuenta la clasificación del evento
que se va a organizar, a saber:
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Sociales: su razón puede ser religiosa, familiar o vinculada a una persona.
Bodas, bautismos, recepciones, aniversarios
Empresariales: aniversarios, lanzamientos de productos, inauguración,
capacitación.
Culturales o artísticos: recitales, muestras de arte.
Deportivos: competencias, entrega de premios, torneos.
Políticos: convenciones, campañas, visitas.
2.7.2.1 Sociales:
Los eventos sociales son aquellos con los cuales nos encontramos asiduamente. Hay
que tener en cuenta siempre las preguntas a formular: si el evento es religioso es
fundamental conocer a qué tipo de religión se refiere para no pasar papelones. En
cambio si no interviene la iglesia y es netamente social, lo importante a tener en cuenta
es el agasajado, porque debemos lograr que a la fecha programada para el evento, no
ocurran imprevistos y que el agasajado concurra a su fiesta lo más distendido posible y
hacerlo brillar. Para eso estamos los organizadores, a los efectos que todo ocurra con
dinamismo y sin complicaciones.
2.7.2.2 Empresariales:
Los eventos empresariales son de carácter corporativo, organizados por una o varias
empresas y su fin es conmemorar acontecimientos institucionales y/o presentar nuevas
tendencias comerciales.
En la Argentina al igual que otras partes del mundo, los eventos se dividen
primordialmente en tres tipos:
Externos: Son aquellos que no están íntimamente ligados con los objetivos de
la empresa. Cada uno es individual y tienen diferentes necesidades. La
asistencia es voluntaria y proporcional a la importancia del contenido y el costo
de matrícula. Se financian con publicidad, patrocinio, etc. Y en la mayoría de
los casos se realizan una vez al año.
Ferias: cuyo fin es la venta/compra de artículos.
Exposición: promoción, información o mixta y no hay venta directa.
Presentación: de producto o de colecciones.
Internos: Son los que están íntimamente ligados con los objetivos de la
empresa y organización. No debe tener conflictos (imprevistos). La asistencia
es obligatoria y total. Es financiado con recursos de la empresa que se tienen en
cuenta en el presupuesto anual. En el transcurso del año se celebran varios
eventos y también a diferentes niveles en algunos casos. Capacitar al personal
operativo.
Lanzamientos de productos
Convenciones de empresas
Ciclos de investigación, capacitación y de arraigo.
Reuniones programáticas o extra programáticas.
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Fiestas. Por género.( cóctel, almuerzos o desayunos) o por motivo( fecha
especial, personal, empresa, vino de honor).
Capacitaciones: pasatista o actualización.
Mixtos: Podemos decir que éstos eventos tienen una asistencia voluntaria, son
de costo muy bajo o por invitación dando posibilidades de asistencia,
otorgando alta asistencia pero baja calidad. Es financiado por una empresa
como si se tratara de un evento interno y en el año suelen celebrarse varios de
estos eventos pero de diferente género.( cursos, jornadas, conferencias).
2.8 ¿CÓMO ORGANIZAR UNA REUNIÓN EXITOSA?
Contamos con herramientas que integran el tablero de comando para la toma de
decisiones, permitiendo incrementar la certidumbre y de esta manera permiten
flexibilizar y corregir la organización de una reunión. Si se practican de manera
habitual y permanente, se convertirán en un beneficio, con satisfacción en lo personal
o de una rentabilidad adicional si se realiza en el campo empresarial.
En síntesis, si se desea una celebración exitosa, donde se podrá transmitir la idea
fuerza que originó esta reunión, sugiero tener estos elementos en mente y llevarlos a la
práctica cuantas veces sea necesario hasta lograr un mecanismo de respuesta
inmediata.
Recordemos:
Planeamiento: proceso técnico administrativo donde se determina el futuro
deseado.
Programación: la base es un cronograma de tiempo y tarea por ejecutar.
Presupuestar: antecedentes sobre la comparación de precios y las alternativas
de acuerdo al planeamiento establecido.
Anteproyecto. documento donde se materializa inicialmente las ideas sobre la
reunión por realizarse.
Proyecto: documento formal, autorizado por autoridades competentes donde se
establecen las acciones el objetivo primordial de la reunión.
Tiempo de preparación: período que transcurre entre la decisión de realizar
una reunión hasta el inicio.
Tiempo de ejecución: es aquél que transcurre durante el propio acto según el
plan aprobado.
Tiempo de finalización: período posterior a la reunión, donde se recolecta la
información para posterior análisis.-
Informe de resultados: Informe que se confecciona al final de la reunión
donde se indica expresamente los resultados para mejorarlos y/o
perfeccionarlos para el próximo evento.
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Anfitrión – Dónde recibimos - Modales.
2.8.1. Anfitrión.
Como hemos leído en las clases anteriores, contamos con todos los medios para
organizar una reunión, pero también es importante comportarse como un buen
anfitrión, ya sea que nosotros organicemos o que contratemos a alguien para
hacerlo, que en este caso podremos supervisar.-
Basándonos en reglas simples de cortesía a la hora de recibir, presentar, abrir
una conversación e incluso ofrecer una bebida. En reuniones pequeñas es
normal que los anfitriones se encarguen de multitud de detalles, desde recoger
los abrigos hasta servir una copa.
El anfitrión es aquella persona que tiene invitados a su cargo, el que recibe y se
encarga de atender a los mismo. Saber atenderlos es la clave de éxito en
cualquier ámbito de nuestra vida social, laboral e incluso familiar.
Tanto si celebramos la cena en casa como en un restaurante, hay que esperar
por todos los invitados para empezar a pedir o a cenar. Se puede esperar un
tiempo de cortesía por los invitados, que no debe ser más de 30 minutos.
Esperar más sería una falta de cortesía para el resto de invitados
2.8.2. Dónde recibimos?
Al aire libre
Es común con los tiempos que corren que las viviendas sean pequeñas y se
cuente con un espacio en el exterior para tener en cuenta, de esa manera se
puede organizar un asado, merienda, e incluso una cena a la luz de luna. Eso sí
es importante tomar en cuenta a los vecinos para evitar inconvenientes.
Debemos poner el jardín a punto , aunque contemos sólo con algunas especies
en macetas, eso sí retirar cualquier objeto que pudiera molestar ( bicicletas,
juguetes , cortadora de césped, etc)
Si no son muchos los invitados, podemos organizar la mesa con todos los
detalle como si el encuentro fuera en el interior. En cambio si son muchos la
mejor opción es organizar tipo buffet, es decir colocar todo sobre la mesa y
cada cual se sirve.
Tener en cuenta
Aunque están permitidos elementos descartables, sugiero la vajilla y cristalería,
causan mejor efecto entre los invitados. No hace falta que sea de calidad, sino
que podemos utilizar esa vajilla de diario, que puede ser con dibujos o motivos
coloristas que nos vas estupenda para este tipo de reuniones.
Si optamos por asado o paella, podemos servir unos aperitivos y canapés para
hacer tiempo.
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Si la reunión es de día y muy soleado, podemos optar por algún tipo de
sombrilla o carpa que nos evite los rayos directos del sol. Si tenemos un porche
también es un buen lugar.
Sea cual sea la reunión, hay que crear una mesa con los detalles fundamentales
que son básicos en cualquier mesa, como colocar mantel, cubiertos, vajilla y
cristalería.
Bajo mantel un protector que amortigua los golpes y evita que cualquier
percance estropee la mesa.
Los cubiertos recordemos que el tenedor va a la izquierda y la cuchara y
cuchillo a la derecha.
Se colocan en orden inverso al uso, es decir los primeros a utilizar en la parte
exterior así sucesivamente.
Colocar dos copas una de agua a la izquierda y una de vino a la derecha de ésta.
Todos los platos que se van a servir, deben hacerse a la temperatura adecuada.
No hay nada más desagradable que tomar un plato frío; tampoco es muy
agradable tomar platos recalentados.
2.8.3 Los modales en la mesa
De nada vale predicar a nuestros menores si no damos un buen ejemplo. Por
ello es importante enseñar que no se debe chupar el cuchillo, que no se debe
hacer bolitas de pan con la miga, que la servilleta se utiliza sobre el regazo
desdoblada, se apoya sobre la mesa en forma informal sólo cuando nos
retiramos de manera ocasional, y que además la función de la misma es para
limpiarse la boca después de cada sorbo de bebida, en el caso de la señoras que
tengan los labios pintados deberán utilizar el interior de la misma.
Es fundamental pedir por favor y dar las gracias, así como también tratar de
usted a los mayores.
La regla general para el uso de los cubiertos es: la comida se lleva la boca y no
la boca a la comida. En el caso de comida blanda (canelones, crepes y otras.) se
debe utilizar el tenedor si se necesita cortar.
Ningún cubierto se limpia con la servilleta.
Cuando estamos en la mesa y queremos hacer una pausa los cubiertos deben
reposar en el plato a 45º ; el tenedor con los dientes hacia abajo y el cuchillo
con el filo hacia adentro.
Si por el contrario terminamos de comer, los mismos deben quedar apoyados
de forma paralela, en similitud a las agujas del reloj.
La comida no debe trozarse para comer, debe ir cortándose a medida que se
ingiere. La única excepción es con niños y con personas discapacitadas adultas
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2.9. LINEAMIENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN EVENTOS ACADÉMICOS
2.9.1. ESTRUCTURA DEL COMITÉ ORGANIZADOR:
2.9.2 . FUNCIONES DEL COMITÉ ORGANIZADOR:
a) Organizar, coordinar y evaluar eventos
b) Planear, elaborar y ejecutar las políticas y acciones;
c) Promover la vida empresarial;
d) Establecer programas de financiamiento para las actividades de relaciones
públicas;
e) Proponer directrices en materia de relaciones públicas;
f) Fomentar y coordinar las relaciones empresariales con el estado, municipios y
con instituciones públicas y privadas locales, nacionales e Internacionales;
g) Promover los eventos en la radio, televisión, medios impresos y medios
electrónicos;
h) Crear las comisiones y comités que sean necesarios para el cumplimiento de sus
tareas y responsabilidades;
i) Supervisar que los eventos programados sean de calidad.
2.9.3. FUNCIONES DEL ENCARGADO DEL ÁREA DE LOGÍSTICA:
Coordinar en cada evento el área técnica (sonido, escenografía, mobiliarios,
etc.)
Llevar a cabo la organización de reservaciones en hoteles, salones, etc.
Realizar las compras necesarias para los recesos que se realizarán dentro de
cada evento.
Cotizar, en su caso, los artículos que se entregarán a los asistentes al congreso.
Organizar comidas y/o cenas en el hotel o restaurante solicitado.
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Investigue sobre la conformaciòn de los comitès organizadores de eventos del
Municipio de Riobamba entre los años 2000 al 2010, y què actividades realizaron.
La organización adecuada de un
evento es un valor agregado
intangible, que se traduce en el
prestigio y permanencia de la
empresa.
Transferencia de conocimientos
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LECTURA
CONTENIDO
Manual para organizadores de ferias
El manual tiene como objetivo “ser una guía que permita a los actores públicos y privados contar con una guía de ferias que facilite: planificar, ejecutar y evaluar este tipo de herramientas”. Además, pretende poner a su alcance una metodología a ser utilizada, al momento en que decidan llevar a cabo ferias para la promoción comercial de diversos productos y/o servicios. Este instrumento puede ser muy útil; para todos los sectores empresariales, pero especialmente para los gobiernos locales, gremios empresariales, asesores e instituciones que desean apoyar la comercialización de las PyMes, que se encuentran en la encrucijada de cómo dar a conocer sus productos
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Construya un ensayo sobre el Manual para organizadores de ferias (Lectura)
Construya un organizador gráfico con los elementos propuestos en el Proyecto 2
EQUIPO DE TRABAJO:
1…………………………………………………………………………………….
2…………………………………………………………………………………….
3…………………………………………………………………………………….
4…………………………………………………………………………………….
5……………………………………………………………………………………..
¿Cuánto podemos producir? (Evidencia de desempeño)
PROYECTO Nº 2
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ACREDITACIÓN Y PROMOCIÓN: (Evidencia de desempeño y conocimiento)
Proponga un resumen e identifique los temas más relevantes que encontró en el Proyecto 2
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ESTRATEGIA
Contextualización del proyecto
Los estudiantes, en forma individual y luego en equipos de trabajo, aplicarán sus conocimientos para organizar un evento ya sea empresarial, institucional o académico.
Metodología de agrupación
1. Coordinador: responsable de articular las actividades de todo el equipo, guía la participación. 2. Redactor: recepta criterios, integra y ordena la información. 3. Investigador: consulta definiciones, criterios y aclara dudas del equipo.
4. Expositor: expone públicamente y argumenta los criterios de su equipo de trabajo.
5. Diseñador: prepara el material que sustente la defensa pública del trabajo en equipo.
Causas:
Sin recurso humano no hay evento
Sin logística no hay evento
Sin dinero no hay evento
Lo que el estudiante quiere o necesita saber:
¿Qué es logística?
¿Cómo conformo el equipo de trabajo?
¿Cómo determino el lugar para realizar el
evento?
Competencias a desarrollar
Los ESTUDIANTES serán capaces de:
- Realizar cualquier evento de carácter
empresarial, institucional, académico o
social.
Problema:
Qué recursos necesito para
realizar un evento.
¿Qué necesito para ejecutar un
evento?
DURACIÓN: N° de semanas: 10
Fecha: desde 11 de diciembre 2010 hasta: 26 de febrero 2011
3
OBJETIVO:
Ejecutar un evento empresarial, institucional, o académico
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ACTIVIDADES
Control de Lectura
Análisis del documento expuesto
Aplicación de los conocimientos, por grupos
Demostración de saberes
Al término del Proyecto Pedagógico los estudiantes, en un círculo de rendición de cuentas, llenarán la tabla de evaluación, para el efecto, el coordinador, a través de preguntas constatará la apropiación de los aprendizajes mínimos, los ejercicios de
aplicación y el nivel de participación.
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3. Logística necesaria para el evento
3.1 ¡Ha llegado el gran día!
Los nervios están a flor de piel y las
dudas acechan. ¿Vendrán? ¿Les
gustará? ¿Será un éxito?
Depende de ti y tu equipo. Si has
vendido bien el evento, tendrás
público (siempre fallarán algunos).
Ahora ha llegado la hora de cumplir y
superar lo prometido. A continuación
veremos los pasos necesarios para
ejecutar perfectamente el plan:
Seguramente todos nosotros hayamos organizado un evento de más o menos
envergadura en algún momento; al menos uno relacionado con nuestra vida personal,
ya sea una cena con amigos o la celebración de una boda. Pero ¿qué es lo que hace que
ese acontecimiento sea inolvidable? ¿Por qué nos sentimos tan afortunados por haber
tenido la oportunidad estar presentes en algunos o tenemos la molesta sensación de que
nos han hecho perder el tiempo en otros?
En mi opinión, la organización de un evento es una de las herramientas de Relaciones
Públicas más delicadas que existen y, digo esto porque, en un evento absolutamente
todo comunica: estamos expuestos, nuestro público nos ve, nos escucha, está presente
físicamente. Por este motivo, hemos de cuidar la imagen que transmitimos durante
éste, siendo meticulosos en todos los detalles. De ahí, nos ganaremos una u otra
reputación aunque, aún hay muchas empresas que ponen en marcha un evento
simplemente porque así está especificado en su plan de marketing, dejando muchos
aspectos al azar en el transcurso de éste.
Si tuviésemos que elegir las claves para que un acto de cualquier índole tenga éxito,
diría que son básicamente las 5 siguientes:
1. Tener una razón de peso para llevarlo a cabo. Poner en marcha un evento conlleva
un enorme esfuerzo de trabajo, desembolso y altas dosis de estrés. Quienes hayamos
asistido a alguno como invitados, habremos experimentado la satisfacción de haber
sido convocados para presenciar y formar parte de un acontecimiento de interés y
memorable o hemos sufrido el vernos obligados a perder nuestro tiempo y habernos
desplazado para no ver nuestras expectativas cumplidas.
Un evento sólo tiene sentido si está justificado ¿su objetivo únicamente puede
alcanzarse mediante la presencia física de nuestros invitados? ¿No sirve una llamada
telefónica, el correo tradicional o electrónico o cualquier otro medio? Debe ser
realmente necesario que nuestro público se desplace para asistir al lugar convocado,
3 ¿Qué requiero
para ejecutar el evento?
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sino el acontecimiento al que queremos dotar de repercusión quedará incompleto, sin
aprovechar el amplio abanico de posibilidades que nos ofrece un evento.
2. Un concepto adecuado que envuelva el evento. El concepto elegido será la tarjeta
de presentación de nuestra empresa u organización. Nuestro concepto es el cuadro en
el que enmarcamos nuestro evento, los valores o adjetivos que, en definitiva, queremos
transmitir de nuestra compañía. ¿Queremos presentarnos como una empresa formal o
informal? ¿Accesible o sofisticada? ¿Tradicional y rústica o vanguardista e
innovadora? Debemos asegurarnos de que nuestro evento transmite los valores que
queremos asociar a nuestra marca.
Pensemos en la ceremonia de entrega de los Oscar, por ejemplo. El evento en el que se
entregan cada año los premios de la Academia de Hollywood, de los cuales todos
hemos oído hablar en alguna ocasión, destilan glamour. Seguramente, este glamour sea
en lo primero que pensamos cuando Hollywood nos viene a la cabeza. La presencia de
estrellas internacionales, la alfombra roja, los flashes de las cámaras, exclusivos
vestidos de gala… un sin fin de detalles estudiados y ensayados a la perfección en
torno a un mismo concepto. No se deja nada al azar porque la reputación se va
construyendo en cada gesto de la empresa que se observa durante el evento. Si alguno
de éstos gestos no está en línea, no comunicaremos con claridad y perjudicaremos
nuestro posicionamiento en la mente de nuestros clientes actuales y potenciales.
3. Una mentalidad de anfitrión de primera clase. En realidad, todo en un evento
depende del anfitrión. Éste es quien tiene la sartén por el mango, quien hace y deshace,
quien lleva el control dado que toma las decisiones y destina los recursos. Un evento
empresarial, en este sentido, no es muy diferente a un evento organizado en nuestra
vida privada (invitar a unos amigos a cenar, por ejemplo). Se ha escrito largo y tendido
sobre protocolo, buenas maneras… y, en general, todo gira alrededor de la empatía. La
pregunta es: ¿si estuviésemos en la piel de nuestro público qué veríamos o cómo nos
gustaría ser tratados?, es decir, ¿qué experiencia nos gustaría llevarnos de este evento?
Debemos orientar nuestro trabajo y recursos a cubrir las necesidades y expectativas de
nuestros clientes compatibilizándolo con los objetivos de la compañía.
Un anfitrión comunica tanto como el mismo evento, es la personificación de nuestro
concepto, quien transmite éste en palabras y maneras. Pero, siempre, sin descuidar a
los invitados presentes aunque, después el evento tenga repercusión mediática y llegue
a otros públicos potenciales.
4. Invitados sí pero, personas ante todo. Se supone que elegimos cuidadosamente a
nuestros invitados porque, en este caso concreto, son nuestro público más valioso. Si
no asiste quien nos interesa que asista, el evento no habrá tenido sentido. Si aunque
asista, lo descuidamos y no conseguimos que se marche satisfecho, hasta puede que
hayamos actuado en contra de nuestros intereses.
Como el anfitrión es quien lleva el control, es el responsable del bienestar de los
invitados. Son clientes actuales o en potencia, sí pero, ante todo son personas. Con
esto, detalles que pueden parecer a priori insignificantes como elegir la hora adecuada,
la temperatura en el local, disponer bebida y comida suficiente, no alargar la duración
Administración y Logística de Eventos MBA .Carlos Larrea Naranjo
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innecesariamente, asegurar el entretenimiento, habilitar la zona para que puedan elegir
estar sentados o de pie, se convierten en fundamentales ya que conseguirán que los
invitados se queden o provocará que se marchen.
Del primero al último de nuestros invitados son importantes y cuanto más conozcamos
el perfil de cada uno de ellos, mejor podremos ofrecerlos un trato personalizado.
5. Un espacio en común. Al final necesitamos elegir el lugar donde encontrarnos con
nuestros invitados pero, un espacio no es sólo esto. Tiene que adecuarse al concepto
elegido: ser emblemático o underground, imponente o enfocado al entretenimiento.
Tiene que permitirnos una perfecta habilitación de la zona para que sea posible cubrir
todas y cada una de las necesidades de los invitados. Tiene que ofrecer visibilidad al
anfitrión y permitirle desenvolverse con soltura. Y, sobre todo, tiene que disponer de
soluciones para todo lo que pueda salir mal. Si no está disponible, el lugar que se
adecua a estos requisitos, es preferible esperar a bajar el listón en este, así como en
cualquiera de los demás aspectos.
Consigamos que nuestro evento sea el tema de conversación durante un tiempo, que se
convierta en un buen recuerdo y nos permita comunicar quiénes somos para
rentabilizar nuestro trabajo, inversión y, por encima de todo, imagen.
Además de pasar un buen rato, podemos tener la oportunidad de hacer historia.
3.1.1 Recepción y entrega de credenciales A todo el mundo nos gusta sentir
especiales. Si se hace con gracia, el hecho de que nuestro nombre esté en una lista y
que nos estén esperando puede ser el primer “toque” del evento.
Debes tener alguien asignado a recibir a los invitados, entregarles los materiales que
necesitarán durante la duración del evento y saludarles por nombre. Cuando la persona
se identifica, la persona encargada de la recepción tiene que tratar de hacerles sentir
importantes y en casa.
Si esperas más de 30 invitados, ten preparados unas tarjetas con sus nombres que
pueden enganchar a la chaqueta o a la camisa. En estas “chapitas” incluye debajo de
cada nombre una cita interesante diferente. Esto facilitará el establecimiento de
conversaciones y contactos durante los descansos. Además crea tema de conversación
mientras se espera el inicio de la jornada.
3.1.2 Control de Asistencia La segunda misión de la persona encargada de la
recepción es controlar quienes han venido. Así nada más empezar tendrás claro el nivel
de asistencia que has conseguido.
Si hay personas “VIP” en tu lista esta persona debe presentarle personalmente a su
“amigo”. Esto es una persona de tu equipo, previamente asignado, para atender de
cerca un invitado “especial”.
Si no hay personas destacables en la lista, mira a ver de cuantos “amigos” puedes
disponer y escoge al azar este número de “VIPs”. El amigo, debe confesar a su
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“encargo”, me pidió … (tu nombre) que me encargará de asegurar que estuvieses bien
atendido. Para cualquier necesidad no dudes en decírmelo. No sabes lo bien que
funciona este “truco”.
3.1.3 Entrega de Materiales Ya hemos comentado que la persona en recepción
entregará inicialmente los materiales que estimes necesarios para que tengan durante el
evento. En ellos normalmente hay una copia de la agenda, una libreta para tomar notas,
un bolígrafo y poco más. Si lo tienes preparado puedes incluir en este primer lote una
hoja promocional con una oferta exclusiva para los asistentes de hoy.
Los invitados van a tener un ratito mientras esperan para revisar estas cosas, pero si
incluyas un montón de folletos y documentos acabarán no viendo nada. El objetivo es
dirigir en cada momento su atención. Por eso, dosifica y pon en sus manos lo mínimo
justo. Así sabrás que verán tu promoción.
3.1.4 El Maestro de Ceremonias Tu evento debe contar con una persona que actuará
como “organizador” de la jornada. Esta persona será el responsable de presentar los
ponientes y explicar la logística de los descansos, cafés, comidas…
Yo recomiendo que no seas tu quien ocupe este papel. Tu misión es velar por la
transmisión global del mensaje y estar pendientes de los invitados. Elige algún
miembro de tu equipo “con labia” y encargarle de este papel.
Debe tratar de mantener un tono ameno y distendido. Debe tener preparado una
introducción para cada poniente explicando las cualidades que hagan importante su
presentación. Aunque quien vaya a hablar sea la persona más novata de tu
organización, eso no quiere decir que hay que decirlo. Explica sus cualidades y logros
y darás peso a sus palabras.
3.1.5 Las Ponencias y los Tiempos
Si has seguido mis consejos habrás ensayado EL evento al menos una vez. Esto te
habrá dado una idea aproximado de los tiempos y los ritmos de los ponientes. Piensa
que tu evento es como una sinfonía que debe fluir con precisión.
Por eso, alguien debe controlar discretamente el reloj. Que esté sentado detrás de todo
el mundo y que esté preparado para dar señales al poniente. No se trata de parecer el
interventor de un tren, sino una guía para mantener todo en su sitio. A veces, hay
muchas preguntas y las cosas se retrasan. Intenta evitarlo y si ocurre procura “ajustar”
en los descansos y las transiciones entre ponencias.
Tienes que estar preparado por si a contrario, ves que vas adelantado sobre lo previsto
en la agenda. Si es un desfase pequeño, no importa. Dile al Maestro de Ceremonias
que se explaye un poco más en las presentaciones o que cuente un chiste. Si el desfase
es importante, esté preparado para “añadir” una breve exposición “no prevista en la
agenda”. Si lo haces, debe parecer totalmente espontáneo. Por eso, debes tenerlo muy
preparado.
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3.1.6 Clausura del Evento.- Los eventos hay que terminarlos bien. La gente ya es
ansiosa para irse (a comer o a su casa) y no quieren tonterías. Por ello, tienes que tener
la clausura bien preparada.
Si es necesario dar las gracias o explicar algún detalle logístico, el Maestro de
Ceremonias debe hacer ANTES de la última ponencia, no después.
Al terminar, debe resumir en 5 frases el mensaje principal del día. A continuación debe
agradecer su asistencia e informarles que tienes preparados unos “paquetes
informativos” juntos a la puerta.
También ten preparado una especie de “urna” para que cualquier persona que quiere
más información pueda echar una tarjeta suya y tendrás listo un mecanismo de
seguimiento.
También debes tener preparado algún mecanismo para evaluar la opinión de tus
invitados. Esta pequeña encuesta debe pasarse antes de la última ponencia. Por
experiencia propia, sabes que cuando haya terminado lo que quieres es irte. No trates
de imponérselo a tus invitados.
Con suerte ha ido todo como un reloj y la gente está encantada. Disfruta del momento
y recuerda agradecer personalmente a cada miembro de tu equipo por su colaboración.
Si ha sido un esfuerzo grande para ti, igualmente lo ha sido para ellos.
Cuidado. ¡Aún no has terminado!
Las tareas que vienen después son tan importantes como los preparatorios. Ahora, en
los 3 o 4 días posteriores es cuando puedas asegurar unos resultados espectaculares.
Para ello, hay que cumplir los siguientes pasos:
Comprobar la lista de asistentes. Es importante revisar y estar seguro de
cuales han sido los invitados que finalmente han venido. Mientras esté fresco
en la memoria, haz que tu equipo repase la lista para corregir errores. Esto es
importante para los siguientes dos pasos.
Agradecer la asistencia. A los asistentes que hayan venido debes enviarle en
seguida un email de agradecimiento. En ello, pregúntales que impresión se han
llevado y si volverían a venir a otro evento parecido. Ofrézcales un link para
descargar las presentaciones, si quieren.
Contactar con los “no-shows”. También debes enviar un email a los invitados
que no pudieron venir. Cuéntales lo bien que salió y lo ameno que resultó. Del
mismo modo, ponte a su disposición para contarles personalmente un resumen
del evento y ofrézcales también el link para bajar las presentaciones.
Sacar un control sobre los costes. Debes hacer una relación de todos los
costes asociados al evento para poder luego medir la efectividad del retorno.
Esto es un paso crítico para poder estimar los beneficios reales del evento y
planificar la conveniencia de hacer futuros eventos.
Hacer seguimiento. Ya que facilitaste un método de recoger tarjetas de
personas interesados en profundizar, no dejes escapar esta oportunidad.
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Durante la primera semana posterior del evento, alguien tiene que establecer
contacto con ellos. Es fundamental no demorar. Las personas somos criaturas
emocionales y si dejamos pasar “el momento” el trabajo de seguimiento será
mucho menos fructuoso.
Identificar oportunidades generados por el evento. Por un lado tienes claro
los costes del evento. Ahora corresponde llevar un control sobre las
oportunidades que haya producido tu evento. Conforme pasan las semanas y
estas vayan concretándose, podrás atribuir las ventas generados gracias al
evento.
Control de efectividad. Después de haber pasado 3 o 4 semanas, es
conveniente tratar de medir la efectividad real del evento. Se trata de hacer 3 o
4 preguntas con el objetivo de calibrar si realmente el evento ha sido
beneficioso para el invitado. También esa una gran oportunidad para retomar el
contacto y recabar sugerencias de mejora.
Hacer una reflexión final Tu evento ha costado dinero y esfuerzo a todo tu
organización. Por esa sencilla razón, debes parar un momento, unas semanas
más tarde para hacer una reflexión honesta y sosegada. ¿A final ha sido un
éxito? ¿Ha producido beneficios? ¿Es una herramienta que debas volver a
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LECTURA
CONTENIDO
Los eventos La lectura que les presentamos a continuación, es un vistazo a la forma en la que varias empresas, organizaciones o instituciones preparan, planifican, realizan y evalúan sus eventos. El nivel de aprendizaje que ustedes, señoritas estudiantes, puedan alcanzar sobre este tema, es importante a la hora de organizar los eventos en sus diferentes trabajos.
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Construya un ensayo sobre la administración y logística de eventos (Lectura)
Construya un organizador gráfico con los elementos propuestos en el Proyecto 3
EQUIPO DE TRABAJO: 1…………………………………………………………………………………….
2…………………………………………………………………………………….
3…………………………………………………………………………………….
4…………………………………………………………………………………….
5……………………………………………………………………………………..
¿Cuánto podemos producir? (Evidencia de desempeño)
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