Adm del tiempo y productividad ppt

Y

COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONALMBA. LIC IVAN LIENDRE 

UNIVERSIDAD ABIERTA INTERAMERICANA 

¿Que impide hacer que lo primero sea lo primero?primero?

E i t l t l t id d d• Existe el momento y la oportunidad para cada cosa

• El éxito adquirido no da la satisfacción que se esperaba.

• Primera generación: Recordatorios, dejarse llevar por la corriente, pero sin perder de i t l d h l tivista lo que desea hacer con el tiempo

• Segunda generación: Planificar y prepararseT ó l f ó • Tercera generación: planificación, administración y control, aclaración de valores y prioridades llegar a aumentar la y prioridades, llegar a aumentar la productividad personal mediante la planificación y priorización diaria. planificación y priorización diaria.

I CUADRANTECrisisP bl i t

II CUADRANTEPreparaciónP ió

IMPO Problemas acuciantes

Proyectos con fecha de vencimiento, reuniones ypreparaciones

PrevenciónClarificación de valoresPlanificaciónCreación de relacionesVerdadera recreaciónCatalizar el poder interior

ORTANTE

Catalizar el poder interior

III CUADRANTEInterrupciones, algunas llamadas telefónicasCorrespondencia, informes, reunionesMuchos asuntos acuciantes e inmediatos

IV CUADRANTETrivialidades, ajetreoCorrespondencia publicitariaAlgunas llamadas telefónicas

NOIM

Muchos asuntos acuciantes e inmediatosMuchas actividades populares

Algunas llamadas telefónicasAcciones que representan pérdida de tiempoActividades de escape

PORTANT

• El cuadrante 1 esta echo de lo más importante y urgente

• El cuadrante 2 incluye lo importante pero no urgente

• El cuadrante 3 asuntos urgentes pero no importantes

E

El cuadrante 3 asuntos urgentes pero no importantes

• El cuadrante 4 no es urgente ni importante, el tiempo verdaderamente desperdiciado

• ¿Dónde pasamos verdaderamente nuestro tiempo?

• Hacer las cosas rápidamente no significa que están bien

• Al pasar de lo urgente a lo importante, surge el problema fundamental inmediato ¿Qué es lo primero y problema fundamental inmediato ¿Qué es lo primero y como se le da prioridad en la vida?

• Dejar un legado, significa que contribuimos, que somos capaces de producir una diferencia

R il i b i Recopilar: es importante saber que se tiene que recopilar y cómo hacerlo de la manera más eficaz, para así procesarlo de la forma , p pmás adecuada, la persona tiene que saber si realmente a capturado todo lo que deseaba capturar lo que puede representar algo que capturar, lo que puede representar algo que debe hacer y que en algún momento o futuro próximo lo hará.

Procesar: es el momento cuando sacamos las cosas, se asignan prioridades, hay que evaluar si las cosas que están dentro del in box, requieren acción o no, si la requiere se le da prioridad, sino, se la elimina de este in box o se la puede archivar.Una vez que la persona haya dado prioridad a sus ideas, notas o demás se categoriza esta categorización es así:categoriza, esta categorización es así:• Hacerlo: si una acción va a llevar menos de dos minutos, se debería

hacer en el momento en la que se defina.• Delegarlo: si la acción lleva más de dos minutos se debe preguntar a si Delegarlo: si la acción lleva más de dos minutos, se debe preguntar a si

mismo si es la persona adecuada para llevar la tarea a cabo, si la respuesta a esto es no, puede ser delegada a la persona o entidad apropiada.

• Posponerlo: si la acción lleva más de dos minutos y la persona es la adecuada para hacerlo, esta tendrá que posponerlo hasta más tarde y anotarlo en una de las listas de acción siguientes

Organizar: en este paso se procede a vaciar toda la información, están deberán separarse en función de 1. El número de acciones a las que deba seguirles la pista y 2 La frecuencia en la que varían los las que deba seguirles la pista y 2. La frecuencia en la que varían los contextos en los que habrá de llevarlas a cabo.

Próxima: son las cosas que se tienen que hacer rápido en • Próxima: son las cosas que se tienen que hacer rápido, en cuestión de segundos u horas, hasta días.

• Proyecto: se refiere a largo plazo sea personal o profesional, que se puede hacer en algún momentose puede hacer en algún momento.

• En espera: son cosas que dependen de otros para tomar una decisión.Al ú dí / l i i id d d i • Algún día/ tal vez: no tienen prioridad de tiempo, un poco vaga y que no necesita prioridad

• Revisar: ver el estado de las tareas y • Revisar: ver el estado de las tareas y proyectos, es decir lo que está en las carpetas no es estático hay que revisar carpetas no es estático, hay que revisar constantemente porque las prioridades cambian y se cambian los estados de las cambian y se cambian los estados de las cosas

• Hacer: los criterios que se necesitan para saber que hacer son:

• Contexto: no todas las cosas se pueden hacer en cualquier lugar, pero la mayoría requiere un lugar específico, la casa o la oficina, tener una herramienta de productividad a mano como un teléfono po una computadora.

• Tiempo disponible: en ocasiones tener una reunión de 5 minutos puede evitar tener que hacer muchas cosas, que si no lo hubiera p q qhecho tomarían más tiempo.

• Energía disponible: algunas acciones pueden demandar de una reserva de energía creativa y fresca.g y

• Prioridad: según el contexto, tiempo y la energía disponible es necesario ver que es lo primero.

Para tener en cuenta• Fije su propia velocidad • La persona debe revisar toda la correspondencia física o de internet y

tratar de resolver todo lo que le pueda llevar solo dos minutos.• Poner notas, recibos y demás en una bandeja de entrada, para poder

revisarlos• La persona debe procesar sus apuntes, tomar sus decisiones e

i d ió incorporar temas de acción y proyectos. • Explorar el calendario del pasado, identificar temas pendientes, datos y

transferirlos al sistema activo. Revisar el calendario del futuro• Revisar el calendario del futuro

• Examinar la lista de acción y marcar las acciones que ya han sido completadas

• Repasar la lista de espera• Repasar la lista de espera• Revisar el listado de “algún día” y “quizás”, y convertirlos en proyectos.

Borrar los temas que ya no le interesen.• Preguntarse a menudo ¿Cuál es el siguiente paso?Preguntarse a menudo ¿Cuál es el siguiente paso?

• Recopilar: La etapa de recopilación es a través de notas en un cuaderno de apuntes, notas en el sistema One Note y los correos p , yelectrónicos que llegan a la bandeja de entrada.

• Procesar: Cada apunte y correo electrónico que no pueda ser Procesar: Cada apunte y correo electrónico que no pueda ser ejecutado bajo la regla de los 2 minutos, se convierte en una tarea de Outlook

• Organizar: La tareas se las puede clasificar. Por ejemplo colores como: próximas acciones (rojo), en espera (amarillo), más adelante/quizás (verde) proyectos (azul)adelante/quizás (verde), proyectos (azul).Mediante una vista personalizada de la tareas, se puede verlas

todas ordenadas según su color y clasificación.

• Hacer: Las tareas se las agenda en el calendario de gOutlook según su impacto y urgencia, con lo cual se puede organizar las tareas a través del día y la semanasemana..

• Revisar: la clave del sistema GTD es la revisión e sar la cla e del s stema G D es la re s ón semanal, el invertir un par de horas a la semana para realizar esta revisión seria lo ideal para el buen funcionamiento del sistema funcionamiento del sistema.

• Reconfigurar OutlookReconfigurar Outlook

El O tl k GTD dd i• El Outlook GTD add-in

• La policía GTD

Lo primero que hay que hacer es “unclutter” un término p q y qmuy de lifehacker que viene a significar deshacer el desorden de estas formas:

• Sacar del Inbox las notificaciones de Facebook, Tuenti, Twitter, LinkedIn y cualquier otra red social uent , w tter, L nked n y cualqu er otra red soc al que la persona use.

• Sacar del Inbox las listas de correo que no sean íti l j t críticas para el sujeto.

• Sacar del Inbox el correo comercial.

• Etiqueta Action

• Hacer una nota en el calendario reservando tiempo: Esto se hace facilmente seleccionando en el propio mail el menú More Actions> Create Event y Google Calendar

• Poner en la lista de tareas pendientes: Para esto se tiene que quitar al correo la etiqueta Inbox y etiquetarlo como Action. Se q q y qpuede también arrastrando el correo (se puede hacer drag&drop) a la etiqueta correspondiente.

• Etiqueta WaitingCuando se pone algo en Waiting es porque la persona ha contestado o reenviado el mail y está esperando respuesta. Lo que se hace en estos casos es etiquetarlo como Waiting y sacarlo del Inbox.

Los usuarios del servicio de correo electrónico de Google, Gmail, pueden utilizar las etiquetas para crear listas y proyectos tal y p q p y p y ycomo se explica. Esto mantiene muchas de los conceptos de GTD pero puesto en marcha a través del correo electrónico

• Comentarios:El porqué de esto dos textos dentro de la psicología organizacional El porqué de esto dos textos dentro de la psicología organizacional son básicamente uno, que el sujeto aprenda a reconocer las verdaderas razones de las cosas y las verdaderas prioridades, sin importar el tiempo del reloj sino las ganancias que de estas se importar el tiempo del reloj sino las ganancias que de estas se puede obtener.

Los nuevos planes productos o lanzamientos dentro de la Los nuevos planes, productos o lanzamientos dentro de la organización tengan mayor alcance y mejor manejo

Aprovechar de la diversidad que se encuentra dentro de su Aprovechar de la diversidad que se encuentra dentro de su organización, sepa valorar cada uno de estos y desarrolle nuevas técnicas de trabajo en conjunto, así como el desarrollo de las habilidades y las competenciashabilidades y las competencias.