ACURIL XLI TAMPA, FLORIDA, 30 MAYO ACURIL XLI TAMPA, FLORIDA, 30 MAYO ACURIL XLI TAMPA, FLORIDA, 30 MAYO ACURIL XLI TAMPA, FLORIDA, 30 MAYO – – – 3 JUNIO, 2011 3 JUNIO, 2011 3 JUNIO, 2011 3 JUNIO, 2011 El Uso Efectivo de Dropbox para la Conservación de Documentos Patrimoniales Proyecto de ACURIL/EGCTI-UPR con el co-auspicio de la UNESCO, Región del Caribe y la América Latina The Effective Use of Dropbox for the Preservation of Patrimonial Documents
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Acuril XLI Dropbox for the preservation of patrimonial documents
Acuril XLI Dropbox for the preservation of patrimonial documents, Version Espanol
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El Uso Efectivo de Dropbox para la Conservaciónde Documentos Patrimoniales
Proyecto de ACURIL/EGCTI-UPR con el co-auspicio de la UNESCO,
Región del Caribe y la América Latina
The Effective Use of Dropbox for the Preservationof Patrimonial Documents
�El desarrollo de las Tecnologías de la Información y laComunicación (TIC) han tenido un significante progreso yabren nuevas oportunidades tanto para la provisión deservicios como para el acceso a la Información.
�Los procesos de modernización e informatización de lasorganizaciones se encuentran identificados primordialmentetanto por el empleo de recursos tecnológicos para la creacióny gestión de la información como por la aparición de nuevostipos y formatos documentales.
�Surgen entonces las interrogantes de cómo conservar ypreservar la información y además si será siempre accesiblela información que se genera en el ámbito digital.
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“La combinación de un soporte y la información registradaen él, que puede ser utilizado como prueba o para consulta”.(Diccionario de terminología archivística, 1988)
�Primario o Administrativo: Tiene por objetivo principalplasmar la gestión de una actividad determinada, el desarrollode una función que se manifiesta fehacientemente por laredacción escrita. (Vázquez Murillo, 2008)
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Archivos y BibliotecasArchivos y BibliotecasArchivos y BibliotecasArchivos y BibliotecasArchivos y BibliotecasArchivos y BibliotecasArchivos y BibliotecasArchivos y Bibliotecas
“Uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma ysoporte material, acumulados en un proceso natural por una persona oinstitución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados,respetando aquel orden, para servir como testimonio e información parala persona o institución que lo produce, para los ciudadanos o para servir
“Institución cuya finalidad consiste en la adquisición,conservación, estudio y exposición de libros y documentos”.(Diccionario de la real academia española, 2001)
“La colección organizada de libros impresos, revistas y otrosmateriales gráficos (audiovisuales, etc.) con un personalcorrespondiente para facilitar servicios a los usuarios segúnsus necesidades de información, investigación, educación yesparcimiento”. (UNESCO, 1994)
fundamental: los documentos, en tanto resultado de lagestión administrativa, tienen un valor probatorio de carácterjurídico-administrativo en un período determinado de suvida, durante el cual no son libremente accesibles.
“Objeto informativo que registra actos o transacciones de la sociedad yque por ende, posee una naturaleza funcional que le da valoradministrativo y patrimonial”. (Amoroso, 2009)
“Información creada, recibida y conservada como información yevidencia por una organización o individuo en el cumplimiento de sus
evidencia por una organización o individuo en el cumplimiento de susobligaciones legales o en el desarrollo de sus transacciones y actividadesde negocios”. (Norma ISO 15489, 2001)
Su definición no esta determinada por su soporte o por tipo de registro, sino por la función de la información que aportan.
� El efecto que la tecnología ha ejercido sobre los archivos ha
sido de consolidación, ya que conocer las mismas eidentificar las ventajas que ofrecen nos brindan laposibilidad de automatizar muchos procesos:almacenamiento y sustitución de soportes, transferencias,
Gestión Electrónica de DocumentosGestión Electrónica de Documentos
� Concebida para el desarrollo de todas lasactividades administrativas en un entorno ofimáticoque permita desde la entrada automática dedocumentos, el proceso de tramitación a través de la
ConservaciónConservación“Comprende los planes y prácticas específicas, relativos a la protección
de los materiales de archivo y bibliotecas frente al deterioro, los daños yel abandono, incluye los métodos y técnicas desarrollados por el personalespecializado” . (Dereau, 1988)
“Medidas destinadas a proteger adecuadamente los documentos, con elfin de prolongar su utilización en condiciones óptimas durante el mayortiempo posible”. (Carpallo, s.f.)
“Conjunto de procedimientos y medidas destinados alresguardo definitivo y el aseguramiento de la integridad físicade los documentos independientemente de su soporte”.(ICAI, 2006)
“Procesos a los que se recurre con el objetivo de conservarinformación y cualquier otro tipo de patrimonio documentalexistente en forma digital y de garantizar el accesopermanente a los mismos”. (Biblioteca Nacional deAustralia, 2003)
“Conjunto de actividades necesarias para asegurar que losobjetos digitales puedan ser localizados, accedidos yutilizados en el futuro”. (Gallart, 2009)
“Documentos que poseen dos características: sonconsiderados documentos de archivo, y a su vez sontestimonio de un evento o circunstancia”. (UNESCO, 2003)
por la conservación y la protección del patrimonio universal de libros,obras de arte y monumentos de interés histórico o científico…Facilitando, mediante métodos adecuados de cooperación internacional,el acceso de todos los pueblos a lo que cada uno de ellos publique”
seres humanos. Comprende recursos de carácter cultural,educativo, científico o administrativo e información técnica,jurídica, médica y de otras clases, que se generan directamente enformato digital o se convierten a éste a partir de materialanalógico ya existente”
Patrimonio Digital Patrimonio Digital (continuación)(continuación)
“…pueden ser textos, bases de datos, imágenes fijas o en movimiento,grabaciones sonoras, material gráfico, programas informáticos o páginasWeb, entre otros muchos formatos posibles dentro de un vastorepertorio de diversidad creciente”
¿¿Por qué conservar? Por qué conservar? (continuación)(continuación)
�Hay que preservar y poner a disposición de cualquierpersona el patrimonio digital de todas las regiones, nacionesy comunidades a fin de propiciar con el tiempo, unapresentación de todos los pueblos, naciones, culturas eidiomas. (UNESCO, 2003)
¿Cómo conservar y preservar?¿Cómo conservar y preservar?
� Los modos de preservación son distintos, como diversosson los recursos a proteger; lo importante es crear unprograma de conservación y preservación quecorresponda con los principios de:
� Su objetivo es normalizar las políticas, procedimientos yprácticas de la gestión de documentos de archivo con el finde asegurar su adecuada atención y protección, y permitirque la evidencia y la información que contienen puedarecuperarse de un modo más eficiente y eficaz.
Política y/o Plan de DesastresPolítica y/o Plan de Desastres
� Tiene como puntos esenciales, diagnosticar el estadoactual de las colecciones, establecer las prioridades depreservación y conservación, además de estimar el valor delas colecciones.
� Concienciar sobre la importancia de colecciones yrecursos, y como a través de la implementación del plan sepueden mejorar y mantener en mejor estado, reflejándoseen un beneficio económico para la institución.
II. Contexto (unidad de información, usuarios, colecciones y servicios).
III. Metas, objetivos y prioridades del plan
IV. Programa de Conservación, Preservación y Restauración (valor decolecciones o recursos a conservar, descripción y estado, actividadesde mantenimiento, preservación y conservación)
V. Plan de Desastres (capacitación del personal, identificación derecursos a salvar, documentos de respaldo, enlaces con agencias,área de recuperación, fuentes potenciales de desastres y riesgos,acciones a tomar)
Que los documentos sean accesibles por lossistemas tecnológicos existentes y que las personaspuedan presentar, recuperar y usar los mismosindependientemente del constante cambio de latecnología.
y compartir fotografías y videos en línea. Comercial
Es un servicio en línea que permite la visualización de material digitalizado electrónicamente, como libros, portafolios, números de revistas y periódicos,entre otros. Guarda copia de los documentos en línea.
� Todas las transmisiones de datos de archivos se produce a través de uncanal cifrado (SSL).� SSL es un protocolo para establecer un canal de comunicaciones seguro para evitar la
interceptación de información esencial o confidencial por la red y otrascomunicaciones de Internet. Proteger la transmisión de los mensajes.
� Todos los archivos almacenados en Dropbox son encriptados (AES-
� El máximo de espacio que ofrece cada cuenta es de 100GB.
� Cuando dos personas trabajan el mismo documento a la vez en ordenadores diferentes, Dropbox crea una segunda copia “conflicted copy” del mismo documento.
� Cuando se comparten capetas con otras personas el acceso a los documentos es total. No provee opción para asignar tipo de colaboración en la carpeta.
Recuperar documentosRecuperar documentosBúsqueda BásicaLa alternativa de búsqueda en Dropbox hace recuperación de información considerando las palabras utilizadas en el título de la carpeta o documentos.
� En el espacio disponible para hacer búsqueda colocamos la palabra que identifica el documento.
Referencias BibliográficasReferencias Bibliográficas� Amoroso, Y. (2009). Gobierno electrónico: el reto de la gestión y conservación permanente de la información digital. XIII Congreso Iberoamericano de derecho e
informática, Universidad de Lima, Perú (10-14 noviembre)
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