Acuerdo 8/2009, Instructivo para formular, tramitar y desvanecer los ...

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Dirección Posc.al: Apan::ado 349Teléfono 2232-6001 al 9

ACUERDO No. 8-2009

LA GERENCIA DEL INSTITUTOGUATEMALTECO DE SEGURIDAD SOCIAL

CONSIDERAN:QO

Que la Ley Orgánica del Instituto Guatemalteco de Seguridad Socialestablece que los miembros de la Junta Directiva, de la Gerencia, del ConsejoTécnico o del personal del Instituto que por dolo o culpa grave, ejecuten,consientan o permita-ri ejecutar operaciones contrarias a la presente ley o a susreglamentos, deben responder con sus propios bienes por las pérdidas que dichasoperaciones lleguen a irrogar al Instituto, sin perjuicio de las responsabilidadespenales o de otro orden que procedan.

Que es necesario disponer de un procedimiento ágil y eficaz que permita alInstituto tomar las acciones legales y administrativas en los casos que elDepartamento de Auditoría Interna emita pliego de reparos a funcionarios,empleados, ex funcionarios y ex empleados del Instituto, con el fin de garantizarel resarcimiento por el daño que se hubiere causado al patrimonio institucionalde conformidad con los motivos indicados en el considerando anterior.

Que se encuentra en vigencia el Acuerdo 30/2005 de Gerencia, queestablece el Instructivo para la Formu~ación de Observaciones y Reparos por elDepartamento de Auditoría Interna de fecha 8 de julio de 2005, el cual ha sidorevisado por lo cual se propone modificar y actualizar su contenido.

POR TANTO

Con base en lo considerado y en uso de las facultades que le confiere eltículo 15 de la Ley Orgánica del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social;

ACUERDA:

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Dirección Postal: Apar1:ado 349Teléfono 2232-6001 al 9

ACUERDA:

Dictar el siguiente:

INSTRUCTIVO PARA FORMULAR, TRAMITAR Y DESVANECER LOSPLIEGOS DE REPAROS EMITIDOS POR ELDEPARTAMENTO DE AUDITORÍA INTERNA

CAPÍTULO 1GENERALIDADES

ARTÍCULO 1. RES;pONSABIL~DAD. Los funcionarios y empleados al serviciodel Instituto Guatemalteco de Seguridad Social en el desarrollo de sus funciones,son responsables de la guarda, custodia, manejo, conservación en forma íntegra yen buenas condiciones de los valores y bienes que tengan a su cargo, así comotambién, deben cumplir con las leyes, reglamentos, disposiciones legales vigentesy con las tareas que se les asigne.

CAPÍTULO IIDEL PLIEGO DE REPAROS

ARTÍCULO 2. PLIEGO DE REPAROS: Es la objeción por escrito que elDepartamento de Auditoría Interna formula a funcionarios, empleados, exfuncionarios o ex empleados del Instituto para que reintegren una cantidaddeterminada de dinero por haber ocasionado daño al patrimonio institucional, yasea por acción u omisión directa en el ejercicio de su cargo o puesto de trabajo.

El formulario que el Departamento de Auditoría Interna utiliza para emitirpliegos de reparos, debe contener los datos siguientes:

a) Lugar y fecha;b) Número correlativo que corresponde al pliego de reparos, cuyo orden deberá

iniciar el Departamento de Auditoría Interna cada año, seguido de las dosúltimas cifras del año en que se emite;Valor del pliego de reparos en quetzales el cual deberá ser expresado enletras y números.Nombre de la persona responsable.

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. e) Nombre del cargo o puesto de trabajo que ocupa o bien que ocupó la personaresponsable del pliego de reparos.

f) Descripción de los hechos, motivos, razones, circunstancias y cualquiersituación que da origen al pliego de reparos.

g) Plazo que se le concede al responsable para desvanecer el pliego de reparos,emitido en su contra.

h) Indicación que al evacuar la audiencia, debe presentar los medios de pruebade descargo que tenga a su favor.

i) Cita de leyes que se aplican según el oaso.j) Nombre y firma del Auditor que formula el pliego de reparos, y;k) Nombre y firma del Jefe del Departamento de Auditoría Interna qUien

aprueba lo actu~do por el Au~tor.

CAPÍTULO IIIPROCEDIMIENTO

ARTÍCULO 3. NOTIFICACIÓN: El Departamento de Auditoría Internanotificará el pliego de reparos al responsable, en forma personal, por correocertificado con aviso de recepción o por medio del Jefe inmediato superior,entregándole copia legible del mismo.

En el expediente quedará constancia del. día y horaqe la notificación; ellugar donde se realizó; identificación precisa del Pliego de Reparos que senotifica, la forma en que se notificó, nombre de la persona que recibió lanotificación; si dicha persona firm6 o se negó a firmar, nombre, cargo y firma dequien realizó la notificación.

ARTÍCULO 4. AUDIENCIA: El Departamento de Auditoría Interna concederáaudiencia por el plazo de diez días contados a partir del día siguiente de lanotificación, de el cual podrá autorizar prórroga hasta por cinco días más, paraque la persona afectada presente los medios de prueba que tenga a su favor parael descargo de las responsabilidades que se le señalan, debe responder enmemorial dirigirse al Jefe del Departamento de Auditoría Interna y adjuntar losmedios de prueba.

ARTÍ ULO 5. PLAZO: Vencido el plazo concedido, evacuada o no la audiencia,el partamento de Auditoría Interna tendrá cinco días hábiles para analizar el

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expediente del pliego de reparos o llevar a cabo la investigación que considerepertinente y a continuación traslada el caso a la Subgerencia Financiera,acompañando el informe final y definitivo al expediente cuando considere firme elpliego de reparos o bien que suceda lo siguiente:

a) Cuando la respuesta del interesado, sea frívola o improcedente o losmedios de prueba aportados no sean suficientes para desvanecer el pliegode reparos según criterio del Auditor y' del Jefe del Departamento deAuditoría Interna; y,

b) Cuando haya vencido el plazo concedido para desvanecer el pliego dereparos.

ARTÍCULO 6. CONFIRMACIÓN DEL PLIEGO DE REPAROS: Al recibir elexpediente la Sub gerencia Financiera, realizará el análisis del mismo y si estimanecesaria la práctica de diligencias probatorias, las señalará detalladamente yfijará plazo dentro del cual debe responder el Departamento de AuditoríaInterna. .

Finalizado el trámite ordenado, dentro del plazo de cinco días hábilessiguientes a la última diligencia, la Sub gerencia Financiera dictará resoluciónfundamentada en sanos principios de equidad y justicia,. ~ebiendo tomar enconsideración que si la documentación y medios de prueba que aporta elDepartamento de Auditoría Interna no constituyen suficiente evidencia,declarará desvanecido el pliego de reparos o lo modificará y sólo en' casos que laevidencia sea suficiente, competente y pertinente, confirmará lo resuelto yactuado por el Departamento de Auditoría Interna.

La resolución será notificada al afectado, al Jefe inmediato del mismo sihubiere, al Departamento de Auditoría Interna así también al Departamento deContabilidad para la apertura de la cuenta deudora, la cual el DepartamentoLegal hará constar en acta notarial de saldo deudor que servirá posteriormentede título ejecutivo para el cobro judicial respectivo.

ÍCULO 7. DESVANECIMIENTO: El pliego deesvanecido por la persona afectada en los casos siguientes:

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a. Si demuestra en forma razonada y documentada que no es responsable dela objeción que se le señala,

b. Si reintegra la suma de dinero objeto del pliego de reparos.c. Si da cumplimiento a las objeciones señaladas por el Departamento de

Auditoría Interna.

ARTÍCULO 8. ACEPTACIÓN Y PAGO: La persona a'quien se emite un pliegode reparos, por convicción propia podrá aceptar y reconocer voluntariamente laresponsabilidad respecto a la objeción que. se le, formula, aceptando en cualquiermomento el pago a favor del Instituto. Dicho valor lo puede cancelar en sutotalidad o bien solicitar a la Gerencia la suscripción de un convenio de pago quedebe ser elaborado por el Departamento Legal; la Gerencia al aprobar lasolicitud cursará el expediente a' la Sub gerencia Financiera, para realizar lostrámites administrativos, documentar y efectuar el registro contable de cada unade las amortizaciones.

ARTÍCULO 9. EXFUNCIONARIOS y EX EMPLEADOS: Cuando el pliego dereparos se refiera a ex funcionarios o bien a ex empleados de la institución, unavez confirmado la Subgerencia Financiera cursará el expediente a la Gerenciapara instruir al Departamento Legal que plantee el trámite de demanda ante lostribunales competentes. Igual trámite se dispondrá en los casos que losfuncionarios o empleados no manifiesten voluntad de firmar cqnvenio de pago.

CAPÍTULO IVRECURSOS LEGALES

~ ARTÍCULO 10: RECURSO DE REVOCATORIA: Procede el Recurso de

/ \" Revocatoria en contra de las resoluciones que dicte la Subgerencia Financiera en\. los casos de los pliegos de reparos emitidos por el Departamento de Auditoría\\ Interna, tomando en consideración que dichas resoluciones constituyen

\. resolucioneg de ..Gerencia, el recurso debe ser interpuesto dentro de los cinco días

,/~~tes -a-la--fe~'<:te. notifi~ión_~e~ resoluci,ón, en memorial' dirigido "al'" "

Gerente del Institutd q,..lJÍen~udiJFá el ~~so y con opinión razonada enviará el '¡exp~diente a Junta -Directiva p-ar-ar.e,solver dentro de los cinco días posteriores a

c'fecha de recibido, estando facultad~ para revocar, modificar o cOI\firmar laD~ resolución de la Subgerencia Financiera. " - - '

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ARTÍCULO 11. ACCIONES ADMINISTRATIVAS: La Gerencia al conocer laresolución de la Junta Directiva que confirma o modifica la resolución de laSub gerencia Financiera, dictará instrucciones al Departamento de RecursosHumanos para aplicar el Reglamento General para la Administración delRecurso Humano al Servicio del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social, alDepartamento Legal para que inicie las acciones que procedan con el objetivo dedeterminar propuestas de pago por parte de la persona responsable o bien pararequerir el pago ant~ el órgano jurisdiccional competente fundamentándose enacta notarial de saldo deudor que servirá de títu)o ejecutivo para el cobro judicial.

CAPÍTULO VDISPOSICIONES ESPECIALES

ARTÍCULO 12. REGISTRO Y CONTROL: La Gerencia del Instituto, alconcluir el procedimiento de cada pliego de reparos después de haberse emitido laresolución que corresponde por parte de la Junta Directiva, devolverá el expedienteoriginal al Departamento de Auditoría Interna para su guarda, custodia yconsulta cuando sea necesario.

ARTICULO 13. SOLVENCIA DE REPAROS: El Departa,mento de AuditoríaInterna es responsable de llevar el registro y control de los pliegos de reparos, elcual será necesario para emitir las solvencias de reparos, para lo cual tiene laobligación de mantener comunicación permanente con los Departamentos deContabilidad, Legal y Recursos Humarios con el objeto de conocer el saldo de ladeuda y el detalle de los pagos realizados por cada persona. .

ARTÍCULO 14. EXPEDIENTE PERSONAL: Copia de los pliegos de °reparosratificados mediante resolución de la Sub gerencia Financiera, así como copia de

ola demanda presentada ante las instancias legales correspondientes, pasarán aformar parte ° del expediente del funcionario o del trabajador en el Departamentod~ Recursos Humanos o bien de los expediente de ex funcionarios y extrab.a1fuÍores.

ARTÍCULO 15. REGISTRO ESPECIAL: El Departamento de Auditoría\S'.<'Jnternadebe llevar un registro específico por cada uno de los pliegos de reparos

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emitidos el cual debe contener la información necesaria y además debe serpermanentemente. La reincidencia de parte de un funcionario o empleado en lascausales que dan origen a un pliego de reparos por un mismo motivo o pordiversa razón, debe ser comunicada en forma razonada a la Gerencia y a laJefatura del Departamento de Recursos Humanos, para aplicar las medidas queprocedan conforme a leyes.

ARTÍCULO 16. PRESENTACIÓN DE DENUNCIA: El Departamento deAuditorí-a Interna debe presentar la denuncia ante el Ministerio Público deconformidad con la ley en los casos que los funcionarios o empleados incurran endelitos y en lo posible debe proceder coordinadamente con el DepartamentoLegal y de ser necesario también coordinar con la Contraloría General deCuentas.

ARTÍULO 17. SEGUIMIENTO: El Jefe del Departamento de Auditoría Internadebe comprobar periódicamente si se han cumplido las recomendacionescontenidas en el informe de auditoría que se relacionan con los pliegos dereparos no desvanecidos por el responsable, en cuyo caso debe informar a laGerencia para que dicte las medidas que procedan.

CAPÍTULO VIDISPOSICIONES FINALES

ARTÍCULO 18. CASOS PENDIENTES: Los casos que se encuentrenpendientes de resolver antes de la. vigencia del presente reglamento, deben serresueltos de conformidad con las normas vigentes en la fecha de la emisión delpliego de reparos

ARTÍCULO 19. CASOS NO PREVISTOS: Los casos no previstos IDcQmprendidos en el presente reglamento así como en disposiciones yprocedimientos anteriores, serán resueltos por la Gerencia del Instituto.

A}'TÍCULO 20. DEROGATORIA: Queda derogado el Acuerdo de Gerenciaúmero 30/2005 de fecha 8 de julio de dos mil cinco, así como las normas,

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