Universidad José Antonio Páez Centro de Extensión CEUJAP Diplomado de Gestión de la Calidad y Productividad Actualización de los Documentos del Departamento de Control de Procesos de General Motors Venezolana, C.A., Centro de Servicio y Pos-Venta (CSPV). Lugo Pedro, 16.785.6 28 Meza Jhonna, 15.225.1 76 Villegas Eliasib, 17.257.8 88
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Universidad José Antonio Páez
Centro de Extensión CEUJAP
Diplomado de Gestión de la Calidad y Productividad
Actualización de los Documentos del Departamento de Control de Procesos de General Motors Venezolana, C.A.,
Centro de Servicio y Pos-Venta (CSPV).
San Diego, Octubre de 2010
Lugo Pedro, 16.785.628
Meza Jhonna, 15.225.176
Villegas Eliasib, 17.257.888
ACTA EJECUTORIA
INDICE
Introducción…………………………………………………………………………. 1
Capítulo I
1.1. Identificación del Problema………………………………………………. 2
1.2. Historia……………………………………………………………………….. 2
1.3. Misión y Visión……………………………………………………………… 5
1.4. Estructura de la Organización…………………………………………… 5
Capítulo II
2.1. Planteamiento del Problema……………………………………………….. 7
organización para cumplir los requisitos del cliente, los legales y
reglamentarios aplicables al producto y los propios de la organización.
Revisión de las Normas ISO 9001 y sus objetivos.
Dos de los objetivos más importantes en la revisión de la serie de
normas ISO 9000 han sido:
Desarrollar un conjunto simplificado de normas que sean igualmente
aplicables a organizaciones pequeñas, medianas y grandes.
Que la cantidad y detalle de la documentación requerida, sean más
adecuados a los resultados deseados de las actividades del proceso
de la organización.
La Norma ISO 9001:2008 Sistemas de gestión de la calidad -
Requisitos ha alcanzado estos objetivos, y el propósito de esta orientación
adicional es explicar la intención de la nueva norma específicamente en lo
relativo a la documentación.
La Norma ISO 9001:2008 permite flexibilidad a la organización en cuanto
a la forma que escoge para documentar su sistema de gestión de la calidad
(SGC). Esto permite que cada organización desarrolle la mínima cantidad de
documentación necesaria a fin de demostrar la planificación, operación y
control eficaces de sus procesos y la implementación y mejora continua de la
eficacia de su SGC.
17
¿Qué es un documento?
Es una información o datos que poseen significado. Su medio de soporte
puede ser: papel, disco magnético, óptico, electrónico, fotografía o muestra
patrón o una combinación de estos. Con frecuencia, un conjunto de
documentos se denomina “documentación”.
Los objetivos principales de la documentación de una organización,
independientemente de que tenga o no implementado un SGC formal son los
siguientes:
Comunicación de la información
Como una herramienta para la comunicación y la transmisión de la
información. El tipo y la extensión de la documentación dependerá de la
naturaleza de los productos y procesos de la organización, del grado de
formalidad de los sistemas de comunicación y de la capacidad de las
personas para comunicarse dentro de la organización, así como de su
cultura.
Evidencia de la conformidad
Aporte de evidencia de que lo planificado se ha llevado a cabo realmente.
Compartir conocimientos
Para difundir y preservar las experiencias de la organización. Un ejemplo
típico sería una especificación técnica, que puede utilizarse como base para
el diseño y desarrollo de un nuevo producto.
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Requisitos para la Documentación de la Norma ISO 9001-2008
En la Clausula 4.2.1 Generalidades de la Norma ISO 9001-2008
expresa: “La documentación del sistema de gestión de la calidad debe
incluir:
a) Declaraciones documentadas de una política de la calidad y de los
objetivos de la calidad
b) Un manual de la calidad
c) Los procedimientos documentados y los registros requeridos por esta
Norma Internacional y
d) Los documentos, incluidos los registros que la organización determina
que son necesarios para asegurarse de la eficaz planeación,
operación y control de sus procesos.”
Por lo tanto se debe hacer énfasis en el hecho de que la Norma ISO 9001
requiere (y siempre ha requerido) un “sistema de gestión de la calidad
documentado”, y no un “sistema de documentos”.
No conformidades
Al realizar auditorías de sistemas ya sea de calidad, seguridad o ambiente, el
incumplimiento de algún requisito de dichas normas se convierte en una NO
CONFORMIDAD con respecto a la norma. La NO CONFORMIDAD con lleva
a unas acciones correctivas y preventivas las cuales garantizaran que las
situaciones detectadas no deberían de volver a ocurrir. Según la Norma ISO
9000-2000 se tiene la definición de acciones correctivas y preventivas:
Acción correctiva: acción tomada para eliminar las causas de una no
conformidad de un defecto o cualquier otra situación indeseable detectada.
19
Acción preventiva: acción tomada para eliminar la causa de una no
conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.
20
CAPÍTULO III
3.1. Operacionalización de los Objetivos
Objetivo 3.1.1 Diagnóstico de la documentación que lleva a cabo el
Departamento de Control de Procesos en el almacén de repuestos de CSPV.
El Departamento de Control de Procesos de GMV-CSPV, actualmente ha
realizado modificaciones al proceso que llevan a cabo en el Almacén, lo cual
trae consigo la modificación de la documentación del Sistema de Gestión de
la Calidad que permitan cumplir con los requerimientos establecidos por la
Norma ISO 9001, implantada en la empresa, es por ello que se requiere de la
revisión de la documentación, a través de entrevistas con el gerente del área,
supervisores y líderes de línea, así como también de observaciones en cada
área del proceso y registros del proceso actual.
Se confirma con el personal encargado de cada área como realizan el
proceso y los cambios de mejora que proponen para que sepan que la
empresa los esta tomando en cuenta y se forme el sentido de compromiso,
cumpliéndose con lo establecido en la Norma ISO 9001, específicamente en
la cláusula 6.6.2 “Competencia, formación y toma de conciencia”, ítem d,
que indica: “La organización debe asegurarse de que su personal es
consciente de la pertinencia e importancia de sus actividades y de
cómo contribuyen al logro de los objetivos de la calidad”.
21
Objetivo 3.1.2 Identificar los documentos del Departamento de Control de
Procesos, que están desactualizados y no declarados en el SGC.
Una vez realizado el diagnóstico de los documentos que le aplican al
Departamento de Control de Procesos, se procede a la identificación de
aquellos que se encuentren desactualizados, ya sea por modificaciones en el
proceso o en el documento, nuevos formatos, revisiones que no hayan sido
actualizadas, y documentos que no estén publicados en la “Lista Maestra de
Documentos”, todo esto se realiza a través de entrevistas con los operarios y
el supervisor del área para verificar que se esté cumpliendo con los
requerimientos de la Norma ISO 9001, la cual indica que cualquier
documento generado dentro de un proceso, debe estar incluido en el Manual
de la Calidad, así como también el personal asociado y alcance de los
mismos.
Obteniéndose como documentos desactualizados, los que se listan a
continuación:
Tabla 3.1
Documentos desactualizados del manual de calidad en GMV-CSPV.
Código Nombre del Documento
F-GC-PV-006 Instructivo de llenado del formato Disposal.
F-GC-PV-010 Instructivo de llenado del formulario “Reporte de Material
Dañado, Sobrante o Faltante” (O.S.D.).
I-GC-PV-004 Instructivo de trabajo para Ajuste de Piezas por Sistema.
I-GC-PV-017 Instructivo de trabajo para el Reporte del Material
22
Faltante, Sobrante o Dañado en Tránsito.
P-GC-PV-017 Procedimiento para el Control de Material dañado,
Sobrante o Faltante.
P-GC-PV-020 Procedimiento de Inventario Físico
P-GC-PV-029 Procedimiento de Pre-inventario Físico
P-GC-PV-074 Procedimiento para la Declaración y Destrucción de
Partes y Accesorios Scrap para el área de Post-Venta.
M-AC-CA-001 Manual de la Calidad
Objetivo 3.1.3 Actualizar los documentos del Departamento de Control de
Procesos del Almacén de CSPV.
Finalmente se actualizan los documentos identificados en el objetivo
anterior y los generados del proceso actual, el supervisor del área hace las
revisiones pertinentes junto con su equipo de trabajo, se realizan reuniones
para la aprobación, colocando la fecha de revisión, se buscan las firmas de
los Departamentos involucrados para cada documento, y por último se
envían al Departamento de Control de Calidad para que actualicen los
mismos en la “Lista Maestra de Documentos” y dicha información se difunda.
23
CAPÍTULO IV
3.1. Factibilidad
Después de definir la problemática de la actualización de los
procedimientos del Departamento de Control de Procesos en el almacén de
Centro de Servicio y Post-Venta y establecer las causas que ameritan dicha
actualización, se hace necesario realizar un pequeño estudio ó estimación de
la factibilidad de la propuesta de actualización, para determinar los recursos
necesarios como son: Personal entrenado, tecnología apropiada para el
control de los procesos y materiales requeridos (computadoras, papel,
impresoras, cartuchos de impresora) para garantizar el cumplimiento de éste
objetivo.
3.1.1. Recursos Humanos
El personal que labora dentro de las instalaciones del almacén de GMV
Post-Venta específicamente en el área de Control de Procesos, se encuentra
actualmente calificada con un alto grado de experiencia, el cual puede
garantizar las acciones que sean necesarias para la actualización de los
procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad para que sean las
adecuadas y precisas, por lo tanto no implica gasto alguno, al contrario
24
favorece aún más la propuesta en cuestión, ya que, la empresa no tiene que
contratar un ente externo o realizar entrenamientos.
3.1.2. Recursos Técnicos
Para el buen desarrollo de las actualizaciones de los procedimientos del
Departamento de Control de Procesos en GMV Post-Venta, el recurso
técnico utilizado dentro del almacén para llevar a cabo los procesos que se
dan en el mismo, es el software comercial llamado SAP, el cual es un
sistema de información que gestiona de manera integrada, "on-line", todas
las áreas funcionales de la empresa. Sin embargo, GMV Post-Venta ya
cuenta con este sistema y el personal a cargo lo maneja, lo cual no implica
ningún gasto a la empresa solo el de la renovación de la licencia. Lo cual da
como resultado de éste estudio técnico que en la actualidad, la empresa
posee la infraestructura tecnológica necesaria para el desarrollo y puesta en
funcionamiento de la actualización propuesta.
3.1.3. Recursos Materiales
La actualización de los procedimientos que se llevan a cabo en el
Departamento de Control de Procesos lleva consigo una necesidad de
recursos materiales como son: Computadoras, resmas de papel, cartuchos
de impresoras y carpetas para archivar los procedimientos en físico junto con
el manual del Sistema de Gestión de Calidad. En lo que respecta a las
computadoras éstas se encuentran en las instalaciones y no generarían
25
gastos y no hace falta actualizarlas. Como el número de procedimientos no
son tan altos (9) se generan pocos gastos, prácticamente insignificantes.
3.1.4. Recursos Financieros
En cuanto a los recursos financieros, la actualización de los dichos
procedimientos no requiere de una gran inversión de capital monetario por lo
que la empresa no se ve envuelta en condiciones de: pedir préstamos a
terceros, divisas etc. Lo cual favorece y promueve la pronta aprobación o
aceptación de la propuesta indicada. A Continuación se presenta una tabla
con los recursos necesarios para la implementación de la propuesta.
Tabla 4.1
Recursos necesarios para la implantación de la Propuesta
Materiales Precio (BsF)
Resma de hojas tamaño carta 50
Carpetas 50
Separadores 40
Tóner para impresora 200
Total 340
26
CAPÍTULO V
5.1. Propuesta
5.1.1. Nombre de la Propuesta
Actualización de la Documentación del Departamento de Control de
Procesos de GMV-CSPV.
5.1.2. Introducción de la Propuesta
Con la actualización de la documentación de los procesos que se llevan a
cabo en el Departamento de Control de Procesos de GMV-CSPV se
garantiza la integridad de los requisitos de la Norma ISO 9001 del Sistema
de Gestión de la Calidad implantado en la empresa, evitando No-
conformidades del proceso con respecto al SGC.
5.1.3. Objetivo de la Propuesta
Garantizar la confiabilidad de los procesos en el SGC implantado en
GMV-CSPV a través de la documentación.
27
5.1.4. Estructura de la Propuesta
La propuesta está compuesta por cinto etapas básicas que se
enumeran a continuación:
5.1.4.1. Revisión
En esta primera etapa de la propuesta se seguirán los siguientes pasos:
Identificación de Documentos del Departamento de Control de
Procesos en CSPV: Es facilitado por el Supervisor del Departamento,
realizándose una lista de los documentos que aplican al área de estudio,
teniéndose los siguientes:
Código Documento
F-GC-PV-006 Instructivo de llenado del formato Disposal.
F-GC-PV-010 Instructivo de llenado del formulario “Reporte de Material
Dañado, Sobrante o Faltante” (O.S.D.).
I-GC-PV-004 Instructivo de trabajo para Ajuste de Piezas por Sistema.
I-GC-PV-017 Instructivo de trabajo para el Reporte del Material Faltante,
Sobrante o Dañado en Tránsito.
P-GC-PV-017 Procedimiento para el Control de Material dañado,
Sobrante o Faltante.
P-GC-PV-020 Procedimiento de Inventario Físico
P-GC-PV-029 Procedimiento de Pre-inventario Físico
P-GC-PV-063 Procedimiento para realizar Inventario Físico Cíclico en
Partes y Accesorios.
P-GC-PV-074 Procedimiento para la Declaración y Destrucción de Partes
y Accesorios Scrap para el área de Post-Venta.
28
Revisión del Procedimiento de Control de Documentos:
Para la revisión de los documentos se hizo necesario revisar el
procedimiento P-GC-CA-001 “Procedimiento de Control de Documentos”,
para seguir los lineamientos referidos a los requerimientos de la norma que
se mencionan a continuación:
a) aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su
misión,
b) revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y
aprobarlos nuevamente,
c) asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de la
versión vigente de los documentos,
d) asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos
aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso,
e) asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente
identificables,
f) asegurarse de que los documentos de origen externo, que la
organización determina que son necesarios para la planificación y la
operación del sistema de gestión de la calidad, se identifican y que se
controla su distribución, y
g) prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y
aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por
cualquier razón.
El cual se encuentra en el Manual de Calidad de CSPV, se dio lectura
del mismo para conocer la estructura y formato de los procedimientos
documentados.
29
Determinación del impacto de los cambios realizados en otros
procesos o documentos del SGC.
En la tabla que se muestra a continuación se observan aquellos
procesos que se encuentran relacionados con el proceso en revisión y
deben revisar su documentación para garantizar la integridad del SGC
que ha implantado en la empresa:
Tabla 5.1
Procesos relacionados con el Proceso en revisión
Documento Responsable Procesos relacionados
Responsable del Proceso
relacionado
F-GC-PV-006Supervisor General del Almacén ----- -----
F-GC-PV-010
Supervisor General del Almacén
Recibo Control de
Inventario Material local
e Importado
Supervisores de dichos procesos
I-GC-PV-004Supervisor General del Almacén ----- -----
I-GC-PV-017Supervisor General del Almacén ----- -----
P-GC-PV-017
Supervisor General del Almacén
Control de Inventario
Supervisor de almacén y del proceso
P-GC-PV-020
Supervisor Control de Procesos
Finanzas Control interno Gerencia
Director de Finanzas
Gerente de Operaciones y General
P-GC-PV-029Supervisor de Control de Procesos
Finanzas Control interno Gerencia
Director de Finanzas
Gerente de Operaciones y General
Supervisor General del
30
P-GC-PV-074 Almacén ---- -----
M-AC-CA-001
Coordinador del Sistema de Gestión de la Calidad
----- -----
Revisión del Manual de la Calidad
Para la revisión del Manual de la Calidad, se verificaron los
siguientes puntos para los cuales el manual cumple con los requisitos
de la Norma ISO 9001-2008:
a) La organización estableció y mantiene un Manual de la Calidad.
b) Esta definido el alcance del SGC (¿Qué es lo que abarca la
organización?)
c) Los procedimientos documentados establecidos para el SGC y
listas de ellos.
d) Descripción de la interacción de los diferentes procesos del SGC
para cada uno de los departamentos.
Evidencias de la revisión y aprobación de documentos. Para realizar
este paso se utilizó del formato F-GC-CA-100 “Control de Modificación
y/o Baja de Documentos”, (Ver Anexo 1), a través del cual se
identificaron los siguientes aspectos:
1. Cambios realizados a los documentos
2. Identificación de Responsables del área o departamento
3. Razón para la modificación y/o baja del documento
5.1.4.2.- Actualización
31
Una vez revisados los documentos que aplican al Departamento de
Control de Procesos con el Supervisor del área, se actualizan aquellos que
presenten modificaciones en el proceso o en el documento, que no hayan
sido publicados en la “Lista Maestra de Documentos”, elaborándose un
Check List de los mismos (Ver Anexo 2), para detallar porque fue necesaria
la actualización, siendo actualizados y generados del proceso actual, los
siguientes documentos:
Documentos Actualizados
Código Nombre del Documento
F-GC-PV-006 Instructivo de llenado del formato Disposal
F-GC-PV-010 Instructivo de llenado del formulario “Reporte de Material
Dañado, Sobrante o Faltante” (O.S.D.)
I-GC-PV-004 Instructivo de trabajo para Ajuste de Piezas por Sistema.
I-GC-PV-017 Instructivo de trabajo para el Reporte del Material
Faltante, Sobrante o Dañado en Tránsito
P-GC-PV-017 Procedimiento para el Control de Material dañado,
Sobrante o Faltante
P-GC-PV-020 Procedimiento de Inventario Físico
P-GC-PV-029 Procedimiento de Pre-inventario Físico
P-GC-PV-074 Procedimiento para la Declaración y Destrucción de
Partes y Accesorios Scrap para el área de Post-Venta
M-AC-CA-001 Manual de la Calidad
Documentos Generados
F-GC-PV-004 Formato de Análisis de Diferencia de Inventario P&A
F-GC-PV-006 Formato de Reporte de Material Disposal
32
F-GC-PV-010 Formato de Reporte de Material Dañado, Sobrante o
Faltante (O.S.D.)
I-GC-PV-000 Instructivo de Llenado del Formato de Análisis de
Diferencia de Inventario P&A
En el anexo 3, se muestran los cambios realizados a los documentos a
través del formato F-GC-CA-100 ““Control de Modificación y/o Baja de
Documentos”.
5.1.4.3.- Implementación
Para la implementación de dicha propuesta se deben seguir los siguientes
pasos:
1. Se hace entrega de los documentos al Supervisor del
Departamento de Control de Procesos quien se encarga de la
revisión para su posterior aprobación.
2. El Supervisor del Departamento de Control de Procesos busca las
firmas necesarias para cada uno de los documentos.
3. Se envían dichos documentos revisados, generados y aprobados a
la Coordinación del Sistema de Gestión de la Calidad para que
registre dicha modificación y creación en la “Lista Maestra de
Documentos”.
4. Se difunde a todo el personal sobre la actualización de dichos
documentos a través de correos electrónicos y Lotus.
5. A través de auditorías establecidas en el plan de auditoría del SGC
se realiza seguimiento de la efectividad de los documentos.
33
5.1.4.4.- Plan de Auditoría
Objetivos
Determinar si el proceso en estudio esta conforme con los requisitos
de la Norma ISO 9001-2008, respecto al SGC implantado en la
empresa.
Determinar si el sistema ha sido debidamente implantado y
mantenido.
Alcances
Todas las actividades, productos y servicios del departamento de
control de procesos del CSPV de GMV.
Criterios
Norma ISO 9001-2008
No Conformidad y Observaciones
En el anexo 6, se muestra un Check List de Auditoría referente los ítems
4.2.1 “Documentación del SGC” y 4.2.3 “Control de Documentos”.
Auditores
Auditor Líder y Auditores Internos
Recursos Necesarios
34
Una Sala para las reuniones de los auditores
Una Copia no controlada de toda la documentación del SGC
Definición de los responsables de atender la auditoria para cada una
de las actividades establecidas en el plan
Equipo de protección personal y ropa especial, en caso de ser
necesario en alguna área de trabajo
5.1.4.5. Ajuste
Establecimiento de acciones correctivas
Tener una lista que incluya todas las no conformidades resultantes de
cada auditoria
Estados (Abierta o cerrada) de cada una de las no conformidades
Descripción de el hallazgo encontrado
Responsable de área o departamento
Identificación de la causa raíz (Método 5 por que?)
Fecha de Compromiso de Cierre de No conformidad
5.1.4.6.- Indicadores de la propuesta
A continuación se muestran a través de su respectiva hoja de especificación
aquellos indicadores que se utilizarán para la implementación de dicha
propuesta:
35
Indicador 1: A través de este indicador se garantizará que se cumpla
de acuerdo a la norma con la documentación del SGC implantado en
la empresa.
Especificación de Indicadores de GestiónNombre o identificación del Indicador:Porcentaje del cumplimiento de la documentación del SGCObjetivo del Indicador:Garantizar el cumplimiento de la documentación en el SGCFórmula Matemática para el Cálculo
Glosario Unidad
%DocCP: Porcentaje de documentos por cambios en el proceso.%DocCD: Porcentaje de documentos por cambios en el documento%DocC: Porcentaje de documentos que cumplen
Porcentaje (%)
Frecuencia:
Responsable:
36
Indicador 2: A través de este último indicador se quiere garantizar
la conformidad del SGC implantado en la empresa.
Especificación de Indicadores de GestiónNombre o identificación del Indicador:Porcentaje de la no-conformidad del SGCObjetivo del Indicador:Garantizar la conformidad del SGC en la empresaFórmula Matemática para el Cálculo
Glosario Unidad
%NCSGC: Porcentaje de no conformidades del SGC.
Porcentaje (%)
Frecuencia:
Responsable:
37
CAPÍTULO VI
6.1 Conclusiones y Recomendaciones
6.1.1. Recomendaciones
1. Revisar los documentos de los otros Departamentos del Centro de
Servicios y Post-Venta, para comprobar que se esta cumpliendo con
la norma ISO 9001.
2. Seguir al pie de la letra la metodología para la implementación de la
propuesta.
6.1.2. Conclusiones
1. En la fase diagnóstico se verificó los cambios y modificaciones de
los procesos que se llevan a cabo en el departamento de control de
procesos.
2. Se actualizaron 9 documentos y se generaron 4.
3. La propuesta consta de 5 etapas: revisión, actualización,
implementación, plan de auditoria y ajuste.
4. Los recursos materiales necesarios para la implementación de la
propuesta son computadoras, resmas de papel, cartuchos de
38
impresoras y carpetas para archivar los procedimientos en físico junto
con el manual del Sistema de Gestión de Calidad.
5. Los recursos necesarios para la implantación de la propuesta
apenas alcanzan los 340 BsF lo cual constituye una gran ventaja para
la empresa.
6. Se usaran dos indicadores para la implementación de la propuesta,
uno para garantizar el cumplimiento de la documentación y otro para
garantizar la conformidad del SGC de la empresa.
7. El indicador de gestión a usar para garantizar el cumplimiento de la
documentación tiene por nombre porcentaje de cumplimiento de la
documentación e incluye documentos por cambios en el proceso y
documentos por cambios en el documento.
8. El indicador a usar para garantizar la conformidad del SGC lleva por
nombre porcentaje de no conformidad de SGC el cual toma en cuenta
el numero de no conformidades por auditoria.
9. Los procesos relacionados con el proceso en revisión deben
garantizar también la integridad del SGC.
39
ANEXOS
ANEXO 1
Control de Modificación y/o Baja de Documentos
CONTROL DE MODIFICACIÓN Y/O BAJA DE DOCUMENTOS
CÓDIGO
F-GC-CA-112
Pág. 1/1TITULO: CÓDIGO DOCUMENTO:
ESTADO DE REVISIÓN:MODIFICACIÓN: BAJA:
RAZÓN PARA LA MODIFICACIÓN Y/O BAJA DEL DOCUMENTO:
FECHA DE ELABORACIÓN:
RESPONSABLE: DEPARTAMENTO:
COPIAS CONTROLADAS MANUALES:
CAMBIOS REALIZADOSPAGINA, PÁRRAFO CONTENIDO
REVISIÓN/APROBACIÓN:
CARGO: Supervisor General de AlmacénPROCESADO A LA LISTA MAESTRA DE CONTROL DE DOCUMENTOS:
F-GC-CA-100
X
CONTROL DE MODIFICACIÓN Y/O BAJA DE DOCUMENTOSCONTROL DE MODIFICACIÓN Y/O BAJA DE DOCUMENTOS
ANEXO 2
Check List de los Documentos del Departamento de
Control de Procesos
CHECK LIST DE LOS DOCUMENTOS DEL
DEPARTAMENTO DE CONTROL DE PROCESOS
CÓDIGO
F-GC-CA-112
CHECK LIST DE LOS DOCUMENTOS DEL DEPARTAMENTO DE
CONTROL DE PROCESOS
Ítems Documento
Tipo de RevisiónCambio
de Proceso
Revisados, aprobados,
pero no publicados
Cambios en el
Documento
1 Instructivo de llenado del formato Disposal.
X2 Instructivo de llenado del formulario
“Reporte de Material Dañado, Sobrante o Faltante” (O.S.D.).
X
3 Instructivo de trabajo para Ajuste de Piezas por Sistema.
X4 Instructivo de trabajo para el
Reporte del Material Faltante, Sobrante o Dañado en Tránsito.
X
5 Procedimiento para el Control de Material dañado, Sobrante o Faltante.
X
6 Procedimiento de Inventario Físico X7 Procedimiento de Pre-inventario
FísicoX
8 Procedimiento para la Declaración y Destrucción de Partes y Accesorios Scrap para el área de Post-Venta.
X
9 Manual de la Calidad X X X
ANEXO 3
Formatos de Documentos Actualizados
CONTROL DE MODIFICACIÓN Y/O BAJA DE DOCUMENTOS
CÓDIGO
F-GC-CA-100
Pág. 1/1
TITULO:Instructivo de Trabajo para Ajuste de Piezas por Sistema
CÓDIGO DOCUMENTO:I-GC-PV-004
ESTADO DE REVISIÓN:MODIFICACIÓN: BAJA:
RAZÓN PARA LA MODIFICACIÓN Y/O BAJA DEL DOCUMENTO: Cambios en el proceso
FECHA DE ELABORACIÓN:
RESPONSABLE: Supervisor General de Almacén
DEPARTAMENTO: Post-Venta
COPIAS CONTROLADAS MANUALES:
CAMBIOS REALIZADOSPAGINA, PÁRRAFO CONTENIDO
TodoSe modifica el desarrollo del proceso que se lleva a cabo.
REVISIÓN/APROBACIÓN:
CARGO: Supervisor General de Almacén
PROCESADO A LA LISTA MAESTRA DE CONTROL DE DOCUMENTOS:
F-GC-CA-100
X
CONTROL DE MODIFICACIÓN Y/O BAJA DE DOCUMENTOSCONTROL DE MODIFICACIÓN Y/O BAJA DE DOCUMENTOS
3
CHECK LIST DE LOS DOCUMENTOS DEL
DEPARTAMENTO DE CONTROL DE PROCESOS
CÓDIGO
F-GC-CA-112
Pág. 1/1TITULO:Formato de Análisis de diferencia de Inventario P&A
CÓDIGO DOCUMENTO:F-GC-CA-004
ESTADO DE REVISIÓN:MODIFICACIÓN: BAJA:
RAZÓN PARA LA MODIFICACIÓN Y/O BAJA DEL DOCUMENTO: Actualización de Formato de Acuerdo a Políticas Corporativas.FECHA DE ELABORACIÓN:
RESPONSABLE: Supervisor General de Almacén
DEPARTAMENTO: Post-Venta
COPIAS CONTROLADAS MANUALES:
CAMBIOS REALIZADOSPAGINA, PÁRRAFO CONTENIDO
Se genera documento aparte con nombre y código.
REVISIÓN/APROBACIÓN:
CARGO: Supervisor General de Almacén
PROCESADO A LA LISTA MAESTRA DE CONTROL DE DOCUMENTOS:
F-GC-CA-100
X 3
CONTROL DE MODIFICACIÓN Y/O BAJA DE DOCUMENTOSCONTROL DE MODIFICACIÓN Y/O BAJA DE DOCUMENTOS
CHECK LIST DE LOS DOCUMENTOS DEL
DEPARTAMENTO DE CONTROL DE PROCESOS
CÓDIGO
F-GC-CA-112
Pág. 1/1
TITULO:Instructivo de Llenado del Formato Disposal
CÓDIGO DOCUMENTO:I-GC-PV-006
ESTADO DE REVISIÓN:MODIFICACIÓN: BAJA:
RAZÓN PARA LA MODIFICACIÓN Y/O BAJA DEL DOCUMENTO: Revisión del Documento, cambios en el documento FECHA DE ELABORACIÓN:
RESPONSABLE: Supervisor General de Almacén
DEPARTAMENTO: Post-Venta
COPIAS CONTROLADAS MANUALES:
CAMBIOS REALIZADOSPAGINA, PÁRRAFO CONTENIDO
1/2 Se modifica el objetivo y alcance del documento.
REVISIÓN/APROBACIÓN:
CARGO: Supervisor General de Almacén
PROCESADO A LA LISTA MAESTRA DE CONTROL DE DOCUMENTOS:
F-GC-CA-100
X
CONTROL DE MODIFICACIÓN Y/O BAJA DE DOCUMENTOSCONTROL DE MODIFICACIÓN Y/O BAJA DE DOCUMENTOS
5
CHECK LIST DE LOS DOCUMENTOS DEL
DEPARTAMENTO DE CONTROL DE PROCESOS
CÓDIGO
F-GC-CA-112
Pág. 1/1TITULO:Formato Disposal
CÓDIGO DOCUMENTO:F-GC-CA-006
ESTADO DE REVISIÓN:MODIFICACIÓN: BAJA:
RAZÓN PARA LA MODIFICACIÓN Y/O BAJA DEL DOCUMENTO: Actualización de Formato de acuerdo a Políticas CorporativasFECHA DE ELABORACIÓN:
RESPONSABLE: Gte. de Operaciones de Post-Venta.
DEPARTAMENTO: Post-Venta
COPIAS CONTROLADAS MANUALES:
CAMBIOS REALIZADOSPAGINA, PÁRRAFO CONTENIDO
Se genera documento aparte con nombre y código.
REVISIÓN/APROBACIÓN:
CARGO: Gte. de Operaciones de Post-Venta.
PROCESADO A LA LISTA MAESTRA DE CONTROL DE DOCUMENTOS:
F-GC-CA-100
X 2
CONTROL DE MODIFICACIÓN Y/O BAJA DE DOCUMENTOSCONTROL DE MODIFICACIÓN Y/O BAJA DE DOCUMENTOS
CONTROL DE MODIFICACIÓN Y/O BAJA DE DOCUMENTOS
CÓDIGO
F-GC-CA-100
Pág. 1/1
TITULO:Instructivo de Llenado Formulario “Reporte de Material Dañado, Sobrante o Faltante” (O.S.D.)
CÓDIGO DOCUMENTO:I-GC-PV-010
ESTADO DE REVISIÓN:MODIFICACIÓN: BAJA:
RAZÓN PARA LA MODIFICACIÓN Y/O BAJA DEL DOCUMENTO: Revisión del Documento, cambios en el documento FECHA DE ELABORACIÓN:
RESPONSABLE: Supervisor General de Almacén
DEPARTAMENTO: Post-Venta
COPIAS CONTROLADAS MANUALES:
CAMBIOS REALIZADOSPAGINA, PÁRRAFO CONTENIDO
2/4 Se agrega Control de Inventario en ítem 18,19.
2/4 Se cambia en la Nota 5 días por 15 días.
REVISIÓN/APROBACIÓN:
CARGO: Gte. de Operaciones de Post-Venta
PROCESADO A LA LISTA MAESTRA DE CONTROL DE DOCUMENTOS:
F-GC-CA-100
X 56
CONTROL DE MODIFICACIÓN Y/O BAJA DE DOCUMENTOSCONTROL DE MODIFICACIÓN Y/O BAJA DE DOCUMENTOS
CHECK LIST DE LOS DOCUMENTOS DEL
DEPARTAMENTO DE CONTROL DE PROCESOS
CÓDIGO
F-GC-CA-112
Pág. 1/1TITULO:Formulario “Reporte de Material Dañado, Sobrante o Faltante” (O.S.D.)
CÓDIGO DOCUMENTO:F-GC-PV-010
ESTADO DE REVISIÓN:MODIFICACIÓN: BAJA:
RAZÓN PARA LA MODIFICACIÓN Y/O BAJA DEL DOCUMENTO: Actualización de Formato de acuerdo a Políticas CorporativasFECHA DE ELABORACIÓN:
RESPONSABLE: Gte. de Operaciones de Post-Venta.
DEPARTAMENTO: Post-Venta
COPIAS CONTROLADAS MANUALES:
CAMBIOS REALIZADOSPAGINA, PÁRRAFO CONTENIDO
Generación de formato con nombre y código
REVISIÓN/APROBACIÓN:
CARGO: Gte. Operaciones Post-Venta PROCESADO A LA LISTA MAESTRA DE CONTROL DE DOCUMENTOS:
F-GC-CA-100
CONTROL DE MODIFICACIÓN Y/O BAJA DE DOCUMENTOSCONTROL DE MODIFICACIÓN Y/O BAJA DE DOCUMENTOS
CHECK LIST DE LOS DOCUMENTOS DEL
DEPARTAMENTO DE CONTROL DE PROCESOS
CÓDIGO
F-GC-CA-112
Pág. 1/1TITULO:Procedimiento de Control de Material Dañado, Sobrante o Faltante.
CÓDIGO DOCUMENTO:P-GC-PV-017
ESTADO DE REVISIÓN:MODIFICACIÓN: BAJA:
RAZÓN PARA LA MODIFICACIÓN Y/O BAJA DEL DOCUMENTO: Revisión del Documento, cambios en el proceso y documento FECHA DE ELABORACIÓN:
RESPONSABLE: Supervisor General de Almacén
DEPARTAMENTO: Post-Venta
COPIAS CONTROLADAS MANUALES:
CAMBIOS REALIZADOSPAGINA, PÁRRAFO CONTENIDO
1/3 Se agrega Control de Inventario en el ítem 2 del procedimiento.
3/3 Se cambia Supervisor de Material Local e Import. por supervisor de Control de Procesos.
REVISIÓN/APROBACIÓN:
CARGO: Gte. de Operaciones de Post-Venta
PROCESADO A LA LISTA MAESTRA DE CONTROL DE DOCUMENTOS:
F-GC-CA-100
X 6
CONTROL DE MODIFICACIÓN Y/O BAJA DE DOCUMENTOSCONTROL DE MODIFICACIÓN Y/O BAJA DE DOCUMENTOS
CHECK LIST DE LOS DOCUMENTOS DEL
DEPARTAMENTO DE CONTROL DE PROCESOS
CÓDIGO
F-GC-CA-112
Pág. 1/1TITULO:Procedimiento para la Declaración y Destrucción del Material Scrap para el área de Post-Venta.
CÓDIGO DOCUMENTO:P-GC-PV-074
ESTADO DE REVISIÓN:MODIFICACIÓN: BAJA:
RAZÓN PARA LA MODIFICACIÓN Y/O BAJA DEL DOCUMENTO: Revisión del Documento, cambios en el documento.FECHA DE ELABORACIÓN:
RESPONSABLE: Supervisor General de Almacén
DEPARTAMENTO: Control de Procesos
COPIAS CONTROLADAS MANUALES:
CAMBIOS REALIZADOSPAGINA, PÁRRAFO CONTENIDO
3/5 Se agrega “hasta que sea aprobada la carta por el SENIAT que autoriza a destruir material” en ítem 5.1. del procedimiento.
REVISIÓN/APROBACIÓN:
Cargo: Gte. de Operaciones de Post-Venta Supervisor General de Almacén
PROCESADO A LA LISTA MAESTRA DE CONTROL DE DOCUMENTOS:
F-GC-CA-100
X 1
CONTROL DE MODIFICACIÓN Y/O BAJA DE DOCUMENTOSCONTROL DE MODIFICACIÓN Y/O BAJA DE DOCUMENTOS
CHECK LIST DE LOS DOCUMENTOS DEL
DEPARTAMENTO DE CONTROL DE PROCESOS
CÓDIGO
F-GC-CA-112
Pág. 1/1TITULO:Procedimiento de Inventario Físico
CÓDIGO DOCUMENTO:P-GC-PV-020
ESTADO DE REVISIÓN:MODIFICACIÓN: BAJA:
RAZÓN PARA LA MODIFICACIÓN Y/O BAJA DEL DOCUMENTO: Su revisión y actualización no fue publicada en la “Lista Maestra de Documentos”FECHA DE ELABORACIÓN:
RESPONSABLE: Gte. de Operaciones de Post-Venta
DEPARTAMENTO: Post-Venta
COPIAS CONTROLADAS MANUALES:
CAMBIOS REALIZADOSPAGINA, PÁRRAFO CONTENIDO
REVISIÓN/APROBACIÓN:
CARGO: Gte. de Operaciones de Post-Venta PROCESADO A LA LISTA MAESTRA DE CONTROL DE DOCUMENTOS:
F-GC-CA-100
CONTROL DE MODIFICACIÓN Y/O BAJA DE DOCUMENTOSCONTROL DE MODIFICACIÓN Y/O BAJA DE DOCUMENTOS
X 2
CHECK LIST DE LOS DOCUMENTOS DEL
DEPARTAMENTO DE CONTROL DE PROCESOS
CÓDIGO
F-GC-CA-112
Pág. 1/1TITULO:Procedimiento de Pre-Inventario Físico
CÓDIGO DOCUMENTO:P-GC-PV-029
ESTADO DE REVISIÓN:MODIFICACIÓN: BAJA:
RAZÓN PARA LA MODIFICACIÓN Y/O BAJA DEL DOCUMENTO: Su revisión y actualización no fue publicada en la “Lista Maestra de Documentos”FECHA DE ELABORACIÓN:
RESPONSABLE: Gte. de Operaciones de Post-Venta
DEPARTAMENTO: Post-Venta
COPIAS CONTROLADAS MANUALES:
CAMBIOS REALIZADOSPAGINA, PÁRRAFO CONTENIDO
REVISIÓN/APROBACIÓN:
CARGO: Gte. de Operaciones de Post-Venta
PROCESADO A LA LISTA MAESTRA DE CONTROL DE DOCUMENTOS:
F-GC-CA-100
X 2
CONTROL DE MODIFICACIÓN Y/O BAJA DE DOCUMENTOSCONTROL DE MODIFICACIÓN Y/O BAJA DE DOCUMENTOS
ANEXO 4
Plan de Auditoría del SGC
Plan de Auditoría del SGC
CÓDIGO
F-GC-CA-003
Fecha de la Auditoria: Código de Auditoria:
No. del Grupo Auditor: Nombre de Auditores:
Área o Departamento Auditado Responsable del Área o Departamento
Plan de Auditoria del SGC
Objetivo de la Auditoria:
Alcance de la Auditoria:
Criterio (s) de la Auditoria:
Reprogramación de Auditoria: Fecha Sugerida:__________
La organización ha establecido, implementado y mantiene procedimientos para controlar todos los documentos requeridos por este estándar, para asegurar que: (solicitar Procedimiento de Control de Documentos, es el P-GC-CA-001).
a) Aprobados por su suficiencia por personal autorizado antes de su emisión.
b) Revisados periódicamente y actualizados en caso de ser necesario.
c) Se aseguran de que se identifican los cambios y el estado de revisión de revisión actual de los documentos.
d) Los documentos pueden ser localizados.e) Versiones actuales de documentos pertinentes están
disponibles en todos los lugares donde se llevan a cabo actividades esenciales para el funcionamiento del SGC.
f) Asegurarse de que se identifican los documentos de origen externos que la organización ha determinado que son necesarios para la planificación y operación del sistema.
g) Documentos obsoletos se retiran con prontitud de todos los puntos donde se usan, para evitar su uso inadvertido.
h) Cualquier documento obsoleto retenido, por fines legales o de conocimientos, está debidamente identificado.
F-GC-CA-004Página 2 de 3
Copia No controlada excepto aquellos documentoscon sello rojo de copia controlada
CHECK LIST PARA LA AUDITORIA DE DOCUMENTACION DEL SGC
CÓDIGO
F-GC-CA-004
CHECK LIST PARA LA AUDITORIA DE DOCUMENTACION DEL SGC
Empresa/Localización___________________________ Tipo de Auditoría__________________ Auditor________________ Fecha___________
LISTA DE VERIFICACION DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD ISO 9001:2008
Los documentos son legibles, fechados (con fecha de revisión) y fácilmente identificables, mantenidos de un forma ordenado y retenidos por un período específico? (verificar documentos aleatoriamente para ver si se cumple).
La organización ha establecido y mantiene procedimientos y responsabilidades concernientes a la creación y modificación de los varios tipos de documentos? (solicitar el procedimiento respectivo para ello).
Anexo:
a) Se ha creado y mantenido la documentación de de manera eficiente.
b) Se ha implementado eficazmente el SGC en la organización.
F-GC-CA-004Página 3 de 3
Copia No controlada excepto aquellos documentoscon sello rojo de copia controlada