Account: Bank Statement Reconciliation - LAUSDpersweb.lausd.net/oetrain/imprest_bank_statement_check... · 2015. 6. 9. · a. The bank statement must be reconciled with the check

You are viewing the “Imprest Fund Account: Bank Statement & Check Book Reconciliation” presentation with Claudia Flores.

1

a. The bank statement must be reconciled with the check book as soon as it is received.  We must do this in order to be able to catch any discrepancies. The bank statement and the check register must balance every month

b. It is important to carry our balances forward in the check register.  If this is not done it makes it more difficult to reconcile the bank account and we may miss discrepancies.

c. It is also important to do the check register marking for the checks that have cleared and for the ones that have not.

2

When a check has cleared, you must put a check mark next to it.  If the check has not cleared you must put a circle next to the check number to help you remember that this particular check has not cleared. You keep an eye on it to see how long it stays uncleared, after 6 months the check becomes “stale” and you can take action on it.  Either you replace it for the person you originally gave it to (with the approval of the administrator) and don’t forget to add the money back to the check register before you re‐write the check or you cancel it and credit the balance back to your check register.When a check that has been outstanding, clears, you put a check mark on top of the circle to denote that the check cleared.

3

To start the process of the bank account reconciliation, you must have the bank statement and the check register with you.

4

When you are ready to work on this month’s statement – you should always pull last month’s statement first to see what checks have still not cleared, so you can check if they cleared this month.  I always recommend writing the uncleared checks on the bank statement and doing this process that I am showing to make it easier for you to balance the bank account.  It will also help you with next month’s statement.  As you can see we have four checks that have not cleared based on the check numbering. I can tell that check 1954 has been uncleared for some time now. We also have three more checks that were written in the month of August, but did not clear at the end of the month.  Let’s check to see if they cleared in the month of September.

5

By Looking at the bank statement for the month of September we can determine that three of the four checks cleared.  Based on the number sequence, I can determine that check 1954 has still not cleared.  This indicates to me that I have to bring it forward to this month as well.

6

Since I checked with the bank statement and determined that these three checks cleared, I will place a check mark on top of the circle next to the check number to denote that the check has cleared.

7

Now I am ready to reconcile this month’s bank statement.  The balance that we always work with is the Statement Ending Balance.  Be careful not to confuse it with the Statement Beginning Balance.  We should never use the Statement Beginning Balance because this is the balance at the end of the prior bank statement cycle and it does not reflect the transactions for this month.  So, the Statement Ending Balance is $2,578.31.

8

Now we look for the checks that have cleared this month and we determine that three checks outstanding from the prior month have cleared and we already marked the check register to denote that the checks cleared.  Now we have to look at the check register to see how many checks we wrote and how many cleared this month.

9

Based on this check register we wrote five checks for the month of September those checks are from 1981 to 1985. Now lets look at the bank statement to double check if they cleared or not.

10

Looking at the bank statement, we can determine that the five checks that we wrote this month did not clear, so lets start a procedure on the bank statement.  If you remember, since last bank statement we have check 1954 that has not cleared and you can see that it did not clear this month either so we need to add it to the list of uncleared checks. After we add it, we need to log checks 1981 thru 1985 that were written this month but did not clear.  Add all of those checks, and that will be your total uncleared checks.  So do the following transaction – write the Statement Ending Balance, then subtract the total of uncleared checks and the balance will give you the new adjusted bank balance. This is the balance that should match with your check register.

11

Now we need to do the marking on the check register to denote that the check has not cleared.  We put a circle next to the check number and we need to do the same process for the following five checks. We start with  Check 1981

12

Check 1982

13

Check 1983

14

Check 1984

15

Check 1985.  Once we finish marking our checks, I recommend drawing a rectangle around the balance on the check book at the end of each month. This helps you remember that at the end of the month you balanced the bank statement and the check book,  and if you ever have a discrepancy you can start checking from the last month that you balanced, therefore saving you time. 

16

For more resources, please refer to the most updated Imprest Fund Reference Guide that can be located in INSIDE LAUSD or go to our web library of topics at www.oetraining.net by clicking on Employee Resources. From the drop down list select Just‐in‐Time Training and scroll down until you find Imprest Procedures.

17

This concludes the “Imprest Fund Account: Bank Statement & Check Book Reconciliation” presentation.  Thank you for viewing.

18