access_final3.pdf

1

9.0 PEMBINAAN PANGKALAN DATA

9.1 Pengenalan Kepada Pangkalan Data

Apakah Pangkalan Data

Pangkalan data adalah seperti sebuah kabinet fail. Pangkalan data boleh digunakan untuk;

a. Mendapatkan maklumat dengan pantas, cepat dan tepat.

b. Boleh menambah, mengubahsuai atau memadam sesuatu rekod.

c. Menyelenggara data dan rekod.

d. Mengisih maklumat mengikut nombor rekod atau nama sesuatu rekod.

Bagaimana Membina Pangkalan Data

Sebagai contoh: buku alamat berkomputer;

a. Keseluruhan buku alamat dipanggil sebagai jadual (Table)

b. Maklumat lengkap dipanggil sebagai rekod. Koleksi rekod-rekod adalah suatu jadual

(Table).

c. Maklumat di dalam rekod dipanggil medan (Fields). Contohnya, nama, alamat, nombor

telefon dan sebagainya.

Struktur-struktur Pangkalan Data

Sesuatu Pangkalan Data boleh menggambarkan koleksi maklumat yang ingin dipaparkan.

Antara keperluan pangkalan data adalah;

a. Mencipta struktur pangkalan data.

b. Memilih jenis medan-medan yang akan digunakan dalam pangkalan data.

c. Menamakan setiap medan dengan nama yang sesuai.

Memulakan Pangkalan Data

Untuk mula membina pangkalan data, seseorang itu perlu mengetahui bagaimana untuk;

a. Memulakan Aplikasi

b. Mencipta dan membina struktur pangkalan data anda

c. Menutup dan keluar dari aplikasi.

2

9.2 Membina Pangkalan Data

Langkah 1 : Memulakan Access

Klik pada bebutang Start untuk memaparkan menu start. Klik pada menu programs dan

seterusnya klik pada Microsoft Access.

Langkah 2 : Membina Database Baru

3. klik bebutang

Create

1. Klik Blank Database dan klik OK.

2. Klik di sini untuk menamakan Pangkalan Data. Namakan Pangkalan data dengan Latihan 1 klik OK.

3. Klik Create untuk membina pangkalan data.

3

9.3 Membina Jadual (Table), Borang (Form), Carian (Query) dan Laporan (Report)

Langkah 3 : Membina Jadual

Secara default Microsoft Access 2010, Table akan dibina secara automatik setelah klik butang

Create.

Apabila anda klik pada Design View, arahan simpan akan dipaparkan.

1. Klik pada Design View untuk membuat

suntingan.

2. Klik Database View untuk melihat data

dalam pangkalan data.

3. Klik pada ruang Table Name untuk

menamakan semula Table yang dibina

dan klik OK. Namakan Table sebagai

Biodata.

4

Paparan berikut akan muncul. Secara defult, ruangan Field Name yang pertama akan

dijadikan kekunci utama (Primary Key).

Langkah 4 : Memasukkan Data

1. Taipkan data mengikut medan dan saiz medan yang ditetapkan.

2. Tekan bebutang Save () untuk menyimpan data yang telah dimasukkan.

Langkah 5 : Menamatkan MSAccess

1. Klik bebutang Save ()

2. Klik menu File dan pilih/klik Exit

4. Klik pada ruang Field

Name untuk

menambah medan

baru. Sila masukkan

nama medan baru

iaitu:

- Nama

- Nombor kad

Pengenalan

- Nombor Telefon

- Alamat

5. Klik pada ruang Data

Type untuk

menentukan jenis

Nama Medan. Sila

ubah Data Type

mengikut jenis Field

Name yang

bersesuaian.

5

Langkah 6 : Membuka Semula Fail Pangkalan Data

1. Bagi membuka semula Pangkalan Data anda, ulang Langkah 1 dan klik 2 kali pada fail

Latihan 1

2. Tambahkan 10 data bagi setiap medan selengkapnya.

Langkah 7 : Membina Queries

Tetingkap berikut akan terpapar. Pilih Simple Query Wizard dan klik OK untuk terus ke

langkah berikutnya.

1. Klik pada Tab

Create. 2. Klik pada Query Wizard

untuk membuat Query

secara Wizard.

6

Tetingkap berikut akan dipaparkan.

Tetingkap berikut akan dipaparkan dan klik butang Finish untuk selesai membina Query

Wizard.

6. Namakan Query yang

telah dibina dengan

QBiodata.

3. Klik pada Table Query

untuk memilih sumber

data sekiranya terdapat

lebih dari satu Table.

Semua Medan yang

dibina dalam Table

akan dipaparkan di sini.

4. Klik pada > untuk

memilih Medan atau >>

untuk memasukkan

semua Medan yang ada

dalam Table.

5. Klik pada Next untuk

teruskan ke langkah

berikutnya.

7

Berikut adalah paparan Query dalam bentuk Design View.

Klik pada View dan DataSheet View atau ! untuk melihat paparan Query yang telah dibuat.

Paparan Alamat dalam Query tidak terpapar kerana Filter dalam Query yang di atas telah

dilakukan.

Klik Save () untuk simpan Query yang telah dibuat.

Langkah 9 : Membina Borang

Untuk membuat filter,

hilangkan / pada ruangan

berkenaan. Cuba buang /

pada Alamat.

8

1. Klik pada Tab

Create. 2. Klik pada Form Wizard

untuk membina Form

secara Wizard.

3. Pilih sama ada sumber data

daripada Table atau Query

4. Pilih sama ada data sebahagian atau

semua data ingin dimasukkan ke

dalam Form. ( > sebahagian, >>

untuk semua)

5. Klik Next untuk teruskan ke langkah

berikutnya.

6. Pilih jenis Form yang bersesuaian.

7. Klik Next untuk langkah berikutnya.

9

Paparan Form View adalah seperti di bawah.

Berikut pula adalah paparan Design View.

8. Namakan Form dengan F_Biodata.

9. Klik Finish untuk selesai membina

Form.

10

Langkah 10 : Membina Laporan.

1. Klik pada Tab

Create. 2. Klik pada Report Wizard

untuk membina Report

secara Wizard.

11

3. Pilih sumber data sama ada

daripada Table atau Query untuk

membuat Report.

4. Pilih sama ada data sebahagian atau

semua data ingin dimasukkan ke

dalam Report. ( > sebahagian, >>

untuk semua)

5. Klik Next untuk teruskan ke langkah

berikutnya.

6. Klik Next untuk teruskan ke langkah

berikutnya.

7. Di paparan ini, kita diberi pilihan

untuk menyusun maklumat yang

dikehendaki mengikut ketetapan

kita sendiri.

8. Klik Finish untuk melihat paparan

Report yang dijana.

12

Paparan Report seperti di bawah akan terpapar.

Klik pada Design View untuk membuat perubahan paparan Report.

9.4 Membina Hubungan (Relationships)

Langkah 11 : Membina Relationships

1. Dalam membina Relationships, sekurang-kurangnya dua Table atau Query diperlukan

untuk membina relationship.

2. Untuk langkah berikutnya, ulang Langkah 3 hingga Langkah 5 untuk membina Table

baru.

3. Klik pada Tab Database Tool,

4. klik pada ikon Relationships

5. Klik pada ikon Show Table

13

Tetingkap berikut akan dipaparkan.

Tetingkap berikut akan dipaparkan. Di sini kita boleh menghubungkaitkan antara satu Table

dengan Table yang lain atau Table dengan Query.

Pilih sumber data dari Table atau

Query yang telah dibina.

Klik Add untuk masukkan

Table/Query ke dalam

Pangkalan Data.

14

Di ruangan ini, klik pada medan Nombor Kad Pengenalan dalam Table Biodata dan seretkan

ke medan Nombor Kad Pengenalan dalam Table Kelas. Tetingkap berikut akan dipaparkan.

Klik Create untuk membina

Relationships.

15

Ulang langkah di atas untuk membina Relationships yang lain jika melibatkan banyak Table

atau Query.

Berikut adalah contoh paparan Relationships yang melibatkan Table dan Query.

9.5 Membina Carian Menggunakan Dua Table

Langkah 11 :

Ulang langkah 7 untuk membina Query Wizard. Apabila tetingkap di bawah dipaparkan, pilih

data dari kedua-dua Table yang telah dibina.

16

Langkah berikutnya adalah seperti langkah-langkah membina Query Wizard seperti yang

ditunjukkan di atas. Namakan Query ini sebagai QKelas.

Berikut adalah paparan Query View hasil daripada Relationships antara dua Table.

Pilih data dari Table: Biodata dan klik >

untuk memilih medan yang ingin

dimasukkan ke dalam Selected Fields.

Pilih data dari Table: Kelas dan klik >

untuk memilih medan yang ingin

dimasukkan ke dalam Selected Fields.

Klik Next untuk langkah berikutnya.

17

9.6 Membina Borang Menggunakan Dua Table

Langkah 12 :

Ulang langkah 9 untuk membina Form Wizard. Apabila paparan di bawah dipaparkan, pilih

data dari kedua-dua Table yang telah dibina.

Pilih data dari Table: Biodata dan klik >

untuk memilih medan yang ingin

dimasukkan ke dalam Selected Fields.

18

Langkah berikutnya adalah seperti langkah-langkah membina Form Wizard seperti yang

ditunjukkan di atas. Namakan Form ini sebagai FKelas.

Berikut adalah paparan Form View hasil daripada Relationships antara dua Table.

Pilih data dari Table: Kelas dan klik >

untuk memilih medan yang ingin

dimasukkan ke dalam Selected Fields

dan kemudian klik Next untuk langkah

berikutnya.

19

9.7 Membina Laporan Menggunakan Dua Table

Langkah 13 :

Ulang langkah 10 untuk membina Report Wizard. Apabila tetingkap di bawah dipaparkan, pilih

data dari kedua-dua Table yang telah dibina.

Pilih data dari Query: QKelas dan klik >

untuk memilih medan yang ingin

dimasukkan ke dalam Selected Fields

dan klik Finish untuk langkah seterusnya.

20

Langkah berikutnya adalah seperti langkah-langkah membina Report Wizard seperti yang

ditunjukkan di atas. Namakan Report ini sebagai RKelas.

Berikut adalah paparan Report View hasil daripada Relationships antara dua Table.