MS. Access
Microsoft Access XP
SOMMAIRE
3I. NOTIONS DE BASE SUR LES BASES DE DONNEES
3I.1. Introduction
3I.2. Concepts de base:
3I.2.1. Une table:
3I.2.2. Les Champs:
3I.2.3. Le champ cl
4I.2.4. Enregistrement
4I.2.5. Les relations entre tables
6I.2.6. Type de relation
7I.3. Modle de conception de la base de donnes
8II. DEFINITION DE ACCESS
8II.1. Base de donnes sous Access:
9II.2. Etapes de conception dune base de donnes
10II.3. Cration dune base de donnes
10II.3.1. Lancement de Access:
10II.3.2. Crer une nouvelle base de donnes
10II.3.3. Ouvrir une base de donnes
11II.3.4. Lassistant de projet de base de donne
12III. CRETAION DES TABLES
12III.1. Dfinition
12III.2. Cration d'une table
13III.3. LES TYPES DE DONNEES
14III.4. La description du champ
14III.5. Les proprits
14III.5.1. Dfinition de la taille dun champ
15III.5.2. Dfinition des formats daffichage
19III.5.3. Dfinition dun masque de saisie
21III.6. Crer une table a laide de lassistant table
21III.7. Crer des relations inter tables
24IV. Utilisation des feuilles de donnes
24IV.1. Oprations sur une feuille de donnes
24IV.1.1. Ouverture de table:
24IV.1.2. Modification de la largeur de colonne et la hauteur de
ligne
25IV.1.3. Ajout, modification et suppression
d'enregistrement
25IV.2. Tri d'enregistrement
26IV.3. Utilisation de Sous-Feuille de donnes
27IV.4. Filtrage des enregistrements
27IV.4.1. Utilisation du filtre par slection
27IV.4.2. Utilisation du filtre par formulaire
28IV.4.3. Filtre plusieurs critres
28IV.4.4. Enlever des filtres.
29V. LES FORMULAIRE
29V.1. Introduction
29V.2. Cration d'un formulaire avec lassistant
30V.3. Affichage du formulaire en mode cration
31V.4. Contrles et sections
31V.4.1. Insrer une zone de texte
32V.4.2. Slectionner les contrles
32V.4.3. Dplacer des contrles
32V.5. Contrles spcifiques
32V.5.1. Insrer un champ sous la forme de case ou bouton
32V.5.2. Crer une liste pour la saisie d'un champ
34V.5.3. Grer les champs OLE
35VI. LES REQUETES
35VI.1. Introduction
36VI.2. Cration une requte simple
36VI.2.1. Le mode cration
37VI.3. Gestion de la grille dinterrogation
37VI.3.1. Excution d'une requte
37VI.3.2. Dfinir les critres de slection
39VI.4. Cration d'une requte paramtre
40VI.5. Cration d'une requte multi-tables
41VI.6. Synthse des enregistrements
41VI.6.1. Les oprations
42VI.6.2. Le regroupement
43VI.6.3. Cration d'un champ calcul
44VII. LES ETATS
44VII.1. Introduction
44VII.2. Les sections
44VII.3. Les tris et regroupements
45VII.4. Cration d'un tat avec l'aide de l'assistant
45VII.5. Impression d'un Etat
46VII.6. Cration d'un tat de plusieurs tables
47VII.7. Cration d'un tat pour limpression dtiquettes
I. NOTIONS DE BASE SUR LES BASES DE DONNEES
I.1. Introduction
Une base de donnes est un ensemble structur de donnes lies entre
elles et associes un sujet particulier, tel que le suivi des
commandes, la gestion dun annuaire du tlphone ou la gestion de
votre carnet dadresse, si votre base de donnes nest pas stocke sur
un ordinateur, vous tes oblig de grer des informations en
provenance de sources diverses que vous devez coordonner et
organiser manuellement.
Supposons que vous conserviez les noms et adresses sur des
fiches. Toutes les informations relatives une personne sont
conserves au mme endroit (Dans une liste par exemple). En revanche
, sur un ordinateur vous ralisez bien plus de choses que seulement
vous referez la liste. Par exemple; vous pouvez gnrer des numros de
tlphone, imprimer des tiquettes dadresses pour les cartes de vux,
gnrer des listes mensuelles des anniversaires etc.
Il existe diffrents moyens de stocker les listes sur un
ordinateur. Vous stockez aussi une liste dans une table Microsoft
Word, une feuille de calcul Microsoft Excel ou dans tes tables de
Microsoft Access.I.2. Concepts de base:
I.2.1. Une table:
Un objet de base de donnes est reprsent sous forme dun tableau
nomm table et contenant toutes les information de cet objet .Une
table est un regroupement logique de donnes relatives un mme
domaine, les tables sont constitue de colonnes appeles champs et de
lignes appeles enregistrement .
Exemple : Liste des tudiants.
NomPrnomDate de
NaissanceTlphoneAdresse
BOUZIDSamir12/05/1981021.23.25.14Cit Jolie Vue N25 Kouba,
Alger
SELMIFarid26/06/1980021.25.36.87N 03 El Mouhamadia, Alger
TALBIWalid18/09/1981021.26.24.5875, Rue Tripolie Hussein Dey,
Alger
ZENDANIRachid21/05/1980071.28.37.29Rue des jasmins N06 , Ain
Naadja Alger
I.2.2. Les Champs:
Un champ reprsente un lment individuel de donnes entres pour
chaque enregistrement. Chaque champ est dfini par un nom, un type
et une taille et dfinis aussi par dautres proprits.I.2.3. Le champ
cl
Cest un champ de la table o ses valeurs sont uniques, un champ
cl est utilis pour identifier les enregistrements.
Prenons lexemple de la table tudiant, quel champ peut on
utiliser pour le reprsenter comme champ Cl? Le nom, le prnom ou
autres?
Si on prend le Nom comme champ cl, est ce quon ne risque pas de
trouver au moins deux tudiants qui portent le mme Nom dans notre
tablissement? Oui cest probable que des frres ou des cousins soient
des tudiants dans le mme tablissement. Dans ce cas le choix sur le
champ Nom comme champ cl est carter, alors lequel choisir?
Pourquoi pas ajouter un nouveau champ qui sera le champ
Matricule de ltudiant et on sait dj que le matricule est une donne
unique pour chaque tudiant inscris dans un mme tablissement.
I.2.4. Enregistrement
Un Enregistrement est une information sur un seul sujet. Cest
une ligne de donnes dans la table.
I.2.5. Les relations entre tables
Les applications de base de donnes peuvent tre de deux types
fondamentaux, celles qui crent des bd deux dimensions, et celles
qui crent des bases de donnes relationnelles.
I.2.5.1. Les bases de donnes deux dimensions:
Ces bases de donnes existent depuis de nombreuses annes. Parmi
les programmes actuels qui les utilisent, on peut citer Microsoft
Works, Microsoft Excel ( o dans Excel , un bases de donnes est
appel Liste ). Dans une base de donne de deux dimensions, toutes
les informations sont contenues dans une seule table. Cela signifie
que toutes les informations communes plusieurs enregistrements
doivent tre rpts dans chacun dentre eux
Par exemple la table suivante reprsente les tudiants inscrits
dans des spcialits
NomPrnomDate de
naissanceTlphoneAdresseSpcialitSalle
BOUZIDSamir12/05/1981021.23.25.14Cit Jolie Vue N25 Kouba,
AlgerTS en informatique de Gestion15B3
SELMIFarid26/06/1980021.25.36.87N 03 El mouhamadia, AlgerTS en
informatique de Gestion15B3
TALBIWalid18/09/1981021.26.24.5875, Rue Tripolie Hussein Dey,
AlgerMarketing17A1
ZENDANIRachid21/05/1980071.28.37.29Rue des jasmins N06 , Ain
Naadja AlgerMarketing17A1
la suite de lvolution, au cours des dernires annes, il sest avr
que les bases de donnes deux dimensions ntaient pas adaptes au
stockage de quantit importante de donnes. Cest partir de ce constat
que sest dveloppe lide des bases de donnes relationnelles. Les
bases de donnes cres par Access sont de type relationnelles
I.2.5.2. Les bases de donnes relationnelles
Une base de donnes relationnelle contient plusieurs tables, et
des relations sont dfinies entre tables. Une relation vous permet
dentrer dans une table et de relier celle-ci un enregistrement dune
autre table laide dun identificateur.
Exemple suivant reprsente les mmes informations que lexemple
prcdent, mais elles sont rparties dans deux tables associes,
tudiant et spcialit, les champs rfrence spcialit de la table
tudiant est li ou en relation avec le champ rfrence spcialit de la
table spcialit. Remarquer que les informations qui concernent les
cours et qui sont mentionnes plusieurs reprises dans lexemple
prcdent napparaissent quune seule fois dans la seconde table .
Rfrence spcialitDsignation SpcialitSalle
INFOTS en informatique de Gestion15B3
INFOTS en informatique de Gestion15B3
MARKMarketing17A1
MARKMarketing17A1
MatriculeNomPrnomDate de
naissanceTlphoneAdresseRfrence spcialit
0001BOUZIDSamir12/05/1981021.23.25.14Cit Jolie Vue N25 Kouba,
AlgerINFO
0002SELMIFarid26/06/1980021.25.36.87N 03 El Mouhamadia,
AlgerINFO
0003TALBIWalid18/09/1981021.26.24.5875, Rue Tripolie Hussein
Dey, AlgerMARK
0004ZENDANIRachid21/05/1980071.28.37.29Rue des jasmins N06, Ain
Naadja, AlgerMARK
La structure de vos donnes suivent un modle relationnel prsente
un certain nombre davantage:
1. Vous gagner beaucoup de temps en vitant davoir entrer les
mmes donnes dans un grand nombre denregistrements diffrents.
2. La taille de votre base de donnes est rduite, souvent une
fraction du volume que ncessiterait une BD 2 dimensions. Votre base
de donne occupe moins despaces sur votre systme, et vous pouvez
plus facilement la partager avec dautres utilisateurs.
3. Les erreurs de saisie de donnes sont rduites de faon
significative. , imaginer que vous deviez entrer les mmes donnes
dans un grand nombre denregistrement. Combien de fois tes-vous
capable de taper les dsignations des diffrentes spcialits sans
faire derreurs?.
4. La mise jour des donnes se fait en une seule tape, si vous
avez inclus dans la table tudiant les spcialits, vous devez mettre
jour manuellement la dsignation de la spcialit dans chaque
enregistrement o elle se trouve.
I.2.6. Type de relation
I.2.6.1. Relation un--un 1:1Dans une relation un--un, chaque
enregistrement de la tableA ne peut correspondre qu' un
enregistrement de la tableB, et inversement chaque enregistrement
de la tableB ne peut correspondre qu' un enregistrement de la
tableA.
Ce type de relation est peu courant, car la plupart des
informations qui seraient associes de la sorte font normalement
partie d'une mme table. Vous pouvez utiliser une relation un--un
pour diviser une table en plusieurs champs, pour isoler une partie
d'une table pour des raisons de scurit, ou pour stocker des
informations ne s'appliquant qu' un sous-ensemble de la table
principale.
I.2.6.2. Relation un--plusieurs 1:NLa relation un--plusieurs est
la plus courante. Dans ce type de relation, un enregistrement de la
tableA peut tre mis en correspondance avec plusieurs
enregistrements de la tableB, alors qu' chaque enregistrement de la
tableB ne correspond qu'un enregistrement de la tableA. Dans ce
type de cas, la cl primaire de la table A va migrer dans la table B
, on lappellera alors cl trangre.
Exemple: Entre la table Etudiant et la table spcialit il existe
la une relation de type 1:N , o :
Un tudiant est inscrit dans une et une seule spcialit et dans
une spcialit plusieurs tudiants sont inscrits.
I.2.6.3. Relation plusieurs--plusieurs M:NDans une relation
plusieurs--plusieurs, un enregistrement de la tableA peut tre mis
en correspondance avec plusieurs enregistrements de la tableB, et
inversement un enregistrement de la tableB peut tre mis en
correspondance avec plusieurs enregistrements de la tableA. Ce type
de relation n'est possible qu'aprs dfinition d'une troisime table
(appele table de jonction), dont la cl primaire est compose de deux
champs les cls primaires des tablesA et B.
Une relation plusieurs--plusieurs n'est en fait rien d'autre que
deux relations un--plusieurs avec une troisime table.
Exemple: Sachant que dans une spcialit on enseigne plusieurs
modules et un module peut tre enseign dans plusieurs spcialits, on
dduit alors une relation de plusieurs--plusieurs entre ces deux
tables, ce qui permettra par la suite la cration d'une nouvelle
table Spcialite_Module, en dfinissant sa relation un--plusieurs
avec la table spcialit et de mme avec la table Module
I.3. Modle de conception de la base de donnes
A la fin de cration des tables et de dfinition des relations
entre tables il faudra raliser un modle de conception pour la base
de donnes, dans le but de connatre les tables, les champs, les cls
primaires et les cls trangres. C'est une tape importante avant de
passer la ralisation de la base de donnes sous Access.
Exemple : Notre base de donnes Scolarit est compose de 5 tables
principales (Etudiant, Enseignant, Spcialit et Module) et d'une
table gnre d'une relation plusieurs--plusieurs (
Spcialit_Module)
Les relations entre tables sont dfinies comme suite :
Type de RelationTables en RelationDescription
un--plusieurs (1:N)Etudiant
& Spcialit Un tudiant est inscrit dans une seule
Spcialit
Dans une spcialit plusieurs tudiants sont inscrits
un--plusieurs (1:N)Enseignant
& Module Un Enseignant enseigne un seul Module
Un Module est enseign par plusieurs Enseignants
plusieurs--plusieurs (M:N)Spcialit
& Module Dans une Spcialit on enseigne plusieurs Modules
Un Module donne est enseign dans plusieurs Spcialit
Soit le modle conceptuel de notre base de donnes Scolarit
II. DEFINITION DE ACCESS
Microsoft Access est un systme de base de donnes relationnelle
qui fait partie de Microsoft Office, il permet d'enregistrer, de
trier, de manipuler et de restituer les donnes d'une manire
puissante.
La force d'Access est qu'il est facile utiliser pour les
dbutants grce aux fonctions de base, pour commencer dvelopper des
bases de donnes simples ds le dbut. Il est aussi utilis pour
dvelopper des applications trs sophistiques.
Access vous permet aussi de modifier des champs et des tables
aprs avoir entr des donnes.
II.1. Base de donnes sous Access:
Access stock tous les objets faisant partie dune mme base de
donnes dans un seul fichier de base de donnes, possdant lextension
.mdb . Cest ce fichier que vous ouvrer et que vous utilisez lorsque
vous travailler dans le programme access. Les diffrents objets qui
peuvent faire partie dune mme base de donnes sont:
A. Table: Une table est une collection de donnes sur une
rubrique prcise,. En utilisant une table spare pour chaque rubrique
vous stockez les donnes une seule fois, ce qui rend votre base de
donnes plus performante et rduit les erreurs relatives la rptition
des donnes; Les tables organisent les donnes en colonnes ( appeles
champs) et lignes (appeles enregistrements).
B. Requte: Cest une question que vous posez une base de donnes
pour dterminer des informations particulires. On utilise une requte
pour afficher, modifier ou analyser les donnes de diffrentes
manires. On peut aussi les utiliser comme source dun formulaire ou
dun tat.
C. Formulaire: On utilise les formulaires pour crer une fentre
qui nous aide insrer les donnes dans une table facilement.
D. Etat: Les tats permettent de reprsenter efficacement vos
donnes sous une forme imprime. Dans la mesure ou vous avez la
possibilit de dfinir la taille et la mise en forme de chaque lment
de ltat, vous pouvez afficher les informations exactement comme
vous le souhaitez
E. Page: Une page est un fichier au format HTML distincts de la
base de donnes Access, placer sur le Web pour faciliter le partage
des donnes
F. Macros: Une macro comporte une ou plusieurs actions
effectuant chacune une opration particulire, telle louverture dun
formulaire ou limpression dun tat. Les macros permettent
dautomatiser les tches habituelles. Vous pouvez, par exemple,
excuter une macro qui imprime un tat lorsque lutilisateur clique
sur un bouton de commande.
G. Module: Un Module est un programme que vous crivez laide de
Microsoft Visual Basic.
II.2. Etapes de conception dune base de donnes
Une base de donnes reflte un systme donn dans un environnement
spcifique. De ce fait, lapplication qui fait le suivi et la gestion
de ce systme dpend de la base qui lui est dfinie et qui reprsente
la partie non visible de cette dernire.
Afin que la conception seffectue de manire claire et efficace,
vous devez pralablement prciser vos besoins et les tches incombant
la future base de donnes.
Avant de commencer utiliser MicrosoftAccess pour la cration des
tables, formulaires et autres objets qui composeront votre base de
donnes, il est important de s'attarder sur sa structure. Une
structure de base de donnes bien conue est l'lment essentiel de la
cration d'une base de donnes qui rpond de manire efficace et prcise
vos besoins.
Les tapes de conception dune base sont les suivantes:
1. Dterminer l'objectif de votre base de donnes (recenser la
liste de donnes partir des besoins du systme et des souhaits des
utilisateurs future de la base de donne)
2. Dterminer les tables ncessaires la base de donnes (regrouper
les donnes dans des groupes et donner chacun un nom)
3. Dterminer les champs ncessaires aux tables (leur structure :
type, taille et proprits)
4. Identifier les champs comportant des valeurs uniques dans
chaque enregistrement (dfinir une cl primaire pour chaque
table)
5. Dterminer les relations entre les tables et faire migrer les
cls.
6. Saisie des donnes
7. Crer d'autres objets de base de donnes (formulaire, requte et
tat).
II.3. Cration dune base de donnes
II.3.1. Lancement de Access:Pour lancer Microsft Access, cliquez
sur Dmarrer, slectionnez Programme, ensuite cliquez sur Microsoft
Access.
La fentre dAccess saffiche
II.3.2. Crer une nouvelle base de donnes
A partir de la fentre de base de donnes, utilisez la commande
"Nouvelle base de donnes" du menu "Fichier", ou cliquez sur licne
de la barre doutils.Ou bien Dans le volet Office cliquez sur Crer
base de donnes vide
Slectionnez le dossier concern et prcisez le nom de la base de
donnes puis validez.
II.3.3. Ouvrir une base de donnes
Slectionnez la commande "Ouvrir une base de donnes" du menu
"Fichier" ou cliquez sur le bouton "ouvrir" de la barre
doutils.
Ou bien
Dans le volet Office cliquez sur Ouvrir un fichier ensuit sur
fichiers.
La liste des bases de donnes situes dans le dossier utilis par
dfaut apparat lcran : notez que ces fichiers ont lextension MDB
(Microsoft Data Base).
Slectionner une base de donnes et cliquer sur ouvrirII.3.4.
Lassistant de projet de base de donne
Access offre des models de base de donnes tre utiliser, vous
pouvais choisir une base de donnes et lexploiter pour votre projet,
vous pouvais aussi apporter des modifications sur les tables ,
formulaires et tats pour rpondre vos besoin.
Utilisez lassistant de projet de base de donnes et suivez ses
tapes.
1. Cliquer sur Fichier/ Nouvelle base de donnes
2. Slectionner longlet Base de donnes3. Choisir une base de
donnes
4. Cliquez sur OK
5. Enregistrer la nouvelle base de donnes en spcifiant le nom et
son emplacement et cliquer sur crer6. Cliquer sur suivant
7. Choisir les champs faire apparatre et tre utiliser dans la
base de donnes, certains champs sont obligatoire.
8. Cliquer sur suivant
9. Choisir un style pour laffichage des formulaires.
10. Cliquer sur suivant
11. Choisir un style pour limpression des tats.
12. Cliquer sur suivant
13. Taper un titre pour la base de donnes
14. Une barre de progression saffiche pour montrer le temps de
droulement de cration de la base de donnes.
15. Un menu gnral saffiche qui vous permet de lancer les
formulaires et tats de cette base de donnes
III. CRETAION DES TABLES
III.1. Dfinition
Une table est un ensemble de donnes structures. Cette structure
repose sur un lment fondamental: le champ. Chaque champ de la table
caractrise un renseignement (le champ Nom, par exemple, correspond
au nom du client, le champ CP au Code Postal de son lieu de
rsidence...).
Lensemble des champs renseigns constitue un enregistrement ;
tous les enregistrements de la table comportent le mme type de
renseignements.
Cet ensemble de donnes est reprsent sous la forme dune table
constitue de colonnes (les champs) et de lignes (les
enregistrements).
Il sagit de dfinir de faon prcise la structure de la table :
celle-ci permet de prciser les noms des champs qui la composent
ainsi que diverses proprits comme, par exemple le type de donnes
autoris pour ce champ (sagit-il de caractre, de nombre, de date
?...) et le nombre de caractres autoriss (taille du champ).Un des
champs de la base de donnes doit permettre didentifier chaque
enregistrement de faon unique: il sagit de la cl primaire (Access
peut crer lui-mme le champ et grer les donnes quil contient de faon
automatique).III.2. Cration d'une table
Dans la fentre de base de donnes cliquez sur puis cliquez sur
Crer une table en mode cration. Ou bien
Affichez la liste des tables (cliquez sur longlet) puis cliquez
sur le bouton de la fentre base de donnes. Choisissez dans la bote
de dialogue qui souvre le mode dapparition de votre nouvelle
table.Les principales tapes de cration d'une table consistent
en:
1. Crez une table l'aide du Mode Cration afin d'insrer des
champs en spcifiant certaines informations et proprits (type de
donnes, description, taille, format,)
2. Saisissez chaque champ dans une ligne.
3. Slectionnez la ou les lignes correspondant au(x) champ(s)
utilis(s) pour dfinir la cl primaire de la table, et cliquez sur,
Une cl apparat sur chaque ligne slectionne.
4. Sauvegardez la table et donnez lui un nom.
Remarque:
Le champ possdant la cl primaire possde forcment un type de
donnes "NumroAuto" et est forcment "index sans doublon"
Exemple: La table Etudiant
III.3. LES TYPES DE DONNEES
Voici les diffrents types de donnes proposs par Access :
TexteCaractres alphanumriques (lettre et/ou chiffres); la
longueur dun champ teste est limite 255 caractres
MmoCaractres alphanumriques, ce champ peut contenir 32000
caractres
NumriqueNombre avec ou sans dcimales
Date/heureDate ou heure (Access contrle la validit des dates ou
heures saisies)
NumroAutoValeur numrique incrmente automatiquement lors de la
saisie de chaque nouvel enregistrement
MontaireValeur prsente au format montaire (Exemple 25 000
DA)
Oui/nonSeules deux donnes sont autorises pour ce type de champ:
OUI ou NON
Liaison OLECe type de champ est utilis pour insrer dans une
table des objets issue dautres applications de Windows (photos,
images, document, classeur)
Liste de choixCe type de champ est utilis pour faciliter des
saisies qui nont quun nombre restreint de valeurs
III.4. La description du champ
Elle permet de dcrire en dtail le rle du champ. Cette zone peut
contenir jusqu 255 caractres. La description du champ sera visible
sur la barre dtat lors de la saisie des donnes (documentation de
lapplication).
III.5. Les propritsLes proprits de champ permettent de contrler
la saisie effectue, de dfinir laspect des donnes pour une meilleure
comprhension, de prciser la valeur par dfaut, dacclrer les
recherches et les tris.
Chaque type de champs a ses proprits. Access utilise les
paramtres des proprits de champ quand vous consultez et modifiez
des donnes.
Voici la liste des proprits de champ, ainsi que leur fonction
:
Taille du champDtermine le nombre maximal de caractres pouvant
tre saisie dans un champ Texte ou la fourchette de valeurs dun
champ numrique
FormatAffiche les donnes saisies de faon personnalise pour une
meilleur lecture (exemple: nom de lauteur en majuscule)
DcimalesDtermine le nombre de chiffres aprs la virgule dune
valeur numrique
Masque de saisieStructure que vous dfinissez pour faciliter et
contrler la saisie des donnes des champs. Il dtermine le lieu de
saisie de chaque caractre saisir
LgendeDtermine une tiquette au champ qui remplacera le nom du
champ dans vos formulaires et tats
Valeur par dfautDtermine la valeur qui apparatra systmatiquement
dans un champ lors de la cration dun nouvel enregistrement
Valide siCritres contrlant la saisie de lutilisateur
Message si erreurTexte qui apparatra si les critres de saisie
dfinis dans la proprit valide si ne sont pas remplis
Null interditImpose la saisie dune donne dans un champ.
Chane vide autorisePermet la saisie dune chane vide (" ") dans
un champ Mmo ou texte
IndexAcclre la recherche et le tri dans un table
Pour dfinir ou modifier les proprits de chaque champ, cliquez
sur la ligne relative au champ puis remplissez la partie infrieure
de la fentre. Remarque: Le dernier type de donnes, les listes de
choix, revoit un ensemble de valeur dterminer avant denregistrer
les donnes
III.5.1. Dfinition de la taille dun champ
Cette proprit dfinit la taille maximum des donnes susceptibles
dtre stockes dans un champ. Les paramtres varient en fonction du
type de champ :III.5.1.1. Champ de Type Texte:
La taille de champ permet de limiter le nombre de caractres que
lutilisateur peut saisir. Par exemple pour un champ destin recevoir
un code de 4 caractres, attribuez la valeur 4 la proprit Taille du
champ. Vous pouvez entrer une valeur comprise entre 1 et 255. Le
paramtre est par dfaut 50 caractres.
III.5.1.2. Champ de Type Numrique :
La taille de champ permet de dterminer la plage de valeurs
autorises avec ou sans dcimales. Choisissez lun des paramtres
proposs dans la liste rattache la proprit.
III.5.2. Dfinition des formats daffichage
La proprit Format dtermine le format daffichage et dimpression
des nombres, des dates, des heures et du texte. Le format nest pas
enregistr avec la valeur dans la table. Si vous ne spcifiez aucun
format pour un champ, Access affiche les valeurs comme vous les
avez saisies.
Il est possible de choisir des formats prdfinis ou de crer des
formats personnaliss. Pour choisir le format le mieux adapt vos
donnes, Access vous propose un exemple illustrant chaque format
prdfini.
Vous pouvez utiliser la proprit Format pour personnaliser
l'affichage et l'impression des chiffres, des dates, des heures et
du texte.
Vous pouvez utiliser un des formats prdfinis ou vous pouvez crer
un format personnalis au moyen de symboles de mise en forme.
III.5.2.1. Type de donnes Date/Heure:
Vous pouvez attribuer la proprit Format des formats date et
heure prdfinis ou personnaliss dans le cas du type de donnes
Date/Heure.
A)- Formats prdfinis
Le tableau suivant propose les paramtres prdfinis de la proprit
Format s'appliquant au type de donnes Date/Heure, prciser que les
formats sont relatif au paramtrage Date, Heures ( complet ou abrg)
de la bote de dialogue Proprits pour Paramtres Rgionaux du Panneau
de configuration Windows. :
ParamtreDescription
Date, gnral(Par dfaut) Si la valeur ne correspond qu' une date,
aucune heure n'est affiche; si la valeur ne correspond qu' une
heure, aucune date n'est affiche. Ce paramtrage est une combinaison
des paramtres Date, abrg et Heure, complet.
Exemples: 4/3/93, 17:34:00, et 4/3/93 17:34:00.
Date, completExemple: Samedi 3 avril 1993.
Date, rduitExemple: 3-avr-93.
Date, abrgExemple: 3/4/93.
Attention Pour ce paramtre, les dates comprises entre le 1/1/00
et le 21/12/29 sont censes tres des dates du vingt et unime sicle
(comprises entre l'an 2000 et 2029). Les dates comprises entre le
1/1/30 et 21/12/99 sont censes tre des dates du vingtime sicle
(comprises entre 1930 et 1999).
Heure, completExemple: 17:34:23.
Heure, rduitExemple: 5:34 PM.
Heure, abrgExemple: 17:34.
B)- Formats personnaliss
Vous pouvez crer des formats date et heure personnaliss l'aide
des symboles suivants:
SymboleDescription
: Sparateur d'heure.
/Sparateur de date.
JJour du mois en 1 ou 2chiffres selon le cas (1 31).
jjJour du mois en 2chiffres (01 31).
jjjTrois premires lettres du jour de la semaine (dim sam).
jjjjNom entier du jour de la semaine (dimanche samedi).
EJour de la semaine (1 7).
eeSemaine de l'anne (1 53).
mMois de l'anne en 1 ou 2chiffres selon le cas (1 12).
mmMois de l'anne en 2chiffres (01 12).
mmmTrois premires lettres du mois (jan dc).
mmmmNom entier du mois (janvier dcembre).
ANumro du jour de l'anne (1 366).
aaDeux derniers chiffres de l'anne (01 99).
aaaaAnne complte (0100 9999).
HHeure en 1 ou 2chiffres selon le cas (0 23).
hhHeure en 2chiffres (00 23).
NMinute en 1 ou 2chiffres selon le cas (0 59).
nnMinute en 2chiffres (00 59).
SSeconde en 1 ou 2chiffres selon le cas (0 59).
ssSeconde en 2chiffres (00 59).
Note Si vous souhaitez ajouter une virgule ou une autre
sparateur votre format personnalis, placez ce sparateur entre
guillemets comme ci-aprs: j mmm", "aaaa.
Exemple: Ci-dessous sont proposs des exemples de formats
date/heure personnaliss:
ParamtreAffichage
jjjj", "jj mmmm ", "aaaaMardi, 18Novembre, 2003
"Semaine numro"eeSemaine numro 22
"Nous sommes "jjjjNous sommes Mardi
III.5.2.2. Types de donnes Numrique et Montaire
Vous pouvez attribuer des formats numriques prdfinis ou
personnaliss la proprit Format dans le cas de types de donnes
Numrique et Montaire.
A)- Formats prdfinis
Les formats sont prdfinis selon les paramtres spcifis dans les
Paramtres rgionaux du Panneau de configuration de Windows pour les
montants ngatifs, les symboles dcimaux et montaires et les
dcimales.
Le tableau suivant propose les paramtres prdfinis de la proprit
Format s'appliquant aux nombres:
ParamtreDescription
Nombre Gnral(Par dfaut) Affiche le nombre tel qu'il a t
entr.
Exemple : 3456,789 affiche 3456,789, -3456,789 affiche
-3456,789
MontaireUtilisez le sparateur des millierset affiche le symbole
montaire par dfaut
Exemple : 3456,789 affiche 3 456,79 DA , -3456,789 affiche -3
456,79 DA
EuroUtilisez un format montaire, avec le symbole de l'Euro ,
Exemple : 3456,789 affiche 3 456,79 , -3456,789 affiche -3
456,79
FixeAffichez au moins un chiffre;
Exemple : 3456,789 affiche 3456,79 , -3456,789 affiche
-3456,79
StandardUtilisez le sparateur de milliers;
Exemple : 3456,789 affiche 3 456,79 , -3456,789 affiche -3
456,79
PourcentageMultipliez la valeur par 100 et ajoutez un signe de
pourcentage (%)
Exemple : 3 affiche 300%, 0,45 affiche 45%
ScientifiqueUtilise la notation scientifique standard.
Exemple : 3456,789 affiche 3,46E+03 , -3456,789 affiche
-3,46E+03
B)- Formats personnaliss:
Les formats numriques personnaliss comportent entre une et
quatre sections et utilisent le point-virgule (;) comme sparateur
de liste. Chaque section contient la spcification du format
correspondant un type de nombre diffrent.
SectionDescription
PremierFormat correspondant des nombres positifs.
DeuximeFormat correspondant des nombres ngatifs.
TroisimeFormat correspondant des valeurs gales zro.
QuatrimeFormat correspondant des valeurs de type Null.
Par exemple, le format Montaire standard correspond au modle
suivant:
$#,##0.00[Vert];($#,##0.00)[Rouge];"Zero";"Null"
Ce format de nombre contient quatre sections spares par des
points-virgules et utilise un format diffrent pour chaque
section.
Vous pouvez crer des formats numriques personnaliss au moyen des
symboles suivants:
SymboleDescription
, (virgule)Sparateur dcimal. Les sparateurs sont dfinis dans la
section Paramtres rgionaux du Panneau de configuration Windows.
. (point) ou espaceSparateur des milliers.
0Espace rserv un chiffre. Affiche un chiffre ou 0.
#Espace rserv un chiffre. Affiche un chiffre ou rien.
$Affiche le caractre littral F.
%Pourcentage. La valeur est multiplie par 100 et suivie du signe
%.
III.5.2.3. Types de donnes Texte et Mmo
A)- Formats personnaliss:
Vous pouvez dfinir la proprit Format pour crer des formats
personnaliss dans des champs Texte et Mmo en utilisant des symboles
spciaux.
La proprit Format utilise les symboles suivants pour dfinir des
types de donnes texte et mmo:
SymboleDescription
@Caractre de texte (soit un caractre, soit un espace)
requis.
&Caractre de texte non requis.
Force tous les caractres tre en majuscules.
Les formats personnaliss pour des champs Texte et Mmo peuvent
comporter jusqu' trois sections. Chaque section contient la
spcification du format pour les diffrentes donnes d'un champ.
SectionDescription
PremireFormat pour des champs contenant du texte.
DeuximeFormat pour des champs contenant des chanes vides et des
valeurs de type Null.
Par exemple, si vous souhaitez que le mot Vide apparaisse dans
le contrle d'une zone de texte lorsque le champ ne comprend aucune
chane, entrez le format personnalis @;"Aucun" comme paramtrage de
la proprit Format du contrle. Le symbole @ a pour effet d'afficher
le texte du champ, la deuxime section entrane l'affichage du mot
Vide quand le champ contient une chane vide ou une valeur de type
Null.
Ci-dessous sont proposs des exemples de formats Texte et Mmo
personnaliss:
ParamtreDonnesAffichage
@@@-@@-@@@@465043799465-04-3799
@@@@@@@@@465-04-3799465043799465-04-3799465043799
>dupontDUPONT
DupontDUPONTDUPONTDUPONT