Access 2010
Es una aplicacin para guardar grandes bases de datos, e
interrelacionarlos de manera rpida y eficaz.
a) Objetivos
1. Conocer la interfaz de usuario de Access 2010
2. Identificar las distintas fichas, grupos y comandos
3. En qu consiste una base de datos
4. Iniciar en el manejo de bases de datos
Est dividido en lecciones. En ella se exponen diferentes
caractersticas. Introduccin, ejercicio y resumen.
Cris, Martn y Sara OrganiClick.com
Introduccin:
Qu es y para que se utiliza Access
Abrir el Programa Access 2010
Familiarizarse con la interfaz de usuario de Access 2010
Dar los primeros pasos con la aplicacin
Debido al crecimiento, Los empleados tienen un gran volumen de
datos, para tener los datos al da, han decidido utilizar Access
2010.
Qu es Access?
Es una aplicacin que permite crear y gestionar bases de
datos.
Interfaz muy intuitiva
Es muy til para aprovechar la informacin
Organiza datos estableciendo relacin entre ellos, utilizando
mltiples tablas que pertenecen a la misma rea.
Realiza clculos complejos de manera rpida y eficaz
Ejercicio #1
Abrir Archivo crear una base de datos en blanco
Elementos de la Ventana:
Barra de herramientas
Barra de ttulo
Cinta de opciones
Panel de exploracin
Pgina de la tabla
Barra de estado
Ctrl + F1 = Esconde la Cinta de Opciones
F11 = Esconde el Panel de Exploracin
Conceptos Bsicos de Access 2010
Objetivos
Conocer los conceptos bsicos sobre la estructura de
almacenamiento en una base de datos
Explorar los objetos de Access y las relaciones entre ellos
Cambiar la configuracin para abrir los objetos de Access en
ventanas superpuestas
Base de datos:
Datos organizados en base a un objetivo comn. Lista
organizada.
Access permite la extraccin rpida de la informacin exacta que se
necesita mediante consultas e informes, adems de almacenar la
informacin.
Para almacenar datos se usan Tablas
Para gestionar datos
Consultas
Formularios
Informes
Paginas
Macros
Modulos
Las Tablas:
Columnas = Campos
Filas = Registros
Vista Hoja de Datos
Vista Diseo da acceso a la configuracin de la tabla, para
manejar entre otros, las caractersticas de las tablas.
Consultas: objeto til para localizar informacin especfica en las
mltiples tablas segn los parmetros indicados por el usuario.
Informes: objeto para mostrar de manera atractiva y amigable la
informacin contenida en la base de datos. Se pueden mostrar en
varias tablas de consulta.
Crear Bases de Datos y Tablas Sencillas
Objetivos
Crear una base de datos a partir de una plantilla
Elaborar bases de datos de forma manual
Realizar tablas sencillas
Disear la estructura de una nueva tabla
Plantilla: Modelo que permite crear una base de datos
rpidamente.
Conservar la Integridad de los datos
Aprender a restringir las propiedades de los datos,
especificando el tipo, cantidad y formato de los datos
Elaborar reglas de validacin para que Access solo admita los
datos que cumplan los criterios establecidos
Manejar listas de valores para limitar la entada de los datos en
un campo.
MSCARA DE ENTRADA: es posible restringir el formato de los datos
gracias a las Mscaras de entrada. Es decir, puede definir una
especie de plantilla de formato que se activa en la celda cuando el
usuario introduce los datos.
REGLA DE VALIDACIN: permite definir una condicin bajo la cual
Access aceptar o no los valores introducidos en uno o varios campos
de un registro. Se pueden aplicar a todos los tipos de datos que
hemos visto a excepcin de los de Autonumeracin, Objetos le y Datos
adjuntos.
RELACIONES ENTRE TABLAS:
Objetivos:
Descubrir la importancia de las relaciones en las bases de datos
relacionadas
Conocer los diferentes tipos de relaciones existentes en Access
2010
Aprender a crear relaciones, visualizarlas, modificarlas y
eliminarlas
Las bases de datos relacionadas evitan duplicar los datos
gracias a que permiten establecer relaciones entre los campos de
las tablas. As, Access puede recopilar la informacin desglosada en
las tablas.
Relacin Uno a Uno:
La relacin uno a uno se ha de establecer cuando se desee
relacionar un nico registro de la Tabla principal con otro registro
exclusivo de la Tabla secundaria, y viceversa. As es posible
relacionar, por ejemplo, una tabla con los datos de envo de los
clientes con otra tabla que contiene los datos de los clientes
detallados, compartiendo un campo comn, IdCliente. Este tipo de
relacin es poco habitual, precisamente porque al relacionarse los
registros uno a uno la informacin se suele almacenar en una nica
tabla. Sin embargo, puede ser de gran utilidad en algunos casos
para dividir una tabla con muchos campos con el objetivo de aislar
parte de la informacin por razones de seguridad o para relacionar
informacin que slo se aplica a un subconjunto de la tabla
principal.
Relacin Uno a Varios:
La relacin uno a varios ha de aplicarse cuando se necesita
relacionar un nico registro de la Tabla principal con varios
registros de la Tabla secundaria. De esa manera, por ejemplo, se
puede establecer la relacin entre un cliente, representado en una
tabla Cliente, con sus pedidos registrados en otra tabla. Para
representar este tipo de relacin lo importante es que la Clave
principal de la tabla de origen de la relacin, en este caso
IdCliente, est incluida como campo en la tabla destino, en este
caso en la tabla Pedidos, como Clave externa.
Relacion Varios a Varios:
Las relaciones varios a varios se pueden establecer para
relacionar varios registros de una tabla con varios registros de
otra tabla. En esos casos, ninguno de los campos relacionados tiene
por qu ser Clave principal. As, por ejemplo, sera la relacin entre
la tabla Centros de distribucin y la de Productos, ya que varios
Centros pueden ofrecer el mismo producto y varios productos pueden
ofertarse desde un mismo Centro de distribucin. Para representar
este tipo de relacin es necesario tener una tercera tabla que
divida la relacin de varios a varios en dos relaciones uno a
varios, incluyndose en la tercera tabla los dos campos relacionados
de la Tabla principal y secundaria. En este caso, la tabla Pedidos
acta como tercera tabla registrando el campo IdCentro e
IdProductos.
Pasos
El primer paso para crear una relacin es asegurarse que no se
tiene abierta ninguna de las tablas. Y, a continuacin, abrir la
ficha Herramientas de base de datos. Una vez en esa ficha, busque
el grupo Relaciones y haga clic en el comando Relaciones. Al no
tener an ninguna relacin definida, vea cmo se abre directamente el
cuadro de dilogo Mostrar tabla. Si no aparece el cuadro, en la
ficha Diseo, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar
tabla.
El recin abierto cuadro de dilogo Mostrar tabla, muestra las
tablas de la base de datos desde la pestaa Tablas. Tambin puede
ensearle las Consultas disponibles, si las hay, desde la pestaa
Consultas; o todas juntas, tablas y consultas, desde la pestaa
Ambas.
En esta ocasin, desde la pestaa Tablas del cuadro de dilogo
Mostrar tablas, seleccione por ejemplo la tabla Pedidos y haga clic
en Agregar. Observe cmo en el zona de la ventana Relaciones aparece
representada dicha tabla con sus campos. Contine seleccionando y
agregando una a una las tablas que necesite. Una vez que termine,
haga clic en Cerrar para que desaparezca el cuadro de dilogo.
Para definir la relacin, simplemente sitese en la tabla Cliente,
haga clic sobre el campo IdCliente, que acta como Clave principal,
y arrstrelo hacia el campo de igual nombre en la tabla Pedidos,
donde opera como campo normal de la tabla. A continuacin se abre el
cuadro de dilogo Modificar relaciones desde donde se definirn los
detalles de la relacin que se desea establecer.
Desde la listas Tabla o consulta y Tabla o consulta relacionada
puede comprobar si la tabla y campos seleccionados para la relacin
son correctos. Si un nombre de campo fuera incorrecto, haga clic en
l y seleccione un nuevo campo de la lista de campos propios de la
tabla. A continuacin, en el pie del cuadro de dilogo podr comprobar
cul es el tipo de relacin que se ha establecido. Perfecto! Es la
deseada, Uno a varios.
Es importante que, antes de terminar de crear la relacin, active
la casilla de verificacin Exigir integridad referencial. De esa
forma se asegura de que no existan registros hurfanos en una de las
tablas y se mantienen las referencias sincronizadas. Por ejemplo,
si no marcramos la casilla, al eliminar un cliente concreto y su
IdCliente, los pedidos asociados a l, y almacenados en la tabla
Pedidos, quedaran hurfanos, es decir sin referencia en la tabla
principal; pudiendo llegar a ocasionar problemas a la hora de
extraer informacin de las tablas.
Al marcar la casilla Exigir integridad referencial, observe que
se activan otras dos casillas de verificacin. Haga clic en la
casilla Actualizar en cascada los campos relacionados. As se
asegura de que cuando cambie un dato de la Tabla principal,
automticamente se actualizar en todos los registros enlazados en la
tabla relacionada o secundaria.
Haga clic ahora en la casilla de verificacin Eliminar en cascada
los registros relacionados y, de esa manera, cuando elimine un
registro en la tabla principal se eliminarn todos los registros
enlazados en la tabla relaciona
Tras comprobar los rasgos de la relacin, haga clic en el botn
Crear. Listo! Observe como entre las tablas, ms concretamente,
entre los campos definidos aparece una lnea de relacin. Al exigir
la integridad referencial, la lnea de relacin aparece ms gruesa en
los extremos, emergiendo en cada uno de ellos un nmero 1 y un
smbolo de infinito () segn se represente un tipo u otro de
relacin.
En la ficha contextual Diseo de las Herramientas de relaciones y
dentro del grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla. Tras
abrirse el cuadro de dilogo, seleccione las tablas que an no estn
en la zona de relaciones, haga clic en Agregar y de nuevo clic en
el botn Cerrar.
Una vez agregadas las tablas entre las que se desea establecer
relacin, observe cmo aparecen en la zona de relaciones en una
distribucin que no tiene por qu ser la deseada. Para colocar las
tablas en el diagrama simplemente site el puntero del ratn sobre la
barra de ttulo del cuadro de la tabla y arrstrelo manteniendo
pulsado el ratn hasta el lugar que desee. Repita la accin tantas
veces como sean necesarias hasta conseguir la distribucin de
diagrama que desee.
Una vez que tiene todas las tablas disponibles, pruebe a
realizar ms relaciones. Por ejemplo, establezca una relacin uno a
uno seleccionando el campo IdCliente de la tabla Cliente detalles y
arrestndolo hasta el campo IdCliente de la tabla Cliente envo. Una
vez abierto el cuadro de dilogo Modificar relaciones, compruebe que
se ha establecido la relacin deseada y haga clic en Crear. Repita
los pasos en el resto de tablas para crear tantas relaciones entre
tablas como requiera.
Cmo ver las relaciones cuando se abre una base de datos o se
tiene abierto otro objeto? Access 2010 facilita en cualquier
momento la visualizacin de las relaciones establecidas en una base
de datos. Para ello, abra la ficha Herramientas de base de datos y
haga clic en el botn Relaciones. Listo! El diagrama con las
relaciones previamente establecidas se muestra en pantalla.
Recuerde, si an no se han establecido relaciones, Access le pedir
que comience el proceso agregando una tabla o consulta.
Una vez abierta las Relaciones y la ficha contextual Diseo, haga
clic en el botn Borrar diseo. Access le preguntar si est seguro de
que desea borrar la distribucin de la ventana Relaciones, responda
S. Perfecto! Ahora podr disear nuevas relaciones, sin perder las
relaciones anteriores. Perfecto! Ahora podr disear nuevas
relaciones, sin perder las relaciones anteriores.
Para modificar una relacin ya creada, haga clic con el botn
secundario sobre la lnea que indica la relacin y, desde el men
contextual abierto, seleccione la opcin Modificar relacin. Se abre
el cuadro de dilogo Modificar relacin. Desde l podr redefinir las
tablas entre las que se estableci la relacin, los campos y el tipo
de relacin. Una vez haya realizado las modificaciones, haga clic en
Aceptar para aplicar los cambios.
Existe otra forma de acceder al cuadro desde donde modificar las
relaciones establecidas, quiere conocerla? Abra la ficha contextual
Diseo de las Herramientas de relaciones, seleccione la relacin que
desee modifica, por ejemplo la relacin entre Pedidos y Clientes, y
haga clic en el comando Modificar relaciones. Compruebe cmo tambin
se abre el cuadro de dilogo Modificar relaciones.
En la pestaa de las relaciones se observan todas las tablas
agregadas y las relaciones establecidas. En ocasiones puede que se
agreguen tablas que posteriormente no se relacionan o se desee
quitar algn elemento para despejar el diagrama. Cmo conseguirlo?
Sencillo. Seleccione la tabla y haga clic en el botn Ocultar tabla.
Observe cmo ya no aparece ni la tabla ni la relacin, sin embargo
seguirn existiendo.Recuerde que haciendo clic sobre Mostrar todas
las relaciones, visualizar de nuevo el diagrama con todos sus
elementos.
Para eliminar relaciones creadas por error o relaciones que ya
no se necesiten, simplemente haga clic con el botn secundario del
ratn sobre la lnea de relacin a suprimir. A continuacin, en el men
contextual abierto, haga clic sobre la opcin Eliminar. Access le
pregunta si est seguro de eliminar permanentemente la relacin,
responda s. Observe como la lnea de relacin se ha eliminado de la
ventana de relaciones.
ELABORAR FORMULARIOS:
Objetivos:
Que es y la funcin de los formularios en las bases de datos
Elaborar formularios con la herramienta Formularios y con el
Asistente para Formularios
Conocer los tipos de vistas
Utilizar los controles de los formularios
Un formulario es un objeto de Access que facilita la visin de
los campos de una o varias tablas, o de las consultas. De esta
manera, los formularios favorecern la edicin de los datos de forma
interactiva. Se caracterizan por presentar una interfaz atractiva
para el usuario en la que aparecen los campos organizados y con
formato, permitiendo una fcil edicin de los datos, sobre todo a
aquellos usuarios que desconozcan la estructura de las tablas.
Los Controles de los formularios se utilizarn para localizar la
informacin, introducir informacin nueva y modificar o eliminar la
existente. Los ms utilizados en Access son: Controles de cuadro de
texto: se utilizarn para visualizar o introducir informacin.
Controles de etiqueta: le ayudarn a localizar la informacin.
Este proceso se puede llevar a cabo de dos maneras: utilizando
la Herramienta formulario, con la que podr crear un formulario
sencillo utilizando todos los campos de una tabla. O con el
Asistente para formularios: que le permitir elegir los campos de la
tabla que quiere utilizar en el formulario. Vamos comenzar con la
Herramienta formulario Est preparado?
El primer paso en la creacin de Formularios con la Herramienta
es abrir la tabla a partir de la cual vamos a crear el Formulario.
En nuestro ejemplo vamos a utilizar la tabla Centros, haga doble
clic sobre ella y sta se abre en la Vista Hoja de datos. Para crear
un formulario utilizando la Herramienta Formulario, haga clic en la
ficha Crear y, en el grupo Formularios, haga clic en el comando
Formulario. Qu ocurre? Se ha creado un formulario basado en nuestra
tabla en el que se muestra el primer registro de la tabla en una
ficha en la Vista Presentacin.
La Herramienta Formulario ha creado una serie de etiquetas que
son los nombres de los campos de la tabla. Los campos son ahora
cuadros de texto. En la parte superior del formulario aparece el
nombre de la tabla como ttulo junto con el botn Formulario que
siempre se va poder sustituir por una imagen, como por ejemplo el
logotipo de su empresa. En la Vista Presentacin tendr activas las
Herramientas de presentacin del formulario para modificar las
etiquetas del formulario. Para modificarlas simplemente haga clic
sobre la que quiera modificar y haga las modificaciones que
desee.
Si en algn momento quiere editar los cuadros de texto del
formulario, es necesario abrir la Vista Formulario. Para ello, haga
clic en el comando Ver y en el desplegable pulse de nuevo sobre la
opcin Vista Formulario. Las fichas contextuales Herramientas de
formulario ya no estn disponibles. Haga clic sobre una etiqueta,
por ejemplo Direccin. Qu ocurre? Ahora, la etiqueta ya no se
selecciona para modificarla, en cambio el cuadro de texto s que se
ha seleccionado para que pueda editarlo.
En la parte inferior de la ventana de Access encontrar la Barra
de navegacin registro que podemos utilizar para ver los distintos
registros que forman parte del Formulario. Haga clic en el botn
Siguiente registro y Access le muestra el segundo registro de la
tabla. En esta barra se encuentra tambin el botn Nuevo registro
(vaco), con el que podr crear un nuevo registro en la tabla. Haga
clic sobre l y se le muestra un formulario en blanco con los campos
necesarios para introducir informacin de un nuevo Centro.
Cris y Martn no vean necesario crear el formulario con todos los
campos, por lo que han decidido volver a crear el formulario
utilizando el Asistente para formularios. As podrn elegir los
campos que van a aparecer en l. Como vimos en el captulo anterior
esta accin se lleva a cabo mediante el Asistente para formularios.
Con la tabla ya abierta, haga clic en la ficha Crear y seguidamente
pulse de nuevo en comando Asistente para formularios. Se abre el
cuadro de dilogo Asistente para formularios.
El primer paso del Asistente es establecer qu campos quiere que
aparezcan en su formulario. Para ello ser necesario indicar, en
primer lugar la tabla de la que se quieren tomar los campos. Por
defecto le aparece la que est abierta. A continuacin aada los
campos que necesite. Seleccione un campo en la seccin Campos
disponibles en y haga clic en el botn Aadir. Si el formulario ya
presenta el primer campo, haga lo mismo con el resto y luego pulse
en el botn Siguiente.
En este paso decidir la distribucin que quiere aplicar a su
formulario. Puede visualizar las distintas opciones marcando su
correspondiente casilla de verificacin y observar su aspecto en el
cuadro de muestra. Para nuestro ejemplo seleccione la distribucin
Justificado, y haga clic en el botn Siguiente.
En el ltimo paso podr decidir el nombre que quiere dar a su
formulario. Compruebe que est activada la casilla de verificacin de
la opcin Abrir el formulario para ver o introducir informacin. Si
selecciona Modificar el diseo de formulario podr modificar
manualmente el aspecto de su formulario en la ventana del
documento. Por ltimo, haga clic en el botn Finalizar.
En el panel de Exploracin, bajo la tabla de Proveedores aparece
ahora el formulario que acaba de crear. El formulario le muestra el
primer registro en la ventana del documento. Al igual que en los
formularios creados por la herramienta Formulario para desplazarse
por los registros puede utilizar los botones de la Barra de
navegacin registro que se encuentra en la parte inferior del
ventana de Access.
Cris y Martn quieren editar algunos de los datos que acaban de
crear del formulario. Veamos cmo hacerlo. Asegrese de que est
situado en el primero de los registros y, a continuacin, haga clic
en la etiqueta del campo que quiere editar, escriba el nuevo texto
y pulse la tecla Intro para desplazarse al siguiente campo. No es
necesario que guarde las modificaciones introducidas ya que stas se
almacenan automticamente.
Para aadir un nuevo registro e introducir nuevos datos en su
formulario puede utilizar el botn Nuevo registro. Si lo que desea
es eliminar un registro concreto del formulario, haga clic con el
botn secundario del ratn en la flecha negra situada en el margen
izquierdo de la ventana del formulario. En el men contextual, haga
clic en Cortar. Access le pide confirmacin sobre la eliminacin del
registro. Haga clic en el botn S y el registro queda eliminado.
Finalmente, para cerrar el formulario haga clic en el botn Cerrar
que se encuentra a la derecha del formulario abierto.
A Cris le gustara visualizar un registro de la tabla Proveedores
y en el mismo formulario tener tambin la informacin de la tabla
Productos, la cual est relacionada con la primera. En Access esto
es posible gracias a los Subformularios, que son un formulario
insertado en otro. El formulario donde se inserta el subformulario
recibe se denomina formulario Principal, y es el que aparece en la
parte superior de la tabla, y el Subformulario, sera el secundario
y aparece en la parte inferior.
Podr crear un formulario con un subformulario con la Herramienta
Formulario y utilizando el Asistente. Vamos a crearlo por la va ms
rpida, con la Herramienta Formulario. Con la tabla Proveedores
abierta y desde la fichar Crear, haga clic en el comando
Formulario. Observe cmo se abre el formulario con el subformulario
que acaba de crear. En la parte inferior de la ventana de Access
est la barra de Navegacin registro del formulario y justamente
debajo del subformulario hay otra barra de Navegacin registro, que
nos sirve para desplazarnos por los subformularios.
En el panel de Exploracin, haga doble clic en el formulario
Proveedores para abrirlo. En la barra de Vistas en el extremo
inferior izquierdo se le indica que est visualizando su formulario
en la Vista Formulario. Es la vista en la que se abre por defecto
un formulario al hacer doble clic sobre l en el panel de
Exploracin. Esta vista, como vimos anteriormente, le permite
visualizar la informacin, editar los datos de los registros,
eliminarlos o introducir nuevos registros. Conozcamos otros modos
de visualizacin.
Martn quiere mostrarle a Sara la vista diseo de formulario. Le
ayudamos a hacerlo? En el grupo Vistas, haga clic en el comando Ver
para desplegar su men contextual. En l se muestran distintas vistas
para los formularios. Seleccione la Vista Diseo. Esta vista le
permitir la modificacin manual de los elementos que componen el
formulario. Para ello, est dividida en tres zonas: Encabezado del
formulario: que le permite incluir elementos en el encabezado.
Detalle: donde se sitan los campos del formulario. Se repite por
cada registro de la tabla de origen. Y Pie de formulario: donde se
reflejan los elementos que cierran el formulario.
La Cinta de opciones de esta vista muestra tres fichas nuevas:
Diseo, Organizar y Formato, que recogen todos los comandos
necesarios para controlar el diseo y forma de presentacin de los
elementos del formulario. Estas fichas se muestran slo cuando estn
seleccionados determinados elementos en la aplicacin y reciben el
nombre de Fichas contextuales.
Por ltimo vamos a acceder a la Vista Presentacin, haga clic en
el comando Ver y seleccione Vista Presentacin. En este tipo de
vista, puede trabajar de una forma muy similar a la de la Vista
Diseo con la diferencia de que sta muestra en tiempo real la
apariencia del formulario.
En la Vista Presentacin tendr activas las Herramientas de
presentacin del formulario para modificar los controles del
Formulario. En la ficha contextual Diseo se encuentra el grupo
Controles. Los controles son elementos que se pueden aadir al
formulario con la finalidad de ampliar sus funciones y facilitar el
trabajo del usuario.
Cris quiere introducir un control en el formulario, para ello va
intentar introducir el logotipo de Organiclik.com en el encabezado
donde aparece el icono del Formulario Le ayudamos a hacerlo? Haga
clic en el icono que representa al formulario y, a continuacin, en
el grupo Controles pulse de nuevo en el control Insertar Imagen. Se
abre el desplegable con una nica opcin Examinar, que abre el cuadro
de dilogo Insertar imagen. En l seleccione la imagen que quiere que
forme parte del encabezado y haga clic en el botn Aceptar. La
imagen se ha insertado en el encabezado pero no se visualiza
bien.
Al insertar imgenes en el encabezado de un formulario casi
siempre va a tener que modificar su tamao. Veamos cmo hacerlo.
Acerque el cursor a la lnea derecha que enmarca la imagen y
arrstrela hacia el lado derecho. Una vez hemos modificado el largo
de la imagen, si sigue sin convencerle el tamao, habr que modificar
tambin su ancho. Situ el cursor en la lnea inferior que encuadra la
imagen y arrstrela hacia abajo. La imagen tiene un nuevo tamao.
Para ver el resultado de los cambios introducidos en su
formulario en la Barra de Vistas, haga clic sobre el botn Vista de
Formulario. Ahora s que parece un formulario de Organiclick.
REALIZAR CONSULTAS BSICAS
Objetivos:
Aprender a realizar consultas sobre una base de datos mediante
el uso de un asistente y a disearlas manualmente
Saber cmo se ejecutan las consultas y a guardarlas para su
posterior uso
Usar una consulta para cambiar los registros de una tabla
Una consulta es una pregunta a la base de datos, que es
respondida utilizando los datos ya contenidos en las tablas de la
base de datos con los criterios y restricciones que el usuario
desea imponer. As, por ejemplo, puede contestar qu empleados tienen
una antigedad determinada mostrando adems los datos que interese de
cualquiera de las tablas. Las consultas que slo contestan preguntas
sin cambiar ningn dato se llaman Consultas de seleccin. Tambin se
pueden utilizar consultas para realizar cambios en una base de
datos, como eliminar registros, crear tablas a partir de otras,
etc. Estas se llaman Consultas de accin.
Organiclick.com quiere actualizar el salario de los
trabajadores, as que Sara va a preguntarle a la base de datos por
los nombres, apellidos, departamento y salario base de cada uno de
ellos. Pero no sabe cmo hacerlo. Gracias al asistente de Access
podr crear consultas de una manera muy sencilla.
Acceda a la pestaa Crear de la Cinta de opciones y, dentro de
ella, en el grupo Consultas, haga clic en el comando Asistente para
consultas. Se abre el cuadro de dilogo Nueva consulta. Elija el
tipo de asistente, en este caso Asistente para consultas sencillas
(aparece marcado por defecto), y presione el botn Aceptar.
Una vez abierto el cuadro de dilogo Asistente para consultas
sencillas, haga clic en la flecha de la lista Tablas/Consultas y
desde el desplegable escoja la que necesite, por ejemplo Empleados.
Tras seleccionar la tabla, en el cuadro de lista Campos disponibles
aparecen sus campos; escoja el campo Nombre y presione el botn
Aadir. Ahora ese campo aparece en el cuadro de lista Campos
seleccionados, lo que significa que ese campo se mostrar en la
consulta. Sara para su consulta tambin necesita los campos:
Apellidos, y Departamento. Hagamos los mismo para tenerlos
disponibles.
En muchas ocasiones se pueden necesitar que aparezcan en una
consulta campos de diversas tablas. Cmo hacerlo? Muy sencillo, una
vez seleccionados los campos de una tabla ha de seleccionar una
nueva tabla. Para ello, despliegue la lista Tablas/Consultas y, de
entre las que se muestran, escoja la tabla Puestos. Observe como
ahora se muestran sus campos en el cuadro Campos disponibles.
Seleccione Salario base y haga clic en el botn Aadir. Perfecto! En
el cuadro Campos seleccionados ya contamos con todos los campos que
necesitamos para la consulta, tanto los de la tabla Empleados como
el de la tabla Puestos.
Para proseguir con la creacin de la consulta, haga clic en el
botn Siguiente del asistente. En este paso podr escoger entre la
opcin Detalle para realizar una consulta que muestre los datos tal
y como estn en las tablas; o la opcin Resumen si va a realizar algn
clculo con ellos. Para el ejemplo, haga clic en Detalle (opcin
marcada por defecto). Pulse el botn Siguiente. Ahora borre el
antiguo nombre y anote el nombre de la consulta, por ejemplo
Salario empleados. Finalmente, indique la accin que desea hacer con
la consulta, abrirla o modificar su diseo. En este caso, verla.
Finalice el asistente.
Sara ya puede visualizar el resultado de la operacin, La
consulta ha respondido perfectamente a su pregunta! Como se
observa, Sara ha obtenido una tabla especial que le muestra todos
los campos que pidi, aunque sean de varias tablas diferentes. Y
adems no ha tenido la necesidad de ir buscndolos por la base de
datos.
Sara necesita crear otra consulta en la base de datos, pero no
est segura de que el asistente de consultas pueda serle de ayuda.
Necesita ms flexibilidad. En concreto, quiere enviar una carta a
los empleados que no tienen contrato indefinido. Access ofrece la
opcin de realizar consultas desde una vista de Diseo que permite
total libertad en su creacin. Vamos a ayudarla!
Para disear consultas personalizadas sitese dentro de la ficha
Crear y, en el grupo Consultas, haga clic sobre el comando Diseo de
consulta. En la ventana del programa se ha abierto una pestaa que
da acceso al diseo de la Consulta. Tambin se presenta el cuadro de
dilogo Mostrar tabla.
Desde el cuadro de dilogo Mostrar tabla se pueden seleccionar
las tablas de las que extraer los datos para la consulta. En este
caso, haga clic sobre la tabla Empleados y presione el botn
Agregar. Observe cmo se ha incluido la tabla. En esta ocasin tambin
se necesitan los datos de las direcciones, por ello haga clic en la
tabla Datos Personales y de nuevo clic en Agregar. Una vez se
dispone de las tablas necesarias, pulse cerrar para ocultar el
cuadro de dilogo. En la ventana de la consulta aparecen las dos
tablas seleccionas junto con una representacin de las posibles
relaciones que pudiera haber entre ellas.
Es el momento de pasar al diseo de los campos. Para hacerlo,
haga doble clic en el campo escogido, por ejemplo sobre el campo
Nombre de la tabla Datos_Personales. Observe cmo se ha aadido a la
rejilla de la parte inferior del diseo. Fjese que el programa
especifica el nombre del campo y la tabla de donde viene. Haga lo
mismo con los campos Apellidos, Direccin, Poblacin y Cdigo Postal
de la tabla Datos_personales y con el campo Indefinido de la tabla
Empleados. En la rejilla de diseo se muestran todos los campos
escogidos.
Sara cuenta con todos los campos seleccionados, pero ella slo
necesita conocer aquellos empleados que no estn indefinidos. Cmo le
puede dar la instruccin a Access? Se hace en la fila Criterios del
campo correspondiente. En el ejemplo, sitese en la casilla de
criterios del campo Indefinido. Este es el lugar donde se anotan
los criterios que exige la consulta. Como este campo est
configurado como tipo Si/No, o lo que es lo mismo, verdadero/falso,
escriba Falso, lo que indica que los contratos que se mostrarn en
la consulta no son indefinidos.
Ya ha terminado con el diseo de la consulta. Si quiere ver el
resultado de forma temporal, dentro de la ficha contextual Diseo
localice el grupo Resultados y haga clic en el comando Ejecutar .
Como ve, la consulta ha contestado la pregunta hecha a la base de
datos devolviendo los datos de los trabajadores, y slo de aquellos
que no tienen contrato indefinido.
Access permite ocultar y mostrar los campos seleccionados para
la consulta. Esta opcin es muy til para ocultar el campo donde se
ha establecido el criterio en el cul slo se muestra informacin
recurrente, es decir, se muestra como dato el criterio establecido.
En este caso, todos los registros del campo Indefinido muestran la
informacin de contratos no indefinidos. Para ocultar un campo, haga
clic en Vista diseo y acceda de nuevo al diseo de la consulta.
Fjese en la rejilla de diseo y observe la fila Mostrar. Las
casillas de verificacin activadas de cada uno de los campos indican
que el campo es visible en la consulta. Desactive la casilla
Mostrar del campo Indefinido. Para comprobar el cambio, haga clic
de nuevo en el botn Ejecutar. Perfecto! El campo Indefinido ya no
se muestra en la consulta.
Sara ha enseado a Martn a crear consultas y ya han obtenido gran
cantidad de informacin. Sin embargo, Sara se ha dado cuenta de una
cosa: cada vez que hace una consulta tiene que disearla de nuevo?
Martn est convencido de que Access permite guardar las consultas
para ejecutarlas siempre que uno quiera. Veamos si lleva razn!
Como ya se ha visto, al disear una consulta, podemos ejecutarla
para visualizar el resultado. Para guardarla, haga clic en el botn
Vista Diseo para volver a la rejilla de diseo de la consulta. A
continuacin, pulse el botn Guardar de la barra de acceso rpido y se
abre el cuadro de dilogo Guardar como. Anote el nombre que desea
para la consulta, en el ejemplo No_Indefinidos. Para almacenar la
consulta haga clic en el botn Aceptar. Observe que en el panel de
objetos de la base de datos se muestra el icono de la consulta
guardada.
Para cerrar la consulta en la que ha estado trabajando, en esta
ocasin No_Indefinidos, dirjase al lado derecho de la ventana de la
consulta y haga clic en el botn cerrar de su pestaa. Genial! Ahora
no aparece abierta la consulta, slo aparece en el listado de
Objetos de Access.
Para ejecutar una consulta que ha sido guardada con anterioridad
localcela en el panel de objetos de la base de datos, y para
visualizarla, haga doble clic sobre su icono. Como puede observar,
la consulta se ha ejecutado sin problemas.
Sara se ha fijado en que uno de los trabajadores a los que
quiere enviar la carta se ha cambiado de domicilio, y hay que
cambiarlo. Pero claro, como la consulta muestra los datos de otras
tablas, no sabe si al cambiarlo en la consulta tambin se cambiar en
la tabla original. Comprobmoslo con ella.
Con la consulta abierta, seleccione la celda del registro que
quiera cambiar, en el ejemplo, la celda de la direccin a modificar,
borre la vieja direccin y pase a introducir la correcta. Tras ello,
guarde y cierre la consulta. En el panel de objetos de la base de
datos, localice la tabla Datos_Personales y para abrirla haga doble
clic sobre su icono. Con la tabla abierta, puede comprobar cmo el
dato que ha cambiado en la consulta tambin se ha modificado en la
tabla de donde sali.
ELABORACION DE INFORMES SENCILLOS
Objetivos
Explorar qu son los informes y conocer su utilidad
Aprender a disear un informe sencillo empleando el Asistente
para informes
Personalizar la barra de acceso rpido
Martn ha ido a visitar la oficina del centro de distribucin que
Organiclick.com tiene en Salamanca. Quiere conocer cmo se est
implantando Access 2010 para controlar la gestin de pedidos,
cuentas y el stock de almacn. Adems, quiere reunirse con ellos para
ver cmo se obtienen los informes desde una base de datos y cmo ha
de ser el formato para mantener la lnea de estilo de
Organiclick.
Los informes son resmenes de la informacin contenida en una base
de datos, con la peculiaridad de presentar un aspecto agradable y
atractivo para la audiencia a la que van dirigidos. Los informes se
pueden visualizar en pantalla, pero principalmente se utilizan para
organizar y resumir los datos que se desean imprimir. La informacin
de los informes suele ir dirigida a personas ajenas a las bases de
datos, pero que necesitan conocer y manejar sus datos.
Martn ha comenzado a trabajar sobre una base de datos que le ha
proporcionado el encargado del centro de distribucin de Salamanca.
Tras echarle un primer vistazo, Martn quiere extraer un informe de
la tabla Productos para consultar fcilmente los precios de las
unidades. Acompaemos a Martn y descubramos cmo hacerlo.
Partiendo de una base de datos abierta, si desea extraer un
informe de forma rpida y sin especificar campos de una o varias
tablas o consultas, lo primero ser abrir una tabla o consulta que
contenga los registros que necesita. Para ello, desde el Panel de
exploracin, haga doble clic en una tabla o consulta, en este caso
interesa la tabla Productos. Una vez abierto el objeto, haga clic
en la ficha Crear para acceder a sus opciones. Entre todos los
grupos de comandos de dicha ficha, encuentre el grupo Informes y
haga clic en el comando Informes. Perfecto! Se acaba de crear el
informe de la tabla Productos. Fjese que el informe lleva el mismo
nombre.
Los informes presentan siempre el contenido referido a la
informacin almacenada en los registros seleccionados, en esta
ocasin en el informe recin creado se muestran todos los campos y
registros de la tabla seleccionada, Productos. Adems, los informes
pueden incluir contenido que mejora su presentacin como son los
ttulos, encabezados y pies de pgina, logotipos, grficos y textos
introductorios.
Una vez creado y revisado el informe, puede necesitarlo para
consultarlo o editarlo ms adelante. Por ello, aprendamos a
guardarlo. Teniendo el informe abierto, haga clic en la ficha
Archivo. Una vez que se encuentra en la vista Backstage, haga clic
de nuevo en la opcin Guardar objeto como. Se abre el cuadro de
dilogo Guardar como, en l aparece un nombre por defecto, en este
caso Productos debido a que el informe es de la tabla completa
Productos. Puede cambiar el nombre si lo desea, borrando y
escribiendo directamente en el campo de texto. Al acabar, pulse
Aceptar para guardar el informe con el nuevo nombre. Haga clic en
la ficha Inicio y compruebe cmo ahora en el Panel de exploracin de
los objetos de Access aparece una seccin para Informes con el
informe recin guardado.
Para cerrar el informe, dirjase al extremo derecho de la ventana
y haga clic sobre el botn cerrar de la pestaa del objeto. Listo! El
informe ya no est abierto, ahora slo aparece abierta la tabla
Productos, la cual puede cerrarla de la misma forma que el
informe.
Martn ahora necesita un informe ms significativo y que no sea
una versin ms bonita de una de las tablas o consultas de la base de
datos, como hizo antes. En esta ocasin quiere extraer un informe
que resuma los datos de varias tablas para conocer el estado de las
ventas y los clientes que han realizado pedidos en la primera mitad
del ao, se pregunta cmo hacerlo. Ayudamos a Martn a conseguir su
objetivo?
La accin de crear informes basados slo en algunos campos
determinados es tarea del Asistente. Pongmoslo en marcha! Acceda a
la ficha Crear y, una vez en ella, busque el grupo Informes y haga
clic en el comando Asistente para informes. Observe el cuadro de
dilogo del Asistente para informes recin abierto. En la parte
superior del cuadro, Access nos informa de lo que podemos
hacer.
A la hora de crear un informe con campos escogidos es importante
tener claro los campos que se necesitan y a qu tablas pertenecen,
pues en esta primera ventana del Asistente para informes se debern
seleccionar. Concretamente, la casilla Tablas/Consultas permite
seleccionar la tabla de la que se escogern los campos, por defecto
aparece marcada la que est seleccionada en el Panel de exploracin
de objetos de Access. Para seleccionar la que necesite, haga clic
en el lanzador del desplegable, y entre las tablas/consultas
disponibles, haga un nuevo clic sobre la que necesite, por ejemplo
tabla Pedidos_2011.
Tras escoger la tabla que necesita, compruebe cmo en la lista de
Campos disponibles aparecen ahora slo los campos de la tabla
seleccionada. Para el informe sobre el volumen de ventas, que
deseamos obtener en esta ocasin, necesitamos los campos idCliente,
Nombre e idPedido. Para seleccionar el primero de ellos, haga clic
sobre el campo idCliente en la lista de la izquierda y, tras
seleccionarlo, haga de nuevo clic en el botn aadir. Perfecto! Ahora
cuenta con el primer campo en la lista de Campos seleccionados.
Repita esta accin hasta tener los campos Nombre e idPedido que
desea de la tabla Pedidos_2011. Al acabar observe como aparecen los
tres campos escogidos en el listado Campos seleccionados.
Ahora, para seleccionar campos de otra tabla o consulta, lo
primero que debe de hacer es seleccionar una nueva tabla o
consulta, en este caso la consulta Ventas_Mes. Tras ello, en el
listado de Campos disponibles aparecen los campos de esa consulta,
mientras que en el listado Campos seleccionados se mantienen los
escogidos anteriormente. Para seleccionar otro campo, haga clic
sobre uno de los campos que necesite, por ejemplo en Venta, y haga
clic en el botn aadir. Lo mismo con el resto de los campos que
necesite, en este caso Mes. Perfecto! Por fin aparecen todos los
campos que se necesitan para el informe en el listado Campos
seleccionados. Haga clic en Siguiente para continuar con la creacin
del informe.
En la siguiente pgina del asistente, ste pregunta si se desea
agrupar los registros por algn nivel concreto. Es decir, si se
desean agrupar los registros por un valor o dato de un campo
concreto que aparece repetido en varios registros, consiguiendo de
esa forma que los registros aparezcan agrupados y ordenados
facilitando la interpretacin y lectura del informe impreso. En este
caso Martn desea que los resultados de las ventas y la informacin
de los clientes aparezcan organizados por el Mes en el que se
realiz el pedido. Por ello, haga clic sobre el campo Mes y, una vez
que aparece seleccionado, haga clic en el botn aadir. Observe como
la vista previa del informe ha cambiado para sealar que los
registros se agruparan por el campo Mes, y avance haciendo clic en
Siguiente.
En este paso, el asistente proporciona la opcin de ordenar los
datos del informe hasta por cuatro campos, seleccionando orden
ascendente o descendente. En esta ocasin, Martn quiere ordenar el
informe nicamente por el campo IdCliente. Le ayudamos? Haga clic en
la flecha de la primera casilla y, entre las opciones desplegadas,
seleccione el campo por el cual se desea ordenar. Si quisiese
cambiar el criterio de ordenacin tan slo debera hacer clic sobre el
botn Ascendente, y observar como ste se cambiara a Descendente. En
esta ocasin, Martn ha decidido escoger el orden Ascendente.
Antes de pasar a la siguiente pgina del asistente, haga clic en
el botn Opciones de resumen. Una vez abierto el cuadro de dilogo
con el mismo nombre, podr escoger la opcin de clculo que necesite
para resumir los datos. En esta ocasin aparece seleccionado el
campo Venta, al ser el nico campo numrico de entre los escogidos
para el informe, y para l escogeremos el clculo Suma. As, en el
informe aparecern los valores de las ventas sumados. Haga clic en
Aceptar para guardar la configuracin y volver al cuadro de dilogo
del Asistente. Y una vez en l, haga clic en Siguiente.
En este paso se puede definir la organizacin deseada para
presentar los datos desde el rea Distribucin, siendo posible
escoger entre las opciones En pasos, Bloque y Esquema. Si
selecciona la casilla de verificacin de una de las opciones, por
ejemplo Bloque, podr visualizar la estructura que tendr el informe
desde un ejemplo situado a la izquierda. Para el informe que
estamos diseando, escoja mejor la opcin Esquema y, en el rea de
Orientacin, deje marcada la opcin Vertical. Ahora, haga clic en
Siguiente.
Por ltimo, slo queda dar nombre al informe. Para ello, en el
campo Qu ttulo desea aplicar al informe?, borre el nombre que
aparece, que ser por defecto el de la ltima tabla o consulta que
selecciono para escoger los campos, y una vez vaca la casilla,
escriba por ejemplo Ventas por clientes. A continuacin, hay que
indicar cmo se abrir el informe, si en vista previa o en vista
diseo. En esta ocasin, deje marcada la opcin por defecto, Vista
previa del informe, y haga clic en Finalizar. Perfecto! Ya tenemos
listo el informe.
Martn est contento porque ya tiene el informe que necesitaba. En
l aparecen agrupados los datos por meses y cada registro de
clientes aparece ordenado por el campo IdCliente. Adems, al final
de cada grupo, Mes, aparece la suma del total de las ventas de
dicho mes. El informe creado aparece en el Panel de exploracin de
los objetos de Access. Si dicho panel est cerrado, como en esta
ocasin, bralo y observe el nuevo informe.
Martn est revisando con detalle el informe que acaba de crear, y
se est dando cuenta que le gustara personalizar los colores,
apariencia y corregir el tamao de algunas reas donde no se
visualizan correctamente los datos. Vayamos con l y descubramos cmo
modificar el diseo!
El informe creado, Ventas por cliente, est abierto en la Vista
Preliminar. Desde ella podr modificar algunos aspectos
superficiales de la apariencia como son el Tamao de pgina, el Diseo
de pgina y el Zoom.
Adems, si desease exportar los datos del informe a algn archivo
especial podr hacerlo desde el grupo de comandos Datos, disponible
en esta vista. En caso de necesitar hacer modificaciones de diseo
sobre los ttulos, cuadros de texto, etc., Access le ofrece la Vista
Presentacin y la Vista Diseo. Pasemos a conocerlas, pero antes
cierre la Vista Preliminar haciendo clic en Cerrar vista
preliminar.
Tras cerrar la Vista Preliminar, vea como el informe permanece
abierto pero ahora con otra vista activada. Si no est seguro de que
la vista activa sea Vista Diseo, haga clic en el comando Ver y,
entre las opciones, escjala. Perfecto! Ahora fjese en lo que le
ofrece esta vista. Concretamente, observe la Cinta de opciones, en
ella han aparecido cuatro fichas contextuales que forman parte de
las Herramientas de diseo de informe y que le permitirn modificar
la apariencia de los elementos del informe. Otro detalle de esta
vista es la divisin que presenta la ventana del informe. Fjese que
hay una divisin por cada elemento del informe. Pasemos a conocerlas
en detal
Las divisiones principales que presenta la Vista Diseo y sus
caractersticas, son: Encabezado y pie de informe. Los campos
colocados en estas secciones aparecern una nica vez al principio o
al final del informe. Encabezado y pie de pgina. En esta seccin se
colocan los campos que se mostrarn al principio o al final de cada
pgina del informe. Encabezado y pie de campo. Dentro de esta seccin
aparecen reflejados los niveles de agrupamiento que se
establecieron en el asistente. En este informe, se agruparon los
registros por el campo Mes. Detalle. Los campos de esta seccin se
repetirn para cada registro de la tabla. Por ello, se suelen
colocar los campos que se deseen imprimir.
El informe al crearse presenta una apariencia muy simple. Si
desea que el informe tenga un formato ms atractivo puede aplicar
uno de los muchos Temas ofrecidos por Access. Cmo? Muy sencillo,
estando en la Vista Diseo y con la ficha contextual Diseo activada,
haga clic en el comando Temas para desplegar sus opciones. Pase el
cursor si lo desea por cada una de las opciones para conocer su
nombre y, tras ello, haga clic sobre una, en esta ocasin sobre
Claridad.
Para ver cmo se ha modificado la apariencia del informe cambie
la Vista. Para ello, dentro de la ficha contextual Diseo, en el
grupo Vistas, haga clic en el lanzador del desplegable y, entre las
opciones de vista, escoja Vista Presentacin. Perfecto! Ahora ve el
informe con la apariencia del Tema escogido. Antes de seguir,
recordemos que desde la Vista Presentacin, recin activada, tambin
se pueden realizar modificaciones en el diseo del informe. Pasemos
a descubrir cmo.
Martn est repasando la apariencia del informe y observa que en
la casilla de Ventas no aparece en muchos casos el dato econmico.
Martn sabe que se debe al pequeo tamao de la casilla, pero Cmo
arreglarlo? Sencillo, desde la Vista Presentacin activada, haga
clic en la primera casilla del campo Ventas, tras resaltarse todas
las casillas de ese campo, haga clic sobre el lado derecho de la
casilla y, manteniendo pulsado el botn del ratn, arrstrelo hasta
aumentar el tamao de la casilla. Listo! Compruebe que todos los
datos se visualizan correctamente.
Una vez comprobado que todas las casillas tienen el tamao
perfecto con respecto a los datos que contienen, pasemos a cambiar
algn detalle de formato, por ejemplo cambiemos el color de fondo
del campo Mes y del campo con el nombre del mes. Para ello, haga
clic en el campo Mes y, una vez resaltada la casilla para indicar
que se ha seleccionado, pulse la tecla Control y al mismo tiempo
haga clic sobre el campo con el nombre del mes. Perfecto! Ahora
aparecen las dos casillas seleccionadas; adems, tambin ha
seleccionado el resto de casillas de Mes y nombre que aparecen en
el informe. A continuacin, haga clic en la ficha contextual Formato
y, una vez abierta, busque el grupo de comandos Fuente y haga clic
sobre el icono del comando Color de fondo. Vea las opciones de
colores disponibles en el desplegable, escoja la que desee y haga
clic sobre ella. Aprecia el cambio? Ahora los campos tienen otro
color.
Para acabar de retocar el diseo del informe, qu le parece si
personalizamos el color de cada fila de registros? Para ello, haga
clic en el rea de los registros, justo en una zona vaca y cerca de
la lnea discontina. Observe cmo con un solo clic ha conseguido
seleccionarlos todos. Ahora, dentro de la ficha contextual Formato,
busque el grupo de comandos Fondo y haga clic sobre la flecha del
comando Alternar color de fila. Una vez que aparece el desplegable
con las opciones de color, haga clic sobre la que ms le guste.
Enhorabuena! Ha conseguido darle al informe la apariencia
deseada.
Si desea visualizar el informe tal y como quedara impreso, puede
acceder a la Vista Preliminar. Recordemos cmo hacerlo con un solo
clic. Dirjase a la esquina inferior derecha de la ventana del
programa, justo donde se encuentra la barra de vistas, y haga clic
sobre el icono de la Vista Preliminar. Observe cmo ha cambiado la
ventana del informe, ahora en la Cinta de opciones aparecen los
comandos de la nueva vista activada. Para salir de ella, vaya hasta
el lateral derecho y haga clic en el comando cerrar de la Cinta de
opciones.
Una vez que ha trabajado sobre un informe y desee cerrarlo, tan
slo dirjase al lateral derecho de la ventana del informe abierto y
haga clic sobre el botn cerrar. Si an no ha guardado los cambios
efectuados, Access le preguntar si desea guardarlos. Haga clic en
s. Perfecto!, ha guardado los cambios y ha cerrado el informe.