7 Sortiranje, filtriranje i {tampanje zapisa akon {to ste uneli podatke u relacione tabele baze podataka, treba da poje- dine podatke izvadite iz baze i prika‘ete ih na odre|eni na~in. Accessova osobina Sort and Filter (sortiranje i filtriranje) Vam u ovome mo‘e pomo}i. Sortiranjem se zapisi prikazuju po odre|enom redosledu, dok se filtriranjem sakri- vaju podaci koji ne treba da se vide na ekranu. Kombinacijom sortiranja i filtriranja, Vi mo‘ete da prika‘ete samo zapise koje ‘elite, i to sre|ene po redosledu, koji Vam je potreban. poglavlje N
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
7Sortiranje, filtriranjei {tampanje zapisa
akon {to ste uneli podatke u relacione tabele baze podataka, treba da poje-
dine podatke izvadite iz baze i prika`ete ih na odre|eni na~in. Accessova
osobina Sort and Filter (sortiranje i filtriranje) Vam u ovome mo`e pomo}i.
Sortiranjem se zapisi prikazuju po odre|enom redosledu, dok se filtriranjem sakri-
vaju podaci koji ne treba da se vide na ekranu. Kombinacijom sortiranja i filtriranja,
Vi mo`ete da prika`ete samo zapise koje `elite, i to sre|ene po redosledu, koji Vam je
potreban.
p o g l a v l j e
N
Dobijanje i prikazivanje informacijaDEO II
Sortiranje zapisaAccess }e automatski sortirati zapise na osnovu vrednosti koja je u polju sa primarnim klju~em.Prilikom dobijanja podataka iz baze i njihovog prikazivanja na ekranu, verovatno }e se desiti daVam je potrebno da podaci budu sre|eni na drugi na~in. Na primer, mo`da }ete po`eleti dapogledate sve radne naloge sortirane po slu`benicima, tako da mo`ete da pratite da li oni ostvaruju svoju radnu normu.
Da biste pogledali zapise sa ovim informacijama u prikazima Datasheet, ili Form, mo`ete ih sortiratina osnovu vrednosti koju imaju u nekom odre|enom polju. U prikazu Datasheet sortiranje se mo`eizvr{iti na osnovu 255 karaktera u jednom, ili vi{e polja. Mo`e se sortirati i unutar sortiranih zapisa.Ako tekstualne promenljive sortirate po rastu}em redosledu (ascending), vrednosti }e biti pore|anepo abecedi (A do Z), ako sortirate promenljive tipa date/time (datum, ili vreme), promenljive }e bitipore|ane od ranijih ka kasnijim datumima, a ako po rastu}em redosledu sortirate broj~anepromenljive (tip currency/number), vrednosti }e biti pore|ane od najmanje ka najve}oj. Ako `elitesuprotan redosled od ovog, koristite sortiranje po opadaju}em redosledu (descending). Sortiranje sene mo`e vr{iti na osnovu vrednosti u poljima koja su tipa Memo, Hyperlink, ili OLE Object.
Sortiranje na osnovu vrednosti u jednom poljuDa biste u prikazima Datasheet, ili Form izvr{ili sortiranje na osnovu vrednosti u jednom polju,kliknite polje na osnovu kojeg `elite da se izvr{i sortiranje, a, nakon toga, uradite:
l Kliknite Sort Ascending.
l Kliknite Sort Descending.
l Izaberite RecordsÊSortÊSort Ascending
l Izaberite RecordsÊSortÊSort Descending.
l Kliknite desnim tasterom mi{a polje i izaberite Sort Ascending iz menija sapre~icama koji se otvorio.
l Kliknite desnim tasterom mi{a polje i izaberite Sort Descending iz menija sapre~icama koji se otvorio.
Na slici 7.1 prikazani su zapisi iz tabele Employee (slu`benici), sortirani po rastu}em redosledu,na osnovu vrednosti u polju Last Name (prezime).
Da biste prikazali zapise u njihovom po~etnom rasporedu, izaberite RecordsÊRemoveFilter/Sort, ili kliknite desnim tasterom mi{a Datasheet i iz menija sa pre~icama koji se otvorioizaberite opciju Remove Filter/Sort.
Da biste sortirali podatke u nekom podskupu (subdatasheet) osnovnog skupa podataka, prika`itetaj podskup kliknuv{i indikator za pove}anje (znak + u levoj margini), a, onda, nastavite onakokako ste radili i sa glavnim listom sa podacma. Ako ste u Datasheet izabrali da neki podskup budesortiran, onda }e i svi ostali podskupovi tog nivoa biti sortirani na isti na~in.
194
195
Sortiranje, filtriranje i {tampanje zapisa POGLAVLJE 7
SLIKA 7.1 Zapisi iz tabele Employee sortirani po vrednostima u polju Last Name
Ako se desi da dva, ili vi{e zapisa imaju istu vrednost u polju na osnovu kojeg se vr{i sortiranje,mo`ete zadati da se sortiranje izvr{i na osnovu dva, ili vi{e polja u isto vreme. Ovo va`i ako ste uprikazu Datasheet. Ako ste u prikazu Form, onda se zapisi mogu sortirati samo na osnovu vrednosti u jednom polju.
N A P O M E N A
Ako pravite bazu podataka u nekom drugom jeziku, mo`ete i sortiranje izvr{iti u skladu sa tim. IzaberiteTools | Options i, nakon toga, prika`ite sadr`aj kartice General. Iz liste New database sort order (videti sliku7.2) mo`ete izabrati neku od vrednosti. Pre nego {to promenite jezik po kome se vr{i sortiranje, proveriteda li operativni sistem ra~unara podr`ava taj jezik. Radi sigurnosti, napravite kopiju baze podataka, pre nego{to izvr{ite ovako drasti~ne promene n
Sortiranje na osnovu vrednosti u dva, ili vi{e poljaAko `elite da sortiranje izvr{ite na osnovu vi{e polja, ona moraju biti susedna u prikazuDatasheet. Pored ovoga, Access, prilikom sortiranja, daje prioritet poljima sa leve strane, tako dase zapisi sortiraju najpre na osnovu vrednosti u poljima koja se nalaze u levoj koloni. Ako se utoj koloni jave zapisi sa istim vrednostima, vr{i se novo sortiranje na osnovu vrednosti u slede}ojkoloni, udesno. Ako kolone koje treba da se sortiraju nisu susedne, ili imaju pogre{nu relativnupoziciju u glavnom listu sa podacima, ili njegovom podskupu, premestite ih, pre nego {topo~nete sortiranje. Nakon {to ste podesili poziciju, izaberite kolone na osnovu kojih `elite daizvr{ite sortiranje i kliknite neko od dugmadi za prethodno sortiranje, ili zadajte sortiranje izmenija Records, ili iz menija sa pre~icama.
Na slici 7.3 prikazane su kolone Last Name i First Name iz tabele Employee, kojima su najprepromene mesta. One se, zatim, biraju, nakon ~ega se mo`e zadati kriterijum na osnovu koga sevr{i sortiranje.
Dobijanje i prikazivanje informacijaDEO II
SLIKA 7.2 Promena jezika na osnovu kojeg se vr{i sortiranje
SLIKA 7.3 Sortiranje slu`benika na osnovu polja Last Name i First Name (prezime i ime)
Saveti za sortiranje
l Ako je tekstualnom polju upisan neki broj, on }e se sortirati kao karakter, umestoda se sortiranje vr{i kao za numeri~ke vrednosti. Ovo se, me|utim, mo`e zaobi}i,ako ispred brojeva unesete vode}e nule, tako da svi stringovi budu iste du`ine. Naprimer, ako u tekstualnom polju sortirate numeri~ke vrednosti 5, 15, 33, 242, rezu-ltat sortiranja }e biti 15, 242, 33, 5. Ako ove brojeve zapi{ete kao 015, 005, 033 i242, rezultat }e biti kao da ste sortirali brojeve. Verovatno je najbolje re{enje da ovapolja defini{ete kao numeri~ka (tip Number). Ovo je mogu}e samo u slu~aju da stesigurni da }e u tim poljima biti samo brojevi, a ne i neki drugi karakteri.
l Ako se u tabeli nalaze zapisi u kojima imate tekstualna polja bez ikakvog teksta,ili numeri~ka polja u kojima je vrednost Null, zapisi }e se prilikom sortiranjapostaviti na po~etku, ukoliko se sortiranje vr{i po rastu}em redosledu, i to prvopolja sa vredno{}u Null, pa prazna tekstualna polja.
196
197
Sortiranje, filtriranje i {tampanje zapisa POGLAVLJE 7
N A P O M E N A
Ako se sortiranje vr{i na osnovu vrednosti u jednom, ili vi{e polja, Access }e uvek vr{iti tzv. "jednostavno"sortiranje, odnosno zapisi }e uvek biti pore|ani po rastu}em, ili po opadaju}em redosledu. Ne mogu sevr{iti kombinacije ta dva redosleda, ali ako, ipak, `elite da izvr{ite ovakvo me{ovito sortiranje, morate kori-stiti napredne opcije za sortiranje (Advanced Filetr/Sort), koje su opisane kasnije u ovom poglavlju.
Zapisivanje sortiranih zapisaAko posle izvr{enog sortiranja poku{ate da zatvorite tabelu, Access }e postaviti pitanje da li `elite daupamtite promene u dizajnu tabele (tu spada i redosled sortiranja). Ako odgovorite sa Yes, sortira-nje }e se upamtiti, tako da }e zapisi biti sortirani kada slede}i put otvorite tabelu. Ako odgovorite saNo, sortiranje se ne}e upamtiti, odnosno zapisi }e biti sortirani po prvobitnom redosledu (po vre-dnostima u polju sa primarnim klju~em). Pored ovoga, nove forme i izve{taji, koje dalje kreirate naosnovu tabele, nasledi}e redosled sortiranja.
Filtriranje zapisaAko u glavnom listu sa podacima, njegovom podskupu, ili formi `elite da pogledate samoodre|ene zapise, postoji mogu}nost da izbacite one koje ne `elite da vidite. Proces filtriranja sesastoji u tome da se prika`u samo zapisi po odre|enom kriterijumu (kriterijum predstavlja skupuslova koje Vi defini{ete - njime se biraju zapisi za prikazivanje).
Na taj na~in, {tedite vreme, jer mo`ete svoju pa`nju da usmerite samo na one zapise koji su bitniu odre|enom trenutku. Filtriranjem ne}ete obrisati zapise iz tabele, ve} }ete samo odre|enezapise ukloniti sa ekrana. Filter sadr`i uslove koje zadajete i koji mogu biti jednostavni, kao {toje, na primer, "svi zapisi sa nalozima izvr{eni u martu 1999", ali i prili~no slo`eni, kao, na primer,"sve ponude podnete u februaru i martu, vrednije od 500 dolara i realizovane u roku od 30 dananakon {to su podnete".
Razlika izme|u pronala`enja zapisa i njihovog filtriranja je u tome da se prilikom pronala`enjazapisa na ekranu prikazuju i ostali zapisi, dok se prilikom filtriranja prikazuju samo zapisi kojizadovoljavaju odre|eni kriterijum.
U Accessu postoji pet na~ina za filtriranje zapisa, u zavisnosti od uslova koje zadajete i od redosle-da u kojem `elite da se zapisi prika`u.
l Opcijom FILTER BY FORM prikazuju se zapisi koji zadovoljavaju kriterijum unetu tabelu.
l Opcijom FILTER BY SELECTION prikazuju se samo oni zapisi koji imaju istu vre-dnost kao {to je vrednost prethodno izabrana u nekom od zapisa.
l Opcijom FILTER EXCLUDING SELECTION prikazuju se samo oni zapisi koji nema-ju istu vrednost kao {to je vrednost prethodno izabrana u nekom od zapisa.
l Opcijom ADVANCED FILTER/SORT mo`ete da izvr{ite filtriranje i sortiranje nekihzapisa. Ovo sortiranje mo`e biti kompleksno, odnosno da sortirate zapise na osnovuvrednosti u dva, ili vi{e polja, i to po rastu}em, ili opadaju}em redosledu za svako polje.
Dobijanje i prikazivanje informacijaDEO II
l Opcija FILTER FOR INPUT prikazuje okvir za dijalog u kome treba da unesete kri-terijum za filtriranje zapisa.
Ako su zapisi koje vidite na ekranu rezultat filtriranja, Access }e Vas na to podsetiti na tri razli~itana~ina. Na statusnoj liniji se prikazuje tekst FLTR, {to ukazuje na upotrebu filtera, dok se na liniji za navigaciju prikazuje broj zapisa koji zadovoljava uslov. Pored toga, aktivno je dugmeApply Filter; ako zadr`ite pokaziva~ mi{a malo du`e iznad njega, pojavi}e se druga~iji savet,odnosno tekst Remove Filter. Na slici 7.4 prikazani su filtrirani zapisi iz tabele Workorders, a kri-terijum je bio da se prika`u samo oni nalozi koje je ostvario Ferrel.
Izbor tipa filtriranjaDa biste odlu~ili koju vrstu filtriranja da upotrebite, razmislite najpre {ta `elite da uradite.
l Ako `elite da prona|ete zapise koji zadovoljavaju vi{e od jednog kriterijuma uistom trenutku (kombinuju se sa AND), mo`ete primeniti bilo koji od kriteriju-ma. Ako radite sa opcijom Filter By Selection, obratite pa`nju da je mo`ete iskoristiti samo jednom.
l Ako `elite da kombinujete kriterijume sa OR operatorom, ili da kao kriterijumunesete neki izraz, treba da koristite neku od opcija Filter By Form, Filter ForInput, ili Advanced Filter/Sort.
l Ako pored filtriranja `elite i da zapisi budu sortirani, morate koristiti opcijuAdvanced Filter/Sort. Mo`ete, me|utim, sortirati rezultat bilo kojeg tipa filtriranja,ako nakon izvr{enog filtriranja kliknete neko od dugmadi za sortiranje na paleti.
SLIKA 7.4 Nalozi koje je ostvario Ferrel
Ako na neki list sa podacima primenite filtriranje, isto }e va`iti i za sve podskupove unutar toglista. Ako kreirate filter za neki podskup, on }e biti na raspolaganju i kada otvorite tabelu uprikazu Datasheet.
Filtriranje na osnovu izboraOvaj na~in filtriranja se naj~e{}e koristi i najlak{i je za upotrebu. Potrebno je samo da izaberete vre-dnost na osnovu koje `elite da se izvr{i filtriranje i da izaberete odgovaraju}e dugme za sortiranje.Ako ste primenili ovu opciju, na ekranu }e ostati samo oni zapisi koji zadovoljavaju taj kriterijum.Ovaj tip filtriranja se mo`e primeniti na bilo koju vrednost i tip polja, ~ak, i na hyperlinkove, ali nemo`e na polja ~iji je tip OLE Object.
198
199
Sortiranje, filtriranje i {tampanje zapisa POGLAVLJE 7
Zadavanje vrednosti na osnovu koje se vr{i filtriranje
Da biste zadali vrednost na osnovu koje se vr{i filtriranje, prona|ite je u prikazu Datasheetu -izaberite je celu, ili samo neki njen deo. Mo`ete, tako|e, da samo postavite kursor u polje sa vredno{}u na osnovu koje `elite da izvr{ite filtriranje. Nakon {to se zadali vrednost, filtriranjemo`ete da izvr{ite na jedan od slede}ih na~ina:
l Izaberite RecordsÊFilterÊFilter By Selection.
l Kliknite Filter By Selection sa palete.
l Kliknite desnim tasterom mi{a `eljenu vrednost i iz menija sa pre~icama koji seotvorio izaberite opciju Filter By Selection.
Zapisi koji }e se prikazati na ekranu, kao rezultat filtriranja, zavise od na~ina kako je zadata vrednost na osnovu koje se vr{i filtriranje. U tabeli 7.1 opisani su razli~iti na~ini njenog izbora.Oni su isti kao oni koji su opisani u Poglavlju 6, prilikom opisivanja okvira za dijalog Find.
Tabela 7.1: Izbor vrednosti prilikom filtriranja
Vra}aju se zapisi EkvivalentnaIzbor kod kojih komanda Find
Bira se cela re~, ili se celo polje odgovara Opcija Whole Field Matchpostavi kursor u izabranoj vrednosti (celo polje)polje bez ikakvog izbora.
Bira se neki deo re~i, polja po~inju izabranim Opcija Start of Field Matchuklju~uju}i i prvi karakter. karakterima
Bira se deo re~i, ali bez prvog karaktera. bilo gde u polju Opcija Any part of
postoji odgovaraju}a Field Matchvrednost
Poku{ajmo sada da napravimo nekoliko filtera za tabelu radnika za otklanjanje kvarova u ku}i(baza Home Tech Repair). Prona|imo, najpre, slu`benike koji su elektri~ari.
1. Dok je tabela Employee otvorena u prikazu Datasheet, postavite kursor u poljeSpeciality (specijalnost), u kojem je vrednost Electrical (elektri~ar).
2. Kliknite Filter By Selection. Treba da na ekranu ostanu samo dva zapisa i oba da imaju vrednost Electrical u polju Speciality.
3. Kliknite Remove Filter. Na ekranu }e se ponovo prikazati svi zapisi.
Dobijanje i prikazivanje informacijaDEO II
S A V E T
Nakon {to ste obrisali filter i ponovo prikazali sve zapise, mo`ete ponovo primeniti filter koji je poslednjikori{}en, tako {to }ete kliknuti dugme Apply Fiter sa palete, ili iz menija izabrati RecordsÊApply Filter/Sort n
Kao primer filtriranja sa delimi~no izabranom vredno{}u u polju, mo`ete kreirati filter koji }e utabeli Bid Data (podaci o ponudama) prona}i sve zapise sa re~ju heater (grejalica).
1. U prikazu Datasheet ove tabele izaberite re~ heater, koja je deo teksta ReplaceWaterheater u polju Definition zapisa sa brojem 98-102 (Bid Number).
2. Izaberite RecordsÊFilterÊFilter By Selection. Na ekranu }e ostati samo dva zapisai oba na kraju teksta u polju Definition imaju re~ heater.
3. Kliknite Remove Filter. Svi zapisi }e se ponovo prikazati na ekranu.
N A P O M E N A
Ako koristite opciju Filter By Selection, mo`ete primeniti samo jedan uslov za filtriranje u jednom trenutku. AkoVam je potreban filter koji sa zasniva na kombinaciji dve, ili vi{e vrednosti, mo`ete primeniti opciju Filter BySelection na one zapise koji ostaju na ekranu nakon {to je prvi filter primenjen. Ovo je isto kao da ste kombi-novali dva kriterijuma odjednom, upotrebom operatora AND. Na primer, mo`da }ete `eleti da pogledate svenaloge za opravku grejalica koje je obavio Ferrell. Primenite prvi filter da prona|e sve zapise za na grejalice(heater), a onda primenite drugi filter na dobijeni rezultat. Drugi filter }e dalje ograni~iti zapise koji se prikazu-ju i odgovaraju jednom i drugom uslovu. Redosled filtriranja nije bitan, jer je rezultat u oba slu~aja isti n
S A V E T
Ako kliknete taster TAB da doprete do polja Drawing (nemojte kliknuti ovo polje, ili dospeti u njega na nekidrugi na~in) i izaberete opciju Filter By Selection, na ekranu }e se prikazati svi zapisi koji ukazuju na isticrte`. Na primer, crte` Bay Window je upotrebljen za dva naloga n
Rad sa opcijom Excluding (isklju~enje)Mo`da }e Vam zatrebati da, umesto da ka`ete Accessu koje zapise `elite da vidite, defini{ete onekoje ne `elite da vidite. U tom slu~aju }ete koristiti opciju Filter Excluding Selection - njom saekrana uklanjate zapise sa zadatom vredno{}u. Prilikom zadavanja uslova pretra`ivanja va`esli~na pravila kao i prilikom rada sa opcijom Filter By Selection.
Pretpostavimo da, na primer, `elite da vidite sve zapise sa nalozima, osim onih koje je ostvarioFerrell. Izbor vrednosti }ete izvr{iti na isti na~in kao i ranije, a zatim }ete izabrati RecordsÊFilterÊFilter Excluding Selection, ili kliknuti desnim tasterom mi{a izvr{eni izbor i iz menija sapre~icama izabrati opciju Filter Excluding Selection.
200
201
Sortiranje, filtriranje i {tampanje zapisa POGLAVLJE 7
Opcija Filter By Form (filtiranje pomo}u obrasca)Ova opcija se ne razlikuje mnogo od opcije Filter By Selection. Umesto da kriterijum na osnovukoga vr{ite filtriranje zadajete iz prikaza Datasheet, ovde }ete ga zadati u mre`i za kreiranje filtera.Mre`a je tabela sa jednim praznim zapisom i praznim mestima za sva polja u kojima mo`ete zadatifilter, i uneti vrednost na osnovu kao uslov filtriranja. Zahvaljuju}i ovoj opciji, imate ve}i izbor kadazadajete kriterijume za filtriranje. Mo`ete zadati dva, ili vi{e uslova, tako da zapis mora da zadovoljiili samo jedan od njih, ili sve. Vi{estruki kriterijumi se primenjuju na jedno, ili na vi{e polja.
Ako `elite da filtrirate zapise u nekom podskupu glavnog lista sa podacima, kliknite dugme zapove}anje, da prika`ete zapise u tom podskupu, i onda nastavite kao i prilikom filtriranja uglavnom listu.
Unos kriterijuma na osnovu koga se vr{i filtriranje
Ako ste izabrali opciju Filter By Form, na ekranu }e biti prikazana tabela sa jednim redom, kao{to je prikazano kasnije u ovom tekstu. Primeni}e se filter poslednji upam}en uz tabelu o kojojje re~. Obratite pa`nju da je od kriterijuma unetih uz pomo} opcije Filter By Selection Accessnapravio izraz. Like "heater", {to zna~i da treba da se prika`u svi zapisi koji u polju Definitionimaju vrednost koja se zavr{ava na heater.
S A V E T
Zvezdica ispred re~i heater ukazuje da se izabrani karakteri pojavljuju na kraju vrednosti. Filter }e prikazatisve zapise koji na kraju teksta u polju Definition imaju tekst heater. Ako `elite da se prika`u zapisi sa ovimtekstom bilo gde u polju, trebalo bi da dodate jo{ jednu zvezdicu, tako da kriterijum bude *heater* n
Paleta Filter By Form ima jo{ nekoliko korisnih dugmadi. Dugme Clear Grid bri{e filterprikazan na ekranu, tako da ne morate da bri{ete svaku stavku posebno. Drugo dugme,koje je prili~no korisno, je ve} poznato Apply Filter. Dugme Close omogu}ava da sevratite u prikaz Datasheet, ne primenjuju}i filter. Da biste kreirali novi filter, izbri{ite sve {to postoji u mre`i od prethodnog i pozicioni-rajte se u polje u kojem `elite da zadate vrednost. Nakon {to ste kursor postavili uodre|eno polje, u tom polju }e se pojaviti strelica. Kliknite je, da biste prikazali listu sajedinstvenim vrednostima. Ova lista je sortirana po rastu}em redosledu. Na slici 7.5prikazana je lista sa vrednostima koje postoje u polju Completion Date (datumzavr{etka) iz tabeleWorkorders (radni nalozi). Da biste izvr{ili filtriranje na osnovu nekeod ovih vrednosti, izaberite jednu vrednost i kliknite dugme Apply Filter. Ovo je isto kaoda ste koristili opciju Filter By Selection.
Dobijanje i prikazivanje informacijaDEO II
SLIKA 7.5 Lista sa vrednostima iz polja Completion Date
N A P O M E N A
Ako otvorite listu sa vrednostima u nekom od polja povezanih sa slu`benicima (Supervisor, Principal,Helper), vide}ete vrednosti koje ste tra`ili u prethodnom poglavlju. Vrednosti iz ove liste se mogu samoprikazivati. Access ~uva vrednosti iz polja sa primarnim klju~em liste za pretra`ivanje (lookup) u tabeliWorkorders. Ovo mo`e dovesti do malih problema, kao {to }ete videti u kasnije u ovom poglavlju, kadabudemo razmatrali opciju Advanced Filter/Sort n
S A V E T
Ako u tabeli koja je otvorena, prilikom rada sa ovom opcijom, nemate liste sa vrednostima, mo`e se desitida je opcija isklju~ena. Da biste je ponovo aktivirali, izaberite Options iz menija Tolls, pa otvorite karticuEdit/Find. Jedna grupa sa opcijama na ovoj kartici je Show list of values in, sa poljima za potvrdu Localindexed files, Local non-indexed files i ODBC files. Potvrdite prve dve opcije, da biste za sva polja prikazalilistu sa vrednostima. Vi{e o prilago|avanju radnog prostora sazna}ete u Poglavlju 16 n
Filtriranje polja tipa Memo, OLE Object i HyperlinkIako se na osnovu vrednosti u ovim poljima ne mo`e vr{iti sortiranje, mogu}e je izvr{iti filtri-ranje. Ako primenite opciju Filter By Selection, prikaza}e se svi zapisi koji imaju tu vrednost uodgovaraju}im poljima. Ostale tri opcije za filtriranje se mogu primeniti samo radi utvr|ivanjada li u tom polju ima vrednosti, ili ne. Ako otvorite padaju}u listu u ovim poljima, vide}ete dasu jedine vrednosti koje su Vam na raspolaganju Is Null i Is Not Null. Ove opcije se isto pona{ajui sa poljima koja nastaju kao rezultat izra~unavanja nekog upita.
Da biste filtrirali zapise iz tabele sa radnim nalozima da se prika`u samo oni ~iji je datumzavr{etka (Completion Date) pre 1. jula 1999. godine, uradite slede}e:
1. U prikazu Datasheet tabele Workorders kliknite dugme Filter By Form sa palete. Naekranu }e se prikazati mre`a sa filterom.
2. Ako u mre`i postoje neke stavke, kliknite dugme Clear Grid, da biste ih izbrisali.
3. Postavite kursor u polje Completion Date i izaberite 7/1/99 iz liste. Access }e automatski ubaciti separator datuma (#) za datum koji ste izabrali iz liste.
202
203
Sortiranje, filtriranje i {tampanje zapisa POGLAVLJE 7
4. Postavite kursor na po~etak datuma i unesite znak < (manje od). Mo`ete, tako|e,pritisnuti taster F2, da biste se prebacili u edit re`im, pritisnuti taster HOME i unetisimbol manje od.
5. Kliknite dugme Apply Filter. Na ekranu }e biti prikazano osam zapisa, sa nalozima,koji su bili zavr{eni pre 1. jula 1999. godine.
6. Kliknite Remove Filter, ili izaberite RecordsÊRemove Filter/Sort, da biste ponovo prikazali sve zapise. Opcija Remove Filter/Sort je, tako|e, na raspolaganju u meniju sa pre~icama, koji se pojavljuje kada kliknete desnim tasterom mi{a negde u tabeli.
Rad sa izrazima i d`oker znacima prilikom filtriranja
Opcija Wildcards (d`oker znaci) mo`e se koristiti pri zadavanju kriterijuma za filtriranje, na istina~in kao {to ste je koristili u radu sa komandom Find. Ona se mo`e primeniti samo na stringovesa karakterima. Pogledajte u Poglavlju 6 kako se radi sa ovom opcijom.
Prilikom definisanja kriterijuma za filtriranje mo`ete da unesete i neki izraz, kao {to je bio onajkoji ste prethodno koristili u polju Completion Date (<7/199). Da biste mogli da na taj na~inkoristite neki izraz, potrebno je da ga direktno unesete u mre`i filtera. U tabeli 7.2 prikazani suneki primeri za izraze koje mo`ete koristiti kao kriterijume za filtriranje.
Izvesna pravila se moraju po{tovati prilikom unosa izraza, kao kriterijuma za filtriranje, pri ~emunije bitno koju od opcija za filtriranje (Filter By Form, Filter For Input, ili Advanced Filter/Sort)koristite.
l Ako polje sa tekstom (tipa Text) sadr`i u sebi neki razmak, znak interpunkcije, ilineki operator, vrednost mora biti uokvirena znacima navoda. Na primer, tekstGeorge je u redu, ali ako imate tekst GEORGE BART morate uneti "GEORGEBART". Access }e dodati znake navoda, nakon {to ste uneli kriterijum.
l Da biste filtrirali polja tipa Memo, koristite zvezdicu (*).
Dobijanje i prikazivanje informacijaDEO II
Tabela 7.2: Primeri sa izrazima kao kriterijumima za filtriranje
Polje Izraz Rezultat
Address (adresa) Like "*3rd" Prikazuje zapise ~ija je adresa 3rd street (tre}a ulica).
Completion Date Between Prikazuju se radni nalozi za sve poslove(datum zavr{etka) #5/1/99# And koji su zavr{eni izme|u
#7/31/99# ova dva datuma.
Last Name >="P" Prikazuju se zapisi sa kupcima ~ije prezime(prezime) po~inje nekim od slova izme|u P i Z.
Completion Between Date() Koristi se funkcija Date za prikaz zapisaDate And Date()+30 sa radnim nalozima ~iji poslovi treba
da budu zavr{eni u roku od 30 dana.
Bid Date (datum Year([Bid Koristi se funkcija Year(0 za prikazpodno{enja Date])=1999 svih zapisa sa ponudama koje su ponude) podnete u toku 1999. godine.
Workorder Is Null Prikazuju se zapisi koji u polju (radni nalog) Workorders nemaju vrednost.
l U polja tipa Currency, Number i AutoNumber nemojte stavljati karaktere kao {to susimbol valute, ili razdvaja~ za hiljadu. S druge strane, mo`ete stavljati decimalnuta~ku i znak minus.
l Sa poljima tipa Date/Time morate raditi u skladu sa vrednostima koje ste podesilina kartici Tab okvira za dijalog Regional Settings Properties, Control Panela. Natom mestu se pode{ava format koji se primenjuje u radu sa datumima. Access }esve datume, ili vremena okru`iti znakom #.
l U poljima tipa Yes/No mo`ete uneti Yes, -1, On, ili True, ako `elite da zadate vre-dnost Yes, ili mo`ete uneti No, 0, Off, ili False, ako `elite da zadate vrednost No.
S A V E T
Ako koristite izraze u okviru nekog upita, mo`ete potra`iti pomo} od Expression Bildera (editor za kreira-nje izraza). U Poglavlju 8 }ete na}i vi{e informacija kako se kreiraju izrazi uz pomo} ovog editora n
Kombinovanje kriterijuma za filtriranje uz pomo} operatora AND
U prozoru Filter By Form mo`ete kreirati i slo`ene kriterijume, tako {to }ete zadati nekoliko uslo-va. Ako kombinujete dva uslova uz pomo} operatora AND, ograni~avate zapise koji }e se prikaza-ti na one koji zadovoljavaju oba uslova. Na primer, mo`ete da zatra`ite od Accessa da prika`eradne naloge ~ija je cena materijala (Material Cost) manja od 1.000, a cena rada (Labor Cost)ve}a od 500 dolara. Na taj na~in dobijate listu ugovora na kojima se intenzivno radilo.
Da biste kombinovali dva uslova za filtriranje uz pomo} operatora AND, uradite:
204
205
Sortiranje, filtriranje i {tampanje zapisa POGLAVLJE 7
1. U prikazu Datsheet tabele Workorders kliknite dugme Filter By Form sa palete.
2. Kliknite dugme Clear Grid, da biste obrisali prethodne filtre, a, zatim, kliknite u polje Material Cost. Na slici 7.6 prikazane su vrednosti koje se nalaze u ovom polju.Nema oznake za dolar, jer se ona ne ~uva u tabeli, ve} se koristi samo pri prikazivanju vrednosti.
3. Unesite <=1000 i pritisnite taster Tab, da biste se premestili u polje Labor Cost. Utom polju unesite >=500 i pritisnite Enter.
4. Kliknite Apply Filter. Na ekranu }e se prikazati ~etiri zapisa koji zadovoljavaju zadate uslove, odnosno oni radni nalozi u kojima ima dosta promena.
5. Kliknite Remove Filter, da biste ponovo prikazali sve zapise u tabeli.
SLIKA 7.6 Lista sa vrednostima u polju Material Cost
N A P O M E N A
U prethodnom primeru ste pravili kombinaciju uslova za filtriranje, sa operatorima AND, koje ste zadali urazli~itim poljima. Mogu}e je da kombinujete i uslove u istom polju, i to tako da izme|u izraza otkucateAND. Na primer, ako unesete uslov za filtriranje na primer, >=500 AND <=1000 u polju Material Cost,prikaza}e se samo oni zapisi kod kojih je cena materijala ve}a od 500 i manja od 1.000 dolara. Drugi na~inda napi{ete isti izraz je da koristite operator Between: BBeettwwwweenn 550000 AAnndd 11000000 nn
Dobijanje i prikazivanje informacijaDEO II
Kombinovanje kriterijuma za filtriranje uz pomo} operatora OR
Upotreba operatora AND u kreiranju slo`enih uslova za filtriranje dovodi do toga da se prika`eskup zapisa koji zadovoljavaju oba uslova. Operator OR omogu}ava da se prika`u zapisi kojizadovoljavaju makar jedan od uslova u izrazu.
Ako radite sa opcijom Filter By Selection, mo`ete koristiti samo operator AND, tako {to na zapisekoji su rezultat prvog filtriranja primenjujete drugi filter. Ako koristite opciju Filter By Form,upotrebite koliko `elite filtera. Pri tom, mo`ete koristiti i operator AND i operator OR.
Prozor Filter By Form sadr`i dva dugmeta na dnu: Look for i Or. Na stranici Look for unesiteuslove filtriranja koje `elite da kombinujete uz pomo} operatora AND. Ako `elite da ubacite ineki OR uslov, kliknite dugme Or i na drugoj strani unesite uslov. Ako po`elite da obri{ete ORuslov, izaberite ga i, nakon toga, izaberite Edit | Delete Tab.
N A P O M E N A
Drugo OR dugme se pojavljuje u trenutku kada po~nete da unosite uslov na prvoj Or strani n
Operator OR Vam mo`e pomo}i, ako `elite da prona|ete zapise sa jednom, ili vi{e vrednosti upoljima. Pretpostavimo da `elite da pogledate sve radne naloge za poslove koji su obavljeni u uli-cama B i H. U polju Address bi trebalo da unesete * B* na strani Look for, a onda da unesete *H* u polju Address na strani Or.
S A V E T
Ako ispred H ne stavite razmak, prikaza}e se svi zapisi koji imaju slovo h bilo gde u polju Address. Naprimer, prikaza}e se zapisi sa poljima 5th, ili 6th n
Da biste kombinovali dva uslova za filtriranje uz pomo} operatora OR, uradite:
1. U listu sa podacima tabele Bid Data izaberite RecordsÊFilterÊFilter By Form.Otvori}e se prozor Filter, u kome }e biti prikazan poslednji definisani filter.
2. Kliknite dugme Clear Grid, a, zatim, unesite * B* (sa razmakom ispred B) u poljuAddress na strani Look for, nakon ~ega }ete pritisnuti Enter. Access }e promeniti izraz u Like "* B*".
3. Kliknite dugme Or na dnu prozora. Otvori}e se Or strana sa istom mre`om kakvaje bila na strani Look for. Obratite pa`nju na tre}e dugme koje se pojavilo na dnuprozora.
4. Postavite kursor u polje Address, unesite * H* i pritisnite Enter. Izraz }e sepromeniti u Like "* H*".
5. Kliknite Apply Filter sa palete. Prikaza}e se poslovi koji su obavljeni u ulicama B i H.
206
207
Sortiranje, filtriranje i {tampanje zapisa POGLAVLJE 7
6. Kliknite Remove Filter, da biste ponovo prikazali sve zapise.
Operatori AND i OR mogu dovesti do zabuneAko koristite logiku, mo`da }ete se zbuniti prilikom kreiranja uslova za filtriranje pomo}u operato-ra AND i OR. Na primer, mo`da }ete po`eleti da pogledate sve ponude za poslove u ulicama B i H,koje nisu ostvarene. Ako je posao izgubljen, u polju Award Date se pojavljuje vrednost Lost(izgubljen). O~igledno je da ulice B i H treba kombinovati operatorom OR, ali gde treba postavitiuslov iz polja Award Date (LOST)? Odgovor je da treba kombinovati filter za polje Award Date sa filterima i za ulicu B i za ulicu H, i to uz pomo} operatora AND. Na strani Look for unesite vrednostLOST u polju Award Date i vrednost * B* u polju Address. Na strani Or ponovo unesite Lost u poljuAward Date i vrednost * H* u polju Address. Ako ne postavite vrednost Lost u oba uslova, prikaza}ese svi poslovi koji su izgubljeni u ulici B, zajedno sa svim poslovima iz ulice H, bez obzira da li suizgubljeni, ili ne.
S A V E T
Ako se desi da Va{ filter ne vrati ni jedan zapis, mogu}e je da ste zadali kriterijume koji se uzajamnoisklju~uju. Na primer, mogli biste da potra`ite sve ponude za poslove u ulici B i u ulici H istovremeno, pre-mda je jasno da jedan posao ne mo`e biti istovremeno u obe ulice n
Optimizacija prilikom rada sa opcijom Fiter By FormAko se u mre`i Filter By Form pozicionirate u neko polje i kliknete strelicu u tom polju, prikaza}ese lista sa vrednostima koje se ne ponavljaju. Da bi prikazao ovu listu, Access ~ita sve zapise i vadione vrednosti koje se ne ponavljaju.
Ako je tabela vrlo velika, i lista mo`e biti velika, tako da mo`e potrajati dok se prika`u sve vre-dnosti. Da biste pobolj{ali performanse, mo`ete prikazati listu samo sa poljima sa indeksom, ada korisniku ostavite da unese vrednosti koje se tra`e u neindeksiranim poljima, umesto da ihbira iz liste.
Da biste promenili vrednosti koje su pode{ene za opciju Filter By Form, izaberite Tools | Optionsi otvorite karticu Edit/Find (videti sliku 7.7). U grupi opcija pod nazivom Show list of values innalaze se slede}e opcije:
Dobijanje i prikazivanje informacijaDEO II
l LOCAL INDEXED FIELDSDDprikazuju se liste sa vrednostima za indeksirana poljau aktivnoj tabeli.
l LOCAL NON-INDEXED FIELDSDDprikazuju se liste sa vrednostima i za ostalapolja u aktivnoj tabeli.
l ODBC FIELDSDDprikazuje se lista sa vrednostima i za tabele koje su povezanepreko neke spolja{nje datoteke.
Ostavite da bude potvr|eno samo polje Local indexed fields, da biste ubrzali prikazivanje liste savrednostima. Ako proces prikazivanja i dalje traje dugo, uklonite i ovu opciju.
Druga opcija koja uti~e na proces filtriranja uz pomo} opcije Fiter By Form je Don't display listswhere more than this nuber of records read. Tu se mo`e definisati ukupan broj zapisa koje Accesstreba da pretra`i da bi formirao listu. Ako broj zapisa prelazi ovde zadati broj, Access }e prekinuti~itanje i ne}e se prikazati lista sa vrednostima.
SLIKA 7.7 Kartica Edit/Find okvira za dijalog Options
Ako ste potvrdili vi{e od jedne opcije iz liste Show list of values in, a i dalje nemate listu sa vre-dnostima za neko polje, pogledajte broj koji ste zadali u polju Don't display lists �
Ako u nekim filterima koristite neindeksirana polja, mogli biste da pobolj{ate preformanse, akou tim poljima zadate indekse.
N A P O M E N A
Budite pa`ljivi sa ovom opcijom, jer se ona primenjuje na celu bazu podataka, a ne samo na aktivnu tabelu n
Rad sa opcijom Filter for InputNova opcija Filter for Input omogu}ava da izbor zapisa koji }e se prikazati na ekranu vr{ite na osnovuvrednosti zadate pri otvaranju prikaza Datasheet ili Form. Mo`ete koristiti iste izraze i uslove kao ipri radu sa opcijom Filter By Form. Da biste izvr{ili filtriranje, kliknite desnim tasterom mi{a u poljepo kom `elite da vr{ite filtriranje i u okviru za dijalog Filter For unesite vrednost, ili izraz. Na primer,mo`da }ete `eleti da pogledate zapise iz tabele Bid Data ~iji rok isti~e pre 1. jula 1999. godine (videti sliku 7.8).
208
209
Sortiranje, filtriranje i {tampanje zapisa POGLAVLJE 7
SLIKA 7.8 Unos kriterijuma za filtriranje u okviru Filter For
Nakon {to ste uneli vrednost, ili izraz, pritisnite Enter, da biste zatvorili pomo}ni meni i primenilifilter. Ako `elite da istovremeno primenite filter i ostavite otvoren pomo}ni meni, pritisnite tasterTab. Mo`ete zadati vi{e kriterijuma, da biste precizno definisali koje zapise `elite da prika`ete naekranu. Ovo je isto kao da ste primenili vi{e uzastopnih filtera prilikom rada sa opcijom Filter BySelection, ili da ste kombinovali uslove uz pomo} operatora AND pri radu sa opcijom Filter ByForm. Ovi uslovi se akumuliraju.
Ako `elite da izvr{ite filtriranje na osnovu vi{e od jedne vrednosti u istom polju, mo`ete unetineki izraz u kome }ete kombinovati kriterijume pomo}u operatora OR. Opcija Filter For Input nedozvoljava da pomo}u operatora OR kombinujete kriterijume u razli~itim poljima.
Da biste uklonili filter, kliknite dugme Remove Filter, ili izaberite Remove Filter/Sort izmenija Records, ili sa menija pre~ice.
Kao {to je slu~aj i sa drugim opcijama za filtriranje, i ovde se filter pamti zajedno sa tabelom. Ovova`i ako potvrdite dugme Yes prilikom napu{tanja tabele. Kada ponovo otvorite tabelu, filter semo`e ponovo primeniti, ako izaberete dugme Apply Filter.
Rad sa opcijom Advanced Filter/SortOvo je najfleksibilnija, ali i najobimnija od svih opcija za filtriranje u Accessu. Ona u sebi sadr`isve mogu}nosti opcije Filter By Form, ali, osim toga, postoji i mogu}nost da zadate razli~iteredoslede sortiranja za razli~ita polja u tabeli. Sve {to se odnosi na zadavanje uslova filtriranja isortiranja se zadaje u jednom prozoru.
Prozor Advanced Filter/Sort je podeljen po horizontali na dva dela, kao {to je prikazano na slici7.9. U gornjem delu se nalazi okvir sa listom svih polja u tabeli. U mre`i u donjem delu mo`etezadati polja na osnovu kojih `elite da se izvr{i filtriranje, vrednosti koje }e se koristiti, kao i na~insortiranja zapisa dobijenih kao rezultat filtriranja. Ako je potrebno, mo`ete povu}i liniju koja deliova dva dela, da biste pove}ali neki od njih.
Ako ste ve} primenili neki filter, kriterijum }e se prikazati u vrsti Criteria mre`e. KlikniteClear Grid, da biste izbrisali taj kriterijum.
Dobijanje i prikazivanje informacijaDEO II
SLIKA 7.9 Prozor Advanced Filter/Sort
U mre`i se nalazi nekoliko praznih kolona, od kojih svaka ima po ~etiri linije. Prva linija - Fieldnamenjena je za ime polja i u njoj se nalazi padaju}a lista iz koje mo`ete izabrati neko polje. Drugalinija - Sort odnosi se na redosled sortiranja, ako ga ima. U tre}em i ostalim redovima mo`ete unetikriterijume na osnovu kojih se vr{i filtriranje. Mo`ete imati do devet vrsta sa kriterijumima.
Izbor polja na osnovu kojih }e se vr{iti filtriranje, ili sortiranje
Nakon {to ste kreirali jedan napredni filter, treba da u mre`u ubacite polja na osnovu kojih }e sevr{iti sortiranje i zadavati kriterijum filtriranja. ^ak, i ako ovde postavite samo nekoliko polja,prilikom prikazivanja rezultata prikaza}e se sva polja.
Da biste ubacili polje u mre`u, uradite neku od slede}ih stvari:
l Uhvatite i prevucite neko polje iz liste u gornjem delu prozora u mre`u u donjemdelu prozora.
l Kliknite dva puta brzo mi{em polje iz liste koje `elite da se pojavi u mre`i. Ono}e se ubaciti u prvu praznu kolonu mre`e.
l Izaberite polje iz liste sa poljima u vrsti Field mre`e.
Ako `elite da filtriranje izvr{ite na osnovu vi{e od jednog polja, izaberite sva ta polja iz liste i pre-vucite ih u mre`u. Postoje razli~iti na~ini za izbor, koji zavise od pozicije polja u listi:
l Da biste izabrali blok susednih polja, dr`ite pritisnut taster SHIFT i izaberite prvoi poslednje polje iz grupe.
l Da biste izabrali polja koja nisu susedna, dr`ite pritisnut taster CTRL i izaberitepolja koja `elite.
Nakon {to ste izabrali grupu koju `elite da koristite prilikom filtriranja, prevucite celu grupu domre`e. Ako ste izabrali vi{e od jednog polja, ona }e se postaviti u susednim kolonama, po istomredosledu po kojem se pojavljuju i u listi.
S A V E T
Ako koristite ve}i broj polja iz tabele, mo`da je bolje da ubacite sva polja, pa da izbacite ona koja nisupotrebna n
210
211
Sortiranje, filtriranje i {tampanje zapisa POGLAVLJE 7
Ako ste ubacili neko polje i onda promenili mi{ljenje, mo`ete ga izbrisati. Izaberite kolonuklikom sivog dugmeta za selekciju na vrhu kolone i pritisnite taster DEL, ili izaberite EditÊDeleteColumns.
Podsetimo se da se sortiranje u Accessu vr{i po~ev od leve kolone. Ako `elite da promeniteredosled polja u mre`i, da bi sortiranje bilo onakvo kakvo `elite, uhvatite neku kolonu i prevuciteje na novu lokaciju, isto kao {to ste radili u Datasheetu.
Poku{ajte da napravite filter koji }e prona}i sve zapise iz tabele Bid Data, sa ponudama podne-tim u februaru, ili martu 1999. godine, koji su ili ostvareni, ili ne u roku od 45 dana od danapodno{enja ponude. Pored toga, potrebno je da rezultat bude sortiran na osnovu vrednosti upolju Award Date po rastu}em redosledu, a, zatim, i po vrednosti u polju Bid Date po opada-ju}em redosledu.
Najpre }emo izabrati polja koja treba da se na|u u ovom filteru.
1. U tabeli Bid Data, koja je otvorena u prikazu Datasheet, izaberiteRecordsÊFilterÊAdvanced Filter/Sort.
2. Ako se u mre`i pojavljuje neki kriterijum za filtriranje, kliknite dugme Clear Grid sa palete, da biste ga uklonili.
3. Kliknite dva puta brzo mi{em polje Award Date u listi sa poljima. Ovo polje }e sepojaviti u prvoj koloni mre`e.
4. Izaberite i prevucite mi{em polje Bid Date iz liste u drugu kolonu mre`e.
5. Izaberite polje Expires iz liste u slede}oj praznoj koloni.
6. Polje Expires Vam nije potrebno, tako da ga mo`ete izbrisati sa mre`e. To }eteuraditi tako {to }ete izabrati ime polja u mre`i i, nakon toga, pritisnuti taster DEL.Brisanje mo`ete obaviti i iz menija, izborom opcije Edit | Delete Columns.
S A V E T
Mo`da }ete u toku kreiranja filtera po`eleti da se pove`ete sa nekim podatkom iz tabele prikazane u prikazuDatasheet. Po{to je ovaj prozor i dalje otvoren, ali nije aktivan, mo`ete lako pre}i u taj prozor, tako {to }etega izabrati iz menija Window n
Nadalje je potrebno da zadate redosled sortiranja i da defini{ete uslov filtriranja.
Pode{avanje redosleda sortiranja i kriterijuma za filtiriranje
U vrsti Sort mre`e se nalazi lista iz koje mo`ete izabrati jednu od tri vrednosti: Ascending (rastu}i),Descending (opadaju}i) i not sorted (nije sortirano). Polja koja ne `elite da u~estvuju u sortiranjuostavite prazna, ili im zadajte opciju not sorted. Ako ̀ elite da sortiranje izvr{ite na osnovu vi{e polja,morate, najpre, ta polja da postavite na odgovaraju}i na~in. Sortiranje po~inje poljem koje je prvosa leve strane i nastavlja udesno - mo`e se izvr{iti na osnovu vi{e polja, do deset.
Da biste ubacili sortiranje kojim }e se najpre sortirati po vrednosti u polju Award Date u rastu}emnizu, a, zatim, po opadaju}em nizu na osnovu polja Bid Date, uradite slede}e:
Dobijanje i prikazivanje informacijaDEO II
1. Otvorite listu koja se nalazi u vrsti Sort i koloni Award Date i iz nje izaberite opci-ju Ascending.
2. Ponovite isto i za kolonu Bid Date i iz liste izaberite opciju Descending. Nekaprozor ostane otvoren, da biste izvr{ili i druga pode{avanja.
Uslove pretra`ivanja pomo}u filtera }ete uneti na isti na~in kao prilikom rada sa opcijom FilterBy Form. Jedina razlika je da nemate listu sa vrednostima iz koje mo`ete da birate vrednosti.Mo`ete unositi neke izraze i konkretne vrednosti, a mo`ete raditi i sa opcijom Wildcards. U vrstiCriteria mo`ete uneti iste uslove kao i na strani Look for prilikom rada sa opcijom Filter By Form,a u vrsti Or unosite isto {to i na strani Or opcije Filter By Form. Kada u vrsti Or unesete neki uslov,otvara se nova Or vrsta, u kojoj mo`ete dalje unositi uslove, ba{ kao i {to se prilikom rada sa Orstranom u opciji Filter By Form pojavljuje novo Or dugme.
Vi{estruke vrednosti u istom poljuAko `elite da pomo}u opcije Advanced Filter/Sort filtrirate zapise koji imaju vi{e vrednosti, postoje tri na~ina da unesete kriterijum za filtriranje. Na primer, ako `elite da pogledate svezapise koji imaju slova x, y, ili z u polju Alpha:
l Unesite izraz x OR y OR Z u vrsti Criteria kolone Alpha.
l Unesite x u vrsti Criteria, y u prvoj Or vrsti i z u drugoj Or vrsti.
l Upotrebite funkciju In(). Unesite In(x,y,z) u vrsti Criteria.
Da biste ubacili kriterijum za filtiranje podataka, kojim }ete prona}i sve ponude date u toku februara i marta 1999. godine, a koje su ostvarene u roku od 45 dana, u tabeli Bid Data, uraditeslede}e:
1. Postavite kursor u }eliju Criteria kolone Award Date i unesite LOST, a, onda, pri-tisnite strelicu usmerenu nadole. Access }e ubaciti znakove navoda kada se pre-mestite u slede}u vrstu.
2. U }eliji Or kolone Award Date unesite <[BID DATE]+45 i pritisnite Enter.
3. Postavite kursor u }eliju Criteria kolone Bid Date i unesite BETWEEN 2/1/99 AND3/31/99. Kursor treba i dalje da ostane u ovoj }eliji.
4. Pritisnite SHIFT-HOME, da biste izabrali izraz koji ste uneli, a, nakon toga, izaberite Copy.
5. Pritisnite strelicu nadole, da se premestite u Or }eliju kolone Bid Date i izaberite Paste. Isti kriteijum }e se sada pojaviti u obe }elije kolone Bid Date. Na slici 7.10 je prikazan izgled izabranog filtera.
N A P O M E N A
Access je izvr{io konverziju Or kriterijuma u polju Award Date u izraz tipa string, po{to je re~ o tekstualnom polju.Ako je re~ o polju tima Date/time, kao {to je polje Bid Date, ne mo`ete da unosite tekst kao {to je bio LOST.Access je dodao i separatore za datum (#) u datumima koje ste uneli u polju Criteria kolone Bid Date n
212
213
Sortiranje, filtriranje i {tampanje zapisa POGLAVLJE 7
Filtriranje na osnovu polja sa Lookup listama uz pomo} opcije Advanced Filter/Sort
Ako `elite da izvr{ite ovakvo filtriranje zapisa, mo`ete imati nekih problema. Ako izaberete da filtrirate zapise na osnovu vrednosti u polju sa Lookup listom, pomo}u opcije Filter By Form,birate vrednost iz liste sa svim vrednostima, nastalu uz pomo} Lookup Wizarda. Ono {to ne viditeu listi su vrednosti koje se trenutno nalaze u tim poljima. Umesto ovih vrednosti, koje mogupru`iti vi{e informacija, ~uvaju se vrednosti primarnog klju~a.
SLIKA 7.10 Kompletan prozor za definisanje naprednog filtera
Ako radite sa opcijom Advanced Filter/Sort, ne mo`ete da birate iz Lookup liste, po{to u prozorufiltera postoji postoji samo tabela. To zna~i da morate uneti vrednost u vrsti Citeria, da biste filtrirali na osnovu Lookup polja. Na primer, da biste pomo}u opcije Filter By Form uneli vre-dnost Ferrell iz polja Supervisor tabele Workorders, mo`ete izabrati tekst Ferrell iz liste, ili uku-cati u mre`i Ferrell. Da biste isto to uradili pomo}u opcije Advanced Filter/Sort, morate u poljuCriteria uneti 10, {to je Ferrellov ID broj.
Primena naprednog filtera
Dok kreirate ovaj filter, mo`ete ga u svakom trenutku i primeniti, da vidite kakav }ete rezultatdobiti. Postoje tri na~ina da primenite filter:
l Kliknite Apply Filter sa palete.
l Izaberite FilterÊApply Filter/Sort.
l Kliknite desnim tasterom mi{a negde u gornjem delu prozora i iz menija pre~iceizaberite Apply Filter/Sort.
Na slici 7.11 je prikazan skup zapisa koji se dobijaju kao rezultat ovog pretra`ivanja. Obratitepa`nju da se na paleti nalazi upozorenje da je re~ o skupu zapisa dobijenih kao rezultat filtrira-nja. Ako `elite da napustite kreiranje filtera, bez da ga primenite, izaberite Close sa palete.
Da biste uklonili filter, uradite jednu od slede}ih stvari:
l Kliknite dugme Remove Filter.
l Izaberite RecordsÊRemove Filter/Sort.
Dobijanje i prikazivanje informacijaDEO II
l Kliknite desnim tasterom mi{a i izaberite opciju Remove Filter/Sort iz menijapre~ice.
N A P O M E N A
Nova forma, ili izve{taj se mogu kreirati na osnovu skupa zapisa dobijenih kao rezultat pretra`ivanjapomo}u filtera. Ovo je mogu}e, ako je taj skup zapisa prikazan u prikazu Datasheet, ili ako je filter upam}enzajedno sa tabelom. Po{to se osobine filtriranja i sortiranja nasle|uju od forme, ili izve{taja, mogu}e je dase prenebegnu pode{avanja koja postoje na njima. U Poglavlju 10 }ete na}i vi{e informacija o kreiranjuformi i izve{taja n
Promena filteraZa promenu filtera koristi se ista tehnika kao i prilikom njihovog kreiranja. Mo`ete dodati novekriterijume, ili promeniti neki od postoje}ih. Mo`ete i da pre|ete iz prozora sa filterom, da bistevideli kako proces napreduje, ili da u toku kreiranja primenite filter, da biste videli kakav skupzapisa }ete dobiti kao rezultat.
SLIKA 7.11 Skup zapisa dobijen kao rezultat pretra`ivanja baze pomo}u filtera
N A P O M E N A
Kada filtrirate tabelu, zapisi koji }e se prikazati su ograni~eni na one koji zadovoljavaju odre|ene kriterijume.I dalje se, me|utim, prikazuju sva polja u tim zapisima. Da biste prikazali samo neka polja, morate da koristite upite. U Poglavlju 8 je obja{njena razlika izme|u filtera i upita i definisano u kojim situacijama ihtreba koristiti n
Zapisivanje filteraPoslednji filter koji ste napravili se pamti, ne kao poseban objekat, ve} u sklopu tabele, ako stena pitanje da li `elite da upamtite promene u tabeli odgovorili sa Yes. Kada ponovo otvoritetabelu, mo`ete ponovo primeniti filter, na neki od na~ina koji su obja{njeni ranije u ovompoglavlju. Ako ste kreirali novi filter, ali `elite da prethodni ostane u tabeli, odgovorite sa No napitanje da li `elite da upamtite promene. Naravno, ako ste napravili i druge promene koje `eliteda upamtite, zajedno sa njima }ete upamtiti i filter.
Ako `elite da imate na raspolaganju vi{e od jednog filtera u tabeli, ili `elite da za stalno upamtitefilter, morate ga zapisati kao upit. Upiti se ~uvaju kao posebni objekti u bazi podataka. Kada`elite da ponovo upotrebite filter, mo`ete ga ponovo vratiti u prozor filtera, ili ga mo`ete, jednostavno, pokrenuti kao upit.
214
215
Sortiranje, filtriranje i {tampanje zapisa POGLAVLJE 7
Da biste upamtili filter kreiran opcijom Advanced, kao upit, i da biste u~itali taj filter u prozorufiltera, potrebno je da uradite slede}e:
1. U trenutku kada je otvoren prozor filtera, kliknite dugme Save As Query. Mo`ete ovu opciju izabrati i iz menija pre~ice, ili menija File. Otvori}e se okvir za dijalog Save As Query i Access }e zatra`iti od Vas da zadate ime upita.
2. Unesite ime upita i izaberite OK.
3. Da biste ponovo otvorili filter u prozoru filtera, otvorite prazan prozor za rad sa opcijom Advanced Filter/Sort i kliknite dugme Load From Query. Ova opcija se mo`e izabrati i iz menija pre~ice. Mo`e se na}i i u pro{irenom meniju File, pod uslovom da je ovo prvi put da je koristite.
4. Otvori}e se okvir za dijalog Applicable Filter i u njemu }e se prikazati lista upitakoji se zasnivaju na tabeli Bid Data.
5. Izaberite upit koji `elite i kliknite OK. Svi parametri koje ste definisali u okviru filtera su na raspolaganju, ako se re{ite da primenite filter, ili da ga promenite.
N A P O M E N A
Ako samo `elite da potra`ite zapise koji nastaju kao rezultat rada filtera, pokrenite upit koji je nastao od filtera. Ako `elite da koristite taj upit kao osnovu za kreiranje novog filtera, potrebno je da u~itate taj upitkao filter i potom da pravite promene n
Uklanjanje i brisanje filteraPostoji razlika izme|u uklanjanja i brisanja filtera. Uklanjanjem se, jednostavno, na ekranuponovo prikazuju svi zapisi. Kasnije mo`ete ponovo primeniti filter. Brisanjem filtera bri{u se ikriterijumi, tako da se on kasnije ne mo`e ponovo primeniti.
Da biste uklonili filter sa lista sa podacima, ili obrasca, uradite jednu od slede}ih stvari:
l Kliknite Remove Filter.
l Izaberite RecordsÊRemove Filter/Sort.
Dobijanje i prikazivanje informacijaDEO II
l Kliknite desnim tasterom mi{a negde u listu sa podacima i izaberite RemoveFilter/Sort iz menija pre~ice.
N A P O M E N A
Ako uklanjate filter sa lista sa podacima, svi filteri koji postoje u podlistu se, tako|e, uklanjaju n
Da biste u potpunosti obrisali filter, potrebno je da o~istite mre`u filtera i da onda primeniteprazan filter na list sa podacima na jedan od slede}ih na~ina:
1. Pre|ite u prozor Advanced Sort/Filter. Nije bitno na koji na~in ste kreirali filter; on}e se, u svakom slu~aju, pojaviti u mre`i filtera.
2. Kliknite dugme Clear Grid, ili izaberite Clear Grid iz menija, ili menija pre~ice.
3. Kliknite Apply filter.
4. Kliknite Close, da biste zatvorili prozor Advanced Filter/Sort.
Prozor sa filterom je sada prazan i, ako `elite da ponovo koristite filter, morate da ga ponovokreirate.
[tampanje podataka iz tabeleNe morate uvek da kreirate posebne izve{taje da biste od{tampali podatke iz tabele.Mo`ete da od{tampate i list sa podacima, koji se vidi u prikazu Datasheet, ili mo`ete{tampati u podrazumevanom formatu za izve{taje koji se naziva AutoReport. Da bisteod{tampali jednu kopiju lista sa podacima, kliknite dugme Print. Ako `elite dapode{avate margine, veli~inu papira i sli~no, mo`ete koristiti okvir za dijalog PageSetup. Ako `elite da zadate i neke druge opcije prilikom {tampanja, kao {to su ve}i brojkopija, ili {tampanje odre|enih strana, morate da otvorite okvir za dijalog Print.Da biste videli kako }e to izgledati na papiru, mo`ete izabrati dugme Preview sa palete.Ovo je korisno, ako mislite da podaci ne}e biti na celoj strani, u kom slu~aju mo`etepromeniti neke opcije pre {tampanja.
Pregled pre {tampanjaProzor Print Preview prikazuje kako }e od{tampani izve{taj izgledati na papiru. U ovom prozorupostoji puno opcija koje reguli{u koliko }e se strana prikazati, koji deo strane }e biti prikazanuve}an i sli~no. Da biste otvorili prozor Print Preview, uradite jednu od slede}ih stvari:
l Kliknite desnim tasterom mi{a ime tabele u prozoru Database i iz menija pre~iceizaberite Print Preview.
l Izaberite ime tabele u prozoru Database, ili otvorite tabelu u prikazu Datasheet iizaberite FileÊPrint Preview. Mo`da }e ova opcija biti u pro{irenoj listi, ako jeniste ranije koristili.
l Izaberite ime tabele u prozoru Database, ili otvorite tabelu u prikazu Datasheet i kliknite dugme Print Preview.
216
217
Sortiranje, filtriranje i {tampanje zapisa POGLAVLJE 7
Na paleti Preview nalazi se nekoliko novih dugmadi, pomo}u kojih se mogu pode{avati opcijeprilikom pregleda. Ova dugmad su opisana u tabeli 7.3.
Na slici 7.12 je prikazan list sa podacima iz tabele Employee. Ovaj prikaz se vidi na tri strane.
S A V E T
List sa podacima iz tabele Empoyee zahteva tri strane, da bi se od{tampala sva polja. Ako u okviru za dija-log Page Setup promenite orijentaciju strane, podaci }e mo}i da se smeste na dve strane n
Tabela 7.3: Dugmad sa palete Print Preview
Ikona Dugme Opis
View (prikaz) Prelazite u prikaz Design, ili Datasheet.
Print [tampa list sa podacima.
Zoom Uve}ava odre|enu povr{inu na strani.
One Page Prikazuje se jedna strana.
Two Pages Prikazuju se dve strane.
Multiple Pages Prikazuje se vi{e strana, ~iji broj mo`ete izabrati sa palete. Mogu se prikazati maksimalno ~etiri kolone i ~etiri vrste sa stranama.
Zoom Vr{i se uve}anje, ili umanjenje, na osnovu zadatog procenta.
SLIKA 7.12 Prethodni pregled pre {tampanja tabele Employee
Dobijanje i prikazivanje informacijaDEO II
Meni pre~ica koji se pojavljuje u prozoru Print Preview sadr`i mnoge sli~ne opcije. Na njemu senalazi i opcija Page Setup - nju mo`ete upotrebiti da otvorite okvir za dijalog Page Setup, u komese pode{avaju margine i orijentacija strane.
Izaberite Close, da biste zatvorili prozor Print Preview i vratili se u prikaz Datasheet.
Pode{avanje strane u okviru za dijalog Page SetupOpcije koje se ovde pode{avaju odre|uju kako }e izgledati strana na kojoj se vr{i {tampanje. Dabiste mogli da radite sa ovim opcijama, morate prethodno da otvorite tabelu, ili izve{taj.Otvaranje okvira za dijalog se vr{i izborom istoimene opcije iz menija File, ili iz menija pre~iceu prozoru Print Preview. Ovaj okvir za dijalog ima dve kartice, kao {to je prikazano na slici 7.13.Na kartici Margins mo`ete podesiti veli~inu margina (u in~ima) i zadati da li }e se {tampati imenapolja u naslovima kolona.
Nakon {to ste podesili veli~inu margina, kliknite karticu Page, da biste podesili veli~inu papira,{tampa~ koji se koristi i na~in na koji se pomera papir u {tampa~u. Na slici 7.14 prikazana je kartica Page okvira za dijalog Page Setup. Mnoge od opcija zavise od {tampa~a koji se koristi. Akona ra~unaru imate instalirano vi{e od jednog {tampa~a, potvrdite polje Use Specific Printer, a,nakon toga, izaberite dugme Printer, da biste pogledali listu instaliranih {tampa~a.
Opcija koja se ~esto koristi je Orientation, koja omogu}ava da podesite da li }e se {tampanjedokumenta vr{iti uzdu` (Portrait), ili popre~no po strani (Landscape). Ako je Va{ list sa podaci-ma suvi{e {irok, da bi stao na {irinu stranice, mo`ete izabrati orijentaciju Landscape.
Kada zavr{ite pode{avanja opcija u ovom okviru za dijalog, izaberite OK, da biste ta pode{avanja i primenili, ili kliknite Cancel, ako ne `elite da ih primenite.
Promena opcija za {tampanjePostoji mogu}nost da ta~no zadate {ta `elite da se {tampa. Za to slu`i okvir za dijalog Print, kojije prikazan na slici 7.15. Tu mo`ete da promenite {tampa~, ili, ~ak, i da zadate da se {tampa uneku datoteku na disku, ako je {tampa~ na nekom drugom mestu. Podrazumevane vrednosti seodnose na {tampanje jedne kopije svih strana.
218
219
Sortiranje, filtriranje i {tampanje zapisa POGLAVLJE 7
SLIKA 7.13 Kartica Margins okvira za dijalog Page Setup
SLIKA 7.14 Kartica Page okvira za dijalog Page Setup
SLIKA 7.15 Okvir za dijalog Print
Dobijanje i prikazivanje informacijaDEO II
Ako ne `elite da {tampate celu tabelu, mo`ete zadati niz strana koje }e se {tampati, i to tako {to}ete zadati po~etnu i krajnju stranu koja treba da se od{tampa. Ako `elite da od{tampate samonekoliko zapisa, izaberite ih, pre nego {to otvorite okvir za dijalog Print. Nakon toga, izaberiteopciju Selected Records u polju Print Range.
Ako `elite da od{tampate vi{e od jedne kopije svog izve{taja, kliknite strelicu u polju Number ofCopies, ili unesite broj kopija direktno u tom polju. Mo`ete, tako|e, zadati da se {tampaju svestrane sa jednom kopijom, pa, onda, naredna kopija svih strana (opcija Collate), ili da se {ta-mpaju sve kopije jedne strane, pa druge, itd.
Ako kliknete dugme Setup u okviru za dijalog Print, otvori}e se kartica Margins okvira za dijalogPage Setup.
N A P O M E N A
Sve promene koje izvr{ite nad tabelom u prikazu Datasheet, kao {to su promene visine vrsta, ili {irinekolona, redosleda kolona, ili fonta, vide se i u prikazu Preivew n
[tampanje iz menija pre~iceU Accessu mo`ete da od{tampate tabelu pomo}u menija pre~ice, a da, ~ak, pri tom, ne morate nida otvorite tabelu. Kada kliknete desnim tasterom mi{a ime tabele na strani Tables u prozoruDatabase, otvori}e se meni sa pre~icama, na kome postoji i opcija Print.
Ako izaberete ovu opciju, izve{taj }e se od{tampati, ba{ kao i da ste izabrali dugme Print. Ako`elite da pogledate izve{taj pre {tampanja, ipak morate da ga prethodno otvorite.
U Poglavlju 13 je detaljnije opisan proces pregleda i {tampanja izve{taja. U Poglavlju 14 seraspravlja o nekim specijalnim varijantama prilikom {tampanja, kao {to su {tampanje po{tanskihnalepnica i koverata.
Zaklju~akVideli ste kako se u povezanim tabelama baze podataka ~uvaju informacije i kako se iz baze dobi-jaju podaci uz pomo} filtera. Filtriranje zapisa ima i neka ograni~enja:
l Mogu se ograni~iti samo zapisi, ali ne i polja u njima. U rezultatu koji se dobijanakon filtriranja uvek }e biti prikazana sva polja.
l U okviru jedne tabele mo`ete sa~uvati samo jedan filter i jedan redosled sortiranja.
l Filtriranje je ograni~eno na zapise iz jedne tabele.
Upiti su alternativa filterima i donose i neke prednosti, koje se ogledaju, pre svega, u ~injenici dase mogu prikazivati polja iz razli~itih tabela i da se upiti ~uvaju kao posebni objekti. U slede}empoglavlju }ete nau~iti ne{to vi{e o upitima i njihovoj primeni.
220
221
Sortiranje, filtriranje i {tampanje zapisa POGLAVLJE 7
MOUS Exam ciljevi predstavljeni u ovom poglavljuNivo Aktivnost Naslov
Po~etni/Srednji Primena i uklanjanje filtera Rad sa opcijom Filter For Input(opcije Filter By Form i Rad sa opcijom FilterFilter By Selection) By Selection
Ekspertni Primena Filtera (opcija Filter Rad sa opcijom Filter By FormBy Form i Filter By Selection Optimizacija prilikom radau zapisima koji se dobijaju sa opcijom Fiter By Formkao rezultat upita)