aad.tpu.ruaad.tpu.ru/ACCESS/onemore.doc · Web viewМинистерство общего и профессионального образования РФ. Томский...

Министерство общего и профессионального образования РФ

Томский политехнический университет

Факультет автоматики и вычислительной техникиКафедра Оптимизации систем управления

Исследование направлений эффективного применения информационных технологий для совершенствования бизнес-процессов производственно-торговой фирмы

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

К МАГИСТЕРСКОЙ ДИССЕРТАЦИИ

По направлению 510200 "Прикладная математика и информатика"Магистерская программа 510212 "Математическое и информационное

обеспечение экономической деятельности"

Студент группы 8М23 ________ ________ (Шумский Алексей Анатольевич)Руководитель работы доцент ________ ________ (Ротарь Виктор Григорьевич)

Допустить к защите,зам. зав. Кафедрой ________ ________ (Фофанов Олег Борисович)

1998 г.Кафедра оптимизации систем управления

"УТВЕРЖДАЮ"Зав. кафедрой________________

ЗаданиеПо подготовке магистерской диссертации

Выдано студенту Шумскому Алексею Анатольевичу1. Тема проекта: «Исследование направлений эффективного применения

информационных технологий для совершенствования бизнес-процессов производственно-торговой фирмы»

2. Срок сдачи студентом законченного проекта: июнь 98 года3. Исходные данные к проекту4. Содержание расчетно-пояснительной записки (перечень подлежащих

разработке вопросов): Использование современных информационных технологий для повышения

эффективности ведения бизнеса Исследование предприятия и информационных систем Создание информационной системы предприятия Повышение эффективности работы предприятия при помощи ИС

5. Перечень графического материала (с точным указанием обязательных чертежей)

6. Консультация по проекту (с указанием относящихся к ним разделов проекта):7. Дата выдачи задания: октябрь 96 года.

РуководительЗадание принял к исполнению (дата)________________________________

Кафедра оптимизации систем управления"УТВЕРЖДАЮ"

Зав. кафедрой________________

1

Содержание

Вводная часть___________________________________________________4

Глава 1. Использование современных информационных технологий для повышения эффективности ведения бизнеса______________________________6

1.1. Предприятие и его цели___________________________________________6

1.2. Факторы изменения внешней и внутренней среды предприятия______81.2.1 Изменения рынка_____________________________________________________81.2.2. Качественные изменения в области ИТ_________________________________101.2.3. Новая структура предприятия_________________________________________12

1.3. Повышение эффективности работы предприятия с помощью информационных технологий______________________________________________14

1.3.1. Текущая ситуация и перспективы развития______________________________141.3.2. Проблемы и опыт их решения_________________________________________15

1.4. Исследование и реорганизация предприятия_______________________171.4.1. Бизнес-процессы____________________________________________________171.4.2. Оценка качества работы предприятия__________________________________18

Заключение главы 1________________________________________________20

Глава 2. Исследование предприятия и информационных систем_____212.1. Оценка эффективности бизнес-процессов и деятельности фирмы____21

2.1.1. Показатели эффективности производственной и коммерческой деятельности_222.1.2. Инвестиционный подход_____________________________________________24

2.2. Организационная структура предприятия_________________________252.2.1. Стандартные типы организационных структур___________________________262.2.2. Информационные технологии и организационная структура предприятия____28

2.3. Информационные системы (обзор)________________________________302.3.1. Организация систем документооборота_________________________________31

2.3.1.1. Системы поддержки управленческой деятельности___________________322.3.1.2. Документооборот и бизнес-процессы_______________________________36

2.3.2. Системы учета, анализа, планирования и регулирования__________________392.3.2.1. Системы учета и анализа_________________________________________412.3.2.2. ERP системы___________________________________________________44


Глава 3. Методы создания информационной системы предприятия___533.1. Проектирование информационных систем_________________________53

3.1.1. Автоматизация бизнес-процессов (каскадный подход)____________________533.1.2. Совершенствование бизнес-процессов__________________________________573.1.3. Реинжиниринг бизнес-процессов______________________________________59

3.1.3.1. BPR и информационные технологии_______________________________603.1.3.2. Методы BPR___________________________________________________623.1.3.3. Проблемы BPR_________________________________________________64

3.2. Описание методик проектирования ИС___________________________653.2.1. Технология структурного анализа и проектирования (SADT)______________653.2.2. Моделирование потоков данных (процессов)____________________________683.2.3. Методология IDEF__________________________________________________71

3.3. Адаптация схем внедрения_______________________________________733.3.1. Условия качественного внедрения ИС__________________________________733.3.2. Результаты обследования_____________________________________________76

2

3.4. Оценка затрат на владение ИС___________________________________78


Глава 4. Повышение эффективности работы предприятия при помощи ИС__________________________________________________________________82

4.1. Исследование предприятия и его окружения_______________________82

4.2. Внедрение сетевого программного комплекса финансово-хозяйственного учета и управления RS-Balance_______________________________83

4.2.1. Выбор системы_____________________________________________________844.2.2. Исследование и организация документооборота_________________________874.2.3. Организация управленческого учета___________________________________91Заключение главы 4.______________________________________________________94

Заключение._______________________________________________________95

Список литературы:____________________________________________96

Приложения:___________________________________________________99Словарь специальных терминов и сокращений________________________99

3

Вводная часть"Гораздо важнее знать некоторые вопросы, чем все ответы"

Д. ТерберДанная работа посвящена таким базовым понятиям как бизнес,

информационные технологии (ИТ), информационные системы (ИС), эффективность их применения. Проведено исследование области применения ИТ в организации управления работой предприятия, учете и анализе финансовых потоков. В каждой части работы произведен анализ эффективности тех или иных методик, рассмотрен опыт и проблемы применения.

Надеюсь, что получилось указать какие проблемы стоят за этими вопросами и каковы пути их решения.

В силу ограниченности своего разума, человек занимается поиском решений только до тех пор, пока не находит первое приемлемое. Дальнейшие попытки найти лучшее или наилучшее решение не предпринимаются. Такой способ называется "поиск удовлетворительного решения" [17].

В сегодняшней быстроизменяющейся обстановке, критичной к непродуманным решениям, необходимы более эффективные подходы. Но они невозможны без сбора, регистрации и обобщения всей информации, необходимой руководству компании для принятия управленческих решений [47].

Первая глава данной работы носит вводный характер, рассказывая о предприятии и его целях, об изменениях в информационных технологиях и о том, как эти изменения влияют на организацию процессов предприятия.

Массовое производство на заказ – новая парадигма капитализма, синтез двух давно конкурирующих систем менеджмента, массового производства стандартных продуктов и индивидуального изготовления продуктов и услуг в точном соответствии с желаниями и потребностями каждого потребителя или группы потребителей [34].

Каковы способы выживания предприятия в новом мире, какова роль информационных технологий в этом процессе, об этом рассказывает вторая – обзорная глава.

Рассматриваются способы оценки эффективности деятельности предприятия. Организационная структура и ИТ, новое в поддержке групповой работы. Сделан большой обзор ИС:

Систем документооборота; Бухгалтерских и финансовых пакетов; Корпоративных систем;

совместно с анализом эффективности их применения, а также опыта внедрения и эксплуатации, как в России, так и в мире.

В третьей главе рассказывается о методах проектирования ИС, совершенствовании бизнес-процессов и реинжиниринге деятельности предприятия. Их влияние и связь с ИТ.

Подробно описаны несколько методик проектирования ИС, применяемые для этого программные продукты.

4

Рассмотрены вопросы об адаптации схем внедрения, а также материалы по сокращению расходов на владение вычислительной техникой.

Четвертая часть работы целиком посвящена практическому применению некоторых методов, описанных во второй и третьей главах. Здесь описывается исследование предприятия и документооборота, предложения по реорганизации, процесс выбора ИС для поддержки деятельности предприятия.

Закрывает работу словарь специальных терминов и сокращений.

5

Глава 1. Использование современных информационных технологий для повышения эффективности ведения бизнеса

1.1. Предприятие и его цели Для начала попытаемся определить что же такое есть предприятие, для

чего рассмотрим два определения. Вот какое определение предлагает Хан Дитгер в [52]. Предприятие может быть представлено как инструмент, при помощи которого люди пытаются достичь своих индивидуальных интересов. Дополнительно, предприятие представляет собой центр интересов, предоставляющий возможности людям индивидуальных экономических и неэкономических целей (рисунок 1.1).

Рисунок 1.1 Схема предприятия

6

Важнейшие группы целей, которые необходимы для развития предприятия выглядят при этом следующим образом:

Материальные – цели достижения определенных материальных результатов, к которым относится будущая продуктово-рыночная программа предприятия. Материальные цели достигаются посредством реализации мероприятий (целей-действий).

Стоимостные (денежные) цели – ожидаемые в будущем финансовые результаты, например ценность капитала, расчетная и балансовая прибыли или отдельные компоненты этих финансовых результатов, такие как поступления и выплаты, выручка от реализации продукции, издержки, доходы и затраты. А также необходимый для предприятия уровень ликвидности и компоненты ликвидности – наличие оборотных средств, поступления и выплаты денежных средств. Стоимостные цели могут характеризоваться относительными и абсолютными показателями, например годовая прибыль или рентабельность. Стоимостные цели реализуются только через достижение материальных целей и целей-действий.

Социальные цели – желаемые в будущем взаимоотношения между людьми как на самом предприятии, так и с обществом вне предприятия. Социальные цели обуславливают модель поведения по отношению к персоналу, людям и общественным группам, как в подсистемах предприятия, так и во внешней среде. Отчасти это поведение определяет законодательство, отчасти общественная мораль и другие факторы. Социальные цели могут быть достигнуты через реализацию материальных и стоимостных целей и прочих целей-действий.

В другом определении [46], [16], более классическом с точки зрения менеджера, указывается, что предприятие можно представить в виде "черного ящика", способного принять что-то на входе и выдать это после трансформации на выход. На вход этой системы может попасть любой объект (человеческий труд, сырье, оборудование, услуги), который обладает некоторой стоимостью (входные факторы). После того, как "черный ящик" простые или достаточно сложные входные факторы и скомбинирует их, на выходе получаются конечные продукты или услуги (рисунок 1.2). Вся суть трансформации состоит в том, что после выхода стоимость конечных продуктов становится больше, чем совокупная стоимость всех входящих в систему входных факторов. Таким образом, предприятие следует понимать как систему создания дохода.

7

Рисунок 1.2 Предприятие, как система создания дохода.

Крайне необходимо выстраивать структуру фирмы таким образом, чтобы все связи и потоки между подсистемами и окружающей средой были эффективны.

Как видно, оба определения предполагают существование ресурсов, внутренней инфраструктуры, внешнего окружения и пр. Соответственно вопрос оптимальной организации работы и взаимодействия этих частей для достижения целей предприятия является первоочередным.

Соответствие деятельности фирмы провозглашенным целям есть одно из важнейших условий его успешного функционирования. Поэтому следует рассматривать ИС не только как средство поддержки функционирования предприятия, но как инструмент для достижения его целей.

1.2. Факторы изменения внешней и внутренней среды предприятия

1.2.1 Изменения рынка

С середины 80-х годов темп изменений внешней среды предприятий ускорился, в том числе за счет ИТ. Во всем мире изменения в организации производственной и управленческой деятельности стали происходить все быстрее. С внешней стороны, стороны потребителей, правильнее всего описывать причины этих изменений с позиций маркетингового анализа [21], [16]:

возросла доступность товаров и услуг производителей из любой точки мира;

резко возросли требования потребителей к качеству товаров и услуг любых видов, к срокам их предоставления;

из-за роста возможностей выбора, который имеют потребители, стало резко уменьшаться время жизни товара или услуги на рынке;

8

сильно возросла конкуренция в части предложения новых товаров и повышения их качества. Соответственно, стали изменяться требования к деятельности субъектов

рынков – банков, промышленных предприятий, предприятий индустрии ИТ и др. Важность требований рынка в определении деятельности предприятий не было новостью. Методология маркетинга как целостной идеологии управления функционированием предприятия была хорошо разработана. Она активно популяризовалась и в наших условиях со второй половины 80-х годов, но не находила использования из-за неразвитости рыночных отношений [47]. Однако наступило время, когда маркетинг должен был реально использоваться как методология ответа на требования рынка.

Все это не могло не вызвать изменения и во внутренней среде предприятий. Рассмотрим подробней основные факторы, послужившие причиной для этих изменений:

Рост сложности новых продуктов. Имеется в виду ускорившийся рост числа и сложности продуктов практически во всех производственных организациях, причем в степени, приведшей к тому, что ни отдельный человек, ни даже группа людей не может знать все технические детали продукта. Это справедливо и для автомобильной промышленности, и для страховых и инвестиционных компаний, и для ресторанов "быстрой еды. Соответственно усложняются управленческие задачи.

Непригодность дальнейшего увеличения числа сотрудников на всех уровнях предприятия для решения усложнившихся управленческих задач. Рост числа работников на средних уровнях менеджмента организаций США многие годы являлся ответом на несколько факторов, включая рост сложности продуктов и методов бизнеса, плодовитость правительственных организаций в области законодательного регулирования и глобализацию коммерческой деятельности. Но возникла ситуация, в которой рост числа персонала перестал соответствовать росту удовлетворения клиентов. Одна из причин – стоимость труда: другие страны применили схему бизнеса США при существенно меньшей стоимости рабочей силы. Дополнительно к работе укажем на другую сторону проблемы – нелинейный рост числа управленцев и их внутренних проблем по отношению к числу работников, создающих собственно продукт или услугу. Во-первых, возникает нелинейный рост запаздывания и ошибок, во-вторых, эффект "один с сошкой, семеро с ложкой".

Недостаточная отдача от инвестиций в компьютерные системы и ИТ. Расчеты на то, что использование компьютеров и других ИТ само по себе решит проблемы эффективного управления производством не оправдались. Пример из бизнеса США [39]: в 1995 году общий расход американских корпораций на компьютерные технологии составил приблизительно 500 млрд. долларов, этот показатель на 175 миллиардов превышает чистую прибыль этих корпораций. Однако рост производительности, соответствующий росту инвестиций, не был получен. Основная причина: использование компьютеров не меняло ничего в том, как собственно велись дела, т.е. как выполнялся бизнес. Не менялись траектории и объем потоков бумаг, точки принятия решений и их число и т.п.

9

Только появление качественных изменений в ИТ стало приводить, причем вначале – к отдельным очагам изменения ситуации, когда новые ИТ стали и подталкивать к улучшению бизнес-процессов, и давать для этого реальные средства.

К сожалению, попытки применять новаторские подходы по реорганизации бизнеса без овладения принципами маркетингового управления производством часто оказываются аналогичными попытками перейти к технологиям 21 века сразу от технологий 18-го игнорируя необходимость знания и использования методов 19-го и 20-го: даже частичный успех сомнителен. В тех условиях, где появились эти подходы, маркетинговые исследования и методы управления давно стали обычным инструментом.

1.2.2. Качественные изменения в области ИТ

В 80-х и 90-х годах произошел целый ряд качественных изменений в ИТ. Некоторые из них осознавались постепенно (например, развитие архитектуры и стандартов открытых систем), другие, как феномен персональных вычислений или Internet, входили в жизнь гораздо более революционным путем. Кратко рассмотрим, как эти изменения повлияли на сферу информационных технологий, требуя новых подходов в разработке компонентов ИС.

Понятие открытой архитектуры начало проникать в практику вместе со стандартами на аппаратуру и программным обеспечением компьютерных сетей и переносимым (мобильным) программным обеспечением СУБД и ОС.

Оно предполагало строгое соответствие формата передаваемых по сети сообщений стандарту протокола обмена, наличие нескольких стандартных уровней обмена сообщениями со стандартами протоколов для каждого уровня. Такая открытость позволяла свободно заменять аппаратуру и программы обмена протоколов нижних уровней, если заменяющие аппаратура и программы соблюдали стандарты более высоких уровней, с которыми должны были работать СУБД или прикладные программы.

Понятие переносимости прикладных программ относилось к возможности использовать один и тот же прикладной комплекс на разных компьютерах. Переносимость базировалась первоначально на наличии компилятора с одного языка высокого уровня на разных типах компьютеров: Фортран, затем – Си, Паскаль, при использовании варианта языка, соответствующего стандарту. Затем, с первой половины 80-х годов, предполагалось также наличие тождественных для пользователя и его прикладных программ СУБД на нескольких типах компьютеров. Пионерами в этой области были СУБД ORACLE и INGRES. Одновременно стал решаться вопрос переносимости баз данных.

В понятие открытой архитектуры стал вкладываться более широкий смысл. Укажем лишь на интероперабельность [21]: открытость системы, позволяющая встраивать ее как компонент в сложную разнородную распределенную информационную среду. Это свойство позволило более эффективно формировать ИС предприятия на основе готовых "покупных" приложений разных поставщиков.

Это показывает, что понятие открытых систем нельзя трактовать упрощенно. Так, кроме указанных выше свойств, в открытость систем входит соответствие стандартам (в том числе – стандартам "де-факто") и открытость в

10

областях: масштабируемость, расширяемость, интернационализация, переносимость пользователя.

Примерами таких открытых архитектур может служить создание стандартов:

HTML – языка гипертекста используемого в разных платформах и протокола его передачи – HTTP.

Open Database Connectivity (ODBC) – система управления драйверами, позволяющая любому приложению получать доступ к различным локальным или удаленным данным с помощью SQL.

Java – универсальный язык программирования третьего поколения, позволяющий проектировать самый широкий спектр программных систем/ Существенно важным компонентом Java является среда исполнения, или так называемая виртуальная машина Java (Java Virtual Machine – JVM). JVM создает своего рода "абстрактный компьютер", который гарантирует строго определенное исполнение Java-программы независимо от конкретной аппаратно-программной платформы. Компилятор Java преобразует текст Java-программы не в команды того или иного микропроцессора, а в чрезвычайно компактный, платформенно-независимый байт-код, который затем интерпретируется JVM [51].

И наконец, к концу 80-х – началу 90-х во всем мире не только разработчиками, но и пользователями были осознаны три действительно революционных феномена. Они стали все шире входить в отечественную практику, качественно меняя деятельность компьютеризованных предприятий [21]:

Феномен персональных вычислений, основанный на постоянной доступности работнику возможностей ЭВМ, в первую очередь – на использовании персональных компьютеров. Феномен состоит в том, что во многих видах информационных, проектных и управленческих работ исчезла необходимость в работниках-исполнителях (машинистках, чертежниках, делопроизводителях и др.), являющихся посредниками между постановкой задачи и ее решением.

Феномен кооперативных технологий, состоящий в компьютерной поддержке совместной согласованной работы группы работников над одним проектом. Этот феномен возник на основе суммы методов, обеспечивающих управление доступом членов группы к разным частям проекта, управление версиями и редакциями проектной документации и согласованным выполнением работ в последовательной процедуре работ, управление параллельным конструированием и др.

Феномен компьютерных коммуникаций, состоящий в резком увеличении возможностей обмена любой информацией. Он возник, в частности, на основе стандартизованных протоколов обмена данными прикладного уровня в локальных и глобальных сетях. Это позволило исключить необходимость передачи бумажных документов для получения согласия или содержательных замечаний, ненужные переезды для проведения совещаний, обеспечить постоянную готовность работника получить и отослать сообщение или информативные записи данных вне зависимости от места его

11

географического расположения и др. Наиболее известной глобальной сетью является Internet.

Открывающийся доступ в международные информационные сети для простых пользователей означает [10], [16]:

Новые способы ведения бизнеса: в сеть можно поместить свои прейскуранты и другую информацию для всеобщего ознакомления, можно по электронной почте получать и посылать заказы, выставлять клиентам счета, обсуждать и согласовывать тексты контрактов и коммерческих предложений, посылать напоминания должникам и т.д.

Возможность обращаться к огромным объемам информации по любым областям знаний, гораздо большим, чем в любой самой крупной библиотеке. Это могут быть книги, справочники, программы, материалы периодических изданий, различные базы данных, коммерческая реклама и многое другое.

Деловую переписку по электронной почте с абонентами в любых уголках мира

Одну из самых удобных возможностей получения консультаций, советов, помощи. Все серьезные фирмы, производящие компьютеры или программы, осуществляют сейчас техническую поддержку своих пользователей через глобальные сети.

1.2.3. Новая структура предприятия

В связи с вышесказанным, можно утверждать, что в конце 20-го века мы приходим к новой модели предприятия – "киберкорпорации" [21]. Элементы которой мы уже можем наблюдать сейчас. А в скором времени все серьезные фирмы должны будут примерить эту модель на себя или подвинуться на рынке, уступив свое место более молодым, мобильным и конкурентоспособным.

Рисунок 1.3. Трехслойная схема современного предприятия –"киберкорпорации"

12

Что же собственно такое – киберкорпорация? «Это – зверь в джунглях: всегда начеку, всегда готов к прыжку или бегству» [37].

Это наилучшее сравнение для рассчитанной на работу в реальном времени, воспринимающей окружающий мир точнейшими электронными "органами чувств" и готовой к мгновенной реакции на любое его изменение "киберкорпорации".

Она, конечно же, будет оснащена совсем другим программным обеспечением и окружена гораздо большим вниманием со стороны администраторов систем и групп поддержки. Вероятнее всего эта корпорация будет виртуальной – виртуальные задачи, виртуальные офисы, виртуальные взаимоотношения. Немногие "живые" компании останутся не более чем отдельными нервными узлами этого виртуального организма.

А сердцем его станут отделы административных информационных систем, поскольку вся корпорация будет развиваться вокруг информационно–управляющей системы. Организационной структурой киберкорпорации станет архитектура объединенных вычислительных сетей с множеством серверов, складами данных, средствами извлечения данных и мощными открытыми средствами связи с компьютерами пользователей.

Все сотрудники, так или иначе вовлеченные в разработку, производство, маркетинг, продажи и поддержку корпоративной продукции на всем протяжении ее жизненного цикла, получают в свое распоряжение унифицированную, интегрированную, открытую рабочую среду для управления[44].

Отделы информационных систем должны приобрести огромный вес в киберкорпорации. Для киберкорпорации, как на уровне ее информационных систем, так и на всех остальных, будет характерно распределение работ. Каждый сможет определить, в чем он силен и, следовательно, может сделать сам, а что лучше передать более опытному специалисту.

1.3. Повышение эффективности работы предприятия с помощью информационных технологий

1.3.1. Текущая ситуация и перспективы развития

Необходимость снижения издержек производства продукции и услуг, повышение управляемости и информационной прозрачности деятельности предприятий в последнее время направляют внимание российских менеджеров к информационным технологиям. Полнота, достоверность и оперативность информации самым непосредственным образом влияют на формирование знаний о происходящих процессах, что в конечном итоге и определяет адекватность и эффективность управленческих решений. Понимание менеджерами того факта, что информация является таким же ресурсом предприятия, как и материалы, оборудование, продукция, постепенно формирует взгляды на комплексную автоматизацию предприятий, как на одну из важнейших задач при создании эффективной управленческой инфраструктуры. Внедрение комплексных систем автоматизации, как правило, затрагивает основные финансовые и хозяйственные процессы и практически никогда не проходит легко и просто.

13

Сегодня на российском рынке программное обеспечение и услуги по комплексной автоматизации финансово-хозяйственной деятельности предприятий предлагают и западные и отечественные фирмы. Среди западных поставщиков программных решений, не первый год присутствующих на рынке, стоит выделить немецкую фирму SAP, американские Computer Associates и Platinum, голландскую Baan. В последнее время появились и другие, не менее известные зарубежные поставщики комплексных программных решений. Эти компании, имеющие филиалы и представительства по всему миру, продолжают инвестировать немалые средства в поддержку и адаптацию своих технологий на российском рынке и открыто заявляют о перспективности таких инвестиций. Действуя совместно с ведущими мировыми аудиторскими фирмами, они являются как бы проводниками мирового опыта управления крупными предприятиями, в том числе опыта внедрения и использования информационных технологий.

Если год назад ведущие аудиторские компании весьма скептически относились к разработкам российских фирм, то сейчас некоторые из них приступают к реализации совместных проектов на наших крупных предприятиях [14]. Все чаще и чаще в тендерах на комплексную автоматизацию принимают участие российские и западные компании. И не всегда предпочтение безоговорочно отдается западным технологиям.

Это служит, в первую очередь, свидетельством того, что российские системы комплексной автоматизации уже способны обеспечить не только решение задач бухгалтерского учета. Их возможности по сбору, хранению и обработке значительных массивов информации, отражающих движение товарно-финансовых потоков предприятия, позволяют поднять информационно-аналитическую работу по поддержке управленческих решений на гораздо более высокий качественный уровень.

В настоящее время российскими разработчиками предлагается целый ряд программных продуктов, отвечающих приведенным выше требованиям к системам управления торговых организаций. Среди наиболее известных такие универсальные системы автоматизации предприятий различных отраслей, содержащие учитывающие специфику торговли компоненты, как "Галактика" (корпорация "Галактика), БЭСТ ("Интеллект-Сервис"), а также разработки, изначально нацеленные на этот сектор бизнеса – "Аспект" ("Информационные системы и технологии"), "RS-Balance" (R-Style Software Lab.), "ПАРУС – Торговля" компании "ПАРУС", "1С–Предприятие" ("1С"). Почти все эти компании, помимо технической поддержки пользователей, имеют развернутые программы, направленные на повышение уровня обслуживания клиентов, а также специальные службы или подразделения, направленные на внедрение системы [14].

В развитии своих программных приложений российские разработчики все активнее используют передовые западные технологии, добиваясь высоких показателей качества и надежности своих решений. Имеющаяся у большинства российских фирм достаточная клиентская база позволяет им планировать новые версии систем на основе обобщения собственного опыта внедрения и интеграции конкретных учетно-управленческих технологий предприятий.

14

1.3.2. Проблемы и опыт их решения

Сегодня, наверное, трудно найти компанию, не использующую в своей деятельности ту или иную программу автоматизации бухгалтерского или товарного учета. Что же касается применения компьютеров для управления основными бизнес-процессами, то здесь все не так радужно, хотя многие фирмы неплохо оснащены вычислительной техникой.

Основной вопрос в том, что большинство систем, направлены в прошлое, т.е. фиксируют с некоторым опозданием произошедшие хозяйственные операции [47], подкрепленные документами установленного образца. Этого недостаточно для полноценного контроля деятельности предприятия.

Кроме того большинство современных российских предприятий "больны" следующими болезнями [2]:

отсутствие понимания "миссии предприятия", а, следовательно, невозможность определения стратегических целей и направлений развития бизнеса;

неразвитость или косность инфраструктуры и методов управления в быстро меняющейся обстановке;

избыточность и нерациональность процедур управления; низкая информационная насыщенность механизмов управления и

контроля; отсутствие аналитических методов маркетинга или использование для

этих целей чужих или "взятых с потолка" результатов; низкая общая культура мотивации деятельности и управления. О проблемах культуры в управлении можно и нужно говорить отдельно и

очень серьезно. Сейчас следует лишь упомянуть, что этот пласт проблем тянет за собой весь комплекс вопросов реструктуризации деятельности и настройки функционирования организации [15].

Остается важным непонимание важности создания собственной для конкретного предприятия, группы общего контроля качества и организации труда. Не умаляя роль внешнего консультанта, свежий взгляд которого при профессиональном подходе может быстро и профессионально вскрыть существующие проблемы и недостатки управления, внутренняя группа экспертов должна создаваться для непрерывного мониторинга организации труда и качества процессов управления предприятием. Основной целью подобной группы должно стать создание климата непрерывного улучшения качества и самоорганизации.

Очень большая проблема – способы применения компьютеров на рабочих местах сотрудников. Вероятно, нельзя считать серьезным подходом для предприятия, когда персональный компьютер служит инструментом для ввода и печати договоров на поставку товара с использованием редактора Word или большим калькулятором для расчета рентабельности.

А как же современные информационные технологии? Системы масштаба предприятия в архитектуре клиент/сервер, электронный документооборот и набившие уже оскомину Internet и интрасети, т. е. все, о чем так увлеченно рассказывают популярные и специализированные издания, и что стало привычным атрибутом западной деловой жизни. Но увы, при существующем положении дел с автоматизацией в крупных компаниях планы по внедрению новых информационных технологий, вероятно, планами и останутся.

15

И основные причины для этого [6]: "кустарный" подход к организации разработки системы автоматизации,

когда одни и те же специалисты занимаются программированием и эксплуатацией системы, затянутые сроки разработки и внедрения;

недооценка экономических факторов при разработке системы; неготовность компании к работе с компьютерной системой управления. Ведь любой пользователь подсознательно верит во всемогущество

компьютера – он может все, в том числе и правильно вести бизнес. Между тем компьютер всего лишь инструмент (хотя и достаточно эффективный в умелых руках), позволяющий вести учет в бизнесе, проводить трудоемкие расчеты и анализировать данные о деятельности предприятия в различных аспектах. Задача рациональной организации бизнеса лежит целиком и полностью на плечах менеджера, ответственного за него. Система автоматизации только помогает решать наиболее трудоемкие задачи. Среди них:

обеспечение руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией;

улучшение делопроизводства компании в целом за счет оптимизации документооборота, стандартизации первичного учета документов и автоматизации наиболее трудоемких процедур по их обработке;

обеспечение надежного планирования, контроля и анализа товарных и финансовых потоков;

создание предпосылок для расширения бизнеса за счет возможностей системы оперативно перестраивать информационные потоки при возникновении новых направлений в деятельности компании.

Готовность компании к внедрению системы автоматизации означает наличие у руководства и менеджеров среднего звена единой и четкой концепции ведения бизнеса. Она предполагает ясное понимание сложившихся технологических циклов обработки документов и организационной структуры, исключающей дублирование функций подразделений и неопределенность в распределении ответственности исполнителей. Практика показывает, что при наличии этих предпосылок внедрение системы автоматизации приносит желаемый результат. В противном случае оказывается справедливым популярное в среде разработчиков систем автоматизации масштаба предприятия мнение – "хаос автоматизировать нельзя".

Если в силу объективных или чаще субъективных факторов такая концепция отсутствует, необходимо провести консалтинговое исследование. На этом этапе могут быть выработаны предложения по совершенствованию организационной структуры компании, построена модель ее бизнес-процессов и затем на этой основе разработан проект системы автоматизации. Такое исследование полезно как для компаний, определившихся с формами своего бизнеса, так и для находящихся в процессе поиска.

В ряде случаев руководство компаний, слабо веря в эффективность инвестиций в информационные технологии, пытается "экономить" на этом направлении, ограничивая тем самым свои возможности по совершенствованию работы предприятия [6]. Во многих областях растет конкуренция, в том числе и со стороны иностранных компаний. Поэтому российским фирмам, чтобы удержать свои позиции, необходимо предпринимать серьезные усилия по повышению эффективности собственной деятельности.

16

1.4. Исследование и реорганизация предприятия

1.4.1. Бизнес-процессы

Бизнес-процесс – это множество внутренних шагов (видов деятельности), начинающихся с одного или более входов и заканчивающихся созданием продукции, необходимой клиенту. Назначение каждого бизнес-процесса состоит в том, чтобы предложить клиенту товар или услугу, т.е. продукцию, удовлетворяющую его по стоимости, долговечности, сервису и качеству. Термин клиент следует понимать в широком смысле. Это может быть просто клиент, а может быть и другой процесс, протекающий во внешнем окружении кампании, например у партнеров или субподрядчиков [42].

В то время как иерархическая структура организации представляет временной срез распределения ответственности и взаимоотношений, структура ее процессов отражает динамичный взгляд на то как эта организация производит продукцию.

Как правило, следует различать следующие категории бизнес-процессов [24]:

процессы, непосредственно обеспечивающие выпуск продукции, в результате реализации которых осуществляется получение определенного дохода в предприятии;

процессы планирования и управления, обеспечивающие эффективное планирование и управление получением дохода при реализации процессов выпуска продукции;

ресурсные процессы, обеспечивающие доставку ресурсов в точку непосредственного выполнения действия;

процессы преобразования, являющиеся вспомогательными и выполняющиеся в тех ситуациях, когда необходимо достичь целевых действий путем изменения существующих технологий. Процессы преобразования, ресурсные процессы и процессы планирования

и управления являются обеспечивающими процессами по отношению к основным бизнес-процессам, осуществляющим непосредственно выпуск продукции. В зависимости от предметной области меняется необходимость применения, а также вес, сложность и значимость обеспечивающих процессов по отношению к основным бизнес-процессам.

Бизнес-процесс характеризуется: существующей технологией реализации; существующей организационной структурой системы, участвующей в

реализации бизнес-процесса; средствами автоматизации, оборудованием, механизмами и пр.,

обеспечивающими реализацию бизнес-процесса. В процессе жизнедеятельности системы (предприятия) за счет выполнения

бизнес-процессов осуществляется достижение определенной совокупности целей. В общем случае совокупность целей имеет иерархический вид (дерево целей) и каждая цель имеет свой вес. Достижение целей осуществляется путем выполнения соответствующего множества бизнес-процессов.

17

Реорганизация предприятия есть подход перепроектирования бизнес-процессов в структурном виде, обеспечивающим увеличение количества производимой и количество потребителей продукции, а также уменьшение стоимости издержек производства при заданном количестве операций, их длительности выполнения и капиталовложениях в производство.

1.4.2. Оценка качества работы предприятия

Существует довольно много способов исследования и оценки качества работы предприятия, необходимо только помнить, что все оценки относительны. Многие специалисты предлагают рекомендации, частично или полностью схожие с приведенными ниже [21], [29], [10], [24], [42]:

Функциональное и информационное обследование предприятия. Цель этого этапа состоит в сборе подробной информации о направлениях работы, решаемых задачах, приоритетах, показателях развития, показателях эффективности, организационной структуре, выполняемых функциях, сопутствующих им материальных, финансовых и информационных потоках, взаимодействии с внешними абонентами, используемых средствах автоматизации и др.

Определение миссии предприятия, иерархии целей, разработка функциональных моделей существующей ("как есть") организации бизнес-процессов. Цель этого этапа состоит в формальном представлении собранной информации в соответствии с согласованной целью проекта.

Анализ организации бизнеса. Оценка эффективности существующей организации бизнес–процессов. На этом этапе выделяются показатели эффективности выполнения бизнес-процессов, выполняется анализ существующего уровня и методов их информационной поддержки, функционально-стоимостной анализ, выделение центров затрат, динамический анализ загрузки и распределения ресурсов и др.

Разработка функциональных и информационных моделей рациональной ("как должно быть") организации бизнес-процессов, в соответствии с установленной иерархией целей предприятия, на основе согласованных принципов и возможностей информационных технологий. На этом этапе проводится также формирование предложений по совершенствованию системы управления предприятия и системы информационной поддержки бизнес-процессов.

Оценка эффективности предлагаемых решений. На этом этапе проводится расчет значений, выделенных ранее показателей эффективности бизнес-процессов, соответствующих моделям "как должно быть", их сопоставление с значениями, полученными для моделей "как есть", анализ различий.

Разработка поэтапного плана реорганизации и проекта корпоративной информационной системы. На этом выполняется также анализ окупаемости инвестиций.Более детальное содержание и трудоемкость выполнения каждого из

этапов определяется особенностями конкретного проекта и конкретного предприятия.

18

Наибольшее значение имеют следующие факторы [29]: выбор приоритетного направления исследований: управление

предприятием, финансами, материальными потоками, информацией, документами, обеспечение конкурентоспособности, снижение издержек и др.;

существующее количество уровней управления, структурных подразделений, отделений, филиалов;

уровень типизации, т.е. возможность использования типовых решений в различных автономно работающих подразделениях;

степень детализации проработки проекта: уровень управления предприятием, основными и/или вспомогательными подразделениями, спецификация типовых рабочих мест, уровень конкретного документа и др.;

уровень развития информационной системы предприятия.

19

Заключение главы 1Рассмотрение применения ИС невозможно без указания – для каких целей

этот инструмент используется. Реструктуризация рынка, связанная с глобализацией бизнеса, возросшими требованиями потребителей, вызвала изменения во внутренней структуре предприятия. Качественные изменения в области ИТ в 80-х и 90-х годах, такие как персональные вычисления, системы поддержки групповой работы и развитие телекоммуникаций, послужили с одной стороны инициаторами этой реструктуризации, а с другой – решением для адаптации предприятий к новым условиям.

Начала вырисовываться новая модель предприятия – «киберкорпорация», некоторые элементы которой уже проявляются сегодня. Главным образом, это вызвано осознанием важности ИТ, как эффективного инструмента для организации и контроля деятельности фирмы. Об этом наглядно говорит развитие рынка соответствующих систем (в том числе и в России), а также рост количества организаций, занимающихся консалтинговыми услугами.

Спецификой России является ожидание проявления эффекта от самого факта использования инструмента – ИТ, не уделяя при этом серьезного внимания на правильную организацию бизнес-процессов. Руководители, начав использовать новые технологии – информационные, уровень организации оставили прежним "доинформационным". А ведь тот факт, что работник вместо перекладывания бумаг на столе стал перекладывать их изображения "мышкой" на мониторе, ничего не говорит о повышении эффективности работы.

Эта проблема связана с: неразвитостью культуры управления и производства; косностью мышления руководства; некачественной подготовкой персонала; неадекватностью проблем и применяемых решений.И простым созданием ИС они не устраняются.Новые подходы к оценке качества работы предприятия говорят о

необходимости отталкиваться от бизнес-процессов. Только при условии их оптимальности и неизбыточности можно говорить об эффективности работы предприятия. А ИС должны служить инструментом, как для выявления избыточных бизнес-процессов, так для поддержки и реорганизации существующих.

20

Глава 2. Исследование предприятия и информационных систем

Рассмотрев значительное количество современных трудов, посвященных роли ИС в деятельности предприятия, а также реорганизации бизнеса, можно говорить о том, что все они частично или полностью содержат общую идею – заметный положительный результат при использовании ИС может быть достигнут при выполнении нескольких основополагающих условий:

полноценного обследования предприятия как системы, оценки эффективности его бизнес-процессов, соотношения целей и действий;

соответствия организационной структуры выполняемым функциям; последующей реструктуризации, приведения в порядок системы,

опираясь на новые средства, предоставляемые ИТ.Интегрируя эти условия в некоторую единую схему, получим требование к

следующему соответствию, процессы, обеспеченные средствами, должны вести к скорейшему достижению целей предприятия:

процессы средства цели.Поэтому данная глава посвящена: способам оценки бизнес-процессов и деятельности фирмы; основным типам организационных структур, их особенностям

взаимодействия с ИС; обзору ИС, использование которых может повысить эффективность

бизнес-процессов предприятия, анализу их эффективности.

2.1. Оценка эффективности бизнес-процессов и деятельности фирмы

Для экономистов эффективность – это отношение того, что организация, которая может быть группой рабочих, фабрикой, подразделением компании или целой фирмой, действительно производит, к тому, что она вполне могла бы производить при существующих ресурсах, знаниях и способностях.

Существуют две основные причины неэффективности [34]:1. Излишние расходы – технологическая неэффективность;2. Неэффективность распределения – неудача в выборе наиболее

приемлемого альтернативного варианта, проблема принятия правильного решения. Первая причина устраняется путем улучшения существующих технологий

и бизнес-процессов. Если это улучшение не отвечает поставленным запросам, то возникает необходимость создания кардинально новых технологий и бизнес-процессов.

Эффективный и отлаженный бизнес представляет собою сложный комплекс взаимоувязанных процессов. Для каждого вида деятельности существует собственная, практически уникальная специфика. Однако общим индикатором экономического здоровья является фактическая динамика самого бизнеса и перспективы его развития.

21

Для оценки бизнеса существует множество методов анализа, включая использование разнообразных финансовых коэффициентов. Но при этом необходимо помнить, что различные методы применимы для достижения различных целей. Прежде чем начать анализ, необходимо определить следующие моменты [53]:

точку зрения, с которой производится анализ; цели анализа; потенциальные стандарты, объекты сравнения

Действительная полезность каждого конкретного коэффициента строго определена спецификой целей анализа. Значимые коэффициенты лучше всего служат для выявления изменений в финансовом состоянии или результатах деятельности и помогают проиллюстрировать характер этих изменений. Рассмотрим те коэффициенты которые лучше всего позволяют произвести анализ деятельности предприятия менеджерам и инвесторам.

2.1.1. Показатели эффективности производственной и коммерческой деятельности

Анализ производственной и коммерческой деятельности фирмы играет важную роль в системе управления фирмой и тесно связан со всеми функциями управления. Поскольку маркетинг и планирование являются исходными пунктами управленческого цикла, анализ направлен зачастую на обеспечение необходимой информацией именно этих функций [12].

Основным критерием оценки эффективности деятельности фирмы является прибыль, но это скорее качественный индикатор, говорящий о текущем положении дел.

Не существует однозначной и формализованной оценки всех бизнес-процессов, укажем несколько показателей, которые бы могли показать эффективность бизнес-процессов, существующих в производственно-торговой фирме.

позволяет сравнить издержки производства со стоимостью реализованной продукции и определить, сколько денежных единиц затрат приходится на одну денежную единицу реализованной продукции, а также долю себестоимости продукции в общей сумме чистых продаж.

Показатели ликвидности, такие как

характеризуют способность предприятия выполнять краткосрочные обязательства и характеризуют эффективность работы с партнерами.

показывает эффективность использования оборотных средств, вложенных в товарно-материальные запасы.

22

дает возможность оценить продолжительность всего производственного цикла, включающего: приобретение товарно-материальных ценностей, преобразование запасов в готовую продукцию, ее реализация, получение оплаты за готовую продукцию.

Эти и многие другие показатели способны указать на те функциональные части предприятия, где бизнес-процессы неэффективны и нуждаются в реорганизации.

При более серьезном подходе к вопросу оценки эффективности, возникает как минимум два вопроса:

достоверность получаемых оценок; и их своевременность.Для того чтобы ответственные специалисты предприятия могли дать

удовлетворительные ответы – необходима полноценная постановка управленческого учета на предприятии. Цель которого и состоит в обеспечении необходимой информацией заинтересованных сотрудников [17], [41].

Для более пристального исследования существующих бизнес-процессов, можно использовать, например функционально-стоимостной анализ (Activity Based Costing – ABC).

Его появление в начале 80-х годов вызвала реструктуризация американской промышленности. С современным технологическим развитием, когда возникла необходимость более точно отследить взаимосвязь между накладными расходами и производством продукции [49], [57] и дополнительно повысить достоверность информации, применяемой для принятия управленческих решений [17]. Для этого и был предложен функционально-стоимостной анализ – основанный на том, что продукция не является причиной возникновения затрат, а является причиной бизнес-процессов (работ), в результате которых и возникают затраты, т.е. объектом контроля является деятельность, а не затраты.

Рисунок 2.1. Отличия функционально-стоимостного анализа.

Примером такой операции может процесс получения товаров по накладной.

23

Рис 2.2. Бизнес-процесс получения товаров по накладной.

2.1.2. Инвестиционный подход

Инвестиционный подход, традиционен тем, что оперирует простым и понятным правилом – масса получаемой прибыли на вложенный капитал за конкретный период времени при известных рисках [31].

Инвестицией называют применение финансовых средств с целью создания материальных, нематериальных и финансовых благ и получения дохода от их продажи или эксплуатации в будущем. Рассмотрим проект по внедрению ИС с точки зрения потенциального инвестора.

Для ИС инвестиции могут быть: материальными – вычислительная техника, сетевое оборудование,

человеческие ресурсы и пр. нематериальными – покупка ПО, затраты на проектирование ИС,

обучение персонала и пр.ИС, направленные на повышение эффективности бизнес-процессов за счёт

их реструктуризации, требуют вложения капитала и вопрос об инвестировании должен рассматриваться с точки зрения конкретных финансовых результатов, сроков и возможных рисков. Планируемые мероприятия по реструктуризации бизнес-процессов обязаны обеспечить эффективность, которая устроит конечного инвестора при допустимом уровне риска.

Любое инвестирование всегда полагается на результаты анализа. Принципиальное представление можно получить, рассмотрев в динамике за определённый период времени показатели эффективности деятельности предприятия (см. 2.1.1). В обычном случае, указанной информации достаточно для того, чтобы сделать выводы относительно предполагаемой реструктуризации бизнес-процессов. Здесь подразумевается выбор того пути, который будет заложен в реструктуризацию.

Накопленный отечественный и зарубежный опыт отвечает на этот вопрос следующим образом. Если речь идёт о внесении незначительных изменений (инвестором ставится задача увеличение эффективности до 20%) – используется традиционная практика по программе постепенного улучшения, что обеспечивает минимальный риск инвестора и относительно низкий уровень вложений.При изменениях свыше 80% относительно существующего уровня эффективности, речь идёт о кардинальном пересмотре имеющихся бизнес-процессов, т.е. реинжиниринге.

24

Рисунок 2.3. График эффективности использования ИТ.

Рассмотрим три процесса a,b,c – представленные на рисунке 2.3. С точки зрения инвестора, процесс a не представляет никакого интереса,

поскольку вложения скорее всего не окупятся за небольшой промежуток времени. Возможно, что применение организационных мероприятий или процедур по улучшению качества дадут большую отдачу при меньших затратах.

Процесс b более интересен, с точки зрения безубыточного вложения средств и в данном случае необходимо более детальное исследование бизнес-процесса в контексте предприятия. А также детальное рассмотрение возможных результатов применения как методов совершенствования бизнес-процессов, так и реинжиниринга.

Процесс c может быть однозначно рекомендован для инвестирования средств в ИТ для кардинального повышения его эффективности.

2.2. Организационная структура предприятия Организационная структура предприятия – это сложный механизм

разделения предприятия на множество самостоятельных (в определенной мере) объектов, которые должны функционировать по заранее установленным правилам и выполнять известные задачи. Процесс структуризации и его результат – совокупность правил, которыми руководствуются органы управления и подчиненные отделы [46].

В большей степени эти правила описывают закономерности человеческих отношений на данном предприятии между индивидами и их объединениями. С их помощью предприятие подразделяется на различные области ответственности, которые надо координировать. Вся совокупность составляющих систему

25

элементов, связей между ними, правил управления с их помощью предприятием называется организационной структурой.

Существует определенный критерий эффективности элементов организационной структуры – если в организационной структуре есть элемент, действия которого не влияют на поведение системы и не реализую не одну из целей ее функционирования, то это является верным признаком его ненужности [33].

При оптимизации деятельности на предприятии обычно большие надежды возлагаются именно на совершенствование имеющейся организационной структуры или полную реструктуризацию. Однако было бы большой ошибкой предполагать, что в области координации организационных структур можно изобрести некому до сих пор неизвестный вариант. На практике применяется три всем известных варианта организационных структур – функциональная, дивизиональная и матричная, включая и гибридные варианты [16].

Такой небогатый выбор можно объяснит тем, что описание и систематизация человеческих отношений трудно исследовать традиционными методами математического моделирования. При решении задач структуризации почти невозможно структурировать задачу в виде поиска экстремума какой-либо функции. Поэтому постановка цели сводится к следующим формулировкам: достижение желаемого уровня детализации проблемы, построение по аналогии с имеющимся вариантом [46].

2.2.1. Стандартные типы организационных структур

На практике организация отдельных руководящих инстанций определяется тем сроком, на который создана структура, и численностью органа. Каждый элемент должен иметь формальное и функциональное описание, которое получается из аналитического разложения общей задачи предприятия на частичные, и соединение их в комплексы для функциональных органов управления. Обычно анализ и синтез объектов ориентируется на одинаковые задачи – вид выполняемой деятельности и вид производимого продукта. Этим можно объяснит появление трех основных видов структур.

Функциональная организация подразумевает распределение полномочий между элементами по функциям управления [46].

Рисунок 2.4. Схема функциональной организации.

Преимуществом такого способа организации является эффект

специализации, экономия на общеуправленческих расходах и снижение издержек

26

за счет применения Know-how, стабильность, возможность ориентации на уже освоенные высокотехнические процессы и ценовую конкуренцию.

Недостатком – усложненная организационная структура, долгий путь информации от одного звена к другому, низкая оперативность управления в результате большого количества промежуточных звеньев между производственными подразделениями и центральным руководством.

Основной задачей ИТ в такой организации служат решения направленные на ускорение прохождения информационных потоков, контроль исполнения, защита от искажений. Дивизионная организация предполагает разделение управления по продуктам или рынкам (производственным звеньям) [46].

Рисунок 2.5. Схема дивизионной организации.

Преимуществом такого способа организации является близость к рынку лица, принимающего управленческие решения, возможность динамического, быстрого реагирования на изменения, гибкость, ориентация на новые технологии, рынки и возможность использования полного комплекса инструментов политики сбыта.

Недостатком такого способа организации является неоптимальная система специализации, преимущественная ориентация на краткосрочную выгоду, несовпадение интересов вышестоящих и нижестоящих органов управления.

Здесь ИТ используются для интегрирования территориально удаленных подразделений, синхронизации распространения информации.

Желание предоставить руководителю каждого конкретного отделения полномочия действовать в соответствии с местными условиями направляет нас в сторону организации с дивизионной структурой. Однако в той же степени законное желание воспользоваться преимуществами очевидной экономии, обусловленной ростом объемов производства, а также стремление повысит воздействие Know-how, имеющихся в масштабе корпорации на каждый регион, где ведется работа будет подталкивать в сторону функциональной структуры [16].

Качественно новый подход к решению обозначенного круга проблем предлагает матричная структура организации, организующая деление предприятия как по функциональным, так и по дивизиональным признакам одновременно. То есть вся структура может быть выражена в виде матрицы, где на пересечении каждого столбца и строки будут находиться исполнители, получающие указания одновременно и от производственных звеньев, и от функциональных служб. Такой подход позволит ликвидировать эгоизм отдельных подразделений и усиливает совместную ответственность за полученные

27

результаты, таким образом, использование ресурсов будет производиться более эффективно и рационально.

Рисунок 2.6. Схема матричной организации.

Организация такой структуры практически невозможна без использования ИТ для синхронизации и организации всех промежуточных действий по созданию продукта.

2.2.2. Информационные технологии и организационная структура предприятия

Деятельность современных предприятий различных отраслей протекает в условиях высокой неопределенности и динамичности окружающей социально-экономической среды. Становление мирового рынка времен Internet, когда можно получить практически мгновенный доступ к информации о любых продуктах и производителях вызывает резкий рост конкуренции между производителями. В результате кардинально меняется роль и образ клиента для предприятий. Происходит переход от безликого массового потребителя к индивидуальному заказчику, потребности которого должен удовлетворить производитель или поставщик [21]. Такой переход стимулирует инновации как в сфере продуктов и услуг, так и в сфере самих процессов производства или обслуживания. При этом требования к качеству товаров постоянно растут, их жизненный цикл становится все короче, номенклатура все шире, объем выпуска по отдельным позициям номенклатуры все меньше.

Эти общие тенденции хорошо видны из анализа положения дел на современном компьютерном рынке. Ведущие производители ПК и рабочих станций, такие как фирмы Compaq, IBM, HP и Sun, практически каждые полгода выбрасывают на рынок новые модели компьютеров, жизненные циклы которых постоянно сокращаются. В то же время налицо значительное увеличение номенклатуры видов программного обеспечения, выражающееся, например, в появлении специальных инструментальных средств поддержки бизнеса, включая средства автоматизации и перепроектирования деловых процессов, поддержки сетевых технологий и оптимизации групповой деятельности.

С другой стороны, внедрение новых информационных и коммуникационных технологий на предприятиях, подобно мутациям в живой природе, приводит к нарушению организационной стабильности предприятий и необходимости поиска или формирования новых организационных структур, позволяющих перестроить деятельность предприятий. Более того, ныне в условиях сегментации рынка и господства интересов потребителей, влекущих за

28

собой неустойчивость спроса и повышенное внимание к проблеме сбыта продукции, такие резкие изменения технологий работы предприятий становятся не редким, а обычным явлением. Необходима адаптация к сумятице и беспорядку [16].

Поэтому многие предприятия, ради выживания и адаптации к непрерывно изменяющимся условиям существования, вынуждены постоянно перестраивать свою структуру и организацию работ, видоизменять стратегию и тактику деятельности и поведения в деловом мире. Таким образом, это означает проведение инноваций, связанных с изменением общей организационной структуры предприятия и его подразделений и, что особенно сложно, инноваций, затрагивающих психологию и поведение людей.

Кроме того, под влиянием ИТ начали происходить качественные изменения внутренних отношений в коллективах [21]. Происходило естественное образование матричных рабочих групп, не использующих бюрократические способы управления, но опирающихся на ИТ и по-новому организующих распределение прав и обязанностей работников в группе. Такие группы динамичны, статистически плохо предсказуемы, жестко наказывают за промахи, никому не дают надолго монополию на истину, требуют для выживания конкурентной проработки нескольких вариантов решений. Именно введение в группы компьютеры обеспечивают возможности естественного "сплющивания" иерархий, поскольку исключаются промежуточные звенья между выработкой и исполнением решений.

Для поддержки работы таких групп используется целый комплекс различных ИС:

Средства поддержки коммуникации, общения специалистов, призванные оптимизировать прохождение информационных потоков между партнерами, находящимися в различных местах.

Программные средства обеспечения сотрудничества, направленные на поддержку совместной деятельности подразделений предприятия. Первыми примерами таких средств служат Lotus Notes компании Lotus или Information Exchange корпорации Microsoft, которые обеспечивают общую распределенную базу данных для сотрудничества работников разных подразделений компании.

Программные средства поддержки процессов координации позволяют согласовать и управлять деятельностью различных лиц и подразделений, вовлеченных в совмещенную разработку. При этом они обеспечивают разделение информации с целью облегчить перемещение работ между сотрудниками и отделами предприятия и единое представление ключевых процессов в организации.

Сегодня наблюдается достаточно большое число случаев успешного сотрудничества групп людей, объединенных общими профессиональными и коммерческими интересами или просто участием в некоторых единичных проектах, при помощи Internet. Примером такого подхода может служить операционная система Linux, разработка и модификация новых версий которой осуществляется международной группой разработчиков, бесплатная поддержка осуществляется в соответствующих конференциях, а коммерческая – несколькими фирмами, занимающимися платной поддержкой бесплатной ОС.

29

2.3. Информационные системы (обзор)Далее рассмотрим вопросы, посвященные непосредственно ИС, их

классификации, роли в обеспечении деятельности предприятия, а также эффективности применения.

Прежде, чем перейти к обзору ИС, кратко остановимся на их классификации. По масштабам применения современные ИС подразделяются на три основные класса [10]:

Настольные – для работы одного человека. К ним следует отнести Автоматизированное Рабочее Место (АРМ) бухгалтера малого предприятия, АРМ кассира, АРМ расчетчика заработной платы и.т.д. Внедрение таких программ не вызывает особых трудностей и для хороших систем может исчисляться днями. Основные проблемы возникают при объединении информации с разных участков учета – так как рабочие данные специалистов хранятся на разных компьютерах, и возникает много рассогласований.

Офисные – для работы отдела. К такого рода системам следует отнести сетевые бухгалтерские программы, программы автоматизации торгового зала, сетевые складские программы и т.д. Сотрудники всего отдела могут одновременно работать с единой базой данных, выполняя отдельную функцию управления предприятием. Внедрение систем этого класса значительно сложнее настольных: требуется упорядочение плана счетов, составление общего справочника поставщиков и потребителей, настройка на учетную политику предприятия, обучение персонала и т.д. Но настоящие проблемы возникают при попытках обеспечения информационного безбумажного взаимодействия между сбытом, бухгалтерией, снабжением и производством.

Корпоративные – для работы целого предприятия или даже нескольких предприятий. Корпоративные системы охватывают, как правило, всю финансово-хозяйственную и производственную деятельность предприятия, в т.ч. имеющего филиалы и дочерние фирмы, входящего в холдинговые компании и концерны.Далее в обзоре рассмотрим офисные и корпоративные системы,

необходимость и актуальность использования которых только в настоящее время стала осознаваться руководством и специалистами в области ИТ у нас в России [31], [14], [8]. Может показаться, что корпоративные системы нужны только крупным предприятиям. На самом деле те проблемы, которые в них решаются, актуальны для любой фирмы. Приведем основные черты современных офисных и корпоративных систем:

Создание системы документооборота предприятия с маршрутизацией и контролем исполнения работ.

Моделирование и работа с бизнес–процессами, возможность простой настройки и перепроектирования.

Интеграция всего предприятия в рамках системы, ориентация на общую цель.

Доступ в международные информационные сети, работа с любой точкой земного шара в любое время

Удобство и простота работы, эргономичный и понятный интерфейс

30

Рисунок 2.7. Схема корпоративной системы.

2.3.1. Организация систем документооборота

Определим, где сегодня лежат резервы повышения общей эффективности предприятия при создании корпоративной системы документооборота, например только за счет уменьшение стоимости хранения информации достигается [11]:

сокращения площадей, на которых хранится информация; уничтожения малоэффективных бумажных документов; более компактного хранения бумажных документов; увеличения скорости поиска и доступа к необходимым документам. Но это только самый поверхностный эффект, на самом деле при грамотном

проектировании и внедрении такой систем эффект будет гораздо выше.Главная проблема традиционной технологии управления

документооборотом – практическая невозможность централизованно отслеживать движение документов организации в реальном масштабе времени. Ведь это требует огромных трудозатрат не только на ведение подробных журналов и картотек в каждом подразделении (даже если они ведутся с помощью компьютера), но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации [5].

Существуют оценки, что до 90% времени сотрудников тратится на поиск необходимых для работы документов. Это проблема усугубляется при коллективном использовании документов, когда надо найти документы, созданные другим сотрудником, и наконец, она становится практически

31

невыполнимой в том случае, если организация является территориально-распределенной. Соответственно существует возможность практически на порядок повысить эффективность сотрудников; сократить расходы на копирование, канцелярские принадлежности, сократить время на передачу документов между исполнителями.

Кроме того грамотно созданная система позволит: повысить эффективность принятия решений; рационализировать и интегрировать информационные процессы; поддерживать оперативную настройку системы автоматизации на

изменение порядка работы, складывающегося на предприятии; устранит дублирование функций; Кроме того, немаловажно отметить еще и фактор повышения безопасности

при работе с документами – организация глубокой системы защиты документов, в зависимости от операций и пользователей, позволяет защитить документы от несанкционированного доступа. Кроме того, запись всех операций с документов позволяет восстановить всю историю действий с ними.

В общем случае, определяя понятие документооборота для коммерческого предприятия, можно указать на два основных подхода применяемых при организации такого рода систем, первый из которых направлен на взаимодействие со сторонними организациями и внутренними подразделениями и скорее занимается автоматизацией управленческой (офисной) деятельности – office automation [2], [22], второй же направлен на поддержку бизнес-процессов [32]. Нельзя сказать, что эти подходы не пересекаются, но главное отличие в том, что первый скорее занимается обеспечением существующей деятельности офиса, тогда как второй может привести к отказу от классической системы документооборота [22].

2.3.1.1. Системы поддержки управленческой деятельностиУправление – это процесс воздействия на управляемый объект [33], или

некоторый набор функций, реализуемых в определенном порядке. В него входят: планирование, организация, активизация, координация, контроль.

Функция управления – специализированный вид управленческой деятельности. Все многообразие управленческих функций можно разделить на общие и конкретные функции. В общих функциях выражается содержание управления как особого вида человеческой деятельности [19]. Но управленческий труд имеет и определенное наполнение. Именно оно отражается в конкретных функциях, таких как управление производством, управление финансами, управление сбытом и т. п.

Все эти функции должны поддерживаться соответствующей системой документов, регламентирующих, организующих и контролирующих деятельность предприятия.

Основным принципом документооборота является то, что ни у кого не существует локальных архивов документов. Любой входящий документ, не попавший в общий архив документов, является потенциальным клиентом на неисполнение. В организации должна существовать соответствующая служба, которая отвечает за прохождение документов. Документы не учтенные в этой службе теряются чаше всего [2].

32

В организации должен существовать только один канал поступления входящих документов. Даже если прием документов построен по распределенной схеме, то это сделано только для повышения скорости обработки документов. Все такие подразделения мгновенно предоставляют информацию в центральную службу. Система документооборота не должна заканчиваться на ответственных исполнителях, а должна иметь продолжение в системах управления документооборотом подразделений организации.

При всем многообразии документов, проносящихся в бумажном потоке, обычно определяют 3 основных вида документов:

Входящие. Это документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, причем в заранее установленные сроки. Сроки устанавливаются или нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе.

Исходящие. Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в сторонние организации типа: "Прошу дать справку по вопросу ... в срок до ...").

Внутренние. Данные документы используются для организации работы предприятия. Через центральную службу проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений предприятия (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководства предприятия, а так внутренние документы, порождающие исходящие.

Рисунок 2.8. Связи документов.

Атрибуты документов у каждого партнера весьма разнообразны. В то же время можно выделить общую часть атрибутов, которые встречаются практически во всех организациях:

33

1. Регистрационный номер документа. Данный номер однозначно позволяет сослаться на документ. Структура регистрационного номера может быть различна для исходящих, входящих и внутренних документов. Структура регистрационного номера определяется в каждой организации самостоятельно.

2. Источник документа (контрагент). Указывает откуда получен документ. Для входящих документов это сторонняя организация, для внутренних и исходящих документов это или подразделение или конкретное лицо из руководства предприятия.

3. Ответственный исполнитель документа. Указывает сотрудника предприятия, которому поручено исполнение данного документа или который разработал данный документ (для исходящих и внутренних). Исполнитель документа всегда один и только один. Иногда встречаются два исполнителя документа (для документов длительного исполнения при смене кадрового состава предприятия).

4. Код документа по номенклатуре дел предприятия. Данный атрибут относит документ к тому или иному кругу типовых вопросов, решаемых предприятием в своей производственной деятельности.

Кроме того в документах могут быть атрибуты, специфические для данного типа документа [2]. Внутренние документы, например, имеют кроме базовых атрибутов еще:

Список подразделений предприятия для ознакомления. Контрольный срок ознакомления или исполнения. Список исполнителей документа. При всем подлинном многообразии управленческой деятельности

возможна некоторая ее классификация. Определяют следующие виды управленческой деятельности в зависимости от ее содержания: эвристическая, административная, операторная [19].

Эвристическая деятельность заключается в формулировании новых идей, концепций, решений. Процесс такой деятельности может быть разделен на две составляющие: аналитическую и конструктивную. Аналитическая составляющая подразумевает сбор, изучение и анализ необходимой для принятия решения информации. Конструктивная составляющая представляет собой подготовку, обсуждение и принятие управленческого решения. Деятельность такого вида практически не формализуется.

Административная деятельность – это непосредственное управление действиями и поведением производственной системы. Она заключается в организации коммуникаций между разными участниками процесса управления и в общем случае предполагает выдачу распоряжений и контроль их исполнения. Такая деятельность в большей или меньшей степени может быть формализована.

Операторная деятельность – представляет собой набор стереотипных, повторяющихся операций, необходимых для информационного обеспечения производственных процессов. В основном, это операции, связанные с документированием управленческой деятельности. Согласно российскому законодательству и здравому смыслу, деятельность предприятия должна быть документирована, т. е. на соответствующие административные, финансовые, коммерческие, производственные операции создаются официальные документы.

34

Именно обработка документов составляет основное содержание операторного труда. Операторная деятельность формализуется наиболее простым способом и легко поддается автоматизации.

Исторически сложилось так, что операторная деятельность подвергалась автоматизации в первую очередь. Это связано с тем, что она просто формализуема. Операторная деятельность поддерживается разнообразными средствами автоматизации.

В основном для автоматизации операторного труда используются системы, давно завоевавшие сердца пользователей. Сегодня они предлагают богатый набор разнообразных функциональных возможностей, обеспечивающих обработку данных, представленных в электронной форме. К ним относятся разнообразные средства разработки документов (такие как текстовые и табличные процессоры, средства подготовки презентаций и т. п.), системы обработки транзакций (OLTP), системы управления базами данных, системы управления документами (EDMS).

В качестве средств автоматизации административной деятельности используются разнообразные системы, обеспечивающие и координирующие совместную деятельность нескольких участников процесса управления. Такие системы появились на рынке программного обеспечения относительно недавно. Это так называемые системы groupware и workflow, а также средства работы с электронными формами. Основная концепция использования систем такого типа заключается в формировании единого информационного пространства предприятия, упрощении процесса обмена информацией, оптимизации работ сотрудников и сокращении затрат труда и времени на администрирование их совместной деятельности.

Наибольшие трудности возникают при попытке автоматизировать каким-либо образом эвристическую деятельность [19]. В наши дни корректнее говорить не об автоматизации деятельности такого рода, а об ее автоматизированной поддержке. К средствам, используемым в этих целях, можно отнести системы поддержки принятия решений, экспертные системы, системы анализа в реальном времени (OLAP), информационные хранилища данных (Data Warehouse). Работа таких систем основывается на утверждении, что для принятия решения важнейшим фактором является наличие опыта действий в подобных ситуациях (личного и опыта других людей). Информацию об этом и предоставляют системы автоматизации эвристической деятельности, обеспечивая своим пользователям возможность принятия наиболее обоснованного решения самостоятельно.

Контроль исполнения документов также является важной частью организации документооборота. Рассмотрим уровни контроля исполнения задания [32]:

Контроль доставки – выдается информация инициатору задания, что его задание достигло места назначения.

Контроль прочтения – выдается информация инициатору заданию, что с его заданием ознакомились сотрудники для которых это задание было предназначено.

Контроль выполнения – выдается информация инициатору задания, о том что задание выполнено.

Мониторинг – инициатор всегда может посмотреть кто и что сейчас делает с его заданием.

35

Извещение о нарушении сроков исполнения – EDMS-система может известить инициатора, о том, что посланное им задание просрочено конкретным сотрудником.

История выполнения заданийИнформация может выдаваться в виде изменения статуса задания в окнах

входящих и исходящих заданий или в виде нового задания сформированного системой инициатору задания или просто с помощью сообщения по электронной почте. Итак обобщая систему классификации и перекладывая ее на реальную жизнь можно сказать, что:

Системы со свободным движением документов с контролем доставки и прочтения – это обычные системы электронной почты. С помощью дополнительного программирования к ним можно добавить еще и контроль выполнения.

Системы со свободным движением документов и со всеми функциями контроля исполнения, включая мониторинг, извещения и историю – это класс специализированных маршрутизаторов.

Системы с жестким движением документов и со всеми функциями контроля исполнения – это высший класс EDMS–систем. К ним можно отнести Action WorkFlow, StaffWare, IBM FlowMark, WorkRoute II.

2.3.1.2. Документооборот и бизнес-процессыОсновываясь на том, что в общем случае аппарат управления

вырабатывает не бумаги, и не траекторию их перемещения, а решения, имеющие ценность для клиента и для самого предприятия, аппарат управления можно рассматривать как полноценное предприятие [22].

Системный подход относит аппарат управления к социотехническим системам. В этой модели коммуникационные и информационные потоки учитываются совместно как взаимно влияющие друг на друга. Аппарат управления есть совокупность взаимодействующих деловых процессов, таких как процесс принятия решения, процесс выполнения работ, т. е. управление рассматривается с точки зрения его ориентации на деловые процессы, происходящие на предприятии. При этом конечные результаты зависят не только от надлежащего выполнения работ, но и от взаимоотношений, сложившихся между людьми [33].

Вообще в данном случае можно говорить о двух видах систем поддержки документооборота, ориентированных на поддержку бизнес-процессов.

Во-первых это узкоспециальные системы, ориентированные на поддержку конкретных процессов, например товарного учета, с расширенными средствами по работе с документами – хранение расширенной информация, примитивный контроль исполнения, настройка под конкретных операторов и пр.

Во-вторых полноценные системы поддержки бизнес-процессов workflow, занимающиеся организацией эффективного информационного обмена между участниками управленческого процесса и поддержкой необходимых коммуникаций между ними.

Технология автоматизации деловых процессов (workflow) – это современная информационная технология поддержки бизнес-процессов. Она объединяет несколько сформировавшихся информационных технологий, таких

36

как электронная почта, управление проектами, работа с базами данных, объектно-ориентированное программирование и CASE-технологии. Конкретные реализации технологии представляют собой программные системы автоматизации деловых процессов (системы workflow), каждая из которых основывается на некоторой комбинации перечисленных технологий.

Система автоматизации бизнес-процессов (система класса workflow) –программное обеспечение, служащее для описания и обеспечения выполнения деловых процессов предприятия. Наиболее известны системы зарубежных производителей: Staffware (Staffware Corp.), ActionWorkflow System (Action Technologies Inc.) и т. п. Существует также отечественная разработка – WorkRoute (ВЕСТЬ АО).

При всем разнообразии системы автоматизации деловых процессов имеют и нечто общее – все они направлены на решение проблем, возникающих из-за изолированности и фрагментированности информации, путем создания общего информационного пространства на предприятии.

Конкретные бизнес-процессы выполняются по некоторым правилам. Правило обработки бизнес-процесса – это некоторое условие, соблюдение или несоблюдение которого вызывает определенные действия. Обычно правила обработки бизнес-процессов ассоциируются с некоторыми значениями данных, обрабатываемых в рамках данного процесса, и от них зависит дальнейший порядок обработки данных или направление их передачи (маршрутизация). Таким образом, правила обработки разделяются на обработку данных и правила маршрутизации.

Правила маршрутизации определяют сценарий реализации делового процесса, т. е. последовательность выполнения процедур, входящих в него. В качестве примера различной маршрутизации одного и того же объекта можно привести правило выдачи рассмотрения входящего документа и резолюции на него: "Документы, принадлежащие к группе особенно важных, рассматриваются и расписываются руководителем предприятия, а остальные документы - его заместителями, согласно кругу курируемых ими вопросов".

Выделяют несколько видов маршрутизации, в зависимости от предопределенности порядка выполнения процедур: жесткая либо свободная маршрутизация; в зависимости от порядка следования активизируемых процедур: последовательная либо параллельная маршрутизация [19].

Жесткая маршрутизация возможна в том случае, если порядок выполнения процедур известен заранее и не зависит от результата выполнения предыдущей процедуры. Такая маршрутизация закладывается при проектировании модели делового процесса. При ее реализации завершение одной процедуры приводит к автоматическому запуску другой процедуры (или нескольких процедур).

Свободная маршрутизация определяется условиями, выполнение или невыполнение которых выясняется только после завершения предыдущей деловой процедуры. В этом случае нельзя сказать заранее, какая процедура будет запущена после выполнения данной. Решение этого вопроса передается участнику делового процесса, наделенному соответствующими правами.

Последовательная маршрутизация подразумевает выполнение деловых процедур одна за другой. Очередная процедура инициируется только после

37

завершения предыдущей. Таким образом, при последовательной маршрутизации в определенный момент времени может быть инициирована только одна процедура.

Параллельная маршрутизация приводит к одновременной активизации нескольких деловых процедур. Это возможно в том случае, если активизируемые процедуры независимы друг от друга, и выполнение одной из них не требует результатов, получаемых после завершения другой. Параллельная маршрутизация значительно сокращает время реализации делового процесса.

Использование технологии workflow повышает контролируемость протекающих процессов, ускоряет выполнение распоряжений руководства, организует взаимодействие в реальном масштабе времени.

Пример создания системы документооборота на "FORD MOTOR" На протяжении долгого времени управление компанией Ford Motor, как и

практически всех других производителей автомобилей в США, было основано на учете факторов производительности и стоимости продукции. Но в восьмидесятых годах возникла угроза японской экономической экспансии.

С этого момента компания Ford стала гораздо серьезнее прислушиваться к своим покупателям. Компания хотела знать, что людям нравится в ее машинах, а что не нравится. Объединяя данные от исследовательской группы и отзывы клиентов, отдел маркетинговых исследований компании добросовестно собрал тысячи отчетов о том, как покупатели относятся к легковым автомобилям, грузовикам, их качеству, работе дилеров, рекламным и маркетинговым программам, а также сведения о самих покупателях.

В процессе исследования, проведенного внутри компании отделом маркетинговых исследований было обнаружено, что люди, принимающие ключевые решения и более всего нуждающиеся в исследовательской информации, не имеют хорошего доступа к ней.

Информация маркетинговых исследований компании Ford состоит одновременно из статистических отчетов и отчетов, являющихся конспектом обсуждений исследовательской группы, в которых рассматриваются аспекты данного автомобиля. Каждый отчет может содержать замечания, относящиеся к разным характеристикам автомобиля, от внешнего вида до конкретных деталей внутреннего интерьера, таких, как панель управления или форма ручки переключателя скоростей, или возможные положения кнопок управления.

Был только один путь доступа к этой информации – получить копию отчета. При получении запроса на информацию по конкретному предмету, все, с чем приходилось работать, были собственные воспоминания сотрудников. Доступ к новейшим исследованиям был очень затруднителен, а зачастую вовсе невозможен.

Необходимость иметь возможность сортировать широкий спектр отчетов и находить в них, может быть, два или три пара графа, которые касаются определенной темы, привела к решению об использовании системы управления электронными документами Excalibur EFS [30], в основе которой лежит технология адаптивного распознавания образов.

С появлением этой системы появилась возможность досконально просматривать все документы, так как информация, которая необходима, может быть настолько мала, что в других системах даже не индексируется. С EFS эти вопросы могут быть решены за секунды. Доступен каждый фрагмент

38

информации, поэтому потери исключены. Всю информацию о клиентах можно анализировать, не прибегая к широким обобщениям.

Закончив полный пилотный проект, в котором участвовали примерно 50 пользователей в центральном офисе компании в Dearborn, Ml, руководство Ford готовится установить Excalibur EFS по всей компании. Цель этого проекта – обеспечить доступ к маркетинговой информации каждому сотруднику любого подразделения компании, которому она необходима [30].

Критерий эффективности систем документооборота.Существенно, что системный анализ целесообразности инвестиций в те

виды деятельности, которые состоят из рутинных операций с документами, полезно основывать на критериях, связанных с определением как прямых, так и дополнительных составляющих суммарной потребительной стоимости конечного продукта/услуги предприятия [22]. Другими словами, если инвестиции в электронный архив или средства workflow позволят увеличить не обязательно прямую, но хотя бы дополнительную стоимость конечного продукта так, что инвестиции окупятся за разумный период, то такие средства автоматизации офиса могут рассматриваться как кандидаты на получение инвестиций.

Отсюда следуют важные выводы: решения о выборе методов автоматизации офисной деятельности

должны опираться на критерии, связанные с эффективностью получения добавочной потребительной стоимости, создаваемой предприятием-офисом,

неверно инвестировать ИТ в такой вид деятельности, как канцелярская рутина, без системного рассмотрения целесообразности инвестиций во всю совокупность ВД, без рассмотрения альтернатив организации этой рутины (в том числе – без применения ИТ),

в конкретных экономических условиях может оказаться более эффективным предпочесть инвестиции в совершенствование ручных операций с документами, а не в изощренные компьютерные системы.

2.3.2. Системы учета, анализа, планирования и регулирования

Полнота, достоверность и оперативность информации самым непосредственным образом влияют на формирование знаний о происходящих процессах, что в конечном итоге и определяет адекватность и эффективность управленческих решений. Понимание менеджерами того факта, что информация является таким же ресурсом предприятия, как и материалы, оборудование, продукция, постепенно формирует взгляды на создание корпоративных ИС масштаба как на одну из важнейших задач при создании эффективной управленческой инфраструктуры [21], [6].

Внедрение систем автоматизации – это прежде всего использование новых форм контроля и управления, основанных на работе с одним из важнейших ресурсов предприятия. Этим ресурсом является достоверная и оперативная информация о происходящих финансово-хозяйственных процессах. С ростом масштабов бизнеса увеличиваются и усложняются информационные потоки, растут требования к оперативности сбора, передачи и обработки информации, надежности и безопасности таких систем. В результате российские программные

39

решения для комплексной автоматизации становятся все более сложными и дорогими [14].

Говоря о системах такого уровня, нельзя не упомянуть концепцию контролинга [52], [36]. Контролинг – можно определить как систему управления процессом достижения конечных целей и результатов деятельности фирмы. Это управление будущим для обеспечения длительного функционирования предприятия и его структурных единиц. Службы контролинга стремятся так управлять процессами текущего анализа и регулирования плановых и фактических показателей, чтобы их изменения вели к достижению стратегических целей предприятия. Вообще данный термин можно рассматривать как немецкий аналог международного понятия "управленческий учет". Его грамотная постановка есть одна из важнейших задач при внедрении ИС.

Подобные российские системы прошли в своем развитии несколько основных этапов, если рассматривать с точки зрения использованных технологий СУБД, а не пользовательского интерфейса. Немного изменив методологию примененную к АБС в [18] (это возможно, поскольку до сих пор российский рынок АБС развивался более динамично) получим следующую классификацию:Поколение

Основной классифицирующий

признак

Характеристики Пример системы

I Персональная СУБД в автономном режиме или отсутствие таковой

Невозможность групповой работы, закрытые форматы данных

"Инфо-бухгалтер", первые версии "1С"

II Персональная СУБД в сетевом режиме

Низкая производительность и интенсивный сетевой трафик при групповой работе, неудовлетворительные средства поддержки целостности данных, низкая устойчивость при отказах

"БЭСТ", "Менеджер финансового учета", "Фолио"

III Менеджер записей Btrieve

Более высокая производительность при сетевой работе, поддержка транзакции и неплохая защищенность данных, частичная поддержка распределенных БД.

"Галактика", "RS-Balance", «Босс–компания»

IV Профессиональная СУБД

Многоплатформенность, масштабируемость, открытость, мощные средствами защиты и репликации данных.

"Галактика" (Oracle), "1С" (MS-SQL), «Босс–корпорация» (Oracle)

V Менеджер транзакций (OLTP)

Добавляется промежуточный уровень между клиентом и сервером базы данных, позволяющий работать с

40

распределенными базами в асинхронном режиме

VI Компонентная технология

Использование Internet технологий, например Java, позволит получить информацию с любого подключенного к сети компьютера

На Западе, системы V и VI поколения уже существуют, ведутся разработки и в нашей стране, их появление неизбежно, поскольку сложность постановки задач и требования к качеству постоянно растут.

2.3.2.1. Системы учета и анализаКлассическим примером систем учета и анализа являются комплексы

бухгалтерского и финансового учета. При выборе бухгалтерского программного обеспечения компания ожидает,

что после внедрения программа даст конкретные конкурентные преимущества. Автоматизация бухгалтерии ставит своей главной целью получение точной своевременной информации, правильное использование которой может принести компании дополнительную прибыль [6].

Основная сегодняшняя тенденция – это использование стандартных универсальных бухгалтерских систем с гибкими возможностями настройки (так называемые параметрические системы). Выбор такой системы позволит снизить затраты сопровождение программы и, ускорить время внедрения.

Требования современного бизнеса ставят во главу угла два наиважнейших критерия оценки любого бизнес-проекта – это время и деньги. В таблице ниже можно увидеть, что приобретается и какой ценой, устанавливая новую систему[13]:

ЧТО ПРИОБРЕТАЕМ? ЧТО ТЕРЯЕМ?ДЕНЬГИ: Повышение точности

финансовой и оперативной отчетности (улучшение управления предприятием);

Уменьшение потерь вследствие улучшения оперативного учета;

Уменьшение бухгалтерского персонала и, следовательно, снижение фонда зарплаты;

Снижение затрат на проведение аудита.

ДЕНЬГИ: Стоимость программы; Стоимость проекта внедрения; Стоимость гарантийного

обслуживания; Стоимость текущих

консультаций; Стоимость обучения

сотрудников; Стоимость новой

компьютерного оборудования, ее установки и поддержки;

Зарплата специалистов, которые будут поддерживать систему.

ВРЕМЯ: Экономится время на получение

информации, необходимой для

ВРЕМЯ: Проект внедрения системы

занимает продолжительное

41

анализа бизнеса; Уменьшается время,

необходимое для обработки некоторых документов;

Уменьшение затрат времени на обмен учетной информацией внутри компании.

время (от месяца до года), в течение которого на бухгалтерию компании ложится значительная дополнительная нагрузка;

Обработка некоторых документов станет занимать больше времени, чем при оформлении вручную.

Системы бухгалтерского и финансового учета традиционно делятся на горизонтальные, которые подходят большинству компаний и вертикальные –которые автоматизируют участки учета, специфичные для отрасли или конкретных предприятий. Типичный набор горизонтальных бухгалтерских систем: Главная книга, работа с кассой и банком, расчеты с поставщиками (закупки), расчеты с заказчиками (продажи), складской учет, зарплата, основные средства. Вертикальные решения: управление производством, управление проектами, управление гостиницами, учет строительных объектов – используются только в отдельных компаниях. Производственные, управленческие и другие вертикальные решения расширяют рынок применения и повышают привлекательность бухгалтерских пакетов. Иногда специализированные решения могут позволять работать с несколькими финансовыми пакетами. Правда, они обычно, не обеспечивают той степени интеграции, которой обладает интегрированный полный пакет.

Сравнивая особенности западных и российских систем[13]:Западные пакеты Российские пакеты

Системы давно используются на Западе в среднем 15-20 лет

История российских программ не превышает 5-8 лет

Известны западным инвесторам. Знакомы российским бухгалтерам.Программы могут готовить отчеты по западным стандартам. Фирмы обладают технологией и опытом установки систем, ведущих двойной учет.

Некоторые программы (например, Галактика, ИНОТЕК) также обладают возможностью получения западной отчетности.

Наличие многоязычных версий (как минимум на русском и английском). Некоторые программы предоставляют возможность кроме того немецкий, голландский, испанский и французский языки).

Практически все программы работают только на русском языке.

Устоявшиеся программы с устоявшимся интерфейсом и жесткими бизнес-процессами.

Программы интенсивно развиваются и изменяются. Легко поддаются модификации.

Жесткие бизнес-процессы не всегда применимы в российском бизнесе

Изначально разработаны для российского бизнеса.

Так как пакеты писались давно, то имеют тяжелый непривычный интерфейс.

Интерфейс привычен, так как используется российская бухгалтерская терминология.

42

Относительно немного ошибок (процессы тестирования программ пока заграничных фирмах пока поставлены лучше).

Качество программ со временем улучшается.

Обычно полные интегрированные пакеты.

Не всегда есть полные решения.

Высокая стоимость программы, внедрения и сопровождения.

Стоимость российских систем значительно ниже.

можно говорить о некоторых критериях выбора: в большинстве случаев для российского предприятия стоит внедрять

именно российскую систему – из-за ее меньшей стоимости, изначальной разработки под особенности местного бизнеса, привычного интерфейса и терминологии;

внедрение западной системы имеет смысл пожалуй только в двух случаях, когда этого требуют западные партнеры, собственники, головные организации и пр. или в случае надежды получения западных инвестиций

Очевидно, что высший менеджмент торговой компании заинтересован в первую очередь в получении прибыли. Однако сведения о том, из чего складывается прибыль, какова доля в ней тех или иных товаров, являются наиболее "труднодоступными" (погребенные под грудой данных бухучета, "разбросанные" по портфелю договоров с поставщиками). Подобная ситуация, когда трудно получить целостную картину об экономической стороне деятельности компании или достоверность этой информации вызывает сомнение, характерна как для предприятий, не располагающих средствами автоматизации, так и для имеющих их в виде разрозненных рабочих мест и автономных систем.

Для принятия обоснованных решений данных только бухгалтерского учета недостаточно, поскольку здесь лишь отражаются (с некоторым запозданием) факты текущей финансовой деятельности, которые не позволяют получить обобщающую картину по центрам затрат и прибыли предприятия [8], [6]. Для решения задач управленческого анализа необходимо обеспечить пользователям, прежде всего руководителям, "прозрачность" финансовых потоков, образуемых в результате основной производственной деятельности компании, а также предоставить им средства анализа торговых и хозяйственных операций в реальном масштабе времени.

Таким образом, можно сформулировать ряд требований, которым должна удовлетворять система анализа и учета [21], [6], [47].

Интегрированность – информационные связи в системе автоматизации должны отражать взаимодействие всех основных подразделений компании, в том числе бухгалтерии, экономических, плановых и маркетинговых служб. Кроме того, это условие подразумевает необходимость синхронного функционирования подсистем бухучета, управленческого учета и управления инвестициями.

Комплексность – каждый пользователь системы должен иметь возможность воспользоваться любой информацией, к которой он имеет права доступа для выполнения своих служебных обязанностей вне зависимости от того, где, кем и когда эта информация была введена в систему автоматизации.

43

Оптимальность для конкретного предприятия – система должна обеспечивать реализацию бизнес-процессов и процедур которые существуют или должны существовать на предприятии.

Информативность – система должна обеспечивать руководителя информацией в объеме, достаточном для принятия оперативных решений.

Кроме того, необходимо наличие дружественного интерфейса, средств изменения и создания своих форм, защиты от дураков и злоумышленников.

2.3.2.2. ERP системыНаиболее известными представителями семейства корпоративных систем

являются [55], [1], [26]: R/3 корпорации SAP AG – интегрированный, наиболее функционально

полный пакет производственных прикладных программ. Платформонезависимая система: работает на AIX, Digital Unix, HP-UX, SINIX, Solaris, Windows NT, Alpha, OS/400; СУБД – ADABAS, DB2 (AIX), Informix-Online, Oracle 7.1, MS SQL-Windows. Для настроек и написания приложений R/3 использует собственный язык ABAP/4. Имеются обширные возможности работы в Internet/intranet, доступ внешних систем к логике R/3 через интерфейсы BAPI (BusinessApplication Programming Interface) [1], [20].

Oracle Applications – интегрированный пакет производственных прикладных программ для бухгалтерии, отдела кадров, управления сбытом/снабжением и производством. Платформонезависимая система: Unix, Windows NT, Alpha, AS/400; Oracle, Informix, MS SQL-Windows и т. п.

MANMAN/X фирмы СА – работает с CA OpenIngres, Oracle и Informix, или вообще без базы (ISAM). Клиентский интерфейс - X-Windows или алфавитно-цифровой (на разных платформах). Независимость прикладных модулей от вычислительной платформы обеспечивается драйверами, поддерживающими взаимодействие прикладных модулей с операционной системой, базой данных, пользовательским интерфейсом и периферийными устройствами. Существующие драйверы дают возможность работы под IBM AIX, HP-UX, SCO, Open VMS, Sun Solaris.

Семейство продуктов компании BAAN (TRITON, BAAN IV) – интегрированный пакет производственных прикладных программ для бухгалтерии, отдела кадров, управления сбытом/снабжением и производством. Платформонезависимые системы: Unix, Windows NT, AS/400; Oracle, Informix, MS SQL-Windows и т. п.[4]

Стоит заменить, что для ведущих систем этого направления, глобальные различия по функциональному наполнению, открытости и настраиваемости под конкретные требования постоянно нивелируются, а более существенными становятся требования к срокам и эффективности внедрения, а также ценовая политика производителей [48].

44

Для примера сравним функциональные особенности двух известных на нашем рынке систем SAP R/3 и BAAN:

Функция Наименование функции или методикиSAP R/3 BAAN

Взаимодействие с внешними системами

Business Application Programming Interface

Business Process Connect

Прикладное ПО промежуточного уровня, служащее для эффективного взаимодействия системы с дополнительными модулями

Application Link Enabling

Extended Middleware Architecture

Системы управления потоками данных

SAP Business Workflow Workflow Management System

Методологии ускоренного внедрения

Accelerated SAP Target

Средства ускоренной настройки

BusinessEngineer

EnterpriseModeler

Существуют и российские разработки, пока недобирающие в функциональности и надежности, но неплохо соответствующие нашей сумбурной действительности:

"БОСС" компании "АйТи" – интегрированный пакет производственных прикладных программ для бухгалтерии, отдела кадров, управления сбытом/снабжением и производством. Известная уже "БОСС-КОМПАНИЯ" в настоящее время переводится на Microsoft SQL Server. Новая система "БОСС-КОРПОРАЦИЯ" разработана на платформе Oracle, работает на всех основных операционных системах и СУБД [38].

"Галактика" корпорации "Галактика" – интегрированный отечественный пакет производственных прикладных программ для бухгалтерии, отдела кадров, административного управления, управления сбытом/снабжением и производством. Основной интерфейс системы – DOS, независимость прикладных модулей от вычислительной платформы обеспечивается драйверами, поддерживающими их взаимодействие с операционной системой, базой данных, пользовательским интерфейсом и периферийными устройствами. Сейчас создан интерфейс под Windows, выпущена Oracle версия [1].

"Кх3" компании "ОстИн" – решает задачи комплексной автоматизации деятельности финансово-хозяйственных служб предприятия. Имеет архитектуру "клиент–сервер", в качестве СУБД используется Oracle Universal Server или Workgroup Server. В текущей версии клиентская часть разработана под Windows 95, Windows NT, серверная часть работает на более чем 90 платформах, в том числе Unix, OS/2, UnixWare, NetWare, Windows NT и др. Прикладная часть создана при помощи Oracle CASE-средств – Designer/Developer/2000. В качестве инструмента для проведения

45

анализа финансово-хозяйственной деятельности в "Кх3" применена технология OLAP на базе Oracle Express [60].Важнейшей причиной появления данных систем на западе было резкое

сокращение "жизненного цикла изделия", то есть времени от момента представления товара (изделия) на рынок, до резкого снижения уровня прибыли от его продаж. Что требовало замены товара на новый или привлечения средств для увеличения объема продаж за счет маркетинговых акций. В Российской практике, дополнительно к вышесказанному, важнейшее значение имеет необходимость антиинфляционного и "антиналогового" управления фирмой. Последнее приводит к тому, что, в отличие от Запада, где мощность системы почти прямо связана с размерами предприятия, системы класса ERP в России требуются даже многим небольшим, но активно работающим компаниям.

ERP-система особенно практична и ее внедрение экономически оправданно, когда предприятие ориентировано не на стабильные процессы, не меняющиеся годами, а на разовые или нерегулярные заказы. В этом случае эффективное маневрирование своими ресурсами, часто ограниченными, позволяет предприятию оптимально выполнить полученные заказы [28]. Себестоимость перестройки предприятия под каждый конкретный заказ существенно снизится, а вероятность выполнения заказа повысится при использовании ERP-технологии.

Методология ERP содержит следующие элементы: планирование потребности в материалах (MRP) планирование потребности в мощностях (CRP) планирование потребности в финансовых ресурсах (FRP). MRP-системыВ начале 60-х годов, в связи с ростом популярности вычислительных

систем, возникла идея использовать их возможности для планирования деятельности предприятия, в том числе для планирования производственных процессов. Необходимость планирования обусловлена тем, что основная масса задержек в процессе производства связана с запаздыванием поступления отдельных комплектующих, в результате чего, как правило, параллельно с уменьшением эффективности производства, на складах возникает избыток материалов, поступивших в срок или ранее намеченного срока. Кроме того, вследствие нарушения баланса поставок комплектующих, возникают дополнительные осложнения с учетом и отслеживанием их состояния в процессе производства, т.е. фактически невозможно было определить, например, к какой партии принадлежит данный составляющий элемент в уже собранном готовом продукте.

С целью предотвращения подобных проблем, была разработана методология планирования потребности в материалах MRP. Реализация системы, работающей по этой методологии представляет собой компьютерную программу, позволяющую оптимально регулировать поставки комплектующих в производственный процесс, контролируя запасы на складе и саму технологию производства. Главной задачей MRP является обеспечение гарантии наличия необходимого количества требуемых материалов и комплектующих в любой момент времени в рамках срока планирования, наряду с возможным уменьшением постоянных запасов, а следовательно разгрузкой склада.

46

Процесс планирования включает в себя функции автоматического создания проектов заказов на закупку и\или внутреннее производство необходимых материалов и комплектующих. Другими словами система MRP оптимизирует время поставки комплектующих, тем самым уменьшая затраты на производство и повышая его эффективность [43]. Основными преимуществами использования подобной системе в производстве являются:

Гарантия наличия требуемых комплектующих и уменьшение временных задержек в их доставке, и, следовательно, увеличение выпуска готовых изделий без увеличения числа рабочих мест и нагрузок на производственное оборудование.

Уменьшение производственного брака в процессе сборки готовой продукции возникающего из-за использования неправильных комплектующих.

Упорядочивание производства, ввиду контроля статуса каждого материала, позволяющего однозначно отслеживать весь его конвейерный путь, начиная от создания заказа на данный материал, до его положения в уже собранном готовом изделии. Также благодаря этому достигается полная достоверность и эффективность производственного учёта.

Рисунок 2.9. Входные элементы и результаты работы MRP-системы.

MPRII-системыС целью увеличить эффективность планирования, в конце 70-х годов

Оливер Уайт и Джордж Плосл предложили идею воспроизведения замкнутого цикла в MRP-системах. Идея заключалась в предложении ввести в рассмотрение более широкий спектр факторов при проведении планирования, путем введения дополнительных функций. К базовым функциям планирования производственных мощностей и планирования потребностей в материалах было предложено добавить ряд дополнительных, таких как контроль соответствия количества произведенной продукции количеству использованных в процессе сборки

47

комплектующих, составление регулярных отчетов о задержках заказов, об объемах и динамике продаж продукции, о поставщиках и т.д. Термин "замкнутый цикл" отражает основную особенность модифицированной системы, заключающуюся в том, что созданные в процессе её работы отчеты анализируются и учитываются на дальнейших этапах планирования, изменяя, при необходимости программу производства, а следовательно и план заказов. Другими словами, дополнительные функции осуществляют обратную связь в системе, обеспечивающую гибкость планирования по отношению к внешним факторам, таким как уровень спроса, состояние дел у поставщиков и т.п.

В дальнейшем, усовершенствование системы привело к трансформации системы MRP с замкнутым циклом в расширенную модификацию, которую впоследствии назвали MRPII, ввиду идентичности аббревиатур. Эта система была создана для эффективного планирования всех ресурсов производственного предприятия, в том числе финансовых и кадровых. Кроме того, система класса MRRPII способна адаптироваться к изменениям внешней ситуации и эмулировать ответ на вопрос "Что если". MRPII представляет собой интеграцию большого количества отдельных модулей, таких как планирование бизнес-процессов, планирование потребностей в материалах, планирование производственных мощностей, планирование финансов, управление инвестициями и т.д.

Результаты работы каждого из модуля анализируются всей системой в целом, что собственно и обеспечивает её гибкость по отношению к внешним факторам. Именно это свойство является краеугольным камнем современных систем планирования, поскольку большое количество производителей производят продукцию с заведомо коротким жизненным циклом, требующую регулярных доработок. В таком случае появляется необходимость в автоматизированной системе, которая позволяет оптимизировать объемы и характеристики выпускаемой продукции, анализируя текущий спрос и положение на рынке в целом.

CRP-cистемыСистема планирования производственных мощностей по методологии CRP

применяется для проверки пробной программы производства, созданной в соответствии с прогнозами спроса на продукцию, на возможность её осуществления имеющимися в наличии производственными мощностями. В процессе работы CRP-системы разрабатывается план распределения производственных мощностей для обработки каждого конкретного цикла производства в течение планируемого периода. Также устанавливается технологический план последовательности производственных процедур и, в соответствии с пробной программой производства, определяется степень загрузки каждой производственной единицы на срок планирования.

Если после цикла работы CRP-модуля программа производства признается реально осуществимой, то она автоматически подтверждается и становится основной для MRP-системы. В противном случае в неё вносятся изменения, и она подвергается повторному тестированию с помощью CRP-модуля. В дальнейшем эволюционном развитии систем планирования производства они стали представлять собой интеграцию многих отдельных модулей, которые, взаимодействуя, увеличивали гибкость системы в целом.

FRP-системыСистемы планирования финансовых ресурсов предприятия включают в

себя следующие функциональные подсистемы[20]:

48

Создание финансовой отчетности, отчетности по бюджетам, ведение бухгалтерского учета по главной книге одной или нескольких компаний, оперативный ввод и интерактивная проверка обеспечивают точность финансовой информации о работе организации.

Управление себестоимостью и ценой продажи, средства оценки стоимости упрощают вычисления, мониторинг и коррекцию множества наборов данных по стоимости изделий. Для повышения точности используются перечни, технологические карты и данные о внешних операциях для оценки затрат на материалы, оплату труда основных рабочих, накладные и общепроизводственные расходы.

Расчеты с кредиторами. Обеспечивается необходимый контроль за процессами санкционирования и осуществления выплат, отслеживает и прогнозирует потоки наличности и счетов. Позволяет работать с несколькими банками, аннулировать и выверять чеки, выполнять стандартное распределение по счетам, производить повторяющиеся платежи, отслеживать переводные векселя, НДС и получать отчеты о расхождениях.

Расчеты с дебиторами. Обеспечивается точный и своевременный контроль счетов заказчиков и другой дебиторской задолженности, начисление пени и штрафов, распределение данных по определенным пользователем срокам, обработку данных о наличных средствах.

ERP-система не отменяет какой-либо процесс, но удешевляет управление им и косвенным образом улучшает качество управления, что, возможно, более важно. Поэтому, если удешевление процесса управления не всегда очевидно, то вступает в силу аргумент улучшения его качества. Экономическую выгоду от повышения качества управления посчитать труднее. Качество управления определяется набором параметров управленческого процесса:

среднее время выработки решения (быстрота реакции); частота ошибочных решений (вероятность принятия правильного

решения); число людей, занятых в принятии решения (стоимость его выработки); средняя тяжесть ошибок; быстрота обнаружения ошибочности решений. Насколько эти параметры вырастут или уменьшатся (где необходимо),

если принимать решения с помощью ERP-системы? Очевидно, что если всю информацию, необходимую для принятия решения, пропускать через ERP-систему, а не в обход ее, то своевременность принятия и вероятность получения правильного решения возрастут, а это и есть качество управления.

С другой стороны, решения, принимаемые в цепочке снабжение–производство–сбыт, казалось бы, не носят стратегического характера для всей бизнес-системы. "Сверху" приходит план, и надо просто выполнять его с наименьшей фактической себестоимостью. Ниже приведены классы локальных решений, вытекающие из соответствующих классов задач:

сформировать портфель договоров; спланировать производственный процесс; обеспечить производственный процесс комплектующими и ресурсами;

обеспечить собственно производственный процесс;

49

организовать отгрузку; рассчитаться с контрагентами и государством; перейти к поиску следующих договоров. Решения на этих фазах бизнеса являются тактическими, и их можно

сформулировать примерно так: как выполнить задание наилучшим образом. Сама постановка вопроса повышения качества выполнения бизнес-процесса становится возможной именно в силу приблизительного характера его планирования, т. е. после первичного планирования бизнес-процесса остается определенная свобода для оперативного принятия решений. Хотя, конечно, поиск путей снижения себестоимости ограничен применяемой технологией, требованиями к качеству продукции и другими факторами [26].

Потенциал роста ERP-системОдно из потенциальных направлений роста ERP-систем – более глубокое

развитие средств анализа договоров или заказов на фазе формирования портфеля договоров. Такие средства должны обеспечивать сбор из внешнего мира договоров и заказов, которые целесообразно выполнять. К аналитическому модулю должны быть подключены механизмы оценки их целесообразности и привлекательности [54]. Методики оценки привлекательности договора могут быть разными, и это предмет дискуссий и исследований. На сегодняшний же день принятие решения – это коллективное обсуждение несколькими менеджерами различных аспектов предлагаемого договора. Часто в процессе такого обсуждения используется электронная почта или система документооборота. И это не случайно. Причина заключается в ограниченности формальных методик оценки привлекательности договора, и это все понимают. На практике решение принимается исходя из самых разных соображений. Как известно, коммерческая деятельность часто основана на интуиции, а решения, принимаемые вопреки логике и прогнозам, нередко оказываются удачными. Но все же информация, черпаемая из ERP-системы, весьма важна для принятия решений.

Другая сфера роста[26] интеграция с системами SCADA. Видимо, интерфейсы к определенным типам технологических процессов уже достаточно скоро станут частью ERP-системы. Экономическая предпосылка их появления - необходимость не просто собрать информацию о затратах, а сделать это оперативно, т. е. получить данные не в конце года, месяца или рабочего дня, а непосредственно в момент их появления. Наряду с информацией о стоимости сырья и рабочей силы надо знать, сколько пара, воды, электричества, горючего ушло на изготовление каждой отдельной детали. Это в первую очередь важно для тех технологических процессов, где высока вероятность отклонения от нормы [3]. Например, какова стоимость процесса плавления руды, полученной от разных поставщиков? Это можно понять только по реальному расходу энергии. Системы тотального учета производственных издержек пока еще не видно, но понятно, что она возможна как объединение систем ERP и SCADA[27].

Критерий эффективности ERP–системы.Рассмотрим структуру затрат на ERP-систему в целом, без разбиения на

подсистемы [26]: приобретение ERP-системы (лицензии); инсталляция, начальное конфигурирование; внедрение (содержит вложенную структуру затрат);

50

разовое обучение персонала (не всегда входит в стоимость внедрения); техническая поддержка от фирмы-производителя;

дополнительное обучение старых работников, обучение вновь принятых; электроэнергия и иные материально выражаемые эксплуатационные

затраты; привнесение в систему оперативно требуемой функциональности

(программирование дополнительных модулей). Четыре первых пункта – это разовые затраты, а четыре последних – регулярные (периодические).

В то же время регулярные затраты на проведение управленческой деятельности можно представлять следующим образом:

финансовое управление и составление отчетности; обеспечение производственного процесса, его планирование и управление

им; реализация готовой продукции; покупка необходимых ресурсов, материалов, рабочей силы и пр.; хранение и перемещение материалов; техобслуживание и ремонт.

Представив все эти процессы, например, в нотации IDEF0, с помощью ABC-анализа можно рассчитать их стоимость за некоторый период времени и получить некоторую итоговую цифру. Совокупная стоимость управления предприятием получается путем суммирования всех затрат на разные виды управления. Теперь, просуммировав регулярные затраты на управление с помощью ERP-системы (четыре последних пункта из первого списка), мы можем сравнить их с регулярными затратами на управление традиционным способом.

Замечание о российском менталитете или можно ли что-либо планировать в России [25] ?

Так ответил на этот вопрос директор российского отделения Baan:– В этом отношении Россия – весьма специфическая страна. В Японии,

например, планируют на десять лет вперед. Столь долгий срок обусловлен стабильностью экономики, тем, что люди практически всю жизнь работают на одном предприятии, самим духом этой страны. Соответственно настраиваются и ERP-системы. В Германии планируют на год вперед. Страна достаточно стабильна, экономика контролируется государством довольно жестко. Соединенные Штаты живут от квартала до квартала. Высшее руководство американских компаний реально озабочено лишь результатами текущего квартала. Он закачивается, все облегченно вздыхают, вытирают пот – и очень быстро подходят к концу следующего квартала. Управленческие информационные системы рассчитаны на ежеквартальное планирование. В России планируют ровно на три месяца назад: хорошо бы через три месяца узнать, что же все-таки произошло три месяца назад. Поэтому опережающее планирование – это чисто теоретическое изыскание и пока не актуально. Если российскому управленцу удастся смотреть на три месяца вперед, это будет означать, что экономика сделала значительный шаг в своем развитии. Сегодня информационные системы отечественных предприятий должны обладать достаточной гибкостью, чтобы перенастраиваться с будущего времени на прошлое.

51

Заключение главы 2Схему процессы средства цели можно считать основополагающей

при описании взаимодействия предприятия и ИТ, поскольку необходимо соблюдение оптимальности бизнес-процессов предприятия, средств, с помощью которых осуществляется их исполнение и целей предприятия.

Определяя эффективность бизнес-процессов фирмы первоначально достаточно использовать показатели эффективности производственной и коммерческой деятельности. Для более детального рассмотрения используется функционально-стоимостной анализ. Инвестиционный подход позволяет определить оправданность вложения средств в ИТ для оптимизации бизнес-процессов.

Важным средством достижения целей предприятия является организационная структура, как способ выделения подцелей и ориентации элементов организационной структуры на их выполнение. ИТ технологии играют важную роль в повышении эффективности их функционирования, формируя качественно новые структуры, работа которых целиком зависит от использования ИТ.

Еще одно важное средство успешного достижения целей предприятия – информационные системы, значение которых постоянно растет.

Корпоративные системы, основанные на глобальных информационных сетях, обеспечивающих глобализацию

бизнеса; технологии клиент-сервер, позволяющей вести учет, анализ,

планирование и регулирование их деятельности; системах документооборота и поддержки групповой работы; системах анализа и поддержки принятия решений;

выступают как действенное средство для обеспечения выживания в быстроизменяющемся мире современного бизнеса, именно они позволяют оперативно и согласованно корректировать организацию бизнес-процессов предприятия в ответ на изменения внешней среды.

52

Глава 3. Методы создания информационной системы предприятия

3.1. Проектирование информационных системПод этим термином сегодня обычно понимается реорганизация

деятельности предприятий на основе анализа и моделирования бизнес-процессов. При этом предприятие рассматривается как сложная бизнес-система, имеющая направления деятельности, иерархию целей, организационную структуру, текущее состояние и функционирующая на основе определенного множества бизнес-процессов. Задачей реорганизации является перевод предприятия в некоторое целевое состояние, характеризующееся, как правило, качественно более высоким уровнем организации работы за счет [29], [31], [24]:

повышения эффективности бизнес-процессов, приведение их в соответствие с иерархией целей;

создания организационной структуры, направленной на поддержку выполнения бизнес-процессов;

создания информационной системы поддержки выполнения бизнес-процессов.

Способом решения поставленной задачи является детальное описание, всесторонний анализ, моделирование бизнес-процессов, оценка их эффективности.

3.1.1. Автоматизация бизнес-процессов (каскадный подход)

В изначально существовавших однородных ИС каждое приложение представляло собой единое целое. Для разработки такого типа приложений применялся каскадный способ. Его основной характеристикой является разбиение всей разработки на этапы, причем переход с одного этапа на следующий происходит только после того, как будет полностью завершена работа на текущем. Каждый этап завершается выпуском полного комплекта документации, достаточной для того, чтобы разработка могла быть продолжена другой командой разработчиков [23], [7].

Обычно выделялись следующие проектные стадии [21]: "запуск" – организация основания для деятельности и запуск работ: приказ

и/или договор о разработке автоматизированной системы, задание на выполнение работ;

"обследование" – предпроектное обследование, общий анализ ситуации на предприятии, разработка общего обоснования целесообразности создания ИС;

"концепция, техническое задание (ТЗ)" – исследования требований предприятия и пользователей, выработка рекомендаций по разработке ИС, разработка ТЗ на проектирование ИС в целом и по подсистемам;

"эскизный проект" – разработка архитектуры будущей ИС в рамках эскизного проекта;

53

опытный вариант ИС – разработка упрощенного варианта, пилотного проекта будущей ИС;

опытное использование пилот-проекта ИС, разработка исправлений и дополнений к ТЗ ;

разработка технического проекта ИС разработка рабочей документации проекта), "ввод в действие" – по другому, "внедрение" ИС.

Некоторые из этих этапов могли быть пропущены или называться иначе, но именно такова была классическая схема.

Рисунок 3.1. Каскадная схема.

Положительные факторы применения этой схемы были следующими: на каждой стадии формировался законченный, отвечающий критериям

полноты и согласованности набор проектной, а затем и пользовательской документации, охватывающий все предусмотренные стандартами виды обеспечения ИС: организационное, методическое, информационное, программное, аппаратное и др.,

выполняемые в логичной последовательности этапы работ достаточно очевидным образом позволяли планировать сроки завершения всех работ и соответствующие затраты. Отрицательные [21] факторы применения данной схемы проектирования

также наблюдались постоянно, были описаны в литературе и хорошо известны практикам.

Чаще всего в качестве основного недостатка называлось существенное запаздывание с получением результатов, которое имело несколько аспектов:

согласование результатов с пользователем производилось только в точках, планируемых после завершения каждого этапа работ; это приводило к тому, что разработчики делали не ту ИС, которую хотел Заказчик или тем более пользователи, а ту, которую представили себе проектировщики-аналитики, затем – программисты;

модели автоматизируемого объекта устаревали (т.е. переставали отвечать реальным внешним требованиям) вскоре после их утверждения, а иногда и одновременно с ним; это относится и к функциональной модели, и к

54

информационной, и к проектам интерфейса пользователя, и к инструкциям персоналу;В процессе создания ПО постоянно возникала потребность в возврате к

предыдущим этапам и уточнении или пересмотре ранее принятых решений. В результате реальный процесс создания ПО принимал, например, следующий вид:

Рисунок 3.2. Реальная схема при каскадном подходе.

Серьезной проблемой оставалась закрытость созданных систем, ориентация разработчика на определенную аппаратную платформу, программное обеспечение, интерфейс и т.д.

Еще один крупный недостаток, проектирование ИС, ведущее к примитивной автоматизации существующих производственных действий работников. В отечественной практике возник афоризм, описывающий эффект работы типичной АСУ, механически перемалывающей существующий бумажный поток: "Что на входе, то и на выходе".

Как альтернатива такому подходу требовалось получение с помощью ИС качественно новых результатов, позволяющих осуществлять оптимальное управление производством в целом, динамически менять управление производственными процессами на предприятии, принимать лучшие управленческие решения, встраивать контроль качества и рациональное управление внутрь производственных процессов, использовать их самими производственными коллективами.

Такой подход рекомендовалось осуществлять всегда, но он встречал скрытое и явное сопротивление работников на предприятиях. Это было и является в настоящее время проблемой во всех странах. Такой подход полностью отвечал бы определениям кибернетики по Н. Винеру, но был очень редко достижим.

Некоторые из усовершенствований в компьютерной поддержке проектирования ИС начиная со второй половины 80-х годов[21]:

широкое применение графических диалоговых интерфейсов (диаграммы структур данных, иерархий функций, потоков данных и др.);

использование компьютерных сетей и работа с распределенными базами данных для поддержки кооперативной групповой разработки;

55

постепенное расширение использования понятийных моделей и методов объектного моделирования;

развивались методы проектирования функций: от методов формальной спецификации функций до структурного программирования и первых непроцедурных языков программирования четвертого поколения (4GL);

появились CASE-системы, ориентированные на формализацию информационных и функциональных требований к ИС и предназначенные для формального описания и бригадной разработки больших программных комплексов.

Все это позволило перейти к более прогрессивным схемам проектирования ИС.Для преодоления перечисленных проблем, особенно проблемы

запаздывания, была предложена спиральная модель проектирования ИС [7], делающая упор на начальные этапы: анализ и проектирование. На этих этапах реализуемость технических решений проверяется путем создания прототипов. Каждый виток спирали соответствует созданию фрагмента или версии ПО, на нем уточняются цели и характеристики проекта, определяется его качество и планируются работы следующего витка спирали, используется пошаговость изменений – постепенное добавление функциональных возможностей в разрабатываемый продукт, в противоположность единовременной реализации полной спецификации. Таким образом углубляются и последовательно конкретизируются детали проекта и в результате выбирается обоснованный вариант, который доводится до реализации.

Разработка итерациями отражает объективно существующий спиральный цикл создания системы. Неполное завершение работ на каждом этапе позволяет переходить на следующий этап, не дожидаясь полного завершения работы на текущем. При итеративном способе разработки недостающую работу можно будет выполнить на следующей итерации. Главная же задача – как можно быстрее показать пользователям системы работоспособный продукт, тем самым активизируя процесс уточнения и дополнения требований.

Рисунок 3.3. Спиральная модель проектирования ИС

Основная проблема спирального цикла – определение момента перехода на следующий этап. Для ее решения необходимо ввести временные ограничения на каждый из этапов жизненного цикла. Переход осуществляется в соответствии с планом, даже если не вся запланированная работа закончена. План составляется на основе статистических данных, полученных в предыдущих проектах, и личного опыта разработчиков. Очень также важна методика синхронизации в

56

значительной степени автономных действий многочисленных структурных единиц всего большого коллектива, работающего над сложным проектом.

3.1.2. Совершенствование бизнес-процессов

Подходы к совершенствованию собственно процессов управления производством развивались параллельно и почти независимо от ИТ. Часто в них ИС и автоматизация вообще рассматривались в последнюю очередь.

В Японии, США и других странах, в различных отраслях пионером такого подхода считается Эдвардс Деминг. Он ввел в практику подход CPI – непрерывное усовершенствование процессов, заключающийся в организации работ, при которой [21]:

ставится цель постоянного повышения качества продуктов и услуг (в отличие от повышения производительности любой ценой);

организация работ для этого трансформируется и динамично совершенствуется;

критерии качества исходят от потребителя; в центр внимания ставится не числовой показатель результата той или

иной производственной функции или деятельности, а качество процесса ее выполнения;

исследуются и устраняются недостатки производственной системы, а не отдельных работников;

повышается роль решений и инициативы каждого работника; снимаются барьеры, установленные производственными подразделениями,

организуется групповая работа; на основе всего этого, как побочный, а не главный результат, снижаются

затраты на производство. Деминг начал вводить в практику этот подход в 40-е - 50-е годы в

промышленном производстве. Несколько лет его работы консультантом в Японии привели к тому, что он считается одним из отцов "Японского чуда". Ключевой эффект состоял в следующем. Несколько талантливых японских инженеров обнаружили в литературе и подтвердили на практике, что при повышении качества продукции неизбежно происходит и увеличение производительности. При этом Деминг указал, что эта трансформация экономики стала возможной после того, как соответствующие идеи превратились в японскую национальную идеологию на производстве.

Впоследствии стало очевидно, что разработанные "14 принципов управления", подходят для реорганизации бизнес-процессов в любом производстве, включая отрасль услуг и обучения. Эти принципы очень близки принципам BPR. Отметим, что Деминг и во второй половине 80-х годов был очень осторожен в использовании компьютеров. Вполне учитывая возможную пользу от доступных рабочих станций и дешевых (по цене покупки) офисных, статистических и т.п. программ, он специально указывал: использование компьютеров может быть благом, но может быть и злом. Решающими факторами являются цели и подготовленность людей, культура управления вообще и управление движением к качеству в первую очередь.

Из других дисциплин совершенствования производства упомянем отметим подход TQM (Total Quality Management).

57

Классическая исторически сложившаяся структура организации, состоящей из многих людей, способной управлять большими ресурсами и осуществлять сложные производственные и иные процессы, построена по жесткой иерархической схеме.

Лежащий в основе иерархического способа управления принцип прост – крупная задача представляется в виде нескольких меньших подзадач, которые уже можно обозреть. Последние в свою очередь подразделяются и так далее – пока все не окажется сведенным на деле к элементарно простым процедурам или объектам. Классическая схема нисходящей разработки. Наверное, самое глубокое и последовательное выражение этот подход получил в организации конвейерного производства. [56]

Эта система работала и будет работать в обозримом будущем. Проверка качества изделия происходит, как только оно сойдет с конвейера. То есть тогда, когда что-либо изменить уже невозможно, а остается констатировать факт выпуска дефектного продукта. При сборке комплектующих в единое изделие происходит сложение вероятностей выхода из строя каждой детали и надежность готового изделия оставляет желать лучшего.

Для данной проблемы было предложено следующее решение – готовое изделие собирается из узлов, каждый узел проходит многоуровневую систему контроля качества, т.е. происходит уже умножение вероятностей неотбраковки на каждом уровне, что на несколько порядков повышает качество.

TQM предполагает разбиение общего сложного процесса на множество простых, каждый из которых гарантирует качество. С одной стороны, элементарный процесс должен быть мал, чтобы легко поддаваться управлению и охвату. В этом и состоит смысл разбиения. С другой стороны, есть критерий, согласно которому процесс нельзя дробить до бесконечности. Он должен остаться достаточно сложным, чтобы являться логически завершенной стадией более крупного процесса и можно было говорить о его цели и смысле. Его принципы гласят:

Каждый работник отвечает за производство и проверку в рамках осуществляемого им процесса. Вместо бездумного выполнения бессодержательной задачи работник управляет своим процессом, имеющим смысл и результат, который может и должен быть оценен.

Работника нужно снабдить всеми инструментами и оборудованием, необходимыми для такой проверки и оценки. Вместо того чтобы в случае чего докладывать и ожидать распоряжения сверху, обученный и обеспеченный сведениями работник самостоятельно принимает решения в меру своей ответственности.

Упомянутые дисциплины развивались практически независимо от ИТ и компьютеризации. На поверхности явлений наблюдались постоянные попытки обосновать пользу ИС для производства, заключающуюся в компьютерных еженедельных и ежедневных отчетах с итогами деятельности предприятия и в переходе к созданию деловых документов самими менеджерами с использованием текстовых редакторов без помощи машинисток. Однако время от времени публиковались отрезвляющие сравнительные исследования, показывающие шаткость таких обоснований. [21]

58

3.1.3. Реинжиниринг бизнес-процессов

Обычно этот термин определяют как фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование бизнес-процессов компаний для достижения коренных улучшений в основных актуальных показателях их деятельности: стоимость, качество, услуги и темпы.

М. Хаммер, автор термина "реинжиниринг", рассматривает появление BPR как революцию в бизнесе, которая знаменует отход от базовых принципов построения предприятий, предложенных 200 лет назад А.Смитом, и превращает конструирование бизнеса в инженерную деятельность. Возможность такой революции обусловлена, в первую очередь, новейшими достижениями в области информационных технологий (ИТ), специалисты которой начинают играть ведущую роль в конструировании бизнеса. BPR является научно-практическим направлением, возникшим на стыке двух различных дисциплин, и поэтому он требует новых специфических средств представления и обработки проблемной информации – понятных и удобных как менеджерам, так и разработчикам информационных систем. Подобные средства требуют интеграции ключевых достижений информационных технологий и создания соответствующих инструментальных средств поддержки реинжиниринга, ориентированных на использование как специалистами в области информационных технологий, так и менеджерами [45].

Необходимость реинжиниринга связывается с высокой динамичностью современного делового мира. Непрерывные и довольно существенные изменения в технологиях, рынках сбыта и потребностях клиентов стали обычным явлением, и компании, стремясь сохранить свою конкурентоспособность, вынуждены непрерывно перестраивать корпоративную стратегию и тактику.

Цель BPR – добиться более гибкой реакции предприятия на изменения требований потребителей или на прогноз таких изменений при снижении затрат всех видов[23].

Рассмотрим основные мотивы предприятий которые обдумывают и планируют проведение реконструкции [21]:

находящиеся в большой тревоге. Те, например, которые теряют клиентов, объем продаж, имеют плохие финансовые показатели;

у которых текущие дела - в порядке, но их руководители предвидят серьезные проблемы в будущем, если имеющаяся организация не изменится в принципе;

которые лидируют в своей области и будут лидировать в обозримом будущем, но хотят реорганизации для того, чтобы еще более затруднить конкуренцию с собой.

Для отечественных условий можно выделить и другие, специфические конкретные мотивы, например:

решение выйти на внешние рынки со своими товарами и услугами (банки, экспорт сырья, авиаперевозки и др.);

прогноз появления на своем рынке конкуренции иностранных фирм;

стремление создать условия, в которых были бы вероятны западные инвестиции в данное предприятие;

59

желание перейти к выпуску качественно новой продукции для начала конкурентной борьбы (как на национальном, так и на зарубежных рынках).

3.1.3.1. BPR и информационные технологииПо сравнению с CPI и TQM М. предлагается гораздо более радикальный

подход к улучшению управления. Главной целью BPR является резкое ускорение реакции предприятия на изменения в требованиях потребителей (или на прогноз таких изменений) при многократном снижении затрат всех видов. В BPR на первый план выведены новые цели и методы, диктуемые новой ситуацией в мире [21]:

резкое снижение затрат времени на выполнение функций; резкое снижение числа работников и других затрат на выполнение

функций; глобализация бизнеса: работа с клиентами и партнерами в любой точке

мира; работа с клиентом в режиме 24 часа в сутки * 365 дней в году; опора на рост мобильности персонала; работа на будущие потребности клиента; ускоренное продвижение новых технологий; движение в информационное общество.

Необходимо новое мышление – индуктивное мышление, т.е. способность найти качественно новое решение, а затем использовать его для решения существующих проблем [42]. Основная ошибка компаний в том, что они рассматривают информационные технологии через призму существующих процессов.

Задачи BPR могут быть выполнены только с применением новых ИТ:Старое правило Технология Новое правило

Информация может появляться только в одно время в одном месте, как в файл-фолдере

Распределенные базы данных

Информация может одновременно появляться в нескольких местах по необходимости.

Сложную работу могут выполнить только эксперты

Экспертные системы Функции эксперта может выполнить генеральный менеджер.

Фирмы должны выбирать между централизацией и децентрализацией

Телекоммуникационные сети

Фирмы могут одновременно использовать выгоды централизации и децентрализации.

Все решают менеджеры

Инструменты поддержки принятия решений Каждый работник

принимает участие в принятии решения.

Полевому персоналу необходим офис для

Беспроволочные коммуникации,

Полевой персонал может посылать и

60

приема, хранения и передачи информации

широковещательные сети и портативные компьютеры принимать

информацию, где бы он не находился.

Лучший контакт с потенциальными покупателями – непосредственный контакт

Интерактивный оптический диск

Лучший контакт с потенциальным покупателем - эффективный контакт.

Кто-то должен отслеживать местонахождение предметов

Автоматическая идентификация и технология трекинга

Каждый предмет различается индивидуально, включая местонахождения.

Планы пересматриваются периодически

Высококачественное выполнение вычислений, компьютерные сети, сетевое программное обеспечение

Планы пересматриваются мгновенно.

Именно новейшие достижения в ИТ давали потребителям новые возможности предъявлять более высокие требования к производителям и стимулировать конкуренцию. В первую очередь, это относится к возможностям потребителей пользоваться персональным компьютером, подключенным к услугам глобальной компьютерной сети. Примером является работа с электронными каталогами товаров, доступными в режимах телеконференций, последующим анализом и, наконец, заказом товаров у удаленных поставщиков, это существенно повышало давление потребителей на производителей.

Рисунок 3.4. Схема глобализации бизнеса.

С другой стороны, новые ИТ служат технологической платформой реального BPR на предприятии и платформой новых отношений и возможностей людей в компьютеризованных коллективах. В этих фактах – корни взаимосвязей

61

ИТ и BPR. Они состоят в том, что и новые рыночные требования, и ответ предприятий на их появление в большой степени стали возможными только на основе последних достижений в ИТ. Более того, ИТ как инструмент для достижения целей BPR и ИТ как компонент самого BPR перекрываются или соединяются [21].

3.1.3.2. Методы BPRЧтобы пояснить, каким образом проведение BPR повышает эффективность

работы компании, рассмотрим, как реинжиниринг изменяет реконструируемые бизнес-процессы [45].

1. Несколько рабочих процедур объединяются в одну. Для перепроектированных процессов наиболее характерно отсутствие технологии "сборочного конвейера", в рамках которой на каждом рабочем месте выполняются простые задания, или рабочие процедуры. Выполнявшиеся различными сотрудниками, теперь они интегрируются в одну – происходит горизонтальное сжатие процесса. Если не удается привести все шаги процесса к одной работе, то создается команда, отвечающая за данный процесс. Наличие в команде нескольких человек неизбежно приводит к некоторым задержкам и ошибкам, возникающим при передаче работы между членами команды. Однако потери здесь значительно меньше, чем при традиционной организации работ, когда исполнители подчиняются различным подразделениям компании, располагающимся, возможно, на различных территориях. Кроме того, при традиционной организации трудно, а иногда и невозможно определить ответственного за быстрое и качественное выполнение работы. По имеющимся оценкам, горизонтальное сжатие ускоряет выполнение процесса примерно в 10 раз.

2. Исполнители принимают самостоятельные решения. В ходе реинжиниринга компании осуществляют не только горизонтальное, но и вертикальное сжатие процессов. Это происходит за счет самостоятельного принятия решения исполнителем, в тех случаях, когда при традиционной организации работ он должен был обращаться к управленческой иерархии. При традиционной организации работ, ориентированной на выпуск массовой продукции, исходили из предположения, что исполнители не имеют ни времени, ни знаний, необходимых для принятия решений. Реинжиниринг отвергает эти предположения, что вполне естественно при отказе от массового производства и современном уровне образования. Наделение сотрудников большими полномочиями и увеличение роли каждого из них в работе компании приводит к значительному повышению их отдачи.

3. Шаги процесса выполняются в естественном порядке. Реинжиниринг процессов освобождает от линейного упорядочивания рабочих процедур, свойственного традиционному подходу, позволяя распараллеливать процессы там, где это возможно.

4. Процессы имеют различные варианты исполнения. Традиционный процесс ориентирован на производство массовой продукции для массового рынка, поэтому он должен исполняться единообразно, независимо от исходных условий при всех возможных входах процесса. В наше время высокая динамичность рынка приводит к тому, что процесс должен иметь

62

различные версии исполнения в зависимости от конкретной ситуации, состояния рынка и т.д. Традиционные процессы обычно оказываются довольно сложными – они учитывают различные исключения и частные случаи. Новые процессы, в отличие от традиционных, ясны и просты – каждый вариант ориентирован только на одну соответствующую ему ситуацию.

5. Работа выполняется в том месте, где это целесообразно. В традиционных компаниях она организуется по функциональным подразделениям: отдел заказов, транспортный отдел и т.п., и если, например, конструкторскому отделу требуется новый карандаш, то он обращается с заявкой в отдел заказов. Тот находит производителя, договаривается о цене, размещает заказ, осматривает товар, оплачивает его и передает конструкторам. все это достаточно расточительно и медленно. Итак, реинжиниринг распределяет работу между границами подразделений, устраняя излишнюю интеграцию, что приводит к повышению эффективности процесса в целом.

6. Уменьшается количество проверок и управляющих воздействий. Проверки и управляющие воздействия непосредственно не производят материальных ценностей, поэтому задача реинжиниринга – сократить их до экономически целесообразного уровня. Традиционные процессы насыщены подобными шагами, единственное назначение которых - контроль за соблюдением исполнителями предписанных правил. К сожалению, на практике довольно часто оказывается, что стоимость проверок и управляющих воздействий превосходит стоимость заказа требуемого продукта. Реинжиниринг предлагает более сбалансированный подход. Вместо проверки каждого из выполняемых заданий перепроектированный процесс часто агрегирует эти задания и осуществляет проверки и управляющие воздействия в отложенном режиме, что заметно сокращает время и стоимость процессов.

7. Минимизируется количество согласований. Еще один вид работ, не производящих непосредственных ценностей для заказчика, – это согласования. Задача реинжиниринга состоит в минимизации согласований путем сокращения внешних точек контакта.

8. "Уполномоченный" менеджер обеспечивает единую точку контакта. Механизм "уполномоченного" менеджера применяется в тех случаях, когда шаги процесса либо сложны, либо распределены таким образом, что их не удается объединить силами небольшой команды. "Уполномоченный" менеджер играет роль буфера между сложным процессом и заказчиком. Он ведет себя с заказчиком так, как если бы был ответственным за весь процесс. Чтобы выполнить эту роль, менеджер должен быть способен отвечать на вопросы заказчика и решать его проблемы, имея для этого доступ ко всем используемым информационным системам и ко всем исполнителям.

9. Преобладает смешанный централизованно/децентрализованный подход. Современные технологии дают возможность компаниям действовать полностью автономно на уровне подразделений, сохраняя при этом возможность пользоваться централизованными данными.

63

3.1.3.3. Проблемы BPRДовольно большое число проектов по реинжинирингу деятельности

предприятия не достигли поставленных целей. Рассмотри причины и факторы, влияющие на успешность проведения реинжиниринга.

Проект ожидает крах, если [21], [42], [7]: Ответственный за проект имеет недостаточно высокий должностной

ранг. Происходящие изменения концентрируются на технических вопросах Среди менеджеров преобладает отношение "сделайте это для меня", т.е.

они не вовлечены в сам процесс.Риск при проведении реинжиниринга предприятия делится на две

основные категории: риск, связанный с изменением процесса; риск, связанный с используемыми технологиями.Наиболее характерные ошибки, допускаемые при реализации проекта

реинжиниринга [21], [15], [42]:1. Попытки улучшить существующие процессы вместо их

перепроектирования. Использование методов автоматизации, линейного программирования, теории очередей часто не дает удовлетворительных решений поскольку в существующий процесс накладывает жесткие ограничения.

2. Предприятие не концентрируется на бизнес-процессах. Обычные базовые понятия (инновации, полномочия, команды) описывают характеристики и не отражают процессы, значимые для предприятия.

3. Концентрация только на перепроектировании процессов. Реинжиниринг занимается кардинальным изменением существующих структур, команд, комплексов.

4. Недооценка роли ценностей и убеждений исполнителей, менеджеры должны не только произносить речи о новых ценностях, но и своими делами подтверждать их.

5. Согласие довольствоваться малым, остановка на полпути. Первые проблемы или успехи останавливают процесс.

6. Слишком ограниченная постановка задачи. Неэффективность методов BPR в рамках одного процесса.

7. Нежелание менять существующую культуру и принятые в компании принципы управления.

8. Попытки осуществить реинжиниринг не сверху вниз, а снизу вверх. Менеджеры среднего звена не обладают широтой взглядов на деятельность компаний, им лучше удается совершенствование процессов в рамках своего подразделения.

9. Некомпетентность руководства проектом.10. Недостаточное выделение ресурсов на проведение реинжиниринга,

недооценка важности проекта и его поддержки.11. Реинжиниринг проводится на фоне других мероприятий или объем

проекта слишком велик.

64

12. Концентрация исключительно на замыслах. Необходимо организовать процесс их реализации.

13. Попытка проведения реинжиниринга не ущемив ничьих интересов14. Растянутое время проведения реинжиниринга – опыт показывает

обычно достаточно 12 месяцев для прохождения пути от декларации до завершения первой действующей версии реконструированных процессов.

3.2. Описание методик проектирования ИСФормализованное описание бизнес-процесса в целом, деловых процедур,

входящих в него, правил их выполнения и ролей участников процесса называют моделью процесса. Построение модели делового процесса производится на этапе проектирования системы и представляет собой достаточно трудоемкую работу [19]. От того, насколько удачно будет разработана модель, зависит эффективность дальнейшего функционирования системы. Поэтому построению модели должно предшествовать детальное обследование и анализ объекта на предмет оптимизации его деятельности, необходим [50]:

всесторонний анализ бизнес-процессов, на основе которого производится разработка проекта реорганизации и обоснование заложенных в нем решений;

использование широкой палитры современных методологий и инструментальных средств моделирования и проектирования систем;

детальная проработка и согласование с заказчиком всех этапов разработки проекта, контрольных точек, требуемых ресурсов.Для этого вполне применимы традиционные методологии системного

анализа и проектирования ИС, такие как SADT, DFD, IDEF.

3.2.1. Технология структурного анализа и проектирования (SADT)

Методология SADT представляет собой совокупность методов, правил и процедур, предназначенных для построения функциональной модели объекта какой-либо предметной области. На ее основе разработана, в частности, известная методология IDEF0, которая является основной частью программы ICAM, проводимой по инициативе ВВС США.

Функциональная модель SADT отображает функциональную структуру объекта, т.е. производимые им действия и связи между этими действиями. Основные элементы этой методологии основываются на следующих концепциях:

Графическое представление блочного моделирования. Графика блоков и дуг SADT-диаграммы отображает функцию в виде блока, а интерфейсы входа/выхода представляются дугами, соответственно входящими в блок и выходящими из него. Взаимодействие блоков друг с другом описываются посредством интерфейсных дуг, выражающих "ограничения", которые в свою очередь определяют, когда и каким образом функции выполняются и управляются;

65

Строгость и точность. Выполнение правил SADT требует достаточной строгости и точности, не накладывая в то же время чрезмерных ограничений на действия аналитика. Правила SADT включают:

ограничение количества блоков на каждом уровне декомпозиции ( как правило 3-6 блоков);

связность диаграмм (номера блоков); уникальность меток и наименований (отсутствие повторяющихся имен); синтаксические правила для графики (блоков и дуг); разделение входов и управлений (правило определения роли данных).

Отделение организации от функции, т.е. исключение влияния организационной структуры на функциональную модель.

Методология SADT может использоваться для моделирования широкого круга систем и определения требований и функций, а затем для разработки системы, которая удовлетворяет этим требованиям и реализует эти функции. Для уже существующих систем SADT может быть использована для анализа функций, выполняемых системой, а также для указания механизмов, посредством которых они осуществляются [7].

Результатом применения методологии SADT является модель, которая состоит из диаграмм, фрагментов текстов и глоссария, имеющих ссылки друг на друга. Диаграммы – главные компоненты модели, все функции ИС и интерфейсы на них представлены как блоки и дуги. Место соединения дуги с блоком определяет тип интерфейса. Управляющая информация входит в блок сверху, в то время как информация, которая подвергается обработке, показана с левой стороны блока, а результаты выхода показаны с правой стороны. Механизм (человек или автоматизированная система), который осуществляет операцию, представляется дугой, входящей в блок снизу (рисунок 3.1.).

Рисунок 3.5. Функциональный блок и интерфейсные дуги.

Одной из наиболее важных особенностей методологии SADT является постепенное введение все больших уровней детализации по мере создания диаграмм, отображающих модель.

Построение SADT-модели начинается с представления всей системы в виде простейшей компоненты – одного блока и дуг, изображающих интерфейсы с функциями вне системы (рисунок 3.2.). Поскольку единственный блок представляет всю систему как единое целое, имя, указанное в блоке, является общим. Это верно и для интерфейсных дуг – они также представляют полный набор внешних интерфейсов системы в целом.

66

Рисунок 3.6. Представления всей системы в виде простейшей компоненты.

Затем блок, который представляет систему в качестве единого модуля, детализируется на другой диаграмме с помощью нескольких блоков, соединенных интерфейсными дугами. Эти блоки представляют основные подфункции исходной функции. Данная декомпозиция выявляет полный набор подфункций, каждая из которых представлена как блок, границы которого определены интерфейсными дугами. Каждая из этих подфункций может быть декомпозирована подобным образом для более детального представления.

Во всех случаях каждая подфункция может содержать только те элементы, которые входят в исходную функцию. Кроме того, модель не может опустить какие-либо элементы, т.е., как уже отмечалось, родительский блок и его интерфейсы обеспечивают контекст. К нему нельзя ничего добавить, и из него не может быть ничего удалено.

Рисунок 3.7. Детализация системы.

Модель SADT представляет собой серию диаграмм с сопроводительной

документацией, разбивающих сложный объект на составные части, которые представлены в виде блоков. Детали каждого из основных блоков показаны в виде блоков на других диаграммах. Каждая детальная диаграмма является декомпозицией блока из более общей диаграммы. На каждом шаге декомпозиции более общая диаграмма называется родительской для более детальной диаграммы.

Каждый блок на диаграмме имеет свой номер. Блок любой диаграммы может быть далее описан диаграммой нижнего уровня, которая, в свою очередь, может быть далее детализирована с помощью необходимого числа диаграмм. Таким образом, формируется иерархия диаграмм.

Одним из важных моментов использования методологии SADT является точная согласованность типов связей между функциями. Различают по крайней мере семь типов связывания:

0) Тип случайной связности: наименее желательный. Случайная связность возникает, когда конкретная связь между функциями мала или полностью отсутствует. Это относится к ситуации, когда имена

67

данных на SADT-дугах в одной диаграмме имеют малую связь друг с другом.

1) Тип логической связности. Логическое связывание происходит тогда, когда данные и функции собираются вместе вследствие того, что они попадают в общий класс или набор элементов, но необходимых функциональных отношений между ними не обнаруживается.

2) Тип временной связности. Связанные по времени элементы возникают вследствие того, что они представляют функции, связанные во времени, когда данные используются одновременно или функции включаются параллельно, а не последовательно.

3) Тип процедурной связности. Процедурно-связанные элементы появляются сгруппированными вместе вследствие того, что они выполняются в течение одной и той же части цикла или процесса.

4) Тип коммуникационной связности. Диаграммы демонстрируют коммуникационные связи, когда блоки группируются вследствие того, что они используют одни и те же входные данные и/или производят одни и те же выходные данные.

5) Тип последовательной связности. На диаграммах, имеющих последовательные связи, выход одной функции служит входными данными для следующей функции. Связь между элементами на диаграмме является более тесной, чем на рассмотренных выше уровнях связок, поскольку моделируются причинно-следственные зависимости.

6) Тип функциональной связности. Диаграмма отражает полную функциональную связность, при наличии полной зависимости одной функции от другой. Диаграмма, которая является чисто функциональной, не содержит чужеродных элементов, относящихся к последовательному или более слабому типу связности.

3.2.2. Моделирование потоков данных (процессов)

В основе данной методологии лежит построение модели анализируемой ИС – проектируемой или реально существующей [7]. В соответствии с методологией модель системы определяется как иерархия диаграмм потоков данных, описывающих асинхронный процесс преобразования информации от ее ввода в систему до выдачи пользователю. Диаграммы верхних уровней иерархии (контекстные диаграммы) определяют основные процессы или подсистемы ИС с внешними входами и выходами. Они детализируются при помощи диаграмм нижнего уровня. Такая декомпозиция продолжается, создавая многоуровневую иерархию диаграмм, до тех пор, пока не будет достигнут такой уровень декомпозиции, на котором процесс становятся элементарными и детализировать их далее невозможно.

Источники информации (внешние сущности) порождают информационные потоки (потоки данных), переносящие информацию к подсистемам или процессам. Те в свою очередь преобразуют информацию и порождают новые потоки, которые переносят информацию к другим процессам или подсистемам, накопителям данных или внешним сущностям – потребителям информации. Таким образом, основными компонентами диаграмм потоков данных являются:

68

внешние сущности; системы/подсистемы; процессы; накопители данных; потоки данных.

Внешняя сущность представляет собой материальный предмет или физическое лицо, представляющее собой источник или приемник информации, например, заказчики, персонал, поставщики, клиенты, склад. Определение некоторого объекта или системы в качестве внешней сущности указывает на то, что она находится за пределами границ анализируемой ИС. В процессе анализа некоторые внешние сущности могут быть перенесены внутрь диаграммы анализируемой ИС, если это необходимо, или, наоборот, часть процессов ИС может быть вынесена за пределы диаграммы и представлена как внешняя сущность. Внешняя сущность обозначается квадратом, расположенным как бы "над" диаграммой и бросающим на нее тень, для выделения среди прочих обозначений.

Рисунок 3.8. Обозначение внешней сущности.

При построении модели сложной ИС она может быть представлена в самом общем виде на контекстной диаграмме в виде одной системы как единого целого, либо может быть декомпозирована на ряд подсистем. Подсистема (или система) на контекстной диаграмме изображается следующим образом:

Рисунок 3.9. Подсистема.

Номер подсистемы служит для ее идентификации. В поле имени вводится наименование подсистемы в виде предложения с подлежащим и соответствующими определениями и дополнениями.

Процесс представляет собой преобразование входных потоков данных в выходные в соответствии с определенным алгоритмом. Физически процесс может быть реализован различными способами: это может быть подразделение организации (отдел), выполняющее обработку входных документов и выпуск отчетов, программа, аппаратно реализованное логическое устройство и т.д.

Рисунок 3.10. Процесс.

69

Номер процесса служит для его идентификации. В поле имени вводится наименование процесса в виде предложения с активным недвусмысленным глаголом в неопределенной форме (вычислить, рассчитать, проверить, определить, создать, получить), за которым следуют существительные в винительном падеже, например:

"Ввести сведения о клиентах"; "Выдать информацию о текущих расходах"; "Проверить кредитоспособность клиента".

Использование таких глаголов, как "обработать", "модернизировать" или "отредактировать" означает, как правило, недостаточно глубокое понимание данного процесса и требует дальнейшего анализа.

Информация в поле физической реализации показывает, какое подразделение организации, программа или аппаратное устройство выполняет данный процесс.

Накопитель данных представляет собой абстрактное устройство для хранения информации, которую можно в любой момент поместить в накопитель и через некоторое время извлечь, причем способы помещения и извлечения могут быть любыми.

Рисунок 3.11. Накопитель данных.

Накопитель данных идентифицируется буквой "D" и произвольным числом. Имя накопителя выбирается из соображения наибольшей информативности для проектировщика.

Накопитель данных в общем случае является прообразом будущей базы данных и описание хранящихся в нем данных должно быть увязано с информационной моделью.

Поток данных определяет информацию, передаваемую через некоторое соединение от источника к приемнику. Реальный поток данных может быть информацией, передаваемой по кабелю между двумя устройствами, пересылаемыми по почте письмами, компакт-дисками или дискетами, переносимыми с одного компьютера на другой и т.д.

Поток данных на диаграмме изображается линией, оканчивающейся стрелкой, которая показывает направление потока.

Рисунок 3.12. Поток данных.

Первым шагом при построении иерархии диаграмм потоков данных является построение контекстных диаграмм. Обычно при проектировании относительно простых ИС строится единственная контекстная диаграмма со звездообразной топологией, в центре которой находится так называемый главный

70

процесс, соединенный с приемниками и источниками информации, посредством которых с системой взаимодействуют пользователи и другие внешние системы.

Для сложной системы не стоит ограничиться единственной контекстной диаграммой, так как она будет содержать слишком большое количество источников и приемников информации. Признаками сложности могут быть:

наличие большого количества внешних сущностей (десять и более); распределенная природа системы; многофункциональность системы с уже сложившейся или выявленной

группировкой функций в отдельные подсистемы.Для сложных ИС строится иерархия контекстных диаграмм. При этом

контекстная диаграмма верхнего уровня содержит не единственный главный процесс, а набор подсистем, соединенных потоками данных. Контекстные диаграммы следующего уровня детализируют контекст и структуру подсистем.

Данный метод чаще всего применяется при информационном моделировании – для описания информационной среды и идентификации отношений между объектами.

Поддерживается такими CASE-средствами как Vantage Team Builder (Westmount I-CASE) + Uniface, Silverrun, ERwin, BPwin, S-Designor [7].

3.2.3. Методология IDEF

Разработанные для проектирования ИС, средства DFD ориентированы на системных аналитиков и разработчиков и не учитывают особенностей восприятия менеджерами своей предметной области. Для описания бизнес-процессов менеджерам требуются более мощные выразительные средства, чем описание входов и выходов на диаграммах потоков данных.

Наиболее подходящим методом моделирования бизнес-процессов на стадии создания моделей предметной области является IDEF:

IDEF0 – язык моделирования процессов; IDEF1 – язык моделирования данных;

позже расширен до поддержки реляционных моделей: IDEF1X и IDEF2 – для описания динамических систем. Это язык моделирования появился в результате видоизменения SADT, к

настоящему времени IDEF0, как язык описания бизнес-процессов, стал федеральным стандартом в США и быстро распространяется в Европе [35].

Отличительной особенностью языка IDEF0 является использование в качестве основы естественного языка экспертов, который структурируется с помощью графических средств. Это дает возможность эксперту или менеджеру свободно описывать функционирование системы, пользуясь знакомой и удобной терминологией, а например, системному аналитику (как автору модели) легко и просто перенести описание на естественном языке в графическое представление языка IDEF0. Еще одним замечательным свойством IDEF0-моделей является возможность их использования для функционально-стоимостного анализа бизнес-процессов.

В стандарте IDEF0 описание системы организовано в виде иерархически упорядоченных и взаимосвязанных диаграмм. Вершина этой древовидной структуры представляет собой самое общее описание системы и ее

71

взаимодействия с внешней средой (аналог контекстной диаграммы SADT), а в ее основании находятся наиболее детализированные описания выполняемых системой функций. Диаграммы содержат функциональные блоки, соединенные дугами. Дуги отображают взаимодействия и взаимосвязи между блоками. Функциональный блок на диаграммах изображается прямоугольником и представляет собой функцию или активную часть системы. Поэтому, названиями блоков служат глаголы или глагольные обороты. Каждая сторона блока имеет особое, вполне определенное назначение. К левой стороне блока подходят дуги входов, к верхней – дуги управления, к нижней – механизмов реализации выполняемой функции, а из правой – выходят дуги выходов.

Рисунок 3.13. Функциональный блок и интерфейсные дуги в IDEF0.

Такое соглашение предполагает, что используя управляющую информацию об условиях и ограничениях и реализующий ее механизм, функция блока преобразует свои входы в соответствующие выходы. На диаграмме блоки упорядочены по степени важности, начиная с левого верхнего угла диаграммы и кончая нижним правым углом. Для обеспечения наглядности и лучшего понимания моделируемых процессов рекомендуется использовать от 3-х до 6-ти блоков на одной диаграмме. Такое представление модели устраняется неоднозначность, присущую естественному языку, и, благодаря этому, достигается необходимая для понимания и анализа лаконичность и точность описания, без потери деталей и качества.

Метод IDEF1 позволяет построить модель данных, эквивалентную реляционной модели в третьей нормальной форме. В настоящее время на основе совершенствования методологии IDEF1 создана ее новая версия – методология IDEF1X. IDEF1X разработана с учетом таких требований, как простота изучения и возможность автоматизации. IDEF1X-диаграммы используются рядом распространенных CASE-средств – ERwin, Design/IDEF [50], [7].

72

3.3. Адаптация схем внедрения

3.3.1. Условия качественного внедрения ИС

По-настоящему успешное внедрение информационных технологий является уникальным творческим процессом, когда управляющие компании, менеджеры, специалисты-технологи и профессионалы в области ИТ находят эффективные решения по использованию этих технологий в своем конкретном бизнесе [45]. Проблема общего языка могут быть решена с помощью методик описанных в 3.2.

Очевидно, что процесс внедрения – это процесс взаимосогласованных изменений предприятия и продукта, их сближения и взаимной адаптации [21], [27]. Одинаково недопустимо ни притягивать продукт к предприятию (он рискует перестать быть СИСТЕМОЙ), ни ломать структуру предприятия в угоду продукту. Управлять сближением необходимо, "находясь на одинаковой дистанции" от предприятия и от продукта. Именно на этом этапе необходимы независимые специалисты.

Вероятность успеха внедрения зависит от [27]: понимания бизнес–процессов на предприятии; знания специалистами ИТ теории и практики учетной и плановой

деятельности; наличия оппозиции на предприятии и умения находить с ней общий

язык; умения вовремя распознавать ситуацию, ведущую к краху проекта; технологичности внедрения.Особое место занимает работа с административной структурой

предприятия – реинжинирингом бизнес–процессов. Всякая организация имеет свою историю, которая материализуется в определенную организационную структуру и в новых условиях часто начинает действовать как тормоз. Если организационная структура предприятия не подверглась специальной процедуре оптимизации, то, как правило, в ней имеются дополнительные и часто неоправданные управляющие, входные и выходные информационные потоки. Программная система обладает свойством закрепления организационной структуры и, наслаиваясь на такую неоптимизированную структуру, она ее закрепит, что будет весьма нежелательным. [27]

BPR позволяет разобраться в проблеме своевременной доставки информации, необходимой для принятия решения всеми сотрудниками – от мастера участка до высшего менеджера (директора). Понять, что, кому и в какой момент нужно и обеспечить доставку этой информации – вот две задачи для эксперта (консультанта по BPR) и специалиста ИТ.

С учетом реального положения с ИС, реальных нужд предприятия и реальной его готовностью к BPR выполняются те работы, которые может освоить это предприятие, для которых оно готово или может быть подготовлено за приемлемое время [21]. Исследуется необходимость и возможность выполнения всех видов работ, потенциально необходимых предприятию. Предлагается построение организационной схемы проектирования, ориентированной на специфику конкретного предприятия, его внутреннее состояние и внешнее положение.

73

Например, можно представить себе предприятие, работающее по строгим регламентам, определенным государственными или отраслевыми нормативными материалами. В этой ситуации может быть исключен BPR, тем более – тотальный реинжиниринг. В этом случае стоит сделать упор на техническую открытость предлагаемых решений, учет человеческого фактора, применение принципов CPI, адаптивность организационных схем [21].

Вместе с тем, существуют предприятия где не реализованы даже относительно простые функции автоматизации, предусматривающие отслеживание основных деловых операций. Например, может не быть поставлена целостная система бухучета или ведения складского хозяйства – ни в виде удовлетворительной компьютерной системы, ни даже в виде корректной и рациональной методики учета операций. В данном случае стоит воспользоваться полным комплексом мер BPR.

Практика внедрения, корпоративных систем в России позволяет однозначно сделать вывод о необходимости следовать "правильному" пути, то есть даже если и первичная постановка возникла от "частных" задач, то необходимо сначала произвести обследование и анализ текущего положения, произвести постановку полномасштабного управленческого учета, а только затем переходить к построению ИС.

Одной из важнейших сторон обеспечения адаптивности проектирования является учет конкретных социопсихологических условий, в том числе факторов национальной культуры.

По разным литературным источникам в США только 30% программ BPR имеют успешное завершение. Западная практика показала, что предприятие может быть совершенно не готово к BPR из-за факторов корпоративной культуры, некритичного взгляда руководства на самого себя или несерьезного отношения работников к росту конкуренции. В отечественных условиях – это один из основных, но не единственный фактор риска [21]. Другими возможностями обеспечения адаптивности схем является смягчение или замена некоторых способов сбора проектной и бизнес-информации, мало приемлемых для корпоративной, профессиональной или национальной культуры.

Кроме того, адаптивность схем обеспечивается включением дополнительных шагов обследования и отдельных экспертиз хода проекта, осуществляемых во всех необходимых точках проектирования ИС.

Пример адаптивной схемы, предлагаемой в [21].1) Ситуационный и диагностический анализ положения предприятия.

(Ситуационный анализ внешнего положения предприятия и наличия внутренних требований к проведению BPR.)

2) Требуется ли BPR предприятию? Да – выполнять экспертизу готовности предприятия к BPR. Нет – планировать стадии ТЭО и предпроектного обследования для

улучшенной каскадной схемы (далее эта ветка не рассматривается).3) Выполнение (социопсихологической и финансовой) экспертизы

готовности предприятия к BPR.4) Готово ли предприятие к BPR?

Да – выполнять этапы разработки ИС по схеме проведения BPR, адаптированной к данному предприятию.

74

Нет – разработать отчет о критических факторах предприятия и закончить работы (либо планировать с руководством предприятия процедуры подготовки предприятия к состоянию, в котором возможно начало работ по BPR, – далее эта ветка не рассматривается).

5) Разработка отчета о критических факторах предприятия (далее эта ветка не рассматривается).

6) Выполнить первым этапом BPR этап мобилизации (формируется команда BPR, планируются ресурсы, издаются приказы).

При успешном завершении перейти к этапу стратегического анализа.7) Стратегический анализ, формулирование стратегических целей

предприятия и критических факторов его успеха: документируется текущее внешнее состояние предприятия, его

объявленные и др. цели; состояние организационных структур, бизнес-процедур, баз данных

и др., разрабатываются основные общие рекомендации.8) Выполнение для имеющихся структур, бизнес-процессов и ИС

экспертиз типа "обзор" и "инвентаризация" укрупненного уровня.9) Выполнение этапа стратегического планирования – разрабатывается

концепция стратегического планирования BPR и ИС.Выполняется – возможно, на основе дополнительных процедур

обследования, синтез предельно обобщенных основных моделей BPR и ИС: понятийной; функциональной; информационной; организационной; Разрабатываются рекомендации и планы по детальному проектированию

бизнес–процессов и ИС, включая общую архитектуру, организационную, функциональную, информационную, аппаратную, сетевую, общесистемную программную, прикладную программную и др. части .

10) Выполнить первый цикл разработки приоритетных компонентов ИС (может быть, в стиле спирального метода). Провести уточняющий детальный информационный и

функциональный анализ и синтез для прототипируемого компонента.

Разработать прототип (дизайн, программы, БД, документация) компонента.

Выполнять экспертирование хода проекта.11) Разработать процедуры перехода от имеющегося состояния к

новому – по направлениям обеспечения системы.12) Выполнить процедуры получения качественного компонента ИС.13) Осуществлять ввод в действие компонента ИС с выполнением

процедур перехода предприятия к новому состоянию ИС – подготовка персонала, комплексирование компонента с имеющимися и др.

75

14) Повторять, в том числе – параллельно, этапы 10-13 запланированное, но регулируемое число раз, при необходимости выполнять дополнительно экспертизы, входящие в пункты 2, 3, 6, 8 и 10.3.

3.3.2. Результаты обследования

После обследования предприятия обязательно должны быть выработаны конкретные рекомендации [10], [27]:

Рекомендации по реинжинирингу бизнес-процессов предприятия и реорганизации организационной структуры, например в стандарте IDEF, вплоть до комплекта служебных инструкций:

Рисунок 3.14. Оптимизация процессов.

Рисунок 3.15. Набор должностных инструкций.

76

Проект базы данных корпоративной информационной системы предприятия, концептуальную и детальную модели.

Конфигурация и средства построения (модернизации) вычислительной сети:

Использование стандартов Ethernet ( в т.ч. Radio Ethernet), FDDI, ATM

сетевое оборудование (коммутаторы, маршрутизаторы, концентраторы, сетевые платы и пр.), например 3Com, Cabletron, Bay Networks и пр.;

Протоколы – TCP/IP, NetBUI, X.25. и пр. предложения по топологии сети;Рисунок 3.17. Топология сети.

Предложения по набору программно-технических средств:

При выборе операционных систем (ОС) для серверов могут быть рассмотрены:

Microsoft Windows NT – обладающая приоритетной многозадачностью, встроенной сетевой поддержкой, легкостью администрирования, защищенностью, многопоточностью, поддержкой симметричной мультипроцессорной обработки и т.д.;

Семейство сетевых ОС корпорации Novell основанных на концепции интегрированной вычислительной архитектуры, которая позволяет создать открытую сетевую среду, интегрирующую ресурсы серверов, настольных компьютеров,

77

больших и мини-ЭВМ и поддерживающую на рабочих станциях разные операционные системы.

SCO UnixWare 2.1 основанную на самой современной версии ядра UNIX – System V UNIX, имеющую отказоустойчивую файловую систему, обеспечивающую интеграцию с TCP/IP и NetWare рабочими средами.

Linux – бесплатно распространяемая система, обладающая многими достоинствами, присущими UNIX системам, идеальное решение для построения небольшого корпоративного Web-сервера.

Для рабочих станций, в зависимости от серверной платформы могут быть рассмотрены варианты Microsoft Windows (NT, 95, 3.11), различные версии OS/2, а также DOS (MS, PC) для устаревшей техники, совместно с системами для поддержки тонких клиентов.

Конкретные ИС, и/или средства создания и поддержки:

системы документооборота (см. 2.2.1);

корпоративные и офисные системы (см. 2.2.2);

системы управления базами данных – Sybase SQL Server, Microsoft SQL Server, Oracle Server и пр;

системы проектирования ИС – Designer/2000 + Developer/2000, ERwin, Bpwin, Design/IDEF и пр.

средства разработки приложений – PowerBuilder, SQLWindows, Delphi, Visual Basic и пр.

3.4. Оценка затрат на владение ИСПри проектировании не следует забывать одной очень важной стадии,

имеющей отношение к любой ИС, – эксплуатации. При выборе оборудования, программного обеспечения, топологии сетей, прочих средств и методов построения ИС необходимо учитывать, каких расходов потребует эксплуатация предлагаемой системы и какие могут быть альтернативы.

Совокупная стоимость владения – TCO (Total Cost of Ownership), первоначально разрабатывалась как средство для расчета стоимости владения компьютером на Wintel-платформе. Однако в последнее время, в первую очередь благодаря усилиям Gartner Group и Interpose, эта методика, несмотря на очевидные недостатки, стала основным инструментом для подсчета TCO и в других областях компьютерных технологий. Например, сейчас имеются методики расчета TCO документооборота, различных аппаратных платформ, сетей, программного обеспечения [40].

В своей книге "Squandered computer" Страссманн приводит следующие факты и утверждения[39]:

В 1995 году во всем мире общий расход корпораций на компьютерные технологии составил приблизительно один триллион долларов.

78

Для 55% американских фирм бюджет на компьютерные технологии превышает полученную прибыль.

Несмотря на 67-процентный рост расходов на компьютерные технологии, доходы и прибыль американских фирм росли медленней, чем расходные части бюджета.

Каждый цикл обновления технологий характеризуется увеличением расходов и нарушением целостности информационных активов.

Не менее шоковым для менеджеров ИС оказались цифры, приведенные Gartner Group:

1987 год – совокупная стоимость владения компьютером, работающим под DOS, равна 19296 долларов за пять лет.

1995 год – за пятилетнее владение Windows-компьютером выкладывается уже 44250 долларов.

Для подсчета TCO сейчас используется период 3 года. TCO сейчас составляет больше 10 тысяч долларов за один год, вернее, 39561 доллар за три года [40].

Поэтому понятен интерес, особенно крупных корпораций к методикам позволяющим оценить структуру затрат на ИТ.

Методика подсчета TCO представляет собой двумерную модель (матрицу), основанную на получении и анализе информации о бюджете на информационные технологии конкретного предприятия[40].

В самом общем виде совокупная стоимость владения информационной системой состоит из фиксированных, или капитальных вложений и текущих затрат. К фиксированным затратам относятся стоимости:

первоначальной закупки аппаратного и программного обеспечения; разработки и внедрения проекта. Фиксированными эти затраты называются потому, что делаются, как

правило, один раз, на первом этапе создания информационной системы. При этом выбор той или иной стратегии, аппаратной и программной платформ весьма существенно влияет на последующие текущие затраты, которые включают стоимости:

обновления и модернизации системы; управления системой в целом; обучения персонала и технической поддержки пользователей.Модель от Gartner Group [9] предлагает следующие весовые доли каждой

из приведенных выше статей расходов по отношению к совокупной стоимости.

Весовые доли %Капитальные вложения 21%Управление системой 12%Техническая поддержка и обновление 21%Активность пользователя 46%Под "управлением системой" здесь подразумеваются затраты на

администрирование серверов и других компонентов вычислительного комплекса, а вот стоимость обеспечения работы пользователя отражена в понятии

79

"активность пользователя". Так как эта категория затрат имеет наиболее значимый вес в совокупной стоимости, рассмотрим подробнее, что в нее входит.

Затраты %Прямая помощь и дополнительные настройки 11%Неформальное обучение 12%Разработка приложений 14%Работа с данными 15%Формальное обучение 18%Futz-фактор 30%Все параметры, приведенные в таблице, имеют отношение к

непосредственной работе пользователя на его рабочей станции и отражают, в том числе, затраты, которые связаны с участием администратора в настройке рабочей станции, с оказанием помощи пользователю или с консультациями.

Наиболее интересным и, опять же, наиболее весомым является так называемый Futz-фактор – параметр, определяющий объем затрат, связанных с последствиями некомпетентных действий пользователя. Яркий пример таких действий: попытка самостоятельно отредактировать системный реестр Windows 95 или Windows NT Workstation. Неправильные действия в этом случае могут привести к краху системы, и администратору придется потратить немало времени на восстановление рабочей станции. Как известно, по умолчанию пользователи, независимо от квалификации, имеют полную свободу действий на своих рабочих станциях, поэтому Futz-фактор оказывается столь важным и дорогостоящим. [9]

Сложность управления и разветвленная инфраструктура корпоративной информационной системы – вот главные факторы, влияющие на TCO. Основной целью подсчета стоимости владения, кроме выявления избыточных статей расхода, является оценка возможности возврата вложенных в информационные технологии средств. На сегодняшний день наиболее полными продуктами являются в первую очередь TCO Advisor Client&Server Model от Interpose, стоимостью в двенадцать тысяч долларов за компакт диск с базой бенчмарков по нескольким сотням предприятий более чем полутора десятков профилей деятельности. Другой не менее полнофункциональный продукт, совместное изделие Gartner Group и Interpose, – TCO Analyst. Несмотря на то, что программы очень близки по методике расчета и используют единую базу, различия все же есть. У TCO Analyst более сильна аналитическая сторона и обширнее информационная база по предприятиям. Неспроста при расчетах TCO предприятий, отличающихся по профилю от заложенных в базе TCO Advisor Client&Server Model, Interpose рекомендует проводить сравнительный анализ не только с собственной базой, но и с данными от Gartner. Зато у продукта Interpose более детализированы расходные части стоимости владения и удачнее сделана система анкетирования пользователей. [40].

80

Заключение главы 3Старые подходы к простой автоматизации бизнес-процессов показали

свою несостоятельность. Даже самые совершенные технологии не решают существующих проблем, если подходить к их использованию рутинно. Необходимо новое мышление и новые подходы.

Не отрицая необходимость совершенствования бизнес-процессов, используя классические методы TQM и CPI, необходимо заметить, что уже реально существует новый подход – BPR, позволяющий радикально улучшить основные показатели деятельности фирмы.

Этот подход крайне перспективен при определении стратегии развития ИТ на предприятии. Способствуя достижению стратегической цели ИТ – помогать менеджменту, реагировать на динамику рынка, создавать, поддерживать и углублять конкурентное преимущество предприятия.

Анализ показал, что не существует готовых рецептов для эффективного создания и внедрения ИС. Для того чтобы этот процесс прошел успешно, необходима согласованная работы команды, состоящей из ведущих менеджеров фирмы, специалистов-технологов и специалистов в области ИТ. Существуют методики, например IDEF, и средства для полноценного участия всех заинтересованных в успешном завершении проекта лиц.

Команда должна быть готова к решению проблем самого разного рода: получение реальной финансовой и организационной информации; тихое сопротивление на местах; проблемы с несоответствием ИС требованиям; отсутствием заметного экономического эффекта в первое время и пр.Схемы проектирования ИС должны адаптироваться к каждому

конкретному случаю. Из основных методик и средств необходимо составить тот инструментарий, который даст значимый экономический эффект именно в данном конкретном случае.

При проектировании систем не следует забывать о таких параметрах, как стоимость владения системой. Следовать некоторым признанным решениям, позволяющим экономить не только при создании ИС, но и при эксплуатации. Это – унификация, отказоустойчивость, соответствующий пользовательский интерфейс и пр.

81

Глава 4. Повышение эффективности работы предприятия при помощи ИС

В данной главе предлагается рассмотреть опыт одной из фирм г. Томска по созданию ИС. Описывается:

исследование предприятия и его целей; выбор и внедрение ИС RS-Balance; исследование и нормализация документооборота; создание системы управленческого учета на основе информации,

обрабатываемой ИС.

4.1. Исследование предприятия и его окруженияДля того чтобы определить направления эффективного применения ИС для

конкретного предприятия было произведено определенное исследование (в соответствии с 1.4.2.), результаты которого (без количественных показателей) предлагаются далее.

Стратегическими целями данного предприятия можно считать: получение прибыли; удержание и расширение занимаемой рыночной ниши; диверсификация; создание прибыльного производства;Основная деятельность предприятия направлена в области: оптовой и розничной торговли обуви, одежды и сопутствующих

товаров; производства домашней и прогулочной обуви; торговля продовольственными товарами; общественного питания – ресторан, бары, столовая; организация отдыха в природном заказнике.В реорганизации крайне нуждаются процессы, с торговлей

продовольственными и непродовольственными товарами. Организационная структура имеет в своей основе функциональное

построение. Все вопросы решаются советом директоров во главе с генеральным директором.

Рисунок 4.1. Организационная структура.

82

Территориальное положение довольно компактное – в нескольких зданиях, но существуют и удаленные объекты: магазины розничной торговли, бары.

Существующий в фирме финансовый учет был построен на основе нескольких систем:

"Инфобухгалтер" – бухгалтерская программа для организации бухгалтерского и финансового учета;

"Товар" – Fox-подобная сетевая программа для товарного учета; системы клиент-банк – для организации электронных платежей в

банки; Microsoft Excel – ведение нетипичных операций, подготовка сводных

отчетов, оформление документов.Выразив это в виде схемы, где верхняя часть каждой диаграммы содержит

функцию подсистемы, а нижняя – список программных средств, с помощью которых эта функция реализовывалась, получим:

Рисунок 4.2. Схема учета по функциям и используемым программам.

На предприятии уже существовала ЛВС, созданная под будущее развитие, поэтому никакие значительные затраты на коммуникации не требовались.

4.2. Внедрение сетевого программного комплекса финансово-хозяйственного учета и управления RS-Balance

Для создания системы управленческого учета на предприятии, а также для повышения эффективности бизнес-процессов было принято решение о внедрении единой корпоративной ИС. После формулировки основных функциональных и системных требований (на основе 2.3.2.1.) и их адаптации, было произведено исследование предложений на рынке и выбор продукта.

83

Основные требования к системе: функциональные;

полный охват всех основных функций предприятия – ведение бухгалтерского учета, товарооборот, финансовый анализ, работа с поставщиками и покупателями, работа с банком.

наличие подсистемы розничной торговли – работа с кассовыми аппаратами и штрих-кодами;

возможность настройки рабочих мест; Максимально возможная глубина аналитики – документы,

хозяйственные операции, субсчета, "собственники", "средства"; системные;

архитектура клиент-сервер; Высокое быстродействие как при разовых операциях, так и при

масштабных обновления, перерасчетах, отчетах и т.д. гибкая система разграничения доступа; средства для создания собственных запросов и выходных форм; открытость платформы – возможность доступа к БД из других

систем, работа с внешними данными. Корректная работа клиентской части с Windows 95, серверной с

Windows NT; поддержка;

Наличие службы поддержки в одном из ближайших городов; Бесплатная поддержка как минимум в течение 12 месяцев;

стоимостные – стоимость системы на 20-25 рабочих мест не должна превышать 60-80 т.р.;

дополнительные – ИС должна быть российской;

4.2.1. Выбор системы

Результаты исследования нескольких систем изложены в нижеследующей таблице (проводились в конце 97 года):

Название Производитель

Причины, по которым продукт был отвергнут

1С:Предприятие 7.5 + 1С:Бухгалтерия 6.0.

1С Отсутствует возможность гибкой настройки рабочих мест, низкая скорость работы при большом объеме аналитики.

БЭСТ-4 Интеллект- Сервис

Файл-серверная технология, медлительность, отсутствие гибкой настройки рабочих месть, излишняя "жесткость" системы – слишком много зашито внутри и не может быть перенастроено.

Галактика Галактика Излишняя закрытость системы и крайне высокая стоимость – от 150 000 за желаемую конфигурацию

84

Сетевая версия Инфо-бухгалтера (Windows)

Информатик Файл-серверная технология, отсутствие каких-либо средств разграничения доступа, отсутствие (лето 97г.) средств работы с ККМ

Ближе всего к нашим требованиям из перечисленных систем оказалось 1С:Предприятие – 7.5.+1С:Бухгалтерия 6.0., но по ряду причин, указанных в таблице продукт был отклонен.

Поэтому после посещения Новосибирской выставки, посвященной системам финансового учета, в октябре 97 был выбран сетевой программный комплекс финансово-хозяйственного учета и управления RS-Balance фирмы R-Style Software Lab.

Рассмотрим характеристики этой системы. В состав системы входит несколько основных модулей, перечислим их с кратким описанием свойств:

Центральная бухгалтерия – использование неограниченного количества планов счетов; синтетический и аналитический учет; полная информация о состоянии счетов и объектов аналитики; работа с валютными счетами; автоматическое выполнение операций по

счетам рублевого покрытия, расчет курсовой разницы; выпуск стандартных и дополнительных форм отчетности; автоматическая ревизия счетов и объектов аналитики, документов и

проводок; финансовый анализ деятельности предприятия.Торговый дом – основная подсистема, поддерживает учет торгово-закупочной деятельности предприятия; складской учет товаров на предприятии; учет взаимных расчетов по товарам с клиентами предприятия; учет хранения и реализации товаров собственного производства; Розничная торговля – служит для автоматизации торговли на основе

взаимодействия в режиме реального времени с БД подсистемы Торговый Дом и предназначена для работы с электронными кассовыми аппаратами и электронными весами и имеет следующие основные функциональные возможности:

оформление продажи товара; автоматическое формирование расходных накладных и передача их в

подсистему "Торговый дом"; учет наличных средств в кассе.Касса – занимается: формированием приходных и расходных ордеров в любой валюте; ведением нескольких кассовых и сводных кассовых книг; передает данные в подсистему "Центральная бухгалтерия" с

автоматическим формированием проводок и о наличной оплате счетов в подсистему "Торговый дом".

85

Основные средства – оприходование основных средств перевод ОС в МБП расчет амортизации ОС учет амортизации транспортных средств переоценка ОС завершение года по ОС оприходование материальных ценностей формирование ведомости остатков материальных ценностейЗарплата и кадры – выполняются следующие операции: ввод и корректировка данных о сотрудниках предприятия; настройка различных методов для расчета начислений и удержаний; ведение табеля учета рабочего времени каждого сотрудника; установка окладов, сумм начислений и удержаний в валюте,

пересчитывая их в рубли в соответствии со справочниками валют и их курсов, заполняемых пользователем;

производится расчет заработной платы для отдельного сотрудника, подразделения или всего предприятия в целом в любой момент рабочего дня с возможностью последующих перерасчетов или корректировок;

формируются – платежные ведомости, сводные ведомости, расчетные листки, ведомости начислений, карточки сотрудников, декларации о доходах, ведомости удержания подоходного налога и пр.

Системный Сервис – предназначен для адаптации и настройки программного комплекса RS-Balance в условиях конкретного предприятия и имеет следующие основные функциональные возможности:

ведение списка пользователей, установка прав доступа и паролей; формирование индивидуального меню для каждого из зарегистрированных пользователей;

использование справочников системных и пользовательских программных модулей;

настройка конфигураций центрального офиса и филиалов предприятия, параметров обмена информацией между модулями.

Кроме того в поставку включается интегрированная Среда и язык интерпретатора RSL, позволяющий изменять уже существующие отчеты системы и формировать любые другие, напрямую работать с БД, а также dbf и ASCII-файлами.

Система реализована по архитектуре клиент-сервер, в качестве БД использована система управления записями Btrieve, при этом может работать как в 2-х звеном построении, так и в 3-х звенном:

86

Рисунок 4.3. Две схемы работы системы RS-Balance.

которое позволяет достичь высокой скорости, надежной защиты информации и работать по низкоскоростным выделенным линиям.

Ближайший филиал R-Style – в городе Новосибирске, где существует квалифицированная служба поддержки. Бесплатная поддержка в течение 12 месяцев, обновление модулей. Переход на новую версию за 25 процентов от стоимости.

Стоимость системы на 25 рабочих мест, вместе с лицензией на Btrieve Server Edition for NT на 50 пользователей составила 78 500 р.;

4.2.2. Исследование и организация документооборота

Проблема определения и упорядочивания документооборота одна из первоочередных задач при внедрении ИС на предприятии (в соответствии с 2.3.1.). К счастью, еще в 97 году на предприятии, были проведены определенные мероприятия (аудиторские проверки, внутренние нормативные документы, определяющие содержание и порядок прохождения документов и пр.), направленные на упорядочение документооборота в бухгалтерском учете

Самой большой проблемой оставалось неорганизованность документооборота в области торговли непродовольственными товарами. После анализа ситуации, который включал в себя:

изучение нормативных документов; работу с персоналом – менеджерами, бухгалтерией, директорами

магазинов; рассмотрения возможностей применения RS-Balance для решения

данной проблемы.Были предложены следующие решения:Создание внутрифирменной классификации непродовольственных

товаров. Создание классификации производилось рабочей группой (по 3.3.1.) в

составе: специалисты ИТ; бухгалтерия; менеджеры торгового отдела; товароведы.Основной проблемой было нахождение компромисса, который устроил бы

всех заинтересованных лиц. После некоторого промежутка времени решение нашлось.

Использовать 3 характеристики для описания товара в подсистеме "Торговый Дом" RS-Balance:

87

код товара, который формируется на основании предложенной ниже спецификации;

наименование – артикул; код поставщика – отнесение товара к тому или иному виду,

примерный список которых прилагается в конце документа.

Для примера, рассмотрим классификацию обуви. Первоначально производится по сезонному признаку. Обувь, классифицировать которую по данному принципу невозможно, разделяется по функциональности (в скобках указан код подгруппы, на основе которого образуется код товара) :

Рисунок 4.4. Первичная классификация обуви.

Далее производится разделение по половозрастному признаку:

Рисунок 4.4. Вторичная классификация.

Мужская(010111)

Ж енская(010112)

Детская(010113)

З им няя(01011)

Список рекомендованных наименований видов обуви: сапоги, полусапоги, сапожки, полусапожки, ботильоны, ботинки, туфли закрытые.

После определения к какой категории принадлежит обувь, к шестизначному классификатору добавляется четырехзначный код конкретного товара:

88

Рисунок 4.5. Унифицированный код товара.

XX XX X X ХХХX

Направлениедеятельности

(подразделение)

Раздел каталогатоваров (обувь)

Сезонный илифунк-ныйпризнак

Мужская,женская,детская

Код товара

В итоге, получаем унифицированный 10-ти разрядный код товара.

Аналогичные схемы классификации были созданы для продовольственных товаров и услуг. Реорганизована система артикуляции производства:

Разработка схемы документооборота по приходу, расходу, уценке и возврату непродовольственных товаров. Описание взаимодействия бухгалтерии и торгового отдела, с дальнейшей проработкой руководителями подразделений, которым необходимо было:

указать ответственных за обработку и исполнение документов, проходящих через его подразделение, после чего оформить в виде приказа по предприятию и довести до каждого исполнителя;

уточнить механизмы взаимодействия подразделений;

указать, где необходимо, требования по дальнейшей декомпозиции (детализации) операции;

предложить разовые и периодичные меры по оптимизации работы подразделения;

Рисунок 4.6. Схема документооборота при оприходовании товара.

89

Рисунок 4.7. Схема документооборота при расходе товара.

В схемах использованы следующие обозначения:

– подразделение;

– документ или операция;

– отображение в информационной системе;

– переход к следующему документу или операции;

– переход от одного подразделения к другому.

Издание внутренних приказов, о порядке документооборота, ответственных исполнителях и пр. на основе согласованных схем.

90

4.2.3. Организация управленческого учета

Как известно управленческий учет ориентирован на выдачу информации, необходимой руководству для планирования и контроля. В отличие от обычного бухгалтерского учета, предоставляющего "историческую информацию" на основе проводок, управленческий учет может получать информацию из любых источников, при условии соответствия определенному уровню достоверности.

Основными причинами создания системы управленческого учета послужили:

трудности получения реальной картины состояния предприятия; невозможность планирования деятельности предприятия; необходимость оперативного управления финансовыми потоками; неэффективная система учета промышленных и продовольственных

товаров; желание получить информацию, необходимую для управления, а не

фискальных органов.Рассмотрим какие способы для ведения управленческого учета

предоставляют подсистемы RS-Balance.Центральная бухгалтерия: ведение нескольких планов счетов, например, сложного с большим

количеством регистров для управленческого и финансового учета и простого для – налогового, с указанием их соответствия;

возможность работы с субсчетами, группами и объектами аналитики; создание любых произвольных отчетов по информации, имеющейся в

БД.Торговый Дом: большое количество аналитических отчетов; работа непосредственно с БД, содержащими первичные документы –

планы закупок, всевозможные накладные, счета, спецификации и пр.; введение лимитов покупателям; Отслеживание операций в реальном времени;Зарплата и кадры: предоставление полной информации по сотрудникам предприятия отслеживание истории сотрудников

91

При сведении в общую схему получается следующая картина:Рисунок 4.8. Организация учета по подсистемам RS-Balance.

Обозначения:– подсистема

– функции при учете

– движение данных

– информация для управленческого учета

92

С целью дальнейшего развития системы и адаптации под изменяющиеся условия, в которых функционирует предприятие (2.3.2.1.), решено было использовать следующую схему работы:

Рисунок 4.9. Схема данных по разным видам учета.

Рассмотрим какие преимущества она предоставляет: создается корпоративная база данных, в которой хранится вся учетная

информация, отражающая реальную деятельность предприятия и используемая только для внутренних нужд;

после фильтрации и дополнительной обработки данные отражаются в основном плане счетов, где на их основе формируется финансовый учет и дополнительная информация для управленческого учета;

в упрощенном же плане счетов мы получаем готовую информацию для налогового учета, причем остается возможность использования стандартных отчетов.

Система обладает довольно большой гибкостью при работе по такой схеме, поскольку наличие более чем 300 стандартных таблиц, а также возможность добавления собственных, позволяет говорить, в определенной мере, о построении корпоративной БД, на основе которой затем строится окончательная обработка информации.

Благодаря возможностям модификации схем переноса из основной БД в подсистемы RS-Balance, динамической настройки плана счетов, работы с аналитикой возникла возможность использования в несколько видоизмененном виде спиральную модель создания ИС (3.1.1.).

Первоначально производится утверждение основных схем работы. Затем после первоначальной конфигурации настроечных таблиц (плана счетов, видов аналитики, справочника клиентов и пр.) производится запуск подсистем, требующих минимальной ресурсов и производится заполнение части таблиц. Через некоторый промежуток времени, производится адаптация плана счетов, видов аналитики, схем переноса, вида выходных форм к изменившимся требованиям. Но поскольку информация в БД хранится и модифицируется с помощью стандартных средств, каждый новый виток не вызывает таких серьезных затрат, какие бы вызвала полная перестройка системы.

93

Заключение главы 4.

Конкретный проект по созданию ИС показал важность таких основных этапов, как

исследование предприятия и сферы его деятельности; определение избыточных или неэффективных бизнес-процессов; создание набора непротиворечивых требований к ИС, выбор продукта,

соответствующего этим требованиям разработка плана внедрения ИС и мероприятий для проведения его в

жизнь.Основными проблемами в данном проекте было решение

организационных и управленческих вопросов, недопонимание со стороны руководства важности постоянного контроля и поддержки проекта. А также балансирование между желанием подвергнуть реструктуризации все и вся или же автоматизировать процессы как есть, а отсутствие повышения эффективности объяснить неправильной организацией бизнеса. Но мы постарались найти такие решения, которые с одной стороны заинтересовали руководство, а с другой позволили добиться заметного эффекта.

Благодаря правильному выбору программного продукта удалось использовать улучшенную схему внедрения, основанную на спиральном методе проектирования ИС, что позволило сократить расходы на внедрение и ускорить реакцию на изменения в требованиях пользователей.

Если говорить о дальнейшем развитии ИС на предприятии, то после полноценного внедрения всех подсистем RS-Balance, будет исследован вопрос о внедрении системы по организации канцелярского документооборота.

94

Заключение.Данное исследование выявило, что произошедшие глобальные изменения

рынка, связанные с глобализацией бизнеса и повышением роли потребителя, требуют адекватной реакции предприятий. ИТ послужили одной из причин этих изменений, поскольку предоставили качественно новые инструменты для достижения целей предприятия, это

персональные вычисления, обеспечивающие доступ к ЭВМ любому нуждающемуся сотруднику;

системы, обеспечивающие поддержку согласованной групповой работы над общим проектом;

глобальные коммуникационные системы, увеличивающие доступность информации.

Анализ текущей ситуации показывает – обладание достоверной и своевременной информацией является необходимым условием успешной деятельности предприятия. Современные корпоративные системы предоставляют обширные возможности для реорганизации и поддержки бизнес-процессов предприятия, сбора и анализа информации, планирования будущей деятельности.

Все большую роль играют не функциональные особенности таких систем, а их открытость, возможность настройки под конкретного заказчика, наличие специальных программ для скорейшего и эффективного внедрения

Предыдущий опыт указывает на невозможность эффективного применения ИТ без системного и аналитического подхода, в обязательном порядке должны выполняться следующие процедуры:

полноценное обследование предприятия как системы, оценки эффективности его бизнес-процессов, соотношения целей и действий;

проверки соответствия организационной структуры выполняемым функциям;

последующей реструктуризации, приведения в порядок системы (предприятия), опираясь на новые средства, предоставляемые ИТ.

Для того чтобы предприятие эффективно использовало ИТ часто необходимо глобальная перестройка предприятия – реинжиниринг бизнес-процессов, способный обеспечить резкий рост производительности.

Исследование показало, что существующие методы и средства проектирования ИС обеспечивают инструментарием для выполнения вышеперечисленных процедур, но для их успешного выполнения необходима согласованная работа команды заинтересованных специалистов в области ИТ, технологов и менеджеров. Любые схемы внедрения ИС должны адаптироваться к конкретному предприятию, обеспечивая эффективность именно для него.

Российская специфика обязательно должна учитываться при использовании ИС, что означает с одной стороны максимальную гибкость системы, с другой жесткое следование всем необходимым условиям успешного внедрения ИС.

При практической реализация методов, описанных в данном труде необходим анализ последствий применения, а также рассмотрение альтернатив.

95

Список литературы:[1] Александров Александр "Корпоративные сети и системы управления, тенденции развития ситуации в России", "Компьютерра" №42/97 г.[2] Афанасьев А. "Методы управления документооборотом в организации", по материалам конференции "Офисные информационные системы 96", доклад– "http://www.citforum.ru/win/ofis/ofis96/104.shtml".[3] Аншина М. Л. "Предприятие как единый объект автоматизации. Размышления на тему", "Сети и системы связи №2/98 г.[4] Аншина Марина «Эмоциональные заметки по системе BAAN IV2», "Открытые системы" №2/98 г.[5] Баласанян Владимир "Концепция системы автоматизации отечественного документооборота", Открытые системы № 1/97.[6] Быстров И. "Состояние и проблемы автоматизации торговли" "Computer Weekly"№ 30/97 г.[7] Вендров А.М. "CASE-технологии. Современные методы и средства проектирования информационных систем" http://www.citforum.ru/database/case/index.shtml.[8] Верников Г. "Основные принципы выбора прикладного программного обеспечения для построения корпоративной информационной системы", по материалам АО "Стинс Коман"[9] Вешняков Д. "Zero Administration", "Компьютерра" №10/98 г.[10] Вольфман Б. "Разработка корпоративных систем с использованием современных инструментальных средств", Доклад, Б.Вольфман, 1997 год "http://www.citforum.ru/win/database/kbd97/21.shtml " [11] Гавердовский А. "Концепция построения систем автоматизации документооборота", "Открытые системы" № 1/97.[12] Герчикова И.Н. "Менеджмент", М. "Банки и биржи" – 95 г. [13] Гершун Андрей "Сделайте Ваш выбор", "БОСС", №2/97 г.[14] Горланов А. "Информационные технологии выводят корпоративное управление на новый уровень", "ComputerWeek – Moscow" № 37/97.[15] Громов А., Каменнова М. "Кое-что о моде, бизнес-реинжиниринге и НОТе", "Открытые системы" № 3/96 [16] Гроув Эндрю С. "Высокоэффективный менеджмент", М. "Филин" – 96 г.[17] Друри К. "Введение в управленческий и производственный учет", М. "Аудит", 97г.[18] Евтюшкин Александр "Еще раз о классификации АБС", RS-Club № 1/98 г. [19] Ефимова Ольга "Средства workflow в рамках общей концепции управления предприятием", "Электронный офис" №2 /97г.[20] Зимненко Игорь "Система SAP R/3", "Открытые системы" №2/98 г.[21] Зиндер Е.З. "Новое системное проектирование: информационные технологии и бизнес-реинжиниринг", "СУБД" № 4/95, 1/96, 2/96.[22] Зиндер Е.З. "Реинжиниринг бизнес-процессов и автоматизация офиса", по материалам конференции "Офисные информационные системы 96", доклад– "http://www.citforum.ru/win/ofis/ofis96/102.shtml".

96

http://www.citforum.ru/win/ofis/ofis96/102.shtml

http://www.citforum.ru/win/database/kbd97/21.shtml

http://www.citforum.ru/database/case/index.shtml


[23] Зиндер Е.З. "Реинжиниринг + информационные технологии = новое системное проектирование", "Открытые Системы" № 1/96 г.[24] Ивлев В., Каменнова М., Попова Т. "Методологический подход к реорганизации деятельности предприятия", "Открытые системы" № 2/96[25] Интервью "Баан в России: в начале славных дел... ", СomputerWeekly, №16/98 г. [26] Казанский Д. Л. "Оценка эффективности применения ERP-систем", "Сети и системы связи №5/98 г.[27] Казанский Д. "Системы управления бизнес-процессами предприятия. Проблемы выбора и внедрения", Read.Me 2/97[28] Казанский Д. Л., "Формализованное представление работы предприятия", "Сети и системы связи № 3/98 г.[29] Каменнова М, "Структурный анализ и реорганизация деятельности предприятия", по материалам конференции "Офисные информационные системы 96", доклад – "http://www.citforum.ru/win/ofis/ofis96/103.shtml".[30] Каменнова М. "Управление электронными документами: технологии и решения", "Открытые системы" № 4/95.[31] Кирьянов А. "Методы современных корпоративных решений на основе интеграции бизнеса и информационных технологий" по материалам предоставленным компанией "R-Style" – "http://www.citforum.ru/win/abtec/abtec96/207.shtml".[32] Климов В. "Системы контроля исполнения и управления докуменооборотом", по материалам АО "Весть"[33] Кнорринг В.И. "Искуство управления", М. "Бек" – 97 г. [34] Майталь Шломо "Экономика для менеджеров", М. "Дело" – 96 г.[35] Маклаков С. "Применение CASE-средств в автоматизации банковской деятельности" По материалам публикаций Interface Ltd.[36] Манн Р., Майер Э. "Контролинг для начинающих", М. "Финансы и статистика" – 95 г.[37] Мартин Джордж "Превратите вашу компанию в киберкорпорацию", "Computerworld", № 11/95. [38] Миронов Александр «Опыт разработки и продвижения комплексных ИС», "Открытые системы" №2/98 г.[39] Мурадян Александр "TCO & Net PC. Финансовый и технический бальзам для пользователя или очередная фикция?", "Компьютерра" №10/98.[40] Мурадян А. "TCO изнутри", "Компьютерра" №10/98 г.[41] Николаева Ольга, Шишкова Татьяна "Управленческий учет", М. «УРСС» – 97 г.[42] Ойхман Е.Г., Попов Э.В. "Реинжиниринг бизнеса", М. "Финансы и статистика" – 97 г.[43] Павлов Вячеслав, Сафаров Михаил "PRODIS – управление производственными ресурсам ", "Открытые системы" №2/98 г.[44] Пирогова Н. "Как создать виртуальную корпорацию", "Открытые системы" № 1/98.

97

http://www.citforum.ru/win/abtec/abtec96/207.shtml


[45] Попов Э., Шапот М. "Реинжиниринг бизнес-процессов и информационные технологии", "Открытые Системы" № 1/96 г.[46] Рахилькин А.В. "Логистика фирмы", Новосибирск "Новосибирское книжное издательство" – 97 г.[47] "Семь нот менеджмента» под редакцией Красновой Веры и ПриваловаАлександра, М. "Журнал эксперт" – 97 г.[48] Системный Алексей «Мир систем управления», "Открытые системы" № 2/98.[49] Скоун Тони "Управленческий учет", М. "Аудит", 97г.[50] Старыгин А. "Методы и средства анализа деятельности предприятия" по материалам конференции "Офисные информационные системы 96", доклад– "http://www.citforum.ru/win/ofis/ofis96/127.shtml".[51] Тимонин Н., Новоженов Ю., Симкин А. "Почему Java?", "Javaworld Russia" № [60] Толстоброва Наталья «Корпоративная информационная система "К х 3", "Открытые системы" №2/98 г.[52] Хан Дитгер "Планирование и контроль: концепция контролинга", М. "Финансы и статистика" – 97 г.[53] Хелферт Эрик "Техника финансового анализа", М. "Аудит" – 96 г.[54] Хоффман Томас "ERP становится все больше", "Computerworld Россия", № 6/98 г.[55] Шехватов Д. "Западные интегрированные системы управления предприятием", Read.Me 2/97.[56] Щербатюк Е. "Тихая революция 90-х", "Компьютерная газета" – 6/97 г. 4/98. [57] Энтони Р., Рис Дж. "Учет: Ситуации и примеры", М. "Финансы и статистика" – 93 г.

98


Приложения:

Словарь специальных терминов и сокращенийГлобальное управление качеством (Total Quality Management –

TQM) – направление деятельности, изучающее бизнес-процесс с целью такой их организации, которая гарантирует идеальное качество продукции.

Данные (Data) – информация, которая необходима для осуществления действия. Выделяют два типа данных: данные процесса и внешние данные. Пример данных процесса: срока, даты. Примеры внешних данных: документ в самых разнообразных форматах (текстового процессора, электронной таблицы, изображение, голос, видео и т.п.)

Действие (Activity) – выделенный, логический шаг внутри делового процесса, который вносит вклад в достижение деловой цели. Это мельчайший (самый маленький, который мы способны выделить) элемент из делового процесса в целом, который мы способны описать с помощью модели, которая помогает нам формализовать деловые процессы.

Деловой процесс (Business Process) – собрание скоординированных последовательных и/или параллельных действий в контексте структуры организации и политики фирмы для достижения каких-либо деловых целей.

Диаграммы потоков данных (Data Flow Diagrams – DFD) – методология структурного анализа, описывающая внешние по отношению к системе источники и адресаты данных, логические функции, потоки данных и хранилища данных к которым осуществляется доступ.

Диаграммы переходов состояний (State Transition Diagrams – STD) –методология моделирования последующего функционирования системы на основе ее предыдущего и текущего функционирования.

Задачи (tasks) – это собрание неких действий направленных на достижение некой деловой цели (конкретного сотрудника, отдела, предприятия в целом).

Непрерывное совершенствование процессов (Continuous Process Improvement – CPI) – один из подходов к совершенствованию качества бизнес-процессов в рамках Total Quality Management.

Операционное управление (Activity Based Management – ABM) – управление на основе ABC-информации, методология, описывающая средства и способы управления организацией для совершенствования бизнес-процессов и повышения прибыльности на основе информации, предоставляемой в результате ABC- анализа.

Описание процесса (Process definition) – формализованное описание процесса. Описание процесса состоит из описание действий и их взаимосвязей и критериев которые определят начало и окончание процесса.

Реорганизация бизнес-процессов (Business Process Reengenering – BPR) – направление деятельности, включающее "фундаментальное переосмысление и радикальное перепланирование критических бизнес-процессов с целью улучшения их эффективности в отношении затрат, качества выполнения и скорости".

99

Совмещенная разработка (Concurrent Engineering) – вариант системного подхода к созданию продукции предприятия, предполагающий одновременное проектирование продукта и процессов его изготовления и сопровождения.

Технология структурного анализа и проектирования (Structured Analysis and Design Technique – SADT) – представляет собой совокупность методов, правил и процедур, предназначенных для построения функциональной модели объекта какой-либо предметной области. Отображается функциональная структура объекта, т.е. производимые им действия и связи между этими действиями.

Функционально-стоимостной анализ (Activity Based Costing – ABC) – метод определения стоимости и других характеристик изделий и услуг на основе функций и ресурсов, задействованных в бизнес-процессах.

Функциональное планирование ресурсов (Activity Resource Planning – ARP) – метод планирования ресурсов компании на основе анализа функций, задействованных в бизнес-процессах и данных ABC-анализа

CRP (Capacity Requirements Planning) – методология планирования потребности в производственных мощностях.

DSS (Decision Support System) – системы поддержки принятия решений.EDMS (Electronic Document Management System) – системы управления

документами.ERP (Enterprise Resource Planning) – методология планирования

ресурсов предприятия. FRP (Finance Requirements Planning) – методология планирования

финансовых ресурсов предприятия.ICAM (Integrated Computer-Aided Manufacturing) – программа

интеграции компьютерных и промышленных технологий проводимая по инициативе ВВС США.

IDEF0 (Icam DEFinition) – методология функционального моделирования, являющаяся составной частью SADT и позволяющая описать бизнес-процесс в виде иерархической системы взаимосвязанных функций.

MRP (Material Requirements Planning) – методология планирования потребности в материалах.

MRP II (Manufacturing Resource Planning) – методология планирования ресурсов производства.

OLAP (On-line Analytic Processing) – системы анализа в реальном времени. Обычно применяются совместно с хранилищами данных (Datawarehouse).

OLTP (On-line Transaction Processing) – системы обработки транзакций.SCADA (Supervisory Control and Data Acquisition) – аналог термина

АСУТП.TCO (Total Cost of Ownership) – совокупная стоимость владения.

100

aad.tpu.ruaad.tpu.ru/ACCESS/onemore.doc · Web viewМинистерство общего и профессионального образования РФ. Томский...

Documents