Page 1
Page | 1
คมอการใชงานระบบ Weekly Plan & Daily Report
หนา Login
ใหผใชงานกรอก Username และ Password ของทานลงในชองแลวกด Sign in เพอเขาสระบบ
หนาหลก
หนาหลกเปนหนาทรวบรวมเมนการท างานในระบบ มรายละเอยดดงน
1. ชอผใชงาน : ระบบจะแสดงชอ – นามสกลของผใชงานระบบ
2. แถบเมนการใชงานประกอบไปดวย
2.1 เอกสาร Weekly Plan
- Weekly Plan
- รายการ Weekly Plan ทขออนมต
1
2
3
Page 2
Page | 2
2.2 แบบฟอรมการขอเบกคาใชจาย
- แบบฟอรมการขอเบกเงนทดรองจาย
- แบบฟอรมการขอเบกเงนทดรองจายอน ๆ
2.3 แบบฟอรมการท างานและเอกสารการเบกเงน
- แบบฟอรมการขอออกไปท างานนอกบรษท
- แบบฟอรมขอออกไปท างานตางจงหวด
- แบบฟอรมใบขอเบกเบยเลยง
- แบบฟอรมใบขอเบกเงนทดรองจาย
- แบบฟอรมใบขอเบกเงนทดรองจายอน ๆ
2.4 รายการขออนมตระดบหวหนาหนวย
- รายการขอนมตระดบหวหนาหนวย
2.5 รายการขออนมตระดบผจดการ
- รายการขออนมตระดบผจดการ
2.6 รายการทอนมตแลวระดบหวหนาหนวย
- รายการทอนมตแลวระดบหวหนาหนวย
2.7 รายการทอนมตแลวระดบผจดการ
- รายการทอนมตแลวระดบผจดการ
2.8 อพเดตสถานะการท างาน
2.9 เอกสาร Weekly Report
2.10 เอกสาร Daily Report
3. Icon เมน
หมายเหต
1. ผใชงานสามารถเลอกคลกไดทงหมายเลข 2 และหมายเลข 3 เพอเขาสหนาการท างาน
2. แถบเมนในแตละผใชงานจะขนแสดงผลไมเหมอนกน ซงจะขนตามระดบของแตละ
ผใชงาน โดยแบงออกเปน 4 ระดบ คอ
- ระดบผใชงานปกต : จะเหนเมนทกเมน ยกเวน เมนรายการขออนมตระดบหวหนา
หนวย, รายการอนมตระดบผจดการ, รายการทอนมตแลวระดบหวหนาหนวย และ
รายการทอนมตแลวระดบผจดการ
Page 3
Page | 3
- ระดบหวหนางาน : จะเหนเมนทกเมน ยกเวน เมนรายการอนมตระดบผจดการ และ
รายการทอนมตแลวระดบผจดการ
- ระดบผจดการ : จะเหนเมนทกเมน ยกเวน เมนรายการอนมตระดบหวหนาหนวย
และรายการทอนมตแลวระดบหวหนาหนวย
- ระดบผอ านวยการ : จะเหนเมนทกเมน
Page 4
Page | 4
หนาแสดงรายการ Weekly Plan
1. รายการ Weekly Plan : เปนทเคยมการสรางไว ซงจะแสดงรายละเอยดเลขท Weekly Plan
ระยะเวลาของงาน วนทจดท า ชอผจดท า แผนก ฝาย การเบกคาใชจาย สถานะการสงอนมต
ยอดเงนรวมการเบกเงนทดรองจาย และยอดเงนรวมการเบกเงนทดรองจายอน ๆ
2. ปมสรางเอกสาร Weekly Plan : หากผใชงานตองการสรางเอกสาร Weekly Plan ใหม ใหคลก
ทปมน
3. แถบแสดงการเขาเมน
4. แถบการคนหา
หมายเหต
1. สถานะการสงอนมต มทงหมด 6 ระดบดวยกน ไดแก
1.1 On-Process : อยระหวางการจดท า
1.2 Send To Prove : อยระหยวางการรออนมตระดบหวหนาหนวย
1.3 Prove : ไดรบการอนมตจากหวหนางานแลว
1.4 Approve : ไดรบการอนมตจากผจดการแลว
1.5 Reject : เอกสารถกตกลบ กรณขอมลภายในไมถกตอง
1.6 Cancel : ผใชงานยกเลกเอกสาร Weekly Plan
1
c
2
3
4
Page 5
Page | 5
สรางเอกสาร Weekly Plan
1. เขาทแถบเมนสรางเอกสาร Weekly Plan > Weekly Plan
2. คลกทปมสราง Weekly Plan
แถบสรางเอกสาร Weekly Plan
เมอผใชงานคลกทปมสราง Weekly Plan แลวระบบจะเดงมาทหนากรอกรายละเอยด โดยระบบจะ
Default คาเรมตนให ผใชงานจ าเปนตองใสขอมลในสวน การเบกคาใชจาย (3), ระยะเวลา Weekly Plan (4)
1 2
แถบแสดงรายละเอยด
3
5
4
6
Page 6
Page | 6
และเอกสารทตองการ (5) เพอใหระบบสรางเอกสารตามทผใชงานไดเลอกไว เมอท าการใสขอมลครบแลว
ใหคลกทปมถดไป (6)
แถบวตถประสงคการจดท า Weekly Plan
ใหผใชงานเลอกวตถประสงคของการจดท า Weekly Plan โดยคลก Dropdown ระบบจะแสดง
รายการวตถประสงค (7) หากตองการเพมวตถประสงคใหคลกทปมเพมวตถประสงค (8) จากนนคลกถดไป
(9) เมอกรอกขอมลเรยบรอยแลว
แถบจงหวดทเดนทาง
เลอกจงหวดทเดนทางไปโดยคลก Dropdown ระบบจะแสดงจงหวดขน (10) หากตองการเพม
จงหวดใหคลกทปมเพมรายชอจงหวด (11) หากกรอกขอมลครบถวนแลวใหคลกถดไป (12)
7 8
9
10
11
12
Page 7
Page | 7
แถบผเดนทางปฏบตงาน
ระบชอผเดนทางไปปฏบตงานใน Weekly Plan น โดยการคลกท Dropdown ระบบจะแสดงรายชอ
พนกงาน (13) ซงจ าเปนตองระบชอของตนเองดวยเพอใชในการกรอกรายละเอยดในสวนอน ๆ หากไม
กรอกชอของตนเองจะไมสามารถท ารายการในสวนอนได และหากมผทรวมเดนทางไปดวยใหคลกทปม
เพมรายชอผเดนทางปฏบตงาน (14)
จากนนใหผใชงานระบวนทในการเดนทาง (15) ซงผรวมเดนทางไปอาจจะไปหรอกลบไมพรอม
กนกได เมอกรอกขอมลครบแลวใหกดบนทก (16) จากนนระบบจะเดงไปทหนาสราง Daily Plan
13
15
14
16
Page 8
Page | 8
สรางเอกสาร Daily Plan
แถบสราง Daily Plan หลงจากกดบนทกเอกสารในสวน Weekly Plan แลวระบบจะเดงมาทหนาสรางเอกสาร Daily Plan
อตโนมต และสรางเลขทเอกสาร Weekly Plan ให (1) ผใชงานจ าเปนตองเพมรายละเอยด Daily Plan อยางนอย 1 เอกสารกอน เพราะหากไมเพมขอมลแลวออกจากหนาน เมอตองการกลบมาสรางเอกสาร Daily Plan ใน Weekly Plan น จะไมสามารถเพมขอมลได ซงจะท าใหผใชงานจะเสยเวลาไปสรางเอกสาร Weekly Plan ทไดกลาวมาขางตนใหม
ผใชงานตองกรอกรายละเอยดของลกคาในสวนท 2 ใหครบถวน หากไมกรอกจะไมสามารถเพมขอมลในหนาถดไปได หากท าการกรอกขอมลครบถวนแลวใหกดถดไป (3)
หมายเหต ผใชงานตองตรวจสอบรายะละเอยดในหนานใหถกตองกอนการกดบนทกขอมล เนองจากขอมล
สวนหากมการกดบนทกแลวจะไมสามารถ แกไข หรอลบ รายการได ผใชงานจะสามารถลบ / เพม / แกไข ขอมลไดในสวนของหวของาน Daily Plan เทานน
1
2
3
Page 9
Page | 9
แถบสรางหวของาน ใหผใชงานเลอกหวของานทเขาพบลกคา (4) พรอมอธบายหวของาน (5) หากตองการเพมหวขอ
งานใหคลกทปมเพมหวของาน (6) กรณเปนงานตดตามจาก Weekly Plan อน ใหผใชงานคลกท Select ระบบจะแสดงขอมลหวของาน
ใน Weekly Plan อน ๆ ไวดงตวอยางดานลางน ผใชงานสามารถคลกเลอกทชอหวของานได
เมอท าการบนทกขอมลเรยบรอยแลวระบบจะเดงไปหนาสรางเอกสาร Daily Plan อกครงเพมสรางเอกสารเพม หากไมตองการสรางเอกสารเพมแลวนนใหคลกทปมกลบสหนาหลก
4 5
6
คลกกรณเปนงานตดตามจาก Weekly Plan อน
Page 10
Page | 10
เมอกลบมาทหนารายการ จะเหนเอกสารทเราไดสรางไปกอนหนาน หากตองการแกขอมลใหคลกท
เลขท Weekly Plan ระบบจะแสดงหนาแกไข Weekly Plan
หากตองการเพมเอกสาร Daily Plan ใหคลกทเลขท Weekly
Plan ระบบจะแสดงหนาสรางเอกสาร Daily Plan และถาตองการดรายละเอยด Daily Plan ใหคลกทปม เพมดรายละเอยด หรอคลกท เพอแกไขขอมล
รายละเอยด Daily Plan
Page 11
Page | 11
หมายเหต หนาแกไข Weekly Plan จะแสดงรายการทเราไดเพมขอมลไปไดแก สรางเอกสาร Weekly Plan >
วตถประสงคการจดท า Weekly Plan > จงหวดทเดนทาง > ผเดนทางปฏบตงาน > เอกสาร Daily Plan สวนขอมลในหนาเอกสารขอเบกเงนทดรองจาย และเอกสารขอเบกเงนทดรองจายอน ๆ จะไมแสดงขอมล เนองจากยงไมมการเพมขอมล ซงเราจะท าการเพมขอมลในล าดบตอไป
Page 12
Page | 12
สรางเอกสารขอเบกเงนทดรองจาย
1. เขาทแถบเมนแบบฟอรมการขอเบกคาใชจาย > แบบฟอรมการขอเบกเงนทดรองจาย 2. คลกทปมเพมเอกสารการขอเบกเงนทดรองจาย
เมอผใชงานคลกทปมเพมเอกสารการขอเบกเงนทดรองจายแลวระบบจะเดงเขามาหนาเพมขอมล ใหผใชงานกรอกรายละเอยดตรงชอง “ อางอง Weekly No ท ” (1) โดยพมพค าวา “ wp ” ระบบจะแสดงหมายเลข Weekly No. ให (2) ซงหมายเลข Weekly No. ดานบนสด คอ รายการ Weekly Plan ทเราท าการสรางไปลาสด จากนนเลอกวนทหกลาง (3) และคลกบนทก (4)
1
2
1
2
3
4
Page 13
Page | 13
เมอกดบนทกระบบจะเดงขอมลหนาเดมททานไดมการกรอกขอมลไวกอนหนาน โดยจะสงเกตได
วาจะมเลขท Per Diem ขน หลงจากททานท าการกดบนทก ใหผใชงานกดปมถดไป (1) เพอใสรายละเอยดการขอเบกเงนทดรองจาย
ใหผใชงานกดป มเพมรายการเบกคาใชจาย (1) และท าการกรอกรายละเอยดการเบก (2) โดยเลอกชอผ เบก,
จงหวดทเดนทาง, วนทเดนทางไป – กลบ, กรอกคาเบยเลยง, จ านวนวน, คาทพก, จ านวนวนทพก และคาน ามน* เมอท าการกรอกขอมลเรยบรอยแลวระบบจะรวมคาใชจายการเบกใหอตโนมต จากนนกดบนทกเปนอนเสรจสน
หมายเหต
หากใน Weekly Plan มผ รวมเดนทางไปหลายคนและมการเดนทางโดยสารไปในรถคนเดยวกน เจาของรถตองเปนคนเบกคาน ามนเพยงคนเดยว ดงตวอยางการเบกเงนดานบน
1
1
2
Page 14
Page | 14
สรางเอกสารเบกเงนทดรองจายอน ๆ
1. เขาทแถบเมนแบบฟอรมการขอเบกคาใชจาย > แบบฟอรมการขอเบกเงนทดรองจายอน ๆ 2. คลกทปมเพมเอกสารการขอเบกเงนทดรองจายอน ๆ
เมอผใชงานคลกทปมเพมเอกสารการขอเบกเงนทดรองจายอน ๆ แลวระบบจะเดงเขามาหนาเพม
ขอมล ใหผใชงานกรอกรายละเอยดตรงชอง “ อางอง Weekly No ท ” (1) โดยพมพค าวา “ wp ” ระบบจะแสดงหมายเลข Weekly No. ให (2) ซงหมายเลข Weekly No. ดานบนสด คอ รายการ Weekly Plan ทเราท าการสรางไปลาสด จากนนเลอกวนทหกลาง (3) และคลกบนทก (4)
1 2
1
2
3
4
Page 15
Page | 15
เมอกดบนทกระบบจะเดงขอมลหนาเดมททานไดมการกรอกขอมลไวกอนหนาน โดยจะสงเกตได
วาจะมเลขทขน หลงจากททานท าการกดบนทก ใหผใชงานกดปมถดไป (1) เพอใสรายละเอยดการขอเบกเงนทดรองจายอน ๆ
ใหผใชงานกดป มเพมรายการเบกคาใชจายอน ๆ (1) และท าการกรอกรายละเอยดการเบก (2) โดยเลอกชอผ เบก,
วนทเดนทางไป – กลบ, รายละเอยดทตองการขอเบก และจ านวนเงน เมอท าการกรอกขอมลเรยบรอยแลวระบบจะรวมคาใชจายการเบกใหอตโนมต จากนนกดบนทกเปนอนเสรจสน
1
1
เพมรายการเบกเงนทดรองจายอน ๆ
2
กด select เพอเลอกชอผ เบก
Page 16
Page | 16
การสงค าขออนมต การสงค าขออนมต ผใชงานตองสงค าขออนมตทงหมด 3 ครง ไดแก สงค าขออนมตหนาการขอเบกเงนทดรองจาย, การขอเบกเงนทดรองจายอน ๆ และเอกสาร Weekly Plan
การสงค าขออนมตหนาการขอเบกเงนทดรองจาย
1. เขาทเมนแบบฟอรมการขอเบกคาใชจาย > แบบฟอรมการขอเบกเงนทดรองจาย แลวเลอกรายการทตองการสงค าขออนมตโดยคลกทเลขท Per Diem (1)
2. คลกป มสงค าขออนมต (2)
หมายเหต เมอสงค าขออนมตแลวรายการขอเบกจะหายไป และไมสามารถแกไขรายการได ผใชงานจะสามารถแกไข
รายการไดกตอเมอเอกสารถก Reject กลบมา
คลกทเลขท Per Diem
1
2
Page 17
Page | 17
การสงค าขออนมตหนาการขอเบกเงนทดรองจายอน ๆ
1. เขาทเมนแบบฟอรมการขอเบกคาใชจาย > แบบฟอรมการขอเบกเงนทดรองจายอน ๆ แลวเลอกรายการท
ตองการสงค าขออนมตโดยคลกทเลขท Per Diem (1)
2. คลกป มสงค าขออนมต (2)
หมายเหต เมอสงค าขออนมตแลวรายการขอเบกจะหายไป และไมสามารถแกไขรายการได ผใชงานจะสามารถแกไข
รายการไดกตอเมอเอกสารถก Reject กลบมา
คลกทเลขท Per Diem
1
2 2
Page 18
Page | 18
การสงค าขออนมตเอกสาร Weekly Plan
1. เขาทเอกสาร Weekly Plan > Weekly Plan แลวเลอกรายการทตองการสงค าขออนมตโดยคลกทเลขท Weekly Plan (1)
2. คลกป มสงค าขออนมต (2)
1
2
Page 19
Page | 19
หมายเหต เมอสงค าขออนมตแลวรายการ Weekly Plan จะหายไปอยในแถบ “รายการ Weekly Plan ทขออนมต” และ
ไมสามารถแกไขรายการได ผใชงานจะสามารถแกไขรายการไดกตอเมอเอกสารถก Reject กลบมา
Page 20
Page | 20
การอนมตระดบหวหนาหนวย
1. เขาทแถบเมน รายการขออนมตระดบหวหนาหนวย > รายการขออนมต
2. ระบบจะแสดงรายการทพนกงานสงค าขออนมตมาสามารถเขาดรายละเอยดไดโดยคลกทเลขท Weekly
Plan
3. คลกทแวนขยายอกครง
4. เมอคลกทแวนขยายแลวระบบจะแสดงรายละเอยดเอกสาร ทมรายละเอยดของ Weekly Plan, วตถประสงค, จงหวดทเดนทางไป, ผ เดนทางปฏบตงาน, เอกสาร Daily Plan, เอกสารเบกเงนทดรองจาย และเอกสารเบกเงนทดรองจายอน ๆ
5. เมอตรวจสอบขอมลเรยบรอยแลวใหคลกท “กลบส รายการขออนมต”
1
2
3
5
4
Page 21
Page | 21
6. เมอตรวจสอบรายละเอยดในเอกสารเรยบรอยแลวหากตองการอนมตใหกดทป ม Prove และกด Reject
เพอใหพนกงานแกไขรายละเอยดในเอกสาร
7. เมอตองการดรายการทอนมตไปแลวใหเขาทแถบเมน รายการทอนมตแลวระดบหวหนาหนวย > รายการทอนมตแลว และสามารถเขาดรายละเอยดไดโดยการคลกทเลขท Weekly Plan หรอ คลกทแวนขยาย
6
7
Page 22
Page | 22
การอนมตระดบผจดการ
1. เขาทแถบเมน รายการขออนมตระดบผจดการ > รายการขออนมต
2. ระบบจะแสดงรายการทหวหนาหนวยไดท าการ Prove มากอนหนานแลว สามารถเขาดรายละเอยดไดโดยคลกทเลขท Weekly Plan
3. คลกทแวนขยายอกครง
4. เมอคลกทแวนขยายแลวระบบจะแสดงรายละเอยดเอกสาร ทมรายละเอยดของ Weekly Plan, วตถประสงค, จงหวดทเดนทางไป, ผ เดนทางปฏบตงาน, เอกสาร Daily Plan, เอกสารเบกเงนทดรองจาย และเอกสารเบกเงนทดรองจายอน ๆ
5. เมอตรวจสอบขอมลเรยบรอยแลวใหคลกท “กลบส รายการขออนมต”
1 2
3
5
4
Page 23
Page | 23
6. เมอตรวจสอบรายละเอยดในเอกสารเรยบรอยแลวหากตองการอนมตใหกดทป ม Approve และกด Reject
เพอใหพนกงานแกไขรายละเอยดในเอกสาร **
7. เมอตองการดรายการทอนมตไปแลวใหเขาทแถบเมน รายการทอนมตแลวระดบผจดการ > รายการทอนมตแลว และสามารถเขาดรายละเอยดไดโดยการคลกทเลขท Weekly Plan หรอ คลกทแวนขยาย
หมายเหต
1. ในกรณ Reject เอกสาร หากพนกงานสงค าขออนมตมาใหม หวหนาตองท าการ Prove ใหมอกครง ผจดการจงจะสามารถท าการ Approve ได
2. กรณทไมมหวหนาหนวย ผจดการตองท าการ Prove และ Approve ทง 2 ขนตอน (คลกทง Prove และ Approve)
7
Page 24
Page | 24
อพเดตสถานะการท างาน
เขาทแถบเมนอพเดตสถานะการท างาน แลวเลอกรายการทเราจะท าการอพเดตสถานะโดยคลกทเลขท Weekly
Plan
เมอคลกเขามาแถบแรกจะเปนรายละเอยด Weekly Plan และแถบท 2 จะเปนเอกสาร Daily Report ทเรา
จะตองท าการอพเดตสถานะ โดยการคลกทป ม เพอท าการอพเดตสถานะ
1
2
Page 25
Page | 25
ผใชงานสามารถแกไขวนทเรม – สนสดการท างาน และเวลาทเรม – สนสดการท างาน ตามจรงได จากนนท าการเลอกสถานะการท างานวา ส าเรจ, ไมส าเรจ หรอตองตดตามตอ
ชองหมายเหต ใหผใชงานกรอกรายละเอยดของการท างานใน Daily Plan นวามการท างานเปนอยางไรบาง ซงรายละเอยดททานกรอกในชองหมายเหตนจะถกน าไปใสในรายงาน Daily Report
หมายเหต
หากผใชงานไมท าการอพเดตสถานะการท างาน แบบฟอรมขอออกท างานนอกบรษท, แบบฟอรมขอออกท างานตางจงหวด และแบบฟอรมใบขอเบกเบยเลยง จะไมแสดงรายละเอยดจนกวาผใชงานจะท าการอพเดตสถานะทงหมดกอน แตแบบฟอรมใบขอเบกเงนทดรองจาย และแบบฟอรมใบขอเบกเงนทดรองจายอน ๆ สามารถท าการพมพเอกสารไดเลยโดยไมตองท าการอพเดตสถานะ
Page 26
Page | 26
การสงพมพเอกสาร
ใหผใชงานเขาทแถบ แบบฟอรมการท างานและเอกสารการเบกเงน จากนนเลอกรายการทททานตองการโดยคลกเลกทเลขท Weekly Plan จากนนกด Ctrl + P เพอสงพมพเอกสาร
แบบฟอรมขออออกไปท างานนอกบรษท
Page 27
Page | 27
แบบฟอรมขอออกไปท างานตางจงหวด
Page 28
Page | 28
แบบฟอรมใบขอเบกเบยเลยง
Page 29
Page | 29
แบบฟอรมใบขอบกเงนทดรองจาย (พมพแนวนอน)
Page 30
Page | 30
แบบฟอรมใบขอบกเงนทดรองจายอน ๆ
Page 31
Page | 31
เอกสาร Weekly Report เขาทแถบเมน Weekly Report แลวเลอกเอกสารทตองการสงพมพ โดยการคลกท Weekly Report No. ตวอยางเอกสาร Weekly Report
Page 32
Page | 32
เอกสาร Daily Report เขาทแถบเมน Daily Report แลวเลอกเอกสารทตองการสงพมพ โดยการคลกทเลขท Weekly Plan ตวอยางเอกสาร Daily Report