4 กกกกกกกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกกกกกกก 2557
4
การประเมนการบรหารจดการสารสนเทศ
ประจำาปบญช 2557
การบรหารจดการองคกร(เอกสารประกอบ)
การบรหารจดการสารสนเทศ
หลกการ / เหตผล ระบบสารสนเทศสามารถนำามาชวยสนบสนนการดำาเนนงานและเพม
ประสทธภาพของรฐวสาหกจ นอกจากนใน บางกรณระบบสารสนเทศจะมบทบาทเปนโครงสรางพนฐานทจำาเปนตอการดำาเนนงานของรฐวสาหกจอนเนองมาจากความสามารถของระบบในการรองรบธรกรรมจำานวนมาก ดงนนในการประเมนการบรหารจดการสารสนเทศ จะพจารณาจากแผนแมบทสารสนเทศ (IT Master plan) วาสามารถตอบสนองตอความตองการของรฐวสาหกจและนโยบายหรอไม รวมถงการดำาเนนงานตามแผนแมบทฯ ทองคกรไดกำาหนดขนและผลลพธของการดำาเนนงานดงกลาว
การบรหารจดการสารสนเทศ 1
การบรหารจดการองคกร(เอกสารประกอบ)
หลกเกณฑการประเมนและพจารณาการใหคะแนน
ประเดนพจารณา
นำ'าหนก(รอยละ)
สวนท 1 1. การพจารณาแผนแมบทสารสนเทศ (IT Master Plan) 10
1.1 การตอบสนองตอความตองการขององคกรและนโยบาย 6.51.2 องคประกอบหรอรายละเอยดแผนปฏบตการ 3.5
สวนท 2 2. การบรหารการจดการสารสนเทศ
2.1 ระบบสารสนเทศทสนบสนนการบรหารจดการของรฐวสาหกจ
15
2.1.1 ระบบ MIS / EIS ทสอดคลองกบความตองการของผบรหาร
5
2.1.2 ระบบการเกบขอมลเพอชวยในการตดตามหรอวดผลการดำาเนนงานขององคกร
5
2.1.3 ระบบการรายงานผลและเปรยบเทยบผลการดำาเนนงานกบเปาหมาย
5
2.2 ระบบสารสนเทศทสนบสนนการบรหารความเสยง 202.2.1 ระบบสารสนเทศทสนบสนนการเกบขอมลพนฐาน
ทใชในการบรหารและจดการความเสยง5
2.2.2 ระบบสารสนเทศทสนบสนนรายงานและการวเคราะหระดบความรนแรงและประเมนโอกาสทเกด / Early Warning System (ระบบเตอนภย / แจงใหทราบถงเหตการณหรอความเสยงทจะเกดขนซงมผลกระทบรนแรงตอองคกร)
5
2.2.3 การบรหารเทคโนโลยสารสนเทศเพอการจดการท 10
การบรหารจดการสารสนเทศ 2
การบรหารจดการองคกร(เอกสารประกอบ)
ประเดนพจารณา
นำ'าหนก(รอยละ)
ด (IT Governance)- การดแลสภาพแวดลอมทด มมาตรฐาน (IT Security)
ของศนยคอมพวเตอรหลก (5%)- การมศนยคอมพวเตอรสำารองนอกสถานททำาการ (Off-
site Back up) (5%)2.3 ระบบสารสนเทศทสนบสนนการควบคมและการตรวจ
สอบภายใน15
2.3.1 การนำาระบบสารสนเทศและระบบเทคโนโลยสารสนเทศเขามาชวยในการควบคมภายในและตรวจสอบภายในเพอสรางความมนใจไดวารฐวสาหกจปฏบตไดตามระเบยบ กฎหมาย ขอบงคบตาง ๆ ตลอดจนความถกตองของขอมลดานบญชและการเงน
6
2.3.2 ระบบทชวยการควบคมและการตรวจสอบเพอสรางความมนใจไดวาระบบสารสนเทศม ความปลอดภยและขอมลมความถกตอง (Computer Audit)
6
2.3.3 การดำาเนนงานตามแผนงาน/โครงการหลกดานสารสนเทศทมมลคาสงและมผลกระทบตอ การดำาเนนงานขององคกรอยางมนยสำาคญ
3
2.4 ระบบสารสนเทศทสนบสนนการบรหารทรพยากรบคคล
10
2.4.1 ระบบสารสนเทศทสนบสนนการเกบรวบรวมขอมลดาน Competency ของบคลากรทกตำาแหนงทองคกรตองการและทบคลากรทกคนมอย (Competency Inventory)
4
การบรหารจดการสารสนเทศ 3
การบรหารจดการองคกร(เอกสารประกอบ)
ประเดนพจารณา
นำ'าหนก(รอยละ)
2.4.2 การยกระดบความรและความสามารถของ CEO / CFO / CIO ใน การผนวกรวมการจดการดานเทคโนโลยกบการวางนโยบายเพอพฒนาองคกร (สำาหรบ รส. ทมผลประเมนประจำาปบญช 2555 ทมากกวาหรอเทากบ 4.00 จะไมถกประเมนในหวขอ 2.4.2 และใหถายโอนนำาหนกไปทหวขอ 2.4.1)
3
2.4.3 การพฒนาความรความสามารถของบคลากรในองคกรใหเขาใจและรองรบระบบสารสนเทศทองคกรมอย
3
2.5 ระบบสารสนเทศทตอบสนองตอความตองการผรบบรการ ผมสวนไดสวนเสยภายนอกองคกร และประชาชน รวมถงนโยบายตางๆ ของรฐบาล
15
2.5.1 การลดขนตอนและการอำานวยความสะดวกแกผรบบรการ / ผมสวนไดสวนเสยภายนอกองคกร และประชาชน - การลดระยะเวลา / ลดขนตอน ในการใหบรการดานการ
อนมต / อนญาต (2%)- ความสะดวกในการใหบรการ เชน การนำาระบบสารสนเทศ
เขามาชวยการสอสารภายนอกองคกร การตดตอกบรฐวสาหกจไดหลายชองทาง หรอ การใหบรการ Online (2%)
- One Stop Service ในการใหบรการตาง ๆ ของรฐวสาหกจ รวมทงทรวมกบหนวยงานอนภายนอกองคกรเพอใหบรการรวมกนทจดเดยว (4%)
6
2.5.2 ระบบสารสนเทศทสามารถ Share ขอมลกบหนวยงานอนทเกยวของภายนอกองคกรได
4
2.5.3 การดำาเนนการหรอแผนงานเพอสนบสนนนโยบาย 3
การบรหารจดการสารสนเทศ 4
การบรหารจดการองคกร(เอกสารประกอบ)
ประเดนพจารณา
นำ'าหนก(รอยละ)
ตาง ๆ ทจำาเปนจะตองนำาระบบสารสนเทศเขามาชวย เชน การปดบญชรายไตรมาส เปนตน
2.5.4 การเปดเผยขอมลตางๆ ผานทางเวบไซตอยางเหมาะสม
3
2.6 ระบบสารสนเทศทตอบสนองตอความตองการของผรบบรการ และผมสวนไดสวนเสยภายในองคกร
15
2.6.1 การลดขนตอนและการอำานวยความสะดวกแกพนกงานและผรบบรการภายในองคกร- การลดระยะเวลา / ลดขนตอน ในการใหบรการดานการ
อนมต / อนญาต (2%)- ความสะดวกในการใหบรการ เชน การนำาระบบสารสนเทศ
เขามาชวยการสอสารภายในองคกร การตดตอระหวางหนวยงานภายในรฐวสาหกจไดหลายชองทาง (1%)
3
2.6.2 การนำาระบบสารสนเทศมาใชเพอลดตนทนการผลตหรอตนทนการใหบรการ และ/หรอมความคมคาในการดำาเนนงาน
5
2.6.3 ระบบ Back Office ทสามารถ Share ขอมลระหวางหนวยงานอนภายในองคกรได
2
2.6.4 การนำาระบบสารสนเทศเพอสนบสนนใหเปนองคกรแหงการเรยนร (Learning Organization)
5
รวม 100
คะแนนของการบรหารจดการสารสนเทศ
คะแนนทไดเกดจากการรวมคะแนนถวงนำาหนกทง 2 สวน คอ
การบรหารจดการสารสนเทศ 5
การบรหารจดการองคกร(เอกสารประกอบ)
คะแนนการประเมนในสวนท 1 (นำาหนก รอยละ 10) และคะแนนการประเมนในสวนท 2 (นำาหนก รอยละ 90) อยางไร กตาม คะแนนจากการประเมนของสวนท 2 จะนำามาคณกบตวคณ (Multiplier) เพอใหไดผลคะแนนเบ'องตนกอนพจารณาเรองการปรบปรงผลการดำาเนนงาน
ในกรณทรฐวสาหกจไมมแผนแมบทสารสนเทศ (IT Master Plan) หรอ กรอบระยะเวลาในการดำาเนนงานของแผนแมบทหรอแผนปฏบตการ ไมชดเจน จะไดคะแนนการบรหารจดการสารสนเทศ เปน ระดบ“ 1”
ประเดนการพจารณาเรองการปรบปรงผลงาน ( Improvement)
รฐวสาหกจทมผลคะแนนเบองตนปบญช 2556 ในระดบ < 3.00 ควรจะปรบปรงการดำาเนนงานดานการบรหารจดการสารสนเทศ ใหมผลคะแนนเบองตนในป 2557 ทดขน (>= 3.00)
ผลคะแนนเบ'องตนป 2556
2.8000 2.8000 2.8000
ผลคะแนนเบ'องตนป 2557
2.7050 2.9900 3.4175
การปรบปรงผลงาน ไมม Improve
ment
ม Improvement แตตำากวาระดบ
3.00
ม Improvem
ent และมากกวาระดบ
3.00ตวคณ (Multiplier) 0.90 0.95 1.00
ผลประเมนการบรหารจดการสารสนเทศ
2.4345 2.8405 3.4175
การบรหารจดการสารสนเทศ 6
การบรหารจดการองคกร(เอกสารประกอบ)
กระบวนการใหคะแนนการประเมนการบรหารจดการสารสนเทศ
ตวอยางการใหคะแนนการบรหารจดการสารสนเทศในป 255 7
การบรหารจดการสารสนเทศ 7
สวนท 1 :การประเมนแผนแมบทเทคโนโลยสารสนเทศ
การประเมนการบรหารจดการสารสนเทศ
ตวคณ (Multiplier) :คำานวณจากระดบคะแนนทไดของสวนท 1(การประเมนแผนแมบทฯ)โดยมคาระหวาง0.2 ถง 1 เพอสะทอนตามคณภาพของแผนแมบทฯ
สวนท 2 :การประเมนแตละแผนงาน / โครงการ / กจกรรมตามประเดนพจารณาทแบงเปน 2 สวน คอการดำาเนนงาน
ตามแผนผลลพธ
(Outcome)
คะแนนการบรหารจดการสารสนเทศเบองตน
นำาหนก รอยละ 10
นำาหนก รอยละ 90
ถาผล IS ป 56 < 3.00 ถาผล IS ป 56 >=
พจารณา
คะแนนการบรหารจดการสารสนเทศ
การบรหารจดการองคกร(เอกสารประกอบ)
1. กรณผลคะแนนการบรหารจดการสารสนเทศเบ'องตนในป 2557 มากกวาระดบคะแนน 3.0000
2. กรณผลคะแนนการบรหารจดการสารสนเทศเบ'องตนในป 2556 นอยกวาระดบคะแนน 3.0000
การบรหารจดการสารสนเทศ 8
สวนท 1 :ระดบคะแนน 4.2500
ตวคณ (Multiplier) :
0.95
สวนท 2 :ระดบคะแนน 3.5000
คะแนน 57 เบ'องตน = 3.4175
นำ'าหนก รอยละ 10
นำ'าหนก รอยละ 90
การประเมนการบรหารจดการสารสนเทศ
3.32504.2500
คะแนนป 56 > 3.00
ไมตองพจารณาเรอง
Improvement
ผลเบ'องตนป 2557 = 3.3000
คะแนน IS ป 57 = 3.4175
การบรหารจดการองคกร(เอกสารประกอบ)
แตผลคะแนนเบ'องตนในป 255 7 มากกวา 3.0000
3. กรณผลคะแนนการบรหารจดการสารสนเทศเบ'องตนในป 2556 นอยกวาระดบคะแนน 3.0000 และ
การบรหารจดการสารสนเทศ 9
สวนท 1 :ระดบคะแนน 4.2500
ตวคณ (Multiplier) :
0.95
สวนท 2 :ระดบคะแนน 3.5000
คะแนน 57 เบ'องตน = 3.4175
นำ'าหนก รอยละ 10
นำ'าหนก รอยละ 90
การประเมนการบรหารจดการสารสนเทศ
3.32504.2500
คะแนนป 56 < 3.00
ม Improvement และคะแนน > 3.00 ดงน'น ตวคณเทากบ
1.00
ผลเบ'องตนป 2557 = 2.8000
คะแนน IS ป 57 = 3.4175
การบรหารจดการองคกร(เอกสารประกอบ)
ผลคะแนนเบ'องตนในป 255 7 นอยกวา 3.0000 แตมากกวาผล คะแนนในป 255 6
การบรหารจดการสารสนเทศ 10
สวนท 1 :ระดบคะแนน 4.2500
ตวคณ (Multiplier) :
0.95
สวนท 2 :ระดบคะแนน 3.0000
คะแนน 57 เบ'องตน = 2.9900
นำ'าหนก รอยละ 10
นำ'าหนก รอยละ 90
การประเมนการบรหารจดการสารสนเทศ
2.85004.2500
คะแนนป 56 < 3.00
ม Improvement แตคะแนน < 3.00 ดงน'น ตวคณเทากบ 0.95
ผลเบ'องตนป 2557 = 2.8000
คะแนน IS ป 57 = 2.8405
การบรหารจดการองคกร(เอกสารประกอบ)
4. กรณผลคะแนนการบรหารจดการสารสนเทศเบ'องตนในป 2556 นอยกวาระดบคะแนน 3.0000 และ ผลคะแนนเบ'องตนในป 255 7 นอยกวา 3.0000 และนอยกวาผล คะแนนเบ'องตนในป 255 6
การบรหารจดการสารสนเทศ 11
สวนท 1 :ระดบคะแนน 4.2500
ตวคณ (Multiplier) :
0.95
สวนท 2 :ระดบคะแนน 2.7000
คะแนน 57 เบ'องตน = 2.7335
นำ'าหนก รอยละ 10
นำ'าหนก รอยละ 90
การประเมนการบรหารจดการสารสนเทศ
2.56504.2500
คะแนนป 56 < 3.00
ไมม Improvement โดยคะแนน 57 < คะแนนป
56 < 3.00ดงน'น ตวคณเทากบ 0.90
ผลเบ'องตนป 2557 = 2.8000
คะแนน IS ป 57 = 2.4602
การบรหารจดการองคกร(เอกสารประกอบ)
การกำาหนดนำ'าหนกของการพจารณา สวนท 2 : การบรหารจดการสนเทศ การประเมนการบรหารจดการสารสนเทศในสวนท 2 พจารณาจาก1) การดำาเนนงานตามแผน ทสอดคลองกบแตละประเดนพจารณาท 2.1
ถง 2.62) ผลลพธ (Outcome) ทสามารถวดไดในปบญช 2556 ทสอดคลองกบ
แตละประเดนพจารณาท 2.1 ถง 2.6
โดยกำาหนดนำาหนก ดงน
1. ในกรณทประเดนพจารณานน รฐวสาหกจมแผนการดำาเนนการในปบญช 2557
การบรหารจดการสารสนเทศ 12
การบรหารจดการองคกร(เอกสารประกอบ)
การดำาเนนงานตามแผนผลลพธ (Outcome) ท
สามารถวดไดในปบญช 2557
รอยละ 40 รอยละ 60หมายเหต :ถามแผนการดำาเนนการในปบญช 2557 แตไมมการดำาเนนการจรงจะได
คะแนน ระดบ“ 1” ทง 2 ดาน
2. ในกรณทประเดนพจารณานน รฐวสาหกจไดดำาเนนการแลวเสรจ กอนปบญช 2557 หรอ ระบบทมอยสามารถรองรบกบความตองการขององคกรไดอยแลว จงไมจำาเปนจะตองมการดำาเนนการในประเดนพจารณานน
การบรหารจดการสารสนเทศ 13
การบรหารจดการองคกร(เอกสารประกอบ)
การดำาเนนงานตามแผนผลลพธ (Outcome) ท
สามารถวดไดในปบญช 2557
- ไมนำามาพจารณา - รอยละ 100
3. ในกรณทประเดนพจารณานน ไมไดระบอยในแผนแมบทฯ และยงไมมการดำาเนนการ
การบรหารจดการสารสนเทศ 14
การบรหารจดการองคกร(เอกสารประกอบ)
การดำาเนนงานตามแผนผลลพธ (Outcome) ท
สามารถวดไดในปบญช 2557
ไมมการประเมนทงในสวนของการดำาเนนงานตามแผน และ การประเมนผลลพธ ซงไดคะแนนในประเดนพจารณาดงกลาวท ระดบ” 1”
4. ในกรณทประเดนพจารณานน ระบอยในแผนแมบทฯ แตยงไมดำาเนนการในปบญช 2556
การบรหารจดการสารสนเทศ 15
การบรหารจดการองคกร(เอกสารประกอบ)
การดำาเนนงานตามแผนผลลพธ (Outcome) ท
สามารถวดไดในปบญช 2557
ไมมการประเมนในปบญช 2555 โดยปรบนำาหนกของประเดนพจารณาดงกลาว เปน 0
หลกเกณฑการประเมนสวนท 1: การประเมนแผนแมบทสารสนเทศ (IT Master Plan) (นำ'าหนก รอยละ 10)
1.1 การตอบสนองตอความตองการขององคกรและนโยบายแผนแมบทฯ ตองมการพจารณาใหเชอมโยงกบแผนวสาหกจขององคกร
และสอดคลองกบนโยบายตาง ๆ ซง การประเมนจะพจารณาตามเกณฑการประเมนดงน
1.1.1 ความสอดคลองกบแผนวสาหกจเตมตามศกยภาพของระบบสารสนเทศ (นำาหนก รอยละ 3.5)พจารณาจาก : - แผนแมบทฯ ตอบสนอง /สอดคลอง / สนบสนนตอแผน
วสาหกจครบทง วสยทศน ภารกจ รวมทงกลยทธขององคกรอยางเหมาะสม
- มการวเคราะหแผนงานหรอโครงการทเกยวของกบขอ 2.1 ถง 2.6
1.1.2 การดำาเนนการเพอตอบสนองตอนโยบายทสำาคญ มหลกเกณฑการพจารณาดงน การเพมประสทธภาพ และ/หรอ ลดขนตอนการปฏบตงาน (นำา
หนก รอยละ 1)พจารณาจาก : - แผนแมบทฯ ใหความสำาคญทชดเจนตอการเพมประสทธภาพ
และ/หรอ ลดขนตอนการปฏบตงาน- ขนตอนทปรบเปลยนมผลกระทบอยางชดเจนในการเพม
ประสทธภาพและลดขนตอนการปฏบตงาน ประหยดคาใชจาย
การบรหารจดการสารสนเทศ 16
การบรหารจดการองคกร(เอกสารประกอบ)
ของรฐวสาหกจ มความเหมาะสมกบรฐวสาหกจและงบประมาณ และไมสงผลเสยหายตอรฐวสาหกจ
ประชาชน/ผใชบรการไดรบความสะดวกและไดรบการตอบสนองตามความตองการ (นำาหนก รอยละ 1)พจารณาจาก : - แผนแมบทฯ ใหความสำาคญทชดเจนตอการตอบสนองตาม
ความตองการของประชาชน/ผใชบรการ- มการระบขอมลถงความตองการของประชาชน/ผใชบรการ
หรอ แนวทางการประเมนความตองการของประชาชนผใชบรการ
การใชขอมลรวมกน (นำาหนก รอยละ 1)พจารณาจาก : - แผนแมบทฯ ใหความสำาคญทชดเจนตอการใชขอมลรวมกน
รวมถงใหกระทรวงเจาสงกดสามารถดงขอมลได - มโครงการทดำาเนนการเกยวของ
การบรหารจดการสารสนเทศ 17
การบรหารจดการองคกร(เอกสารประกอบ)
1.2 องคประกอบหรอรายละเอยดแผนปฏบตการในแผนปฎบตการระดบองคกรทถายทอดมาจากแผนแมบทฯ ควรมองคประกอบหรอรายละเอยดดงน1.2.1 กลม / ลำาดบความสำาคญของแผนงาน / โครงการดงกลาวอยาง
เหมาะสม (นำาหนก รอยละ 1.5)พจารณาจาก : - มการจดเรยงกลมลำาดบความสำาคญของโครงการ / แผนงาน ซงหลก
เกณฑการแบงกลมมความเหมาะสม และสามารถระบไดวา จะดำาเนนการเรองใดกอน-หลง เชน กลมลำาดบความสำาคญสง กลมลำาดบความสำาคญปานกลาง เปนตน และในกรณทมขอจำากดทางทรพยากร เชน งบประมาณทจำากด การจดกลมดงกลาวสามารถคดเลอกโครงการทจะดำาเนนการกอนได
1.2.2 KPI ทแสดงถงความสำาเรจและสะทอนผลลพธทคาดหวง (นำาหนก รอยละ 2)พจารณาจาก : - ทกโครงการ / แผนงานควรมการระบถง KPI ทสะทอนความสำาเรจ
และสะทอนผลลพธทคาดหวง โดยเปาหมายควรมความทาทาย รวมทงมความชดเจนและสามารถวดไดอยางเปนรปธรรม เชน ในกรณทนำาระบบสารสนเทศมาชวยในการลดระยะเวลาการใหบรการ ควรม KPI ทเปนระยะเวลาการใหบรการทลดลงในระหวางการดำาเนนงาน ณ สนปบญชแรก และระยะเวลาทลดลงในปถดไปหรอเมอการดำาเนนงานเสรจสน เปนตน
การบรหารจดการสารสนเทศ 18
การบรหารจดการองคกร(เอกสารประกอบ)
ตวคณ (Multiplier)
คะแนนเบองตนจากการประเมนของสวนท 2 จะนำามาคณกบตวคณ (Multiplier) เพอใหไดคะแนนประเมนสดทายทสะทอนตามคณภาพของแผนแมบทฯ การกำาหนดตวคณมหลกเกณฑดงน
1. กรณเปนรฐวสาหกจทเขาสระบบประเมนผลการบรหารจดการสารสนเทศตงแตปบญช 2547-2555 กำาหนด ตวคณดงน
ระดบคะแนนของสวนท 1 1 2 3 4 4.5ตวคณ (Multiplier) 0.2 0.5 0.7 0.9 1.0
หมายเหต : กรณทรฐวสาหกจไมมการทบทวนแผนแมบทสารสนเทศ (ถาจำาเปน/เหนสมควร) อยางชดเจน จะถกหกคะแนนรอยละ 20 จากคะแนนประเมนผลสดทาย
2. กรณเปนรฐวสาหกจทเขาสระบบประเมนผลการบรหารจดการสารสนเทศตงแตปบญช 2556 กำาหนดตวคณดงน
ระดบคะแนนของสวนท 1 1 2 3 4 4.5ตวคณ (Multiplier) 0.2 0.6 0.8 0.9 1.0หมายเหต : กรณทรฐวสาหกจไมมการทบทวนแผนแมบทสารสนเทศ (ถาจำาเปน/เหนสมควร) อยางชดเจน จะถกหกคะแนนรอยละ 20 จากคะแนนประเมนผลสดทาย
3. กรณเปนรฐวสาหกจทเขาสระบบประเมนผลการบรหารจดการสารสนเทศตงแตปบญช 2557 กำาหนดตวคณดงน
ระดบคะแนนของสวนท 1 1 2 3 4 4.5ตวคณ (Multiplier) 0.2 0.6 0.8 0.9 1.0
ตวอยางวธการคำานวณ :กรณท 1 ( ตวอยาง ) : รฐวสาหกจทเขาสระบบประเมนผลการบรหารจดการสารสนเทศตงแตปบญช 2547-2555
การบรหารจดการสารสนเทศ 19
การบรหารจดการองคกร(เอกสารประกอบ)
การประเมนคะแนนในสวนท 1 ไดท ระดบคะแนน 3.5000จากตารางขางตน คาตวคณจงเทากบ 0.8
ถาการประเมนคะแนนในสวนท 2 ไดท ระดบคะแนน 4.0000 จงตองนำาไปคณกบ 0.8 ซงเทากบ 3.2000
คะแนนการบรหารจดการสารสนเทศจงเปนผลรวมของทง 2 สวน จงคำานวณจากขอมลดงนสวนท 1 นำาหนกรอยละ 10 ทระดบคะแนน 3.5000สวนท 2 นำาหนกรอยละ 90 ทระดบคะแนน 3.2000ดงนน ระดบคะแนนทรฐวสาหกจไดรบ คอ 3.2300กรณท 2 ( ตวอยาง ) : รฐวสาหกจทเขาสระบบประเมนผลการบรหารจดการสารสนเทศตงแตปบญช 2556การประเมนคะแนนในสวนท 1 ไดท ระดบคะแนน 3.5000จากตารางขางตน คาตวคณจงเทากบ 0.85
ถาการประเมนคะแนนในสวนท 2 ไดท ระดบคะแนน 4.0000 จงตองนำาไปคณกบ 0.85 ซงเทากบ 3.4000
คะแนนการบรหารจดการสารสนเทศจงเปนผลรวมของทง 2 สวน จงคำานวณจากขอมลดงนสวนท 1 นำาหนกรอยละ 10 ทระดบคะแนน 3.5000สวนท 2 นำาหนกรอยละ 90 ทระดบคะแนน 3.4000
ดงนน ระดบคะแนนทรฐวสาหกจไดรบ คอ 3.4100 แตรฐวสาหกจไมมการทบทวนแผนแมบทสารสนเทศ จะถกหกคะแนนรอยละ 20 ดงน'นระดบคะแนนทรฐวสาหกจไดรบ คอ 3.4100 หกคะแนนรอยละ 20 หรอคณดวย 0.8
การบรหารจดการสารสนเทศ 20
การบรหารจดการองคกร(เอกสารประกอบ)
ดงนน ระดบคะแนนทรฐวสาหกจไดรบ คอ 2.7280
กรณท 3 ( ตวอยาง ) : รฐวสาหกจทเขาสระบบประเมนผลการบรหารจดการสารสนเทศตงแตปบญช 2557การประเมนคะแนนในสวนท 1 ไดท ระดบคะแนน 3.5000จากตารางขางตน คาตวคณจงเทากบ 0.85
ถาการประเมนคะแนนในสวนท 2 ไดท ระดบคะแนน 4.0000 จงตองนำาไปคณกบ 0.85 ซงเทากบ 3.4000
คะแนนการบรหารจดการสารสนเทศจงเปนผลรวมของทง 2 สวน จงคำานวณจากขอมลดงนสวนท 1 นำาหนกรอยละ 10 ทระดบคะแนน 3.5000สวนท 2 นำาหนกรอยละ 90 ทระดบคะแนน 3.4000
ดงนน ระดบคะแนนทรฐวสาหกจไดรบ คอ 3.4100
การบรหารจดการสารสนเทศ 21
การบรหารจดการองคกร(เอกสารประกอบ)
คำาอธบายประเดนพจารณาสวนท 2
ในการพจารณาวาแผนแมบทฯและแผนปฏบตการ สอดคลองตามประเดนพจารณาตาง ๆ หรอไมนน จะขนอยกบวาสามารถรองรบตอความตองการ / ความจำาเปน / ความเหมาะสมขององคกร รวมถงความตองการของผบรหาร หรอไม เชน รฐวสาหกจขนาดเลกและการดำาเนนงานไมซบซอนอาจเลอกใชคอมพวเตอรเพยงเครองเดยวเพอสอดคลองกบประเดนพจารณาของ ระบบ“ MIS / EIS ทสอดคลองกบความตองการของผบรหาร” เมอสามารถแสดงใหเหนวาสามารถตอบสนองตอความตองการขององคกรไดจรง
สำาหรบแตละประเดนพจารณาสามารถขยายความไดดงน
2.1 ระบบสารสนเทศทสนบสนนการบรหารจดการของรฐวสาหกจ
2.1.1 ระบบ MIS / EIS ทสอดคลองกบความตองการของผบรหาร
ระบบสารสนเทศ (Information System) ทสามารถเกบรวบรวมขอมล ทำาการประมวลผล และสรางสารสนเทศขนมาเพอสนบสนนการตดสนใจ การวางแผน และการควบคม ใหสอดคลองกบความตองการของผบรหาร โดยจะตองใชอปกรณทางคอมพวเตอร (Hardware) และโปรแกรม (Application Program) รวมกบผใช (Peopleware) ในการดำาเนนงาน เพอกอใหเกดความสำาเรจในการไดมาซงสารสนเทศทมประโยชน และสามารถนำามาใชไดอยางมประสทธภาพ
โดยหลกการในการสรางระบบสารสนเทศจะประกอบดวยคอมพวเตอร ทมระบบการประมวลผลทเปนลกษณะงานพนฐาน (Transaction Processing Systems) เกยวของกบการดำาเนนงานประจำาวนทจำาเปนขององคกร (Business Functions) ซงโดยทวไปจะม 5 ฟงกชน คอ ระบบงานขายและการตลาด (Sales and Marketing)
การบรหารจดการสารสนเทศ 22
การบรหารจดการองคกร(เอกสารประกอบ)
ระบบงานการเงนและระบบงานบญช (Finance and Accounting) ระบบทรพยากรมนษย (Human Resources) ระบบงานการผลต (Manufacturing) และระบบงานอนๆ ทมความจำาเปนเฉพาะในแตละองคกร (Core Business Functions) ซงขอมลในแตละระบบงานจะถกจดเกบในฐานขอมล (Database) หลกขององคกร และมการเชอมโยงกบตวแปรอนๆ เชน ลกคา ผจำาหนายวตถดบ คลงสนคา เปนตน โดยจะมโปรแกรม (Application Program) ทดงขอมล และสรปเปนรายงานหรอสารสนเทศใหตรงกบความตองการของผบรหารและระดบความจำาเปนทจะตองใชในแตละองคกร
แ น ว ท า ง โ ด ย ส ร ป : Management Information System (MIS) คอ ระบบสารสนเทศเพอการจดการ ในสวนของยทธวธในการวางแผนการปฏบต และการตดสนใจของผบรหารระดบกลาง
ตวอยาง : ระบบสามารถออกรายงานสรป (Summary Report) ในลกษณะทเปนงานประจ ำาหรอ รายงานเร องใดเร องหนงโดยเฉพาะ (Exception Report) เพอสนบสนนการตดสนใจของผบรหารได โดยอาจจะเปนในรปแบบกระดาษ หรอผานทางหนาจอคอมพวเตอร ตวอยางเชน ระบบ MIS ขององคกรทเก ยวของกบการขนสงสามารถออกรายงานสรปยอดของจำานวนผใชบรการ ปรมาณงานขนสง และขอมลอนๆทผบรหารมความตองการเปนรายวน รายเดอนหรอตามความเหมาะสม ขนอยกบความตองการและลกษณะธรกจของแตละองคกร
แนวทางโดยสรป : Executive Information System (EIS) คอ ระบบสารสนเทศทสนบสนนการจดการในการวางแผน นโยบาย กลยทธ และการตดสนใจของผบรหารในระดบสง (Top Management)
ตวอยาง : ระบบสามารถออกรายงานสรป (Summary Report) ทงทเปนลกษณะงานประจำา และทไมใชลกษณะงานประจำา และ ณ ชวงเวลาใดกไดตามตองการ เพอสนบสนนการตดสนใจของผบรหารระดบสงได
การบรหารจดการสารสนเทศ 23
การบรหารจดการองคกร(เอกสารประกอบ)
โดยพจารณาขอมลจากแหลงตางๆ ภายนอกองคกร และนำามาประกอบการตดสนใจในปญหาทไมมโครงสรางหรอรปแบบทแนนอน ซงอาจจะเปนในรปแบบของกระดาษ หรอหนาจอคอมพวเตอรกราฟฟก ตวอยางจากบรษท Southstream Seafoods เปนบรษทนำาเขาและสงออกอาหารทะเลแชแขง เนองจากราคาของอาหารทะเลไมคงท ผบรหารมความจำาเปนทจะตองทราบราคาทมการเปลยนแปลงอยตลอดเวลา โดยขอมลทผานการวเคราะหจากระบบ EIS ทำาใหไดรายงานทสรปถงการเปลยนแปลงของราคา ชวงเวลาทเกดการเปลยนแปลง และสาเหต ซงผบรหารสามารถนำาขอมลดงกลาวมาคดเปนราคาทเหมาะสมทสด ไดราคาทจะขายรวดเรวกวาคแขง และสามารถแจงใหลกคาทราบไดทนท สงผลใหเกดขอไดเปรยบทางดานการตลาด
(ดดแปลงจาก :(1) Management Information Systems: Managing The Digital Firm / Kenneth C. Laudon, Jane P. Laudon, PP.
43-52. (2) Information Technology for Management / Henry
C. Lucas Jr., PP. 52, 568-570. (3) ระบบสารสนเทศเพอการจดการฉบบมาตรฐาน / เรยบเรยงโดย
ประสงค ปราณตพลกรงหนา 12-19.)
ในกรณทแผนงานไมชดเจน หรอ ผลลพธไมสอดคลองกบหวขอประเมน จะพจารณาจาก :รฐวสาหกจม MIS ครบในระบบงานหลก เชน ระบบงานการเงน ระบบงานบญช ระบบงานขายและการตลาด ระบบงานทรพยากรบคคล และระบบงานผลต/การดำาเนนงาน และม EIS ทเหมาะสมกบความตองการของผบรหาร ซงมขอมลททนตอเหตการณ
การบรหารจดการสารสนเทศ 24
การบรหารจดการองคกร(เอกสารประกอบ)
2.1.2 ระบบการเกบขอมลเพอชวยในการตดตามหรอวดผลการดำาเนนงานขององคกร
เ ป น ร ะ บ บ ก า ร จ ด ก า ร ฐ า น ข อ ม ล (Database Management System) ทเกบรวบรวมขอมล ทำาการประมวลผล และสามารถคนคนขอมล เพอใหผบรหารมสารสนเทศสำาหรบใชเปนเครองมอในการตดตาม หรอวดผลการดำาเนนงานขององคกรได
โดยทวไปการทจะมระบบการเกบขอมลเพอชวยในการตดตามหรอวดผลการดำาเนนงานขององคกรไดนน จะตองมฐานขอมล (Database) ท เก บขอมลในแตละกระบวนการงาน (Transaction Processing Systems) ทมความสำาคญหรออยในความสนใจของผบรหาร และมระบบการจดการฐานขอมล (Database Management System) ซงเมอมการสบคนหรอดงขอมลออกมา กจะทำาใหทราบถงสถานภาพของการดำาเนนงานทเปนอยในปจจบน ผบรหารสามารถทจะทราบถงระดบหรอความกาวหนาของการดำาเนนงานวาอย ณ จดใด สามารถทจะวดผลการดำาเนนงานเปนเปอรเซนตของความสำาเรจได
แนวทางโดยสร ป : ระบบการจดการฐานขอม ล (Database Management System) ทสามารถจดเกบ ประมวลผล และสามารถสบคนขอมลทเกยวของกบกระบวนการปฏบตงานขององคกร เพอใหทราบถงสถานะของการดำาเนนงานวาอย ณ จดใด ซงจะชวยใหสามารถตดตามหรอวดผลการดำาเนนงานกบเปาหมายขององคกรทตงไวได
ตวอยาง : ระบบสามารถออกรายงาน ทบงบอกใหทราบถงสถานภาพของการดำาเนนงาน วาอยตรงชวงใด โดยอาจจะเปรยบเทยบผลการดำาเนนงานเปนตวเลข กราฟหรอในลกษณะทเปนกราฟฟกออกทางหนาจอทสามารถวดระดบความสำาเรจของงานได เชน ระบบการจดการฐานขอมลของบรษทขายผลตภณฑรองเทาแหงหนง ซงมฐานขอมลของโรงงานการผลตทเชอมตอกบฐานขอมลของ Supplier และมระบบการ
การบรหารจดการสารสนเทศ 25
การบรหารจดการองคกร(เอกสารประกอบ)
จดการฐานขอมล (Database Management System) ทสามารถควบคมและทราบถงขนตอนในกระบวนการผลต (Work in Process) วาอย ณ จดใด ควบคมกระบวนการ ขนตอนในการจดซอวตถดบ หรอระบบการขนถายสนคาเปนตน ซงหากเกดกรณท Supplier ไมสามารถจดสงวตถดบไดทนตอกระบวนการผลต ระบบการจดการฐานขอมลนจะทำาใหผบรหารทราบถงความเปนไปของระบบ หรอกระบวนการดำาเนนงานได วา Supplier ไมสามารถสงวตถดบไดทนเวลา และเปนวตถดบประเภทใด จำานวนเทาไร ณ Process ใด ทำาใหสามารถทจะแกปญหา หรอปรบปรง เปลยนแปลงไดอยางถกตอง ตรงจด และมประสทธภาพ
(ดดแปลงจาก :(1) Management Information Systems: Managing The Digital Firm / Kenneth C. Laudon, Jane P. Laudon, PP.
40-42.(2) ระบบสารสนเทศเพอการจดการฉบบมาตรฐาน / เรยบเรยงโดย
ประสงค ปราณตพลกรง หนา 201-207.)
ในกรณทแผนงานไมชดเจน หรอ ผลลพธไมสอดคลองกบหวขอประเมน จะพจารณาจาก :- มการจดเกบ Data ใน Function งานหลก เชน 1. ระบบงานขาย
และการตลาด 2. ระบบงานการเงนและระบบงานบญช 3. ระบบทรพยากรมนษย 4. ระบบงานการผลต 5. ระบบงานอน ๆ ทมความจำาเปนในองคกร (Core Business Function))
- การเรยกขอมลมาใช มความสะดวก ถกใชนำาเสนอเปนประจำา ผบรหารสามารถนำาขอมลมาใชในการตดสนใจ และมความทนกาลกบการใชงานอยางเหมาะสม
2.1.3 ระบบการรายงานผลและเปรยบเทยบผลการดำาเนนงานกบเปาหมาย
การบรหารจดการสารสนเทศ 26
การบรหารจดการองคกร(เอกสารประกอบ)
ระบบการรายงานผลและสอบเทยบผลการดำาเนนงานกบเปาหมาย เปนระบบทจะตองมระบบการจดการฐานขอมล (Database Management System) เพอใชในการจดเกบ รวบรวม และการจดการขอมลเพอใหขอมลในแตละสวนงานสามารถทจะแสดงความสมพนธกนได ซงระบบการรายงานผลและสอบเทยบผลการดำาเนนงานจะไปดงขอมลในแตละสวนงานทเกยวของกนจากฐานขอมลกลางทองคกรม เพอนำามาเปรยบเทยบกบคาเปาหมายทองคกรตงไว เพอสรปเปนรายงานทบงบอกใหทราบถงผลของการดำาเนนงานทเกดขน ซงผบรหารสามารถนำารายงานดงกลาว ไปใชเปนเครองมอในการตรวจสอบการดำาเนนงานขององคกรไดวาควรจะมการปรบปรง เปลยนแปลง แกไขใหกระบวนการทำางานดขนไดอยางไร และทกระบวนการใด
แนวทางโดยสรป : ระบบการรายงานผลและสอบเทยบผลการดำาเนนงานกบเปาหมาย คอ ระบบทสามารถออกรายงานทแสดงถงผลของการดำาเนนงานตามเปาหมายตาง ๆ ทไดกำาหนดไว
ตวอยาง : ระบบสามารถออกรายงาน ทบงบอกใหทราบถงสถานภาพของการดำาเนนงาน วาอยตรงชวงใด โดยอาจจะเปรยบเทยบผลการดำาเนนงานเปนตวเลข กราฟหรอในลกษณะทเปนกราฟฟกออกทางหนาจอ ทสามารถวดระดบความสำาเรจของงานได เชน บรษทผลตเสอผาแหงหนงใชฐานขอมลของ Oracle ท Run บน IBM AS/400 Server และม Show Case Software (Report Generator) ทสามารถออกรายงานตามทตองการได และสามารถเปรยบเทยบยอดการผลตในแตละชวงเวลากบททางบรษทไดตงเปาไว ทำาใหทราบถงจำานวนทขาดเหลอและเปอรเซนตทขาดเหลอดงกลาว ระบบสามารถควบคมและทราบถงขนตอนในกระบวนการผลตเสอผา (Work in Process) วาอย ณ จดใด ควบคมกระบวนการ ขนตอนในการจดซอวตถดบ หรอระบบการขนถายสนคาเปนตน ซงจะทำาใหผบรหารสามารถตดตาม และทราบถงความเปนไปของระบบ หรอกระบวนการดำาเนนงานได
การบรหารจดการสารสนเทศ 27
การบรหารจดการองคกร(เอกสารประกอบ)
ในกรณทแผนงานไมชดเจน หรอ ผลลพธไมสอดคลองกบหวขอประเมน จะพจารณาจาก :- มรายงานทเทยบกบเปาหมายไดทงระดบองคกรและระดบฝาย- มการตดตามผลการดำาเนนเทยบกบเปาหมายอยางสมำาเสมอ และ
รายงานสามารถรายงานไดทนกาล (เหมาะสมกบลกษณะเปาหมาย)
2.2 ระบบสารสนเทศทสนบสนนการบรหารความเสยง
2.2.1 ระบบสารสนเทศทสนบสนนการเกบขอมลพ'นฐานทใชในการบรหารและจดการความเสยง
ระบบในการบรหารความเสยงจำาเปนจะตองอาศยระบบสารสนเทศทเหมาะสมในการเกบขอมลพนฐานและประมวลผลขอมล ซงปญหาของการเกบขอมลในระบบคอ ขอมลในระบบอาจถกนำาเสนออยางไมเทยงตรงและไมมความสอดคลองกบการนำาเสนอขอมลในสวนอนของระบบ และขาวสารบางสวนอาจมขอผดพลาด คลมเครอ หรอไมไดรบการแบงแยกอยางเหมาะสมสำาหรบการนำาเสนอทางธรกจ
ดงนน ระบบสารสนเทศทเหมาะสมจงเปนสงสำาคญในการจดเกบขอมลพนฐานในแตละหนวยงานขององคกร ทงน เพอใหมศนยกลางในการรวบรวมขอมลในแตละหนวยขององคกร เพอใหแตละหนวยสามารถแลกเปลยนขอมลกนได และเพอใหผบรหารสามารถดงขอมลทตองการเพอใชเปนแนวทางในการตดสนใจถงการบรหารความเสยงใน แตละหนวยงาน และเชอมโยงถงการบรหารความเสยงในภาพรวมขององคกร
ตามหลกการแลว ในองคกรจะมศนยกลางทเรยกวา Risk Data Warehouse ซงทำาหนาทเกบขอมล รวบรวมขอมล และประมวลผลขอมลในเบองตนใหกบผบรหาร โดยขอมลดงกลาวจะมาจากหนวยงานตางๆ ทงภายในและภายนอกองคกร ดงนน หนาทหลกของ Risk Data Warehouse คอรวบรวมขอมลจากฝายตางๆ และนำามาจดเรยงใหอยในรปแบบ (Format) ทฝายบรหารตองการเพอจะนำาไป
การบรหารจดการสารสนเทศ 28
การบรหารจดการองคกร(เอกสารประกอบ)
ประมวลผลขอมลไดทนท และระบบสารสนเทศตองสามารถรองรบไดทนทหากขอมลมการเปลยนแปลงไป
แผนภาพท 1 Risk Data Processing
(ดดแปลงจาก : Risk Management, Michel Crouhy, Dan Galai, Robert Mark หนา 109-111)
แนวทางโดยสรป : ระบบสารสนเทศทสามารถรวบรวมขอมลจากหนวยงานตางๆ ในองคกร เพอเปนศนยกลางในการรวบรวม แลกเปลยนขอมลระหวางหนวยงาน และเพอใหผบรหารสามารถใชขอมลเพอเปนแนวทางตดสนใจในการบรหารความเสยงได
ตวอยาง : ธนาคารแหงหนงมหนวยงานภายในหลายหนวยงาน ลวนแตมกจกรรมทตางกนและมผลตภณฑของแตละหนวยงานทตางกน ดงนน จำาเปนตองมระบบสารสนเทศททำาการจดเกบขอมลในแตละหนวยงาน เพอสามารถแปลงขอมลในแตละหนวยงานทมความแตกตางกนน ใหอยในรปแบบเดยวกน เพอใหผบรหาร หรอหนวยงานทเกยวของสามารถนำาไปตดสนใจในสวนทเกยวของกบการบรหารความเสยงได
การบรหารจดการสารสนเทศ 29
RiskData
Warehouse
Customer
Connectivity
Advanced
Analytic Algorith
ms
Transaction Data
Line of Business
Application Financial Rates
การบรหารจดการองคกร(เอกสารประกอบ)
โดยผบรหารตองทำาการเรยกดขอมลไดอยางรวดเรว และเปนขอมลทถกตองและอยในรปแบบทเหมาะสมในการตดสนใจ
โดยทขอมลดงกลาว อาจจะมาจากภายในธนาคารเอง (Internal) หรอภายนอกธนาคาร (External) เชน ขอมลของสาขาตางประเทศของธนาคารดงกลาวกได ซงจะเปนการใชประโยชนจากระบบการเชอมโยงระหวาง Server ของสาขา โดยระบบสารสนเทศนตองมสามารถรองรบการเปลยนแปลงของขอมล ในกรณทขอมลมการเปลยนแปลง (Update) อยตลอดเวลาได
ในกรณทแผนงานไมชดเจน หรอ ผลลพธไมสอดคลองกบหวขอประเมน จะพจารณาจาก :- มการจดเกบขอมลเพอชวยในการบรหารความเสยงอยางเหมาะสม- มการนำาขอมลมาใชในการวเคราะห จดลำาดบ โอกาสและความรนแรง
ของความเสยง- มการนำาขอมลเพอใชวเคราะหทางเลอกในการบรหารความเสยง เชน
Risk Transfer / Minimize Risk / etc.
Identify Risk
· µ¤� � � / ERW
¤µ¦ µ¦� �
Risk Data Warehouse
Likelihood / Severity
.1 o°¤¼� >µ o°¤¼ µ� � � � � °ºÉÇ� ]Á¦ºÉ° ¤º° Énª¥¦ª ¦ª¤� � � � � ÁÈ o°¤¼� � �[Software Excel Paper °ºÉÇ� @
1. Á¦ºÉ° ¤º° Énª¥ª·Á¦µ³®r� � � � � >SoftwarePaper °ºÉÇ� @
2.2Á¦ºÉ° ¤º° Énª¥Ä µ¦ · µ¤� � � � � � � � �>Software Paper °ºÉÇ� @Áº°� � >Software
Paper Early Warning System °ºÉÇ� @
Risk Management Information System
.1 Á¦ºÉ° ¤º° Énª¥ª·Á¦µ³®r� � � � � Scenario>Software Excel Paper °ºÉÇ� @
การบรหารจดการสารสนเทศ 30
การบรหารจดการองคกร(เอกสารประกอบ)
2.2.2 ระบบสารสนเทศทสนบสนนรายงานและการวเคราะหระดบความรนแรงและประเมนโอกาสทเกด / Early warning system (ระบบเตอนภย / แจงใหทราบถงเหตการณหรอความเสยงทจะเกดข'นซงมผลกระทบรนแรงตอองคกร)
องคประกอบหลกของการบรหารความเสยงทสำาคญคอ การระบถงระดบความเสยหายทอาจจะเกดขนไดจากความเสยงแตละประเภท ซง ระดบความเสยหาย = ระดบของความรนแรง x โอกาสของการเกดความเสยง และองคกรตองมการจดลำาดบความเสยงจากผลการวเคราะหระดบเสยหายขางตนดวย
ดงนน ระบบสารสนเทศ จะตองสนบสนนการม Early Warning System เพอปองกนความเสยงหลก โดยจดใหม Management Trail เพอการตดตาม สอบทานแบบตอเนองอยางเหมาะสม ในการบรหารความเสยง
แนวทางโดยสรป : ระบบ Early Warning System คอ ระบบสารสนเทศทสนบสนนการจดรปแบบและประมวลผลขอมลใหอยในรปของระดบความรนแรงในการเกดเหตการณ และโอกาสของการเกดความเสยงแตละประเภท เพอใหองคกรไดกำาหนดระดบทยอมรบไดของความเสยง (Limited Risk Level) ได และหากระดบความเสยหายเกนกวา Level ทยอมรบได ระบบจะตองทำาการเตอน / รายงานทนทโดยทนกาล (Timely manner)
ตวอยาง : องคกรแหงหนง ไดกำาหนดระดบความเสยหาย (ระดบของความรนแรง x โอกาสของการเกดความเสยง) ไว 5 ระดบ โดยทำาเปน Matrix ดงน
ระดบความถ
ระดบความรนแรงระดบ 1 ระดบ 2 ระดบ 3 ระดบ 4 ระดบ 5
การบรหารจดการสารสนเทศ 31
การบรหารจดการองคกร(เอกสารประกอบ)
ระดบ 1 1 2 3 4 5ระดบ 2 2 4 9 8 10ระดบ 3 3 6 9 12 15ระดบ 4 4 8 12 16 20ระดบ 5 5 10 15 20 25
จะพบวา องคกรกำาหนดระดบความถไว 5 ระดบ และระดบความรนแรงไว 5 ระดบ ดงนนระดบความเสยหาย จะอยทระดบตำาสดคอ 1 และระดบสงทสดคอ 25
ขนตอนของระบบในการประมวลผลและมระบบเตอนภย1. ระบบสารสนเทศ จะทำาการรวบรวมขอมลความเสยงจาก
แตละหนวยงาน โดยแตละหนวยงานตองระบระดบความถและระดบความรนแรงของความเสยงแตละประเภท
2. องคกรจะตองระบระดบความเสยหายทยอมรบได ซงในทน ยกตวอยางระดบความเสยหายทยอมรบไดเทากบ 9
3. เมอระบบรวบรวมขอมลความเสยงซงระบระดบความเสยหายของแตละหนวยงานแลว ระบบจะตองประเมนผลระดบความเสยหายของแตละปจจยเสยง หากปจจยเสยงใดมระดบความเสยหายทเกน 9 (เกนระดบทยอมรบได) ระบบจะตองมสญญาณเตอน / รายงาน / แจงตอผบรหารถงระดบความเสยหายทเกดขน เพอทผบรหารจะไดบรหารจดการตอความเสยงนนไดทนทวงท
ในกรณทแผนงานไมชดเจน หรอ ผลลพธไมสอดคลองกบหวขอประเมน จะพจารณาจาก :- การมระบบ Early Warning ไดตามประเภทความเสยงอยางเหมาะ
สม (ตาม Risk Map) รวมทงมการแจงเตอนเมอเกนกวาระดบทรบได
- ระบบสามารถ Track Down ไดวาตนเหตของปญหามาจากสวนใด ไดทนกาล
การบรหารจดการสารสนเทศ 32
การบรหารจดการองคกร(เอกสารประกอบ)
2.2.3 การบรหารเทคโนโลยสารสนเทศเพอการจดการทด (IT Governance)
คณะกรรมการรฐวสาหกจมการประเมนผลฝายบรหารในการจดการกบความเสยงและปญหาทอาจเกดขนทางดาน IT ไดแก
การดแลสภาพแวดลอมทด มมาตรฐาน (IT Security) โดยรฐวสาหกจสามารถเลอกมาตรฐานทใชควบคมปองกนมาตรฐานใดกได แตตองเปนมาตรฐานทอางองได เชน มาตรฐานทผผลตระบบ/อปกรณคอมพวเตอร กำาหนด หรอ มาตรฐานสากล เชน EN, DIN, BS ฯลฯ เปนตน โดยกำาหนดความจำาเปนของมาตรการควบคม
การบรหารจดการสารสนเทศ 33
การบรหารจดการองคกร(เอกสารประกอบ)
ปองกนของแตละกลมรฐวสาหกจ ตามคณลกษณะ ทงสน 10 ประการ ดงน
คณลกษณะทตองควบคมปองกน
1. ถกโจรกรรม และวนาศกรรม (Theft)2. เพลงไหม (Fire) และความชน3. แรงระเบด (Explosives) 4. เขมาควน (Smoke)5. นำาดบเพลง,นำาทวมขงหรอรอยรวทเกดจากการสราง
ศนยคอมพวเตอรไมไดมาตรฐาน (Water or Supply Failure)
6. ฝน (Dust)7. แรงสนสะเทอน (Vibration)8. สารเคมและกรดแกส (Chemical effects)9. ระบบไฟฟาขดของ ระบบไฟฟาลดวงจร (Electrical
supply interference)10. การถกรบกวนจากคลนสนามแมเหลก และคลนรงส
(Electromagnetic radiation)หมายเหต : ความจำาเปนของมาตรการควบคมปองกนของแตละกลมรฐวสาหกจ ตามคณลกษณะ จะแตกตางกน ตามการประเมนตนเองของรฐวสาหกจดวยการวเคราะห Business Impact Analysis (BIA) และ การระบ / การวเคราะหปจจยเสยงขององคกร
การบรหารจดการสารสนเทศ 34
การบรหารจดการองคกร(เอกสารประกอบ)
การมศนยคอมพวเตอรสำารองนอกสถานททำาการ (Off-site Back up) โดยรฐวสาหกจตองมการควบคมปองกนศนยคอมพวเตอรสำารองตามคณลกษณะทกำาหนดเชนเดยวกน ซงรฐวสาหกจสามารถเลอกมาตรฐานใดกได แตตองเปนมาตรฐานทอางองได เชน มาตรฐานทผผลตระบบ/อปกรณคอมพวเตอร กำาหนด หรอ มาตรฐานสากล เชน EN, DIN, BS ฯลฯ เปนตน โดยกำาหนดความจำาเปนของมาตรการควบคมปองกนของแตละกลมรฐวสาหกจ ตามคณลกษณะ ดงน
หมายเหต : ความจำาเปนของมาตรการควบคมปองกนของแตละกลมรฐวสาหกจ ตามคณลกษณะ จะแตกตางกน ตามการประเมนตนเองของรฐวสาหกจดวยการวเคราะห Business Impact Analysis (BIA) และ การระบ / การวเคราะหปจจยเสยงขององคกร
Hot Site (Definition)Backup site fully equipped to take over data processing operations at short notice. Contains fully configured equipment and communications links. Data is frequently or continuously replicated from the live site to the hot site, either by data communication links or physical transport of backup media. Hot Sites provide a very high level of disaster recovery protection, but the cost of maintaining a hot site facility can be extremely highWarm Site (Definition)Backup site which is somewhere between a Hot Site and a Cold Site.
การบรหารจดการสารสนเทศ 35
ประเภท Off-site Back up Hot Site Warm Site Cold Site
การบรหารจดการองคกร(เอกสารประกอบ)
Typically contains the data links and pre-configured equipment necessary to rapidly start operations, but does not contain live data. Thus commencing operations at a warm site will (at a minimum) require the restoration of current data.Cold Site (Definition)Standby site which can be used to house data processing facilities in the event of a disaster. Typically contains the appropriate electrical and heating/air conditioning systems, but does not contain equipment or active communication links.
(ทมา : http://www.riskythinking.com/glossary)
การบรหารจดการสารสนเทศ 36
การบรหารจดการองคกร(เอกสารประกอบ)
2.3 ระบบสารสนเทศทสนบสนนการควบคมและการตรวจสอบภายใน
2.3.1 การนำาระบบสารสนเทศและระบบเทคโนโลยสารสนเทศเขามาชวยในการควบคมภายในและตรวจสอบภายในเพอสรางความมนใจไดวารฐวสาหกจปฏบตไดตามระเบยบ กฎหมาย ขอบงคบตาง ๆ ตลอดจนความถกตองของขอมลดานบญชและการเงน
ระบบสารสนเทศสามารถนำามาชวยสนบสนนการควบคมภายในและการตรวจสอบภายในเพอทำาใหกระบวนการควบคมภายในและตรวจสอบภายในขององคกรมประสทธภาพและประสทธผลมากยงขน
ทางดานการควบคมภายใน ระบบสารสนเทศสนบสนนวธการดำาเนนงาน โดยการทำางานของบคลากรจะเปลยนไปอยในรปแบบทตองถกควบคมผานระบบฯ หรอไดรบการอนญาตจากระบบฯ ซงจะตองทำาตามหลกเกณฑ/วธการ / เงอนไขทไดกำาหนดไว อนเปนผลมาจากความสามารถของระบบสารสนเทศทสามารถกำาหนดวธการปฏบตงานโดยขนอยกบกฎเกณฑทไดกำาหนดไวอยางเครงครด
ทางดานการตรวจสอบภายใน ระบบสารสนเทศสามารถนำามาใชในการสอบทานความถกตองของการดำาเนนงาน เนองจากความสามารถของระบบสารสนเทศในการประมวลผล การเกบรวบรวมและบนทกขอมลไดอยางเทยงตรงเพอนำามาใชในการตรวจสอบและอางองเมอตองการ นอกจากนตวระบบสารสนเทศ สามารถตรวจสอบความผดพลาดทเกดขนไดโดยทนททำาใหสามารถปองกนความเสยหายทจะเกดขนได
แนวทางโดยสรป : การนำาระบบสารสนเทศและระบบเทคโนโลยสารสนเทศ เขามาใชเพอชวยในการทำางานดานควบคมภายในและตรวจสอบภายในการปฏบตงานใหถกตองตามกฎระเบยบ กฎหมาย ขอบงคบตางๆ โดยการปรบนำามาใชในองคกรอยางเหมาะสม และการนำาระบบ
การบรหารจดการสารสนเทศ 37
การบรหารจดการองคกร(เอกสารประกอบ)
สารสนเทศเขามาใชเพอสรางมนใจไดวาระบบบญชทใชมความเหมาะสมกบองคกร โดยสามารถเรยกด/ตรวจสอบขอมลไดตามตองการ
ตวอยาง :การนำาระบบสารสนเทศ และระบบเทคโนโลยสารสนเทศ มาใชทางดานการควบคมภายใน เชน
- การบนทกขอมลเพอปองกนทรพยสนไมใหสญหายโดยการเบกของจากคลงพสดทมการบนทกอปกรณแตละรายการอยางละเอยดและสามารถตรวจสอบไดตลอดเวลา
- การกำาหนดวงเงนของการอนมตตามตำาแหนงหรอหนาท โดยตองผานการทำารายการผานระบบอเลคทรอนกสทมการตงกฎเกณฑไว นอกจากนยงสามารถนำามาควบคมกระบวนการทำางาน / การผลตใหเปนไปตามมาตรฐานหรอขอบงคบทไดกำาหนด
- การกำาหนดใหตองม Login และการใสรหสผาน (Password) เมอมการใชงานในแตละวน ทงน เพอปองกนมใหบคคลทไมมอำานาจหนาทสามารถเขาไปเรยกใชขอมลขององคกรได
- การกำาหนด Firewall ทงระดบเครอขาย (Network) และโปรแกรมระบบงาน (Application) เพอควบคมขอมลหรอขอมลแปลกปลอมเขามาในระบบ (อางองจาก : เอกสาร “ แนวปฏบตในการรกษาความปลอดภยการใหบรการทางการเงนทางอเลกทรอนกส”, ธนาคารแหงประเทศไทย)
การนำาระบบสารสนเทศ และระบบเทคโนโลยสารสนเทศมาใชทางดานการตรวจสอบภายใน เชน
- การนำาเทคโนโลยสารสนเทศ เฃน โปรแกรมสำาเรจรปเพอชวยในการตรวจสอบภายในมาใชในการชวยตรวจสอบความผดปกตของผลตภณฑทไดจากการผลต แทน/ควบคกบการทำางานโดยมนษย
- ในสวนของระบบบญชทนำามาใชในองคกรสามารถแยกรายการไดตามความตองการและสามารถตรวจสอบหรอเรยกดขอมลไดในระยะเวลาอนสน เชน สามารถเรยกดขอมลการเบกจายงบประมาณ
การบรหารจดการสารสนเทศ 38
การบรหารจดการองคกร(เอกสารประกอบ)
ของระดบฝาย หรอสามารถเรยกดขอมลไดตามสมควรกบองคกร เชน ตามระบบ ABC (Activity Based Costing)
- การออกแบบการตรวจสอบขอมลเขาขณะนำาเขาระบบ เชน การออกแบบการใหรหสตรวจสอบ (Self-checking Digit Coding) เพอใหเครองรบขอมลทราบทนทวามขอมลทกำาลงปอนเขามามความผดพลาด
ในกรณทแผนงานไมชดเจน หรอ ผลลพธไมสอดคลองกบหวขอประเมน จะพจารณาจาก :-ผลการตรวจสอบภายใน (ทงองคกร) ทผานมาในป 2549 และยอนหลง ถงอปสรรคหรอการดำาเนนการใดไมเปนไปตามกฎหมาย ระเบยบ ขอบงคบ หรอไม รวมทงผลการตรวจสอบภายในทางดานการเงนและบญช (ทงองคกร) ทผานมาในป 2549 และยอนหลงในประเดนปญหาทพบ
-การดำาเนนการพจารณาปญหา/แกไขปญหา โดยพจารณาเฉพาะกรณทสามารถนำาระบบสารสนเทศและระบบเทคโนโลยสารสนเทศ เขามาชวยในการดำาเนนการได ซงควรครอบคลมการพจารณาใน 3 ประเดน ดงน
Compliance Audit Operation Audit Efficiency Audit
´ ε� � �  ¦ª °� � � � � (Non-IT)
¦µ¥µ� � ¨ ¦ª °� � � � (Non-IT)
µ¦ ª »¤£µ¥Ä³ µ¦� � � � � �¦ª °� � � £µ¥Ä� (Non-IT)
εÁ· µ¦ ¦ª °� � � � � � � (Non-IT)
Á¦ºÉ° ¤º° Énª¥� � � � >Software/Paper/°ºÉÇ� @
o°¤¼Á¡ºÉ° ¦ª µ� � � � � >Software Paper °ºÉÇ� ] , Á¦ºÉ° ¤º° Énª¥� � � � >Software Paper °ºÉÇ� ]
>¡ ¦³ÁÈ� � � � {®µÉ� � � IS nª¥Åo� � [¤ µ¦�ÂoÅÃ¥� � � IS ³ {®µ®¤ Å� � � � ¤ µ¦� ÂoÅÃ¥� � �IS Ân� {®µ¥°¥¼n� � � Ťn¤ µ¦� ÂoÅÃ¥� � � IS °ºÉÇ� @
IC&IA (Non-IT) Information System
>Ťn¡ ¦³ÁÈ� � � � {®µÉ� � � IS nª¥Åo� � @
o°¤¼� >µ o°¤¼� � � ¨µ� � °ºÉÇ� Á¦ºÉ° ¤º°� �Énª¥� � [Software/Paper °ºÉÇ� ]]
การบรหารจดการสารสนเทศ 39
การบรหารจดการองคกร(เอกสารประกอบ)
2.3.2 ระบบทชวยการควบคมและการตรวจสอบเพอสรางความมนใจไดวาระบบสารสนเทศมความปลอดภยและขอมลมความถกตอง (Computer Audit)ในการนำาระบบสารสนเทศเขามาใชในองคกรนน เพอสรางความมนใจไดวาระบบฯ ทนำามาใชมความปลอดภยและถกตองจงตองมการควบคมและควบคไปกบการตรวจสอบ โดยครอบคลมในเรองทวไปเกยวกบระบบสารสนเทศขององคกรดงน การควบคมกระบวนการพฒนาระบบงาน (Implementation
controls) ตรวจสอบกระบวนการพฒนาระบบงานในจดตาง ๆ เพอใหมนใจไดวากระบวนการพฒนาฯ อยในความควบคมและการบรหารทด การตรวจสอบการพฒนาซอฟตแวรควรทจะมการตรวจสอบทบทวนอยางเปนทางการ ในแตละขนตอนการพฒนาซอฟตแวรทสำาคญเพอเปดโอกาสใหผใชและผบรหารมโอกาสยอมรบหรอปฏเสธระบบงานเปนระยะกอนทระบบงานจะพฒนาเสรจเรยบรอย การตรวจสอบระบบงานควรจะตรวจการเขาไปมสวนรวมของผใชในแตละขนตอนของการพฒนาฯ และนำาทฤษฎการวเคราะหคาใชจายผลตอบแทนมาใชศกษาความเปนไปไดของโครงการ การตรวจสอบจะตองคำานงถงการประกนคณภาพในระหวางททำาการพฒนา การเปลยนแปลงระบบงาน และการทดสอบระบบงาน รวมทงเอกสารประกอบระบบงานนน
การควบคมซอฟตแวร (Software Control) มความจำาเปนสำาหรบซอฟตแวรประเภทตางๆ ทนำามาใชประกอบระบบงาน การควบคมซอฟตแวรตรวจสอบการใชซอฟตแวรระบบและปองกนไมใหผทไมไดรบอนญาตเขามาใชงานเนองจากซอฟตแวรระบบมความสำาคญตอการควบคมการทำางานของซอฟตแวรอน ๆ และเปนตวทเขาไปแกไขเปลยนแปลงขอมลโดยตรง
การควบคมทางกายภาพ (Physical hardware controls) เปนการปองกนทางกายภาพเพอไมใหใชเครองคอมพวเตอรและอปกรณตาง ๆ และตรวจสอบความผดปกตของอปกรณทกชนด
การบรหารจดการสารสนเทศ 40
การบรหารจดการองคกร(เอกสารประกอบ)
การปองกนนรวมไปถงการปองกนอคคภย การปองกนไมใหอณหภมและความชนในหองเกบอปกรณสงหรอตำาเกนไป การปองกนขอมลเสยหายดวยการทำาสำาเนาขอมล การรกษาใหฮารดดกสสามารถใหบรการไดตลอดเวลาทตองการ เปนตน
การควบคมการปฏบตงานเครองคอมพวเตอร (Computer operations controls) ประยกตใชกบงานของฝายคอมพวเตอรเพอใหขนตอนการปฏบตเกยวกบอปกรณบนทกขอมลและการประมวลผลขอมลเปนไปตามขนตอนทกำาหนด ไดแก การจดสภาพแวดลอมใหเหมาะสมกบการทำางานของคอมพวเตอร การใชซอฟตแวร การทำาสำาเนาขอมลและการฟ นสภาพขอมลในกรณทโปรแกรมไมทำางานตามปกต เปนตน
การควบคมความปลอดภยขอมล (Data security controls) เปนการปกปองขอมลทมคายงขององคกรทเกบอยในดกสหรอเทปหรออปกรณใดกแลวแต ใหพนจากการใชงาน การเปลยนแปลง และการทำาลายโดยบคคลทไมไดรบอนญาต การปกปองนตองทำาทงในขณะทแฟมขอมลกำาลงถกใชงานและเกบรกษาไว ในสภาพการทำางานทขอมลมการปอนเขามาจากเครองเทอรมนอล ขอมลทแปลกปลอมเขามาจะตองถกกำาจดออกจากระบบ
ระเบยบวนยผบรหาร มาตรฐาน และขนตอนการปฏบตงาน (Administrative disciplines, standards, and procedures) หมายถงการกำาหนดมาตรฐาน กฎเกณฑ ขนตอนการปฏบตงาน และวนยในการรกษา ความปลอดภย เพอใหมนใจไดวาการรกษาความปลอดภยทวไปและการรกษาความปลอดภยโปรแกรมประยกตไดรบการจดตงและนำาไปปฏบตอยางจรงจง
(คดลอกจาก : ระบบสารสนเทศเพอการจดการ, Kenneth C. Laudon, Jane P. Laudon เขยน
สลยทธ สวางวรรณ PhD เรยบเรยง หนา 346 - 348)ตวอยาง : ระบบสารสนเทศมความปลอดภย เชน
การบรหารจดการสารสนเทศ 41
การบรหารจดการองคกร(เอกสารประกอบ)
1) การจดทำาคมอการปฏบตงานและแบบฟอรมมาตรฐานในการรบสงงานระหวางเจาหนาทศนยคอมพวเตอรและผใช (Users)
2) การสอบทานกระบวนการหรอวธการจดเกบเอกสารหรอ media ทใชประกอบการออกแบบระบบงาน รวมทงวธการเกบหรอดแลรกษา Source Program อยางสมำาเสมอ
3) จดใหมระบบการบำารงรกษาทตอเนองเหมาะสมและครอบคลมครภณฑคอมพวเตอรและอปกรณทกประเภท
4) กำาหนดใหมการจดทำาทะเบยนคมการตดตงหรอการนำา software จากภายนอกเขามาใชกบเครองคอมพวเตอรในหนวยงาน
5) กำาหนดผมหนาทรบผดชอบศกษาทบทวนระบบรกษาความปลอดภยและกำาหนดสทธในการเขาถงระบบงานและฐานขอมลทสำาคญ
6) การปรบปรงพฒนาระบบและสทธหรอ User ID ในการเขาถงระบบงานและระบบขอมลเปนระยะ
7) จดใหมการตรวจสอบขอมลหรอเอกสารทจะนำาเขาระบบ รวมทงจดใหมการรายงานจากโปรแกรมระบบงานสำาหรบใชในการตรวจสอบหรอสอบทานความถกตองของขอมลกอนการสงตอ
8) กำาหนดระบบการจดเกบและสำารองแฟมขอมล ฐานขอมล และรายงานตางๆ ใหเหมาะสมกบการใชงาน
9) กำาหนดใหมวธการ Backup หรอทำาสำาเนา Source Program ระบบงานและเอกสารประกอบทสำาคญอยางนอย 2 ชด และแยกสถานทจดเกบ รวมทงจดทำาทะเบยนคมไวเปนหลกฐาน
10) จดใหมการสำารองขอมลใหครบถวนตามความเหมาะสมของแตละระบบงานและตามเวลาทกำาหนด เชน จดเกบทกสนวน ทกสปดาห หรอทกเดอนตามความจำาเปนและความเหมาะสม
11) จดใหมการทดสอบความถกตองของขอมลทสำารองไวเปนครงคราวและทำารายงานผลการทดสอบ
ในกรณทแผนงานไมชดเจน หรอ ผลลพธไมสอดคลองกบหวขอประเมน จะพจารณาจาก :- การมกระบวนการ Computer Audit ตามรายละเอยดขางตน- การแกไขปญหาหลงจากดำาเนนการ Computer Audit
การบรหารจดการสารสนเทศ 42
การบรหารจดการองคกร(เอกสารประกอบ)
´ εÂ� � � � � Computer Audit
¦µ¥µ ¨� � � Computer Audit
µ¦ ª »¤£µ¥Ä³ µ¦� � � � � �¦ª ° £µ¥Ä� � � � IT)
εÁ· µ¦� � � � Computer Audit
Á¦ºÉ° ¤º° Énª¥� � � � >Software/Paper/°ºÉÇ� @
o°¤¼Á¡ºÉ° ¦ª µ� � � � � >Software Paper °ºÉÇ� ] , Á¦ºÉ° ¤º° Énª¥� � � � >Software Paper °ºÉÇ� ]
>¡ ¦³ÁÈ {®µ� � � � � � [¤ µ¦Âoų� � �{®µ®¤ Å� � � � ¤ µ¦ÂoÅÂn{®µ¥°¥¼n� � � � � � � Ťn¤
µ¦ÂoÅ� � � °ºÉÇ� @
IC&IA (IT) Information System
>Ťn¡ ¦³ÁÈ {®µ� � � � � � @
o°¤¼� >µ o°¤¼� � � ¨µ� � °ºÉÇ�Á¦ºÉ° ¤º°� � Énª¥� � [Software/Paper °ºÉÇ� ]]
2.3.3 การดำาเนนงานตามแผนงาน/โครงการดานสารสนเทศทมมลคาสงและมผลกระทบตอการดำาเนนงานของ องคกรอยางมนยสำาคญ
ในการนำาระบบสารสนเทศทมมลคาสงและมผลกระทบตอการดำาเนนงานขององคกร เชน ระบบ ERP ระบบงานธรกจหลก (Core System) เปนตน เขามาใชในองคกรนน เพอสรางความมนใจไดวาระบบฯ ทนำามาใชจะมการดำาเนนงานเปนไปตามแผนงาน มความปลอดภยและถกตอง ไมเกดผลกระทบตอระบบงานเดม และเปนไปตามแผนงาน / โครงการ จงตองมการตดตาม ควบคมและควบคไปกบการตรวจสอบ
หมายเหต : ในกรณทรฐวสาหกจไมมการนำาระบบสารสนเทศทมมลคาสงและมผลกระทบตอการดำาเนนงานขององคกรอยางมนยสำาคญ มาดำาเนนการหรอดำาเนนการแลวเสรจแลว นำาหนกของการประเมนผลขอนจะเฉลยไปทหวขอ 2.3.1
การบรหารจดการสารสนเทศ 43
การบรหารจดการองคกร(เอกสารประกอบ)
2.4 ระบบสารสนเทศทสนบสนนการบรหารทรพยากรบคคล
2.4.1 ระบบสารสนเทศทสนบสนนการเกบรวบรวมขอมลดาน Competency ของบคลากรทกตำาแหนงทองคกรตองการและทบคลากรทกคนมอย (Competency Inventory)
เปนระบบฐานขอมลดานทรพยากรมนษย ซงในระบบฐานขอมลน นอกเหนอจากการเกบขอมลดานแฟมบคคล ของพนกงานแตละคน ซงโดยทวไปจะประกอบดวย ขอมลใบสมคร ขอมลประวตบคคล ขอมลประวตพนกงาน ขอมลการจายเงนเดอน ขอมลการประเมนผลงาน ขอมลตำาแหนง และขอมลการลาออกหรอขาดงานแลว จะตองมการเกบขอมลดานความสามารถเฉพาะดานของบคลากรทกตำาแหนงทองคกรตองการและความสามารถของบคลากรแตละคนทองคกรมอย (Competency Inventory) โดยจะม Basic Competencies สำาหรบแตละงาน คอ Know-How, Problem Solving, และ Accountability ซง Know-How จะประกอบดวย 3 ดานหลกๆ คอ ดานบรหารจดการ (Managerial) ดานเทคนค (Technical) และดานความสมพนธ (Human Relations) สวน Problem Solving และ Accountability นนสามารถมองไดหลายมต ขนอยกบประเภท และความสำาคญของแตละงาน
การเกบรวบรวมขอมลดาน Competency ของบคลากร นนจะตองมระบบฐานขอมลทมการจดเกบเปนระบบการจดการฐานขอมลทรพยากรบคคล (Human Resource Database Management System) โดยเฉพาะ เปนระบบทสามารถจดการขอมลของพนกงาน ตรวจสอบความชำานาญเฉพาะดานของพนกงานแตละคน การอบรม คาตอบแทน สวสดการตางๆ เปนตน
แนวทางโดยสรป : เปนระบบฐานขอมลดานทรพยากรบคคล (HR Database) ทมการเกบรวบรวมขอมลดานความสามารถเฉพาะดาน
การบรหารจดการสารสนเทศ 44
การบรหารจดการองคกร(เอกสารประกอบ)
ของบคลากรทกตำาแหนงทองคกรตองการ และความสามารถของบคลากรแตละคนทองคกรมอย (Competency Inventory)
ตวอยาง : ระบบฐานขอมลดานทรพยากรบคคลนสามารถใหขอมล ดานความสามารถเฉพาะดานของบคลากรทกตำาแหนงทองคกรตองการ และความสามารถของบคลากรแตละคน ทองคกรมอย (Competency Inventory) ได เชน หากเจาหนาทคนหนงมความสามารถดานสารสนเทศ กจะตองสามารถมขอมลทระบไดวา เจาหนาทดงกลาวอยในสายงานใด เชน สายงาน Database สายงาน Network และสายงาน Web Application ซงหากเกดความผดพลาดในกระบวนการทำางานดานสารสนเทศเกดขน ทางองคกรกสามารถทจะมขอมลเพอวเคราะหไดวา ควรมการปรบปรงวธการทำางาน ควรจะจดอบรมความรในเรองงานดานสารสนเทศ หรอการสรรหาบคคลทมความสามารถเฉพาะดานเปนพเศษเขามาทำางาน หรอหากองคกรมนโยบายใหมเขามา และมสวนงานทเกยวของกบดานสารสนเทศดวย ระบบฐานขอมลดานทรพยากรบคคลนกจะสามารถระบไดวา บคลากรคนใดทมความชำานาญดานสารสนเทศเปนพเศษ ทำาใหสามารถจดหาบคคลมาปฏบตงานไดอยางถกตอง และมประสทธภาพ
ในกรณทแผนงานไมชดเจน หรอ ผลลพธไมสอดคลองกบหวขอประเมน จะพจารณาจาก :- มการเกบขอมล Competency ครบทกคน และชนดของขอมลท
เกบมความเหมาะสม และสามารถคนหาบคลากรตาม Competency ทตองการได
การบรหารจดการสารสนเทศ 45
การบรหารจดการองคกร(เอกสารประกอบ)
εÅÄo¦³Ã¥ r� � � � � �
º o » µ¦ µ¤� � � � � � � competency É�o° µ¦� � �
Á¦ºÉ° ¤º° É� � � nª¥ÁÈ o°¤¼� � � � >Software / Paper /°ºÉÇ� @
Á¦ºÉ° ¤º°� � Énª¥ º o » µ¦ µ¤� � � � � � � � �Competency Éo° µ¦Â ³®µ� � � � Competency Gap>Software / Paper °ºÉÇ� ]
HR Management (Competency) Information System
µ¦¦ª ¦ª¤ o°¤¼� � � Competency ° » µ¦Ä° r¦� � � � � � � � �
- competency dictionary- competency ¦µ¥ » ¨� � � ε®n� � �
Á¦ºÉ° ¤º° Énª¥¦ª ¦ª¤� � � � � >Software/Paper°ºÉÇ� @
2.4.2 การยกระดบความรและความสามารถของ CEO / CFO / CIO ในการผนวกรวมการจดการดานเทคโนโลยกบการวางนโยบายเพอพฒนาองคกร
กระบวนการหรอวธการในการยกระดบความรและความสามารถของ CEO / CFO / CIO ในการผนวกรวม การจดการรวมกนระหวางกระบวนการหรอแผนทเปนรปธรรม ดานเทคโนโลยกบการวางนโยบายเพอพฒนาองคกร โดยมวธการสงเสรมความรใหกบ CEO / CFO / CIO เกยวกบเทคโนโลยสารสนเทศและการสอสาร และประโยชนของเทคโนโลยตางๆ ทจะนำามาชวยในการพฒนาองคกรไดอยางคมคา และไปในทศทางเดยวกบวสยทศน ภารกจ และนโยบายขององคกร
โดยอาจจะมกระบวนการวธการทแตกตางกนในการใหความรดานสารสนเทศแก CEO / CFO / CIO ซงจะใหความสำาคญทางดานประโยชนของสารสนเทศ และแนะนำาถงการนำามาสารสนเทศนมาใชในองคกร เพอสนบสนนการปฏบตงาน หรอภารกจหลกขององคกรไดอยางมประสทธภาพ รวมทงการวางนโยบายเพอพฒนาองคกรโดยมสารสนเทศเปนเครองมอสนบสนน ซงอาจจะใชวธการสมมนา หรอใชวธแบบ Online Training เปนตน
การบรหารจดการสารสนเทศ 46
การบรหารจดการองคกร(เอกสารประกอบ)
แนวทางโดยสรป : การยกระดบความรใหกบ CEO / CFO / CIO เกยวกบเทคโนโลยสารสนเทศและการสอสาร และประโยชนของเทคโนโลยตางๆ ทจะนำามาชวยในการพฒนาองคกรไดอยางคมคา และไปในทศทางเดยวกบวสยทศน ภารกจ และนโยบายขององคกร
ตวอยาง : การสงเสรมความรใหกบ CEO / CFO / CIO เชน จดนำาเสนอโดยผเชยวชาญหรอผทรงคณวฒทหนวยงานดานสารสนเทศเปนผคดเลอก โดยใหมการนำาเสนอผานทางระบบ Video Conference ซงอาจจะชใหเหนไดดวยวา หากนำาสารสนเทศ อยาง Video Conference มาใชในการประชมแลวสามารถทจะลดระยะเวลา ลดตนทนและเพมประสทธภาพในการดำาเนนงานขององคกรได ซง CEO / CFO / CIO ทไดเรยนร จะเลงเหนถงความสำาคญของการใชเทคโนโลยสารสนเทศ และสามารถทจะนำาเทคโนโลยเขาไปผนวกกบการวางนโยบายเพอพฒนาองคกร อาทเชน การวางนโยบายขององคกรในเรองของการตดตอสอสารทงภายในและภายนอกองคกร โดยจดใหมการนำาระบบเทคโนโลยดานการสอสารทางไกล (Telecommunication) เขามาใชเพอลดตนทนในสวนของคาใชจายในการเดนทาง สามารถตดตอสอสารกนไดโดยไมขนกบสถานท ระยะทาง และเวลา
ในกรณทแผนงานไมชดเจน หรอ ผลลพธไมสอดคลองกบหวขอประเมน จะพจารณาจาก :- มแผนการอบรมทชดเจนสำาหรบผบรหารแตละทาน (CEO, CFO,
CIO)- การนำาความรมาใชประโยชนกบองคกรอยางเปนรปธรรม หรอนำามาใช
เปนนโยบายในการดำาเนนงานขององคกร 2.4.3 การพฒนาความรความสามารถของบคลากรในองคกรใหเขาใจ
และรองรบระบบสารสนเทศทองคกรมอย
การบรหารจดการสารสนเทศ 47
การบรหารจดการองคกร(เอกสารประกอบ)
ระบบสารสนเทศใหม ๆ ไดนำาเขามาสองคกรอยางสมำาเสมอเพอให สอดคลองกบการดำาเนนงานขององคกรและปรบเปลยนใหทนตามเทคโนโลยเพอเพมประสทธภาพการทำางาน อยางไรกตาม มกจะพบปญหาในทางปฏบตเมอบคลากรไมมความพรอมทจะใชระบบงานใหมเนองจากบคลากรดงกลาวยงคงคนเคยกบการทำางานลกษณะเดม ทำาใหเสยโอกาสในการใชระบบใหมประสทธภาพและเปนการสนเปลองงบประมาณในสวนดงกลาว ดงนนรฐวสาหกจควรหาแนวทางเพอให บคลากรมความคนเคยและปรบเปลยนการทำางานเพอรองรบกบระบบทไดเปลยนแปลงไป
แนวทางโดยสรป : การพฒนาความรความสามารถของบคลากรในองคกรใหเขาใจ และสามารถใชระบบสารสนเทศทองคกรมอย
ตวอยาง : หากองคกรมระบบสารสนเทศใหม หรอมใชอยแลวในองคกร แตจากการสำารวจพบวา บคลากรยงไมสามารถใชระบบดงกลาวไดอยางถกตอง รวดเรว และมประสทธภาพ ดงนนการพฒนาความรความสามารถของบคลากรในองคกรใหเขาใจ และสามารถใชระบบสารสนเทศทองคกรมอยจงเปนกระบวนการสำาคญในการผลกดน สงเสรมใหบคลากรสามารถใชเทคโนโลยได โดยอาจจะใชวธของการจดอบรม หรอ การสอนในรปแบบของ Online Training หรอ e-Learning เพอใหบคลากรสามารถทจะศกษา เรยนร และใชระบบสารสนเทศดงกลาวไดอยางมประสทธภาพ ตวอยางเชน มหาวทยาลยดานสารสนเทศแหงหนงตองการใหอาจารยและผชวยสอนสามารถทำา e-Learning ในรายวชาทอาจารยคนนน ๆ สอนดวยตนเอง โดยการนำาคมอวธการทำา e-Learning ขนบน Intranet ภายในมหาวทยาลย อาจารยและผชวยสอนสามารถทจะเรยนรและฝกปฏบตทำาไดดวยตนเอง ทงในรายละเอยดของ Code ในโปรแกรมทใชสราง เชน Dreamwaver การสรางและใช Template รวมทง Format ตางๆ โปรแกรมทใชต ดตอวด โอ อย าง เช น Microsoft Producer, Microsoft Ulead และอ นๆ
การบรหารจดการสารสนเทศ 48
การบรหารจดการองคกร(เอกสารประกอบ)
เปนตน ทำาใหมหาวทยาลยสามารถลดคาใชจายในการจางพนกงานเพอทำา e-Learning โดยเฉพาะ และยงเพมความรความสามารถใหกบบคลากรในมหาวทยาลย
ในกรณทแผนงานไมชดเจน หรอ ผลลพธไมสอดคลองกบหวขอประเมน จะพจารณาจาก :- มการฝกอบรมและการประเมนหลงการฝกอบรมวา USER ใช
ประโยชนระบบสารสนเทศอยางเตมศกยภาพเพยงใด
หลกเกณฑการประเมนเพมเตม
การบรหารจดการสารสนเทศ 49
การบรหารจดการองคกร(เอกสารประกอบ)
2.5 ระบบสารสนเทศทตอบสนองตอความตองการ ของ ผมสวนไดเสย ภายนอกองคกร รวมถงนโยบายตางๆ ของรฐบาล
ระบบสารสนเทศทตอบสนองตอความตองการผรบบรการ ผมสวนไดสวนเสยภายนอกองคกร และประชาชน รวมถงนโยบายตางๆ ของรฐบาล เปนสวนหนงของการประเมนระบบสารสนเทศทสนบสนนการดำาเนนงานตาม พระราชกฤษฎกาวาดวยหลกเกณฑและวธการบรหารกจการบานเมองทด พ.ศ. 2546 ซงประกอบดวย
2.5.1 การลดข'นตอนและการอำานวยความสะดวกแกผรบบรการ / ผมสวนไดสวนเสยภายนอกองคกร และประชาชน
การลดระยะเวลาในการใหบรการ / การอนมต / การอนญาต แกผใชบรการภายนอกองคกร
เปนระบบสารสนเทศหรอเทคโนโลยใดกตามทนำามาใชในการสนบสนนรฐวสาหกจเพอทจะสามารถลดระยะเวลาในการใหบรการ / อนมต / อนญาต แกผใชบรการได เพอกอใหเกดความสะดวกรวดเรวในการปฏบตงาน และไดรบความพงพอใจจากผใชบรการ
กระบวนการในการทจะนำาระบบหรอเครอขายสารสนเทศ (Application Program and Information Network) เขามาใชในการลดระยะเวลาในการใหบรการนน มอยหลายวธดวยกน เชน การนำาระบบคอมพวเตอรมาชวยลดขนตอนการทำางาน ระบบคอมพวเตอรทสามารถตรวจสอบความถกตองจากขอมลของผใชบรการ และสามารถทจะสรปไดวาควรใหดำาเนนการตอหรอไมควรใหดำาเนนการตอ หรอการใชเครอขายตางๆ (Internet / Extranet) เขามาเชอมตอ หากลกษณะของการใหบรการสามารถใหบรการผานเครอขายได ทำาใหลดระยะเวลา ระยะ
การบรหารจดการสารสนเทศ 50
การบรหารจดการองคกร(เอกสารประกอบ)
ทาง ฯลฯ ดงเชนการขอขอมลจากกรมทะเบยนการคา ซงมขอมลใหบรการดาวนโหลดผานทางอนเทอรเนต เปนตน
แนวทางโดยสรป : การนำาระบบหรอเทคโนโลยสารสนเทศเขามาใชสนบสนนในการลดระยะเวลาในการใหบรการ / อนมต / อนญาต แกผใชบรการได โดยมการกำาหนดวาจะลดในขนตอนใด เปนเวลาเทาไร ทำาใหผใชบรการเกดความพงพอใจ เกดผลสมฤทธ และความคมคาตอภารกจของรฐ ทำาใหสามารถดำาเนนงานไดทนตอสถานการณ[ดดแปลงจาก : พระราชกฤษฎกาวาดวยการบรหารกจการบานเมองทด
พ.ศ. 2546] มาตรา 27
ใหสวนราชการจดใหมการกระจายอำานาจการตดสนใจเกยวกบการสง การอนญาต การอนมต การปฏบตราชการ หรอการดำาเนนการอนใดของ
ผดำารงตำาแหนงใด ใหแกผดำารงตำาแหนงทมหนาทรบผดชอบในการดำาเนนการในเรองนนโดยตรง เพอใหเกดความรวดเรวและลดขนตอน
การปฏบตราชการ ทงน ในการกระจายอำานาจการตดสนใจดงกลาวตองมงผลใหเกดความสะดวกและรวดเรวในการบรการประชาชน
และ มาตรา 37ในการปฏบตราชการทเกยวของกบการบรการประชาชนหรอตดตอ
ประสานงานระหวางสวนราชการดวยกน ใหสวนราชการกำาหนดระยะเวลาแลวเสรจของงานแตละงานและประกาศใหประชาชนและขาราชการทราบ
เปนการทวไป]ตวอยาง : การมระบบบรการแบบอตโนมตซงผใชบรการจะไดรบคำาตอบและใชบรการจากระบบไดดวยตนเอง ไมตองใชเจาหนาทคอยใหบรการ หรออาจจะบรการแบบกงอตโนมต ประชาชน บรษทเอกชน และหนวยงานอนๆ สามารถเชอมโยงเขามาใชบรการไดทงทาง Intranet/Internet ซงจากเดมตองเดนทางมาใชบรการทองคกร ซงอาจจะตองใชเวลาประมาณ 2-3 ชวโมง ซงเมอนำาระบบบรการแบบอตโนมตมาใช ทำาใหสามารถลดเวลาในการดำาเนนการได เหลอแคครงชวโมง เปนตน ดง
การบรหารจดการสารสนเทศ 51
การบรหารจดการองคกร(เอกสารประกอบ)
ตวอยางจากบรษท GUESS ทผลตและขายเสอผาประเภทยนส โดย GUESS ใชระบบและอปกรณ Network ของ Cisco System ซงใชสำาหรบสรางเครอขายภายในบรษท และอนเทอรเนต สำาหรบตดตอกบ ลกคา กบ Supplier และใช Software ของ PeopleSoft และ Commerce One ในการสราง Website Apparel Buying Network (www.Apparelbuy.com) ซงมระบบทเรยกวา Guess’s core order processing system ทำาใหทงลกคา รานคาขายปลก รวมทง Supplier สามารถตดตอบรษท ทงในเรองของการสงซอสนคา การตรวจสอบ Catalog สนคา และการจดสงไดตลอด 24 ชวโมง ผานทางเวบไซตของบรษทได สงผลใหบรษทสามารถเพมยอดบรการ ยอดขาย รายได และลดตนทนในสวนของกระบวนการสงซอสนคา และอนๆ
(ดดแปลงจาก : Management Information Systems: Managing The Digital Firm / Kenneth C. Laudon, Jane
P. Laudon, PP. 2-3.)
ในกรณทแผนงานไมชดเจน หรอ ผลลพธไมสอดคลองกบหวขอประเมน จะพจารณาจาก :-มการดำาเนนการลดระยะเวลาการใหบรการไดในสวนของผใชบรการภายนอกโดยเหนผลอยางชดเจนและมการสำารวจหรอหลกฐานอางองวาผใชบรการภายนอกไดมความพงพอใจ
ความสะดวกในการใหบรการ เชน การนำาระบบสารสนเทศเขามาชวยการสอสารภายนอกองคกร การตดตอกบรฐวสาหกจไดหลายชองทาง หรอ การใหบรการ Online
ระบบสารสนเทศทสามารถนำาเขามาชวยในการใหบรการผรบบรการภายนอกองคกร (ประชาชน ลกคา ผใชบรการ หรอบรษทคคา ฯลฯ) ไดอยางรวดเรว รวมทงระบบสารสนเทศทชวยในการสอสารภายนอกองคกร โดยการสอสารระหวางกนนน ขอมลสามารถถกสงออกไปไดยงสวนตาง ๆ
การบรหารจดการสารสนเทศ 52
การบรหารจดการองคกร(เอกสารประกอบ)
อยางงายดาย ซงองคกรตาง ๆ มแนวโนมทจะเปลยนรปแบบ การดำาเนนธรกจมาเปนแบบนมากขนทกขณะ เพอความสะดวกในการบรการจดการและความสมพนธทดกบลกคา
(ดดแปลงจาก : ระบบสารสนเทศเพอการจดการ, Kenneth C. Laudon, Jane P. Laudon เขยน
สลยทธ สวางวรรณ PhD เรยบเรยง หนา 15 - 20)
แนวทางโดยสรป :เพอใหผใชบรการสามารถตดตอกบรฐวสาหกจไดหลายชองทาง และใหบรการผานทางชองทางอเลกทรอนกสดวยความรวดเรว รวมทงมความสะดวกในการใชบรการ และสามารถสอสารกบภายนอกองคกรเพอเปนการใหขอมลกบผมสวนไดเสยใหเกดความเขาใจ รวมทงการแจงขาวสาร การประชาสมพนธตางๆ นอกจากนยงรวมถง การประสานงานกบภายนอกองคกรเพอใหการดำาเนนงานมประสทธภาพมากขนตวอยาง : การแจงขอมลขาวสารใหผสนใจหรอผรบบรการทราบผานทาง e-mail และเวบไซตอยางสมำาเสมอ รวมถงการเชอมโยงขอมลสำาหรบการสอสารกบบรษทคคาไดโดยตรงโดยไมตองใชสอตวกลางและขนตอนการสอสารตวกลางทมประสทธภาพตำาทงหลาย นอกจากนองคกรสามารถจดตงเวบไซตททำางานและพรอมใหบรการแกลกคาไดตลอดเวลา
ในกรณทแผนงานไมชดเจน หรอ ผลลพธไมสอดคลองกบหวขอประเมน จะพจารณาจาก :- มการใหความสะดวก Stakeholder เทาทพงกระทำาได โดยการให
บรการ Online และการตดตอรฐวสาหกจไดหลายชองทางและมการสำารวจหรอหลกฐานอางองวาทก Stakeholder มความพงพอใจ
- ม Website (คณภาพของ Website ประเมนท 2.5.4)
การบรหารจดการสารสนเทศ 53
การบรหารจดการองคกร(เอกสารประกอบ)
- มระบบ E-mail แจงขาวใหบคคลภายนอกทสนใจ หรอ webboard ใหแสดงความคดเหน
- ม Call Center
One Stop Service ท'งในการใหบรการตาง ๆ ของรฐวสาหกจทจดเดยว และ / หรอการรวมกบหนวยงานอนเพอใหบรการรวมกนทจดเดยว
รฐวสาหกจสามารถใหบรการทจดเดยวไดเสรจสน ในกรณทเปนการใหบรการภายในหนวยงานเดยว ผขอรบบรการตดตอทจดเดยว ไมตองตดตอหลายจด หลายขนตอน ในกรณทการใหบรการทจำาเปนตองตดตอหลายหนวยงาน ผขอรบบรการไมจำาเปนตองเดนทางไปตดตอกบทกหนวยงาน หากแตตดตอผานหนวยงานใดหนวยงานหนงเพยงหนวยงานเดยวเทานน
โดยแตละหนวยงานจะตองมระบบการจดการฐานขอมล (DBMS) ทจะใชสำาหรบดงขอมล และระบบเครอขาย (Network) ทใชสำาหรบเชอมโยงขอมลกบหนวยงานอน และตองมการตกลงกนในเรองของมาตรฐานรปแบบของขอมล (Data Definition) ทจะใชรวมกนดวย รวมถงการกำาหนดมาตรฐานของการเขาถงขอมลในเบองตน อยางหนวยงานราชการทใหบรการ เชน โรงพยาบาล สถานอนามย มการเชอมโยงกบฐานขอมลกลาง ซงใชในการปรบปรง แกไขขอมลเพมเตม ซงระบบทเปนขอมลของทางราชการน ประชาชนหรอผใชบรการสามารถตดตอหรอดำาเนนการธรกรรมตางๆไดทจดเดยว ผใชบรการไมจำาเปนตองไปตดตอกบหนวยงานภาครฐทเกยวของทกหนวยงาน
สำาหรบบางรฐวสาหกจ เนองจากกระบวนการวธการใหบรการทเปนอยในปจจบน อาจจะเปนในลกษณะของ Manual และมการตดตอกบลกคาหรอผใชบรการโดยตรง ดงนนการนำาระบบสารสนเทศเขามาใช อาจจะสงผลกระทบตอกระบวนการวธการใหบรการแบบเดม (Traditional
การบรหารจดการสารสนเทศ 54
การบรหารจดการองคกร(เอกสารประกอบ)
Processing) เพราะฉะนนรฐวสาหกจจำาเปนทจะตองมการเปลยนแปลง ทงในสวนของบคลากร กฎระเบยบขอบงคบ วฒนธรรมองคกร และสวนอน ๆ ทมผลโดยตรง
แนวทางโดยสรป : One Stop Service เปนการใหบรการตาง ๆ ของรฐวสาหกจ ณ ศนยบรการรวม และ / หรอการรวมกบหนวยงานอนเพอใหบรการรวมกน ณ ศนยบรการรวม เพอใหประชาชน / ผใชบรการสามารถตดตอสอบถาม ขอทราบขอมล ขออนญาต หรอขออนมต ได ณ ศนยบรการรวมเพยงแหงเดยว[ดดแปลงจาก : พระราชกฤษฎกาวาดวยการบรหารกจการบานเมองทด
พ.ศ. 2546มาตรา 30
ในกระทรวงหนง ใหเปนหนาทของปลดกระทรวงทจะตองจดใหสวนราชการภายในกระทรวงทรบผดชอบปฏบตงานเกยวกบการบรการประชาชนรวมกนจดตงศนยบรการรวม เพออำานวยความสะดวกแก
ประชาชนในการทจะตองปฏบตตามกฏหมายหรอกฏอนใด ทงน เพอใหประชาชนสามารถตดตอสอบถาม ขอทราบขอมล ขออนญาต หรอขอ
อนมตในเรองใดๆ ทเปนอำานาจหนาทของสวนราชการในกระทรวงเดยวกน โดยตดตอเจาหนาท ณ ศนยบรการรวมเพยงแหงเดยว]
ตวอยาง : โครงการ OSCAR (One-Stop-Change-of-Address-Reporting-Services) เปนการใหบรการของสงคโปร ซงชวยใหการเปลยนทอยของชาวสงคโปรเปนไปอยางสะดวกรวดเรว โดยประชาชนแจงเปลยนทอยกบหนวยงานเพยงหนวยงานเดยว หนวยงานอนๆ ทมฐานขอมลเกยวกบทอยนน จะเปลยนตาม โดยทไมตองไปแจงกบทกองคกรทรบผดชอบในการเปลยนทอยของประชาชน
ในกรณทแผนงานไมชดเจน หรอ ผลลพธไมสอดคลองกบหวขอประเมน จะพจารณาจาก :
การบรหารจดการสารสนเทศ 55
การบรหารจดการองคกร(เอกสารประกอบ)
- มจด One Stop Service และใหบรการไดครอบคลมในงานของหนวยงานรฐวสาหกจ
- จด One Stop Service สามารถรวมใหบรการทเกยวเนองกบหนวยงานอนได เชน ชำาระ/บรการของหนวยงานอนทเกยวเนอง
- มการจดทำา One Stop Service กบหนวยงานภายนอกอนและอยทหนวยงานภายนอกอน
2.5.2 ระบบสารสนเทศทสามารถ Share ขอมลกบหนวยงานอนทเกยวของภายนอกองคกรได และ/หรอ การเชอมโยงขอมลกบหนวยงานอนเพอลดความซำ'าซอนของงาน/เอกสารทประชาชนตองมาตดตอ
ระบบสารสนเทศทตางฝายทมขอมลจะตองหารอรวมกนเพอ Share ขอมลในลกษณะของการเขาสขอมลของหนวยงานอน โดยมระบบรกษาความปลอดภยทดเพอปองกนผทไมมสทธใชขอมล โดยจะตองมระบบการจดการฐานขอมล (DBMS) ของแตละระบบงาน (Transaction Processing System) และระบบเครอขาย (Network) ทใชสำาหรบเชอมโยงขอมลกบระบบของหนวยงานอนภายนอกองคกร และตองมการตกลงกนในเรองของมาตรฐานรปแบบของขอมล (Data Definition) ทจะใชรวมกน รวมถงการกำาหนดมาตรฐานของการเขาถงขอมลในเบองตน เพอความปลอดภยในการใชขอมลรวมกน
[ดดแปลงจาก : Systems analysis and design methods / Jeffrey L. Whitten, Lonnie D. Bentley, Kevin C.
Dittman, PP. 45-46.]
แนวทางโดยสรป : ระบบสารสนเทศทสามารถ Share ขอมลกบหนวยงานอนภายนอกองคกรไดอยางมประสทธภาพ โดยใชมาตรฐานรหสขอมลและมาตรฐานการแลกเปลยนขอมลเดยวกน ผานเครอขาย Intranet ของภาครฐความเรวสงทมระบบการกำากบการเขาถงขอมลท
การบรหารจดการสารสนเทศ 56
การบรหารจดการองคกร(เอกสารประกอบ)
เหมาะสม โดยมระบบรกษาความปลอดภยทดเพอปองกนผทไมมสทธใชขอมลเขาถงขอมลได
[ดดแปลงจาก : แผนแมบทเทคโนโลยสารสนเทศและการสอสารของประเทศไทย พ.ศ. 2545 -2549 หนา 45]
ตวอยาง : การใหบรการทะเบยนราษฎรของกรมการปกครอง กระทรวงมหาดไทย ซงระบบสารสนเทศของกรม การปกครอง ทมระบบการจดการฐานขอมล (Database Management System) ทะเบยนราษฎรซงสามารถเชอมโยง และดงขอมลทะเบยนราษฎร จากระบบฐานขอมลของสำานกงานทะเบยนจงหวดทง 75 แหงได ซงสามารถ Share ขอมลกบหนวยงานอน เพอใหบรการประชาชนได
ในกรณทแผนงานไมชดเจน หรอ ผลลพธไมสอดคลองกบหวขอประเมน จะพจารณาจาก :- การ Share ขอมลกบหนวยงานอนทเกยวของภายนอกองคกร- การ Share ขอมลเพอใหกระทรวงเจาสงกดไดขอมลทตองการ- ขอมลมความทนกาล- ม Security ทดในการเขาถงขอมล
2.5.3 การดำาเนนการหรอแผนงานเพอสนบสนนนโยบายตาง ๆ ทจำาเปนจะตองนำาระบบสารสนเทศเขามาชวย เชน การปดบญชรายไตรมาส เปนตน
การมระบบสารสนเทศทเหมาะสม และสามารถรองรบการดำาเนนงานหรอแผนงานตางๆ เพอสนบสนนนโยบายของรฐบาลไดอยางมประสทธภาพ
องคกรจะตองมการดำาเนนการหรอแผนงานทเกยวของกบระบบสารสนเทศ ทสามารถจะนำามาใชสนบสนน หรอรองรบนโยบายตางๆของรฐบาล เชน การปดบญชรายไตรมาส การปดบญชรายปเพอสงงบการเงนใหสำานกงาน ตรวจเงนแผนดน เปนตน กจะตองมระบบสารสนเทศ
การบรหารจดการสารสนเทศ 57
การบรหารจดการองคกร(เอกสารประกอบ)
ดานการบญช (Accounting Information System) ทสามารถปดบญชไดอยางทนเวลา และมความถกตอง โดยอาจจะมแผนงานในเรองของงบประมาณในการจดซอ จดเตรยมหรอการวางระบบ IT Infrastructure หรอ Network Architecture รวมทงจะตองมแผนงานในเรองของการวเคราะหและออกแบบระบบทด (System and Analysis Design Method) ประกอบกบแนวโนมหรอการเปลยนแปลงของเทคโนโลยใหมๆ ทจะเกดขนในอนาคต ซงแผนงานดงกลาวสามารถแสดงถงความพรอม และรองรบ Application Software ใหมๆ ท แตละองคกรจะตองพฒนาขน
แนวทางโดยสรป : การดำาเนนการหรอแผนงาน ทแสดงถงความพรอมทจะตอบสนองตอนโยบายตาง ๆ ทจำาเปนจะตองนำาระบบสารสนเทศเขามาชวยสนบสนนไดอยางมประสทธภาพ
ตวอยาง : นโยบาย 30 บาท รกษาทกโรคของรฐบาล ซงสงผลใหโรงพยาบาลของรฐทกแหงจะตองมระบบสารสนเทศ เชน ระบบฐานการจดการฐานขอมล (DBMS) ของโรงพยาบาลแตละแหง ซงระบบฐานขอมลจะตองสามารถเกบขอมล ประวตของผทสนใจเขารวมโครงการ 30 บาทรกษาทกโรค รองรบจำานวนผทจะมาสมครเขาเปนสมาชก และสามารถทจะเชอมโยงเขากบฐานขอมลของโรงพยาบาลแตละแหงของรฐบาลได และสามารถทจะใชขอมลรวมกน เพอใหเกดความสะดวกรวดเรวในการใหบรการ และการปฏบตงานของเจาหนาท เชน หากผใชบรการทำาบตร 30 บาทรกษาทกโรคกบโรงพยาบาลทหนง กจะตองสามารถนำาบตรเดยวกนนไปใชกบโรงพยาบาลของรฐบาลอกทหนงได โดยโรงพยาบาลทมการเชอมโยงขอมลจากระบบฐานขอมลของโรงพยาบาลทมขอมลของผใชบรการอยแลว กสามารถทจะนำาขอมลของผใชบรการดงกลาวมาใชไดทนท ไมจำาเปนตองมการลงบนทกประวตผใชหรอทำาการสมครสมาชกใหม ซงเปนการจดเกบขอมลทซำาซอน และสญเสยเวลาในการปฏบตงานโดยไมจำาเปน
การบรหารจดการสารสนเทศ 58
การบรหารจดการองคกร(เอกสารประกอบ)
ในกรณทแผนงานไมชดเจน หรอ ผลลพธไมสอดคลองกบหวขอประเมน จะพจารณาจาก :- มการดำาเนนการหรอแผนงานทเกยวของกบระบบสารสนเทศเพอนำา
มาใชสนบสนนหรอรองรบนโยบายตาง ๆ ของรฐ เชน การปดบญชรายไตรมาสไดภายใน 45 วน และปดบญชรายปไดภายใน 90 วน เปนตน
- ไดดำาเนนการตามนโยบายทสำาคญขององคกรทมความจำาเปนตองนำาระบบสารสนเทศเขามาใชอยางสมบรณ
2.5.4 การเปดเผยขอมลตางๆ ผานทางเวบไซตอยางเหมาะสม
เวบไซตเปนชองทางทไดรบความนยมในปจจบน ดงนนจงจำาเปนจะตองมขอมลทเหมาะสมและทนกาลเพออำานวยความสะดวกและเปนขอมลสำาหรบผทสนใจใหสามารถตดตามไดอยางสมำาเสมอ
แนวทางโดยสรป : การเปดเผยขอมลผานทางเวบไซตทงทางดานการเงนและมใชการเงนโดยมเนอหาทเพยงพอเหมาะสมกบความตองการของผทสนใจตดตามขอมล รวมถงมการปรบปรงขอมลใหทนสมยอยเสมอ และสะดวกในการเขาถงหรอคนหาขอมล อยางไรกตามขอมลทเปดเผยตองอยในกรอบทองคกรสามารถเปดเผยตอ สาธารณชนได
ตวอยาง : เวบไซตควรประกอบดวยขอมลทางดานการเงนและไมใชการเงน เชน รายงานประจำาป ผลการดำาเนนงาน ผบรหาร โครงสรางองคกร ขอมลทางสถตตาง ๆ ขาวสารสำาคญขององคกร รายละเอยดของชองการตดตอกบองคกรทมสาระพอเพยงและมขอมลททนกาล เปนตน
ในกรณทแผนงานไมชดเจน หรอ ผลลพธไมสอดคลองกบหวขอประเมน จะพจารณาจาก :- ความทนสมยของขอมลในเวบไซต และความสะดวกในการคนหาขอมล
การบรหารจดการสารสนเทศ 59
การบรหารจดการองคกร(เอกสารประกอบ)
- รายละเอยดในเวบไซต เชนo มประวต ภารกจ โครงสรางo มทอย เบอรโทรศพท (ลงระดบฝาย) e-mail o มขาวทวไป ขาวของหนวยงานo มภาษาเพอเลอกแสดงผลมากกวา 1 ภาษาo ม link ทวไป และ link ทเกยวของo มขอมลกฎระเบยบ ขนตอนบรการ แบบฟอรมดาวนโหลดo มคำาแนะนำา website หรอ ผง websiteo เปดเผยรายงานประจำาปo การเปดเผยขอมลดานการเงนรายป/รายไตรมาสo มการเปดเผยขอมลดานผลการดำาเนนงาน (Operation)
การบรหารจดการสารสนเทศ 60
การบรหารจดการองคกร(เอกสารประกอบ)
2.6 ระบบสารสนเทศทตอบสนองตอความตองการ ของผมสวนไดเสย ภายในองคกร
ระบบสารสนเทศทตอบสนองตอความตองการผรบบรการ และผมสวนไดสวนเสยภายในองคกร เปนสวนหนงของการประเมนระบบสารสนเทศทสนบสนนการดำาเนนงานตามพระราชกฤษฎกาวาดวยหลกเกณฑและวธการบรหารกจการบานเมองทด พ.ศ. 2546 ซงประกอบดวย
2.6.1 การลดข'นตอนและการอำานวยความสะดวกแกพนกงานและผรบบรการภายในองคกร
การลดระยะเวลาในการใหบรการแกผใชบรการ / อนมต / อนญาต ระบบสารสนเทศทสามารถนำาเขามาชวยในกระบวนงานภายในขององคกร โดยสามารถนำามาใชสนบสนนการปฏบตงานขององคกรได ซงสามารถลดระยะเวลา / ลดขนตอน การปฏบตงานภายในองคกรได เชน ระบบการจองหองประชม ระบบการลาหยด ซงสามารถลดขนตอนโดยสงผานถงผมอำานาจอนมตโดยตรง โดยไมตองสงผานตวกลาง หรอ ลดแบบฟอรมกระดาษ ซงผยนเรองสามารถทราบผลการพจารณาไดดวยตวเองและในเวลาอนรวดเรว เปนตน
ในกรณทแผนงานไมชดเจน หรอ ผลลพธไมสอดคลองกบหวขอประเมน จะพจารณาจาก :-มการดำาเนนการลดระยะเวลาการใหบรการไดในสวนของผใชบรการภายในโดยเหนผลอยางชดเจนและมการสำารวจหรอหลกฐานอางองวาผใชบรการภายในไดมความพงพอใจ
ความสะดวกในการใหบรการ เชน การนำาระบบสารสนเทศเขามาชวยการสอสารภายในองคกร การตดตอระหวางหนวยงานภายในรฐวสาหกจไดหลายชองทาง
การบรหารจดการสารสนเทศ 61
การบรหารจดการองคกร(เอกสารประกอบ)
ระบบสารสนเทศสามารถนำาเขามาชวยในการสอสารภายในองคกรไดอยางรวดเรว โดยสามารถนำามาถายทอดนโยบาย ขอมลสำาคญตาง ๆ จากระดบบนสระดบลาง (ระดบผบรหาร ส ระดบพนกงาน) และในทางกลบกนกสามารถรบฟงความคดเหนหรอรบขอมลสำาคญจากระดบลางขนสระดบบนได จากความสำาเรจของระบบเครอขายอนเตอรเนต ทำาใหองคกรสวนหนงไดนำาเทคโนโลยนไปใชสำาหรบบคลากรภายในองคกรเอง เรยกวา ระบบอนทราเนต (Intranet) ซงเปนระบบปดทใหบรการสอสาร การปฏบตงานรวมกน และการอำานวยการเฉพาะภายในองคกร โดยความสามารถในการเผยแพรขอมลผานระบบดงกลาวทำาใหขอบเขตการบรหารงานขยายตวออกไปมาก ผบรหารสามารถใชจดหมายอเลกทรอนกส เอกสารเวบ (Web documents) และซอฟตแวรกลม (work-group software) ในการสอสารกบพนกงานนบพนคนไดบอยเทาทตองการ หรอแมแตใชในการสอสารกบกลมพนกงานทออกไปทำาหนาทเฉพาะดานทอยไกลออกไปมาก
(ดดแปลงจาก : ระบบสารสนเทศเพอการจดการ, Kenneth C. Laudon, Jane P. Laudon เขยน
สลยทธ สวางวรรณ PhD เรยบเรยง หนา 15 - 20)แนวทางโดยสรป : เพอใหผใชบรการภายในองคกรสามารถตดตอกนไดหลายชองทาง และใหบรการดวยความรวดเรว รวมทงมความสะดวกในการใชบรการระหวางหนวยงานและเกดความเขาใจภายในองคกรเอง และสนบสนนการดำาเนนงานขององคกร รวมทงถายทอดนโยบาย ขาวสาร และขอมลสำาคญตาง ๆ
ในกรณทแผนงานไมชดเจน หรอ ผลลพธไมสอดคลองกบหวขอประเมน จะพจารณาจาก :- มการใหความสะดวก Stakeholder เทาทพงกระทำาได และการ
ตดตอระหวางหนวยงานภายในรฐวสาหกจไดหลายชองทางและมการสำารวจหรอหลกฐานอางองวาทก Stakeholder มความพงพอใจ
- มระบบกระจายขาวสาร/ขอมลใหเหมาะสมเฉพาะกลม/ฝาย
การบรหารจดการสารสนเทศ 62
การบรหารจดการองคกร(เอกสารประกอบ)
- ในแตละฝายจะสามารถ distribute ขาวสารกนภายในฝายได
2.6.2การนำาระบบสารสนเทศมาใชเพอลดตนทนการผลตหรอตนทนการใหบรการ และ/หรอมความคมคาในการดำาเนนงาน
ระบบสารสนเทศทเกยวของกบการผลต อาจเชอมโยงถงระดบการวางกลยทธ โดยระบบฯ จะชวยเหลอในการจดเตรยมวตถประสงคของการผลตสนคาในระยะยาว เชน การหาสถานทตงโรงงานใหม หรอการใหขอมลเกยวกบการใชเทคโนโลยการผลตแบบใหม ในระดบผบรหารงาน ระบบฯ ชวยวเคราะหและตรวจสอบคาใชจายและการใชทรพยากรในการผลตสนคา ระดบผชำานาญการ ระบบฯ สรางและเผยแพรแบบสนคาใหม ๆ หรอความรทเกยวของกบการผลต ในระดบผปฏบตการ ระบบฯ จะสนบสนนการตดตามสถานะการทำางานในกระบวนการผลต
แนวทางโดยสรป : การนำาระบบสารสนเทศเพอเพมประสทธภาพหรอชวยลดตนทนของการผลต / การใหบรการ ซงผลทไดสามารถสะทอนถงตนทนการผลต / การใหบรการอยางเปนรปธรรม
ตวอยาง : รฐวสาหกจทเกยวของกบการผลตสนคา อาจนำาระบบฯ มาใชเพอชวยในการสงซอสนคาแตละครงใหสอดคลองตามปรมาณการใชงานหรอเพอใหมราคาตำาสด (Economic order quantity) หรอกรณทคาใชจายสวนใหญขององคกรเปนการบรหารงาน อาจนำาระบบฯ มาชวยในการปรบปรงการทำางานใหมประสทธภาพและลดระยะเวลาการทำางาน ทำาใหสามารถลดบคลากรและคาใชจายของวสดส ำานกงาน ซ งทำาให องคกรสามารถประหยดคาใชจายในสวนนได
(ดดแปลงจาก : ระบบสารสนเทศเพอการจดการ, Kenneth C. Laudon, Jane P. Laudon เขยน
สลยทธ สวางวรรณ PhD เรยบเรยง หนา 37)
การบรหารจดการสารสนเทศ 63
การบรหารจดการองคกร(เอกสารประกอบ)
ในกรณทแผนงานไมชดเจน หรอ ผลลพธไมสอดคลองกบหวขอประเมน จะพจารณาจาก :- มการนำาระบบสารสนเทศเขามาชวยในการลดตนทนซงเปนตนทน
หลก/คาใชจายหลกขององคกร โดยเหนผลทเกดขนไดอยางชดเจน- มการประเมนความคมคาของระบบสารสนเทศทนำามาใชทงในเชง
ปรมาณและเชงคณภาพ2.6.3ระบบ Back Office ทสามารถ Share ขอมลระหวางหนวยงาน
อนภายในองคกรได
ระบบ Back Office คอระบบทประกอบฟงกชนงานหลกในสวนของการบรหารจดการภายในองคกร เชน ระบบ คงคลง ระบบงานการเงนและระบบงานบญช ระบบทรพยากรมนษย ระบบงานการผลต และระบบงานอนๆ ทมความจำาเปนเฉพาะในแตละองคกร ซงขอมลในแตละระบบงานจะถกจดเกบในฐานขอมลหลกขององคกร และมการเชอมโยง และ Share ขอมลระหวางหนวยงานอนภายในองคกรได โดยทตางฝายทมขอมลจะตองหารอรวมกนเพอ Share ขอมลในลกษณะของการเขาสขอมลของหนวยงานอน โดยมระบบรกษาความปลอดภยทดเพอปองกนผทไมมสทธใชขอมลแนวทางโดยสรป : ระบบ Back Office ทสามารถ Share ขอมลระหวางหนวยงานภายในไดอยางมประสทธภาพ โดยใชมาตรฐานรหสขอมลและมาตรฐานการแลกเปลยนขอมลเดยวกน ผานเครอขาย Intranet ภายในองคกรซงมระบบการกำากบการเขาถงขอมลทเหมาะสม โดยมระบบรกษาความปลอดภยทดเพอปองกนผทไมมสทธใชขอมลเขาถงขอมลได
[ดดแปลงจาก : แผนแมบทเทคโนโลยสารสนเทศและการสอสารของประเทศไทย พ.ศ. 2545 -2549 หนา 45]
ในกรณทแผนงานไมชดเจน หรอ ผลลพธไมสอดคลองกบหวขอประเมน จะพจารณาจาก :
การบรหารจดการสารสนเทศ 64
การบรหารจดการองคกร(เอกสารประกอบ)
- สามารถ Share ขอมลระหวางหนวยงานภายในองคกรได- สามารถ Share ขอมลระหวางฝาย/บคคลอยางเหมาะสม- ม Security ทดในการเขาถงขอมล และเหนขอมลไดเฉพาะตามสทธ
ทม
2.6.4 การนำาระบบสารสนเทศเพอสนบสนนใหเปนองคกรแหงการเรยนร (Learning Organization)
ระบบสารสนเทศสามารถชวยสงเสรมดานการเรยนรไดอยางสะดวก โดยเฉพาะอยางยงในสภาวะแวดลอมทมความเปลยนแปลงอยางรวดเรวจงมความจำาเปนตองใหบคลากรเรยนรสงใหม ๆ โดยอาศยชองทางของระบบฯ ทมจดเดนในความคลองตวในการเผยแพรและเขาถงจากจดตาง ๆ และรปแบบของ รวมถงความรวดเรวในการปรบเปลยนเนอหา นอกจากนยงประยกตใหสามารถใชเปนเครองมอในการสะสมและรวมรวมขอมลความรความชำานาญของบคคลใหคงอยภายในองคกรได
แนวทางโดยสรป : ระบบสารสนเทศทชวยสนบสนนการรบรขอมลขาวสารและสามารถประมวลผลความรในดานตาง ๆ เพอนำามาประยกตใชในการดำาเนนงานขององคกรไดอยางถกตอง รวดเรวและเหมาะสมกบสถานการณ รวมทงตองสงเสรมและพฒนาความรความสามารถ สรางวสยทศนและปรบเปลยนทศนคตของบคลากรในองคกรใหเปนบคลากรทมประสทธภาพและมการเรยนรรวมกน[ดดแปลงจาก : พระราชกฤษฎกาวาดวยการบรหารกจการบานเมองทด
พ.ศ. 2546มาตรา 11
สวนราชการมหนาทพฒนาความรในสวนราชการ เพอใหมลกษณะเปนองคการแหงการเรยนรอยางสมำาเสมอ โดยตองรบรขอมลขาวสารและ
สามารถประมวลผลความรในดานตาง ๆ เพอนำามาประยกตใชในการปฏบตราชการไดอยางถกตอง รวดเรวและเหมาะสมกบสถานการณ รวมทงตองสงเสรมและพฒนาความรความสามารถ สรางวสยทศนและปรบ
การบรหารจดการสารสนเทศ 65
การบรหารจดการองคกร(เอกสารประกอบ)
เปลยนทศนคตของขาราชการในสงกดใหเปนบคลากรทมประสทธภาพและมการเรยนรรวมกน ทงนเพอประโยชนในการปฏบตราชการของสวนราชการใหสอดคลองกบการบรหารราชการใหเกดผลสมฤทธตามพระราช
กฤษฎกาน]
ตวอยาง : 1. การใช ร ะบบเครอข ายท ม อย แล ะพฒนาเป น Web based
Training ทมหลกสตรทหลากหลายและสามารถเขาใชไดตลอดเวลา
2. ใชหลกสตรแบบโปรแกรมสำาเรจรปทชวยในการฝกอบรมเพอใหความเขาใจมากขน
3. สำาหรบองคกรทมบคลากระจดกระจายตามทตาง ๆ อาจใชระบบ e-learning มาปรบใชใหเหมาะสม
4. การจดทำาหองสมดอเลกทรอนกสเพอใหเกดความสะดวกในการเขาใชบรการ
5. ทางดานการเผยแพรความรอาจมการเขยนบทความภายในและขนตามเวบไซตภายในของแตละฝายเพอเปนการถายทอดความรทงภายในและภายนอกองคกร
ในกรณทแผนงานไมชดเจน หรอ ผลลพธไมสอดคลองกบหวขอประเมน จะพจารณาจาก :- มการเผยแพรขาวสารโดยทวไปทมประโยชนกนภายในองคกร- มระบบ e-learning และมการตดตามประเมนผลของผทเขาเรยน- มระบบการถายทอดความร / แบงปนความรภายในองคกร
(Knowledge Management)
การบรหารจดการสารสนเทศ 66