ลักษณะทั่วไปของอาชีพ งาน ...web.senate.go.th/km/data/manaul/secretary.doc · Web viewบทบาทของเลขาน การ

ความหมายของเลขานการเลขานการ ในความเหนหรอความเขาใจ

ของคนทวไป ไมวาจะเปนภาคราชการหรอเอกชน จะหมายถง บคคลคนหนงทเปนคนสนทหรอใกลชด ททำาหนาทดำาเนนการสารพดประโยชนใหแกผบงคบบญชาหรอนายจาง แต ในความหมายตามพจนาน กรมฉบบราชบณฑตยสถาน พ.ศ .2542 ได ใหความหมายไววา เลขานการ คอผมหนาทเกยวของกบหนงสอหรออน ๆ ตามทผบงคบบญชาสง สวนในมาตรฐานอาชพ ของกรมการจดหางาน กระทรวงแรงงาน ไดใหคำานยามของอาชพเลขานการวา เปนผทำาหนาทอำานวยความสะดวกใหแกผ บรหารขององคกรในการบรหารจดการงานขององคกรให บรรลผลสำาเรจตามนโยบาย และเปาหมายขององคกร ตลอดจนชวยแกไขปญหาอปสรรค

2

ในการบรหารจดการใหเปนไปดวยความราบรน และรวดเรว

เ ล ข า น ก า ร ใ น ภ า ษ า อ ง ก ฤ ษ ค อ Secretary เปนคำาศพททมาจากภาษาลาตนวา “Secretum” แปลวา “Secret” ซงแปลเปนภาษาไทย คอ ความล บ“ ” ผท ท ำางานในตำาแหนงเลขานการ กคอผทรความลบ และเปนผทไดรบความไววางใจใหเกบความลบของผ บ งค บบญชาหร อนายจ าง งานเลขานการเปนงานสำาคญ ผเปนเลขานการตองรอบคอบ เปนผทไวเนอเช อใจได และเหมาะสมแกตำาแหนง

มตำาราทางวชาการไดใหความหมายของเลขานการ ตามพยญชนะในภาษาองกฤษของคำาวา “Secretary” ไวดงน

S ห ม า ย ถ ง SENSE ค อ ค ว า ม ม สามญสำานกรจกรบผดชอบในการทำางานวา สงใดจงควรและไมควร เปนผไมทำางานโดย

3

ปราศจากความยงคด รวมถงการแตงกายใหถกตองตามกาลเทศะ และมการตดสนใจอยางเดดขาดดวย

E หมายถ ง Efficiency ค อ ความม สมรรถภาพในการทำางาน สมรรถภาพเปนเ ร อ ง ท ม อ ย ใ นต ว บ ค ค ล บ คค ล ย อ ม ม สมรรถภาพมากนอยแตกตางกน การปฏบตงานและผลงานจะแสดงถงสมรรถภาพของการทำางานทเพมขนหรอลดลงได

C หมายถง Courage ความมมานะของบคคล ซงขนอยกบจตใจทจะทำางานใหสำาเรจตามความมงหมาย

R หมายถง Responsibility ความรบผดชอบ กลาวคอ ตองเปนผลงมอทำางานดวยตนเอง และตองรบผดชอบดวย ไมใชคอยรบงานจากผอนอยางเดยวเทานน

E หมายถง Energy พลงในการทำางาน เลขานการตองรจกแบงเวลาการทำางานใหถก

4

ตอง เพ อรางกายไดรบการพกผอนตามสมควรดวย อนจะสงผลตอการทำางานในระยะยาว

T ห ม า ย ถ ง Technique ก า ร ร จ กดดแปลงใหเหมาะสม เทคนคนเปนเรองของแตละบคคล แตอาจเลยนแบบจากผอนเพอใหเทคนคนนดขนได

A หมายถง Active เลขานการตองตนตวอยเสมอ แมจะมงานมากกตองมความกระตอรอรนอยเสมอ

R หมายถง Rich ความสมบรณในดานจตใจและศลธรรม หากเลขานการเปนผทดอยศลธรรมและวฒนธรรม อาจทำาใหการงานเสยผลได แต ในทางกล บก นหากเลขานการเปนผมคณธรรมด กจะนำาความเจรญมาสตนเองและองคกรทตนทำางานอยได

5

Y หมายถง Youth ตำาแหนงเลขานการเหมาะสำาหรบคนอายนอย ๆ เพราะงานนเปนงานทจะตองตดตอกบคนทวไป

ไมวานยามของเลขานการจะเปนอยางไร สวนใหญในภาคราชการเราจะเหนภาพของเลขานการเปนบคคลทจะตองปฏบตงานตามคำาสงของผบงคบบญชา ทงงานประจำาและงานพเศษเปนคร งคราว ในภาคเอกชนนนเลขานการจะไดชอวาเปนผชวยมอขวาของน กบรหารเลยทเด ยว เพราะจะท ำาหน าท เสมอนเปนผชวยจดการระบบการทำางานของนกบรหารใหมประสทธภาพ

ประเภทของเลขานการการแบงประเภทเลขานการมหลายรป

แบบ ในทนจะแบงเปนเพยง 2 ประเภท คอ1. เลขาน การสวนต ว (สวนบ คคล )

(Private or Personal Secretary)

6

2. เ ล ข า น ก า ร ส ำา น ก ง า น (Office Secreatary)

เลขานการสวนตว หรอเลขานการสวนบคคล เพยงชอกสามารถจะเขาใจความหมายในตวไดอยแลววา เปนผททำางานใหนายจางหรอผบงคบบญชาเฉพาะคนคนเดยวเทานน

เลขานการสำานกงาน เปนเลขานการททำางานใหกบสวนรวม โดยมไดเปนเลขานการของใครคนใดคนหนงโดยตรง

บทบาทของเลขานการเลขานการจะปรากฏอยในหนวยงาน

ของทกองคกร บางแหงมการกำาหนดชอตำาแหนงไวโดยตรง เชน ในภาคเอกชนจะมต ำา แ ห น ง เ ล ข า น ก า ร ป ร ะ ธ า น บ ร ษ ท เลขานการผจดการ เลขานการกรรมบรหาร เลขานการฝายจดซอ ฯลฯ เปนตน ในภาคราชการบางแหงตำาแหนงเลขานการอาจเรยก

7

วาเลขาธการ เชน เลขาธการคณะรฐมนตร เลขาธการสภาผแทนราษฎร เลขาธการวฒสภา เลขานการส ำานกงาน เลขานการประจ ำาต ำาแหน งต างๆ อาท เลขาน การร ฐมนตร เลขาน การประธานว ฒสภา เลขานการอยการสงสด ฯลฯ ในสวนของทหารบกและทหารอากาศ จะมเลขานการประจำาตำาแหนง ซงเรยกวา นายทหารคนสนท (ท ส .) ส ำา ห ร บ ต ำา แ ห น ง ผ บ ง ค บหนวย(พล.ต.ขนไป) ในสวนของทหารเรอ จะเปนตำาแหนงนายธง และในสวนของตำารวจ จะเปนตำาแหนงนายเวร เปนตน แตในบางแหงกไมไดมการกำาหนดชอตำาแหนงไวโดยเฉพาะ แตเปนททราบกนโดยปรยายในการทำางานวาบคคลคนใดเปนเลขานการของผดำารงตำาแหนงใด

ในปจจบนน เราจะพบเหนบทบาทของเลขานการในทกๆ องคกรตงแตระดบเลกๆ

8

จนถงระดบประเทศ หรอระดบธรกจเอสเอมอ จนถงระดบธรกจนานาชาต เปนทยอมรบกนวา เลขานการเปนตวจกรสำาคญ ททำาใหงานของหนวยงานหรอองคกรนน ๆ ดำาเนนไปไดอยางราบรน และสมฤทธผล

งานของเลขานการตามเอกสารจดประเภทมาตรฐานอาชพ

(ป ร ะ เ ท ศ ไ ท ย ) ฉ บบ ป 2544 ไ ด ก ำา ห น ด ลกษณะงานของเลขานการไววา มลกษณะงานเปนการตรวจสอบงานเปนประจำา เพอปองกนความผดพลาด ทำาการนดหมาย และจดตารางการนดหมายใหผ บงค บบญชา เตอนการนดหมายใหผบงคบบญชาทราบถงก ำา ห น ด ก า ร น ด ห ม า ย ล ว ง ห น า ต ด ต อส อ บ ถ า ม ง า น ท า ง โ ท ร ศ พ ท ห ร อ ท า งอนเตอรเนต บนทกงานจากผบงคบบญชาโดยใชชวเลข แลวนำามาจดพมพ รางจดหมาย

9

โตตอบทงภาษาไทย และภาษาตางประเทศทองคกรใชเปนประจำา ดแลรบผดชอบ จดแฟมเอกสาร จดการประชม เตรยมเอกสารในการประชมของผบงคบบญชา การจดทำารายงานการประชม จดการและดแลเอกสารทเปนสวนตวและทสำาคญแกผบงคบบญชา เจรจาโตตอบ และการนดหมายธรกจ ประสานงานกบเจาหนาทในองคกรทเก ยวของกบงานของผ บงคบบญชา ตองมความเขาใจถงธรรมชาต และภาระหนาทของทงผบงคบบญชา และองคกรทตนปฏบต อย และรจกการแกไขปญหาขอขดแยง เมอปฏบตงานจนไดรบความวางไวใจของผบงคบบญชาแลว อาจไดรบมอบหมายใหทำางานแทนไดในบางกรณ

จากการกำาหนดลกษณะงานเลขานการดงกลาวขางตน ทำาใหมองเหนภาพของงานเลขาน ก าร เบ องต น ได อ ย างช ด เจนว า เลขาน การน น เสมอนเป นผ ชวยผ บงค บ

10

บญชา เปนกนชนใหผบงคบบญชา เปนผเช อมโยงหรอประสานนโยบายใหระด บผบรหารและระดบหวหนางานหรอระดบอนๆ เกดความเขาใจซงกนและกน ซงจะทำาใหงานขององคกรสามารถขบเคลอนไปไดอยางมประสทธภาพ

คณสมบตทวไปของเลขานการในภาคเอกชน เราเคยเหนประกาศรบ

สมครงานในตำาแหนงเลขานการ ตามหนาหน งส อ พ มพ ห ร อ ใ น อ น เ ต อ ร เ น ต ห ร อสอมวลชนแขนงอนๆ จะพบวา มการกำาหนดคณสมบตเกยวกบ อาย เพศ คณวฒ และอนๆ ซงพอจะสรปได ดงน

1. ม ว ฒ ก า ร ศ ก ษ า อ ย า ง น อ ยประกาศนยบตรวชาชพทางเลขานการ จนถงปรญญาตร หร อปรญญาโทข นอย ก บ

11

ลกษณะงานขององคกร ขนาดขององคกร และระดบผบรหาร

2. มความรงานขององคกรททำางานอย3. สามารถใชชวเลข และใชภาษาได

มากกวาหนงภาษา คอภาษาไทยและภาษาตางประเทศ เชน องกฤษ ญปน หรอ จน เป นตน ข นอยก บการประกอบธรกจขององคกรนน ซ งตองสอสารไดทงการเขยน และการพด

4. เปนผมบ คลก และอปนสยทด ม กาลเทศะและมปฏภาณไหวพรบ คลองแคลวทกดาน

5. มความรบผดชอบงานดมาก อดทน ท ำางานภายในสภาพกดด นสงได และม มนษยสมพนธด

6. สามารถใชอ ปกรณ ส ำาน กงานท จำาเปนตองาน และสามารถใชคอมพวเตอร และโปรแกรมตางๆ ได

12

7. สามารถใหค ำาปรกษาแนะน ำาแกผ บงคบบญชา ตลอดจนก า ร แ ก ไ ข ป ญ ห าอปสรรคของงานในความรบผดชอบของผบงคบบญชา

8. มความสามารถในการเกบความลบของผบงคบบญชา และองคกร

9. มความสามารถในการตอนรบผมาตดตอ เพอสรางภาพลกษณของผบงคบบญชา และองคกร

10. ม ค ว า ม ส า ม า ร ถ ใ น ก า ร ส ร า งค ว า ม ส ม พ น ธ อ น ด ระหวางบ คคล หรอองคกรทมาตดตอ

11. ม ค ว า ม ส า ม า ร ถ ใ น ก า รประชาสมพนธ เพอประโยชน ของผบงคบบญชา และองคกร

12. เปนผอทศเวลาใหแกการทำางาน

13

ในภาครฐหรอภาคราชการนน ตำาแหนงเลขานการ เปนตำาแหนงทถกกำาหนดขนมาควบค ก บต ำาแหน งผ บ งค บบญชา ระดบสงๆ เพอชวยแบงเบาและรองรบภารกจของผบงคบ บญชา ดงนน จงเปนตำาแหนงทตองมคณสมบตพนฐานของขาราชการโดยทวไป เชน มสญชาตไทย มอายไมตำากวาสบแปดป ไม เป นผ ม กายทพพลภาพจนไม สามารถปฏบตหนาทได ไมเปนผบกพรองในศลธรรมอนด ไมเปนหนสนลนพนตว ไมเคยเปนผถกลงโทษ ใหออก ปลดออก หรอไลออกจากรฐวสาหกจ เปนตน และมคณสมบตเฉพาะสำาหรบตำาแหนงตรงตามทหนวยงานนนๆ กำาหนดไว

เลขานการในสำานกงานเลขาธการวฒสภาในสำานกงานเลขาธการวฒสภา ประกอบ

ดวยขาราชการรฐสภาสามญ และขาราชการ

14

รฐสภาฝายการเมอง ได มการก ำาหนดต ำา แ ห น ง เ ล ข า น ก า ร ใ น ต ำา แ ห น ง ข อ งข า ร า ช ก า ร ร ฐ ส ภ า ส า ม ญ ไ ว จ ำา นว น 7 ตำาแหนง (ป 2549) ดงน

1. เลขานการเลขาธการวฒสภา (เจาหนาทบรหารงานทวไป ระดบ 7/8) จำานวน 1 ตำาแหนง 2. เลขานการรองเลขาธการวฒสภา (เจ าหน าท บรหาร งานท ว ไป ระด บ 7/8) จำานวน 6 ตำาแหนง

ซงในคณสมบตเฉพาะสำาหรบตำาแหนงเจาหนาทบรหารงานทวไป ระดบ 7 ไดกำาหนดลกษณะงานทปฏบตไววา พจารณา ศกษา วเคราะห ทำาความเหน สรปรายงาน เสนอแนะ และด ำา เน นการปฏบตงานทตองใชความชำานาญพเศษเกยวกบงานบรหารทวไปหรองานเลขานการ โดยควบคมตรวจสอบการจดการงานตางๆ หลายดาน เชน งานธรการ

15

งานบคคล งานจดระบบงาน งานการเงนและการบญช งานพสด งานจดพมพและงานแจกจายเอกสาร งานระเบยบและงานสญญา งานรวบรวมขอมลสถต งานแปลเอกสาร งานเตรยมเรองและเตรยมการสำาหรบการประชม งานบนทกเรองเสนอทประชม งานทำารายงานการประชมและรายงานอนๆ งานตดตอกบหนวยงานและบคคลตาง ๆ งานตดตามผลงาน เป นตน ตอบปญหาและช แจงเร องตางๆ เกยวกบงานในหนาท เขารวมประชมคณะกรรมการตาง ๆ ตามทไดรบแตงตง เขารวมประชม ในการกำาหนดนโยบายและแผนงานของสวนราชการทสงก ด และในฐานะหวหนาหนวยงานทำาหนาท กำาหนดนโยบายการปฏบตงาน พจารณาวางอตรากำาลงเจาหนาทและงบประมาณของหนวยงานทรบผดชอบ ตดตอประสานงาน วางแผนมอบหมายงาน วนจฉย สงการ ควบคม ตรวจสอบ ใหคำา

16

ปรกษาแนะน ำา ปรบปร งแก ไข ต ดตาม ประเมนผล และแกป ญหาขดของในการปฏบตงานในหนวยงานทรบผดชอบ และปฏบตหนาทอนทเกยวของ นอกจากนจะตองเปนผมความรความเขาใจในนโยบายการบรหารงานของรฐบาล ของรฐสภา และปญหาดานการเมองเศรษฐกจ และสงคมของประเทศดวย

ในสวนตำาแหนงเลขานการขาราชการรฐสภาฝายการเมอง ตามพระราชบญญตระเบยบขาราชการฝายรฐสภา (ฉบบท 4) พ.ศ.2535 ไดกำาหนดตำาแหนงไว ดงน

1. เลขาน การรองประธานรฐสภา 1 ตำาแหนง

2. เ ล ข า น ก า ร ป ร ะ ธ า น ว ฒ ส ภ า 1 ตำาแหนง

3. เลขานการรองประธานวฒสภา เทาจำานวนรองประธานวฒสภา

17

คณสมบต ของ เลขาน การ ซ ง เป นขาราชการรฐสภาฝายการเมองในตำาแหนงดงกลาวน เปนเร องของความเหมาะสมหรอเหตผลทางการเมอง แตยงมขอกำาหนดวาจะตองไมเปนขาราชการซงมตำาแหนงหรอเงนเดอนประจำา และจะตองเปนผมคณสมบตทวไปเชนเดยวกบขาราชการรฐสภาสามญสามญดวย คอ

1) มสญชาตไทย2) อายไมตำากวาสบแปดป3) เปนผเลอมใสในการปกครอง

ระบอบประชาธปไตยตามรฐธรรมนญดวยความบรสทธใจ

4)ไมเปนผมกายทพพลภาพจนไมสามารถปฏบตหนาทได ไรความสามารถ จตฟ นเฟอนไมสมประกอบ หรอเปนโรคตามทกำาหนดในกฎ ก.ร.

18

5)ไมเปนผอยในระหวางถกสงให พกราชการหรอถกสงใหออกจากราชการไวกอนตามกฎหมายวาดวยระเบยบขาราชการฝายรฐสภา หรอตามกฎหมายอน

6) ไมเปนผบกพรองในศลธรรมอนด

7) ไมเปนผมหนสนลนพนตว8)ไมเปนผเคยตองรบโทษจำาคก

โดยคำาพพากษาถงทสดใหจ ำาคก เวนแตเป นโทษส ำาหรบความผ ดทได กระท ำาโดยประมาท หรอความผดลหโทษ

9) ไมเปนผเคยถกลงโทษ ใหออก ปลดออก หรอไลออกจากรฐวสาหกจ

10) ไมเปนผเคยถกลงโทษปลดออก เพราะกระทำาผดวนย ตามกฎหมายวาดวยระเบยบขาราชการฝายรฐสภา หรอตามกฎหมายอน

19

11) ไมเปนผเคยถกลงโทษไลออก เพราะกระทำาผดวนย ตามกฎหมายวาดวยระเบยบขาราชการฝายรฐสภา หรอตามกฎหมายอน

นอกจากต ำาแหน ง เลขาน ก ารขอ งขาราชการรฐสภาสามญ และขาราชการรฐสภาฝ ายการเมองด งกล าวแล ว ในสำานกงานเลขาธการวฒสภา ยงมตำาแหนงเลขานการประจ ำาคณะ กรรมาธการสามญประจำาวฒสภาอกดวย ซงจะตองมคณสมบตทวไป (ขอ 1-7) และคณสมบตเฉพาะสำาหรบตำาแหนง (ขอ 8) ดงน

1. มสญชาตไทย2.มอายไมตำากวายสบปบรบรณ3.เปนผเลอมใสในการปกครองระบอบ

ประชาธปไตยอนมพระมหากษตรยทรงเปนประมขตามรฐธรรมนญ

20

4.ไม เ ป นผ ม ก าย ทพพ ล ภา พ จ นไ ม สามารถปฏบตหนาทได ไรความสามารถ จตฟ นเฟอนไมสมประกอบ

5.ไมเปนผบกพรองในศลธรรมอนด6. ไมเปนผมหนสนลนพนตว7. ไมเปนขาราชการรฐสภาสามญ8. สำาเรจการศกษาระดบปรญญาตร

หรอระดบอนปรญญาตร หรอเทยบเทา และมความร ความสามารถในการท ำางานด านเลขานการและธรการของคณะกรรมาธการเป นอยางด โดยเฉพาะการจดบนทกการประชม สามารถพมพดดภาษาไทยและภาษาองกฤษได ด ด วยความเรวอยางน อย 35 คำา/นาท และรวบรวมจดระบบเอกสารของทางราชการไดเปนอยางด

ตำาแหนงเลขานการทมไดมการกำาหนดชอตำาแหนงไว ในสำานกงานเลขาธการ

21

วฒสภา นอกจากจะมตำาแหนงเลขานการทกำาหนดไวโดยตรงดงไดกลาวมาแลว ยงมตำาแหนงอนๆ ในหนวยงานระดบยอย ททำาหนาททางดานเลขานการแตมไดมการกำาหนดเปนตำาแหนงเลขานการไวรวมอยดวย

สำานกงานเลขาธการวฒสภาเปนหนวยงานในสงกดรฐสภา ระดบทเทยบเทากบกรม ประกอบดวย 3 กลมงาน คอ กลมงานทปรกษา กลมชวยอำานวยการนกบรหาร กลมงานตรวจสอบภายใน และ 18 สำานก ไดแก

1. สำานกงานประธานวฒสภา2. สำานกประชาสมพนธ3. สำานกบรหารงานกลาง4. สำานกการคลงและงบประมาณ5. สำานกการตางประเทศ6. สำานกวชาการ7. สำานกการประชม8. สำานกกำากบและตรวจสอบ

22

9. สำานกกรรมาธการ 110. สำานกกรรมาธการ 211. สำานกกรรมาธการ 312. สำานกกฎหมาย13. สำานกภาษาตางประเทศ14. สำานกพฒนาทรพยากรบคคล15. สำานกเทคโนโลยสารสนเทศและการ

สอสาร16. สำานกรายงานการประชมและชวเลข17. สำานกการพมพ18. สำานกนโยบายและแผนใ น ห น ว ย ง า น ร ะ ด บ ส ำา น ก น เ ม อ

พจารณาจากอำานาจหนาทความรบผดชอบของหนวยงานแลว จะพบวา มหนวยงานททำาหนาทเกยวของกบงานดานเลขานการอย 5 หนวยงาน คอ สำานกงานประธานวฒสภา สำานกกรรมาธการ 1 สำานกกรรมาธการ 2

23

สำานกกรรมาธการ 3 และสำานกกำากบและตรวจสอบ

-สำานกงานประธานวฒสภา มอำานาจหนาทดำาเนนการเกยวกบงานดานเลขานการ เพอสนบสนนการปฏบตหนาทของประธานวฒสภา และรองประธานวฒสภา

-สำานกกรรมาธการ 1 มอำานาจหนาทดำาเนนการเกยวกบงานเลขานการและธรการทวไปของคณะกรรมาธการ และคณะอนกรรมาธการด านเศรษฐก จ ทรพยากร วทยาศาสตรเทคโนโลยและการพลงงาน สงแวดลอม และกจการวฒสภา

-สำานกกรรมาธการ 2 มอำานาจหนาทดำาเนนการเกยวกบงานเลขานการและธรการทว ไปของคณะกรรมาธการและคณะอน กรรมาธการ   ดานความมนคง การเมองและการปกครอง และองคกรอสระ

24

-สำานกกรรมาธการ 3 มอำานาจหนาทดำาเนนการเกยวกบงานเลขานการและธรการทว ไปของคณะกรรมาธการและคณะอน กรรมาธการ ดานสงคมและกจการวฒสภา

-สำานกกำากบและตรวจสอบ มอำานาจหนาทดำาเนนการดานเลขานการใหกบ

1) คณะกรรมาธการพจารณาเสนอรายชอกรรมการ

ต ล า ก า ร ศ า ล ย ต ธ ร ร ม ผ ทรงคณว ฒ ก ร ร ม ก า ร ต ล า ก า ร ศ า ล ปกครองผทรงคณวฒ และกรรมการอยการผทรงคณวฒ เพ อ เสนอรายช อบ คคลผ สมควรด ำารงต ำา แ ห น ง ด ง ก ล า ว ต อ ว ฒ ส ภ า  2) คณะกรรมาธการ ททำาหนาทตรวจสอบประวตและความประพฤตของบคคล ผ ไดรบการเสนอชอใหด ำารงตำาแหนงตามทกำาหนดไวในรฐธรรมนญฯ หรอกฎหมายอน เพอรายงานตอวฒสภา

25

กลมงานในสำานกงานเลขาธการวฒสภาททำาหนาทเลขานการ

ในหนวยงานทง 5 สำานกขางตน จะมขาราชการหรอกลมงานในสงกดทท ำาหนาทเสมอนเปนเลขานการ (ถาวร และชวคราว) แต ม ได ด ำารงต ำาแหน ง เลขาน การ รวมทงหมด จำานวน 33 กลมงาน จำาแนกไดดงน

1) ในสำานกงานประธานวฒสภา จำานวน 3 กลมงาน ไดแก กลมงานประธานวฒสภา กล มงานรองประธานวฒสภา คนทหน ง กลมงานรองประธานวฒสภา คนทสอง ทำาหนาทเปนเสมอนเลขานการถาวรของประธานวฒสภา และรองประธานวฒสภา ในสวนของขาราชการประจ ำา (ในสวนขาราชการฝายการเมอง มต ำาแหนงเลขาน การประธานวฒสภา และเลขานการรองประธานวฒสภา เทยบเทากบขาราชการพลเรอน ระดบ 9 อยแลว)

26

2) ในสำานกกรรมาธการ 1 จำานวน 9 กลมงาน ไดแก กลมงานคณะกรรมาธการการเกษตรและสหกรณ กล มงานคณะกรรมาธการการคมนาคม กลมงานคณะกรรมาธการการคลง การธนาคารและสถาบนการเงน กลมงานคณะกรรมาธการการงบประมาณ กลมงานคณะกรรมาธการการวทยาศาสตรเทคโนโลยและการพลงงาน กลมงานคณะกรรมาธการการเศรษฐกจการพาณชยและอตสาหกรรม กลมงานคณะก ร ร ม า ธ ก า ร ส ง แ ว ด ล อ ม เ ป น เ ส ม อ นเลขานการถาวรของคณะกรรมาธการนน ๆ ในสวนของขาราชการประจ ำา (ในสวนของคณะกรรมาธการ มเลขานการประจำาคณะกรรมาธการ เทยบเทากบขาราชการพลเรอนระดบ 3 อยแลว)

กลมงานคณะกรรมาธการวสามญ 1 และกลมงานคณะกรรมาธการวสามญ 2 ใน

27

สำานกกรรมาธการ 1 เปนเสมอนเลขานการชวคราวของคณะกรรมาธการวสามญนนๆ

3) ในสำานกกรรมาธการ 2 จำานวน 9 กลมงาน ไดแก กลมงานคณะกรรมาธการการตางประเทศ กลมงานคณะกรรมาธการการทหาร กลมงานคณะกรรมาธการการปกครอง กลมงานคณะกรรมาธการการแ ป ร ร ป ร ฐ ว ส า ห ก จ ก ล ม ง า น ค ณ ะกรรมาธการการมสวนรวมของประชาชน กลมงานคณะกรรมาธการการยตธรรมและสทธมนษยชน กลมงานคณะกรรมาธการกจการองคกรอสระ เปนเสมอนเลขานการถาวรของคณะกรรมาธการนน ๆ (ในสวนของคณะกรรมาธการ มเลขานการประจำาคณะกรรมาธการ เทยบเทากบขาราชการพลเรอนระดบ 3 อยแลว)

กลมงานคณะกรรมาธการวสามญ 3 และกลมงานคณะกรรมาธการวสามญ 4

28

ในสำานกกรรมาธการ 2 เปนเสมอนเลขานการชวคราวของคณะกรรมาธการวสามญนนๆ

4) ในสำานกกรรมาธการ 3 จำานวน 11 กลมงาน ไดแก กลมงานคณะกรรมาธการการกฬา กลมงานคณะกรรมาธการการทองเทยว กลมงานคณะกรรมาธการการแรงงานและสวสดการสงคม กลมงานคณะกรรมาธการการศกษา ศาสนา ศลปะและวฒนธรรม กลมงานคณะกรรมาธการการสาธารณสข กล มงานคณะกรรมาธการกจการสตร เยาวชนและผสงอาย กลมงานคณะกรรมาธการตรวจรายงานการประชมและตดตามมตของวฒสภา กลมงานคณะกรรมาธการวสามญกจการวฒสภา กลมงานคณะกรรมาธการการพฒนาสงคมและความมนคงของมนษย เปนเสมอนเลขานการถาวรของคณะกรรมาธการนน ๆ (ในสวนของคณะกรรมาธการ มเลขานการประจำาคณะ

29

กรรมาธการ เทยบเทากบขาราชการพลเรอนระดบ 3 อยแลว)

กลมงานคณะกรรมาธการวสามญ 5 และกลมงานคณะกรรมาธการวสามญ 6 ในสำานกกรรมาธการ 3 เปนเสมอนเลขานการชวคราวของคณะกรรมาธการวสามญนนๆ

5) ในสำานกกำากบและตรวจสอบ จำานวน 1 กลมงาน ไดแก กลมงานสรรหาและแตงตง เปนเสมอนเลขานการชวคราวของคณะกรรมการสรรหา คณะกรรมาธการพจารณาเสนอรายชอเพอตรวจสอบคณสมบต และลกษณะตองหามของผสมคร เขารบการสรรหาและผ ได ร บการ เสนอรายช อ และคณะกรรมาธการททำาหนาทตรวจสอบประวตและความประพฤตของบคคล

อำานาจหนาทของกลมงานทท ำาหนาททางดานเลขานการทง 33 กลมงานดงกลาว ตามประกาศรฐสภาไดมการกำาหนดขอบเขต

30

อ ำานาจหน าท ความรบผ ดชอบไวโดยชดแจงอยแลว สวนการดำาเนนการใหเปนไปตามอำานาจหนาท และจะบรรลวตถประสงคทวางไวมากนอยเพยงใด ยอมขนอยกบผปฏบตงานในกลมงานนนๆ เปนหลก

ความสำาคญของผดำารงตำาแหนงในกลมงานเลขานการ

ในทนหมายรวมเฉพาะ ผดำารงตำาแหนงเลขานการโดยตำาแหนงในสวนของขาราชการรฐสภาสามญ และผดำารงตำาแหนงอนททำาหนาทเสมอนเลขานการตามกลมงานตาง ๆ ในสำานกงานเลขาธการวฒสภา ดงไดกลาวมาแลวเทานน ซงสวนใหญในภาษาพดทวไปกลมบคคลผทำาหนาทเลขานการใหผบงคบบญชาท เปนขาราชการประจำา หรอเปนผบงคบบญชาคนเดยว และมหองทำางานอยบรเวณเดยวกน จะเรยกตนเองหรอถกเรยกวา หนาหอง“ ”

31

โดยระบตำาแหนงของผบงคบบญชาทตนรบคำาสง เชน หนาหองประธานวฒสภา หนาห อ ง เ ลข า ธ ก า ร ว ฒ ส ภา หน า ห อ ง ร อ งเลขาธการวฒสภา(ระบชอรองเลขาฯ เพราะมต ำา แ ห น ง ร อ ง เ ล ข า ธ ก า ร ห ล า ยตำาแหนง)เปนตน สวนผทำาหนาทเลขานการในกลมงานคณะกรรมาธการตาง ๆ จะไมมใครเรยกวาหนาหอง เพราะไมเขาเกณฑวา เจานายคนเด ยว และหองทำางานอยบรเวณเดยวกน แตไมวาจะเรยกหรอถกเรยกวาอยางไร กลมบคคลททำาหนาทเลขานการนนบวามความสำาคญตอองคกรเปนอยางยง เนองจากกลมบคคลเหลานเปนกลมบคคลทอยใกลชด เปนตวเชอมทอยตรงกลาง เปนตวแทนของสำานกงานเลขาธการวฒสภา เปนตวแทนของผบงคบบญชา หากปฏบตไมด ไมเหมาะสม หรอไมถกตอง ยอมสงผลเสย

32

ตอการทำางานและภาพลกษณของผบงคบบญชา และของสำานกงานฯได

คณสมบต ของผ ท ำาหน าท ในกล มงานเลขานการ

ผท ำาหนาทในกลมงานเลขานการ ในสำานกงานเลขาธการวฒสภา ไมวาจะมช อตำาแหนงของตนเองวาเลขานการ หรอนตกร วทยากร เจาพนกงานธรการ เจาหนาทธรการ เจาหนาทบนทกขอมล กตาม จะตองท ำาหน าท เป นท ง เลขาน การสวนต ว และเลขานการสำานกงานไปพรอม ๆ กน ดงนน จงจ ำา เป นต องมคณสมบต ของการเป นเลขานการสวนตว และเลขานการสำานกงานรวมบวกเพมขนไปดวย ดงน

คณสมบตเลขานการสวนตว

33

1. มความสขมรอบคอบและความจงรกภกด คอละเวนการกระทำาอนเปนปฏปกษกบผบงคบบญชา และตองรกษาความลบของผบงคบบญชา

2. มเชาวนปญญาแนบเนยน ถกตองกาลเทศะ และมความสภาพออนโยน นมนวล ในการตดตอกบบคคลภายนอกทงแบบการเผชญหนา และการสนทนาทางโทรศพท

3. มความเปนระเบยบเรยบรอย คอ จดการงานททำาใหเปนระบบ ไมสบสน

4. ตรงตอเวลา คอรจกการแบงเวลาใหถกตอง เพอใหงานสำาเรจลลวงตามเวลาทกำาหนด

5. ม ส า ม ญ ส ำา น ก ง า น บ า ง อ ย า งสามารถใชวจารณญาณของตนเองอยางรอบคอบได ไมจำาเปนทจะตองปรกษาหารอผบงคบบญชาทกกรณไป

34

6. มความจำาด ถงแมวาจะมบนทกชวยความจำาอยแลว หากเปนผมความจำาด กจะทำาใหงานรวดเรวยงขน

7. มความรบผดชอบสง เพราะบอยครงทผบงคบบญชา มกจะมอบหมายงานให เลขานการทำาแทน หากเลขานการมความรบผดชอบสง กจะเปนการแบงเบาภาระของผบงคบบญชาทไมตองคอยตดตามการทำางานทกขนตอนของเลขานการ

8. มความกระตอรอรนในการทำางาน คอ รจกปรบปรงเปลยนแปลงวธการทำางานใหไดผลด และรวดเรวขน

9. มวฒภาวะทางอารมณ คอรกษาอารมณใหสม ำาเสมออยตลอดเวลา การแสดงออกทางสหนาวาเตมใจทำางาน ไมวางานจะหนกหรอเบา ไมแสดงความเบอหนาย ไมแสดงอารมณเสยเมอพบงานทยงเหยง

35

10. มศกดศรสง คอ ตองสำานกเสมอวาตนเองมศกดศร มเกยรต มคณคา การทำางานแตละอยางจะตองทำาดวยความมนใจและภาคภม มมาตรฐานในการทำางาน งานทผ า น เ ลขา น ก า ร ไป แล วควรม น ใ จ ไ ด ว าเรยบรอย ถกตอง

คณสมบตเลขานการสำานกงานน อ ก จ า ก จ ะ ต อ ง ม ค ณ ส ม บ ต ข อ ง

เลขานการสวนตวแลว เลขานการสำานกงานควรมคณสมบตตางๆ เพมเตม ดงน

1.ล ก ษ ณ ะ ท า ท า ง ร ป ร า ง ห น า ต า (Personal Appearence) หมายถง

1.1 การแตงกาย ตองเลอกใหเหมาะกบกาลเทศะ แตงกายด สะอาด เรยบรอย

1.2 ความสะอาดเรยบรอย หมายถง เคร องแตงกายทกอยาง

36

รวมทงรางกาย ใบหนา มอ ทรงผมดวย

1.3 สขภาพสมบรณ 1.4 การวางต ว เหมาะก บภาว

การณ 1.5 ทวงท ก ร ยา หมายถ ง การ

แสดงออกทางรางกาย เชน การลกนง เดน ยน ควรมทวงทาเรยบรอย สงางาม

2. บคลกลกษณะ (Personality) เปนเร องลกษณะ เฉพาะบคคล แตสามารถทจะฝกการมบคลกลกษณะทดได

3. ความปราดเปรยวกระฉบกระเฉงทางแ น ว ค ว า ม ค ด แ ล ะ ค ว า ม ร ส ก (Mental

Alertness)คอ มความพรอมทางดานจตใจ และสตปญญา ทจะทำางานไดอยางถกตอง วองไว ไมผดพลาด ไมทอดทงงานททำา

4.ค ว า ม เ ป น บ ค ค ล ท ไ ว ใ จ ไ ด (Dependability)

37

5.ความสามารถ ในการปฏ บ ต ง าน (Production Ability) ตองเปนผมความรความสามารถในงานหลายดาน จงจะสามารถปฏบตงานในหนาทไดอยางมประสทธภาพ

เ ม อ พ จ า ร ณ า จ า ก ค ณ ส ม บ ต ข อ งเลขานการสวนตวและเลขานการสำานกงานดงกลาวขางตนแลว คงไมมใครทจะปฏเสธไดวา ทงหมดนนเปนทฤษฎของคณสมบตทผปฏบตงานในกลมเลขานการควรม แตขอเทจจรงยงไมมใครสมบรณแบบตามทฤษฎนนไดครบถวนหรอรอยเปอรเซนต คงมค ำาถามว า แล วเราจะท ำาอยางไรถ งจะม เลขานการตามทฤษฎนนได คำาตอบกคอ การสรรหาหรอค ดเล อกบคคล และการฝกฝนอบรม ทงจากตนเองและกระบวนการภายนอก

38

การสรรหาบคคล เพอทำางานในกลมงานเลขานการ

การสรรหาหรอการคดเลอก เปนกระบวนทสำาคญยงในระบบราชการ เพราะเปนระบบของการคดกรองบคคลเขามาทำางาน เรามระบบการสอบคดเลอก สอบสมภาษณ ตลอดจนเมอไดเขามารบราชการแลว กจะมการประเมนผลการทำางานเปนขนเปนตอนอก ดงนน การสรรหาบคคลทเหมาะสมกบงานเลขานการ จงเปนสงทจำาเปนหากเราตองการเลขานการทมคณภาพ

ขอพจารณาในการสรรหาหรอคดเลอกผทำาหนาทเลขานการ

1. เปนผมความรอบรเกยวกบงานในสำานกงานเลขาธการวฒสภาเปนอยางด

2. มความสขมละเอยด รอบคอบ มความคลอง วองไว

39

3. มบคลกลกษณะด อดทน สามารถเกบความลบไดเปนอยางด 4. มความสามารถในการฟงและจดจำารายละเอยดเรองราวตางๆ ไดแมนยำา

5. เปนผมมนษยสมพนธด (ดหลกมนษยสมพนธในหวขอตอไป)

6. เปนผทรกหรอเตมใจทจะทำางานเลขานการ

หลกมนษยสมพนธ เดล คารเนก ไดวางหลกมนษยสมพนธ

ไว 12 ประการ ดงน 1. อยาตำาหน ประณาม หรอพรำาบน2. จงยกยองสรรเสรญอยางสจรตใจ3. จงเอาใจใสอยางแทจรงตอผอน4. ยม

40

5.จงจำาชอผอน และเรยกชอใหถกตอง ชอของบคคลใดสำาหรบเขาแลวเปนสำาเนยงทไพเราะทสด

6. จงเปนนกฟงทด7. สนทนาในเรองทอกฝายหนงสนใจ8. หลกเลยงเพอระงบการโตเถยง9. จงเคารพตอความคดเหนของฝาย

หนง อยาบอกผใดวาเขาเปนคนผด10. ถาทานผด จงรบผดอยาไดรอชา

และรบดวยเสยงทหนกแนน11. จงพดถงความผดของทานกอน

แลวจงตำาหนตเตยนผอน12.จงใชการสนบสนนใหกำาลงใจ จง

ทำาใหความผดนนเปนของงายทแกไขได

หากเราสามารถคดเลอกบคคลไดตามขอพจารณาดงกลาว เรยกวาประสบความสำาเรจไปแลว 70-80 เปอรเซนต การฝกฝน

41

อบรมตนเองและกระบวนการภายนอก ซงหมายถง การทสงบคคลททำาหนาทเลขานการ เขารบการศกษาเพมเตม หรอเขารบการอบรมในสถาบนการฝกอบรม หรอสงไปฝกงานกบผมความรความสามารถ จะเปนเพยงกระบวนการเสรมใหสมบรณย งข นเทานน

แตขอเทจจรง เราไมสามารถสรรหาบคคลตามขอ พจารณาดงกลาวไดทงหมด คณลกษณะบางอยางเปนสงทต องอาศยระยะเวลาและการอยรวมกน ดงนน การเตรยมพรอมตนเอง สำาหรบผทำาหนาทในกลมงานเลขานการของสำานกงานฯ จงเปนเรองทจะตองใหความสนใจและสำาคญยง

การเตรยมพรอมตนเองสำาหรบการเปนเลขานการ

42

สำาหรบบคคลทท ำางานอยในกลมงานเลขานการ จะตองตรวจสอบตนเอง และพฒนาปรบปรงตนเอง โดยการฝกฝนอบรมในเรองตาง ๆ เพอเปนการเพมพนศกยภาพในการทำางาน ดงน

1. ศกษาหนาทของการเปนเลขานการทด เลขานการทด เป นอยางไรนน มขอกำาหนดมากมาย แตพอจะสรปเปนหลกๆ ไดดงน

1.1 ใหความเคารพนบถอ เกรงใจ ซอสตยสจรต และไมทำาการเปนปฏปกษตอผบ งค บ บ ญ ช า ก า ร แ อ บ อ า ง ด ำา เ น น ก ารสำาคญๆ โดยอาศยตำาแหนงของผบงคบบญชามาเปนอำานาจของตน เปนสงตองหาม

1.2 แสดงตนวาเป นผ ม เก ยรต เพราะการเชอ มนวาตนเปนผมเกยรต ยอมทำาใหตนไมกลาประพฤตปฏบต ในส งท ไม สมควร เชน การประพฤตตนฉนทชสาวกบผ

43

บงคบ บญชา การแสวงหาผลโยชนจากตำาแหนงหนาท เปนตน

1.3 เปนผรจกควบคมอารมณ คอ ไมแสดงอารมณฉนเฉยว โกรธเคอง ไมกอความร ำาคาญใหบคคลอน ไมกลนแกลง หรอขดขวางบคคลอนทปฏบตการตามหนาทอนถกตอง

1.4 เกบรกษาความลบของหนวยงาน ผบงคบบญชา และเพอนรวมงาน

1.5 ปฏบตงานในลกษณะการถอมตนอยางสภาพและจรงใจ และยอมรบขอผดพลาดทเกดจากตนเอง

1.6 ปฏบต งานในหน าท ท ได ร บมอบหมายอยาง มประสทธภาพ

2. ศกษาหาความรเก ยวกบงานในสำานกงานเลขาธการวฒสภา และวงงานทเกยวของ

44

2.1 เขาใจในรายละเอยดของงานไดถกตอง

2.2 ปฏบตตนตามนโยบายและแผนงานทวางไว

2.3 สามารถวเคราะหงานได2.4 ตดสนใจไดรวดเรวถกตอง

3. พฒนาบคลกภาพ ซงหมายถง ทาทการแสดงออก การวางตว กรยามรรยาท นำาเสยง การพดจา ทศนคตทางสงคม การแสดงพฤตกรรมใหสอดคลองกบกาลเทศะ

บคลกภาพทควรไดรบการพฒนาและปรบปร ง คอ บคล กภาพข นพ นฐาน ไดแก

3.1 ความวองไว (Alertness) จะตองปรบตนใหเปนบคคลททนตอเหตการณปจจบนรอบดาน รบผดชอบตองานทไดรบมอบหมายและเสรจท นเวลา เคล อนไหวรวดเรว เสรจงานชนแรกแลวรบทำาชนตอไป

45

ทนท ระมดระวงแกไขขอผดพลาด ปฏบตภารกจประจำาวนใหทนตามคำาสงหรอทไดรบมอบหมายมา

3.2 คว า ม เ อ า ใ จ ใ ส (Attention) ตงใจรบฟงคำาอธบายงานแตละชน ตงใจและมสมาธในการท ำางาน ปฏบต การอยางม เหตผล ดำาเนนการอยางถกตองตามขนตอนและวธการ กำาหนดเปาหมายและตดตามผลการปฏบตงาน

3.3 ค ว า ม ไ ว ว า ง ใ จ ไ ด (Dependability) เมอไดรบมอบหมายใหปฏบตหนาทในเรองใด จะตองดำาเนนงานตามคำาสง คำาแนะนำา คำาชแจง ใหถกตอง เตมตามขนต อ น แ ล ะ ใ ห ผ ล ง า น อ อ ก ม า อ ย า ง ม ประสทธภาพ

3.4 ความสนใจ (Interest) นอกจากจะมความชอบในงานททำาแลว ถาจะใหผลงานดมประสทธภาพ ผปฏบตงานจะตองใหความ

46

สนใจและกระทำาอยางดทสด ศกษาวธการ และมองเหนผลงานทจะทำาลวงหนา

3.5 ก า ร ต ด ส น ใ จ (Judgment) กำาหนดเวลาในการท ำางานแตละอยางให แนนอน ควรพจารณาวาจะเลอกทำางานชนใดกอนหลง และตองชขาดใหรวดเรว กำาหนดเวลาใหเพยงพอทจะทำางานนนใหเสรจ และทำาใหไดตามเวลาทกำาหนดนน

3.6 ความคดรเร ม (Initiative) งานทไดรบมอบหมายโดยผส งมไดอธบายรายละเอยด จะตองอาศยความคดรเร มของตนเอง หาวธการท ำางานนนใหเสรจด วยตนเอง เวนแตเปนเร องทเกนความสามารถของตนจรงๆ อาจใชการปรกษาหารอกบคนอน หรอประมวลเอาวธการตางๆ ทเคยปฏบตมาดดแปลงแกไขใหเขากบงานทไดรบมอบหมายนน

47

3.7 ค ว า ม อ ต ส า ห ะพยายาม(Industry) งานบางอยางอาจจะตองใชเวลาปฏบตงานนานกวาปกต และอาจเปนงานทซ ำาซากนาเบอ จะตองมความมงมนทำาใหเสรจ พยายามหาวธทงายและรวดเรวมาใช เพอใหงานนนสมฤทธผล

3.8 ความถกตอง (Accuracy) งานดานการพมพ คำานวณ การเลอกคำา ตวสะกด วรรคตอน การคดลอกขอความ ชอ ทอยผทตดตอ จะตองถกตอง ระมดระวงอยาใหมขอผดพลาด

3.9 ความเรว (Speed) การลงมอทำางาน ตองทำาอยางตงใจและรวดเรว การทำาบางหยดบางจะทำาใหเกดผลเสยขนได

3.10 ค ว า ม เ ป น ร ะ เ บ ย บ (Orderliness)เครอง ใชสำานกงาน อปกรณตาง ๆ เอกสารในการปฏบตงาน และสงอนๆ ภายในททำางาน จะตองเกบใหเปนระบบ และม

48

ความเปนระเบยบเรยบรอย สะดวกตอการทจะนำามาใช

3.11 ความสะอาด (Neatness) จะตองมความสะอาดทงรางกาย เคร องแตงกาย รวมถงผลการปฏบต งานทเปนเอกสารทกประเภทจะตองสะอาดเรยบรอยดวย

3.12 ความฉบพลน (Promptness) ลงมอทำางานทนททมาถงสำานกงาน และควรมากอนเวลาเรมตนของเวลาเขาทำางาน หยดพกรบประทานอาหารกลางวนตามเวลา และรบกลบมาทำางานเมอรบประทานเสรจ ถามการนดหมายกตองไปใหทนตามเวลา อยาใหอกฝายหนงตองคอย และงานทกชนตองเสรจตามเวลาทกำาหนด

3.13 ความจ ำา (Memory) เร องท สำาคญๆ เกยวกบการปฏบตงานจะตองจำาใหขนใจ ชอผบงคบบญชาหรอบคลากรระดบบรหาร หมายเลขโทรศพทของผบงคบบญชา

49

โดยตรง รายละเอยดเกยวกบแตละคนโดยยอ ทพอจะชแจงใหบคคลทราบเมอจ ำาเปน และการจดจำากระบวนการทำางานทงหลายทเปนงานในหนาท เพอเสรมประสทธภาพในการทำางาน

3.14 ก า ร ป ร บ ต ว เ อ ง (Adaptability) จะตองพยายามปรบตวใหเขากบสงตางๆ หรอปรบตวใหเขากบบคคลอนในสำานกงาน

3.15 การใหความร วมมอ (Co-

operativeness) ปฏบตตามคำาแนะนำาในทางทถกตอง วเคราะหงานหรอกระบวนการปฏบตงานรวมกบบคคลในระดบหวหนาหรอผบรหาร เพอแกไขขอบกพรองในการทำางาน เตมใจปฏบตงานพเศษนอกเหนอจากการในหนาทเมอไดรบการรองขอจากคนอน หรอเปนคำาสงเฉพาะกจของผบงคบบญชา รวมทำางานหรอทำางานประสานกบบคคลทเกยวของใน

50

วงงาน แบงเบาภาระของผอนเทาทจะทำาได สรางบรรยากาศทดกบเพอนรวมงาน

3.16 ค ว า ม ส า ม า ร ถ ต ก ล ง ใ จ (willingness) เม อมป ญหาเก ยวก บการปฏบตงาน หรอมงานทยงยากซบซอน จะตองพจารณาหาทางตกลงใจทจะกระท ำา (ตกลงใจดวยตนเอง หรอปรกษาคนอน) จะตองไมกลววางานนนจะไมมทางทำาได ตองกลาลอง และตงใจทำาอยางแทจรง วนจฉยถงปญหาหรอสาเหตททำาใหเกดปญหา

3.17 ความจงรกภ กด (Royalty) จะตองอทศเวลาใหกบการทำางานจนเตมท ตงใจทำางานจนเตมความสามารถไมวางานนนจะยากเพยงใด แสดงทศนคตทด ตอผร วมงาน สงเสรมก จกรรมทกประเภททตนเองเกยวของ ซอสตยตอผบงคบบญชา ไมเปดเผยความลบของหนวยงานออกไปสภายนอก

51

3.18 ความรอบคอบ (Discretion) ตองพยายามใชวจารณญาณในการทำางาน ตองไตรตรองหรอพนจพเคราะหงานแตละอยางใหถถวน การใชดลพนจเพอวนจฉยสงการจะตองตงอยบนรากฐานแหงเหตผล

3.19 ค ว า ม ซ อ ส ต ย ส จ ร ต (Honesty) ไมถอเอาประโยชนหรอสงทไมใชสทธของตนมาครอบครอง กระทำาการทงหลายดวยความสจรตใจ ไมเบยดเบยนบคคลอน ไมใชเวลาทำางานไปประกอบธรกจของตนเอง ยอมรบความผดในขอบกพรองทงหลายทตนเองกระทำาขนโดยไมผลกความรบผด ชอบนนไปใหบคคลอน เคารพสทธของเพอนรวมงาน

3.20 ความกล าหาญ (Courage) พรอมทจะเผชญความจรงในทกกรณ กลาเส ยงกล าท ำา และกล ารบผ ดเม อ เก ดขอบกพรองขน ไมทอถอยตองานทเหนวายง

52

ยาก กลาทจะสกบการปฏบตงานในทกดาน กลาทจะแสดงความคดเหนในทางทจะเปนประโยชนตอหนวยงานเปนสวนรวม กลาทจะทวงตงขอผดพลาดทบคคลอนกระท ำา ซงหมายถงเพอนรวมงานและผบงคบบญชาดวย

3.21 ความอดทน (Patience) เมอเวลาพบปญหาทกอใหเกดความร ำาคาญใจ เชนพบบคคลทพดมาก บางคนไมเขาใจคำาชแจงแนะนำา บางคนทำางานชาเกนไป หรอรบเรงเกนไป จจจกจก หรอพบการพมพงานทผดพลาดมากๆ แกไขซำาแลวซำาอก หรอกรณอนๆ จะตองเปนผร จกอดทน อดกลนตอปญหาตางๆ อยาใหอารมณเสยตามเหตการณนนๆ

3.22 ค ว า ม อ ง อ า จ ผ ง ผ า ย (Dignity) วางตนใหภาคภม มศกดศร ตองทำาตนใหมเกยรตภม เปนทศรทธาของบคคล

53

อน มนใจในการทำางาน ทำาตนใหมเสนห สงาชวนมอง ไมทำาตนเปนคนอวดด เยอหยง

3.23 ลกษณะทาทาง (Poise) ตองมการควบคมพฤตกรรมของตนเอง การแสดงออกของพฤตกรรมควรเปนไปดวยจตใจทบรสทธ พยายามปดบงซอนเรนอารมณทไมพงปรารถนาเอาไว อยาใหปรากฏออกมาเปนทประจกษ

3.24 อารมณขน (Sense of Humor) ควรสรางอารมณขนใหเกดขนอยางถกตองกบเวลาและสถานท การครำาเครยดเกนไปจะทำาใหสขภาพจตเสอม ซงจะทำาใหสขภาพกายพ ล อ ย เ ส อ ม ต า ม ไ ป ด ว ย ค ว ร ห า ท า งสนกสนานราเรงแจมใส ตองสรางบรรยากาศการทำางานใหเกดความเปนกนเอง คยกบเพอนรวมงานในเวลาพกผอนถงเรองชวนหวบาง เปนการผอนคลายอารมณ

54

3.25 ค ว า ม ส ภ า พ อ อ น โ ย นเออเฟ อเผ อแผ (Courtesy) การแสดงออกตองมความนมนวล สภาพ และใหความเออเอนดกบผใตบงคบบญชา ชวยเหลอเกอกลบคคลอนตามควรแกกรณ แสดงความยนดก บคนอนอยางจรงใจ ใหความเหนใจผท ประสบเคราะหกรรมเทาทสามารถจะทำาได

3.26 สขภาพ (Health) จดสรรเวลาทำางานและการพกผอนใหสมดลกน พยายามรกษาสขภาพรางกายใหเปนปกต รบประทานอาหารทมคณคา ออกกำาลงกาย และพบแพทยเพอตรวจสขภาพบาง อยาใหรางกายตรากตรำากบงานมากเกนไป

3.27 ประสทธภาพในการทำางาน (Efficiency) ผลการท ำางานทได จะต องค มคากบปจจยทไดใชในการทำางาน คอ ม Output มากกวา Input

55

3.28 ความทะเยอทะยาน (Ambition) เ ป น แ ร ง ผ ล ก ด น ใ ห ต น เ อ ง ใ ช พ ล งส ม ร ร ถ น ะ ใ น ก า ร ท ำา ง า น ท ม ประสทธภาพสงเพอความเจรญกาวหนาในต ำาแหน งหน าท แตต องมใชการประจบสอพลอเพอใหไดตำาแหนงโดยไมมผลงาน

การฝกฝนตนเองตามแนวทางดงกลาวทง 3 ขอขางตน จะทำาใหบคคลนนพฒนาเปนเลขาน การท เป ยมไ ป ด ว ย ค ณ ภ า พ และสามารถเจรญกาวหนาในตำาแหนงทสงยงๆ ขนๆไดตอไป

การปฏบตงานเลขานการในสำานกงานเลขาธการวฒสภา

การทำางานในกลมงานเลขานการ หรอทำาหนาทเลขานการในสำานกงานเลขาธการ

56

วฒสภา จะมลกษณะพเศษกลาวคอ จะมการเปลยนตวผบงคบบญชาไปตามวาระของกฎหมาย วาระทางการเมอง และจากปจจยอนๆ ทไมอาจจะคาดลวงหนาได เมอเราไดเตรยมตนเองพรอมส ำาหรบการท ำาหน าเลขานการแลว กถงขนตอนของการปฏบตจรง การเปลยนแปลงผบงคบบญชา เรยกวาเปนแบบทดสอบในเบองตนของการเปนเลขานการ เมอมผบงคบบญชาคนใหม เราตองใชกลยทธของการเปนเลขานการอยางไรบาง

ประการแรก เราตองใชบคลกภาพความสนใจ คอ ตองศกษาหาความรเกยวกบตวผบ งค บบญชา เช น ปร ะว ต ก ารท ำา งาน ครอบครว อปนสยใจคอ ตลอดจนเรองอนๆเหนวา สำาคญกบการทำางานรวมกน เพอใหทราบเปนเบองตน ตอมากใชความจดจำา

57

เปนการบนทกขอมลในสมอง เพอนำามาปรบตวเอง ใหเขากบผบงคบบญชาใหไดตอไป จะตองจดจำาวาเราผเปนเลขานการจะตองเปนผปรบตวใหเขากบผบงคบบญชา มใชหวงใหผบงคบบญชาปรบตวเขากบเรา เพราะไมมผบงคบบญชาคนใดจะท ำาเชนน น ผบงคบบญชาจะทำาเพยงประการเดยวเมอเลขานการปรบตวเขากนไมได คอเปลยนตวเลขานการ

มใชเฉพาะเราผท ำาหน าท เลขานการททำาการศกษาผบงคบบญชาเทานน บางครงผบงคบบญชาบางคนกศกษาหาขอมลเกยวกบเลขานการเหมอนกน แตสวนใหญแลวผบงคบบญชาจะไมเสาะแสวงหาขอมลในเชงลก เทากบทเลขานการหาขอมลของผบงคบบญชา เปนหนาทของเลขานการทจะแนะนำาตวเองกบผบงคบบญชา ใหทราบประวต เบ องต นของตนเอง รวมท งหมายเลข

58

โทรศพทตดตอทจะตดตอกนไดโดยสะดวก สวนเร องอปนสยใจคอของตนเอง คงไมถกต องทจะรายงานใหผ บงค บบญชาทราบ เพราะเปนเร องททงสองฝาย จะตองเรยนร และศกษาอปนสยซงกนและกนในโอกาสการทำางานรวมกนตอไป

การแนะนำาตวกบผบงคบบญชา หากเปนกลมงาน คงไมสะดวกทจะนำาทกคนในกลมงานไปแนะนำาตวในวาระแรกทพบหนา คงเปนหนาทของผเปนหวหนากลมงาน ทจะแนะนำาตนเองกอน และเมอมจงหวะโอกาสอนเหมาะสม จงขออนญาตผบงคบบญชาทจะนำาผรวมกลมงานอนเขาแนะนำาตว เพอใหผบงคบบญชาไดรจกกบผใตบงคบบญชาทกคน และในสวนของการทำางาน หวหนากลมงานจะตองแบงงานใหแตละคนทำางานดานเลขานการตามความสามารถและถนด นอก

59

เหนอจากงานตำาแหนงของตนเอง เป นหนาทของหวหนางานทจะสงเกตบคลกภาพของคนในกลมงาน และจดวางบคคลใหเหมาะสมกบงาน หากเปนไปไดใหมการหมนเวยนผล ดเปล ยนก นส ำาหรบงานท สามารถจะหมนเวยนหรอทดแทนกนได เพอเรยนรงานรวมกน และประสานงานกน อนจะสงเสรมใหเกดเปนทมเลขานการทมคณภาพไดตอไป

การทำางานรวมกบผบงคบบญชาใหมในระยะแรก ตองอาศยอะไรบาง คำาตอบกคอทกๆ อยางในขนตอนของการเตรยมตว แลวแตสถานะของเวลาหรอโอกาส เราตองมศกยภาพพอทจะนำาสงทเราฝกฝนไว ออกมาใชใหไดถกจงหวะและโอกาส ในระยะแรกนผบงคบบญชาจะสงเกตการทำางานของเรา เชน การมอบหมายใหเราทำางานชนหนง ทานจะไดขอสรปไวในใจ คอ 1.การรบคำาสงของ

60

เรา มความเขาใจคำาสงมากนอยแคไหน เราเป นคนแบบไหน ส ง เพยงหล กการ รายละเอยดไมตองสง หรอตองสงอยางละเอยดลออ ถงจะเขาใจ (ดพฤตกรรม ภมปญญาและไหวพรบ) 2. ผลของงานเปนอยางไร รวดเรวหรอชา ดหรอบกพรอง (ดความเอาใจใส ท กษะ และประสทธภาพในการทำางาน) ขณะเดยวกนเราไดขอสรปเกยวกบผบงคบบญชาเชนเดยวกนวา 1. การสงการเปนอยางไร สงแบบคลมเครอหรอชดเจน พดมากหรอนอย ถาเปนการสงแบบชดเจน กสามารถนำาไปปฏบตไดเลย หากคลมเครอ เราต องกล าท จะซกถาม เพ อใหได ความชดเจน 2. ชอบวธการทำางานอยางไร ซงดความพอใจของผบงคบบญชาตองานทเราสงมอบ โดยพจารณาจากทาททแสดงออก หรอจากทางวาจา เชน ไดรบคำาขอบใจ คำาชม หรอค ำาต ำาหน หากเป นกรณท ผ บงค บ

61

บญชาพอใจ ยอมแสดงวาวธการทำางานอยางนนหรอลกษณะนน สามารถใชเปนมาตรฐานขนตนในการทำางานได แตหากงานนนไมถกใจ หรอตองกลบมาแกไขใหม เราจะตองศกษาขอบกพรองนน และเรยนรทจะทำางานนนใหมใหไดตามความประสงคของผบงคบบญชา เรยกวาเปนการศกษาและเรยนรซ งกนและกน

จากงานช นท หน ง ช นท สอง สาม ส เร อยมา รวมกบระยะเวลาการทำางานทผานไป ไดเรยนรจากประสบการณการทำางานระหวางกน ในกรณสำาหรบผทมผลงานดมประสทธภาพ ผบงคบบญชาจะเร มพจารณาและใหความไววางใจเพมขนเปนลำาดบ ถามวาใชระยะเวลาสกเทาใดนน คงตอบไมไดแนชด เพราะมองคประกอบทเก ยวเน องหลายอยาง ท สำาคญคออปนสยสวนตวของผบงคบบญชา

62

บางทานใหความสนทสนมและเปนกนเอง บางทานเปนเจาขนมลนาย ถอยศถอศกด ระยะเวลาในการไววางใจคนอนจงมความแตกตางกน ปกตธรรมดากวาผบงคบบญชาจะเรยกใชเลขานการไดอยางสนทสนมหรอเรมจะไววางใจ จะใชระยะเวลาประมาณ 3-6 เดอน และกวาจะเปนผรใจหรอเปนเลขานการอยางเต มต ว จะใชระยะเวลาประมาณ 10-12 เดอนเลยทเดยว

หนาทของเลขานการ

หนาทของเลขานการทสำาคญ ไดแก 1. รบคำาสงจากผบงคบบญชา ใน

รปแบบตางๆ ทงรบคำาสงโดยตรง จากบนทกสงงาน จากโทรศพท โทรสาร

2. ก า ร ก ล น ก ร อ ง ต ร ว จ ส อ บเอกสารตางๆ กอนนำาเสนอผบงคบ

63

บญชา การจดทำาหนงสอราชการ การจดเตรยมสนทรพจนหรอคำากลาวตาง ๆ การจดเกบและรกษาเอกสารราชการ การดแลความเรยบรอยสถานททำางานของผบงคบบญชา

3. อำานวยความสะดวกแกผบงคบบญชา ในการดำาเนนภารกจดานตางๆ อาท การตดตอทางโทรศพท การกำาหนดนดหมาย การประชม การประสานงานดานขอมลกบบคคลทงภายในและภายนอก การตดตามงานการเตรยมการเดนทางไ ป ร า ช ก า ร

4.ก า ร ต อ น ร บ อ ำา น ว ย ค ว า มสะดวกแกผมาตดตอประสานงาน การตอบคำาถามและการใหขอมลตางๆ

5. งานพเศษอนๆ การปฏบตหนาทอนๆ ตามทไดรบมอบหมาย

64

วธปฏบตในการรบคำาสงโดยตรงจากผบงคบบญชา

เมอผบงคบบญชาเรยกไปสงงาน เลขานการจะตองเตรยมตวใหพรอม ดงน

1. เตรยมกระดาษ ดนสอหรอปากกา หรออปกรณอนใด ทสามารถบนทกสาระสำาคญของคำาสงได (ผทำาหนาทเลขานการ จะตองมอปกรณประเภทนตดตวเปนประจำา)

2. ยนรอรบคำาสงจากผบงคบบญชาด วยทาท สภาพ หรอน งตามค ำาส งของผ บงคบบญชา และเตรยมพรอมทจะบนทกคำาสง

3. บนทกรายละเอยดของคำาสงใหครบถวน และไมควรขดจงหวะของผบงคบบญชาขณะสงขอความ เพราะจะทำาใหลมขอความบางประการได แตเม อผบงคบบญชาสงขอความเสรจแลว หากไมเขาใจตรงไหน ตอง

65

รบถามทนท และกรณทสามารถทำาได ควรทบทวนคำาสงนนโดยยอใหผ บงคบบญชาทราบอกครงหนง เพอความถกตองของการปฏบตงาน

4.กรณเปนงานโดยสภาพทตองใชเวลาปฏบต พอสมควร ควรสอบถามผบงค บบญชา ถงกำาหนดเวลาของงานดวย เชน อยางชาทสดภายในวนเวลาใด เปนตน

5. กรณมอ ปสรรคหรอ เหตการณ เปลยนแปลง อนมผลกระทบถงคำาสงของผบงคบบญชา ควรรบปรกษาหารอผบงคบบญชา เพอขอรบทราบคำาสงใหม หรอการเปลยนแปลงคำาสงบางสวน กรณไมอาจจะปรกษาไดทนทวงท และเปนกรณรบดวนไมอาจรอคำาสงใหมได เชน ผบงคบบญชากำาลงประชมเร องสำาคญ เปนตน เปนหนาทของเลขานการทจะตดสนใจดำาเนนการในทางทสมประโยชน และตรงตามวตถประสงคของผ

66

บงคบบญชาใหมากทสด แลวรบรายงานใหผบงคบบญชาทราบในโอกาสแรกทจะกระทำาได

วธปฏบตในการรบคำาสงจากบนทกสงงานของผบงคบบญชา

โดยปกตแลว ผทำาหนาทเลขานการ มกจะไดรบคำาสงโดยตรง คอ ทางวาจาจากผบงคบบญชามากกวาจะไดรบคำาสงเปนลายลกษณอกษร การรบคำาสงเปนลายลกษณอกษรจะปรากฏในสวนงานทเปนหนงสอราชการ หรอจากทางโทรสาร แตในทางปฏบตแลว ผบงคบบญชาสวนใหญจะสงการเปนลายลกษณอกษรเฉพาะขอความสนๆ สวนรายละเอยดของคำาสงจะเปนเรองสงทางวาจา แตเมอไดรบคำาสงเปนลายลกษณอกษรแลว มขอควรปฏบต ดงน

67

1. อาน และทำาความเขาใจในคำาสงนน หากคำาสงนนไมชดเจน เปนหนาทของผทำาหนาทเลขานการทจะตองสอบถามเพอใหเกดความชดเจน จะไดปฏบตใหถกตองเหมาะสมตอไป 2. ผทำาหนาทเลขานการจะตองกลาถามในสงทสมควรจะถาม ไมใชถามพร ำาเพร อ บางเร องเปนเร องทตองใชสามญสำานกในการคดและตดสนใจไดเอง ไมตองสอบถามผบงคบบญชาใหทานเกดความรำาคาญ

3. ปฏบตตามคำาสงนนอยางเครงครด หากมการเปลยนแปลงในเร องใดๆ อนทำาใหไมสามารถปฏบตตามคำาสงทเปนลายลกษณอกษรนนได ตองนำาเรยนผบงคบบญชาทราบ เพอแกไขคำาสงทเปนลายลกษณอกษรนน หรอออกคำาสงเปนลายลกษณอกษรใหม

วธปฏบตในการรบคำาสงทางโทรศพทจากผบงคบบญชา

68

ในปจจบนเทคโนโลยไดมการพฒนาสงขน ทำาใหการสงงานของผบงคบบญชาไมไดถกจำากดอยเฉพาะการเรยกตว ผใตบงคบบญชาไปสงงานโดยตรงแตเพยงอยางเดยว การสงงานทางโทรศพท ทงโทรศพทแบบธรรมดา(ทางใกล ทางไกลในประเทศ และตางประเทศ) และโทรศพทมอถอ กเปนอกชองทางหนงในการสงงานของผบงคบบญชา ดงนน เลขานการจะตองเตรยมพรอมทจะรบคำาส งทางโทรศพทจากผบงคบบญชาตลอดเวลา มขอควรปฏบต ดงน

1. จ ด เ ต ร ย ม ก ร ะ ด า ษ ด นสอหรอปากกาวางไวใกลโทรศพทเสมอ และกรณโทรศพทมอถอ ผทำาหนาทเลขานการจะตองพกอปกรณ คอ กระดาษหรอสมดโนตเลก และปากกาหรอด นสอต ดต วเป นประจ ำา เพราะหากไมมอปกรณดงกลาว ในกรณท

69

เปนขอความ การจดจำาสาระสำาคญของคำาสงคงเปนเร องไมยากนก แตกรณของคำาสงใหเราดำาเนนการตดตอไปยงหมายเลขโทรศพท ชอบคคล วนทเวลา หรอกรณอนใดทมรายละเอยดมากๆหากไมมอปกรณดงกลาว เราอาจจะสบสนหรออาจจะจ ำาไมไดทงหมด ก ทำาใหการปฏบตตามคำาสงไมอาจบรรลผลได

2. ตงใจฟงรายละเอยดของคำาสงใหด เนองจากการสอสารทางโทรศพทบางคร งอาจเป นเร องของสญญาณทขาดหายไป ท ำา ใหฟงค ำาส ง ไมชดเจน และบนท กรายละเอยดของคำาสงใหครบถวน เมอผบงคบบญชาสงขอความเสรจแลว ใหทวนคำาสงนนโดยสรปใหผบงคบบญชาทราบอกคร งหนง เพอยนยนความถกตอง

3. ปฏบตตามคำาสงนน และควรจดทำาสมดบนทกการรบคำาสงทางโทรศพท โดย

70

ระบ วนท เวลา เร อง และรายละเอยด เพอประโยชนในการตดตามเรองราวในภายหลง

วธปฏบตในการตดตอทางโทรศพทการต ดต อทางโทรศ พท เป นป จจย

ส ำาค ญในการท ำางานในป จจ บน ด งน น มารยาทในการโทรศพทจงเปนเร องทจ ำาเปน และเปนคณสมบตพนฐานของผใชทกคน ไมจำากดเฉพาะผทำาหนาทเลขานการเทานน

มารยาทในการใชโทรศพท1. เวลาตอโทรศพท ถ าหากตอผด

ควรกลาวคำาขอโทษ ไมควรวางโทรศพทเฉยๆ2. ควรเลอกเวลาตดตอทางโทรศพทให

เหมาะสม ไมเลอกโทรในยามวกาล หรอใน

71

ชวงเวลารบประทานอาหารกลางวนหรออาหารเยน หรอในเวลาเลกงาน

3. ไมควรตอโทรศพทเลน เพอกลนแกลงผอยปลายสาย

4. ไมควรพดโทรศพทนานเกนไป เพราะอาจมผอนรอใชสายหรอมสายอนรอเรยกเขาอย

5.ไมควรรบโทรศพทแลววางหเฉยๆ โดยไมกลาวอะไรเลย

6.ไมควรหวเราะหรอพดลอเลนกบคนใกลเคยงขณะโทรศพทอย

7. ไมควรอม ขบเคยวขนมหรออาหาร หรอสบบหรขณะโทรศพท

8. ไมควรใชวาจาไมสภาพ หรอพดไมมหางเสยง

72

การตอสายโทรศพทใหผบงคบบญชาทงการตอออก รบสายเรยกเขา และการโตตอบโทรศพท มขอควรปฏบต ดงน

การรบโทรศพท 1.รบสายทนท เม อมเสยงโทรศพท

เรยกเขา อยาปลอยใหเสยงโทรศพทดงอยเปนเวลานาน เพราะจะทำาใหผตดตอมา เขาใจวาไมมผ รบ ทำาใหวางสายไปเสยกอน และกรณเปนเร องสำาคญ จะทำาใหเกดความเสยหายได

2.เมอรบสายแลว ใหกลาวคำาสวสด และบอกชอและสถานทอยของผรบ (บางครงอาจบอกเพยงสถานท) เพอใหผตดตอมา มความมนใจวาเปนสถานททตองการจะตดตอดวย

3.การใชน ำาเสยง ตองสภาพ นมนวล พดใหชดเจน และใชถอยคำาใหเหมาะสม

73

4.กรณเปนการรบสายทตองการตดตอกบบคคลอนในหนวยงานเดยวกน ตองรบแจงใหผนนทราบโดยเรวทสดเทาทจะเรวได เพอมใหผตดตอมาคอยนาน หากผนนยงมอาจมารบสายไดทนท ควรแจงใหผตดตอมาทราบวาผนนกำาลงตดภารกจอะไรอย เชน กำาลงรบโทรศพทอกสายหนง เปนตน เพอใหผตดตอมาตดสนใจวาจะรอสายหรอจะตดตอกลบมาในภายหลง

5.กรณเปนการรบสายทตองการตดตอกบผบงคบบญชาโดยตรง (กรณทผบงคบบญชาอย และไมมคำาสงทประสงคจะไมรบโทรศพท) ควรกลาวคำาขอโทษ เพอขอทราบถงชอและสถานท ของผตดตอมา เชน ขอประทานโทษนะคะ (ครบ) ไมทราบวาใครจะเรยนสายดวย หรอไมทราบวาจะใหเรยนทานวาใครประสงคจะเรยนสายดวย หรออาจใชวธแนะน ำาช อตนเองกอน แลวรบกวนขอ

74

ทราบนามของผตดตอมา เชน ดฉน(ผม)ชอ .... รบกวนขอทราบนามของทานคะ(ครบ) แลวจงบอกใหผตดตอมาคอยสกคร ผทำาหนาทเลขานการจะตองจดจำาชอและสถานทของผ ต ดต อมา แล วรายงานใหผ บงค บบญชาทราบ เพอใหผบงคบบญชาพจารณาตดสนใจวาจะรบสายนนหรอไม กรณผบงคบบญชายนดรบสายนน กจะไมมปญหาอยางใด สามารถโอนสายใหไดเลย แตเราควรแจงใหผตดตอทราบวากำาลงจะโอนสายนนใหผบงคบบญชา ซงตองระวงกรณการโอนแลวสายหลดดวย หากสายหลดแลวผตดตอนน ไดตดตอเขามาใหม เราตองกลาวคำาขอโทษสำาหรบเหตนนดวย แตในกรณทผบงค บบญชาไ ม ป ร ะ ส ง ค จ ะ ร บ ส า ย ของบ คค ลท ต ด ต อ เ ข า ม า เ ป นห น า ท ข อ งเลขานการทจะตองแจงใหผ ต ดตอเขามาทราบ โดยวธการทนมนวลและไมใหเสยความ

75

รสก เชน อาจจะแจงวาผบงคบบญชากำาลงพดโทรศพทอกเครองหนง ซงอาจจะใชเวลานาน หรอทานกำาลงมแขกสำาคญ จงเรยนเพอขอเบอรโทรศพทต ดตอกลบไว หรอทานกำาลงรบจะไปประชมและใหเรยนขอเบอร ตดตอกลบไว เปนตน

6. กรณการรบโทรศพทในกรณ ท ผ บ งค บบญชา ไมอย เราตองแจงใหผ ตดตอมาทราบทนทวาผบงคบบญชาไมอย และควรจะบอกถงสถานทอยของทานในขณะนน (ถาพจารณาแลวไมเปนความลบ) เชน ทานไมอยคะ(ครบ) ไปประชมท.... เปนตน รวมทงบอกกำาหนดเวลากลบเขามายงทท ำางานดวย เชน ทานจะกลบเขามาเวลาประมาณ... เปนตน ทงนเพอใหผตดตอเขามาพจารณาวาจะดำาเนนการอยางไร เชน อาจจะตดตอเขามาใหมในชวงททานกลบเขามา หรอจะฝากขอความ หรอจะโทรศพทตดตอทางมอถอ

76

เปนตน นอกจากน เราจะตองแจงใหผตดตอมาทราบวา เรายนดและเตมใจทจะรบใชผ ตดตอเขามา เชน มอะไรใหดฉน(ผม)รบใชหรอ ไมคะ (ครบ) ซ งอาจเป นการบนท กขอความ การปฏบตธระแทน การตอบปญหาบางเร องหรออนๆ เทาทสามารถจะทำาได เพอใหผทตดตอเขามาเกดความรสกทด และรสกวาไมเสยเวลาเปลา

7.กรณ ท ผ ต ดต อมา ต องการใหผ บงคบบญชาตดตอกลบ เราจะตองจดชอ สถานทตดตอ เบอรโทรศพท ตลอดจนเรองทตดตอไว รวมทงกำาหนดเวลาทประสงคจะใหตดตอกลบ เพอมใหเกดขอผดพลาดได

8. การจบการสนทนาทางโทรศพท ควรจบดวยคำาพดทสภาพ และควรรอใหฝายทตดตอเขามา วางหโทรศพทกอน แลวเราจงวางสายตามและจดสายโทรศพทใหเขาทเรยบรอย

77

การตอโทรศพท1. มสมาธในการกดหมายเลขโทรศพท

เมอมผรบสายแลวใหกลาวคำาสวสด พรอมแนะนำาชอ และสถานทของตนเอง เชน สวสดค ะ (ค ร บ ) ด ฉ น (ผ ม )ร ะ บ ช อ ........ จาก......... ( ชอหนวยงาน) แลวแจงความประสงคของเราไป

2. การใชนำาเสยง ตองสภาพ นมนวล พดใหชดเจน และใชถอยคำาใหเหมาะสม

3. กรณเปนการตอโทรศพทใหผบงคบบญชา หลงจากแนะนำาตนเอง และชอหนวยงานแลว ใหบอกชอและตำาแหนงของผบงคบบญชา วาประสงคจะตดตอกบผใด หากบคคลผนนไมอย จะตองสอบถามนามของผรบสาย รวมทงขอขอมลวนเวลา หรอสถานททจะตดตอบคคลนนๆ ได หรอขอขอแนะนำาในการตดตอ แลวจดบนทกไว เพอนำาเรยนผ

78

บงคบบญชาใหทราบตอไป หรออาจฝากหมายเลขโทรศพทไวกได

4. จบการสนทนาดวยคำากลาวขอบคณ หรอคำาพดทสภาพ แลววางโทรศพทดวยกรยาทนมนวล ไมทำาใหเกดเสยงกระแทก อนจะทำาใหผรบสายเกดความรสกทไมด และเสยภาพพจนของหนวยงาน

บนทกขอความทไดรบทางโทรศพทการบนทกขอความทไดรบทางโทรศพท มขอควรปฏบต ดงน คอ

1. สอบถามและบนทกรายละเอยดการสนทนาใหไดใจความมากทสด เพ อใหผ รบ

79

บนทกนนสามารถเขาใจความหมายทสอสารได

2. บนทกหมายเลขโทรศพท ชอบคคล สถานท ของผตดตอมา และของผทตองการใหตดตอกลบ อยางชดเจนและถกตอง ควรมการทบทวนระหวางการสนทนาดวย

3.กรณทใหตดตอกลบ เมอจดรายการอยางละเอยดแลว ใหนำาใบบนทกนนไปวางทโต ะท ำางานผท เก ยวของ หากเป นของผบงคบบญชา ควรทำาสำาเนาไวดวย เพอคอยเตอนผบงคบบญชา หรอเปนขอมลกรณทผบงคบบญชาใหตดตอกลบ

4. เพอปองกนความผดพลาดและเปนประโยชนในการบนทก ควรจดทำาแบบฟอรมการบนทกขอความ ไวใชในหนวยงาน โดยมสาระสำาคญใหทราบวา ตองการตดตอกบผใด ใครเปนผต ดตอมา เบอรโทรศพทของผ

80

ตดตอ สงทตองการใหปฏบต (เชน ตดตอกลบ หรออน ๆ) วนเวลา รบโทรศพท และชอผรบโทรศพทหรอผบนทก ซ งแตละแบบฟอรมสามารถปรบเปล ยนได ตามความสะดวกในการใชงาน ดงตวอยาง ดงน

81

ใบบนทกขอความทางโทรศพทถง..................................................................................................จาก.................................................................................................เบอรโทรศพท................................................................................วนท ........................................ เวลา .......................................... ใหโทรกลบไป จะโทรมาภายหลง เรองดวน ฝากขอความไว

วธ ปฏ บต ในการตรวจสอบกล นกรองเอกสารตาง ๆ

งานเลขานการเปนงานทตองตรวจสอบเอกสารตาง ๆ ทมมาถงผบงคบบญชา ไมวาทงแฟมงาน จดหมาย หรอเอกสารอน ๆ ม ขอควรปฏบต ดงน

1. เมอไดรบแฟมงาน จดหมาย หรอเอกสารอนใด จะตองจดการดานธรการใหเรยบรอยกอน คอการลงทะเบยนรบเอกสารนน ๆ

82

2. การตรวจสอบเอกสารนน จะตองอานรายละเอยดใหทราบวาเปนเรองอะไร จากใคร และมประเดนส ำาค ญอยางไร หากมประเดนทยงมขอสงสย ควรสอบถามหรอจดหาขอมลเพ มเต มเพ อเป นการเตรยมพรอม เมอผบงคบบญชาสอบถาม จะไดชแจงไดถกตอง หรอมขอมลประกอบเพอนำาเสนอ

3. ในกรณทเอกสารนน เปนเรองเกยวก บการน ดหมาย เชน กำาหนดนดประชม กำาหนดงานพธ งานพระราชพธ หรอนดหมายอน ๆ ควรบนทกขอมลนนในสมดนดหมาย เพอสะดวกในการใหขอมล เมอมผ ต ดตอ หรอผบงคบบญชาสอบถาม

4. กรณเปนจดหมายถงผบงคบบญชา ซงจะมทงจดหมายสวนตวและจดหมายราชการ ผ ท ำาหน าท เลขาน การจะ เป นผ เป ดซอง

83

จดหมาย ยกเวนจดหมายสวนตวของผ บ งค บบญชา แต โดยปกต ท ว ไป เราไม สามารถจะทราบไดเลยวาจดหมายนนเปนจดหมายสวนตวหรอไม นอกจากจะไดเหนเนอความในจดหมายนน ซ งส ำาหรบผท ำาหนาทเลขานการ เมอเปดซองจดหมายและเหนวาเปนจดหมายสวนตว ควรแยกประเภทจดหมายนนไวคนละแฟม และจดจำาชอผสง เพอในโอกาสตอไปเราจะไดไมตองเปดซองจดห มาย ส วนต วน น อ ก กา ร เ ป ด ซอ งจดหมายตองระมดระวงมใหจดหมายนนฉกขาด ควรใชกรรไกรตดรมซองจดหมาย หรอใชทเปดซองจดหมาย จดหมายสวนตวจะไมมการบนทกหรอด ำาเนนการทางธรการ สาเหตทผทำาหนาทเลขานการจะตองตรวจสอบจดหมายกอน เนองจากในบางครงอาจจะมจดหมายประเภทใบปลวโฆษณา หรอ

84

แผนปลวรองเรยนทไมมผลงนาม ซงควรใชดลพนจในการตรวจสอบกอนนำาเสนอดวย

5. กรณเปนเอกสารลบ ผทำาหนาทเลขาน การจะต องด ำา เน นการด วยความระมดระวง และเก บรกษาความล บตามระเบยบของทางราชการอยางเครงครด ม ควรแพรงพรายใหบคคลอนทราบ

วธปฏบตเกยวกบการเตรยมสนทรพจนหรอคำากลาวตาง ๆ

เนองจากผบงคบบญชามภาระหนาทมาก ไมมเวลาทจะจดเตรยมสนทรพจนหรอคำากลาวตางๆ ดวยตนเอง ดงนน จงเปนงาน

85

ของเลขานการ ทจะตองจดเตรยมสนทรพจนหรอคำากลาวในโอกาสตางๆ ใหแกผบงคบบญชา บางคร งกเปนเพยงการเรยบเรยงเรองราว หรอจดเตรยมบางสงบางอยางทใชเปนแนวทางใหแกผบงคบบญชาในการกลาวเทานน ซงมขอควรปฏบต ดงน

1.ศกษาหาขอมลประกอบการจดเตรยมสนทรพจนหรอคำากลาวนน ๆ ทงในเรองของรปแบบ และเนอหา เชน คำาขนตนของการกลาว จะตองกลาวอยางไร โดยรปแบบของคำาขนตน ตองอาศยขอมลประกอบ คอ เราจะตองทราบถงองคประกอบของงานทจดขนวามผใดรวมงานบาง ใครเปนประธานในพธ ม ตำาแหนง ยศศกดไลเลยงกนอยางไร เปนตน ในสวนของเนอหา กตองเปนขอมลทถกตอง เช อถอได บางคร งตองคนควาขอมลบางประการ เชน ประวต ความเป นมา สถ ต

86

เปนตน เพอเพมความนาสนใจแกผรบฟง และแสดงถงความสนใจและความรอบรของผกลาว

2. คดเลอกตวอยางสนทรพจนหรอคำากล าวของบ คคลอ นๆ ใน เร องประ เภทเดยวกนเปนแนวทางสำาหรบผบงคบบญชา เพอใชเปรยบเทยบและแกไขสนทรพจนหรอคำากลาวทไดจดเตรยมไว

การตอนรบผทมาตดตอกอนจะถงวธปฏบตในการตอนรบ เรา

ควรทราบถงหลกของการตอนรบกอนในเบองตน เพอเปนแนวทางของการปฏบตตอไป หลกการตอนรบ ส ง ท ผ ท ำา ห น า ท ต อ น ร บ จ ะ ต อ ง ม ห ร อแสดงออก คอ

87

1. แสดงอธยาศยอนด คอ ผตอนรบตองแสดงตอผมาตดตอดวยความรสกจากใจจรง มใชแสรงทำา ตองกระทำาดวยกรยาธรรมดา แมบคคลนนจะมฐานะตำากวาตนกตาม อยาแสรงทำา ซงจะทำาใหผมาตดตอไมพอใจ อ นจะท ำา ให เก ดท ศนคต ท ไมด ต อสำานกงาน

2. แสดงความเอาใจใส คอ ผตอนรบจะตองเขาใจธรรมชาตของมนษยในขอหนงทวา

มนษยเราชอบใหใครตอใครสนใจตน“ ” ผ ตอนรบจะตองไมแสดงกรยามนตง หรอไมเตมใจตนรบผมาตดตอ

3. สอบถามธรกจ คอ ผตอนรบควรทกทายปราศรยกอนทนท เมอมผมาตดตอ ไมวาผมาตดตอจะมาหาผใดกตาม อยาปลอยใหผมาตดตอยนรรอหรอเกอเขนอย เพราะบางคร งผ มาตดตอบางคนไมทราบวาจะตดตอสอบถามไดจากทใด ดงนน ผตอนรบ

88

ควรจะเช อเชญกอนดวยการแสดงความเอาใจใสและทกทายดวยคำาพดสภาพ เชน ส“วสดคะ (ครบ) ดฉน(ผม)จะชวยอะไรคณไดบ า ง ” ห ร อ ค ณ ต อ ง ก า ร พ บ ก บ ใ ค ร“คะ(ครบ)” หรอ คณจะตดตอเร องอะไร“คะ(ครบ)” เปนตน ซงการทกทายดงกลาวจะชวยใหผมาตดตอรสกสบายใจขนบาง และทำาใหทราบถงเร องของเขาดวย เมอทราบแลวกจะสามารถใหคำาแนะนำาหรอดำาเนนการตามความประสงคของเขาไดตอไป

วธปฏบตในการตอนรบผทมาตดตอในการตอนรบผทมาตดตอ ผทำาหนาท

เลขานการจะตองตระหนกอยเสมอวา ตนเองเปนผแทนของสำานกงาน ควรตองพดใหเกดทศนคตทดตอสำานกงาน ดงนน ผทำาหนาทเลขาน การจะต องเป นผ ท มล กษณะด ม วาทศลป มความอดทน รอบคอบ เขาใจ

89

สภาวะและจตใจของผมาตดตอซ งมหลากหลายประ เภท และต องสามารถหาวธ สอบถาม เพอใหทราบความตองการของผมาตดตอ จะไดอำานวยความสะดวกไดอยางถกตองและเปนประโยชนแกสำานกงาน มขอควรปฏบต ดงน

1. เมอมผมาตดตอ ตองแสดงทาททเปนมตร ใหเขาเกดความรสกวาเรายนดทจะตอนรบ มสหนาทยมแยมแจมใส ในกรณทผมาตดตอเปนผทมอาวโส ควรใหเกยรตดวยการยนตอนรบ ในบางครงสำาหรบผอาวโสทมความสำาคญเปนกรณพเศษ การลกขนและเดนไปใหการตอนรบกเปนสงทสมควรจะกระทำา

2. ตองมกรยามารยาททเรยบรอย ไมแสดงความรงเกยจหรอแสดงกรยาเบอหนาย รำาคาญใหปรากฏ

90

3.ก า ร พ ด ห ร อ ถ า ม ต อ ง เ ป น ไ ป ใ นลกษณะทแสดงความสภาพออนนอม หากขณะทมผ มาตดตอนนยงไมอาจจะใหการตอนรบหรอซกถามได เน องจากตดธ ระสำาคญ ควรเชอเชญใหนงรอกอน และรบเรงทำาธระใหเสรจ หากไมใชธระส ำาคญ จะต องผละจากธ ระน นก อน เพ อจะใหการตอนรบและซกถาม

4. ก ร ณ ท ม ผ ม า ต ด ต อ ใ น โ อ ก า สเดยวกนหลายคน ควรใหความสนใจและใหการตอนรบอยางทดเทยมกน

5. ใชความสามารถทจะสร ปรวบรดความประสงคของผมาตดตอ เพอมใหเสยเวลามากนก แตตองระวงมใหเปนการเรงรดจนเกนไป ซงจะเปนเร องทเสยมารยาทและไมตรอนด

6. จะตองมความฉลาดและไหวพรบในการต ดสนใจใหบคคลทมาตดตอเขาพบผ

91

บงคบบญชาหรอไม หรออาจเรยนถามผบงคบบญชาเปนแนวทางในเบองตนไวกอนวา บคคลประเภทใดททานไมประสงคจะใหเขาพบบาง เราจะไดหาวธการแจงใหเขาทราบโดยไมใหเขาเสยความรสกวาเขาไมไดรบการตอนรบ หรออาจเรยนถามเปนกรณ ๆ ไป ซ งการเรยนถามในกรณหลงน ตองอาศยความแนบเนยนกวาในกรณแรก เพราะเปนกรณทเขาทราบวาผบงคบบญชาอย แตไมทราบสาเหตวาทำาไมเขาจงเขาพบไมได เราจะตองหาสาเหตทเหมาะสม และไมทำาใหเขาเกดความรสกทไมดตอผบงคบบญชา

7.กรณบคคลนนเปนบคคลทผบงคบบญชาใหเขาพบได หากผบงคบบญชายงมแขกอนอย หรอตดภารกจบางประการททำาใหตองรอเวลาอยกอน ผทำาหนาทเลขานการจะตองตอนรบดวยการเชอเชญใหนงคอยในททเหมาะสม เชน ทรบรองผมาตดตอ และจดหา

92

หนงสอมาใหอาน รวมทงจดหาเครองดมมารบรองระหวางทรอพบผบงคบบญชานนดวย และหากเลขานการ มเวลาวางพอ กอาจจะพดคยในเร องธรรมดาทวไป แตหากไมวาง ก สามารถพดจาขอตวไปทำางานทคางไว โดยบอกกลาวก บผรอวา เม อผ บงค บบญชาพรอมใหเขาพบแลวจะรบมาเรยนเชญทนท

วธปฏบตในการนดหมายผทำาหนาทเลขานการจะตองรบผดชอบ

ในการจดการนดหมาย ตลอดจนการบนทกนดหมายนนไว จะตองมการวางหลกเกณฑการเขาพบไวดวย มขอควรปฏบต ดงน

1. ควรจดบนทกการนดหมายไวทกครง เพราะเปนสงทจำาเปน และจะตองกระทำาอยางรอบคอบดวย ไมควรใชวธจดจำา เพราอาจเกดขอผดพลาดได

93

2. การรบนดหมายจากบคคลภายนอก ตองขอทราบรายละเอยด ทง ช อ ช อสกล เร องทนดหมาย วนเวลาทขอนดหมาย รวมถงสถานทตดตอกลบและหมายเลขโทรศพทดวย ทงน เพอสอบถามและจดนดหมายใหตรงกบวนเวลาและความประสงคของผบงคบบญชาในการรบนดดวย

3. การขอนดหมายใหผบงคบบญชาพบบคคลภายนอก ซงสวนใหญจะเปนบคคลในระดบทสงกวาผบงคบบญชา ดงนนผท ำาหนาทเลขานการจะตองขอคำาปรกษาจากผบงคบบญชาและจดกำาหนดวนเวลาทสะดวกในการขอนดหมาย อยางนอย 2 เวลา ซ งอาจจะระบเวลาแนนอน หรอชวงเวลา เพอใหเขาเลอกไดสะดวกขน เชน “วนจนทรท 10 เวลา 11.00 น. หรอ วนองคารท 11 เวลา

94

11.00 น.” หรอ วนจนทรท“ 10 ชวงเชาหรอบายกได” เปนตน

4. กรณทมบคคลมาตดตอโดยมไดนดหมาย ผทำาหนาทเลขานการจะตองสอบถามกอนวา ไดมการนดหมายไวลวงหนาหรอไม

4.1 กรณทไมไดมการนดหมายไว และผบงคบบญชาอยในสำานกงาน ผทำาหนาทเลขานการจะตองเปนผตดสนในเบองตนอยางรวดเรววาสมควรจะใหพบผบงคบบญชาหรอไม แตการตดสนนนไมควรดจากการแตงกายของบคคล เพราะบางคนแตงกายดมาก แตอาจมาขายประกน หรอบางคนอาจแตงกายธรรมดา แตเปนบคคลสำาคญกได ถาพ จ ารณาแล ว เห นว า บ คคลน น ไม สมควรใหเขาพบผบงคบบญชา ผท ำาหนาทเลขานการจะตองใชวาทศลปใน

95

การพดใหบคคลนนเขาใจวา ผบงคบบญชาตดภารกจสำาคญอยไมอาจใหทจะเขาพบได ดงนน อาจขอใหฝากขอความเพ อ ใหผ บ งค บบญชาพจารณาและกำาหนดวนนดหมายในวนหลง ซงจะแจงใหทราบทางโทรศ พท อ กคร งหน ง เปนตน สวนในกรณทพจารณาแลววาสมควรจะนำาเรยนผบงคบบญชาเพอพจารณาอนญาตใหเขาพบหรอไม ผทำาหนาทเลขานการควรจะขอทราบชอหรอขอนามบตรของผนน รวมทงเร องทขอเขาพบดวย เพอนำาเรยนผบงคบบญชาพจารณา

4.2.กรณทไมไดมการนดหมายไว และผบงคบ บญชาไมอยในสำานกงาน ควรขอทราบชอ นามสกล และธระของผ

96

มาตดตอ และบนทกนำาเรยนใหผบงคบบญชาทราบในภายหลง

5. กรณทไดมการนดหมายไวลวงหนา ผทำาหนาทเลขานการจะตองนำาเขาพบตามเวลา หรอกอนเวลาหากผบงคบบญชาสะดวกและไมมภารกจอน และผทำาหนาทเลขานการควรทกทาย โดยการเอยนามของผท มาตดตอ จะทำาใหเขารสกวา ไดรบความสนใจและเอาใจใส ทำาใหเกดความประทบใจตอการต อนรบของเรา เชน สวสด ค ะ(ครบ) คณ.... ทนดไวใชไหมคะ(ครบ) เชญนงรอสกครนะคะ(ครบ) ดฉน(ผม)จะนำาเรยนใหทานทราบวาคณ... มาถงแลว เปนตน

6.การเรยนใหผบงคบบญชาทราบถงก ำาหนดนด หากผบงค บบญชาอยเพยงลำาพง อาจเรยนโดยตรงดวยวาจา แตหากทานกำาลงมแขกหรอกำาลงประชม ใหใชวธการ

97

เข ยนโน ตส นๆ น ำา เ ร ยน หร ออาจแนบนามบตรของผขอเขาพบไปดวยกได

7. กรณทผ น ดหมายไวหรอผท ไดรบอนญาตใหเขาพบ ใชเวลาเกนทนดหมายหรอเวลาท สมควรมาก และผ บงค บบญชาม ภารกจทจะตองทำาอยางอนตอ เชน มแขกคนตอไป หรอมประชม ควรโทรศพทหรอเขยนบนทกสน เรยนใหผบงคบบญชาทราบ

8. ผทำาหนาทเลขานการจะตองสามารถจดจำาชอ และจำาบคคลไดอยางแมนยำา อนจะเปนประโยชนสำาหรบการตอนรบทเหมาะสมและดยงขนในโอกาสตอไป

วธปฏบตในการใหขอมลตาง ๆผทำาหนาทเลขานการจะตองเปนผทควร

จดจำาหรอรอบรเร องราวตางๆ ไดหมดทกอยาง ซงเปนการรอบรในลกษณะกวางๆ ไม

98

ไดเจาะลก แตถาสามารถรในเชงลกไดยงจะเปนประโยชนตอการทำางาน ดงนน เพอใหการปฏบตงานเปนไปอยางมประสทธภาพ รวดเรว และถกตอง มขอปฏบต ดงน

1.จะตองเปนผทใฝร และขวนขวายหาอปกรณ หรอหนงสออางองตางๆมาประกอบในการทำางานอยเสมอ หนงสอทควรมอยป ร ะ จ ำา เ ช น พ จ น า น ก ร ม ฉ บ บราชบณฑตยสถาน พจนานกรมองกฤษไทย สมดรายนามผใชโทรศพท นามสงเคราะหสวนราชการไทย ระเบยบงานสารบรรณ แผนทประเทศไทย แผนทโลก เป นต น

สวนหนงสออนๆ ทจำาเปนเกยวกบการท ำา ง า น เ ช น ก า ร ป ร ะ ด บ เ ค ร อ ง ร า ชอ ส ร ย า ภ ร ณ ก า ร ใ ช ค ำา ร า ช า ศ พ ท หนงสอพมพรายวน รายสปดาห

99

2. การใหขอมลแกผบงคบบญชา ควรเปนขอมลทถกตองและชดเจนแนนอน ในกรณ ท ไม ส ามารถให ค ำาตอบได ในท นท เนองจากไมมรายละเอยดหรอไมแนใจวาจะถกตอง ผทำาหนาทเลขานการไมควรจะใหคำาตอบ ควรเรยนใหผบงคบบญชาทราบตามความจรงวา ไมทราบเรองนหรอยงไมแนใจในเร องน แตจะรบหาขอมลมานำาเรยนใหทราบโดยเรว ตองจำาไววา การใหขอมลผดๆ แกผบงคบบญชา เพอรกษาหนาตนเองวาเปนผร ทกเร องนน จะทำาใหผบงคบบญชาเสยหนา เมอทานนำาขอมลทไดจากเราไปบอกกลาวกบคนอนหรอใชในการตดสนใจ ผลทจะเกดตามภายหลงจะเปนเรองทเสยหายยงตอการทำาหนาทของเลขานการ

3. การจดเกบเอกสารทเปนระบบ จะทำาใหการใหขอมล หรอการคนหาเปนไปดวย

100

ความรวดเรว และทนตอความตองการของผบงคบบญชา

วธปฏบตในการรางหนงสอการรางหนงสอเปนงานในหนาทของ

เลขานการทจะตองท ำาอยเสมอ มขอควรปฏบต ดงน

1. จะต องศ กษาควา ม เป นมาแ ละวตถประสงคของเรองนน ๆ เสยกอน โดยมหลกทควรรกอนการรางหนงสอ คอ

-จากใครถงใคร (Who)-ดวยเรองอะไร (What)-ทำาไมตองแจงเรองน (Why)-ทไหน (Where)-อยางไร (How)2. รางหนงสอใหถกตองตามรปแบบ

ของหนงสอ ตามระเบยบงานสารบรรณ เชน

101

หนงสอราชการภายนอก บนทกขอความ จดหมาย เปนตน

3. กรณทมการตดตอกนมากอน จะตองมการเทาความเดมเสยกอน เพอเปนการอางองเร องนนใหผรบทราบ ซงจะทำาใหการพจารณาในเร องนน ๆ ปะตปะตอกนยงขน สวนกรณทเปนเร องใหม ยงไมไดเคยตดตอกนมากอน จะตองเทาความหรอเกร นนำาถงความเปนมาของเรองนนๆ เปนการปพนฐานความเขาใจ ในเรองทมหนงสอนนๆ ตอจากนนจะตองแจงวตถประสงคของหนงสอ และความมงหมายทเราประสงคจากผรบหนงสอนนๆ สรปกคอ การรางหนงสอ โดยปกตตองมประมาณ 3 ยอหนา ( บางเรองอาจมเพยง 2 ยอหนากได )คอ

3.1 ยอหนาแรก เปนการเทาความเดม หรอเกรนนำาความเปนมาของเรอง

102

3.2 ยอหนาทสอง เปนวตถประสงคของเขยนหนงสอน

3.3 ยอหนาสดทาย เปนความมงหมายใหผรบหนงสอดำาเนนการ

4. การรางหนงสอจะตองไมใชภาษาพด คำาฟมเฟอย และหลกเลยงการใชคำาซำาๆ กน การใชสรรพนาม การสะกดค ำา การนต เครองหมายวรรคตอนจะตองถกตอง

5. จะตองจดจำาแบบและวธการเขยนหนงสอ ตลอดจนถอยคำาหรอสำานวนของผบงคบบญชาทชอบใชอยเสมอ เพอใหการรางหนงสอเปนทพอใจและมการแกไขนอยทสด

วธปฏบตในการจดเกบเอกสารการจดเกบเอกสารเปนหนาททส ำาคญ

ประการหนงของผทำาหนาทเลขานการ เพราะ

103

เปนผท ผ บงคบบญชาไววางใจในการเกบเอกสารตางๆ ทงทสำาคญและไมสำาคญ ดงนนเลขานการควรมระบบการจดเกบเอกสารทด เพอสะดวกในการคนหา และงายตอการจดเกบ ดงนน ควรมวธแยกประเภทของเอกสารและจดเกบเปนประเภทของเอกสาร ดงน

1. เอกสารทยงอยระหวางการปฏบตงาน

2. เอกสารทปฏบต งานเสรจสนแลว สามารถแยกเปน

2.1 เอกสารทไมจำาเปน หมายถง เอกสารทมคณคาในระยะเวลาสนๆ เชน รางเอกสารท เ ข ยนด วยปากกาหร อด นสอ ประกาศตางๆ จดหมายเชญประชม เปนตน จดเปนเอกสารประเภทไมควรเกบไว

104

2.1 เอกสารทมประโยชน หมายถง เอกสารทมประโยชนเพอใชในการปฏบตงานภายในระยะเวลา 4-5 สปดาห หลงจากพนระยะเวลาน นพอสมควรแล ว จดเป นเอกสารทไมควรเกบไว

2.3 เอกสารส ำาค ญ หมายถ งเอกสารทมคณคาเปนระยะเวลานาน ตงแต 5-6 ปขนไป จดเปนเอกสารทควรเกบไวตามเวลา เพอใชอางอง

2.4 เอกสารทมคณคาสง หมายถงเอกสารทมคณคาหรอความส ำาคญตอองคกรหรอผบงคบบญชา หากสญหายจะเปนผลเสยรายแรงตอองคกรหรอผบงคบบญชา เชน เอกสารทางด านกฎหมาย หนงสอสญญาตางๆ จดเปนเอกสารทควรเกบไวตลอดไป

105

3.เอกส าร ท ควรท ำา ลา ย หมา ยถ ง เอกสารทไมมความจำาเปนตองใช และไมมกฎหมายบงคบใหตองเกบไว

สรป

ผทำาหนาทเลขานการ มหนาทรบผดชอบในการอำานวยความสะดวกแกผบงคบบญชาทงทางดานการบรหารองคกร งานธรการ งานตดตอประสานงาน และงานบรการ จงนบวามสวนสำาคญในการสนบสนนใหการทำาหนาทของผบงคบบญชาดำาเนนไปไดอยางราบร นและมประสทธภาพ ซ งมเคลดลบทส ำาคญคอ การสนองไดตามความประสงคโดยไมขดตอกฎหมาย ศลธรรม ประเพณอนด ต อ ง ร ก ษ า ค ว า ม ล บ ซ อ ส ต ย ม จ ตบ ร ก า ร (service mind)ส ง ม ม น ษ ย สมพนธในการประสานงานกบคนอน สรางภาพลกษณทดแกผบงคบบญชา

106

หากบคคลใดสามารถปฏบตตามแนวทางดงกลาวไดแลว บคคลนนยอมเปนบคคลทสมควรไดชอวา “เลขานการ” อยางแทจรง

**************************

บรรณานกรม

พงศ สวรรณธาดา.การเลขานการ 1 ระดบอดมศกษา ,บรษท พญาไทการพมพ จำากด,กรงเทพมหานคร.

พงศ สวรรณธาดา.การเลขานการ 2 ระดบอดมศกษา ,บรษท พญาไทการพมพ จำากด,กรงเทพมหานคร.

กมล ชทรพย .การเลขานการ,เกษมสมพนธการพมพ, กรงเทพมหานคร.

107

พลสข สงขรง .การบรหารงานสำานกงาน,ฝายเอกสารและตำารา สถาบนราชภฏสวนดสต,กรงเทพมหานคร ; มนาคม 2541

108