การจัดการโครงงานGantt Chart •พัฒนาขึ้นโดย Henry L. Gantt ในปี 1917...

Project Management

1

การจดัการโครงงาน

ความหมาย : Project

• Project หมายถงึ การด าเนินกิจกรรมตามแผนงานท่ีได้จดัท าขึน้ โดยแตล่ะกิจกรรมจะมีวนัเร่ิมต้นและสิน้สดุ เพ่ือบรรลเุป้าหมายหรือวตัถปุระสงค์ท่ีก าหนดไว้ ภายใต้ระยะเวลา แหลง่ทรัพยากร และงบประมาณท่ีก าหนดไว้

2

ความหมาย : Project Management

• Project Management หมายถงึ กระบวนการในการก าหนด วางแผน ชีแ้นะ ติดตาม และควบคมุโครงการพฒันาระบบให้สามารถด าเนินการได้ตามระยะเวลาและงบประมาณท่ีก าหนดไว้ได้

3

Project Manager

• เป็นผู้ที่คอยดแูล ให้ค าแนะน า ควบคมุ และติดตามผลการด าเนินงานของโครงการ ให้เป็นไปตามแผนงานท่ีก าหนดขึน้ เพ่ือบรรลวุตัถปุระสงค์ในการพฒันาระบบร่วมกนั

4

หนา้ท่ีของ Project Manager

• ก าหนดขอบเขตของโครงการ

• วางแผนและจดัตัง้ทีมงาน

• จดัตารางการด าเนินงาน

• ก ากบัและควบคมุโครงการ

5

ทกัษะของ Project Manager

• ความเป็นผู้น า

• การจดัการ

• แก้ปัญหาตา่ง ๆ ท่ีเกิดขึน้

• บริหารทีมงาน

• การบริหารงานเม่ือเกิดการเปลี่ยนแปลงหรือในสภาวะท่ีมีความเสี่ยง

6

Project Management Process

แบ่งออกเป็น 4 ระยะ

• ระยะการเร่ิมต้นโครงการ

• ระยะการวางแผนโครงการ

• ระยะด าเนินโครงการ

• ระยะปิดโครงการ

7

ระยะท่ี 1 : การเร่ิมตน้โครงการ

• จดัตัง้ทีมงานจดัท าโครงการ

• จดัท าแผนการในการเร่ิมต้นโครงการ

• จดัท ากระบวนการบริหารโครงการ

• จดัท าสมดุโครงการ

8

ระยะท่ี 2 : การวางแผนโครงการ

• แสดงรายละเอียดขอบเขตของโครงการและความเป็นไปได้

• แบ่งกิจกรรมทัง้หมดของโครงการ

• ประมาณการใช้แหลง่ทรัพยากรและวางแผนการใช้ทรัพยากรนัน้

• จดัตารางระยะเวลาด าเนินการในเบือ้งต้น

• วางแผนการติดตอ่สื่อสารกบัผู้ที่เก่ียวข้องในระหวา่งการพฒันาระบบ

• จดัท ามาตรฐานในการด าเนินงาน

9

ระยะท่ี 2 : การวางแผนโครงการ

• ระบแุละประเมินความเสี่ยง

• ประมาณการใช้งบประมาณ

• จดัท ารายงานแสดงสถานะของงาน (Statement of Work : SOW)

• จดัท า Baseline Project Plan

10

Baseline Project Plan : BPP

• เป็นเอกสารท่ีแสดงรายละเอียดขอบเขตของโครงการ ต้นทนุ ก าไร ความเสี่ยง และความต้องการใช้ทรัพยากร

11

ส่วนประกอบของเอกสาร BPP

• สว่นแนะน าโครงการ

• สว่นรายละเอียดของระบบ

• สว่นรายละเอียดการศกึษาความเป็นไปได้

• สว่นรายละเอียดการบริหารโครงการ

12

ระยะท่ี 3 : ด าเนินโครงการ

• ด าเนินงานในแต่ละกิจกรรมที่วางแผนไว้

• ติดตามผลการปฏิบตัิงานของทีมงาน

• คอยติดตามการเปลี่ยนแปลง

• บ ารุงรักษาชดุเอกสารของโครงการ

• แจ้งความคืบหน้าในการด าเนินงาน

13

ระยะท่ี 4 : ปิดโครงการ

• ปิดโครงการ

• ทบทวนการด าเนินงานหลงัปิดโครงการ

• สิน้สดุสญัญาในโครงการพฒันาระบบ

14

เทคนิคการบริหารโครงการ

• Gantt Chart

• PERT/CPM Chart

15

Gantt Chart

• พฒันาขึน้โดย Henry L. Gantt ในปี 1917 • เป็นกราฟแทง่ในแนวนอนซึง่แสดงขอบเขตของระยะเวลาของกิจกรรมแตล่ะขัน้ตอน

• โดยรายช่ือกิจกรรมจะถกูแสดงไว้ในแนวตัง้ทางด้านซ้ายมือ

• ระยะเวลาการท างานจะแสดงในแนวนอนของแผนภาพ

16

Gantt Chart

17

กิจกรรม

1. รวบรวมความต้องการ

2. ออกแบบรายงาน

3. ออกแบบหน้าจอ

4. ออกแบบฐานข้อมลู

5. จดัท าเอกสาร

6. เขียนโปรแกรม

7. ทดสอบโปรแกรม

8. ติดตัง้โปรแกรม

PERT/CPM Chart

• PERT Chart : Project Evaluation and Review Technique Chart

• CPM Chart : Critical Path Method

18

PERT Chart

• เป็นแผนภาพแสดงกิจกรรมของโครงการท่ีเช่ือมโยงกนัในลกัษณะของเครือข่าย (ข่ายงาน) ท าให้ทราบวา่จะต้องด าเนินกิจกรรมใดให้เสร็จสิน้ก่อนกิจกรรมถดัไป

• โดยแตล่ะกิจกรรมจะแทนด้วยเส้นลกูศร และเชื่อมโยงกนัด้วยวงกลม (เรียกวา่ โหนด) เพ่ือบอกให้ทราบถงึจดุเร่ิมต้นและจดุสิน้สดุของแตล่ะกิจกรรม

19

PERT Chart

• เหมาะส าหรับโครงการใหมท่ี่ไม่เคยเกิดขึน้เลย

• การก าหนดเวลากิจกรรมของ PERT Chart จงึเป็นการก าหนดในรูปของความน่าจะเป็น (Probabilistic)

20

PERT Chart

21

1 5

2

3

4 5

6 7

8

รวบรวม ความต้องการ

ออกแบบ หน้าจอ

6

ออกแบบ รายงาน

6

2

ออกแบบ ฐานข้อมลู

เขียนโปรแกรม

3

ทดสอบ โปรแกรม

ติดตัง้ โปรแกรม

1

จดัท า เอกสาร 5.5

5

CPM Chart

• เป็นแผนภาพแสดงกิจกรรมของโครงการท่ีเช่ือมโยงกนัในลกัษณะเครือข่าย (ข่ายงาน) ท าให้ทราบวา่ต้องด าเนินกิจกรรมใดให้เสร็จสิน้ก่อนกิจกรรมถดัไป เช่นเดียวกบั PERT Chart

22

CPM Chart

• เหมาะส าหรับโครงการท่ีเคยเกิดขึน้แล้วในอดีต ท าให้มีข้อมลูเพ่ือก าหนดระยะเวลาของกิจกรรมได้เป็นท่ีแน่นอน (Deterministic)

23

CPM Chart

24

1 5

2

6

3

6

4 2

5

5.5

6

5

7

3

8

1

ออกแบบรายงาน

ออกแบบหน้าจอ เขียนโปรแกรม ทดสอบ โปรแกรม

ติดตัง้ โปรแกรม จดัท าเอกสาร

ออกแบบ ฐานข้อมลู

Critical Path : เสน้ทางวิกฤต

• หมายถงึ เส้นทางที่ใช้เวลาในการด าเนินกิจกรรมรวมของโครงการนานท่ีสดุ และกิจกรรมที่อยู่บนเส้นทางวิกฤตจะเรียกวา่ กิจกรรมวิกฤต Critical Activity

25

การหาเสน้ทางวิกฤต

• เป็นการหาเส้นทางที่ใช้เวลานานที่สดุและเหลือเวลาน้อยท่ีสดุ

• ต้องทราบระยะเวลาโดยประมาณของแตล่ะกิจกรรม ก าหนดได้ 2 วิธี

• Deterministic

• Statistic

26

การก าหนดระยะเวลาดว้ย Statistic

• แยกแยะกิจกรมของโครงการ

• ก าหนดกิจกรรมที่ต้องด าเนินให้เสร็จสิน้ก่อนด าเนินกิจกรรมตอ่ไป

• ก าหนดระยะเวลาทัง้หมด 3 คา่ • เวลาท ากิจกรรมให้เสร็จสิน้เร็วสดุ Optimistic

• เวลาท ากิจกรรมให้เสร็จสิน้ช้าสดุ Pessimistic

• เวลาท ากิจกรรมให้เสร็จสิน้ที่เป็นไปได้มากท่ีสดุ Realistic

27

การก าหนดระยะเวลาดว้ย Statistic

• น าคา่ทัง้ 3 มาค านวณหาคา่ใช้จริงเพียงคา่เดียว เรียกว่า คา่ระยะเวลาคาดหวงั Expected Time โดยใช้สตูร

28

ET = o + 4r + p 6

การก าหนดระยะเวลาดว้ย Statistic

• วาดแผนภาพ PERT/CPM จากกิจกรรมและระยะเวลาคาดหวงัท่ีหาได้จากข้อ 1-3 • ค านวณหาเส้นทางวิกฤต

29

ตวัอยา่ง : การค านวณหาเส้นทางวิกฤต

• สมมติวา่บริษัท AAA ต้องการพฒันาระบบขึน้มา 1 ระบบ หลงัจากการเสนอโครงการได้รับการอนมุตัิแล้ว จงึได้วางแผนการด าเนินงานของโครงการดงักล่าว และน าเสนอแผนงานในสว่นของระยะเวลาในการด าเนินงาน พร้อมทัง้แสดงเส้นทางวิกฤต โดยมีขัน้ตอนในการค านวณหาเส้นทางวิกฤต ดงันี ้

30

ขั้นตอนท่ี 1 : แยกแยะกิจกรรมของโครงการ

1. รวบรวมความต้องการ

2. ออกแบบรายงาน

3. ออกแบบหน้าจอ

4. ออกแบบฐานข้อมลู

5. จดัท าเอกสาร

6. เขียนโปรแกรม

7. ทดสอบโปรแกรม

8. ติดตัง้โปรแกรม

31

ขั้นตอนท่ี 2 : ก าหนดกิจกรรมก่อนหนา้

กิจกรรม กิจกรรมก่อนหน้า

1. รวบรวมความต้องการ -

2. ออกแบบรายงาน 1

3. ออกแบบหน้าจอ 1

4. ออกแบบฐานข้อมลู 2, 3 5. จดัท าเอกสาร 4

6. เขียนโปรแกรม 4

7. ทดสอบโปรแกรม 6

8. ติดตัง้โปรแกรม 5, 7 32

ขั้นตอนท่ี 3 : ค านวณหาค่าระยะเวลาคาดหวงั

กิจกรรม กิจกรรม ก าหนดระยะเวลา ค่าระยะเวลา

ก่อนหน้า (สปัดาห์) คาดหวงั

o r p ET

T1 - 1 5 9 5

T2 1 5 6 7 6

T3 1 3 6 9 6

T4 2, 3 1 2 3 2

T5 4 3 6 7 5.5

T6 4 4 5 6 5

T7 6 1 3 5 3

T8 5, 7 1 1 1 1 33

ขั้นตอนท่ี 4 : วาดแผนภาพ PERT/CPM

34

4.1 วาดเร่ิมจากโหนดกิจกรรมท่ี 1

1

ET = 5

ขั้นตอนท่ี 4

35

4.2 วาดโหนดกิจกรรมท่ี 2 ซึง่มีกิจกรรมท่ี 1 ก่อนหน้า

1

ET = 5

2

ET = 6

ขั้นตอนท่ี 4

36

4.3 วาดโหนดกิจกรรมท่ี 3 ซึง่มีกิจกรรมท่ี 1 ก่อนหน้า

1

ET = 5

2

ET = 6

3

ET = 6

ขั้นตอนท่ี 4

37

4.4 วาดโหนดกิจกรรมท่ี 4 ซึง่มีกิจกรรมท่ี 2,3 ก่อนหน้า

1

ET = 5

2

ET = 6

3

ET = 6

4

ET = 2

ขั้นตอนท่ี 4

38

4.5 วาดโหนดกิจกรรมท่ี 5 ซึง่มีกิจกรรมที่ 4 ก่อนหน้า

1

ET = 5

2

ET = 6

3

ET = 6

4

ET = 2

5

ET = 5.5

ขั้นตอนท่ี 4

39

4.6 วาดโหนดกิจกรรมท่ี 6 ซึง่มีกิจกรรมที่ 4 ก่อนหน้า

1

ET = 5

2

ET = 6

3

ET = 6

4

ET = 2

5

ET = 5.5

6

ET = 5

ขั้นตอนท่ี 4

40

4.7 วาดโหนดกิจกรรมท่ี 7 ซึง่มีกิจกรรมที่ 6 ก่อนหน้า

1

ET = 5

2

ET = 6

3

ET = 6

4

ET = 2

5

ET = 5.5

6

ET = 5

7

ET = 3

ขั้นตอนท่ี 4

41

4.8 วาดโหนดกิจกรรมท่ี 8 ซึง่มีกิจกรรมท่ี 5,7 ก่อนหน้า

1

ET = 5

2

ET = 6

3

ET = 6

4

ET = 2

5

ET = 5.5

6

ET = 5

7

ET = 3

8

ET = 1

ขั้นตอนท่ี 5 : ค านวณหาเส้นทางวิกฤต

5.1 เร่ิมหาจากวนัแรกสดุ (TE)

Earliest Expected Completion Time : TE • โดยท าการบวกสะสมค่า ET จากโหนดซ้ายมือไปทางขวาจนถึงโหนดสดุท้ายของแต่ละเส้นทาง

42

ขั้นตอนท่ี 5.1 : หาค่า TE

43

1

ET = 5

2

ET = 6

3

ET = 6

4

TE = 13

5

ET = 5.5

6

ET = 5

7

TE = 21

8

TE = 22

TE = 5

TE = 11

TE = 11

ET = 2

TE = 18.5

ET = 1

TE = 18

ET = 3

ขั้นตอนท่ี 5 : ค านวณหาเส้นทางวิกฤต

5.2 เร่ิมหาจากวนัสดุท้าย (TL)

Latest Expected Completion Time : TL • ค่าเร่ิมต้นของ TL จะมีค่าเท่ากบั TE ค่าสดุท้าย จากนัน้ให้ท าการลบออกด้วยค่า ET ของแต่ละโหนด

เร่ิมต้นจากโหนดทางขวามือไปทางซ้ายจนถึงโหนดแรกของแต่ละเส้นทาง

44

ขั้นตอนท่ี 5.2 : หาค่า TL

45

1

ET = 5

2

ET = 6

3

ET = 6

4

TE = 13 TL = 13

5

ET = 5.5

6

ET = 5

7

TE = 21 TL = 21

8

TE = 22 TL = 22

TE = 5 TL = 5

TE = 11 TL = 11

TE = 11 TL = 11

ET = 2

TE = 18.5 TL = 21

ET = 1

TE = 18 TL = 18

ET = 3

ขั้นตอนท่ี 5 : ค านวณหาเส้นทางวิกฤต

5.3 ค านวณหาคา่เวลายืดหยุ่น (Slack Time)

• คือ ระยะเวลาท่ีกิจกรรมสามารถลา่ช้าโดยไมส่ง่ผลกระทบให้โครงการลา่ช้า ซึง่กิจกรรมท่ีมีเวลายืดหยุ่นจะอยู่บนเส้นทางท่ีไมใ่ช่เส้นทางวิกฤต (Noncritical Path)

• หาได้จากผลต่างของ TE และ TL

• ถ้าค่าเวลายืดหยุ่นเป็นศนูย์ (0) แสดงว่ากิจกรรมนัน้เป็นกิจกรรมท่ีอยู่บนเส้นทางวิกฤต

46

ขั้นตอนท่ี 5.3 : ค านวณหาค่าเวลายดืหยุน่

กิจกรรม TE TL เวลายืดหยุ่น เส้นทางวิกฤต

TE - TL

1 5 5 0 วิกฤต 2 11 11 0 วิกฤต

3 11 11 0 วิกฤต

4 13 13 0 วิกฤต 5 18.5 21 2.5 -

6 18 18 0 วิกฤต

7 21 21 0 วิกฤต

8 22 22 0 วิกฤต 47

ขอ้แตกต่างระหวา่ง Gantt และ PERT/CPM

48

Gantt Chart 1. เหมาะส าหรับโครงการ ท่ีมีขนาดเลก็ 2. สามารถแสดงให้เหน็ ถงึกิจกรรมท่ีท าใน เวลาเดียวกนัได้ 3. แสดงกิจกรรมท่ีส าคญั ตอ่โครงการได้ (Critical Path)

PERT/CPM Chart 1. เหมาะส าหรับโครงการ ท่ีมีขนาดใหญ่ 2. สามารถแสดงกิจกรรม ท่ีส าคญัได้ (Critical Path) ท าให้มีการ ควบคมุการใช้ทรัพยากร ได้อยา่งคุ้มคา่