ระบบสารบรรณ ระบบสารบรรณ อิเล็กทรอนิกส์ อิเล็กทรอนิกส์ สป สป.วท วท. โดย นายเอกพงศ์ มุสิกะเจริญ
ระบบสารบรรณระบบสารบรรณ
อเลกทรอนกสอเลกทรอนกส สปสป..วทวท..
โดย นายเอกพงศ มสกะเจรญ
Page § 2 Here comes your footer ú Page 2
จากอดต ถง ปจจบนจากอดต ถง ปจจบน
๕ พ.ย. ๒๕๔๔ พฒนาโปรแกรมในสวนการสบคนขอมลพฒนาโปรแกรมในสวนการสบคนขอมล
๑๙ ธ.ค. ๒๕๔๕ พฒนาโปรแกรมในสวนของทะเบยนหนงสอรบพฒนาโปรแกรมในสวนของทะเบยนหนงสอรบ--สงภายนอกสงภายนอก
๒ ม.ค. ๒๕๔๖ ใชงานระบบทะเบยนหนงสอรบ-สงภายนอก เวอรชน ๑
ก.พ. - ม.ค. ๒๕๔๖ พฒนาโปรแกรมระบบทะเบยนหนงสอรยสงภายใน
๑๖ เม.ย. ๒๕๔๖ ใชงานระบบทะเบยนหนงสอรบ-สงภายใน เวอรชน ๑
Page § 3 Here comes your footer ú Page 3
จากอดต ถง ปจจบนจากอดต ถง ปจจบน
เม.ย.- ส.ค. ๒๕๔๗ เรมพฒนาและปรบปรงโปรแกรมระบบทะเบยน
หนงสอรบ-สงภายนอกและภายในไปพรอมกนทง ๒
ระบบ ตามขอกาหนดใน
ตวชวดท ๒๓ โครงการนวตกรรม
ม.ค. ๒๕๔๘- ปจจบนใชงานระบบทะเบยนหนงสอรบ-สงอเลกทรอนกส
(ภายนอก-ภายใน) เวอรชน ๒ และพฒนาปรบปรง
อยางตอเนอง
Page § 4 Here comes your footer ú Page 4
วตถประสงควตถประสงค
๑. พฒนาระบบสารบรรณอเลกทรอนกสในการรบสงหนงสอ
ภายในองคกร
๒. เพอใหผบรหารและเจาหนาทใชเปนเครองมอในการ
ตดตามผลการดาเนนงาน การสงการ และตรวจสอบหนงสอ
เขา-ออกของ สป.วท. ไดตลอดเวลา
๓. เพอสรางฐานความรดานการพฒนาโปรแกรม
๔. สงเสรมการใชเทคโนโลยสารสนเทศในการบรหารงาน
๕. เพมศกยภาพในการปฏบตงานใหกบเจาหนาท
Page § 5
• Policy
• Rule
• Training
• Backup
• KM
•ผบรหารทกระดบ
•เจาหนาทระบบ
•เจาหนาทสารบรรณ
•โปรแกรมเมอร
•ขาราชการทกคน
Software
Server Operating System
Database
Client Browser(IE) Chrome
Firefox Opera Safari
Language HTML ,ASP
JavaScript, VBScript
ServerServer
CPU
RAM
Client
CPU
RAM
Network
องคประกอบของระบบองคประกอบของระบบ
Page § 6
• ออกเลขหนงสอรบ-สงอตโนมต• เพมการดาเนนงาน สงการ• ระบบ kpi 15 วน• มาตรฐานการใหบรการ(สบคน รบและสง)• ระบบสบคน ตามหนวยงาน, คาสาคญ• ระบบรายงาน เชน จานวนวนทปฏบตงาน,
บคคล
ระบบภายนอกระบบ
ภายนอก
• ออกเลขหนงสออตโนมต• สงไดหลายหนวยงานพรอมกน• การสงตอหนงสอ• รบหนงสอคน• เชอมโยงกบระบบภายนอก
ระบบระบบภายใน
หนาหอง -> เพมการสงการ
ผใช
จนท. สอ. -> ลงรบหนงสอ
ผใชทกคน -> เพมการดาเนนงาน หมายเหต
ออกเลขหนงสอสง
หนาหอง -> เพมการสงการ
ผใช 2 กลม
ผใชทกคน -> สงหนงสอ
เพมการดาเนนงาน, หมายเหต
หนาหอง -> เพมการสงการ
Page § 7
http://www.ttc.most.go.th/generalhttp://www.ttc.most.go.th/general22/regis.asp/regis.asp
Page § 8
8
ลงทะเบยนหนงสอรบ
คลกรบ เพมการดาเนนงาน
เพมการสงการ
ลงทะเบยนหนงสอสง
ระบบทะเบยนหนงสอรบระบบทะเบยนหนงสอรบ--สงภายนอกสงภายนอก
Page § 9
ควรใชวธคนหามากกวา
การใสชอหนวยงานเอง
หามใสเครองหมายตอไปน ', "..."
ขอควรปฏบตตรวจสอบความถกตองทกอยางกอนตรวจสอบความถกตองทกอยางกอน
บนทกขอมลบนทกขอมล
วจยแหงชาต
ลงทะเบยนหนงสอรบภายนอก
Page § 10 Here comes your footer ú Page 10
เพมการดาเนนงาน หมายเหต
Page § 11
เพมการดาเนนงาน หมายเหต
1. คลกรบไดเมอไดเหนหนงสอในมอเทานน
2. เพมการดาเนนงาน
Page § 12
หนาหองผบรหาร -> เพมการสงการ ใสรายละเอยดการสงการ
(ชอ/ตาแหนง) ดวยเสมอเพราะเมอเวลาผานไปจะไมรวาเปนใคร
Page § 13 Here comes your footer ú Page 13
§ ระบบออกเลขอตโนมต
§ มระบบตรวจสอบการเพมขอมลกอนการบนทกขอมล
§ มระบบเชอมโยงระหวางเลขทะเบยนหนงสอรบและเลขทะเบยนหนงสอสง
§ การรกษามาตรฐานการใหบรการ
ลงทะเบยนหนงสอสงภายนอก
1. เลขทะเบยนหนงสอรบหลายเรอง
สามารถสงออกดวยเลขทะเบยนหนงสอสง 1 เรองได
2. เปนสวนทใชการคานวณระยะเวลาดาเนนการทงหมด
ขอควรปฏบต
ตรวจสอบตรวจสอบความถกตองกอนความถกตองกอนบนทกขอมลบนทกขอมล
เพมขอมล
ตรวจสอบขอมล
หนงสอสง
ไดเลขทะเบยน
หนงสอสง
แกไขขอมลถกตอง
บนทกขอมล
ไมถกตอง
Page § 14
การสบคนขอมลหนงสอภายนอก
Page § 15
การสบคนขอมลหนงสอภายนอก
Page § 16
Page § 17 Here comes your footer ú Page 17Design & Develop : Ekapong Musikacharoen
รายงาน สถตระบบภายนอก
Page § 18
ผใช มากกวา 200 คน
จานวนหนงสอรบ 110,910 เรอง
จานวนหนงสอสง 75,453 เรอง
การดาเนนงาน 108,082 ครง
การสงการผบรหาร 18,570 ครง
การเพมหมายเหต 49,873 ครง
ขนาดของฐานขอมลขนาดของฐานขอมล 115115 MBMB
สถตทนาสนใจของระบบหนงสอภายนอก
Page § 19 Here comes your footer ú Page 19
ระบบทะเบยนหนงสอภายในระบบทะเบยนหนงสอภายใน
Page § 20
ขอตกลงในคลกเลอกหนวยงานรบหนงสอระบบทะเบยนหนงสอภายใน
ประเภทของหนงสอสง1. หนงสอทนาเสนอผบรหารโดยตรง เชน...
• เสนอ ทาน ปกท. ผาน รอง ปกท.(1) ผาน รอง ปกท.(2)
• เสนอ ทาน ปกท. ผาน รอง ปกท.(1)
• เสนอ ทาน ปกท. ผาน รอง ปกท.(2)
ในกรณน ใหเลอกหนวยงานรบหนงสอ คอ ทาน ปกท. เทานน หรอ
• เสนอ ทาน รอง ปกท.(1) ผาน รอง ปกท.(2)
ในกรณน ใหเลอกหนวยงานรบหนงสอ คอ ทาน รอง ปกท.(2)
Page § 21
2. หนงสอเสนอผบรหารแตผาน หนวยงานภายใน สป. เชน..
• เสนอ ทาน ปกท. ผาน ผอ.สบ. ผอ.สส
• เสนอ ทานรอง ปกท.(1) ผาน ผอ.สบ. ผาน ผอ.สน.
• เสนอ ทาน รอง ปกท.(2) ผาน ผสห. ผาน ผตร.
ในกรณน ใหเลอก
หนวยงานรบหนงสอ คอ หนวยงานภายในททานตองมหนงสอ
ไปถงไมตองเลอก ปกท. รอง ปกท
Page § 22
3. หนงสอถงหนวยงานภายในโดยตรง และหนงสอเวยน
ในกรณน ใหเลอก
หนวยงานรบหนงสอ = จานวนหนวยงานทตองมหนงสอไปถง
4. หนงสอทมการสงการเสรจเรยบรอยแลว หนวยงานเจาของเรองไดรบเรองมาและตองม
การดาเนนการตอไป เชน การ แจงเวยนหนวยงานในสงกดเพอทราบ หรอเพอถอปฏบต
ใหถอปฏบต ดงน
ใหหนวยงานสงหนงสอทาการสงหนงสอตอ
5. หนงสอทดาเนนการเสรจเรยบรอยแลว และตองสงคนเจาของเรอง ใหถอปฏบต ดงน
หนวยงาน ไมตองออกเลขทหนงสอสงใหม เพยงแตสงหนงสอฉบบเดม
กลบไป และหนวยงานเจาของเรองเขาไปคลกรบหนงสอกลบ
Page § 23
ลงทะเบยนหนงสอสง
คลกรบ เพมขอมล
Page § 24
หามใสเครองหมายตอไปน ', "..."
ใสเลขทะเบยนหนงสอภายนอก
Page § 25
การเพมการดาเนนงาน
คลกรบหนงสอ
การสงตอหนงสอ
ใสเลขทะเบยนทจะสงตอ
เพมการดาเนนงาน หมายเหต
Page § 26
รบหนงสอคนจากหนาหอง
รบหนงสอคน
Page § 27 Here comes your footer ú Page 27
ความเชอมโยงของขอมล
Page § 28
ผใช 200 กวาคน
จานวนหนงสอสง 296,460 ครง
การดาเนนงาน 385,480 ครง
การสงการผบรหาร 104,460 ครง
หมายเหต 289,256 ครง
เชอมโยงหนงสอภายนอก 11,171 เรอง
ขนาดของฐานขอมลขนาดของฐานขอมล 267267 MBMB
สถตทนาสนใจของระบบหนงสอภายใน
Page § 29
ขอควรปฏบตและควรระวง1. พมพภาษาไทยใหถกตอง2. ในชองของการเพมขอมล การสงการ การดาเนนงาน ตองระบ ชอ/ตาแหนง ผลง
นาม ผสงการ หรอผดาเนนงานทกครง ตวอยาง1.เรยน ผอ. สบ. ทราบในขอ 2, อนมตใน 3 และรบดาเนนการ / รอง ปกท. เสาวณ / 14 ก.พ.
54 [พงศภรณ เลศรตนกานต วนท : 15/2/2554 6:51:37]
3. หลกเลยงการใส เครองหมาย “” , ‘4. เลขทะเบยนหนงสอทเหนในตอนตนอาจจะไมใชเลขทะเบยนหนงสอททานไดรบ ให
ทานปฏบตจนจบขนตอนสดทายแลวจงจะไดเลขทะเบยนหนงสอ5. การออกเลขควรออกเลขหลงจากทมการลงนามในหนงสอเรยบรอยแลว อยากออก
เลขกอนไวลวงหนาเดดขาด6. ไมมนโยบายในการลบเลขทออกไปแลว หรอการออกเลขยอนหลง หรอลบขอมลทก
อยางทบนทกไปแลว หากตองการแกไขขอมลใหใสขอมลเพมเขาไป7. เจาหนาทตองรบผดชอบ username/password และขอมลทปรากฏในระบบ ไม
สามารถปฏเสธความรบผดชอบไดหากเกดปญหา
Page § 30
ขอควรปฏบตและควรระวง(ตอ)8. ควรตง username/password ใหคนอนเดาไดยาก แตเราจาไดงาย และ
password ควรประกอบดวยตวอกษร+ตวเลข+สญลกษณพเศษ9. ไมกดปมบนทกซา ๆ ตด ๆ กนหลายครง10. ไมใช username/password รวมกน11. ระบบทางาน 24*7 สามารถบนทกขอมลไดตลอดเวลา12. ตรวจสอบความถกตองทกครง กอนทาการบนทกขอมล13. ไมเปดหนาจอคางไวโดยไมทางาน เพราะ
• อาจจะมคนอนมานงทางานตอจากเรา โดยทเรายงไมไดออกจากระบบ• จะเกดปญหาการบนทกขอมลหากปลอยหนาจอนานเกน 15-20 นาทโดยไมม
ความเคลอนไหว13. กรณทตองใชเครองรวมกบคนอน ตอง logout ทกครงทไมทางาน
Page § 31
Page § 32
¹ÒÂàÍ¡¾§È� ÁØÊÔ¡Ðà¨ÃÔ-