Page 1
เทคนค Microsoft Excelโปรแกรม Microsoft Excel เปนโปรแกรมประเภท
Spreadsheet ซงออกแบบมาสำาหรบการบนทก วเคราะห และนำาเสนอขอมลเกยวกบตวเลข ทถกพฒนาขนมา โดยบรษท Microsoft ทำางานบน Windows มผนยมใชกนอยางแพรหลาย สามารถทจะทำางานไดหลายอยาง เชน งานดานการคำานวณ การสรางกราฟ แผนภมรปภาพ และดานฐานขอมล เปนตน
1. การเขาสโปรแกรม Microsoft Excel 1. คลกเลอกทปม Start ---> Programs --->
Microsoft Excel (ตำาแหนงทตง)
2. จะปรากฏหนาการทำางานของโปรแกรม Microsoft Excel
Page 2
2. สวนประกอบของ Microsoft Excel
หมายเลย 1 แถบชอเรอง (Tltle Bar) แถบแสดงชอโปรแกรมและชอแฟมขอมลหมายเลย 2 แถบเมน (Manu Bar) แถบรวมคำาสงทใชงานทงหมดในโปรแกรมหมายเลย 3 แถบเครองมอ (Tool Bar) แถบไอคอนคำาสงทใชงานประจำาหรอทสำาคญใชงานบอยๆหมายเลย 4 แถบสตร (Formula Bar) แถบบอก
ตำาแหนงเซลล และใสรายละเอยดของขอมลในเซลล และการใชสตรฟงกชนตางๆ
หมายเลย 5 แถบแสดงสถานะ (Status Bar) แสดงรายละเอยดตางๆ ในการทำางานเครองมอในสวนของแบบมาตรฐาน (Standard Toolbar)
สราง สำาหรบสรางแฟมงานใหม เปด สำาหรบเปดชนงานเดมทมอยแลว บนทก สำาหรบบนทกชนงาน พมพ สำาหรบสงพมพชนงานออกทาง
Page 3
เครองพมพ ตวอยางกอนพมพ สำาหรบมองแผนงานกอนพมพ ตด สำาหรบตดหรอลบขอมลในแผนงาน คดลอก สำาหรบคดลอกขอมลในแผนงานมาเกบไว วาง สำาหรบวางเอกสารทเกบไว เลกทำา สำาหรบยกเลกคำาสงสดทาย ทำาซำ*า สำาหรบเรยกคำาสงสดทายคนมา ผลรวมอตโนมต สำาหรบหาผลรวมในแถวหรอคอลมน วางฟงกชน สำาหรบเรยกใชฟงกชนการคำานวณ ตวชวยสรางแผนภม สำาหรบการสรางแผนภม รปวาด สำาหรบเรยกใชเครองมอในสวนของรปวาด ยอ/ขยาย สำาหรบปรบยอ/ขยายหนาจอการแสดงผลของหนาการทำางาน
เครองมอในสวนของแบบจดรปแบบ (Formatting Toolbar)
ลกษณะ สำาหรบเลอกลกษณะทตองการ
แบบตวอกษร สำาหรบเลอกรปแบบตวอกษร ขนาดตวอกษร สำาหรบเปลยนขนาดของตวอกษร
Page 4
ตวหนา สำาหรบปรบเปลยนตวอกษรใหเปนตวหนาหรอยกเลก
ตวเอยง สำาหรบปรบเปลยนตวอกษรใหเปนตวเอยงหรอยกเลก
ตวขดเสนใต สำาหรบปรบเปลยนตวอกษรใหเปนตวขดเสนใตหรอยกเลก
จดตำาแหนง สำาหรบการจดตำาแหนงตวอกษร ใหชดซาย, อยกงกลาง, ชดขวา หรอชดขอบ
ลำาดบ, สญลกษณ สำาหรบเพมหรอลบตวเลขหรอสญลกษณหนายอหนา
เสนขอบ สำาหรบตเสนขอบเนน สำาหรบการเนนขอความสแบบตวอกษร สำาหรบเปลยนสตวอกษรตามท
ตองการคำาสงบนคยบอรดหรอฟงกชนคยทใชแทนเมาสCtrl+N สรางแฟมเอกสารใหมCtrl+O เปดแฟมเอกสารCtrl+S บนทำากแฟมเอกสารCtrl+P พมพเอกสารออกทางเครองพมพCtrl+Z เลกทำาCtrl+Y ทำาซำาCtrl+X ตดCtrl+C คดลอกCtrl+V วางCtrl+A เลอกทงหมด
Page 5
Ctrl+B ทำาตวอกษรตวหนาCtrl+I ทำาตวอกษรตวเอยงCtrl+U ทำาตวอกษรตวขดเสนใตDelete ลบขอความ3. สวนประกอบของแผนงานใน Microsoft Excel ในแผนงาน (Wordsheet) ของ Excel ประกอบดวย
1.เซลล (Cell) เสนแถงและเสนคอลมนตดกน ทำาใหเกดตารางเปนชองๆ แตละชองจะมชอตำาแหนงกำากบ โดยชอจะดจากวา อยทคอลมนไหมและแถวอะไร
2.แผนงาน (Wordsheet) หลายๆ เซลลรวมกนเปน 1 แผนงาน ซงเปนพนททำางานทสามารถมองเหนได
3.สมดงาน (Wordbook) แฟมขอมลหลายๆ แฟม หรอ Sheet หลายๆ Sheet รวมกนเปนงาน 1 ชน
การปดโปรแกรม Microsoft Excel
1. คลกเลอกทเมน แฟม(File) ---> จบการทำางาน(Exit)
Page 6
2. คลกท บนไตเตล3. ใชคำาสงบนคอนโทรลเมน โดยคลกคอนโทรลเมน --->
Close
ทง 3 วธ ถายงไมทำาการ Save หนาจอจะปรากฏไดอะลอกบอกการ Save ขนมาใหดำาเนนการ กอนทโปรแกรมจะปด
4 . การสรางแผนภม นำาตารางขอมลทเตรยมมา แลวสรางแผนภม โดยมขนตอน ดงน
1. การเลอกเซลล โดยการคลมทบพนทเซลลทมขอมลทเราตองการ .....................(ตวอยางในตาราง คลมทบขอมลชน
Page 7
ม.1 - ม.5 ...และขอมลตวเลขจำานวนนกเรยนชาย - หญง - รวม)2. คลกเมาสทไอคอน ตวชวยสรางแผนภม
3. ขนตอนการสราง
ขนตอนท 1.... ชนดแผนภม ใหผใชเลอกชนดแผนภม และชนดยอยของแผนภม.....ในกรณนใหเลอก ชนดแผนภม > สดมภ ชนดยอยของแผนภม > แผนภมสดมภแบบกลม เปรบยเทยบคาขามแกนประเภท.......จากนนคลกปม ตอไป
ขนตอนท 2.... ขอมลหลกของแผนภม ในขนตอนน เปนการแสดงชดขอมลในรปแบบ สดมภ
Page 8
และการแกไขเพมชดขอมลจากนนคลกปม ตอไป
ขนตอนท 3.... ตวเลอกแผนภม
1. ชอเรอง กำาหนดชอเรองแผนภม / แกนประเภท (X:) / แกนประเภท (Y):
2. แกน กำาหนดคาขอมลแกน X โดยมตวเลอก 3 ประเภท คอ อตโนมต , ประเภท และ มาตราสวนเวลา
Page 9
3. เสนตาราง กำาหนดเสนตาราง ของแกน X และ แกน Y
4. คำาอธบายในแผนภม กำาหนดคำาอธบายแผนภม ในรปแบบการจดวาง
Page 10
5. ปายชอขอมล กำาหนดใหแสดงปายชอหรอคาของขอมลบนแทงแผนภม หรอ ไมตองแสดง
.6. ตารางขอมล กำาหนดใหแสดงตารางขอมลประกอบแผนภม
ขนตอนท 4.... ตำาแหนงแผนภม......จดวางแผนภม โดยสรางเปน แผนงานใหม หรอ วางแผนภมลงในแผนงานเดม
Page 11
แผนภมหรอกราฟทได มลกษณะดงน
5. ขอมลในโปรแกรม MS Excel
ขอมล (Data) ทใชปอนลงในเซลล แบงออกเปน 5 ชนดขอมล ดงน
1. ขอความ (Text) ไดแก ตวอกษร A - Z , ก - ฮ , เครองหมาย - สญลกษณ ตางๆ และ ตวเลขทไมใชสำาหรบการคำานวณ 0 - 9 , ๐ - ๙ ใน 1 เซลล สามารถพมพอกขะ ลงไปได สงสดถง 255 ตว การแสดงผลในเซลล ขอความจะอยชดขอบซายของเซลล และ ตวเลขจะชดขอบขวาของเซลล (ดงภาพ)
Page 12
2. ตวเลข (Numbar) ไดแก เลขจำานวนเตม , ทศนยม ทใชสำาหรบคำานวณ .... ซงตวเลขอาจจะเปนเลขไทย หรอ อารบค กได ......ในกรณปอนตวเลขเกนพนทเซลล สถานะการแสดงผลจะเปลยนไป เชน ( ในภาพดานลาง )
ในแถบสตร จะแสดงจำานวนตวเลขทงหมด สวนเซลลจะแสดงจำานวนเลข ในหลก หนวย - สบ - รอย หรอ หลกพน ตามดวย ตว E + จำานวนตวเลขตงแตหลก สบขนไป
.. 3. วนท และเวลา (Date / Time)
รปแบบวนท ไดแก
รปแบบเวลา ไดแก
Page 13
4. ตรรกะ (Logical) เปนขอมลทเปนเหต เปนผลกน มคา 2 คา คอ ถก - ผด (True - False) สญลกษณทใชในทางตรรกะ ไดแก
= เทากบ> มากกวา< นอยกวา
>=
มากกวาหรอเทากบ
<=
นอยกวาหรอเทากบ
< > ไมเทากบ
.5. สตร (Formala) ไดแก สมการทางคณตศาสตร ทกำาหนดโดยใช การบวก ( + ) , ลบ ( - ) , คณ ( * ) , หาร ( / ) โดยมเครองหมาย = ปอนอยทกครง ตำาแหนง หนา ตวเลข เชน ... = 120+89+78+1365
แปนพมพทใชในการปอนขอมล
Page 14
สถานะตวช*ของเมาส
การเลอกเซลล (Cell Selection)
1.การเลอกเซลลเดยว : มวธการเลอกเซลลอยางงาย 2 วธ คอ ใชเมาส คลกลงไปในเซลลทตองการ และ/หรอ ใช แปนลกศร เลอนขนบน - ลงลาง - ไปทางซาย - ขวา โดยมขอกำาหนด กดแปนเลอน 1 ครง จะเลอนไปทละ 1 เซลล
Page 15
2.แปน Enter สามารถใชเลอนลงไปยงเซลล ถดไป ดานลาง เทานน
2. การเลอกเซลลต*งแต 2 เซลลข*นไป : ม 5 ลกษณะ คอ
2.1 การเลอกเซลลทอยตดกน สามารถเลอกใชเมาส หรอ แปนคยบอรด ได ดงน 1. ใชเมาสคลก แลวลากไปยงเซลลถดไป ......แนะนำาวธการลากคลม ในกรณเลอกเซลลมากๆ ใหลากในมมทะแยงลง 2. กดแปน Shift คางไว จากนน กดแปน ลกศร .......กดแปนลกศร 1 ครง จะเลอนไป 1 เซลล
2.2 การเลอกเซลลทอยหางกน มวธการเลอก โดยใชเมาส ดงน คอ ใชเมาสคลก แลวกดแปน Ctrl คางไว และเลอก เซลลตอๆไปได
2.3 การเลอกเฉพาะแถว ใหใชเมาสคลกตรงชอแถว (หมายเลข 1 - 65536) นนๆ โดยสามารถเลอกแถวทตดกนได หรอ เลอกแถวทอยหางกนได โดยการกดแปน Ctrl คางไว
2.4 การเลอกเฉพาะคอลมน ใหใชเมาสคลกตรงชอคอลมน ( อกษร A - IV)
2.5 การเลอกทงแผนงาน หมายถง เลอกทงแถวและคอลมน โดยการใชเมาสคลกทปม Sheet Control
Page 16
การพมพและแกไขขอมล
1. การปอนขอมลแบบขอความ (Text) เมอกำาหนดตำาแหนงเรมพมพ และพมพขอความลงไปในเซลลแลว ตองการไปบรรทดตอไป ใหกดแปน Enter แตหากตองการ ไปเซลลถดไปทางขวา ใหกดแปน Tab หรอ แปนลกศร ชไปทางขวา
2. การปอนขอมลแบบตวเลข (Number)ขอมลตวเลขหลงจากทพมพลงไปในเซลลแลว จะอยชดขอบขวา1. การพมพตวเลขทมจดทศนยม เชน 1.00 , 25.20 หากไมปรากฎ เลข 0 ในเซลล ใหคลกไอคอน เพมทศนยม 2. การใช จลภาค ใหกบตวเลข เชน 1500000 หากตองการใสเครองหมายจลภาค ใหคลกไอคอน ลกษณะจลภาค
3. การแกไขขอมล กรณ ตองการแกไข อาจจะลบ - เพม ตวอกษร หรอ พมพทบ - พมพแทรก ใหใชเมาสคลกทเซลลทพมพขอความ แลวกดแปน F2 หรอ ดบเบลคลก ทเซลลกไดเชนกน
6. การสรางเวรคชตและการจดการแฟมขอมล
Page 17
เวรคชท (WorkSheet) หรอ ชท คอ แผนงาน เปนพนททำาการ สรางเอกสารเกยวกบการคำานวณ...... หลายๆ แผนงานรวมกน เรยกวา Book หรอ WorkBook (สมดงาน) หมายถง แฟมขอมลนนเอง
การสราง - การจดเกบ - การเปด - การปดเอกสาร และการออกจากโปรแกรม
การเปดใชงานโปรแกรมครงแรก โปรแกรมจะสรางเอกสารใหเองโดยอตโนมต .....เอกสารทสรางขน เรยกวา สมดงาน ( WorkBook) ใชชอแฟมเอกสารจำาลองวา Book1 หากสรางมาอกครงท 2 ชอเอกสารจะเปนชอ Book2 ตามลำาดบ โดยปรากฏ ชอแฟมจำาลอง ไวท แถบ TitleBar
.ผใชอาจจะใชชอเอกสารจำาลอง ของโปรแกรมกได หรอ อาจเปลยนชอไดตามความตองการ ในการสง บนทก ครงแรก
Page 18
การสรางเอกสาร คร*งท 2 และคร*งตอไป
ขนตอน 1. คลกเมาสท เมน แฟม > สราง 2. จะปรากฏกรอบ สราง ในแถบ Generral เลอก สมดงาน > ตกลง
.การบนทกและต*งชอแฟมเอกสาร
ขนตอน 1. คลกเมาสท เมน แฟม > บนทก ........จากปรากฏกรอบ บนทกแฟมเปน 2. ในชอง ชอแฟม: จะมชอแฟมจำาลองของโปรแกรมอย หากผใชตองการตงชออนๆ ใหพมพชอใหม ทบลงไปในชอง ชอแฟม: จากนน สง บนทก
Page 19
3. สำาหรบการบนทกลงแผนดสค 3.5" ใหเปลยน Drive ทชอง บนทกใน: แลวเลอก 3.5 Floppy (A:) ดงภาพ
การเปด การปดเอกสารและการออกจากโปรแกรม
การเปดเอกสาร มขนตอน ดงน 1. คลกเมาสท เมน แฟม > เปด หรอ คลก 2. ปกต แฟมเอกสาร จะถกเกบไวท Folder : My Documents .......... คลกชอเอกสารทตองการ แลวคลกปม เปด
Page 20
การปดเอกสารและออกจากโปรแกรม 1. การปดแฟมเอกสาร ...........คลกเมาสท เมน แฟม > ปด หรอ คลกปม บนแถบเมนบาร 2. แฟมยงไมมการบนทก โปรแกรมจะถามและสงใหบนทก ( ใช ) หรอไมตองบนทก ( ไม ) หรอยกเลกการบนทก ( ยกเลก )
3. การออกจากโปรแกรม ........คลกเมาสท เมน แฟม > จบการทำางาน หรอ คลกปม บนแถบ TitleBar
การต*งคาหนากระดาษ
การจดหนากระดาษ เพอใหเหมะสมกบลกษณะงาน ...โดยผใชสามารถกำาหนด ขนาดกระดาษา , จดแนวกระดาษโดยการ
Page 21
วางแนวกระดาษทงแนวนอนและแนวตง , กำาหนดขอบกระดาษ , หว - ทายกระดาษได
ขนตอนการเขาไปจดหนากระดาษ 1. คลกเมาสท เมน แฟม > ต*งคาหนากระดาษ 2. จะปรากฏกรอบ ต*งคาหนากระดาษ และ มแถบทงหมด 4 แถบ คอ หนา , ระยะขอบ , หวกระดาษ/ทายกระดาษ และแผน
อธบาย ......แถบ หนา : ประกอบดวย .การวางแนว .......- แนวตง .....- แนวนอน อตราสวน .........- คาทงหมดใหเปนไปตามโปรแกรมกำาหนดไว ขนาดกระดาษ.....- คาปกต เปกระดาษขนาด A4 210 x 27 mm ......แต ผใชสามารถปรบเปลยนขนาดกระดาษอนๆ ได คลกในชอง ขนาดกระดาษ จะปรากฏ รายการเลอก ขนาดกระดาษอนๆ ( ดงภาพ )
Page 22
แถบ ระยะขอบ :
.แถบ หวกระดาษ / ทายกระดาษ : ผใชสามารถกำาหนด ขอความ หรอ ชอ หรอ เลขหนา ลงในหว หรอ ทายกระดาษ วงอาจจะกำาหนดเอง หรอ ใชขอความทมอยในโปรแกรม
แถบ แผน : หมายถง แผนงาน ทกำาหนดใหมการพมพ / ลำาดบหนา
Page 23
7. การจดการขอมล
1.1 การเรยงลำาดบจำานวนตวเลข
ข*นตอนการเรบงขอมลจำานวนลำาดบตวเลขในเซลล1. พมพตวเลข 1 , 2 , 3 ลงในเซลล ดงภาพ 2. คลมทบเซลล ทมตวเลข 1 , 2 , 3 3. คลกเมาสคาง ท มมขอบลางขวาของเซลล (ทมเลข 3 ) 4. ลากลงขางลางตามจำานวนทตองการ จากนจงปลอยปมเมาส
Page 24
1.2 การเตรยมตารางขอมล ตารางขอมลทใช มลกษณะดงน
ข*นตอนการเรยงขอมล 1. คลมทบ ขอมล ในเซลล ตงแตเลขท 1 - 10 , เลขทประจำาตว , ชอ - สกล และคะแนนทได 2. คลกเมาส ทเมน ขอมล > เรยงลำาดบ 3. จะปรากฎกรอบ เรยง .......ใหเลอกเรยง คะแนนทได ในชอง จดเรยงตาม และระบ จากมากไปหานอย จากนน คลก ตกลง
Page 25
ผลทได ......
1.การกรองขอมล (Filter) ใชสำาหรบขอมลทมจำานวนมาก และตองการใหแสดงเฉพาะขอมลสวนนนๆ .ขนตอนการกรองขอมล ( จากภาพตารางขอมล)
1. ใหคลกเมาส ในเซลล B8 จากนน คลกเมน ขอมล > ตวกรอง > ตวกรองอตโนมต
Page 26
2. วธการใชงาน 2.1 ถาผใชตองการ หาดขอมล เฉพาะนกเรยนมเลขประจำาตว 2534 ผลทไดคอ เปนชอของ นางสาวเสาดะ นยดำา
2.2 กำาหนดเลอกคนหาเอง : กรณคนหาชอ ใหคลกปม .ในคอลมนชอ เลอก กำาหนดเอง
Page 27
2. ฟอรมขอมล
ใหใชตารางขอมลใน ขอ 1 การเรยงลำาดบขอมล ....เพอสรางฟอรมขอมล 1. คลมพนเซลล จาก B7 ถง E17
2. คลกเมาสท เมน ขอมล > ฟอรม 3. จะไดฟอรม ดงภาพ