A projekttervezéskor felmerülő kérdések

A projekttervezéskor felmerülő kérdések Miért?

Mit?

Hogyan?

Hol?

Ki(k)?

Mikor?

Mennyiből, miből?

Milyen legyen?

CÉL

TÁRGY

ERŐFORRÁSOK, ESZKÖZÖK

HELYSZÍN

RÉSZTVEVŐK

KEZDÉS, BEFEJEZÉS

KÖLTSÉGEK, KERETEK

MINŐSÉG

Projekt tervezésDöntések:• Igények összegyűjtése(cél,

mértékrendszerével együtt)• Projekt szervezet kialakítása• Kockázatelemzés• Projektfeladatok meghatározása(fentről-

lefelé)• Erőforrásterv (anyag, eszköz, munka)

• Ütemterv (határidő, mérföldkő, döntési pontok)

• Költségterv (erőforrásterv és az ütemterv alapján)

• Ellenőrzési,jelentési, intézkedési tervek

Követelményelemzés

A projekt behatárolása során meg kell határozni, hogy a projekt pontosan mivel foglalkozik (és mivel nem!), ez a projektterjedelem.

Ez kulcskérdés!

Követelményelemzés

A követelményeket rendszerezetten kell összegyűjteni, általában az alábbi kategóriák, követelményfajták szerint:         stratégiai        teljesítmény        technikai        funkcionális        minőségi        logisztikai• tesztelés

Követelményspecifikációs lap

Tartalma:• Egyedi követelmény

azonosító• Megnevezés• Felelős• Állapot• Leírás• verziószám

•Prioritás

•Nehézségi fokozat

•Forrás

•Megjegyzések

•Kapcsolódó követelmények

A követelménykezeléssel kapcsolatban tudomásul kell vennünk a fejlesztés egyik alaptörvényét: mire a projekt megvalósul, az ügyfél, megrendelő igényei megváltoznak. 

Idő

Követelmények Cél

Szükséglet

Szükséglet

VáltozáskezelésElmondhatjuk, hogy szinte nincs olyan projekt, ahol menet közben ne változnának a követelmények.Sok projekt kudarcának az az oka, hogy a projektvezető nem képes megfelelően kézben tartani a változásokat.(Merev-engedékeny projektvezető) A változáskezelés alappillére: Nincs változáskezelés követelménykezelés nélkül: csak akkor tudunk változást kezelni, ha van mihez viszonyítanunk

Változáskezelés

Vigyázzunk, a hiba és problémakezelés nem változáskezelés. A változásigény a követelményspecifikációtól való eltérésre vonatkozó igény. A hiba úgyszintén eltérés a követelményektől, csak nem egy felmerült igény szerint. A változási igényeket a projektben nyilván kell tartani, dokumentálni kell ezeket. 

Változáskezelés

Bárki kezdeményezi is a változást, a projektvezető megvizsgálva a változtatási kérelmet és annak kihatásait, egy újabb ajánlatot tesz a megrendelő felé, melyben tájékoztatja őt a változás összes kihatásáról (költség-, időnövekedés).Amikor a megrendelő jóváhagyja a módosított ajánlatot, az csak akkor tekinthető elfogadottnak. Nem szabad belekezdeni olyan változási igény megvalósításába, amely még nem került elfogadásra

Kockázatelemzés  

Miután túljutottunk a projekt életciklusának első és második szakaszán (kezdeményezés, definiálás), meghatároztuk azt a szerveződést, melynek keretein belül a projekt résztvevői dolgozni fognak, meg kell vizsgáljuk a projektet befolyásolható váratlan eseményeket

KockázatokMinden munka tartalmazza azt a bizonytalanságot, hogy valami nem a terv szerint halad. Ez veszélyt jelenthet a projekt sikerét tekintve

A kockázat olyan előre nem látható esemény, amely valamilyen valószínűséggel bekövetkezik !

A probléma az nem kockázat, hanem egy, már bekövetkezett esemény.

Kockázat-menedzsment

Ütemterv,költségvetéstervezése

Elérendő eredményekFejlesztési megközelítésFelelősségekKockázatfelügyelet

Új kockázatok

TervezésDefiniálás

MunkakimutatásTevékenységfelelősségekKommunikációs terv

Változások a hatókörben,elérendő eredményekben,felelősségben, ütemtervben

Kockázati források

•Időzítés•Technológia•Emberi erőforrások•Finanszírozás•Hatáskör•Infláció•Műszaki folyamatok•Politika•A háló elkészítése

A projekt szakaszaiban jellemzően előfordulható kockázatok:

Kezdeményezés

- A megvalósítás vizsgálata nem elég alapos- A projektalapító dokumentum nem készül el

Definiálás

- A projektcélok megfogalmazása nem egyértelmű, az egyes résztvevők eltérően értelmezik- Nem világos, hogy mi nem tartozik a projekt céljai közé- A projekt szereplőinek azonosítása elmarad, így a projektvezető a következő tervezési fázisba nem tudja bevonni a kulcsszakembereket

Tervezés

- A tervezés során érvényüket vesztett elemeket a PDD-ben nem módosítják, ezzel az abban foglaltak, és a komplex projektterv fellazul- A projektterv egyes elemeit (tevékenységek, ütemezés) külön tervezik meg, ezért azok nincsenek egymással összhangban

Végrehajtás

- A projekttervben nem vezetik át a menet közben történt változásokat- A végrehajtási tervtől való sorozatos eltérések hatására a projekt eltávolodik eredeti terjedelmétől, a résztvevők nem törekszenek annak betartására, a projekt korlátai, keretei szétcsúsznak

Zárás-értékelés

- A hivatalos határidőre történt lezárás ellenére a projekt „fű” alatt tovább él, a team-tagok még hosszú ideig próbálják befejezni az elmaradt feladatokat- A tapasztalatok rögzítése elmarad, így az egyéni és szervezeti tanulás lehetőségei csökkennek

Kockázatmenedzsment lépései:

• Azonosítás

• Értékelés

• Reagálás, enyhítés

Kockázatok értékeléseA kockázatok értékelése annak alapján történik, hogy mekkora a bekövetkezési valószínűségük, és milyen természetű valamint kiterjedésű a kár, amelyet a projektben okozhatnak. Az egyik ilyen elterjedt kvantitatív (mennyiségi) kiértékelési módszer a kockázati mátrix használata. Ebben el lehet elhelyezni a kockázatot a 25 mező egyikébe. A károkozás mértékét, valamint a bekövetkezés valószínűségét 1-5-ig skálán értékelve kapunk egy metszésnégyzetet, ahol az aktuális kockázat pozíciója megjelenik. 

1 2 3 4 5

1

2

3

4

5

Bekövetkezésvalószínűsége

Potenciális kár

Kárcsökkentés

Ká

rme

gelő

zésP1

P2

P3

Kockázatenyhítés

• A kockázat áthárítása • A kockázat csökkentése • A kockázat elfogadása• A kockázat elkerülése

A kockázatkezelés folyamatos tevékenység.„Az okos ember megoldja a problémát,

a bölcs elkerüli azt.” (Einstein)

Projekttervezés alapelvei:

• Eszközválasztás elve

• Szabadság elve

• Pontosság elve

• Fokozatosság elve

A logikai (korlátok figyelembevétele nélküli) tervkészítés lépései

• főbb tevékenységek meghatározása – elemi tevékenységekre bontás

• Várható anyag és munkaigény előzetes meghatározása

• Naptárak meghatározása (munkanap, ünnep)

• Mérföldkő tervezés

• Tevékenységek logikai függőségeinek meghatározása

• A projekt átütemezése valós kezdésre

• Erőforrások tevékenységhez rendelése

A fizikai (korlátok figyelembevétele) tervkészítés lépései

• Határidők kezelése• Erőforrás korlátok figyelembevétele• Költségkorlátok túllépése• Túlterhelések megszüntetése• Terv elfogadása• Szükség szerinti átütemezés vagy

más technológia alkalmazása

Munkalebontási struktúra (WBS)

• Projekt

• Fázis

• Szakasz

• Tevékenység

• Feladat

• Munkacsomag

Mélységét meghatározza :

• Projekt nagysága

• Felelősség kérdésköre

Ábrázolása:

• Vázlatos

• Grafikus

A lebontás felülről lefelé történjen

Hálóterv

A logikai összerendezést ábrázolja

Lehet:

• tevékenység élű

• Tevékenység csomópontú

Ütemterv

Jó ütemterv jellemzői:• Elvégzendő munkák helyes

sorrendje• Külső kötöttségek figyelembe

vétele• Határidők betartása• Egyensúly a költség az idő és a

minőség között

Fogalmak

Az időbecslés lentről felfelé történik.

Végrehajtási idő:az adott tevékenység kezdete és vége közötti időtartam naptári egységben mérve.

Fogalmak

• Munkaráfordítás:az az időtartam, amennyit az adott erőforrás eltölt az adot tevékenységgel addig, amíg annak eredménye megjelenik. (emberóra, embernap)

Időbecslés

• Intuitív

• Részvételen alapuló (érintettek beavatása)

• Tapasztalaton alapuló

• Előírásokon, számításokon alapuló

Munkabecslés

Ne használjunk naptári dátumokat!