A documentação Jurídica no contexto do Centro de Documentação Roseli Miranda Rio Bravo Investimentos
Dec 18, 2014
A documentação Jurídica no
contexto do Centro de Documentação
Roseli Miranda
Rio Bravo Investimentos
Agenda
Atuação do bibliotecário na área jurídica
O documento jurídico
A organização do acervo jurídico no CEDOC Desafios da gestão documental
ATUAÇÃO DO BIBLIOTECÁRIO NA ÁREA JURÍDICA
O nicho de mercado para o bibliotecário na área Jurídica;
A valorização do profissional
Especialização x Aprendizado
O conhecimento da estrutura administrativa e do seu
funcionamento
Interface do CEDOC com o departamento Jurídico
ESPAÇOS DE ATUAÇÃO
Escritórios de Advocacia
Departamentos Jurídicos de empresas, de instituições financeiras e auditorias
Entidades Associativas – OAB / AASP /IASP
Órgãos do Poder Executivo e Legislativo
Órgãos do Poder Judiciário (Tribunais, Adv. Geral da União,
Ministério Público, Procuradorias, etc.)
Autarquias e entidades governamentais
AMBIENTE JURÍDICO
Organização:
Sociedade de Advogados
Sociedade Empresária
Áreas de Atuação:
Cível, Consultivo, Societário, Tributário, Contencioso, Trabalhista, Comercial, Administrativo, Imobiliário, Familiar, Ambiental, Mercado de Capitais e outros.
AMBIENTE JURÍDICO
Perfil do Usuário:
Exigem disciplina e organização
Usam linguagem técnica rebuscada
São formais
Exigentes / Impacientes
Ausência de tempo
Prazos processuais para cumprir
Valorizam o trabalho do Bibliotecário
BIBLIOTECÁRIO
Habilidades:
Ter capacidade de
adaptabilidade
Ser assertivo
Ser organizado
Ser diligente
Ter controle emocional
Possuir cultura geral
Competências Técnicas:
Possuir familiaridade com a
linguagem jurídica
Conhecer as bases teóricas da
Biblioteconomia e da Arquivologia
Dominar as ferramentas de gestão
arquivística
Dominar metodologias de
arquivamento
Conhecer a documentação do seu
acervo
BIBLIOTECÁRIO“ Características “
Comportamentais:
Ser objetivo
Disciplinado
Controle Emocional
Responsável / Comprometido
Moderado
Cordial
Discrição
Profissionais :
Senso de urgência
Agilidade
Concentração / foco
Discrição
Ser confiável
Visual condizente com
ambiente de trabalho
Qual o significado do documento jurídico
para o advogado ?
documento
DOCUMENTO JURÍDICO
Para o advogado ....
Ter o documento organizado e acessível no momento necessário, pode ser determinante entre ganhar ou perder uma causa.
O documento é a comprovação do fato ocorrido.
Sem a prova documental não é possível comprovar fatos ou direitos.
DOCUMENTO JURÍDICO
Independente do suporte ou forma, no contexto da produção
de documentos de âmbito jurídico pode-se destacar :
instrumento particular - comprova o ato jurídico
documento público - tem fé notarial
Segundo Bellotto (2004), documento Público :
É em sua essência “acto” (junção do fato, do ato documentado ) e
conscriptio (sua tranferência para suporte jurídicamente credível)
O DOCUMENTO JURÍDICO
Possui elementos característicos da diplomática que
Precisam ser considerados no tratamento documental como:
Chancela notarial (selo de registro) ;
Chancela da Junta Comercial ou Órgão Regulador competente;
Assinaturas das partes envolvidas em efetivada
Controle de minutas x original
Documento com mais de uma via original
A GESTÃO DO ACERVO JURÍDICO
Como acontece ?
A GESTÃO DO ACERVO JURÍDICO
Desafios comuns no exercício da gestão :
Custo administrativo de manutenção do acervo
Legado de gestões anteriores
“ Crescimento desordenado do acervo ”
Desconhecimento da temática jurídica
Resistência a consulta do documento eletrônico
Controle de acesso
A DOCUMENTAÇÃO JURÍDICANO CONTEXTO DO CEDOC
O CEDOC tem documentos de outras áreas, porém o Jurídico em geral é o maior usuário.
Como tem prazos regulado por órgãos reguladores, fiscalizadores ou do poder Judiciário, precisa de atendimento prioritário.
Qualquer falta documental pode representar perda financeira imediata.
O CEDOC faz parte do „negócio‟ e tem que trabalhar em conjunto com o advogado.
O CICLO DE VIDADO DOCUMENTO JURÍDICO
1ª Idade(Ativa)
2ª Idade(Semi-
corrente)
3ª Idadecustódia
permanente
A GESTÃO DO ACERVO JURÍDICO NO CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO
Recepção Documento
“Registro”
Análise
Documental
Classificação / Montagem
dossiê
Indexação Assuntos
Disponibilidade
no
Acervo
ORGANIZAÇÃO DO ACERVO
Método
Estrutural
Método
Funcional
ORGANIZAÇÃO DO ACERVO
Elementos a serem considerados na organização e
classificação do documento jurídico:
Área Produtora Cliente ou Operação
Finalidade / Função Assunto
DOCUMENTO
ORGANIZAÇÃO DO ACERVO
Segmentar a atividade no arquivo e buscar conhecer ao máximo o trabalho das equipes / advogados que atender.
Estudar e buscar conhecer o ramo do direito em que atuar.
Questionar o advogado sobre a condição / finalidade para qual o documento foi produzido;
Validar com o advogado se a organização / ordenação interna do dossiê está coerente com a operação / negócio realizado.
E a Tabela de Temporalidade ?
Implementar a tabela de temporalidade para área jurídica
é um desafio que pode resultar grande economia
Passo a passo
Casos de processos judiciais prolongados
Destruição de documentos Jurídicos
O arquivo inativo
Sistema de Informação
Sem um sistema de informação apropriado os desafios
para gerir a documentação jurídica pode tornar o trabalho
bastante crítico.
Controle cliente / casos
Registro histórico administrativo
Preservação memória
Controle de acesso
OBRIGADA !
CONTATO
ROSELI MIRANDA