ซ Çอเช Æอ Credit Purchaseซ Çอเช Æอ (Credit Purchase) หมายถึง การบันทึกรายการซื้อสินค้า วัตถุดิบ

ซอเชอ Credit Purchase

2

ตดตอสอบถามเพมเตม Tel : 0-2402-8068, 081-359-7689 Email : [email protected] Website : www.prosoftibiz.com

โปรแกรมบญชออนไลน

สารบญ

ความหมายของเอกสารซอเชอ 3 หนาตางการบนทกเอกสารซอเชอ 3 ลกษณะการบนทกเอกสารซอเชอ 3 รายละเอยดสถานะเอกสารซอเชอ 4 ขนตอนการบนทกเอกสารซอเชอ 4 การยนยนการเปลยนสถานะเอกสารซอเชอ 14 การมอบหมายเอกสารซอเชอ 15 การเปดเอกสารซอเชอ โดยอางองใบสงซอ 17 การดาวนโหลด การพมพและสงอเมลเอกสารซอเชอ 20

* ผใชสามารถคลกทรายการสารบญ เพอไปหนาเอกสารดงกลาวไดทนท

mailto:%[email protected]

https://u4488785.ct.sendgrid.net/wf/click?upn=DNdAYjDw4t-2FWBp1zRFDMLywfzSHDQgAAqmdXNt-2FtR3lZor6kRDWW0a-2B814GOVQim_gAXr5eaSnezPh4VHuRfFulCU9VvNH0JJxVD6d6Qgj25uB9dhgtwpVwWVpIhyFSYWsz6YXk9Wb0Pvi34UbgY7CXoYOtjdBwZ1SpZ0KP7qYAYfGdqaxtnEhLuz-2BU6KX7quj-2FbHF8mhxCgCavn-2ByQ02xgxNvqx-2B3F1IxCFaHeRB6rPv2NcXlO8KdMHiaOgWpvKu36H1KZmXV0UFZEtheLHJ-2Bu2Lhr-2BdZtsoFoFHPbbN0vl-2BA2Zj4g2S0cciqLIRa-2BP3

3



ซอเชอ (Credit Purchase)

หมายถง การบนทกรายการซอสนคา วตถดบ หรออะไหล ในรปของการซอเชอ มผลกระทบท าใหยอดซอเพมขนและเพมจ านวนสตอกของสนคาในระบบ

หนาตางการบนทกเอกสารซอเชอ

หนาตางบนทกจะแบงขอมลออกเปน 6 สวน คอ Tab Basic Data คอ การบนทกรายละเอยดขอมลเอกสารซอเชอ ไดแก รหสลกคา เลขทเอกสาร

วนทเอกสาร และรายการสนคา เปนตน Tab Detail คอ การบนทกรายละเอยดทอยออกบล เลขทผเสยภาษ วธสงของ ผรบผดชอบ รหส

เจาหน Tab Deposit คอ การบนทกรายละเอยดเอกสารเงนมดจ า เพอดงมาตดยอดซอทกจการตองช าระ Tab VAT คอ การบนทกรายละเอยด ภาษมลคาเพม Tab Post GL คอ การบนทกรายการบญช ไปยงบญชแยกประเภท Tab Note & Attachment คอ การบนทกรายละเอยด ค าอธบายรายการ หมายเหต และเงอนไข

ตางๆ Tab Define Field คอ การบนทกขอมลทผใชไดสรางฟอรมกรอกขอมลเพมเตมขนมาดวยตนเอง

(Tab Define Field จะแสดงกตอเมอมการตงคา Define Field เทานน)

ลกษณะการบนทกขอมลเอกสารซอเชอ

การบนทกรายการซอเชอ สามารถบนทกได 2 รปแบบ ไดแก บนทกเอกสารซอเชอโดยไมไดอางองใบสงซอ บนทกเอกสารซอเชอดวยการอางองใบสงซอ โปรแกรมดงขอมลส าคญ เชน ชอเจาหน รายการสนคา

ทอยมาแสดงในเอกสารซอเชออตโนมต ผใชสามารถปรบปรงขอมลใหสมบรณได



4



สถานะเอกสารซอเชอ

สถานะเอกสารซอเชอ มทงหมด 5 สถานะ คอ Draft คอ เอกสารซอเชอทผบนทกยงไมสมบรณ ทสามารถบนทกเพมเตมภายหลงได Open คอ เอกสารซอเชอทสรางขนมาใหม หรอเอกสารทเปดจากใบสงซอ ทรอการน าไปใชเปดใบ

รบวางบล, เตรยมจายช าระ, ช าระหน และ ลดหนเจาหน Partial คอ เอกสารซอเชอทมการน าไปเปดใบรบวางบล, เตรยมจายช าระ และช าระหน บางสวน

เรยบรอยแลว Close คอ เอกสารซอเชอทน าไปเปดใบรบวางบล, เตรยมจายช าระ และช าระหนเรยบรอยแลว Cancel คอ เอกสารทถกยกเลก จะไมสามารถอางองไปเปดเอกสารใบรบวางบล , เตรยมจายช าระ,

ช าระหน และลดหนเจาหนได

ขนตอนการบนทกเอกสารซอเชอ

1. ผใชสามารถบนทกเอกสารซอเชอ โดยกดเมน “Purchase” > “ซอเชอ” ดงรป



5



2. ระบบจะแสดงหนาจอรายการซอเชอ ผใชสามารถสรางเอกสารซอเชอใหมได โดยกดปม “New” ทางดานขวาบนของหนาจอโปรแกรม ดงรป

3. ใน Tab “Basic Data”คอ การบนทกรายละเอยดขอมลเอกสารซอเชอ เชน รหสเจาหน เลขทเอกสาร วนทเอกสาร เปนตน ผใชควรท าการกรอกขอมลในฟอรมทมเครองหมาย “ * ” ใหครบถวน ดงรป



6



4. ใน Tab รายการสนคา ผใชสามารถเพมสนคาไดหลายรายการ โดยกดปม “+ เลอกสนคา” ดงรป ระบบจะแสดงรายการขอมลสนคาทงหมด เชน รหสสนคา ชอสนคา ราคา/หนวย เปนตน ใหผใชเลอกรายการสนคาทตองการ ดงรป

* หมายเหต : ในกรณทสนคามจ านวนมาก ผใชสามารถพมพรหสสนคา ชอสนคา ชอหนวยและขอมลอนๆ ในชองรายการคนหาได



7



5. ผใชสามารถก าหนดคลงสนคา ทเกบสนคา จ านวนสนคา และสวนลดส าหรบสนคาทตองการซอได ดงรป

* หมายเหต : ในกรณสวนลดสนคา ผใชสามารถก าหนดสวนลดได 2 รป คอ “แบบจ านวนเงน” และ “แบบเปอรเซนต”

6. ผใชสามารถแทรกสนคาระหวางสนคาชนอนได โดยเลอกรายการสนคา 1 รายการ จากนนกดปม “แทรกสนคา” > “เลอกสนคาทตองการแทรกเพม” ระบบจะแสดงสนคาทเพมตรงต าแหนงดานบนของรายการทเลอก ดงรป



8



7. ระบบจะรวมจ านวนเงนของราคาสนคาทงหมดใหในสวนทายบลดานลาง ผใชสามารถระบสวนลดการคาไดทงรปแบบจ านวนเงนและเปอรเซนต

8. ผใชสามารถเลอกภาษทปรากฏในทายเอกสาร โดยขอมลภาษจะอางองขอมลตามทผใชไดท าการ “ตงคาขอมลเจาหน” หรอ “ตงคาขอมลภาษซอ” ดงรป



9



9. ใน Tab “Detail” ระบบจะอางองขอมลทอยของผขาย ทผใชไดมการตงคารายละเอยดขอมลทอยของผขายตงแตตน ผใชสามารถแกไขขอมลในสวนนได รวมถงวธการขนสง เขตการขนสงเขตการขาย ผรบผดชอบ แผนกงานทรบผดชอบ และรหสเจาหน ดงรป

10. ใน Tab “Deposit” คอ การอางองเอกสารจายเงนมดจ า ผสามารถดงยอดเงนมดจ า เพอมาตดยอดซอเชอทกจการตองช าระเงนได โดยกดปม “ + ” > “เลอกเลขทเอกสารมดจ า” > “ระบจ านวนเงนมดจ า” > “ ” เพอเปนการบนทกขอมล ดงรป



10



11. ใน Tab “VAT” คอ การบนทกรายละเอยดภาษมลคาเพม ระบบจะแสดงรายละเอยดภาษมลเพม ทนทหลกจากทบนทกขอมลแบบมภาษ ผใชสามารถเพมหรอแกไขขอมลภาษมลคาเพมได โดยกดปม “ + ” เพอเพมขอมลภาษมลคาเพม หรอ “ ” เพอท าการแกไข โดยระบบจะดงขอมลทผใชไดมการตงคาภาษจาก “การตงคาเจาหน” และ “การตงคาภาษ” และระบบจะท าการค านวณภาษโดยอตโนมต ดงรป



11



12. ใน Tab “Post GL” คอการบนทกผานรายการ(Posting) ไปยงบญชแยกประเภท (General Ledger) ผใช สามารถ Post GL โดยกดปม “Simulated” ผใชสามารถเพมเตมบญชได โดยกดปม “ + เลอกบญช” เพอเพมขอมลบญช ผใชสามารถแกไขค าอธบายได โดยกดปม “ Doc. Info”

13. ใน Tab “Note & Attachment” คอ การระบหมายเหตทายบล ผใชสามารถระบหมายเหตตางๆ ทตองการโดยกดปม “ + ” > “ระบรายละเอยดทตองการ” > “ ตงเปนหมายเหตทแสดงในทายฟอรม” ใชในกรณทหมายเหตทายบลมมากกวา 1 ขนไป เพอน ามาแสดงในทายฟอรม > “ ” เพอเปนการบนทกขอมล ดงรป

* หมายเหต : สญลกษณ “ ” และ “ ” คอ การเลอนขอความขน หรอลงตามทผใชตองการ * หมายเหต : ในกรณทผใชมเอกสารอนๆ เพอน ามาอางองในเอกสารซอเชอ ผใชสามารถ “แนบไฟล” เอกสารอนๆได



12



14. ใน Tab “Define Field” คอ การบนทกขอมลทผใชไดสรางฟอรมกรอกขอมลเพมเตมขนมาดวยตนเอง ซง Define Field จะมทงหมด 5 รปแบบ ไดแก

รปแบบ Text Box คอ การแสดงขอมลรปกลองขอความขนาดเลก ทผใชสามารถกรอกขอมลไดไมจ ากดจ านวนตวอกษร และกรอกขอมลไดเพยงบรรทดเดยวเทานน

รปแบบ Text Area คอ การแสดงขอมลรปแบบกลองขอความขนาดใหญ ทผใชสามารถกรอกขอมลไดไมจ ากดจ านวนตวอกษร และกรอกขอมลไดหลายบรรทด

รปแบบ Dropdown คอ การแสดงขอมลรปแบบตวเลอก ทผใชสามารถก าหนดขอมลตวเลอกในเมน “Setting” > “General” > “ENUM”

รปแบบ Date คอ การแสดงขอมลรปแบบวน เดอน ป รปแบบ Time คอ การแสดงขอมลรปแบบเวลา

* หมายเหต : Tab Define Field จะแสดงกตอเมอมการตงคา Define Field เทานน

15. ผใชสามารถกดปม “Preview” กอนบนทกเอกสารซอเชอ เพอตรวจสอบความถกตองของขอมลได ดงรป



13



16. หลงจากผใชตรวจสอบขอมลครบถวนแลว ใหกดปม “Save” ทางดานขวาบนของหนาจอโปรแกรม เพอเปนการบนทกขอมลเอกสารซอเชอ โดยการบนทกขอมลสามารถแบงการบนทกออกเปน 4 รปแบบ ดงน

Save คอการบนทกเอกสารซอเชอปกต พรอมแสดงขอมลทมการบนทกเรยบรอยแลว Save Draft คอการบนทกแบบรางเอกสาร เมอผใชบนทกขอมลเอกสารซอเชอเรยบรอยแลว ระบบ

จะแสดงหนาจอการบนทกเอกสารซอเชอแบบรางทนท Save & New คอการบนทกพรอมเปดหนาบนทกขอมลเอกสารซอเชอใหม เมอผใชบนทกขอมล

เอกสารซอเชอเรยบรอยแลว ระบบจะแสดงหนาจอการบนทกขอมลเอกสารซอเชอใหมทนท Save & Close คอการบนทกพรอมยอนกลบไปหนารายการซอเชอ เมอผใชบนทกขอมลเอกสารซอ

เชอเรยบรอยแลว ระบบจะยอนกลบแสดงหนาจอรายการซอเชอทงหมดทนท



14



การยนยนการเปลยนสถานะเอกสารซอเชอ

1. ผใชสามารถยนยนเปลยนสถานะเอกสารซอเชอได โดยกดปม “เลอกรายการซอเชอทตองการเปลยนสถานะ 1 รายการ” > “Action” > “Change Status” ระบบจะแสดง Pop – up เพอใหผใชยนยนการเปลยนสถานะเอกสารซอเชอ

เงอนไขการเปลยนสถานะ มทงหมด ดงน สถานะ Open, Partial เปลยนเปนสถานะ Cancel สถานะ Close, Cancel จะไมสามารถเปลยนสถานะจากเดมได เนองจากเอกสารถกปด หรอ

ถกยกเลกเรยบรอยแลว



15



การมอบหมายเอกสารซอเชอ

คอ การมอบหมายเอกสารซอเชอ ในกรณทผใชตองการมอบหมายเอกสารใหกบบคคล, เจาหนาททานอนๆ เปนผรบผดชอบเอกสารซอเชอแทน ซงมการมอบหมายทงหมด 2 รปแบบ ดงน

Tab Employee คอ การมอบหมายเอกสารซอเชอใหกบพนกงานในบรษท หรอจากการตงคาพนกงานทเมน “Setting” > “Company” > “พนกงาน”

Tab Queue คอ การเรยงล าดบการสงมอบหมายเอกสารซอเชอใหกบพนกงานในควดงกลาว หรอจากการตงคาควทเมน “Setting” > “Company” > “คว”

1. ใหผใชท าการเลอกรายการเอกสารซอเชอทตองการมอบหมายเอกสาร ดงรป



16



2. จากนนใหผใชกดปม “Action” > “Assign” ระบบจะแสดง Pop – up เพอยนยนการมอบหมายเอกสารทงรปแบบ Employee และ Queue ดงรป



17



การเปดเอกสารซอเชอ โดยอางองใบสงซอ

1. ผใชสามารถเปดเอกสารซอเชอ โดยอางองใบสงซอ โดยกดเมน “Purchase” > “ใบสงซอ” ดงรป

2. ระบบจะแสดงหนาจอรายการใบสงซอ ผใชตองเลอกใบสงซอทมสถานะ “Approve” หรอ “Partial” เทานน

ดงรป



18



3. จากนนใหผใช กดปม “Action” ทางดานขวาบนของหนาจอโปรแกรม แลวเลอกค าสง “Create Credit Purchase” ระบบจะแสดง Pop – up เพอใหผใชยนยนการเปดเอกสารซอเชอ ดงรป



19



4. เมอผใชยนยนการเปดเอกสารซอเชอเรยบรอยแลว ระบบจะแสดงหนาจอแบบฟอรมการสรางเอกสารซอเชอ และแสดงขอมลผขาย ทถกอางองมาจากใบสงซอ โดยอตโนมต ผใชควรกรอกขอมลในฟอรมทมเครองหมาย “ * ” ใหครบถวน ดงรป



20



การดาวนโหลด การพมพและสงอเมลเอกสารซอเชอ

1. เมอผใชสรางเอกสารซอเชอเสรจสน แลวตองการดาวนโหลด การพมพ หรอสงอเมล ใหผใชกดปม “ ” ทางดานขวาบนของหนาจอโปรแกรม ในหนาจอรายละเอยดเอกสารซอเชอ ดงรป

2. ระบบจะแสดงหนาจอแบบฟอรมเอกสารซอเชอ ผใชสามารถเลอกกดปม “Download” “Print” หรอ “Send Email” ทางดานขวาบนของหนาจอโปรแกรม ตามทผใชตองการไดทนท ดงรป

* หมายเหต : ไฟลเอกสารซอเชอจะอยในรปแบบนามสกล .pdf



ซ Çอเช Æอ Credit Purchaseซ Çอเช Æอ (Credit Purchase) หมายถึง การบันทึกรายการซื้อสินค้า วัตถุดิบ

Documents