97 年會計業務座談會 課程：代收款系統簡介 報告人：林輝

97 年 11 月 20 日 中央研究院會計室

9797年會計業務座談年會計業務座談會會

課程：代收款系統簡介課程：代收款系統簡介

報告人：林輝報告人：林輝

97 年 11 月 20 日 中央研究院會計室

作業窗口：

1. 專題研究計畫

2. 需結案代收款

3. 不需結案代收款

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那些是「需結案代收款」：

指下列之一般代收款： 節餘款需繳回補助單位或繳庫者。 原始憑證或支出分攤表需送回補助單位者。 需送交「收支報告表者」。 其他經洽補助單位或會計室，屬於「需結案」者。

如國科會補助之國外出差旅費、研討會及延攬人才等經費，均以「需結案代收款」作業窗口處理。

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三種作業窗口之重點介紹： (一 )作業窗口： (1)專題研究計畫 (2)需結案代收款 (3)不需結案代收款1. 科目流用：按「一級用途別」科目，依規定流用，並由所處兼辦會計自行控制。 (「不需結案代收款」無此功能 )

2. 額度控管： (「不需結案代收款」比照辦理，但不作流用 )

① 同時控管個別計畫之「累計收入數」 (款項已撥入數 )及「流用後之一級用途別」科目餘額是否足夠。

② 支用數包括「支出數」、「會簽數」，及「暫付款」。③ 顯示餘額狀況，如餘額不足，提醒使用者是否仍繼續處

理 (選擇 Y 或 N，以 N為內定值 )。但為考量審計部審核意見，「累計收入數」如超過「核定金額」，「支用數」如超過「累計收入數」，系統將不能繼續處理，即無 Y 或 N之選擇。

④ 提供預覽及列印「未核銷會簽數」明細表。

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三種作業窗口之重點介紹 ( 二 ) 3. 註記「原執行期限」、「展延執行期限」及「本計畫帳務整

理所需月數」。 (如國科會計畫，通常為 3個月 ) (「不需結案代收款」無此功能 )

4. 催結案功能。 (「不需結案代收款」無此功能 )

5. 結案：1. 不論有無賸餘款，編製結案傳票時，系統自動作「結案」註記，以傳票編製日期為「結案日期」。

2. 如有賸餘款，並編製「賸餘款繳回」之傳票。3. 院方有檢核「結案」功能，即不論有無賸餘款，除顯示「賸餘數」外，尚需顯示「收、支金額」 (即所方結案時所作之支出及轉帳傳票相關資料 )。

6. 經費支用餘額查詢，增加流用紀錄之備註說明，並可另表預覽及列印「未核銷會簽數」明細表。

7. 「代收項目」及「一級用途別」由院方統一建置。

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科目增修情形：1. 「專題計畫收入」 (原為「專題研究計畫經費」 )。2. 「專題計畫支出」 (原為「經費支出」 )。3. 「專題計畫」 (原為「代收款－專題研究計畫」 )。4. 「專戶存款－各所處」 (原為「專戶存款－所屬機關」 )。

5. 另增加「不結案代收款」、「需結案代收收入」及「需結案代收支出」。

6. 「不結案代收款」、「需結案代收收入」及「需結案代收支出」下，均需處理「代收項目」，俾報表得按「代收項目」列示。

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舊系統分錄及變動情形

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所處作業 ( 舊系統 )

會　計　事　項 分　　　　錄 備　註

一、 所處代收款 　 　

1. 收到一般代收款項 借：專戶存款貸：一般代收款 ( 不結案代收款 )

支付時以支出傳票為相反之分錄

2. 收到延攬研究人才補助款項 借：專戶存款貸：延攬研究人才

支付時以支出傳票為相反之分錄

3. 收到專題計畫款項 借：專戶存款貸：專題研究計畫經費 ( 專題計畫收入 )

4. 支付專題計畫費用 借：經費支出 ( 專題計畫支出 )貸：專戶存款 　

5. 專題計畫賸餘款繳回 借：專題研究計畫經費 ( 專題計畫收入 )貸：專戶存款 　

6. 專題計畫結案 借：專題研究計畫經費 ( 專題計畫收入 )貸：經費支出 ( 專題計畫支出 )

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新系統分錄舉例 ( 一 )

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所處作業 ( 新系統 )

會　計　事　項 分　　　　錄 備　註

( 一)

一般代收款 ( 不需結案 ) 　 　

1. 收到一般代收款項 ( 不需結案 ) 借：專戶存款貸：不結案代收款－ ( 代收項目 )(如行政管理費等 )

支付時以支出傳票為相反之分錄

( 二)

一般代收款 ( 需結案 ) 　 　

1. 收到一般代收款項 ( 需結案 ) 借：專戶存款貸：需結案代收收入－ ( 代收項目 )(如延攬人才等 ) 　

2. 支付一般代收款項 ( 需結案 ) 借：需結案代收支出－ ( 代收項目 )(如延攬人才等 )貸：專戶存款

支出收回時為相反之分錄

3. 一般代收賸餘款繳回 借：需結案代收收入－ ( 代收項目 )(如延攬人才等 )貸：專戶存款 　

4. 一般代收款結案 借：需結案代收收入－ ( 代收項目 )(如延攬人才等 )貸：需結案代收支出－ ( 代收項目 )(如延攬人才等 ) 　

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新系統分錄舉例 ( 二 )

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所處作業 ( 新系統 )

會　計　事　項 分　　　　錄 備　註

( 三)

專題計畫 　 　

1. 收到專題計畫款項 借：專戶存款貸：專題計畫收入 　

2. 支付專題計畫費用 借：專題計畫支出貸：專戶存款

支出收回時為相反之分錄

3. 專題計畫賸餘款繳回 借：專題計畫收入貸：專戶存款 　

4. 專題計畫結案 借：專題計畫收入貸：專題計畫支出 　

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代收款平衡表：

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中央研究院

代收款平衡表

所別：　　　　　　　　　　　　　　　　中華民國　年 月 日止　　　　　　　　　　　　　　　　共１頁

資力及資產科目 金　額 負擔及負債科目 金　額

專戶存款 3,220,000 不結案代收款 　 120,000

暫付款 1,000,000 需結案代收收入 300,000 　

　 　 　減：需結案代收支出 200,000 　

　 　 　淨額： 　 100,000

　 　 專題計畫收入 5,000,000 　

　 　 　減：專題計畫支出 1,000,000 　

　 　 　淨額： 　 4,000,000

合　　　　計 4,220,000 　 　 4,220,000

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有關受款人資料輸入格式之設計構想1. 個人及廠商資料，依法受到保護。2. 將受款人區分「廠商」及「自然人」，並由所 (處 )建檔為原則，但

如有特殊情形 (如重複 )，則由會計室建檔。3. 受款人資料是否重複，儘量由系統作判斷，系統判斷無重複者，悉

由所 (處 )建檔，以減少由會計室建檔工作。4. 「廠商」資料以共享為原則，「自然人」資料以僅供建檔之所 (處 )

使用為原則，但系統可以設計多所共用，如輸入姓名、身分證統一編號、銀行帳號等，經檢核資料庫已存在者，即設定為可共用。

5. 「廠商」及「自然人」資料不得重複，參考 GBA設計，同一受款人可輸入多筆往來之金融機構及帳戶。

6. 經費申請單、付款憑單及代收款支出傳票擷取受款人資料後，即不再與受款人代碼資料庫連結。

7. 系統保留建檔者資料，以作為後續有無修改權限之依據。8. 考慮於網頁顯示提醒使用者需注意及遵守事項。9. 以本院系統處理受款人資料，再與新 GBA系統即時介接。

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代收款系統辦理進度。

1. 代收款系統之修改，計算中心尚在開發中，訂於 97 年 12 月 18 、 19日，假生圖電腦教室，分兩梯次辦理教育訓練，同仁可任選一天參加。惟各單位參加人員以 2人為限。

2. 新系統訂於 98 年 1 月 1日實施。

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